školení jaro 2008 dokumentace

û Ĕ

ý " * 8

školení jaro 2008 dokumentace

,

řešení složitých procesů malých a středních firem

informační systém SOFT-4-SALE

I. DEN č

t

v

r

t

e

k

1

P R O G R A M

0

.

4

.

2

0

0

8

Š K O L E N Í

09:30 – 09:45

ZAHÁJENÍ ŠKOLENÍ

09:45 – 10:45

Blok 1: CENY ceny komplexně nástroje pro změnu ceny akční ceny

11:00 – 11:59

Blok 2: PŘÍLEŽITOSTI, WORKFLOW příležitosti poznámky workflow management

12:00 – 13:14

OBĚD

13:15 – 14:00

Blok 3: BAR-CODE možnosti využití čárových kódů jak ovládat soft-4-sale ....

14:15 – 15:00

Blok 4: CRM kontakty nabídky, poptávky marketingové akce spisová služba

15:15 – 16:00

Blok 5: E-ŘEŠENÍ obsah a varianty e-řešení konfigurace v s4s, nový guardien obrázky v s4s e-faktury

16:15 – 17:00

Blok 6: ZAJIŠTĚNÍ ZBOŽÍ objednávky přijaté, vystavené dostupnost sklady

17:15 – 18:00

Blok 7: SERVISNÍ požadavky software u zařízení školení, výkazy činnosti Dotazový blok delší než obvykle

18:00 – XX:00

ODPOČINEK + OSOBNÍ KONZULTACE

II. DEN p

á

t

e

k

1

P R O G R A M

1

.

4

.

2

0

0

Š K O L E N Í

09:00 - 09:10

ZAHÁJENÍ ŠKOLENÍ

09:10 - 10:00

Blok 1: EKO I jak konfigurovat strategie převzetí jednoduché výstupy

10:15- 11:00

Blok 2: EKO II přiznání DPH souhrnné hlášení reverse charge výsledovka, rozvaha, obratové předvahy

11:15- 12:00

Blok 3: EKO III saldokonto kurzové rozdíly majetek a odpisy účetní uzávěrka

12:00 – 13:15

OBĚD

13:15 – 14:00

Blok 3: FINANCE banky, pokladny fakturace zápočty

14:15 – 15:00

Blok 5: MANAŽERSKÝ obchodní plánování specializované sestavy a grafy analýzy, roboti cash flow

15:15 – 16:00

Blok 6: TECHNICKÝ SQL Microsoft Exchange Přechod na EUR Výrobní moduly Vzdálená plocha x replikace Synchronizace souborů Autorizace databáze

16:15 – 16:30

Blok 7: PLÁN 2008/2009

16:30 – 17:00

UKONČENÍ ŠKOLENÍ

rozvojový plán

7

Soft-4-Sale: dokumentace ke školení JARO 2008

ŠKOLENÍ JARO 2008 ZBOŽÍ A CENY ........................................................................................................................................3

KARTA ZBOŽÍ .................................................................................................................... 3 CENY ............................................................................................................................... 3 DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU ZBOŽÍ..................................................................... 5 KONTAKTY A MARKETING ...................................................................................................................8

KONTAKTY ....................................................................................................................... 8 PŘEHLEDY FIREM A OSOB ................................................................................................. 9 SPISOVÁ SLUŽBA .............................................................................................................. 9 POŽADAVKY ................................................................................................................... 10 MARKETINGOVÉ MANIPULACE ......................................................................................... 10 PŘÍLEŽITOST .................................................................................................................. 10 OPERATIVNÍ ŘÍZENÍ.............................................................................................................................14

POZNÁMKA ..................................................................................................................... 14 PLÁNOVÁNÍ ČASU ........................................................................................................... 15 PROAKTIVITY .................................................................................................................. 15 HELP-DESK .................................................................................................................... 15 VNITROFIREMNÍ DIALOGY ................................................................................................ 15 KNIHA JÍZD ..................................................................................................................... 16 NABÍDKY ...............................................................................................................................................17

NABÍDKY ........................................................................................................................ 17 POPTÁVKY ..................................................................................................................... 17 ZAKÁZKY...............................................................................................................................................18

KONTROLNÍ BODY ZAKÁZEK ............................................................................................. 18 OBJEDNÁVKY .................................................................................................................. 19 FAKTURY ........................................................................................................................ 21 DODACÍ LISTY ................................................................................................................. 22 DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU ZAKÁZKY .............................................................. 22 FINANCE................................................................................................................................................23

BANKOVNÍ VÝPISY........................................................................................................... 23 ZÁPOČTY ....................................................................................................................... 24 SKLADY .................................................................................................................................................25

SKLADOVÁ KARTA ........................................................................................................... 25 PŘEVODKY ..................................................................................................................... 25 VÝDEJKY ........................................................................................................................ 26 ADMINISTRACE SKLADU .................................................................................................. 27 DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU SKLAD .................................................................. 27 LOGISTIKA ............................................................................................................................................28

OPRAVY ......................................................................................................................... 28 ZAŘÍZENÍ A SERVIS ......................................................................................................... 28 ZÁPŮJČKY ...................................................................................................................... 29 DOPRAVA ....................................................................................................................... 29 MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno-Řečkovice, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

8.4.2008, revize: 118, Strana 1


MANAŽERSKÉ NÁSTROJE..................................................................................................................30

PROCESNÍ PANELY ......................................................................................................... 30 CASH FLOW .................................................................................................................... 31 MARKETINGOVÝ ROBOT STAVŮ........................................................................................ 31 OBCHODNÍ ANALÝZY ....................................................................................................... 32 WORKFLOW MANAGEMENT ..............................................................................................................33

SCHVALOVÁNÍ DOKUMENTŮ............................................................................................. 33 HROMADNÁ ZMĚNA PROCENTA NADĚJE Z ČÍSELNÍKU STAVŮ ROZPRACOVANOSTI ............... 34 AUTOMATICKÉ AVÍZO POPTÁVKY NA VYBRANOU OSOBU .................................................... 34 ROBOT PRO PŘEPOČET CEN NÁKUPNÍCH FAKTUR ............................................................. 34 EKONOMIKA .........................................................................................................................................35

PŘIZNÁNÍ DPH ............................................................................................................... 35 SALDO KONTO – INICIALIZACE ......................................................................................... 35 KURZOVÉ ROZDÍLY ......................................................................................................... 36 UZÁVĚRKY ..................................................................................................................... 38 VZORY SESTAV ............................................................................................................... 38 MAJETEK........................................................................................................................ 39 DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU EKONOMIKA ......................................................... 40 E-ŘEŠENÍ...............................................................................................................................................42

PŘEHLED NABÍZENÝCH E-ŘEŠENÍ NAD SOFT-4-SALE ........................................................ 42 UKÁZKA VYBUDOVÁNÍ DEMO E-SHOPU NAD DATY SOFT-4-SALE ........................................ 43 TECHNICKÁ ŘEŠENÍ ............................................................................................................................47

AUTORIZACE DATABÁZE .................................................................................................. 47 SYNCHRONIZACE S MICROSOFT EXCHANGE .................................................................... 48 PŘIPOJENÉ OBJEKTY ...................................................................................................... 49 REPLIKACE ..................................................................................................................... 52 IMPORTY DAT ................................................................................................................. 53

MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno-Řečkovice, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

8.4.2008, revize: 118, Strana 2


ZBOŽÍ A CENY KARTA ZBOŽÍ ZALOŽENÍ NOVÉ KARTY ZBOŽÍ Z ŘÁDKU PŘIJATÉ OBJEDNÁVKY Novinkou systému Soft-4-Sale je umístění tlačítka „Nové zboží“ na kartě řádku přijaté objednávky. Po kliknutí systém do nového zboží převezme číslo, sazbu DPH, měrnou jednotku, cenu prodejní, nákupní i zahraniční. Dále z dlouhého názvu se systém pokusí sestavit název a detailní popis. Tímto způsobem můžete rychle a jednoduše založit novou kartu zboží z řádku přijaté objednávky.

KONFIGURACE REŽIMU DOHLEDÁNÍ ČÍSLA ZBOŽÍ V modulu Zboží vznikla nová konfigurační karta „Konfigurace režimu dohledání čísla zboží“, která umožňuje definici způsobu dohledání čísla (karty) zboží. Jde o případy, kdy např. čtečkou načtete kód zboží a systém automaticky dohledá patřičnou kartu zboží. V minulosti v tom byl děsný zmatek, protože některá zboží se dohledávala podle interního čísla zboží, jiná podle objednacího čísla. Tato novinka dále umožňuje: nastavení posloupnosti hledání (procházení dokladů)

definici dokladů, na kterých bude vyhledávání použito

konfigurace je vázaná na uživatele!!!

Obr. č. 1. Konfigurace režimu dohledání čísla zboží.

CENY KONTROLA PRODEJE POD NÁKUPNÍ CENOU Zcela nová systémová konfigurace kontroly prodeje pod nákupní cenou. Tato funkce je umístěna v menu Konfigurace – Obecné – Kontrola prodeje pod nákupní cenou. Kontrolu prodeje můžete nastavit pro tyto obchodní doklady: prodejky, nabídky, přijaté objednávky a faktury vystavené. Pro nastavení omezení můžete využít buď výši maximální slevy, nebo výši minimální marže. V obou případech se jedná o procentuální vyjádření. Kromě nastavení číselných hodnot lze stanovit i úroveň práv, kterou potřebuje uživatel, aby dostal jen informaci o možném překročení pravidel a přitom mohl pokračovat ve vystavení dokladu dál. Uživatel s právy pro překročení pravidel dostane možnost cenu akceptovat, naproti tomu uživateli, který takovou možnost nemá, se doklad neuzavře (neprovede).


8.4.2008, revize: 118, Strana 3


Obr. č. 2. Ukázka konfigurace kontroly prodeje pod nákupní cenou

AUTOMATICKÁ KONTROLA PRODEJE POD NÁKUP ROZŠÍŘENA I PRO DODACÍ LISTY Konfigurace kontroly prodeje pod nákupní ceny viz menu „Konfigurace – Obecné – Kontrola pod nákupní cenu“ byla rozšířena o sekci dodacích listů. Jedná se o systémovou konfiguraci, která může být nastavena pouze uživatelem s právy B/5. Na dodacím listu se provádí kontrola cen po promáčknutí tlačítka „Proveď“ nebo „Ulož“. Pokud uživatel přejde do změnového režimu a zavře dodací listy bez promáčknutí tlačítka „Ulož“, pak systém také opět kontroluje prodejní ceny!

KONTROLA ŘÁDKOVÉ CENY PŘI ZMĚNĚ MNOŽSTVÍ NA DOKLADU Novinkou systému Soft-4-Sale je rozšíření konfigurace systému slev o možnost kontroly (aktualizace) řádkové ceny při změně množství na dotaz na vybraných dokumentech. Výchozí volba je nastavena bez dotazu. Cílem je předejít situacím, kdy existuje vystavená faktura nebo i přijatá objednávka, na ní je zboží, které má v ceníku definovanou množstevní slevu (nebo ani nemá). Pokud jste na dokladu změnily počet kusů, změnila se i bez varování cena dle ceníku. A pokud si toho uživatel nevšiml a nezměnil to, mohlo dojít nesrovnalostem. Na dokladu totiž mohla existovat cena, která byla dohodnuta mimo rámec veškerých nastavených cen v ceníku. Konfigurace je umístěna v menu Zboží – Konfigurace – Konfigurace systému slev.

Obr. č. 3. Konfigurace systému slev. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno-Řečkovice, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

8.4.2008, revize: 118, Strana 4


DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU ZBOŽÍ

Číslo zboží rozšířeno na 32 znaků v celém systému.

Nad tiskovou sestavou „Export koncového ceníku“ rozšířeny výběrová kritéria o marketingové výběry zboží.

Nad kartou konstrukčních celků byl zprovozněn designér aplikace.

Na řádek množstevní slevy přibylo nové textové pole „POZN“, do kterého je možné zapisovat Vaše postřehy a připomínky.

Úprava tiskové sestavy ceníku „Katalog bonus produktů“, kde byl doplněn sloupec „Doplatek“ (v Kč bez DPH) a bude zobrazovat základní prodejní cenu z ceníku.


