2009 Canlu Software
utolsó módosítás: 2009.06.11
Post Administrator Postai adminisztrációs Iktató és dokumentumkezelő rendszer
[KEZELÉSI KÉZIKÖNYV] Kezelési kézikönyv a Canlu Software - Post Administrator rendszer postai előkészítés – postai adminisztráció moduljához.
Tartalom Postai adminisztrációs Iktató és dokumentumkezelő rendszer ........................................................ 1 Bevezetés................................................................................................................................................. 4 Elérhetőségeink ....................................................................................................................................... 4 Feldolgozási folyamat előkészítése ......................................................................................................... 4 Első lépések a Post Administratorral ....................................................................................................... 5 Bérmentesítő gép állásának és az elektronikus feladójegyzék adatainak beállítása .......................... 6 Feladó felvitele, amennyiben nem létezik .......................................................................................... 7 Költséghelyek/Részlegek rögzítése a rendszerben ............................................................................. 8 Ragszámtartományok rögzítése a rendszerben .................................................................................. 9 Feladójegyzék készítése manuális feltöltéssel ........................................................................................ 9 Feldolgozás lépései manuális felvitelkor ............................................................................................... 11 Közönséges küldemények rögzítése ...................................................................................................... 13 Feladójegyzék nyomtatása .................................................................................................................... 15 Összevont feladójegyzék nyomtatása ............................................................................................... 15 Bontott feladójegyzék nyomtatása ................................................................................................... 15 Tértivevények nyomtatása a Post Administratorral.............................................................................. 17 Rontott tételek kijavítása manuális felvitel során ................................................................................. 19 Elektronikus feladójegyzék készítése .................................................................................................... 20 Feladójegyzékek összefésülése, mennyiségi kedvezmények érvényesítése ......................................... 22 Feladójegyzék feltöltés és elkészítés külső adatforrásból (csv, excel) .................................................. 23 Feladójegyzék feltöltése vonalkódos azonosítók alapján ..................................................................... 27 Címzések – etikett nyomtatás ............................................................................................................... 28 Elektronikus feladójegyzék készítése .................................................................................................... 28 Postaforgalmi lekérdezések .................................................................................................................. 29 Iktatott anyagok postázása ................................................................................................................... 29 Keresések a feladott küldemények között ............................................................................................ 33 Gyorskeresés ................................................................................................................................. 33 Összetett keresés .......................................................................................................................... 34 Canlu Support ........................................................................................................................................ 35 Függelék ................................................................................................................................................ 35 Beolvasás külső adatforrásból -Excel sablon ..................................................................................... 35 Rendszer/Adminisztráció................................................................................................................... 36 Adatbázis mentés fül ..................................................................................................................... 36 2|oldal
Adatbázis visszatöltés fül............................................................................................................... 36 STTI karbantartás fül...................................................................................................................... 37 Beállítások-Postakönyv fül ............................................................................................................ 38 Beállítások - Iktatás fül .................................................................................................................. 39 Tértivevény beállítások fül ............................................................................................................ 40 Beállítások - Feladójegyzékek fül................................................................................................... 41 Adatbázisok ürítése fül .................................................................................................................. 42 Archív adatbázisok......................................................................................................................... 43 Beállítások - Partnerek .................................................................................................................. 43 Elektronikus postakönyv fül .......................................................................................................... 44 Nyomtatás fül ................................................................................................................................ 45 Postacsomag fül............................................................................................................................. 46
3|oldal
Bevezetés Jelen használati útmutató a Post Administrator termékkel kapcsolatos általános működési és feldolgozási folyamatot mutatja be, mely a termék felhasználói többségének együttes véleményén és a leggyakrabban használt folyamatokon alapul. A használati útmutató a termék által támogatott folyamatok közül a leggyorsabb manuális és az automatikus, adatátvételhez igazított feldolgozási folyamatokat ismerteti. A használati útmutató és a program feltételezi a felhasználók megfelelő postatechnikai és postai adminisztrációs jártasságát, így ilyen jellegű kérdésekre, útmutatásokra nem tér ki. A termék használata során felmerülő, jelen leírásban nem érintett kérdések tekintetében a Canlu Software terméktámogatási telefonszámain munkatársaink állnak az Önök rendelkezésére munkaidőben.
Elérhetőségeink Terméktámogatási telefonszámok: 06 (70) 367 4888
Telefax: 06 (1) 610-1376
Elektronikus levélcím és web oldal címe: www.canlu.hu
[email protected] [email protected]
Feldolgozási folyamat előkészítése A Post Administrator termékkel történő feldolgozás maximális sebességének eléréséhez szükséges, hogy a feldolgozásra váró levélpostai küldeményeket megfelelően rendszerezzük, azokat az alábbi csoportosítási elveknek megfelelően külön válogassuk. A szétválogatott, csoportosított küldemények elő feldolgozásához szükséges munkafolyamatokra - mint például a ragszámozás – itt külön nem térünk ki, azt mind a feldolgozást megelőzően, mind a feldolgozást követően elvégezhetjük. A küldemények csoportosítását az alábbiak szerint végezzük el: 1. Hazai /nemzetközi viszonylat, a. Közönséges / különszolgáltatással rendelkező, i. küldemény típus, 4|oldal
ii. súly, iii. különszolgáltatás, iv. egyebek. A csoportosítást követően végezzük el a küldemények előkészítéséhez munkafolyamatokat, majd indítsuk el a Post Administrator terméket a számítógépen.
szükséges
Első lépések a Post Administratorral Kattintsunk az asztalon található Post Administrator ikonra duplán a program elindításához, majd gépeljük be a felhasználói nevet és hozzá tartozó jelszavat. A program elindulása után az alábbi képernyővel találkozhatunk:
1. ábra A bal oldali funkcióválasztó panelen kattintsunk a Kötegelt postázás menüpontra ami után az alábbi képernyőt láthatjuk:
5|oldal
2. ábra A jobb oldalon (fehér háttér) láthatjuk az eddig elkészített feladójegyzékeket, az S oszlopban levő ikon a megfelelő feladójegyzék sorában jelöli a nyomtatási státuszt - ahol található nyomtatási ikon az a feladójegyzék még nem lett kinyomtatva, a továbbiakban is szerkeszthető.
