Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék.....................................................................................................................................1 Bevezetés...............................................................................................................................................2 Törzsadatok...........................................................................................................................................3 Szállítók és vevo listája.......................................................................................................................3 Általános beállítások..........................................................................................................................9 Áfa kulcsok................................................................................................................................10 Devizák......................................................................................................................................11 Fizetési módok............................................................................................................................12 VTSz/SzJ lista.............................................................................................................................13 Bankok listája.............................................................................................................................14 Bankszámla számok....................................................................................................................15 Státusz lista.................................................................................................................................16 Boríték nyomtatás.......................................................................................................................18 Számlázási beállítások......................................................................................................................18 Kimeno számla típusok................................................................................................................19 Számla formátumok.....................................................................................................................20 Bejövo számla típusok.................................................................................................................21 Beállítások..................................................................................................................................23 Számla tételek.............................................................................................................................25 Jelszóváltás......................................................................................................................................27 Bejövo számlák....................................................................................................................................28 Új számla bevitele............................................................................................................................28 Számlák listája (összes/szurofeltétellel)..............................................................................................31 Számla tételeinek listája....................................................................................................................37 Kimeno számlák...................................................................................................................................40 Normál és kézi számla készítése.......................................................................................................40 Eloleg-, illetve végszámla készítése...............................................................................................44 Számlák listája (összes/szurofeltétellel)..............................................................................................46 Számla tételeinek listája....................................................................................................................53 Melléklet..............................................................................................................................................56 Dátumkezelés..................................................................................................................................56 Szurofeltételek.................................................................................................................................57 Rács beállítások...............................................................................................................................58
1
Bevezetés A program elemeinek részletes áttekintése elott egy átfogó képet adunk az alkalmazás muködésér ol. Az elso és legfontosabb feltétele a program helyes muködésének, hogy a környezeti paraméterek és a törzsadatok megfeleloen legyenek beállítva. Az elso esetén mindenképpen meg kell adni a cég adatait, az alkalmazás azonosító kódját, valamint az általa használt adatbázis elérési útvonalát. (Ezt rendszerint a programot üzembe helyezo személy végzi, bejelentkezés elott a "Karbantartás"/"Beállítások" menüpontot használva.) Felhasználói szempontból sokkal fontosabb szerepet kap a törzsadatok felvitele és karbantartása. Ebbe a feladatkörbe tartozik a cég által használt ÁFA kulcsok, devizák, fizetési módok, VTSz/SzJ számok, bankok, bankszámlaszámok és partner státuszok megadása, valamint – változások esetén – módosítása. Ezeket az általános beállítások körébe soroljuk, és bejelentkezés után a "Törzsadatok"/"Általános beállítások" menüpont kiválasztásával érhetjük el oket. A számlázási beállítások helytelen megadása szintén problémákat okozhat, ezért kell elkészíteni a helyes – nyomtatni kívánt – számla formátumokat (pl.: Alap számla formátum), majd meghatározni és felvinni a használni kívánt számla típusokat (pl.: Terhelo, Jóváíró, Bizományos, ...). Ezek mellett meg kell adni, a kimeno számlák sorszámozásáról, nyomtatott példányszámáról és egyéb paramétereirol szóló információkat is. A bekezdésben felsorolt beállítások a "Törzsadatok"/"Számlázási beállítások" menüpont kiválasztásakor megjeleno almenüpontok segítségével végezhetok el. (Számla formátumok elkészítését bízzuk a programot telepíto személyre.) Ha az eddig említett beállításokat és adatfelviteleket elvégeztük, akkor nekiláthatunk a lényegi munkának. Azonban, nem szabad elfelejteni, hogy ezen adatok változásakor a törzsadatokat is módosítani kell. Az alkalmazás használata közben több helyen is szükség van az üzleti partnerek adataira, így ezeket szintén a törzsadatok között rögzíthetjük (Szállítók/Vevok listája). Ezt a feladatot azonban, nem kötelezo itt elvégezni. A programban számla készítésekor/felvitelekor az ablak tetején partner (vevo/szállító) nevet tartalmazó módosítható "rublika" látható, amit egérrel kijelölve megjelenik a partnerfelvitelre alkalmas ablak. Lehetoség van különbözo típusú számlák rögzítésére, mint például Terhelo, Jóváíró, stb., a "Kimen o számlák"/"Normál számla készítése" vagy "Bejövo számlák"/"Új számla bevitele" menüpontok használatával. Itt a megfelelo számlatípus kiválasztása után a számlakészíto ablakban kitölthetok a számla adatai. Kimeno számlák lezáráskor a rögzítés felfüggesztheto vagy eredménye megtekinthet o/kinyomtatható. Lezárás hatására az adott számla megjelenik a kimeno/bejövo számlák listájában. A létrehozott kimeno számlák újranyomtathatók és stornózhatók a "Kimeno számlák"/"Számlák listája (összes/szurofeltétellel)" menüpont(ok valamelyikének) kiválasztásakor megjeleno ablakban. Továbbá lehetoség van arra, hogy különbözo listákat nyomtassunk. Így például kinyomtathatjuk a partnerek, a bejövo és kimeno számlák adatait tartalmazó felsorolásokat. Ezt a megfelelo listát tartalmazó ablak "Lista nyomtatás" gombjának használatával érhetjük el. Ezekben az ablakokban listanyomtatás elott különbözo szurofeltételek megadásával szukíthetjük is a papírra kerülo adatok körét.
2
Törzsadatok A program egész területén érvényes, illetve az alkalmazás muködéséhez feltétlenül szükséges adatok beállítását, megadását és módosítását a "Törzsadatok" menüpont segítségével érhetjük el. A következokben a hozzá rendelt almenü elemeirol lesz szó.
Szállítók és vevo listája A "Szállítók listája" és a "Vevok listája" ablakok felépítése és tartalma oly mértékben megegyezik, hogy a "Vevok listája" alapján mutatjuk be mindkettot. A "Vevok listája" ablakban a következo elemek láthatók: ? egy lista: tartalmazza a már felvitt partnerek programbeli kódját, nevét, elso telefonszámát és vevoi forgalmát. (Szállítók esetén szállítói forgalmát.) ? "Adatok" könyvjelzo: az ehhez tartozó ablakrészben a partnerlista kijelölt elemének általános adatai láthatók: ? "Kód": a partner programbeli automatikusan kiosztott kódja (sorszám/telephelykód alakban) ? "Név": a partner neve ? "Számlázási cím", "Levelezési cím": a partner számlára, ill. borítékra írandó címe
? "Pénzügyi adatok" könyvjelzo: az ehhez tartozó ablakrészben a partnerlista kijelölt elemének pénzügyi adatai láthatók: ? "Státusz": a partner státusza ? aktív-e: a partner aktivitási státuszát az ablakrész jobb felso sarkában látható T vagy F jelzi, melyek jelentése: aktív, illetve inaktív. ? "Alap fizetési mód": a partner által legtöbbször használt fizetési mód. (Egy számlán az 3
?
? ? ? ? ?
adott partner fizetési módját tartalmazó rublika kezdoértéke ez lesz, feltéve hogy a partner adatokhoz igazodtunk az adott számlatípusnál.) "Csak ez a fizetési mód": az alapfizetési mód használatát "kötelezové tesszük"-e vagy sem. (Éréke T, ha igen, F, ha nem.) (Ha értéke T és valamely esetben az alapértelmezettol eltéro fizetési módot alkalmazunk, akkor a program szól, hogy eltértünk a megszokottól.) "Átutalási határido": az átutalási határido kiszámításához szükséges adatok (pl.: "15 feladástól", azaz 15 nap a feladástól). "Kedvezmény": az adott vevonek adható kedvezmény százalékban meghatározva. "Kedvezmény kategória": az adott vevonek adható kedvezmény kategóriája. "Vásárlói forgalom": az adott partner által elért vásárlói forgalom összege forintban "Szállítói forgalom": az adott partner által elért szállítói forgalom összege forintban
? "Elérheto ség, egyéb adatok" könyvjelzo: az ehhez tartozó ablakrészben a partnerlista kijelölt elemének elérhetoségi adatai láthatók, azaz telefon- és faxszáma, web és email-címe, adó- és bankszámlaszáma, valamint a kapcsolattartó személy neve.
4
? "Szu ro feltételek" könyvjelzo: az ehhez kapcsolódó ablakrészlet tartalmazza a lista lesz ukítését lehetové tevo dolgokat.
Kijelölheto hogy csak az aktív vagy inaktív partnereket szeretnénk-e látni, vagy mindet. A többi 5
szurofeltétel esetén kiválasztható/begépelheto a keresett adat, majd a jelölodoboz aktíválásával végrehajtható a szurés. Kategóriára történo szurésnél az egyes státuszok választhatók ki, míg partner típus esetén egy fix lista "Vevo", "Szállító", "Mindketto", "Egyik sem" elemei. (Ha egyszerre szeretnénk látni a szállítók és vevok listáját, akkor válasszuk a "Mindketto"-t.) Átutalási idore vagy forgalomra történo szuréskor a megfelelo matematikai kifejezést kell megadni, pédául "Átutalási napok száma <= 5". ? "Kapcsolódó személyek" könyvjelzo: az ehhez tartozó ablakrészben a partnerlista kijelölt elemének kapcsolattartási adatai láthatók, azaz a partner cégnél dolgozó azon személyek listája, akkikel fentartjuk az üzleti kapcsolatot, valamint a "Boríték címzés" gomb, melynek segítségével automatikusan megcímezheto az adott partner kapcsolódó személyének küldendo boríték. (Ha nem létezik kapcsolódó személy, akkor is megtörténik a címzés, de a kapcsolódó személy nevének helye üresen marad.)
? "Egyéb" könyvjelzo : az ehhez tartozó ablakrészben a partnerlista egyéb adatai láthatók: ? "Sorbarendezés": kiválasztható, hogy a listában látható partnerek név vagy forgalom alapján legyenek rendezve, esetleg sehogy. ? "Boríték címzés", "Boríték címzés mindenkinek" gombok: segítségükkel megcímezhetok a lista kijelölt partnerének, illetve minden egyes partnernek szóló borítékok. (Etikett is nyomtatható.) ? "Lista nyomtatás" gomb: hatására megjelenik a "Jelentések" ablak, ahol a következok láthatók: ? "Megjegyzés": listák nyomtatásakor a listát tartalmazó ablakban beállított szur ofeltételeket tartalmazza ? leírás: a listában látható aktuálisan kiválasztott elemre vonatkozó magyarázat ? "Helyi" könyvjelzo és a hozzá tartozó lista: tartalmazza a már felvitt listanyomtatási lehetoségeket jelentések nevét (pl.: Partner lista) (Az "Összes" könyvjelzo alatt is egy hasonló lista látható, de ott már nem csak a listanyomtatási lehetoségek vannak 6
? ? ?
felsorolva.) "Nyomtatás" gomb: segítségével kinyomtatható a kiválasztott listaformátum (pl. a (sz urt) partnerek listája egyszeru listája (nincs benne a partnerek címe)) "Megnéz" gomb: segítségével (nyomtatás elott) megtekintheto a kiválasztott jelentés (pl. a (szurt) partnerek listája) "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak.
? "Új partner", "Törlés" és "Módosítás" gombok: segítségükkel bovítheto, illetve szukítheto a partnerek listája, valamint módosítható az aktuális eleme. ? "Kilép" gomb: bezárja az ablakot. Ha nem vagyunk biztosak abban, hogy egy partnert rögzítettünk-e már, akkor jelenítsük meg a szállítók vagy vevok listáját, majd a szurofeltételek között a szurés partner típusra jelölodobozt tegyük inaktívvá. Ennek hatására a vevok és a szállítók is láthatók lesznek a listában. Itt megkereshetjük a kérdéses partnert. Az "Új partner" és "Módosítás" gombok megnyomásakor megjeleno "Új partner felvitele" ablakban a következo adatok láthatók: ? "Vevo ", "Szállító", "Aktív": a hozzájuk tartozó jelölodoboz aktíválásával az adott partnert a program vevoként, szállítóként, illetve aktív partnerként fogja kezelni. ? partner kód, név: az automatikusan megadott, nem módosítható partner kód és a begépelheto partner név ? "Címek" könyvjelzo: a hozzá tartozó ablakrészben megadható a számlázási és levelezési cím. (Ha a levelési cím adatai még teljesen üresek, akkor a számlázási cím kitöltése után elegendo a "tab" vagy "enter" billentyut lenyomni, ahhoz, hogy a számlázási címben megadott értékek a levelezési címnél is megjelenjenek.)
