Készletezés
Készletezés: a készletekkel kapcsolatos döntések és gyakorlati teendők összessége.
2
Az árukészlet az az árumennyiség, mely a forgalom lebonyolításához nélkülözhetetlen. A készletgazdálkodásra azért van szükség, hogy a vállalkozás minél hatékonyabban, minél kevesebb költség ráfordításával érhesse el a lehető legnagyobb árbevételt.
A készletgazdálkodás során elemezni kell:
A készletek nagyságát és összetételét A készletezés költségeit A készletek és értékesítés közötti összefüggéseket
3
Készletezési politika: azon elképzelések összessége, amelyben a vállalkozás meghatározza, hogy milyen készletnagyságot és összetételt alakít ki és ezt hogyan biztosítja a forgalmazás zavartalanságának érdekében. a készletezésre vonatkozó stratégiai terv
Cél az optimális készletnagyság kialakítása egy adott időszak átlagában. Optimális készletnagyság (egy adott időszak átlagában): a forgalom zavartalan lebonyolítását lehetővé teszi a legnagyobb árbevételt biztosítja a készletezéshez kapcsolódó költségek minimalizálása mellett.
4
a) b)
c)
d)
e) f)
a forgalom nagysága, időbeli hullámzása a beszerzés gyakorisága, mennyisége, szállítási távolság a forgalomba hozott áruk jellege, választéka, helyettesítő áruk köre a tároló kapacitás, a hálózat területi elhelyezkedése a készletezéshez kapcsolódó költségek a vállalkozás pénzügyi helyzete
5
a)
a forgalom nagysága, időbeli hullámzása:
A készletnagyságot mindig a forgalom igényeihez kell igazítani.
Növekvő forgalom nagyobb készletet igényel Csökkenő forgalom kisebb készletet igényel egyes áruk akciója fellendítheti a többi áru forgalmát is
Időbeli hullámzás évszakok/ünnepek/fizetésnap/munkaidő
6
b) a beszerzés gyakorisága, mennyisége, szállítási távolság
A beszerzés gyakorisága és a készletnagyság között fordított arányú összefüggés van. gyakori beszerzés alacsony átlagos készletnagyság ritkább beszerzés magas átlagos készletnagyság 7
Az áru-utánpótlási időt befolyásolja:
áru
jellege
gyorsan
romló/divatérzékeny
árukat gyakrabban kell beszerezni
szállító feltételei
a kisebb vállalkozások
gyakran kénytelenek a szükségesnél nagyobb mennyiséget rendelni (a szállító nem szállít
bizonyos mennyiség alatt)
szállítási távolság nagy távolság = nagy szállítási költség 8
c) A forgalomba hozott áruk jellege,
választéka, helyettesítő áruk köre
Biológiai/kémiai/fizikai jellemzők, divatérzékenység, fizikai vagy erkölcsi avulás jellemezte árukból az alacsony készlet a célszerű DE a készlethiány más áruk forgalmát is leronthatja Ha a választék mélysége nagy nagy mennyiségű készlet kell (A helyettesítő áruk csökkenthetik a tartott készletet, mert a fogyasztónak lesz
mivel kielégítenie szükségleteit, akkor is ha az adott termék kifogyott.)
9
d) A tároló kapacitás, a hálózat területi elhelyezkedése Raktári kapacitás korlátozza a tartható készlet
mennyiségét. A speciális tárolási igényű áruk esetén külön
is vizsgálni kell az adott raktárrész kapacitását.
10
e) A készletezéshez kapcsolódó költségek
11
e) A készletezéshez kapcsolódó költségek
12
e) A készletezéshez kapcsolódó költségek
Készletutánpótlás költségei: ◦ a beszerzéshez kapcsolódó szállítási, rakodási költségek ◦ szállítási gyakoriság és a távolság függvénye Készlettartás költségei: ◦ az áruk tárolása, raktári mozgatása során felmerülő költségek. 13
e) A készletezéshez kapcsolódó költségek
Viszonylag állandó (fix) költségek: rövidebb távon nem változik a mértékük, mivel függetlenek a raktározott árumennyiségtől. ◦ raktárépület értékcsökkenési leírása vagy bérleti díja ◦ raktározáshoz, árumozgatáshoz használt gépek, eszközök értékcsökkenési leírása ◦ raktár üzemelési, fenntartási költségei (áram, víz, gáz, stb.) ◦ raktározással kapcsolatos ügyviteli költségek 14
e)
A készletezéshez kapcsolódó költségek
Változó költségek: a raktározott árumennyiségtől függően (de nem biztos, hogy azzal egyenes arányban) változnak. ◦ raktári dolgozók bérköltsége és a bérek közterhei ◦ speciális tárolás költségei (hűtés, páratartalom szabályozás, stb.) ◦ árumozgató gépek üzemeltetési költségei ◦ tárolási veszteségek (romlás, avulás, stb.)
