3362-1/2012. ELŐTERJESZTÉS Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének 2012. április 25-i rendes ülésére
Tárgy: Összefoglaló ellenőrzési jelentés a 2011. évi belső ellenőrzésekről
Előterjesztő:
Az előterjesztést készítette:
Véleményezésre és tárgyalásra megkapta:
Dr. Kelemen Márk polgármester
Verosztáné Csorba Mónika belső ellenőrzési vezető
A Képviselő-testület bizottságai
Törvényességi véleményezésre megkapta:
Vincze Miklós jegyző
Törvényességi észrevételem nincs:
Vincze Miklós jegyző
Döntési javaslat: határozati-javaslat Döntési változatok száma: 1
Kerekegyháza Város Polgármesterétől Előterjesztés Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének 2012. április 25-én tartandó rendes ülésére Tárgy: Összefoglaló ellenőrzési jelentés a 2011. évi belső ellenőrzésekről Tisztelt Képviselő-testület! A 2011-ben hatályos az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. Törvénynek valamint a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26. ) Kormány rendeletnek megfelelően a közpénzek felhasználásában résztvevő költségvetési szervek kötelesek belső ellenőrzési rendszert működtetni abból a célból, hogy a szervezet számára bizonyosságot nyújtsanak az általa kiépített és működtetett pénzügyi irányítási és kontroll rendszerek megfelelőségét illetően. Önkormányzatunk 2011. évben is külsős belső ellenőr megbízásával látta el a feladatot, kistérségi társulási formában. Az éves összefoglaló ellenőrzési jelentés a belső ellenőrzés adott évi tevékenységének bemutatását, az elért célok és az éves teljesítmény összegzését, illetve az ellenőrzések által tett megállapítások és javaslatok hasznosulásának tapasztalatait tartalmazza. A jelenleg hatályos 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet 56. § (8) bekezdése alapján a T. Képviselő-testület elé terjesztem a 2011. évi belső ellenőrzési jelentést: A Képviselő-testület 2010. októberi ülésén tárgyalta a 2011. évi belső ellenőrzési tervet, melyet a 222/2010. (X. 27.) sz. Kth. határozatával jóváhagyott, majd a belső ellenőrzési társulás épített be a belső ellenőrzési társulás 2011. évi ellenőrzési tervébe. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatokat a belső ellenőr végrehajtotta. A tartalék napok terhére egy terven kívüli ellenőrzést hajtottunk végre a házi segítségnyújtás ágasegyházi telephelye fenntartásának szükségessége, gazdaságosságának vizsgálata tárgyában. 2011. évi ellenőrzések: Sors zám
Ellenőrzendő szerv
Ellenőrzés Ellenőrzés tárgya, típusa célja
1
M. F. Ált. Iskola
utóellenőrzés
2010. évi kincstári ellenőrzés utóellenőrzése
2
Polgármesteri Hivatal
rendszer- 2010. évi ellenőrzés közbeszerzések ellenőrzése Kiemelve 1 belső és 1 külsős ellenőrzés
2
Ellenőrzési Ellenőrzés napok évközi tervezett ütemezése száma 6 I.név
10
II. név.
3
Humán Szolgáltató Központ
4
Polgármesteri Hivatal
5
Polgármesteri Hivatal
6
Városgazdasági Kft
7
Kábelkommunikációs Kft
8
HSZK ágasegyházi telephelye
átfogó és utóellenőrzés
intézményi működés átfogó ellenőrzése és a 2010. évi kincstári ellenőrzés utóellenőrzése szabály2010. évi EU-s szerűségi támogatások ellenőrzése: bölcsőde projektzárás szabály2010. évi EU-s szerűségi támogatások ellenőrzése: ifjúsági klub átfogó ellenőrzése rendszer- A Kft működésének ellenőrzés vizsgálata költségtakarékosság jegyében
14
II. név
8
III.név
5
IV.név
8
IV.név
rendszer- Kábelkommunikációs ellenőrzés Kft műk. ell. a költségtakarékosság jegyében gazdaságo telephely ssági fenntartásának szükségessége
6
IV.név
Összes ellenőrzési nap
3
I.
név.
