KISTARCSA VÁROS ÖNKORMÁNYZAT JEGYZŐJE 2143 Kistarcsa, Szabadság út 48. Telefon: (28)- 507-132 Fax: (28)-470-357 „Nyílt ülésen tárgyalandó”
Előterjesztés A Képviselő-testület 2012. május 23-i ülésére Tárgy:
Polgármesteri Hivatal beszámolója
Érintett bizottság:
Pénzügyi, Jogi, Településfejlesztési, Pályázatkezelő, valamint Vagyonnyilatkozatokat és Összeférhetetlenségeket Kezelő Bizottság Közoktatási, Közművelődési és Sport Bizottság Egészségügyi és Szociális Bizottság
Tisztelt Képviselő-testület/Bizottság! A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (a továbbiakban Ötv.) 38. § (1) bekezdése alapján a képviselő-testület egységes hivatal hoz létre polgármesteri hivatal elnevezéssel, melynek munkájáról éves beszámoló készül. A Hivatal elsődleges feladata az önkormányzat működésének segítése, az államigazgatási ügyek döntésre való szakszerű előkészítése és a döntések végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátása, ezen belül az alábbiak: − − − −
ellátja az önkormányzati szervekhez kapcsolódó adminisztrációs feladatokat, segíti a Képviselő-testület munkáját, előkészíti és végrehajtja az önkormányzati szervek döntéseit, ellátja a jogszabályokban megállapított feladatokat, előkészíti döntésre államigazgatási ügyeket és gondoskodik a döntések végrehajtásáról.
az
A polgármesteri hivatal ellátja a nemzetiségek jogairól szóló törvényben meghatározott feladatokat. Az önkormányzati törvény szerint a hivatalt a polgármester irányítja, a jegyző pedig vezeti. A polgármesteri hivatal belső működési rendjét a Képviselő-testület 29/2010. (XI. 26.) sz. önkormányzati rendelete, a Szervezeti és Működési Szabályzat tartalmazza. Ebben került szabályozásra többek között a Polgármesteri Hivatal működési és ügyfélfogadási rendje, és belső tagozódása. A Polgármesteri Hivatal 2011. évben munkáját a hatályos jogszabályok alapján végezete. Kiemelt cél, hogy az ügyfelekkel való bánásmódot a szolgáltatásorientált, ügyfélbarát közigazgatás szellemének megfelelően kell formálni, a törvény alapján tovább kell egyszerűsíteni a hatósági ügyintézést. A jövőben is nagy figyelmet kell fordítani a hatályos jogkövetésre.
Beszámolóm az állományban lévő köztisztviselők egyéni értékeléseinek és az osztályvezetők összefoglaló jelentéseinek figyelembe vételével készült. A hivatalban folyó munka nagyságrendjét részben az ügyiratforgalom mutatja be. A következő táblázatban összehasonlítható a 2010. és 2011. évi ügyiratforgalom alakulása. Ügyforgalmi statisztika 2010. év
Ügyforgalmi statisztika 2011. év
Főszám Igazgatás
Alszám
Főszám
Alszám
3 189 db
7 935 db
Igazgatás
3 920 db
9 924 db
756 db
1 625 db
Műszak
1 027 db
2 442 db
2 501 db
6 213 db
Pénzügy
126 db
587 db
Szervezés
98 db
351 db
Szervezés
33 db
62 db
Titkárság
7 db
14 db
Titkárság
76 db
223 db
5 473 db
5 800 db
Igazgatás – Gépjármű adó ügyek
1 548 db
1 652 db
106 db
332 db
Igazgatás - Szabálysértési iratok
70 db
102 db
Igazgatás – Iparűzési adó ügyek
1 213 db
1 885 db
Összesen:
8 033 db
16 877 db
Műszak Pénzügy
Pénzügy - Gépjármű adó ügyek Igazgatás - Szabálysértési iratok
Összesen:
12 130 db
22 270 db
A hivatalban folyó munkáról szóló beszámoló osztályokra bontva a következő:
