KMO-PORTEFEUILLE Onze rijschool is erkend als opleidingsverstrekker bij de Vlaamse Overheid. Kleine en Middelgrote ondernemingen kunnen in dat geval genieten van 50 % steun op de in aanmerking komende kosten van de opleiding. Dit wil zeggen ALLE kosten van de opleiding (zowel theorie als praktijk) en de handleidingen, echter exclusief BTW. Het steunplafond per kalenderjaar bedraagt 2500 euro. De volledige procedure hiervoor (registratie, projectaanvraag en betaling) gebeurt elektronisch via de website www.kmo-portefeuille.be. Om deze subsidie aan te vragen, heeft u ons erkenningsnummer nodig : VOOR OPLEIDING VIA BAERT ST. NIKLAAS : DV.O105253 VOOR OPLEIDING VIA VRG : DV.O105344 Nadat de inschrijving van uw kandidaat geregeld is, zullen wij u een factuur bezorgen voor alle kosten van de opleiding. U dient voor de subsidieaanvraag het nodige te doen door middel van uw elektronische identiteitskaart (hiervoor heeft u uiteraard wel een kaartlezer nodig) of via een Federaal Token (dit moet u eerst aanvragen op de Federale Portaalsite). Belangrijk : − Start tijdig uw procedure. Wij raden u aan om dit direct na inschrijving van uw kandidaat te regelen. De projectaanvraag moet ingediend zijn ten laatste 14 kalenderdagen na aanvang van de opleiding en het aanvragen van het Federaal Token neemt de nodige tijd in beslag. !!! Wij mogen geen aanvraag meer goedkeuren die geregeld wordt meer dan 14 dagen nadat de opleiding gestart is. − Het aan te vragen bedrag moet exclusief BTW zijn. Anders moeten wij de aanvraag weigeren. − Nadat wij uw projectaanvraag goedgekeurd hebben, zal u van Sodexho bericht ontvangen dat u 50 % van het nettobedrag aan hen dient te storten. Hiervoor krijgt u dertig kalenderdagen de tijd. Uw projectaanvraag wordt automatisch geannuleerd door Sodexho bij niet betaling. 1 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
STAP 1 Registratie van de firma
U maakt voor de eerste maal gebruik van het KMO-portefeuille. U dient dan eerst de registratie te starten.
Indien u al geregistreerd bent, ga dan verder naar stap 2 op bladzijde 36.
2 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Surf naar de website www.kmo-portefeuille.be !!! De website www.kmo-portefeuille is nog maar pas aangemaakt. In het begin is het mogelijk dat er nog zich nog problemen voordoen. In dat geval kan u nog terecht via de oude website www.beaweb.be. Hou uw identiteitskaart (en uw SIS-kaart bij federaal token) bij de hand.
Klik op “Registreren”
3 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Klik op “Registreer als Applicatiegebruiker : toegang tot de steunmaatregelen”. U zal merken dat u op twee manieren verder kan gaan. Beide manieren worden op volgende bladzijden zo gedetailleerd mogelijk uitgelegd.
4 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
1ste manier : Klik op “Federaal Token”
2de manier : Klik op “Digitale Identiteitskaart”
5 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Zowel 1ste manier als 2de manier : U dient zich aan te melden door te klikken op de knop “Aanmelden”.
Aanmelden via digitale identiteitskaart : ga verder naar bladzijde 24. 6 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Verdere stappen voor aanvraag via Federaal Token.
Indien u al in het bezit bent van een federaal token, dan kan u uw gebruikersnaam en wachtwoord rechtstreeks ingeven. U mag dan de volgende stappen overslaan en onmiddellijk verder gaan naar bladzijde 22. Zo niet, dan dient u te klikken op de link “Ik heb geen gebruikersnaam/paswoord”.
7 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
U zal daarna via de lijst met veelvuldig gestelde vragen de mogelijkheid hebben om u te laten inschrijven. Klik daarvoor op de link “Zich inschrijven”.
8 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
U krijgt bovenstaand scherm met een woordje uitleg. Scroll naar beneden en klik op “Doorgaan”.
9 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
U dient uw Rijksregisternummer, uw identiteitskaartnummer en uw SIS-kaartnummer in te voeren. Klik daarna op “Volgende”.
10 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Voer uw Gebruikersnaam in. Hiervoor mag u een combinatie maken van letters, cijfers en de karakters “- _ .”. Gebruik van spaties is niet mogelijk. Het paswoord op zijn beurt MOET dan weer zowel letters als cijfers bevatten en moet minstens acht en maximum vijftien karakters lang zijn. Klik daarna op “Inschrijven”. !!! Noteer uw gebruikersnaam en paswoord en bewaar deze gegevens op een veilige plaats.
