i
Kata Pengantar Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan YME, Pusat Pemberdayaan Informatika dan Desa Kabupaten Pemalang sebagai satu program unggulan yang dicanangkan oleh Pemerintah Kabupaten Pemalang pada tahun 2016 sebagai program yang membantu pemerintah kabupaten pemalang didalam peningkatatan sumber daya manusia dibidang Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi perangkat desa, pada tahun 2016 telah menyusun beberapa buku panduan pembelajaran TIK dasar untuk para perangkat desa se-kabupaten Pemalang. Buku yang disusun oleh Tim PUSPINDES ini adalah diantaranya adalah buku-buku yang akan membantu perangkat desa didalam memanfaatkan aplikasi dan teknologi informasi didalam proses pelayanan terhadap warga desa, dan diantaranya adalah buku tentang penggunaan aplikasi Sistem Informasi Desa dan Kawasan Pemalang (SIDEKEM) yang dikembangkan dan diperuntukkan bagi desadesa di wilayah kabupaten Pemalang dengan kode terbuka dan dapat digunakan dan dikembangkan di daerah lainnya di wilayah negara kesatuan republik indonesia (NKRI). Buku dengan judul Buku Sistem Informasi Desa dan Kawasan Pemalang (SIDEKEM)1.4 ini , disusun dan disesuaikan dengan program pelatihan peningkatan kapasitas Perangkat Desa dibidang TIK yang diselenggarakan oleh Pusat Pemberdayaan Informatika dan Desa ( PUSPINDES ). Semoga buku ini bermanfaat dan berguna bagi perangkat desa khususnya didalam menggunakan aplikasi perkantoran sehingga proses digitalilasi perkantoran desa yang dilakukan oleh pemerintah desa dapat dilakukan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
Pemalang, September 2016
Tim Penyusun
i
DAFTAR ISI Membuka File Sidekem---------------------------------------------------------..1 Password------------------------------------------------------------------------.3 Profil Desa-----------------------------------------------------------------------4 Input Jabatan--------------------------------------------------------------------6 Input Pejabatan/Staf Desa-------------------------------------------------------8 Input Ketua RT/RW/Dusun------------------------------------------------------10 Mengubah Data RT, RW, Dusun-------------------------------------------------11 Data Untuk Online--------------------------------------------------------------12
MENGOLAH DATA KEPENDUDUKAN Edit Data Penduduk(BIP)-------------------------------------------------------13 Import Data Penduduk---------------------------------------------------------.17 Kepala Keluarga----------------------------------------------------------------20 Edit Kepala Keluarga-----------------------------------------------------------.21 Pecah Kepala Keluarga---------------------------------------------------------22 TambahAnggota Keluarga-----------------------------------------------------.24 Perubahan Anggota Keluarga--------------------------------------------------25 Tambah Kelahiran--------------------------------------------------------------26 Edit Kejadian Kelahiran---------------------------------------------------------27 Menambah Data Kematian-----------------------------------------------------28 Edit Data Kematian-------------------------------------------------------------29 Data Mutasi---------------------------------------------------------------------30 Perubahan Data Mutasi---------------------------------------------------------31 Menambah Data Kemiskinan---------------------------------------------------32 Pelayanan Surat Warga--------------------------------------------------------.33
ii
SISTEM INFORMASI DESA DAN KAWASAN PEMALANG Aplikasi Sistem Informasi Desa dan Kawasan Pemalang (SIDEKEM) merupakan aplikasi berbasis deskstop yang dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Python.Aplikasi ini merupakan aplikasi unggulan desa yang digunakan untuk mendukung berbagai macam kebutuhan desa, mulai dari Profil Desa, Data Kependudukan, Data Statistik Desa, Administrasi Surat Menyurat hingga Data Keuangan Desa, Juga termasuk Peta Desa dan masih banyak lagi berbagai kebutuhan informasi data Desa yang telah terintegrasi dalam aplikasi Sistem Informasi Desa dan Kawasan Pemalang (SIDEKEM) ini. Aplikasi SIDEKEM ini merupakan aplikasi yang hanya khusus digunakan di wliayah Kabupaten Pemalang, telah diaplikasikan di 211 Desa yang berada di Kabupaten Pemalang ini. Dalam Edisi Pertama buku ini, akan dibahas Profil dan Kependudukan berserta Administrasi Surat Menyurat. MENGGUNAKAN APLIKASI SIDEKEM
Bagaimana menggunakan Aplikasi SIDEKEM ini? Penggunaan aplikasi ini sangat inovatif juga memudahkan para penggunanya. Pengguna tidak perlu melalukan berbagai macam proses Installasi baik Database Mysql atau un berbagai macam pendukung aplikasi di dalamnya. Penggunaan hanya perlu menyalin aplikasi SIDEKEM ini ke dalam laptop atau komputer, atau bahkan aplikasinya anda tetap berada di dalam Flashdisk, dan anda dapat langsung mengoperasikannya. MEMBUKA FILE SIDEKEM
Langkah selanjutnya kita akan membuka aplikasi SIDEKEM yang perlu diperhatikan adalah letak dimana kita menyalin atau menyimpan aplikasinya. Pada contoh dibawah ini, aplikasi disimpan dalam direktori TOSHIBA (E): SIDEKEM.
