Klachtenregeling Voor klachten van algemene aard en bezwaren tegen een beslissing (verder genoemd bezwaar) bij ROC Nijmegen
Deze klachtenregeling is bestemd voor: medewerkers van ROC Nijmegen studenten van ROC Nijmegen of ouders of verzorgers van deze studenten bedrijven en BPV- of stagebegeleiders andere relaties of bij de instelling betrokken personen
Versie 20 feb 2014 / Vastgesteld door CvB d.d. 10 apr 2014/ instemming OR d.d. 19 mrt 2014./ instemming SR d.d. 10 apr 2014
Inhoud
Inleiding
2
Artikel 1
Wie kan er een klacht (of bezwaar) indienen?
2
Artikel 2
Waarover kunt u een klacht (of bezwaar) indienen?
2
Artikel 3
Hoe kunt u een klacht (of bezwaar) indienen?
2
Artikel 4
Wat gebeurt er met uw klacht (of bezwaar)?
2
Artikel 5
Hoe lang duurt de behandeling van de klacht (of bezwaar)?
2
Artikel 6
Wat kunt u doen als u niet tevreden bent over de afhandeling van
Artikel 7
de klacht (of bezwaar)?
3
Samenvatting procedure bij beroep
3
a. Hoe dient u een beroepsschrift in? b. Wat gebeurt er met uw beroepsschrift? c. Openbaarheid van de zitting d. Hoe lang duurt de behandeling van het beroepsschrift? e. Uitspraak Commissie van Beroep Artikel 8
Overige bepalingen
4
Versie 20 feb 2014 / Vastgesteld door CvB d.d. 10 apr 2014 /instemming OR d.d. 19 mrt 2014/ instemming SR d.d.10 apr 2014 Pagina 1
INLEIDING Op basis van verschillende wetten heeft ROC Nijmegen een aantal klachtenregelingen: - Klachtenregeling met betrekking tot examinering (In het examenreglement van ROC Nijmegen staat hoe u een klacht of bezwaar kunt indienen met betrekking tot examens.) - Klachtenregeling discriminatie, seksuele intimidatie en agressie/geweld (Een melding of klacht over deze onderwerpen kunt u indienen bij een van de vertrouwenspersonen van ROC Nijmegen.) - Klachtenregeling voor klachten van algemene aard (Voor alle klachten en bezwaren die niet vallen onder de twee bovenstaande regelingen, geldt de regeling die hieronder wordt uitgelegd) Bij alle activiteiten van ROC Nijmegen zijn studenten, medewerkers, soms ook ouders, BPV- of stagebegeleiders of andere relaties betrokken. Meestal verloopt alles naar wens, maar het kan gebeuren dat u tegen een situatie aanloopt waarover u niet helemaal tevreden bent. ROC Nijmegen biedt u de mogelijkheid hiervoor een klacht in te dienen omdat elke klacht een kans is om de organisatie te verbeteren. Deze klachtenregeling voor klachten van algemene aard is van toepassing als u een klacht wilt indienen over een gedraging van iemand maar ook als u bezwaar hebt tegen een beslissing die iemand genomen heeft.
Artikel 1
Wie kan er een klacht (of bezwaar) indienen?
Iedereen die met ROC Nijmegen te maken heeft kan een klacht (of bezwaar) indienen: elke student (bij minderjarigheid de ouders/verzorgers/wettelijk vertegenwoordigers), medewerker, BPVof stagebegeleider, andere relaties of bij de instelling betrokken personen.
Artikel 2
Waarover kunt u een klacht (of bezwaar) indienen?
U kunt een klacht (of bezwaar) indienen over een gedraging, of bezwaar maken tegen een beslissing, van iemand die bij de school betrokken is (zoals medewerkers, studenten, BPV- of stagebegeleiders).
Artikel 3
Hoe kunt u een klacht (of bezwaar) indienen?
Klachten (of bezwaren) kunnen individueel of gezamenlijk ingediend worden. Dit kan op twee manieren: 1. Via het digitale klachtenloket van ROC Nijmegen (website, medewerkersportal en studentenportal) waar u op een eenvoudige manier in enkele stappen de klacht kunt invullen. 2. Door een klacht schriftelijk in te dienen bij de teammanager, een directielid of College van Bestuur van ROC Nijmegen. (Deze klachten worden ook opgenomen in het digitale klachtensysteem). Indien de taalvaardigheid van een student niet goed genoeg is om een klacht schriftelijk te formuleren via het klachtenloket biedt ROC Nijmegen, op verzoek van de klager, hulp aan.
Artikel 4
Wat gebeurt er met uw klacht (of bezwaar)?
Zodra u de klacht heeft ingediend via het digitale loket of wanneer de schriftelijk ingediende klacht is ingevoerd in het digitale loket, komt deze bij de klachtenmoderator terecht. (De klachtenmoderator is een medewerker die verantwoordelijk is voor de juiste procedure met betrekking tot de klachtafhandeling). De klachtenmoderator laat u schriftelijk weten dat de klacht is ontvangen (ontvangstbevestiging) en meldt een streefdatum voor afhandeling van uw klacht of bezwaar. Zie artikel 5 hieronder.
