Ketua Bidang Peningkatan Mutu BADAN PENJAMINAN MUTU (BJM) Universitas Syiah Kuala Email :
[email protected] Universitas Brawijaya, 20 Desember 2014
Nilai Sejarah Universitas Syiah Kuala
Tengku Syiah Kuala (Syech Abdurrauf bin Ali Al-Ajwi Al-Singkily)
Universitas “Jantong Hatee” Rakyat Aceh
Keputusan Presiden No. 161 tanggal 24 April 1962
PROFIL Universitas Syiah Kuala (Unsyiah) • Fakultas : 13 • Program studi: 109 • Dosen : 1489 orang (S1: 91) (S2: 1035); (S3: 363) • Profesor : 42 orang • Tenaga Kependidikan : 706 orang • Mahasiswa : 24587 orang Visi: menjadi universitas yang inovatif, mandiri, dan terkemuka dalam pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, humaniora, olahraga, dan seni sehingga menghasilkan lulusan berkualitas yang menjunjung tinggi nilai-nilai moral dan etika http://www.unsyiah.ac.id/
Periode Pembangunan Unsyiah
Periode
1 (2007-2012)
2
Fokus Renstra Periode I - Peningkatan Kapasitas dan Modernisasi (2007-2012).
Periode II - Penguatan Pelayanan (2012-2017)
(2012-2017)
3
Periode III - Daya Saing Regional (2017-2021)
(2017-2021)
4
Periode IV - Daya Saing Internasional (2021-2026)
(2021-2026) Sumber Data : Renstra Unsyiah, 2012 - 2017
Sumber : Rektor Unand
Public Higher Education Institutions in Indonesia General Arts Teacher Colleges Polytechnics Open University
Tier
: 38 : 5 : 12 : 27 : 1
University/Institute
Remarks HRD : high Research : high, Infrastructure ; high
1st (4)
ITB ; Bogor Agr,Ins; Gadjah Mada U.; Univ.Indonesia
2nd (6)
ITS : Airlangga U.; Diponegoro U.; Brawijaya U.; Pajajaran U.; North Sumatra U.
3rd (5)
Syiah Kuala U.; Andalas U.; Sebelas Maret U.; Udayana U.; Hasanuddin U.
HRD : high Research ; medium Infrastructure : high HRD : medium Research ; medium Infrastructure : high
4th (11)
Sriwijaya U.; Lampung U.; Riau U.; Jendral Soedirman U.; Jember U.; Mataram U.; Tanjung Pura U.; Lambung Mangkurat U.; Mulawarman U.; Sam Ratulangi U.; Pattimura U.;
HRD : medium Research ; low Infrastructure : medium
5th (8)
Jambi U.; Bengkulu U.; Palangkara Raya U.; Halu Oleo U.; Cendrawasih U.; papua U.; Nusa Cendana U.
HRD : low Research ; low Infrastructure : low
6th (4)
Malikussaleh U.; Sultan Ageng Tirtayasa U.; Trunojoyo U.; Khairun U.
