Kata Pengantar. Jakarta, Maret Tim Penyusun. i B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r

Kata Pengantar Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmatNYa, kami dapat menyusun Modul Bimbingan Teknis Jabatan Fungsional Pranata Komputer. Penyusunan modul ini merupakan bagian dari Kegiatan Bimbingan Teknis Jabatan Fungsional Pranata Komputer yang diselenggarakan oleh Pusat Data dan Informasi Kesejahteraan sosial Kementerian Sosial RI. Kami sadar bahwa modul ini masih jauh dari sempurna oleh karena itu kami berharap adanya saran dan masukan yang membangun untuk perbaikan modul di masa yang akan datang. Demikian penyampaian pengantar dari kami dan kepada pihak-pihak yang telah berpartisipasi dalam penyusunan modul ini, kami mengucapkan terima kasih. Semoga modul ini dapat bermanfaat bagi kita semua, khususnya peserta Kegiatan Bimbingan Teknis Jabatan Fungsional Pranata Komputer.

Jakarta,

Maret 2012 Tim Penyusun

i|Bintek Pranata Komputer

Daftar ISI Kata Pengantar ......................................................................................................................................... i Daftar ISI .................................................................................................................................................. ii BAB I Pendahuluan .................................................................................................................................1 A.

Latar Belakang .............................................................................................................................1

B.

Maksud dan Tujuan .....................................................................................................................1

C.

Ruang Lingkup .............................................................................................................................1

BAB II Installasi .......................................................................................................................................2 A.

Installasi Oracle VM VirtualBox ...................................................................................................2

B.

Installasi Linux Ubuntu 11.10 ......................................................................................................8

BAB III Leto DMS ...................................................................................................................................12 A.

Apa itu DMS ? ............................................................................................................................12

B.

Tentang LetoDMS ......................................................................................................................17

C.

Menjalankan LetoDMS ..............................................................................................................18

Sumber Referensi ................................................................................................................................... iii

ii | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r

BAB I Pendahuluan A. Latar Belakang Pusat Data dan Informasi Kesejahteraan Sosial (Pusdatin Kesos) selaku Unit Kerja Pembina Jabatan Fungsional Pranata Komputer (JFPK) di Lingkungan Kementerian Sosial berkewajiban melaksanakan tugas dan fungsinya untuk memberikan pembinaan, pemantapan, penilaian angka kredit bagi Fungsional Pranata Komputer dan sosialisasi bagi calon-calon Fungsional Pranata Komputer. Dengan terbitnya Surat Keputusan Badiklit Kesos No.05/badiklit kesos/pusdatin/SK/II/2011 tentang Tim Penilaian Angka Kredit Jabatan Fungsional Pranata Komputer, Pusdatin wajib melakukan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan Pranata Komputer. B. Maksud dan Tujuan Maksud dan tujuan dilaksanakan kegiatan ini adalah sebagai berikut : 1. Mensosialisasikan Jabatan Fungsional Pranata Komputer 2. Meningkatkan kompetensi di bidang teknologi informasi bagi Fungsional Pranata Komputer di Lingkungan Kementerian Sosial. 3. Meningkatkan pemahaman tentang Sistem Manajemen Dokumen atau Document Management System 4. Dapat mengarsipkan dokumen secara digital 5. Dapat saling tukar-menukar informasi antar Fungsional Pranata Komputer 6. Dapat melakukan Sharing Arsip Digital antar unit kerja C. Ruang Lingkup Ruang Lingkup Kegiatan ini adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4.

Tata cara pengajuan Angka Kredit Jabatan Fungsional Pranata Komputer Pengetahuan umum tentang Sistem Manajemen Dokumen Pembahasan materi kearsipan secara digital Sharing kerasipan dokumen digital antar unit kerja