Szervezési Iroda beszámolója A Szervezési Iroda az aljegyző vezetésével látja el a képviselő-testület és bizottságai működésével kapcsolatos ügyviteli, adminisztratív és szervezési feladatokat, a Polgármesteri Hivatal beérkező és kimenő levelezésének iktatását, az informatikai rendszer üzemeltetését, valamint a szerződések, rendeletek jogi véleményezését. A feladatokat 5 fő köztisztviselő látja el. A köztisztviselőkből 2 fő felsőfokú végzettséggel, 3 fő középfokú végzettséggel rendelkezik. Az informatikai rendszer üzemeltetését külsős cég informatikusa végzi. A Szervezés Iroda ügyiratforgalma 2011. évben a következőképpen alakult: 33 db főszám és 62 db alszám. Iktatás 2011 év folyamán a személyi feltételekben sok változás történt. Az iktatóban régebb óta dolgozó kolléganőt áthelyezték az igazgatási osztályra, valamint egy kolléganő nyugdíjba vonult – 2011 novemberében -, ezért két új köztisztviselő felvételére került sor. 2011 végére több mint 13.000-es ügyiratforgalmat bonyolítottak le. Az iktató könyvek felosztása - gépjárműadó, iparűzési adó, szabálysértési adó és az általános ügyekre vonatkozó polgármesteri iktatókönyv - könnyebbé tette az ügyiratok elkülönítését. Szervezési ügyintézők A Szervezési Iroda feladatai közé tartozik a lakosság informálása mind a közérdekű információk, mind az önkormányzati döntések tekintetében. A 2011-es évben is folyamatos volt a www.kistarcsa.hu címen elérhető honlap frissítése. A főoldalon megjelentetett hírek
2
mellett számos tekintetben naprakész volt honlapunk: felkerültek új galériák, partnerek, közbeszerzési adatok, egyesületek, vállalkozások, koncepciók, letölthető nyomtatványok, önkormányzati pályázatok, a Kistarcsai Híradó elektronikus példányai, az intézményeinek érintő fontos változások, stb. A hatékonyabb keresés és jobb átláthatóság jegyében a Polgármesteri Hivatallal és az Önkormányzattal kapcsolatos dokumentumokat szétválasztottuk. A 2011-es év újítása volt egy egyszerűbb és rendezettebb rendelettár kialakítása a honlapon. Ezen kívül a Közhasznú információk menüpont alatt a Nemzeti Adóés Vámhivatal Közép-magyarországi Regionális Adó Főigazgatósága hivatalos közleményeit is közzétesszük. A 2011-es év végétől a törvényi követelményekhez igazodva, szem előtt tartva a személyes adatok védelmét, megjelentetjük a Képviselő-testület és bizottságai részére készített előterjesztéseket is. Az önkormányzati honlap fejlesztése jelenleg is folyamatos: az internetezők szokásaihoz igazodva cikkeinket a Facebook közösségi oldalon is közzétesszük, valamint új menüpontokat alakítottunk ki (Hatósági hirdetmények és Link- és rendezvényajánló). A költséghatékonyság maximalizálása érdekében a 2011-es évben építette ki a Szervezési Iroda a Polgármesteri Hivatal és intézményei bevonásával közös mobiltelefonos flottáját a kommunikációs-költség racionalizálását tartalmazó tanulmány eredményeinek figyelembe vételével. Az 50 új előfizetés és a hozzájuk tartozó készülékek beszerzése ingyenes volt a Telenorral kötött megállapodás értemében. A szerződésben 500.000 Ft összegű készülékvásárlási keretet biztosított a telekommunikációs cég a hivatal részére. Mivel a keretösszeget 2011-ben nem vásároltuk le (a Polgármesteri Hivatal még mintegy 228.303 Ftos kerettel rendelkezik), így új készülékek ingyenes beszerzésére továbbra is van lehetőségünk a kedvező készülékajánlatok mellett. A flottán belüli ingyenes hívások mellett komoly megtakarítást jelent az is, hogy a hivatal kimenő mobil hívásai is egy új automatikus rendszeren, mobilközponton keresztül, nagyon kedvező percdíjakkal folynak. Irodánk látja el továbbá a Szilas-menti Ivóvízminőség-javító Önkormányzati Társulás működéséhez és pályázatához kapcsolódó adminisztratív és szervezési feladatokat. A Képviselő-testület és bizottságai munkája 2011. évben az alábbiak szerint alakult: a Képviselő-testület 354 napirendi pontot tárgyalt, 56 db rendeletet alkotott és 513 db határozatot hozott; a Közoktatási, Közművelődési és Sport Bizottság 65 napirendi pontot tárgyalt és 111 db határozatot hozott; a Pénzügyi, Jogi, Településfejlesztési, Pályázatkezelő, valamint Vagyonnyilatkozatokat és Összeférhetetlenségeket Kezelő Bizottság 305 db napirendi pontot tárgyalt és 486 db