KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA INSPEKTORAT JENDERAL

LAMPIRAN I

SURAT EDARAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR SE – 02 /IJ/2011 TENTANG MEKANISME KERJA PERENCANAAN PEMANTAUAN PENGENDALIAN UTAMA PADA INSPEKTORAT JENDERAL

LAMPIRAN I

KEMENTERIAN KEUANGAN

Nomor

: SE - 02 /IJ/2011

INSPEKTORAT JENDERAL

Tanggal Penetapan : Tanggal Revisi

:

Revisi Ke

:

Halaman

:

MEKANISME KERJA PERENCANAAN PEMANTAUAN PENGENDALIAN UTAMA PADA INSPEKTORAT JENDERAL Dasar Hukum

: KMK No. 152/KMK.09/2011 tentang Peningkatan Penerapan Pengendalian Intern Di Lingkungan Kementerian Keuangan

Tujuan

: Untuk menjadi acuan dan alat pengendalian atas pelaksanaan kegiatan pemantauan pengendalian intern di lingkungan Inspektorat Jenderal agar terlaksana secara efektif dan efisien

Ruang Lingkup Kegiatan

: Dimulai dari instruksi penyusunan konsep Rencana Pemantauan Tahunan oleh Inspektur VII sampai dengan disusunnya Rencana Pelaksanaan Pemantauan oleh Koordinator Kelompok JFA VII.5

Output yang Diharapkan : Rencana Pelaksanaan Pemantauan Waktu Pelaksanaan : Bulan Januari Jangka Waktu Penyelesaian : 2 Minggu

LAMPIRAN I

MEKANISME KERJA PERENCANAAN PEMANTAUAN PENGENDALIAN UTAMA PADA INSPEKTORAT JENDERAL Inspektorat VII No. 1 1

2

3

Aktivitas

Dokumen

2 Inspektur VII menugaskan Koordinator Kelompok JFA VII.5 untuk menyusun Konsep Rencana Pemantauan Tahunan (RPT). Koordinator Kelompok JFA VII.5 menerima disposisi penugasan dari Inspektur VII dan bersama dengan para pejabat/pegawai di bawahnya menyusun konsep RPT dan konsep surat Inspektur VII perihal permintaan masukan kepada Sekretariat Inspektorat Jenderal dan Inspektorat terkait.

3 - Disposisi Inspektur VII

Inspektur VII menerima, mempelajari dan meneliti konsep RPT serta menandatangani surat permintaan masukan tersebut, kemudian menyampaikannya kepada Sekretariat Inspektorat Jenderal dan Inspektorat terkait.

- Konsep Rencana Pemantauan Tahunan - Surat Inspektur VII perihal permintaan masukan

Inspektur Jenderal Inspektur VII

Koordinator Kelompok JFA VII.5

5

6

4

Sekretaris dan para Inspektur 7

Mulai - Disposisi Inspektur VII - Konsep Rencana Pemantauan Tahunan - Konsep surat Inspektur VII perihal permintaan masukan

Menyusun Konsep RPT dan Surat Permintaan Masukan Konsep RPT Konsep Surat Permintaan Masukan Meneliti Konsep RPT Surat Permintaan Masukan

4

5

Sekretariat Inspektorat Jenderal dan Inspektorat terkait - Konsep Rencana mempelajari dan memberi masukan atas Konsep RPT Pemantauan Tahunan kemudian mengembalikannya kepada Inspektur VII. - Surat Inspektur VII perihal permintaan masukan - Surat Sekretariat dan Inspektorat terkait perihal masukan Berdasarkan masukan tersebut, Inspektur VII - Konsep Rencana menugaskan Koordinator Kelompok JFA VII.5 untuk Pemantauan Tahunan melakukan penyempurnaan Konsep RPT. - Surat Inspektur VII perihal permintaan masukan - Surat Sekretariat dan Inspektorat terkait perihal masukan

Memberi masukan Masukan

Menugaskan

A

LAMPIRAN I

Inspektorat VII No. 1 6

Aktivitas 2 Koordinator Kelompok JFA VII.5 menerima disposisi penugasan dari Inspektur VII dan bersama dengan para pejabat/pegawai di bawahnya menyempurnakan konsep RPT dan menyiapkan konsep Nota Dinas Inspektur VII kepada Inspektur Jenderal serta Konsep Surat Keputusan penetapan RPT.

Dokumen 3 - Disposisi Inspektur VII kepada Koordinator Kelompok JFA VII.5 - Konsep RPT - Konsep Nota Dinas Inspektur VII kepada Inspektur Jenderal

Inspektur Jenderal 4

Inspektur VII


5

6


A

Menyempurnakan konsep RPT dan Nota Dinas Konsep RPT Konsep Nota Dinas

7

Inspektur VII menerima, mempelajari dan meneliti konsep RPT; menandatangani nota dinas; dan memberi paraf pada Konsep Surat Keputusan penetapan RPT, kemudian menyampaikan semua dokumen tersebut kepada Inspektur Jenderal.

- Konsep RPT - Konsep Nota Dinas Inspektur VII kepada Inspektur Jenderal

Meneliti Konsep RPT Nota Dinas

8

9

Inspektur Jenderal menerima dan mempelajari RPT untuk - Nota Dinas Inspektur VII kemudian menandatangani Surat Keputusan Penetapan kepada Inspektur Jenderal RPT. - RPT - Surat Keputusan Inspektur Jenderal

Berdasarkan RPT yang telah diterima, Inspektorat VII menyusun jadwal dan perencanaan SDM dalam pelaksanaan Pemantauan Pengendalian Utama dan Evaluasi Kecukupan Rancangan.

Mempelajari Surat Keputusan Penetapan RPT

Menyusun jadwal dan rencana SDM Jadwal dan rencana SDM

B

LAMPIRAN I

No.

Aktivitas

1 2 10 Jadwal dan perencanaan SDM pelaksanaan Pemantauan Pengendalian Utama yang telah disusun Pelaksana Pemantauan kemudian disampaikan kepada Sekretariat dan Inspektorat terkait dan diarsipkan. Sedangkan jadwal dan perencanaan SDM pelaksanaan Evaluasi Kecukupan Rancangan yang telah disusun Inspektorat VII kemudian diarsipkan.

Dokumen

Inspektur Jenderal

3

4

Inspektorat VII Koordinator Kelompok JFA Inspektur VII VII.5 5 6


B

Jadwal dan perencanaan SDM EKR

Selesai

Jadwal dan perencanaan SDM PPU


LAMPIRAN II

SURAT EDARAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR SE – 02 /IJ/2011 TENTANG MEKANISME KERJA PELAKSANAAN PEMANTAUAN PENGENDALIAN UTAMA PADA INSPEKTORAT JENDERAL

LAMPIRAN II


Nomor

: SE - 02 /IJ/2011



:

Revisi Ke

:

Halaman

:

MEKANISME KERJA PELAKSANAAN PEMANTAUAN PENGENDALIAN UTAMA PADA INSPEKTORAT JENDERAL Dasar Hukum

: KMK No. 152/KMK.09/2011 tentang Peningkatan Penerapan Pengendalian Intern di Lingkungan Kementerian Keuangan

Tujuan

: Untuk memastikan bahwa pengendalian utama yang ditetapkan dalam suatu kegiatan telah berjalan dengan menggunakan perangkat pemantauan yang telah disusun


: Dimulai dari penugasan Koordinator Kelompok JFA VII.5 kepada anggota tim untuk menyusun konsep surat permintaan dokumen sampai dengan penyampaian informasi hasil pemantauan kepada pemilik pengendalian

Output yang Diharapkan

: Daftar Uji Pengendalian Utama dan informasi hasil pemantauan berupa bukti pendukung temuan yang sifatnya signifikan dan terindikasi fraud serta hasil pemantauan tindak lanjut Waktu Pelaksanaan : Setiap bulan Jangka Waktu Penyelesaian : 5 (lima) hari kerja setiap bulan

LAMPIRAN II

MEKANISME KERJA PELAKSANAAN PEMANTAUAN PENGENDALIAN UTAMA PADA INSPEKTORAT JENDERAL Pelaksana Pemantauan No.