7
? "Elérheto ség" könyvjelzo : a hozzá tartozó ablakrészben megadható a partner telefon- és faxszáma, web és email címe, adó és bankszámlaszáma, kapcsolattartó személye, valamint egyéb adatai.
? "Pénzügyi adatok" könyvjelzo: a hozzá tartozó ablakrészben megadható a partner státusza (Alap), alapfizetési módja (lásd "Vevok listája"/"Adatok"), fizetési határidejét meghatározó kifejezés, késedelmi kamat százaléka, kedvezmény kamata és könyvelési kódja. Ezek mellett látható még eddigi forgalma és tartozása vevoi, illetve szállítói részrol is.
8
? "Kapcsolódó személyek" könyvjelzo : a hozzá tartozó ablakrészben látható az adott partnernél dolgozó üzleti kapcsolat fentartását végzo személyek listája, ami bovítheto és sz ukítheto, illetve aktuális eleme módosítható, az "Új személy", "Törlés" és "Módosítás" gombok segítségével.
? "OK", "Mégsem" gombok: bezárják az ablakot. (Az elso menti az adatokat.) Az itt rögzített adatokat a következo helyeken használja a program: ? számla készítéskor (vevo vagy szállító kiválasztása) ? partner névre történo szuréskor (számla lista)
Általános beállítások A program egész területén érvényes általános adatok (VTSz/SzJ számok, Devizák, Státuszok, ...) beállítását, megadását és módosítását az "Általános beállítások" menüpont segítségével érhetjük el. A 9
következokben a hozzá rendelt almenü elemeirol lesz szó.
Áfa kulcsok Az "ÁFA kulcsok listája" ablakban látható: ? egy lista: tartalmazza a már felvitt ÁFA kulcsok kódját (pl.: 0), jelét (pl.: 0 %) és leírását (pl.: Nulla százalék). (Lásd az új áfakulcs megadásakor megjeleno ablak leírását.) ? "Új áfakulcs", "Törlés", "Módosítás" gombok: segítségükkel bovítheto, illetve szukítheto az áfakulcsok listája, valamint módosítható az aktuális eleme. ? "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak.
Az "Új áfakulcs" és "Módosítás" nyomógombok használatakor ugyanaz az ablak jelenik meg, ahol a következok adhatók meg:
? "ÁFA kulcs kódja": a programban használt megnevezése ? "ÁFA kulcs": hány százalék az áfa értéke ? "ÁFA mentes": megkülönböztetheto az áfa mentes és 0 %-os áfa, hisz könyvelés szempontjából ezeket másképp kell kezelni ? "ÁFA kulcs jele": mit nyomtasson a számlára ? "ÁFA kulcs leírása": az ÁFA kulcs rövid szöveges magyarázata 10
? "Bruttóból számolt": az ÁFA összegét a bruttó árból számolja-e a program vagy sem ? "Kimeno számláknál": kimeno számlák tételeinek készítésénél megjelenjen-e ez az ÁFA kulcs vagy sem ? "Bejövo számláknál": bejövo számlák tételeinek készítésénél megjelenjen-e ez az ÁFA kulcs vagy sem ? "Fo könyvi szám": Az itt rögzített adatokat a következo helyeken használja a program: ? VTSz/SzJ szám szerkesztésekor ? számla készítésekor
Devizák A "Devizák listája" ablakban látható: ? egy lista: tartalmazza a már felvitt devizák azonosítóját (pl.: HUF), pénzügyi jelét (pl.: Ft) és teljes nevét (pl.: Magyar Forint). ? "Új felvitele", "Törlés", "Módosítás" gombok: segítségükkel bovítheto, illetve szukítheto a devizák listája, valamint módosítható az aktuális eleme. ? "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak.
Az "Új felvitele" és "Módosítás" nyomógombok használatakor ugyanaz az ablak jelenik meg, ahol a következok adhatók meg: ? "Deviza neve": rövid azonosítója (pl.: ITL) ? "Deviza jele": pénzügyi jele (pl.: ITL) ? "Szorzó": a devizához tartozó árfolyamhoz mekkora szorzót kell használni ? "Megnevezés": a deviza teljes neve (pl.: Olasz líra) ? "Kerekítés": a deviza átszámításából származó adatok összesítésekor kell-e kerekíteni vagy sem. (Például, ha a számla végösszege 12800,16 Ft, akkor kerekítés esetén 12800 Ft-ot fog kiírni a program.) ? "Bankszámla szám": az adott devizával kapcsolatos átutalások melyik számlához kötodnek alapértelmezésben. (Számlatípusok megadásakor változhat.) Az itt rögzített adatokat a következo helyeken használja a program: ? bankszámla megadása ? számlatípusok megadásakor (adott számlatípusba tartozó számlákon szerepelo fizetoeszköz beállításához kell) 11
Fizetési módok A "Fizetési módok listája" ablakban látható: ? egy lista: tartalmazza a már felvitt fizetési módok nevét (pl.: készpénz), a hozzá tartozó átutalási határidot (pl.: 0) és a hozzá tartozó típust (pl.: nap a keltétol). (Lásd a "Fizetési mód módosítása" ablaknál.) ? "Új", "Töröl", "Módosít" gombok: segítségükkel bovítheto, illetve szukítheto a fizetési módok listája, valamint módosítható az aktuális eleme. ? "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak.
Az "Új" és "Módosít" nyomógombok használatakor a "Fizetési mód módosítása" ablak jelenik meg, ahol a következok adhatók meg: ? "fizetési mód": a fizetési mód rövid megnevezése (pl.: átut1) (A programban a fizetési módok között így lesz látható. A számlára nem ez kerül.) ? "számla felirat": ilyen fizetési móddal rendelkezo számla nyomtatásakor mit írjon a számlára (pl.: átutalás) ? "fizetési nap": a számla fizetési határidejét milyen alapértelmezéssel jelenítse meg a program (pl.: "8 nap a keltétol" beállítás esetén miután egy számla fizetési módját átut1-re állítottuk a fizetési határido (módosítható) dátuma 8 nappal késobbi lesz mint a számla kelte.) Ez attól is függ, hogy adott számlatípusnál mit állítunk be. ? "ár módosítás (%)": ebben a programban nem használjuk.
12
? "ne a dátumot nyomtassa": aktív állapotában a program például kompenzációnál nem dátumot ír a fizetési határido helyére, hanem azt, hogy kompenzáció ? "nyomtasson átvevo t": adott fizetési móddal rendelkezo számla alján az átadó mellett megjelen-e az átvevo felirat vagy sem ? "azonnali kiegyenlítés": adott fizetési móddal rendelkezo számla kiegyenlítését automatikusan, azonnal lekönyvelje a program vagy ezt késobb a felhasználó teszi meg ? "megjegyzés": rövid leírás az adott fizetési módról (pl.: Lehet kétféle átutalás, ahol az egyikhez 8, a másikhoz 10 nap fizetési határidot adtunk meg. Ennek okát a megjegyzés rovatban rövid magyarázattal tehetjük világossá, amit késobb a számlára is rányomtat a program.) ? "fo könyvi szám" ? "ne ezt, hanem a számla fokönyvét használja": az itt megadott fokönyvi számot vagy a számlatípusnál rögzített fokönyvi számot használja a program Az itt rögzített adatokat a következo helyeken használja a program: ? számlák fizetési módjának megadásakor ? számlatípusok megadása (az itt beállított fizetési módokat is kiválaszthatjuk egy számlatípusnál alapértelmezettnek) ? partner alap fizetési mód (alapértékének beállításakor)
VTSz/SzJ lista A "VTSz SzJ lista" ablakban látható:
13
? egy lista: tartalmazza a már felvitt VTSz/SzJ számokat (pl.: SzJ: 122400), a hozzá tartozó leírást (pl.: Szoftver fejlesztés), ÁFA kulcsot (pl.: 25) és ÁFA kódot (pl.: 25). (Lásd Áfa kulcsok.) ? "Új VTSz\SzJ", "Törlés", "Módosítás" gombok: segítségükkel bovítheto, illetve szukítheto a VTSz/SzJ lista, valamint módosítható az aktuális eleme. ? "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak. Az "Új VTSz\SzJ" és "Módosítás" nyomógombok használatakor a "VTSz/SzJ szám szerkesztése" ablak jelenik meg, ahol a következok adhatók meg: ? "VTSz/SzJ": a szám és fajtájának megadása (pl.: SzJ: 122400) ? "ÁFA kulcs": adott VTSz/SzJ számú tétel egységára után milyen mértéku áfát kell számolni (Az áfa kulcsok listájában szereplo elemek közül lehet választani.) ? "Leírás": az adott VTSz/SzJ számhoz tartozó áruk és szolgáltatások rövid leírása (pl.: Szoftver fejlesztés) ? "Fo könyvi szám"
Az itt rögzített adatokat a következo helyeken használja a program: ? számla tételeknél (nem kötelezo)
Bankok listája
14
A "Bankok listája" ablakban látható: ? egy lista: tartalmazza a már felvitt bankok rövid azonosítóját (pl.: MKB) és nevét (pl.: Magyar Külkereskedelmi Bank Rt). ? "Új", "Törlés", "Módosítás" gombok: segítségükkel bovítheto, illetve szukítheto a devizák listája, valamint módosítható az aktuális eleme. ? "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak.
Az "Új" és "Módosítás" nyomógombok használatakor a "Bank adatainak módosítása" ablak jelenik meg, ahol a következok adhatók meg: ? "Bank rövid azonosítója": az adott bank rövid neve, amit az alkalmazás más ablakokban használ (pl.: MKB) ? "Bank teljes neve": a rövidítéshez tartozó teljes név (pl.: Magyar Külkereskedelmi Bank Rt)
Az itt rögzített adatokat a következo helyeken használja a program: ? bankszámlaszám megadása
Bankszámla számok
15
A "Bankszámla lista" ablakban látható: ? egy lista: tartalmazza a már felvitt bankszámlák számát (pl.: 10200018-1000000406580088), a rövid leírását (pl.: Alap forint bankszámla) és a hozzá tartozó devizanemet (pl.: HUF). ? "Új", "Töröl", "Módosít" gombok: segítségükkel bovítheto, illetve szukítheto a bankszámla lista, valamint módosítható az aktuális eleme. ? "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak. Az "Új" és "Módosít" nyomógombok használatakor a "Bankszámla módosítása" ablak jelenik meg, ahol a következok adhatók meg: ? "Bankszámla szám": adott bankszámla száma (pl.: 10200018-10000055-08860205) ? "Bank": annak a banknak a neve, ahol ez a bankszámla létezik (pl.: Citi Bank) ? "Megnevezés": adott bankszámla funkciójának rövid leírása (pl.: Deviza bankszámla) ? "Deviza": adott bankszámlán tartott összeg devizanemének rövidítése (pl.: EUR)
Az itt rögzített adatokat a következo helyeken használja a program: ? számla típusok megadása
16
Státusz lista
A "Státusz lista" ablakban látható: ? egy lista: tartalmazza a már felvitt partner státuszok nevét (pl.: Alap), vevoi és szállítói mivoltát (pl.: T (true=igaz)), a hozzá tartozó fizetési módot (pl.: készpénz) és annak rögzítettségét (pl. F (false=hamis)), átutalási napok számát (pl.: 0), a kedvezmény kategória százalékát (pl.: 0) és nevét (pl.: 1). (Lásd a "Státusz módosítása" ablaknál.) ? "Új státusz felvitele", "Törlés", "Módosítás" gombok: segítségükkel bovítheto, illetve sz ukítheto a partner státusz lista, valamint módosítható az aktuális eleme. ? "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak. Az "Új státusz felvitele" és "Módosítás" nyomógombok használatakor a "Státusz módosítása" ablak jelenik meg, ahol a következok adhatók meg:
? "Szállító", "Vevo ": az adott státusz szállítóra és/vagy vevore vonatkozik-e vagy sem ? "Státusz neve": a program más ablakaiban milyen nével lehet hivatkozni erre a státuszra ? "Fiz. mód": az adott státuszhoz tartozó alapértelmezett fizetési mód (pl.: készpénz) (Adott 17
státuszu partner esetén a fizetési mód alapértékét innen veszi a program.) ? "Csak így fizethessen": csak az adott státuszhoz tartozó alapértelmezett fizetési módon fizethet az ilyen státuszú partner vagy sem. (Adott státuszu partner esetén a csak így fizessen jelölodoboz alapértékét innen veszi a program.) ? "Átut. nap": az adott státuszhoz tartozó alapértelmezett fizetési határido (pl.: "0 nap a keltét ol", azaz a fizetési határido és a keltezés ugyanaz.) (Adott státuszu partner esetén az átutalási napok alapértékét innen veszi a program.) ? "Kedvezmény kategória": az adott státuszhoz tartozó alapértelmezett kedvezmény kategória (pl.: 1) (Adott státuszu partner esetén a kedvezménykategória alapértékét innen veszi a program.) ? "százalék": a megadott kategóriához tartozó kedvezmény, százalékban megadva (pl.: 0) (Adott státuszu partner esetén a kedvezmény alapértékét innen veszi a program.) ? "Kamat (%)": az adott státuszhoz tartozó alapértelmezett késedelmi kamat (pl.: 22) Az itt rögzített adatokat a következo helyeken használja a program: ? szállítók és vevok felvitele, módosítása (Szállító/Vevo felvitele/módosítása esetén, ha a státuszt megváltoztajuk, akkor a hozzá tartozó alapértelmezett fizetési mód, átutalási nap, kedvezmény kategória és százalék, illetve kamat fog megjelenni az adott ablakban. Ez azonban az aktulis partnernél még módosítható.)
