KEUZE 1 CORRESPONDENTIE BRIEVENMIX

KEUZE 1 CORRESPONDENTIE BRIEVENMIX 6 oefeningen

Eerste oefening Maak één analyseoefening uit de onderstaande reeks Opdracht 1 Analyseer met behulp van de onderstaande vragen de begeleidende brief op blz. 22 in Tekstgids. Lees eerst de toelichting op blz. 21. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Wie is de zender van de brief? Wie representeert als briefschrijver de zender? Welke alinea bevat twee thema’s? Welk effect heeft het samengaan van twee thema’s in één alinea voor de tekstopbouw? Naar welk voor de lezer bekend feit verwijst de briefschrijver in de aanleiding? Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de eerste alinea: - Welk perspectief hanteert de zender in de originele tekst? - Welk perspectief hanteert de zender in het alternatief? - Welk perspectief vind je het best passen? - Verklaar je antwoord op de vorige vraag. Op 27 september werden de bestelde koffieserviezen in uw magazijnen geleverd.

7. Wat kun je aanmerken over de formulering van het onderstaande alternatief voor de laatste zin van de tweede alinea? Binnen 30 dagen moet u dit bedrag op onze bankrekening overschrijven. 8. Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de laatste alinea: - Welke woordgroep klinkt niet erg gepast? - Schaadt die formulering vooral het expressieve of het relationele aspect van de boodschap? - Verklaar je antwoord op de vorige vraag. Wij proberen ook in de toekomst uw orders met evenveel zorg uit te voeren.

Opdracht 2 Analyseer met behulp van de onderstaande vragen de bevestiging van bestelling op blz. 23 in Tekstgids. Lees eerst de toelichting op blz. 21. 1. Wie is de zender van de brief? 2. Wie representeert als briefschrijver de zender? 3. Op welke twee manieren probeert de briefschrijver in de eerste alinea al onmiddellijk de nodige goodwill te creëren? 4. Welk nut voor de lezer heeft de presentatie in tabelvorm in de tweede alinea? 5. Op welke twee plaatsen wijst de briefschrijver de lezer op diens eigenbelang (dienstbetoon)? 6. Duid in de brieftekst alle lezerspecifieke gegevens aan die de briefschrijver op de open plaatsen uit het basisdocument ingevuld heeft. 7. Wat is het nut van een orderbevestiging voor een klant? 8. Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de eerste alinea: - Met welk voornaamwoord verwijst de zender naar zichzelf in de originele tekst? - Met welk voornaamwoord verwijst de zender naar zichzelf in het alternatief? - Wat vind je de beste keuze? - Verklaar je antwoord op de vorige vraag. - Welke twee stijlfouten tref je in het alternatief aan? - Welke inhoudelijke tekortkoming vertoont het alternatief? Het doet me een groot genoegen dat ik met dit schrijven uw bestelling kan bevestigen. 9. Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de vierde alinea: - Wat kun je aanmerken over de formulering van de eerste zin? - Verklaar waarom die formulering schadelijk is voor het expressieve aspect van de boodschap. - Wat kun je aanmerken over de formulering van de tweede zin? - Verklaar waarom die formulering schadelijk is voor het relationele aspect van de boodschap. Ondanks onze goede zorgen kunnen wij niet garanderen dat er tijdens de levering niets misloopt. Daarom moet u na ontvangst de apparaten onmiddellijk controleren.

Opdracht 3 Analyseer met behulp van de onderstaande vragen het neutrale bericht op blz. 25 in Tekstgids. Lees eerst de toelichting op blz. 24. 1. Wie is de zender van deze boodschap? 2. Omschrijf zo exact mogelijk de doelgroep van de boodschap. 3. Door welke ingreep probeert de zender precies die doelgroep te bereiken en niet alle inwoners van de gemeente? 4. Verklaar waarom de alineabegrenzing niet parallel loopt met de thema’s uit het vragenschema. 5. Naar welke twee bij de lezer bekende feiten verwijst de zender in de aanleiding? 6. Welk goodwillelement verwerkt de zender in de aanleiding? 7. Door welke ingreep zorgt de zender ervoor dat de lezer in de kern gemakkelijk de informatie kan terugvinden die voor hem persoonlijk belangrijk is? 8. Duid in de toelichting het informatieve en het persuasieve gedeelte aan. 9. Waar in de toelichting wijst de zender de lezer op diens eigenbelang? (dienstbetoon) 10. Met welke woordgroep in de slotalinea geeft de zender blijk van inlevingsvermogen? 11. Kies uit de reeks vier begrippen om het expressieve aspect van de boodschap te omschrijven: autoritair, begripvol, ouderwets, bezorgd over de naleving van de reglementen, bezorgd over het welzijn van de burger, onverschillig, minzaam, modern. 12. Kies uit de reeks vier begrippen/omschrijvingen om het relationele aspect van de boodschap te omschrijven: afstandelijk en koel, denigrerend, eerder begeleidend, eerder dwingend, de burger is een gelijke, de burger is een onderdaan, waarderend, vertrouwelijk en inlevend. 13. Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de zevende alinea: - Welk perspectief hanteert de zender? - Uit welke voorbeelden blijkt dat de zender een voorkeur heeft voor verouderde schrijftaalwoorden? - Welke woorden zorgen voor een negatieve, zelfs repressieve toonzetting? - Besteedt de zender aandacht aan het eigenbelang van de lezer? - Met welke begrippen uit de reeks bij vraag 11 zou je nu het expressieve aspect omschrijven? - Met welke begrippen uit de reeks bij vraag 12 zou je nu het relationele aspect omschrijven? - Welke typografische kenmerken versterken nog de al schadelijke implicaties van de formulering voor het expressieve en het relationele aspect? Het gemeentebestuur acht het een gewichtige taak de burgers te wijzen op de problemen, welke infrastructuurwerken met zich medebrengen. Dientengevolge moet de voorgeschreven regeling strikt opgevolgd worden. Het zal ook absoluut verboden zijn de aangebrachte bewegwijzering te negeren. De burgers dienen tevens rekening te houden met scherpe controles van de plaatselijke politie gedurende de ganse periode van de werkzaamheden!

Opdracht 4 Analyseer met behulp van de onderstaande vragen de aanvaarding van een klacht op blz. 30 in Tekstgids. Lees eerst de toelichting op blz. 29. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Wie is de zender van de brief? Wie representeert als briefschrijver de zender? Waarin bestond precies de klacht van de nv Santo? Met welke drie elementen creëert de briefschrijver in de aanleiding een positieve toonzetting? Waarin bestaat eigenlijk het positieve nieuws? Welk woord in de kern zorgt voor een enthousiaste toonzetting? Welke zin in de toelichting bevat zakelijke informatie over de verdere afwikkeling? Met welke zinnen in de toelichting wordt de fout verklaard? In welke zin in de toelichting wordt een maatregel aangekondigd om herhaling te voorkomen? Waar in de toelichting wijst de briefschrijver de lezer op diens eigenbelang? Verantwoord de opsplitsing van het thema ‘toelichting’ in twee alinea’s. Welk effect heeft de opsplitsing van het thema ‘toelichting’ voor de briefopbouw? Met welke twee goodwillelementen creëert de briefschrijver een positief slot? Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de eerste zin: - Welke inhoudelijke tekortkoming vertoont de verwijzing naar de klacht? - Welke drie woorden zorgen voor een negatieve formulering? - Verklaar waarom die negatieve formulering schadelijk is voor het relationele aspect van de boodschap. In uw brief beklaagt u zich erover dat de kwaliteit van de kleuren van het logo helemaal niet overeenstemmen met wat u bestelde en u eist dat alles teruggenomen wordt.

15. Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de eerste zin van de tweede alinea: - Welke woordgroep neutraliseert de goodwillwerking van het goede nieuws? - Welk perspectief hanteert de briefschrijver in de originele zin? - Welk perspectief hanteert de briefschrijver in het alternatief? - Welk perspectief vind je het best passen? - Verklaar je antwoord op de vorige vraag. Na lang beraad is beslist de 1 000 plastic tassen terug te nemen en de kleur aan te passen.

Opdracht 5 Analyseer met behulp van de onderstaande vragen de aanstellingsbrief op blz. 31 in Tekstgids. Lees eerst de toelichting op blz. 29. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Wie is de zender van de brief? Wie representeren als briefschrijvers de zender? Verklaar op welke manier de aanleiding geïmpliceerd is in de allereerste zin van de brief. Welke woordgroep in de kern zorgt voor een enthousiaste toonzetting? In welke zin in de toelichting wordt de beslissing gemotiveerd? In welk deel van de toelichting wordt zakelijke informatie over de verdere afwikkeling verstrekt? Uit welke elementen blijkt dat de briefschrijvers in de toelichting rekening gehouden hebben met het eigenbelang van de lezer? Welk effect heeft de opsplitsing van het thema ‘toelichting’ voor de briefopbouw? Wat verwachten de briefschrijvers precies van de brieflezer? Welk goodwillelement vind je terug in de derde alinea? Met welke twee goodwillelementen creëren de briefschrijvers een positief slot? Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de allereerste zin van de brief: - Welke inhoudelijke tekortkoming vertoont de verwijzing naar de sollicitatie? - Wat valt er aan te merken op de toonzetting? - Welke stijlfout tref je aan? Hierbij laten we je weten dat we je vanaf 5 mei in dienst nemen als commercieel medewerker.

13. Wat kun je aanmerken over de formulering van het onderstaande alternatief voor de tweede zin van de tweede alinea? Je dient je op vrijdag 2 mei om 10 uur op het bedrijf aan te melden. 14. Door welke ingrepen in de briefopmaak slagen de briefschrijvers erin hun brief uit de puur zakelijke sfeer te lichten? 15. Welke relationele waarde hebben de aanspreking en de slotformule? 16. Wat leert de perspectiefkeuze in de brieftekst je over de huisstijl van de nv Prestige?

Opdracht 6 Analyseer met behulp van de onderstaande vragen de informatieaanvraag op blz. 38 in Tekstgids. Lees eerst de toelichting op blz. 37. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Wie is de zender van de brief? Wie representeert als briefschrijver de zender? Welke alinea’s bevatten twee thema’s? Welk effect heeft het samengaan van twee thema’s in een alinea voor de tekstopbouw? Welk thema verraadt dat deze brief het eerste contact vormt met de lezer? Welk probleem schetst de briefschrijver in de aanleiding? Heeft de toelichting een informatief of een persuasief karakter? Welke wens verwerkt de briefschrijver in de toelichting? Benoem de aard van ten minste drie soorten informatie die de lezer in het ingesloten bestek aan zal treffen. 10. Geef een plausibele verklaring voor het feit dat de briefschrijver de lezer niet expliciet op zijn eigenbelang wijst. 11. Welke nauwkeurige verwachting formuleert de briefschrijver? 12. Met welke formuleringstechniek zorgt de briefschrijver ervoor dat zijn verwachting inschikkelijk en dus niet autoritair of dwingend klinkt? 13. Met welk klassiek middel creëert de briefschrijver een welwillend slot? 14. Vergelijk de onderstaande onderwerpsaanduidingen met het originele onderwerp en formuleer je kritiek bij elke alternatief. - verzoek om een offerte - offerte dubbele beglazing - aanvraag informatie over de mogelijkheden op het gebied van dubbele beglazing 15. Waarin schuilt de onduidelijkheid in de formulering van het onderstaande alternatief voor de eerste zin van de tweede alinea? Wij hebben een gedetailleerde offerte met tijdsbestek nodig.

Opdracht 7 Analyseer met behulp van de onderstaande vragen de taakopdracht op blz. 41 in Tekstgids. Lees eerst de toelichting op blz. 40. 1. Wie is de zender van de memo? 2. Wie is de ontvanger van de memo? 3. Situeer je deze memo in de horizontale, de opwaartse of de neerwaartse communicatiestroom? 4. Verklaar waarom de zender de indirecte methode hanteert. 5. De zender creëert een positieve opening door in te spelen op het eergevoel van de lezer. Op welke twee manieren doet hij dat? 6. Geef de aanleiding van deze taakopdracht weer in één woord. 7. Welk belang heeft de lezer bij de programmavermelding in de tweede alinea? 8. Met welke zin probeert de zender in de derde alinea eventuele weerstand bij de ontvanger te neutraliseren? 9. Op welke voorkennis van de ontvanger speelt de zender in met de laatste instructie in de derde alinea? 10. Met welke twee elementen creëert de zender een welwillend slot? 11. Benoem met één woord het relationele aspect van deze boodschap. 12. Noem drie kenmerken (op het vlak van presentatie en formulering) die je antwoord op de vorige vraag onderbouwen. 13. Verklaar waarom de formulering van het onderstaande alternatief voor de eerste alinea het expressieve aspect van de boodschap schaadt. Sorry, maar dit is een urgentiegeval. Ik vertrek onmiddellijk naar Londen voor een driedaags colloquium over Business Communication. 14. Verklaar waarom de formulering van het onderstaande alternatief voor de eerste zinnen van de derde alinea het relationele aspect van de boodschap schaadt. Jij moet de klus maar klaren. Ik verwacht dat je:…

Opdracht 8 Analyseer met behulp van de onderstaande vragen het verzoek om sponsoring op blz. 44 in Tekstgids. Lees eerst de toelichting op blz. 43. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Wie is de zender van de brief? Wie heeft uiteindelijk de brief geredigeerd? Welk nut heeft de medeondertekening van de algemeen directeur? Met welke twee technieken (zie Tekstgids blz. 49) wordt een positieve opening gecreëerd? Omschrijf met één woord de doelstelling van de aanleiding. Op welke manier formuleert de briefschrijver het verzoek? Uit welke twee elementen in de toelichting blijkt dat de briefschrijver wel degelijk rekening houdt met het eigenbelang van de lezer? Welke twee goodwillelementen zijn in het slot van de brief verwerkt? Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de onderwerpsaanduiding: - Schaadt die formulering vooral het expressieve of het appellerende aspect van de boodschap? - Verklaar je antwoord op de vorige vraag. verzoek om sponsoring

10. Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de tweede alinea: - Wie is volgens de originele versie de vragende partij? - Wie is volgens het alternatief de vragende partij? - Welke formulering vind je het best voor het expressieve aspect van de boodschap? - Verklaar je antwoord op de vorige vraag. Mercator overweegt een digitaal informatiepaneel in gebruik te nemen om interne boodschappen te verspreiden onder de studenten van de verschillende departementen. Om dit project te kunnen financieren is Mercator op zoek naar geïnteresseerde adverteerders.