Newly/recently established
POTRET AKREDITASI BAN-PT
Universitas Syiah Kuala
Rangking BAN-PT
D3
S1
Profesi
Spesialis
PPs
Jumlah
%
A
-
10
-
-
-
10
11
B
9
22
-
2
15
48
51
C
5
19
4
-
8
36
38
TOTAL
14
51
4
2
23
94
38%
11%
51%
Catatan : Universitas Syiah Kuala memiliki 109 program studi dimana izin operasional 15 program studi masih kurang dari dua tahun. Sumber Data : BJM Unsyiah, 2014
POTRET PENELITIAN 450
Universitas Syiah Kuala
Pembiayaan sendiri oleh peneliti
400 350
PT/yayasan yang bersangkutan
250
Kemdiknas/Kementer ian lain terkait
200
Institusi luar negeri
150 100
198
186
50
144
200
0 2012
700
2013
761
600
400
200 100
274255
150 100 50
Keterlibatan Dosen Keterlibatan Mahasiswa
500
300
2014
Penelitian didanai
800
Penelitian
Axis Title
300
38
30 41
36
2012
2013
10 21
0 496 417
Jurnal ilmiah terakreditasi DIKTI 329
314 308 184 230181 131131 122 102
0 2009 2010 2011 2012 2013
Buku tingkat nasional
2014 Jurnal ilmiah internasional
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
PT ITB UI UGM IPB ITS Undip Unpad Unair Unhas Unud Unsyiah Unand UNS Unila USU Unsri Unri Unsoed UPI Bandung ITT
Total 3937 3333 1902 1471 1049 712 632 618 597 474 430 422 267 219 202 195 179 148 119 97 Sumber : Rektor Unand
http://www.unsyiah.ac.id/
Faculty and Staff Dashboard (fsd)
http://www.fsd.unsyiah.ac.id/syahrun/
Visi Badan Penjaminan Mutu (BJM) : “ menjadi organisasi pembelajaran yang menstimulasi kepedulian mutu untuk membawa Universitas Syiah Kuala men capai visinya” Motto BJM : “ menggenggam mutu meningkatkan daya saing”
SISTIM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI)
Pembentukan Kebiasaan (Habit) START
“Quality is not an act, it is a HABIT” GAP
Continuous Quality Enhancement
Accepted Quality Standard
iterasi Audit of Quality Standard
GAP between Quality in the field and Quality Standard ?
YES
Identify the GAP or the Incorrect Process
No Quality Enhancement
Dissemination (Sharing knowledge)
Creating Quality Culture
Correcting ACTION (Improving the process)
Integrate the improved process to meet the quality standard
Sistim Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Syiah Kuala
Universitas
Badan Penjaminan Mutu (BJM)
QA
Fakultas
Satuan Penjaminan Mutu Fakultas (SJMF)
QA
Program Studi
Tim Pengendali Mutu Akademik (TPMA)
QC
Peer Group
Gugus Kendali Mutu (GKM)
QC
Model KAIZEN :
Continuous Quality Improvement
SDCA
PDCA
SDCA
PDCA
SDCA
PDCA
SDCA
PDCA
SDCA
S : Standard P : Plan D : Do C : Check A : Action
Quality Level
A A
P C
A
P
C
D
Q
D
P C
C
P
A
D
D
Time
Siklus Penjaminan Mutu P
D
STANDAR
IMPLEMENTASI
MONITORING
New higher Standard
Continuous Quality Improvement Peningkatan mutu
Perbaikan
A
Audit internal mutu akademik
Evaluasi Diri
C
Mekanisme Evaluasi SPMI
HASIL AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK
(AIMA) SIKLUS - 5
Tahun 2013
Fokus AIMAI siklus 5 Jenis/sifat AUDIT Jadwal AIMA Jumlah Auditor aktif Jumlah unit auditee Pelaksana
: Peningkatan pelayanan dan prestasi akademik : Internal (audit sistem dan kepatuhan) : 9 Desember 2013 – 9 Januari 2014 : 38 orang : 94 Prodi (D3,S1, PPs) : Tim AIMA-BJM Unsyiah
Perbandingan jumlah auditee AIMA 4 dan 5 AIMA Siklus 4 - thn 2012/13
AIMA Siklus 5 - thn 2013/2014
Program
Total prodi
Ter-audit
Tidak ter-audit
Total prodi
Ter- audit
Tidak teraudit
Diploma 3
14
13 (92.9%)
1 (7.10%)
15
15 (100 %)