2
Membuka Folder SIDEKEM
1. Masukkan Password " admin" 2. klik Login
Tampilan Login
Tampilan login di atas adalah untuk membuka/masuk ke dalam aplikasi ini. Maka pada gambar di bawah ini merupakan tampilan depan dari aplikasi SIDEKEM.
3
PASSW ORD
1. Klik Profil dan Kependudukan 2. klik Profil Desa 3. klik Password
4
4. Ketikkan password baru anda, 5. klik SIMPAN
PROFILDESA
1. klik Profil dan Kependudukan 2. klik Profil Desa
5
Tampilan Profil Desa
Setelah klik Edit akan muncul Konfirmasi -> klik OK (Data Profil Desa Sudah Tersimpan) Konfirmasi Data sudah Tersimpan INPUT JABATAN
6
1.Klik Profil Dan Kependudukan 2. Klik Profil Desa 3. Input Jabatan
Input Jabatan
3. Masukkan nama jabatan pada kolom "Jabatan" 4. klik "Tambah" (Untuk menambah nama jabatan) lakukan begitu seterusnya
Tampilan Input Jabatan dan Pangkat
7
Gunakan perintah "Edit" untuk mengubah Nama Jabatan Gunakan perintah "Hapus" untuk menghapus Nama Jabatan
Edit Jabatan dan Pangkat
Pemberitahua n bahwa Jabatan berhasil diinput -> klik OK
Konfirmasi Input Jabatan
8
Tampilan Jabatan berhasil di Input
Lakukan hal yang sama untuk input seluruh jabatan dan pangkat yang ada di desa
Jabatan berhasil diinput
INPUT PROFIL PEJABATAN/STAF DESA
1. Profil dan Kependudukan 2. Klik Profil Desa 3. Input Pejabat/Staf Desa
9
4. Masukkan nama
5. Pilih Jabatan
Tampilan Input Pejabat Desa dan Pemda
Tampilan
Pilihan Jabatan, diambil dari sub menu "Input Pejabat".
10
Gunakan perintah "Edit" untuk mengubah Nama dan Alamat Pejabatan Gunakan perintah "Hapus" untuk menghapus
Input Nama Pejabat dan alamat pejabat
InputKetuaRT/RW/Dusun
1. Klik Profil dan Kependudukan 2. Klik Profil Desa 3. Input Ketua RT/RW/Dusun
11
1. Isilah kolom data RT/RW/Dusun 2. Ketikkan Nama pada kolom Nama Ketua RT/RW/Dusun 3. Klik "Tambah" untuk menyimpan data, 4. Maka akan muncul Peringatan 5. klik OK
Mengubah Data RT,RW,Dusun
Kolom sebelah kiri adalah data pejabat yang telah diinput
EDIT DATART/RW/DUSUN 1. Klik double/2x pada nama pejabat yang akan di Edit 2. Edit sesuai Kebutuhan DATA UNTUK ONLINE
12
1. klik Profil Desa 2. Data Untuk Online
Isilah sesuai dengan alamat yang dimiliki -> klik Sinkron Data
MENGOLAH DATA KEPENDUDUKAN EDIT BUKU INDUK PENDUDUK (BIP) Aplikasi Sistem Informasi Desa dan Kawasan Pemalang mempunyai fasilitas Import Data Penduduk, yang dimaksud dengan Import yaitu data kependudukan yang terdapat dalam Buku Induk Penduduk (BIP) dapat dipindahkan/dimasukkan dan disimpan dalam aplikasi
13
sidekem ini dalam jumlah yang banyak dalam satu waktu. Jadi, data yang terdapat dalam BIP tidak perlu di input satu persatu. Karena dengan fasilitas Import ini, seluruh data yang terdapat dalam BIP berapapun jumlahnya dapat dimasukkan/disimpan secara otomastis sekaligus dalam satu waktu. Buku Induk Penduduk (BIP) merupakan sumber data utama yang diperlukan dalam mengolah/menggunakan aplikasi SIDEKEM ini. Bersumber dari BIP tersebut, desa dapat mengolah berbagai macam informasi data seperti stasitik kependudukan, pendidikan, pekerjaan dan berbagai data statistik lainnya, selain itu administrasi surat menyurat juga dapat dilakukan dengan cepat melalui aplikasi SIDEKEM ini. Langkah awal untuk import data adalah dengan mengedit/mengubah sedikit tatanan atau urutan yang terdapat dalam BIP untuk kemudian disimpan dalam format CSV (Comma Delimited). Petunjuk lebih rinci akan dijelaskan di bawah ini. Tampilan di bawah ini adalah bentuk dari BIP (Buku Induk Penduduk) yang akan kita edt
1. Kopi sel no. 8, dari no. KK sampai Alamat
1. KlikProfil Desa -> Import Data Penduduk
14
3. Paste Sel no. 8 yang sudah 2. Drag bagian di copy pada bagian yang bawah paraf sudah di drag/tarik (bawah paraf) sebanyak