határozatot hozott. az Egészségügyi és Szociális Bizottság 46 napirendi pontot tárgyalt és 196 határozatot hozott. A Kistarcsa Város Szlovák Kisebbségi Önkormányzata 2011. évben négy ülést tartott és 25 db határozatot hozott. A Kistarcsai Város Cigány Kisebbségi Önkormányzata 2011. évben négyszer került összehívásra, 2 alkalommal tartott ülést és 8 db határozatot hozott. Jogi referens (2011. június 1-től) A Polgármesteri Hivatal elsősorban a magánjogi, szerződéses jogviszonyokban történő jogi közreműködés érdekében döntött jogi referens foglalkoztatása mellett, tekintettel arra, hogy
3
az Önkormányzat és a Hivatal mindennapi működése elsősorban szerződéses jogviszonyok útján történik. Az ezzel kapcsolatos mindennapos feladatellátás pedig hatékonyabban és kevesebb költséggel valósulhat meg egy a Hivatal alkalmazásában álló jogász foglalkoztatásával, mint egy külsős jogász megbízásával, aki számos ügyféllel rendelkezik, és nem tud folyamatosan rendelkezésre állni. A jogi munka kezdetben az Önkormányzat és a Hivatal által megkötendő szerződések (megbízási, vállalkozási, bérleti, adásvételi, csere stb.), illetve az Önkormányzat és a Hivatal által teendő jognyilatkozatok, áttekintésére, felülvizsgálatára terjedt ki. A jogi tevékenység része volt továbbá a Hivatal ügyintézői, munkatársai feladatellátása közben felmerült jogi problémákban történő segédkezés, és a jogszabályi környezet, jogszabályi változások nyomon követése is. Jelenleg a jogi feladatok kiterjedtebbek és szélesebb körűek. A fentiek mellett az elvégzendő jogi munka magában foglalja többek között szerződések, szerződésminták önálló elkészítését, önkormányzati rendeletek felülvizsgálatát, illetve megírását, kapcsolattartást az Önkormányzattal és a Hivatallal kapcsolatban álló személyekkel, ügyvédi irodákkal, feljegyzések, összefoglalók elkészítését, hivatalos levelek megírását, az Önkormányzati intézmények, gazdasági társaságok jogi ügyeiben, szerződéseinek elkészítésében történő közreműködést, jogi tanácsadást, előterjesztések elkészítését, a Hivatali munkatársak által írt előterjesztések áttekintését, az Önkormányzat bizottsági, testületi ülésein, továbbá egyeztető megbeszéléseken való részvételt is, valamint minden egyéb jogi ismereteket igénylő feladat elvégzését, amely a Hivatal, az Önkormányzat, intézményei és gazdasági társaságai működése során felmerül. Informatikus 2011. év elején a költségvetésből kifejezetten elavult gépek cseréje valósult meg. Ez egészen pontosan 5db IBM-kompatibilis asztali számítógépet jelent i3-as processzorral, és 4GB memóriával, továbbá 64-bites Win7 Pro HUN legális operációs rendszerrel. A második lépcső, a pénzügyi integrált rendszer (vállalat irányítási rendszer) megvalósítása volt. Ami a Computrend segítségével valósult meg. Beszerzésre került egy előre egyeztetett paraméterekkel rendelkező szerver, és a hozzá kifejezetten javasolt operációs rendszer, melyet a fejlesztő hagyott jóvá. Ebbe a rendszerbe lehetett későbbiekben integrálni a többi intézményt is, ahogyan most is van. Harmadik lépcsőként a szünetmentes tápegységek cseréje kezdődött el a hivatalban, a létfontosságú gépeknél (adó, adószerver, pénzügy). A mentési struktúrát átütemezve sokkal helytakarékosabban és hatékonyabban lehet már tárolni az adatokat. A 2011. évben került kialakításra az Informatikai Biztonsági Szabályzat alapján egy jogosultsági mátrix, ami meghatározza, hogy ki, milyen osztályról, milyen megosztásokat és mappákat/fájlokat érhet el, ami attól kezdve havi rendszerességgel frissül. A „Közös” mappa struktúrája is teljesen át lett alakítva az eredményesebb keresés érdekében, így a mappa nevek „beszédesek” lettek mindent a saját neve alatt lehet megtalálni.