8.4.2008, revize: 118, Strana 5



8.4.2008, revize: 118, Strana 6



8.4.2008, revize: 118, Strana 7


KONTAKTY A MARKETING KONTAKTY ROZŠÍŘENÍ KONFIGURACE POVINNÝCH ÚDAJŮ NA KARTĚ FIRMY Novinkou v systému je rozšíření konfigurace povinných údajů firmy o příznaky firmy. Nová potřeba povinných údajů reaguje na zvolené příznaky. Pokud příznaky nejsou navoleny vůbec a přitom povinný údaj je požadován (takto vypadá např. konfigurace i po upgrade), pak funguje po startu, tedy údaj je povinný pro všechny firmy bez ohledu na příznaky. Podbarvení reaguje okamžitě i na změnu charakteru firmy zadávanou uživatelem přímo v kartě kontaktu. (tzn., zapnutí příznaku Dealer okamžitě podbarví např. dealerskou skupinu a IČO.

Obr. č. 4. Ukázka rozšířené konfigurace povinných údajů na kartě firmy.

OMEZENÍ LIMITU DLUHU NA KARTĚ ZÁKAZNÍKA novinkou v systému je možnost omezení sledování výše limitu dluhu na kartě zákazníka pouze na dluhy po splatnosti. Viz. menu „Kontakty – Konfigurace – Konfigurace kontaktů“.

ZOBRAZENÍ POPISU U POZICE KONTAKTNÍ OSOBY Při rozbalení roletové nabídky v poli POZICE na kartě kontaktní osoby se Vám nově nabídne i podrobný popis, kdo všechno do té pozice patří. Tento podrobný popis si můžete systémově nastavit v číselníku pozic kontaktních osob, který je umístěn v menu Kontakty – Konfigurace.

DETAILNÍ TISKOVÁ SESTAVA KARTY KONTAKTNÍ OSOBY Nad kartou kontaktní osoby je dostupná nová tisková sestava. Tato tisková sestava obsahuje podrobné informace o vybrané osobě i základní identifikační údaje firmy.

PLATNÉ A NEPLATNÉ FIRMY A OSOBY Při změně stavu PLATNÝ/NEPLATNÝ na kartě kontaktů, systém se zeptá uživatele, zda-li má zájem označit jako PLATNÉ/NEPLATNÉ i jednotlivé osoby v kontaktu. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno-Řečkovice, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

8.4.2008, revize: 118, Strana 8


KOPIE DEFINICE SLEV K JINÉ FIRMĚ Na obchodní kartě kontaktů v záložce Sml. slevy přibylo nové pole a tlačítko pro kopírování definice smluvních slev k jiné firmě.

Výběrem z roletové nabídky vyberete firmu, které bude definice slev zkopírována, a následně kliknete na ikonu ruky. Systém provede zkopírování definice slev k vybrané firmě. Tímto způsobem můžete ušetřit spoustu času na místo opisování nových definicí, použijete jednoduchého zkopírování a následné poupravení procentuální výše.

PŘEHLEDY FIREM A OSOB MARKETINGOVÉ VÝBĚRY FIREM DOPLNĚNY NAD OBA PŘEHLEDY Výběrové kritérium „marketingové výběry firem“ dostupné nad oběma přehledy firem.

VÝBĚROVÉ KRITÉRIUM „DATUM VZNIKU FIRMY“ NAD PŘEHLEDEM KONTAKTŮ Nad přehled kontaktů přidána nová filtrace podle data vzniku firmy.

SPISOVÁ SLUŽBA NOVÉ MOŽNOSTI KONFIGURACE TISKOVÉHO FORMULÁŘE SPISOVÉ SLUŽBY Do parametrického okna tiskové sestavy spisové služby bylo doplněno třístavové ovládání zobrazení tématu (věci) jednání. Jedná se o režimy zobrazovat/nezobrazovat/nezobrazovat je-li popis RTF. Výběrem jednoho z nabízených režimů se Vám buď bude a/nebo nebudete tisknout téma jednání. Dále byla rozšířena konfigurace tisku podacích listů, doručenek a obálek o možnost přesné definice umístění a informace o odesílateli.

Obr. č. 5. Nové možnosti konfigurace tiskového formuláře spisové služby.


8.4.2008, revize: 118, Strana 9


POŽADAVKY TRVALÝ POŽADAVEK NA KONKRÉTNÍ PRODUKT BEZ NEBO S VAZBOU NA ODBĚRATELE Trvalé požadavky doznaly velké změny při zadávání situace, kdy má dojít ke zvolené reakci. Dříve šlo vázat trvalý požadavek pouze na zákazníka. Současný stav umožňuje jeho vázání: na zákazníka

na produkt

na zákazníka i zvolený produkt

Reakce na konkrétní zboží řádku dokladu Vám umožní např. k jednotlivým druhům zboží přiřadit zprávu (k tomuto typu je možné nabídnout i tento typ, který bude k dispozici…). Výběr typu dokladů, kde se tento požadavek projeví formou zprávy uživateli na obrazovce a/nebo v rámci tisku dokladu v sekci dynamických textů. Uživatel volí i situaci, kdy reakce proběhne.

Obr. č. 6. Konfigurace trvalého požadavku – menu Marketing – Požadavky – Nový požadavek.

GENERÁTOR PŘIJATÉ OBJEDNÁVKY NAD KARTOU POŽADAVKU Nástrojová lišta nad kartou požadavku byla rozšířena o generátor přijaté objednávky.

MARKETINGOVÉ MANIPULACE HROMADNÁ NÁHRADA STÁTŮ U VÍCE FIREM V menu Marketing – Marketingové manipulace – Hromadné opravy bylo doplněno nové výběrové kritérium „Stát“, pomocí něho můžete provést hromadnou náhradu států u více firem zároveň. Pro potvrzení výběru akce se Vás systém zeptá, zda-li souhlasíte s počtem firem, které mají být opraveny.

PŘÍLEŽITOST

musí se jednat o pohled na primární dokument k požadavku potencionálního zákazníka


8.4.2008, revize: 118, Strana 10


vůči tomuto dokumentu pak budou lehce zpracovatelné a viditelné další činnosti a dokumenty

příležitost vzniká jako rychlý následek volby charakteru s4s dokumentu: nabídky, poptávky, jednání, poznámky, dotazníku, synchronizovaného e-mailu

rychlý a jednoduchý zápis poptávky (horká klávesa, ikona pro generování na liště vždy pokud si uživatel tuto volbu zadá)

mód příležitosti je nastaven na Obchodní, ale může mít více variant např. „závada!“, „strategie“, atd.

OVLÁDÁNÍ A VZNIK PŘÍLEŽITOSTI

i poznámka může dostat charakter nové příležitosti

jednání může dostat charakter nové příležitosti

poptávka přijatá, která nevznikla z výše uvedených zdrojů, má automaticky charakter příležitost

nabídka vystavená, která nevznikla z výše uvedených zdrojů a může dostat charakter nové příležitosti

marketingová akce může dostat charakter nové příležitosti

dotazník může dostat charakter nové příležitosti

systém by měl umět rozpoznat a zobrazit, že dokument je napojen již na jinou příležitost!

import zprávy z Outlooku jako nová příležitost

obecný nástroj na propojení dokumentu s příležitostí

jednak by systém měl využít souvisejících dokladů (předchůdce, následník) a navrhnout propojení sám využívat vazbu na firmu využít vazbu na období vzniku, na zodpovědnou osobu případně fulltext hledání dokumenty, které jsou generovány mezi sebou, si vazbu na příležitost přebírají!

generátor následných dokumentů (jednání, úkol, nabídka,…)

otevření hlavního dokumentu (nabídky, jednání, úkolu) – vždy jako podřízená složka příležitosti a ovládacími prvky příležitosti

jednoduché zadání nového úkolu

viditelnost řady nesplněných úkolů pro příležitost (přímých i nepřímých)


8.4.2008, revize: 118, Strana 11



8.4.2008, revize: 118, Strana 12



8.4.2008, revize: 118, Strana 13


OPERATIVNÍ ŘÍZENÍ POZNÁMKA

Obr. č. 7. Karta poznámky v Soft-4-Sale.

Poznámku představuje nový operativní nástroj systému Soft-4-Sale s jehož pomocí si budete moci: zajistit přehled o poptávkách – zda vůbec a jak se s nimi pracuje, v jakém stavu je jejich řešení

zajistit přehled o práci s nabídkami po jejich odeslání – zda vůbec a jak se s nimi pracuje

zpřehlednit a zjednodušit práci s nabídkami po jejich odeslání (a tím mít možnost zlepšit tuto práci)

zajistit možnost jednoduché tvorby, delegování a kontroly splnění úkolů spojených s prací s poptávkami a nabídkami

zajistit přehled o úkolech a způsobech jejich řešení, které se váží k práci s poptávkami a nabídkami.

LOGIKA FUNKCE

systém centralizuje pohled na příležitosti, ale umožní jejich vznik z více zdrojů

nový instrument v s4s „poznámka“

rychlý způsob vyplnění poznámky bez jakýchkoliv podmínek a povinných údajů doplňkové možnosti (připojit objekt, formátovat text, zadat firmu, zadat osobu) jednoduše delegovat (s proaktivitou) schopnost pracovat při akcích s vybraným textem! Akce provést jen dle označeného textu možnost jednoduše zapnout charakteristiku „příležitost“ je otázka zda charakteristika příležitost nemá mít více variant např.: „závada!“, „strategie“ má možnost jednoduše převzít poznámku jako: poptávka, jednání, nabídku, úkol, požadavek, výkaz servisní činnosti, proaktivitu zpracované poznámky „mizí“ v archivu poznámek při práci s poznámkou vidím sadu vlastních poznámek setříděných dle času sestupně otevírá se vždy dnešní poznámka a lehce přejdu na zadání nové Záložky obsahují tyto typy otevřených poznámek: Operativní, Nezapomeň, Privátní (otevřena trvale), Strategické (strategická poznámka zůstává otevřena měsíc)


8.4.2008, revize: 118, Strana 14


Lze připojit objekty a ty jsou viditelné jako seznam s jednodušší vazbou zařazení do záložky: operativní, nezapomeň, strategické, osobní rozhoduje také o trvanlivosti poznámky: operativní = den nezapomeň = týden strategické = měsíc osobní = trvalka

PLÁNOVÁNÍ ČASU KONFIGURACE BAREV POUŽITÝCH V TÝDENNÍM PLÁNU ČASU Novinkou v plánování času je možnost konfigurace barev zobrazení jednotlivých činností v týdenním plánu času (menu Operativa – Plánování času – Týdenní pohled časových plánů – tlačítko „Konfigurace“). Uživatel si může navolit pro každou činnost jiný typ barvy a tím zpřehlednit celkový pohled. Barvu změníte kliknutím na její současný výběr a následně vyberete z palety barev tu, která bude odpovídat vašim požadavkům. Výběr potvrdíte klávesou OK.

PROAKTIVITY PROAKTIVITY MAJÍ VLASTNÍ TISKOVOU SESTAVU Proaktivní dokumenty mají nad sebou dostupnou vlastní tiskovou sestavu.

HELP-DESK TISKOVÁ SESTAVA ZOBRAZUJÍCÍ KOMUNIKACI MEZI ŘEŠITELEM A ZADAVATELEM Tisk help-desk požadavků byl rozšířen o novou tiskovou sestavu nad kartou help-desk požadavků, kde je zobrazena i komunikace mezi řešitelem a zadavatelem.

VNITROFIREMNÍ DIALOGY RYCHLÝ VÝBĚR ZBOŽÍ Na záložce „Slevy“ máte možnost výběru omezení tak, aby bylo možno vybírat zboží podle názvu. V momentě, kdy obchodník navrhoval slevu na konkrétní výrobek, tak výběr podle čísla zboží není schopen z toho obrovského množství provést. Nově to funguje tak, že pokud uživatel zvolí omezení číslo zboží, pak systém sice dále ukládá číslo zboží, ale ukazuje a nabízí zboží dle názvu (v detailním popisu se zobrazí číslo zboží vybrané).

Obr. č. 8. Ukázka výběru výrobku podle čísla zboží s přidaným popisem.


8.4.2008, revize: 118, Strana 15


KNIHA JÍZD STRAVNÉ A JEHO VÝPOČET DOPLNĚNO DO KNIHY JÍZD Nad kartou knihy jízd vznikla nová tisková sestava „Cestovní náklady“ obsahující informace o odjezdech a příjezdech jednotlivých vozidel + informace o celkové výši stravného.