Opdracht 9 Analyseer met behulp van de onderstaande vragen de sollicitatiebrieven op blz. 86-89 in Tekstgids. Lees eerst de toelichting op blz. 84. Sollicitatiebrief DIP (blz. 86) 1. Benoem de drie bestanddelen in de bronvermelding. 2. Welk feit precies vermeldt Katrien als aanleiding om te solliciteren? 3. Rond welke verwijzing naar de advertentie werkt Katrien in de aanleiding al een aanzet tot motivering uit? 4. Welk verband legt Katrien tussen zichzelf en het aangeschreven bedrijf in de kern van de brief? 5. Welke twee motieven verwerkt Katrien in de briefkern? 6. Welk motief van de twee toont aan dat Katrien de taakbeschrijving in de advertentie grondig gelezen heeft? Citeer ook het advertentiefragment waarop ze met dit motief zinspeelt. 7. Welke twee feiten gebruikt Katrien in het eerste deel van de toelichting (derde alinea) om haar functiegeschiktheid te staven? 8. Welke twee vereisten uit de advertentie compenseert Katrien in het vervolg van de toelichting? 9. Welke twee verwachtingen formuleert Katrien? 10. Met welk element vergemakkelijkt Katrien een mogelijke reactie van de lezer? 11. Welk ander goodwillelement verwerkt ze in het slot van de brief? 12. Vul het opgegeven raster aan met briefcitaten die aantonen dat Katrien de genoemde vereisten uit de advertentie inderdaad in de vermelde alinea bewijst. alinea 1

vereisten

citaat

graduaatsopleiding dynamisme

2

communicatieve teamwerker = vlot in de omgang

4

onder druk kunnen werken grote beschikbaarheid

5

communicatieve teamwerker = vlot in de omgang

6

grote beschikbaarheid

13. Overeenkomstig de instructies op blz. 80 in Tekstgids brengt Katrien niet alle functieeisen in haar brief ter sprake. Welke twee eisen komen niet in de brief ter sprake (maar wel in het cv)?

14. Analyseer het onderstaande alternatief voor de eerste zinnen van de laatste alinea: - Welke formulering vind je het best voor het expressieve aspect van de boodschap? - Verklaar je antwoord op de vorige vraag. - Welke formulering vind je het best voor het relationele aspect van de boodschap? - Verklaar je antwoord op de vorige vraag. Nodig mij onmiddellijk uit voor een gesprek. Dan zal ik bewijzen dat ik de geschiktste kandidaat ben.

Sollicitatiebrief Arthur Andersen (blz. 87) 1. Benoem de drie bestanddelen in de bronvermelding. 2. Uit welk feit blijkt al onmiddellijk dat Katrien zich goed voorbereid heeft? 3. Verklaar op een eenvoudige maar plausibele manier waarom Katrien bij de vorige advertentie die stap blijkbaar niet gezet heeft. 4. Citeer een woordgroep uit de eerste alinea die aantoont dat Katrien ook de advertentie goed gelezen heeft. 5. In de toelichting bewijst Katrien enkele capaciteiten. Als zij de vermelde vereiste in de toelichting daadwerkelijk bewijst, plaats je in de tweede kolom + en vermeld je in de derde kolom de aard van het bewijs. Als zij de vereiste niet bewijst, vul je alleen de tweede kolom aan met -. Als voorbeeld is de eerste rij al ingevuld. vereiste A1 secretariaat

+ of +

aard van het bewijs/de bewijzen opleiding

kennis van het Frans kennis van het Engels informaticakennis nauwkeurig/punctueel contactvaardig/vlotte omgang dynamisch 6. 7. 8. 9. 10.

Welke capaciteit die in de toelichting ontbreekt, blijkt wel uit de eerste alinea? Op welke manier geeft Katrien in de eerste alinea blijk van die capaciteit? Welke capaciteit die in de toelichting ontbreekt, blijkt uit de hele brief en cv? Op welke manier blijkt dat? Citeer een woordgroep uit de slotalinea waaruit nogmaals blijkt dat Katrien de advertentie grondig gelezen heeft. 11. Wat valt er aan te merken op het onderstaande alternatief voor de eerste zin van de tweede alinea? De vacature trekt me vooral aan, omdat ik de talen die in mijn opleiding centraal stonden, verder kan blijven gebruiken.

Het curriculum vitae (blz. 88-89) 12. Waarom is het hoe dan ook verantwoord dat Katrien bij de rubriek ervaring ook vakantiejobs en bestuurservaring vermeldt? 13. Verduidelijk bij elke vakantiejob/bestuurservaring het verband met de advertenties. Noem de vereiste waarvoor de job/ervaring een geschikt bewijsmiddel is.

Opdracht 10 Analyseer met behulp van de onderstaande vragen het wijzigingsvoorstel op blz. 95 in Tekstgids. Lees eerst de toelichting op blz. 94. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Wie is de zender van de brief? Wie representeert als briefschrijver de zender? Hanteert de briefschrijver de directe of de indirecte methode? Hanteert de briefschrijver de deductieve of de inductieve opbouw? Verklaar waarom de briefschrijver die methode en opbouw terecht hanteert. Welke voorwaarde uit de koopovereenkomst kan niet nageleefd worden? Wordt dat slechte nieuws in de kern van de brief op een expliciete of een impliciete manier geformuleerd? Formuleer het slechte nieuws op de andere manier. Welke oplossing wordt in de toelichting gepresenteerd? Met welke zin in de toelichting bewijst de briefschrijver zich in te leven in de situatie van de lezer? Omschrijf met één woord de doelstelling van de twee laatste zinnen van de toelichting. Met welk servicegericht element beargumenteert de briefschrijver het verzoek om een snelle reactie? Met welke twee elementen creëert de briefschrijver een welwillend slot? Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de eerste alinea: - Welk perspectief hanteert de briefschrijver in de originele tekst? - Welk perspectief hanteert de briefschrijver in het alternatief? - Welk perspectief vind je het best passen? - Verklaar je antwoord op de vorige vraag. - Welke inhoudelijke tekortkoming vertoont het alternatief? Op 2 november hebben wij u een bevestiging van de bovengenoemde bestelling toegestuurd met de belofte van een stipte levering.

Opdracht 11 Analyseer met behulp van de onderstaande vragen de afwijzing van een sponsorverzoek op blz. 97 in Tekstgids. Lees eerst de toelichting op blz. 96. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Wie is de zender van de brief? Wie representeert als briefschrijver de zender? Hanteert de briefschrijver de directe of de indirecte methode? Hanteert de briefschrijver de deductieve of de inductieve opbouw? Verklaar waarom de briefschrijver die methode en opbouw hanteert. Duid in de openingsalinea twee belangrijke goodwillelementen aan. Wordt de afwijzing op een expliciete of een impliciete manier geformuleerd? Met welke woordgroep vraagt de briefschrijver om begrip voor zijn standpunt? Geef met je eigen woorden de argumentatie van de bank weer in één korte zin. Benoem met één woord het relationele aspect van de eerste twee zinnen van de derde alinea. 11. Welke servicegerichte mededeling verwerkt de briefschrijver in de toelichting? 12. Met welke twee goodwillelementen creëert de briefschrijver een welwillend slot? 13. Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de tweede alinea: - Verklaar waarom de gedetailleerde argumentatie in de originele versie beter is voor het expressieve aspect dan de beknopte argumentatie in het alternatief. - Verklaar waarom de gedetailleerde argumentatie in de originele versie beter is voor het relationele aspect dan de beknopte argumentatie in de het alternatief. - Duid in de alternatieve versie alle woorden aan die voor een wel erg negatieve toonzetting zorgen. - Welk perspectief hanteert de briefschrijver in de eerste zin van het alternatief? - Verklaar waarom dit perspectief hier niet gepast is. - Welk perspectief hanteert de briefschrijver in de laatste zin van het alternatief? - Verklaar waarom dit perspectief hier niet gepast is. U hebt uw aanvraag niet op het juiste moment ingediend. De sponsorbudgetten voor dit jaar zijn al lang toegewezen. Het is dus helaas uitgesloten dat wij op uw verzoek ingaan. 14. Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de laatste alinea: - Welke woordgroep klinkt niet erg gepast? - Verklaar waarom die formulering schadelijk is voor het expressieve aspect. - Verklaar waarom die formulering ook schadelijk is voor het relationele aspect. Wij hopen op uw begrip en kijken uit naar een verdere goede samenwerking

Opdracht 12 Analyseer met behulp van de onderstaande vragen de afwijzing van een sollicitant op blz. 98 in Tekstgids. Lees eerst de toelichting op blz. 96. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Wie is de zender van de brief? Wie representeert als briefschrijver de zender? Is de brief opgesteld volgens de directe of de indirecte methode? Heeft de brief een deductieve of een inductieve opbouw? Verklaar waarom de briefschrijver die methode en opbouw hanteert. Uit welke woordgroep in de tweede alinea en uit welke woordgroep in de vierde alinea blijkt enige betrokkenheid van de briefschrijver met de situatie van de lezer? Welk formuleringskenmerk (perspectiefkeuze) ondersteunt die betrokkenheid? Op welke voorwaarde is de toegevoegde alinea verantwoord? Toon aan dat maximaal gebruik is gemaakt van tekstverwerkingsmogelijkheden (bv. mailmerge) om de brief een persoonlijk karakter te geven. Welk nut voor de lezer heeft de vermelding van de functie in de onderwerpsaanduiding? Welk klassiek onderdeel van een zakelijke brief is weggelaten om deze standaardbrief uit de puur zakelijke sfeer te lichten? Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de tweede alinea: - Op welke manier wordt de eigenlijke afwijzing geformuleerd (expliciet of impliciet)? - Is er sprake van een deductieve of een inductieve opbouw? - Welk voornaamwoord hanteert de briefschrijver om de uitvoerende instantie aan te duiden? - Verklaar waarom de formulering schadelijk is voor het expressieve aspect. - Welke woordgroep is dan weer schadelijk voor het relationele aspect? - Verklaar je antwoord op de vorige vraag. Wij moeten u meedelen dat wij uw kandidatuur niet in aanmerking kunnen nemen. Wij zijn immers tot de vaststelling gekomen dat uw profiel helemaal niet beantwoordt aan onze wensen.

Opdracht 13 Analyseer met behulp van de onderstaande vragen het ongunstige bericht op blz. 100 in Tekstgids. Lees eerst de toelichting op blz. 99. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Hanteert de briefschrijver de directe of de indirecte methode? Hanteert de briefschrijver de deductieve of de inductieve opbouw? Verklaar waarom de briefschrijver die methode en opbouw hanteert. Met welke middelen slaagt de briefschrijver erin een positieve opening te creëren? In welke zin verwijst de briefschrijver naar de veeleisendheid van de lezer? Welke perspectiefkeuze hanteert de briefschrijver in die zin? Wat is het voordeel van die perspectiefkeuze? Met welke woorden wijst de briefschrijver in de argumentatie op het eigenbelang van de lezer? Welke zinnen in de toelichting verstrekken informatie over de verdere afwikkeling? Welke zinnen in de toelichting bevatten extra argumenten om aan te tonen dat de verhuizing noodzakelijk is? Schrijf uit de toelichting drie zinnen/woordgroepen over die bewijzen dat de briefschrijver ruimschoots aandacht besteedt aan het eigenbelang van de lezer. Met welke vier elementen creëert de briefschrijver een welwillend slot? Geef een plausibele verklaring voor het ontbreken van een onderwerpsaanduiding. Ga na in welke zinnen de briefschrijver het zendersperspectief toepast en verantwoord het afwisselend gebruik van de ik- en de wij-vorm. Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de eerste alinea: - Met welke woorden geeft de schrijver uiting aan zijn ergernis? - Zijn die woorden schadelijk voor het expressieve of het relationele aspect? - Welke woorden zorgen voor een negatieve toonzetting? - Welke zin schaadt vooral het relationele aspect? De voorbije jaren hebt u al talloze keren met ons contact opgenomen om uw ongenoegen te uiten over de erbarmelijke staat van uw woning. Het is duidelijk dat u wel erg veeleisend bent.

16. Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de eerste zin van de laatste alinea: - Welk perspectief hanteert de briefschrijver in de originele versie? - Welk perspectief hanteert de briefschrijver in het alternatief? - Welk perspectief vind je het best passen? - Verklaar je antwoord op de vorige vraag. Natuurlijk staat u nu even voor een moeilijke periode.

Opdracht 14 Analyseer met behulp van de onderstaande vragen de voorlichtingsbrief op blz. 107 in Tekstgids. Lees eerst de toelichting op blz. 106. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Wie is de zender van de brief? Wie representeert als briefschrijver de zender? Is de brief een voorbeeld van een externe of een interne goodwillbrief? Welk thema is opgesplitst over twee alinea’s? Welk effect heeft deze ingreep voor de tekstopbouw? Welk feit vermeldt de briefschrijver in de aanleiding? Waarom geeft de briefschrijver geen verklaring voor de beslissing van Van Lierde? Met welke twee middelen probeert de briefschrijver in de openingsalinea goodwill bij de lezer te creëren? Welk feit presenteert de briefschrijver als kern van de boodschap? Welk voordeel biedt het dat hij juist dat feit als essentie presenteert? Met welke drie woordgroepen probeert de briefschrijver in de tweede alinea (eerste deel van de toelichting) te anticiperen op de vermoedelijke “onrust” bij de klanten? In welke zin van de tweede alinea beargumenteert de briefschrijver de belofte die schuilgaat achter de woordgroep “de komende jaren” ? Heeft de derde alinea (tweede deel van de toelichting) hoofdzakelijk een informatief of een persuasief karakter? Met welke twee middelen creëert de briefschrijver een welwillend slot? Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de tweede alinea: - Welke twee overdrijvingen schaden de geloofwaardigheid? - Wat is het bezwaar tegen de laatste zin? Vanaf 1 januari 20.. wordt de heer Ben De Rooze directeur van uw Spaarbank. Ben De Rooze heeft enkele jaren op de hoofdzetel gewerkt en zijn uitzonderlijke beroepsbekwaamheid bewezen. Hij heeft de functie van kantoorhouder aanvaard, omdat ze beantwoordt aan zijn persoonlijke ambitie. Wij zijn er dan ook van overtuigd dat hij zich altijd voor tweehonderd procent in zal zetten. Dat kan hij natuurlijk alleen bewijzen als u klant blijft.