60
A 2011. évi belső ellenőrzés megállapításai: 1. Általános iskola 2010. évi kincstári ellenőrzésének utóellenőrzése Az ellenőrzés időtartama: 6 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: Pontosabb a tanulói nyilvántartás, a művészetoktatási naplók vezetése folyamatos, a térítési díjak beszedésre kerültek, a mulasztók felszólításra, a fenntartó és az intézmény a normatíva igényléseket átbeszéli, az intézményvezető a nyilvántartásokat ellenőrzi, kockázatkezelési szabályzat készült. Az ellenőr javaslata: 0,5 fő gazdasági ügyintéző alkalmazása, Feuve beépítése a munkakörökbe. Ellenőrzést követő intézkedések: FEUVE pontosítása, gazdasági ügyintéző kapacitás bővítés (A bölcsőde indulásával a bölcsődei ügyintéző az iskolai gazdasági adminisztrációs feladatokba is besegít, napi 4 órában), naplóvezetés ellenőrzése.
3
2. 2010. évi közbeszerzések ellenőrzése: kiemelve az ipari park útépítése és a bölcsődei pályázat beszerzései ( építési és eszköz is) Az ellenőrzés időtartama: 10 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: A közbeszerzési eljárások a jogszabályok és a helyi szabályzatok figyelembe vételével kerültek lebonyolításra, az eljárások során a szükséges dokumentáció hiánytalanul megtörtént. Az építési beruházásra kiírt közbeszerzési eljárást a jogszabályokban foglaltak szerint hajtották végre, a pályázati kiírás eredménnyel zárult, a nyertes pályázóval a kivitelezési szerződést aláírták, az eszközbeszerzésekre kiírt közbeszerzési eljárást a jogszabályokban foglaltak szerint hajtották végre, a pályázati kiírás eredménnyel zárult, a nyertes pályázóval a szállítási szerződést aláírták Az ellenőrzést követő intézkedések: Intézkedésre nem volt szükség. 3. Humánszolgáltató Központ működésének átfogó ellenőrzése, a 2010. évi kincstári ellenőrzés utóellenőrzése Az ellenőrzés időtartama: 14 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: FEUVE szabályzat teljessé tétele szükséges, kockázatkezelő személy kijelölése. Hiányzik a szakmai ellenőrzésekről feljegyzések megküldése fenntartó felé. A házi segítségnyújtás dokumentálása megfelelő, a menetlevelek vezetése ellenőrizendő. Gazdasági végzettségű dolgozó alkalmazása lenne szükséges a sokrétű feladatok ellátásához, adatkezelő program beszerzése az adminisztráció segítésére. Az ellenőrzést követő intézkedések: FEUVE elkészült, kockázatkezelő személy kijelölése megtörtént. A vezetői ellenőrzésekről a fenntartó tájékoztatásra kerül. A menetlevelek ellenőrzése megtörténik. Gazdasági végzettségű dolgozó forráshiány miatt még nem került felvételre. Adatkezelő és számlázó program decemberben beszerzésre került, mely az adminisztrációt jelentős mértékben megkönnyíti. 4. Polgármesteri Hivatal: bölcsőde projekt zárás ellenőrzése Az ellenőrzés időtartama: 8 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: - Az elszámolás megfelel a hazai jogszabályoknak és a Támogatási Szerződésben foglaltaknak. A beruházás folyamatos pénzügyi dokumentálása, könyvelése, a támogató felé történő időszakos elszámolása, a támogatások lehívás során a tényleges műszaki kivitelezés, projekt-előkészítés és menedzselés munkálatainak pénzügyi vonzatú ügyintézése a valós folyamatokat rögzítette. A beruházás pénzügyi fedezete az átfutási idők figyelembe vételével biztosított volt. Az ellenőrzést követő intézkedések: - Nem szükséges.
