PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGGUNAKAN INSOURCING, OUTSOURCING DAN CO-SOURCING:
Kelebihan & Kekurangannya Mia Widhi Astuti Program Pascasarjana Manajemen dan Bisnis - Institut Pertanian Bogor Gedung MB-IPB, Jl. Raya Pajajaran – Bogor 16151 Telp. 8313813
[email protected]
Latar Belakang Persaingan dalam dunia bisnis saat ini sudah semakin sengit. Perusahaan yang ingin bertahan harus menetapkan strategi-strategi bersaing yang tepat, karena jika tidak demikian maka perusahaan dapat tertinggal jauh dari pesaingnya hingga tidak mampu lagi bertahan. Penggunaan sistem informasi sebagai strategi perusahaan untuk meningkatkan kompetitifnya merupakan salah satu pilihan yang dapat diambil. Penggunaan sistem informasi bagi perusahaan memiliki peranan yang penting antara lain menunjang kegiatan bisnis operasional, menunjang manajemen dalam pengambilan keputusan, dan menunjang keunggulan strategi kompetetif organisasi (O’Brien, 2009). Menurut Indrajit (2000) bagi perusahaan yang memutuskan untuk melibatkan teknologi informasi dalam aktivitasnya sehari-hari, perjalanan implementasi yang ada merupakan sebuah evolusi. Kecepatan evolusi yang harus dilalui sangat bergantung pada bagaimana manajemen dapat menilai dan meningkatkan fungsi teknologi informasi bagi perusahaan. Perusahaan yang berhasil menilai dan meningkatkan fungsi teknologi informasi dalam kaitannya dengan sistem informasi perusahaan maka akan meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan (revenu) maupun pengurangan biaya-biaya (costs) termasuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (underinvestment) dan yang terpenting adalah menjawab kebutuhan bisnis perusahaan akan informasi. Banyaknya manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaan sistem informasi dalam perusahaan maka meningkatkan permintaan akan pengembangan dan
implementasi sistem informasi dalam perusahaan. Perusahaan dalam melakukan pengembangan dan implementasi sistem informasi dapat menggunakan beberapa cara atau pilihan, yaitu melakukan pengembangan dan implementasi yang dikelola langsung oleh perusahaan (insourching), atau menyerahkannya kepada pihak ketiga (outsourching) atau kombinasi diantara keduanya yakni dengan membentuk tim yang terdiri dari pihak internal perusahaan dan pihak ketiga yang kompeten dibidangnya (co-sourching). Pada tabel 1. Terlihat bahwa dari 44 perusahaan yang diriset hampir seluruh perusahaan baik dari industri perbankkan, industri alat berat, industri farmasi, industri telekomunikasi, industri jasa pendidikan, industri pengelolaan karet dan industri makanan-minuman menggunakan outsource dalam perusahaannya termasuk dalam hal pengembangan sistem informasinya.
n = 44
Tabel 1. Perusahaan Yang Menggunakan Outsource Berdasarkan Jenis Industri Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008
Banyak hal dapat menjadi pertimbangan dalam menentukan keputusan perusahaan untuk melakukan insourcing, outsourcing ataupun co-sourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya adalah pertimbangan biaya pengembangan, resiko, kesesuaian sistem yang diinginkan, faktor waktu/kecepatan, faktor pembelajaran pelaksanaan sistem, dan faktor loyalitas karyawan. Pemilihan terhadap salah satu strategi yang
digunakan hendaknya disesuaikan dengan tujuan yang ingin dicapai, kemampuan perusahaan (sumber daya dan finansial) dan karakteristik perusahaan itu sendiri.
InSourcing Insourcing adalah suatu usaha pengembangan SI dan IT dalam perusahaan yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan dengan membentuk divisi khusus yang berkompeten di bidangnya, seperti departemen EDP (Electronic Data Processing). In-sourcing merupakan model pengembangan dan dukungan sistem teknologi informasi yang dilakukan oleh para pekerja di suatu area fungsional dalam organisasi (misalnya Akunting, Keuangan, dan Produksi) dengan sedikit bantuan dari pihak spesialis sistem informasi atau tanpa sama sekali. Model ini dikenal juga dengan istilah end-user computing atau end-user development. Tabel 2. Keuntungan dan kelemahan Insourcing Kelebihan
Kelemahan
Requirement dapat dipahami secara Keterbatasan jelas.
kemampuan
Penerapan software/hardware relatif lebih
sesuai
dengan
kebutuhan
teknologi
jumlah SDM informasi
dan yang
tingkat menguasai
mungkin
tidak
mencukupi untuk membangun sistem yang sesuai.
perusahaan.
