Kluwer Salarisadministratie Inhoudsopgave

Kluwer Salarisadministratie Handleiding 2008

Kluwer Salarisadministratie 2008 Inhoudsopgave 1 2 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 3 4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.5 4.6 4.7 5 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.5.1 6.5.2 6.6 6.7 7

Inleiding Kluwer Salarisadministratie installeren en verwijderen Minimale systeemvereisten Kluwer Salarisadministratie installeren Een nieuwe installatie uitvoeren Locatie van de programmabestanden Salarisadministratie verwijderen Over Kluwer Salarisadministratie Werken met Kluwer Salarisadministratie Kluwer Salarisadministratie starten en afsluiten Starten en afsluiten Wachtwoord instellen (toegangsbeveiliging) Back-up Kluwer Salarisadministratie Back-up op een harde schijf Back-up op diskette(s) Het venster van Kluwer Salarisadministratie Navigatie Muisbesturing Het toetsenbord gebruiken in plaats van de muis De verkennermodule Dialoogvensters en selectieschermen Online Help Kluwer Salarisadministratie Gebruikersinstellingen Aanleggen van een loonadministratie Stap 1. Bestudeer de gebruiksdocumentatie Stap 2. Voer de gegevens van de licentiehouder in Stamgegevens licentiehouder Notities Stap 3. Voer de basisgegevens in Stap 4. Voer de werkgeversgegevens in Stamgegevens werkgever Looncomponenten werkgever Pensioen/Vut Stap 5. Voer de werknemersgegevens in Stamgegevens werknemer Vaste periodegegevens werknemer Periodegegevens werknemer Periodeverwerking Stap 1. Voer periodegegevens in Stap 2. Voer de loonberekening uit Stap 3. Druk overzichten af ter controle Stap 4. Maak een back-up Stap 5. Sluit de periode af Afgesloten perioden werknemer Terugboeken van afgesloten periode(n) Aangifte loonheffingen Cumulatieven Jaaropgaaf aan werknemer -1-

3 4 4 4 4 5 5 6 8 8 8 8 9 10 10 11 13 14 14 15 16 18 19 21 21 21 22 22 22 24 24 26 27 29 29 30 32 34 34 36 38 39 39 40 40 41 43 44

Kluwer Salarisadministratie 2008 8 9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.4.1 9.4.2 9.4.3 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.9.1 9.9.2 9.10 9.11 9.12 1 2

Overzichten Speciale onderwerpen Overzicht basislooncomponenten Deeltijdfactor afdrachtverminderingen LB Nettoloonafspraak Vakantiegeld Vakantiegeld reserveren Opgebouwd / correctie vakantiegeld Uitbetalen vakantiegeld Percentage bijzonder tarief Afdrachtverminderingen loonbelasting Artiesten en beroepssporters Wijzigingen in sectorgegevens Journaalposten Definitie grootboekrekeningnummers Koppeling grootboekrekeningnummers Eerstedagsmelding (EDM) Wizards Verwijderen werknemers uit dienst Alfabetisch register Colofon

-2-

45 49 49 50 50 51 51 52 52 53 53 54 54 54 55 55 57 57 58 60 66

Kluwer Salarisadministratie 2008

1

Inleiding De gebruiksdocumentatie van het programma Kluwer Salarisadministratie bestaat uit drie delen: deze handleiding, met daarin een toelichting op de inhoudelijke werking van het programma Kluwer Salarisadministratie; Kluwer Salarisadministratie Help (Online Help), een onderdeel van het programma waarin u op verschillende manieren help kunt opvragen over een bepaald onderwerp, een functie of een specifiek onderdeel van Kluwer Salarisadministratie; indien nodig, gebruiksdocumentatie op schijf.

Doel van deze handleiding In deze handleiding voor Kluwer Salarisadministratie, vindt u alle informatie die u nodig hebt om zo snel mogelijk met dit programma aan de slag te gaan. U leert hoe u het programma installeert, onderhoudt en gebruikt. Niet alle functies van Kluwer Salarisadministratie worden hierin beschreven, maar u vindt wel alle informatie om met het programma een loonadministratie op te zetten en te voeren. Wij raden u sterk aan deze handleiding eerst zorgvuldig te lezen voordat u Kluwer Salarisadministratie in gebruik neemt.

Online Help Kluwer Salarisadministratie Als u een vraag hebt over een specifiek onderwerp of functie van Kluwer Salarisadministratie kunt u het online helpsysteem Kluwer Salarisadministratie Help raadplegen. Dit helpsysteem wordt in hoofdstuk 4.6 beschreven.

Gebruiksdocumentatie op cd-rom De gebruiksdocumentatie op cd-rom bestaat uit één of meer leesmij of Nidv (Nieuw in deze versie) documenten die aanvullingen bevatten op de gedrukte handleiding en Kluwer Salarisadministratie Help. Deze tekstbestanden kunt u met behulp van een editor of tekstverwerker openen en eventueel afdrukken. Raadpleeg, indien aanwezig, altijd deze leesmij of Nidv documenten, zij bevatten de meest recente informatie, die nog niet beschikbaar was toen deze handleiding en Kluwer Salarisadministratie Help werden geschreven.

-3-


2

Kluwer Salarisadministratie installeren en verwijderen In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u Kluwer Salarisadministratie op een standalone computer of op een werkstation in een netwerk installeert. Ook wordt het deïnstalleren (verwijderen) van het programma beschreven. Controleer voordat u met de installatie begint of uw computer voldoet aan de systeemvereisten en raadpleeg eventuele leesmij of Nidv documenten voor tips over de installatie die nog niet beschikbaar waren bij het drukken van deze handleiding. Leest u ook nauwkeurig de informatie die tijdens de installatie van het programma op het scherm wordt getoond.

2.1 Minimale systeemvereisten Als u Kluwer Salarisadministratie wilt gebruiken, moet uw computersysteem aan de volgende minimale technische eisen voldoen: pc met 600 Mhz processor; Windows 98/ME/NT 4.0/2000/XP met meest recente Service Packs; tenminste 32 Mb intern RAM-geheugen (64 MB wordt aanbevolen); een vaste schijf met minimaal 30 MB vrije schijfruimte; een cd-rom-speler; internetaansluiting en Internet Explorer 5.0 of hoger voor service en ondersteuning.

2.2 Kluwer Salarisadministratie installeren Met behulp van een Setup Wizard installeert u Kluwer Salarisadministratie op uw computersysteem. Dit programma controleert uw systeem en stelt een aantal vragen over de manier waarop u Kluwer Salarisadministratie wilt installeren. Wanneer Kluwer Salarisadministratie voor de eerste keer op een computersysteem wordt geïnstalleerd, is er sprake van een nieuwe installatie en doorloopt u een andere procedure dan wanneer u een update installeert.

Meerdere jaargangen installeren Bij een nieuwe installatie worden de reeds op uw computersysteem aanwezige jaargangen van Kluwer Salarisadministratie niet overschreven. Iedere jaargang wordt in een aparte map geïnstalleerd. Hierdoor kunt u tegelijkertijd meerdere jaargangen van Kluwer Salarisadministratie op uw systeem draaien.

2.2.1 Een nieuwe installatie uitvoeren ►

Kluwer Salarisadministratie nieuw installeren 1. Sluit alle programma's, waaronder ook eventuele antivirusprogramma’s. 2. Plaats de cd-rom in de cd-rom-speler. Als de cd-rom automatisch start gaat u verder met stap 5. 3. Als de cd-rom niet automatisch start klikt u op de knop Start en vervolgens op Uitvoeren… (Run…). Het dialoogvenster Uitvoeren wordt weergegeven.

-4-

Kluwer Salarisadministratie 2008 4. Typ in het vak Openen (Open) de tekst D:AUTORUN en klik op Ok. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat uw cd-rom-speler drive D is. De cd-rom wordt gestart. 5. Lees de informatie in de vervolgende schermen nauwkeurig, wijzig eventuele standaardinstellingen en voltooi de installatie.

2.2.2 Locatie van de programmabestanden Bij een standaardinstallatie (accepteer alle standaard opties en instellingen) op een stand-alone computer worden de programmabestanden van Kluwer Salarisadministratie altijd in de map ‘C:\Program Files\Kluwer Salarisadministratie xxxx’ op de harde schijf geïnstalleerd (xxxx = de jaargang). De programmabestanden van Kluwer Salarisadministratie 2008 worden dus bij een standaardinstallatie opgeslagen in de map ‘C:\Program Files\Kluwer Praktijksoftware\Kluwer Salarisadministratie 2008’. Deze map wordt door het installatieprogramma aangemaakt. U kunt ervoor kiezen om alle programmabestanden op een andere dan de voorgestelde standaardlocatie te installeren (bijvoorbeeld in een map op het netwerk). Klik tijdens de installatie in het scherm ‘Kies installatie locatie’ op de knop Bladeren om de gewenste map op te geven. Als de opgegeven map niet bestaat wordt deze door het installatieprogramma aangemaakt. Na opgave van de installatiemap wordt u in het volgende dialoogscherm gevraagd om het programma te installeren. Na voltooien van de installatie kunt u via het Windows Startmenu Æ Programma’s Æ Salarisadministratie 2008 het programma starten. De snelkoppelingen naar de hulpprogramma’s voor Kluwer Salarisadministratie 2008 worden in de groep Salarisadministratie 2008 hulpprogramma’s ondergebracht. Het back-upprogramma opent u via Start Æ Programma’s Æ Salarisadministratie 2008 hulpprogramma’s Æ Salarisadministratie 2008 back-up.

2.2.3 Salarisadministratie verwijderen U kunt Salarisadministratie verwijderen door in Windows de opdracht voor het verwijderen van programma’s uit te voeren. Raadpleeg voor de juiste werkwijze de handleiding bij de op uw computer geïnstalleerde versie van Windows.

-5-


3

Over Kluwer Salarisadministratie Het is niet mogelijk de programmatuur van Kluwer Salarisadministratie zelfstandig te wijzigen. Tevens wordt afgeraden de structuur van de databases aan te passen of een databasetabellen te verwijderen, daar anders niet voor de correcte werking van het huidige programma of latere versies kan worden ingestaan. Met Kluwer Salarisadministratie bent u in staat geheel geautomatiseerd voor meerdere werkgevers een volledige loonadministratie te voeren voor een bepaald kalenderjaar. Dat maakt dit pakket ook bijzonder geschikt voor gebruik door administratiekantoren of snel groeiende bedrijven. Het kalenderjaar waarvoor het programma geldt staat op de cd-rom vermeld. Kluwer Salarisadministratie berekent en bewaart zowel de gegevens voor de betreffende loonperiode als de gecumuleerde loongegevens automatisch voor u. U kunt voor meerdere werkgevers de wettelijk verplichte loonstaat per werknemer automatisch bijhouden en tevens vele extra overzichten maken zoals loonstroken, betaalopdrachten naar de bank, de aangifte loonbelasting, afdrachtverminderingen, premieoverzichten ten behoeve van de Belastingdienst en UWV, loonkosten werkgever en de journaalposten. Enkele belangrijke kenmerken van Kluwer Salarisadministratie zijn: verwerking van onbeperkt aantal werkgevers en werknemers; een overzichtelijke programmastructuur en gebruikersvriendelijk door toepassing van een verkennermodule waardoor snel toegang verkregen wordt tot de opgeslagen gegevens; 'wizards' maken het mogelijk om regelmatig terugkerende werkzaamheden, zoals het aanmaken van periodegegevens en het doorboeken van stamgegevens, versneld uit te kunnen voeren; optimale taakafhandeling: door de logische programmastructuur volgt u steeds de optimale weg van de invoer van gegevens naar de uitvoer van gewenste informatie volwaardige 32-bit applicatie, werkend onder Windows 9x, Windows2000, NT en XP; ongekende mogelijkheden tot vooruitwerken: in één keer meerdere perioden in het jaar verwerken; eventuele correcties kunnen achteraf eenvoudig worden aangebracht; dynamische cumulatieven (selectie perioden voor berekening cumulatieven) berekening van de werkgeverslasten tot op de cent nauwkeurig; verwerking van alle uitvoeringsinstellingen en risicogroepen zo min mogelijk hinder van waarschuwingen en/of fouten: probleemsituaties blokkeren niet de verwerking (zoals een loonberekening): u kunt snel zien welke werknemers wel en niet zijn berekend; onbeperkte mogelijkheden voor samenstelling en toepassing van looncomponenten, cao- of bedrijfstakregelingen (zoals pensioen /vut); onbeperkt aantal looncomponenten per werkgever (o.a. verloning van overuren vindt plaats met een looncomponent waarbij u kunt opgeven: aantal overuren, bruto uurloon overwerk of toeslag % op vast bruto uurloon, bijzonder tarief of normaal tarief toepassen en looncomponent als % van het vast overeengekomen brutoloon); toepassen 30% regeling voor buitenlandse werknemers; bijtelling privégebruik (bestel)auto van de zaak; -6-


berekening binnenlandse en buitenlandse artiesten; toepassen (keuze) voordeelregel bij samenloop bijzondere beloning en tijdvakloon; pro forma berekening; periodeverwerking per werkgever; notitiefaciliteit (met signaaldatum) in de diverse onderdelen voor het vastleggen van aandachtspunten; vastleggen en afdrukken loonstaat; aangifte loonheffingen via BAPI-XML; toepassing afdrachtverminderingen loonbelasting; salarisbetalingen per betaaldiskette in ClieOp 03 formaat; eindejaarsprogrammatuur voor het verwerken van jaaropgaven aan werknemers; journaalposten met exportmogelijkheid in txt-formaat naar bestand ; uitgebreide help en helpdesk, ook via Internet.

-7-


4

Werken met Kluwer Salarisadministratie In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u Kluwer Salarisadministratie start en afsluit en hoe u in het programma navigeert om de taken uit te voeren. Bovendien wordt uitgelegd hoe u een back-up (reserve kopie van de gegevensbestanden) van uw loonadministratie maakt en hoe u andere beheerstaken uitvoert. Verondersteld wordt dat u de basistechnieken voor Windows beheerst.

4.1 Kluwer Salarisadministratie starten en afsluiten 4.1.1 Starten en afsluiten ►

Kluwer Salarisadministratie starten 1. Klik op de knop Start en wijs Programma’s aan. Het menu programma’s wordt weergegeven. 2. Wijs de programmagroep aan die Kluwer Salarisadministratie bevat en klik vervolgens op Kluwer Salarisadministratie. Bij de installatie heeft u de programmamap opgegeven waarin Kluwer Salarisadministratie werd geïnstalleerd.

►

Kluwer Salarisadministratie afsluiten Klik op de knop Sluiten in de rechterbovenhoek van het programmavenster -OfKlik in het menu Bestand op Afsluiten.

4.1.2 Wachtwoord instellen (toegangsbeveiliging) Telkens wanneer u Kluwer Salarisadministratie start verschijnt het dialoogvenster Toegangsbeveiliging, waarin iedere gebruiker zich moet aanmelden. U typt een gebruikersnaam en een wachtwoord in de daarvoor bestemde invoervakken en klikt op OK. Indien u geautoriseerd bent kunt u met Kluwer Salarisadministratie aan de slag. Zowel gebruikersnaam als wachtwoord zijn standaard ingesteld op Systeem (let op hoofdletter S).

Beheer toegangsbeveiliging Via menu Bestand optie Wachtwoord instellen opent u het mutatiescherm Toegangsbeveiliging waarin u de rechten van de gebruikers regelt. Indien u als gebruiker "Systeem" (beheerder) inlogt kunt u alle gegevens muteren. U kunt gebruikers toevoegen, verwijderen en inlogcodes en rechten van bestaande gebruikers wijzigen. In het grid onder in het scherm worden de bestaande gebruikers getoond. Als de optie ‘Alles muteren’ bij u niet is aangevinkt heeft u geen beheerrechten en worden alleen uw inloggegevens getoond. Deze kunt u wijzigen. ►

Een nieuwe gebruiker toevoegen 1. Klik in het menu Bestand op Wachtwoord instellen . Het dialoogvenster Wachtwoord instellen wordt weergegeven.

-8-

Kluwer Salarisadministratie 2008 2. Klik op de knop Nieuw en typ in het vak Gebruiker de naam van de nieuwe gebruiker en in het vak Wachtwoord het wachtwoord van deze gebruiker. 3. Klik op Toepassen om de gegevens van de nieuwe gebruiker op te slaan en verder te gaan met het beheer. -OfKlik op OK om de gegevens van de nieuwe gebruiker op te slaan en het venster Toegangsbeveiliging te sluiten. ►

Wachtwoord en gebruikersnaam wijzigen 1. Klik in het menu Bestand op Wachtwoord instellen. Het dialoogvenster Wachtwoord instellen wordt weergegeven. 2. Selecteer in het grid de gebruiker en wijzig het wachtwoord en/of de gebruikersnaam boven in het venster. 3. Klik op Toepassen om de gewijzigde gegevens op te slaan en verder te gaan met het beheer. -OfKlik op OK om de gewijzigde gegevens op te slaan en het beheer van de toegangsbeveiliging af te sluiten.

► 1. 2. 3.

4.

Een gebruiker verwijderen Klik in het menu Bestand op Wachtwoord instellen. Het dialoogvenster Wachtwoord instellen wordt weergegeven. Selecteer in het grid de gebruiker en klik op de knop Verwijderen. Het venster voor de bevestiging van de verwijdering wordt weergegeven. Klik op Ja om de verwijdering te bevestigen en verder te gaan met het beheer. -OfKlik op Nee of Annuleren om de verwijdering te annuleren en verder te gaan met het beheer. Klik op OK om de gewijzigde gegevens op te slaan en het beheer van de toegangsbeveiliging af te sluiten.

4.2 Back-up Kluwer Salarisadministratie Aanbevolen wordt om regelmatig een back-up (reserve kopie) van de gegevensbestanden van uw salarisadministratie te maken. Zo kunt u, indien noodzakelijk, een oude situatie herstellen wanneer door één of andere oorzaak gegevens verloren zijn gegaan. De gegevensbestanden van uw administratie bevinden zich na een standaardinstallatie in de map (directory): C:/Program Files/Kluwer Salarisadministratie xxxx/Data. In noodgevallen kunt u, voor behoud van uw loonadministratie, de map Data veiligstellen. Met het hulpprogramma Salarisadministratie xxxx Backup kunt u een back-up maken van uw administratie in een bepaald jaar of een eerder in dat jaar gemaakte back-up terugzetten. Deze module bevindt zich bij een standaard installatie ook in de programmagroep Salarisadministratie xxx hulpprogramma’s. ‘xxxx’ staat voor het jaartal van de versie. U kunt een back-up maken op een harde schijf of op diskette(s).

-9-

Kluwer Salarisadministratie 2008 Let op! U moet altijd eerst het betreffende programma Kluwer Salarisadministratie afsluiten voordat u het back-upprogramma start.

4.2.1 Back-up op een harde schijf ►

Maken van een back-up op een harde schijf 1. Klik op de knop Start en wijs aan Programma’s ÆKluwer Salarisadministratie xxxx en klik op Salarisadministratie xxxx Backup. Het venster Kluwer Salarisadministratie Back-up wordt weergegeven. In dit venster wordt de map met back-ups getoond en een lijst met eerder gemaakte back-ups met de bestandsnamen in verschillende kleuren: groen = back-up gemaakt met Kluwer Salarisadministratie 2005; geel = back-up gemaakt met Kluwer Salarisadministratie uit een voorgaand jaar; rood = geen bruikbare back-up voor Kluwer Salarisadministratie. Is een zipbestand dat met een ander programma gemaak is. 2. Klik in het menu Bestand op Back-up maken. Het dialoogvenster Opslaan als wordt weergegeven. 3. Selecteer een map in het vak Opslaan in en klik op de knop Opslaan indien u de voorgestelde bestandsnaam accepteert. -OfVervang of wijzig de voorgestelde bestandsnaam en klik vervolgens op de knop Opslaan om de back-up op te slaan.