Bérmentesítő gép állásának és az elektronikus feladójegyzék adatainak beállítása Első alkalommal állítsuk be a feladói információkat a rendszer menü adminisztráció menüre kattintva és az elektronikus postakönyv fület kiválasztva.
6|oldal
3. ábra Az ablakban található cégnévre kattintva (bal gombbal 1-et) válasszuk ki a megfelelő társaságot és gépeljük be a megfelelő ügyfélszámot / megállapodásszámot. (Amennyiben nem található az ablakban a megfelelő társaság neve úgy rögzítsük a vállalkozást, amihez kövessük a következő fejezet lépéseit) A megállapodás és ügyfélszámot a program használata során csak 1 alkalommal kell beállítani. A bérmentesítő gép állását a számlálót növelve vagy kézzel beírva tudjuk megadni. Zárjuk be a fenti ablakot, ami után visszatérünk a rendszer fő képernyőjéhez. A bezáráshoz kattintsunk a zöld színű bezárás ikonra.
Feladó felvitele, amennyiben nem létezik Kattintsunk az alábbi képen látható Feladó karb. menüre* majd a Feladók ikonra kattintva vegyük fel az új vállalkozást, adjuk meg annak adatait. *Ez a menüpont csak a Post Administrator bővített verziójában érhető el.
7|oldal
4. ábra
5. ábra
Költséghelyek/Részlegek rögzítése a rendszerben A Post Administrator lehetőséget biztosít, hogy a kimenő küldeményekhez a feldolgozás során, egyenként vagy csoportosítva, költséghelyet rendeljünk. Így a későbbiekben lehetőség nyílik arra, hogy a postaforgalmat költséghelyekre bontva kérdezzük le. A költséghelyek kezelésére a Postakönyv\Részlegek menüpontban van lehetőség.
8|oldal
Ragszámtartományok rögzítése a rendszerben Amennyiben rendelkezünk ragszámtekerccsel (papír alapon vagy elektronikus formátumban) úgy a állítsuk be a Karbantartás\Küldeményazonosítók menüpontban. Az első oszlopban adjuk meg a kezdő ragszámot, a másodikban a záró ragszámot. A harmadik, aktuális, oszlopot automatikusan tartja karban a rendszer. Ahhoz, hogy a rendszer valóban figyelembe vegye a bevitt adatokat és a felvitel során automatikusan növelje az Aktuális küldeményazonosító értékét, valamint ellenőrizze a beírt ragszám érvényességét, jelöljük be a Küldeményazonosítók figyelése jelölőnégyzetet.
Miután beállítottuk a feldolgozáshoz szükséges információkat kezdjük meg a feldolgozást.
Feladójegyzék készítése manuális feltöltéssel Kattintsunk a képen látható új ikonra (kötegelt postázás) és állítsuk be a feladójegyzék megfelelő beállításait.
9|oldal
6. ábra Az új ikonra történő kattintással létrehozunk egy új feladójegyzéket melynek főbb beállításait az alábbi ablak tartalmazza. Amennyiben már megnyitott feladójegyzékkel kívánunk tovább dolgozni, úgy az új ikon helyett a folytat ikonra kattintsunk miután kiválasztottuk a megfelelő feladójegyzéket a listából. (A megfelelő sorra kell kattintani a kiválasztáshoz bal egérgombbal 1-et)
7. ábra Adjuk meg a feladójegyzék nevét (postakönyv neve), felhasználóink többsége a dátumot és a felhasználó nevét (saját nevét) írja be ebbe a mezőbe. Válasszuk ki a feladót (itt találhatjuk meg azokat a vállalkozásokat, akiket előzőleg rögzítettünk), majd állítsuk be a feladójegyzék egyéb adatait. A Felvitel időpontja befolyással van a tértivevényen megjelenő dátumra, mivel a Tértivevényen az itt beállított érték fog megjelenni. Így lehetőség van arra, hogy „előre dolgozzunk”
Az adatok megadása után kattintsunk a rendben gombra majd az alábbi ablakkal folytathatjuk a munkát: 10 | o l d a l
8. ábra Ebben az ablakban két felülettel találkozhatunk. A felső részben (fehér) a már feldogozott küldeményeket találhatjuk meg, az alsó részben új tételeket rögzíthetünk. A kezdeti lépéseknek megfelelően, (csoportosítva a feldolgozásra váró küldeményeket) viszonylag könnyen és gyorsan tudjuk rögzíteni a tételeket, a rendszer a már egy alkalommal feldolgozott tételek adatait elmenti, így ugyanazon címzett feldolgozása során már nem kell az összes információt (címzés) ismételten megadni. AZ ABLAKBAN TALÁLHATÓ BEÁLLÍTÁSOK: Név keresése: amennyiben be van jelölve, úgy a program a címzett mezőbe beírt karakterek alapján elkezdi keresni a feltételnek megfelelő tételeket, amelyeket az ablak bal alsó részében található listában jelenít meg. Név kiegészítése: amennyiben be van jelölve, úgy a keresés alapján talált első címzettet és annak adatait is betölti a küldemény címzettjének mezőibe (Címzett, Ország, Irányítószám, Utca, Házszám, Megjegyzés)
Feldolgozás lépései manuális felvitelkor A csoportosításnak köszönhetően a feldolgozásra váró küldemények beállításait minden esetben csak egyszer kell rögzítenünk, mely a csoport legelső tételének rögzítésekor meg is történik. Példa képpen az alábbi csoport beállításait rögzítsük. 11 | o l d a l
Első csoport feldolgozása (Egyéb levél 250 gramm, ajánlott, tértivevény) Az ablak alsó részében (szürke háttér) gépeljük be a legelső ragszámot (küldemény azonosítót) a ragszám mezőbe és ügyeljünk rá hogy a rendszer az azonosítókat növekvő számsorrendben fogja kiosztani a következő tételeknél.