11 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Nu bent u ingeschreven op de Federale Portaalsite en kan u het token aanvragen. Klik hiervoor op “Een token aanvragen”.
12 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Vul uw e-mailadres in en bevestig dit nogmaals door het opnieuw in te vullen. Klik op “Verzenden”.
13 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
U zal nu onmiddellijk een e-mail ontvangen met een URL-link. In sommige gevallen kan het gebeuren dat deze URL-link per brief naar uw persoonlijk adres opgestuurd wordt.
14 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Klik op deze link of kopieer hem naar het adresveld van uw browser.
15 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
U kan nu uw token effectief aanvragen. Vul hiervoor uw paswoord in en klik op de optie “Doorgaan”.
16 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
U krijgt de melding dat de aanvraag verzonden is en dat het token zal opgestuurd worden naar uw officieel adres.
17 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Nadat u uw token ontvangen heeft, kan de registratie verder gezet worden.
Log opnieuw in op de website www.kmo-portefeuille.be (of www.beaweb.be) en klik op “Aanmelden”.
18 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Klik nogmaals op “Aanmelden”.
19 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Klik op “Federaal Token”.
20 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Klik op “Aanmelden”.
21 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Geef uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op “Login”.
22 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Geef nu de gevraagde code (token) in en klik op “Verzenden”. Ga door naar bladzijde 26.
23 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Verdere stappen via elektronische identiteitskaart.
Selecteer uw digitaal certificaat en klik op OK.
24 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Geef uw PIN-code in en klik op OK.
25 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Onderstaande informatie is nuttig voor zowel de werkwijze via identiteitskaart als via Federaal Token.
Vul alle gegevens in en klik op “Registreren”.
26 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Klik op “Aanmelden”.
27 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Klik nu op “Aanmelden als onderneming”.
28 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Registreer uw nieuwe onderneming door op “klik hier” te klikken.
29 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Kies, vul eventueel het ondernemingsnummer in en klik op “Registreer”.
30 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Controleer de gegevens en klik op “Registreer”.
31 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Kies en klik op “Bevestig”.
32 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Naar het mailadres of per post zal er een melding bezorgd worden met een activatie-URL.
33 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
U heeft de activatie-URL ontvangen.
Klik op de activatie-URL of kopieer deze naar het adresveld.
34 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
U krijgt nu bovenstaande melding. De registratie is rond.
35 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
STAP 2 PROJECTAANVRAAG INDIENEN
36 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Klik op “Aanmelden als onderneming”.
37 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
U krijgt nu een lijst met ondernemingen waarvoor u de aanvraag mag uitvoeren. Kies en klik op “Aanmelden”.
38 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Zet de cursor op “kmo-portefeuille” in de linkerkolom.
39 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Klik nu in het ondertussen grijs geworden vak.
40 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Eindelijk kunnen de subsidies aangevraagd worden.
Klik op “Vraag hier uw subsidie aan”.
41 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Vul de startdatum van de onderneming in en het rekeningnummer OF Bic en Iban. Klik op “Bewaar”. Dit scherm wordt niet altijd weergegeven. Het is best mogelijk dat u direct op het volgende scherm komt.
42 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Wijzig eventueel en klik op “Bevestig”.
43 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
U krijgt een overzicht van uw portefeuille. Klik nu op “Ga verder”.
44 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Klik op “Klik hier voor een nieuw project”.
45 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Geef u NACE-BEL code in en klik op “Ga verder”. Nu wordt er gecontroleerd of uw activiteit in aanmerking komt voor een subsidieaanvraag.
46 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Duid “opleiding” aan en klik op “Ga verder”.
47 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Geef nu onze erkenningsnummer in : DV.O105253 (Baert St. Niklaas) of DV.O105344 (VRG) en klik op “Ga verder”.
48 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Bevestig de dienstverlener door op “Ga verder” te klikken.
49 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Klik aan wanneer de prestaties gestart zijn, geef de datum van inschrijving in, het bedrag van de opleiding (exclusief BTW) en een omschrijving van de opleiding. Ook het “Soort dienstverlening” moet u aanduiden. Klik op “Ga verder”.
50 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
U zal een berekening op het scherm zien, die u kan bevestigen door op “Ga verder” te klikken.
51 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Er wordt u nu nogmaals een bevestiging gevraagd. Klik op “Ga verder”.
52 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Lees de Verklaring op eer, vink onderaan uw akkoord aan en klik op “Akkoord”.
53 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Uw projectaanvraag is ingediend. Wij zullen als opleidingsverstrekker nu een mail ontvangen met de boodschap dat er een projectaanvraag is voor ons. Deze moeten we goedkeuren (of eventueel weigeren). Een weigering gebeurt alleen wanneer het aangevraagde bedrag inclusief BTW is of wanneer de opleiding reeds te lang geleden gestart is.