16. Welk bezwaar heb je tegen het onderstaande alternatief voor de laatste alinea: Nogmaals dank voor uw vertrouwen. We zijn ervan overtuigd u verder tot onze trouwe cliënten te mogen rekenen. 17. Welke twee onderdelen van een gewone zakenbrief ontbreken, waardoor de brief enigszins uit de puur zakelijke sfeer gelicht wordt?

Opdracht 15 Analyseer met behulp van de onderstaande vragen de dankbetuiging op blz. 108 in Tekstgids. Lees eerst de toelichting op blz. 106. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Is de brief een voorbeeld van een externe of een interne goodwillbrief? Welk feit vermelden Inge en Sandra als aanleiding? Welke twee goodwillelementen verwerken ze in de eerste alinea? Welke twee woorden ondersteunen de positieve toonzetting in de eerste alinea? Met welk woordgroep creëren Inge en Sandra in te tweede alinea een samenhorigheidsgevoel? Waarin bestaat eigenlijk de concrete motivering voor de dankbetuiging? Welke twee zinnen in de toelichting bevestigen Annelies in haar doorzettingsvermogen? Waarom blijft de verwijzing naar de handicap van Annelies zo oppervlakkig? Met welke drie elementen creëren Inge en Sandra een welwillend slot? Verduidelijk de tekortkomingen in het onderstaande alternatief voor de eerste alinea door de volgende vragen te beantwoorden: - Begint de originele versie met de kern of de aanleiding? - Begint het alternatief met de kern of de aanleiding? - Wat is het voordeel van de opbouw in de originele versie? - Welk woord vervangt in het alternatief het woord “medewerking” uit de originele versie? - Wat is het voordeel van het woord uit de originele versie? - Welke woordgroep klinkt te plechtig in de gegeven situatie? - Welke perspectiefbreuk valt op? - Wordt de lezer hier bevestigd in haar voorkomendheid? Zaterdagmiddag, de laatste dag van de koopjesperiode, was je aanwezig in de winkel. Wij ervaren het als een eer u daarvoor te kunnen bedanken.

11. Wat is je belangrijkste bezwaar tegen het onderstaande alternatief voor de slotalinea? Je hebt ons een grote dienst bewezen. We hopen dat we in de toekomst altijd op jouw bereidwilligheid een beroep kunnen doen. 12. Duid vier opmaakkenmerken aan waardoor de brief uit de puur zakelijke sfeer gelicht wordt. 13. Bewijs dat Inge en Sandra bij de formulering van bepaalde briefdelen en bij de perspectiefkeuze duidelijk gekozen hebben voor een vertrouwelijke stijl.

Tweede oefening Maak 1 reconstructieoefening uit de onderstaande reeks Opdracht 1 Reconstrueer de tekst van de aanvaarding van een gegronde klacht en schrijf de brieftekst uit met een gepaste alineaverdeling. 1. U kunt er dus zeker van zijn dat we in de toekomst extra aandacht zullen blijven besteden aan een onberispelijke kwaliteit. 2. We bieden u onze oprechte verontschuldigingen aan voor de hinder die u hebt ondervonden en danken u voor uw bericht. 3. We vertrouwen erop dat we deze zaak naar uw tevredenheid afgehandeld hebben. 4. Uw opmerking hebben we vanzelfsprekend doorgegeven aan onze bevoegde diensten. 5. Dankzij uw reactie kunnen we echter nog verder gaan in onze controle. 6. In uw brief maakt u een opmerking over de kwaliteit van onze doperwten. 7. Kwaliteit is onze eerste zorg, maar productiefouten - ondanks de strenge Bonduellenormen - kunnen op dergelijk hoog geïndustrialiseerd niveau toch nog altijd voorkomen. 8. Onze vertegenwoordiger zal binnenkort dan ook met u contact opnemen om u te vergoeden.

Opdracht 2 Reconstrueer de tekst van de prijsaanvraag en schrijf de brieftekst uit met een gepaste alineaverdeling. 1. Kunt u ons in de loop van de volgende week uw voorwaarden meedelen voor het vervoer van Udinese naar Denderhoutem? 2. Wij zijn ervan overtuigd dat u ons een aantrekkelijk voorstel doet. 3. Vorige maand kochten wij bij de firma Tentorano, Via Toricelli 37 in Udinese, een partij lederen koffers en handtassen aan. 4. Vanaf 1 juni kunnen die goederen bij de leverancier afgehaald worden. 5. De totale waarde van de zending bedraagt 110 000 euro. 6. Dank bij voorbaat. 7. Graag willen we dat u de zending laat verzekeren tegen elk risico van beschadiging en verlies. 8. Opnieuw willen wij op uw bedrijf een beroep doen voor een transportopdracht. 9. Ze zijn verpakt in stevige kartonnen dozen, respectievelijk 55 dozen (150x100x80 cm) en 70 dozen (200x90x60 cm). 10. Houdt u er ook rekening mee dat we tegen uiterlijk 10 juni over de goederen wensen te beschikken?

Opdracht 3 Een transportbedrijf verzorgt in opdracht van een tapijtverkoper een transport naar een klant. Bij de aflevering zijn enkele tapijten beschadigd. De klant dient een klacht in bij de vervoerder. Reconstrueer de tekst van de klacht en schrijf de brieftekst uit met een gepaste alineaverdeling. Maak gebruik van de directe methode. 1. Wilt u daarom het bedrag van 945 euro (145 euro reparatiekosten + viermaal 200 euro minderwaarde) op onze rekening overschrijven? 2. Onze leverancier verzekerde ons echter dat de tapijten zijn bedrijf in perfecte staat verlaten hebben. 3. Omdat na reparatie deze dure tapijten alleen tegen verlaagde prijs verkocht kunnen worden, zien wij ons verplicht dit financiële verlies op u te verhalen. 4. In opdracht van de nv Oriental Carpets leverde u op 20 mei 10 tapijten IRAN-AFSHAR en 15 tapijten INDIAN-KOSMIR in onze magazijnen af. 5. We zullen ze pas eind volgende week laten repareren. 6. Al bij de aflevering stelde onze magazijnchef vast dat 4 tapijten van het eerste type beschadigd (scheuren) zijn. 7. Dank bij voorbaat voor een spoedige regeling. 8. Als u het wenst, kunt u de tapijten trouwens in onze magazijnen komen bekijken. 9. Daarom hebben wij op de vrachtbrief ons voorbehoud gesignaleerd. Opdracht 4 De redactie van een tijdschrift over communicatie wijst het voorstel af om een artikel over verkoopbrieven op te nemen in een nummer dat over enkele weken geheel aan dat thema gewijd zal zijn. Bovendien ziet de redactie ook geen mogelijkheid om het artikel nog op te nemen in de volgende nummers van de lopende jaargang. Reconstrueer de tekst van de afwijzing en schrijf de brieftekst uit met een gepaste alineaverdeling. Maak gebruik van de indirecte methode en de inductieve opbouw. 1. Nadat het themanummer verschenen is, verwachten onze lezers namelijk dat ook andere domeinen van de zakelijke communicatie aan bod komen. 2. Uw aanpak is nieuw en levert verrassende resultaten op. 3. Dat nummer zal over drie weken verschijnen. 4. U weet wellicht dat we geregeld op zoek gaan naar artikelen over bepaalde onderwerpen. 5. We danken u voor uw interessante artikel over de analyse van verkoopbrieven. 6. Had uw bijdrage ons ietwat eerder bereikt, dan was het wellicht mogelijk geweest om ze in het themanummer op te nemen. 7. Om louter praktische redenen is het niet haalbaar om uw studie deze jaargang in ons tijdschrift te publiceren. 8. Als we een studie over verkoopteksten nodig hebben, kunt u erop rekenen dat wij met u contact op zullen nemen. 9. U begrijpt dat die voorrang heeft op recenter toegestuurde bijdragen. 10. Ongeveer een jaar geleden vatten we het plan op om een themanummer te wijden aan het onderzoek van verkoopbrieven. 11. Bovendien beschikken we over een erg ruime voorraad aan goedgekeurde kopij.

Opdracht 5 De directeur van een bankkantoor verwelkomt zijn nieuwe cliënten met een goodwillbrief. Reconstrueer de brieftekst en schrijf hem uit met een gepaste alineaverdeling. Let bij de reconstructie op signaalwoorden en verwijzingen. 1. Maar wist u dat uw bank u ook nog tal van andere diensten kan verlenen? 2. Maar vanzelfsprekend kunt u ook met mij persoonlijk een afspraak maken voor meer informatie of advies. 3. Hartelijk dank voor uw vertrouwen. 4. Pensioensparen, een hypothecair krediet, beleggingsadviezen, om er maar een paar te noemen. 5. In uw bankkantoor vindt u over alle diensten een informatieve folder. 6. Ik ben ervan overtuigd dat u door onze dienstverlening best tevreden zult zijn over de bank van uw keuze. 7. Vorige week hebt u in mijn bankkantoor een rekening geopend. 8. Op werkdagen kunt u er terecht van 9 tot 12 uur en van 14 tot 16 uur (op vrijdag tot 17.30 uur). 9. Uw rekening biedt u heel wat voordelen, zoals een eurochequekaart en een krediet tot 1550 euro.

Opdracht 6 Een grote verzekeringsmaatschappij heeft bij haar laatste mailing abusievelijk een oud adressenbestand gebruikt, waaruit gegevens van onlangs overleden cliënten nog niet verwijderd werden. Een halve dag nadat de mailing de deur uit is, ontdekt de maatschappij de fout. Onmiddellijk stuurt de maatschappij een excuusbrief naar de nabestaanden van de ten onrechte aangeschreven personen. Reconstrueer de tekst van de excuusbrief en schrijf de brieftekst uit met een gepaste alineaverdeling. 1. Bijgevolg werden er ook brieven verstuurd naar cliënten van wie wij in de afgelopen maanden een overlijdensbericht ontvangen hebben. 2. Abusievelijk was die brief gericht aan de heer Paul Wellens. 3. We zijn er ons van bewust dat deze vergissing voor u als nabestaanden onaangename gevolgen heeft. 4. Wij betreuren dat u enkele dagen geleden van ons een brief ontving over de nieuwe reisverzekering van onze maatschappij. 5. Hiervoor bieden wij u onze oprechte verontschuldigingen aan. 6. Pas toen de brief al verstuurd was, stelden wij vast dat wij voor de mailing een onjuiste verzendlijst gebruikt hadden.

Derde oefening Maak 1 reconstructieoefening uit de onderstaande reeks Opdracht 1 De kantoordirecteur van een lokaal bankfiliaal verzoekt een klant het negatieve saldo op de spaarrekening aan te zuiveren. Reconstrueer de tekst van de betalingsherinnering en schrijf de brieftekst uit met een gepaste alineaverdeling. 1. Mocht u ondertussen uw rekening al aangezuiverd hebben, beschouw deze brief dan als onbestaande. 2. Wij danken u alvast voor de aandacht die u aan deze brief zult schenken. 3. Wij zijn er evenwel van overtuigd dat dit een zuiver toevallige situatie is. 4. Wilt u zo vlug mogelijk uw rekening regulariseren? 5. Wij wensen er uw aandacht op te vestigen dat uw rekening met nummer 310-0123456-12 een negatief saldo vertoont van 13 401,69 euro, hoewel u geen krediet toegestaan werd. 6. De wet op het consumentenkrediet laat immers niet toe de huidige situatie te laten voortbestaan. Opdracht 2 Een zelfstandige heeft op de jaarlijkse vervaldag de premie voor zijn bedrijfspolis niet betaald. De verzekeringsmakelaar schrijft een betalingsverzoek. Reconstrueer de brieftekst en schrijf hem uit met een gepaste alineaverdeling. 1. Wilt u het premiebedrag onmiddellijk betalen? 2. Als het gaat om een polis waarbij een verzekeringsbewijs hoort, ontvangt u dat zodra ik de betaling ontvangen heb. 3. Ik stel vast dat het premiebedrag van 121,27 euro dat u verschuldigd bent, onbetaald is gebleven. 4. Ik ben er zeker van dat u voor een snelle regeling zorgt. 5. U kunt de betaling het best doen met het bijgaande betalingsformulier. 6. Als u recent het premiebedrag betaald hebt, dient u uiteraard geen rekening te houden met deze brief. 7. Dat geldt trouwens als bewijs van betaling.

Opdracht 3 Ondanks verschillende rappels blijft de spaarrekening van een klant een negatief saldo vertonen. De kantoordirecteur van het bankfiliaal schrijft een dreigbrief. Reconstrueer de brieftekst en schrijf hem uit met een gepaste alineaverdeling. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Wij kunnen uw stilzwijgen niet anders interpreteren als een weigering om mee te werken. Wij hopen dat u ons niet dwingt tot de bovengenoemde maatregel. Ook onze uitnodiging om met ons telefonisch contact op te nemen, bleef onbeantwoord. Zuivert u binnen de week de onregelmatige debetstand van uw rekening aan. U hebt nog altijd niet gereageerd op onze verschillende rappelbrieven. We hebben besloten om onmiddellijk al uw verbintenissen bij onze bank in te vorderen. Op die manier voorkomt u dat uw dossier doorgestuurd wordt naar ons incassobureau.