Mengedepankan peran user dalam Tidak ada batasan biaya dan waktu yang menentukan
tujuan
dan
sasaran
pengembangan infrastruktur sistem, Meningkatkan partisipasi user dan
jelas, karena tidak ada target. Dan kalaupun ada target, tidak ada punishment yang jelas ketika target tidak tercapai.
rasa memiliki pada infrastruktur yang Minimnya dokumentasi, karena dikerjakan oleh personel intern.
dikembangkan. Relatif
mempercepat
pengembangan
karena
tahapan Kebocoran data mungkin dapat terjadi, knowledge
transfer yang lebih mudah. Respon yang cepat ketika terjadi masalah dalam sistem.
dikarenakan
tidak
ada
reward
dan
punishment yang jelas khususnya kepada karyawan yang menangani proyek SI. Pengembangan sistem dengan teknik SDLC
cenderung lambat dan mahal.
Keamanan data relatif terjamin. Cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang bersifat kompleks Pengambilan
keputusan
dapat
Resiko
kerusakan
software/hardware
ditanggung oleh perusahaan, begitu juga dengan peralatan yang sudah lanjut usia.
dikendalikan oleh perusahaan, tanpa Perubahan kultur perusahaan relatif lebih intervensi dari pihak luar.
sulit
dilakukan
jika
diatur
oleh
karyawannya sendiri.
OutSourcing Outsourcing adalah suatu teknik pengembangan sistem informasi dalam perusahaan, dengan menggunakan sumber daya dari pihak ketiga untuk mengerjakan layanan tertentu dalam perusahaan. Kegiatan perusahaan yang berupaya fokus dalam menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core business), sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak lain juga dapat disebut dengan outsourcing. Berdasarkan riset yang dilakukan oleh PPM Manajemen pada bulan Agustus 2008 terhadap 44 perusahaan, diperoleh bahwa urutan faktor keberhasilan proses outsourcing sangat dipengaruhi oleh komitmen pihak yang terlibat, detail aturan yang disefinisikan dalm kontrak kerja, kejelasan proses outsourcing yang ingin dilakukan, update perjanjian antar pengguna dan penyedia tenaga outsource, ada atau tidaknya prosedur formal dalam proses tender (bidding) calon perusahaan outsourcing dan yang terakhir adalah faktor jangka waktu penyelenggaraan outsourcing.
n = 44
Tabel 3. Faktor Keberhasilan Proses Outsourcing Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008
Keputusan melakukan outsourcing untuk pengembangan sistem informasi perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa hal penting agar keputusan tersebut memberikan manfaat lebih besar daripada kerugian yang akan diperoleh perusahaan. Perusahaan yang memutuskan melakukan outsource harus mengetahui dengan jelas mengenai kebutuhan (requarement) untuk suatu project dalam hal ini mengenai pengembangan suatu sistem informasi perusahaan. Perusahaan harus benar-benar mengerti project yang akan dibangun, termasuk requirement, metode implementasi, bahan yang dibutuhkan dan economic benefit yang dihasilkan. Outsource yang baik adalah dimana perusahaan seharusnya dapat mengerjakan sendiri proyek itu, tapi terhalang oleh waktu atau tenaga kerja. Proyek yang besar sebaiknya dibagi menjadi proyek kecil, untuk menghindari resiko kegagalan yang besar. Perusahaan hendaknya melakukan pembayaran disesuaikan dengan detail pekerjaan yang dilakukan oleh vendor, sehingga harga dan hasil seimbang. Selain itu, hal yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan outsource adalah melakukan kontrak dala jangka pendek (5-10 tahun), karena teknologi berkembang sangat cepat. Jika harus membuat kontrak jangka panjang, sebaiknya dibuat kontrak yang dapat dinegosiasikan setiap saat. Perusahaan juga harus selektif dalam pemilihan vendor termasuk menyelidiki latar belakang vendor,
karena ada kemungkinan vendor menyerahkan pengerjaan proyek ke vendor lain, dan hal ini harus diketahui oleh klien.