Aktivitas

1

2

Dokumen

3 - Disposisi Koordinator Koordinator Kelompok JFA VII.5 menugaskan Kelompok JFA VII.5 kepada bawahannya (anggota tim) untuk menyusun konsep surat 1 anggota tim untuk permintaan dokumen yang akan digunakan sebagai menyusun Konsep Surat sampel pengujian. Permintaan Dokumen

Koordinator Kelompok JFA VII.5 4

4

Pemilik Pengendalian menerima surat permintaan dokumen tersebut kemudian menugaskan pelaksana pengendalian untuk menyiapkan dokumen-dokumen yang tercantum dalam surat permintaan.

- Konsep Surat Permintaan Dokumen - Surat Permintaan Dokumen

Anggota

Pemilik Pengendalian

Pelaksana Pengendalian

5

6

7

Mulai

Anggota tim menyiapkan konsep surat permintaan - Konsep Surat Permintaan 2 dokumen dan menyerahkannya kepada Koordinator Dokumen Kelompok JFA VII.5. Koordinator Kelompok JFA VII.5 menerima, mempelajari dan menelaah konsep surat permintaan dokumen untuk 3 kemudian menandatangani surat tersebut dan menyampaikannya kepada pemilik pengendalian.

Sekretariat dan Inspektorat terkait

Menyiapkan

Konsep Surat Permintaan Dokumen Mempelajari dan Menelaah Surat Permintaan Dokumen

- Surat Permintaan Dokumen - Disposisi penyiapan dokumen

Menugaskan

- Konsep Surat Penyerahan Pelaksana Pengendalian menyiapkan dokumen-dokumen Dokumen 5 yang diminta dan membuat konsep surat penyerahan - Dokumen Sampel dokumen (tanda terima). Pengujian Pemilik Pengendalian menerima, mempelajari, menelaah dan melengkapi dokumen-dokumen yang akan diserahkan beserta konsep surat penyerahan dokumen (tanda terima) 6 untuk kemudian menandatangani surat tersebut dan menyampaikannya kepada Koordinator Kelompok JFA VII.5.

- Dokumen Sampel Pengujian - Surat Penyerahan Dokumen

Koordinator Kelompok JFA VII.5 menerima serta meneliti kelengkapan dan kesesuaian dokumen dengan surat penyerahan dokumen (tanda terima). Apabila telah sesuai 7 maka surat penyerahan dokumen (tanda terima) tersebut ditandangani, apabila tidak sesuai maka dikembalikan kepada pemilik pengendalian untuk diperbaiki/dilengkapi.

- Dokumen Sampel Pengujian - Surat Penyerahan Dokumen

Menyiapkan Dokumen Sampel Pengujian Konsep Surat Penyerahan Menelaah/ Melengkapi Dokumen Sampel Pengujian

Surat Penyerahan

Tidak Sesuai Ya

Menugaskan Koordinator Kelompok JFA VII.5 menugaskan anggota tim untuk melakukan pengujian pengendalian utama dengan 8 menggunakan perangkat pemantauan yang telah disiapkan sekaligus melakukan penilaian tindak lanjut terhadap hasil pemantauan sebelumnya.

- Disposisi Koordinator Kelompok JFA VII.5 kepada anggota tim untuk melaksanakan pengujian

Dokumen Sampel Pengujian

Surat Penyerahan A

LAMPIRAN II

Pelaksana Pemantauan No.

Aktivitas

Dokumen

1

2

3

Koordinator Kelompok JFA VII.5 4

Sekretariat dan Inspektorat terkait

Anggota


Pelaksana Pengendalian

5

6

7

A Anggota tim melaksanakan pengujian pengendalian utama dan melakukan penilaian tindak lanjut terhadap hasil pemantauan sebelumnya dengan menggunakan teknik9 teknik pemantauan yang relevan dan sesuai dengan kebutuhan (checklist, wawancara, observasi, dan analisis dokumen).

Menguji

- Dokumen Sampel Pengujian - Informasi mengenai hasil penilaian tindak lanjut

Dokumen Sampel Pengujian Informasi Hasil Penilaian TL

Menguji - Daftar Uji Pengendalian Anggota tim mengisi daftar uji pengendalian utama (tabel Utama (Tabel 5) 5) sesuai dengan hasil pemantauan dan mengumpulkan 10 - Bukti pendukung temuan bukti-bukti pendukung jika terdapat temuan yang signifikan signifikan atau berindikasi atau berindikasi fraud. fraud

Daftar Uji Pengendalian Utama Bukti Pendukung Temuan

Menyerahkan Anggota tim menyerahkan hasil pemantauan berupa daftar uji pengendalian utama (tabel 5), bukti-bukti 11 pendukung temuan signifikan atau berindikasi fraud (jika ada), dan hasil penilaian tindak lanjut kepada Koordinator Kelompok JFA VII.5.

- Daftar Uji Pengendalian Utama - Bukti pendukung temuan signifikan atau berindikasi fraud - Hasil penilaian Tindak Lanjut

Koordinator Kelompok JFA VII.5 menerima, mempelajari dan mereviu hasil pemantauan berupa daftar uji pengendalian utama (tabel 5), bukti-bukti pendukung temuan signifikan atau terindikasi fraud (jika ada), dan hasil penilaian tindak lanjut. Apabila informasi yang 12 diperoleh belum memadai, maka pimpinan menugaskan kembali anggota tim untuk melakukan pendalaman pengujian. Namun apabila sebaliknya, maka informasi tersebut akan disampaikan kepada pemilik pengendalian sesuai dengan mekanisme kerja penyampaian laporan hasil pemantauan.

- Daftar Uji Pengendalian Utama - Bukti pendukung temuan signifikan atau berindikasi fraud - Hasil penilaian Tindak Lanjut

Daftar Uji Pengendalian Utama Bukti Pendukung Temuan

Mereviu

Hasil Penilaian TL

Tidak Memadai

Ya

SOP Pelaporan Hasil Pemantauan


LAMPIRAN III

SURAT EDARAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR SE – 02 /IJ/2011 TENTANG MEKANISME KERJA PEMANTAUAN PENGENDALIAN UTAMA PADA INSPEKTORAT JENDERAL

LAMPIRAN III


Nomor

: SE - 02 /IJ/2011



:

Revisi Ke

:

Halaman

:

MEKANISME KERJA PELAPORAN HASIL PEMANTAUAN PENGENDALIAN UTAMA PADA INSPEKTORAT JENDERAL Dasar Hukum


Tujuan

: Menyediakan informasi mengenai pelaksanaan Pemantauan Pengendalian Utama di unit Eselon I di lingkungan Kementerian Keuangan


: Dimulai dari instruksi penyusunan laporan hasil Pemantauan Pengendalian Utama s.d. pendistribusian laporan tersebut kepada pihak-pihak yang berkepentingan

Output yang Diharapkan

: 1. Tabel Pemantauan Pengendalian Utama 2. Laporan Temuan yang Berindikasi Fraud (jika ada) 3. Laporan Temuan Signifikan (jika ada)

Waktu Pelaksanaan : Setelah selesai Pemantauan Pengendalian Utama Jangka Waktu Penyelesaian : 1 (satu) hari kerja setelah selesai Pemantauan Pengendalian Utama

LAMPIRAN III

MEKANISME KERJA PELAPORAN HASIL PEMANTAUAN PENGENDALIAN UTAMA INSPEKTORAT JENDERAL Inspektorat VII No. 1 1

2

3

4

Aktivitas

Dokumen

2 3 Berdasarkan hasil Daftar Uji Pengendalian Utama (tabel 5) - Daftar Uji Pengendalian yang telah disetujui oleh Koordinator Kelompok JFA VII.5, Utama Anggota Tim mengisi/melengkapi konsep Tabel - Konsep Tabel Pemantauan Pengendalian Utama berupa: Pemantauan 1. jumlah sampel riil yang diambil; Pengendalian Utama 2. simpulan berikut tingkat kepatuhan pelaksanaan pengendalian utama; 3. temuan; dan 4. rekomendasi. Kemudian menyampaikannya kepada Koordinator Kelompok JFA VII.5 dalam hari kerja yang sama dengan hari kerja selesainya pemantauan. Koordinator Kelompok JFA VII.5 menerima, mempelajari, dan mereviu konsep Tabel Pemantauan Pengendalian Utama kemudian menandatangani dan menyampaikannya kepada Pemilik Pengendalian dalam waktu 1 (satu) hari kerja setelah selesai pemantauan.