jumlah anggota keluarga yang dimiliki dalam satu KK tersebut
Copy, lalu Paste sel no. 8 di bawah paraf
4. Copy sel no. 10 sampai 14 (Ctrl+C)
5. Paste pada lembar kerja yang baru (Ctrl+N -> Ctrl+V).
15
6. Select/klik kolom (A,P,R dan S) 7. kemudian hapus /Delete
8. Hasil kolom yang sudah dirapihkan yairu A-P
Hasil setelah dirapihkan
MENYIMPAN FILE BIP (UKU INDUK PENDUDUDK)
Simpan file BIP yang sudah di edit. 1. klik File -> Save As
Menyimpan file BIP baru
16
2. File Name: beri nama file BIP baru 3. Pilih Tipe file dengan format .CSV 4. klik OK
Menyimpan dalam Format .CSV
Klik
17
Proses import database akan dilakukan setelah edit BIP selesai. DIbawah ini akan dijelaskan bagaimana proses import data dilakukan. IMPORT DATA PENDUDUK
1. Klik Profil dan Kependudukan 2. Klik Import Data Penduduk
18
3. Klik Ambil File (untuk mengambil file yang akan di import)
4. Pilih file BIP(yang sudah diedit) yang akan di import 5. Klik Open
19
Letak file BIP yang akan di Import 6. Klik Import 7. Klik OK untuk Konfirmasi Data Telah Diimport
Lama munculnya konfirmasi saat import data bergantung pada banyak sedikitnya data yang di import. semakin banyak data maka akan semakin lama kotak konfirmasi muncul. Ketika muncul konfirmasi seperti gambar di atas, maka data BIP secara otomatis telah berpindah ke dalam aplikasi dan siap digunakan untuk berbagai keperluan desa. Jika kolom pertama tidak berhasil (Ditandai dengan tidak munculnya kotak konfirmasi dalam jangka waktu yang lama) maka gunakan kolom yang kedua. Pesan Error dapat dilihat dalam Command Prompt (CMD) yaitu layar hitam (lihat pada awal membuka aplikasi). Jika kedua kolom tersebut tidak berhasil, maka kemungkinan besar terjadi kesalahan saat proses penyimpanan atau pengeditan. Untuk melihat perubahan atau data yang sudah berhasil di import, periksalah pada sub menu Kepala Keluarga yaitu di bagian Tambah Kepala Keluarga. Pada aplikasi SIDEKEM ini posisi antara data Kepala Keluarga dan Anggota keluarga telah dipisahkan. Hal ini bertujuan memudahkan anda dalam pengaturan Data Kependudukan. KEPALA KELUARGA
20
1. Klik Profil dan Kependudukan 2. Klik Kepala Keluarga 3. Pilih Tambah Kepala Keluarga
Tampilan Data Kepala Keluarga
21
EDIT KEPALA KELUARGA
1. Klik Profil dan Kependudukan 2. Klik Kepala Keluarga 3. Pilih Perubahan Kepala Keluarga
Gunakan perintah "Hapus Data" untuk menghapus data KK Gunakan perintah "Update Data" untuk menyimpan data KK yang telah diedit.
Pilih nama Kepala Keluarga yang akan di edit/ubah. Cukup dengan klik sekali saja.
22
PECAH KEPALA KELUARGA
1. Klik Profil dan Kependudukan -> Pilih Kepala Keluarga 2. Pilih Pecah Kepala Keluarga
3. Klik / sorot nama yang akan dipisahkan menjadi KK baru. 4. Pada kolom "Nomor KK menjadi" masukkan no. KK yang baru, juga "Alamat" pada kolom yang tersedia. 5. Klik "Tambah Data " untuk menyimpan
23
Data pecah KK baru sudah terpisah dari anggota keluarga, akan otomatis masuk dalam data Kepala Keluarga.