Boríték nyomtatás A "Jelentések" ablakban látható a programban elérheto összes boríték és etikett formátum, a következo formában: ? "Megjegyzés": listák nyomtatásakor a listát tartalmazó ablakban beállított szurofeltételeket tartalmazza ? leírás: a listában látható aktuálisan kiválasztott elemre vonatkozó magyarázat ? "Helyi" könyvjelzo és a hozzá tartozó lista: tartalmazza a már felvitt boríték és etikett formátumok nevét (pl.: Kisboríték) (Az "Összes" könyvjelzo alatt is egy hasonló lista látható, de ott már nem csak az boríték és etikett formátumok vannak felsorolva.) ? "Nyomtatás" gomb: itt nem használható ? "Megnéz" gomb: itt nem használható ? "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak.
18
Számlázási beállítások A program egész területén érvényes számlázási adatok (kimeno és bemeno számla típusok, számla nyomtási formátumok, ...) beállítását, megadását és módosítását a "Szállítási beállítások" menüpont segítségével érhetjük el. A következokben a hozzá rendelt almenü elemeirol lesz szó.
Kimeno számla típusok A "Számlatípusok listája" ablakban látható:
19
? egy lista: tartalmazza a már felvitt számlatípusok nevét (pl.: Alap) és rövid leírását (pl.: Alap számlatípus). ? "Új felvitele", "Törlés", "Módosítás" gombok: segítségükkel bovítheto, illetve szukítheto a számlatípusok listája, valamint módosítható az aktuális eleme. ? "Kilép" gomb: segítségével bezárható az ablak.
Az "Új felvitele" és "Módosítás" nyomógombok használatakor a "Számlatípus módosítása" ablak jelenik meg, ahol a következok adhatók meg: ? "számlatípus": a számlatípus rövid elnevezése (pl.: Alap). (A program más részeiben ezen a néven lehet azonosítani az adott számlatípust.) ? "leírás": a számlatípus rövid leírása (pl.: Alap számlatípus) ? "Munkaszám elnevezése": adott számlatípus esetén a cég munkaszám helyett más adatot is feltüntethet a számlán. Itt lehet megadni a hozzá tartozó elnevezést (pl.: Cikkszám, Jobszám, Értesítoszám). Ennek hatására Alap típusú számla készítésekor és nyomtatásakor a "Munkaszám" kifejezés helyett "Cikkszám" fog feltunni. ? "Bankszámla": adott számlatípus esetén a nyomtatott számlára az itt megadott számlaszám fog kerülni (pl.: 10200018-10000004-06580088) (Az itt kiválasztható bankszámlaszámkat az 20
"Általános beállítások"/"Bankszámla lista" menüpont hatására megjeleno ablakban lehet megadni.) ? "Fizetési módok, határido k": itt beállítható, hogy a számla fizetési móddal és határidovel kapcsolatos alapértelmezett adatait mely beállítások alapján határozza meg a program. Választhatjuk a partner felvitelkor megadott alapértékeket, vagy a fizetési módok rögzítésekor beállítottakat, illetve az ebben az ablakban meghatározottakat. ? "Deviza": adott számlatípus esetén a számlán szereplo fizetoeszköz típusa (pl.: HUF) (Az itt kiválasztható devizanemeket az "Általános beállítások"/"Devizák" menüpont hatására megjeleno ablakban lehet megadni.) ? "Folyamatos teljesítésu számla": megadható, hogy adott számlatípus kiegyenlítése folyamatosan történik-e vagy sem ? "számla formátum": kiválasztható, hogy adott számlatípus esetén milyen formátumú számlát nyomtasson a program (pl.: Alap számla formátum) (Az itt kiválasztható számla formátumokat az "Számlázási adatok"/"Számla formátumok" menüpont hatására megjeleno ablakban lehet megnézni vagy megadni.) ? "megjegyzés": az itt begépelt szöveg az adott számlatípusba tartozó számla készítésekor és nyomtatásakor a megjegyzések rovatba fog kerülni ? "nyomtató": adott számlatípusba tartozó számlát a program az itt kiválasztott vagy beírt nyomtatón próbálja meg kinyomtatni (pl.: Brother HL-10V) ? "Napló": (pl.: 421) ? "Fo könyv": (pl.: 482120) Az itt rögzített adatokat a következo helyeken használja a program: ? kimeno számla készítésekor
Számla formátumok A "Jelentések" ablakban látható: ? "Megjegyzés": itt nincs szerepe ? leírás: a listában látható aktuálisan kiválasztott elemre vonatkozó magyarázat ? "Helyi" könyvjelzo és a hozzá tartozó lista: tartalmazza a már felvitt számla formátumok nevét (pl.: Alap számla formátum) (Az "Összes" könyvjelzo alatt is egy hasonló lista látható, de ott már nem csak a számlaformátumok vannak felsorolva.) ? "Nyomtatás" gomb: itt nem használható ? "Megnéz" gomb: itt nem használható ? "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak. Az itt rögzített adatokat a következo helyeken használja a program: ? kimeno számlák nyomtatásakor
21
Bejövo számla típusok A "Számlatípusok listája" ablakban látható: ? egy lista: tartalmazza a már felvitt számlatípusok nevét (pl.: Bizományos) és rövid leírását (pl.: Bizományos). ? "Új felvitele", "Törlés", "Módosítás" gombok: segítségükkel bovítheto, illetve szukítheto a számlatípusok listája, valamint módosítható az aktuális eleme. ? "Kilép" gomb: segítségével bezárható az ablak.
22
Az "Új felvitele" és "Módosítás" nyomógombok használatakor a "Számlatípus módosítása" ablak jelenik meg, ahol a következok adhatók meg: ? "számlatípus": a számlatípus rövid elnevezése (pl.: Bizományos). (A program más részeiben ezen a néven lehet azonosítani az adott számlatípust.) ? "leírás": a számlatípus rövid leírása (pl.: Bizományos) ? "Munkaszám elnevezése": adott számlatípus esetén a cég munkaszám helyett más adatot is feltüntethet a számlán. Itt lehet megadni a hozzá tartozó elnevezést (pl.: Cikkszám). Ennek hatására Bizományos típusú számla felvitelekor a "Munkaszám" kifejezés helyett "Cikkszám" fog feltunni. ? "Napló": (pl.: 421) ? "Fo könyv": (pl.: 482120) ? "Bankszámla": adott számlatípus esetén a nyomtatott számlára az itt megadott számlaszám fog kerülni (pl.: 10200018-10000055-08860205) (Az itt kiválasztható bankszámlaszámokat az "Általános beállítások"/"Bankszámla lista" menüpont hatására megjeleno ablakban lehet megadni.) ? "Fizetési módok, határido k": itt beállítható, hogy a számla fizetési móddal és határidovel kapcsolatos alapértelmezett adatait mely beállítások alapján határozza meg a program. Választhatjuk a partner felvitelkor megadott alapértékeket, vagy a fizetési módok rögzítésekor beállítottakat, illetve az ebben az ablakban meghatározottakat. ? "Deviza": adott számlatípus esetén a számlán szereplo fizetoeszköz típusa (pl.: HUF) (Az itt kiválasztható devizanemeket az "Általános beállítások"/"Devizák" menüpont hatására megjeleno ablakban lehet megadni.)
Az itt rögzített adatokat a következo helyeken használja a program: ? bejövo számla bevitelekor 23
Beállítások A "Beállítások" ablakban látható: ? A "Cégadatok", "Számla adatok" és "Útvonalak, egyéb adatok" könyvjelzok, valamint az aktuálishoz tartozó adatok. ? Az "OK" és "Mégsem" gombok: melyekkel elfogadhatók, illetve elvethetok az ablakbeli változásai.
A "Cégadatok" könyvjelzohöz tartozó részben a következok láthatók: ? "Cégnév": a programot használó cég neve (Rákerül az alap számlára.) ? "IRSz, város", "Cím": a cég központi telephelyének irányító száma és városa, valamint címe (utca és házszám). (Rákerül az alap számlára.) ? "Tel1", "Tel2", "Fax": a cég elérhetoségi adatai (telefon és faxszámai). (Rákerül az alap számlára. Lásd "Számla nyomtatás" könyvjelzo.) ? "Adó szám": a cég adószáma (Rákerül az alap számlára.) ? "KSH szám": a cég KSH száma (Rákerülhet az alap számlára. Lásd "Számla nyomtatás" könyvjelzo.) ? "Állomás neve": a programot egy cégen belül különbözo helyeken lévo irodákban használahatják, amiket megkülönbözteto névvel látnak el. Ezt ide kell beírni. ? "Állomás azon.": a programot használó állomás azonosítója, ami a partnerek sorszámozásában is visszaköszön ? "Engedélyezo kód": az alkalmazás muködtetéséhez szükséges kód, amit a program írója
24
vagy forgalmazója ad át a felhasználónak. (Ez a kód függ a cégnévtol, az állomásnévtol és a címtol, tehát ha valamelyik ezek közül megváltozik, akkor a kódot is módosítani kell.)
A "Számla adatok" könyvjelzo alatt a "Kimeno számlákra vonatkozó információk" részben a következok láthatók: ? "Számla sorszám típus": a kimeno számlák sorszámozásának formáját lehet itt meghatározni. Például KI/2002-0001. ? "Évenként elolro l kezdje": eldöntheto, hogy év elején folytatódjon-e a sorszámozás vagy sem, és ha nem, akkor milyen számmal kezdje újra a program a sorszámozást. (Itt a fenti "KI/2002-0001" példában a 0001 kezdo száma állítható be.) ? "Számla példányszám": a kimeno számlákból hány példányt nyomtasson a program ? "A "Gyors" kapcsoló bekapcsolása kimeno számla készítésnél": kimeno számla készítésnél automatikusan megjelenjen-e a "Számla tételek (Sablonok)" ablak vagy sem. ? "1. plusz sor elnevezése": Számla készítésekor a "Számla típusa" könyvjelzo alatt megadható 3 plusz sor. Az elso elott álló feliratot lehet itt meghatározni. (Hasonló mondható el a 2. és 3. plusz sor elnevezése rublikákról.) A "Számla adatok" könyvjelzo alatt a "Bejövo számlákra vonatkozó információk" részben a számla példányszám kivételével az elozo pontokban felsorolt elemek találhatók, amik hasonló funkciót látnak el. A "Útvonalak, egyéb adatok" könyvjelzohöz tartozó részben a következok láthatók: ? ""Munkaszám" elnevezése": ha a cég a számlán munkaszám helyett más adatot szeretne feltüntetni, akkor itt megadhatja a hozzá tartozó elnevezést (pl.: Cikkszám). Ennek hatására számlakészítéskor és a nyomtatott számlán is a "Munkaszám" kifejezés helyett "Jobszám" fog szerepelni. ? "Alap deviza": a kötéskor használt árfolyam megnevezése 25
? "Mértékegységek": a program használata során többször kell megadni valaminek a mértékegységét, amit általában az itt rögzített (bovítheto) lista elemeibol lehet kiválasztani. ? "Import könyvtár": adatok importálásának útvonala (pl.: D:\Import) ? "Export könyvtár": adatok exportálásának útvonala (pl.: C:\Szoftver\Export) ? "Számla adatbázis": a számítógép könyvtárszerkezetének egy létezo útvonala végén egy adatbázis fájlnévvel. (pl.: C:\Databases\budaforest_2.gdb) (A program ebbol a fájlból veszi az alkalmazás muködéséhez szükséges és segítségével felvitt adatokat.)