Pemilik Pengendalian menerima Tabel Pemantauan Pengendalian Utama untuk ditindaklanjuti.

Inspektur VII


Anggota Tim


Inspektur Jenderal

4

5

6

7

8

Mulai Mekanisme Kerja Pelaksanaan Pengendalian Utama Melengkapi Daftar Uji PU Konsep Tabel PPU

- Daftar Uji Pengendalian Utama - Konsep Tabel Pemantauan Pengendalian Utama - Tabel Pemantauan Pengendalian Utama

Mereviu Daftar Uji PU Tabel PPU

-Tabel Pemantauan Pengendalian Utama

Tabel PPU

Bila dari hasil pelaksanaan Pemantauan Pengendalian - Disposisi Utama ditemukan adanya temuan yang berindikasi fraud , maka Koordinator Kelompok JFA VII.5 menugaskan Anggota Tim untuk menyusun konsep Laporan Temuan yang Berindikasi Fraud dalam hari kerja yang sama dengan hari kerja selesainya pemantauan.

Fraud?

Tidak

Ya

Menugaskan

1

2

LAMPIRAN III

Inspektorat VII No. 1 5

Aktivitas

Dokumen

2 3 Anggota Tim menerima penugasan dari Koordinator - Disposisi Kelompok JFA VII.5, kemudian menyusun konsep Laporan - Konsep Laporan Temuan Temuan yang Berindikasi Fraud dan menyampaikannya yang Berindikasi Fraud kepada Koordinator Kelompok JFA VII.5 dalam hari kerja yang sama dengan hari kerja selesainya pemantauan.

Inspektur VII


Anggota Tim


Inspektur Jenderal

4

5

6

7

8

2

Menyusun Konsep Laporan Temuan Berindikasi Fraud

6

7

8

Koordinator Kelompok JFA VII.5 menerima, mempelajari, -Konsep Laporan Temuan dan mereviu konsep Laporan Temuan yang Berindikasi yang Berindikasi Fraud Fraud kemudian memaraf dan menyampaikannya kepada Inspektur VII dalam hari kerja yang sama dengan hari kerja selesainya pemantauan. Inspektur VII menerima, mempelajari, dan mereviu konsep - Konsep Laporan Temuan Laporan Temuan yang Berindikasi Fraud kemudian yang Berindikasi Fraud menandatangani dan menyampaikannya kepada Inspektur - Laporan Temuan yang Jenderal dalam waktu 1 (satu) hari kerja setelah selesai Berindikasi Fraud pemantauan.

Inspektur Jenderal menerima Laporan Temuan yang Berindikasi Fraud untuk ditindaklanjuti.

Mereviu Konsep Laporan Temuan Berindikasi Fraud

Mereviu Laporan Temuan Berindikasi Fraud

- Laporan Temuan yang Berindikasi Fraud

Laporan Temuan Berindikasi Fraud

selesai

9

Bila dari hasil pelaksanaan Pemantauan Pengendalian - Disposisi Utama ditemukan adanya temuan signifikan, maka Koordinator Kelompok JFA VII.5 menugaskan Anggota Tim untuk menyusun konsep Laporan Temuan Signifikan dalam hari kerja yang sama dengan hari kerja selesainya pemantauan.

1

Signifikan?

Tidak

Ya

Menugaskan selesai 3

LAMPIRAN III

Inspektorat VII No.

Aktivitas

Dokumen

2 1 3 10 Anggota Tim menerima penugasan dari Koordinator - Disposisi Kelompok JFA VII.5, kemudian menyusun konsep Laporan - Konsep Laporan Temuan Temuan Signifikan dan menyampaikannya kepada Signifikan Koordinator Kelompok JFA VII.5 dalam hari kerja yang sama dengan hari kerja selesainya pemantauan.

Inspektur VII


Anggota Tim


Inspektur Jenderal

4

5

6

7

8

3

Menyusun Konsep Laporan Temuan Signifikan

11 Koordinator Kelompok JFA VII.5 menerima, mempelajari, - Konsep Laporan Temuan dan mereviu konsep Laporan Temuan Signifikan kemudian Signifikan memaraf dan menyampaikannya kepada Inspektur VII dalam hari kerja yang sama dengan hari kerja selesainya pemantauan.

12 Inspektur VII menerima, mempelajari, dan mereviu konsep Laporan Temuan Signifikan kemudian menandatangani dan menyampaikannya kepada Inspektur Jenderal dalam waktu 1 (satu) hari kerja setelah selesai pemantauan.

- Konsep Laporan Temuan Signifikan - Laporan Temuan Signifikan

13 Inspektur Jenderal menerima Laporan Temuan Signifikan untuk ditindaklanjuti.

- Laporan Temuan Signifikan

Mereviu Konsep Laporan Temuan Signifikan

Mereviu Laporan Temuan Signifikan

Laporan Temuan Signifikan

Selesai


LAMPIRAN IV

SURAT EDARAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR SE – 02 /IJ/2011 TENTANG MEKANISME KERJA PELAPORAN TRIWULANAN KEGIATAN PENGENDALIAN UTAMA PADA INSPEKTORAT JENDERAL

LAMPIRAN IV


Nomor

: SE - 02 /IJ/2011



:

Revisi Ke

:

Halaman

:

MEKANISME KERJA PELAPORAN TRIWULANAN KEGIATAN PENGENDALIAN UTAMA PADA INSPEKTORAT JENDERAL Dasar Hukum


Tujuan

: Untuk mengkomunikasikan tingkat kepatuhan, temuan terhadap implementasi pengendalian utama dalam suatu kegiatan berikut perkembangan tindak lanjut atas rekomendasi dalam tiga bulan serta tindak lanjut yang belum tuntas dari temuan hasil pemantauan periode sebelumnya


: Dimulai dari instruksi penyusunan Konsep Laporan Triwulanan s.d. pendistribusian Laporan Triwulanan kepada pihakpihak yang berkepentingan

Output yang Diharapkan : Laporan Triwulanan Waktu Pelaksanaan : Setiap tiga bulan Jangka Waktu Penyelesaian : Satu minggu setelah akhir periode pelaporan

LAMPIRAN IV

MEKANISME KERJA PELAPORAN TRIWULANAN KEGIATAN PEMANTAUAN PENGENDALIAN UTAMA INSPEKTORAT JENDERAL

No.

Aktivitas

Dokumen

Inspektur Jenderal

(1) (2) (3) 1 Inspektur VII menugaskan Koordinator Kelompok JFA VII.5 - Disposisi Inspektur VII untuk menyusun laporan triwulanan.