Aplikasi SIDEKEM selain menyediakan layanan Tambah Kepala Keluarga Tetap, juga menyediakan Tambah KK Sementara
1. Klik Profil dan Kependudukan 2. Klik Kepala Keluarga 3. Pilih Tambah KK Sementara
TAMBAH ANGGOTA KELUARGA
24
1. Klik Profil dan Kependudukan 2. Klik Anggota Keluarga 3. Pilih Tambah Anggota Keluarga
4. Klik nama KK yang akan ditambahkan anggota keluarga 5. Isi Kolom yang telah tersedia 6. Klik "Tambah Data" untuk menyimpan 7. Klik OK saat muncul Konfirmasi Penyimpanan
PERUBAHAN ANGGOTA KELUARGA
25
4. Klik nama KK yang akan diubah data anggota keluarga 5. Edit sesuai kebutuhan 6. Klik "Update Data" untuk menyimpan 7. Klik "Hapus Data" Untuk menghapus 8. Klik OK saat muncul Konfirmasi Penyimpanan
26
TAMBAH KELAHIRAN
1. Klik Profil Dan Kependudukan 2. Klik Data Kelahiran Tampilan Kejadian Kelahiran 3. PilihTambah Kelahiran
4. Klik nama KK 5. Isi sesuai dengan kejadian kelahiran yang ada 6. Klik "Tambah Data" untuk menyimpan 7. Klik OK saat muncul Konfirmasi Penyimpanan
27
EDIT KEJADIAN KELAHIRAN
1. Klik Profil Dan Kependudukan 2. Klik Data Kelahiran 3. Pilih Perubahan Kelahiran Tampilan Edit Kejadian Kelahiran
1. Klik Profil dan Kependudukan 2. Klik Data Kelahiran 3. Pilih Perubahan Kelahiran 4. Silahkan edit data 5. Klik "Update Data" untuk Menyimpan" 6. Klik "Hapus Data" untuk menghapus 7. Klik OK untuk Konfirmasi Penyimpanan
28
MENAMBAHKAN DATA KEMATIAN
1. KlikProfil dan Kependudukan 2. Klik Data Kematian 3. Tambah Data Kematian
Tampilan Tambah Data Kematian
4. Klik nama KK 5. Isi sesuai dengan Kejadian Kematian yang ada 6. Klik "Tambah Data" untuk menyimpan 7. Klik OK saat muncul Konfirmasi Penyimpanan EDIT DATA KEMATIAN
29
1. Klik Profil dan Kependudukan 2. Data Kematian 3. Perubahan Data Kematian
4. Silahkan edit data 5. Klik "Update Data" untuk Menyimpan" 6. Klik "Hapus Data" untuk menghapus 7. Klik OK untuk Konfirmasi Penyimpanan
DATA MUTASI
30
1. Klik Profil dan Kependudukan 2. Klik Data Mutasi 3. Pilih Tambah Data Mutasi
Tampilan Tambah Data Mutasi
4.Klik/Sorot nama data yang akan Pindah 5. Isi Kolom Sebab Pindah dan Alamat (wajib di isi) klik Tambah Data 6. Muncul Konfirmasi Klik OK
PERUBAHAN DATA MUTASI
31
4. Silahkan edit data 5. Klik "Update Data" untuk Menyimpan" 6. Klik "Hapus Data" untuk menghapus 7. Klik OK untuk Konfirmasi Penyimpanan
MENAMBAH DATA KEMISKINAN
32
4. Klik/Sorot nama data yang akan Dimasukkan dalam Data Kemiskinan atau cari nomor KK untuk mempercepat pencarian nama 5. Isi sesuai dengan Program yang telah diikuti 6. Jika sudah Klik "Simpnan Data" 7. Klik OK (Untuk Konfirmasi Smpan)
Tampilan Input Data Kemiskinan
PELAYANAN SURAT WARGA
33
Salah satu fasilitas dari pelayanan warga yang sediakan dalam SIDEKEM ini yaitu layanan Pembuatan Surat Warga.
1. Klik Administrasi dan Keuangan 2. Klik Administrasi Surat 3. Pilih Pelayanan Warga
1.
1. Pilih nama yang akan dibuatkan surat 2. Input No. Surat 3. Isi Keperluan Surat 4. Pilih Jenis Surat 5. Klik "Buat Surat Otomatis
4
34
6. Klik OK Untuk konfirmasi surat sudah Tersimpan.
Surat yang sudah dibuat akan tersimpan Otomatis dalam File Sidekem di dalam DATA dibawah SURAT KELUAR 7. Print surat (Buka Folder Surat Keluar)
Letak Surat
35
Tampilan Surat Print dengan tekan (Ctrl+P)