Igazgatási osztály beszámolója A képviselő-testület által elfogadott SZMSZ szerint az Igazgatási Osztály szervezeti felépítése a következő: - Igazgatási Osztály: 8 fő - Ügyfélszolgálat: 3 fő - Adócsoport: 5 fő - Közterület-felügyelet: 1 fő
4
Az Ügyfélszolgálaton naponta átlagosan 40 fő fordul meg, de határidős beadványok időszakában (pl. helyi iparűzési adó, telekadó) ennél lényegesen magasabb számban intézik ügyfeleik ügyeiket. Az Ügyfélszolgálaton dolgozó 3 kollégából ketten külön feladataik mellett látják el az ügyfélszolgálati teendőket. A recepción naponta átlagosan 80 fő fordul meg. 2011. évtől a szelektív hulladékgyűjtő zsákok kiadása is a recepción dolgozókra hárul, ami a napi ügyfélforgalmon is látható. Az Igazgatási Osztály által előkészített, Egészségügyi és Szociális Bizottság hatáskörébe tartozó ügyek: Ügytípusok
Kérelmek száma
Átmeneti segély Rendkívüli gyermekvédelmi támogatás Temetési segély Lakásfenntartási támogatás Normatív: Helyi: Ápolási díj (méltányos)
278 139 42 129 37 36
Éves szinten megállapított támogatás 2.136.300,- Ft 882.000,- Ft
Átlagosan megállapított támogatás 7.700,- Ft/fő 3.350,- Ft/fő
1.480.000,- Ft
40.000,- Ft/fő
Az Igazgatási Osztály által előkészített, polgármester hatáskörébe tartozó ügy:
Krízis segély
Kérelmek száma Éves szinten Átlagosan Elutasítások megállapított megállapított száma támogatás támogatás 8 270.000,- Ft 33.750,- Ft
2
Az Igazgatási Osztály által előkészített, jegyzői hatáskörbe tartozó ügyek: Ügytípusok Rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény Ápolási díj (alanyi) Közgyógyellátási igazolvány
Kérelmek száma
Alanyi: Normatív: Méltányos:
122 36 80 30 54
A szociális és gyermekvédelmi ügyintézők hetente átlagosan 20 környezettanulmányt, helyszíni szemlét végeznek. Rendszeres támogatások esetében minden esetben, valamint állattartási, birtokvédelmi ügyekben is. 2011. szeptember 1-től a korábbi formájában megszűnt a gázártámogatás, beépült a lakástámogatási rendszerbe. 2012. szeptember 1. és 2012. december 31. között, azaz négy hónap alatt Kistarcsa Város Önkormányzat Képviselő-testületének Egészségügyi és Szociális Bizottsága 88 kérelmezőnek állapított meg lakásfenntartási támogatást. A jogosultság megállapításához minden esetben részletes környezettanulmány készül, amely kiterjed a közös háztartásban élők vagyoni, jövedelemi helyzetére, az ingatlan és környezete rendezettségére, a lakáshasználat jogcímére.
5
A közfoglalkoztatás rendszere 2011-től átalakult, a korábbinál lényegesen hosszadalmasabb folyamat a foglalkoztatást helyettesítő támogatásban részesülő személyek munkába állítása. A Munkaügyi Központ jóváhagyja az önkormányzat közfoglalkoztatásra irányuló kérelmét, majd ezt követően kérjük a foglalkoztatást helyettesítő támogatásban részesülő személyek kiközvetítését, amelynek elfogadását követően kerülhet sor a foglalkozás-egészségügyi vizsgálatra és a munkaszerződések megkötésére. Oktatási területen a legfőbb feladatot a közoktatási intézmények átszervezése jelentette: - A Flór Ferenc Egészségügyi Szakközépiskola és Gimnázium feladatának átadása a megyei önkormányzatnak és az intézmény megszüntetése. A megszüntetés kapcsán a jogszabály által előírt véleményeztetési eljárás, szakértői vélemények beszerzése, a gyermekek elhelyezése kapcsán a Pest Megyei Önkormányzattal való egyeztetés. Az intézmény dokumentumainak és vagyonának átvétele és azok kezelése. Bizonyítvány másolatok, törzskönyvek és társhivatalok által kért adatszolgáltatások. - A Kölcsey Ferenc Általános Iskola és a Szent István Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény átszervezése. A két intézmény összevonása kapcsán a jogszabály által előírt véleményeztetési eljárás lefolytatása, szakértői vélemények beszerzése, szülői fórumokon való részvétel. A Szent István Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény ingóságainak és intézményi dokumentumainak átadása a Kölcsey Ferenc Általános Iskola igazgatójának. - A létrejött új intézmény a Simándy József Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény intézményi dokumentumainak, tantárgyfelosztásának előkészítése a 2011/2012-es tanévre, melyet a két intézmény vezetőiből álló team készített elő a Polgármesteri Hivatal koordinálásával. A létrejött intézmény intézményi dokumentumainak véleményeztetése és elfogadtatása a Képviselő-testülettel. - A Simándy József Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény igazgatói pályázatának előkészítése és lebonyolítása. Elszámolást nyújtottunk be: - Egyes sajátos feladatok támogatása igénylésének, döntési rendszerének, folyósításának, elszámolásának és ellenőrzésének részletes szabályairól szóló 17/2010. (III. 30.) OKM rendelet alapján a BTM-es gyermekek támogatásáról. - Az alapfokú művészetoktatás támogatása igénylésének, döntési rendszerének, folyósításának, elszámolásának és ellenőrzésének részletes szabályairól szóló 18/2010. (IV. 7.) OKM rendelet alapján a zeneiskola támogatásáról. - Az esélyegyenlőséget szolgáló intézkedések és az integrációs rendszerben részt vevő intézményekben dolgozó pedagógusok támogatásáról szóló 5/2011. (II. 15.) KIM rendelet pénzügyi elszámolását. - Az egyes sajátos feladatok támogatása igénylésének, döntési rendszerének, folyósításának, elszámolásának és ellenőrzésének részletes szabályairól szóló 17/2010. (III. 30.) OKM rendelet 17. § pedagógusok szakvizsga támogatására vonatkozó Pályázatot nyújtottunk be: - Ez egyes sajátos közoktatási feladatok támogatása igénylésének, döntési rendszerének, folyósításának, elszámolásának és ellenőrzésének részletes szabályairól szóló 24/2011. (V.18.) NEFMI rendelet a BTM-es gyermekek támogatására. - Bursa Hungarica Felsőoktatási Önkormányzati Ösztöndíj pályázatot bonyolítottuk le. - Az oktatási esélyegyenlőséget szolgáló támogatásokról szóló 27/2011. (IX.14) KIM rendelet alapján történt igénylését a Simándy József Általános iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény támogatására.