Opdracht 4 Een meubelproducent beantwoordt de prijsaanvraag van een beginnende groothandelaar. Die had o.a. gevraagd een catalogus en een prijslijst toe te sturen. Reconstrueer de tekst van de gevraagde offerte en schrijf de brieftekst uit met een gepaste alineaverdeling. Zorg, waar mogelijk, voor een puntsgewijze presentatie. Onderstreep ten slotte een viertal blikvangers. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

In ons assortiment vindt u een ruime keuze aan multifunctionele keukenmeubelen. Onze condities mag u gerust vergelijken met die van de concurrentie. Naast interessante prijzen kunt u immers de volgende aantrekkelijke voorwaarden krijgen. Veel succes met uw nieuwe handelszaak. Van hem krijgt u op al uw vragen een antwoord. Als bijlage vindt u onze prijslijst. De handelskorting bedraagt 10 % op de prijzen uit de prijslijst. Daarin zult u trouwens ook ons rijke assortiment tuinmeubelen leren kennen. Vindt u het goed dat ik in elk geval begin volgende maand persoonlijk met u contact opneem? Hebt u interesse voor ons aanbod? Onze algemene verkoopsvoorwaarden leest u op blz. 35 van onze catalogus. Vul dan het ingesloten bestelformulier in en stuur het terug in de gefrankeerde retourenveloppe. De betaling gebeurt 45 dagen na factuurdatum. Daar kunt u zelf oordelen over de degelijkheid en de onberispelijke afwerking. Wij stellen het op prijs dat u aan ons bedrijf denkt als mogelijke leverancier van keukenmeubelen. De quantumkorting bedraagt 5 % vanaf een aankoop van 10 000 euro, btw inclusief. De levering gebeurt 10 dagen na bestelling, franco aan huis. Als u zich hiervan wilt overtuigen, bent u altijd welkom in onze toonzalen. Wenst u nog meer inlichtingen, neemt u dan contact op met onze exportmanager, de heer Werner Berrevoets, onder het nummer 09 348 55 66. Ook ontvangt u nog deze week separaat onze catalogus. Alle elementen zijn gemakkelijk te onderhouden en kunnen probleemloos in elke keuken ingebouwd worden.

Opdracht 5 Een producent van huishoudtoestellen schrijft een spontane offerte naar de vaste klanten (handelaars) om de gloednieuwe reeks koelkasten te presenteren. Reconstrueer de tekst van de spontane offerte en schrijf de brieftekst uit met een gepaste alineaverdeling. Zorg, waar mogelijk, voor een puntsgewijze presentatie. Onderstreep ten slotte een viertal blikvangers. 1. De nieuwe koelkasten behouden natuurlijk de degelijkheid van de vroegere modellen, maar ze verbruiken maar liefst 15 % minder energie. 2. Wenst u meer inlichtingen? 3. Daarnaast geniet u de volgende introductievoorwaarden. 4. Wenst u als dynamische handelaar op de hoogte te blijven van alle innovaties? 5. Met onze vorige modellen hebt u altijd een mooie omzet gerealiseerd, maar met de nieuwe serie mag u zeker nog betere verkoopresultaten verwachten. 6. De waarborg geldt 3 jaar. 7. Tot dan. 8. Als bijlage vindt u ook de lijst met erg voordelige prijzen. 9. De leveringstermijn bedraagt 8 dagen. 10. Kom dan op 20 september om 15 uur naar onze bedrijfsgebouwen. 11. Vanaf 1 oktober kunt u deze hypermoderne en functionele koelkasten aankopen. 12. Ongetwijfeld hebt u interesse voor dit aanbod. 13. De korting bedraagt 5 % bij een aankoop voor 1 november. 14. U zult er kennis maken met onze nieuwe reeks Prestige-koelkasten. 15. Ondertussen kunt u zich in de ingesloten folder al een beeld vormen van de unieke vormgeving. 16. Neem dan gerust contact op met uw handelsvertegenwoordiger en kom uzelf zeker nog eens extra overtuigen op 20 september. 17. Bovendien zijn ze uitgerust met een volledig automatisch ontdooiingssysteem.

Vierde oefening Maak 1 redactieoefening (interne commmunicatie) uit de onderstaande reeks Opdracht 1 (uitnodiging personeelsleden) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De nv Dendron, Nieuwpark 17 in 9255 Buggenhout, heeft zich sinds haar oprichting vijf jaar geleden opgewerkt tot een gerenommeerde producent van modulaire houten constructies: carports, tuinhuizen, bergplaatsen enz. De voortdurende expansie is te danken aan de innovatieve en dynamische aanpak van de bedrijfsleiding en aan de inzet van alle werknemers. Het bedrijf heeft tot nog toe ook altijd op de sympathie van het gemeentebestuur kunnen rekenen. Het heeft immers een veertigtal mensen in dienst en daardoor is het zowat de belangrijkste werkgever uit de gemeente. Maar op 22 maart slaat het noodlot toe: een brand legt de toonzaal volledig in de as. De bedrijfsleiding blijft echter niet bij de pakken zitten en in september kan al een totaal vernieuwde en verruimde toonzaal in gebruik genomen worden. De snelle afhandeling van het dossier bij de stedenbouwkundige diensten is o.m. te danken aan de bemiddeling van de burgemeester. De plechtige opening heeft plaats op vrijdag 26 september om 20 uur. Naast het personeel bevinden zich onder de genodigden vertegenwoordigers van de plaatselijke middenstand, diverse handelspartners en een aantal prominenten uit de regionale en nationale politiek. Ook de partners zijn welkom. Wie ben ik? (zender) - Marc Verfaille, algemeen directeur van de nv Dendron. Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer uitnodigen en vragen de ingesloten antwoordkaart uiterlijk tegen vrijdag 19 september terug te bezorgen. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - De personeelsleden. - De heer Alain Vanseveren, burgemeester van Buggenhout, Kerkstraat 34. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een circulaire. of - Een maatwerkbrief. - Een antwoordkaart. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 20 augustus en/of (?)1 september.

Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Programma: • Eerst (20 uur) welkomstwoord van de algemeen directeur. • Daarna (20.10 uur) een korte gelegenheidstoespraak van de voorzitter van de Kamer van Koophandel in Dendermonde. • Dan (21 uur) receptie. • Muzikale omlijsting: optreden van de plaatselijke folkgroep De Biegenhouters. - Collega’s kunnen een en ander bijpraten in een ongedwongen, aangename sfeer. - De aanwezigheid van enkele prominenten is een blijk van interesse en waardering. - De burgemeester kan zijn persoonlijke publiciteit verzorgen. - De antwoordkaart moet niet gefrankeerd worden. - De antwoordkaart moet bezorgd worden aan Valérie Smit. - De personeelsleden kunnen de antwoordkaart persoonlijk afgeven.

Opdracht 2 (informatieve memo) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De milieuvoorschriften voor de verfindustrie worden voortdurend strenger. Daarom probeert directeur Luc Vantichelen van verffabriek Glansorex de actuele ontwikkelingen op dat vlak zo goed mogelijk te volgen. Als hij van een collega verneemt dat er volgend jaar in Gent rond het thema milieu en industrie een congres plaatsvindt, is zijn belangstelling meteen gewekt. Maar de collega beschikt niet over concrete informatie. Daarom draagt Luc Vantichelen op vrijdag 12 december zijn secretaresse op om concrete informatie over het congres in te winnen en om hem zo snel mogelijk op de hoogte te brengen. De secretaresse voert deze opdracht uit. Wie ben ik? (zender) - Kathy Jonckheere, secretaresse van Luc Vantichelen. Wat wil ik bereiken? (doel) - Aan de lezer de ingewonnen informatie over het congres doorspelen. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Directeur Luc Vantichelen. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een memo. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Kathy Jonckheere beschikt op donderdag 18 december over alle informatie. Zij is trouwens ook al in het bezit van de gedetailleerde programmabrochure die ze aangevraagd heeft bij mevrouw Tina Rawoens van de Faculteit van de Wetenschappen. De directeur vertoeft echter van donderdag tot maandag in Hannover voor een beursbezoek. Bovendien neemt Kathy van maandag 22 tot vrijdag 26 december een week vrij. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Het congres vindt plaats in de gebouwen van de Faculteit van de Wetenschappen, Krijgslaan 271 in Gent, auditorium K 16, op maandag 10 en dinsdag 11 maart. - Een tiental gastsprekers uit binnen- en buitenland houden een referaat rond het centrale thema: Kosten en baten van milieuzorg in het bedrijfsleven. - De inschrijvingsprijs bedraagt 255 euro. Die prijs omvat de deelname aan het congres, een lunch tijdens de congresdagen en een uitvoerig rapport met de integrale weergave van alle referaten. - Inschrijven is mogelijk vanaf 15 januari. De organisatoren rekenen op een grote respons en raden belangstellenden aan de inschrijving niet uit te stellen. Er kunnen immers maar een beperkt aantal kandidaten aanvaard worden. Vanaf 300 kandidaten wordt de inschrijving afgesloten. Een inschrijving is pas geldig na voorafbetaling van een voorschot van 85 euro. - In voorkomend geval kan Kathy Jonckheere bij haar terugkeer op kantoor onmiddellijk de reservatie regelen.

Opdracht 3 (informatieve dienstmededeling) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Bvba Metalux is een constructeur van aluminium ramen. Het bedrijf beschikt over een aparte parkeerruimte voor het personeel. Er zijn veertig plaatsen. Omdat het telefoonverkeer van en naar het bedrijf de laatste maanden veel moeilijkheden ondervindt, laat het bedrijf nieuwe telefoonkabels aanleggen. De werken zullen worden uitgevoerd op maandag 17 en dinsdag 18 november. Op die dagen wordt het parkeerterrein gesloten, omdat de oprit opengebroken moet worden. Wie ben ik? (zender) - Directiesecretaresse Vera Theunis. Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezers op de hoogte brengen van de regeling. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Alle personeelsleden. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een dienstmededeling aan een prikbord. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - De directiesecretaresse schrijft de mededeling in opdracht van de directie. - Datering: 9 november. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - De werken zullen worden uitgevoerd door de firma Ascom. - Het personeel zal in de omgeving een parkeerplaats moeten zoeken. Dat zal echter niet gemakkelijk zijn, want het is een drukke buurt. De personeelsleden zullen dus thuis op tijd moeten vertrekken.

Opdracht 4 (informatieve dienstmededeling) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De nv Powerplast is een producent van polyester elektriciteitskasten. Onder druk van de steeds toenemende concurrentie is de bedrijfsleiding van mening dat een grotere flexibiliteit in de werkorganisatie noodzakelijk is. Overleg met de vakbonden resulteert voorlopig in enkele aanpassingen in de diverse geledingen van de aankoopafdeling. Zo zullen de openingsuren van de dienst RIG (Receptie Inkomende Goederen) aangepast worden. Tot nog toe was de dienst van maandag tot donderdag geopend van 8 tot 16 uur en op vrijdag van 8 tot 15 uur met telkens een middagpauze van 12 tot 13 uur. Dat was trouwens helemaal niet naar de zin van heel wat transportfirma’s: de middagpauze zorgt voor al te lange wachttijden, het vroege sluitingsuur op vrijdag is voor sommige transporteurs wegens het drukke verkeer niet haalbaar. Ook de werkregeling van de dienst MOP (Magazijn Onafgewerkte Producten) wordt aangepast. Van een dagregime wordt overgeschakeld naar een tweeploegenstelsel. Wie ben ik? (zender) - Didier Heynen, chef aankoopdienst. Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezers op de hoogte brengen van de nieuwe regelingen. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Alle afdelingschefs. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een dienstmededeling met twee mededelingen. - De dienstmededeling wordt aan de betrokkenen persoonlijk overhandigd. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 11 februari. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Er zijn vanaf 1 maart nieuwe openingsuren voor de RIG: alle werkdagen permanent van 7 tot 16 uur. - Tijdens de middagpauze tussen 12 en 13 uur verzorgen twee van de vijf medewerkers via een toerbeurtsysteem de dienst. - De diverse transportfirma’s worden van de nieuwe regeling op de hoogte gebracht. - Afdelingschefs kunnen bij de leveranciers voortaan ook uitzonderlijke leveringen buiten de normale uren aanvragen. Zij moeten in dat geval de RIG vooraf op de hoogte brengen. - Eveneens vanaf 1 maart wordt in het MOP overgeschakeld naar een tweeploegenstelsel: van 6 tot 14 uur en van 14 tot 22 uur. - Voor de heftruckchauffeurs wordt een aangepaste werkregeling uitgewerkt.

Opdracht 5 (memo met taakopdracht) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Verzekeringsmaatschappij Concordia heeft haar hoofdzetel in Antwerpen. Een van de opdrachten van het hoofd van de buitendienst bestaat erin de kwartaalrekeningen te controleren en het resultaat aan de directie schriftelijk te rapporteren. De controle van de rekening van het derde kwartaal van dit jaar toont aan dat er in vergelijking met het derde kwartaal van vorig jaar 8 % minder brandpolissen afgesloten zijn. Wie ben ik? (zender) - Jennie Michiels, hoofd van de buitendienst bij Concordia. Zij heeft de directie al eerder gesignaleerd dat volgens haar de premie voor brandpolissen te hoog is, maar tot nog toe had de directie daar geen oren naar. Wat wil ik bereiken? (doel) - Aan de directie het kwartaalverslag bezorgen. - In een begeleidende memo het probleem signaleren en de directie ertoe aanzetten een onderzoek naar de oorzaken van het probleem uit te (laten) voeren. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - De algemene directie van Concordia. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een memo. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 9 oktober. - De huisstijl van Concordia bepaalt dat memo’s geen aanhef of slotformule hebben. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Uit de kwartaalrekening blijkt dat vooral in de Gentse regio de verkoop van brandpolissen achteruitgaat: een daling met 12 % in vergelijking met het derde kwartaal van vorig jaar. - Een onderzoek naar de oorzaak van de daling van de verkoop van brandpolissen is nodig om de juiste maatregelen te kunnen treffen om het marktaandeel terug te kunnen winnen. - Jennie Michiels wil de directie er nog maar eens op wijzen dat volgens haar een prijsverlaging noodzakelijk is.