1|Bintek Pranata Komputer

BAB II Installasi A. Installasi Oracle VM VirtualBox Tentang Oracle VM VirtualBox Oracle VM VirtualBox adalah perangkat lunak virtualisasi, yang dapat digunakan untuk mengeksekusi sistem operasi "tambahan" di dalam sistem operasi "utama". Sebagai contoh, jika seseorang mempunyai sistem operasi MS Windows yang terpasang di komputernya, maka seseorang tersebut dapat pula menjalankan sistem operasi lain yang diinginkan di dalam sistem operasi MS Windows. Fungsi ini sangat penting jika seseorang ingin melakukan ujicoba dan simulasi instalasi suatu sistem tanpa harus kehilangan sistem yang ada. Aplikasi dengan fungsi sejenis VirtualBox lainnya adalah VMware dan Microsoft Virtual PC. Install Oracle VM VirtualBox 1. Masukkan DVD Bintek Fungsional Pranata Komputer Ke DVD Drive 2. Buka Folder Prakom > App > VirtualBox-4.1.12-77245-Win.exe 3. Klik 2 Kali VirtualBox-4.1.12-77245-Win.exe

4. Klik Next untuk melanjutkan






9. Tunggu sampai proses selesai


10. Klik Finish untuk menyelesaikannya 11. Program Oracle VM VirtualBox akan otomatis terbuka Seting Bahasa Oracle VM VirtualBox 1. Klik 2 kali Oracle VM VirtualBox pada Desktop

2. Klik File > Preferensi > Bahasa > Ganti Menjadi English

3. Klik OK


Membuat Virtual OS Linux Ubuntu 11.10 di Oracle VM VirtualBox 1. Klik Oracle VM VirtualBox pada Desktop

2. Klik New > Klik Next Untuk melnjutkan

3. Ketikkan Ubuntu pada Name > Klik Next untuk melanjutkan

4. Rubah Memory menjadi 1024 MB > Klik Next untuk melanjutkan






9. Klik Create untuk melanjutkan


10. Klik Create lagi untuk menyelesaikannya

11. Maka tampil gambar seperti di atas

12. Klik Setting > Network > Rubah Menjadi Host-only Adapter > Klik OK untuk menyelesaikannya

13. Klik Setting > Storage > Pilih Host Drivenya Misalnya “Host Drive F” pada CD/DVD Drive > Klik OK untuk menyelesaikannya 14. Langkah selanjutnya adalah kita Install Linux Ubuntu di Oracle VM VirtualBox


B. Installasi Linux Ubuntu 11.10 Tentang Ubuntu Ubuntu merupakan salah satu distribusi Linux yang berbasiskan Debian dan didistribusikan sebagai software bebas. nama Ubuntu berasal dari filosofi dari Afrika Selatan yang berarti "Kemanusiaan kepada sesama". Ubuntu didesain untuk kepentingan penggunaan personal, namun versi server Ubuntu juga tersedia, dan telah dipakai secara luas. Proyek Ubuntu resmi disponspori oleh Canonical Ltd. yang merupakan sebuah perusahaan yang dimiliki oleh pengusaha Afrika Selatan Mark Shuttleworth. Tujuan dari distribusi Linux Ubuntu adalah membawa semangat yang terkandung di dalam Filosofi Ubuntu ke dalam dunia perangkat lunak. Ubuntu adalah sistem operasi lengkap berbasis Linux, tersedia secara bebas dan mempunyai dukungan baik yang berasal dari komunitas maupun tenaga ahli profesional. Install Ubuntu 11.10 di Oracle VM VirtualBox 1. Klik 2 kali Oracle VM VirtualBox pada Desktop