►

Terugzetten van een back-up vanaf de harde schijf Nadat u Kluwer Salarisadministratie back-up hebt gestart kunt u op twee manieren een back-up terugzetten: (A) Indien de gewenste map met back-ups wordt getoond: 1. Selecteer de back-up in de lijst met gemaakte back-ups en kies in het menu Bestand de optie Backup uit lijst terugzetten. (B)

Indien de gewenste map met back-ups niet wordt getoond: 1. Klik in het menu Bestand op Backup terugzetten. Het dialoogvenster Openen wordt weergegeven. 2. Selecteer de gewenste map met back-ups in het vak Zoeken in: . Een lijst met back-ups wordt getoond. 3. Selecteer de gewenste back-up en klik op Openen om de back-up terug te zetten.

4.2.2 Back-up op diskette(s) ►

Maken van een back-up op diskette(s) 1. Klik op de knop Start en wijs Programma’s aan. Het menu programma’s wordt weergegeven. 2. Wijs de groep Kluwer Salarisadministratie xxxx en klik op Salarisadministratie xxxx Backup. - 10 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 Het venster Kluwer Salarisadministratie Back-up wordt weergegeven. In dit venster wordt het pad van de map met back-ups getoond en een lijst met eerder gemaakte back-ups. 3. Klik in het menu Bestand op Back-up maken. Het dialoogvenster Opslaan als wordt weergegeven. 4. Selecteer in het vak Opslaan in diskettestation (A:) en klik op de knop Opslaan indien u de voorgestelde bestandsnaam accepteert of wijzig de voorgestelde bestandsnaam en klik vervolgens op de knop Opslaan om de back-up op te slaan. U wordt nu gevraagd of u de optie voor meerdere diskettes wilt gebruiken. 5. Kies Nee indien u zeker weet of het back-up bestand niet groter wordt dan 1.4 MB. -OfKies Ja om de back-up, indien deze groter wordt dan 1.4 MB, op meerdere diskettes op te slaan. Opmerking: Kies Ja als u niet weet hoe groot het bestand wordt. Als dat niet groter wordt dan 1.4 MB heeft u slechts 1 HD diskette nodig. In het andere geval wordt u gevraagd de volgende diskette(s) in het station te plaatsen. ►

Terugzetten van een back-up op diskette(s) Plaats diskette nummer 1 van de back-up in het diskettestation en start het hulpprogramma Salarisadministratie xxxx Backup. U kunt nu op twee manieren een back-up terugzetten: (A) Indien de diskette met back-ups wordt getoond: 1. Selecteer de back-up in de lijst met gemaakte back-ups en kies in het menu Bestand de optie Backup uit lijst terugzetten. (B)

Indien niet de diskette map met back-ups wordt getoond: 1. Klik in het menu Bestand op Backup terugzetten. Het dialoogvenster Openen wordt weergegeven. 2. Selecteer diskettestation (A:) in het vak Zoeken in: . Een lijst met back-ups wordt getoond. 3. Selecteer de gewenste back-up en klik op Openen om de back-up terug te zetten.

4.3 Het venster van Kluwer Salarisadministratie Na opstarten van Kluwer Salarisadministratie wordt het venster Kluwer Salarisadministratie geopend. Dit venster is ruwweg opgebouwd uit de volgende delen: bovenste gedeelte: hierin bevinden zich de menubalk en de knoppenbalk; linkergedeelte: hierin bevindt zich het venster Index met de knop Opties, de verkennermodule en het schakelpaneel; rechtergedeelte: hierin worden de invoerschermen, selectieschermen en dialoogvensters van Kluwer Salarisadministratie weergeven; onderste gedeelte: hierin bevindt zich de statusbalk.

- 11 -


De menubalk Met behulp van opdrachten en functies in de menu’s voert u de taken uit in Kluwer Salarisadministratie. U kunt de muis en het toetsenbord gebruiken om deze opdrachten uit te voeren.

De werkbalk (knoppenbalk) Via de opdrachtknoppen op de werkbalk hebt u snel toegang tot enkele belangrijke functies in Kluwer Salarisadministratie. Deze opdrachten en functies kunt u ook via de menu’s in de menubalk uitvoeren en aanroepen. U moet een muis gebruiken om werkbalkknoppen te bedienen. Plaats de muisaanwijzer boven een knop voor informatie over de functie van die knop.

Het venster Index Het venster Index is opgebouwd uit drie delen: de knop Opties, de Verkennermodule en het Schakelpaneel.

Opties Via de knop Opties kunt u de werkgevers en werknemers op verschillende manieren in de verkennermodule sorteren. Door middel van een keuzelijst sorteert u de werkgevers op naam of woonplaats en de werknemers op naam, nummer of woonplaats. Bij het maken van overzichten wordt de sortering zoals toegepast in de verkennermodule aangehouden.

Verkennermodule - 12 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 De verkennermodule is gebaseerd op Microsoft’s Windows Verkenner en is een grafische gebruikersinterface dat op een gestructureerde manier toegang verschaft tot de informatie in Kluwer Salarisadministratie. De verkennermodule geeft een hiërarchisch overzicht van de werkgevers en werknemers in de administratie.

Schakelpaneel Onder het venster van de verkennermodule vindt u een soort schakelpaneel waarmee u de verschillende onderdelen van Kluwer Salarisadministratie snel kunt openen om gegevens te muteren of taken uit te voeren. Afhankelijk van de selectie in de verkennermodule kunt u via het schakelpaneel de onderdelen voor respectievelijk licentiehouder, werkgever en werknemer openen.

Formaat van het venster Index wijzigen Het formaat van het venster Index wijzigt u door de randen te verschuiven. De breedte van het venster stelt u in door de verticale randen naar rechts of links te verplaatsen. De hoogte van het venster stelt u in door de onderste rand naar boven of naar beneden te verplaatsen.

De statusbalk Onderin het hoofdscherm is een statusbalk aanwezig. Op deze statusbalk worden berichten aan de gebruiker getoond.

Snelmenu’s Een snelmenu of contextmenu is een menu dat in het scherm in de voorgrond verschijnt als u met de rechtermuisknop op een object in de verkennermodule klikt. De samenstelling van het snelmenu wordt bepaald door de taken die uitgevoerd kunnen worden in het onderdeel waarop u klikt. Klikt u bijvoorbeeld met de rechtermuisknop op een werknemer dan verschijnt een snelmenu met opdrachten en functies voor het onderhoud van werknemersgegevens en de periodeverwerking.

4.4 Navigatie Met behulp van de muis of het toetsenbord navigeert u in Kluwer Salarisadministratie. Sommige menuopties en opdrachtknoppen zijn, afhankelijk van het onderdeel waarin u zich bevindt, wel of niet ingeschakeld. Andere opdrachtknoppen, muisfuncties of sneltoetsen werken in alle vensters en schermen.

- 13 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 Opmerking Bij het invoeren van gegevens bent u verplicht in bepaalde velden een waarde in te voeren. De ingevoerde gegevens worden pas vastgelegd nadat deze verplichte invoervelden, die herkenbaar zijn aan de blauwe kleur, zijn ingevuld.

4.4.1 Muisbesturing Objecten selecteren met de muis Klik éénmaal met de linkermuisknop op een object of onderdeel van het programma om dit te selecteren.

Objecten openen In de verkennermodule van Kluwer Salarisadministratie opent u een object of onderdeel door met de linker- of rechtermuisknop op het betreffende onderdeel te dubbelklikken of éénmaal met de rechtermuisknop te klikken en Openen te kiezen in het snelmenu. Opdrachten in vensters, tabbladen en knoppenbalk worden uitgevoerd door éénmaal met de linkermuisknop op de betreffende opdrachtknop te klikken.

4.4.2 Het toetsenbord gebruiken in plaats van de muis U kunt, in plaats van de muis, sneltoetsen gebruiken voor een snelle toegang tot veelgebruikte opdrachten of bewerkingen. Daarnaast hebt u de beschikking over toegangstoetsen om zonder de muis de focus te verplaatsen naar een menu, opdrachtknop, invoervak of een ander onderdeel van Kluwer Salarisadministratie.

Sneltoetsen Een sneltoets is een functietoets of een toetsencombinatie, zoals F1 of ALT+B, waarmee u een menuopdracht of een opdracht onder een opdrachtknop kunt uitvoeren. Kluwer Salarisadministratie ondersteunt de standaard Windows sneltoetsen.

Toegangstoetsen Een toegangstoets is een toets of toetscombinatie, zoals CTRL+D, waarmee de focus wordt verplaatst naar een menu, opdrachtknop, tabblad, venster of onderdeel zonder dat de muis wordt gebruikt. Als u bijvoorbeeld de focus wilt verplaatsen naar een menuopdracht, drukt u op ALT en het onderstreepte teken voor het menu en drukt u vervolgens op het onderstreepte teken voor de opdracht. Kluwer Salarisadministratie ondersteunt de standaard Windows sneltoetsen. Na opstarten van Kluwer Salarisadministratie bevindt de focus zich op het onderdeel Licentiehouder in de verkennermodule van Kluwer Salarisadministratie. Met de Tab toets schakelt u afwisselend tussen Kluwer Salarisadministratie en Basisgegevens. Na het verplaatsen van de focus moet u wel op ENTER drukken om het geselecteerde onderdeel te openen. Opmerking Raadpleeg de Online Help voor een overzicht van de sneltoetsen in Kluwer Salarisadministratie of uw Windows handleiding voor een compleet overzicht van de standaard Windows snel- en toegangstoetsen.

- 14 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 4.4.3 De verkennermodule De verkennermodule is gebaseerd op Microsoft’s Windows Verkenner en is een grafische gebruikersinterface die op een gestructureerde manier toegang verschaft tot de informatie in Kluwer Salarisadministratie. De verkennermodule geeft een hiërarchisch overzicht van de werkgevers en werknemers in de administratie en is opgebouwd uit de volgende drie niveaus: Licentiehouder Werkgevers Werknemers

Navigeren met de muis Een + voor een pictogram geeft aan dat de selectie kan worden uitgevouwen. Klik op + of dubbelklik op het onderdeel in de verkennermodule om de selectie uit te vouwen. Een - voor een pictogram geeft aan dat de selectie is uitgevouwen. Klik op - of dubbelklik op het onderdeel in de verkennermodule om de selectie samen te vouwen. Dubbelklik op een object om de standaardactie Openen uit te voeren. Door met de rechtermuisknop op een object te klikken verschijnt een snelmenu met de beschikbare opdrachten en functies. Afhankelijk van het geselecteerde onderdeel worden de beschikbare opdrachten en functies in de menu's en knoppenbalk aangepast.

- 15 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 Navigeren met het toetsenbord Met behulp van het toetsenbord kunt u in de verkennermodule navigeren. Met PIJL-OMHOOG en PIJL-OMLAAG doorloopt u de verkennermodule in verticale richting. Met PIJL-RECHTS wordt een samengevouwen selectie uitgevouwen en met PIJL-LINKS een uitgevouwen selectie samengevouwen. Met een druk op de Enter toets wordt het in de verkennermodule geselecteerde onderdeel geopend.

Opmerking Raadpleeg uw Windows gebruiksdocumentatie voor meer informatie over navigeren met het toetsenbord.

4.5 Dialoogvensters en selectieschermen Door de uniforme indeling van dialoogvensters, invoeren selectieschermen van Kluwer Salarisadministratie raakt u sneller vertrouwd met de werking van het programma waardoor de taken steeds efficiënter uitgevoerd worden.

Opbouw van de vensters en schermen Het grid Nagenoeg alle vensters en schermen bevatten in het onderste gedeelte standaard een selectie/informatie grid (subscherm). Het grid in een invoerscherm toont, indien aanwezig, de eerder ingevoerde gegevens terwijl in een selectiescherm de gemaakte selectie wordt getoond.

Invoerschermen Het grid in een invoerscherm toont de eerder ingevoerde gegevens. Indien er nog geen gegevens zijn ingevoerd wordt een leeg scherm getoond. In de lijst die in het grid wordt weergegeven selecteert u een item voor mutatie van de gegevens. Mutatie van de gegevens vindt plaats in de invoeren selectievakken in het bovenste gedeelte van het venster of scherm. In het grid kunt u geen gegevens muteren.

- 16 -


Selectieschermen In een selectiescherm geeft u criteria op voor het selecteren van gegevens voor bewerking (loonberekening, overzicht, mutatie). Daarbij worden, afhankelijk van het doel van de selectie, selectielijsten getoond. De meest gebruikte selectielijsten zijn: Werkgevers Werknemers of afdelingen en functies Perioden

- 17 -


Indien u ook perioden moet selecteren worden de opties ‘Huidige perioden’ en ‘Afgesloten perioden’ in het selectiescherm getoond. U kunt de selectie alleen voltooien nadat u geldige selectiecriteria hebt toegepast. Indien de selectie ongeldig is of geen resultaat bevat en u op de knop Voltooien klikt krijgt u de melding dat de door u gemaakte selectie geen resultaat bevat. Heeft u een geldige selectie gemaakt dan kunt u de bewerking voortzetten door op de knop Voltooien te klikken.

4.6 Online Help Kluwer Salarisadministratie De Online Help in Kluwer Salarisadministratie is naast deze handleiding uw belangrijkste bron van actuele informatie over het programma. De Online help kunt u altijd via het menu Help oproepen en bevat ook aanvullende informatie over onderwerpen die beknopt of in het geheel niet in deze handleiding aan de orde zijn gekomen. ►

Online Help Kluwer Salarisadministratie openen Klik in het menu Help op Programmahelp. Het venster Kluwer Salarisadministratie Help wordt weergegeven. Op het tabblad Inhoud kunt u naar onderwerpen zoeken, op het tabblad Index naar trefwoorden en op het tabblad Zoeken naar tekstfragmenten.

Contextgevoelige help Kluwer Salarisadministratie biedt twee vormen van contextgevoelige Help, die ter plekke informatie geven over het onderdeel van het programma waarin u op dat moment werkt.

- 18 -


Quicktips Als u informatie wilt over een knop op de werkbalk plaatst u de muisaanwijzer boven de knop waarna een korte beschrijving over de functie van de knop wordt weergegeven. Help in de vensters U kunt ook contextgevoelige helpinformatie in dialoogvensters, invoerschermen, invoervakken en menu’s oproepen door op F1 te drukken of door op Shift+F1 te drukken en op een menuoptie, knop of ander object te klikken.

4.7 Gebruikersinstellingen In het onderdeel Gebruikersinstellingen kunt u enkele standaardinstellingen voor het gebruik van Kluwer Salarisadministratie opgeven. De Gebruikersinstellingen vindt u in het menu Bestand.

Tabblad Algemeen In dit tabblad geeft u aan of de werkbalk en/of de statusbalk getoond moeten worden. Ook kunt u hier aangeven of een signaallijst met moet worden getoond nadat het programma gestart is.

Tabblad Periodeverwerking Op dit kunt u het startnummer van de loonperioden en de stapgrootte voor het ophogen van het periodenummer van alle werkgevers en werknemers invullen. Bij het invoeren van een nieuwe werknemer worden deze waarden overgenomen. U kunt in de Stamgegevens van de werknemer op het tabblad Loonbelasting eventueel andere waarden opgeven. Let u er wel op dat u de begin- en einddatum voor het tijdvak zelf moet invullen bij het aanmaken van de eerste periode (op het tabblad Algemeen in de Periodegegevens). Bij het aanmaken van de volgende perioden worden de begin- en einddatum automatisch door Kluwer Salarisadministratie aangepast. U kunt ook opgeven dat het programma direct een loonberekening moet uitvoeren na wijzigen van de periodegegevens door het betreffende selectievakje in te schakelen. Als u dit vakje uitschakelt wordt na wijzigen van de periodegegevens gevraagd of u de loonberekening direct wilt uitvoeren. Hierop kunt u met Ja of nee antwoorden. Verder kunt u de wizard “Overboeken periodegegevens naar vaste periodegegevens via rechtermuisknop” inschakelen als u data uit periodegegevens door middel van de rechtermuisknop wilt overboeken naar de vaste periodegegevens van de werknemer.

- 19 -


Tabblad Reorganiseren In dit tabblad geeft u de frequentie op voor het reorganiseren (herindexeren) van de tabellen in de database. Bij iedere eerste gebruik van Kluwer Salarisadministratie in de nieuwe dag, week of maand worden dan de tabellen gereorganiseerd. Dit is nodig om de integriteit van de gegevens in de database te waarborgen. Standaard worden de tabellen maandelijks gereorganiseerd. Wanneer u vaak (dagelijks) grote aantallen mutaties en berekeningen uitvoert is het raadzaam een hogere frequentie in te stellen, bijvoorbeeld dagelijks.

Tabblad KEBV Hier geeft u de map op waarin de aangifte loonheffingen moeten worden opgeslagen voor verzending met Kluwer Elektronisch Berichtenverkeer.

- 20 -


5

Aanleggen van een loonadministratie Als u een of meer werknemers in dienst neemt, moet u een loonadministratie gaan bijhouden. Deze administratie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Dat is nodig voor een juiste inhouding van de loonheffingen en premieheffing werknemersverzekeringen en om de juiste gegevens te kunnen verstrekken aan de Belastingdienst en UWV. Bovendien moeten de gegevens zo worden geadministreerd, dat ze toegankelijk zijn voor controle door de Belastingdienst en UWV. Als u Kluwer Salarisadministratie voor het eerst gaat gebruiken kunt u uw loonadministratie het beste volgens onderstaand stappenplan aanleggen.

Stappenplan aanleggen loonadministratie in Kluwer Salarisadministratie 1. Bestudeer alle gebruiksdocumentatie, ook die schijf of op cd-rom. Kluwer Salarisadministratie heeft veel mogelijkheden die het best tot hun recht komen indien eerst een volledig beeld is verkregen van de werking van de diverse onderdelen. 2. Voer de gegevens van de licentiehouder in. 3. Voer ontbrekende basisgegevens in en controleer de reeds ingevoerde gegevens. 4. Voer alle werkgevers in. 5. Voer alle werknemers in. Nadat u deze 5 stappen hebt doorlopen bent u klaar om een eerste loonverwerking vast te leggen. De gegevens ingevoerd in de Stamgegevens werkgevers en werknemers, in de Vaste periodegegevens van werknemer en in de Basisgegevens, dient u in principe slechts éénmaal in te brengen. Deze gegevens staan bij iedere loonverwerking weer tot uw beschikking.

5.1 Stap 1.

Bestudeer de gebruiksdocumentatie

Bestudeer de gebruiksdocumentatie van Kluwer Salarisadministratie zorgvuldig voordat u met het programma aan de slag gaat. Met name de informatie in deze handleiding en in de gebruiksdocumentatie op cd-rom zijn belangrijk om juiste werking van het programma te waarborgen. Raadpleeg altijd de aanvullingen op de gebruiksdocumentatie op cd-rom en in de Online Help, zij bevatten nuttige informatie over de werking van het programma die niet meer in deze handleiding kon worden opgenomen.

