KLACHTENREGLEMENT voor MEDEWERKERS Doelstelling Het reglement geeft aan op welke wijze een individuele medewerker een klacht kan indienen die betrekking heeft op zijn of haar werksituatie, wie deze klacht gaat behandelen en welke procedure gevolgd moet worden. Door dit reglement krijgt de medewerker de mogelijkheid om een klacht bij een aparte commissie in te dienen, wanneer hij of zij vindt dat een probleem in de werksituatie niet adequaat door de leidinggevende wordt behandeld. Door dit reglement wordt duidelijk hoe uitvoering wordt gegeven aan art. 1638 pp BW: "De werkgever is verplicht een schriftelijk door de werknemer ingediende klacht die verband houdt met zijn arbeidssituatie binnen redelijke tijd schriftelijk met redenen omkleed te beantwoorden. De werknemer kan zich bij de indiening en behandeling van zijn klacht door een derde laten bijstaan. De werkgever draagt er zorg voor dat de werknemer die een klacht heeft ingediend of die bijstand heeft verleend, wegens de indiening van de klacht niet wordt benadeeld in zijn positie als werknemer."
Juridische plaatsbepaling van dit reglement Deze interne regeling voor klachtenbehandeling houdt in dat het bestuur van de Raphaelstichting een klachtencommissie instelt. Deze klachtencommissie geeft op basis van de informatie die zij inwint – ten minste via hoor en wederhoor – een advies aan de leiding van de instelling waar de klager werkzaam is. Deze interne regeling is niet bedoeld als een vorm van bedrijfsrechtspraak of arbitrage, waarbij een derde besluiten neemt die voor de werkgever en de werknemer bindend zijn. Deze regeling vervangt evenmin de geschilbeslechting door de gewone rechter. Deze regeling voor de behandeling van klachten laat juist onverlet dat een werknemer, die van mening is dat zijn werkgever hem in strijd met de wet of bepalingen in de arbeidsovereenkomst heeft behandeld, zich altijd tot de rechterlijke instantie kan wenden, die bevoegd is over arbeidsgeschillen te oordelen. Wanneer tijdens een interne klachtenprocedure een zaak aan een rechterlijke instantie wordt voorgelegd, wordt deze klachtenprocedure tussentijds beëindigd. Uitgangspunten voor de opzet De klachtenregeling gaat er vanuit dat een klacht die verband houdt met de werksituatie in eerste instantie bij de direct leidinggevende – dan wel diens leidinggevende – wordt ingediend. Er kunnen echter situaties ontstaan waarbij een klacht niet bij deze leidinggevende kan worden ingediend, of niet naar tevredenheid van de medewerker is behandeld.
5.15.1 WI-ALG Klachtenreglement medewerkers-versie 05
pagina1 van 5
KLACHTENREGLEMENT voor MEDEWERKERS Indienen van klachten Voor deze klachten wordt er een speciale commissie in het leven geroepen: de klachtencommissie. Iedere medewerker kan bij deze commissie een klacht indienen over een aangelegenheid die hem persoonlijk betreft in verband met zijn werkzaamheden. De medewerker mag geen nadelige gevolgen ondervinden van het indienen van een klacht. Klachten moeten schriftelijk worden ingediend. Hierop volgt zo spoedig mogelijk een schriftelijke ontvangstbevestiging. De commissie geeft vervolgens binnen een termijn van één maand – maar bij voorkeur binnen 14 dagen – een schriftelijk bericht over de al dan niet te nemen verdere stappen in de procedure. Indien de klacht ontvankelijk wordt verklaard volgt binnen redelijke tijd een schriftelijk advies aan degene die eindverantwoordelijk is voor de betrokken instelling. De bestuursvoorzitter van de Raphaëlstichting krijgt een afschrift