9. ábra Miután begépeltük a ragszámot állítsuk be a küldemények jellemzőit (csoportosítás jellemzői) az alábbiak szerint: Küldemény típus Súly Ajánlott Tértivevény
Egyéb levél 101-250 jelölő (pipa) jelölő (pipa)
Ezen beállítások természetesen addig maradnak érvényben ameddig manuálisan át nem állítjuk őket, tehát a feldolgozás tekintetében az egész csoportra vonatkozó beállításokat megtettük. A továbbiakban már csak a csoport elemeit, azaz a címzetteket kell rögzítenünk a feldolgozás kivitelezéséhez. Egyesével rögzítsük a címzetteket az alábbiak szerint 1. Írjuk be a címzett mezőbe a címzett nevét (vállalkozásnál cégnév, egyéb esetben természetes személy neve), majd üssük le a TAB billentyűt,
12 | o l d a l
2. mely után a kurzor átugrott az irányítószám mezőbe, ahol írjuk be a címzett irányítószámát, majd várjunk 1 mp-et és a rendszer kitölti a település mező tartalmát is az irányítószám alapján, majd üssük le a TAB billentyűt, 3. Ugyanezzel a módszerrel gépeljük be az utca nevét, majd a házszámot is. 4. Abban az esetben amennyiben a tétel rögzítésekor valamely speciális információt kell rögzítenünk a feladójegyzékre úgy lépegessünk a TAB billentyűvel a MEGJEGYZÉS mezőhöz és ide írjuk be a speciális információt*, vagy egyszerűen kattintsunk oda. 5. Amennyiben minden adatot megadtunk üssük le azt ALT+H billentyű kombinációt vagy az Enter billentyűt vagy kattintsunk a HOZZÁAD gombra és mentsük el a tételt. 6. Folytassuk az 1. lépéssel amennyiben van még feldolgozásra váró küldemény a csoportban. Amennyiben sikeres volt a rögzítés a tétel felkerül azt ablak felső részébe mint rögzített tétel. Amennyiben nem tértivevényes küldeményeket dolgozunk fel a rendszerrel úgy kihagyhatjuk a 3 és 4 lépést, hiszen a feladójegyzéke nem kell szerepelnie az utca és házszám mezőknek. Ezt a folyamatot addig végezzük, míg az adott csoport összes elemének feldolgozása meg nem történik, majd folytassuk a munkánkat a következő csoporttal. *speciális információ, mely lehet iktatószám, szerződésszám, utca és házszám, vagy bármely azonosító, melynek szerepelnie kell a nyomtatott feladójegyzéken. Ez tértivevényes küldemény esetén megjelenik a tértivevény ügyfél saját jelzése azonosítóban.
A következő csoport esetében mások lesznek a küldemény jellemzői, így mielőtt rögzítenénk a következő csoport első címzettjét állítsuk át a küldemény típus - súly - különszolgáltatások - és egyéb beállításokat, majd folytassuk a felvitelt a fent ismertetett módon 1-(3-4)-7 lépésig. Értelem szerűen annyi alkalommal kell megismételni a fent leírt folyamatot amennyi csoportot létrehoztunk a feldolgozás előtt, hiszen mindegyiknek egyedi beállításra lesz szüksége.
Közönséges küldemények rögzítése Töröljük ki minden mező tartalmát és kattintsunk a (válasszon elemet) mezőre. Itt válasszuk ki a megfelelő alternatívát mint:
13 | o l d a l
10. ábra 1. Helyi és vidék, vagy 2. Európai ország, vagy 3. Egyéb külföld. Miután kiválasztottuk a fenti közül egyet, állítsuk be a küldemény jellemzőit: küldemény típus, súly, különszolgáltatás. A darabszám mezőbe írjuk be a közönséges küldemények (ugyanazon beállítással feladandó) darabszámát. Ha készen vagyunk kattintsunk a HOZZÁAD gombra és az ablak felső részében megtalálhatjuk a közönséges küldeményeink bejegyzését.
14 | o l d a l
11. ábra Abban az esetben amennyiben végeztünk minden csoport (közönséges és különszolgáltatással rendelkező tételek) rögzítésével kinyomtathatjuk a feladójegyzéket.
Feladójegyzék nyomtatása Miután végeztünk a feladójegyzék rögzítésével kattintsunk a nyomtat gombra a képernyő jobb szélén. A Post Administratorban 2 módon tudunk feladójegyzéket nyomtatni:
Összevont feladójegyzék nyomtatása 2008. január 1.-től a Magyar Posta az összevont feladójegyzéket írja elő, melyben az ajánlott és a közönséges küldemények egy feladójegyzéken szerepelnek. A program alapesetben ezt a feladójegyzéket nyomtatja.
Bontott feladójegyzék nyomtatása Amennyiben a 2008.január 1.-e előtti formátumban szeretnénk a feladójegyzéket nyomtatni, úgy a PostAdmin.exe mellett található printfelj.dll file-t vagy nevezzük át vagy töröljük le. Ennek következtében a program az alábbi ablakot jeleníti meg:
15 | o l d a l
12. ábra A megjelenő ablakban kattintsunk a rendben gombra.
13. ábra Ebben az ablakban a rendszer jelzi, hogy a kitölthető feladójegyzékek közül melyek tartalmaznak elemeket, vagyis melyek kerülnek nyomtatásra. Kattintsunk a rendben gombra.
16 | o l d a l
14. ábra A megnyíló ablakban kattintsunk a nyomtatás ikonra és nyomtassuk ki a feladójegyzéke megfelelő példányát. A nyomtatás ikonra történő kattintás után a CLOSE gombbal zárjuk be az ablakot, melyet követ ismételten egy ablak annyi alkalommal amennyi feladójegyzéket készített a rendszer. (lásd 13. ábra.) A nyomtatásokat bármikor megismételhetjük.