-
S -1
50
45 (90.0%)
5 (10.0%)
52
49 (94 %)
3 (6 %)
PPs
23
17 (73.9%)
6 (26.1%)
26
24 (88.9%)
2 (11.1%)
-
-
-
6
6 (100 %)
-
JUMLAH
87
75 (86.2%)
12 (13.8%)
99
94 (97.9%)
4 (2.1%)
Lembaga
3
2 (66.7%)
1 (33.3%)
Belum diaudit
UPT
3
2 (66.7%)
1 (33.3%)
Belum diaudit
Profesi
Sumber data : BJM-Unsyiah, 2014
HASIL AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK
(AIMA) SIKLUS - 5
Tahun 2013
A. HASIL AUDIT SISTEM (desk evaluation) tentang keberadaan, kelengkapan dan standarisasi dokumen No
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Catatan : (*) (**) (***)
Program S1 & D3 Fakultas Ekonomi Fak. kedokteran Hewan Fakultas Pertanian Fakultas Hukum Fakultas Teknik Fakultas KIP Fakultas MIPA Fakultas Kedokteran Fakultas ISIP KKP Fakultas Keperawatan Rerata Unsyiah
Nilai ketersediaan dan kelengkapan dokumen AIMA 5 Total
Fakultas Yang Memerlukan Perbaikan SPMI
271,00 256.67 247,43 250,00 253,42 253,71 269.67 259,00 217,67 226,67 293,00 250,98
* * ** * * * * * ** ** *
: > 250 = perlu peningkatan dengan penguatan (peran Kaprodi, TPMA) :> 200-249 = perlu peningkatan dengan pembinaan intensif dari internal (peran Dekan, SJMF) :<199 = perlu peningkatan dengan pembinaan intensif dari internal dan eksternal (peran Dekan, SJMF,Rektor, BJM) Sumber data : BJM-Unsyiah, 2013
HASIL AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK
(AIMA) SIKLUS - 5
Tahun 2013
B. HASIL AUDIT KEPATUHAN (visitasi) berdasarkan TEMUAN terhadap
implementasi standar mutu melalui prosedur, kinerja, capaian dan upaya kedepan No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Program S1 Fakultas Fakultas Fakultas Fakultas Fakultas Fakultas Fakultas Fakultas Fakultas KKP Fakultas
Ekonomi Kedokteran Hewan Hukum Pertanian Teknik KIP MIPA Kedokteran ISIP Keperawatan
Total Temuan (S1 + D3)
KTB 15 6 6 9 22 28 9 16 14 2 1
Jenis temuan KTS 23 7 6 24 57 39 21 21 27 2 5
OB 161 1 0 9 55 20 10 59 2 1 51
118
232
369
Kedudukan *** *** *** *** *** *** *** *** *** * *
* : tanpa KTB dan KTS < 5 =perlu peningkatan dengan penguatan internal (peran Ketua prodi, TPMA, PD) ** : KTB < 5 dan KTS >6 - <10 = perlu peningkatan dengan pembinaan intensif dari internal (peran Dekan, SJMF) *** : KTB > 6 dan KTS > 11 = perlu peningkatan dengan pembinaan intensif dari internal dan eksternal (peran Dekan, SJMF, Rektor, BJM) AIMA, BJM-Unsyiah, 2014
Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) • Dokumen audit, proses audit dan penyerahan hasil audit kepada Dekan
MONITORING DAN EVALUASI PRODI
MONITORING DAN EVALUASI PRODI
SURVEY KEPUASAN MAHASISWA - online Semester Genap 2012/ 2013 17 Prodi
Universitas Syiah Kuala
Semester Ganjil 2012/ 2013 6 Prodi
N o
Fak
Program Studi
1
FT
S1 Teknik Mesin
2
S1 Teknik Kimia
3
S1 Teknik Elektro
4
KIP
S1 Bimbingan dan Konseling
5
MIPA
S1 Matematika
6
S1 Fisika
http://sinekad.unsyiah.ac.id/ v2/
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
Nama Fakultas/ koordinatorat Ekonomi
Kedokteran Hewan Hukum Teknik
Pertanian KIP
Kedokteran MIPA
Fisipol Kelautan
Nama Program Studi Manajemen Ekonomi Pembangunan Akuntansi Kedokteran Hewan Ilmu Hukum Teknik Mesin Teknik Kimia Teknik Elektro Agroteknologi Bimbingan dan Konseling Pendidikan Biologi Pendidikan Dokter Matematika Fisika Biologi Ilmu Politik Ilmu Kelautan
Mahasiswa FK, FISIPOL, dan KKP memiliki peran serta yang rendah.
