KISOKOS. 16 tenni vagy nem tenni szabály. Dr. Erdös Zsuzsanna

[1] ÜZLETI ETIKETT FÜZETEK 1. – E-MAIL KISOKOS

dr. Erdős Zsuzsanna © www.erdosetikett.hu

Naponta Ön is több e-mailt ír és kap? Eszébe jut azonban, - miközben lendületesen ír, válaszol, töröl, vagy tovább küld, esetleg

szunnyadni

hagy a

postafiókjában

egy-egy levelet,

-

akarva-akaratlanul

rengeteget árul el magáról, az éppen aktuális hangulatáról, úgy általában a megbízhatóságáról, a szakmai hozzáértéséről, s mindezt valójában négy döntés alapján: Kinek?, Mit?, Mikor? és Milyen stílusban írt? Az e-mailben az a csapda, hogy gyors, gyakran azonnali válaszra ingerel és ilyenkor óhatatlanul elmaradhat a kellő körültekintés. A legfontosabb tudnivaló: az e-mail, mint üzenetküldési mód, bármilyen nagy is a kísértés, nem mentesít az üzleti levelezés általános szabályai alól! Bármilyen, az üzleti partnernek írott levél, üzleti levél(!), megerősítheti, javíthatja, vagy ronthatja az Önről, illetve az Ön által képviselt cégről kialakult képet. Ezért is érdemes megjegyezni a főszabályt:

Sőt - jogi terminológiával élve - elektronikus dokumentum (jogok és kötelezettségek forrása lehet), bármeddig megőrizhető, sokszorosítható, lefűzhető és olykor olyan személyek is olvashatják, akiknek nem szánta...

Ez a rövid összefoglaló tartalmazza a legfontosabb tudnivalókat arról, hogy mit tegyen, vagy ne tegyen, ha üzleti, vagy hivatalos ügyben e-mailt ír:



IGEN 1. Kizárólag

annak

NEM

küldje

el

a

1. Soha ne írjon haragból, indulatból,

levelet, akire valóban tartozik a

vagy sértődötten!

tartalma! Gyakori,

a

„biztosítékul”

körbeküldött, címzettnek

illetve is

több

elküldött

levél,

amellett, hogy a sok feleslegesen megküldött

levél

roppant

bosszantó, a levél küldője ezzel azonban

azt

kockáztatja,

szakmai

hogy

hozzáértése,

döntésképessége,

megbízhatósága

megkérdőjeleződik.

2. Figyelemfelkeltően és pontosan fogalmazza

meg

a

2. Ne jelöljön sürgősnek egy levelet,

levél

hacsak tényleg nem az

„tárgyát” A levelezőrendszerek lehetőséget Az e-mail tárgyának végiggondolt

adnak a levél írójának arra, hogy a

megjelölése megóv attól, hogy

levelét „sürgős” illetve „fontos”





a levél címzettje a levelet ki

jelzéssel – piros felkiáltó jellel –

se bontsa, vagy későbbre

ellássa. Ezek használata roppant

hagyja annak elolvasását.

praktikus. Amennyiben azonban a

Később ne legyen a levél

feladó túl gyakran használja ezt a

könnyen visszakereshető

jelzést, úgy jár, mint a mesében a pásztorfiú a farkassal – amikor csakugyan fontos lenne, senki sem hisz neki.



IGEN 3. Fogalmazzon

NEM

világosan!

3. Ne tegeződjön!

Törekedjen a tömörségre és az egyértelműségre!

Hivatalos levélben semmiképp! Még akkor sem, ha egyébként tegeződő viszonyban





A világos, célratörő fogalmazás a

van a másik féllel.

záloga

Üzleti levelezés során is érvényes az

annak,

hogy

címzett

a

levelet végig is olvassa.

előbbi szabály azzal, hogy kivételes

Egyértelműen írja meg, mit vár a

esetekben lehet tegeződni, például ha a

másik féltől – és akár azt is, hogy

céges „protokoll” ezt követeli(!) meg.

mikorra. 

Egy e-mail, egy téma Ha

elkerülhetetlen,

témát

érintsen

hogy

a

több

levélben

a

„tárgyban” is jelezze.