5.2 Stap 2.

Voer de gegevens van de licentiehouder in

Op het niveau Licentiehouder van Kluwer Salarisadministratie legt u gegevens van de licentiehouder vast. Onder licentiehouder wordt hier verstaan de geregistreerde gebruiker van Kluwer Salarisadministratie. De licentiehouder kan een werkgever zijn die voor de eigen organisatie de salarisadministratie doet of een administratiekantoor dat voor meerdere werkgevers de salarisadministratie verzorgt. U kunt stamgegevens van de licentiehouder en notities vastleggen. ►

Invoeren gegevens licentiehouder

- 21 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 1. Klik in het indexvenster met de linkermuisknop op Licentiehouder en selecteer in het schakelpaneel de optie Stamgegevens. Het venster Stamgegevens Licentiehouder wordt weergegeven. 2. Klik op het gewenste tabblad en voer de gegevens in. 3. Klik op Toepassen om de gegevens op te slaan. -OfKlik op OK om de gegevens op te slaan en het venster Stamgegevens van de Licentiehouder te sluiten.

5.2.1 Stamgegevens licentiehouder De Stamgegevens van de Licentiehouder bevatten o.a. de adresgegevens en officiële nummers (loonheffingennummer, aansluitnummer, beconnummer) voor de (digitale) aanlevering van de aangifte LB. Deze gegevens worden ook gebruikt voor de adresgegevens van de inzender van de loonbelasting-/jaaropgavegegevens op diskette aan de Belastingdienst en/of het UWV. Indien de werkgever voor de eigen organisatie of een administratiekantoor voor meerdere werkgevers de salarisadministratie verzorgt, dienen de gegevens van de werkgever respectievelijk het administratiekantoor in de stamgegevens van de licentiehouder te worden ingevoerd.

5.2.2 Notities Een Notitie in Kluwer Salarisadministratie is het elektronische equivalent van de bekende gele plakblaadjes. U kunt het onderdeel Notities gebruiken om snel even een vraag, een idee, een geheugensteuntje of iets anders te noteren dat u normaal gesproken op een notitieblaadje zou schrijven. Notities zijn bovendien handig om gegevens op te slaan die u later nodig zou kunnen hebben, zoals aanwijzingen, of gegevens die u ook op andere plaatsen wilt gebruiken. Door het invullen van een signaaldatum kunt u het programma een signaal laten geven bij belangrijke data zoals, datum in dienst, uit dienst, verjaardagen en jubilea. U kunt notities toevoegen, bewerken en verwijderen. Behalve voor de licentiehouder kunt u ook notities maken voor werkgevers en werknemers.

5.3 Stap 3.

Voer de basisgegevens in

Basisgegevens zijn gegevens die, meestal via keuzelijsten, op meerdere plaatsen in Kluwer Salarisadministratie gebruikt kunnen worden. De basisgegevens dienen als eerste te worden ingevuld alvorens over te gaan op de daadwerkelijke loonadministratie. U vindt de basisgegevens in het menu Basisgegevens. Het is niet mogelijk de werkgevers- en werknemersgegevens correct in te voeren als niet eerst de basisbestanden gevuld zijn. Sommige basisgegevens worden standaard aangeleverd (ziekenfondsen, UWV’s, sectoren en minimumlonen). Andere gegevens worden niet standaard aangeleverd (functies en afdelingen). Alle basisgegevens zijn in principe muteerbaar. Naast de muteerbare basisgegevens gebruikt Kluwer Salarisadministratie ook nietmuteerbare en niet zichtbare gegevens zoals loonbelastingtabellen. In Kluwer Salarisadministratie zijn de basisgegevens in de volgende groepen ondergebracht: - 22 -


Afdelingen In dit onderdeel worden omschrijvingen van afdelingen ingevoerd of bijgewerkt. De omschrijvingen zijn niet werkgeverafhankelijk en kunnen in het onderdeel Formatie in de stamgegevens van iedere werknemer geselecteerd worden. Indien de afdeling bij de werknemer is ingevuld wordt deze ook op de loonstrook afgedrukt. Functies In dit onderdeel worden algemene functieomschrijvingen ingevoerd of bijgewerkt. De functieomschrijvingen zijn niet werkgeverafhankelijk en kunnen in het onderdeel Formatie in de stamgegevens van iedere werknemer geselecteerd worden.De functie wordt ook op de loonstrook afgedrukt indien deze bij de werknemer is ingevuld. Zorgverzekeraars In dit onderdeel worden de adresgegevens van de zorgverzekeraars en gegevens van en contactpersoon ingevoerd of bijgewerkt. Op het tabblad Dienstverband in de Stamgegevens van de werknemer kunt u via een keuzelijst een zorgverzekeraar voor de werknemer selecteren. UWV In dit onderdeel worden de adresgegevens van de uitvoeringsinstellingen en gegevens van een contactpersoon ingevoerd of bijgewerkt. In dit basisbestand zijn de adresgegevens van alle uitvoeringsinstellingen opgenomen. Sectoren Voor de werknemersverzekeringen zijn alle ondernemingen verdeeld in sectoren die elk bestaan uit een of meer bedrijfs- of beroepstakken of gedeelten daarvan. U bent als werkgever verplicht aangesloten bij een van de sectoren. Bij welke sector u bent aangesloten, is afhankelijk van de werkzaamheden die u verricht. Uitgangspunt is dat werkgevers met dezelfde werkzaamheden bij dezelfde sector zijn aangesloten. U moet weten bij welke sector u bent aangesloten, omdat de sectoraansluiting de hoogte bepaalt van de premie WW-Wgf/Sectorfonds en voor een deel de hoogte van de premie WAO/WIA. De Belastingdienst beoordeelt de sectoraansluiting. Als u een startende werkgever bent, moet u zich voor uw sectoraansluiting melden bij de Belastingdienst. In dit onderdeel zijn alle bedragen, percentages en sectorspecifieke gegevens opgenomen voor de berekening van de premies SVW (WE, WA, WAO/WIA) en de salarisafhankelijke bijdrage Zvw. De gegevens worden door de Belastingdienst aangeleverd en worden jaarlijks vastgesteld. Het kan gebeuren dat op het moment van het in productie nemen van Salarisadministratie versie 1.0 (2008) nog niet alle definitieve premiepercentages van de sectoren beschikbaar waren. Indien dit het geval is wordt u in de begeleidende brief hierover geïnformeerd. Voor een juiste salarisverwerking dient u de percentages vooraf te controleren voor de op u van toepassing zijnde sectoren. Eventuele sector-cao werknemersregelingen moet in het onderdeel Pensioen/Vut bij de werkgever invoeren. In het scherm "Berekening" in de stamgegevens van de werkgevers kunt u de gedifferentieerde premie WAO invullen en ook aangeven of de werkgever eigenrisicodrager is. Minimumlonen In dit onderdeel worden de minimumlonen ingevoerd of bijgewerkt. U kunt voor meerdere tijdvakken het minimumloon opgeven. Bij het invoeren van minimumlonen voor een nieuw tijdvak vult u alleen de kolom voor 23 jaar en ouder in. De overige kolommen worden automatisch door Kluwer Salarisadministratie berekend. Met de eerste versie van het nieuwe jaar worden de minimumlonen per 1 januari van het betreffende jaar meegeleverd. De bedragen in dit onderdeel worden echter niet gebruikt door het programma maar dienen slechts als informatie voor de gebruiker. De minimumlonen worden automatisch door het - 23 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 programma berekend. Op basis van leeftijd, tijdvaktabel en begintijdvak van de te berekenen periode wordt het minimumloon bepaald en op de loonstrook afgedrukt. Raadpleeg de Online Help bij dit onderwerp voor informatie over het aanpassen van de minimumlonen in de Basisgegevens. ►

Muteren van de basisgegevens 1. Selecteer in menu Basisgegevens de gewenste groep. Het mutatiescherm voor de groep wordt weergegeven. 2. Als u een nieuw onderwerp wilt toevoegen klikt u op de knop Nieuw en voert de gegevens in op één of meerdere tabbladen. -OfAls u een bestaande record wilt wijzigen selecteert u het betreffende onderwerp in het grid en wijzigt de gegevens. -OfAls u een bestaande record wilt verwijderen selecteert u het betreffende onderwerp in het grid en klikt op de knop Verwijderen. 3. Klik op Toepassen om de gegevens op te slaan. -OfKlik op OK om de gegevens op te slaan en het invoerscherm van de groep te sluiten. Let op! Raadpleeg bij twijfel over de juistheid van de gegevens, met name de sectorgegevens en minimumlonen, altijd de verantwoordelijke instanties zoals het UWV, pensioenfondsen of de Belastingdienst.

5.4 Stap 4.

Voer de werkgeversgegevens in

Op het niveau Werkgevers kunt u voor meerdere werkgevers algemene gegevens (stamgegevens en notities) en gegevens voor de loonberekening vastleggen. Per werkgever worden de gegevens vastgelegd in de volgende onderdelen: Stamgegevens Looncomponenten Pensioen/Vut De onderdelen Aangifte loonheffingen en Cumulatieven komen in een later stadium van de loonadministratie aan de orde. Notities kunt u altijd invoeren. Tevens kunt u cumulatieve gegevens van de werkgever in het onderdeel Cumulatieven opvragen.

5.4.1 Stamgegevens werkgever De stamgegevens van de werkgever bevat o.a. de adresgegevens, officiële nummers (loonheffingennummer, aansluitnummer), bankgegevens en gegevens over de loonberekening. Het onderhoud van deze gegevens vindt plaats in het venster ‘Stamgegevens werkgever’ op de volgende tabbladen: Algemeen In dit tabblad legt u de NAW gegevens en een aantal belangrijke nummers vast. Contactpersoon

- 24 -


►

In dit tabblad kunnen enkele gegevens van een contactpersoon binnen het bedrijf geregistreerd worden. Dit kan nuttig zijn voor administratiekantoren die voor verschillende bedrijven de salarisadministratie verzorgen. Bank In dit tabblad registreert u gegevens van de bank of instelling die de financiële belangen van de betreffende werkgever behartigt. Ook kunt u enkele gegevens van een contactpersoon binnen die bank of financiële instelling vastleggen. Journaalposten In dit tabblad kunt u per werkgever grootboekrekeningnummers t.b.v. journaalposten toewijzen (koppelen) aan de diverse loonbestanddelen (looncomponenten, premies werknemersverzekeringen, pensioen- en vutpremies). Ook kunt u per werkgever grootboekrekeningnummers opgeven waarop standaard een aantal vaste loonbestanddelen en afdrachten moeten worden geboekt. De toegewezen grootboekrekeningnummers kunt u doorvoeren naar de loonbestanddelen van alle werknemers. Op werknemersniveau kunt u eventueel afwijken van de doorgevoerde koppelingen en voor een afzonderlijk loonbestanddeel een andere geldige rekeningnummer selecteren. Voordat u grootboekrekeningnummers koppelt aan de loonbestanddelen moeten deze eerst gedefinieerd worden. Definitie van de grootboekrekeningnummers vindt plaats op het tabblad Schema. De grootboekrekeningnummers die hier gedefinieerd worden vindt u terug in de keuzelijsten bij de invoervakken voor journaalposten van de betreffende werkgever. Zie ook hoofdstuk 9.8 over de journaalposten. Berekening In dit tabblad voert u gegevens in over de werktijden, voor de berekening van de WAO/WIA, WGA-premie (type werkgever, sector) en de berekening en uitbetaling van het vakantiegeld bij de betreffende werkgever. Meldingen In dit tabblad worden alle meldingen of waarschuwingen, gegenereerd tijdens het onderhoud van werkgevergegevens, getoond. Hier krijgt u een overzicht van alle meldingen over onjuist ingevoerde gegevens in bepaalde velden (b.v. loonheffingennummer of BSN/sofinummer).

Invoeren nieuwe werkgever (stamgegevens) 1. Klik op het onderdeel Nieuwe werkgever… in de verkennermodule. Het venster Nieuwe werkgever wordt weergegeven. 2. Klik op OK als u geen gegevens van een andere werkgever wilt kopiëren en ga verder met stap 4. -OfGeef aan dat u gegevens van een andere werkgever wilt kopiëren. Er verschijnt een keuzelijst van bestaande werkgevers. 3. Selecteer in de keuzelijst de te kopiëren werkgever en klik vervolgens op OK. Het venster Stamgegevens werkgever wordt weergegeven. 4. Voer de gegevens in op de verschillende tabbladen. 5. Klik op Toepassen om de gegevens op te slaan. -OfKlik op OK om de gegevens op te slaan en het venster Stamgegevens werkgever te sluiten. De nieuwe werkgever wordt in de verkennermodule weergegeven. Open de nieuwe werkgever om de overige gegevens in te voeren, wijzigingen aan te brengen en werknemers in te voeren. - 25 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 Opmerking Bij het kopiëren van gegevens van een andere werkgever worden de looncomponenten, pensioen/vut gegevens, sectorgegevens en journaalposten (rekeningschema en koppelingen met de looncomponenten) overgenomen.

5.4.2 Looncomponenten werkgever In het onderdeel Looncomponenten bij de werkgever kunt u op werkgeversniveau een set looncomponenten samenstellen waaruit gekozen kan worden bij het vastleggen van werknemer looncomponenten in de vaste periodegegevens van een werknemer. Bij het samenstellen van de set moet u een keuze maken uit vooraf gedefinieerde basiscomponenten waarvan de omschrijvingen per werkgever kunnen worden aangepast. U kunt looncomponenten toevoegen, bewerken en verwijderen. Hier selecteert u ook de grootboekrekeningnummers waarop de betreffende loonposten geboekt moeten worden. Raadpleeg hoofdstuk 9.1 voor een overzicht van de basislooncomponenten. ►

Toevoegen van een looncomponent 1. Selecteer de werkgever in de verkennermodule en klik op het onderdeel Looncomponenten in het schakelpaneel. Het venster Looncomponent werkgever wordt weergegeven. 2. Klik op de knop Nieuw, selecteer de basiscomponent, pas eventueel de omschrijving aan, selecteer de grootboekrekeningnummers voor de journaalposten en geef aan of deze looncomponent in de grondslag voor het vakantiegeld moet worden opgenomen. 3. Klik op Toepassen om de looncomponent op te slaan. -OfKlik op OK om de looncomponent op te slaan en het venster Looncomponent werkgever te sluiten.

► 1.

2. 3.

4.

Wijzigen of verwijderen van een looncomponent Selecteer de werkgever in de verkennermodule en klik op het onderdeel Looncomponenten in het schakelpaneel. Het venster Looncomponent werkgever wordt weergegeven. Selecteer de betreffende looncomponent in het grid. Voer de mutaties uit. -OfKlik op de knop Verwijderen om de looncomponent te verwijderen. Klik op Toepassen om de wijzigingen op te slaan. -OfKlik op OK om de wijzigingen op te slaan en het venster Looncomponent werkgever te sluiten.

Opmerking Definieer bij de werkgever altijd minstens één looncomponent omdat u anders geen loonberekening voor de werknemers kunt maken. Bij het invoeren van een nieuwe werknemer worden de looncomponenten naar de Vaste periodegegevens van deze werknemer gekopieerd. In de (Vaste) Periodegegevens bij de werknemer voert u de bedragen en andere parameters voor een looncomponent in.

- 26 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 5.4.3 Pensioen/Vut Salarisafhankelijke pensioen-/VUT-regelingen In het onderdeel Pensioen/Vut bij de werkgever definieert u op werkgeversniveau alle salarisafhankelijke regelingen (pensioen, vut, arbeidsongeschiktheid) die gelden voor de sector of bedrijfstak (bedrijfstakeigen regelingen, cao afspraken) eventueel aangevuld met bedrijfsspecifieke regelingen. U kunt regelingen toevoegen, wijzigen en verwijderen.

Uurfranchise Voor werknemers die parttime werken of waarbij het aantal gewerkte uren per salarisperiode wisselt, kunt u de franchise goed vaststellen door een uurfranchise toe te passen. Afhankelijk van eventuele (cao)-afspraken kan de uurfranchise variëren. Met de hier gedefinieerde regelingen worden de premies bij iedere periode voor alle werknemers automatisch berekend tenzij u in de (Vaste) Periodegegevens bij de werknemer op het tabblad Regelingen aangeeft dat een regeling moet worden uitgesloten van berekening tijdens de loonberekening. Mutatie van de regelingen vindt plaats op de volgende tabbladen: Details In dit tabblad voert u, voor zowel werkgever als werknemer, percentages, franchisebedragen, minimum en maximum grondslagen in voor de berekening van de af te dragen premie voor de betreffende regeling. Grondslagen In dit tabblad stelt u zelf de grondslag samen door het toevoegen van nieuwe looncomponenten of het verwijderen van reeds ingevoerde looncomponenten. U kunt ook opgeven dat het brutoloon sociale verzekeringswetten de grondslag voor de berekening van de premies moet zijn. U kunt alleen looncomponenten selecteren die bij de werkgever zijn gedefinieerd. Aan de hand van de hier opgegeven looncomponenten wordt tijdens de loonberekening de grondslag bepaald. Voor alle looncomponenten geldt dat zij niet meer dan één keer in de grondslag mogen voorkomen. Journaalpost In dit tabblad selecteert u de grootboekrekeningnummers waarop premies van werkgever en werknemer worden geboekt. Opmerking Bij het invoeren van een nieuwe werknemer worden de regelingen automatisch naar de Vaste periodegegevens van deze werknemer gekopieerd. Daar kunt u per regeling aangeven of deze moet worden meegenomen in de loonberekening. De standaardinstelling is dat alle regelingen worden berekend. ►

Toevoegen van een regeling. 1. Open het onderdeel Pensioen/Vut bij de Werkgever via het schakelpaneel. Het venster Pensioen/Vut werkgever wordt weergegeven. 2. Klik op de knop Nieuw, typ de omschrijving van de regeling in het daarvoor bestemde invoervak en voer de overige gegevens in op de andere tabbladen. 3. Klik op Toepassen om de regeling op te slaan. -Of-

- 27 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 Klik op OK om de regeling op te slaan en het venster Pensioen/Vut werkgever te sluiten. ► 1. 2. 3.

4.

Wijzigen of verwijderen van een regeling Open het onderdeel Pensioen/Vut bij de Werkgever via het schakelpaneel. Het venster Pensioen/Vut werkgever wordt weergegeven. Selecteer de regeling in het grid. Voer de mutaties uit. -OfKlik op de knop Verwijderen om de regeling te verwijderen. Klik op Toepassen om de wijzigingen op te slaan. -OfKlik op OK om de wijzigingen op te slaan en het venster Pensioen/Vut werkgever te sluiten.

Nominale premie pensioen/vut regeling Wilt u niet dat Kluwer Salarisadministratie pensioenpremie berekent volgens één van de ingevoerde salarisafhankelijke regelingen maar een (vast) bedrag aan premie inhoudt dan moet u de looncomponent “vast bedrag premie pensioen/vut/ao werknemer” gebruiken. Deze looncomponent voert u eerst in bij de werkgever. Daarna vult u het premiebedrag in deze looncomponent in bij de werknemer in de Vaste periodegegevens of in de Periodegegevens. U moet wel op het tabblad Regelingen bij de werknemer aangeven dat de premie niet berekend moeten worden volgens de regeling (uitsluiten van berekening).