8.4.2008, revize: 118, Strana 16


NABÍDKY NABÍDKY NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA S ÚVODNÍ REKAPITULACÍ Tiskové sestavy nabídek byly rozšířeny o sestavu „s úvodní rekapitulací“, která vychází se sestavy standard a skládá se ze dvou částí s těmito rozdíly: sekce položek se u řádků s typem tisku 2 až 5 tisknou pouze názvy zboží a pokud název na řádku neexistuje, tak se vytiskne první řádek popisu zboží

po odstránkování se pak tisknou ještě jednou sekce položek nabídky, nyní již podle skutečných typů tisků řádků s tím, že se tisknou pouze sloupce pozice, název a popis, množství (ne ale formátované jako u sestavy „specifikace bez cen“, ale jako u sestavy „standard“).

NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA FORMÁT TABULKY V ZAHRANIČNÍ MĚNĚ Nová tisková sestava nabídky „formát tabulky v zahraniční měn“ umožňuje tvořit nabídky ve formátu tabulky v zahraniční měně.

KOPÍROVÁNÍ POPISŮ VARIANT NABÍDKY Při kopírování karty nabídky systém převezme i varianty (popisy variant).

POPTÁVKY POLE DŮVOD DOPLNĚNO NA KARTU POPTÁVKY Karta poptávky obsahuje nové pole, které je editovatelné i po uložení a navazuje na existující číselník zdůvodnění výsledku nabídky (menu Nabídky – Konfigurace). Současně byla zajištěna provázanost mezi nabídkou a poptávkou. Výběrové kritérium „DŮVOD“ bylo doplněno i na přehledy, tisky a křížové tabulky. Pozn.: Pokud uživatel změní v nabídce důvod neúspěchu, pak pokud existuje související poptávka, systém doplní tento důvod neúspěchu i do poptávky. Dotaz na uživatele vznikne jen, pokud změníte stav jiný než na nabídce! Současně je důvod neúspěchu editovatelný i v provedeném odkladu bez nutnosti přejít do změny.

Z KARTY POPTÁVKY MŮŽETE NOVĚ GENEROVAT ZAKÁZKU I PŘIJATOU OBJEDNÁVKU Nástrojová lišta nad kartou poptávky byla rozšířena o generátor zakázky a přijaté objednávky.


8.4.2008, revize: 118, Strana 17


ZAKÁZKY KONTROLNÍ BODY ZAKÁZEK Kontrolní body zakázek představují manažerský nástroj, který Vám umožní sledovat a řídit průběh složitějších zakázek z hlediska jejich zajištění a to přímo na kartě zakázky. S pomocí této funkce budete mít vždy aktuální přehled o všech souvisejících úkonech (úkoly, jednání, nabídky,…), které jsou přímo spojeny se zakázkou a budete tak moci operativně ovlivnit její průběh. Logika celé funkce spočívá v tom, že si nadefinujete číselník jednotlivých bodů zakázky, který následně budete sledovat a kontrolovat ve dvou úrovních (sadách) – sada dokumentace a sada objednávek. Číselník vzorových sad kontrolních bodů se nachází v menu Zakázky – Konfigurace. Zde provedete definici dle Vašeho využití.

Obr. č. 9. Ukázka definice číselníku vzorových sad kontrolních bodů.

V horní části karty zakázky je umístěna ikona pomocí nichž budete zadávat a řídit jednotlivé kontrolní body dané zakázky. Po kliknutí se vás systém zeptá, pro jakou sekci (sada) chcete vygenerovat kontrolní body. Provedete volbu z roletového menu (námi předem nadefinovaného číselníků kontrolních bodů) a potvrdíte klávesou OK.

Obr. č. 10. Generátor sad kontrolních bodů zakázky.

Po stisknutí tlačítka OK systém vygeneruje jeden řádek v záložce Dokumentace a jeden řádek v záložce Objednávky. V případě záložky Dokumentace můžete sledovat a zadávat tyto hodnoty: úkol,

odesláno,

schváleno,

a poznámku.

ZÁLOŽKA DOKUMENTACE Ke každému poli existuje ikona představující možnost vygenerování nového záznamu (úkol, záznam spisové služby…) nebo můžete využít přiřazení již exitujícího úkolu přímo z roletové nabídky. Stejně je tomu i v případě odeslání (jednání) a schválení.


8.4.2008, revize: 118, Strana 18


Obr. č. 11. Definice a kontrola kontrolních bodů dokumentace.

ZÁLOŽKA OBJEDNÁVKY V případě záložky objednávky platí stejná pravidla jako v případě záložky dokumentace s tím rozdílem, že v rámci kontrolního bodu sledujeme pole: předpis (kdo to má na starosti),

termín (datum dodání),

objednávku (číslo související objednávky),

a důležité termíny průběhu zakázky (vystavení, slíbení, dodání, naskladnění, …).

V případě, že nesouhlasí časová návaznost jednotlivých činností, systém na to upozorní . červených vykřičníkem

TISKOVÉ VÝSTUPY Nad kartou zakázky byla vytvořena nová tisková sestava „kontrolní body výroby“, která zobrazuje jednotlivé sekce a související body zakázky pohromadě. Křížové tabulky

OBJEDNÁVKY REKAPITULACE ZBOŽÍ VE VYSTAVENÝCH OBJEDNÁVKÁCH Nad přehledem zboží ve vystavených objednávkách (menu Zakázky – Vystavené objednávky) vznikla nová tisková sestava, které rekapituluje objednané a dodané zboží od a reaguje na dodavatelů. Tuto tiskovou sestavu vygenerujete kliknutím na tlačítko nastavený filtr i řazení nad přehledem.

UPRAVENA FUNKČNOST GENERÁTORU ZÁPŮJČKY Z PŘIJATÉ OBJEDNÁVKY Upravena funkčnost generátoru Zápůjčky z Přijaté objednávky (s dostupností) tak, aby se dostupnost vyhodnocovala pouze nad skladem, ze kterého bude zboží zapůjčeno. Uživatel na kartě Přijaté objednávky zvolí sklad, ze kterého bude zboží zapůjčeno. Pro kontrolu se název zboží objeví i na tlačítku generátoru. Ve vygenerované Zápůjčce zůstanou zachována čísla pozic položek, v případě množství bude uvedeno to, kolik zboží je v té chvíli na skladě MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno-Řečkovice, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

8.4.2008, revize: 118, Strana 19


volného. Po provedení Zápůjčky se položky v Přijaté objednávce označí jako dodané nebo částečné dodané.

GENERÁTOR SKLADOVÉ PŘÍJEMKY DOPLNĚN NAD KARTU VYSTAVENÉ OBJEDNÁVKY Nad kartu vystavené objednávky byl doplněn generátor skladové příjemky. Tento generátor je řešen přes standardní formulář s tím rozdílem, že uživatel má možnost výběru chce-li založit NOVÝ a nebo pouze doplnit DOPLŇ. V případě volby DOPLŇ, systém nabízí příjemky neprovedené od dodavatele na VObj + trychtýř s funkčností (zapni/vypni filtr na dodavatele). V případě volby režimu pouze nedodané Ano/Ne, systém zpracuje příkaz přímo na formuláři.

VÝBĚROVÉ KRITÉRIUM „VYSTAVENÁ OBJEDNÁVKA“ DOPLNĚNO NAD PŘEHLED POBJ Na přehledu přijatých objednávek bylo doplněno nové výběrové kritérium „Vystavená objednávka“, které Vám umožní zobrazit v přehledu jen řádky právě skládaného kontejneru. Do pole, lze zadat jen jednu konkrétní objednávku s tím, že prefix ani seznam nebude fungovat. Pokud na vystavené objednávce bude zboží A uvedeno na dvou řádcích, potom počet řádků v přehledu se zdvojnásobí.

ČÍSELNÍK STAVŮ ROZPRACOVANOSTI ROZŠÍŘEN O VOBJ Změna se promítne na kartě objednávky a jako výběrové kritérium pro objednávky i zboží objednávek na všechny 3 typy (přehled+tisk+křížové tabulky) formulářů. Zároveň jako hodnotící pole v křížových tabulkách + na přehledu objednávek je dostupné nové pole “STAV“ (vedle zodpovídá).

AUTOMATICKÉ DOPLNĚNÍ OBCHODNÍKA NA ZÁKLADĚ ZODPOVĚDNÉ OSOBY Obchodní doklady byly rozšířeny o možnost automatického doplnění obchodníka na základě zodpovědné osoby firmy. V menu Zakázky – Přijaté objednávky – Konfigurace přijatých objednávek přibyla nová konfigurace „Zodpovědný obchodník podle firmy“. Pokud se tato volba zapne (zatrhne), pak na faktuře, poptávce, nabídce, přijaté objednávce a dodacím listu se při změně firmy odběratele změní zodpovědná osoba dle obchodníka firmy

DROBNÉ ZMĚNY A NOVINKY V OBJEDNÁVKÁCH

Formulář pro tisk zboží v přijatých objednávkách rozšířen o filtraci dle zakázky.

Do přehledu vystavených objednávek přidáno výběrové kritérium dle střediska.

Přehledové okno přijatých objednávek bylo rozšířeno o nové výběrové kritérium „dealeři“, které Vám umožní filtrovat zvlášť objednávky od zákazníků a od dealerů. Filtrace reaguje na příznak Zákazník/Dealer na kartě kontaktů.

Nad přehled vystavených objednávek byl doplněn výběrový filtr doprava a filtr zahraniční.

Nad přehled přijatých objednávek zboží bylo doplněno jako výběrové kritérium Marketingový výběr zboží.

Rozšíření filtrace podle stavu „provedené“ pro tisk přijatých objednávek – zboží.

Po vytvoření sady Vobj nad Pobj systém automaticky vygeneruje proaktivity k zodpovědným osobám dodavatelů.

Nad přehledem zboží v přijatých objednávkách je možné filtrovat podle dostupnosti zboží.


8.4.2008, revize: 118, Strana 20


FAKTURY NOVÝ DESIGN – ZÁLOŽKY SOUČTŮ

NOVÝ DESIGN – ZÁLOŽKY ŘÁDKŮ

PAMĚŤ NA ZAOKROUHLOVÁNÍ VYSTAVENÝCH FAKTUR Novinkou u vystavených faktur je možnost uložení typu zaokrouhlení v případě, že se budete potřebovat v budoucnu vrátit k dané faktuře. Zaokrouhlení částky na vystavené faktuře můžete provést dvěma způsoby:

přes ikonu

nebo pomocí pole ZAOKR. FAK. ve spodní části karty vystavené faktury

kouzelníka na kartě vystavené faktury

PŘEHLED A KŘÍŽOVÁ TABULKA PLATEB FAKTUR VYSTAVENÝCH Novinkou v oblasti zakázek jsou funkce pro práci s přehledem plateb faktur vystavených. Jedná se o přehledový formulář a křížovou tabulku. Obě funkce jsou umístěny v menu Zakázky – Banky a platby. Přehled faktur vystavených zobrazuje souhrn všech faktur vystavených na řádcích s detailním pohledem na hodnoty sloupců: částky k úhradě, celkem, dlužná částka. Na , které provede přepočet všech evidovaných přehledu je umístěno tlačítko plateb u faktur vystavených a doplní aktuální stavy. Z pohledu manažerů tato funkce představuje mocný nástroj pro controlling úhrad plateb a hodnocení platební morálky klientů.

NOVÉ ŘEŠENÍ ČÁSTEČNÉ ÚHRADY FAKTUR Nové řešení částečné úhrady faktur řeší problém, který nastal v případě provedení částečné úhrady, kdy systém takovou fakturu označil za odeslanou a tato faktura se dále nenabízela k úhradě. Nyní pokud uživatel zapíše platby dle bankovního výpisu nebo tlačítka zaplaceno, faktury se odznačí jako odeslané. V případě částečné úhrady se tedy nabídnou pro další platbu.

DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY VE FAKTURÁCH

Do křížových tabulek faktur vystavených doplněna sledovaná hodnota „dluh v zahraniční měně“.

Tisková sestava Penále (u faktur vystavených) byla upravena tak, aby byly rozepsány zaplacené částky + dny po splatnosti a vypočteno penále po řádcích.

Při generování přijaté zahraniční faktury z příjemky, kde je vyplněn kurz a měna, systém automaticky do řádku přijaté faktury přenese položky s nulovou sazbou DPH.