4. Használja a levelezés „kötelező

4. Kerülje a rövidítéseket, és

elemeit” és az udvariassági

hangulatjeleket!

fordulatokat!  

a megfelelő (pozíciónak megfelelő)

Az üzleti és hivatali levelezésben ezek

megszólítás,

utalhatnak belső bizonytalanságra,

(önöző),

udvarias

stílus,

világos

hanyagságra, illetve a

fogalmazás, 

a

levélzáradék

professzionalizmus hiányára. (Tisztelettel;

Üdvözlettel) 

a pozíciónak megfelelő aláírás.



IGEN

NEM

5. Tartsa be a 24 órás szabályt

5. Üzleti levelet – ne küldjön üzleti

24 órán belül az e-mailre illik

időn túl

válaszolni, amennyiben ennyi idő alatt nem áll módunkban érdemben

Üzleti levelet – „üzleti időben” illik és

válaszolni, legalább arról

érdemes elküldeni.

tájékoztatni kell a levél íróját, hogy

késő éjszakai, illetve hajnali órákban

mikor számíthat érdemi válaszra.

küldött levél, nem azt jelenti, hogy

A rendszeresen

annak feladója éljel-nappal dolgozik, hanem

azt,

hogy

nem

tudja

megfelelően szervezni a munkáját, ez pedig a feladó és közvetve a cég szakmai hitelét is rontja.

6. Ellenőrizze

ismételten

címzett(ek)et

az

a

6. Ne küldje tovább engedély nélkül!

e-mail

elküldése előtt!

„Netikett” alapelv, hogy a feladó tudta, illetve engedélye nélkül nem szabad az

Az egyik leggyakoribb baki, hogy

e-mailt továbbküldeni. Tudomásul kell

„válaszolva

venni ugyanakkor, miután a feladó

a

körlevélre”,

valamennyi címzetthez kimegy a

elküldi,

válasz is, noha az csak az eredeti

levelének. A levél önálló életet élhet a

levél feladójának íródott. A többiek

küldő tudtán és akaratán kívül. Mindig

számára

az

érdemes

egyszerű

„szemét”,

ilyen

levél de

lehet

lehetnek

hogy

többé

ezért

stílusa

és

már

„nem

meggyőződni tartalma

ura”

arról,

olyan-e,

benne olyan részletek is, amelyek

amely bármikor, emelt fővel vállalható

rájuk nem tartoznak, esetleg őket

és céget sem tünteti fel kétes színben.

kínosan érinthetik.



IGEN

NEM

7. Olvassa újra! – (Ha módja van

7. Ne

rá: hangosan.)

küldjön

üzleti

titkokat,

bizalmas információt e-mailben. Ha mégis elkerülhetetlen, akkor



A címzett nem értheti félre?



Minden információ benne van?



Nincsenek-e

benne

titkosítson!

helyesírási

Annak érdekében, hogy a levelet csak

hibák (piros, zöld pontok)?

az avatott szem olvashassa, segítenek olyan

funkciók,

mint

a

„titkos

másolat”, a „melléklet titkosítása” és a „szöveg titkosítása”. (Arról persze ne feledkezzen meg, hogy az érintettek a titkosítást feloldó kódot is ismerjék.) 8. Legyen

a

részletekben

is

8. Ne hagyja kétségek között a másik

professzionális!  

Válasszon

felet!

professzionális

e-mail



címet (név, cégnév, termék neve)

hogy értesüljön arról, a másik fél a

Érdemes

levelét megkapta-e, elolvasta-e. Ezt

biztos)

esztétikus céges

(spamszűrő-

e-mail

arculatot

a

(egyszerűbb grafikát) kialakítani. 

Alkalmazzon

bekezdéseket

szövegtagolásokat, átláthatóság

és

a

funkciót

beállítani, és

érdemes illetve

visszajelezni,

jobb

a

leveleken

címzettként

hogy

a

illik levél

megérkezett, illetve olvastuk.

megértés



érdekében. 

A feladó számára jelentőséggel bír,

Szükség esetén készítsen „Most nem vagyok elérhető” automata üzenetet.

Készítsen „automata” aláírást.