Tértivevények nyomtatása a Post Administratorral Amennyiben a rögzített tételek különszolgáltatásainál bejelölésre került a tértivevény különszolgáltatás úgy a feladójegyzék nyomtatásakor lehetőségünk van a formanyomtatványok kitöltésére automatikusan a rendszer segítségével. Miután a (14. ábra) ablakban a print ikonra kattintottunk az alábbi ablakban közli a rendszer a tértivevények darabszámát. (A program abban az esetben készíti el a tértivevényeket, amennyiben ez a Rendszer\Adminisztráció\Beállítások-Feladójegyzékek Tértivevények generálása szekcióban be van állítva)
17 | o l d a l
15. ábra Kattintsunk a rendben gombra majd a nyomtatványok - tértivevény menüre:
16. ábra A megnyíló ablakban láthatjuk az eddig elkészített tértivevényeket és kattintsunk jobb egér gombbal a gyorsmenü eléréséhez. A gyors menüben válasszuk a kijelölés postakönyv szerint menüt és válasszuk ki a megfelelő postakönyvet (7. ábra). A kijelölt elemeket kinyomtathatjuk amennyiben a nyomtató ikon melletti lenyíló menüre kattintunk. A felkínált alternatívák közül válasszuk ki a számunkra megfelelőt (17. ábra) és kezdjük meg a nyomtatást. Amennyiben e-tértivevényt szeretnénk nyomtani, úgy a felkínált alternatívák közül válasszuk az „E-tértivevény nyomtatást”
18 | o l d a l
17. ábra A tértivevények kinyomtatásához szükség van a leporelló kivitelű formanyomtatványra, illetve amennyiben nem áll rendelkezésre mátrixnyomtató úgy válasszuk le a formanyomtatványokat hármasával, távolítsuk el az oldalsó vezető csíkokat adagoljuk be az íveket bármilyen lézer vagy tintasugaras nyomtatóba. Amennyiben a tértivevény elcsúszva kerül kinyomtatásra, úgy lehetőség van, a Rendszer\Adminisztráció\Beállítások-Postakönyv fülön Tértivevény szekcióban, beállítanunk a függőleges és a vízszintes eltolást. A beírt értékek mm-ben értendőek.
Rontott tételek kijavítása manuális felvitel során Abban az esetben amennyiben a rögzítéskor hibát vétettünk lehetőségünk van a hibás tételek kijavítására. Válasszuk ki a javításra váró feladójegyzéket (6. ábra) majd kattintsunk a folytat ikonra. A megnyíló ablakban megtalálhatjuk az eddig feldolgozott küldeményeket. A felső részben kattintsunk a lista hibás elemére duplán, melyet követően a hibás elem összes adata visszatöltődik az alsó szürke ablak részbe.
19 | o l d a l
18. ábra A hibás beállításokat javítsuk ki, majd a MÓDOSÍT gombra kattintsunk! A rendszer ebben az esetben felkínálja a ragszámok javítását, melyre csak abban az esetben válaszoljunk igennel, amennyiben a módosítás kihatással lesz az összes soron következő küldemény ragszámára is.
19. ábra
Elektronikus feladójegyzék készítése Amennyiben a feladójegyzéket nem nyomtatott formában hanem elektronikusan kell elkészítenünk abban az esetben válasszuk ki a feladójegyzéket (6. ábra) 1 bal kattintással, majd jobb kattintással a felugró gyors menüben válasszuk ki az elektronikus feladójegyzék funkciót.
20 | o l d a l
20. ábra A megjelenő ablak utasításait követve készítsük el az elektronikus feladójegyzéket. Az ablak segítségével válasszuk ki hogy mely meghajtóra szeretnénk elmenteni a kész feladójegyzéket.
21. ábra A meghajtó általában a kis lemez meghajtó jele, míg a PEN DRIVE változhat, információért keresse a rendszergazdát.
21 | o l d a l
Feladójegyzékek összefésülése, mennyiségi kedvezmények érvényesítése Amennyiben lehetőségünk van a mennyiségi kedvezmények érvényesítésére úgy használhatjuk a Post Administrator speciális funkcióit. Feladójegyzékek összefésülése, amennyiben szükséges: A fő képernyőn (6. ábra) kattintsunk duplán azon feladójegyzékek sorára melyekből egyet kívánunk készíteni. A dupla kattintás a FELADÓJEGYZÉK NEVE oszlopban történjen mely után a kiválasztott feladójegyzékek sorában egy zöld pipa lesz látható.
22. ábra Kattintsunk jobb egér gombbal, a gyorsmenüben válasszuk ki a feladójegyzékek összefésülése funkciót, majd adjuk meg az új feladójegyzék nevét. (Az új feladójegyzék az összes kiválasztott feladójegyzék tételét tartalmazni fogja).
23. ábra 22 | o l d a l
Adjuk meg a nevet, majd a feladójegyzék elkészül. Mennyiségi kedvezmények számítása: Válasszuk ki a fő képernyőn (6. ábra) a feladójegyzéket, majd jobb egérgombbal válasszuk ki a gyorsmenüben a Feladójegyzék ellenőrzése funkciót a kedvezmények újraszámolásához, érvényesítéséhez. Amennyiben rendszeresen igénybe kívánjuk venni a mennyiségi kedvezményt úgy lehetőség van a programban arra, hogy a program a nyomtatás előtt automatikusan ellenőrizze a feladójegyzéket. Ezt a Rendszer\Adminisztráció\Beállítások-Feladójegyzékek fülön a Feladójegyzék ellenőrzése nyomtatás előtt jelölőnégyzet bejelölésével és a Rendben gomb megnyomásával tudjuk beállítani.
Feladójegyzék feltöltés és elkészítés külső adatforrásból (csv, excel) A Post Administrator program lehetőséget biztosít automatikus feladójegyzék kitöltésre amennyiben ügyfeleink elektronikus formában adják át címzettjeiket. Az elektronikus formában történő átvételhez a feladónak .csv file-ban* vagy a Canlu Software honlapján ( www.canlu.hu , Letöltések menüpont, Partnerek importálása excelből (sablon) ) elérhető excel sablont kitöltve (a sablon formátuma megtalálható a Függelékben is) kell elkészítenie címzettjeinek listáját. (A 2 formátum beolvasási folyamata azonos, csupán a formátum előállítása kérdéses. Amennyiben egy másik rendszerből (programból) generálják ki a beolvasni kívánt adatokat, úgy ajánlott a csv formátum használata. Excel formátum használata javasolt, abban az esetben, ha a gépen van telepített excel, illetve, ha a beolvasni kívánt adatokat pl. egy másik táblázatból oszlopmásolással hozzuk létre.) Ezt követően lépjünk be a törzsek - partnerek menübe. *A csv file-ok elkészítése Microsoft Excel programmal a legegyszerűbben kivitelezhető. Amennyiben rendelkezésre áll a táblázat .xls formátumban, a mentés másként funkcióval .csv azaz comma separated values formátumban kell elmenteni. A csv készítésének menetéről a www.canlu.hu, Letöltések oldalon talál bővebb információt, az Adatkapcsolati leírás – csv dokumentumban. Szintén elérhető a Függelékben is
23 | o l d a l
24. ábra Az ablak felső részében a lenyíló menüre kattintva válasszuk ki a normál csv átvételt vagy az excel átvételt majd kattintsunk a közvetlenül mellette (jobb oldal) található ikonra. A megnyíló ablakban válasszuk ki a .csv file-t vagy az excel file-t, majd adjunk nevet az importálandó csoportnak.