Semester Ganjil 2013/ 2014 33 Prodi No
Nama Fakultas/ koordinatorat
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Ekonomi
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
Nama Program Studi
Manajemen Ekonomi Pembangunan Akuntansi Kedokteran Hewan Kedokteran Hewan Hukum Ilmu Hukum Teknik Teknik Mesin Teknik Kimia Teknik Elektro Teknik Sipil Pertanian Agroteknologi Sosial Ekonomi Pertanian (Agribisnis) Peternakan Teknologi Hasil Pertanian Teknik Pertanian KIP Bimbingan dan Konseling Pendidikan Biologi Pendidikan Sejarah PPKN Pendidikan Ekonomi Pendidikan Matematika Pendidikan Kimia Pendidikan Fisika Pendidikan Bahasa Inggris Pendidikan Kesejahteraan Keluarga Pendidikan Geografi Kedokteran Pendidikan Dokter MIPA Matematika Fisika Biologi Kimia Sumber Data : bjm Unsyiah, 2014 Fisipol Ilmu Politik Kelautan Ilmu Kelautan Keperawatan Ilmu Keperawatan
Output : IP Dosen beserta IPK Maksimum Prodi, IPK Rata-rata, dan IPK Minimum Prodi Tabel.
Output : IP Dosen beserta IPK Maksimum Prodi, IPK Rata-rata, dan IPK Minimum Prodi Nama Dosen : Dr. Syahrun Nur Madjid
Output : IP Rata-rata Dosen Fakultas : KIP Program Studi : Bimbingan dan Konseling No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Nama Dra Cut Asiah, M.Pd Dra Dahliana Abd., M.Pd Dra Nur Janah, MM Dra Nurhasanah, M.Pd Drs Abu Bakar, M.Si Drs Amiruzzahri Amin, M.Pd Drs Amsal Amri, M.Pd Drs M. Husen, M.Pd Drs M. Nazir Basyir, M.S. Drs Syaiful Bahri, M.Pd Drs Zulkifli Amin, M.Pd, Kons.
Tanggal 24/04/2013 16:50 dicetak oleh admin
IP Rata-rata 4,18 3,51 3,95 4,18 3,93 3,74 4,5 3,74 4,48 4,34 3,7
SURVEY KEPUASAN DOSEN- online http://www.sikadik.unsyiah.ac.id/
Universitas Syiah Kuala
No
Jenis Pelayanan
1
Ketersediaan sarana prasarana pendukung kegiatan Pembelajaran
2
Ketersediaan sarana prasarana pendukung kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
3
Fasilitas untuk pengembangan diri (mengikuti sekolah lanjut, kursus, pelatihan, seminar, konferensi , dan lain-lain )
4 5 6 7 8 9
10
Fasilitas memperoleh informasi dan pelayanan melakukan kegiatan penelitian Fasilitas memperoleh informasi dan pelayanan melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat Ketersediaan fasilitas Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) untuk kemudahan pelayanan pembelajaran, administrasi dan evaluasi
n % n % n % n % n % n %
Pemberian kesempatan hak pakai rumah dinas kepada dosen dan pegawai n yang patut mendapatkannya % n Kepatuhan penggunaan rumah dinas oleh dosen dan pegawai sesuai peruntukan % n Pemberian motivasi dan bimbingan untuk pencapaian prestasi kinerja % n Ketersediaan jurnal sebagai media publikasi karya ilmiah %
Penilaian Dosen TOTAL Baik atau Kurang atau Cukup Sangat Baik Sangat Kurang 57 21 26 104 54,81 20,19 25 100 41 32 31 104 39,43 30,77 29,80 100 42 33 29 104 40,39 58 55,77 51 49,04 49
31,73 35 33,65 34 32,69 33
27,89 11 10,58 19 18,27 22
100 104 100 104 100 104
47,11 24 23,07 13 12,5 38 36,53 53 50,96
31,73 21,16 100 19 61 104 18,27 58,66 100 15 76 104 14,42 73,08 100 29 37 104 27,88 35,59 100 31 20 104 29,81 19,23 100 Sumber Data : bjm Unsyiah, 2014
1. Sebagian besar dosen belum puas dengan pengelolaan dan penggunaan rumah dinas. 2. Sebagian besar dosen merasa puas terhadap sarana pembelajaran, serta informasi & pelayanan penelitian.
