KL

PEJABAT BENDAHARI UTM KUALA LUMPUR UNIT PENERIMAAN & KAWALAN KREDIT NAMA DOKUMEN

:

NO. RUJUKAN

:

1.0

PROSEDUR AKTIVITI PROSES TUNTUTAN HASIL & AMANAH PA/UPKK.BEND/002/KL

Versi : Kedua Mod : 1 Tarikh Mod : 17 September 2013

OBJEKTIF Prosedur Aktiviti ini disediakan untuk menerangkan proses penyediaan bil tuntutan dan surat peringatan yang berkualiti di PBUTM meliputi:(a) (b)

2.0

3.0

Tuntutan amanah Universiti Tuntutan penggunaan ruang/utiliti (niaga)

SKOP 2.1

Prosedur Aktiviti ini meliputi tuntutan ke atas sewaan premis/ruang, bil air, elektrik, dendaan, seminar, kursus, latihan, bekalan peralatan, penyelidikan dan perundingan oleh Pejabat Bendahari. Walau bagaimanapun, kutipan cagaran dilaksanakan oleh pihak Pejabat Harta Bina.

2.2

Bagi tuntutan berkaitan sewaan Kafetaria/Arked (berkadar tetap) bil tuntutan tidak dikeluarkan, malah surat peringatan diedarkan bagi hutang yang tertunggak melebihi tempoh 2 bulan. Pemotongan atau kontra hutang juga dibuat dengan sumber yang ada.

2.3

Prosedur Aktiviti ini juga meliputi bil-bil tuntutan yang dikeluarkan oleh Jabatan tertentu. Salinan bil tuntutan diperolehi daripada pihak tersebut untuk tujuan perekodan tuntutan hasil atau amanah Universiti.

TERMINOLOGI (a)

Bil Tuntutan

Bil yang bernombor siri dikeluarkan kepada penghutang untuk menuntut bayaran bagi perkhidmatan yang ditawarkan oleh Universiti.

(b)

Lejar Penghutang

Daftar yang dihasilkan dari perisian Mr. Accounting, menyenarai butiran semua bil tuntutan dan bayaran serta baki bagi setiap penghutang. Di antara butiran yang wujud pada Lejar Penghutang termasuklah: (i) Nombor bil tuntutan (ii) Tarikh bil tuntutan (iii) Jumlah tuntutan kepada penghutang (iv) No. resit rasmi dan tarikh resit serta jumlah bayaran yang dibuat oleh penghutang (v) Baki hutang

1


:

NO. RUJUKAN

:

4.0



(c)

Surat Peringatan

Surat yang dikeluarkan kepada penghutang yang bertujuan untuk menuntut bayaran utiliti dan sewaan ruang serta lain-lain bil yang tertunggak.

(d)

Surat Perlantikan

Surat yang dikeluarkan oleh Pejabat Harta Bina, BPP atau pihak Universiti yang bertujuan melantik pengurus kafetaria/pengguna ruang dengan kadar sewa, tempoh kontrak dan cagaran seperti yang tertera dalam surat.

(e)

Surat Arahan Tuntutan

Surat arahan beserta dokumen lengkap yang dikemukakan oleh Jabatan/Fakulti bagi memohon pengeluaran bil tuntutan di PBUTM.

(f)

Rekod Status Kontrak

Satu senarai yang mengandungi butiran perkhidmatan pengurusan kafetaria/kantin/arked Universiti termasuklah nama dan alamat syarikat/perniagaan, tempoh kontrak, jumlah cagaran, jumlah sewa, nombor sebutharga dan no. resit rasmi bayaran cagaran.

(g)

Penyata Hutang

Penyata yang menyenarai baki hutang terkini bagi sesuatu tarikh mengikut nama penghutang.

(h)

Senarai Usia Penghutang

Senarai ringkasan baki hutang mengikut tempoh tertunggak bagi semua penghutang

(i)

Daftar Resit

Daftar yang dihasilkan oleh Sistem Resit (UTMFin) yang menyenaraikan semua butiran resit termasuklah chargeline, tarikh resit, jumlah kredit/debit dan nama pembayar mengikut nombor resit.