15
f) A vállalkozás pénzügyi helyzete
Nagyobb tőkeerő = több lehetőség és nagyobb érdekérvényesítő képesség.
16
a készletutánpótlás gyakoriságának és tételnagyságnak meghatározása a raktározás helyének és a tárolás módjának meghatározása a készletnyilvántartási rendszer kialakítása
Cél az optimális készletnagyság kialakítása éppen akkora készlet, ami a forgalom zavartalanságát biztosítani tudja, de a költségeket a minimumon tarja. ◦ Ezt szolgálja a szállítás gyakoriságának és a tételnagyságnak a megfontolt meghatározása.
Állandó időközönként azonos mennyiség rendelése: Viszonylag egyenletes forgalom esetén célszerű.
A jelzőkészlet-szint elérésekor állandó mennyiség rendelése:
Állandó mennyiség rendelése változó időközönként. A rendelés időpontja a jelzőkészlet-szinttől függ ha elérjük, rendelünk.
Állandó időközönként megadott készletszintre való feltöltés: Változó mennyiség rendelése állandó időközönként. A rendelés mennyisége a vevői igényektől függ. Lehetővé teszi a forgalom ingadozásaihoz való alkalmazkodást. kis forgalom kis mennyiség / nagy forgalom nagy mennyiség rendelése Szállítói rugalmasságot igényel.
A jelzőkészlet-szint elérésekor az aktuálisan adott készletszintre való feltöltés: Változó mennyiség rendelése változó időközönként. A rendeléssel elérni kívánt készlet a forgalom igényeihez igazodik. Nincs kitüntetett készletszint.
Jelzőkészlet: az a minimális árumennyiség, mely az áruutánpótlási időt is figyelembe véve, a forgalom zavartalan lebonyolításához szükséges.
Megadott készletszint: az a készletmennyiség, amelynek
tartása az adott vállalkozásnál kívánatos a vevői igények zavartalan kielégítéséhez.
Szempontok (a+b+c+d): a) A kereskedelmi tevékenység jellege:
C+C raktáráruház városhoz közel, jól elérhető helyre csomagküldő kereskedők a központi raktár a településtől távolabb is lehet
nagy árutömeg tárolását, egyszerű kiszolgálási körülményeket igénylő kereskedelmi tevékenységek nagy területű, jól megközelíthető, városon kívüli raktárak
◦ nagy a költsége közös raktárak/áruforgalmi (logisztikai) központok ipari, gazdasági centrumok és városok közelében
Szempontok (a+b+c+d): b) Az áru jellege:
nagy súlyú, nagy helyigényű, nagy mennyiségű áru települések külterületei speciális tárolási körülményeket igénylő áruk hűtés, páratartalom, stb.
Szempontok (a+b+c+d): c) Az alkalmazott értékesítési mód:
hagyományos értékesítés az áruk kis része az
eladótérben, nagy része a kapcsolt raktárban önkiszolgáló értékesítés az áruk nagy része az eladótérben, kis része a kapcsolt raktárban minta utáni értékesítés árubemutatás és rendelésfelvétel a mintateremben, tárolás a külvárosi raktárban
Szempontok (a+b+c+d): d) A vállalkozás pénzügyi helyzete: nagy pénz = nagy raktár kis pénz = kis raktár
A tárolás módjának meghatározása:
Figyelembe kell venni az áru jellegét, a várható tárolási időt, a tároló eszközök kapacitását, stb.