4
5. Ifjúsági klub átfogó ellenőrzése Az ellenőrzés időtartama: 5 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: A projektelemekre beállított és ténylegesen felmerült költségek a Támogatási célok érdekében kerültek felhasználása, a tételesen átvizsgált pénzügyi bizonylatok a formai és tartalmi előírásoknak megfeleltek. Az ellenőrzést követő intézkedések: Utóellenőrzés, a végleges lezárást követően. 6. Városgazdasági Kft működésének ellenőrzése ( költségtakarékosság) Az ellenőrzés időtartama: 8 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: A társaság feladatai ellátásából származó árbevétele és költség arányát az önkormányzattól származó árbevétel mértéke, annak nagysága erősen determinálja. Amennyiben a társaság eredmény elérésére törekszik, akkor a már így is minimumon lévő költségeit kell csökkentenie (anyagi és személyi), ami a feladatellátását veszélyezteti. Az önkormányzati feladatellátását „védernyőként” ad biztonságot a cégnek. A piactér üzemletetési tevékenységet a piaci viszonyok felé kell közelíteni. A külső munkákból származó, eredményt tartalmazó tevékenység fokozása a jövőben a gazdálkodás stabilizálásának kulcskérdése. A cég költségtakarékosan működik. Javaslat: a gazdálkodás eredményességének javítása érdekében premizálási forma meghatározása az ügyvezető részére, a felügyelő bizottság erősebb kontrollja, javaslatai a működtetésre. Az ellenőrzést követő intézkedések: felügyelő bizottság rendszeresen kontrolálja a céget. A kft rendszeresen beszámol a tulajdonos felé. 7. Kábelkommunikációs Kft működésének ellenőrzése (költségtakarékosság) Az ellenőrzés időtartama: 6 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: A gazdálkodás pozitívumai: a készletek szinten tartása, a pénzeszközök kismértékű növekedése, a saját tőke várható eredmény miatti emelkedése, az előző évi veszteséghez képest szerény mértékű eredmény ( adózás előtti) Negatív tendenciák: az amortizáció mértékével csökkent a befektetett tárgyi eszközök értéke, a kintlevőségek állománya nőtt, az eredménytartalék mínuszba fordult. Az ügyvezető az első félévben megtett költségtakarékosság irányába mutató döntései mellett is a társaság gazdálkodásának stabilizálása szükséges, az eszközök korszerűsítése. Az ellenőrzést követő intézkedések: További takarékos működés, a kintlévőségek csökkentése érdekében felszólítások küldése.
5
8. HSZK ágasegyházi telephelye működtetése szükségességének ellenőrzése Az ellenőrzés időtartama: 3 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: A házi segítségnyújtás feladatellátása szempontjából külön telephely fenntartása szükségtelen. Költségmegtakarítás nem várható a telephely megszüntetéséből, de feladatellátás és adminisztráció szempontjából csökkenés várható. Az ellenőrzést követő intézkedések: A telephely az ellenőrzést követően megszüntetésre kerül. A 2011. évi Belső Ellenőrzésről összességében megállapítható, hogy az ellenőrzés az ellenőrzési tervnek megfelelően történt, egy ellenőrzés a tartalék napok terhére pluszként végrehajtásra került. A személyi és tárgyi feltételei továbbra is minimális szinten, de rendelkezésre álltak a vizsgálathoz. Az ellenőrzéseket segítő egyéb tényezők biztosítottak, a társulás rendelkezik a Belső Ellenőrzési Kézikönyvvel, az SZMSZ melléklete tartalmazza az Ellenőrzési Szabályzatot. Az ellenőrzéseket akadályozó tényező nem volt, az intézmények részéről megtett észrevételeket az ellenőrzéssel kapcsolatosan a jelentésbe beépítésre kerültek. A vizsgálat megállapítási segítő szándékúak voltak. Jogellenes magatartás miatt észrevételt nem tett senki, szabálysértési, illetve bűntető eljárást nem kezdeményeztünk. A tapasztalt hiányosságok kiküszöbölésére intézkedési tervek készültek, melyben határidők megadásával, személyek megjelölésével meghatározásra kerültek a hiányosságok kiküszöbölésére tett intézkedések. Az intézkedési tervekben leírtak realizálása utóellenőrzés keretében történik. A belső ellenőrzés kiemelt tevékenység az önkormányzat és intézményei tekintetében. Az ellenőri tevékenység jogszabályoknak megfelelő mennyiségi és minőségi biztosítása érdekében az ellenőrzési napok számának növelése lenne szükséges, hiszen a jogszabályok az önkormányzati tevékenység mind szélesebb körében teszi kötelezővé a belső ellenőrzés rendszerének működtetését. A jelenlegi állami normatíva ennek teljes körű végrehajtását nem teszi lehetővé. Kérem a jelentés megvitatását és annak elfogadását. Kerekegyháza, 2012. április 20. Dr. Kelemen Márk polgármester
6
Határozat-tervezet …/2012. ( IV. 25.) sz. Kth.: Belső ellenőrzési jelentésről Határozat Kerekegyháza Város Önkormányzatának képviselő-testülete a 2011. évi belső ellenőrzésről szóló összefoglaló ellenőrzési jelentést az előterjesztés szerinti változatlan tartalommal elfogadja. Felelős: Verosztáné Csorba Mónika belső ellenőrzési vezető Határidő: azonnal
7