Az itt rögzített adatokat a következo helyeken használja a program: ? program indításkor (rossz kóddal nem indul el az alkalmazás) ? számla készítésekor
Számla tételek A "Számla tételek (Sablonok)" ablakban látható: ? egy lista: tartalmazza a már felvitt tételsablonok módosítható adatait (VTSz/SzJ szám, megnevezés, ÁFA kulcs, egységár, mennyiség, mennyiségi egység) és a hozzá tartozó teljes nettó összeget. (Lásd ebben a fejezetben a "Számla tétel" ablaknál.) ? "Új tétel felvitel", "Tétel törlés", "Tétel módosít" gombok: segítségükkel bovítheto, illetve szukítheto a számlatétel sablonok listája, valamint módosítható az aktuális eleme. ? "Típus": ? "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak.
26
Az "Új tétel felvitel" és "Tétel módosít" nyomógombok használatakor a "Számla tétel" ablak jelenik meg, ahol a következok adhatók meg:
? "VTSz/SzJ": vámtarifaszám vagy szolgáltatás jegyzés szám (Kiválasztható a VTSz/SzJ listában megadott elemekbol. A listát tartalmazó ablak elérheto az "Általános beállítások" menüpont alól és itt a "VTSz/SzJ" felirat melletti részre kattintva.) (pl.: SZJ:634012) ? "Megnevezés": adott számlatétel szöveges része (pl.: Fa szállítás) ? "Nettó egységár": adott számlatételhez tartozó egységár nettó értéke (pl.: 22222) ("22222" alakban kell megadni, de miután tabulátor vagy enter billentyuvel tovább léptünk a program automatikusan "22 222,00 Ft" alakra hozza. Az egységár begépeléskor nem szabad szóközöket és "Ft" feliratot használni.) ? "Mennyiség": adott számlatételhez tartozó mennyiség (pl.: 1) ? "Menny. egység": adott számlatételhez tartozó mennyiségi egység (pl.: vagon) (Kiválasztható és begépelheto.) ? "ÁFA kód": adott számlatételhez tartozó ÁFA kód (pl.: 0) (Alapértelmezett értéke a kiválasztott VTSz/SzJ számhoz megadott ÁFA kód, de adott tételhez választhatunk másikat is.) ? "ÁFA kulcs", "Nettó összesen", "ÁFA összesen", "Bruttó összesen": az elozoekben beállított adatokból kiszámított értékek. ? "Egységár nélküli tétel": aktíválásakor a listában megjeleno tétel nem fogja tartalmazni az egységárat. (Számlatétel formázási lehetoség.) ? "Minden tétel", "Csak a VTSz és Megnevezés", "Csak a Megnevezés", "Minden tétel kivéve a VTSz": használatukkor a listában megjeleno tétel csak a megfelelo részeket fogja tartalmazni. (Számlatétel formázási lehetoség.) (Egyszerre csak egy választható ki közüllük.) 27
Az itt rögzített adatokat a következo helyeken használja a program: ? bejövo és kimeno számlák készítésekor (Ha a számlakészíto ablakban a "Gyors" jelölodoboz aktív, akkor a számlakészíto ablak alatt látható a "Számla tételek (Sablonok)" ablak is. Ez utóbbiban szereplo tétellistából kiválasztható az adott számlába beilleszteni kívánt tétel, és enterrel vagy kettos egérkattintással megjelenítheto a számla tételei között. Az így kapott számlatétel szükség esetén módosítható az "F2 Tétel módosít" gomb használatával.)
Jelszóváltás A "Jelszó változtatás" ablakban az új jelszó kétszeri megadásával ("Új jelszó", "Ellenorzés"), majd az OK gomb lenyomásával érhetünk célt.
28
Bejövo számlák A programmal nyílvántartásba lehet venni a bejövo számlákat is, megkönnyítve ezzel a cég anyagi helyzetének nyomonkövetését. A bejövo számlákkal kapcsolatban az alkalmazás keretein belül megoldható azok felvitele, kiegyenlítésük elkönyvelése, listájuk megtekintése, szurése és összegzése. A következokben ezekrol lesz szó bovebben.
Új számla bevitele A "Bejövo számlák"/"Új számla bevitele" menüpont kiválasztásakor megjeleno lista elemei a bejövo számlákhoz használt "Számlatípusok listája" ablakban megadott elemek. Itt adtuk meg azt is, hogy melyik számlán milyen devizanem jelenjen meg. Lásd "Bejövo számla típusok" fejezet. A menüpont kiválasztásakor megjeleno számla típusok közül ki kell jelölni a számunkra megfelelot, melynek hatására megjelenik a "Bejövo számla felvitele" ablak, ami a következo adatokat tartalmazza:
? "Szállító neve": annak a partnernek a neve, aki kiállította a számlát, amit aktuálisan felviszünk a rendszerünkbe. A szállító nevet tartalmazó rublikára kattintva megnyílik a "Szállítók listája" ablak, ahol kiválaszthatjuk, szükség esetén felvihetjük vagy módosíthatjuk a keresett partnert. (Lásd "Szállítók, vevok listája" fejezet.) 29
? "Cím", "Státusz", "Forgalom": a kijelölt partner címe, vállalatunknál elfoglalt partner státusza (pl.: Alap) és eddigi szállítói forgalma. ? "Számla sorszáma": a rögzíteni kívánt számla sorszáma ? "Nettó összeg", "Bruttó összeg": a számlában szereplo tételek alapján kiszámított teljes összeg nettó és bruttó értéke. ? "Munkaszám": a cégünk által használt munkaszám. A munkaszám megnevezés helyett itt más kifejezés is állhat, attól függoen, hogy az adott számlatípusnál mit adtunk meg. (Lásd "Bejövo számla típusok" fejezet.) ? "Fizetés módja": a számla kiegyenlítésének módja. Értéke kiválasztható a "Fizetési módok" fejezetben tárgyaltak szerint felvitt fizetési módok közül. ? "Kelte", "Teljesítés", "Fizetési határido ": a számla kelte, teljesítési dátuma és fizetési határideje. A program nem ad semmilyen rájuk vonatkozó megkötést. ? "Tételek" könyvjelzo: a hozzá tartozó ablakrész tartalmazza a számla tételeit. Egy tételhez felsorolható a VTSz/SzJ szám, a megnevezés, az egységár, a mennyiség, a mennyiségi egység és a nettó ár. További részletek az "Számla tétel" ablak leírásakor. ? "Számla típusa" könyvjelzo :
?
"Számla típus": a számla típusa. Alapértéke az, amelyiket a "Új számla bevitele" menüpont alatt választottunk. Értéke itt is módosítható, ha választunk a "Bejövo számla típusok"-nál felvitt elemeket tartalmazó legördülo listából. 30
?
"Napló": a napló száma (Könyveléshez ad pluszinformációt.) "Bankszámla": annak a bankszámlának a száma, melyrol az adott számlát fizetjük. Alapértéke az, amelyiket a "Bejövo számla típusok"-nál az adott számlatípushoz rögzítettünk. Itt módosítható, kiválasztható a "Bankszámla számok" között felvitt értékek közül. ? "Deviza": annak a devizának a rövid neve, amelyik az adott számla fizetoeszköze. Alapértéke az, amelyiket a "Bejövo számla típusok"-nál az adott számlatípushoz rögzítettünk. Itt módosítható, kiválasztható a "Devizák" között felvitt értékek közül. ? "Árfolyam": a kiválasztott deviza árfolyama. Itt kell megadni. ? 3 felirat a hozzájuk tartozó kitöltheto rublikákkal: a feliratok szövege és a rublikák értékének funkciója attól függ, hogy a "Beállítások"ablakban a "Számla adatok" között mit határoztunk meg az 1., 2. és 3. plusz sorokhoz. Itt szerepelhetnek egyéb megjegyzések, kontakt személyek, stb. ? "Új tétel felvitel", "Tétel törlés", "Tétel módosít" gombok: lehetové teszi a tételek listájának bovítését, szukítését, valamint kiválasztott sorának módosítását. ? "Gyors" jelölodoboz, legördülo menü: a "Gyors" jelölodoboz aktíválásakor megjelenik a "Számla tételek (Sablonok)" ablak, melyben a jelölo doboz melletti legördülo menüben látható típusba tartozó tételek vannak felsorolva. A "Számla tételek (Sablonok)" ablakban szereplo tétel lista bármely elemét (enterrel vagy ketto egérkattintással) kiválasztva az bekerül a számlánk tételei közé, ahol esetleges további módosításokkal (pl.: darabszám módosítás) a megfelelo alakra hozható. ? "Számla lezárás" gomb: segítségével a számla adatai menthetok. (A bejövo számlák késobb módosíthatók a "Bejövo számlák listája" ablakban.) ? "Mégsem" gomb: segítségével az ablak a számla adatainak mentése nélkül bezárható. Az "Új tétel felvitel" és "Tétel módosít" gombok megnyomásakor a "Számla tétel" ablak jelenik meg a képernyon, ahol a következo adatok láthatók: ? "VTSz/SzJ": adott tételhez tartozó vámtarifa szám vagy szolgáltatás jegyzék szám. Kiválasztható "VTSz/SzJ lista" ablakban felvitt elemek közül. ? "Megnevezés": adott tételhez tartozó megnevezés ? "Nettó egységár": adott tételhez tartozó egységár nettó értéke ? "Mennyiség": adott tételhez tartozó mennyiség ? "Menny. egység": a megadott mennyiség milyen mértékegységben értendo. Kiválasztható a "Beállítások" ablakban, a "Számla nyomtatás" könyvjelzohöz tartozó részben megadott listából. Ha a felsorolás nem tartalmazza a megfelelo elemet, akkor be is gépelhetjük. ? "ÁFA kód": a megadott nettó egységárból, milyen ÁFA kód mellett kapjuk meg a bruttó egységárat. Kiválasztható az "ÁFA kulcsok" ablakban megadott elemek közül. ? "ÁFA kulcs", "Nettó összesen", "ÁFA összesen", "Bruttó összesen": a megadott értékbol a program által meghatározott ÁFA kulcs, teljes nettó, ÁFA és bruttó összeg. ?
31
Számlák listája (összes/szurofeltétellel) A rögzített számlákat a "Bejövo számlák listája" ablak tartalmazza, amit kétféleképpen nyithatunk meg. Az elso eset, amikor a "Bejövo számlák"/"Számlák listája (összes)" menüpontot választjuk. Ekkor azonnal megjelenik az ablak, melynek listájában minden létezo bejövo számla fel van sorolva. A második eset, amikor a "Bejövo számlák"/"Számlák listája (szurofeltétellel)" menüpontot választjuk. Ekkor egy újabb almenüvel találjuk szemben magunkat, melyben kijelölhetjük, hogy a bejövo számlák közül melyikeket szeretnénk látni a listában. Dönthetünk úgy hogy egy adott partnerhez tartozó számlákat listázzuk, vagy csak a kiegyenlített számláinkat szeretnénk látni, stb. A lényeg, hogy ebben az esetben a "Bejövo számlák listája" ablak megjelenésekor egy szurt felsorolást láthatunk, s a neki megfelelo szurofeltételek aktívak lesznek. Fontos megjegyeznünk, hogy ha a "Partner szerint" menüpontot választjuk, akkor elobb a "Szállítók listája" ablak jelenik meg, ahol ki kell jelölnünk a keresett partnert. A "Bejövo számlák listája" ablak a következo elemeket tartalmazza: ? egy lista: tartalmazza a már rögzített bejövo számlák adatait, azaz a számla azonosítóját, munkaszámát, a szállító nevét, a számla sorszámát, fizetési határidejét, kiegyenlítésének dátumát, bruttó végösszegét és devizanemét.
