27/11/2016
KODE PERIHAL DAN PENGGUNAANNYA Dr. Hamidah Nayati Utami, MSi
Penulisan kode Perihal dalam Naskah Dinas ◦ Kode Perihal didasarkan pada pokok masalah. Bukan didasarkan pada unit kerja yang mengeluarkan naskah dinas atau menerima naskah dinas. ◦ Kode yang dituliskan pada nomor surat adalah kode pokok masalah. ◦ Penulisan kode perihal setelah membaca pokok-pokok pikiran naskah dinas. ◦ Kode perihal ini digunakan untuk dasar penyimpanan arsip naskah dinas. ◦ Untuk mempermudah menemukan kode perihal dapat dibantu dengan sistem informasi arsip.
1
27/11/2016
NO.
NAMA HAL
KODE
1
Pendidikan dan Pengajaran
PP
2
Diklat Dosen dan Pegawai
DL
3
Hubungan Masyarakat
HM
4
Hukum dan Organisasi
HK
5
Informatika/SIM/TIK
TI
6
Ketatausahaan
TU
7
Kerumahtanggaan
RT
8
Keuangan
KU
9
Kepegawaian
KP
10
Kemahasiswaan `
KM
11
MoU, Kontrak, Kerjasama
KS
12
Perencanaan dan Program
PR
13
Perlengkapan
LK
14
Pengawasan
WS
15
Penelitian
PN
16
Pengabdian Kepada Masyarakat
PM
17
Tata Pamong Perguruan Tinggi
DT
◦ Dalam pengklasifikasian dokumen dibagi menjadi tiga tingkatan yaitu: 1. Fungsi (pokok masalah/primer) 2. Kegiatan (sub masalah/sekunder) 3. Transaksi (sub-sub masalah/tersier) ◦ Fungsi (Pokok Masalah) adalah bentuk penyebaran urusan tertentu kepada unit kerja dan/atau satuan kerja dan menjadi pedoman untuk melakukan kegiatan sebagai tanggung jawabnya. ◦ Kegiatan (Sub masalah) adalah jenis-jenis aktivitas yang dilakukan untuk melaksanakan salah satu fungsi organisasi/instansi. ◦ Transaksi (Sub sub masalah) adalah kesepakatan para pihak dalam komunikasi kedinasan atas sesuatu obyek yang bersifat spesifik.
2
27/11/2016
Contoh : PP
PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN (Pokok Masalah) PP.00 Penerimaan Mahasiswa Baru (Sub Masalah) PP.00.00 Daya tampung mahasiswa (Sub-sub Masalah)
Perihal Substantif ◦ Adalah pokok masalah naskah dinas yang menyangkut fungsi dan tugas pokok unit kerja di UB sebagai lembaga pendidikan tinggi yang menyelenggarakan tugas tri dharma yang bersifat operasional.
1. Pendidikan dan Pengajaran (PP) 2. Kemahasiswaan (KM) 3. Penelitian (PN)
4. Pengabdian Masyarakat (PM) 5. Tata pamong perguruan Tinggi (DT)
3
27/11/2016
Perihal Fasilitatif Adalah pokok masalah naskah dinas yang berupa kegiatan penunjang untuk membantu memperlancar tugas pokok UB sebagai lembaga pendidikan tinggi yang
menyelenggarakan tugas tri dharma untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. (semua intansi pemerintah memiliki perihal fasilitatif yang sama)
1. Diklat Dosen dan Pegawai (DL)
7. Keuangan (KU)
2. Hubungan Masyarakat (HM)
8. Kepegawaian (KP)
3. Hukum dan Organisasi (HK)
9. MoU, Kontrak, Kerjasama (KS)
4. Informatika/SIM/TIK (TI)
10. Perencanaan dan Program (PR)
5. Ketatausahaan (TU)
11. Perlengkapan (LK)
6. Kerumahtanggaan (RT)
12. Pengawasan (WS)
Sub Masalah pada Perihal Substatntif Perguruan Tinggi
4
27/11/2016
PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN (PP) PP.00
Penerimaan Mahasiswa Baru
PP.01
Registrasi Mahasiswa
PP.02
Biaya Perkuliahan
PP.03
Kalender Akademik
PP.04
Diskripsi Dan Sajian Mata Kuliah
PP.05
Perkuliahan
PP.06
Kurikulum
PP.07
Program Studi (pembukaan prodi, akreditasi prodi)
PP.08
Evaluasi Mahasiswa (Ujian)
PP.09
Yudisium dan Kelulusan
PP.10
Dosen (pengajaran, pembimbingan, dosen PA, edom)
PP.11
Penunjang Pendidikan (Lab, Perpus, bengkel, dll)
PP.12
Ijazah dan Transkrip
PP.13
Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI)
PP.14
Alumni
PP.15
Data Akademik (kepakaran, lulusan terbaik)
PP.16
Data Mahasiswa (prestasi, nilai, biodata)
PP.17
Statistik Perguruan Tinggi
KEMAHASISWAAN (KM) KM.00
Lembaga kemahasiswaan
KM.01
Status mahasiswa
KM.02
Dispensasi tidak mengikuti kuliah
KM.03
Absensi/presensi kehadiran mahasiswa
KM.04
Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa (beasiswa, adm fasilitas mhs)
KM.05
Organisasi Mahasiswa (DMF/BEM/BEMFA/KPU/HMJ)
KM.06
Mahasiswa asing
KM.07
Himpunan Orangtua Mahasiswa (HOTMA)
KM.08
Kegiatan Mahasiswa
KM.09
Lomba Kegiatan Kemahasiswaan Lokal/Nasional/Internasional
KM.10
Kegiatan Seminar/Lokakarya/Pelatihan Kemahasiswaan
KM.11
Pengembangan seni, budaya dan olah raga
KM.12
Mahasiswa berprestasi
KM.13
Mahasiswa meninggal dunia
KM.14
Legalisasi Ijazah/Transkrip/Akta Mengajar
KM.15
Berkas Perorangan Mahasiswa
KM.16
Karya Siswa Mahasiswa
KM.17
WISUDA
5
27/11/2016
PENELITIAN, PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN (PN) PN.00 Program Penelitian PN.01 PN.02 PN.03 PN.04 PN.05 PN.06 PN.07 PN.08 PN.09 PN.10
Perencanaan Penelitian Pelaksanaan Penelitian (administrasi pelaksanaan, surat survey, dll) Penyebaran hasil penelitian Forum komunikasi penelitian dan pengembangan Data Statistik Penelitian Seminar, lokakarya, temukarya, Workshop Hasil Penelitian Sosialisasi dan desiminasi hasil penelitian, pengkajian dan pengembangan Jurnal Penelitian Data dan informasi penelitian Hasil penelitian dan pengembangan
PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT PM.00
Penyuluhan
PM.01
Bantuan Sosial
PM.02
Konsultansi
PM.03
Kuliah Kerja Nyata (KKN)
PM.04
Praktik Kerja Lapangan (PKL) / Magang
PM.05
Praktik Pengalaman Lapangan (PPL), Pemantapan Kemampuan Mengajar (PKM)
PM.06
Pengembangan IPTEK
TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI (DT) DT.00 Senat Akademik Tingkat Universitas dan Tingkat Fakultas DT.01 Dewan Guru Besar DT.03 Badan Penjamin Mutu Akademik DT.04 Audit Internal
6
27/11/2016
Sub masalah pada perihal Fasilitatif
Ketatausahaan (TU)
Terdiri dari persuratan dan kearsipan Persuratan TU.00.00 Surat tugas/perintah beserta lampirannya TU.00.01 Surat undangan TU.00.02 Pengumuman TU.00.03 Risalah/notulen rapat TU.00.04 Daftar nama/alamat kantor TU.00.05 Daftar nama/alamat pejabat TU.00.06 Ucapan terima kasih TU.00.07 Surat kuasa TU.00.08 Surat keterangan TU.00.09 Buku agenda surat masuk TU.00.10 Buku agenda surat keluar (surat dinas biasa) TU.00.11 Buku agenda surat keluar (surat dinas keputusan) TU.00.12 Buku Ekspedisi/pendistribusian surat TU.00.13 Data surat masuk dan surat keluar (surat dinas biasa/surat dinas keputusan)
7
27/11/2016
Kerumahtanggaan (RT) RT.00 Administrasi penggunaan fasilitas kantor, meliputi berkas tentang permintaan dan penggunaan ruang, gedung, kendaraan dan fasilitas kantor lainnya RT.01 Administrasi penggunaan/langganan peralatan telekomunikasi, meliputi: Telepon, Internet RT.02 Keamanan dan Ketertiban: RT.03 Administrasi pengelolaan parkir RT.04 Pemeliharaan gedung dan taman RT.05 Administrasi pakaian dinas pegawai, satuan pengamanan, petugas kesehatan dan pegawai lainnya RT.06 Kendaraan Dinas RT.07 Mekanikal dan Enginering RT.08 Administrasi Konsumsi dan Akomodasi RT.09 Perjalanan dinas RT.10 Pengurusan visa/paspor RT.11 Penerimaan tamu RT.12 Acara kedinasan (upacara, pelantikan, seremonial lainnya)
8