Opdracht 6 (e-mail met taakopdracht) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De nv Alupro is een belangrijke producent van aluminium profielen voor allerlei doeleinden. Na een vrij ernstige financieel-economische crisis, overigens een bron van heel wat ongenoegen en onrust bij het personeel, doet het bedrijf nu opnieuw goede zaken. Een belangrijk medium voor de interne bedrijfscommunicatie is het maandelijks personeelsblad P-berichten. De redactie van het blad berust bij de dienst Interne Communicatie. Het blad wordt in de huisdrukkerij van het bedrijf gedrukt en ingebonden. Op die manier worden kosten gespaard. Wie ben ik? (zender) - Piet Geeroms, een medewerker ([email protected]).

van

de

dienst

Interne

Communicatie

Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer ertoe aanzetten om te onderzoeken of het haalbaar is het druk- en bindwerk van het blad uit te besteden. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - De financiële dienst van Alupro ([email protected]). Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een e-mailbericht op het interne netwerk van het bedrijf. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 6 november. - De huisstijl van de nv Alupro bepaalt dat in interne e-mailberichten geen aanhef, geen slotformule en geen ondertekening gebruikt worden. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - De financiële dienst van het bedrijf voerde de voorbije jaren een strikte budgetteringspolitiek. O.a. daardoor kon het bedrijf op korte tijd de crisissituatie overwinnen. - Een kleine enquête wijst uit dat de personeelsleden naar het personeelsblad uitkijken en dat ze betrokken geraken bij wat in de diverse afdelingen van het bedrijf gebeurt. - P-berichten bestaat nu drie jaar. - Tijdsgebrek en technische beperkingen hebben een nefaste invloed op de kwaliteit van het personeelsblad: • Elke maand is het een heuse race tegen de tijd om het blad gedrukt te krijgen. • De drukker is te zwaar belast en kan het werk niet aan. • Het machinepark laat niet toe om degelijke foto’s te drukken en kleurenfoto’s kunnen helemaal niet. - Piet Geeroms meent dat de kwaliteit van het personeelsblad kan verbeteren, als het druken bindwerk uitbesteed wordt. - Piet Geeroms wil voor het einde van de maand een antwoord. - Piet Geeroms heeft zelf al informatie ingewonnen: voor ca. 375 euro per maand moet het kunnen.

Opdracht 7 (memo met taakopdracht) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Om een sterkere concurrentiepositie in te kunnen nemen, overweegt de firma Cyberlink een fusie met de gelijksoortige firma Technospace. Een rapport over de consequenties van die fusie is onder punt 5 op de agenda geplaatst van de directievergadering van 16 april. Wie ben ik? (zender) - Dieter Decraemer, hoofdboekhouder bij de firma Cyberlink. Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer ertoe aanzetten de bespreking van het rapport van de agenda van 16 april te schrappen en te verplaatsen naar de agenda van de eerstvolgende directievergadering. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Frans Goemaere. Als vaste secretaris van de directievergaderingen is hij o.m. verantwoordelijk voor het samenstellen van de agenda en het versturen van de convocaties. Frans Goemaere is een welwillend en plichtsbewust man met een vrij sterk ontwikkeld eergevoel. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een memo. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 12 april. - De huisstijl van de nv Alupro bepaalt dat: • memo’s altijd voorzien worden van een aanhef en een slotformule; • collega’s elkaar tutoyeren, zowel in schriftelijke als in mondelinge communicatie. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Dieter Decraemer heeft een van zijn medewerkers, de heer Paul Claerhout, de opdracht gegeven de consequenties van de fusie te onderzoeken en daarover een rapport te schrijven. - Dieter Decraemer heeft zopas van Paul Claerhout vernomen dat het rapport pas op 18 april klaar zal zijn. - De eerstvolgende directievergadering vindt plaats op 3 mei. - De vaste leden van de directievergadering zijn: Alain Vandeursen, productiechef; Mia Hellemans, hoofd marketing en Marc Geukens, algemeen directeur.

Opdracht 8 (memo met taakopdracht) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De arbeiders bij nv Power Engineering hebben glijdende werkuren. Hun aankomst- en vertrektijden worden geregistreerd met prikklokken. De voorbije dagen heeft een elektriciteitspanne ervoor gezorgd dat de aankomst- en vertrektijden van een aantal arbeiders niet (volledig) geregistreerd werden. De personeelsdirecteur wil de toestand zo snel mogelijk regulariseren. Daartoe stelt hij per afdeling een boekingslijst op. Wie ben ik? (zender) - Jan Willemssen, personeelsdirecteur. Wat wil ik bereiken? (doel) - De afdelingshoofden ertoe aanzetten de arbeiders van hun respectieve afdelingen de ontbrekende gegevens op de bijgevoegde boekingslijst te laten invullen. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Alle afdelingshoofden. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een memo. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 8 juli. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - De elektriciteitspanne vond plaats van dinsdag 2 juli omstreeks 17 uur tot donderdag 4 juli om 10 uur. - De bijgewerkte lijst moet uiterlijk tegen vrijdag 12 juli aan de personeelsadministratie terugbezorgd worden. - De personeelsdirecteur wenst dat de boekingslijst correct aangevuld wordt. De gegevens op de lijst bepalen de verloning van de arbeiders. - Meer informatie is verkrijgbaar bij Pierre D’Hollander. - Het telefoonnummer van Pierre D’Hollander is 2112.

Opdracht 9 (ontslagbrief) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De 32-jarige Carla Speliers werkt al 6 jaar als directiesecretaresse bij de nv Sanoplast. Zij staat o.m. in voor het dossierbeheer en het telefoonverkeer van en voor de algemeen directeur, Herwig Galle. Het is voor niemand een geheim dat Carla altijd graag weer in haar geboortestad Ieper zou gaan wonen en dat zij sinds enkele maanden ook overweegt om over te schakelen op een deeltijdse baan. Dat laatste is bij haar huidige werkgever echter niet haalbaar. Maar Carla blijft niet bij de pakken zitten en op een dag vindt zij een nieuwe betrekking bij een firma waar ze deeltijds aan de slag kan en die bovendien in Ieper gevestigd is. Het is voor de algemeen directeur van de nv Sanoplast dan ook geen echte verrassing als Carla op 15 februari mondeling haar ontslag indient. Tijdens dat gesprek dringt de algemeen directeur er wel op aan dat Carla haar ontslag schriftelijk bevestigt. Wie ben ik? (zender) - Carla Speliers (Spoorwegstraat 2 in 3350 Linter). Haar telefoonnummer is (03)444 12 27. Wat wil ik bereiken? (doel) - Het mondelinge ontslag bevestigen. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - De heer Herwig Galle, algemeen directeur van de nv Sanoplast (Bredestraat 17-19 in 3300 Tienen). Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 16 februari. - Carla wil de brief uit de puur zakelijke sfeer lichten. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Carla is gehecht aan de nv Sanoplast, want de relatie met haar werkgever en haar collega’s is altijd uitstekend geweest. - Het gesprek op 15 februari met de algemeen directeur verloopt in een sfeer van onderlinge verstandhouding: Herwig Galle heeft begrip voor het standpunt van Carla. - Herwig Galle dringt in het gesprek erop aan dat Carla nog tot 15 april in dienst blijft. - Herwig Galle dringt in het gesprek erop aan dat Carla haar opvolger begeleidt. Via interne recrutering zal die zo vlug mogelijk aangesteld worden.

Opdracht 10 (dienstmededeling met ongunstig nieuws) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - In de hogeschool Hoger Op gebruiken alle taallectoren het multimedialokaal. Doordat het lokaal is uitgerust met audio- en videoapparatuur, een talenpracticum en computers, kunnen de studenten er uitstekend hun communicatieve vaardigheden trainen. Het lokaal wordt intensief gebruikt en de lectoren houden bij hun planning uiteraard rekening met deze trainingsmomenten. Op verzoek van de lectoren wordt het multimedialokaal uitgebreid met apparatuur voor videoconferencing. De didactische waarde van het lokaal neemt daardoor toe en de studenten zullen nog beter kunnen oefenen. De installatie van de apparatuur voor videoconferencing gebeurt door de firma S. Ervice van maandag 3 tot vrijdag 7 februari. Meteen doet de firma ook de jaarlijkse check-up van alle apparatuur in het lokaal. Ze constateert bij het talenpracticum een mankement dat over afzienbare tijd voor storingen zal zorgen. In samenspraak met de schooldirectie beslist de technisch coördinator van de school het defect meteen te laten herstellen, zodat extra reiskosten van de onderhoudsploeg uitgespaard worden. Het lokaal zal wel tot en met 14 februari gesloten moeten blijven. Wie ben ik? (zender) - Pieter Dhaese, technisch coördinator van hogeschool Hoger Op. Wat wil ik bereiken? (doel) - De taallectoren ervan op de hoogte brengen dat het multimedialokaal niet toegankelijk zal zijn van maandag 10 tot vrijdag 14 februari. - De taallectoren uitnodigen voor een demonstratie van videoconferencing op 14 februari om 14 uur. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Alle taallectoren die het multimedialokaal gebruiken. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een dienstmededeling. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 7 februari. - De hogeschooldirectie wenst een kopie van de dienstmededeling te ontvangen. - De taallectoren ontvingen op 12 januari al een dienstmededeling. Daarin kondigde de directie aan dat het multimedialokaal van 3 tot 7 februari gesloten zou worden met het oog op de installatie van de apparatuur voor videoconferencing door de firma S. Ervice.

Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Als compensatie wordt lokaal G.O9 van 10 tot 14 februari tijdelijk uitgerust met audio- en videoapparatuur. - De hogeschool beschikt over een apart computerlokaal. Als compensatie krijgen de studenten die normaal het multimedialokaal gebruiken, voorrang bij de reservatie van dat lokaal. - De technisch coördinator hoopt met de bovengenoemde compensaties de achterstand bij de planning van de lectoren zo beperkt mogelijk te kunnen houden en de studenten zo veel mogelijk trainingskansen te kunnen bieden. - De technisch coördinator is bereid bijkomende inlichtingen te verstrekken. De taallectoren zijn altijd welkom in zijn werkruimte.

Opdracht 11 (dienstmededeling met bedanking) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Op de Open Bedrijvendag van 15 mei stelt de nv Coucke, gespecialiseerd in de productie van roomijs van degelijke kwaliteit, haar deuren open voor het publiek. Alle medewerkers, een 30-tal, worden ingeschakeld voor diverse taken. Het wordt een enorm succes. Dankzij de inzet van het personeel en de uitstekende teamgeest is het bedrijf op korte tijd trouwens uitgegroeid tot een succesvolle onderneming. Bedrijfsleiding en medewerkers gaan vertrouwelijk, bijna vriendschappelijk met elkaar om. De directie maakt in haar beleid daar echt een punt van. Wie ben ik? (zender) - Directeur Sonja Davidts, een dynamische dame van middelbare leeftijd. Wat wil ik bereiken? (doel) - De medewerkers bedanken voor hun inzet tijdens de Open Bedrijvendag en hun goodwill bestendigen. - De medewerkers bevestigen in hun collegialiteit. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Alle medewerkers. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een dienstmededeling. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Maandag 16 mei worden de werknemers pas tegen 13 uur op het bedrijf verwacht. In de voormiddag zorgt immers een team van buiten de onderneming voor een grondige poetsbeurt. Om 13 uur zijn alle medewerkers uitgenodigd op een eenvoudige receptie. Het werk wordt om 14 uur hervat. Sonja Davidts had graag op de receptie een kort dankwoord uitgesproken. Maar zij wordt al om 10 uur op een colloquium in Antwerpen verwacht. Ze ziet maar een uitweg: een dienstmededeling opstellen en die tijdens de receptie onder het personeel laten uitdelen. - Om de mededeling helemaal uit de puur zakelijke sfeer te lichten vult Sonja Davidts de geprinte dienstmededeling aan met een handgeschreven postscriptum. - De huisstijl van de nv Coucke bepaalt dat voor geschreven interne communicatie de vertrouwelijke stijl gehanteerd wordt. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - De Open Bedrijvendag is absoluut vlekkeloos verlopen. - Sonja Davidts heeft met heel wat bezoekers persoonlijk gepraat. - Alle bezoekers waren onder de indruk. - Alle bezoekers waren opgetogen over de vriendelijke ontvangst. - Alle bezoekers waren positief over de teamspirit. - Sonja Davidts is ervan overtuigd dat het succes van haar onderneming grotendeels afhangt van de inzet en de collegialiteit van het personeel. - Sonja Davidts was graag persoonlijk op de receptie aanwezig geweest.

Vijfde oefening Maak 1 redactieoefening (externe communicatie) uit de onderstaande reeks Opdracht 1 (begeleidende brief) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Het Centrum voor Informatie in Assuranties (CIA), De Meeûsplantsoen 29 in 1040 Brussel, organiseert elk jaar per trimester één studiedag voor geïnteresseerden uit de verzekeringswereld. De laatste studiedag van het lopende werkjaar vond plaats op 12 september en handelde over “De verzekeringsmarkt in Europees perspectief”. Op die studiedag hield prof. dr. Ludo Vereecken een uiteenzetting onder de titel “Nieuwe ontwikkelingen op de Europese verzekeringsmarkt”. Wie ben ik? (zender) - Bert Michiels, hoofd van de studiedienst van het CIA. Wat wil ik bereiken? (doel) - Alle deelnemers aan de studiedag de kopieën bezorgen van de transparanten die prof. dr. Ludo Vereecken heeft getoond. - In een begeleidende brief de reden van de toezending verduidelijken, danken voor de deelname en zinspelen op toekomstige contacten. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Mevrouw Veerle Heymans, een medewerkster van verzekeringskantoor Veilig en Zeker, Warandestraat 33 in 3290 Diest. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een gepersonaliseerde circulaire. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 27 september 20.. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Kenmerk: mail 24/20.. - Alle deelnemers aan de studiedag ontvingen een documentatiemap met de tekst van de bijdrage van de professor. - Onmiddellijk na afloop vragen heel wat deelnemers om kopieën van de transparanten die de professor getoond had: ze bevatten een overzichtelijke opsomming van de belangrijkste aandachtspunten. - Het CIA is momenteel volop bezig met de planning van de studiedagen voor het volgende jaar.