Pensioenregelingen vanaf 1 januari 2006 Vanaf 1 januari 2006 moeten alle pensioenregelingen zijn aangepast aan de fiscale kaders zoals deze gelden na de invoering van de Wet aanpassing fiscale behandeling VUT/prepensioen en introductie levensloopregeling (Wet VPL). Het uitgangspunt van deze wet is dat de werknemer pas op 65-jarige leeftijd stopt met werken. De werknemer mag wel eerder met pensioen gaan dan bij 65 jaar, maar het pensioen moet dan actuarieel herrekend worden. Dat betekent dat het pensioen wordt verdeeld over een groter aantal jaren, waardoor de werknemer lagere pensioenuitkeringen krijgt. Voor werknemers die op 31 december 2004 55 jaar of ouder zijn, maakt de wet een uitzondering. Voor hen geldt dat bepaalde VUT- en prepensioenregelingen mogelijk blijven. Overgangsregeling Als de pensioenregelingen per 1 januari 2006 nog niet zijn aangepast aan de fiscale kaders, vallen deze in 2008 onder een overgangsregeling. Die houdt in dat u 52% eindheffing moet betalen over het verschil tussen de premie die u op dat moment betaalt en de premie die u zou betalen als u de pensioenregeling had aangepast. Als de regeling op 1 januari 2006 nog niet is aangepast, wordt de waarde van alle opgebouwde pensioenrechten belast als loon. Premies VUT-regeling vanaf 2005 De premies voor de VUT 2005-regelingen kunt u als een salarisafhankelijk bedrag door Kluwer Salarisadministratie laten berekenen of als nominale bedragen verwerken

- 28 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 in de looncomponenten “vast bedrag vut 2005 vanaf werkgever” respectievelijk “vast bedrag vut vanaf 2005 werknemer”. Het programma zal automatisch het werknemerdeel van de premie voor 50% van het brutoloon aftrekken en voor 50% van het nettoloon. Uitkering VUT-regeling vanaf 2005 Een uitkering uit een dergelijke VUT-regeling verwerkt u in de brutolooncomponent ‘uitkering vut vanaf 2005”. Kluwer Salarisadministratie berekent automatisch 26% eindheffing over de VUTuitkering. Raadpleeg de Online Help voor meer informatie over het verwerken van de VUTregeling 2005 in Kluwer Salarisadministratie.

5.5 Stap 5.

Voer de werknemersgegevens in

Op het niveau Werknemers kunt u voor werknemers algemene gegevens (stamgegevens en notities) en gegevens voor de loonberekening vastleggen. Per werknemer worden de gegevens vastgelegd in de volgende onderdelen: Stamgegevens Vaste periodegegevens Periodegegevens Tevens kunt u cumulatieve gegevens van de werknemer in het onderdeel Cumulatieven opvragen.

5.5.1 Stamgegevens werknemer Het onderdeel Stamgegevens van de werknemer bevat o.a. adresgegevens, officiële nummers (BSN/sofinummer, nummer identiteitsbewijs), bankgegevens, gegevens over de loonberekening en informatie over uitbetaling van het nettoloon. Het onderhoud van de stamgegevens van de werknemer vindt plaats in het venster ‘Stamgegevens werknemer’ op de volgende tabbladen: Algemeen In dit tabblad legt u de persoonlijke gegevens van de werknemer vast. Aan de hand van de geboortedatum wordt bepaald of de werknemer 65 jaar of ouder is. De berekening van de premies werknemersverzekeringen en loonheffing alsmede de te selecteren herleidingsregels zijn hiervan afhankelijk. Dienstverband In dit tabblad worden gegevens over het dienstverband van de werknemer geregistreerd. De gegevens die hier geregistreerd worden hebben betrekking op de arbeidsovereenkomst (uren per week, deeltijdfactor), de werknemersverzekeringen (sector, DGA, Zvw), het vakantiegeld, artiesten/beroepssportersregeling, de loonstaat en eindejaarsverwerking. In het veld Aantal uren per week geeft u het aantal uren per week op dat normaal gewerkt wordt. De waarde hier ingevuld is de teller voor het bepalen van de deeltijdfactor. De noemer geeft u op bij de Stamgegevens werkgever op het tabblad Berekening in het veld maximaal aantal gewerkte uren per week. De deeltijdfactor kunt u door het programma laten berekenen of zelf invullen. De deeltijdfactor wordt gebruikt bij de vaststelling van het juiste salaris en bij de premieberekening pensioen-, vut- en arbeidsongeschiktheid. Het minimum vakantiegeld wordt ook gecorrigeerd met de deeltijdfactor.

- 29 -


Het ingevoerde aantal uren per week is ook van belang bij het bepalen van de afdrachtvermindering loonbelasting. Voor alle afdrachtverminderingen geldt een voltijdse werkweek van 36 uur. Loonbelasting In dit tabblad stelt u parameters in voor de berekening van de loonbelasting. Hier geeft u o.a. aan welke loonbelastingtabel, herleidingsregel en bijzondere tarieven loonbelasting moeten worden toegepast (anoniementarief, studenten- en scholierenregeling, vakantiebonnen). Ook kunt u de beginwaarde en stapgrootte van de periodenummering voor de werknemer aanpassen. Hiermee wordt dan afgeweken van de algemene instelling in de Gebruikersinstellingen (beginwaarde 100, stapgrootte 100). Vermindering Loonbelasting In dit tabblad geeft u aan welke afdrachtverminderingen bij de aangifte loonbelasting moeten worden toegepast. Nadat u het selectievakje voor de gewenste afdrachtvermindering hebt ingeschakeld worden één of meer velden getoond waarin u extra informatie over de afdrachtvermindering moet invullen. Voer de gegevens die van toepassing zijn op de afdrachtvermindering in of selecteer deze uit de vervolglijst. In dit tabblad kunt u de afdrachtverminderingen onderwijs en zeevaart toepassen. Formatie In dit tabblad geeft u aan in welke functie, op welke afdeling en voor welk gedeelte van de arbeidstijd de werknemer werkzaam is. Houdt u er rekening mee dat Kluwer Salarisadministratie de lasten van de afdelingen en functies overeenkomstig de opgegeven percentages op de respectievelijke journaalposten boekt. Heffing In dit tabblad geeft u aan of deze werknemer wel of niet in aanmerking komt voor loonheffingskorting. Betaling In dit tabblad wordt vastgelegd hoe de uitbetaling van het nettosalaris plaatsvindt. Ook wordt hier vastgelegd naar welke rekeningen de bedragen van de spaarloonen levensloopregeling moeten worden overgemaakt. Meldingen In dit tabblad worden de fouten en berichten verzameld die tijdens het bewerken van de werknemersgegevens door Kluwer Salarisadministratie zijn gemeld.

5.5.2 Vaste periodegegevens werknemer In de Vaste periodegegevens van de werknemer legt u de standaardgegevens vast die als basis dienen voor iedere nieuw aan te maken periode. Bij het aanmaken van een nieuwe periode worden de gegevens uit de Vaste periodegegevens overgenomen. Deze gegevens kunt u eventueel in de Periodegegevens aanpassen. Het onderhoud van de vaste periodegegevens van de werknemer vindt plaats op de volgende tabbladen: Algemeen In dit tabblad worden de vaste parameters voor de berekening van de loonheffing en premies werknemersverzekeringen ingevoerd. Deze gegevens worden als standaardwaarde overgenomen bij het aanmaken van een nieuwe periode. Hier kunt u o.a. invoeren: een afwijkend loon LB/PH wanneer een bijzondere beloning wordt uitgekeerd en het bedrag voor de aflossing van een lening. Raadpleeg de Online Help voor meer informatie over dit onderwerp. Looncomponenten

- 30 -


Het loon van een werknemer bestaat meestal uit een aantal looncomponenten die op verschillende wijzen van invloed zijn op de loonberekening. In dit tabblad geeft u de looncomponenten en parameters op waarmee de loonberekening moet worden uitgevoerd. In het grid wordt een overzicht getoond van de aanwezige looncomponenten. De set looncomponenten die hier getoond wordt is een kopie van de set werkgever looncomponenten die automatisch toegevoegd wordt bij het invoeren van een nieuwe werknemer. De opbouw van de set en de omschrijvingen van de looncomponenten kunt u alleen op werkgeversniveau wijzigen. Let u erop dat u bij sommige looncomponenten de waarde in het vak Bedrag niet kunt wijzigen. In deze gevallen wordt het in dit vak getoonde bedrag berekend uit de waarden ingevuld in de velden Bedrag per eenheid en Aantal. Selecteer achter het bedrag de berekeningsmethode voor deze looncomponent (bruto, netto, werkgeverslast of inclusief 30% regeling). Kluwer Salarisadministratie zal bij een netto-bruto berekening met een aantal rekenslagen trachten het gewenste nettoloon te bereiken door het brutoloon te variëren. Door het sprongsgewijze verloop van de tabellen voor de loonbelasting kan niet altijd exact het gewenste nettobedrag gevonden worden. Indien naast een bruto salaris tevens netto looncomponenten berekend moeten worden zal het programma eerst de netto-bruto berekening uitvoeren en het berekende bruto bedrag toevoegen aan de brutolooncomponent. Standaard wordt bij een netto-bruto berekening het opgegeven nettoloon berekend inclusief netto-inhoudingen en betalingen (bv. voorschotten, verrekening voorschotten, onbelaste vergoedingen). Wilt u een netto-inhouding of betaling buiten de netto-bruto berekening houden plaats dan voor deze looncomponent een vinkje in het vak Additief. Het nettoloon wordt nu berekend exclusief de nettoinhouding of betaling. Deze wordt naderhand afgetrokken van respectievelijk opgeteld bij het berekende nettoloon. Indien u, bij gelijktijdig uitbetalen van het tijdvakloon en een bijzondere beloning, de voordeelregeling bijzonder tarief wilt toepassen op een looncomponent voor een bijzondere beloning schakelt u het selectievakje Voordeelregeling BT in. Deze optie is standaard uitgeschakeld maar u krijgt tijdens de loonberekening een melding van het programma als de voordeelregel kan worden toegepast. Regelingen In dit tabblad geeft u aan welke (pensioen)regelingen en sociale premies moeten worden meegenomen bij de loonberekening. De (pensioen)regelingen zijn reeds bij de werkgever gedefinieerd. Standaard worden alle sociale premies en alle bij de werkgever gedefinieerde (pensioen)regelingen meegenomen in de loonberekening. Loonaangifte In dit tabblad worden aanvullende werknemergegevens en codes voor de aangifte loonheffingen ingevoerd. Journaalposten In dit tabblad kunt u per werknemer de grootboekrekeningnummers aan de diverse loonbestanddelen koppelen. Hier kunt u dus afwijken van de koppeling gemaakt op werkgeversniveau. Zie ook hoofdstuk 9.8.

Pro forma loonberekening Met een klik op de knop Pro forma voert het programma onmiddellijk een pro forma loonberekening uit voor de werknemer die op dat moment wordt gemuteerd. De loonberekening wordt uitgevoerd met de huidige stamgegevens en vaste periodegegevens van de werknemer. Bij het aanroepen van deze functie maakt het programma op basis van de afgesloten perioden én eventuele perioden in bewerking automatisch de volgende periode aan, voert de loonberekening uit en drukt de loonstrook af op het scherm.

- 31 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 Voorbeeld 1 Bij werknemer A zijn de perioden januari (periodenummer 10) t/m juli (70) afgesloten en in de periodegegevens augustus (80) en september (90) in bewerking. Bij het aanroepen van de pro forma berekening wordt intern periode oktober (100) aangemaakt en wordt de loonberekening uitgevoerd op basis van de afgesloten perioden en met de perioden augustus, september en oktober. Let hierbij op dat voor een goede opbouw van de cumulatieven alle perioden in bewerking worden meegenomen in de pro forma loonberekening. Voorbeeld 2 Bij werknemer B zijn de perioden januari (periodenummer 10) t/m juli (70) afgesloten en er zijn geen perioden in bewerking. Bij het aanroepen van de pro forma berekening wordt intern periode augustus (80) aangemaakt en wordt de loonberekening alleen uitgevoerd met periode augustus omdat alle voorgaande perioden reeds zijn afgesloten.

5.5.3 Periodegegevens werknemer In het onderdeel Periodegegevens bij de werknemer beheert u de periodegegevens. Voordat u een loonronde gaat berekenen moet u eerst u de periodegegevens invoeren (klaarzetten). Dit kunt u op twee manieren doen: 1. Indien u voor meerdere werkgevers en werknemers een loonronde gaat verwerken kunt u de wizard Genereren periodegegevens gebruiken om de periodegegevens in te voeren. 2. Wilt u voor één werknemer een loonronde verwerken dan kunt u in het onderdeel Periodegegevens door middel van de knop Nieuw sneller een periode aanmaken dan wanneer u de wizard Genereren periodegegevens zou gebruiken.

Het venster Periodegegevens werknemer In het grid van het venster Periodegegevens werknemer worden alle huidige perioden van de geselecteerde werknemer getoond. Zowel berekende als niet berekende perioden worden getoond. Klik op een periode in het grid om de periodegegevens te muteren. Indien u voor deze werknemer nog geen periodegegevens hebt ingevoerd wordt een leeg scherm getoond met de opdrachtknoppen voor het invoeren en bewerken van periodegegevens. U voert een nieuwe periode in door op de knop Nieuw te klikken. Hierdoor worden de gegevens uit het onderdeel Vaste periodegegevens overgenomen. De periodegegevens worden op de volgende tabbladen ingevoerd of bijgewerkt: Algemeen In dit tabblad worden de algemene gegevens voor de betreffende periode ingevoerd of bijgewerkt. Standaard worden, bij het aanmaken van een nieuwe periode, enkele velden in dit scherm gevuld met gegevens ingevoerd bij de vaste periodegegevens van de geselecteerde werknemer. Klik op een periode in het grid om de gegevens te muteren. Het programma plaatst in het vak Periodeomschrijving standaard de naam van de maand waarvan het maandnummer correspondeert met de waarde van een interne teller. Deze interne teller registreert het aantal ingevoerde perioden waaruit Kluwer Salarisadministratie maandnummers berekent. U kunt de omschrijving in dit veld

- 32 -


wijzigen. Raadpleeg de Online Help voor een gedetailleerde beschrijving van de werking van dit onderdeel. Looncomponenten In dit tabblad worden de looncomponenten voor de betreffende periode ingevoerd of bijgewerkt. Standaard worden, bij de aanmaak van een nieuwe periode, de velden in dit scherm gevuld met de gegevens ingevoerd in het scherm looncomponenten in de Vaste periodegegevens van de geselecteerde werknemer. Klik op een periode in het grid om de gegevens in de velden van de looncomponenten te muteren. Raadpleeg de Online Help voor een gedetailleerde beschrijving van de werking van dit onderdeel. Regelingen In dit tabblad geeft u aan welke (pensioen)regelingen en sociale premies moeten worden uitgesloten van berekening tijdens de loonberekening van de geselecteerde periode. Hier kunt u afwijken van de instellingen in de Vaste periodegegeven.

- 33 -


6

Periodeverwerking Nadat u alle basisgegevens, werkgevers en werknemers hebt ingevoerd en gecontroleerd, kunt u perioden gaan verwerken. In het onderdeel Periodegegevens bij de werknemer beheert u periodegegevens. U kunt perioden aanmaken, wijzigingen aanbrengen in openstaande perioden en eventueel (berekende) perioden verwijderen. De beste manier om met Kluwer Salarisadministratie een loonperiode te verwerken is volgens onderstaande stappenplan.

Stappenplan periodeverwerking 1. Voer de periodegegevens in. Voor het aanmaken van een periode voor meerdere werknemers kunt u ook de functie “Genereren periodegegevens” gebruiken. 2. Voer de loonberekening uit. 3. Druk alle gewenste overzichten af (loonstroken, loonstaten, betalingen, aangifte loonheffingen, etc.). 4. Controleer alle uitvoer en corrigeer zonodig de periodegegevens. Zodra u een wijziging aanbrengt in de periodegegevens, werkgevers- of werknemersgegevens of de basisgegevens, dient u de loonberekening opnieuw uit te voeren. 5. Na controle van de overzichten moet u de berekende perioden afsluiten. 6. Als u zeker weet dat alle uitvoer correct is sluit u Kluwer Salarisadministratie af en maakt u een archiefbestand (back-up) met het hulpprogramma “Salarisadministratie backup” dat zich bevindt in de programmagroep van Kluwer Salarisadministratie. U kunt zelf opgeven waar de back-up moet worden opgeslagen. In de volgende hoofdstukken wordt het stappenplan voor de periodeverwerking nader toegelicht.

6.1 Stap 1.

Voer periodegegevens in

Voor het verwerken van een nieuwe loonperiode moet u voor de werknemer(s) periodegegevens aanmaken. In het onderdeel Vaste periodegegevens werknemers heeft u reeds voor uw werknemers de vaste periodegegevens ingebracht. Bij het aanmaken van een nieuwe periode worden de vaste periodegegevens automatisch opgehaald en kunt u deze eventueel nog aanvullen en/of wijzigen voor de betreffende periode. U kunt op twee manieren periodegegevens aanmaken: 1. Indien u bij een werkgever voor meerdere werknemers een loonronde gaat verwerken kunt u de wizard Genereren periodegegevens gebruiken om de periodegegevens in te voeren. 2. Wilt u voor één werknemer een loonronde verwerken dan kunt u in het onderdeel Periodegegevens door middel van de knop Nieuw een periode aanmaken. Natuurlijk kunt u ook de wizard Genereren periodegegevens gebruiken. ►

Automatisch genereren periodegegevens 1. Klik in de verkennermodule met de rechtermuisknop op de werkgever. Er verschijnt een snelmenu. 2. Kies in het snelmenu de optie Genereren periodegegevens

- 34 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 Het venster Genereren Periodegegevens wordt weergegeven waarin alle werknemers van deze werkgever geselecteerd zijn. Maak eventueel de selectie van niet gewenste werknemers ongedaan. 3. Vul de parameters in (F1 voor online help) en klik op de knop Voltooien. De periodegegevens worden toegevoegd en het venster Genereren Periodegegevens wordt gesloten. U kunt de nieuwe periodegegevens in het onderdeel Periodegegevens bij de werknemers controleren en indien nodig wijzigen. Opmerking De stappen 1 en 2 kunt u ook uitvoeren door de werkgever in de verkennermodule te selecteren en vervolgens op de knop Genereren periodegegevens in de werkbalk te klikken of in het menu Periodeverwerking de optie Genereren periodegegevens te kiezen. ►

Eén periode voor een werknemer aanmaken 1. Klik in de verkennermodule met de rechtermuisknop op de werknemer. Er verschijnt een snelmenu. 2. Kies Genereren periodegegevens Het venster Genereren Periodegegevens wordt weergegeven waarin alleen die ene werknemer geselecteerd is. 3. Vul de parameters in (F1 voor online help) en klik op de knop Voltooien. De periodegegevens worden toegevoegd en het venster Genereren Periodegegevens wordt gesloten. U kunt de nieuwe periodegegevens in het onderdeel Periodegegevens bij de werknemers controleren en indien nodig wijzigen. -Of1. Selecteer de werknemer in de verkennermodule en klik op Periodegegevens in het schakelpaneel. Het venster Periodegegevens werknemer wordt geopend. 2. Klik in het venster of in de werkbalk op de knop Nieuw. De nieuwe periode wordt in het grid getoond. Klik op de knop Toepassen om de gegevens vast te leggen.

► 1. 2. 3.

4. ►

Wijzigen of verwijderen van periodegegevens van één werknemer Open de Periodegegevens van de betreffende werknemer. Selecteer de periode in het grid. Breng de wijzigingen aan en klik op Toepassen om de wijzigingen op te slaan. -OfKlik op de knop Verwijderen om de geselecteerde periode te verwijderen. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan en het venster Periodegegevens werknemer te sluiten.