SINGKATAN (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (l)

UTM UPKK UTMFin KB Pen. B PTK Bil PHB PTJ UBA BPP PBUTM

-

Universiti Teknologi Malaysia Unit Penerimaan & Kawalan kredit UTM Financial System Ketua Bahagian Penolong Bendahari Pembantu Tadbir Kewangan Bil Pejabat Harta Bina Pusat Tanggungjawab Unit Bayaran Dan Amanah Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari UTM

2


:

NO. RUJUKAN

:

5.0


DOKUMEN RUJUKAN (a) (b) (c) (d) (e)

6.0


Pekeiling Bendahari Bil.3/2010 -Prosedur Pungutan Wang Pekeiling Bendahari Bil.3/2014 -Pengurusan Akaun Amanah Profil Tugas Staf : P.Bend, PTK Bil & Resit Pekeliling Bendahari Bil 4/2014 -Manual Pelaksanaan Polisi ‘Cost Recovery University’ Peraturan Kewangan & Perakaunan Universiti

INPUT KUALITI (UTAMA) Permohonan pelanggan (staf Universiti) untuk membuat tuntutan hasil/amanah dan permohonan untuk mengakaunkan bil tuntutan Fakulti/Jabatan dan hutang mengikut program dan perihal tuntutan.

7.0

TANGGUNG JAWAB

KETERANGAN PROSES KERJA 7.1

Terima semua bentuk arahan tuntutan dan perekodan hutang daripada Fakulti/Jabatan. Terdapat pelbagai kaedah tuntutan amanah/niaga seperti berikut: (a)

Penyediaan Bil Tuntutan Amanah Bil tuntutan Amanah disediakan oleh pihak PTJ/Fakulti, hanya bil Pejabat Bendahari dikeluarkan oleh PTK Bil. Surat arahan dan dokumen sokongan hendaklah tepat dan lengkap. Terus ke perenggan 7.2

(b)

Tuntutan Sewaan/Utiliti Kafetaria (niaga) melalui surat tuntutan. Terimaan surat perlantikan pengusaha Kafetaria/Arked daripada PHB/BPP. Kemaskini Rekod Status Kontrak di dalam perisian Mr Accounting. Terus ke perenggan 7.2.

3

PTK Bil

PTK Bil


:

NO. RUJUKAN

: (c)



Perekodan Bil Tuntutan Daripada Fakulti/Jabatan Terima salinan bil tuntutan amanah/hasil daripada Fakulti/Jabatan. Terus ke perenggan 7.2.

(d)

PTK Bil

Bagi Pungutan Tanpa Bil, sila rujuk terus kepada Arahan Kerja Proses Penerimaan (AK/UPKK.BEND/001/KL) atau Arahan Kerja Proses Penerimaan Yuran Pelajar (AK/UKP.BEND/001/KL).

7.2

Daftar dan semak bil tuntutan dari sistem utmfin dan serah pada pegawai untuk mendapatkan kelulusan.

7.3

Kemukakan bil tuntutan bersama dokumen sokongan kepada pegawai untuk tujuan pengesahan dan kelulusan di dalam sistem UTMFIN.

7.4

Edarkan bil-bil tuntutan seperti berikut: (a) Salinan Asal - Pihak Penghutang (b) Salinan Kedua - PTK Bil

7.5

Daftarkan perihal penghutang (niaga) sekiranya pendaftaran belum dibuat dalam perisian Mr. Accounting. Kemaskini Lejar Penghutang dengan memasukkan butiran seperti tarikh bil tuntutan, jumlah dan perihal hutang ke menu ’Data Jualan’ perisian Mr. Accounting. * Sekiranya terdapat arahan pembatalan bil, batalkan bil tersebut dengan mengecop BATAL dan sediakan bil baru (jika perlu). Sediakan jernal pelarasan dan kemaskini lejar penghutang sekiranya perlu.

4

PTK Bil

KB/ Pen. B

PTK Bil

PTK Bil


:

NO. RUJUKAN

:

7.6

7.7


Daftar Resit Rasmi, Daftar Resit Bil, Daftar Resit Pindahan dan Daftar Jernal bagi setiap bayaran yang diterima. Kemaskini Lejar Penghutang dengan memasukkan nombor resit rasmi dan jumlah ke menu ’Data Terimaan’ perisian Mr. Accounting. 7.6.1

Resit rasmi dikeluarkan kepada pihak pembayar melalui Arahan Kerja Proses Penerimaan (AK/UPKK.BEND/001/KL).

7.6.2

Resit rasmi dikeluarkan kepada pelajar melalui Arahan Kerja Proses Penerimaan Yuran Pelajar (AK/UKP.BEND/001/KL).

Pantau kedudukan hutang tertunggak dan prestasi kutipan. Bagi bil-bil yang belum dijelaskan dan tertunggak bagi tempoh seperti berikut sediakan surat peringatan. (a)

7.8


Bagi hutang niaga (kafetaria/arked) tertunggak selama dua bulan, sediakan surat peringatan kepada pengusaha dan kemukakan salinan surat kepada PHB. Pada bulan ketiga, sekiranya bayaran tidak dibuat, hantar surat peringatan kedua dan kemukakan kepada PHB. Maklumkan kepada PHB untuk tindakan sewajarnya.