25. ábra
A név megadását követően az importálás elkészül. NAGYON FONTOS hogy a .csv file-ok és az excel file-ok olyan címzett adatokat tartalmazzanak, melyek feladás tekintetében megegyeznek (küldemény tip., súly, különszolgáltatás, viszonylat)! Hasonlóan a „FELDOLGOZÁSI FOLYAMAT ELŐKÉSZÍTÉSE” szekcióban taglalt csoportok létrehozásához. Lépjünk ki a partnerek ablakból (24. ábra) és válasszuk ki a fő képernyőn (bal oldalon) a postázás menüt, majd kattintsunk a felvisz ikonra.
26. ábra A felvisz ikonra kattintva már ismerős ablakkal találkozhatunk (7. ábra) melynek kitöltése megegyezik a fent leírtakkal. A rendben gombra kattintva viszont már más ablakokkal fogunk találkozni, melyből az első a küldemény lista ablaka ami természetesen üres, hiszen most hoztuk létre. 24 | o l d a l
27. ábra A felső menüsorban kattintsunk az első ikonra (felvisz) majd egy újabb ablakkal találkozhatunk:
28. ábra
Az ablak felső részén kattintsunk a csoportos fülre, majd hajtsuk végre a következő lépéseket. 1. Állítsuk be a küldemények jellemzőit, küldemény tip., súly, különszolgáltatás, majd 2. írjuk be a kezdő ragszámot a küldeményazonosító mezőbe. 3. Kattintsunk duplán a jobb oldalon található csoportok ablakban szereplő általunk létrehozott (importált 25. ábra) csoport nevére melyet követően a csoport összes elemét a rendszer betölti a címzettek ablakba. (29. ábra) 25 | o l d a l
4. Kattintsunk a rendben gombra és az adott csoportra vonatkozó feladójegyzék elkészült. 5. Folytassuk a munkát a 27. ábrától amennyiben van még feldolgozásra váró csoportunk.
29. ábra Az elkészült feladójegyzék nyomtatása az alábbi ablak nyomtatási ikonjára kattintva kivitelezhető. A nyomtatás megegyezik a „FELADÓJEGYZÉK NYOMTATÁSA” részben leírtakkal.
30. ábra
26 | o l d a l
Feladójegyzék feltöltése vonalkódos azonosítók alapján A Post Administrator lehetőséget biztosít arra is, hogy a feladójegyzék elkészítése ne teljes egészében a postai adminisztrációt végző személyre, személyekre terhelődjön. Az alábbi példán keresztül bemutatva a folyamatot, egy életszerű megoldást ismerhetünk meg. Adott egy önkormányzati hivatal, ahol több ügyintéző (előadó) készít borítékot és juttatja el azt a postázóba. A borítékot, és esetleg a tértivevényt is az ügyintéző (előadó) maga tölti ki. Ez után eljuttatja a központi postázóba, hogy ott a kollégák berögzítsék a papíralapú, vagy a számítógépen rögzített feladójegyzékbe. Ilyenkor 2-szer írják le ugyanazt a címet, illetve fennáll a hibázás lehetősége is, hiszen nem biztos, hogy az adatrögzítő (ügykezelő) képes kiolvasni az adott esetben kézzel írt címzett nevét, címét. Ehelyett mi azt a megoldást javasoljuk, hogy az ügyintéző (előadó) a Post Administrator program segítségével rögzítse a címzettet a partnertörzsben, majd nyomtasson neki vonalkóddal ellátott etikettet, amelyet a borítékra ragaszt. Ezután, igény szerint, írja meg a tértivevény lapot is, esetleg ragassza rá a ragszámot is a küldeményre. Végül jutassa el a postázóba. A postázóban az adatrögzítőnek nem szükséges újra rögzíteni a címzettet, hiszen ugyanazt az partnerlistát (adatbázist) látja/használja, mint az ügyintézők. Számára elég, ha a Post Administrator vonalkódos felviteli ablakában beállítja a küldemény jellemzőit (vonalkod1. ábra) majd vonalkód olvasóval rácsippant a címzett vonalkódjára, amely az etiketten látható, és szükség esetén a ragszám vonalkódjára. Ezen két adat megadásával máris rögzítette a küldeményt a feladójegyzékben.
27 | o l d a l
vonalkod1. ábra Ezt a folyamatot mindaddig folytatja, míg el nem fogynak a küldemények. Amennyiben változnak a küldemény jellemzői, úgy értelemszerűen átállítja azokat, majd bele kattint a címzett azonosító beíró mezőbe és folytathatja a munkát. Végül az elkészült feladójegyzék már az ismert módon kinyomtatható.
Címzések – etikett nyomtatás A Post Administrator termékkel a levélpostai küldemények címzését is könnyen el tudjuk végezni. Ehhez lépjünk be a törzsek - partnerek menübe (24. ábra) dupla kattintással jelöljük azokat a címzetteket, akiknek szeretnénk címzést nyomtatni és kattintsunk a felső menüsorban az etikett nyomtatása ikonra.
31. ábra Az etikett nyomtatásakor válassza ki a forma típusát, a paraméterek jobb oldalon láthatóak, válassza ki a vonalkód beállításait, valamint adja meg az üres etikettek darabszámát. A rendben gombra kattintva megkapja a nyomtatási előképet, melynek a fejlécén található print ikonnak tudja kinyomtatni az etiketteket.
Elektronikus feladójegyzék készítése Amennyiben elektronikus feladójegyzéket szeretnénk nyomtatni, úgy álljunk rá a főképernyőn (1. ábra) a menteni kívánt feladójegyzékre és kattintsunk a jobb egérgombbal. A megjelenő menüben válasszuk ki az Elektronikus feladójegyzék menüpontot. A felbukkanó ablakban válasszuk ki a kislemez meghajtót vagy a pendrive meghajtóját, igazodva a Magyar Postával kötött szerződéshez.