van het uitgebrachte advies. Medewerkers kunnen zich bij het indienen en bij de verdere behandeling van hun klacht laten bijstaan door iemand anders. In het geval dat deze persoon een medewerker is, zal ook deze medewerker daardoor geen nadeel ondervinden in zijn of haar positie als medewerker. Het begrip klacht Het gaat er bij het individuele klachtrecht om, dat werknemers bij hun werkgever een klacht aanhangig kunnen maken over een situatie, gebeurtenis, bejegening of een in een van de instellingen van de Raphaëlstichting bestaande gewoonte, die voor hen persoonlijk een probleem vormt en die verband houdt met hun werkzaamheden voor de stichting. Algemeen geldende voorschriften en CAO-bepalingen kunnen geen voorwerp van klacht zijn. Klachten die een collectief karakter dragen zullen naar de ondernemingsraad worden doorverwezen. Wie kan een klacht indienen? De regeling voor de behandeling van klachten is van toepassing op alle medewerkers die bij de Raphaëlstichting werkzaam zijn krachtens arbeidsovereenkomst alsook voor hen die een andere werkovereenkomst met de Raphaëlstichting hebben, zoals cursisten, stagiaires, uitzendkrachten, vrijwilligers. Aangezien de klacht betrekking moet hebben op 'een de klager persoonlijk betreffende gelegenheid in verband met de arbeid', kan de medewerker zich laten begeleiden door een andere medewerker in wie hij vertrouwen heeft, die de omstandigheden van de instelling of voorziening goed kent en op de hoogte is van de gang van zaken in de klachtenprocedure.
5.15.1 WI-ALG Klachtenreglement medewerkers-versie 05
pagina2 van 5
KLACHTENREGLEMENT voor MEDEWERKERS
De klachtencommissie De klachtencommissie bestaat uit 3 personen: 1 lid aangewezen door het Bestuur van de Raphaëlstichting 1 lid voorgedragen door de gezamenlijke Ondernemingsraden Deze leden hebben bij voorkeur geen dienstverband bij de Raphaëlstichting. 1 lid voorgedragen door beide andere leden; Deze persoon heeft geen dienstverband bij de Raphaëlstichting en dient zo onafhankelijk mogelijk te zijn. De commissieleden worden door het bestuur van de Raphaëlstichting benoemd voor een periode van 3 jaar. Verlenging van de benoeming is mogelijk. Ook de herbenoeming geschiedt door een afzonderlijk besluit van het bestuur van de Raphaëlstichting. De commissie houdt een rooster van aftreden bij. Het secretariaat van de Raphaëlstichting (op Scorlewald) staat de commissie ten dienste. De commissie heeft een adviserende taak. Zij brengt schriftelijk advies uit aan degene die eindverantwoordelijk is voor de betreffende instelling voor zover deze geen object van de klacht is. De commissie neemt geen beslissingen op een klacht van een medewerker. Het nemen van een beslissing op een klacht, na advisering door de klachtencommissie, is voorbehouden aan de eindverantwoordelijke van de instelling. In het geval dat de klacht op deze eindverantwoordelijke zelf betrekking heeft, wordt de beslissingsbevoegdheid op diens eigen leidinggevende overgedragen. De eindverantwoordelijke van de instelling deelt zijn beslissing schriftelijk en gemotiveerd mee aan de klager en – indien hij dat wenselijk acht – ook aan de beklaagde. Hij geeft in zijn besluit weer wat het advies van de klachtencommissie is geweest en op welke wijze hij dit advies al dan niet volgt. De eindverantwoordelijke stelt de klachtencommissie zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte van haar beslissing. Een afschrift van zijn besluit stuurt hij aan de voorzitter van het bestuur van de Raphaëlstichting.