Inspektur VII (5)

Inspektorat VII Koordinator Kelompok JFA VII.5 (6)

Anggota (7)

Mulai Menugaskan

2 Koordinator Kelompok JFA VII.5 menerima disposisi dari - Disposisi Inspektur VII Inspektur VII kemudian menugaskan Anggota Tim untuk - Diposisi Koordinator menyusun laporan triwulanan. Kelompok JFA VII.5 3 Anggota tim menerima disposisi Koordinator Kelompok JFA VII.5 kemudian menyusun konsep laporan triwulanan berdasarkan Tabel PPU yang telah disusun selama triwulan tersebut dan menyampaikannya kepada Koordinator Kelompok JFA VII.5.

Menugaskan

- Disposisi Koordinator Kelompok JFA VII.5 - Konsep Laporan Triwulanan

Menyusun Konsep Laporan Triwulanan

4 Koordinator Kelompok JFA VII.5 menerima, meneliti dan - Konsep Laporan mereviu konsep laporan triwulanan yang telah disusun oleh Triwulanan anggota tim untuk kemudian disampaikan ke Inspektur VII.

Mereviu Konsep Laporan Triwulanan

5 Inspektur VII menerima, meneliti dan mereviu konsep - Laporan Triwulanan laporan triwulanan yang telah disusun oleh Koordinator Kelompok JFA VII.5 untuk kemudian ditandatangani dan disampaikan kepada Inspektur Jenderal satu minggu setelah akhir periode pelaporan.

Mereviu Laporan Triwulanan

Selesai

Laporan Triwulanan

Tabel PPU


LAMPIRAN V

SURAT EDARAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR SE – 02 /IJ/2011 TENTANG MEKANISME KERJA PELAPORAN SEMESTERAN KEGIATAN PENGENDALIAN UTAMA PADA INSPEKTORAT JENDERAL

LAMPIRAN V


Nomor

: SE - 02 /IJ/2011



:

Revisi Ke

:

Halaman

:

MEKANISME KERJA PELAPORAN SEMESTERAN KEGIATAN PENGENDALIAN UTAMA PADA INSPEKTORAT JENDERAL Dasar Hukum


Tujuan

: Tujuan untuk mengkomunikasikan hasil pemantauan berikut perkembangan tindak lanjut atas rekomendasi dalam semester tersebut serta langkah perbaikan yang masih diperlukan pada periode mendatang


: Dimulai dari Pelaksana Pemantauan Tingkat Eselon I menyusun Laporan Semesteran sampai dengan dikirimkan ke Pimpinan Unit Eselon I dan Inspektorat Jenderal.

Output yang Diharapkan : Laporan Semesteran Waktu Pelaksanaan : Setiap enam bulan Jangka Waktu Penyelesaian : Satu minggu setelah akhir periode pelaporan

LAMPIRAN V

MEKANISME KERJA PENYUSUNAN LAPORAN SEMESTERAN KEGIATAN PEMANTAUAN PENGENDALIAN UTAMA INSPEKTORAT JENDERAL Inspektorat VII No. (1)

1

Aktivitas

Dokumen

Inspektur Jenderal

(2)

(3)

(4)

Inspektur VII menugaskan Koordinator Kelompok - Disposisi JFA VII.5 untuk menyusun laporan semesteran hasil pemantauan pengendalian utama

Inspektur VII


(5)

(6)

Mulai

Menugaskan 2

3

Koordinator Kelompok JFA VII.5 beserta pejabat/pegawai di bawahnya untuk menyusun konsep laporan semesteran berdasarkan laporan triwulanan yang telah disusun sebelumnya kemudian disampaikan kepada Inspektur VII

- Disposisi - Laporan Triwulanan - Konsep Laporan Semesteran

Menyusun Konsep Laporan Semesteran

Inspektur VII menerima, meneliti dan mereviu - Laporan laporan semesteran yang telah disusun oleh Semesteran Koordinator Kelompok JFA VII.5 kemudian disampaikan kepada Inspektur Jenderal

Mereviu

Laporan Semesteran

Selesai

Laporan Semesteran

Laporan Triwulanan


LAMPIRAN VI

SURAT EDARAN INSPEKTUR JENDERAL NOMOR SE – 02 /IJ/2011 TENTANG TABEL PEMANTAUAN PENGENDALIAN UTAMA (TABEL 4) DAN DAFTAR UJI PENGENDALIAN UTAMA (TABEL 5)

LAMPIRAN VI


Nomor

: SE - 02 /IJ/2011



:

Revisi Ke

:

Halaman

:

Tabel Pemantauan Pengendalian Utama (Tabel 4) dan Daftar Uji Pengendalian Utama (Tabel 5) Dasar Hukum


Tujuan

: Untuk menjadi acuan dan alat pengujian pengendalian atas pelaksanaan kegiatan pemantauan pengendalian intern di lingkungan Inspektorat Jenderal tahun 2011 : Pemantauan pengendalian utama pada kegiatan: 1. Penanganan Pengaduan Masyarakat - Layanan Unggulan Inspektorat Bidang Investigasi 2. Penanganan Pengaduan atau Disposisi Inspektur Jenderal pada Seluruh Inspektorat 3. Pengadaan Barang Inventaris dengan Penunjukan Langsung


Output yang Diharapkan : Pelaporan Hasil pemantauan Pengendalian Utama berupa Tabel Pemantauan Pengendalian Utama Waktu Pelaksanaan : Bulan November - Desember Tahun 2011 Jangka Waktu Penyelesaian : 2 Bulan

Kegiatan Pengadaan Barang Inventaris dengan Penunjukan Langsung Tabel 4. Pemantauan Pengendalian Utama (Tabel PPU)

No

Kelompok Tahapan Pengendalian yang ada Kegiatan

(1)

(2)

1

Penetapan Rencana Kebutuhan Barang Inventaris Inspektorat Jenderal

2

Pembentukan Panitia/Pejabat Pengadaan

3

Penyusunan Usulan Pengadaan Barang

(3)

Monitoring

Atribut Pengendalian

Cara Pengujian

Frekuensi Pengujian

Pelaksana Pengujian

Hasil Pengujian

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

Tabel Pemantauan Rencana Kerja Kabag Umum

Dapatkan rencana kebutuhan barang inventaris Itjen dan pastikan telah ditandatangani oleh Kabag Umum serta pastikan bahwa rencana atas kebutuhan barang inventaris telah dibuat tepat waktu dengan melihat tanggal penetapan.

Setahun sekali

Kelompok JFA VII.5

Dapatkan SK dan konsep SK serta pastikan bahwa terdapat paraf secara berjenjang oleh Kasubbag Perlengkapan dan Kabag Umum

Setahun sekali

Kelompok JFA VII.5

Pengecekan secara berjenjang oleh Paraf Kabag dan Kasubbag pada Kasubbag Perlengkapan konsep SK dan Kabag Umum

Pengecekan usulan pengadaan oleh Kabag Umum selaku Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Disposisi / catatan Kabag pada Dapatkan Usulan Pengadaan Barang dan Memo Usulan Pengadaan Rencana Kebutuhan Barang Inventaris Barang dan Rencana Kebutuhan Inspektorat Jenderal kemudian pastikan bahwa Setiap Triwulanan Kelompok JFA VII.5 Barang Inventaris Inspektorat terdapat disposisi / catatan atas Memo Usulan Jenderal tersebut dari Kabag Umum selaku PPK

- HPS, Draft Kontrak dan Spesifikasi Teknis yang disampaikan ke Pejabat Pengadaan.

4

Jadwal Pengadaan, HPS, dan Dokumen Pengadaan (undangan, evaluasi, negosiasi) oleh - Jadwal Pengadaan dan Pejabat Pengadaan serta Dokumen Pengadaan Proses Pelaksanaan HPS, Draft Kontrak dan (undangan, evaluasi, negosiasi) Pengadaan spesifikasi teknis oleh yang disampaikan ke rekanan. PPK Menandatangani Pakta Integritas

- Tanda tangan pada Pakta Integritas

- Dapatkan HPS, Draft Kontrak dan Spesifikasi Teknis dan pastikan bahwa telah disahkan oleh PPK.