2. Klik Tombol Start

3. Pilih Prakom Kemsos Ubuntu GUI > Tekan Enter


4. Klik Install pada desktop Ubuntu

5. Klik Continue untuk melanjutkan





9. Pilih Regiaonnya Jakarta > Klik Continue untuk melanjutkan


11. Masukkan Nama dan passwordnya > Klik Continue untuk melanjutkan

10 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r

12. Tunggu sampai proses Install selesai

13. Klik Restart Now untuk melanjutkan 14. Keluarkan DVDnya supaya boot langsung Ke Virtual Disk yang kita Install tadi


BAB III Leto DMS A. Apa itu DMS ? Sistem manajemen Dokumen / Document Managemen System (DMS) adalah sistem komputer (atau set program komputer) yang digunakan untuk melacak dan menyimpan dokumen elektronik dan / atau gambar dokumen kertas. Hal ini biasanya juga mampu melacak berbagai versi dimodifikasi oleh pengguna yang berbeda (pelacakan sejarah). Istilah ini memiliki beberapa tumpang tindih dengan konsep-konsep sistem manajemen konten . Hal ini sering dilihat sebagai komponen dari manajemen perusahaan konten (ECM) sistem dan terkait dengan manajemen aset digital , pencitraan dokumen , alur kerja sistem dan manajemen catatan sistem. 1. Sejarah Mulai tahun 1980-an, beberapa vendor mulai mengembangkan sistem perangkat lunak untuk mengelola dokumen berbasis kertas. Sistem ini menangani dokumen kertas, yang termasuk tidak hanya dokumen dicetak dan diterbitkan, tetapi juga foto, cetakan, dll. Pengembang kemudian mulai menulis jenis kedua sistem yang dapat mengelola dokumen elektronik, yaitu, semua dokumen-dokumen, atau file, dibuat pada komputer, dan sering disimpan di lokal pengguna file sistem .Elektronik dokumen manajemen awal (EDM) sistem dikelola baik jenis file proprietary, atau sejumlah format file .Banyak dari sistem ini kemudian [ kapan? ] dikenal sebagai pencitraan dokumen sistem, karena mereka berfokus pada penangkapan, penyimpanan, pengindeksan dan pengambilan format file gambar . Sistem EDM berkembang ke titik di mana sistem dapat mengelola semua jenis format file yang dapat disimpan pada jaringan. Aplikasi tumbuh untuk mencakup dokumen elektronik, alat-alat kolaborasi , keamanan, alur kerja, dan audit kemampuan. Sistem ini memungkinkan organisasi untuk menangkap faks dan bentuk, untuk menyimpan salinan dokumen sebagai gambar, dan untuk menyimpan file gambar dalam repositori untuk keamanan dan pencarian cepat (pengambilan dimungkinkan karena sistem ditangani ekstraksi teks dari dokumen dalam proses penangkapan, dan fungsi teks-pengindeks disediakan teks-pengambilan kemampuan). Sementara banyak dokumen EDM toko sistem dalam format file asli mereka (Microsoft Word atau Excel, PDF), beberapa dokumen sistem manajemen berbasis web mulai menyimpan konten dalam bentuk html. Sistem kebijakan manajemen ini membutuhkan konten yang akan diimpor ke dalam sistem. Namun, setelah isi diimpor, perangkat lunak bertindak seperti sebuah mesin pencari sehingga pengguna dapat menemukan apa yang


mereka cari lebih cepat. Format html memungkinkan untuk aplikasi yang lebih baik dari kemampuan pencarian seperti teks lengkap pencarian dan berasal. 2. Komponen Dokumen sistem manajemen umum menyediakan penyimpanan, versioning, metadata, keamanan, serta kemampuan pengindeksan dan pengambilan. Berikut ini adalah deskripsi dari komponen-komponen: a) Metadata; Metadata biasanya disimpan untuk setiap dokumen. Metadata mungkin, misalnya, termasuk tanggal dokumen itu disimpan dan identitas pengguna menyimpannya. Para DMS juga dapat mengekstrak metadata dari dokumen tersebut secara otomatis atau meminta pengguna untuk menambahkan metadata. Beberapa sistem juga menggunakan pengenalan karakter optik pada scan gambar, atau melakukan ekstraksi teks pada dokumen elektronik. Teks yang diekstrak dihasilkan dapat digunakan untuk membantu pengguna dalam menemukan dokumen dengan mengidentifikasi kata kunci atau memberikan kemungkinan untuk kemampuan pencarian teks lengkap, atau dapat digunakan sendiri. Teks diekstrak dapat juga disimpan sebagai komponen dari metadata, disimpan dengan gambar, atau secara terpisah sebagai sumber untuk mencari koleksi dokumen. b) Integrasi; Dokumen sistem manajemen Banyak mencoba untuk mengintegrasikan pengelolaan dokumen secara langsung ke dalam aplikasi lain, sehingga pengguna dapat mengambil dokumen yang ada langsung dari repositori manajemen dokumen sistem, membuat perubahan, dan menyimpan dokumen diubah kembali ke repositori sebagai versi baru, semua tanpa meninggalkan aplikasi. Integrasi sering menggunakan standar terbuka seperti ODMA , LDAP , WebDAV dan SOAP untuk memungkinkan integrasi dengan perangkat lunak lain dan kepatuhan terhadap kontrol internal. c) Capture; Pengambilan gambar terutama mencakup menerima dan pengolahan gambar dokumen kertas dari scanner atau printer multifungsi . pengenalan karakter optik (OCR) perangkat lunak sering digunakan, baik terintegrasi ke dalam perangkat keras atau perangkat lunak yang berdiri sendiri, untuk mengubah gambar digital menjadi teks yang dapat dibaca mesin. Optical mark recognition (OMR) perangkat lunak kadang-kadang digunakan untuk mengekstrak nilai-nilai check-kotak atau gelembung. capture juga dapat melibatkan menerima dokumen elektronik dan komputer berbasis file. d) Pengideksan; Pengindeksan melacak dokumen elektronik. Pengindeksan mungkin yang sederhana seperti melacak dokumen pengidentifikasi unik, tetapi sering dibutuhkan bentuk yang lebih kompleks, memberikan klasifikasi melalui 'metadata atau bahkan melalui indeks kata diambil dari dokumen' dokumen isinya.