A tárolási módot úgy kell kialakítani, hogy:
az árukészlet ne károsodjon helykihasználás jó legyen áttekinthető legyen áru könnyen mozgatható legyen a tárolás biztonságos legyen (tűz, baleset, vagyonvédelem, egészségügy, munkavédelem)
Készletnyilvántartás információt nyújt az árukészletek nagyságának és összetételének alakulásáról. A készletnyilvántartás funkciói: ◦ segíti beszerzési, készletezési döntéseket ◦ felelős dolgozók kártérítési kötelezettségének megállapításának alapja ◦ könyvviteli mérleg elkészítésének alapja
A készletek nyilvántartása történhet: folyamatos készletnyilvántartás mennyiségben és értékben folyamatos készletnyilvántartás értékben folyamatos készletnyilvántartás mennyiségben év közbeni folyamatos készletnyilvántartás nélkül (legalább évi egy leltár)
28
Kedvezőtlenül befolyásolja az eredményes gazdálkodást, ha a szükségesnél ◦ nagyobb vagy (megnöveli a raktározási költséget, többletmunkát eredményez)
◦ kisebb
(nem biztosítjuk a vevők számára szükséges árumennyiséget, ezáltal bevételtől esünk el)
készlettel rendelkezünk
29
A készletek árufélénkénti összetételét a különböző választékjellemzők szerint úgy kell kialakítani, hogy az adott vállalkozás a megcélzott vevőkör igényeit, keresletét a legteljesebb mértékben ki tudja elégíteni. Három csoportról kell szót ejtenünk: 30
Kurrens áruk:
A legkeresettebb árukat jelenti (gyorsan értékesíthetők, pl: idényjellegű termékek)
Inkurrens áruk:
Nehezen értékesíthető, vagy eladhatatlan termékek (divatváltozásra hajlamos termékek)
Standard áruk:
A napi cikkeket soroljuk ide (forgalmuk rendszerint állandó, pl: kenyér, tej, stb.) 31
A minél gyorsabb értékesítés érdekében:
A raktár áttekinthetőségének biztosítása: áruféleségek elkülönített tárolása
számítógépes rendszer gyorsan romló áruk és szezoncikkek figyelemmel kísérése
Az áruk állagromlásának megakadályozása:
A károsodás, állagromlás megakadályozásához figyelembe kell venni az áruk jellegét, tulajdonságait, egymásra hatását.
Jelleg szerinti szakosítás! Csak az azonos tárolási körülményeket igénylő áruk tárolhatók együtt (hőmérséklet, páratartalom, áruszomszédság, tisztaság stb.)
Az inkurrens készletek felszámolása: kiárusítások, figyelemfelhívó eszközök, stb.
Akciók,
Inkurrens készlet kialakulásának okai: ◦ vevői kereslet helytelen felmérése ◦ vevői igények megváltozása ◦ nem megfelelő minőség ◦ minőségnek nem megfelelő ár
Az
áruk kezelése, tárolása kiadást jelent a vállalkozásnak, ezt nevezzük a készletezés költségének.
Az
ideális készlet kialakításával csökkenthetők ezek a ráfordítások. 34
A kereskedelmi egység készletének pontos ismerete: Információkat nyújt Segíti a vezető döntéseit Adatokat szolgáltat az elemzésekhez Az ellenőrzés alapját képezi A kereskedelmi egység folyamatos nyilvántartást vezet minden gazdasági eseményről, mely növeli vagy csökkenti a rendelkezésre álló készletet. 35
Készletnövekedés oka
Árubeszerzés Bizományostól visszaszállítás Leltártöbblet Adminisztratív többlet Áruk átvétele azonos üzletlánchoz tartozó üzlettől
Készletcsökkenés oka Eladás Selejtezés Káresemény Térítés nélküli átadás Ajándék Leltárhiány Bizományosnak értékesítésre átadás Visszáru a szállítónak
36
Ha a vállalkozás nem vezet folyamatos készletnyilvántartást, akkor a készlet felmérése történhet: Beszerzésről
és értékesítésről vezetett jegyzék feldolgozásával Tényleges készletfelméréssel (leltározással) 37
Nyilvántartás
alapján, az áruforgalmi mérleggel Nyitókészlet + Beszerzés = Értékesítés + Zárókészlet
38
39
40
41
Az árukészlet alakulását a forgalommal való együttmozgása alapján célszerű vizsgálni.
Az elemzés vizsgálati módszerei lehetnek: ◦ Forgási sebesség, fordulat, készlethatékonysági mutatók ◦ Eszközlekötés változásának elemzésére alkalmas
láncbehelyettesítéses módszer ◦ Készletrugalmasság vizsgálata, stb.
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
A leltározás a készletek tényleges felmérése az áruk megszámolásával, mérésével; a vállalkozás tulajdonát képező eszközök valóságban meglévő állományának megállapítása.