8.4.2008, revize: 118, Strana 21


DODACÍ LISTY VOLBA REŽIMU ČÍSLA ZBOŽÍ PŘI TISKU DODACÍCH LISTŮ Formulář tisku dodacích listů byl rozšířen o novou funkčnost „Režim zobrazení čísla zboží“. Uživatel si tak může zvolit, zda-li chce mít zobrazeno: vždy interní, odběratelské přednostně nebo vždy odběratelské číslo zboží.

SYSTÉM AUTOMATICKY ROZPOZNÁ Při generování vystavené faktury z dodacího listu („Zakázky – Dodací listy – Generov…“) byl generátor upraven tak, aby použil poslední datum dodání dle zvolených dodacích listů.

DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU ZAKÁZKY

Do přehledu smluv přidána možnost vyhledávání podle názvu smlouvy.

Generátor zakázek z marketingové akce byl rozšířen o možnost volby připojení všech Soft-4-Sale dokumentů (nabídky, jednání, …) propojených na marketingovou akci také k zakázce (alternativně nabídne s možností výběru, které dokumenty ne/připojit).

Sestava saldo pohledávek a závazků ke dni rozšířena o filtr dle firmy.

Intrastat upraven tak, aby se cena převzala z Kč a ne z EUR.

V menu Zakázky – Konfigurace – Konfigurace výpočtu výnosů a nákladů přibyla nová volba „servisní zásahy – materiál“. Pokud je tato volba zapnuta, pak se do nákladů zakázky při přepočtu započítávají i náklady na materiál ze servisního zásahu.


8.4.2008, revize: 118, Strana 22


FINANCE BANKOVNÍ VÝPISY NOVÝ TYP FORMÁTŮ BANKOVNÍCH VÝPISŮ „UNICREDIT“, „CSOBTXT“ A MT940 Systém Soft-4-Sale byl rozšířen o tři nové typy formátů bankovních výpisů pro import. Jedná se o formát CC „UNICREDIT“, který využívá Union Banka, formát CSOBtxt z termínovaného účtu ČSOB a formát MT940 (import zahraničních výpisů typu Multicash). Nový nabízený formát pro import výpisů MT940: importuje zahraniční výpisy (výpis je automaticky označen jako zahraniční)

tuzemské částky nejsou nijak naplněny a čekají, až uživatel po importu zadá kurz

importuje se měna, stav před a po, kontroluje se obrat kredit a debet se stavy

více stránkový výpis se importuje jen jako jeden, ale v rámci jednoho souboru může být i několik výpisů (rozhoduje číslo výpisu)

číslo účtu uživatele se zapisuje do poznámky a účet se hledá v hlavičkách dle shody Swift a IBAN (není povinností nalezení)

položky dostávají do popisu jméno protistrany a 1. řádek účelu platby (zde bývá VS)

VARSYM se bere z 1 řádku účelu platby jako první pole (oddělené mezerami, jen číselné vyjádření)

číslo účtu a banky protistrany je na řádcích výpisů

PŘEHLED FORMÁTŮ BANKOVNÍCH VÝPISŮ V SOFT-4-SALE Za poslední rok přibyly nebo byly pozměněny další formáty bankovních výpisů pro importování do Soft-4-Sale, jako např. UniCredi, CSOBtxt, SIPO a MT940. Z toho důvodu jsme se rozhodli provést pro Vás menší rekapitulaci přehledu všech dostupných bankovních formátů, které můžete využit v S4S. GPC Citibank

GPC-CSOB

GPC-IPB

VolskBank

Gemini

ZivnoBanka

Gemini5

SIPO

Multicash

CSOBtxt

MT940

UniCredit

STŘEDISKO DOPLNĚNO NA ŘÁDEK BANKOVNÍCH VÝPISŮ Pole Středisko bylo nově doplněno na řádek bankovního výpisu, na přehled položek bankovního výpisu a na kartě řádku bankovního výpisu. O rozdělení řádků výpisu na více oblastí a středisek se stará generátor „Rozděl!“, který je umístěn v nástrojové liště nad kartou řádku bankovního příkazu. V menu Zakázky – Banky a platby naleznete i novou křížovou tabulku dělených bankovních výpisů.

SYSTÉM SI PAMATUJE CESTU K SOUBORU PRO EXPORT PŘÍKAZU K ÚHRADĚ Soft-4-Sale si nově pamatuje cestu k souboru při opakovaném exportu příkazu k úhradě. Cesta, kam se příkaz exportuje, je textové pole, jenž se ukládá v databázi a to vždy zvlášť pro zvolený formát. V případě změny formátu musí uživatel cestu vybrat opakovaně. Při návratu k původnímu formátu se přenese již zadaná cesta.


8.4.2008, revize: 118, Strana 23


ZÁPOČTY NOVÉ VOLBY TISKU ZÁVĚREČNÉ REKAPITULACE Při volbě tiskového formuláře zápočtu může uživatel využít 2 nové volby pro tisk závěrečné rekapitulace Ano/Ne, která obsahovala závěrečné věty o celkovém saldu pohledávek a závazků + celkový součet.

NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA NAD PŘEHLEDEM ZÁPOČTŮ Nad přehled zápočtů (menu Zakázky – Banky a platby) byla doplněna nová tisková sestava, která reaguje na filtry. Díky tomu lehce dohledáte firmy, se kterými si vzájemně dlužíte.


8.4.2008, revize: 118, Strana 24


SKLADY SKLADOVÁ KARTA SKLADOVÉ DOKLADY OBSAHUJÍ NEMĚNNÉ SYSTÉMOVÉ DATUM REALIZACE Novinkou na kartě skladového dokladu (příjem, výdej, převod) je zobrazení data realizace (systémové datum počítače včetně přesného času), kdy byl skladový doklad skutečně proveden. Toto datum neovlivňuje uživatel a je viditelné ve spodní části skladového dokladu (příjemky, výdejky, převodky) a nelze opravit uživatelem.

NOVÉ VÝRAZNÉ ZDŮRAZNĚNÍ ZÁPORNÉ CENY Na skladové kartě jsou nově záporné ceny zdůrazněny červenou barvou, v tisku skladové karty je záporná cena také zdůrazněna červenou barvou a číslo dokladu se tiskne včetně pozice 6 znaků a 3 znaků pozice (xxxxxx/xxx).

NOVÝ ZPŮSOB TISKU ŠTÍTKŮ NAD SKLADOVOU KARTOU ZBOŽÍ Nová tisková sestava se štítky 19x40 mm s názvem a číslem zboží v kódu 3z9. Funkce je dostupná pod tlačítkem Štítky IIII. Tato varianta byla vytvořena pro tiskárnu typu DYMO LabelManager PC II.

NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA NAD KARTOU CENÍKU Nová tisková sestava nad kartou ceníku úsporných způsobem vytiskne pouze název, číslo a čár. kód celku + název, množství, číslo zboží a čár. kód dílů. Tento tiskový formát je vhodný pro vložení do krabice, kdy krabice = celek a vnitřek = díly.

PŘEVODKY SKLADOVÝ TERMINÁL PRO NÁSTROJE Jednoduchý nástroj pro zadávání skladových pohybů s využitím čtečky čárových kódů a s minimem informací zadávaných z klávesnice. Nová karta menu Sklad – Skladové terminály – Převodový terminál.

OBSAH KARTY PŘEVODOVÉHO TERMINÁLU Záložka Terminál obsahuje pole a tlačítko pro práci: pole KDO – zkratka osoby z kartičky nebo ručně zadáno (zkratka obchodníka)

pole JMÉNO – systém automaticky doplňuje podle zadaného KDO (std. blokováno – možno povolit v nastavení)

pole ODKUD – zadání zdrojového skladu

pole KAM – zadání cílového skladu

pole CO – číslo zboží dle čárového kódu

pole KOLIK – množství zboží (1 ks implicitně)

Záložka Nastavení obsahuje konfiguraci nástroje: pole TYP POHYBU – povinný údaj

pole FIRMA

pole STŘEDISKO

povolení ruční volby KDO

a nastavení vyčištění okna za dobu v sekundách

Tlačítkem "Ulož" systém nastaví změny.


8.4.2008, revize: 118, Strana 25


Obr. č. 12. Ukázka konfigurace a pracovního prostředí převodového terminálu.

FUNKČNOST

v rámci akce, systém provede převod mezi sklady, vymaže CO, do množství dá 1a kurzor umístí zpět na CO (zboží se dohledává dle MAT ID)

po nastavené době neaktivity, systém vymaže všechna pole a kurzor nastaví na KDO (stejně zareaguje i v případě, kdy uživatel zmáčkne ESC na klávesnici)

funkce obsahuje inteligentní volbu zdrojového a cílového skladu

dále obsahuje jen základní nejdůležitější kontroly (žádné zbytečné dotazy)

při neúspěšném převodu, systém zahlásí chybu, volba uživatele: Chybně zadáno (výmaz převodky) / Nedostatek na skladě (převod zůstane v přípravě)

NOVÝ MECHANIZMUS MAZÁNÍ PŘEVODEK Starý mechanismus neumožňoval mazat převodku, místo toho zahlásil, že převod byl již realizován. Pokud jste chtěli převodku zrušit, museli jste otevřít z převodky příjemku a z ní výdejku – a „od zadu“ tyto doklady mazat. Nový mechanizmus funguje tak, že při výmazu převodky bylo doplněno hlášení a funkčnost k výmazu příjmové strany převodky. Při výmazu příjmové části převodky na kartě příjemky doplněno pouze upozornění uživateli s dotazem o pokračování.

VÝDEJKY VÍCE VÝDEJEK Z JEDNÉ FAKTURY Z VÍCE SKLADŮ Funkčnost generátoru skladové výdejky nad VObj rozšířena tak, že nabízí vytvoření více výdejek pro jednotlivé zakázky podle PObj uvedených na řádcích VObj. Generátor byl realizován přes standardní formulář s novým režimem „Rozgenerovat do více výdejek dle zakázek a PObj“ (zakázka a přijatá objednávka je na řádku vystavené objednávky. Pokud je přijatá objednávka a není zakázka, pak se zakázka hledá na přijaté objednávce).


8.4.2008, revize: 118, Strana 26


Obr. č. 13. Rozšířená funkčnost generátoru výdejky z vystavené objednávky.

NOVÉ MOŽNOSTI FILTRACE VÝDEJEK Ve výběru výdejek pro generování faktur resp. dodacího listu přibyla možnost filtrace výběru dle sloupce zakázka.

ADMINISTRACE SKLADU INVENTURA SKLADU Na tiskovku byl doplněn údaj „suma peněžní hodnoty“, který sečte kladné i záporné hodnoty. Zároveň nyní můžete využít nový filtr „SHODA“, který umožní odfiltrovat položky, které jsou v pořádku, tzn., nemají manko/přebytek.

ROZŠÍŘENÍ KRITÉRIÍ VÝBĚRU STAVŮ ZÁSOB Kritéria „Výběr 4“ a „Materiál“ doplněny jako výběrová kritéria: v přehledu stavů zásob, tisk stavů zásob, křížová tabulka stavů zásob.

NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA „KONTROLA NÁKLADŮ“ Do menu „Sklad – Tisk pohybů – doklady“ byla přidána nová tisková sestava „Kontrola nákladů“. Tato tisková sestava obsahuje: zadání časové filtrace s možností rychlého zadání intervalu v měsíci

pro každou firmu na jedné straně vystupuje suma hodnoty výdejek a proti tomu suma hodnoty faktur vystavených a prodejek a to vše pouze pro „skladovatelné položky“

DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU SKLAD

Nad přehledy výdejek, příjemek a dodacích listů přidáno vyhledávání dle kritéria fáze s roletovou nabídkou.

Nad pokladní doklady můžete nově připojit externí objekty.


8.4.2008, revize: 118, Strana 27


LOGISTIKA OPRAVY ROZŠÍŘENÍ EVIDENCE SOUVISEJÍCÍCH DOKLADŮ KARTY OPRAVY Systém Soft-4-Sale umožňuje vedení více došlých faktur k opravě. Související doklady nad v nástrojové liště. Systém zobrazí všechny faktury kartou opravy zobrazíte pomocí ikony spojené přes zakázku včetně rozdělených nákladů. Poklepáním na pole celkové náklady, systém přepočte náklady: došlé faktury k zakázce

rozdělené náklady k zakázce

výdaje na zakázku

práce na výkazech činnosti vázaných k opravě.