Pengindeksan ada terutama untuk mendukung pengambilan. Salah satu bidang yang sangat penting untuk pencarian cepat adalah penciptaan indeks topologi . e) Penyimpanan; Menyimpan dokumen elektronik. Penyimpanan dokumen sering mencakup pengelolaan dokumen-dokumen yang sama; di mana mereka disimpan, untuk berapa lama, migrasi dokumen dari satu media penyimpanan yang lain (manajemen penyimpanan hierarkis ) dan penghancuran dokumen akhirnya. f) Retrieval; Ambil dokumen elektronik dari penyimpanan. Meskipun gagasan memungut sebuah dokumen sederhana, pencarian dalam konteks elektronik bisa sangat kompleks dan kuat. Secara sederhana Pengambilan dokumen individu dapat didukung dengan memungkinkan pengguna untuk menentukan identifier dokumen unik, dan memiliki sistem menggunakan indeks dasar (atau query non-diindeks di toko datanya) untuk mengambil dokumen. Pengambilan lebih fleksibel memungkinkan pengguna untuk menentukan istilah pencarian parsial melibatkan identifier dokumen dan / atau bagian dari metadata yang diharapkan. Ini biasanya akan kembali daftar dokumen yang cocok dengan istilah pencarian pengguna. Beberapa sistem memberikan kemampuan untuk menentukan ekspresi Boolean yang berisi beberapa kata kunci atau frase contoh diharapkan ada dalam isi dokumen. Pengambilan untuk jenis permintaan mungkin tidak didukung oleh indeks sebelumnya dibangun, atau dapat melakukan lebih memakan waktu pencarian melalui isi dokumen 'untuk mengembalikan daftar dokumen yang berpotensi relevan. g) Distribusi; Sebuah dokumen yang diterbitkan untuk distribusi harus dalam format yang tidak dapat dengan mudah diubah. Sebagai praktik umum dalam hukum diatur industri, salinan master asli dari dokumen ini biasanya tidak pernah digunakan untuk distribusi selain pengarsipan. Jika dokumen yang akan didistribusikan secara elektronik dalam lingkungan peraturan, maka peralatan tasking pekerjaan harus berkualitas didukung DAN divalidasi. Demikian pula kualitas didukung operator distribusi elektronik harus digunakan. Pendekatan ini berlaku untuk kedua sistem di mana dokumen ini adalah untuk menjadi antardipertukarkan, jika integritas dari dokumen ini sangat laris. h) Keamanan; Keamanan dokumen sangat penting dalam aplikasi manajemen dokumen banyak. Kepatuhan persyaratan untuk dokumen-dokumen tertentu bisa sangat kompleks tergantung pada jenis dokumen. Misalnya, di Amerika Serikat , para Undang Asuransi Kesehatan Portabilitas dan Akuntabilitas (HIPAA) persyaratan mendikte bahwa dokumen medis memiliki persyaratan keamanan tertentu. Beberapa sistem manajemen dokumen memiliki modul manajemen hak yang memungkinkan administrator untuk memberikan akses ke dokumen berdasarkan jenis orang tertentu saja atau kelompok orang. Dokumen menandai pada saat pencetakan atau PDF-penciptaan merupakan elemen penting untuk mencegah perubahan atau penggunaan yang tidak diinginkan.