? "Részletes adatok" könyvjelzo: a hozzá tartozó ablakrész tartalmazza a listából aktuálisan kijelölt számla adatait, azaz a szállító nevét és címét, a számla keltezését, teljesítési dátumát és fizetési határidejét, munka és sorszámát, fizetési módját, felviteli dátumát és a felvivo személy kódját. Továbbá látható a 3 plusz sor felirata és tartalma, a számlában használt devizanem és árfolyam, valamint a számla kiegyenlítésére vonatkozó információk (kivan-e fizetve, mennyit fizettünk eddit és mikor volt az utolsó kiegyenlítés).
32
? "Tételek" könyvjelzo : a hozzá tartozó ablakrész tartalmazza a listából aktuálisan kijelölt számla tételeit, pontosan abban a formában, ahogy azt az adott bejövo számla felvitelekor rögzítettük.
33
? "Szu ro feltételek I.", "Szu rofeltételek II." könyvjelzok: az ezekhez kapcsolódó ablakrészek tartalmazzák a lista leszukítését lehetové tevo dolgokat. Minden szurofeltételhez kiválasztható/begépelheto a keresett elem, a jelölodoboz aktíválásával pedig, végrehajtható a sz urés. A megfelelo legördülo listák a "Szállítók listája", a "Fizetési módok" és a "Devizák" ablakokban felvitt elemeket tartalmazzák. A szurofeltételekhez tartozó jelölodobozok mindegyike inaktívvá teheto a "Szurofeltételek II." könyvjelzo alatt található "Szurés megszüntetése" gomb megnyomásával. A lista sorai rendezhetok a "Sorbarendezés" felirat mellett látható legördülo menü megfelelo elemének kiválasztásával.
? "Pénzügyi teljesítés" könyvjelzo : a hozzá tartozó ablakrész tartalmazza a listából aktuálisan kijelölt számla kiegyenlítésével kapcsolatos adatokat ? "Eddig fizetve": az adott számlával kapcsolatban eddig kifizetett összeg a számlához kijelölt devizanemben megadva. ? "Fennmaradt": a számla teljes bruttó összege mínusz az eddig fizetett összeg. A számlához kijelölt devizanemben és devizajellel is megadva. ? "Utolsó fizetés dátuma": az adott számlával kapcsolatban történt kifizetések közül az utolsónak a dátuma. ? "Bankba érkezett összeg" feliratú lista: tartalmazza a "Kifizetés" gomb segítségével felvitt kiegyenlítések dátumát, típusát (Pénztár, Bank, Egyéb), összegét, és a hozzá fuzött megjegyzést. ? "Kifizetés" gomb: segítségével elkönyvelheto a lista kijelölt számlájának kiegyenlítésre tett "kísérlet". Megnyomásakor a program visszakérdez, hogy valóban megtörtént-e a kifizetés, majd igen válasz esetén megjelenik a "Számla rendezése" ablak. Itt a következo adatok láthatók: ? "Fizetés típusa": hova fizették be az adott összeget (Pénztár, Bank, Egyéb). Ha a bankba történo fizetést választjuk, akkor meg kell adni azt a bankszámlaszámot is,
34
? ? ? ? ?
ahová a pénzt utalták. "Hátralévo összeg": a számla teljes kiegyenlítéséhez szükséges összeg deviznemmel és devizajellel is megadva. (Közvetlenül nem módosítható.) "Kifizetett összeg": a jelenleg fizetni kívánt összeg. Az ablak megjelenésekor az alapértéke megegyezik a hátralévo összeggel, de ez természetesen módosítható. "Bizonylat száma/megnevezés": A kifizetést igazoló bizonylat száma/megnevezése. "Kifizetés dátuma": a bizonylat kelte. "OK", "Mégsem": az ablakbeli adatok mentése vagy elvetése. Az "OK" gomb használatakor a lista kijelölt sorában a kifizetés dátuma oszlop tartalma megváltozik. Hasonló jelenség figyelheto meg az "Eddig fizetve", "Fennmaradt", "Utolsó fizetés dátuma" és "Bankba érkezett összeg" feliratokhoz tartozó ablakelemek esetén is.
?
"Törlés" gomb: törli az "Bankba érkezett összeg" felirat alatti lista kijelölt sorát. Ezzel egyidoben módosítja az "Eddig fizetve", "Fennmaradt", "Utolsó fizetés dátuma" feliratokhoz tartozó ablakelemek értékét és a lista kijelölt sorának kifizetési dátumát is. ? "Kimutatás" könyvjelzo : a hozzá tartozó ablakrész tartalmazza az ablakban aktuálisan látható lista összesítésére vonatkozó adatokat. ? "Automatikus összesítés" jelölodoboz: aktíválását követoen minden lista szukítés vagy szurés mentesítés után a program automatikusan kitölti az áfabontásos összegtáblázatot a megfelelo értékekkel ? "Összesítés" gomb: megnyomásakor a program kitölti az áfabontásos összegtáblázatot az ablakban aktuálisan látható listának megfelelo értékekkel. Akkor érdemes használni, ha a lista szukítésekor vagy szurés menetesítéskor az "Automatikus összesítés" jelölodoboz inaktív volt. ? áfabontásos összegtáblázat: az összesítéskor látható lista számláiban szereplo adatok (nettó összeg és hozzá tartozó áfa) alapján kitöltött táblázat, ahol a listabeli számlák összesített összegének ÁFA kulcsok szerinti bontását vehetjük szemügyre.
35
? "Számla módosítása" gomb: segítségével módosítható a bejövo számlák listájának kijelölt eleme. Hatására megjelenik a "Bejövo számla felvitele" ablak, ahol a "Új számla bevitele" fejezetben tárgyaltaknak megfeleloen kell eljárni. Fontos megjegyezni, hogy itt a "Mégsem" gomb helyett a "Törlés" gomb szerepel, melynek használata az adott számla megszünését eredményezi.
36
? "Lista nyomtatás" gomb: hatására megjelenik a "Jelentések" ablak, ahol a következok láthatók: ? "Megjegyzés": listák nyomtatásakor a listát tartalmazó ablakban beállított szurofeltételeket tartalmazza (Például, ha közvetlenül azután használjuk a "Lista nyomtatás" gombot, amikor az átutalásos fizetési móddal rendelkezlo, Alap típusú számlákra szurtünk az ablakban, akkor a megjegyzés szövege a következo: "átutalás;Alap".) ? leírás: a listában látható aktuálisan kiválasztott elemre vonatkozó magyarázat ? "Helyi" könyvjelzo és a hozzá tartozó lista: tartalmazza a már felvitt bejövo számla lista formátumok nevét (pl.: Bejövo számlák egyszeru listája) (Az "Összes" könyvjelzo alatt is egy hasonló lista látható, de ott már nem csak az bejövo számlák adatait tartalmazó listák vannak felsorolva.) ? "Nyomtatás" gomb: segítségével kinyomtatható a kiválasztott bejövo számla adatokat tartalmazó lista formátum. (Pl. a (szurt) bejövo számlák listája, végén egy összesítéssel, ami tartalmazza a listában látható számlák összegének áfabontásos felosztását.) ? "Megnéz" gomb: segítségével (nyomtatás elott) megtekintheto a kiválasztott bejövo számla adatokat tartalmazó lista formátum. (Pl. a (szurt) bejövo számlák listája, végén egy összesítéssel, ami tartalmazza a listában látható számlák összegének áfabontásos felosztását.) ? "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak. ? "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak. A "Bejövo számlák listája" ablaknak csupán csak egy rejtett képességét nem tártuk még fel, ez pedig a következo: a könyvjelzosor felett látható vonal egérrel feljebb húzható, melynek hatására a könyvjelzosor és a vonal közti részen láthatóvá válnak a lista kijelölt sorának tételei. Ennek köszönhetoen, miközben a számlák listájában barangolunk, kényelmesen vizsgálhatjuk végig egyszerre a "Részletes adatok" könyvjelzo tartalmát és az adott számla tételeit is. (A "Részletes adatok" helyett természetesen bármely másik könyvjelzot is említhettem volna.)
37
Számla tételeinek listája A rögzített bejövo számlák tételek szerinti csoportosítását a "Statisztika" ablak tartalmazza, amit a "Bejövo számlák"/"Számla tételeinek listája" almenüjében található pontokkal nyithatunk meg, attól függ oen, milyen csoportosításra vagyunk kiváncsiak: ? Megnevezés szerint: a hatására megjeleno ablakban a bejövo számlák tételei a hozzájuk tartozó megnevezések szerint lesznek csoportosítva. ? Partnerek szerint: a hatására megjeleno ablakban a tételek a hozzájuk tartozó bejövo számlán szereplo szállítók szerint lesznek csoportosítva. ? Partnerek szerint, megnevezés szerint összesítve: a hatására megjeleno ablakban a tételek a hozzájuk tartozó bejövo számlán szereplo szállítók szerint lesznek csoportosítva, és azon belül látható lesz az egyes megnevezésekhez kapcsolódó számlák száma és összesített összege. A "Statisztika" ablak a következo elemeket tartalmazza: ? 1. lista: tartalmazza a már rögzített bejövo számlákból származó adatokat: ? Ha a "Megnevezés szerint" menüpontott választottuk: akkor tartalmazza a bejövo számlákon szereplo tételek megnevezés rublikáinak értékét, valamint azt, hogy hányszor fordult elo az adott megnevezés. ? Ha a "Partnerek szerint", vagy "Partnerek szerint, megnevezés szerint összesítve" menüpontok valamelyikét választottuk: akkor tartalmazza a bejövo számlákon szereplo szállítók neveit, az általuk elért forgalmat, a hozzá tartozó devizanemet, valamint eme összeg forintban számított értékét.
? 2. lista: tartalmazza az 1. lista kijelölt sorához tartozó adatokat: ? Ha a "Megnevezés szerint" menüpontot választottuk: akkor felsorolja a kijelölt tétel megnevezést tartalmazó számlatételek adatait (kelte, számla sorszám, munkaszám, partner név, mennyiségi egység, egységár, összeg és deviza). ? Ha a "Partnerek szerint" menüpontot választottuk: akkor felsorolja a kijelölt partnernevet tartalmazó számlatételek adatait (kelte, számla sorszám, munkaszám, tétel megnevezés, mennyiségi egység, egységár, összeg és deviza). ? Ha a "Partnerek szerint, megnevezés szerint összesítve" menüpontot választottuk:
38
akkor felsorolja a kijelölt partnernevet tartalmazó számlatételek megnevezés szerint összesített adatait (tétel megnevezés, darabszám, összeg és deviza). Fontos megjegyeznünk, hogy a listák tartalma függ a szurofeltételek beállításától, tehát, ha a 2002. márciusi keltezésre szurünk, akkor a program csak az ilyen tulajdonságú számlák adatait fogja vizsgálni.
? szu rofeltételek: ezek teszik lehetové az 1. és 2. lista leszukítését. Minden szurofeltételhez kiválasztható/begépelheto a keresett elem, a jelölodoboz aktíválásával pedig, elrendelheto a sz urés. A listák leszukítése azonban csak a "Frissítés" gomb megnyomása után történik meg.
? "Frissítés" gomb: végrehajtja a kijelölt szurést ? "Lista nyomtatás" gomb: ennél az ablaknál nincs nyomtatható lista ? "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak.
39
Kimeno számlák A programmal a kimeno számlák mellett készítheto eloleg- és végszámla valamint rögzíthetok a kézi számlák is, megkönnyítve ezzel a cég anyagi helyzetének nyomonkövetését. A kimeno számlákkal kapcsolatban az alkalmazás keretein belül megoldható azok elkészítése, felfüggesztése, majd folytatása, stornózása, újranyomtatása, kiegyenlítésük elkönyvelése, listájuk megtekintése, szurése és összegzése. A következokben ezekrol lesz szó bovebben.