- Dapatkan Jadwal Pengadaan dan Dokumen Pengadaan (undangan, evaluasi, negosiasi) dan pastikan telah disetujui oleh PPK.

- Dapatkan Pakta Integritas dan pastikan telah ditandatangani.

Setiap Triwulanan Kelompok JFA VII.5

No



Cara Pengujian

Frekuensi Pengujian

Pelaksana Pengujian

5

Proses Pelaksanaan Pengadaan

Surat Penunjukan Pemenang oleh Pejabat Pengadaan

Tanda tangan pada Surat Penunjukan Pemenang oleh Pejabat Pengadaan

Dapatkan Surat Penunjukan Pemenang dan pastikan sudah ditandatangani oleh Pejabat Pengadaan


6

Proses Pelaksanaan Pengadaan

Persetujuan Perjanjian / Kontrak

Tanda tangan pada SPK / Kontrak oleh PPK

Dapatkan SPK / Kontrak dan pastikan telah ditandatangani oleh PPK


7

Penyerahan Barang

Pencocokan SPK dengan barang diterima oleh Pejabat Penerima Barang/pelaksana pada Subbag Perlengkapan

Tanda tangan pada BAST dan lampiran check list oleh Kasubbag Perlengkapan

Dapatkan BAST dan lampiran checklist serta pastikan telah ditandatangani oleh Kasubbag Perlengkapan.


8

Verifikasi pencatatan Tanda tangan pada Hasil Dapatkan Hasil verifikasi pencatatan pada Buku Penyimpanan Barang pada Buku Gudang verifikasi pencatatan pada Buku Gudang dengan aplikasi SIMAK-BMN dan Inventaris Hasil Setiap satu bulan Kelompok JFA VII.5 dengan aplikasi SIMAK- Gudang dengan aplikasi SIMAK- pastikan sudah ditandatangani oleh Pelaksana Pengadaan BMN BMN SIMAK-BMN pada Subbag Perlengkapan.

9

Pendistribusian Barang Inventaris

Pengecekan oleh Kasubbag TU penerima barang pada BAST dengan memperhatikan kebutuhan Inspektorat/Bagian

10

Pendistribusian Barang Inventaris

Verifikasi pencatatan pada Buku Gudang dengan BAST

11

Rekonsiliasi SAKPA dengan SIMAK-BMN

Rekonsiliasi SAKPA dengan SIMAK-BMN (minimal 6 bulan sekali)

12

Penyusunan Laporan BMN Semesteran atau Tahunan

Pengecekan ulang kondisi BMN

Tanda tangan Kasubbag TU penerima barang pada BAST

Dapatkan BAST dan pastikan telah ditandatangani Kasubbag TU Penerima

Setiap satu bulan Kelompok JFA VII.5

Hasil verifikasi pencatatan pada Buku Gudang dengan BAST

Dapatkan hasil verifikasi pencatatan Buku Gudang dengan BAST

Setiap satu bulan Kelompok JFA VII.5

Tanda tangan pada Berita Acara Dapatkan Berita Acara Rekonsiliasi dan Rekonsiliasi (minimal 6 bulan pastikan telah ditandatangani oleh Pelaksana Setiap semester sekali) oleh Pelaksana SIMAK SIMAK BMN dan Pelaksana SAI BMN dan Pelaksana SAI Paraf pada Laporan Perubahan Dapatkan Laporan Perubahan Kondisi BMN dan Kondisi BMN oleh Kasubbag Setiap semester pastikan telah ditandatangani Perlengkapan

Kelompok JFA VII.5

Kelompok JFA VII.5

Hasil Pengujian

No


13


Rekonsiliasi BMN dengan KPKNL Tingkat UAKPB

14


Rekonsiliasi BMN dengan Biro Perlengkapan Setjen

15

Peminjaman Barang Inventaris

Persetujuan peminjaman barang dari Kasubbag Perlengkapan


Cara Pengujian

Frekuensi Pengujian

Pelaksana Pengujian

Paraf pada Berita Acara Rekonsiliasi BMN Tingkat UAKPB oleh Kasubbag Perlengkapan

Dapatkan Berita Acara Rekonsiliasi BMN Tingkat UAKPB dan pastikan telah ditandatangani

Setiap semester

Kelompok JFA VII.5

Dapatkan Berita Acara Rekonsiliasi BMN dengan Biro Perlengkapan Setjen dan pastikan telah ditandatangani

Setiap semester

Kelompok JFA VII.5

Paraf pada Berita Acara Rekonsiliasi BMN dengan Biro Perlengkapan Setjen oleh Kasubbag Perlengkapan Tanda tangan pada Bukti peminjaman dan catatan buku gudang

Dapatkan Bukti peminjaman dan pastikan telah Setiap satu bulan Kelompok JFA VII.5 ditandatangani oleh Kasubbag Perlengkapan

Hasil Pengujian

Tabel 5. Daftar Uji Pengendalian Utama Pengendalian Utama Disusun oleh Tanggal 1

No. Sampel

Nomor Dokumen

(1)

(2)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

: : :

Apakah telah dibuat Apakah RKBI Itjen Rencana Kebutuhan sudah ditandatangani Barang Inventaris Kabag Umum? (RKBI) Itjen?

(3)

(4)

Apakah RKBI Itjen dibuat tidak melebihi tanggal Awal Tahun Anggaran ?

Apakah pembuatan RKBI Itjen telah sesuai kebutuhan user (bandingkan dengan tabel rekapitulasi rencana kebutuhan)?

Keterangan

(5)

(6)

(7)


: : :

No. Sampel

Nomor Dokumen

Apakah SK Panitia / Pejabat Pengadaan telah dibuat?

(1)

(2)

(3)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Apakah pemilihan panitia / pejabat yang ditunjuk sudah berserfikasi keahlian pengadaan Barang dan Jasa (Bandingkan dengan daftar pegawai yang mengikuti serfitikasi pengadaan barang dan jasa)?

Apakah konsep SK telah diparaf oleh Kasubbag Perlengkapan?

Apakah konsep SK telah diparaf oleh Kabag Umum?

Keterangan

(4)

(5)

(6)

(7)

Tabel 5. Daftar Uji Pengendalian Utama : : :

Pengendalian Utama Disusun oleh Tanggal 3

No. Sampel

Nomor Dokumen

Apakah terdapat Memo Usulan Pengadaan Barang dari user ?

Apakah terdapat disposisi / catatan atas Memo Usulan Pengadaan Barang dan Rencana Kebutuhan Barang Inventaris Inspektorat Jenderal dari Kabag Umum selaku PPK?

(1)

(2)

(3)

(4)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Keterangan

(5)

Tabel 5. Daftar Uji Pengendalian Utama Pengendalian Utama Disusun oleh Tanggal

: : :

4

No. Sampel

Nomor Dokumen

(1)

(2)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Apakah HPS telah Apakah Pakta Apakah Apakah Dokumen Apakah HPS dibuat sesuai Apakah Draft Apakah Jadwal Integritas telah Spesifikasi Pengadaan (undangan, telah dengan harga Kontrak telah Pengadaan telah ditandatangani Teknis telah evaluasi, negosiasi) disahkan pasar (lihat kertas disahkan dibuat dan oleh PPK, Panita disahkan oleh telah lengkap dan oleh PPK? kerja penyusunan PPK? disetujui PPK? dan peserta PPK? disetujui oleh PPK? HPS)? pengadaan? (3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

Keterangan

(10)



No. Sampel

Nomor Dokumen

(1)

(2)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Apakah Surat Penunjukan Apakah dasar penunjukan Apakah terdapat Surat Pemenang sudah pemenang telah sesuai Penunjukan ditandatangani oleh Pejabat dengan kriteria (misal masuk Pemenang? Pengadaan? dalam daftar rekanan)?