i) Workflow; Workflow adalah proses yang kompleks dan sistem manajemen dokumen beberapa memiliki alur kerja modul built-in. Ada berbagai jenis alur kerja. Penggunaan tergantung pada lingkungan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) diterapkan. Pedoman alur kerja mengharuskan pengguna untuk melihat dokumen dan memutuskan siapa yang mengirimkannya ke. Aturan berbasis alur kerja memungkinkan administrator 14 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r

untuk membuat aturan yang mendikte aliran dokumen melalui suatu organisasi: misalnya, faktur melewati proses persetujuan dan kemudian diteruskan ke bagian keuangan-hutang. Aturan dinamis memungkinkan untuk cabang yang akan dibuat dalam suatu proses alur kerja. Sebuah contoh sederhana akan memasukkan nilai tagihan dan jika jumlahnya lebih rendah dari jumlah yang ditetapkan tertentu, maka rute yang berbeda melalui organisasi. Mekanisme alur kerja canggih dapat memanipulasi isi atau sinyal proses eksternal sementara aturan ini berlaku. j) Kolaborasi; Kolaborasi harus melekat dalam EDMS. Dalam bentuk dasarnya, sebuah EDMS kolaboratif harus memungkinkan dokumen yang akan diambil dan dikerjakan oleh pengguna yang berwenang. Akses harus diblokir untuk pengguna lain sementara pekerjaan sedang dilakukan pada dokumen. Bentuk-bentuk canggih lainnya kolaborasi memungkinkan beberapa pengguna untuk melihat dan memodifikasi (atau markup) dokumen pada saat yang sama dalam sesi kolaborasi. Dokumen yang dihasilkan harus dapat dilihat dalam bentuk akhir, sementara juga menyimpan markup dilakukan oleh tiap individu selama sesi kolaborasi. k) Versioning; Versioning adalah suatu proses dimana dokumen diperiksa di atau keluar dari sistem manajemen dokumen, memungkinkan pengguna untuk mengambil versi sebelumnya dan untuk melanjutkan pekerjaan dari titik yang dipilih. Versioning berguna untuk dokumen bahwa perubahan dari waktu ke waktu dan memerlukan update, tapi mungkin perlu untuk kembali ke atau referensi salinan sebelumnya. l) Pencarian; Pencarian menemukan dokumen dan folder menggunakan atribut template atau pencarian teks penuh. m) Penerbitan; Penerbitan dokumen melibatkan prosedur proofreading , rekan atau publik meninjau, menyetujui, mencetak dan menyetujui dll Mereka memastikan langkah kehatihatian dan pemikiran logis. Setiap penanganan yang ceroboh dapat mengakibatkan ketidaktepatan dokumen dan karena itu menyesatkan atau kesal pengguna dan pembaca. Dalam industri hukum diatur, beberapa prosedur harus diselesaikan yang dibuktikan dengan tanda tangan yang sesuai dan tanggal (s) di mana dokumen itu ditandatangani. Dokumen yang dipublikasikan harus dalam format yang tidak mudah diubah tanpa pengetahuan khusus atau alat, namun itu adalah read-only atau portabel. n) Reproduksi; Dokumen reproduksi / gambar adalah kunci ketika berpikir tentang pelaksanaan sistem. Ini bagus untuk dapat menempatkan hal dalam, tapi bagaimana Anda akan membuat mereka keluar? Contoh dari hal ini adalah membangun rencana. Bagaimana rencana dipindai dan skala dipertahankan bila dicetak

3. Standarisasi Banyak asosiasi industri mempublikasikan daftar mereka sendiri standar pengendalian dokumen tertentu yang digunakan dalam bidang khusus mereka. Berikut ini adalah daftar dari beberapa dokumen ISO yang relevan.