54 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Na onze goedkeuring zal er een mail gestuurd worden vanuit
[email protected] naar u met de vraag om uw bijdrage (50 % van nettobedrag) te storten op hun rekening binnen de dertig kalenderdagen.
55 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
STAP 3 FACTUUR BETALEN
56 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Nadat u uw bijdrage gestort heeft op de rekening van Sodexho zullen zij het volledige nettobedrag (uw 50 % en hun bijdrage van 50 %) plaatsen in uw elektronische portefeuille. U zal enkele dagen na de betaling een bevestiging van hen ontvangen met de melding dat u de facturen van de dienstlener nu kan betalen.
57 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Ga hiervoor opnieuw naar de website www.kmo-portefeuille.be.
Klik op “Aanmelden”.
58 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Klik opnieuw op “Aanmelden”.
59 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Kies “Federaal Token” of “Digitale Identiteitskaart”.
60 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Klik op “Aanmelden”.
61 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord of uw PIN-code.
62 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Geef de gevraagde code (enkel voor Federaal Token).
63 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Klik op “Aanmelden als onderneming”.
64 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Selecteer de onderneming en klik op “Aanmelden”.
65 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Klik op “kmo-portefeuille” in de linkerkolom.
66 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Klik op “Vraag hier uw subsidie aan”.
67 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Wijzig eventueel en “Bevestig”.
68 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
U krijgt nu een overzicht van de projecten in portefeuille. Klik op “betalen” en u zal een betalingsformulier op het scherm krijgen.
69 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Vul zowel bij “bedrag” als bij “factuurbedrag” het volledige nettobedrag van de factuur in. !!! U dient steeds tot twee cijfers na de komma in te vullen. Bijvoorbeeld : 100,00 Vul de factuurnummer in bij “factuurreferentie” (is verplicht). Facultatief kan u ook een “vrije mededeling” invullen. Klik op “Betaal”.
70 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Controleer en klik op “Ja”.
71 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
Op die moment zal het volledige nettobedrag ons overgemaakt worden vanuit uw elektronische portefeuille. Zowel u als wij zullen hiervan vrijwel onmiddellijk een mail ontvangen en ongeveer acht dagen later wordt dit bedrag op onze rekening gestort door Sodexho.
72 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
U kan nu uitloggen via “Volledig afmelden”.
73 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
NIET VERGETEN !!!!!
Om uiteindelijk de procedure te beëindigen, dient u het resterende BTW-bedrag nog over te schrijven op onze rekening. Dit rekeningnummer kan u terugvinden bovenaan op onze factuur. Noteer bij de mededeling de factuurnummer, a.u.b.
74 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
STAP 4 BOEKHOUDKUNDIGE VERWERKING
75 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
De betaling aan Sodexho Pass (50% van het nettobedrag) moet op “leverancier Baert of VRG” geboekt worden (zie boeking 2). Het BTW-bedrag moet uw firma rechtstreeks aan de opleidingsverstrekker (Baert of VRG) betalen (zie boeking 3). Tenslotte heeft men nog 50 % van het nettobedrag over. Dit bedrag is een opbrengst voor uw firma en wordt via een diverse post op rekening 74 . . . . subsidies geboekt (zie boeking 4).
Onderstaand voorbeeld zal u misschien meer duidelijkheid geven. Firma Probemo heeft voor een nettobedrag van 100 euro subsidies aangevraagd. De opleidingsverstrekker is rijschool Baert. Het totale bedrag van de factuur is 121 euro (BTW inclusief).
Boekingen D 1.
6 . . . . . onkost 4 . . . . . aftrekbare btw @ Leverancier Baert
C
100,00 21,00 121,00
Boeking aankoopfactuur 2.
Leverancier Baert
50,00 @ Bank
50,00
Betaling 50 % nettobedrag aan Sodexho 3.
Leverancier Baert
21,00 @ Bank
21,00
Betaling BTW bedrag aan Baert 4.
Leverancier Baert
50,00 @ 74 . . . . Subsidies
50 % van het nettobedrag
76 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
50,00
Veel succes met uw aanvraag. Laat u zeker niet afschrikken door deze omslachtige procedure. Ook wanneer u foutmeldingen krijgt, blijf zeker verder proberen. Indien er zich toch problemen zouden voordoen, kan u hulp vragen op volgende noodnummers : Vlaamse Overheid Tel. : BEL GRATIS : 1700 Fax : 02/553.37.88 Rijscholen Baert en VRG Tel. : 03/780.30.30
77 VAB-Rijschool – Versie van 13 januari 2009