Opdracht 2 (uitnodiging) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De nv Dendron, Nieuwpark 17 in 9255 Buggenhout, heeft zich sinds haar oprichting vijf jaar geleden opgewerkt tot een gerenommeerde producent van modulaire houten constructies: carports, tuinhuizen, bergplaatsen enz. De voortdurende expansie is te danken aan de innovatieve en dynamische aanpak van de bedrijfsleiding en aan de inzet van alle werknemers. Het bedrijf heeft tot nog toe ook altijd op de sympathie van het gemeentebestuur kunnen rekenen. Het heeft immers een veertigtal mensen in dienst en daardoor is het zowat de belangrijkste werkgever uit de gemeente. Maar op 22 maart slaat het noodlot toe: een brand legt de toonzaal volledig in de as. De bedrijfsleiding blijft echter niet bij de pakken zitten en in september kan al een totaal vernieuwde en verruimde toonzaal in gebruik genomen worden. De snelle afhandeling van het dossier bij de stedenbouwkundige diensten is o.m. te danken aan de bemiddeling van de burgemeester. De plechtige opening heeft plaats op vrijdag 26 september om 20 uur. Naast het personeel bevinden zich onder de genodigden vertegenwoordigers van de plaatselijke middenstand, diverse handelspartners en een aantal prominenten uit de regionale en nationale politiek. Ook de partners zijn welkom. Wie ben ik? (zender) - Marc Verfaille, algemeen directeur van de nv Dendron. Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer uitnodigen en vragen de ingesloten antwoordkaart uiterlijk tegen vrijdag 19 september terug te bezorgen. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - De personeelsleden. - De heer Alain Vanseveren, burgemeester van Buggenhout, Kerkstraat 34. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een circulaire. of - Een maatwerkbrief. - Een antwoordkaart. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 20 augustus en/of (?)1 september.

Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Programma: • Eerst (20 uur) welkomstwoord van de algemeen directeur. • Daarna (20.10 uur) een korte gelegenheidstoespraak van de voorzitter van de Kamer van Koophandel in Dendermonde. • Dan (21 uur) receptie. • Muzikale omlijsting: optreden van de plaatselijke folkgroep De Biegenhouters. - Collega’s kunnen een en ander bijpraten in een ongedwongen, aangename sfeer. - De aanwezigheid van enkele prominenten is een blijk van interesse en waardering. - De burgemeester kan zijn persoonlijke publiciteit verzorgen. - De antwoordkaart moet niet gefrankeerd worden. - De antwoordkaart moet bezorgd worden aan Valérie Smit. - De personeelsleden kunnen de antwoordkaart persoonlijk afgeven.

Opdracht 3 (convocatie) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De plaatselijke damesvoetbalclub FC De Durmestampers heeft een prachtige infrastructuur in de Lindenstraat 55 in 9160 Lokeren. Recentelijk is er twee keer ingebroken in de kantine. Voor het bestuur is de maat vol: er moet een eind aan komen. Het bestuur bestaat uit een voorzitter (Piet Bal), een penningmeester (Frank De Teller), een secretaris (Bernadette De Schrijver) en twee bestuursleden (Vera De Prof en Lena Doelmans). In overleg met de secretaris belegt de voorzitter op 12 oktober om 17 uur een probleemoplossende vergadering in het bestuurslokaal. De vergadering zal een uur duren. Op de agenda staat een agendapunt: inbraakpreventie. Na een korte situatieschets wil de voorzitter samen met de leden naar een oplossing zoeken: de installatie van een alarmsysteem, de inschakeling van een externe bewakingsdienst, de oprichting van een eigen bewakingsdienst, de inschakeling van de politie enz. Op elke bestuursvergadering van FC De Durmestampers zijn opening, mededeling, rondvraag en sluiting vaste agendaonderdelen. Wie ben ik? (zender) - Bernadette De Schrijver en Piet Bal. Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer uitnodigen voor de vergadering en vragen al eens na te denken over mogelijke maatregelen. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Alle bestuursleden, onder wie Lena Doelmans (Kazernestraat 22 in 9160 Lokeren). Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een gepersonaliseerde circulaire. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 25 september. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - De voorzitter voorziet de volgende timing: • opening: 5 minuten • mededeling: 5 minuten • inbraakpreventie: situatieschets: 5 minuten discussie: 30 minuten besluit: 3 minuten. - Bestuursleden die niet aanwezig kunnen zijn, brengen de secretaris telefonisch op de hoogte voor 10 oktober. - Onmiddellijk na de vergadering kunnen de aanwezige leden bij de penningmeester hun ingevulde formulier voor reiskostendeclaratie indienen.

Opdracht 4 (aanvaarding klacht) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De bvba Decorama (Markt 16 in 2400 Mol) is al jarenlang een trouwe en tevreden klant van de nv Decostyle, een textielproducent. Dat bewijst natuurlijk dat de bvba tevreden is over de correcte handelwijze van de leverancier en over de kwaliteit van diens producten. Het is daarom helemaal geen verrassing als de laatste bestelling alweer stipt op de afgesproken datum (25 oktober) geleverd wordt. Bij het uitladen van de acht rollen gordijnstof en de drie dozen tafellakens lijkt zoals gewoonlijk alles in orde te zijn: de levering wordt aanvaard. Maar ’s anderendaags pakt de magazijnbediende de goederen uit en tot zijn verbazing stelt hij vast dat de gordijnstof van één rol en de vijf tafellakens uit één doos op verschillende plaatsen bruine vochtvlekken vertonen. Daarom schrijft aankoopchef Nico Goemaere dezelfde dag nog een klachtenbrief. Daarin stelt hij voor de beschadigde goederen te behouden tegen 40 % korting. Wie ben ik? (zender) - Commercieel directeur Piet Cocquyt van de nv Decostyle (Bevrijdingslaan 39 in 8900 Ieper). Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer op de hoogte brengen dat zijn voorstel aanvaard wordt. - De goodwill van de lezer behouden. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Aankoopchef Nico Goemaere van de bvba Decorama. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 29 oktober. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Kenmerk van de klachtenbrief: NG/DE/T21. - Kenmerk: DE/PC/20-7. - De klacht van de klant is gegrond. - Het voorstel van de klant wordt aanvaard. - Bij de brief wordt een creditnota (nummer 106) gevoegd voor een bedrag van 257 euro. - De nv Decostyle besteedt altijd de grootste zorg aan de verzendingen. - Een hevige onweersbui heeft midden september enkele lekkages veroorzaakt in het pakhuis. Het bedrijf heeft al het mogelijke gedaan om de klanten hiervan geen hinder te laten ondervinden. Maar er kan natuurlijk altijd iets fout lopen. Daarvoor is immers niet veel meer nodig dan een kleine onoplettendheid van een magazijnbediende. - De nv Decostyle voert volgende maand in de kranten en op televisie een nationale reclamecampagne rond heel haar assortiment. Het verkoopcijfer van de klanten zal daarvan zeker de gunstige weerslag ondervinden.

Opdracht 5 (inwilliging van een verzoek) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Het maandblad Wereldvenster is een sociaal, politiek en cultureel tijdschrift voor jonge volwassenen. Uitgeverij Schelings liet vorig jaar het novembernummer gratis verspreiden bij de leerlingen van de derde graad van diverse secundaire scholen. Aan nieuwe abonnees werd een premieboek beloofd. Sabine Keuppens (Kiezelweg 2 in 3540 Herk-de-Stad) zag hierin de ideale gelegenheid om zich op het maandblad te abonneren. Zij verstuurt de bestelkaart op 28 december en betaalt het abonnementsgeld op 4 januari. Op 17 januari ontvangt zij het januarinummer. Het beloofde premieboek blijft echter uit. Als dat begin februari nog niet gearriveerd is, vraagt zij in een klachtenbrief aan de uitgeverij haar alsnog het premieboek toe te sturen. Wie ben ik? (zender) - Stan Theunis, hoofd van de marketingafdeling van uitgeverij Schelings (Meiboom-straat 34 in 3290 Diest). Wat wil ik bereiken? (doel) - Het verzoek van de lezer inwilligen. - De goodwill van de lezer behouden. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - De 17-jarige Sabine Keuppens, een nieuwe abonnee. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - De klachtenbrief van Sabine Keuppens dateert van 17 februari. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Kenmerk: ST/pc - Administratief gezien is Sabine Keuppens abonnee vanaf 1 januari. - Het beloofde premieboek draagt de titel ‘Watervogels’. De auteur is P. Vleugels. Naast de bevattelijke tekst vallen de talrijke en kleurrijke illustraties op. - Het beloofde premieboek wordt nog deze week toegestuurd. - Aan Sabine Keuppens wordt een uitzondering toegestaan, want eigenlijk heeft ze geen recht op het premieboek. Ze heeft ingetekend op 28 december en dat is te laat. Volgens de advertentie in het novembernummer van vorig jaar wordt immers een premieboek beloofd aan nieuwe abonnees die zich aanmelden voor 25 december.

Opdracht 6 (inwilliging van een verzoek) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Walter Poel is voorzitter van zwemclub ‘De Pletsers’ in Merksplas. Om de twee jaar organiseert de zwemclub een initiatiecursus zwemmen voor kinderen tussen 6 en 9 jaar. Walter Poel heeft ook deze keer aan de gemeente de toestemming gevraagd om de cursus te geven in het gemeentelijk zwembad. De cursus zou plaatsvinden op donderdagavond van 19 tot 20 uur vanaf 11 september tot 25 juni. Wie ben ik? (zender) - Anke De Man, secretaresse op de Dienst Interne Zaken van de gemeente Merksplas. Zij is ook de contactpersoon van de dienst. Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer op de hoogte brengen van de gunstige beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Walter Poel, voorzitter van zwemclub ‘De Pletsers’ (Kaaistraat 16 in 2330 Merks-plas). Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. - Volgens de huisstijl van het gemeentebestuur moet elke brief de bevoegde dienst en de naam van een contactpersoon vermelden. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 18 juli. - Collegebeslissingen worden door de gemeentesecretaris (Jan Verdonck) en door de burgemeester (Piet Vermassen) ondertekend. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Kenmerk: FOM/01/642/XXX-pA/0702. - Punt 4/11 van de beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen van 15 juli 20..: de zwemclub krijgt de toelating het gemeentelijk zwembad te gebruiken. - De zwemclub moet rekening houden met de sluitingsdagen van het zwembad. Die worden bekendgemaakt door de verantwoordelijke persoon van het zwembad, de heer Ronald Van der Plas (tel. 123 45 69). - De vergoeding voor het gebruik van het zwembad moet pas betaald worden na ontvangst van de factuur. - De vergoeding voor het gebruik van het zwembad is de laatste 5 jaar ongewijzigd gebleven. - Praktische afspraken worden gemaakt met de heer Ronald Van der Plas. - De voorzitter van de zwemclub moet de leden op de hoogte brengen van een reglementswijziging: in het zwembad mogen vanaf 1 september dit jaar geen zwemshorts meer gebruikt worden en is een badmuts verplicht.

Opdracht 7 (gunstig bericht) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Uitgeverij Schelings neemt traditiegetrouw ook dit jaar deel aan de jaarlijkse Boekenbeurs in het Antwerpse Bouwcentrum. Dit jaar heeft de boekenbeurs plaats van zaterdag 31 oktober tot woensdag 11 november. De directie heeft beslist alle meewerkende auteurs gratis twee toegangskaarten toe te sturen. Wie ben ik? (zender) - Jan Ter Meer, directeur van uitgeverij Schelings (Meiboomstraat 34 in 3290 Diest). Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezers de gratis toegangskaarten bezorgen en goodwill creëren. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Alle leden van het vaste auteursteam, onder wie Clara Terdoest (Eindestraat 35 in 2330 Merksplas). Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een gepersonaliseerde circulaire. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 15 oktober. - Jan Ter Meer wil de brief uit de puur zakelijke sfeer lichten. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - De Boekenbeurs wordt druk bezocht. Wie niet over toegangskaarten beschikt, moet dikwijls lang aanschuiven aan de kassa. - De twee gratis toegangskaarten worden bij de brief ingesloten. - Uitgeverij Schelings kreeg een stand toegewezen in zaal 3, standnummer 315. - Tijdens de Boekenbeurs is het verkoopteam op de stand aanwezig. - De uitgeverij geeft aan de medewerkers die de stand bezoeken, een gratis exemplaar van ‘Het Boek in Vlaanderen’. Het Boek in Vlaanderen is een overzichtelijke catalogus van alle boeken die op de beurs tentoongesteld worden.

Opdracht 8 (bedanking) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Hervé Serneels heeft bij verzekeringskantoor Peeters al jarenlang een autoverzekering. Als de polis zijn einddatum nadert, zegt Hervé Serneels met een aangetekende brief de polis op. Hij motiveert zijn beslissing niet. Wie ben ik? (zender) - Kantoorhouder Felix Peeters van verzekeringskantoor Peeters (Peter Cornelisstraat 33 in 8730 Oedelem). Hij heeft met Hervé Serneels nauwelijks persoonlijk contact gehad. Wat wil ik bereiken? (doel) - De cliënt bedanken voor zijn jarenlange trouw. - De goodwill van de lezer behouden of herstellen. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - De heer Hervé Serneels (Lindelaan 2 in 8730 Oedelem). Hij heeft bij verzekeringskantoor Peeters geen andere polissen. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 12 april. - De aangetekende brief van Hervé Serneels dateert van 10 april. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - De polis van de autoverzekering draagt het nummer 10-2274-08. - De autoverzekering van Hervé Serneels bereikt de einddatum op 30 juli. - Hervé Serneels is zijn verplichtingen altijd strikt nagekomen. - Felix Peeters gaat ervan uit dat de beslissing van zijn cliënt niet op ontevredenheid berust. - Felix Peeters zou graag vernemen of de cliënt opmerkingen of bedenkingen heeft bij zijn service. - Hervé Serneels is altijd welkom op het kantoor.

Opdracht 9 (afscheid) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De beslissing van Johan Remue staat nu definitief vast: op 1 juli geeft hij zijn groothandel over aan een opvolger. Met een eenvoudig briefje heeft hij zijn belangrijkste leveranciers op de hoogte gebracht. Wie ben ik? (zender) - Verkoopdirecteur Frans Houtmeyers van de nv Plenotex (Bosstaat 55 in 3530 Houthalen), een van de belangrijkste leveranciers van Johan Remue. In de loop der jaren heeft Frans Houtmeyers met Johan Remue een bijna vriendschappelijke relatie opgebouwd. Wat wil ik bereiken? (doel) - Afscheid nemen van de lezer als klant en hem bedanken. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - De heer Johan Remue (Kouterstraat 62 in 1910 Nederokkerzeel), een succesvolle, behulpzame en uiterst correcte zakenman die nog prijs stelt op een formele omgang en met een passie voor verre reizen, bij voorkeur naar exotische oorden. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 20 juni. - Frans Houtmeyers schrijft de brief in eerste instantie als verkoopdirecteur. - Van een handgeschreven postscriptum maakt hij gebruik om eerder in te spelen op de persoonlijk relatie. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Frans Houtmeyers vindt het moeilijk dat hij afscheid moet nemen van een goede klant. - Johan Remue is meer dan 30 jaar klant. - Johan Remue is een bescheiden man die onvoldoende beseft dat hij door zijn collega’s en zijn klanten wel degelijk gewaardeerd wordt, vooral omdat hij altijd zo correct is. - Frans Houtmeyers heeft Johan Remue vooral leren waarderen tijdens de zakenreizen die de nv Plenotex tweejaarlijks voor haar klanten organiseert. Tijdens die reizen konden de reisgezellen altijd een beroep doen op de talenkennis en de reiservaring van Remue om allerlei kleine of grote problemen op te lossen. Zo was het aan Remue te danken dat enkele jaren geleden een collega met een hartinfarct, bij een bezoek aan Verona, nog tijdig in het ziekenhuis belandde. - Reizen zit Johan Remue in het bloed. Nu hij zijn beroepsactiviteit stopzet, zal hij van zijn hobby pas volop kunnen genieten. - Johan Remue is altijd trots geweest op de zaak die hij in de loop der jaren opgebouwd heeft.