Normál és kézi számla készítése A számla készítést és a kézi számla bevitelét is ebben a fejezetben tárgyaljuk, úgyanis a számlák el oállításához használt ablak lényegében ugyanolyan. A különbség az, hogy kézi számlák bevitelekor egy számlatömbben korábban megírt számlát viszünk fel a gépbe, pusztán azért, hogy könnyebben nyilvántarthassuk azt. Ennek a ténynek köszönheto, hogy kézi számlák bevitelekor a számlaszám módosítható és a program nem nyomtatja ki a végeredményt. A "Kimeno számlák"/"Normál számla készítése" menüpont kiválasztásakor megjeleno lista elemei a kimeno számlákhoz használt "Számlatípusok listája" ablakban megadott elemek. Itt adtuk meg azt is, hogy melyik számlán milyen devizanem jelenjen meg. Lásd "Kimeno számla típusok" fejezet.
A menüpont kiválasztásakor megjeleno számla típusok közül ki kell jelölni a számunkra megfelelot, melynek hatására megjelenik a "Normál-számla készítése" ablak, ami a következo adatokat tartalmazza: ? "Vevo ": annak a partnernek a neve, akinek kiállítjuk a számlát. A vevo nevet tartalmazó rublikára kattintva megnyílik a "Vevok listája" ablak, ahol kiválaszthatjuk, szükség esetén felvihetjük vagy módosíthatjuk a keresett partnert. (Lásd "Szállítók, vevok listája" fejezet.)
40
? "Cím", "Státusz", "Forgalom": a kijelölt partner címe, vállalatunknál elfoglalt partner státusza (pl.: Alap) és eddigi vevoi forgalma. ? "Számla sorszáma": az adott kimeno számla sorszáma, amit a program a "Beállítások" ablakban megadott információk alapján automatikusan határoz meg és nem enged módosítani. ? "Nettó összeg", "Bruttó összeg": a számlában szereplo tételek alapján kiszámított teljes összeg nettó és bruttó értéke. ? "Munkaszám": a cégünk által használt munkaszám. A munkaszám megnevezés helyett itt más kifejezés is állhat, attól függoen, hogy az adott számlatípusnál mit adtunk meg. (Lásd "Kimeno számla típusok" fejezet.) ? "Fizetés módja": a számla kiegyenlítésének módja. Értéke kiválasztható a "Fizetési módok" fejezetben tárgyaltak szerint felvitt fizetési módok közül. ? "Kelte", "Teljesítés", "Fizetési határido ": a számla kelte, teljesítési dátuma és fizetési határideje. A számla kelte nem módosítható, mert értéke mindig az aktuális dátum. A teljesítés dátumával és a fizetési határidovel kapcsolatban a program nem ad semmilyen megkötést. (Fizetési határido kezdeti beállítása függ a számla típusok között megadottaktól.) ? "Foly" jelölo doboz: a számla folyamatos teljesítésu vagy sem ? "Tételek" könyvjelzo: a hozzá tartozó ablakrész tartalmazza a számla tételeit. Egy tételhez felsorolható a VTSz/SzJ szám, a megnevezés, az egységár, a mennyiség, a mennyiségi egység és a nettó ár. További részletek az "Számla tétel" ablak leírásakor.
? "Számla megjegyzések" könyvjelzo: a hozzá tartozó ablakrész tartalmazza a számlán megjeleno megjegyzéseket. Az egyes kimeno számla típusokhoz beállítható egy egységes megjegyzés is, ami automatikusan megjelenik itt és természetesen a számlán is. (Lásd "Kimeno számla típusok" fejezet.)
41
? "Számla típusa" könyvjelzo : ? "Számla típus": a számla típusa. Alapértéke az, amelyiket a "Új számla bevitele" menüpont alatt választottunk. Értéke itt is módosítható, ha választunk a "Kimeno számla típusok"-nál felvitt elemeket tartalmazó legördülo listából. ? "Napló": a napló száma (Könyveléshez ad pluszinformációt.) ? "Bankszámla": annak a bankszámlának a száma, melyrol az adott számlát fizetjük. Alapértéke az, amelyiket a "Kimeno számla típusok"-nál az adott számlatípushoz rögzítettünk. Itt módosítható, kiválasztható a "Bankszámla számok" között felvitt értékek közül. ? "Deviza": annak a devizának a rövid neve, amelyik az adott számla fizetoeszköze. Alapértéke az, amelyiket a "Kimeno számla típusok"-nál az adott számlatípushoz rögzítettünk. Itt módosítható, kiválasztható a "Devizák" között felvitt értékek közül. ? "Árfolyam": a kiválasztott deviza árfolyama. Itt adható meg. (Számla lezárásakor a program az itt beállított árfolyammal számol.) ? 3 felirat a hozzájuk tartozó kitöltheto rublikákkal: a feliratok szövege és a rublikák értékének funkciója attól függ, hogy a "Beállítások"ablakban a "Számla adatok" között mit határoztunk meg az 1., 2. és 3. plusz sorokhoz. Itt szerepelhetnek egyéb megjegyzések, kontakt személyek, stb. (Eme rublikák tartalma nem jelenik meg a kinyomtatott számlán.) ? "Új tétel felvitel", "Tétel törlés", "Tétel módosít" gombok: lehetové teszi a tételek listájának bovítését, szukítését, valamint kiválasztott sorának módosítását. ? "Gyors" jelölodoboz, legördülo menü: a "Gyors" jelölodoboz aktíválásakor megjelenik a "Számla tételek (Sablonok)" ablak, melyben a jelölo doboz melletti legördülo menüben látható típusba tartozó tételek vannak felsorolva. A "Számla tételek (Sablonok)" ablakban szereplo tétel lista bármely elemét (enterrel vagy kettos egérkattintással) kiválasztva az bekerül a számlánk tételei közé, ahol esetleges további módosításokkal (pl.: darabszám módosítás) a megfelelo alakra hozható. 42
? "Számla lezárás" gomb: segítségével menthetok a számla adatai. Megnyomásakor megjelenik a "Számla lezárása" ablak (Kézi számlák esetén nem igaz.), melyben a következo elemek láthatók:
?
"Nyomtatás", "Megtekintés", "Felfüggesztés", "Tovább szerkesztés", "Törlés" választókörök: az egyes körök aktíválásakor a program az adott számlát nyomtatóra küldi, képernyon megjeleníti, félbehagyva lezárja, "Normál-számla készítés" ablakban hagyja, illetve törli. (Egyszerre csak az egyik lehet aktív.) Lezárt számlákat stornózni vagy felfüggesztetteket folytatni a "Kimeno számlák listája" ablakban lehet. ? "OK", "Mégsem" gombok: bezárják a "Számla lezárása" ablakot. Az "OK" gomb megnyomásakor a kijelölt választókörnek megfelelo funkció hajtódik végre. A "Mégsem" gomb használatakor visszatérünk az adott számla szerkesztéséhez. ? "Mégsem" gomb: segítségével az ablak a számla adatainak mentése nélkül bezárható. Az "Új tétel felvitel" és "Tétel módosít" gombok megnyomásakor a "Számla tétel" ablak jelenik meg a képernyon, ahol a következo adatok láthatók: ? "VTSz/SzJ": adott tételhez tartozó vámtarifa szám vagy szolgáltatás jegyzék szám. Kiválasztható "VTSz/SzJ lista" ablakban felvitt elemek közül. ? "Megnevezés": adott tételhez tartozó megnevezés ? "Nettó egységár": adott tételhez tartozó egységár nettó értéke ? "Mennyiség": adott tételhez tartozó mennyiség ? "Menny. egység": a megadott mennyiség milyen mértékegységben értendo. Kiválasztható a "Beállítások" ablakban, a "Számla nyomtatás" könyvjelzohöz tartozó részben megadott listából. Ha a felsorolás nem tartalmazza a megfelelo elemet, akkor be is gépelhetjük. ? "ÁFA kód": a megadott nettó egységárból, milyen ÁFA kód mellett kapjuk meg a bruttó egységárat. Kiválasztható az "ÁFA kulcsok" ablakban megadott elemek közül. ? "ÁFA kulcs", "Nettó összesen", "ÁFA összesen", "Bruttó összesen": a megadott értékbol a program által meghatározott ÁFA kulcs, teljes nettó, ÁFA és bruttó összeg. ? "Egységár nélküli tétel" jelölo doboz: ha aktív, akkor a program az adott tételt a számlában az egységár nélkül jeleníti meg (Számlatétel formázására szolgál.) ? "Minden tétel", "Csak a VTSz és Megnevezés", "Csak a Megnevezés", "Minden tétel kivéve a VTSz" választókörök: a teljes tételbol csak a szövegnek megfelelo elemeket jelenítik meg. Egyszerre csak az egyik lehet kijelölve. (Számlatétel formázására szolgálnak.)
43
Eloleg-, illetve végszámla készítése Az eloleg- és végszámla fogalmak összekapcsolódásának köszönhetoen a program is egy (fobb) menüpont alatt kezeli oket: "Kimeno számlák"/"Eloleg- ill. végszámla készítése". Ennek kiválasztásakor az "Eloleg számla készítése" és "Végszámla készítése" elemeket tartalmazó lista jelenik meg. 44
Az "Eloleg számla készítése" menüpont használatakor megjeleno "Eloleg-számla készítés" ablak felépítését és kezelését tekintve megegyezik a "Normál-számla készítés" ablakkal. Fontos azonban megjegyeznünk, hogy a munkaszám/cikkszám ebben az esetben jelentos szerephez jut, hisz az el olegszámlák csoportosításának és végszámlákhoz rendelésének ez az egyik alapja. A "Végszámla készítése" menüpont kijelölése után megadhatjuk a keresett munkaszámot, de enélkül is dönthetünk az "OK" gomb megnyomása mellet. Ennek hatására megjelenik az "Elolegszámlák kiválasztása" ablak, ami a következo elemeket tartalmazza:
? egy lista: tartalmazza azoknak az elolegszámláknak az adatait, melyek még nem lettek felhasználva és a megadott munkaszámmal rendelkeznek. A listában látható a számla sorszáma, a vevo neve, a munkaszám, a bruttó összeg, a kiegyenlítettlen összeg és a számla stronópárjának számlaszáma. (Bármely sorára kétszer kattintva az egérrel a program automatikusan beállítja a szurofeltételeket a sorban szereplo adatok alapján.) ? szu ro feltételek: minden szurofeltételhez kiválasztható/begépelheto a keresett elem, a jelöl odoboz aktíválásával pedig, végrehajtható a szurés. A megfelelo legördülo listák a "Vevok listája" és a "Fizetési módok" ablakokban felvitt elemeket tartalmazzák. ? "Stornózás" gomb: stronózza a listában kijelölt eloleg számlát. Megnyomásakor megjelenik a "Stornózás" ablak, ahol eldönthetjük, hogy a stornószámla teljesítése a mai naphoz vagy az eredeti számla teljesítési dátumához igazodjon-e. Ezenkívül a megjegyzések közé írhatunk egy a stornózás okát ecsetelo kiegészíto szöveget is. A stornózás hatására a lista bovül egy új számlával, ami az eredeti stornópárja. (Adataik lényegében megegyeznek, kivéve a keltezést, teljesítési dátumot, összegeket és esetleg a megjegyzéseket. Az új számla teljesítése a "Stornózás" ablakban hozott döntésünknek megfelelo, az összegei pedig megegyeznek az eredeti számla negatív elojelu összegeivel. ? "Kifizetés" gomb: segítségével elkönyvelheto a lista kijelölt számlájának kiegyenlítésre tett "kísérlet". Megnyomásakor a program visszakérdez, hogy valóban megtörtént-e a kifizetés, majd igen válasz esetén megjelenik a "Számla rendezése" ablak. Itt a következo adatok láthatók: ? "Fizetés típusa": hova fizették be az adott összeget (Pénztár, Bank, Egyéb). Ha a bankba történo fizetést választjuk, akkor meg kell adni azt a bankszámlaszámot is, ahová a 45
pénzt utalták. "Hátralévo összeg": a számla teljes kiegyenlítéséhez szükséges összeg deviznemmel és devizajellel is megadva. (Közvetlenül nem módosítható.) ? "Kifizetett összeg": a jelenleg fizetni kívánt összeg. Az ablak megjelenésekor az alapértéke megegyezik a hátralévo összeggel, de ez természetesen módosítható. ? "Bizonylat száma/megnevezés": A kifizetést igazoló bizonylat száma/megnevezése. ? "Kifizetés dátuma": a bizonylat kelte. ? "OK", "Mégsem": az ablakbeli adatok mentése vagy elvetése. Az "OK" gomb használatakor a lista kijelölt sorában a kifizetés dátuma oszlop tartalma megváltozik. Hasonló jelenség figyelheto meg az "Eddig fizetve", "Fennmaradt", "Utolsó fizetés dátuma" és "Bankba érkezett összeg" feliratokhoz tartozó ablakelemek esetén is. ? "Végszámla készítés" gomb: csak akkor használható hibaüzenet mentesen, ha egyforma munkaszámmal és vevonévvel rendelkezo, nem stronózott, rendezett számlák vannak az el olegszámla listában. Megnyomásakor megjelenik a "Vég-számla készítés" ablak, amely felépítését és kezelését tekintve megegyezik a "Normál-számla készítés" ablakkal. A program azonban másképp számol. Egy végszámlába ugyanis meg kell adni az összes kiadás teljes költségét, és a programmal – a számlák listáját tartalmazó ablakban – lekérdezheto, hogy mennyit kell ebbol még kifizetni. (Azaz a teljes összeg mínusz az elolegszámlák összegei.) ? "Mégsem" gomb: bezárja az ablakot. ?
