2
KeyMusic: e-commerce vanuit de cloud De naam KeyMusic is relatief nieuw in het Nederlandse retaillandschap. Toch gaat er achter deze nieuwkomer een lange geschiedenis schuil. De dertien filialen tellende keten is in buurland België bijvoorbeeld al bekend sinds 1992. Nederlandse muzikanten zullen vooral de oude namen van de filialen kennen, zoals het befaamde Rock Palace in Den Haag, of het Rotterdamse Feedback –beide ruim 30 jaar oud. Begin 2014 bundelden deze Nederlandse instituten hun krachten met de Belgische filialen om samen verder te gaan onder de naam KeyMusic. Het is in één klap de grootste muziekketen van de Benelux, met een assortiment van ruim 26.000 artikelen. We spraken met Richard Landman over de ontwikkeling van e-commerce binnen KeyMusic en zijn keuze voor Paazl.
Richard Landman Manager Content, Marketing & Web Development
“Al snel kwamen er bestellingen binnen. En meer. En nog veel meer.” E-commerce begon eerder Toch markeert 2014 niet het begin van KeyMusic’s e-commerce activiteiten. Onder de vlag van het voormalige Rock Palace is het bedrijf al sinds 2009 online actief. Al die tijd eindverantwoordelijk is e-commerce manager Richard Landman, die de eerste online stappen van Rock Palace beschrijft als pionieren. “We hadden destijds nul ervaring, maar we zijn gewoon een webshop begonnen om te kijken waar het heen zou gaan. Al snel kwamen er bestellingen binnen. En meer. En nog veel meer. Het groeide gigantisch.”
3
Beginjaren Op meerdere vlakken is de operatie in deze eerste e-commerce jaren van Rock werden bijvoorbeeld verzonden vanuit al snel vol pakketten lag. Bij de verzending gebruikt men de software van PostNL, die volgens Landman de nodige gebreken kent. “Parcelware is lokale software die op een beperkt aantal stations kan draaien. Moest er iemand van de retourenafdeling een label uitdraaien dan stond deze te wachten tot zijn collega klaar was. Onze klantenservice was blind en doof omdat ze zendingen nergens konden volgen.” Dezelfde lokale set-up betekende dat updates van de software per station
doorgevoerd werden, waarbij assistentie van de IT-afdeling nodig was. Landman licht toe: “ik weet nog goed hoe vaak we daar ellende mee hadden. Het was gewoon een dagtaak om dat draaiende te houden.” Waar de ervaren e-commerce manager aanvankelijk nog veel contact had met de Parcelware supportafdeling om
“Het was gewoon een dagtaak om Parcelware draaiende te houden.” verbeteringen te suggereren en feature request in te dienen, is hij hier “op een gegeven moment […] maar mee opgehouden. Het was een doodlopend verhaal.”
Orders zijn sinds de introductie van Paazl ruim 60% sneller verzendklaar.
Keuze voor de cloud
structuur: “Ik wil schaalbaar en
Met de lancering van de KeyMusic webshop voor begin 2014 in het vooruitzicht is Landman daarop gaan kijken naar een alternatief voor Parcelware. Hierbij zocht KeyMusic naar
4
kan iedereen overal bij. En omdat je betaalt per verbruik, houd je de investering in het begin laag.”
Dag en nacht schermen. De garantie was al verlengd, tijd verschoven – bezorgkwaliteit werd de volgende USP van KeyMusic.
“Ik wil schaalbaar en cloud kan iedereen overal bij.” Landman vond deze oplossing in Paazl, dat als een gateway fungeert tussen het speciaal voor KeyMusic ontwikkelde order- & voorraadmanagementsysteem Becosoft en de verschillende logistieke partners. Cruciaal bij Landman’s keuze, en Copernica, was Paazl’s cloud-based
Terugkijkend omschrijft Landman het verschil tussen Paazl en Parcelware als dag en nacht. Zo moesten magazijnmedewerkers vroeger per order nadenken over de juiste bezorgoptie, waardoor het foutpercentage hoog lag. “Verstuurde we per ongeluk een gitaar van 2000 euro onverzekerd, en raakte hij kwijt. Met Paazl is dit gehele proces geautomatiseerd, waardoor het aantal fouten drastisch daalde, en de
Bezorgopties worden nu real-time berekend tijdens het afrekenen, en gekoppeld aan de orderreferentie. Achter de schermen scannen medewerkers een barcode op de pakbon die correspondeert met het
adreslabel uit de printer rolt. ‘Simpeler kan niet’ aldus Landman, die ook het voordeel voor zijn medewerkers benadrukt: “Vroeger staarden die jongens de hele dag naar een scherm, en moesten ze voor elke order met toetsenbord en muis aan de slag. Nu is een stuk rust, waardoor ze kunnen focussen op correct inpakken en controleren van elke order.” Buiten dit ziet Landman ook meetbaarder resultaat – orders zijn sinds de introductie van Paazl ruim 60% sneller verzendklaar.
“Ze werken daar nu nog met 3 aparte systemen van bpost, PostNL en UPS. Paazl gaan ze als een zegen ervaren.” Vooruitblik Vooralsnog wordt Paazl alleen gebruikt binnen de Nederlandse operatie, maar Landman verwacht de software begin te introduceren. Waar hij wel enige weerstand tegen deze verandering verwacht, is hij ervan overtuigd dat Paazl een “100% vooruitgang” gaat zijn voor Keymusic België. “Ze werken daar nu nog met 3 aparte systemen van bpost, PostNL en UPS. Paazl gaan ze als een zegen ervaren.” Ander punt op Landman’s agenda
verzendproces: “Als een gitaar nu gaat deze eerst naar het centrale shipping center, en vanuit daar naar en verzendkosten.” In de toekomst mini shipping center maken, waarin men gewoon vanuit de browser verzendlabels kan printen – iets waar de cloud-based oplossing van Paazl wederom uitbetaalt. Een jaar na de implementatie van Paazl kijkt Landman dan ook tevreden terug: “2014 was voor ons een spannend jaar met een nieuwe naam, winkels, en een een product doet wat het moet doen, en voldoet aan alle verwachtingen. Ik hoor bij ons nooit iets over Paazl. En dat is precies de rust die ik zocht.”