Opdracht 10 (voorlichting) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De klanten van het postorderbedrijf Parfuma doen hun betalingen al jaren met een Partnerkaart. De klanten kunnen met die kaart hun betalingstermijn zelf kiezen en daardoor hun budget beter beheren. De klanten kunnen betalen na een zichttermijn, in één keer zonder kosten na ontvangst van een rekeningoverzicht, in 2 of 3 keer of in vaste maandbedragen. Voor de gespreide betaling wordt wel een rente aangerekend. Partnerkaarthouders krijgen ook elke maand exclusieve aanbiedingen: kortingen, staaltjes enz. Parfuma wil instappen in een groter netwerk en wil met andere postorderbedrijven de nieuwe Partner+-kaart aanprijzen. De Partner+-kaart biedt het bedrijf een aantal administratieve voordelen. Voor de klant verandert er niets. Parfuma zal met de andere postorderbedrijven in een grootscheepse campagne de nieuwe kaart bekendmaken bij bestaande en potentiële klanten. Wie ben ik? (zender) - Mevrouw Martine Geers van de klantenservice van Parfuma (Heideland 65 in 2300 Turnhout). Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer op de hoogte brengen van de nieuwigheid en geruststellen. - De goodwill van de lezer bestendigen. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Alle bestaande klanten, onder wie mevrouw Sabine De Jans (Noordlaan 16 in 9200 Dendermonde). Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een gepersonaliseerde circulaire. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 30 maart. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Vanaf volgende maand start Parfuma samen met andere postorderbedrijven met de Partner+-kaart. - Over de nieuwe Partner+-kaart wordt de klant nog ingelicht. - De bestaande Partnerkaart blijft geldig. - De betalingsmogelijkheden en de voordelen van de oude kaart blijven geldig. - De klant hoeft de nieuwe kaart niet aan te vragen. - Zodra de nieuwe kaart beschikbaar is, wordt ze automatisch toegestuurd. - Het gebruik van de nieuwe kaart is identiek aan dat van de oude kaart. - De nieuwe kaart biedt dezelfde mogelijkheden en voordelen van de oude kaart. - Voor meer informatie is Nadine Verplancke van de klantenservice bereikbaar onder het gratis telefoonnummer 0800-012.

Zesde oefening Maak 1 redactieoefening (externe communicatie) uit de onderstaande reeks Opdracht 1 (informatieaanvraag) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Zangvereniging Libiamo (Hoeveweg 29 in 3440 Zoutleeuw) bestaat binnenkort tien jaar. Om dit jubileum te vieren organiseert ze een toeristische trip naar Den Haag. Naast een uitgewerkt programma wil ze de leden ook enkele tips aanreiken om de vrije tijd door te brengen. Overeenkomstig het repertoire van de vereniging prefereren alle leden klassieke muziek, in het bijzonder opera en operette. Natuurlijk mag dat facet tijdens de trip niet helemaal ontbreken. Wie ben ik? (zender) - Voorzitter Constant Jochems. Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer aanzetten tot het verstrekken van toeristische informatie. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - V.V.V. Den Haag (Koningin Julianaplein 30 in 2595 AA Den Haag). Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 23 februari. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Kenmerk: CJ/Li/06. - De trip vindt plaats van 29 april (voorziene uur van aankomst: 22 uur) tot 3 mei (voorziene uur van vertrek: 9 uur). - De vereniging wenst informatie over de shoppingmogelijkheden in Den Haag. - De vereniging wenst informatie over de sportinfrastructuur in Den Haag. - De vereniging wenst informatie over de culturele en sportieve evenementen die tijdens haar verblijf in Den Haag plaatsvinden. - De vereniging wenst informatie over de reserveringsmogelijkheden voor die evenementen. - De vereniging wenst informatie over de stadswandelingen. - De vereniging wenst informatie over de organisatie van het openbaar vervoer, zowel in de binnenstad als in de periferie. - De vereniging wenst een antwoord voor 10 maart.

Opdracht 2 (verzoek om medewerking/gunst) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De hogeschool Hoger Op (Martelaarslaan 22 in 9000 Gent) organiseert elk jaar verschillende interne infodagen voor abituriënten, de laatstejaars van het secundair onderwijs. De hogeschool maakt die infodagen o.a. bekend via een persoonlijke uitnodigingsbrief naar die laatstejaars. Daartoe moet de hogeschool elk jaar aan de directies van de secundaire scholen de namen en adressen van de abituriënten aanvragen. Sommige secundaire scholen hebben vrijwel elk jaar oud-leerlingen in de hogeschool, andere niet. Beide groepen worden uiteraard anders benaderd. Wie ben ik? (zender) - Mark Eting, hoofd van de Dienst Marketing en pr van de hogeschool. Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer ertoe aanzetten de namen en adressen van de laatstejaars door te sturen. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - De directies van de secundaire scholen waarvan de hogeschool vrijwel permanent studenten heeft. Een van die secundaire scholen is Ter Groene Poorte (Schoolstraat 16) in 9300 Aalst. De directeur heet Paul Smits. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een gepersonaliseerde circulaire. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 3 november. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Een correct gebruik van de gegevens wordt gegarandeerd. - De lijst van de interne infodagen wordt toegevoegd. - De gegevens moeten bezorgd worden op diskette in Excel ofwel geprint op etiketvellen. - De gegevens moeten verstrekt worden tegen 15 december. - De lijst met de resultaten die de oud-leerlingen van de secundaire school vorig academiejaar aan de hogeschool behaald hebben, wordt als bijlage ingesloten. Op die manier kunnen de directies de schoolloopbaan van hun oud-leerlingen volgen. De directies nemen die gegevens trouwens ook graag op in hun oud-leerlingenblad.

Opdracht 3 (verzoek om stageplaats) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Vorig jaar is Danny De Bock afgestudeerd als industrieel ingenieur. Nu volgt hij de voortgezette opleiding Europees Bedrijfsbeleid (EBB) aan de hogeschool Hoger Op in Gent. In de opleiding is een stage van 10 weken voorzien. Danny De Bock moet zelf een stageplaats zoeken. De hogeschool raadt wel aan de stage in het buitenland te lopen. Wie ben ik? (zender) - Danny De Bock (Brusselsesteenweg 145 in 9090 Melle). Hij heeft interesse om in een hoogtechnologische omgeving te werken en stage te lopen. Hij gelooft in de groeimogelijkheden van de grafische sector op het internationale vlak. Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer ertoe aanzetten een stageplaats in het buitenland toe te kennen. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Mevrouw Martine De Jonghe, hoofd Werving en Selectie, bij Barco Graphics (Tramstraat 69 in 9052 Gent). In Vacature van 2 december publiceerde zij een artikel onder de titel ‘Nieuw bloed kunnen we altijd gebruiken’. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 3 december. - Danny beschikt niet over papier met voorgedrukt briefhoofd.

Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - De stage loopt over 10 weken van 22 maart tot 26 mei. - Een cv wordt bij de brief gevoegd. - Een brochure van de EBB-opleiding wordt bij de brief gevoegd. - Danny heeft het artikel van mevrouw De Jonghe gelezen. - In het artikel ‘Nieuw bloed kunnen we altijd gebruiken’ maakt mevrouw De Jonghe duidelijk dat Barco Graphics altijd op zoek is naar starters voor internationale functies en dat het bedrijf daarvoor vooral burgerlijk en industrieel ingenieurs zoekt. - Danny kent Barco Graphics: één van de grote Belgische ondernemingen die tot de wereldtop behoren voor de randapparatuur voor de grafische sector. - De EBB-opleiding combineert marketing, management, talen en informatica. - De bedoeling van de stage bestaat erin de kennis uit de opleiding in een buitenlandse context nuttig te maken voor het bedrijf. - Voor de invulling van de stage ziet Danny de volgende mogelijkheden: het opzetten van een marktonderzoek, het opzetten van een exportplan, een reorganisatie (helpen) voorbereiden. - Danny heeft de vrijheid om de inhoud van de stage te onderhandelen. - Danny kan bij de invulling van de stage de kennis van zijn vooropleiding en die van EBB combineren. - Mevrouw Vera Engels, de stagecoördinator van de school, is altijd bereid om bijkomende inlichtingen over de stage te verstrekken. Haar telefoonnummer is 09 346 16 16. - Danny De Bock zal eind volgende week zelf telefonisch contact opnemen met mevrouw De Jonghe om haar antwoord te vernemen.

Opdracht 4 (verzoek om medewerking) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Met het oog op een betere dienstverlening organiseert de intercommunale Intergem (Elektriciteitstraat 68 in 2800 Mechelen) een enquête voor de kabelabonnees. Wie ben ik? (zender) - Cornelis Donckers, algemeen directeur van de intercommunale Intergem. Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer ertoe aanzetten aan de enquête mee te werken. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - De kabelabonnees van Intergem, onder wie mevrouw Sandra Witteveld, Kerkstraat 27 in 2500 Koningshooikt. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een gepersonaliseerde circulaire. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 12 mei. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Kenmerk: CD/kab-enq. - Het enquêteformulier wordt ingesloten. - Intergem streeft via een optimale service naar een tevreden klantengroep. - Via de enquête wil Intergem achterhalen in welke mate de klanten het kabelaanbod waarderen en wat hun wensen en verwachtingen zijn. - Intergem geeft er de voorkeur aan dat de enquête ingevuld wordt door een prijsbewust gezinslid dat goed op de hoogte is van het huidige kabelaanbod. - Intergem wil er met de ingewonnen informatie voor zorgen dat het kabelaanbod in de toekomst nog beter afgestemd is op de wensen van de abonnees. - Het invullen van de enquête zal niet veel tijd kosten, want bij de meeste vragen volstaat het aankruisen van de gekozen antwoordwoordmogelijkheid. - Intergem verwacht de vragenlijst terug tegen 15 juni. - De eerste 1 000 respondenten ontvangen gratis een cd-aankoopbon van Fnac ter waarde van 20 euro.

Opdracht 5 (verzoek om een gunst) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Omdat Pierre Pauwels binnenkort een groothandel in huishoudtoestellen opent, (bvba Electro, Molenstraat 35 in 9900 Eeklo), heeft hij diverse leveranciers aangeschreven. Uit de vergelijking van de diverse offertes komt die van de nv Ranofix (Legevoorde 56 in 9950 Waarschoot) als een van de interessantste naar voren. Maar ook de offerte van een leverancier uit Wervik maakt indruk. Wegens de uitstekende faam geeft Pauwels de voorkeur aan Ranofix. Toch wil hij nog proberen deze producent tegen zijn concurrent uit te spelen. Wie ben ik? (zender) - Pierre Pauwels, zaakvoerder van bvba Electro. Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer ertoe aanzetten zijn offerte aan te passen aan hetgeen een concurrent te bieden heeft. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - De heer Evert Rigolle, sales manager van nv Ranofix. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 1 juni. - De brief die beantwoord wordt, dateert van 14 mei. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Kenmerk van de beantwoorde brief: ER/NVR/L2. - Kenmerk:PP/R/2. - De prijsaanvraag van Pierre Pauwels dateert van 11 mei. - De catalogus van Ranofix geeft een beeld van een rijk assortiment huishoudtoestellen van een uitstekende kwaliteit. - De leverings- en betalingsvoorwaarden van Ranofix zijn uitstekend. - De producent uit Wervik waarborgt dat zijn technische dienst binnen 24 uur eventuele defecten bij de klanten thuis repareert. - Pierre Pauwels wenst dat Ranofix dezelfde service garandeert. - Pierre Pauwels stelt bij een akkoord een veelbelovende handelsrelatie en belangrijke orders in het vooruitzicht. - Pierre Pauwels verwacht tegen eind volgende week een antwoord, want op 15 juli is de opening van zijn groothandel gepland.

Opdracht 6 (verzoek om een gunst) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De bvba Verpoorten (Ankerstraat 83 in 9100 Sint-Niklaas) is een groothandel in wijnen en likeuren. Als antwoord op een prijsaanvraag bij haar vaste leverancier (nv Wijnimport) ontvangt de bvba een interessante offerte. Alleen de voorgestelde leveringsdatum is voor de bvba onaanvaardbaar. De zaakvoerder schrijft een brief. Wie ben ik? (zender) - Vincent Dupont, zaakvoerder van de bvba Verpoorten. Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer ertoe aanzetten een voorwaarde uit zijn offerte te wijzigen. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - De heer Didier Lammens, de nieuwe verkoopchef van de nv Wijnimport (Begonialaan 78 in 9080 Lochristi). Didier Lammens heeft Vincent Dupont nog niet ontmoet. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 21 april. - De brief die beantwoord wordt, dateert van 18 april. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Kenmerk van de beantwoorde brief: del/dup/d3. - Kenmerk: vd/dl/f-23. - De prijsaanvraag van bvba Verpoorten dateert van 15 april. - De offerte maakt duidelijk dat de nv Wijnimport kwaliteitswijnen aanbiedt tegen interessante betalingsvoorwaarden en scherpe prijzen. - De voorgestelde leveringsdatum (15 juni) is voor bvba Verpoorten niet aanvaardbaar. - Bvba Verpoorten neemt van 3 tot 15 juni deel aan een plaatselijke handelsbeurs. - Bvba Verpoorten wil tijdens de handelsbeurs de klanten een glaasje laten proeven van de wijnen van de nv Wijnimport. - Bvba Verpoorten wenst een levering uiterlijk op 31 mei. - Bvba Verpoorten wenst gratis promotiemateriaal om de stand op de handelsbeurs op te smukken. - Bvba Verpoorten wenst in de loop van de week nog een telefonisch antwoord. Bvba Verpoorten wenst een schriftelijke bevestiging van de beslissing van de nv Wijnimport. - Bvba Verpoorten bestelt voorwaardelijk: 50 kisten bourgogne Châteauville 20.. tegen 35 euro 50 kisten bourgogne Nuit St-Pierre 20.. tegen 48 euro 50 kisten bordeaux Charlemagne 20.. tegen 52 euro.