(3)

(4)

(5)

Keterangan

(6)



No. Sampel

Nomor Dokumen

Apakah telah dibuat SPK / Kontrak?

(1)

(2)

(3)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Apakah kontrak telah dibuat Apakah SPK / Kontrak sesuai dengan prosedur telah ditandatangani (bandingkan dengan jadwal HPS, oleh PPK? dokumen pengadaan)?

(4)

(5)

Keterangan

(6)



No. Sampel Nomor Dokumen

(1) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

(2)

Apakah BAST telah ditandatangani oleh Kasubbag Perlengkapan?

Apakah lampiran BAST telah ditandai (checklist pada kuantitas dan speksifikasi barang)?

Apakah lampiran BAST sudah sama dengan SPK?

Keterangan

(3)

(4)

(5)

(6)



Apakah telah dibuat hasil verifikasi pencatatan No. Sampel Nomor Dokumen pada Buku Gudang dengan aplikasi SIMAKBMN? (1) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

(2)

(3)

Apakah hasil verifikasi pencatatan pada Buku Gudang dengan aplikasi SIMAK-BMN sudah ditandatangani oleh Pelaksana SIMAK-BMN pada Subbag Perlengkapan?

Keterangan

(4)

(6)



No. Sampel

Nomor Dokumen

Apakah BAST telah ditandatangani Kasubbag TU Penerima?

(1)

(2)

(3)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Apakah BAST yang sudah ditandatangani sesuai dengan Tabel Rekapitulasi Kebutuhan?

Keterangan

(4)

(5)



No. Sampel

Nomor Dokumen

Apakah terdapat hasil verifikasi pencatatan Buku Gudang dengan BAST (Cocokkan secara uji petik apakah hasil verifikasi sesuai dengan pencatatan Buku Gudang dan BAST)?

(1)

(2)

(3)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Keterangan

(4)


: : :

No. Sampel

Nomor Dokumen (Berita Acara Rekonsiliasi)

Apakah Berita Acara Rekonsiliasi telah ditandatangani oleh Pelaksana SIMAK BMN?

(1)

(2)

(3)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Apakah Berita Acara Rekonsiliasi telah ditandatangani oleh Pelaksana SAI (Bandingkan RTH BMN dengan Realisasi Belanja Modal / Barang untuk akun aktiva tetap yang belum disusuaikan)?

Keterangan

(4)

(5)



Apakah Laporan Perubahan Kondisi Nomor Dokumen Apakah Laporan Perubahan BMN telah ditandatangani (Bandingkan No. Sampel (Laporan Perubahan Kondisi BMN telah dibuat? dengan informasi kondisi barang dari Kondisi BMN) masing-masing unit / DBR)?

(1) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

(2)

(3)

(4)

Keterangan

(5)



No. Sampel

Nomor Dokumen (Berita Acara Rekonsiliasi BMN)

Apakah Berita Acara Rekonsiliasi BMN Tingkat UAKPB telah dibuat?

Apakah Berita Acara Rekonsiliasi BMN Tingkat UAKPB telah ditandatangani (Bandingkan dengan laporan kondisi barang, laporan BMN, laporan posisi BMN dan catatan ringkas BMN)?

(1)

(2)

(3)

(4)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Keterangan

(5)



No. Sampel

Nomor Dokumen (Berita Acara Rekonsiliasi)

Apakah Berita Acara Rekonsiliasi BMN dengan Biro Perlengkapan Setjen telah dibuat?

(1)

(2)

(3)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Apakah Berita Acara Rekonsiliasi BMN dengan Biro Perlengkapan Setjen telah ditandatangani (Bandingkan dengan laporan kondisi barang, laporan BMN, laporan posisi BMN dan catatan ringkas BMN)?

Keterangan

(4)

(5)



No. Sampel

Nomor Dokumen

Apakah Bukti peminjaman telah ditandatangani Kasubbag Perlengkapan?

(1)

(2)

(3)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Apakah ada peminjaman tanpa disertai bukti peminjaman (bandingkan dengan Berita Acara Stock Opname dan atau catatan buku gudang)?

Keterangan

(4)

(5)

Kegiatan Penanganan Pengaduan Masyarakat – Layanan Unggulan IBI Tabel 4. Pemantauan Pengendalian Utama (Tabel PPU) No

Kelompok Tahapan Kegiatan

Pengendalian yang ada


Cara Pengujian

(1)

(2)

(3)

(4)

Catatan Buku Agenda Surat Masuk-Keluar/Aplikasi persuratan IBI

- Dapatkan catatan buku agenda surat masuk-keluar dan pastikan pengaduan telah dientry ke dalam data base (catatan Ms. Excel).

Frekuensi Pengujian (5)

Pelaksana Pengujian (6)

Setiap satu bulan

Kelompok JFA VII.5

- Dapatkan History Inbox SMS Pengaduan IBI History Inbox SMS Pengaduan (08159966662) dan pastikan pengaduan telah dientry IBI (08159966662) ke dalam data base (catatan Ms. Excel). 1

Penyampaian Surat Jawaban atas Pengaduan Masyarakat

Pencatatan Surat Pengaduan pada Aplikasi Persuratan / Agenda / Pemantauan Pengaduan

History E-mail Pengaduan IBI (Website Pengaduan IBI) Arsip Surat Pengaduan

- Dapatkan History E-mail Pengaduan IBI (Website Pengaduan IBI) dan pastikan pengaduan telah dientry ke dalam data base (catatan Ms. Excel). - Dapatkan file Ms. Excel dan pastikan catatan telah didukung dengan dokumen sumber (surat, sms, email)

Catatan file Ms.Excel Aplikasi Whistleblowing

- Dapatkan catatan buku agenda surat masuk-keluar dan pastikan bahwa semua surat pengaduan telah diarsipan

- Dapatkan Agenda Surat Masuk/ Out put Aplikasi Disposisi Inspektur dan Catatan Persuratan dan pastikan terdapat disposisi Inspektur di kolom Disposisi pada Agenda Surat Masuk/Aplikasi - Dapatkan Agenda Surat Masuk/ Out put Aplikasi Persuratan Monitoring Pelaksanaan Disposisi Surat Pengaduan

2

Persuratan Koorkel dan pastikan terdapat disposisi Setiap satu bulan Koorkel Buku Agenda Disposisi Koorkel

Catatan pada file Ms.Excel

3

Pelaksanaan Disposisi atas Surat Pengaduan

Monitoring Pelaksanaan Penugasan / Disposisi Pulbaket / Surveillance

Agenda Surat Tugas dan Pelaporan Surat Tugas dan Laporan Hasil Pulbaket/Surveillance

Kelompok JFA VII.5

- Dapatkan file Ms. Excel dan pastikan catatan telah didukung dengan disposisi Inspektur

Dapatkan Agenda Surat Tugas dan pastikan telah ada Laporan Hasil Pulbaket/Surveillance

Setiap satu bulan

Kelompok JFA VII.5

Hasil Pengujian (7)

Pelaksanaan Disposisi atas Surat Pengaduan Kelompok Tahapan

No

Kegiatan

Pengendalian yang ada


Cara Pengujian

(1)

(2)

(3)

(4)

Monitoring Pelaksanaan / Disposisi Audit Investigasi

Agenda Surat Tugas dan Pelaporan Surat Tugas dan LHAI

Dapatkan Agenda Surat Tugas dan pastikan telah ada Laporan Hasil Audit Investigasi

4



Setiap satu bulan

Kelompok JFA VII.5

- Dapatkan Agenda Surat Keluar/ Output Aplikasi Setiap satu bulan Persuratan dan pastikan terdapat disposisi Inspektur