Számlák listája (összes/szurofeltétellel) A rögzített számlákat a "Kimeno számlák listája" ablak tartalmazza, amit kétféleképpen nyithatunk meg. Az elso eset, amikor a "Kimeno számlák"/"Számlák listája (összes)" menüpontot választjuk. Ekkor azonnal megjelenik az ablak, melynek listájában minden létezo kimeno számla fel van sorolva.
46
A második eset, amikor a "Kimeno számlák"/"Számlák listája (szurofeltétellel)" menüpontot választjuk. Ekkor egy újabb almenüvel találjuk szemben magunkat, melyben kijelölhetjük, hogy a kimeno számlák közül melyikeket szeretnénk látni a listában. Dönthetünk úgy hogy egy adott partnerhez tartozó számlákat listázzuk, vagy csak a kiegyenlített számlákat szeretnénk látni, stb. A lényeg, hogy ebben az esetben a "Kimeno számlák listája" ablak megjelenésekor egy szurt felsorolást láthatunk, és a neki megfelel o szurofeltételek aktívak lesznek. Fontos megjegyeznünk, hogy ha a "Partner szerint" menüpontot választjuk, akkor elobb a "Vevok listája" ablak jelenik meg, ahol ki kell jelölnünk a keresett partnert. A "Kimeno számlák listája" ablak a következo elemeket tartalmazza: ? egy lista: tartalmazza a már rögzített kimeno számlák adatait, azaz a számla sorszámát, munkaszámát, a vevo nevét, a számla típusát, fizetési határidejét, kiegyenlítésének dátumát, bruttó végösszegét és devizanemét. ? "Részletes adatok" könyvjelzo: a hozzá tartozó ablakrész tartalmazza a listából aktuálisan kijelölt számla adatait, azaz a vevo nevét és címét, a számla sorszámát, keltezését, teljesítési dátumát és fizetési határidejét, fizetési módját, munkaszámát, pénzügyi típusát és típusát. Továbbá látható a számlában használt megjegyzés szövege, a devizanem, árfolyam és bankszámlaszám, a számlakészíto kódja, stornózottság ténye és a számla stornópárja, valamint a 3 plusz sor felirata és tartalma.
? "Tételek" könyvjelzo : a hozzá tartozó ablakrész tartalmazza a listából aktuálisan kijelölt számla tételeit, pontosan abban a formában, ahogy azt az adott kimeno számla készítésekor rögzítettük. ? "Elo legszámlák" könyvjelzo: a hozzá tartozó ablakrész tartalmazza a listából aktuálisan kijelölt végszámla elolegszámláinak adatait.
47
? "Szu ro feltételek I.", "Szu rofeltételek II." könyvjelzok: az ezekhez kapcsolódó ablakrészek tartalmazzák a lista leszukítését lehetové tevo dolgokat.
Minden szurofeltételhez kiválasztható/begépelheto a keresett elem, a jelölodoboz aktíválásával pedig, végrehajtható a szurés. A megfelelo legördülo listák a "Vevok listája", a "Fizetési 48
módok", a "Devizák" és a "Kimeno számla típusok" ablakokban felvitt elemeket tartalmazzák. A "Szurés számla típusa alapján" jelölodobozhoz tartozó legördülo lista a Normál számlák, Végszámlák, Összes elolegszámla, Felhasznált eloleg számlák, Felhasználatlan eloleg számlák, Kézi számlák és Nem kézi számlák fix elemeket tartalmazza. A szurofeltételekhez tartozó jelöl odobozok mindegyike inaktívvá teheto a "Szurofeltételek II." könyvjelzo alatt található "Szurés megszüntetése" gomb megnyomásával. A lista sorai rendezhetok a "Sorbarendezés" felirat mellett látható legördülo menü megfelelo elemének kiválasztásával. ? "Pénzügyi teljesítés" könyvjelzo : a hozzá tartozó ablakrész tartalmazza a listából aktuálisan kijelölt számla kiegyenlítésével kapcsolatos adatokat
? ? ? ?
"Eddig fizetve": az adott számlával kapcsolatban eddig kifizetett összeg a számlához kijelölt devizanemben megadva. "Fennmaradt": a számla teljes bruttó összege mínusz az eddig fizetett összeg. A számlához kijelölt devizanemben és devizajellel is megadva. "Utolsó fizetés dátuma": az adott számlával kapcsolatban történt kifizetések közül az utolsónak a dátuma. "Pénzügyi lista nyomtatás" gomb: hatására megjelenik a "Jelentések" ablak, ahol a következok láthatók: ? "Helyi" könyvjelzo és a hozzá tartozó lista: tartalmazza a már felvitt kimeno számla lista formátumok nevét (pl.: Kimeno számlák egyszeru listája) (Az "Összes" könyvjelzo alatt is egy hasonló lista látható, de ott már nem csak az kimeno számlák adatait tartalmazó listák vannak felsorolva.) ? "Nyomtatás" gomb: segítségével kinyomtatható a kiválasztott kimeno számla adatokat tartalmazó lista formátum. (Pl. a (szurt) kimeno számlák listája, végén egy összesítéssel, ami tartalmazza a listában látható számlák összegének áfabontásos felosztását.) ? "Megnéz" gomb: segítségével (nyomtatás elott) megtekintheto a kiválasztott kimeno számla adatokat tartalmazó lista formátum. (Pl. a (szurt) kimeno számlák listája, végén 49
egy összesítéssel, ami tartalmazza a listában látható számlák összegének áfabontásos felosztását.) ? "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak. ? "Felszólítás" gomb: hatására megjelenik a "Jelentések" ablak, ahol a következok láthatók, ahol a "Helyi" könyvjelzohöz tartozó listából kiválasztjuk a "Felszólító levél" megnevezéssel rendelkezot. Ezt követoen a "Megnéz" vagy "Nyomtatás" gombok használatával megjeleníthetjük, illetve kinyomtathatjuk a szóban forgó okmányokat. ? "Boríték felszólításhoz" gomb: megnyomásakor megjelenik a "Boríték nyomtatás" ablak, ahol látható a listában szereplo vevok közül - név szerinti rendezésben - az elsonek a neve és levelezési címe. Ez itt átírható az adott címzésre vonatkozóan. Emellett kijelölhetjük, hogy a feladó, azaz a saját adataink is szerepeljenek az általunk meghatározott méretu borítékon. Szintén megadható, hogy a program hány példányban nyomtassa ki az adott címzést. Miután a "Boríték nyomtatás" ablakban a szükséges módosításokat elvégeztük az "OK" gomb megnyomásával a "Print Preview" ablakhoz jutunk. Itt megtekinthetjük és kinyomtathatjuk a beállításainknak megfelelo címzéseket. ? "Bankba érkezett összeg" feliratú lista: tartalmazza a "Kifizetés" gomb segítségével felvitt kiegyenlítések dátumát, típusát (Pénztár, Bank, Egyéb), összegét, és a hozzá fuzött megjegyzést. ? "Kifizetés" gomb: segítségével elkönyvelheto a lista kijelölt számlájának kiegyenlítésre tett "kísérlet". Megnyomásakor a program visszakérdez, hogy valóban megtörtént-e a kifizetés, majd igen válasz esetén megjelenik a "Számla rendezése" ablak. Itt a következo adatok láthatók: ? "Fizetés típusa": hova fizették be az adott összeget (Pénztár, Bank, Egyéb). Ha a bankba történo fizetést választjuk, akkor meg kell adni azt a bankszámlaszámot is, ahová a pénzt utalták. ? "Hátralévo összeg": a számla teljes kiegyenlítéséhez szükséges összeg deviznemmel és devizajellel is megadva. (Közvetlenül nem módosítható.) ? "Kifizetett összeg": a jelenleg fizetni kívánt összeg. Az ablak megjelenésekor az alapértéke megegyezik a hátralévo összeggel, de ez természetesen módosítható. ? "Bizonylat száma/megnevezés": A kifizetést igazoló bizonylat száma/megnevezése. ? "Kifizetés dátuma": a bizonylat kelte. ? "OK", "Mégsem": az ablakbeli adatok mentése vagy elvetése. Az "OK" gomb használatakor a lista kijelölt sorában a kifizetés dátuma oszlop tartalma megváltozik. Hasonló jelenség figyelheto meg az "Eddig fizetve", "Fennmaradt", "Utolsó fizetés dátuma" és "Bankba érkezett összeg" feliratokhoz tartozó ablakelemek esetén is. ? "Törlés" gomb: törli az "Bankba érkezett összeg" felirat alatti lista kijelölt sorát. Ezzel egyidoben módosítja az "Eddig fizetve", "Fennmaradt", "Utolsó fizetés dátuma" feliratokhoz tartozó ablakelemek értékét és a lista kijelölt sorának kifizetési dátumát. ? "Kimutatás" könyvjelzo : a hozzá tartozó ablakrész tartalmazza az ablakban aktuálisan látható lista összesítésére vonatkozó adatokat. ? "Automatikus összesítés" jelölodoboz: aktíválását követoen minden lista szukítés vagy szurés mentesítés után a program automatikusan kitölti az áfabontásos összegtáblázatot a megfelelo értékekkel ? "Összesítés" gomb: megnyomásakor a program kitölti az áfabontásos összegtáblázatot az ablakban aktuálisan látható listának megfelelo értékekkel. Akkor érdemes használni, ha a lista szukítésekor vagy szurés mentesítéskor az "Automatikus összesítés" jelölodoboz inaktív volt. ? áfabontásos összegtáblázat: az összesítéskor látható lista számláiban szereplo adatok (nettó összeg és hozzá tartozó áfa) alapján kitöltött táblázat, ahol a listabeli számlák 50
összesített összegének ÁFA kulcsok szerinti bontását vehetjük szemügyre.
? "Újra nyomtatás" gomb: másolatként, egy példányban újranyomtatja a lista kijelölt számláját. ? "Stornózás" gomb: stronózza a listában kijelölt kimeno számlát. Megnyomásakor megjelenik a "Stornózás" ablak, ahol eldönthetjük, hogy a stornószámla teljesítése a mai naphoz vagy az eredeti számla teljesítési dátumához igazodjon-e. Ezenkívül a megjegyzések közé írhatunk egy a stornózás okát ecsetelo kiegészíto szöveget is. A stornózás hatására a lista bovül egy új számlával, ami az eredeti stornópárja. (Adataik lényegében megegyeznek, kivéve a keltezést, teljesítési dátumot, összegeket és esetleg a megjegyzéseket. Az új számla teljesítése a "Stornózás" ablakban hozott döntésünknek megfelelo, az összegei pedig megegyeznek az eredeti számla negatív elojelu összegeivel.