SURVEY KEPUASAN TENAGA PENDIDIKAN - online
Universitas Syiah Kuala
No 1 2 3 4 5 6 7
Jenis Pelayanan Ketersediaan sarana prasarana pendukung kegiatan tenaga kependidikan Fasilitas untuk pengembangan diri; mengikuti kursus, pelatihan Pemberian motivasi dan bimbingan untuk pencapaian prestasi kinerja Fasilitas layanan untuk kenaikan pangkat (kemudahan mendapatkan informasi dan bimbingan) Pemberian kesempatan hak pakai rumah dinas kepada dosen dan pegawai yang patut mendapatkannya Penggunaan rumah dinas oleh dosen dan pegawai sesuai peruntukannya Kesempatan mengembangkan ide/gagasan dan dialog dengan pimpinan
8
Pemberian penghargaan atas prestasi kerja yang baik
9
Pemberian hukuman atas kinerja yang buruk
10 11
Pemberian hak-hak untuk kesejahteraan atas pelaksanaan tugas rutin Kesempatan mendapatkan tugas sesuai dengan bidang keahlian
n % n % n % n % n % n % n % n % n % n % n %
Penilaian Tendik Baik atau Kurang atau Total Cukup Sangat Baik Sangat Kurang 23 20 5 48 47,92 41,67 10,41 100 12 17 19 48 25 35,42 39,58 100 19 15 14 48 39,58 31,25 29,17 100 28 17 3 48 58,34 35,42 6,24 100 13 7 28 48 27,08 14,58 58,34 100 9 13 26 48 18,75 27,08 54,17 100 25 10 13 48 52,08 20,83 27,09 100 13 11 24 48 27,08 22,92 50 100 7 11 30 48 14,58 22,92 62,5 100 18 15 15 48 37,5 31,25 31,25 100 13 7 28 48 27,08 14,58 58,33 99,99 Sumber Data : bjm Unsyiah, 2014
1. Sebagian besar tendik belum puas dengan pengelolaan dan penggunaan rumah dinas. 2. Sebagian besar tendik belum puas terhadap penghargaan atau hukuman.
START
Kegiatan Berulang untuk Pembentukan Kebiasaan
Continuous Quality Enhancement
Accepted Quality Standard
Audit of Quality Standard
GAP between Quality in the field and Quality Standard ?
YES
Identify the GAP or the Incorrect Process
No Quality Enhancement
Dissemination (Sharing knowledge)
Creating Quality Culture
Correcting ACTION (Improving the process)
Integrate the improved process to meet the quality standard
AKREDITASI
Kebiasaan Baru (Habit) • Dokumentasi lebih baik • Data dikoleksi dari sistem database • Diseminasi best practices • Sharing pengalaman dan pengetahuan (sebagai Technical Assistance)
11% 38%
51%
Audit Internal Mutu Akademik (AIMA)
Kebiasaan Baru (habit)
Temuan Berat 25
Auditee merasa nyaman dalam menerima beberapa Temuan untuk Perbaikan. Kemampuan meningkat dalam memecahkan permasalahan berdasarkan waktu yang ditetapkan. Mendapatkan dokumentasi yang lebih baik
20 15 10 5 0
MONITORING DAN EVALUASI PRODI Kebiasaan Baru (Habit) Membangun komunikasi dengan Program Studi Menciptakan kemampuan dalam identifikasi permasalahan yang umum dihadapai dalam implimentasi sistem penjaminan mutu Memberikan rekomendasi perbaikan proses manajemen dan pembelajaran. Menjaga kepedulian dan konsistensi dalam pelaksanaan peningkatan kualitas
Survey Kepuasan Mahasiswa
Kebiasaan Baru (Habit) Membangun komunikasi baik dengan mahasiswa sebagai stakeholder utama dan manajemen universitas. Keinginan mahasiswa untuk memberikan feedback kepada universitas. Mengadakan sistem online untuk mendapat feedback dalam meningkatan kualitas
Forum Inspirasi Kebiasaan Baru (Habit) Sharing pengalaman/best practices dari Program Studi yang telah mendapatkan Akreditasi A. Diskusi diantara Pengelola Program Studi Memberikan apresiasi kepada Pengelola Program Studi dan Mahasiswa berkualitas. Pemberian sertifikat bagi Program Studi yang TERAUDIT.