Kelompok JFA VII.5

- Dapatkan konsep pelimpahan Kasus dan pastikan telah diparaf oleh Inspektur 5

Monitoring Pelaksanaan / Disposisi Pelimpahan Kasus

Catatan Disposisi pada Agenda Surat Keluar mengenai pelimpahan kasus

6

Pengawasan Berjenjang Pelaksanaan Kajian

Paraf Koorkel pada Konsep Laporan Hasil Kajian

7

8

Pengawasan Berjenjang Pelaksanaan Kajian, Pelaksanaan Pulbaket / Pulbaket/Surveillance, Surveillance A udit Investigasi, dan Pengawasan Berjenjang penyusunan Surat Pelimpahan Kasus Pelaksanaan Audit Investigasi Pengawasan Berjenjang Pelaksanaan Pelimpahan Kasus

9

Pengawasan Tindak Lanjut (DBPTL)

10 Tindak Lanjut hasil Audit Investigasi

11

Pencatatan pada Databse

Dapatkan Konsep Laporan Hasil Kajian dan pastikan Setiap satu bulan terdapat paraf oleh Koorkel

Laporan Supervisi E-mail dan SMS

Dapatkan Laporan Supervisi dan pastikan telah didukung dengan bukti

Laporan Supervisi E-mail dan SMS Paraf Inspektur pada konsep usulan pelimpahan kasus

Kelompok JFA VII.5

Setiap satu bulan

Kelompok JFA VII.5

Dapatkan Laporan Supervisi dan pastikan telah didukung dengan bukti

Setiap satu bulan

Kelompok JFA VII.5

Dapatkan konsep usulan pelimpahan Kasus dan pastikan telah diparaf oleh Inspektur

Setiap satu bulan

Kelompok JFA VII.5

Setiap satu bulan

Kelompok JFA VII.5

setiap triwulan

Kelompok JFA VII.5

Catatan pada Database Pengawasan Tindak Lanjut (DBPTL)

- Dapatkan Surat TL dan LHA serta pastikan telah dientry dalam DBPTL

Surat TL

- Dapatkan DBPTL dan pastikan telah didukung dengan dokumen sumber (LHA dan Surat TL)

Laporan Hasil Audit Reviu Triwulanan atas Pelaksanaan Tindak Lanjut

Tanda tangan oleh Kasubbag TU pada Hasil Kompilasi atas pelaksanaan TL

- Dapatkan Hasil Kompilasi dan pastikan telah ditandatangani Kasubbag TU

Hasil Pengujian (7)

Tabel 5. Daftar Uji Pengendalian Utama : Pencatatan Surat Pengaduan Pada Aplikasi Persuratan/Agenda/Pemantauan Pengaduan : :


No. Sampel

Nomor Dokumen (No. Agenda Surat Masuk Irjen/IBI/SMS/E-Mail/Telp perihal pengaduan/Rahasia dan arsip Surat Pengaduan IBI)?

(1)

(2)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Apakah surat masuk/disposisi Apakah surat Irjen/IBI/SMS/E-Mail/Telp/ masuk/disposisi dicatat pada Arsip sudah dicatat dalam buku agenda surat masukpemantauan surat keluar IBI? pengaduan (catatan Ms. Excel/SIPIBI/WiSe)?

(3)

(4)

Apakah Surat Pengaduan telah direspon oleh IBI? (Dapat dilihat dari tabel tindaklanjut respon dalam pemantauan pengaduan berbentuk SR dan agenda surat keluar)

Apakah respon surat pengaduan dilaksanakan tepat waktu (maksimal 7 hari sejak diterima Irjen/4 hari setelah diterima IBI)

Keterangan

(5)

(6)

(7)

Tabel 5. Daftar Uji Pengendalian Utama : Monitoring Pelaksanaan Disposisi Surat Pengaduan : :


No. Sampel

Nomor Dokumen (No. Agenda Surat Masuk Irjen/IBI/SMS/EMail/Telp perihal pengaduan/Rahasia dan arsip Surat Pengaduan IBI)?

(1)

(2)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Apakah Apakah catatan Apakah pada Apakah pada Surat Pengaduan disposisi IBI Agenda Surat Agenda Surat telah dibuat kajian telah sesuai Masuk Masuk dan/atau oleh IBI? dengan dan/atau Output Aplikasi (Dapat dilihat dari disposisi Irjen Output Persuratan tabel tindaklanjut pada Aplikasi Koorkel terdapat kajian dalam pemantauan Persuratan disposisi Koorkel? pemantauan surat terdapat (Bandingkan pengaduan pengaduan disposisi dengan Lembar berbentuk ND dan (catatan Ms. Inspektur? Disposisi arsip copy hasil Excel/SIPIBI/W Inspektur) kajian) iSe)? (3)

(4)

(5)

(6)

Apakah Surat Apakah Surat Tugas Audit Apakah Surat Tugas Investigasi telah Tugas Pelimpahan diterbitkan? Pulbaket/Surveilla Kasus telah (dapat dilihat dari nce telah diterbitkan? pemantauan diterbitkan? (dapat dilihat (dapat dilihat dari pengaduan dan dari pemantauan disposisi pada pemantauan pengaduan dan hasil kajian serta disposisi serta pengaduan dan simpulan hasil disposisi pada simpulan pulbaket/surveill hasil kajian) laporan hasil ance ) investigasi)

(7)

(8)

(9)

Keterangan

(10)

Tabel 5. Daftar Uji Pengendalian Utama : Pengawasan Berjenjang Pelaksanaan Kajian : :


No. Sampel

Nomor Dokumen No. ST/ No. Kajian (dapat dilihat dari disposisi IBI pada pengaduan atau arsip disposisi)

Apakah pada Konsep Laporan Hasil Kajian terdapat paraf Koorkel?

Apakah Konsep Laporan Hasil Kajian sesuai dengan perihal yang diadukan? (Bandingkan perihal Laporan Hasil Kajian dengan Surat Pengaduan)

Keterangan (contoh catat jangka waktu penyelesaian mulai dari tanggal surat masuk s.d. surat keluar)

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Tabel 5. Daftar Uji Pengendalian Utama : Monitoring Penugasan Pelaksanaan Penugasan / Disposisi Pulbaket / Surveillance : :


Nomor Dokumen No. ST Pulbaket/surveillan ce (dapat dilihat dari No. Sampel disposisi IBI pada Laporan Hasil Kajian atau arsip disposisi atau buku agenda Surat Tugas)

(1) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

(2)

Apakah pada Agenda Surat Tugas telah ada catatan Laporan Hasil Pulbaket/Surveillance (nomor dan tanggal laporan)? (dapat dilihat dari monitoring surat tugas pulbaket/surveillance atau dari SIPIBI)

(3)

Apakah Laporan Hasil Apakah Laporan Hasil Keterangan Pulbaket/surveillance tidak Pulbaket/Surveillance sudah diarsipkan? (contoh catat jangka waktu (Bandingkan Laporan Hasil ditindaklanjuti dengan Audit Investigasi? penyelesaian mulai dari tanggal surat Pulbaket/Surveillance dengan nomor dan (dapat dilihat dari simpulan hasil masuk s.d. surat keluar) tanggal Laporan pada Agenda) pulbaket/surveillance )

(4)

(5)

(6)

Tabel 5. Daftar Uji Pengendalian Utama : Pengawasan Berjenjang Pelaksanaan Pulbaket / Surveillance : :


No. Sampel

Nomor Dokumen (Surat Penugasan Supervisi dapat dilihat dari arsip Surat Tugas)

Apakah ada Laporan Supervisi Pulbaket/Surveillance? (Bandingkan dengan Surat Tugas Pulbaket/Surveillance)

Apakah Laporan Supervisi Pulbaket/Surveillance telah didukung dengan bukti?