Wissen periodegegevens van meerdere werkgevers en werknemers 1. Klik in de verkennermodule met de rechtermuisknop op de werkgever. Er verschijnt een snelmenu. 2. Kies Wissen periodegegevens Het selectievenster Wissen periodegegevens wordt weergegeven waarin alle werknemers van deze werkgever en alle huidige perioden geselecteerd zijn. Maak eventueel de selectie van niet gewenste werknemers en/of perioden ongedaan. 3. Klik op de knop Voltooien. - 35 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 De geselecteerde periodegegevens worden uit de database verwijderd. Opmerking De stappen 1 en 2 kunt u ook uitvoeren door op de knop Wissen periodegegevens in de werkbalk te klikken of in het menu Periodeverwerking de optie Wissen periodegegevens te kiezen.

6.2 Stap 2.

Voer de loonberekening uit

De functie Loonberekening is het belangrijkste onderdeel van Kluwer Salarisadministratie. Met deze module worden de in te houden loonheffing, de bijdrage Zvw en het bedrag aan verschuldigde premies werknemersverzekeringen over het loon berekend. Ook worden de premies van zelf gedefinieerde salarisafhankelijke (pensioen)regelingen berekend op basis van de gekozen grondslagen en overige parameters in het onderdeel Pensioen/Vut bij de werkgever en de opties in het onderdeel Regelingen in de (Vaste) periodegegevens van de werknemer. Verder wordt ook de reservering van het vakantiegeld berekend. U kunt voor een werknemer een loonberekening slechts uitvoeren indien periodegegevens aanwezig zijn in het onderdeel Periodegegevens.

Berekeningswijze Voor een correcte berekening van de premies werknemersverzekeringen en opbouw van de cumulatieven moet u de loonberekening op de juiste wijze uitvoeren. Hierbij zijn er twee uitgangssituaties: U heeft de voorgaande periode(n) reeds afgesloten: Voor een juiste loonberekening hoeft u alleen de nieuwe periode(n) te selecteren en de berekening uit te voeren. In deze uitgangssituatie vindt de berekening sneller plaats omdat de cumulatieven tot en met de voorgaande periode reeds zijn opgebouwd en vastgelegd. U heeft de voorgaande periode(n) berekend maar niet afgesloten: In dit geval moet u voor een juiste loonberekening de nieuwe periode(n) en alle voorgaande perioden gelijktijdig berekenen. Deze berekening duurt langer. Wij adviseren u om altijd steeds vorige periode af te sluiten voordat u nieuwe perioden aanmaakt.

Berekeningsmethode premies werknemersverzekeringen Voor controle van de berekende premies werknemersverzekeringen (WAO/WIA, WW) en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet, wijzen wij u erop dat het programma rekent volgens de systematiek van voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR). Er zijn twee methodes voor voortschrijdend cumulatief rekenen; de cumulatieve premiemethode en de grondslagaanwasmethode. Beide methodes zijn toegestaan. De cumulatieve premiemethode houdt in dat de premies werknemersverzekeringen worden berekend over het cumulatieve premieloon tot en met het laatste loontijdvak van het premiebetalingstijdvak. Dit bedrag wordt vervolgens verminderd met de verschuldigde premies over het cumulatieve premieloon tot het laatste loontijdvak (het totaal van de reeds eerder aangegeven premies) en aldus resulteert het bedrag van de aan te geven premies. De grondslagaanwasmethode houdt in dat voor iedere aangifte de premies werknemersverzekeringen worden berekend over de aanwas van de

- 36 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 premiegrondslag. De aanwas is het verschil tussen: de cumulatieve premiegrondslag tot en met het laatste loontijdvak; en de cumulatieve premiegrondslag tot het laatste loontijdvak. In Kluwer Salarisadministratie wordt de grondslagaanwasmethode toegepast. Met deze berekeningsmethode is na iedere loonperiode altijd exact het correcte cumulatieve premiebedrag ingehouden en berekend. Deze berekeningswijze heeft wel tot gevolg dat soms op de loonstrook afwijkende grondslagen voor de werknemersverzekeringen worden getoond dan op grond van het brutoloon voor sociale verzekeringswetten te verwachten is. Dit fenomeen treedt meestal op na een periode waarin (grote) éénmalige uitkeringen zijn gedaan zonder dat daar extra premiedagen (SV dagen) tegenover staan. Na een aantal perioden komen de premiebedragen geleidelijk weer op het normale niveau. Controle van de cumulatieve premies zal echter altijd uitwijzen dat de premies werknemersverzekeringen correct zijn berekend in de loonstrook. ►

Een loonberekening uitvoeren voor meerdere werknemers 1. Klik in de verkennermodule met de rechtermuisknop op de werkgever. Er verschijnt een snelmenu. 2. Kies Loonberekening Het selectievenster Loonberekening wordt weergegeven waarin alle werknemers van deze werkgever en alle perioden in bewerking geselecteerd zijn. Maak eventueel de selectie van niet gewenste werknemers en perioden ongedaan. 3. Klik vervolgens op de knop Voltooien. De loonberekening wordt gestart en op het scherm wordt een voortgangsbalk getoond zodat u de voortgang van de berekening kunt volgen. Mogelijk toont het programma meteen na de loonberekening één of meerdere mededelingen op het scherm. U kunt deze mededelingen afdrukken. Opmerking De stappen 1 en 2 kunt u ook uitvoeren door op de knop Loonberekening in de werkbalk te klikken of in het menu Periodeverwerking de optie Loonberekening te kiezen.

►

Een loonberekening uitvoeren voor één werknemer 1. Klik in de verkennermodule met de rechtermuisknop op de werknemer. Er verschijnt een snelmenu. 2. Kies Loonberekening Het venster Loonberekening wordt weergegeven waarin alleen die ene werknemer geselecteerd is en alle perioden in bewerking geselecteerd zijn. Maak eventueel de selectie van niet gewenste perioden ongedaan. 3. Klik vervolgens op de knop Voltooien. De loonberekening wordt gestart en op het scherm wordt een voortgangsbalk getoond zodat u de voortgang van de berekening kunt volgen. Mogelijk toont het programma meteen na de loonberekening één of meerdere mededelingen op het scherm. U kunt deze mededelingen afdrukken.

Mededelingen na de loonberekening Het kan voorkomen dat meteen na de loonberekening per werknemer één of meerdere van de volgende mededelingen op het scherm verschijnen: - 37 -


LB: U kunt voor “looncomponent” de voordeelregel toepassen. Het verschil in af te dragen loonbelasting is ….. Deze mededeling verschijnt wanneer u de voordeelregel kunt toepassen bij het gelijktijdig uitbetalen van tijdvakloon en een bijzondere beloning. De voordeelregel past u toe door in de Periodegegevens op het tabblad Looncomponenten bij de looncomponent voor de bijzondere beloning het selectievakje Voordeelregeling in te schakelen. Deze optie is standaard uitgeschakeld. AF: De totale afdrachtvermindering overschrijdt de loonbelasting voor dit tijdvak met ….. Deze mededeling verschijnt wanneer bij een werkgever het totale bedrag van de berekende afdrachtverminderingen loonbelasting groter is dan de af te dagen loonheffing. Het bedrag van de aangifte mag door de afdrachtverminderingen niet negatief worden. De af te dragen loonheffing wordt in dit geval nihil.

6.3 Stap 3.

Druk overzichten af ter controle

Na de loonberekening kunt u overzichten (loonstroken, premieoverzichten, betalingen, aangifte loonheffing, etc..) afdrukken om de berekeningen te controleren. Mochten zich fouten voordoen in de berekening, wijzig dan de periodegegevens en eventueel werkgevers-, werknemersgegevens en/of basisgegevens en voer de loonberekening opnieuw uit. Let op! Indien u een periode hebt aangemaakt en vervolgens wijzigingen aanbrengt in de Vaste periodegegevens moet u de huidige periode verwijderen en opnieuw aanmaken om de aanpassingen in de periode te verwerken.

►

Afdrukken van een overzicht in verband met periodeverwerking 1. Klik in de verkennermodule met de rechtermuisknop op de betreffende werkgever of werknemer. Er verschijnt een snelmenu 2. Wijs Afdrukken aan en selecteer het gewenste overzicht. Het Selectiescherm werkgever, werknemers en perioden wordt weergegeven. 3. Selecteer de werkgevers, werknemers en Huidige periodegegevens. De perioden in bewerking worden in de lijst perioden getoond. -OfSelecteer de werkgevers, werknemers en Afgesloten perioden. De afgesloten perioden worden in de lijst perioden getoond. 4. Selecteer de periode(n) voor het overzicht en klik vervolgens op de knop Voltooien om het overzicht af te drukken. Opmerking De stappen 1 en 2 kunt u ook uitvoeren door in het menu Periodeverwerking de optie Overzichten te kiezen of in het menu Overzichten één van de opties te kiezen. Raadpleeg hoofdstuk 8 voor een uitgebreide beschrijving van alle overzichten.

- 38 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 6.4 Stap 4.

Maak een back-up

Raadpleeg hoofdstuk 4.2 voor informatie over het maken van een back-up.

6.5 Stap 5.

Sluit de periode af

Na controle van de overzichten kunt u de berekende periode afsluiten. Bij het verlonen van een volgende periode hoeft u dan alleen de nieuwe periode door te rekenen. Het is echter niet nodig de berekende en goedgekeurde periode af te sluiten. Gaat u echter een nieuwe periode berekenen zonder de voorgaande periode(n) te hebben afgesloten dan moet u alle openstaande perioden tegelijk opnieuw berekenen om een juiste opbouw van de cumulatieven en berekening van de premies werknemersverzekeringen te verkrijgen. Deze berekening duurt langer dan bij afgesloten voorgaande perioden. Het is dus beter om berekende en goedgekeurde periode af te sluiten voordat u verder gaat met de volgende periode. Hiermee voorkomt u fouten in de loonadministratie. ►

Afsluiten van periode(n) bij meerdere werknemers 1. Klik in de verkennermodule met de rechtermuisknop op de werkgever. Er verschijnt een snelmenu. 2. Kies Afsluiten loonberekening. Het selectievenster Afsluiten loonberekening wordt weergegeven waarin alle werknemers van deze werkgever en alle berekende perioden geselecteerd zijn. Maak eventueel de selectie van niet gewenste werknemers en perioden ongedaan. 3. Klik vervolgens op de knop Voltooien. De perioden worden afgesloten en doorgeboekt.

►

Afsluiten van periode(n) bij één werknemer 1. Klik in de verkennermodule met de rechtermuisknop op de werknemer. Er verschijnt een snelmenu. 2. Kies Afsluiten loonberekening. Het selectievenster Afsluiten loonberekening wordt weergegeven waarin alleen die ene werknemer geselecteerd is en alle berekende perioden geselecteerd zijn. Maak eventueel de selectie van niet gewenste perioden ongedaan. 3. Klik vervolgens op de knop Voltooien. De perioden worden afgesloten en doorgeboekt. Opmerking Stap 2 kunt u ook uitvoeren door, na selectie van werkgever of werknemer, op de knop Afsluiten loonberekening in de werkbalk te klikken of in het menu Periodeverwerking de optie Afsluiten loonberekening te kiezen. De afgesloten perioden kunt u in het onderdeel Afgesloten perioden bij de werknemer raadplegen. In een afgesloten periode kunt u geen wijzigingen aanbrengen. Wilt u toch correcties in een afgesloten periode aanbrengen dan moet u de periode eerst terugboeken. De gegevens van de teruggeboekte periode worden teruggeplaatst in de Periodegegevens. Hier kunt u wijzigingen aanbrengen, opnieuw de loonberekening uitvoeren en de periode opnieuw afsluiten.

- 39 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 6.5.1 Afgesloten perioden werknemer In dit onderdeel kunt u de afgesloten perioden van de werknemer raadplegen. Open het onderdeel, selecteer in het grid de afgesloten periode en klik op één van de tabbladen voor een overzicht van de ingevoerde en berekende gegevens. U kunt de gegevens in een afgesloten periode niet wijzigen. Wilt u een afgesloten periode met nieuwe gegevens berekenen dan moet de periode eerst teruggeboekt worden.

6.5.2 Terugboeken van afgesloten periode(n) In Kluwer Salarisadministratie heeft u met de functie ‘Terugboeken afgesloten periode’ de mogelijkheid correcties in de verwerking te maken. Het kan voorkomen dat u een periode definitief hebt afgesloten en later bemerkt dat toch nog wijzigingen in deze periode moeten worden verwerkt. Omdat u niet rechtstreeks in de afgesloten perioden wijzigingen kunt aanbrengen moet u deze eerst terugboeken. De teruggeboekte perioden wordt teruggeplaatst in de Periodegegevens bij de werknemer. Hier kunt u wijzigingen aanbrengen, de loonberekening uitvoeren en de periode opnieuw afsluiten. Let u er wel op dat u de overige administratieve handelingen rond het terugboeken van de perioden zelf moet uitvoeren. Zo moet u de correctie op de loonjournaalposten zelf uitvoeren. Door de systematiek van voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR) worden de in te houden premies werknemersverzekeringen automatisch door het programma gecorrigeerd. Niet te verhalen We-premie Negatieve premiebedragen worden verrekend bij de collectieve premieafdracht op de aangifte loonheffingen. Er kan evenwel niet meer premie worden verrekend dan in het premiebetalingstijdvak voor de betreffende werknemer op aangifte is afgedragen. Hierbij moet bijvoorbeeld worden gedacht aan de situatie dat in de afgesloten maand januari de ingehouden We-premie € 120 bedraagt. Vervolgens wordt de periode jan teruggeboekt om het brutoloon te corrigeren (verhogen). Bij het opnieuw berekenen van de periode(n) moet er een hogere premie worden ingehouden (€ 155). Het verschil tussen de nieuwe en de oude premie (€ 35) mag niet op het loon van de werknemer worden ingehouden en komt dus voor rekening van de werkgever. Dit verschil wordt in de looncomponent 'niet te verhalen We-premie' op de loonstrook getoond. Let op! Door de nieuwe systematiek van de aangifte loonheffingen wordt bij deze actie afgedwongen dat alle perioden die na de geselecteerde periode volgen teruggeboekt en herrekend worden. Salarisadministratie doet dit automatisch.

►

Terugboeken van periode(n) bij meerdere werknemers 1. Klik in de verkennermodule met de rechtermuisknop op de werkgever. Er verschijnt een snelmenu. 2. Kies Terugboeken afgesloten periode. Het selectievenster Terugboeken afgesloten periode wordt weergegeven waarin alle werknemers van deze werkgever en alle afgesloten perioden geselecteerd zijn. Maak eventueel de selectie van niet gewenste werknemers en perioden ongedaan. 3. Klik vervolgens op de knop Voltooien.

- 40 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 De afgesloten perioden worden teruggeboekt en in de Periodegegevens geplaatst. ►

Terugboeken van periode(n) bij één werknemer 1. Klik in de verkennermodule met de rechtermuisknop op de werknemer. Er verschijnt een snelmenu. 2. Kies Terugboeken afgesloten periode. Het selectievenster Terugboeken afgesloten periode wordt weergegeven waarin alleen die ene werknemer geselecteerd is en alle afgesloten perioden geselecteerd zijn. Maak eventueel de selectie van niet gewenste perioden ongedaan. 3. Klik vervolgens op de knop Voltooien. De afgesloten perioden worden teruggeboekt en in de Periodegegevens geplaatst. Opmerking Stap 2 kunt u ook uitvoeren door, na selectie van werkgever of werknemer, op de knop Terugboeken afgesloten periode in de werkbalk te klikken of in het menu Periodeverwerking de optie Terugboeken afgesloten periode te kiezen.

6.6 Aangifte loonheffingen Vanaf 1 januari 2006 moet u per aangiftetijdvak een gecombineerde aangifte doen: de aangifte loonheffingen. In deze aangifte worden de loonbelasting/premie volksverzekeringen, de premies werknemersverzekeringen en de salarisafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) tegelijk opgenomen. De nieuwe aangifte loonheffingen bevat: Collectieve gegevens, zoals diverse totaalbedragen van af te dragen belasting, premies en eindheffingen. Dit deel is te vergelijken met de oude aangifte loonbelasting. De collectieve gegevens blijven bij de Belastingdienst, die verantwoordelijk is voor de heffing en inning. Gegevens per werknemer. Deze gegevens worden opgenomen in de polisadministratie, die door UWV wordt beheerd. De gegevens in de polisadministratie kunnen worden gebruikt door bevoegde partijen, waarvan de Belastingdienst en UWV de grootste zijn. De aangifte loonheffingen doet u met Kluwer Salarisadministratie in een aantal stappen. 1. Invoeren van het aangiftetijdvak, afdrachtverminderingen loonbelasting en eindheffingen. 2. Klaarzetten van de aangifte loonheffingen voor verzending met Kluwer Elektronisch Berichtenverkeer (KEBV). 3. Verzenden van de aangifte loonheffingen met KEBV. 4. Verzonden en door de Belastingdienst geaccepteerde aangifte loonheffingenn markeren.

Stap 1. Invoeren werkgevergegevens voor de aangifte LH In het onderdeel Aangifte loonheffingen bij de werkgever voert u gegevens in die bij de aangifte loonbelasting/premie volksverzekeringen moeten worden verwerkt (o.a. niet door Kluwer Salarisadministratie berekende afdrachtverminderingen, sommige eindheffingen en voorlopig betaalde heffingen).

- 41 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 Na openen van dit onderdeel komt u in het scherm Aangifte loonheffingen werkgever. In het grid van dit scherm wordt een lijst van ingevoerde aangiften LB getoond. Na selectie van een aangifte in de lijst kunt u de gegevens muteren. U ziet ook of het geselecteerde aangiftetijdvak reeds verzonden is. Dit is van belang voor het aanmaken van eventuele correctieberichten. Met de knoppen Nieuw en Verwijderen kunt u aangiften LB toevoegen of verwijderen. Gegevens over het aangiftetijdvak worden in de volgende velden ingevoerd: Periodeomschrijving geef in dit vak een omschrijving van het aangiftetijdvak. Begin Tijdvak voer in dit veld de begindatum van het aangiftetijdvak in. Einde Tijdvak voer in dit veld de einddatum in van het aangiftetijdvak in.

De volgende heffingen en afdrachtverminderingen kunnen worden ingevoerd: Eindheffing bestelbus van de zaak; Eindheffing bovenmatig pensioen; Eindheffing publiekrechtelijke uitkeringen en tijdelijke knelpunten van ernstige aard en/of eindheffing in natura aan niet-werknemers; Afdrachtvermindering arbo non-profit; Voorlopige afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk (S&O); Arbeidsgehandicaptenkorting.

Let op! Kluwer Salarisadministratie berekent de in te vullen bedragen niet automatisch. Deze moeten door de gebruiker zelf worden bepaald.

Stap 2. Klaarzetten aangifte loonheffingen voor verzending met KEBV Via menu Extra Æ Aangifte via BAP xml of via menu Overzichten Æ Aangifte loonheffingen Æ Aangifte via BAP xml zet u de aangifte loonheffingen klaar voor verzending met KEBV. Let op! Vanaf 1 januari 2006 is het niet meer mogelijk de aangifte loonheffingen op diskette of op papier te doen. ►

Klaarzetten aangifte loonheffingen 1. Klik op menu Overzichten, wijs Aangifte loonheffingen aan en klik vervolgens op Aangifte via BAP xml. Het Selectiescherm wordt weergegeven. 2. Selecteer de werkgevers en de aangiftetijdvakken en klik vervolgens op de knop Voltooien. Het aangiftebestand (xml) wordt in de verzendmap van Kluwer Elektronisch Berichtenverkeer (KEBV) klaargezet voor verzending.