6
-
Az esélyegyenlőséget szolgáló intézkedések és az integrációs rendszerben részt vevő intézményekben dolgozó pedagógusok támogatásáról szóló 5/2011. (II.15.) KIM rendelete alapján Simándy József Általános iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézményben dolgozó pedagógusok támogatására.
Anyakönyvi események alakulása Kistarcsa településen 2008-2011. között: Év
Születés
2008. 2009. 2010. 2011.
Házasságkötés 2074 1754 1816 1526
Haláleset 42 40 41 38
1112 1086 1164 1197
Népességszám alakulása 2008-2012. között: Év 2008. január 1. 2009. január 1. 2010. január 1. 2011. január 1. 2012. január 1.
Lakosságszám 10.568 fő 11.857 fő 12.053 fő 12.337 fő 12.537 fő
Pénzügyi osztály beszámolója A 2011. évben lezajlott intézmény megszüntetések/ átszervezések jelentős többlet feladatot keletkeztettek a pénzügyi osztály munkájában. A Városgondnokság megszűnése kapcsán el kellett végezni az intézményt érintő selejtezési, majd leltározási feladatokat illetve a megszűnéshez kapcsolódó beszámoló összeállítását is, a szokásos napi munka mellett. A megszűnő Szakközépiskola és az összevonásra kerülő Általános Iskolák esetében ugyancsak jelentkeztek az említett selejtezési, leltározási, beszámoló készítési feladatok, csakúgy, mint az átszervezések létjogosultságát megalapozó összehasonlító kimutatások, adatgyűjtések elkészítése. Az átszervezések és megszüntetések kapcsán szükségessé vált munkaügyi döntések előkészítése is jelentős többletmunkát okozott. A 2011. évben több pályázati támogatás elszámolásában érdemi többlet feladatot látott el az osztály. Az elmúlt évben munkánkat érintően meghatározó változás történt azzal, hogy a korábban hosszú éveken át használt könyvelési programot egy új, és a jogszabályi elvárásokhoz alkalmazkodni készebb, integrált számítógépes program váltotta fel, mely az év felétől került használatba. Az új programra való átállás osztályunk „életében” komoly kihívást jelentett, hiszen valamennyi, a félévi állapotnak megfelelő tervezési és teljesítési adatot újonnan rögzíteni kellett- hónapokig párhuzamosan alkalmazva az új és régi rendszert-, és az évek óta magabiztosan használt könyvelési program helyett az új program kezelését év közben kellett elsajátítani. A program változás a beszámoló adatainak összeállításában is nehézséget okozott, távlatosan azonban az új integrált rendszer jelentősen segítheti a vezetői döntéseket, a megfelelő részinformációk kigyűjtését. A tavalyi év jelentős eredménye, hogy a hosszú évek óta elmaradt és jogszabályellenes gyakorlat felszámolása valósult meg azáltal, hogy megtörtént a teljes önkormányzati intézményhálózatra vonatkozó leltározás, mely nem csupán intézmény átszervezés, megszűnés okán feladat, hanem a mérleg adatok alátámasztásához elengedhetetlen. A
7
leltározási feladatok (az előkészítéstől végrehajtáson át a leltározás adatainak feldolgozásáig), egész évben zajlottak az osztály 2 dolgozója részvételével - és az intézmények közreműködésével - a rendes napi munka mellett. A fenti többlet feladatokon túl, a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztálya végzi a teljes intézmény hálózatra vonatkozó könyvelési, nyilvántartás-vezetési, adatszolgáltatási, beszámoló készítési feladatokat. Az éves költségvetési koncepció, a költségvetési rendelet összeállítása, a rendelet módosítások elkészítése és a féléves, háromnegyed éves és év végi beszámolók határidőben végrehajtandó munkái kiemelten fontosak, melyben az osztály valamennyi dolgozója részt vesz. A 7 munkatárs napi munkája szinte „láthatatlan” háttérmunka (számlázás, nyilvántartás vezetés, könyvelés, személyügy, adóbevallások), mely azonban alapvetően meghatározza az Önkormányzat minőségi feladatellátását.