Keterangan

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Tabel 5. Daftar Uji Pengendalian Utama : Monitoring Pelaksanaan Penugasan / Disposisi Audit Investigasi : :


Nomor Dokumen ST LHAI Apakah pada Agenda Surat (dapat dilihat dari Tugas telah ada catatan Apakah Laporan Hasil Audit disposisi IBI pada Laporan Hasil Investigasi sudah diarsipkan? Simpulan Hasil Audit Investigasi (nomor dan No. Sampel (Bandingkan Laporan Hasil Audit Pulbaket/surveilla tanggal laporan)? Investigasi dengan nomor dan nce atau arsip (dapat dilihat dari monitoring tanggal Laporan pada Agenda) disposisi atau buku surat tugas Audit investigasi atau dari SIPIBI) agenda Surat Tugas)

(1) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

(2)

(3)

(4)

Apakah Simpulan Hasil Audit Investigasi telah sesuai dengan materi pengaduan?

Keterangan (contoh catat jangka waktu penyelesaian)

(5)

(6)

Tabel 5. Daftar Uji Pengendalian Utama : Pengawasan Berjenjang Pelaksanaan Audit Investigasi : :


No. Sampel

(1) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Nomor Dokumen

(2)

Apakah ada Laporan Supervisi Audit Investigasi? (Bandingkan dengan Surat Tugas Audit Investigasi)

Apakah Laporan Supervisi Audit Investigasi telah didukung dengan bukti?

Keterangan

(3)

(4)

(5)

Tabel 5. Daftar Uji Pengendalian Utama : Pengawasan Berjenjang Pelaksanaan Pelimpahan Kasus : :


No. Sampel

Nomor Dokumen No. LHAI

(1)

(2)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Apakah ada disposisi Inspektur Apakah konsep usulan pelimpahan untuk pelimpahan kasus? Kasus telah diparaf oleh Inspektur? (dapat dilihat dari arsip lembar (Bandingkan dengan Laporan Hasil disposisi atau pemantauan Audit Investigasi) pengaduan)

(3)

(4)

Keterangan

(5)

Tabel 5. Daftar Uji Pengendalian Utama : Monitoring Pelaksanaan Penugasan / Disposisi Pelimpahan Kasus : :


No. Sampel

Nomor Dokumen (Nomor Laporan Hasil Audit Investigasi yang dapat dilihat dari pemantauan pengaduan atau SIPIBI atau agenda surat tugas audit investigasi)

(1)

(2)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Apakah pelimpahan kasus telah disetujui oleh Menteri Apakah pelimpahan kasus telah Keuangan? dilaksanakan? (dapat dilihat dari disposisi (dapat dilihat dari agenda surat Irjen pada agenda surat masuk keluar ) dan arsip disposisi)

(3)

(4)

Keterangan

(5)

Pengendalian Utama Disusun oleh Tanggal

Tabel 5. Daftar Uji Pengendalian Utama : Pengawasan Tindak Lanjut Hasil Audit, Pencatatan pada Database : :

10

No. Sampel

(1) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Nomor ST LHAI (dapat dilihat Apakah Surat dari buku TL dan LHAI Apakah rekomendasi Hasil Audit Investigasi telah di-entry seluruhnya agenda surat telah di-entry dalam aplikasi? tugas, SIPIBI, dalam monitoring aplikasi? surat tugas audit investigasi)

(2)

(3)

Hukuman Disiplin

bernilai rupiah (mis. TGR)

Rekomendasi lainnya

Apakah rekomendasi laporan hasil penugasan telah ditindaklanjuti? (dapat dilihat dari aplikasi dan dokumen pemantauan tindak lanjut)

(5)

Keterangan (Catat jangka waktu tindak lanjut tuntas dan statusnya)

(6)

Tabel 5. Daftar Uji Pengendalian Utama : Reviu Triwulanan atas Pelaksanaan Tindak Lanjut : :


No. Sampel

Nomor LHAI (dapat dilihat dari buku agenda surat tugas, SIPIBI, monitoring surat tugas audit investigasi)

Apakah telah dibuat Laporan Hasil Kompilasi?

Apakah Laporan Hasil Kompilasi telah ditandatangani Kasubbag TU?

Apakah Pengklasifikasian jenis tindak lanjut telah sesuai dengan permasalahan? (Bandingkan Surat TL, LPTL, STPTL, dan DBPTL)

Keterangan

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Kegiatan Penanganan Pengaduan atau Disposisi Inspektur Jenderal pada Seluruh Inspektorat Tabel 4. Pemantauan Pengendalian Utama (Tabel PPU) Kelompok Tahapan Pengendalian yang Kegiatan ada (1) (2) (3)

No

1

Penugasan penyusunan Konsep Pendapat, Masukan, Saran, dan Tanggapan

2

Penyusunan Konsep ND Pengantar dan Konsep Surat Pendapat, Masukan, Saran, dan Tanggapan

3

Persetujuan ND Pengantar dan Surat Pendapat, Masukan, Saran, dan Tanggapan

Pencatatan pada Buku Agenda Surat Masuk Keluar pada Inspektorat


Cara Pengujian

(4)

(5)

Catatan pada Buku Agenda Surat Masuk - Keluar pada Inspektorat

Dapatkan Dokumen Surat Masuk / Pengaduan dan pastikan telah dicatat/dientry

Dapatkan Agenda Surat Masuk/ Output Aplikasi Persuratan Pencatatan Disposisi Catatan Disposisi pada Buku pada Buku Agenda Agenda Inspektorat dan pastikan terdapat disposisi Inspektur Dapatkan Agenda Pencatatan pada Surat Keluar/ Output Agenda Surat Keluar Catatan pada Agenda Keluar Inspektorat dan Agenda Inspektorat dan Agenda Surat Aplikasi Persuratan dan Surat Masuk Inspektur Masuk Inspektur Jenderal pastikan terdapat Jenderal disposisi Inspektur



Setiap satu bulan

Kelompok JFA VII.5

Setiap satu bulan

Kelompok JFA VII.5

Setiap satu bulan

Kelompok JFA VII.5

Hasil Pengujian (8)


No. Sampel

Nomor Dokumen (nomor surat masuk)

Apakah setiap disposisi Irjen termasuk pengaduan telah dicatat/dientry dalam Aplikasi Persuratan Inspektorat? (bandingkan dengan disposisi Surat Keluar dari Inspektur Jenderal kepada Inspektur)

(1)

(2)

(3)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Apakah disposisi Irjen yang perlu Keterangan tanggapan sudah ditindaklanjuti? (catat jangka waktu penyelesaian (dapat dilihat dari tabel 5.3 / buku mulai dari tanggal surat masuk s.d. surat keluar) atau file monitoring persuratan) (4)

(4)



Apakah terdapat Apakah disposisi Inspektur telah Nomor Dokumen disposisi/petunjuk/catatan Inspektur ditindaklanjuti? (dapat dilihat No. Sampel (nomor surat pada Agenda Surat Masuk dan/atau dari ND dari Korkel / agenda masuk) Aplikasi Persuratan Inspektorat? persuratan Korkel) (1) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

(2)

(3)

(4)

Keterangan (catat jangka waktu penyelesaian mulai dari tanggal surat masuk s.d. surat keluar) (5)



Apakah Surat Keluar sudah dicatat pada Aplikasi Keterangan (catat jangka waktu Persuratan Inspektorat? (diisi dengan nomor surat Apakah Surat Keluar telah Nomor Dokumen penyelesaian mulai dari No. Sampel keluar yang dapat dilihat pada buku/file dikirim ke Inspektur (nomor surat masuk) tanggal surat masuk s.d. surat monitoring persuratan yang dibuat TU Jenderal? keluar) Inspektorat) (1) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

(2)

(3)

(4)

(5)

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

Recommend Documents