28 | o l d a l
Postaforgalmi lekérdezések A termékkel lehetőség nyílik lekérdezések futtatására is. A Post Administrator fő képernyőjén (1. ábra) kattintsunk a lekérdezések - lekérdezések menüre. A megnyíló ablakban állítsuk be az időszakot, kattintsunk a Postakönyv - postaforgalom lehetőségre majd a rendben gombra.
33. ábra A nyomtatás előképen megjelenő információkat kinyomtathatjuk a nyomtató ikonra kattintva, hozzáférve a feldolgozás összes részletéhez.
Iktatott anyagok postázása Miután beiktattuk az összes iktatandó küldeményt, lépjünk az iktatáson belül a Szűrés fülre. Itt állítsuk be a szükséges szűrési paramétereket, majd nyomjuk meg a keresés gombot. A találati lista hamarosan megjelenik. Dupla egérkattintással vagy a space billentyű lenyomásával jelöljük ki azokat az anyagokat, amelyek szeretnénk postára adni. (34. ábra) (Használható a jobb egérgomb Mindet kijelöl funkció is.)
29 | o l d a l
34.ábra
Ezután jobb egérgombbal előbukkanó menüből válasszuk a Hozzáadás a címzettekhez menüpontot. Ekkor a program betölti a kijelölt címzetteket a címzett listába. (A címzett lista a számítógép memóriájában található, ezért a többi Post Administrator felhasználó nem látja.) Ezután nincs más dolgunk csak postázni a címzett listában található személyeknek. Ehhez menjünk át a Postázás szekcióba (a fő ablak bal felső sarkában kattintsunk a Postázás gombsorra) . A 35. ábrán látható ablak jelenik meg előttünk.
30 | o l d a l
35.ábra A napi postához nyissunk egy új feladójegyzéket a Felvisz gombbal. Adjuk meg a feladójegyzék nevét. (érdemes a dátumot és az aznapi feladójegyzés sorszámát beleírni pl. 2009.02.03/1) A Rendben gomb megnyomására a Küldemény lista ablakban találjuk magunkat. Itt balról az első gombra kattintsunk (Postaküldemény felvitele), majd a megjelenő ablakban a Csoportos fülre. Itt állíthatóak be a csoportos feladás esetén a küldemények jellemzői. Ahhoz, hogy az iktatásból átvet címzett listához jussunk, kattintsunk az Iktatásból fülre. A 36. ábrán található ablakot látjuk.
31 | o l d a l
36.ábra Első lépésként paraméterezzük be a küldemény jellemzőit (küldemény típusa, súly, különszolgáltatások, stb.) Második lépésként a listában dupla egérkattintással vagy a space billentyű megnyomásával jelöljük azokat a címzetteket, amelyeknek a jellemzőit az imént beállítottuk. (37.ábra)
32 | o l d a l
37.ábra Harmadik lépéként kattintsunk a Folyamatos felvitel gombra (hiszen a fennmaradó címzetteket is szeretnénk majd beparaméterezni). Ekkor a program a háttérben felviszi a kijelölt partnereket, a beállított paraméterekkel. Mindaddig ismételjük a 1., 2. és 3. lépést, míg el nem fogynak a címzettek. Természetesen az utolsó címzett „csomagnál” a Folyamatos felvitel helyett használhatjuk a Rendben gombot. Az elkészült feladójegyzéket már csak ki kell nyomtatnunk. Ezt a Küldemény lista ablakban a nyomtató ikonnal, vagy a főablakban a nagy Nyomtatás ikonnal tudjuk megtenni. A nyomtatás után a program jelez, hogy X db. tértivevényt elkészítettem. Ezt a Nyomtatványok \ Tértivevények menüpont alatt tudjuk kinyomtatni.
Keresések a feladott küldemények között A Post Administratorban 2 különböző módszer alapján lehet küldeményt keresni:
Gyorskeresés A gyorskeresés lényege, hogy az aktív adatbázisban keresünk 1 adat alapján. Az adat lehet bármilyen szótöredék. A szótöredéket írjuk be a Keresési feltételhez (38. ábra). Amennyiben rész adatra szeretnénk keresni, úgy használjuk a % jelet.
33 | o l d a l
38.ábra Ezután a (Válasszon keresési szempontot) legördülő listából válasszuk ki a keresési szempontot. Végül kattintsunk a mellette található nagyító ikonra. Amennyiben megtaláltuk a keresett küldeményt úgy a program megmutatja, amennyiben nem, úgy tájékoztat, hogy a keresés nem hozott eredményt.
Összetett keresés Amennyiben egynél több adatra szeretnénk keresni, vagy egy adott időintervallumon belül, úgy használjuk a bal oldali Kötegelt postázás gombsorból a Keresés gombot. Ekkor az alábbi ablak jelenik meg (39. ábra):
39. ábra Itt több keresési feltételt tölthetünk ki. Feladó: több feladó esetén megadhatjuk, hogy mely feladó kiküldött küldeményei között keressen a program. Feladójegyzék neve*: megadható, hogy mely feladójegyzék megnevezésre keressen a program. Partner*: beállítható, hogy mely címzettre keressen a program. Küldeményazonosító: megadható, hogy mely ragszámra keressen a program. Megjegyzés*: megadható, hogy mely megjegyzésre (karaktersorozatra) keressen a program. Dátum: beállítható a keresés intervalluma illetve az is, hogy független legyen a keresés a felvitel időpontjától. 34 | o l d a l
Törölt elemek között is: mennyiben bejelöljük, úgy a törölt feladójegyzékek és az arhív adatbázisok között is keres a program. CSV file-ba: amennyiben bejelöljük, úgy a találatokat nem a lista ablakban jeleníti meg a program, hanem automatikusan csv file-ba menti a c:\ könyvtárba. Továbbá megadható, hogy a találatokat milyen nagyságrendenként darabolja. A CSV file Excel-el megnyitható és formázható. A Keresés gombra kattintva tudjuk elindítani a keresést. *a csillaggal megjelölt mezők esetén használhatjuk a % jelet joker karakternek. Pl. ha KOV% értéket írunk a partnerhez akkor az összes KOVÁCSOT, KOVASICS-ot, tehát bármely KOV-al kezdődő címzettet kilistáz. Amennyiben a beírt értékek elé is rakunk % jelet, pl. %KOV%, és maradjunk a partner névnél a példa kedvéért, úgy minden olyan tételt kilistáz, amelyben szerepel a KOV karaktert tartalmazó címzett.