Műszaki osztály beszámolója Személyi állomány: A műszaki osztály nyolc fővel dolgozik. Az osztályvezető irányítása alá tarozik két fő építéshatósági ügyintéző, három fő műszaki ügyintéző, valamint kettő fő vagyongazdálkodói ügyintéző. Az osztály dolgozói közül hatan felsőfokú és ketten középfokú végzetséggel rendelkeznek. Feladatkörök: Osztályvezető: • Az osztályvezető az osztály irányításán, vezetésén kívül az önkormányzat beruházásait, fejlesztéseit is előkészíti, • A fejlesztések lebonyolításában kivitelezésében kapcsolatot tart a kivitelezővel, műszaki ellenőrrel, a helyszínen ellenőrzi a munkákat, a felmerülő problémákat kezeli, • Előkészíti a feladatok ellátásához szükséges Önkormányzati döntéseket, • Az osztályvezető a szakterületéhez kapcsolódó pályázatok elkészítésében, a pályázatok lefolytatásában és lebonyolításában, azok ellenőrzésében, elszámolásában, és utóéletében is részt vesz. Építéshatósági ügyintézők: • Építésügyi hatósági engedélyek kiadása (elvi építési-, építési-, egyszerűsített építési-, módosított építési-, használatbavételi-, bontási-, fennmaradási-, fennmaradási és továbbépítési-, összevont építési engedély), • Egyéb építésügyi hatósági engedélyek kiadása (pl.:jogutódlási engedély), • Építésügyi hatósági bejelentés kiadása ( építéi-, bontási-, használatbavételi bejelentés), • Építésügyi hatósági bizonyítványok, szakhatósági állásfoglalások, kötelezések kiadása, • ügyfélfogadás keretén belül fogadja az ügyfeleket, • tájékoztatja az ügyfeleket építési előírásokról, jogszabályokról, Műszaki ügyintézők: • a közterületeken elvégzendő közműépítési feladatok, • a területhasználatra megkötik a szerződéseket,
8
• • • • • • • • • •
ellenőrzik a közterületek helyreállítását, környezetvédelmi, vízgazdálkodási feladatokat látnak el, ellátják az útügyi igazgatási feladatok, kivizsgálja a lakossági panaszokat, közvilágítás üzemeltetésével fejlesztésével kapcsolatos feladatok megoldása, a nyilvántartások készítése, statisztikai adatszolgáltatások elvégzése, közterület használati megállapodások előkészítése, ügyfelekkel való teljes lebonyolítása, Kistarcsa utcáinak házszám megállapításával kapcsolatos igazgatási feladatok ellátása (30 db utca – átlagosan 25 határozat/utcánként), Építéshatósági nyilvántartások vezetése a folyamatosan lezárt építési ügyekből (a kiselejtezett építési ügyekből az ingatlan-nyilvántartás 5 éves anyagának 1989-1994 – elkészítése),
Vagyongazdálkodási ügyintézők: • az ingatlanok nyilvántartása, • előkészíti az ingatlanokkal kapcsolatos Önkormányzati döntéseket (állami ingatlanok kikérése, hasznosítható ingatlanok bérbeadása, elidegenítése, stb.), • foglalkozik a Polgármesteri Hivatal beszerzéseivel, • a helyi tömegközlekedéssel kapcsolatos feladatok ellátása, • az Önkormányzat érdekkörébe tartozó gazdasági társaságokkal (KIVÜ Kft., Szilasvíz Kft., Villért Zrt.) való kapcsolattartás, ügyintézés, • bérleménygazdálkodás (pl.: bérlemények ellenőrzése, birtokbaadás, közüzem ellenőrzés, közgyűléseken való részvétel, bérleti díjak éves felülvizsgálata, lakásokkal kapcsolatos végrehatási ügyek intézése), • A szerződésekről szóló nyilvántartás folyamatos vezetése, • statisztikai adatszolgáltatások elvégzése, • A temető üzemeltetőjével (SZIGÜ Kft.-vel) való kapcsolattartás, bejárások, ellenőrzések, • nyilvántartja az Önkormányzat, a Polgármesteri Hivatal, valamint az önkormányzati intézmények szerződéseit. A kérelmek ügyintézése során minden esetben helyszíni szemle tartására kerül sor, hiszen a megalapozott döntések meghozatalánál ez előfeltétel. A hatóság a munkavégzéséhez szükséges előírt eszközökkel rendelkezik, a helyszíni szemlék megtartását saját gépkocsi használattal oldják meg. Az elmúlt évben a műszaki osztály részt vett a pályázatok zárásában, a garanciális munkálatok elvégeztetésében. A műszaki osztály foglalkozik a településrendezési eszközök módosításával, mely jelenleg is folyamatban van. A Hivatal más osztályainak munkájához szükséges ingatlan-nyilvántartási tulajdoni lapok TAKARNET rendszerből történő lekérését is az osztály végzi. Az osztály ügyiratforgalma a következőképpen alakult: • 2010 évben 756 főszámú és 1625 alszámú ügyirat készült. • 2011. évben 1027 főszámú és 2442 alszámú ügyirat készült 9