Ha valóban fontos üzenetet küld, ne elégedjen

meg

azzal,

hogy

piros

zászlócskát biggyeszt mellé, hanem telefonáljon és győződjön meg róla, hogy a partnere megkapta a levelet. (Különösen, megbeszélés

ha

a

levélben

időpontját

egy akarja

megváltoztatni vagy arról értesíti a másik felet, hogy késni fog.)



§

Az e-mail cím – az információszabadságról szóló tv alapján - amennyiben természetes személlyel kapcsolatba hozható, személyes adatnak minősül, ezért az érintett hozzájárulása nélkül nem kezelhető és nem adható ki. (Érdemes ezért vigyázni például a több (ügy)félnek körlevélként kiküldött emaillel, nehogy a többi címzett e-mail címe látható legyen!)

§

Legyen óvatos azzal, hogy mit ígér, ír vagy miként nyilatkozik az emailben, mert amennyiben az Ön által írottakat változatlan tartalommal vissza lehet idézni, az Ön személye, illetve az Ön által írottak időpontja egyértelműen megállapítható, az e-mail írásba foglalt jognyilatkozatnak minősül, amelyből Önre, illetve az Ön által képviselt cégre jogok és kötelezettségek keletkeznek.

§

A

céges

e-mail

címet

kizárólag

üzleti

levelezésre

használja.

Magánlevelezésre nem etikus és nem is elegáns a céges e-mail címet használni. Amellett, hogy a munkáltató a céges e-mail cím használatát megtilthatja, akár megfelelő előzetes tájékoztatást követően - élhet azzal a törvény által biztosított

ellenőrzési

lehetőséggel

(például

üzleti

titkai

megőrzése

érdekében), hogy a munkatársai, így az Ön levelezésbe betekint.

§

Nem kell, hogy olvassa az e-mailt, elég, ha az Ön számára hozzáférhető – máris Öné a felelősség, azaz jogai és kötelezettségei keletkezhetnek egy ki nem bontott e-mailből is! Hosszabban és jogászosan: „… az írásbeli jognyilatkozat akkor tekinthető közöltnek, ha az elektronikus dokumentum a címzett vagy az átvételre jogosult számára

hozzáférhetővé válik. Az elektronikus

hozzáférhetővé,

amikor

a

címzettnek

vagy

az

dokumentum átvételre

akkor válik

jogosult

más

személynek lehetősége nyílik arra, hogy annak tartalmát megismerje. A közlés akkor is hatályos, ha a címzett vagy az átvételre jogosult más személy az átvételt megtagadja vagy szándékosan megakadályozza.” (2012. évi I. törvény a munka törvénykönyvéről 24.§ (1) 2014. március 15-től hatályos szövege)



+1

Visszavonható! A google levelezési rendszere, ha külön beállítja, már lehetővé teszi, hogy a valamilyen malőr folytán elküldött levelet még pár másodpercig törölni tudja. Érdeklődjön a rendszergazdájánál, hogy az Önök levelezőrendszere rendelkezik-e hasonló funkcióval!

Amennyiben a fenti szabályokra odafigyel, számos kínos pillanattól megkímélheti magát és leveleire rövid idő alatt, udvarias válaszok érkeznek.

 Tetszett a kisokos? Úgy gondolja, hogy több olyan hasznos és fontos ismeret van benne, amelyről jól lenne, ha barátai, kollégái is tudnának? Javasolja nekik is, hogy töltsék le, és ők is csatlakozzanak az Etikett Klub hírlevél olvasóihoz! Ide kattintva, most meg is tehetik: http://www.e-etikett.hu/ajandek_fuzet

Tovább lehet adni? Meg lehet osztani? Igen, ha tetszett és szeretné másokkal is megosztani, ezt nyugodtan megteheti. A füzetre a szerzői jog szabályai érvényesek azzal, hogy szabadon másolhatja, terjesztheti, bemutathatja és előadhatja a tartalmat azzal a feltétellel, hogy a szerző (dr. Erdős Zsuzsanna) nevét és a tartalom eredeti helyét (www.erdosetikett.hu) fel kell tüntetnie. Üzleti, illetve kereskedelmi tevékenységhez vagy ilyen céllal, a szerző engedélye nélkül azonban nem használható (nem idézhető) sem az anyag, sem bármely részlete.



KISOKOS. 16 tenni vagy nem tenni szabály. Dr. Erdös Zsuzsanna

Recommend Documents