Tekad Bulat Melahirkan Perbuatan yang nyata, Darussalam menuju kepada pelaksanaan cita-cita
Universitas Syiah Kuala
KESIMPULAN HASIL AUDIT SISTEM
(desk evaluation) tentang keberadaan, kelengkapan dan standarisasi dokumen mutu menunjukkan:
1. Terjadi Peningkatan Kualitas implementasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) baik tingkat prodi, lembaga maupun UPT, 2. Rata-rata nilai audit sistem program studi S1 (75,7), PPs (76,8) dan Diploma 3 (84,3) menunjukkan bahwa >72,77% telah menerapkan sistem pelaksanaan SPMI sesuai standar mutu dan 27,23 % prodi S1, D3, PPs yang teraudit masih di bawah nilai rerata capaian audit sistem Unsyiah pada AIMA-5 tahun 2013.
AIMA, BJM-Unsyiah, 2014
BATASAN TEMUAN dalam AIMA siklus 5 KETIDAK SESUAIAN BERAT (KTB) Temuan yang berpengaruh besar terhadap mutu produk/pelayanan dan menyebabkan risiko kehilangan konsumen. Temuan yang mengancam akreditasi, sertifikasi atau registrasi. Temuan yang berupa ancaman terhadap sistem, pelaksanaan kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi dalam mencapai visi, misi dan tujuan. KETIDAK SESUAIAN SEDANG/RINGAN (KTS) Temuan yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu produk/pelayanan namun mudah diralat dan dilengkapi. Temuan yang tidak menghambat akreditasi, sertifikasi/registrasi atau kepuasan dan prestasi tetapi masih perlu penanganan yang serius. OBSERVASI (OB) Temuan yang hanya memerlukan penyempurnaan saja dan dapat dijadikan contoh atau model bagi unit lainnya
AIMA, BJM-Unsyiah, 2014
SURVEY KEPUASAN MAHASISWA Universitas Syiah Kuala
IP Fakultas
No
Fakultas
3,78 FISIPOL
2,32
fakultas
3,89 FK
0 4,03 4,05 3,93 4,07 3,98 4,1
FP FH FE 0
1
2
3 nilai
4
5
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
FE FKH FH FT FP FKIP FK FMIPA FISIPOL KKP
Total Mahasiswa yang Mengisi Kuesioner 470 162 268 401 73 99 0 136 1 5
Sumber Data : BJM Unsyiah, 2014
1. Mahasiswa FK, FISIPOL, dan KKP memiliki peran serta yang rendah. 2. Hasil survey dapat diakses langsung oleh Dosen, Pimpinan Prodi, Pimpinan Fakultas, dan Pimpinan Universitas. Link Dosen adalah sinekad.unsyiah.ac.id/v2/index.php/dosen, dengan password dan username NIP masing-masing dosen, sedangkan link, username dan password pimpinan dapat diperoleh di BJM Unsyiah.
Penting tapi tidak memuaskan
Tingkat Kepentingan dan Kepuasan Mahasiswa terhadap Aspek-aspek Akademik 3,21
4,6
A8 A 15
4,5
Kepentingan
A 19
Tahun 2011
4,4
6 AA11
A7
AA520 A9
A4 A3
4,3
A 14 A 10
4,32
A2 A 13 A 12
4,2
A 18 A1
4,1 A 16 A 17
4,0
Tingkat kepentingan
Penting dan memuaskan
2,7
2,8
2,9
3,0
3,1 3,2 Kepuasan
3,3
3,4
3,5
3,6
Contoh kepuasan terhadap pelayanan akademik
Tingkat kepuasan
A2 : Penyampaian pengumuman oleh universitas
Tahun 2009
A3 : Pengisian KRS online