Opdracht 7 (wijzigingsvoorstel)

Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Kleinhandelaar Piet De Visser (Haringstraat 77 in 8400 Oostende) verwacht de levering van een aantal huishoudtoestellen. Hij zal de goederen echter niet in ontvangst kunnen nemen, omdat gisteren een kleine brand een gedeelte van zijn opslagruimte verwoestte. Wie ben ik? (zender) - Kleinhandelaar Piet De Visser. Hij is een kleine, maar trouwe en stipt betalende klant bij bv Witgoed (Industriestraat 22 in 9788 QQ Groningen). Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer aanzetten tot het wijzigen van de koopovereenkomst. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - De afdeling klantenservice van bv Witgoed. De bv Witgoed is een gerenommeerde Nederlandse producent van huishoudtoestellen met een uitgebreide cliëntèle in de hele Benelux. De verkoopsvoorwaarden bepalen dat alle problemen met de afdeling klantenservice geregeld moeten worden. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 4 november. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Kenmerk: DV/wit/20..-1. - De Visser bestelde op 5 oktober 5 koelkasten CT6 en 10 gasfornuizen PL8 (bestelbon nr. 683). - De afgesproken leveringsdatum is 10 november. - De Witgoed-toestellen doen het goed: de verkoop van koelkasten en gasfornuizen loopt de laatste weken erg vlot. De Visser kijkt dus met belangstelling uit naar de levering. - De Visser kan op 10 november de goederen niet in ontvangst nemen. - De Visser wenst dat de levering uitgesteld wordt tot hij een voorlopige oplossing (bv. het huren van een opslagruimte) gevonden heeft. Hij belooft een seintje te geven als het zover is. - De Visser stelt een schriftelijke reactie op prijs. - De Visser vraagt een catalogus en prijslijst aan van het nieuwe assortiment magnetronovens.

Opdracht 8 (ongunstig bericht) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De heer Dirk Lameire is aansprakelijk, als hij op 2 oktober met zijn personenwagen de auto van Karine Van Mol uit Ronse aanrijdt. Er is alleen materiële schade en bij de auto van Karine Van Mol bedraagt die 1 002 euro. Als verzekeraar van de heer Lameire betaalt verzekeringsmaatschappij Fortuna dat bedrag uit aan de tegenpartij. Maar enkele weken later verneemt Fortuna dat haar klant wegens alcoholintoxicatie op 10 november door de Politierechtbank van Gent veroordeeld werd tot een boete en een rijverbod van 1 maand. De maatschappij neemt schriftelijk contact op met de klant. Wie ben ik? (zender) - Mevrouw Claudia Vereertbrugghe, schaderegelaar bij verzekeringsmaatschappij Fortuna (Binnensingel 44 in 3500 Hasselt). Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer wijzen op zijn zware fout en de terugbetaling vorderen van de schadevergoeding die aan de tegenpartij uitbetaald werd. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - De heer Dirk Lameire (Bevrijdingsstraat 53 in 9700 Oudenaarde). Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 14 november Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Kenmerk: F/BAm/67. - Fortuna beschouwt het besturen van een auto in een toestand van alcoholintoxicatie als een zware fout. - Artikel 25 en 26 van de algemene voorwaarden van de polis BA-motorvoertuigen kennen bij een zware fout van de verzekerde aan de assuradeur het recht toe de schadevergoeding terug te vorderen, die aan de tegenpartij uitbetaald is. - Fortuna verwacht binnen 30 dagen de betaling van het bedrag op rekeningnummer 2100007658-41 met vermelding van haar refertes G SF 17598/827. - Na het verstrijken van het bovenvermelde ultimatum gaat de maatschappij over tot een gerechtelijke invordering. Dit zal voor de klant bijkomende kosten (intresten, gerechtskosten) opleveren.

Opdracht 9 (klacht) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Op 8 oktober levert vervoersonderneming Rapidus (Zandstraat 34 in 9080 Zaffelare) in opdracht van Wijnimport Laeremans een lading wijn af bij groothandel Verschelden (Stationsstraat 66 in 9100 Sint-Niklaas). Aankoopchef Vincent Dupont van de groothandel merkt dat de chauffeur en de begeleider de kisten wijn nogal ‘enthousiast’ uitladen. Als hij hen beleefd tot voorzichtigheid aanspoort, wordt hij afgesnauwd. Daarom besluit hij preventief zijn voorbehoud te signaleren op de vrachtbrief (T 2080/16b). Dezelfde dag trouwens wordt bij het uitpakken van de kisten het vermoeden van de aankoopchef bevestigd: verschillende flessen wijn zijn gebroken. Omdat Vincent Dupont zeker wil spelen, neemt hij eerst contact op met zijn leverancier. Die bevestigt uitdrukkelijk dat de flessen, degelijk verpakt en in goede staat, zijn magazijn verlaten hebben. Vincent Dupont besluit ’s anderendaags onmiddellijk een klachtenbrief te versturen naar de vervoerder. Wie ben ik? (zender) - Vincent Dupont, aankoopchef bij groothandel Verschelden. Wat wil ik bereiken? (doel) - De transportonderneming op de hoogte brengen van het probleem en ertoe aanzetten de geleden schade onmiddellijk te vergoeden. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - De heer Erik Lacroix, directeur van transportonderneming Rapidus. Voor Vincent Dupont is hij een onbekende. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 9 oktober. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Kenmerk: VD/LA/22-08. - Het gaat over een zending van 36 houten kisten met wijn: 120 flessen beaujolais (7 euro per fles) en 240 flessen pomerol (8,5 euro per fles). - 18 flessen beaujolais en 26 flessen pomerol zijn gebroken. - Vincent Dupont uit zijn ongenoegen over de houding van de chauffeur en de begeleider. - Vincent Dupont stelt de vervoerder aansprakelijk voor de schade. - De geleden schade bedraagt 347 euro. - Dupont wenst dat het bedrag overschreven wordt op de bankrekening van de groothandel.

Opdracht 10 (klacht) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Koelsystemenproducent nv Hibernatus (Rozenhof 6 in 3290 Diest) koopt al jarenlang kantoorapparatuur aan bij de nv Rossel. Op 15 maart ontvangt nv Hibernatus van de nv Rossel een offerte over de nieuwe tekstverwerker Lintex II. Met bestelbon 154 bestelt de nv Hibernatus op 6 april 4 tekstverwerkers van het nieuwe type. Op de afgesproken datum, 16 april, worden de tekstverwerkers geleverd samen met factuur nr. 2276. Beide partijen zijn een contante betaling overeengekomen. Enkele dagen nadat de tekstverwerkers in gebruik genomen zijn, loopt het fout: de automatische papierinvoer blokkeert bij twee printers. Wie ben ik? (zender) - Donaat Dehandschutter, inkoopchef bij de nv Hibernatus. Wat wil ik bereiken? (doel) - De leverancier op de hoogte brengen van het probleem en hem ertoe aanzetten de twee printers binnen de week te vervangen. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Mevrouw Tania Tavernier, verkoopchef bij de nv Rossel (Brusselsesteenweg 18 in 1731 Zellik). Mevrouw Tavernier is een hardwerkende dame met een sterk ontwikkeld eergevoel. Zij gaat bijzonder prat op de luisterrijke reclamecampagne waarmee zij onlangs de nieuwe tekstverwerker Lintex II geïntroduceerd heeft. Zij heeft Donaat Dehandschutter al meermaals persoonlijk ontmoet. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 21 april. - Directiesecretaris Roger Roggeman heeft een schriftelijke volmacht om brieven te schrijven en te ondertekenen voor inkoopchef Donaat Dehandschutter.

Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Kenmerk: DD/rr/hib-7. - Bij Hibernatus is men verbaasd, omdat: • de tekstverwerkers aanvankelijk de naam van Rossel als producent van topkwaliteit lijken te bevestigen: de eerste dagen functioneren ze perfect (geruisloze werking, onberispelijke printkwaliteit enz.); • men weet dat Rossel de goederen voor verzending altijd aan een nauwkeurige technische controle onderwerpt. - Bij Hibernatus is men verbolgen, omdat: • het administratieve werk in het honderd dreigt te lopen, terwijl het personeel er altijd toe aangezet wordt de klanten een degelijke en snelle service te geven. Gevolg: gezeur van de klanten, gezanik bij het personeel. - Hibernatus vraagt een catalogus en een prijslijst aan van de nieuwe reeks kasregisters Lintex BD45. - Zolang de twee defecte printers niet vervangen zijn, zal Hibernatus de factuur niet betalen.

Opdracht 11 (afwijzing) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Toen de heer Pierre Schellekens vorige week maaigras en bloemstengels naar het gemeentelijk containerpark bracht, bleek dat het afval ondanks herhaaldelijk aandringen niet aanvaard werd. Schellekens kon dit moeilijk accepteren en schreef een geïrriteerde brief naar het gemeentebestuur om zich te beklagen over de werking van het containerpark. Wat hij uiteindelijk met zijn brief wou bereiken, was niet helemaal duidelijk. Wie ben ik? (zender) - Femke Gooris, milieuambtenaar van de gemeente Overpelt. Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer wijzen op de ongegrondheid van zijn klacht en de goodwill behouden. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - De heer Pierre Schellekens (Zandheuvel 143 in 3900 Overpelt). Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. - Volgens de huisstijl van het gemeentebestuur moet elke brief de bevoegde dienst (milieudienst) en de naam van een contactpersoon (Lieven Geeraerts) vermelden. - Het gemeentebestuur zet de ambtenaren aan tot directe, zakelijke maar beleefde communicatie met de inwoners. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 23 april. - Alle brieven worden medeondertekend door burgemeester Wilfried Gonnissen. - De klachtenbrief van Schellekens dateert van 20 april.

Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Kenmerk: RE/1.777. - Maaigras en bloemstengels worden in het containerpark momenteel niet aanvaard. - Een zestal maanden geleden nam de gemeente Overpelt een containerpark in gebruik. Voor de opening van het park ontvingen alle inwoners een brochure met exploitatievoorschriften en met een opsomming van de verschillende producten die aanvaard worden. Die opsomming vermeldt o.a. wel snoeiafval maar geen maaigras en bloemstengels. - Blijkbaar heeft Gonnissen de brochure niet (aandachtig) gelezen. Of heeft hij ze niet ontvangen? Of is ze aan zijn aandacht ontsnapt? De brochure wordt in elk geval nog eens bij de brief gevoegd. - Vanaf het volgende exploitatiejaar worden bloemstengels en maaigras wellicht wel aanvaard. Een definitieve beslissing moet echter nog vallen. De inwoners worden in elk geval op de hoogte gehouden. - Op het gemeentehuis zijn compostvaten te koop. Zo’n vat is natuurlijk een goede oplossing voor tuin- en keukenafval: het afval wordt netjes opgeslagen en uiteindelijk kan het compost nog gebruikt worden als grondverbeteraar in de tuin. Een compostvat hoort op een zonrijke plaats in de tuin te staan. - De lezer kan met vragen altijd bij Lieven Geeraerts van de milieudienst terecht.

Opdracht 12 (afwijzing) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De pas opgerichte bvba Keukenhulp heeft in de zoektocht naar een interessante leverancier van huishoudtoestellen gekozen voor de bv Witgoed uit Groningen omwille van de kwaliteit van de producten en de uitstekende service. De eerste levering van Witgoed dateert van 28 augustus. De tweede levering dateert van 17 september: 40 huishoudtoestellen, factuur nr. 904. N.a.v. deze factuur verstuurt Keukenhulp op 20 september een klachtenbrief. Keukenhulp gaat er immers niet mee akkoord dat op die factuur slechts 5 % korting in mindering gebracht wordt. Men had verwacht opnieuw recht te hebben op een korting van 12 %, zoals die op de eerste factuur d.d. 28 augustus toegekend werd. De klacht van Keukenhulp is echter ongegrond. Wie ben ik? (zender) - Henk Dreesman, algemeen directeur bij bv Witgoed (Industriestraat 22 in 9788 QQ Groningen). De bv Witgoed is een gerenommeerde Nederlandse producent van huishoudtoestellen met een uitgebreide cliëntèle in de hele Benelux. Wat wil ik bereiken? (doel) - Het verzoek van de klant afwijzen en de goodwill behouden. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Karel De Proft, directeur van de bvba Keukenhulp (Steenweg op Mechelen 16 in 3190 Boortmeerbeek), een veelbelovende klant van Witgoed. Karel De Proft heeft Henk Dreesman nog nooit persoonlijk ontmoet. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 24 september. - Kenmerk van de klachtenbrief: K/DP/kl1. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Kenmerk: HD/DP/dX-1283. - De eerste offerte die Witgoed naar Keukenhulp verstuurd heeft, dateert van 12 augustus. Daarin stond duidelijk vermeld dat uitzonderlijk bij een eerste bestelling 12 % korting gegeven wordt. - De concurrentie verleent ook geen 12 % korting bij elke bestelling. - Witgoed verleent alleen bij speciale gelegenheden 12 % korting. - Witgoed wil vooral de klanten een degelijke service geven. Het is dus absoluut onmogelijk om bij elke bestelling 12 % korting te geven. - Witgoed begrijpt dat klanten graag een maximale korting krijgen. - Als blijk van waardering wordt bij de brief creditnota 36 gevoegd voor een bedrag van 612 euro, d.i. 2 % extra korting op factuur 904. - Witgoed staat een quantumkorting van 8 % toe aan klanten die tijdens een kwartaal voor een bedrag van 12 500 euro bestellen.