ISO juga telah menerbitkan serangkaian standar mengenai dokumentasi teknis , 1. ISO 2709 Informasi dan dokumentasi - Format untuk pertukaran informasi 2. ISO 15836 Informasi dan dokumentasi - The Dublin Core metadata set elemen 3. ISO 15489 Informasi dan dokumentasi - Kaset manajemen 4. ISO 21127 Informasi dan dokumentasi - Sebuah referensi ontologi untuk pertukaran informasi warisan budaya 5. ISO 23950 Informasi dan dokumentasi - Informasi pengambilan (Z39.50) Aplikasi layanan definisi dan spesifikasi protocol 6. ISO 10244 manajemen Dokumen - Bisnis proses baselining dan analisis 7. ISO 32000 Dokumen manajemen - format dokumen portable 4. Kontrol Dokumen Kepatuhan menambahkan persyaratan yang mengubah manajemen dokumen menjadi masalah pengendalian dokumen. Pengendalian dokumen merupakan persyaratan regulasi dalam akuntansi (misalnya, 8 EU Directive, Sarbanes-Oxley), keamanan pangan (misalnya, Keamanan Pangan Modernisasi UU), ISO (disebutkan di atas), perangkat medis manufaktur (FDA), pembuatan darah, sel manusia , produk tisu dan (FDA), Kesehatan ( JCAHO ), dan teknologi Informasi ( ITIL ). Dokumen - prosedur, instruksi kerja, pernyataan kebijakan, dll memberikan bukti dokumen terkendali. Tidak menaati dapat menyebabkan denda, hilangnya bisnis, atau merusak reputasi bisnis Anda.

Kebutuhan dasar untuk kontrol dokumen mengharuskan Anda membangun dan mendokumentasikan prosedur untuk: a) b) c) d)

Meninjau dan menyetujui dokumen sebelum dikeluarkan Ulasan dan persetujuan Memastikan perubahan dan revisi secara jelas diidentifikasi Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di mereka "tempat penggunaan" e) Memastikan bahwa dokumen tetap dapat dibaca dan dapat diidentifikasi f) Memastikan bahwa dokumen eksternal seperti dokumen pelanggan yang disediakan atau manual pemasok diidentifikasi dan dikendalikan g) Mencegah "tidak diinginkan" penggunaan dokumen using 5. Digitalisasikan Arsip dan Dokumen anda !!! Dengan mengkonversikan dan menyimpan data dan dokumen anda dalam format digital, masalah-masalah anda di atas dijamin akan hilang dan anda tidak perlu khawatir lagi terhadap data-data penting anda, baik data pribadi maupun data bisnis dan perusahaan anda.


Data dokumen anda akan mudah dikelola, mudah dicari letaknya dengan kata kunci tertentu, hanya membutuhkan ruangan yang yang kecil untuk penyimpanannya, dapat dicetak kembali dan banyak lagi manfaat yang dapat anda peroleh dengan melakukan digitalisasi dokumen-dokumen anda. 6. Jangan Khawatir Dengan Faktor Biaya !!! Document Management System dan Digital Filing adalah solusi yang tepat yang sangat efektif dan efisien dalam segi biaya. Biaya investasi anda akan sangat minim, apalagi jika dibandingkan dengan solusi sejenis dari vendor bertaraf internasional. 7. Mengapa Document Management System (DMS)? Kehilangan dokumen dan tingginya biaya ruang penyimpanan dokumen merupakan permasalahan utama yang sering dihadapi oleh banyak organisasi perusahaan pada saat ini, terlebih lagi bagi mereka yang memiliki dokumen kertas dalam jumlah besar. Oleh karena itu, diperlukan suatu solusi yang tepat dengan bantuan teknologi informasi yang dikenal sebagai Document Management System (DMS). Dengan DMS, dokumen-dokumen kertas tadi akan dikonversi dalam bentuk digital kemudian disimpan dalam disk atau sarana penyimpanan digital lainnya. Selanjutnya untuk proses pencarian, penemuan kembali, menampilkan, pencetakan, bahkan pendistribusian dokumen dapat dilakukan secara virtual melalui jaringan komputer. Kebijakan security juga dapat diterapkan secara ketat dalam manajemen dokumen-dokumen tersebut, sehingga hanya pihak yang berhak saja yang dapat mengakses dokumen sesuai peruntukannya. Proteksi terhadap dokumen tersebut dilakukan secara digital pula, sehingga relative lebih aman dan mudah dalam penggunaannya. B. Tentang LetoDMS LetoDMS adalah open source dokumen-manajemen-sistem berbasis PHP dan MySQL diterbitkan di bawah GPL . LetoDMS ini paketnya sudah terintegrasi dalam Ubuntu Software. Dalam LetoDMS menawarkan fitur sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Upload file melalui web-interface Membuat folder untuk mengelompokkan dokumen Anda Mengedit dokumen dan properti folder secara online Informasi rinci pada dokumen upload Mengunci dan membuka dokumen Memperbarui dokumen - versi lama disimpan Ikon untuk individu yang berbeda Mime-Jenis Set kedaluwarsa-tanggal untuk dokumen