Artikel 5
Hoe lang duurt de behandeling van de klacht (bezwaar)? 1
a) ROC Nijmegen streeft er, in eerste instantie, naar een klacht binnen 3 weken , na invoering van de klacht in het digitale loket, af te handelen.
Versie 20 feb 2014 / Vastgesteld door CvB d.d. 10 apr 2014 /instemming OR d.d. 19 mrt 2014/ instemming SR d.d.10 apr 2014 Pagina 2
b) Daar waar meer tijd nodig is om tot een verantwoorde besluitvorming te komen, kan de termijn één 1 1 keer met 3 weken verlengd worden. (totale afhandelingstermijn is 6 weken ) en de indiener van de klacht krijgt bericht over deze verlenging van termijn.
Artikel 6
Wat kunt u doen als u niet tevreden bent over de afhandeling van de klacht (bezwaar)?
Als u het niet eens bent met de beslissing naar aanleiding van uw klacht of het niet of niet tijdig afhandelen van de klacht, conform artikel 7 van deze regeling, kunt u: een klacht indienen (voorlopig tot 3 september 2014) bij de landelijke Ombudslijn MBO
beroep aantekenen bij de Commissie van Beroep van ROC Nijmegen. De adressen hiervan zijn: Ombudslijn MBO Postbus 2051 3440 DB Woerden tel: 0348 – 753620 e-mail:
[email protected] website: www.ombudslijnmbo.nl
Artikel 7
Commissie van Beroep ROC Nijmegen (Kamer 2: klachten algemene aard) t.a.v. de secretaris van de commissie Postbus 6560 6503 GB NIJMEGEN
Samenvatting procedure bij beroep
In dit artikel is een samenvatting weergegeven over hoe u een beroep kunt aantekenen bij de Commissie van Beroep van ROC Nijmegen. Aan deze samenvatting kunnen geen rechten worden ontleend. De volledige tekst is te vinden in het Reglement van de Commissie van Beroep dat op de website van ROC Nijmegen staat. a. Hoe dient u een beroepsschrift in? U dient uw beroepsschrift schriftelijk in te dienen, uiterlijk binnen 6 weken na het bekend worden van het besluit waartegen in beroep wordt gegaan.. b. Wat gebeurt er met uw beroepsschrift? De ontvangst van het beroepsschrift wordt door de secretaris van de Commissie van Beroep per omgaande bevestigd. De Commissie van Beroep kan in het kader van haar onderzoek de betrokkenen eventueel horen of doen horen en maakt zo spoedig mogelijk aan betrokkenen plaats en tijdstip van de behandeling bekend. c. Openbaarheid van de zitting De zitting is in het algemeen niet openbaar. d. Hoe lang duurt de behandeling van het beroepschrift? 1
Uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van het beroepsschrift doet de Commissie van Beroep een uitspraak. Indien er meer tijd nodig is om een goede beslissing te kunnen nemen kan de beslistermijn met 1 maximaal 6 weken verlengd worden.
1
De aan de instelling vastgestelde vakanties hebben een opschortende werking m.b.t. de in deze regeling genoemde termijnen
Versie 20 feb 2014 / Vastgesteld door CvB d.d. 10 apr 2014 /instemming OR d.d. 19 mrt 2014/ instemming SR d.d.10 apr 2014 Pagina 3
e. Uitspraak Commissie van Beroep De Commissie van Beroep doet, na behandeling van het beroepsschrift, een uitspraak en deelt deze schriftelijk mee aan het bevoegd gezag en aan betrokkenen.
Artikel 8
Overige bepalingen
1. Deze regeling is vastgesteld door het College van Bestuur op 10 april 2014 en kan worden aangehaald als ‘Klachtenregeling voor klachten van algemene aard bij ROC Nijmegen’. 2. Met deze klachtenregeling heeft de Ondernemingsraad van ROC Nijmegen instemming verleend op 19 maart 2014. 3. Met deze regeling heeft de Studentenraad van ROC Nijmegen instemming verleend op 10 april 2014 conform artikel 10 van het Reglement Studentenraad ROC Nijmegen. 4. De regeling treedt, na verleende instemming van de Ondernemingsraad en de Studentenraad, direct na vaststelling door het College van Bestuur in werking. 5. ROC Nijmegen toetst periodiek of alle klachtenregelingen, waaronder deze klachtenregeling voor klachten van algemene aard, voldoen aan wettelijke eisen. Tussentijdse wijzigingen van de klachtenregeling, indien noodzakelijk, zijn altijd mogelijk.
Versie 20 feb 2014 / Vastgesteld door CvB d.d. 10 apr 2014 /instemming OR d.d. 19 mrt 2014/ instemming SR d.d.10 apr 2014 Pagina 4