Canlu Support Jelen leírásban szereplő funkciók a termék azon funkcióit és azok működésének leírását tartalmazzák, melyet a felhasználóink leggyakrabban használnak. A leírásban nem szerepelő funkciókról információt a terméktámogatáson keresztül kaphatnak.
Függelék Beolvasás külső adatforrásból -Excel sablon
35 | o l d a l
Rendszer/Adminisztráció
Adatbázis mentés fül Backup file helye:a mentés célhelye. Szerver neve: az adatbázist kezelő gép neve. Adatbázis helye: az adatbázis helye az adatbázist kezelő gép saját file rendszerében. Adatbázismentés (napok): a kijelölt napokon fog menteni a program, az első bejelentkezést követően, amennyiben a felhasználónál be van állítva az adatbázismentés. Tallóz gomb: az adatbázis mentésének helyét tudjuk kiválasztani. Mentés gomb: a mentést indíthatjuk el vele.
Adatbázis visszatöltés fül Backup file: a mentett file helye. Szerver: a visszaállítani kívánt adatbázist kezelő gép neve Adatbázis helye: a visszaállítani kívánt file neve. Tallóz gomb: a visszatöltés indítása Visszatöltés gomb: a visszatöltés indítása MEGJEGYZÉS: az éppen aktuálisan használt adatbázisra nem tudjuk visszatölteni a mentést ezért érdemes más névre visszamenteni és a kilépés után átnevezni az aktuálisan használt adatbázis nevére 36 | o l d a l
STTI karbantartás fül Itt lehetőség van különböző nyomtatványok betöltésére, amely segítségül szolgálhat kezdő postai adminisztrációval foglalkozóknak.
37 | o l d a l
Beállítások-Postakönyv fül Díj hitelezve: a feladó használat esetén ide tudjuk beírni, hogy milyen díjhitelezett postát használunk, amely később megjelentik a kinyomtatott feladójegyzéken. A díj hitelezve kifejezést nem szükséges beírni, mivel azt a program magától kiírja, amennyiben ide beírunk valamit. Amennyiben több feladóval rendelkezünk és több postán adunk fel díjhitelezettként, úgy használjuk az elektronikus postakönyv fület. Adatok frissítésének gyakorisága: Beállítható, hogy hány másodpercenként kérje le a kliens a szervertől az adatokat. Feladó nyomatása tértivevényre: beállítható, hogy nyomtasson-e feladót a tértivevényre. DTS: beállítható, hogy 1 DTS hány forintot jelent. A Magyar Posta Zrt DTS-ben adja meg, hogy egy országban milyen DTS értékben adhatunk fel utánvételes vagy értékbiztosított küldeményeket. Gépi tértivevény: beállítható, hogy mely a felvevő posta. Ezt fogja nyomtatni a program a tértivevény felvevő posta rublikájában. Alapértelmezett adatok: beállítható, hogy partner felvitelkor melyik legyen az alapértelmezett ország és település. Feladó logó: az ügyfél saját logója tölthető be a rendszerbe. Ezt később borítékon stb.-n lehet megjeleníteni. Feladó jegyzékek: beállítható, hogy a felhasználó csak a saját maga által létrehozott feladó jegyzékeit lássa, a többi felhasználóét nem. Belső azonosító töltése: lehetőség van arra, hogy a partner címéből az utcát betöltse a belső azonosítóba, amely később megjelenik a kinyomtatott feladójegyzék címzett rovatában. Feladókönyvet feladó posta: az ide beírt adat jelenik meg a kinyomtatott feladójegyzékeken. 38 | o l d a l
Mérleg használat: beállítható, hogy a program figyelje-e az alatta megadott COM porton a mérleget. Törölt elemek: amennyiben bejelöljük a Mutassunk jelölőnégyzeteket, úgy a kitörölt feladójegyzékek megjelennek a listában pirossal áthúzva. Generátor mező: generátorok javítása Tértivevény:Egy oldalas: beállítható, hogy csak egy oldalas tértivevényt nyomtasson a program, tehát nem lesz duplex. X,Y eltolás: beállítható, hogy x és y irányba hány milliméterrel tolja el az oldalakat a program. Az eltolás a bal felső saroktól értendő. Negatív érték is beírható. Egyéb5: beállítható, hogy a tértivevényen megjelenjen-e a partner egyéb öt mezőjének értéke.
Beállítások - Iktatás fül Elévülési idő: beállítható, hogy a program az alszám felvitelekor milyen alapértelmezett elévülési idővel számoljon. Alszám adatok: beállítható, hogy az alszám listában mely mezők jelenjenek meg. Határidő: megadható, hogy hány nappal számoljon a program az alszám felvitelekor. Szkennelés: megadható a szkenneléskor használni kívánt könyvtár, illetve az, hogy rákérdezzen-e a szkennelt kép nevére vagy a dátumból generáljon-e. E-mail generálása iktatáskor: beállítható, hogy küldjön-e emailt az alszám rögzítésekor a fegyelmeztetések fülön megadott felhasználóknak. Etikett vagy boríték nyomtatása kimenő irat esetén: beállítható, hogy alszám rögzítésekor kimenő irat esetén rákérdezzen e, hogy etikettet vagy borítékot akarunk-e nyomtatni. Mellékletek maximális mérete kb.-ban: megadható, hogy a felhasználó mekkora maximális méretű mellékletet csatolhat az alszámhoz. 39 | o l d a l
Vezesse ki az átadás után az alszámot: amennyiben beállítjuk úgy a program az átadóív kinyomtatásakor kivezeti az alszámokat.
Tértivevény beállítások fül Megjegyzés rovat: beállítható, hogy a tértivevényen az ügyfél saját jelzése rovatba mely mezőket nyomtassa a program. Elrendezés: beállítható a nyomtatandó tértivevény elrendezése. Nemzetközi tértivevény: beállítható a nemzetközi tértivevény x, y eltolása.