Pozn.: pole nákladů je uvolněno k editaci a tedy i k poklepnutí i po provedení opravy. Pozor tato metoda nevypočte korektně náklady u oprav, kde zakázka obsahuje více než jednu opravu!

ROZDĚLENÍ NÁKLADŮ NA FAKTUŘE PŘIJATÉ NA VÍCE KONKRÉTNÍCH OPRAV U faktury přijaté systém nově umožňuje rozdělení nákladů na více konkrétních oprav (v zakázce může být i několik oprav). Touto změnou je pak následně ovlivněn i výpočet nákladů opravy a zobrazení souvisejících dokladů k opravě. pokud na řádku dělení je vyplněna zakázka, nabízí se opravy dané zakázky

po vyplnění opravy systém doplní číslo zakázky (pokud zakázka je vyplněna jinak, pak systém zápis čísla zakázky provede po dotazu na uživatele)

na kartu dělení nákladů lze použít designéra a posunout opravy vpřed, případně změnit barvy…

náklady na opravu: náklady dle přijaté faktury dělené na zakázku bez vyplněné opravy + dělené náklady přímo na opravu + výdaje na zakázku + výkazy práce na opravu

mezi související doklady se ukazují i řádky dělení dle opravy!

NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA PŘEVZETÍ DO OPRAVY VČETNĚ PŘEDBĚŽNÝCH CEN Nová sestava v nabídce tiskových formulářů, která v případě, že cena se rovná nule, tento údaj netiskne. Předpoklad je, že nula je nezadaná předběžná cena, a proto se nesmí tisknout.

ZAŘÍZENÍ A SERVIS TISKOVÁ SESTAVA NESE INFORMACI O ZÁVADĚ V menu Zakázky – Opravy – Tisk přehledu zboží v opravách byla přidána nová tisková sestava, která v řádku nese informaci o popisu závady.

TISKOVÁ SESTAVA ZOBRAZUJE HISTORII ZAŘÍZENÍ Nad kartou zařízení byla doplněna nová tisková sestava, která nese informace o historii pro zobrazení náhledu v nástrojové liště se Vám otevře zařízení. Kliknutím na ikonu formulář tisku karet zařízení. Zde zvolíte „karta s historií“.


8.4.2008, revize: 118, Strana 28


INFORMACE O VOLAJÍCÍM NA TISKOVÉ SESTAVĚ SERVISNÍHO ZÁSAHU Tisková sestav standard u servisních zásahů nově obsahuje informaci o volajícím. Tato informace zde byla doplněna pro techniky, kteří vyjíždí k zákazníkovi, aby věděli, na koho se mohou obrátit.

OSTATNÍ DROBNÉ ZMĚNY A NOVINKY V MODULU ZAŘÍZENÍ A SERVIS

přehled zařízení (kniha zařízení) rozšířena o možnost filtrace dle zakázky

tisk přehledu zařízení byl rozšířen o filtraci podle zakázky

nad kartu zařízení byly přidány generátory Zap! (zápůjčka) a Vra! (vratka na sklad)

ZÁPŮJČKY NASTAVENÍ AUTOMATICKÉHO TISKU PO PROVEDENÍ ZÁPŮJČKY Do konfigurace tiskové sestavy zápůjčky byla nově doplněna možnost automatického tisku po provedení dokladu s možností volby počtu vytištěných kopií. Systémově je přednastavena hodnota 0 tzn., že se neprovede žádný tisk. Nastavení provedete v menu Logistika – Zápůjčky – Konfigurace – Tisková sestav zápůjčky.

DOPRAVA TISK ODBĚRATELE NA SAMOSTATNÉ STRÁNCE Nová tisková sestava „Listy zákazníků“ umožňuje vytištění každého odběratele na samostatné stránce (dopravní list).

ROZŠÍŘENÍ VÝBĚROVÝCH KRITÉRIÍ VÝBĚRU POLOŽEK K DOPRAVĚ Nástroj pro označení položek k dopravě byl rozšířen o informace město, PSČ a to nejen jako informace na řádku, ale také jako výběrová kritérium pro omezení nabídky objednávek resp. odběratelů.


8.4.2008, revize: 118, Strana 29


MANAŽERSKÉ NÁSTROJE PROCESNÍ PANELY NOVÉ GRAFY PRO PROCESNÍ PANELY Modul Procesní panely umístěný v menu Strategie byl rozšířen o možnost definice typu grafu. Nové typy grafů fungují jako nástroj pro porovnávání dat jednotlivých období (rok, kvartál, měsíc, týden). Období s nejvyšší hodnotou (např. rok 2007 je v grafu podbarveno – zvýrazněno je aktuální období).

Obr. č. 14. Konfigurace zobrazení grafu procesního panelu.

Obr. č. 15. Ukázka nového zobrazení grafů srovnání na procesních panelech.

TOP OKNO PROCESNÍHO PANELU Nad jakýmkoli procesním panelem lze doubleclickem na hodnotu panelu otevřít samostatné TOP okno, kterým si lze zvětšit informaci konkrétního procesního panelu jako lupou. Okno MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno-Řečkovice, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

8.4.2008, revize: 118, Strana 30


přebírá vlastnosti panelu, z něhož bylo otevřeno, a tak jako panel barevně i semaforem reaguje na nastavené limity. Popisek procesního panelu se přebírá do záhlaví TOP okna. Oknu je možno měnit velikost, se kterou se mění i velikost písma zobrazující hodnotu. V rámci funkčnosti okna je zajištěn automatický přepočet daného panelu každých 60sec. Mimo semaforu (v levé horní části okna) a pole s hodnotou panelu, je v pravé horní části okna známá ikona – „baterka“, kterou lze otevřít přehled sledovaných informací stejně jako na procesním panelu. Oken je možno otevřít i více současně a poté třeba okno procesních panelů i zavřít. Budou fungovat samostatně, dokud nedojde k zavření celého systému S4S. Velikost a poloha oken se nepamatuje, je tedy nutné si okno dle potřeby otevřít a upravit vždy znovu.

Obr. č. 16. Otevřené TOP okno nad procesním panelem.

CASH FLOW PŘEDVAHA DPH UMÍSTĚNA DO CASH FLOW Novinkou v systému Soft-4-Sale je přenesení předvahy DPH do cash flow. Tato novinka je postavena tak, že systém vytváří jeden záznam obchodního plánu v rámci aktuálního období DPH, kde bude vidět plánovaná kumulovaná daňová povinnost nebo daňový nárok dle postupně vystavených dokladů (FV, FP, POKL). Uživatel následně konfiguruje typ plátce DPH (měsíční, kvartální). V momentě, kdy chcete zjistit ihned po upgrade aktuální stav pro aktuální období, pak musíte nechat proběhnout regeneraci finančního plánu.

TISKOVÁ SESTAVA „TÝDENNÍ PŘEHLED S OBCHODNÍM PLÁNEM“ V menu Strategie – Cash Flow přibyla nová tisková sestava „týdenní přehled s obchodním plánem“. Tisková sestava dokáže zobrazit současně finanční i obchodní plán Vaší firmy.

ROZŠÍŘENÍ VÝBĚROVÝCH KRITÉRIÍ O PŘÍZNAK „ZAHRANIČNÍ“ Výběrové kritérium „zahraniční“ přidáno do celého finančního plánování i cash flow (přehledy, tisky, …).

MARKETINGOVÝ ROBOT STAVŮ UPRAVENA FUNKČNOST MARKETINGOVÉHO ROBOTU STAVŮ Marketingový robot stavů byl upraven tak, aby uměl zapsat výsledek do jiného pole v databázi kontaktů, než je stav. Uživatel si sám volí, do kterého pole se informace zapíšou. Pokud takové pole nezvolí, pak funguje vše jako dřív, tzn., zápis do pole stavů. Poz.: Každý robot si pamatuje, kam má zapisovat údaje výsledků. Pole by mělo být zadáno i v případě pouhé analýzy výsledků, protože vám zobrazí stav před a stav po. Tisková sestava „Výsledek analýzy“ potom ukazuje nejen počet firem, ale i detailní rekapitulaci všech firem + informaci o změně stavu resp. o změně hodnoty pole, které má robot nastavit.


8.4.2008, revize: 118, Strana 31


OBCHODNÍ ANALÝZY NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA POHLEDÁVKY KUMULOVANĚ V menu Zakázky – Faktury vystavené – Tisk přehledu faktur vystavených přibyla nová tisková sestava „pohledávky kumulovaně“, která nabízí filtraci dle obchodníka (musí být zapsán ve fakturaci) a třídění sloupců v posloupnosti (pohledávky celkem, pohledávky po splatnosti, pohledávky po splatnosti < 90 dnů a pohledávky po splatnosti > 90 dnů)

TISKOVÁ SESTAVA KUMULACE POSKYTNUTÝCH MARŽÍ V CIZÍ MĚNĚ V menu Zakázky – Vystavené faktury – Tisk přehledu zboží ve vystavených fakturách vznikla nová tisková sestava „kumulace poskytnutých marží v CM“. Tisková sestava porovnává prodejní cenu v cizí měně s katalogovou zahraniční cenou a je schopna kumulace dle libovolně zadaného kritéria (výrobce, typ, číslo zboží, odběratel). Sestava vyžaduje, aby měna na faktuře byla v souladu se zahraniční měnou na kartě zboží, tzn., že faktury v jiné měně než je vedená karta zboží a zboží bez zahraničních měny nebudou ve statistice vůbec zpracovány.

GENERÁTOR OBCHODNÍHO PLÁNU NAD KARTOU POPTÁVKY Generátor obchodního plánu je nově dostupný již nad kartou poptávky. Navíc byla upravena jeho funkčnost s tím, že nad všemi doklady funguje i jako nástroj pro otevření dříve vytvořeného plánu. Pokud tedy použijete generátor nad dokladem, pro který byl plán již dříve vytvořen, pak systém tento plán otevře buď v samotné kartě obchodního plánu, nebo jako víceřádkový pohled na plán (pokud existuje více jak jeden záznam plánování k dokladu).


8.4.2008, revize: 118, Strana 32


WORKFLOW MANAGEMENT SCHVALOVÁNÍ DOKUMENTŮ

Obr. č. 17. Konfigurace postupu schvalování dokumentů ve firmě

Pro každý typ dokladu lze stanovit samostatnou strategii (postup) schvalování a kontrol dokladů. Pro stanovení strategie schvalování máte tyto možnosti: neomezený počet schvalovacích kroků sekvenčně řazených

v rámci schvalovacího postupu je umožněno i větvení tj. v rámci jedné fáze je umožněna volba jednoho z více možných kroků (např. Přijato – Odmítnuto)

schvalovací postup může být ale také naprosto jednoduchý a může obsahovat jediný krok „Schválení“

v rámci provedení libovolného kroku může systém generovat automatické proaktivity zadanému seznamu uživatelů

realizace každého kroků je ukládáno i jako historie k dokumentu (kdo – co – kdy) aktuální stav dokumentu v rámci procesu schvalování je:

výběrovým kritériem pro přehledy, tisky a křížové tabulky a současně hodnotou vhodnou pro sestavení křížové tabulky novou informaci na dokladu a na přehledu dokladů

KROK SCHVALOVACÍHO PROCESU Každý krok schvalovacího postupu je popsán následujícími informacemi: Pozice určuje řazení kroků

Zkratka kroku se ukládá do karty dokumentu a bude viditelná na přehledech a křížových tabulkách (měla by být vypovídající)

Stav po: textový popis jak bude dokument označován po provedení kroku (schválen)

Akce: textový popis tlačítka, jenž bude připraveno na dokladu pro provedení kroku (Schvaluj)

poP: příznak, že akce bude dostupná až po provedení dokladu

Kdo může: seznam uživatelů, jenž mohou krok realizovat Práva: výše uživatelských práv nutná pro provedení kroku

krok může realizovat každý, jehož práva vyhovují, a nebo ti co jsou vyjmenování bez ohledu na práva

Heslo: příznak zda bude nutné zkrácené potvrzovací heslo uživatele

Krok před: definice předcházejícího kroku. Pokud budou mít dva nebo více kroku společného předchůdce půjde o větvení schvalovacího procesu

!: příznak, zda budou automaticky generovány proaktivity

Komu proaktivity: seznam uživatelů komu má být po provedení kroku automaticky generována proaktivita

Připomeň: časová prodleva pro připomenutí proaktivity od okamžiku provedení kroku


8.4.2008, revize: 118, Strana 33


HROMADNÁ ZMĚNA PROCENTA NADĚJE Z ČÍSELNÍKU STAVŮ ROZPRACOVANOSTI Změna stavu na nabídce automaticky vždy změní procento naděje na úspěch dle číselníku stavů rozpracovanosti, pokud je toto procento v číselníku stavů rozpracovanosti uvedeno. V číselníku stavů rozpracovanosti (menu Číselníky – Stavy rozpracovanosti) přibylo nové tlačítko , které umí promítnout do dat (nabídky, marketingové akce, kontakty) procento naděje tam, kde není uvedeno a je uveden příslušný stav. Uživatel může omezit výběr stavů, pro které chce akci spustit a navíc ještě vždy rozhoduje, u kterého typu dat chce procento naděje změnit. Změny se nereplikují! Důvodem je ochrana proti extrémně velkým replikám, ale akci lze spustit na satelitu. Uživatel musí mít práva CTRL pro číselníky a příslušný modul (kontakty, nabídky, marketing)), kde chce opravit procento naděje. Po provedení akce, která probíhá bez hlášení, systém zpětně oznámí, u kolika vět provedl změnu.