A leltár olyan kimutatás, mely adott időpontra vonatkozóan tételes, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozás eszközeinek mennyiségét és értékét. 53
A kereskedelmi egység sajátosságaira, tevékenységére, szervezeti felépítésére tekintettel a leltárkészítésről belső utasítást, szabályzatot kell készíteni.
leltár tartalmi és formai sajátosságainak meghatározása
a leltárkészítés menete
a leltározási és egyeztetési munkafolyamat előírásai
a munkamódszert
meg kell határozni az év során elvégzendő feladatokat ki kell jelölni a leltározások időpontját, vagy folyamatos leltározásnál annak időintervallumát
meg kell tervezni az egyes leltározások munkaidő-szükségletét
ki kell jelölni a leltározási körzeteket
meg kell határozni a leltárfelelősöket, a leltározók beosztását, személyét, a leltárellenőrök személyét és a leltárértékelést végzők nevét rögzíteni kell a leltárfelvétel módját
Elszámoltató
leltár Vagyonmegállapító leltár Ellenőrző leltár Átadó, átvevő leltár Rendkívüli leltár 56
Elszámoltató leltár: az elszámoltatás a nyilvántartás adatai alapján megállapított készlet értékének összehasonlítása a valós készletek értékével, amelyet a leltározással állapítanak meg. Vagyonmegállapító leltár: az üzleti vagyon teljes körű felmérését jelenti, mely kiterjed a tárgyi eszközökre és forgóeszközökre egyaránt. Ellenőrző leltár: célja annak felmérése, hogy az üzletben található-e idegen, számla nélküli áru. 57
Átadó illetve átvevő leltár: akkor végeznek ilyen leltárt, ha új vezető érkezik a bolt élére, illetve tulajdonosváltás történik. Rendkívüli leltár: rendkívüli események (elemi kár, betörés) után.
58
Meghatározzák a leltározás időtartamát Erről tájékoztatják a vevőket Elrendelik a leltározást Lezárják a bizonylatokat A boltot részlegesen vagy teljesen bezárják Rögzítik a leltározás szabályait Ismertetik a dolgozókkal Előkészítik az eszközöket Kijelölik a leltározó bizottság tagjait (két dolgozó, boltvezető, ellenőr) 59
A
leltározás számolással, méréssel történik. A felmért árumennyiséget leltárfelvételi íveken kell rögzíteni. A leltár felvétele történhet: Egyszeres leltárfelvétel (egy csoport végzi) Ikerleltár (két csoport egymástól függetlenül végzi a leltározást, majd összehasonlítják a végeredményt)
60
A leltározás bizonylatai: Leltárív Jegyzőkönyv
A leltárfelvételi ívre fel kell jegyezni: ◦ A leltározás időpontját ◦ A leltározott árucikkek megnevezését, azonosító számát, mennyiségi egységét ◦ Az árufélékből megszámolt, illetve mért mennyiséget ◦ Az áruk beszerzési árát (esetenként fogyasztói árát is) ◦ A leltárértéket beszerzési áron (a mennyiségek és a beszerzési árak szorzatösszegeként), esetenként fogyasztói áron is 61
A leltárívet sorkihagyás nélkül kell kitölteni. Az üresen maradt sorokat Z vonallal kell kihúzni. A felvett készlettől, eszközöktől függően, több ív is felhasználásra kerülhet, ezért meg kell őket számozni. A leltárívet a bizottsági tagok aláírásukkal hitelesítik. Mivel szigorú számadású nyomtatványról van szó, ezért minimum két példányban kell elkészíteni, s a törvényben előírt ideig szükséges megőrizni. Nagy mennyiségű áru leltározásakor a leltárfelvételi ívek alapján leltárösszesítő is készül. 63
64
A leltározás minden vállalat számára kötelező és gyakorta elvégzendő feladat. A hagyományos, papír alapú raktárnyilvántartással azonban sok értékes idő vesztegethető el, mivel leltári nyomtatványok kitöltése sokszor bonyolult és hosszadalmas, ráadásul sok hibalehetőséget rejt magában.