Stap 3. Verzenden aangifte loonheffingen met KEBV Start KEBV en raadpleeg de gebruiksdocumentatie bij dit programma om de door Kluwer Salarisadministratie opgeslagen aangiftebestanden te verzenden naar de Belastingdienst.

- 42 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 Stap 4. Verzonden aangiftetijdvakken markeren Als u na verzending van de aangifte loonheffingen geen bericht van de Belastingdienst ontvangt zijn er geen fouten geconstateerd bij de technische controle en kunt u de betreffende aangiftetijdvakken als verzonden afvinken. Dit kunt u doen door in het scherm Aangifte loonheffingen de verzonden tijdvakken te selecteren en vervolgens een vinkje in het vakje Aangifte verzonden te plaatsen. Wizard verzonden aangiften markeren Wilt u in één keer voor meerdere werkgevers verzonden aangiften markeren, dan kunt u de wizard ‘Aangiften verzonden’ gebruiken. ►

Verzonden aangiften markeren 1. Klik op menu Extra, wijs aan Aangifte loonheffingen Æ Aangiften verzonden. Het Selectiescherm wordt weergegeven. 2. Selecteer de werkgevers en aangiftetijdvakken voor markering en klik op de knop Voltooien. 3. Controleer in het scherm Aangifte loonheffingen of betreffende aangiftetijdvakken als verzonden zijn aangevinkt.

6.7 Cumulatieven De cumulatieve gegevens van de werkgever of werknemer geven een cumulatief overzicht van alle periodegegevens van deze werkgever of werknemer waarvoor een loonberekening is uitgevoerd, dus inclusief de afgesloten perioden. In het venster Cumulatieven werkgever of werknemer worden de cumulatieve gegevens tot en met de geselecteerde periode getoond. In de keuzelijst van het invoervak Tot en met periode worden alleen de afgesloten en berekende perioden getoond. Selecteer in dit vak de eindperiode waarvoor de cumulatieven moeten worden berekend.

- 43 -


7

Jaaropgaaf aan werknemer U bent verplicht na afloop van het kalenderjaar aan de werknemer een jaaropgaaf te verstrekken, ook als de werknemer er zelf niet om vraagt. Via menu Periodeverwerking kunt u jaaropgaven voor de werknemers op blanco papier afdrukken. De gegevens die afgedrukt worden op de jaaropgave worden door het programma overgenomen uit de werkgevers- en werknemersgegevens. ►

Afdrukken jaaropgaven werknemers: 4. Klik op menu Periodeverwerking, wijs aan Jaarafsluiting Æ Jaaropgaaf werknemer Æ Jaaropgaaf op blanco papier. Het Selectiescherm wordt weergegeven. 5. Selecteer de werkgevers, werknemers en perioden voor het afdrukken van de jaaropgaven en klik op de knop Voltooien. Het Selectiescherm uitvoer wordt weergegeven. 6. Selecteer het gewenste uitvoerkanaal voor de jaaropgaven.

- 44 -


8

Overzichten Via het menu Overzichten en via sommige snelmenu’s kunt u diverse overzichten afdrukken naar een printer, bestand of beeldscherm. Het is niet mogelijk zelf overzichten te creëren, dan alleen degene die nu in het menu Overzichten worden vermeld. Nadat u in menu Overzichten of via een snelmenu het gewenste overzicht hebt gekozen verschijnt een Selectiescherm waarin u, met behulp van de muis of het toetsenbord, selectiecriteria instelt voor het ophalen van de gegevens. Met behulp van het selectiescherm kunt u, afhankelijk van het gewenste overzicht, tot op zekere hoogte zelf bepalen welke gegevens in het overzicht moeten worden getoond. Het is echter niet mogelijk de lay-out van de overzichten aan te passen. U kunt een selectie alleen voltooien nadat u geldige selectiecriteria hebt toegepast. Indien u geen geldige selectie hebt gemaakt en u op de knop Voltooien klikt krijgt u de melding dat de door u gemaakte selectie geen resultaat bevat (bijvoorbeeld wanneer u een loonstrook wilt afdrukken en u selecteert een periode waarvoor nog geen loonberekening is uitgevoerd). Heeft u een geldige selectie gemaakt dan kunt u het maken van het overzicht vervolgen door op de knop Voltooien te klikken.

Selectiescherm uitvoer Na klikken op Voltooien in het selectiescherm overzichten verschijnt het dialoogvenster Selectiescherm uitvoer waarin een afdrukvoorbeeld wordt getoond. Met behulp van de knoppen in dit werkbalkje bladert u door het afdrukvoorbeeld en bepaalt u het formaat van de afbeelding. In dit scherm worden ook de volgende uitvoermogelijkheden van het overzicht getoond:

Via menu Overzichten kunt u de volgende overzichten maken: Licentiehouder

Stamkaart licentiehouder Een overzicht van de ingevoerde gegevens van de licentiehouder. Notities

Werkgever

Stamkaart werkgever Een overzicht van de ingevoerde werkgeversgegevens. Werknemer per werkgever Cumulatieven Premie-overzicht sociale verzekeringen Pensioen/Vut-regelingen Rekeningschema journaalpost

- 45 -


Looncomponenten Notities

Werknemer

Formatie (afdeling en functie) Stamkaart werknemer Een overzicht van de ingevoerde werknemersgegevens m.u.v. de vaste periodegegevens. Vaste periodegegevens Een overzicht van de vaste periodegegevens per werknemer. Werknemers per werkgever Een overzicht per werkgever van alle ingevoerde werknemers met BSN/sofinummer en overige relevante gegevens. Adressenlijst Werknemers uit dienst Een overzicht per werkgever van de in de loop van het jaar uit dienst getreden werknemers. Cumulatieven Rekeningen Een overzicht van de bank- en/of girorekeningnummers van de werknemer. Afdrachtvermindering Een overzicht van de afdrachtverminderingen die voor de betreffende werknemer toegepast worden. Loonbelasting Een overzicht van de loonbelastinggegevens van de werknemer (tabblad Loonbelasting in Stamgegevens werknemer). Dienstverband Een overzicht van de gegevens met betrekking tot het dienstverband van de werknemer (tabblad Dienstverband in Stamgegevens werknemer). Werknemersverzekeringen Signaallijst data Een overzicht per werkgever met allerlei belangrijke data, zoals datum in dienst, uit dienst en geboortedatum, leeftijd en dienstjaren, van de werknemers. Notities

Periodegegevens

Vaste periodegegevens Een overzicht van de vaste periodegegevens per werknemer. Periodegegevens in bewerking Een overzicht van de huidige periodegegevens per werknemer. Periodegegevens afgesloten periode

Loonstrook Op de loonstrook verschijnen soms op het eerste gezicht vreemde bedragen bij de premies werknemersverzekeringen. Ook de grondslagen zijn soms niet overeenkomstig het brutoloon voor sociale verzekeringswetten dat op de strook wordt vermeld.

- 46 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 Ter controle van de berekende premies werknemersverzekeringen (WAO/WIA, WW, WGA) en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw), wijzen wij u erop dat het programma de systematiek van voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR) toepast. Door deze berekeningswijze wordt voor iedere werknemer altijd exact het juiste bedrag aan premies ingehouden en afgedragen en hoeft dus bij vertrek of aan het eind van het jaar niet een aanvullende herberekeningsperiode te worden gedraaid. Kortom, de premies werknemersverzekeringen zijn altijd 'bij'. Lay-out loonstrook en vensterenveloppen De loonstrook is ontworpen voor standaard vensterenveloppen, formaat 220 x 110 mm, met het venster linksonder. Hierdoor zijn alleen naam en adresgegevens van de werknemer in het venster zichtbaar wanneer de loonstrook driedubbel gevouwen wordt. De specificaties van het venster: grootte: 100 x 30 mm positie: 6 cm van bovenkant, 2 cm van onderkant en 2 cm van linkerkant envelop.

Betalingen

Betaallijst netto Salarissen Van alle te betalen netto salarissen per bank, giro of kas, al dan niet uitgesplitst over een of meerdere rekeningen kan, voor de huidige of een afgesloten periode een betaallijst worden samengesteld. Betaaldiskette Na selecteren van deze optie verschijnt het Selectiescherm overzichten ClieOp03. In dit scherm heeft u naast de verschillende opties voor de bestandsspecificatie ook de volgende mogelijkheden: Opdrachtbrief Selecteer Opdrachtbrief voor het afdrukken van de Opdrachtbrief zakelijke betalingen. Diskette Selecteer diskette voor het aanmaken van de betaaldiskette in ClieOp 03 formaat van Interpay. Meer informatie over betalen per diskette kunt bij uw bank opvragen. Raadpleeg de Online Help voor meer informatie over dit onderwerp.

Loonstaat Een overzicht volgens het officiële model van de loonstaat in de Handleiding Loonbelasting, premie volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen van de Belastingdienst. Het overzicht in kolommen ingedeeld en wordt achtereenvolgens gesorteerd op werkgever en werknemer.

Aangifte loonheffingen Via dit overzicht doet u de aangifte loonheffingen. De werkgeversgegevens voor de aangifte loonbelasting/premie volksverzekeringen heeft u reeds ingevuld in het onderdeel Aangifte loonheffingen bij de werkgever. Aangifte overzicht Een overzicht van de aangifte loonheffingen volgens model van de Belastingdienst. Aangifte via BAPI xml Klaarzetten van een xml-bestand t.b.v. aangifte loonheffingen. Dit bestand kan vervolgens met het communicatieprogramma Kluwer Elektronisch

- 47 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 Berichtenverkeer (KEBV) via het beveiligde BAPI protocol naar de Belastingdienst worden verzonden.

Afdrachtvermindering LB/PH Overzichten afdrukken van de berekende afdrachtverminderingen.

Eindheffing LB Overzichten van de diverse eindheffingen LB, zoals spaarloon aandelen/opties, eindheffingen voor bestemmingsloon, eindheffingsloon in natura, loon in natura tegen enkelvoudig tarief (ook wel personeelsfestiviteit genoemd), de eindheffingen VUTregeling vanaf 2005 en bovenmatige kostenvergoedingen.

Premie-overzicht Pensioen/Vut Overzichten afdrukken van de berekende pensioenpremies.

Premie-overzicht sociale verzekeringen Overzichten afdrukken van de berekende SVW premies.

Loonkosten werkgever Overzichten afdrukken van de loonkosten van werkgevers.

Journaalpost Overzichten afdrukken van de journaalposten.

Journaalpost per afdeling/functie Overzichten afdrukken van journaalposten per afdeling van het bedrijf.

Notities Overzichten afdrukken van de notities. Signaallijst notities Afgehandelde notities Openstaande notities

Basisgegevens Overzichten afdrukken van de volgende basisgegevens: Afdelingen Functies Ziekenfondsen Uitvoeringsinstellingen Sectoren Minimumlonen

- 48 -


9

Speciale onderwerpen In dit hoofdstuk worden enkele onderwerpen besproken die een juiste werking van Kluwer Salarisadministratie in de hand moeten werken of tips bevatten voor het uitvoeren van bepaalde berekeningen.

9.1 Overzicht basislooncomponenten Bij het samenstellen van de set looncomponenten voor een werkgever maakt u gebruik van een aantal vooraf gedefinieerde basiscomponenten waarvan de omschrijvingen per werkgever kunnen worden aangepast. In onderstaande tabel zijn de beschikbare basiscomponenten overzichtelijk gerangschikt. Bruto looncomponenten vast overeengekomen loon tegen normaal tarief bruto loon tegen normaal tarief bijtelling auto van de zaak eigen bijdrage auto van de zaak loon uit overwerk loon tegen bijzonder tarief uitgekeerd vakantiegeld tegen bijzonder tarief loon in natura tegen normaal tarief loon in natura tegen bijzonder tarief loon op basis van gewerkte uren (ORT) tegen normaal tarief loon op basis van gewerkte uren (ORT) tegen bijzonder tarief Spaarregelingen / winstdelingen / levensloopregeling spaarloon spaarloon in de vorm van aandelenoptierechten levensloopregeling levensloopregeling met werkgeversbijdrage winstdeling in contanten waarvoor vrijstelling geldt winstdeling in de vorm van aandelenoptierechten Inhoudingen en reserveringen netto-inhouding aflossing lening eigen bijdrage auto van de zaak inhouding ziektekostenpremie werknemer vast bedrag premie pensioen/vut/ao werknemer vast bedrag vut vanaf 2005 werknemer vast bedrag reservering vakantiegeld Vergoedingen en verstrekkingen belaste onkostenvergoeding belaste kilometervergoeding privé auto onbelaste onkostenvergoeding onbelaste reiskostenvergoeding woning/werk onbelaste kilometervergoeding privé auto Eindheffingen eindheffingsloon met bestemmingskarakter (enkelvoudig tarief) eindheffingsloon (gebruteerd tabeltarief) eindheffingsloon (gebruteerd tabeltarief) waarover SVW-premies berekend worden

- 49 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 eindheffingsloon in natura (gebruteerd tabeltarief) eindheffingsloon in natura (gebruteerd tabeltarief) waarover SVW-premies berekend worden eindheffingsloon in natura (enkelvoudig tarief) eindheffingsloon in natura (enkelvoudig tarief) waarover SVW-premies berekend worden eindheffingsloon geschenk feestdag eindheffingsloon bovenmatige kostenvergoeding Premiebijdragen werkgever vast bedrag premie pensioen/vut/ao werkgever levensloopregeling werkgeversbijdrage vast bedrag vut vanaf 2005 werkgever werkgeversbijdrage ziektekostenpremie tegen normaal tarief loon niet belast met SVW-premies tegen normaal tarief werkgeversbijdrage ziektekostenpremie tegen bijzonder tarief loon niet belast met SVW-premies tegen bijzonder tarief belaste aanspraak ziektekostenvergoeding belaste aanspraak niet belast met SVW-premies Overige 30% Regeling kostenvergoedingsbeschikking / kleine artiestenregeling fooien/uitkeringen uit fondsen tegen normaal tarief uitkering vut-regeling vanaf 2005 niet te verhalen We-premie

9.2 Deeltijdfactor afdrachtverminderingen LB Werknemers die per periode loon ontvangen op basis van het aantal gewerkte uren (oproepkrachten) verloont u door gebruik te maken van de looncomponent “Vast overeengekomen loon” in de (Vaste) periodegegevens tabblad Looncomponenten. Het uurloon geeft u op in het vak Bedrag per eenheid, het aantal gewerkte uren in het vak Aantal en als eenheid selecteert u Uur. Het berekende loon wordt getoond in het vak Bedrag. Let op! Om de deeltijdfactor voor de afdrachtverminderingen LB (toetsloon en vermindering LB ) te berekenen op basis van het aantal werkelijk gewerkte uren plaatst u een vinkje in het vak Werkelijke urenhanteren op het tabblad Vermindering LB in de stamgegevens van de werknemer. Zo niet wordt standaard de contracturen genomen. Het aantal gewerkte uren dat u opgeeft in het vak Gewerkte uren in het tabblad Algemeen van de periode wordt herleid naar een deeltijdfactor voor de afdrachtverminderingen LB.

9.3 Nettoloonafspraak Met Kluwer Salarisadministratie kunt u ook berekeningen uitvoeren uitgaande van een vast overeengekomen netto salaris. Bij een aantal looncomponenten kunt u aangeven of het een bruto- dan wel een nettoloonafspraak betreft. In geval van een nettoloonafspraak wordt het netto-bruto traject berekend.

- 50 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 Netto inhoudingen en betalingen Standaard wordt bij een netto-bruto berekening het opgegeven nettoloon berekend inclusief netto-inhoudingen en betalingen (bv. voorschotten, verrekening voorschotten, onbelaste vergoedingen). Wilt u een netto-inhouding of betaling buiten de netto-bruto berekening houden plaats dan voor deze looncomponent een vinkje in het vak Additief op het tabblad Looncomponenten in de (Vaste) periodegegevens . Het nettoloon wordt nu berekend exclusief de netto-inhouding of betaling. Deze wordt naderhand afgetrokken van respectievelijk opgeteld bij het berekende nettoloon.

9.4 Vakantiegeld Gedurende het loonjaar bestaat het vakantiegeld van een werknemer uit één of meer van de volgende componenten: gereserveerd vakantiegeld t/m een bepaalde periode in huidig loonjaar opgebouwd vakantiegeld vorig loonjaar uitbetaald vakantiegeld in huidig loonjaar Ook als u voor een werknemer geen vakantiegeld in Kluwer Salarisadministratie reserveert (u ziet dan de waarde 0.00 (nul) in het vak vakantiegeld in de cumulatieven op de loonstroken van deze werknemer) kunt u met het programma deze éénmalige uitkering verlonen.

9.4.1 Vakantiegeld reserveren Voor de periodieke reservering van vakantiegeld kunt u per werknemer één van de volgende methoden toepassen:

Methode 1: Een percentage vakantietoeslag laten berekenen over een grondslag Met deze methode rekent Kluwer Salarisadministratie iedere periode het te reserveren bedrag uit op basis van het in de Stamgegevens van de werkgever opgegeven percentage en de grondslag voor de reservering vakantiegeld. Bij toepassing van deze methode wordt standaard de waarde van de looncomponent “vast overeengekomen loon” als grondslag voor de reservering van het vakantiegeld genomen. U kunt ook andere looncomponenten opnemen in de grondslag voor de reservering vakantiegeld. In het onderdeel Looncomponenten bij de werkgever kunt u een looncomponent opnemen in de grondslag reservering vakantiegeld door het selectievakje Looncomponent in grondslag vakantiegeld opnemen in te schakelen. Deze methode kunt u per werknemer toepassen door op het tabblad Dienstverband in de Stamgegevens van de werknemer het selectievakje Vakantiegeld reserveren in te schakelen.

Methode 2: Een (vast) bedrag reserveren Met deze methode reserveert u iedere periode een (vast) bedrag. Dit bedrag geeft u op in de looncomponent “vast bedrag reservering vakantiegeld” in de (Vaste) periodegegevens van de werknemer. Deze looncomponent moet u eerst toevoegen aan de set looncomponenten bij de werkgever.

- 51 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 Opmerking: Indien u voor een loonperiode beide methoden ingeschakeld hebt wordt de reservering volgens methode 2 berekend. Heeft u bij de werknemer opgegeven dat methode 1 moet worden toegepast en u draait een periode waarbij een bedrag ingevuld is in de looncomponent “vast bedrag reservering vakantiegeld” dan wordt het opgegeven bedrag gereserveerd en in de cumulatieven verwerkt. Stelt u in een volgende periode de waarde van deze looncomponent op nul dan wordt methode 1 opnieuw toegepast. Het bedrag van de reservering in het huidig loonjaar wordt in de cumulatieven op de loonstrook in het vak vakantiegeld getoond.