Obr. č. 18. Výběr oblasti dat, kde má být přepočet proveden.

AUTOMATICKÉ AVÍZO POPTÁVKY NA VYBRANOU OSOBU Nekvalifikovaná poptávka bude zadána jako nové jednání typu např. „Poptávka“ (konkrétní typ je součástí nastavení číselníku typů jednání). Proaktivita reaguje na typ jednání (opět konfigurace typu a osob je součástí číselníku typů jednání). Číselník obsahuje příznak automaticky generovaných proaktivit a seznam uživatelů pro které mají být generovány. Proaktivita se generuje jen tehdy, pokud dojde ke změně (resp. zadání) typu jednání, jenž odpovídá konfiguraci. Pokud je jednání opraveno, ale typ se nemění, pak se proaktivita negeneruje.

ROBOT PRO PŘEPOČET CEN NÁKUPNÍCH FAKTUR Nová funkce pro přepočet nákupních cen dle výdejek za účelem zajištění relevantních a aktuálních údajů o zisku je upravena, tak aby pracovala v tichém režimu. Kde se to projeví: v nastavení automatických akcí je nová akce „Přepočet nákupních cen faktur dle výdejek, za poslední dny…“

jediný nastavitelný parametr je počet dní (jak hluboko zpětně má funkce opravovat faktury podle data vystavení)

funkce opravuje pouze faktury konečné, nestornované a vystavené

funkce zapisuje výsledek do souboru s4s-event.log

akci lze zařadit do pravidelných automatických činností – viz. naplánované a automatizované úlohy


8.4.2008, revize: 118, Strana 34


EKONOMIKA PŘIZNÁNÍ DPH Od verze G5.28d můžete v systému Soft-4-Sale vygenerovat a vytisknout přiznání k DPH. Součástí instalační sady jsou i vzorové prázdné PDF formuláře nutné pro tisk přiznání. Jedná se o vzor 13 – přiznání k DPH a vzor 2 – souhrnné hlášení. Přiznání k DPH vytvoříte v menu Ekonomika – DPH.

Obr. č. 19. Nastavení parametrů tisku přiznání DPH.

POSTUP VYTVOŘENÍ DPH

Vybereme datum uskut. zdaň. plnění, případně vybereme z nabídky období DPH.

Zvolíme typ výstupu a nastavíme cestu k tiskovým předlohám ve formátu PDF.

Ukaž – zobrazí vyplněné hodnoty na prázdné stránce.

Vytvoř PDF – vygeneruje PDF soubor, který bude obsahovat vyplněné hodnoty.

SALDO KONTO – INICIALIZACE NOVÉ SALDO POHLEDÁVEK A ZÁVAZKŮ Novinkou modulu Ekonomika je nástroj na přetažení salda S4S do ekonomiky – menu Ekonomika – Saldo – Konfigurace saldokonta, záložka Inicializace. Uživatel musí zadat/vyplnit následující hodnoty: datum ke dni,

výběrová kritéria faktur,

typ použitých dokladů a jejich účet salda,

číselnou řadu kde mají být generovány interní doklady,

účet zúčtování (interní doklad dává celkem 0 Kč),

do s4s kurzy všech měn pohledávek a závazků s datem "ke dni", takový kurz s jakým byla provedena uzávěrka minulého roku.


8.4.2008, revize: 118, Strana 35


Obr. č. 20. Konfigurace saldokonta – záložka Inicializace.

Tlačítko „Ukaž“ zobrazí tiskovou sestavu pohledávek a závazků odpovídající zadaným kritériím (obraz budoucího interního dokladu). Tlačítkem „Generuj“: vytvoří sadu interních ekonomických dokladů nezaúčtovaných

celková hodnota 0,

pro každý typ dokladu a měnu bude vygenerován jeden doklad

první řádek je součtovým saldem bez variabilního symbolu (účty otočené) – tento řádek nuluje následující korektní řádky

další řádky obsahují jednotlivé detailní saldo (dluh) a variabilní symboly

Pozn.: Pokud uživatel má saldokontní účty rozlišené dle roku vystavení a dle tuzemské/cizí měny, pak použije tento nástroj opakovaně s různými parametry pro generování dokladů.

KURZOVÉ ROZDÍLY POSTUP PŘI VYTVOŘENÍ UZÁVĚRKY KURSOVÝCH ROZDÍLŮ

Zkontrolujte a doplňte účetní konfiguraci.


8.4.2008, revize: 118, Strana 36


Obr. č. 21. Menu Ekonomika – Konfigurace – Účetní konfigurace.

Zvolte příkaz „Uzávěrka kursových rozdílů“ (menu Ekonomika – Uzávěrka.)

Tlačítkem ukaž, zobrazíte tiskovou sestavu s návrhem řešení kursových rozdílů k platbám v jiných měnách (podmínkou je zpracování platby k faktuře).

Obr. č. 22. Návrh řešení kursových rozdílů.

Tlačítkem Generuj, vytvoříte interní doklady s připraveným zaúčtováním kursového rozdílu – nutno zaúčtovat!

Obr. č. 23. Přehled vygenerovaných interních dokladů, připravených k zaúčtování. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno-Řečkovice, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

8.4.2008, revize: 118, Strana 37


UZÁVĚRKY ÚČETNÍ UZÁVĚRKA Účetní uzávěrka provede uzavření zápisu v hlavní knize, vygeneruje doklad, který nazýváme doklad konečných stavů, a současně nabídne dva následné kroky: buďto otevře zcela nový soubor účetního období, tzn. nový soubor účetnictví, do kterého převezme veškeré číselníky, které jsou pro dané účetní období podstatné (střediska, účetní osnovy, konfigurace, …) a naplní zde jeden jediný interní doklad a to počáteční stavy, který odpovídá konečnému stavu účetnictví v běžném období

a druhý interní doklad počátečního stavu přináší kompletní rozbor saldokontních účtů podle variabilních symbolů, tam kde zůstatky saldo konta byly nenulové.

I na tuto operaci má vliv konfigurace saldokonta, kde se určuje jak nízká/vysoká částka se považuje za nevyrovnané saldokonto. Ty, u kterých je rozdíl nenulový, ale menší než nízká/vysoká částka se zůstatek neřeší. Rozbor se týká pouze těch, kde zůstatek je větší jak minimální hodnota a k těmto saldokontním informací se převezme i číselník firem (klientů, zákazníků, dodavatelů, …). Účetní uzávěrka je operace opakovatelná tzn., je možné nasměrovat účetní uzávěrku na již existující soubor účetního období, resp. již existující data roku 2007 a do těchto dat opakovaně dohrávat jednak počáteční stav, dále saldokontní rozbor, protože samozřejmě dochází k postupnému vyrovnávání saldokonta, takže se na počátku toho dalšího období vylepšuje nebo zmenšuje ten druhý doklad počátečních stavů, který nese saldokontní účty nevyrovnané a současně dochází i k doplňování číselníku resp. k aktualizaci číselníků podle aktuálního stavu. Znamená to, že pokud je ještě na závěr účetního období doplněno zcela nové středisko nebo nové číslo účtu, objeví se znovu tyto hodnoty v novém roce při opakované uzávěrce. Není nutné dané číselníky doplňovat v obou rocích. Pokud ovšem dochází ke zrušení střediska, případně čísla účtu v rámci starého účetního období a vy spustíte opakovaně účetní uzávěrku, v tom druhém období nedojde k zrušení, protože systém nedokáže rozlišit, zda účet (středisko), který je v novém období pro něho neznámí, zda tento účet byl zrušen úmyslně nebo tam vznikl právě proto, že si v novém roce připravili nová střediska. Chybějící údaje v číselníku budou doplněny, přečnívající údaje v číselnících zůstávají v novém roce. Systém umožňuje paralelně zpracovávat dva účetní soubory. Jednak pracovat s účetnictvím z roku 2006 a jednak pracovat s účetnictvím z roku 2007. Je samozřejmě možné i realizovat převzetí do různých těchto účetních systémů. Systém si hlídá datumově, zda-li odpovídá účetnictví, do kterého padá, takže by se nemělo stát, že byste si převzali fakturu vystavenou z roku 2007 do účetnictví z roku 2006, to systém nedovolí.

DATOVÁ UZÁVĚRKA Datová uzávěrka provede zápis o uzavření daného účetního souboru. Asistence z hlediska hlavní knihy zásadně bude bránit jakýmkoliv změnám a odmítne uložit jakýkoliv nový zápis do hlavní knihy. Tato operace je také vratná, ale znamená to, že vybranou datovou účetní uzávěrku někdo s nejvyššími právy a se znalostí nejvyšších hesel ze systému odstraní. O obou těchto zápisech existují zápisy v žurnálu změn událostí, které jsou pro normálního běžného uživatele nesmazatelné.

VZORY SESTAV V současné podobě modul Ekonomika nabízí tyto vzorové sestavy: Výsledovka v plném rozsahu

Výsledovka ve zkráceném rozsahu

Rozvaha v plném rozsahu

Rozvaha ve zkráceném rozsahu

Všechny vzorové sestavy jsou součástí vzorové databáze s4s-date.tdb.


8.4.2008, revize: 118, Strana 38


MAJETEK PŘEHLED HLAVNÍCH NOVINEK V MODULU MAJETEK

Generátor odpisů nově obsahuje i nástroj pro tisk zobrazující stav odpisů na jednotlivých kartách.

Obr. č. 24. Generování odpisů z karty investičního majetku.

Obr. č. 25. Tisková sestava návrhu odpisů investičního majetku.

Generátor odpisových plánů reaguje korektně i na nastavené speciální účetní předpisy.

Hromadný generátor plánu odpisů je na přehledu majetku a generuje plány účetních i daňových odpisů jen tam kde žádné nejsou!

Obr. č. 26. Ukázka hromadného generování plánu odpisů majetku.

Generátor odpisů je dostupný:

na kartě majetku na přehledu majetku (pro zadaný výběr karet)


8.4.2008, revize: 118, Strana 39


Obr. č. 27. Dostupnost generátoru odpisů na kartě majetku a v přehledu majetku.

Generátor odpisů generuje dle plánu účetních odpisů interní doklady a provede i jejich zaúčtování, řádky odpisového plánu, jenž byly zaúčtovány jsou označeny jako dokončené a při dalších pokusech již systém podle těchto řádků odpisy negeneruje ani nemění plán při přeplánování.

Obr. č. 28. Přehled plánovaných účetních odpisů na kartě majetku.

Obr. č. 29. Ukázka zaúčtování ročních odpisů investičního majetku.