40 | o l d a l
Beállítások - Feladójegyzékek fül A már nyomtatott feladójegyzékek utólag szerkeszthetőek: amennyiben bejelöljük úgy a feladójegyzékek kinyomtatása után is módosítható illetve további tételek rögzíthetőek, módosíthatóak, törölhetőek. Feladójegyzék ellenőrzése nyomtatás előtt: amennyiben bejelöljük úgy a program minden nyomtatás előtt ellenőrzi, hogy a tömeges feladás kritériumai alapján csökkenthető-e a küldemény súlydíja. Költséghely beállítások- kötelező költséghely: bejelölése esetén csak abban az esetben tudunk küldeményt rögzíteni, amennyiben megadjuk, hogy mely költséghelyhez tartozik. Tömeges ellenőrzés: beállítva az intervallumot és a rendben gombra kattintva a program ellenőrzi az összes feladójegyzéket és amennyiben lehetséges csökkenti a súlydíjakat.
41 | o l d a l
Adatbázisok ürítése fül Települések törlése: töröltre állítja a program installálása óta felvitt településeket. Partnerek törlése: kitörli az összes eddig felvitt partnert Feladójegyzékek törlése: kitörli az összes eddig felvitt feladójegyzéket. Nyomtatványok törlése: kitörli az összes eddig felvitt nyomtatványt (ajánlott szelvényt, tértivevényt) Küldemények törlése: törli a duplán felvitt küldeményeket. Partnerek javítása: amennyiben nem jelenik meg egyes partnerek esetén a település akkor nyomjuk meg ezt a gombot.
42 | o l d a l
Archív adatbázisok Adatbázisok keresése: az összes gépen elérhető gdb állományt megkeres és beregisztrál a programba. Az itt berögzített adatbázisokban is keres a kötegelt postázáson található keresés gomb. Adatbázis hozzáadása: lehetőség van kézzel hozzáadni egy adatbázist az archív adatbázis listához.
Beállítások - Partnerek Partner egyéb mezők: beállítható, hogy a partner egyéb mezői miként jelenjenek meg a programban. Módosítható pl. szerződésszámra. Levelezési cím megegyezik a számlázási címmel: amennyiben bejelöljük úgy a partner felvitele során a program automatikusan a számlázási címmel egyezteti a levelezési címet. Kapcsolódó adatok szűkítése: amennyiben bepipáljuk úgy az iktatásban alszám felvitelekor az abc betűi szűkíti a partnerlistát. Partner zárolása: bepipálása esetén a partner mindaddig nem módosítható, amíg ki nem nyomtatjuk a hozzá tartozó tértivevényt. Kötelező egyéb mezők: bejelölése esetén csak abban az esetben menthető a partner, ha az egyéb mezők is kitörlésre kerülnek. Part Egyéb1 ragszám: bejelölése esetén a küldemény rögzítésekor a partner egyéb 1 mezőjében levő értéket tekinti ragszámnak. Boríték tájolás: beállítható, hogy a borítékok nyomtatásakor milyen elrendezéssel nyomtassa a borítékot. 43 | o l d a l
Elektronikus postakönyv fül Beállítható, hogy mely céghez milyen ügyfél azonosító, milyen bérmentesítő gépállás és milyen díj hitelezett felirat tartozik. Beállítások elvégzése előtt mindenképpen kattintsunk a beállítani kívánt cégre. Díj hitelezve felirat: beállítható, hogy melyik feladó esetén melyik a díjhiteles feladásra alkalmazott felvevőhely.
44 | o l d a l
Nyomtatás fül Nyomtatványok: beállítható, hogy mely nyomtatvány milyen nyomtatón és milyen példányszámban jöjjön ki. Nyomtatáskor HIV legyen az alapértelmezett: n.a Öntapadós tértivevény: beállítható a gépi tértivevény magassága milliméterben. „Öntapadós tértivevény leporelló” típusú tértivevény nyomtatása esetén, amennyiben EPSON típusú nyomtatóra nyomtatunk, állítsunk be 105.8 millimétert. Ajánlott szelvény: beállítható, hogy milyen eltolással nyomtassa az ajánlott szelvényt. Utánvételi lap: beállítható, hogy milyen eltolással nyomtassa az utánvételi lapot.
45 | o l d a l
Postacsomag fül Beállítható PBP esetén az alapértelmezett rendelkezés, csomagolás. PBP kísérőlap eltolás: beállítható a PBP kísérőlap eltolása milliméterben. Postacsomag lap: beállítható a postacsomag kísérő lapok x, y eltolása és, hogy nyomtasson-e ragszámot az adott postacsomag kísérő lapon.
46 | o l d a l
47 | o l d a l
Tárgymutató
A,Á
I,Í
Adatkapcsolati leírás · 23 Iktatásból · 32 importálandó csoport · 24
B bérmentesítő gép állás · 7
K
csoportos fül · 26 csv · 23 CSV file-ba · 36
keresés · 34, 35 kislemez · 29 költséghely · 8 Kötegelt postázás · 5 küldemények csoportosítása · 4 külső adatforrás · 23
D
L
Díj hitelezve · 39, 45
lekérdezések · 29
E,É
M
elektronikus feladójegyzék · 20 Elérhetőségeink · 4 előre dolgozás · 10 eltolás · 19, 47 e-tértivevény · 18 etikett · 28 etikett nyomtatás · 29 excel · 23 excel sablon · 23 Excel sablon · 36
megállapodásszám · 7 Megjegyzés · 13 Mennyiségi kedvezmények · 23
Cs
N Név keresése · 11 Név kiegészítése · 11
Ny F Feladó karbantartása · 7 Feladójegyzékek összefésülése · 22 felhasználónév és jelszó · 5 felvevő posta · 39
H hibás tételek kijavítása · 19
nyomtatás · 15 nyomtatási státusz · 6
P pendrive · 29 postaforgalom · 8
R ragszám · 9, 12 ragszámtekercs · 9
48 | o l d a l
T
V
Tértivevény · 10 tértivevény magassága · 46 Tértivevények · 17 Törölt elemek · 40
vonalkódos felvitel · 28
Ü,Ű
X X,Y eltolás · 40
ügyfélszám · 7
Canlu Software Kft. 2008-2009 Budapest.
49 | o l d a l