9.4.2 Opgebouwd / correctie vakantiegeld De vakantiegeldreservering van het vorig loonjaar wordt in de Stamgegevens van de werknemer op het tabblad Dienstverband in het vak Opgebouwd vakantiegeld vorig jaar bewaard. Het bedrag op de loonstrook in het vak vakantiegeld is de som van het cumulatief gereserveerd vakantiegeld in het huidig loonjaar, het opgebouwd vakantiegeld vorig jaar en de waarde in Correctie opgebouwd vakantiegeld. U kunt bijvoorbeeld het cumulatief gereserveerde vakantiegeld op de loonstrook verlagen door een bedrag in mindering te brengen op van de waarde in het vak Correctie opgebouwd vakantiegeld. Omgekeerd kunt u het cumulatief gereserveerde vakantiegeld verhogen door een bedrag bij de waarde in het vak Correctie opgebouwd vakantiegeld op te tellen. Bij de berekening van de volgende loonperiode wordt de correctie uitgevoerd en de nieuwe cumulatieve reservering op loonstrook getoond. Raadpleeg de Online Help voor meer informatie over dit onderwerp. Bij de jaarafsluiting wordt de opgebouwde reservering overgeboekt naar het volgend jaar en in het vak Correctie opgebouwd vakantiegeld in de Stamgegevens van de werknemer bewaard.

9.4.3 Uitbetalen vakantiegeld Heeft u voor de werknemer met behulp van het programma vakantiegeld gereserveerd dan kunt u het bedrag “automatisch” of “niet automatisch” laten uitbetalen. Heeft u echter geen vakantiegeld in het programma gereserveerd of u wilt een deel van het gereserveerd vakantiegeld uitbetalen dan kunt u de “niet automatische”methode toepassen.

Automatisch uitbetalen gereserveerd vakantiegeld Per werkgever kunt u, gelijktijdig met het normale tijdvakloon, voor geselecteerde werknemers automatisch het gereserveerde vakantiegeld uitbetalen .U dient dan de einddatum van het loontijdvak waarin de uitbetaling moet plaatsvinden in te vullen in het vak Uitbetaling vakantietoeslag per op het tabblad Berekening in de stamgegevens van de werkgever. Schakel het selectievakje Inclusief reservering vakantiegeldperiode in als u het vakantiegeld wilt uitbetalen inclusief het bedrag dat in de periode van uitbetaling wordt gereserveerd. Tijdens de loonberekening wordt het volledige bedrag aan gereserveerd vakantiegeld in de looncomponent “uitgekeerd vakantiegeld tegen bijzonder tarief” geplaatst en uitgekeerd. Na de loonberekening ziet u de waarde 0.00 (nul) in het vak vakantiegeld - 52 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 in de cumulatieven op de loonstrook voor deze periode. In de volgende periode begint de opbouw opnieuw en wordt de nieuwe cumulatieve reservering (eventueel inclusief correctie) op de loonstrook getoond.

Niet automatisch uitbetalen (gereserveerd) vakantiegeld Bij deze methode gebruikt u de looncomponent “uitgekeerd vakantiegeld tegen bijzonder tarief” voor het verlonen van vakantiegeld en vult u het bedrag zelf in. Zie ook hoofdstuk 9.5 over het percentage bijzonder tarief. U past deze methode toe als: voor de werknemer geen vakantiegeld in het programma gereserveerd is een gedeelte van het gereserveerde vakantiegeld moet worden uitbetaald. ►

Als u voor de werknemer geen vakantiegeld in het programma hebt gereserveerd Tijdens de loonberekening wordt het opgegeven bedrag uitgekeerd. Na de loonberekening ziet u een negatief bedrag in het vak vakantiegeld in de cumulatieven op de loonstrook. De reservering vakantiegeld stelt u wederom nul door in het veld Correctie opgebouwd vakantiegeld een positief bedrag in te voeren. Bij de volgende periodeverwerking wordt het gereserveerd vakantiegeld gecorrigeerd met het opgegeven bedrag.

►

Als u een gedeelte van het gereserveerde vakantiegeld uitbetaalt Tijdens de loonberekening wordt het opgegeven bedrag uitgekeerd en in mindering gebracht op het gereserveerd vakantiegeld in het vak vakantiegeld in de cumulatieven op de loonstrook.

9.5 Percentage bijzonder tarief Toepassing van de tabellen bijzondere beloningen kan op twee manieren: 1. Het jaarloon vorig jaar wordt in het vak Jaarloon vorig jaar op het tabblad Loonbelasting in de Stamgegevens van de werknemer ingevoerd op basis waarvan het programma automatisch de bijbehorende percentages bijzonder tarief en de eindheffingen enkelvoudig tarief en gebruteerd tarief bepaald en deze in de betreffende velden invult. Deze percentages worden toegepast bij het verlonen van bijzondere beloningen respectievelijk loonbestanddelen waarop eindheffing van toepassing is. 2. Het percentage loonbelasting bijzonder tarief wordt bij de looncomponent voor bijzonder beloning handmatig ingevoerd in het vak Afwijkend % BT LB/PH het tabblad Looncomponenten in de (Vaste) Periodegegevens. Let op! Indien u het jaarloon vorig ingevuld hebt én een percentage invult op het tabblad Looncomponenten in de (Vaste) Periodegegevens rekent het programma altijd met het percentage opgegeven in de periodegegevens.

9.6 Afdrachtverminderingen loonbelasting De afdrachtverminderingen loonbelasting leiden tot een korting op het door de werkgever af te dragen bedrag aan loonbelasting en premie volksverzekeringen. Met Kluwer Salarisadministratie heeft u de mogelijkheid afdrachtverminderingen loonbelasting toe te passen. Dit kunt u op twee plaatsen opgeven in het programma: In de Stamgegevens van de werknemer op het tabblad Vermindering LB - 53 -


In dit tabblad kunt u de volgende afdrachtverminderingen toepassen: - afdrachtvermindering onderwijs - afdrachtvermindering zeevaart In het onderdeel Aangifte loonheffingen bij de werkgever Bij de aangifte loonheffingen kunt u volgende afdrachtverminderingen toepassen: - afdrachtvermindering arbo non-profit - voorlopige afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk (S&O)

9.7 Artiesten en beroepssporters Voor artiesten en beroepssporters gelden speciale regels voor inhouding van loonheffing. Deze regels zijn gelijk voor binnenlandse én buitenlandse artiesten en beroepssporters. Met Kluwer Salarisadministratie kunt u artiesten en beroepssporters verlonen door het selectievakje Artiesten en beroepssporters op het tabblad Loonbelasting in de Stamgegevens van de werknemer in te schakelen. Ook verlonen van artiesten met een kostenvergoedingsbeschikking of toepassen van de kleine artiestenregeling is mogelijk. De percentages loonbelasting 2008 worden automatisch door Kluwer Salarisadministratie bepaald op basis van de ingevoerde gegevens en volgens onderstaande regels: Indien de artiest/ beroepssporters in Nederland woont bedraagt het tarief voor de loonbelasting 33,60%. Indien de artiest/ beroepssporter of groep in het buitenland woont bedraagt het tarief voor de loonbelasting 20,00%. Het percentage loonbelasting bedraagt 52% wanneer het anoniementarief toegepast wordt. Let op! Om een correcte berekening van de kostenvergoedingsbeschikking / kleine artiestenregeling te verkrijgen moet u een POSITIEF bedrag in deze looncomponent invullen.

9.8 Wijzigingen in sectorgegevens Indien gedurende het jaar blijkt dat de sector de premiepercentages of één van de andere bedragen voor de berekening van de werknemersverzekeringen (WW, WAO/WIA, WGA) wijzigt moet u deze gegevens in de basisbestanden aanpassen. Omdat Kluwer Salarisadministratie de premies volgens de cumulatief voortschrijdende methode berekent, zal na wijziging van de sectorgegevens het programma bij de eerstvolgende loonberekening onmiddellijk het ontstane verschil corrigeren. De correctie wordt dus met terugwerkende kracht onmiddellijk in de eerstvolgende loonberekening (loonstrook) gecorrigeerd en dus niet uitgesmeerd over het restant van het jaar.

9.9 Journaalposten Per werkgever kunt u grootboekrekeningnummers t.b.v. journaalposten toewijzen (koppelen) aan de diverse loonbestanddelen (looncomponenten, premies werknemersverzekeringen, pensioen- en vutpremies). Ook kunt u per werkgever grootboekrekeningnummers opgeven waarop standaard een aantal vaste - 54 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 loonbestanddelen en afdrachten moeten worden geboekt. De toegewezen grootboekrekeningnummers kunt u doorvoeren naar de loonbestanddelen van alle werknemers. Op werknemersniveau kunt u eventueel afwijken van de doorgevoerde koppelingen en voor een afzonderlijk loonbestanddeel een andere geldige rekeningnummer selecteren. Via het menu Overzichten kunt u overzichten van de journaalposten afdrukken.

9.9.1 Definitie grootboekrekeningnummers Voordat u grootboekrekeningnummers koppelt aan de loonbestanddelen moeten deze gedefinieerd worden. Definitie van de grootboekrekeningnummers vindt plaats op het tabblad Schema in het onderdeel Journaalposten in de Stamgegevens van de werkgever. Op het tabblad Schema muteert u grootboekrekeningnummers. Klik op de knop Nieuw voor het invoeren van een nieuw grootboekrekeningnummer in de volgende velden: Nummer In dit numeriek veld voert u het grootboekrekeningnummer in. Gebruik voor de debet en credit boeking verschillende grootboekrekeningnummers. Omschrijving In dit veld voert u de omschrijving van de journaalpost in. Om een grootboekrekeningnummer te verwijderen selecteert u dit in de lijst en klikt vervolgens op de knop Verwijderen. Met de knop Overnemen kunt u grootboekrekeningnummers met bijbehorende omschrijving van een andere werkgever overnemen. Indien mogelijk worden ook de koppelingen naar de looncomponenten automatisch overgenomen. Raadpleeg de online help voor meer informatie hierover. Het rekeningschema gedefinieerd bij de werkgever vindt u terug op het tabblad Journaalposten in de Vaste periodegegevens van de werknemers.

9.9.2 Koppeling grootboekrekeningnummers Nadat u de grootboekrekeningnummers hebt ingevoerd kunt u deze koppelen aan de diverse loonbestanddelen. Dit kan zowel op werkgevers- als op werknemersniveau. Door middel van de knop Doorvoeren kunt u per werkgever de toegewezen grootboekrekeningnummers doorvoeren naar de loonbestanddelen, in berekende en afgesloten perioden, van alle werknemers. Op werknemersniveau kunt u eventueel afwijken van de doorgevoerde koppelingen en voor een afzonderlijk loonbestanddeel een andere geldige rekeningnummer selecteren.

Koppeling grootboekrekeningnummers op werkgeversniveau In de Stamgegevens van de werkgever op het tabblad Journaalposten kunt u de koppeling tussen grootboekrekeningnummers en loonbestanddelen op de volgende tabbladen vastleggen: Looncomponenten Klik op de betreffende looncomponent en selecteer de grootboekrekeningnummers (debet eventueel credit) waarop deze looncomponent moet worden geboekt. Opmerking: U kunt ook op het tabblad Looncomponent in het onderdeel Looncomponenten bij de werkgever grootboekrekeningnummers en looncomponenten koppelen.

- 55 -


Pensioen en vut Klik op de betreffende regeling en selecteer de grootboekrekeningnummers (debet en credit) waarop de af te dragen premies moeten worden geboekt. Opmerking: U kunt ook op het tabblad Journaalpost in het onderdeel Pensioen/Vut bij de werkgever grootboekrekeningnummers en pensioenpremies koppelen. Sociale verzekeringen Klik op de betreffende sociale verzekering en selecteer de grootboekrekeningnummers (debet en credit) waarop de verzekeringspremies moeten worden geboekt. Opmerking: Omdat een werkgever in meerdere sectoren ingedeeld kan worden (indeling sector vindt op werknemersniveau plaats) moet u erop letten dat de premies van alle sectoren gekoppeld worden aan een grootboekrekeningnummer. Overig In dit tabblad selecteert u de grootboekrekeningnummers waarop de posten nettoloon, loonbelasting / premieheffing, gedifferentieerde WAO-premie, gereserveerd vakantiegeld en afdrachtverminderingen loonbelasting standaard moeten worden geboekt. In de Vaste periodegegevens van de werknemer kunt eventueel afwijken van deze nummers.

De knop Doorvoeren Nadat u de grootboekrekeningnummers hebt toegewezen aan de diverse loonbestanddelen kunt u met de knop Doorvoeren de koppelingen doorvoeren naar de looncomponenten en regelingen in de Vaste periodegegevens van werknemers. Deze koppelingen kunt u eventueel ook doorvoeren naar de afgesloten perioden en perioden in bewerking waarvoor reeds een loonberekening is uitgevoerd. Na klikken op de knop moet u de vraag hierover positief beantwoorden. Let op! Bij gebruik van de knop Doorvoeren worden alle huidige koppelingen op werknemersniveau overschreven. Klik altijd eerst op de knop Toepassen voordat doorvoeren kiest.

Koppeling grootboekrekeningnummers op werknemersniveau In de Vaste periodegegevens van de werknemer op het tabblad Journaalposten kunt u op werknemersniveau de koppeling tussen grootboekrekeningnummers en loonbestanddelen in onderstaande. Als u de knop Doorvoeren op het tabblad Journaalpost in de stamgegevens van de werkgever hebt toegepast dan zijn de grootboekrekeningnummers voor de loonbestanddelen op deze tabbladen reeds ingevuld. U kunt deze nummers aanpassen op de volgende tabbladen: Looncomponenten In dit tabblad kunt u in het vak Journaalpost de grootboekrekeningnummers voor de looncomponenten selecteren. Regelingen In dit tabblad kunt u de grootboekrekeningnummers voor de premies sociale verzekering en zelf gedefinieerde pensioen- en vutregelingen selecteren. Overig In dit tabblad voert u de grootboekrekeningnummers in waarop het nettoloon, de loonheffing, gedifferentieerde WAO-premie het gereserveerde vakantiegeld en afdrachtverminderingen loonbelasting standaard moeten worden geboekt.

- 56 -


Rekeningschema In dit tabblad kunt het rekeningschema zoals het is ingevoerd bij de werkgever raadplegen en muteren.

De knop Overzicht Voor een overzicht van de toegewezen journaalposten klikt u op de knop Overzicht. Dit overzicht bestaat, afhankelijk van het aantal aanwezige loonbestanddelen, uit 1 of meer pagina’s. Blader door om alle journaalposten te bekijken of druk het overzicht af naar de printer. Raadpleeg altijd dit overzicht indien afgedrukte journaalposten niet kloppen. Grootboekrekeningnummers van niet gekoppelde loonbestanddelen worden in het overzicht als “????” weergegeven.

De Knop Standaard Met de knop Standaard vervangt u alle grootboekrekeningnummers van de geselecteerde werknemer door de nummers die zijn gedefinieerd op het tabblad Journaalpost in de Stamgegevens van de werkgever. U kunt op werknemersniveau afwijken van de standaard grootboekrekeningnummers.

De knop Doorvoeren Nadat u de grootboekrekeningnummers op werknemersniveau hebt toegewezen aan de loonbestanddelen kunt u met de knop Doorvoeren de koppelingen doorvoeren naar de Vaste periodegegevens, afgesloten perioden en berekende perioden. Na klikken op de knop moet u de vraag hierover positief beantwoorden. Let wel, op werknemersniveau worden met deze knop de koppelingen alleen bij de geselecteerde werknemer doorgevoerd!

9.10 Eerstedagsmelding (EDM) Als een nieuwe werknemer voor u gaat werken, dan moet u zijn naam, geboortedatum, BSN/sofinummer en de datum waarop hij begint te werken, aan de Belastingdienst melden. Dat doet u met de 'Opgaaf eerstedagsmelding'. De eerstedagsmelding moet de dag vóór het begin van de werkzaamheden bij de Belastingdienst binnen zijn. Er bestaat 1 uitzondering: als u met de werknemer afspreekt dat hij nog dezelfde dag begint te werken, dan mag u de werknemer op die dag aanmelden, maar wel vóór het begin van de werkzaamheden. In menu Extra doet u de EDM voor een werknemer.

9.11 Wizards Aanpassen looncomponenten Met de wizard Aanpassen looncomponenten kunt u snel wijzigingen in de looncomponenten in de Vaste periodegegevens van de werknemers aanbrengen. Zo kunt bijvoorbeeld een loonsverhoging van 5% voor alle werknemers met een vast overeengekomen loon kleiner dan € 2500 door de wizard laten uitvoeren. Zie onderstaande figuur. Of een éénmalige uitkering voor alle werknemers laten invullen in een daarvoor geschikte looncomponent. De wizards vindt u in het menu Extra.

- 57 -


Aan- of uitzetten Pensioen/Vut-regelingen Met de wizard Aan- of uitzetten Pensioen/Vut-regelingen kunt u tegelijkertijd bij meerdere werknemers pensioenregelingen in de Vaste periodegegevens uitschakelen. Na aanmaken van een nieuwe periode worden deze regelingen dan niet meegenomen in de loonberekening. Selecteer de werkgever, werknemers en de regelingen en klik op Voltooien om de wizard uit te voeren.

9.12 Verwijderen werknemers uit dienst Met de module “Verwijderen werknemers uit dienst” kunt u in één keer meerdere werknemers die uit dienst zijn uit de administratie verwijderen. Deze module vindt u in menu PeriodeverwerkingÆ JaarafsluitingÆ Verwijderen werknemers uit dienst. Na kiezen van deze optie verschijnt een selectiescherm waarin alleen

- 58 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 werknemers uit dienst worden getoond. Selecteer de werknemers die verwijderd moeten worden en klik op Voltooien. Let op! De werknemers worden definitief verwijderd. Van de verwijderde werknemers kunt u hierna geen gegevens meer opvragen. Maak voor de zekerheid eerst een back-up voordat u deze actie uitvoert.