http://www.bcs.hu/hu/megoldasok/mobil_targyi_eszkoz_leltar/ 65
segíti a gyors, precíz, elektronikus adattároláson és vonalkód azonosításon alapuló leltárkészítést. Az így összeállított leltár kevesebb dolgozó bevonásával és sokkal hatékonyabban készül el, mintha hagyományos módon végeznék. A BCS Inventory rendszer használata számtalan előnnyel jár, főként a nagyszámú tárgyi eszközzel rendelkező közép- és nagyvállalatok számára. 66
Előkészítés A cég meglévő analitikus nyilvántartásából a tárgyi eszközök adatait áttöltjük a BCS Inventory rendszer asztali számítógépén (PC-n) futó programjába, majd meghatározzuk a munka ütemezését, a leltározandó eszközök és helyszínek körét és a felelősöket. Feladat áttöltése mobil eszközre Az adatokat az asztali számítógépről egyszerűen áttöltjük a mobil adatgyűjtőkre. Leltározás A leltározás helyszínének azonosítása után az adott helyiségben található termékek kódjait egyenként rögzítjük a vonalkód olvasó segítségével. Sérült vagy hiányos tétel esetén fényképeket is készíthetünk, illetve megjegyzéseket is fűzhetünk hozzá. A mobil eszköz jelzi, hogy mely termékeket kell az adott helyen megtalálni, és rögzíteni . Adatok visszatöltése A helyszíni munka végeztével az leltározás során összegyűjtött adatokat, információkat egyszerűen átmásoljuk az asztali számítógépre. Kiértékelés Elkészítjük és kinyomtatjuk a szükséges jelentéseket és bizonylatokat (helység leltárfelvételi ívek, leltár felvételi jegyzőkönyv, hiány-többlet jegyzőkönyv, felelősökhöz tartozó eszközök listája, leltárösszesítő)
67
Leltározás után kell elkészíteni. Tartalmazza: ◦ A leltározott egység megnevezését ◦ A leltár kezdési és befejezési időpontját ◦ Az ellenőrzésre feljogosítottak ellenőrzéseinek időpontjait ◦ A leltározási bizonylatokkal történő elszámolást ◦ A rontott bizonylatok tételes felsorolását ◦ Az illetékes, anyagilag felelős dolgozó nyilatkozatát, hogy a leltározás szabályszerűen történt ◦ A leltározással kapcsolatos kifogásokat ◦ Az előzőekben említett személyek nevét és saját kezű aláírását 68
A leltározással megállapítható, hogy van-e eltérés a ténylegesen meglévő és a könyv szerinti készletérték között. Könyv szerinti készletnek az összesített, értékbeni nyilvántartások alapján megállapított készletet nevezzük. 69
Ha
a tényleges készlet kisebb, mint a könyv szerinti készlet, akkor leltárhiány van. Ellenkező esetben leltártöbbletről beszélünk.
A leltározással feltárhatók az elfekvő készletek, valamint azon készletcsökkenések, amelyek a nyilvántartásokban nem kerülhettek rögzítésre (lopás, súlyvesztésből adódó veszteség).
70
Egyező: a tényleges készletérték megegyezik a könyv szerinti értékkel Többlet: ha a tényleges készletérték magasabb, mint a könyv szerinti érték Hiány:
ha a tényleges készletérték, kevesebb mint a könyv szerinti érték
71
72
73
Leltározással megállapított készletérték a vizsgált időszak végén: ◦ Leltár szerinti zárókészlet – LSzZK
Az áruforgalmi mérlegsorból számított időszak végi készletérték: ◦ Könyv szerinti zárókészlet – KSzZK
Az elszámoltatás eredménye lehet ◦ egyező, ha ◦ többlet, ha ◦ hiány, ha
LSzZK = KSzZK LSzZK > KSzZK LSzZK < KSzZK
Forgalmazási veszteség: Az áruk kezelésével, tárolásával kapcsolatban bekövetkezett olyan minőségi és mennyiségi változások, amelyek a gondos kereskedői munka ellenére az áruk természetéből erednek. Mértékét a tulajdonos állapítja meg az árbevétel százalékában. Ha a forgalmazási veszteség mértékét kivonjuk a leltáreredmény értékéből és ennek ellenére hiányt tapasztalunk, akkor az üzlet felelős dolgozói kártérítési felelősséggel tartoznak, melynek nagyságát a kollektív szerződés határozza meg. 75
Nyers hiány megállapítása
A forgalmazási veszteség megállapítása ◦ a forgalom értékének %-ában
Térítendő hiány = Nyers hiány – Forgalmazási veszteség
Nyitókészlet
1 135 EFt
Árubeszerzés
17 709 EFt
Áruátadás más boltnak Értékesítés
6 320 EFt 11 249 EFt
Selejtezés
44 EFt
Szállítónak visszaküldött áru
76 EFt
Leltár szerinti zárókészlet Forgalmazási veszteség
1 119 EFt 0,2 %
KSzZK= 1 135 + 17 709 – 6 320 – 11 249 – 44 – 76 =1 155 EFt Nyers hiány= 1 155 – 1 119 = 36 EFt Forgalmazási veszteség=11 249 × 0,002 = 22,5 EFt Térítendő hiány 36 – 22,5 = 13,5 EFt