? "Számla ez alapján" gomb: segítségével a kimeno számlák listájának kijelölt eleme alapján létrehozhatunk egy új számlát, amiben kezdetben a dátumokat és a számlasorszámot kivéve minden megegyezik a lemásolt számla adataival. A gomb megnyomásakor megjelenik a "Normál-számla készítés" ablak, ahol a "Új számla bevitele" fejezetben tárgyaltaknak megfelel oen kell eljárni. 51
? "Lezárás" gomb: lehetové teszi felfüggesztett számlák folytatását és lezárását. Megnyomásakor megjelenik a "Normál-számla készítés" ablak, ahol a "Új számla bevitele" fejezetben tárgyaltaknak megfeleloen kell eljárni. ? "Lista nyomtatás" gomb: hatására megjelenik a "Jelentések" ablak, ahol a következok láthatók:
?
"Megjegyzés": listák nyomtatásakor a listát tartalmazó ablakban beállított szurofeltételeket tartalmazza (Például, ha akkor használjuk a "Lista nyomtatás" gombot, amikor az átutalásos fizetési móddal rendelkezlo, Alap típusú számlákat látjuk az ablakban, akkor a megjegyzés szövege a következo: "átutalás;Alap".) ? leírás: a listában látható aktuálisan kiválasztott elemre vonatkozó magyarázat ? "Helyi" könyvjelzo és a hozzá tartozó lista: tartalmazza a már felvitt kimeno számla lista formátumok nevét (pl.: Kimeno számlák egyszeru listája) (Az "Összes" könyvjelzo alatt is egy hasonló lista látható, de ott már nem csak az kimeno számlák adatait tartalmazó listák vannak felsorolva.) ? "Nyomtatás" gomb: segítségével kinyomtatható a kiválasztott kimeno számla adatokat tartalmazó lista formátum. (Pl. a (szurt) kimeno számlák listája, végén egy összesítéssel, ami tartalmazza a listában látható számlák összegének áfabontásos felosztását.) ? "Megnéz" gomb: segítségével (nyomtatás elott) megtekintheto a kiválasztott kimeno számla adatokat tartalmazó lista formátum. (Pl. a (szurt) kimeno számlák listája, végén egy összesítéssel, ami tartalmazza a listában látható számlák összegének áfabontásos felosztását.) ? "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak. ? "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak. A "Kimeno számlák listája" ablaknak csupán két rejtett képességét nem tártuk még fel. Az egyik az, hogy a könyvjelzosor felett látható vonal egérrel feljebb húzható, melynek hatására a könyvjelzosor és a vonal közti részen láthatóvá válnak a lista kijelölt sorának tételei. Ennek köszönhetoen, miközben a 52
számlák listájában barangolunk, kényelmesen vizsgálhatjuk végig egyszerre a "Részletes adatok" könyvjelz o tartalmát és az adott számla tételeit is. (A "Részletes adatok" helyett természetesen bármely másik könyvjelzot is említhettem volna.) A másik, hogy miután az egérkurzort a lista fölé húztuk és megnyomtuk a jobb gombját megjelenik egy menü, melyben kiválasztható az adott ablakban látható szurofeltételek és lista oszlopok csoportja, valamint exportálható az adott lista CSV fájlba.
Számla tételeinek listája A rögzített számlák tételek szerinti csoportosítását a "Statisztika" ablak tartalmazza, amit a "Kimen o számlák"/"Számla tételeinek listája" almenüjében található pontokkal nyithatunk meg, attól függoen, milyen csoportosításra vagyunk kiváncsiak: ? Megnevezés szerint: a hatására megjeleno ablakban a kimeno számlák tételei a hozzájuk tartozó megnevezések szerint lesznek csoportosítva. ? Partnerek szerint: a hatására megjeleno ablakban a tételek a hozzájuk tartozó kimeno számlán szereplo vevok szerint lesznek csoportosítva. ? Partnerek szerint, megnevezés szerint összesítve: a hatására megjeleno ablakban a tételek a hozzájuk tartozó kimeno számlán szereplo vevok szerint lesznek csoportosítva, és azon belül látható lesz az egyes megnevezésekhez kapcsolódó számlák száma és összesített összege. A "Statisztika" ablak a következo elemeket tartalmazza: ? 1. lista: tartalmazza a már rögzített kimeno számlákból származó adatokat: ? Ha a "Megnevezés szerint" menüpontott választottuk: akkor tartalmazza a kimeno számlákon szereplo tételek megnevezés rublikáinak értékét, valamint azt, hogy hányszor fordult elo az adott megnevezés. ? Ha a "Partnerek szerint" "Partnerek szerint, megnevezés szerint összesítve" menüpontok valamelyikét választottuk: akkor tartalmazza a kimeno számlákon szerepl o vevok neveit, az általuk elért forgalmat, a hozzá tartozó devizanemet, valamint eme 53
összeg forintban számított értékét.
? 2. lista: tartalmazza az 1. lista kijelölt sorához tartozó adatokat: ? Ha a "Megnevezés szerint" menüpontot választottuk: akkor felsorolja a kijelölt tétel megnevezést tartalmazó számlatételek adatait (kelte, sorszám, munkaszám, partner név, mennyiségi egység, egységár, összeg és deviza). ? Ha a "Partnerek szerint" menüpontot választottuk: akkor felsorolja a kijelölt partnernevet tartalmazó számlatételek adatait (kelte, sorszám, munkaszám, tétel megnevezés, mennyiségi egység, egységár, összeg és deviza). ? Ha a "Partnerek szerint, megnevezés szerint összesítve" menüpontot választottuk: akkor felsorolja a kijelölt partnernevet tartalmazó számlatételek megnevezés szerint összesített adatait (tétel megnevezés, darabszám, összeg és deviza).
Fontos megjegyeznünk, hogy a listák tartalma függ a szurofeltételek beállításától, tehát, ha a 2002. márciusi keltezésre szurünk, akkor a program csak az ilyen tulajdonságú számlák adatait fogja vizsgálni. 54
? szu rofeltételek: ezek teszik lehetové az 1. és 2. lista leszukítését. Minden szurofeltételhez kiválasztható/begépelheto a keresett elem, a jelölodoboz aktíválásával pedig, elrendelheto a sz urés. A listák leszukítése azonban csak a "Frissítés" gomb megnyomása után történik meg. ? "Frissítés" gomb: végrehajtja a kijelölt szurést ? "Lista nyomtatás" gomb: ennél az ablaknál nincs nyomtatható lista ? "Kilépés" gomb: segítségével bezárható az ablak.
55
Melléklet Dátumkezelés Mivel a legtöbb feladat elvégzésekor dátumok megadása is szükséges, ennek technikai lehetoségeir ol itt ejtünk néhány szót. Egy dátum módosítható, ha a következo formában szerepel az ablakban:
A dátumok a következo módokon adhatók meg: ? tabulátor vagy enter billentyuk, illetve egér segítségével aktívvá tesszük a dátum jellegu felirat melletti részt, majd begépeljük az évet, jobb-nyillal tovább lépünk, beírjuk a hónapot, és hasonlóan járunk el a nap megadásakor is; aktívvá tétel után a le-, fel-nyilak használatával is
megoldható a probléma ? az egérrel a dátumokhoz tartozó legördülo lista "fülére" (fekete háromszögre) kattintunk, majd a megjeleno kis naptárábrán kijelöjük a dátumot (ha kell enterrel távozunk az ábrából) A naptárábrában az év beállítható, ha egérrel rákattintunk (I.), majd le-, fel-nyilakkal, vagy egérrel megkeressük a megfelelot. A hónapra kattintva az egérrel, egy hónaplista jelenik meg (II.), ahol le-, fel-nyilakkal vagy egérrel megkereshetjük a megfelelot. A naptárábra tetejének két szélén látható nyilak (III.) segítségével is célt érhetünk. A nap beállításához egérrel rákattintunk, vagy nyíl billentyukkel megkeressük a megfelelot (IV.). Az aktuális nap dátumának kiválasztásához a naptárábra alján látható piros karikázásra kattintunk (V.), vagy a fejlécre az egér jobb gombjával, majd a megjeleno "Ugrás a mai napra" feliratra (VI.).
56
Szurofeltételek A program használata során az egyes listákat (kimeno és bejövo számlák listáját) tartalmazó ablakokban lehetoség van arra, hogy a felsorolást szukítsük. Ezt tehetjük azért, mert: ? egy bizonyos elemet keresünk a listából, aminek ismerjük néhány jellemzojét, de egyedi azonosítóját nem (pl. egy 2002. 03. 03. utáni fizetési határidovel rendelkezo "Alap típusú" számlát, amit az "Elso vevo vállalat" felé állítottunk ki), vagy ? egy muvelet elvégzéséhez az adott listában csak bizonyos elemek szereplhetnek (pl. végszámla készítés). Mindkét esetben a szurofeltételek megfelelo használatával érhetünk célt, vagyis eloször ezek kezelésérol ejtünk pár szót, majd közelebbrol is megvizsgáljuk a két példát. A programban látható szurofeltételek mindig egy jelölodobozból és egy értékmeghatározó részbol állnak. Ez utóbbiak alakja három féle lehet: ? legördülo lista: ha egérrel rákattintunk, akkor megjelenik egy lista (egy új ablakon belül, vagy az adott rublika alatt), amibol kiválaszthatjuk a keresett értéket. ? szövegmezo: ha egérrel rákattintunk, akkor feltunik benne a billentyukurzor, ami azt jelzi, hogy begépelhetjük a keresett elemet. ? kiválasztó körök csoportja: ha egérrel rákattintunk a csoportbeli körök egyikére vagy a hozzá tartozó szövegre, így kijelölve a keresett értéket. Egy csoportban lévo körök közül mindig csak egy lehet aktív. ? dátum mezo: lásd dátum kezelés fejezet. Egy szurofeltételt úgy használhatunk, hogy a fent leírtaknak megfeleloen kijelöljük/begépeljük a keresett elemet, majd aktíváljuk a hozzá tartozó jelölodobozt, azaz egérrel rákattintunk a jelölodobozra vagy a mellette látható szövegre. Az elso példában egy 2002. 03. 03. utáni fizetési határidovel rendelkezo "Alap típusú" számlát, amit az "Elso vevo vállalat" felé állítottunk ki. Ehhez a következoket kell tenni. ? kijelölni a megfelelo idointervallumot a fizetési határid ohöz és aktíválni a hozzá tartozó jelölodobozt ? kikeresni az "Elso vevo vállalat" nevet és aktíválni a hozzá tartozó jelölodobozt ? kikeresni az "Alap" könyvelési típust és aktíválni a hozzá tartozó jelölodobozt
A második példában egy végszámlát szeretnénk készíteni, amihez össze kell válogatni a megfelelo 57
elolegszámlákat. Ehhez a következoket kell tenni:
Végszámla csak egy partner felé kiállított, egyforma munkaszámú, nem stornózott eloleg számlákhoz készítheto, de jelen esetben elég partner névre és munkaszámra szurni. ? kikeresni az "Elso vevo vállalat" partner nevet és aktíválni a hozzá tartozó jelölodobozt ? begépelni a keresett munka/cikk számot és aktíválni a hozzá tartozó jelölodobozt
A program használata során a bejövo és kimeno számlák listáját tartalmazó ablakokban lehetoség van arra, hogy ? készítsünk több különbözo szurofeltétel csoportot, ? majd váltogassuk oket az adott helyzettol függoen. Az elso feladat elvégzését mindenképpen a programot készíto vagy telepíto személyre kell bízni. A megfelelo lista kiválasztását viszont bárki könnyedén megteheti, ha követi a rács beállításoknál leírtakat.
Rács beállítások A program használata során a bejövo és kimeno számlák listáját tartalmazó ablakokban lehetoség van arra, hogy ? készítsünk több különbözo felsorolást, melyben más-más az oszlopok száma és/vagy tartalma, ? majd váltogassuk oket az adott helyzettol függoen. Az elso feladat elvégzését mindenképpen a programot készíto vagy telepíto személyre kell bízni. A megfelelo lista kiválasztását viszont bárki könnyedén megteheti, ha követi az alábbiakban felsorolt lépéseket:
58
? miközben az egérkurzor az ablakbeli lista felett van, megnyomjuk az egér jobb gombját ? ennek hatására megjelenik a képernyon egy menü, melyben a "Rács beállítás" alatti listamegnevezések közül kell kiválasztani a megfelelot
A kiválasztás hatására megjelenik az kijelölt lista formátum:
59