- 59 -


1

Alfabetisch register (de nummers verwijzen naar paginanummers) 2

B

23 jaar en ouder, 23

back-up, 8, 9, 10, 11, 34, 39 back-up op diskette(s), 10, 11 Back-up op een harde schijf, 10 Back-up Salarisadministratie, 9 Bank, 25 bankgegevens, 24, 29 BAPI-xml, 47 basis van het aantal gewerkte uren, 50 basiscomponenten, 26, 49 Basisgegevens, 11, 13, 14, 21, 22, 38, 48 beconnummer, 22 Bedrag, 31, 50 Bedrag per eenheid, 31, 50 bedrijfstak, 27 bedrijfstakeigen regelingen, 27 begindatum, 42 beginwaarde, 30 belastingdienst, 7, 22, 24 Berekening, 25, 30, 52 Berekeningsmethode, 36 berichten, 13, 30 beroepssporters, 54 Bestand, 8, 9, 10, 11, 19 betaald ouderschapsverlof, 30, 54 betaaldiskette, 7, 47 Betaallijst netto Salarissen, 47 Betaling, 30 Betalingen, 47 bewerken, 22, 26, 30, 32 bewerking, 17, 18, 38, 56 bewerkingen, 14 bijzondere beloning, 7, 31, 38, 53 bovenmatige kostenvergoeding, 50 bovenmatige kostenvergoedingen, 48 bruto, 6, 31, 50, 51 bruto uurloon, 6 brutoloon svw, 27 brutolooncomponent, 31

3 30% regeling, 6, 31 36 uur, 30

6 65 jaar, 29

A Aan- of uitzetten Pensioen/Vut-regelingen, 58 Aangifte LB, 24, 41, 42, 47, 54 Aangifte LB via EDI, 42 aangifte loonbelasting, 6, 7, 30, 41 aangiftetijdvak, 42 aanmaken van een nieuwe periode, 30, 31, 33, 34 aansluitnummer, 22, 24 aansprakelijkheid, 66 aantal gewerkte uren, 30, 50 Aantal uren per week, 30 aantal werkgevers, 6 administratiekantoor, 21, 22 adresgegevens, 22, 23, 24, 29 Adressenlijst, 46 afdelingen, 17, 22, 23, 30 afdrachten, 25, 55 Afdrachtvermindering, 42, 46, 48 Afdrachtvermindering arbo non-profit, 42 afdrachtvermindering loonbelasting, 30 afdrachtvermindering onderwijs, 54 afdrachtverminderingen, 6, 7, 30, 38, 41, 42, 46, 48, 50, 53, 54, 56 afdrachtverminderingen LB, 50 Afdrachtverminderingen loonbelasting, 53 afdrukken, 3, 7, 37, 43, 44, 45, 47, 48, 55 Afdrukken overzichten, 20 Afgehandelde notities, 48 afgesloten periode, 18, 38, 39, 40, 43, 46, 47, 55, 56, 57 Afgesloten perioden, 39, 40 algemene gegevens, 24, 29, 33 arbeidsongeschiktheid, 27, 30 arbeidstijd, 30 arbo non-profit, 42, 54 archivering, 66 Artiesten, 54 Artiesten en beroepssporters, 54

C cao afspraken, 27 CBS-uitvraag, 31 CD-ROM, 4, 5, 6 ClieOp 03, 7, 47 Colofon, 66 Contactpersoon, 25 contextmenu, 13 Correctie opgebouwd vakantiegeld, 52, 53 credit, 55, 56 cumulatieve gegevens, 24, 29, 43

- 60 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 gegevens, 6, 9, 14, 16, 17, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 35, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 54 gegevensbestanden, 8, 9 geheugensteuntje, 22 geldige selectie, 18, 45 gemaakte selectie, 16, 45 geregistreerde, 21, 66 geregistreerde gebruiker, 21 gereserveerd vakantiegeld, 51, 52, 53, 56 grid, 9, 16, 24, 26, 28, 31, 32, 33, 35, 40, 42 grondslag, 26, 27, 51 grondslag voor de reservering vakantiegeld, 51 Grondslagen, 27 grootboekrekeningnummer, 55, 56 grootboekrekeningnummers, 25, 26, 27, 31, 54, 55, 56, 57

cumulatieve gegevens van de werkgever, 24, 43 cumulatieve gegevens van de werknemer, 29 cumulatieve premiebedrag, 37 Cumulatieven, 24, 29, 43, 45, 46

D datum, 22, 46 debet, 55, 56 Deeltijdfactor, 50 deeltijdfactor voor de afdrachtverminderingen LB, 50 DGA, 29 dialoogvensters, 11, 16, 19 dienst, 21, 22, 46 Dienstverband, 23, 29, 46, 51, 52 directory, 9 diskette, 10, 11, 22 Districtskantoren, 23 doorvoeren, 25, 55, 56, 57 dubbelklikken, 14

H Heffing, 30 help, 3, 7, 18 helpdesk, 7, 66 Helpindex, 18 herleidingsregels, 29 herstellen, 9

E EDI-TAX, 42 einddatum, 19, 42, 52 einddatum van het loontijdvak, 52 eindejaarsverwerking, 29 eindheffing, 53 Eindheffing LB, 48 eindheffingen, 41, 48 eindheffingen VUT-regeling 2005, 48 E-mail, 66 enkelvoudig tarief, 48, 49, 50, 53 Enter toets, 16 Extra, 42, 57

I Index, 11, 12, 13, 18, 22 informatie, 3, 4, 5, 6, 12, 15, 16, 18, 19, 21, 29, 30, 31, 39, 47 installatie, 4, 5, 8, 9, 66 installeren, 4, 5 internet, 4 invoeren van een nieuw grootboekrekeningnummer, 55 invoeren van gegevens, 14 invoerscherm, 16, 24 invoerschermen, 11, 19

F F1, 14, 19 figuur, 57 financiële instelling, 25 focus, 14 Formatie, 23, 30, 46 fouten, 6, 30, 38, 66 fouten en berichten, 30 functie, 3, 12, 19, 23, 30, 34, 36, 40, 46 functieomschrijvingen, 23 functies, 3, 12, 13, 15, 17, 22, 30 functietoets, 14

J Jaarafsluiting, 43, 44 jaarloon, 53 jaarloon vorig, 53 Jaarloon vorig jaar, 53 jaaropgaaf, 44 jaaropgave, 44 Journaalpost, 25, 27, 48, 55, 56, 57 journaalposten, 6, 7, 25, 26, 30, 48, 54, 55, 56, 57 jubilea, 22

G gebruiker, 8, 9, 13, 21, 42, 66 Gebruikersinstellingen, 19, 30 gebruteerd tarief, 53 gedifferentieerde wao-premie, 56

K kalenderjaar, 6, 44 KEBV, 48

- 61 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 maximum, 27 mededelingen, 37 meerdere sectoren ingedeeld, 56 meerdere werkgevers, 6, 21, 22, 24, 32, 34, 35 melding, 18, 31, 45 Meldingen, 25, 30 menu, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 18, 19, 35, 36, 37, 38, 39, 41, 42, 43, 44, 45, 55, 57 menu Periodeverwerking, 35, 36, 37, 38, 39, 41, 43, 44 menubalk, 11, 12 menuopdracht, 14 menuoptie, 19 menuopties, 13 Methode 1, 51 Methode 2, 51 minimum, 27, 30 minimum vakantiegeld, 30 Minimumloon, 23 muis, 12, 13, 14, 15, 45 muisaanwijzer, 12, 19 Muisbesturing, 14 mutatie van de gegevens, 16 muteren, 16, 32, 33, 42, 57

kleine artiestenregeling, 50, 54 klikken, 14, 15, 18, 19, 32, 35, 36, 37, 39, 41, 45, 56, 57 Kluwer Elektronisch Berichtenverkeer, 48 knop Doorvoeren, 55, 56, 57 knop Overzicht, 57 Knop Standaard, 57 knop Voltooien, 18, 35, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45 knoppen, 18, 42 knoppenbalk, 11, 12, 14, 15 kopiëren, 25, 26, 66 kopiëren van gegevens van een andere werkgever, 26 Koppeling grootboekrekeningnummers op werkgeversniveau, 55 kostenvergoedingsbeschikking, 50, 54

L lan-licenties, 66 lasten, 30 Lay-out loonstrook, 47 leeftijd, 46 Licentiehouder, 14, 15, 21, 22, 45 linkermuisknop, 14 loon ontvangen op basis van het aantal gewerkte uren, 50 loon van een werknemer, 31 Loonbelasting, 19, 30, 46, 53, 54 loonbelasting / premieheffing, 56 loonbelastingnummer, 22, 24, 25 loonbelastingtabel, 30 loonbelastingtabellen, 22 loonberekening, 6, 17, 19, 24, 27, 29, 31, 33, 34, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 43, 45, 52, 53, 54, 56 loonbestanddelen, 25, 31, 54, 55, 56, 57 Looncomponent, 26, 51, 55 Looncomponent in grondslag vakantiegeld opnemen, 51 Looncomponenten, 24, 26, 31, 33, 38, 51, 53, 55, 56 Looncomponenten journaalposten werknemer, 56 Looncomponenten werkgever, 26 loonheffing, 21, 29, 31, 36, 38, 40, 54, 56 loonheffingskorting, 30 loonjournaalposten, 40 loonkosten, 6, 48 Loonkosten werkgever, 48 Loonstaat, 47 loonstrook, 23, 37, 45, 46, 52, 53, 54 loontijdvak, 52

N navigeren, 16 Navigeren met de muis, 15 Navigeren met het toetsenbord, 16 NAW gegevens, 25 negatief bedrag, 53 netto, 31, 47, 49, 50, 51 Netto inhouding, 51 Netto inhoudingen en betalingen, 51 netto salaris, 47, 50 netto-bruto, 31, 50, 51 netto-bruto berekening, 31, 51 nettoloon, 29, 31, 51, 56 Nettoloonafspraak, 50 nettosalaris, 30 netwerk, 4, 5, 66 Nieuw, 3, 9, 24, 26, 28, 32, 34, 35, 42, 55 Nieuw in deze versie, 3 nieuwe gebruiker, 8, 9 nieuwe werkgever, 25, 26 notitieblaadje, 22 notities, 21, 22, 24, 29, 48 Nummer, 55

O object, 13, 14, 15, 19 officiële nummers, 22, 24, 29 OK, 8, 9, 22, 24, 25, 26, 28, 35 Omschrijving, 55 omschrijvingen, 23, 26, 31, 49 onbelaste vergoedingen, 31, 51 onderhoud, 4, 24, 25, 29, 30

M map, 5, 9, 10, 11 maximaal aantal gewerkte uren per week., 30

- 62 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 onderhoud van werkgevergegevens, 25 ondersteuning, 4 onderwijs, 30, 54 opdracht, 14 Opdrachtbrief zakelijke betalingen, 47 opdrachten, 12, 13, 14, 15 opdrachtknop, 14 opdrachtknoppen, 12, 13, 32 Openen, 5, 10, 11, 14, 15 opgebouwd vakantiegeld, 51, 52, 53 ophogen, 19 oproepkrachten, 50 opstarten van het programma, 19 ouderschapsverlof, 30, 54 overboeken, 19 Overboeken periodegegevens naar vaste periodegegevens via rechtermuisknop, 19 overeengekomen, 6, 50, 51, 57 Overig journaalposten werknemer, 56 Overnemen, 55 overzicht, 14, 15, 17, 25, 26, 31, 38, 40, 45, 46, 47, 48, 57 overzicht van alle meldingen, 25 overzicht van de toegewezen journaalposten, 57 overzichten, 6, 20, 34, 38, 39, 45, 55

Premie, 48 premiebedragen, 31, 37 premieheffing, 21, 56 Premie-overzicht, 48 Premie-overzicht Pensioen/Vut, 48 Premie-overzicht SVW, 48 premiepercentages, 54 premies werknemersverzekeringen, 25, 29, 31, 36, 37, 40, 46, 47, 54 Pro forma loonberekening, 32

R rechtermuisknop, 13, 14, 15, 19, 22, 25, 34, 35, 37, 38, 39, 40, 41 regelingen, 6, 27, 31, 33, 36, 56 Regelingen journaalposten werknemer, 56 reiskostenvergoeding, 49 rekening, 30 rekeningschema, 55, 57 Rekeningschema journaalposten, 57 Rekeningschema journaalposten werknemer, 57 reserve kopie, 8, 9 reservekopie, 66 reserveren, 51 reservering vakantiegel, 51, 52, 53 resultaat, 18, 45

P

S

pensioen, 6, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 33, 49, 50, 54, 56 pensioen- en vutpremies, 25, 54 Pensioen/Vut, 24, 27, 28, 36, 38, 45, 48, 56 Pensioen/Vut werkgever, 28, 45 Pensioen/Vut-regelingen, 58 pensioenpremie, 28 Percentage, 53 percentage bijzonder tarief, 53 percentage vakantietoeslag, 51 periodegegevens, 6, 18, 19, 21, 26, 27, 28, 29, 30, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 43, 45, 46, 51, 53, 55, 56, 57 Periodegegevens afgesloten periode, 46 Periodegegevens werknemer, 32, 35 perioden, 6, 18, 19, 32, 33, 34, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 55, 56, 57 perioden afsluiten, 39 Periodeomschrijving, 33, 42 periodeverwerking, 7, 13, 34, 38, 53 periodieke reservering, 51 periodieke reservering van vakantiegeld, 51 persoonlijke gegevens van de werknemer, 29 pictogram, 15

Salarisadministratie, 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 18, 19, 21, 22, 24, 28, 30, 31, 33, 34, 36, 40, 41, 42, 49, 50, 51, 54, 66 Salarisadministratie installeren en verwijderen, 4 salarisbetalingen, 7 salarisinhoudelijke informatie, 66 Schakelpaneel, 13 schermen, 5, 13, 16 scholierenregeling, 30 sector, 25, 27, 29, 54, 56 Sectoren, 23, 48 selectie, 6, 15, 16, 17, 18, 45 selectiecriteria, 18, 45 selectiescherm, 16, 17, 18, 45 selectieschermen, 11, 16 set looncomponenten, 26, 31, 49, 51 signaallijst, 19 Signaallijst, 46, 48 Sluiten, 8 snelmenu, 13, 14, 15, 22, 34, 35, 37, 38, 39, 40, 41, 45 sneltoets, 14 sneltoetsen, 13, 14 sociale premies, 31, 33 sociale verzekeringswetten, 37, 46 sofinummer, 46 sofi-nummer, 25, 29

- 63 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 uitbetaling van het nettosalaris, 30 uitbetaling van het vakantiegeld, 25 uitgekeerd vakantiegeld tegen bijzonder tarief, 52, 53 uitkering vut 2005, 50 uitvoerapparaat, 44 uitvoeringsinstelling, 6, 21 Uitvoeringsinstellingen, 23, 48 Uren gewerkt, 50 uren per week, 29, 30 Uurfranchise, 27 uurloon, 6, 50

sofi-nummer, 46 spaarloon, 48 spaarregelingen, 30 speur- en ontwikkelingswerk, 42, 54 Stamgegevens, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 29, 30, 46, 51, 52, 53, 54, 55, 57 stamgegevens van de werkgever, 24, 52, 56 Stamgegevens van de werknemer, 19, 23, 29, 51, 52, 53, 54 Stamgegevens werkgever, 24, 25, 26, 30 Stamgegevens werknemer, 29, 46 Stamkaart licentiehouder, 45 Stamkaart werkgever, 45 Stamkaart werknemer, 46 Standaard, 31, 33, 51, 57 standaardinstellingen, 19 stapgrootte, 19, 30 statusbalk, 11, 13, 19 Systeem, 8

V vakantiebonnen, 30 Vakantiegeld, 51 Vakantiegeld reserveren, 51 vakantiegeldperiode, 52 vakantietoeslag, 51, 52 vast bedrag premie, 28, 29, 49, 50 vast bedrag reservering vakantiegeld, 49, 51, 52 vast overeengekomen loon, 51, 57 vaste loonbestanddelen, 25, 55 vaste parameters, 31 vaste periodegegevens, 19, 26, 30, 33, 34, 45, 46 Vaste periodegegevens, 21, 27, 28, 29, 30, 32, 33, 34, 38, 46, 55, 56, 57 Vaste periodegegevens van de werknemers, 55, 57 veiligstellen, 9 veld, 30, 33, 42, 53, 55 venster, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 16, 18, 22, 24, 25, 26, 28, 29, 32, 35, 37, 43 venster Index, 11, 12, 13, 22 vensterenveloppen, 47 vensters, 13, 14, 16, 19 verkennermodule, 6, 13, 14, 15, 16, 26, 28 verkennermodule., 25, 26, 28 Vermindering LB, 50, 53 vernemen, 55 verplichte invoervelden, 14 versie, 3 verwijderen, 4, 5, 6, 9, 22, 24, 26, 27, 28, 34, 35, 38, 42, 55 Verwijderen werknemers uit dienst, 58 Voltooien, 18, 35, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45 Voordeel, 31, 38 voordeelregel, 7, 31, 38 voorschotten, 31, 51 vut, 6, 26, 27, 28, 29, 30, 49, 50, 56 vut 2005, 49 vut 2005 werkgever, 50

T Tab toets, 14 tabblad, 14, 18, 19, 20, 22, 23, 25, 27, 29, 30, 31, 33, 38, 46, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57 tabblad Algemeen, 50 tabblad Berekening, 30, 52 tabblad Dienstverband, 23, 46, 51, 52 tabblad Journaalpost, 55, 56, 57 Tabblad Looncomponenten, 55, 56 Tabblad Overig, 56 Tabblad Pensioen en vut, 56 tabblad Regelingen, 27 Tabblad Rekeningschema, 57 Tabblad Rekeningschema journaalposten, 57 Tabblad Sociale verzekeringen, 56 tabbladen, 14, 24, 25, 27, 28, 29, 30, 32, 40, 55, 56 Telefoon, 66 Terugboeken afgesloten periode, 40 Terugzetten van een back-up, 10, 11 Terugzetten van een back-up op diskette(s), 11 Tijdvak, 42 Toegangsbeveiliging, 8, 9 toegangstoetsen, 14 Toepassen, 9, 22, 24, 25, 26, 28, 35 toetsenbord, 12, 13, 14, 16, 45 toetsloon, 50 toevoegen, 8, 22, 24, 26, 27, 31, 42, 51 trefwoorden, 18

U uit dienst, 22, 46 uitbetaling, 25, 29, 30, 52 Uitbetaling vakantietoeslag per, 52

W waarschuwingen, 6, 25

- 64 -

Kluwer Salarisadministratie 2008 wachtwoord, 8, 9 wao-premie, 56 werkbalk, 12, 19, 35, 36, 37, 39, 41 Werkelijke uren, 50 werkgever, 6, 7, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 30, 31, 36, 38, 41, 42, 43, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57 Werkgevers, 15, 17, 24 werkgeverslast, 31 werkgeverslasten, 6 Werknemer, 45, 46 Werknemers, 15, 17, 29, 46, 50

Werknemers uit dienst, 46 werknemersverzekeringen, 21, 25, 29, 31, 36, 37, 40, 46, 47, 54 werktijden, 25 Wijzigen, 26, 28, 35 Wizards, 57 WW, 36, 47, 54

Z Ziekenfonds, 29 Ziekenfondsen, 23, 48

- 65 -


2

Colofon Deze gebruikshandleiding bij het programma Kluwer Salarisadministratie is een uitgave van: Kluwer Postbus 878 7400 AW DEVENTER Voor telefonische bestellingen kunt u zich wenden tot: Kluwer, afdeling Klantencontacten Deventer Telefoon: 0570 - 67 33 30 E-mail: [email protected] Voor salarisinhoudelijke informatie kunt u zich wenden tot de helpdesk: Kluwer Salarisadministratie Postbus 473 3830 AM Leusden Telefoon: 0900-202 55 29 (30 cent p/m) Fax: 033 - 494 89 38 E-mail: [email protected] Internet: www.kluwersupport.net/salarisadministratie De helpdesk is van maandag tot en met vrijdag telefonisch bereikbaar van 09.30-12.00 uur en van 14.00-17.00 uur. Alle in deze publicatie vermelde product- en merknamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van de houders van die namen. Hoewel bij de uitgave van deze handleiding de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de afwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaarden auteur(s), redacteur(en) en uitgever deswege geen aansprakelijkheid. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid strekt zich mede uit tot de werking en uitkomsten van het programma Kluwer Salarisadministratie. Het is de gebruiker niet toegestaan de programmatuur en de daarbij behorende documentatie te kopiëren of te openbaren, of aan derden toestemming te geven tot het kopiëren of openbaren van de programmatuur en de daarbij behorende documentatie. Installatie en gebruik van de programmatuur is slechts toegestaan op één computer. Bij installatie en gebruik op een netwerk mag de programmatuur alleen op één netwerk-server worden geïnstalleerd. In dat geval dienen zoveel lan-licenties te worden afgenomen als er werkstations zijn die gelijktijdig de programmatuur gebruiken. Het minimumaantal lan-licenties bedraagt 2. Het maken van één reservekopie van de programmadiskettes ter archivering is toegestaan. (c) 2008, Kluwer - Deventer

- 66 -

Kluwer Salarisadministratie Inhoudsopgave

Recommend Documents