Cetak senarai Lejar Penghutang niaga/amanah setiap bulan dan serahkan kepada pegawai untuk tujuan analisa. Bagi penghutang yang melebihi tempoh kredit, ambil tindakan seperti berikut, samaada:-

(a)

Maklumkan PHB untuk pemotongan bekalan elektrik.

(b)

Arahkan pemotongan/kontra hutang kafetaria ke UBA.

5

pengeluaran

notis

PTK Bil

PTK Bil / Pen. B PTK Bil

KB/ Pen. B / PTK Bil

PTK Bil


:

NO. RUJUKAN

:

7.9



(c)

Rujuk kes ke Jawatankuasa Penyelaras Pengurusan Kafetaria atau Jawatankuasa Harta & Ruang. Ambil tindakan seperti yang diperakukan samada tindakan undang-udang jika ekonomikal atau tamatkan perkhidmatan pengguna/penyewa.

(d)

Sediakan kertas kerja hapuskira hutang lapuk untuk perakuan Jawatankuasa Kewangan (bagi hutang niaga) jika perlu.

KB/ Pen. B / PTK Bil

Kemaskini rekod/Lejar bagi sebarang keputusan di atas. Pada akhir tahun kewangan, sediakan jernal pelarasan untuk mengakaunkan jumlah siberhutang niaga dan amanah ke Lejar Am.

Pen. B / PTK Bil

7.10 Failkan Lejar Penghutang dan senarai Usia Penghutang

8.0

OUTPUT KUALITI (UTAMA) Bil tuntutan dan surat peringatan yang dihasilkan untuk pelanggan (staf Universiti) yang tepat, lengkap dan mengikut tempoh yang ditetapkan.

9.0

CARTA ALIR Carta Alir Prosedur Aktiviti Proses Penyediaan Bil Tuntutan

10.0

DOKUMEN SOKONGAN (a)

Bil Tuntutan (cetakan dari UTMFin)

6

PTK Bil


:

NO. RUJUKAN

:

11.0



REKOD KUALITI

Rekod

Lokasi

Rujukan Fail

Lejar Penghutang

Mr. Accounting

Online

Senarai Usia Penghutang

Mr. Accounting

Online

Salinan Bil Tuntutan UTM KL

UPKK/012/Tahun

Rak PTK/Arkib

Rekod Status Kontrak

UPKK /013/Tahun

Salinan Bil Tuntutan Fakulti/Jabatan

UPKK /015/Tahun

Salinan Surat Peringatan

UTM.K.03.01/11.14/1/ 6/1

7

Rak Fail A Rak PTK/Arkib

Rak Fail Pentadbiran/ Arkib

PA/UPKK/ BEND/002/KL CARTA ALIR PROSEDUR AKTIVITI PROSES TUNTUTAN HASIL DAN AMANAH

MULA

7.1 (c) Terima Salinan Bil Tuntutan Amanah / Hasil daripada PTJ

7.1 (b) Terima surat lantikan pengusaha Arked/ Kafetaria

7.1 (a) Terima arahan Penyediaan Bil Amanah

Terima arahan tuntutan hutang. 7.1 (d) Tuntutan Tanpa Bil Daftar dan semak Bil tuntutan PBUTM dalam sistem UTMFIN

7.2

7.3

Sah dan luluskan bil tuntutan PBUTM dalam sistem UTMFIN Edarkan bil tuntutan kepada pihak luar dan salinan ke Fakulti

7.4

Kemaskini Lejar penghutang baru.

7.5

7.6 Telah jelas Belum jelas > 2-3 bulan

7.6.1 Arahan Kerja Proses Penerimaan AK/UPKK.BEND /001/KL

7.9

Daftar Resit Rasmi, Daftar resit Bil, Daftar Resit Pindahan dan Daftar Jernal bagi setiap bayaran yang diterima.

7.6.2 Arahan Kerja Proses Penerimaan Yuran Pelajar AK/UKP.BEND/ 001/KL

Cetak Lejar Penghutang amanah & niaga untuk dianalisis. Sediakan jernal pelarasan untuk akaunkan jumlah siberhutang niaga dan amanah ke Lejar Am pada akhir tahun kewangan.

Failkan Lejar Penghutang. 7.10

TAMAT

Daftarkan

Pantau kedudukan hutang tertunggak dan prestasi kutipan. Sediakan surat peringatan kepada penyelaras program atau PTJ. Tandatangani surat.

7.7

7.8

Penghutang.

KL

Recommend Documents