n = 44
Tabel 4. Faktor-faktor Pemilihan Partner Outsourcing Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008
Dalam pemilihan vendor hendaklah disesuaikan dengan kebutuhan sistem yang akan dikembangkan. Pemilihan vendor yang tepat yang mempunyai reputasi baik dapat membantu keberhasilan strategi outsourcing yang dilakukan perusahaan. Beberapa faktor pemilihan partner outsourcing dapat dilihat pada tabel 4. Outsourcing TI terbagi menjadi beberapa bagian, seperti software, hardware, jaringan dan lain-lain. Sebaiknya perusahaan tidak meletakkan keseluruhan kebutuhan itu pada vendor yang sama, dan mencari vendor yang ahli di bidang tertentu, seperti Cisco untuk jaringan, IBM untuk hardware, SAP untuk software dan lain sebagainya. Selain itu, profil vendor harus benar-benar jelas, agar tidak muncul masalah dikemudian hari. Pada gambar 1 dapat dilihat langkah-langkah dalam proses outsourcing.
Gambar 1. Langkah-langkah dalam outsourcing
Menuerut Turban, 2007 Jenis-jenis outsourcing antara lain: Total Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab sepenuhnya pada layanan tertentu dalam perusahaan, dalam bidang IT, vendor menyediakan personel, hardware dan software. Selective Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada bagian tertentu pada layanan tertentu dalam perusahaan, disesuaikan dengan bidang keahlian vendor. Misalnya SAP menyediakan software dan IBM menyediakan hardware. De facto sourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada pihak luar dikarenakan adanya latar belakang sejarah atau politik, dibandingkan dengan hasil evaluasi objektif. Misalnya dikarenakan salah seorang eksekutif memiliki perusahaan IT diluar jabatannya, maka perusahaan diarahkan untuk melakukan outsource pada perusahaan IT miliknya. Tabel 5. Keuntungan dan kelemahan Outsourching Kelebihan
Kelemahan
Biaya lebih murah karena perusahaan tidak berinvestasi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga. Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal,
Memungkinkan terjadinya konflik antara perusahaan dan pihak ketiga (perancang sistem informasi) karena perbedaan persepsi Kebocoran sistem, perusahaan kehilangan kendali terhadap sistem. Karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing yang menjadi kliennya. Tidak terjadi transfer Knowledge di dalam perusahaan yang optimal. Besar kemungkinan terjadi ketidak puasan
karena outsourcer memang spesialisasi pada pihak klien (perusahaan) akan sistem dan ahli dibidang tersebut. informasi yang telah dikembangkan oleh Perusahaan tidak mempunyai outsourcer disaat terjadi diskomunikasi, pengetahuan tentang sistem teknologi Kontrak jangka panjang, dengan biaya yang ini dan pihak outsourcer mahal dan penalti pemutusan kontrak yang mempunyainya. menyebabkan perusahaan tidak memiliki Meningkatkan fleksibilitas untuk pilihan selain menjalankan kontrak sampai melakukan atau tidak melakukan selesai. Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi investasi. Mengurangi resiko kegagalan investasi ketika vendor menjanjikan banyak hal pada awal perjanjian, namun tidak dapat yang mahal. Penggunaan sumber daya sistem direalisasikan ketika kontrak sudah berjalan. Pengambilan keputusan hanya dikuasai oleh informasi optimal. Perusahaan dapat menfokuskan pada pihak eksekutif perusahaan dan karyawan hanya sebagai input dalam sistem. pekerjaan lain yang lebih penting.