Az osztály kiemelt célja, hogy az önkormányzat fejlesztési elképzeléseit a lehető leghatékonyabban hajtsa végre. Fontos célkitűzés az önkormányzati vagyon hatékonyabb hasznosítása. Ezen felül a műszaki osztály prioritásai közt szerepel, hogy a megalapított Kistarcsai Városüzemeltető Nonprofit Kft-vel együttműködve a közterületek rendjét, tisztaságát, az utak állapotának stb. javítását is elvégezze. Munkaköri változások, előrejelzések: Az előző évhez képest az építéshatósági ügyintézők munkaköri leírásának módosítása vált szükségessé, melyet jogszabályváltozás alapozott meg. E szerint az ún. profiltisztított módon történő kizárólagos építéshatósági feladatkör ellátása megszűnt, az ügyintézők bevonásra kerültek az önkormányzati beruházások előkészítésébe, megvalósításába, a pályázati - , illetve egyéb ad-hoc jellegű feladatok ellátásába. Ennek szükségességét a jogszabályi előíráson túl az építőiparban tapasztalható országos tendencia is mutatja. Statisztikai mutatók alapján elmondható, hogy az előző évhez/ évekhez képest csökkent az építési kedv, kevesebb építési engedély került kiadásra, az építéshatósági ügyintézők ügyiratszáma is csökkent. Az ügyiratforgalmi statisztika szerint az építéshatósági ügyintézők idei év első felének ügyiratszáma (257 db) a 2011-es év (667 db) 40%-át sem éri el. Ez a csökkenő tendencia előrevetíti a személyi állomány átcsoportosításának gondolatát, vagyis az építéshatósági ügyintézői létszám csökkentését, egyúttal a beruházási, intézményi, illetve közterületi feladatok hatékonyabb ellátásához szükséges személyi feltétel növelését. A műszaki osztály 2011. évi előterjesztései: A képviselő-testületi/bizottsági ülések előterjesztéseinek 40,7.%-át (503 darab előterjesztésből 205 darabot) a műszaki osztály készítette a 2011. évben. Ezek közül a következő meghatározó jelentőségűek: -
-
-
-
-
Állami tulajdonban lévő ingatlanok kikérése (egykori internáló tábor területe, Völgy utca); Az egykori internáló tábor területén lévő pincehelyiség hasznosítása; Gesztenyés Óvoda melletti Pest Megyei Önkormányzat tulajdonában lévő terület kedvezményes áron (6 000 000 Ft) való megvásárlása, ingatlanhasznosítási alternatívák kidolgozása (a földhivatali eljárás jogerős befejezésére vár); A LAVET Kft.-val történő csereszerződés megkötése. Az egykori Városgondnokságnak helyt adó 1237/9 hrsz.-ú ingatlan 3146/9 hrsz.-ú ingatlannal való – a KIVÜ Kft. jelenlegi székhelye - elcserélése; A Pilisi Parkerdő Zrt. tulajdonában lévő Kistarcsa 151/1, 151/2 hrsz.-ú ingatlanok tulajdonjogának megszerzése, lebonyolítása (csereszerződés megkötése); Az ÁPV Rt. által bírói letétbe helyezett Villért Zrt. részvényei után járó osztalék (4 926 018 Ft) kikérése az ÁPV Rt. jogutódjától, azaz az MNV Zrt.-től; Az önkormányzati ingatlanvagyon hasznosítási irányaira tett javaslatok kidolgozása (2011. június 22-i testületi ülés); A Városgondnokság megszüntetésével kapcsolatos munkálatok előkészítése, egyben KIVÜ Kistarcsa Városüzemeltető Nonprofit Kft. megalapításában, működésében való közreműködés, tulajdonosi döntések előkészítése; Az egykori Szent István Általános Iskola és Művészetoktatási Intézmény (3144/6 hrsz.-ú) alsó épületszárnyának TALENTUM Alapítvány részére történő bérbeadása, az ingatlan felső épületszárnyának hasznosítása sport, oktatási és kulturális célokra; A 3142 hrsz.-ú ingatlan (ÁFÉSZ) értékesítése (5 000 000 Ft); 10
-
-
A Flór Ferenc Egészségügyi Szakközépiskola és Gimnázium szakképzési hozzájárulásból beszerzett eszközeivel összefüggésben felmerülő problémák kezelése, adatszolgáltatás az NSZFI-nek, valamint az egykori intézményvezető helyett elvégzendő elszámolások elkészítése; A háztól történő szelektív hulladékgyűjtés bevezetése, 2012.évi folytatásának vizsgálata a 2011. évi beszámoló alapján;