Generátor reaguje na zadané účty odpisů, oprávek případně pokud nejsou zadány pak na předkontaci odpisů

Jde o proces vratný, zde je postup:

smazat interní doklad a s ním i zaúčtování odpisů opravit příznak použitých plánů v plánu účetních odpisů

DROBNÉ NOVINKY A ZMĚNY V MODULU EKONOMIKA

sestava saldokonta detailní i sumační má 4 varianty třídění

doplnění křížových tabulek hlavní knihy


8.4.2008, revize: 118, Strana 40


na kartu drobného majetku přidáno pole Osoba, které je navázáno na zaměstnance

na kartu pokladního dokladu doplněna funkce (zelené plus) pro manuální převzetí zaúčtování; pokud doklad není zaúčtován, pak provede převzetí a otevře ekonomický doklad; pokud doklad již byl přezvat, pak systém neprovede opětovné převzetí, ale jen otevře ekonomický doklad


8.4.2008, revize: 118, Strana 41


E-ŘEŠENÍ PŘEHLED NABÍZENÝCH E-ŘEŠENÍ NAD SOFT-4-SALE Během uplynulého roku jsme pro Vás rozšířili nabídku E-řešení, internetových aplikací nad systémem Soft-4-Sale. Jedná se o nadstavbové nástroje, jejichž cílem je pomoci Vám, uživatelům systému Soft-4-Sale, zviditelnit a prosadit Vaše produkty a služby na poli internetu s využitím nejnovějších dostupných technologií a docílit tím zvýšení Vaší konkurence schopnosti na trhu. E-řešení nad systémem Soft-4-Sale využijete jak při obchodování s velkými dodavateli a odběrateli (B2B), tak i při obchodování s koncovými zákazníky (B2C). Silnou stránkou těchto aplikací je, že využívá v maximální možné míře vlastnosti a možnosti Vašeho informačního systému Soft-4-Sale. E-řešení byla vyvíjena přímo na míru Vašeho systému. Internet v současnosti patři mezi nejrychleji se rozvíjející způsob prezentace a prodeje Vašich produktů, využijte to ve Váš prospěch! Mezi e-řešení systému Soft-4-Sale patří: E-shop

E-helpdesk

E-portál

E-katalog

Obr. č. 30. Ukázka e-řešení nad systémem Soft-4-Sale.


8.4.2008, revize: 118, Strana 42


UKÁZKA VYBUDOVÁNÍ DEMO E-SHOPU NAD DATY SOFT-4-SALE Vážení uživatelé, cílem tohoto dokumentu je pomoci Vám s nastavením zkušební demoverze internetového obchodu (e-shopu) nad Vašimi daty systému Soft-4-Sale. Zkušební doba pro testování je časově omezená na 30 dní, po tuto dobu budete moci vyzkoušet všechny možnosti, které Vám e-shop v návaznosti na databázi S4S nabízí. V případě jakýchkoliv nejasností nás prosím neváhejte kontaktovat na e-mailu [email protected]. Před tím, než se Vám zobrazí Vaše data na internetu je potřeba provést krátké nastavení. Konfigurace e-shopu se skládá z tří za sebou jdoucích kroků: nastavení v Soft-4-Sale, konfigurace Guardiana a případné grafické úpravy WWW stránek.

Nastavení v Soft-4-Sale DEFINICE INFORMACÍ A POLOŽEK PRO PŘENOS K tomu, aby se Vám data systému Soft-4-Sale přenášela a následně zobrazovala na internetu je zapotřebí provést jejich nastavení v menu Replikace – Portál Soft-4-Web – Editor přenosových profilů. Editor přenosových profilů představuje formulář, kde budete konfigurovat jednotlivé vazby internetových aplikací ke svému profilu. To jak si profily nazvete v S4S potom musí reflektovat popis profilů v Guardianu, jinak by přenos dat neprobíhal! Novinkou tohoto editoru je, že systém sám automaticky nabízí přednastavení běžných položek pro přenos dat na internet. Záložka „Standard“ umožňuje jejich další uživatelskou konfiguraci. Záložka „Profi“ potom nabízí úpravy pro uživatele znající datovou strukturu S4S.

Obr. č. 31. Ukázka pokročilé definice přenosu položek. Export – z S4S na FTP server, Import z FTP serveru do S4S, definice výběrových kritérií pro vybraná data.

Nyní máte jasně stanovené informace a položky, které mají být přenášeny a zobrazeny na internetu.

KONFIGURACE NABÍDKY MENU E-SHOPU Potom, co jste definovali přenos informací a položek, musíte provést definici menu. Definice menu představuje vytvoření stromové struktury nabídky Vašich produktů. Konfiguraci nabídky menu Vašeho e-shopu provedete v menu Replikace – Portál Soft-4-Web – S4W nastavení menu. Po jeho spuštění se Vám zobrazí prázdné okno připravené k nastavení (viz. obrázek níže). Postup konfigurace nabídky menu: Definice menu (Založíte novou definici menu, kterou si nějak pojmenujete)


8.4.2008, revize: 118, Strana 43


Tvorba menu (Vytvoříte stromovou nabídku Vašich produktů. Stromová nabídka slouží k přehlednému rozdělení produktů do jednotlivých souvisejících skupin.)

Přiřazení marketingových výběrů jednotlivým položkám menu. (Každé položce menu lze přiřadit právě jeden marketingový výběr. Zboží v tomto marketingovém výběru potom bude zobrazeno po výběru položky menu na internetu.)

Definice jazykových mutací.


8.4.2008, revize: 118, Strana 44


ZOBRAZENÍ OBRÁZKŮ KARTY ZBOŽÍ NA INTERNETU Používáte-li v systému Soft-4-Sale funkci pro přiřazení objektů (v tomto případě obrázků) ke kartě zboží, pak Vás jistě bude zajímat možnost a způsob jejich zobrazení i na internetu. Aplikace Guardian, která zprostředkovává přenos informací, dokáže udržet vazbu mezi kartou zboží a připojeným objektem (obrázkem). Jedinou podmínkou správného zobrazení je jejich nakopírování na FTP server do adresáře „/eshop-demo/images/“. Obrázky musí být uloženy ve formátu „JPG“!!

DALŠÍ UŽIVATELSKÉ DEFINICE Mezi další uživatelsky definovatelné položky e-shopu patří: Definice 5 automatických textů, které jsou náhodně zobrazeny v horní části stránek. (textové soubory jsou uloženy na FTP serveru v adresáři „/eshop-demo/texty/random/“. Definice obecných informací (nákupní řád, reklamační řád, nákup na splátky, o firmě, …) Definice marketingových výběrů speciální postranní nabídky „Vybíráme z nabídky“. Tento marketingový výběr musí být definován a nazván v systému Soft-4-Sale jako „xxx“.

Nastavení Guardiana Přenos informací mezi systémem Soft-4-Sale a internetovým prohlížečem je zprostředkováván pomocí aplikace Guardian. Nová verze aplikace Guardian bude dostupná po školení na FTP serveru MTJ Service nebo na internetových stránkách www.soft4sale.cz odkud si ji budete moci stáhnout a nainstalovat na Váš počítač.

Obr. č. 32. Konfigurace aplikace Guardian.

Aplikace Guardian běží jako služba na pozadí systému Windows. K jejímu spuštění a zastavení můžete využít přímo ikon na kartě nebo přes plochu – Tento počítač – Spravovat – Služby a aplikace – Služby. Na obrázku si můžete všimnout, že v současné chvíli běží pouze služba „eshop“ všechny ostatní jsou neaktivní. Jak již bylo výše zmíněno, název profilu musí odpovídat nazvu profilu v S4S, jinak by přenos nefungoval korektně! Volba platformy a způsobu přenosu je standardně nastavena na Access a FTP server.


8.4.2008, revize: 118, Strana 45


Obr. č. 33. Konfigurace aplikace Guardian.

DEFINICE ZÁLOŽKY ACCESS Na záložce Access pouze musíte vybrat cestu k souboru S4S-DAT1.MDB Vaší databáze systému Soft-4-Sale.

DEFINICE ZÁLOŽKY SQL SERVER Tuto záložku definujete pouze v případě výběru volby SQL Serveru jako platformy Vaší databáze.

DEFINICE ZÁLOŽKY SOUBOR V záložce soubor vyberete typ výstupu (S4S, XML), tedy v jakém formátu budou data exportována a importována mezi S4S a e-řešením. A dále si zde můžete definovat maximální velikost souboru, který bude přenášen. V případě překročení stanovené velikosti, systém automaticky vygeneruje další soubor. Volbu „Mazat BAK soubory“ doporučujeme nechat zapnutou.

DEFINICE ZÁLOŽKY FTP V případě definice záložky FTP připojení musí být zadány tyto parametry: FTP Server, Port, Jméno a Heslo

Kde je adresář pro import

Kde je adresář pro export

Kde je potvrzovací adresář

DEFINICE ZÁLOŽKY HTTP

http adresa k importovacímu skriptu

http adresa k exportovacímu skriptu

DEFINICE ZÁLOŽKY PLÁN Záložka Plán umožňuje nastavení plánu času a intervalu v jakém mají být data synchronizována. Při definici můžete využít dny, ale i časová období s různou délkou intervalu kontroly. Nastavení aplikace Guradian je tímto krokem úspěšné nastaveno.


8.4.2008, revize: 118, Strana 46


TECHNICKÁ ŘEŠENÍ AUTORIZACE DATABÁZE Autorizace databáze představuje projekt pro zvýšení ochrany a zabezpečení databáze Soft4-Sale. Cílem je nedovolit zprovoznit Soft-4-Sale včetně dat zákazníka na jiném PC respektive serveru.

PRINCIP Nastavení režimu vyšší ochrany dat: zápis do registru

informace o tom že jde o chráněnou variantu jen pro konkrétní serverový adresář současně může běžet na jednom PC chráněná i nechráněná s4s pokud nefunguje s4suser a s4ssecure ano pro přístup pak se do registrů tato informace sama zapne pokud nefunguje s4ssecure a s4suser ano pro přístup pak se do registrů tato informace sama vypne

uvnitř chráněné varianty dojde ke zrušení práva přístupu k dat1 a dat2 uživatelům s4suser, s4swrite, s4sread

místo s4suser bude povolen nový uživatel s4ssecure

nahradit všechny s4s*.exe – novou verzí:

pokud exe najde zápis v registru o secure variantě, pak použije s4ssecure heslo s4ssecure nezná nikdo – jen mtj

pro ověření přístupu do aplikace přes uživatele s4ssecure bude ovšem nutné vždy navíc:

s4ssecure u standardní nechráněné instalace vůbec není

v dat1 a dat2 ověřit kryptovaný seznam povolených Výrobních čísel HDD pokud HDD umístění dat není v seznamu, pak nelze povolit přístup do dat nutná také běžná znalost jména a hesla uživatele s4s

seznam povolených V. Č. HDD lze doplnit a měnit:

jen pro uživatele Y/5 se znalostí speciálního ověřovací heslo ochrany databáze (heslo si volí správce) heslo i seznam se běžně replikuje (lze tedy disk i vyřadit a heslo měnit) seznam je ovšem uložen k kryptované podobě a nelze jej tedy číst ani měnit např. pomocí SQL dotazů

DOPAD:

pokud podstrčíme dat1 a dat2 standardnímu s4s, pak nelze použít běžný přístup do dat přes s4suser nefunguje

pokud překopírujeme celý s4s na jiné PC, pak nesouhlasí HDD

pokud podstrčíme dat1 a dat2 jinému chráněnému s4s, pak opět nesouhlasí HDD a systém mi tedy nepovolí doplnit seznam HDD o svůj

DISTRIBUCE:

upgrade přináší novou funkčnost + nové s4s*.exe

zavedení ochrany na satelitu 001 způsobí vytvoření uživatele s4ssecure a zrušení přístupu uživateli s4suser

výroba dat satelitu obsahuje změnu ochrany dat1 a dat2 ale neobsahuje HDD satelitu: jak jej tam dostaneme?:

nové s4s-infohdd.exe – ukáže výrobní číslo HDD zvoleného adresáře a správce je do seznamu zavede ještě před výrobou dat satelitu nové s4s-writehdd.exe - zapíše výrobní číslo HDD zvoleného adresáře jen tehdy pokud uvedu jiné korektní číslo HDD a znám ověřovací heslo ochrany databáze


8.4.2008, revize: 118, Strana 47


SYNCHRONIZACE S MICROSOFT EXCHANGE Synchronizace kontaktů, plánu času, e-mailů a úkolů nyní můžete řídit přes Microsoft Exchange server. Tento nástroj Vám umožní nejen synchronizovat Vaše data mezi centrálou a satelity, ale navíc Vám umožní synchronizaci s Vaším mobilem a PDA. Synchronizace s Microsoft Exchange byla přidána na kartu konfigurace vazby s MS Outlook, která doznala několika grafických změn. Menu Marketing – Synchronizace s MS Outlook.