Co-sourcing Co sourcing sering digunakan untuk mengembangkan organisasi yang menjalankan pusat layanan bersama dengan vendor eksternal. Co sourcing juga dikenal sebagai perusahaan patungan, dimana p enggunaan sumber daya untuk menggerjakan layanan tertentu dalam perusahaan menggabungkan antara sumberdaya dari pihak eksternal dan pihak internal perusahaan. Tipe-tipe project yang seringkali
menggunakan cosourcing karena beberapa alasan. Suatu perusahaan menggunakan co-sourcing adalah karena perusahaan mempunyai komponen informasi internal yang sangat mendukung kebutuhan pihak ketiga, subject yang akan dikembangkan oleh perusahaan merupakan core kompetensi mereka sehingga perusahaan dapat bekerjasama dalam beberapa hal (bukan keseluruhan) dari Keahlian pihak ketiga sehingga memberi kontribusi terbaik bagi perusahaan. Bekerja bersama dengan pihak ketiga (vendor) dapat membangun soft skill kritis. Membangun hubungan kerja dengan berbagai pihak yang terlibat sehingga memberikan kontribusi kepada staf pembangunan di bidang komunikasi, kolaborasi,
negosiasi,
dan
manajemen
proyek,
yang
semakin
penting.
selain itu melalui co sourcing mampu meningkatnya kesempatan untuk belajar praktek-praktek terbaik dan akan mengenal alat-alat baru atau sumber daya
(database yang berguna, kemampuan manipulasi data). Keuntungan dan keleman dari penggunaan co sourcing dapat dilihat pada tabel 6. Tabel 6. Keuntungan dan kelemahan Co-sourcing Kelebihan
biaya pengembangan akan lebih murah karena biaya ditanggung bersama perusahaan patner (sharing cost) sharing knowledge antar organisasi perencanaan pengembangan lebih terpadu dan holistik Tim berada langsung dibawah arahan dan kontrol langsung perusahaan sehingga kinerja pihak ketiga dapat langsung diawasi oleh perusahaan. Tim yang dibentuk memiliki standar kualitas tinggi sesuai dengan kebutuhan baik dari segi kuantitas maupun kualitas. Standart, prosedur dan metodologi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tim mempunyai sense of ownership and accountable dalam membangun sistem Pekerjaan yang dilakukan dapat menjadi sarana pembelajaran bagi seluruh komponen perusahaan.
Kelemahan
Rahasia perusahaan diketahui patner
Keamanan system
Perbedaan kepentingan organisasi
Program bersifat general
Harus menyesuaikan dengan hardware dimasing-masing organisasi
Kemungkinan akan terbaginya SDM yang memiliki kompetensi dalam fokus bisnis yang dilaksanakan.
Keterlibatan SDM dari perusahaan hanya disertakan sampai rancangan penyusunan sistem
dan
sehingga
melakukan
pengembangan perusahaan
perbaikan
pengembangannya lebih lanjut.
sulit dan
DAFTAR PUSTAKA Indrajit, Richardus Eko. 2000. Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Elex Media Komputindo. Jakarta McLeod Jr., R., dan George P. Schell. 2009. Management Information System: Sistem Informasi Manajemen. Edisi 10. Salemba Empat. Jakarta O’Brien, JA and George Marakas. 2009. Management Information Sistem. Ninth Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston. Szedlak, Jennifer Jenkins dan Camille Clark Wallin. Information Research Analyst. 2007. “Co-Sourcing” Secondary Research: Partnerships Between Internal Researchers and External Information Brokers for Greater Business Value (http://www.sla.org/pdfs/sla2007/szedlaksecondaryresearch.pdf) Turban, E., Leidner, D., McLean, E., Wetherbe, J. 2007. Information Technology for Management. John Wiley. http://www.sourcingmag.com/dictionary/Cosourcing-43.htm
http://hasan.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/cosourcing/#comments
http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masadepan.bwi/comment-page-2#comment-1761
http://tiara.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/03/perbandingan-implementasiinsourcing-co-sourcing-dan-outsourcing-dalam-pengembangan-sisteminformasi/comment-page-1/#comment-3
http://www.setiabudi.name/archives/1141/comment-page-1
LAMPIRAN
http://hasan.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/cosourcing/#comments
http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masadepan.bwi/comment-page-2#comment-1761
http://tiara.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/03/perbandingan-implementasiinsourcing-co-sourcing-dan-outsourcing-dalam-pengembangan-sisteminformasi/comment-page-1/#comment-3
http://www.setiabudi.name/archives/1141/comment-page-1