Titkárság beszámolója A 2010 novemberében osztállyá alakult titkárság, több, összetettebb és jelentősebb feladatokat kapott az előző évekhez képest. Polgármester, jegyző és alpolgármester kiszolgálása mellett a kommunikáció, médiafigyelés és kapcsolattartással összefüggő feladatokat is hatékonyabban látjuk el. Megalakulásától osztályunk foglalkozik a pályázatokkal kapcsolatos teendőkkel, közbeszerzési eljárások teljes körű lebonyolításában való közreműködéssel, szervezi a jogszabályok szerinti közművelődési és sport ügyeket, ellátja a civil szervezetek pályáztatásával kapcsolatos feladatokat, elvégzi a belső ellenőrzéssel kapcsolatos adminisztrációt. 2011 óta már a katasztrófavédelemmel kapcsolatos ügyeket is osztályunk látja el. Ügyiratforgalmunk a 2010-es évhez képest jelentősen megnövekedett, főszám tekintetében tízszerese a növekedés (76 db), alszám tekintetében pedig majdnem húszszoros (223 db). Mindez a közbeszerzési és pályázatokkal kapcsolatos feladatoknak köszönhető. 2011. évben az egységes arculat kialakítása céljából Kistarcsa Város Önkormányzata felirattal molinót készíttettünk, melyet a hivatal I. emeleti tanácstermében helyeztünk el. Nagy gondot fordítottunk arra, hogy Díszpolgárainkról méltó módon emlékezzünk meg. Fényképeiket egy igényesen kialakított tablón helyeztük el a hivatal I. emeleti folyosóján. Hangsúlyt fektettünk a civil szervezetekkel való jobb kapcsolattartásra. A civil szervezetek vezetőinek figyelmét igyekszünk felhívni a határidők betartására, segítséget nyújtunk esetleges kérdéseik, problémáik megoldásában. A munkatársak között év közben változás történt, így a tavalyi év végén két felsőfokú, egy középfokú végzettségű hivatalnok dolgozott az osztályon. 2011. évben történt meg a Gesztenyés Óvoda bővítése és akadálymentesítése-, valamint a Fenyves utat és Burillák utcát érintő út pályázat elszámolása. A két pályázat 280 millió forint vissza nem térítendő támogatáshoz segítette Kistarcsa Városát. Sikeresen megtörtént a Vismayor támogatás elszámolása is, valamint beadásra került a Városi tanuszoda pályázata, mellyel sajnos nem nyertünk, így a beruházás nem valósult meg. A titkárságvezető közbeszerzési referensként 20 közbeszerzési eljárás lebonyolítását végezte el sikeresen. Az osztály megalakulásával a titkársági feladatok ellátása hatékonyabb, pontosabb, rugalmasabb, felelősségteljesebb lett. Napra készen tartjuk a kapcsolatot a képviselőkkel, javult a külső- és belső (hivatalon belüli) kommunikáció. Az információ áramlása gyorsabb és pontosabb lett. Az idei évben célunk a civil szervezetek pályáztatásának egyszerűsítése, az EU-s pályázatok monitoringozásának pontos ellátása.
11
Tisztelt Képviselő-testület/Bizottság! Az osztályok beszámolóiban a számadatok közlésével egyrészt a hivatalban folyó munka nagyságrendjét, másrészt annak sokféleségét igyekeztünk bemutatni. Minden egyes ügytípus mögött jogszabályok sokasága áll, amelyek gyakran változnak és e változásokat a köztisztviselőknek a saját munkájuk során figyelemmel kell kísérniük. Fentiekből megállapítható, hogy a Polgármesteri Hivatal egyre növekvő követelményeknek kell, hogy megfeleljen, ami egyrészt adódik a jogszabályi feltételek szerinti működésből, másrészt a Képviselő-testület és a lakosság elvárásaiból. A technikai feltételek megléte csak az alapját képezi a korszerű ügyintézésnek, amihez elengedhetetlen a dolgozók folyamatos képzése és önképzése. Kérem a Tisztelt Képviselő-testületet, hogy a Polgármesteri Hivatal 2011. évi munkáját tartalmazó beszámolót szíveskedjen megvitatni, és az alábbiak szerint elfogadni:
Határozati javaslat
Kistarcsa Város Önkormányzatának Képviselő-testülete úgy dönt, hogy a Polgármesteri Hivatal 2011. évi munkájáról szóló beszámolót elfogadja. Határidő: Felelős:
azonnal Czukkerné dr. Pintér Erzsébet, jegyző
(a határozat elfogadása egyszerű szótöbbséget igényel)
Kistarcsa, 2012. május 10.
Czukkerné dr. Pintér Erzsébet jegyző
12