5.15.1 WI-ALG Klachtenreglement medewerkers-versie 05
pagina3 van 5
KLACHTENREGLEMENT voor MEDEWERKERS Geheimhoudingsplicht Klachten worden door de commissie vertrouwelijk onderzocht en behandeld; alle leden hebben een geheimhoudingsplicht. De commissie zal geen informatie aan derden geven zonder toestemming van de klager. Zij kan echter pas advies uitbrengen na alle betrokkenen te hebben gehoord. Zij zal de klagende medewerker en andere bij de klacht betrokkenen, horen, zo nodig verdere informatie inwinnen en een advies opstellen en uitbrengen.
Nadat het advies is uitgebracht, zal de commissie alleen contact met de klager en/of beklaagde mogen opnemen indien zij daarvoor schriftelijke toestemming krijgt van de eindverantwoordelijke aan wie is geadviseerd. Rapportage De klachtencommissie zal éénmaal per jaar aan het voltallige bestuur van de Raphaëlstichting aan de gezamenlijke Ondernemingsraden schriftelijk meedelen hoeveel klachten zijn ingediend, van welke aard deze klachten waren en hoe de procedures zijn afgelopen. De resultaten hiervan kunnen in het sociaal jaarverslag worden opgenomen. Samenstelling Klachtencommissie De namen van de leden van de Klachtencommissie zijn op te vragen bij het secretariaat van de Raphaelstichting. Klachten kunnen als volgt worden geadresseerd: Aan de Klachtencommissie voor Medewerkers Raphaëlstichting Secretariaat Raphaëlstichting Postbus 28 1870 AA SCHOORL
5.15.1 WI-ALG Klachtenreglement medewerkers-versie 05
pagina4 van 5
KLACHTENREGLEMENT voor MEDEWERKERS Vertrouwenspersoon voor medewerkers Per instelling zullen een of twee vertrouwenspersonen worden aangewezen. Medewerkers kunnen de vertrouwenspersoon benaderen voor gesprek of voor advies. Het besprokene wordt vertrouwelijk behandeld, tenzij beiden anders overeenkomen. De vertrouwenspersoon zal in principe geen actie (bemiddelingspoging) ondernemen. Wel kan hij adviseren bij het vinden van een bemiddelaar. De vertrouwenspersoon rapporteert jaarlijks aan het voltallige bestuur van de Raphaëlstichting aan de eindverantwoordelijke van de instelling door wie hij/zij is aangewezen alsmede aan de klachtencommissie voor medewerkers het aantal gevoerde gesprekken, de aard van de onderwerpen, de ondernomen acties en hun resultaten. In de rapportage worden geen namen genoemd. De vertrouwenspersoon ressorteert rechtstreeks onder de eindverantwoordelijke van de instelling. De vertrouwenspersoon die door de instellingsleiding wordt benoemd kan na een evaluatiegesprek uit zijn functie ontheven worden als hij of zij naar het oordeel van de instellingsleiding en/of het bestuur van de Raphaëlstichting zijn functie niet naar behoren vervult. De vertrouwenspersoon dient in staat te zijn medewerkers voor te lichten over de verschillende klachtenprocedures, hij dient zich voldoende te informeren over de inhoud van de klacht en hij dient in staat te zijn te adviseren. Zijn bevoegdheden zijn toegekend voor zover ze noodzakelijk zijn om als vertrouwenspersoon voor klagers te kunnen functioneren. Vertrouwenspersonen die kunnen worden benaderd via de instelling: Voor Centraal Bureau: Zie Scorlewald Voor Breidablick Op te vragen bij receptie Voor Fermento: Zie Scorlewald Voor Iambe: Op te vragen bij het secretariaat CB Voor de Kleine Ark Zie Midgard Voor Midgard: Op te vragen bij receptie Voor de Noorderhoeve: Zie Scorlewald Voor Novalishoeve: Zie Queeste Voor Queeste: Op te vragen bij receptie Voor Scorlewald: Op te vragen bij receptie Voor Rozemarijn: Op te vragen bij receptie
5.15.1 WI-ALG Klachtenreglement medewerkers-versie 05
pagina5 van 5