Obr. č. 34. Záložka konfigurace Exchange serveru

Zde přibyly nové záložky Exchange server a Správce Exchange. Pro Vás uživatele to znamená nejdříve standardně nadefinovat vazby pro E-mail zprávy, Kontakty, Plán času a úkoly (tak jak tomu bylo doposud) a následně v záložce Exchange Server zatrhnout pravidla (položky), kterou budou prostřednictvím Exchange server synchronizovány. Pro každého uživatele se tak děje zvlášť, proto musí být vyplněna pole jméno a heslo, které má přidělené od administrátora (správce) serveru. načte data pro synchronizaci

provede synchronizaci zvolených složek jednoho uživatele Tento nástroj je samozřejmě možné nastavit v rámci automatických akcí systému Soft-4Sale – menu Systém – Nastavení automatických akcí.

Obr. č. 35. Nastavení synchronizace MS Exchange mezi automatické akce.


8.4.2008, revize: 118, Strana 48


Obr. č. 36. Funkční schéma synchronizace prostřednictvím Microsoft Exchange

SYNCHRONIZACE PRO NEOMEZENÝ POČET UŽIVATELŮ Synchronizace kontaktů nově umožňuje současnou práci (synchronizaci) neomezenému počtu uživatelů. V případě osob zadaných v Outlook nebo telefonu/PDA končí taková osoba jako firma s příznakem OSOBA a s osobou uvnitř firmy. Zpětně bude synchronizována jen osoba bez názvu firmy, do té doby dokud má firma příznak personální firma, pokud taková firma má více osob, bude se synchronizovat je jedna osoba. Definice množiny synchronizovaných kontaktů bude pro každého uživatele násobná, tzn., že uživatel může zadat několik oborů, které se zúčastní synchronizace, např. všechny platné firmy, kde jsem obchodník + všechny dodavatelské kategorie + … Změna konfigurace synchronizace kontaktů s možností víceřádkové definice zásadním způsobem zrychlí proces synchronizace zpět nových a opravených firem a osob.

VKLÁDÁNÍ E-MAILOVÝCH PODPISŮ ZE ŠABLONY OUTLOOKU Systém Soft-4-Sale nabízí novinku v podobě konfigurace nastavení použití podpisu při odeslání e-mailu ze Soft-4-Sale. Řešení spočívá v rozšíření konfigurace pro PDF rozhraní o možnost „nevkládat žádný text do těla nové zprávy“. Outlook pak sám doplní podpis dle své výchozí šablony. Toto je zajištěno i při režimu odeslat bez editace. Nastavení provedete v menu Konfigurace – Standard – Nastavení PDF rozhraní.

PŘIPOJENÉ OBJEKTY DOPLNĚNÍ FUNKCIONALITY U PŘIPOJENÝCH OBJEKTŮ V případě, že potřebujete k dokumentu Soft-4-Sale připojit velké množství objektů, např. sada fotografií nebo kompletní výkresovou dokumentaci k zakázce, bylo nutné jednotlivé soubory postupně připojovat jako jednotlivé objekty. Nyní lze k dokumentu připojit nejen jednotlivé objekty, ale i celou složku. Tlačítko "Najdi složku".


8.4.2008, revize: 118, Strana 49


Obr. č. 37. Karta vloženého objektu

Tlačítkem Proveď je možné kartu vloženého objektu „zamknout“ proti nechtěné, nebo neoprávněné editaci Pokud nad dokumentem existuje více než jeden připojený objekt nebo složky, po stisknutí ikony „zeměkoule“ se otevře nové okno, které přehledně ukazuje veškeré objekty připojené k danému dokumentu.

Obr. č. 38. Přehled připojených objektů (složek) k danému dokumentu

Klepnutím na záhlaví sloupců lze záznamy řadit vzestupně či sestupně podle zvoleného sloupce. Přidržením a tažením myší za hranici sloupce lze podobně jako v Excelu měnit šířku jednotlivých sloupců. otevře novou kartu pro připojení dalšího objektu (složky) zobrazí (otevře) připojený objekt v odpovídajícím programu otevře kartu konkrétního objektu pro editaci smaže vybraný připojený objekt. POZOR na konfiguraci práce s připojenými objekty umístěné v menu KONFIGURACE / KOŘENOVÝ ADRESÁŘ PŘIPOJENÝCH OBJEKTŮ. Může dojít i k fyzickému smazání souboru z disku počítače!!! zavře přehled připojených objektů


8.4.2008, revize: 118, Strana 50


PRO PŘIPOMENUTÍ:

Obr. č. 39. Okno pro nastavení konfigurace práce s připojenými objekty.

SYNCHRONIZACE PŘILOŽENÝCH OBJEKTŮ PROSTŘEDNICTVÍM REPLIKACÍ Novinkou systému Soft-4-Sale je možnost synchronizace souborů připojených objektů např. k jednání, nabídek atd. prostřednictvím systému replikací. V menu Replikace – Pošli změny/Příjem změn k tomuto účelu bylo přidáno nové tlačítko „Odeslat objekty“ resp. „Stáhnout objekty“. Mechanismus synchronizace souborů připojených objektů je založen na vyhodnocení změn v připojených objektech a to jak při výrobě repliky, tak při jejím zpracování po přijetí. K tomuto účelu byl číselník satelitů rozšířen o příznaky umožňující nastavit, které satelity mohou odesílat nebo stahovat soubory objektů v rámci tohoto synchronizačního procesu. Při požadavku na stažení souboru je také zároveň vyhodnocena možnost kolize přepisu. Při vlastním přenosu souborů jsou pak vyhodnoceny stavy nedostupnosti nebo kompletní zpracování požadavku synchronizace. Synchronizace objektů byla přidána jako další volba z toho důvodu, že ne všichni uživatelé mají zájem synchronizovat přiložené soubory. Postup je následující. Před zahájením synchronizace objektů, musíte nejdříve provést replikaci změnové databáze a následně kliknout na volbu „Odeslat objekty“ nebo „Stáhnout objekty“, která způsobí, že systém projde změnovou databázi a u všech dokumentů (jednání, nabídek, …) zjistí, zda-li neobsahují připojený objekt(y) a tento objekt(y) následně zkopíruje na FTP server, odkud si jej můžete stejným způsobem stáhnout (replikovat) do svého počítače. Systém reaguje jak na nové tak změněné objekty v rámci systému Soft-4-Sale! Funkci je možné předdefinovat i prostřednictvím systémového nástroje „S4S-JOB.EXE“.

Obr. č. 40. Schéma replikace připojených objektů.


8.4.2008, revize: 118, Strana 51


REPLIKACE AUTOMATICKÁ KONTROLA ODESLÁNÍ A PŘIJETÍ REPLIK Kontrola odeslání/přijetí replik doznala podstatných změn, aby se předešlo jejich chybnému odeslání/přijetí. Aplikace S4S-FTP32 byla upravena tak, aby se v případě neúspěchu při příjmu nebo odeslání některých souborů zobrazilo na závěr varovné okno s výpisem chybně odeslaných souborů. U okna je nastaven pevný odpočet 20 sekund (aplikace musí vždy sama skončit i bez interakce s uživatelem).

AUTOMATICKÁ KONTROLA DUPLICITY REPLIK Novinkou v modulu Replikace je automatická kontrola a přeskočení duplicitních replik. Díky tomu systém předchází situaci, kdy při replikacích systém přeskakuje soubory, které již byly dohrány, a nastavuje jim koncovku ERR. Při nalezení takových souborů uživatel, jenž spustil repliky, musí odklepnout 2 zprávy pro každý takový soubor. Tichý automatický režim nic takového neřeší a repliky přejmenuje na "ERR" a nepřijme. Možnost dohrát repliku mimo sledované pořadí funguje stále, jako speciální režim, který musí uživatel zapnout a ten se sám ihned po příjmu repliky vypne.

ÚPRAVA ZMĚN DATABÁZE V MOMENTĚ VYTVÁŘENÍ REPLIKY U zákazníků, kteří replikují vícekrát za denně (za provozu) mohl nastat problém. Pokud někdo uloží změnu v průběhu výroby repliky, nedostala se tato změna do právě vyráběné repliky ani do následující = mohl nastat rozdíl v datech. Nová funkcionalita zajistí, že změny, které se právě zpracovávají, se nejprve odloží do pomocné tabulky. Pak už se jak výroba tak závěrečné označování odeslaných změn řídí touto tabulkou, nikoli tabulkou DELTA (jak tomu bylo v minulosti), do které v době zpracování repliky mohlo přibýt mnoho změn.

JAK ZJISTIT ČERSTVOST DAT NA SATELITU Tlačítko „Suma“ na přehledu historie replikací ukazuje v hodinách, jak čerstvá data má vlastní satelit nebo satelit jiný (podřízený, nadřízený). Pokud byla poslední moje replika přijata (datum SEC) v 16hod a nyní je stejný den 19hod, tak mají data 2 hodiny stará. Pokud jsem přijal repliku vyrobenou (datum SEC) v 16hod a nyní je stejný den 19hod, tak mám data 2 hodiny stará. Rozdíl mezi aktuálním časem a nejčerstvějším datem z historie replikací ukazuje tlačítko „Suma“ nad přehledem historie replikací a lze je tedy dostat i do procesního panelu včetně filtrace. Na procesním panelu tedy může být zobrazováno, jak stará mám data v hodinách.

Obr. č. 41. Zobrazení stáří dat na satelitu.


8.4.2008, revize: 118, Strana 52


IMPORTY DAT MARKETINGOVÉ VÝBĚRY ZBOŽÍ

Funkce je dostupná v menu Standard – Import dat.

Obr. č. 42. Uživatelský import dat z formátu Excel

Na obrázku je uvedeno doporučené nastavení parametrů pro import. Stisknutím tlačítka Import vyvoláte dialog, kde systém ukážete, který soubor se má importovat. Požadavek struktura souboru je uvedena na obrázku níže. Minimálně soubor musí obsahovat sloupce SELECT ID a MAT ID. Import marketingových výběrů zboží umožňuje do systému vložit data připravená v Excelu. Marketingové výběry zboží, které již v systému existují, mohou být tímto nástrojem hromadně modifikovány. Ty, které v systému neexistují (rozhodující je jméno marketingového výběru, jeho ID) budou tímto nástrojem založeny a naplněny. Tento nástroj je zejména vhodný pro jednorázové hromadné vytvoření marketingových výběrů zboží.

Obr. č. 43. Vzor dat v souboru XLS (ukládat ve formátu 5.0/95 !!)

SELECT ID – identifikační jméno marketingového výběru. V S4S musí být jedinečné a odpovídá poli VÝBĚR (AKCE) NAZEV AKCE – slovní popis marketingového výběru. V S4S odpovídá poli NÁZEV a jeho délka je omezena na 50 znaků. V případě tohoto importu stačí, aby byl uveden u prvního záznamu pro daný marketingový výběr. TYP AKCE – rozlišovací parametr marketingového výběru. Umožňuje ve filtru „sdružovat“ více marketingových výběrů různého názvu, ale stejného zaměření. V S4S odpovídá poli TYP a jeho délka je omezena na 16 znaků. Stačí uvést u prvního záznamu daného výběru. MAT ID – číslo zboží, které je v marketingovém výběru obsaženo. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno-Řečkovice, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

8.4.2008, revize: 118, Strana 53


DAT ZMENA – datum, kdy byl marketingový výběr změněn, nebo vytvořen. Stačí uvést u prvního záznamu daného výběru. Není nutno uvádět. Vyplní se automaticky po provedení importu. Výsledkem importu uvedeného příkladu pak bude

Obr. č. 44. Ukázka importu marketingového výběru zboží

KONTROLA VSTUPNÍCH DAT PRO IMPORT Při importu dat systém automaticky kontroluje, aby nemohlo dojít k importu čísla s mezerou, pokud ji chybně zadá uživatel již v excelovském souboru určeném k importu do Soft-4-Sale.

IMPORT CENÍKŮ Při importu ceníků, systém vždy provede kontrolu na katalogovou cenu a v případě, pokud najde rozdíl, tuto informaci nahlásí uživateli a nechá jej rozhodnout, zda chce původní cenu zachovat nebo přepsat dle importované tabulky v excelu.


8.4.2008, revize: 118, Strana 54

NE EKAN

KOMPLEXNÍ CRM

Výrobce a dodavatel: MTJ Service, s.r.o. Žilkova 44, Brno 621 00 www.mtj.cz [email protected] Tel: +420 545 576 759 Fax: +420 540 241 174 Partne i: Praha Zlín

csTeam SoneTECH, s.r.o.

školení jaro 2008 dokumentace

Recommend Documents