9. Pengguna akan diberitahu tentang dokumen / diperbarui atau kedaluwarsa baru melalui email 10. Men-download dokumen atau melihatnya online dalam Browser Anda 11. Kontrol akses melalui ACL rinci (akses daftar kontrol) 12. User-Group-dan Manajemen 13. Powerfule search-engine 14. Dukungan Multi bahasa 15. Template-System 16. Pengguna dapat memilih bahasa dan tema pada login 17. Intuitif Pengguna-Interface 18. Bisa bekerja dengan semua Browser 19. Mudah untuk menginstal 20. Auto-konversi ke HTML untuk melihat bahkan MS Word-Dokumen secara online 21. Mendukung beberapa database melalui ADOdb LetoDMS menggabungkan semua fitur dengan antarmuka web yang bagus, memungkinkan untuk mengakses dokumen Anda tidak hanya melalui intranet di kantor Anda tetapi di seluruh dunia melalui MyDMS internet. Selama masih dalam pengembangan Anda dapat mengirim saya saran untuk fitur Anda hilang atau yang mungkin umum interest. Berikut fitur ini direncanakan: • • •

Meningkatkan mesin pencari Mengedit file online tertentu (misalnya txt, html) Meningkatkan pohon navigasi (seperti windows-explorer)

Persyaratan System • • • •

Apache web server PHP versi 4.0 atau lebih MySQL versi 4.0 atau lebih ADODB database abstraction library

PHP dapat dikonfigurasi untuk menjalankan baik sebagai modul Apache atau CGI-mode, library ADODB diperlukan untuk mengaktifkan koneksi database. Jika Anda ingin memberikan pengguna anda kesempatan untuk meng-upload foto, andaharus mengaktifkan gd-library.

C. Menjalankan LetoDMS A. Mengenal Menu-menu LetoDMS 1. Main Screen Ketika Anda pertama kali login ke letoDMS, Anda akan disambut dengan Layar Utama yang memungkinkan Anda untuk melihat folder root dan menavigasi di aplikasi. Format ini umum juga digunakan di semua bagian dari aplikasi, dengan bagian-bagian hanya mengubah menjadi "Tindakan Tersedia" dan "Konten" bagian.


2. Content 1. Folders Folder adalah salah satu komponen utama organisasi dalam sistem manajemen dokumen (DMS). Dalam LetoDMS, Anda dapat membuat hirarki folder yang sama dengan yang Anda gunakan untuk menyimpan file pada hard drive Anda. Tingkat paling atas folder dikenal sebagai folder root. Anda dapat menyimpan file pada tingkat ini namun Anda juga dapat membuat subfolder yang memungkinkan Anda untuk menjadi lebih terorganisir bersama juga dapat mengatur hak akses untuk hanya memungkinkan pengguna tertentu akses ke folder tertentu.

Yang bisa kita lakukan pada content Folder ini adalah : Add Subfolder Add Document Edit Folder Edit Notification List Move Folder Remove Folder Edit Access 2. Documents

Bagian ini adalah pusat utama bagi Anda untuk mengakses semua dokumen yang langsung terkait dengan Anda. Berarti Anda dapat melihat semua dokumen yang anda upload, status dokumen Anda ditinjau dan dokumen bahwa Anda adalah pemberi persetujuan / resensi. 19 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r

Yang bisa kita lakukan pada content Document ini adalah :

Update Lock Edit Document Expires Edit Notification List Move Document Remove Document Edit Access

3. Calendar 4. My Documents o Documents in Process o All Documents o Review Summary o Approval Summary 5. My Account o Edit User Details o Users o Groups o Edit Notification List B. Membuka Aplikasi/Software LetoDMS : 1. Linux Ubuntu 11.10 pada Oracle VM VirtualBox sudah dalam posisi running

2. Klik Terminal pada Menu Navigasi Ubuntu


3. Ketik

Ifconfig Maka akan di dapat alamat IP “ 192.168.56.101” seperti gambar di atas, IP ini adlah UNIK jadi tidak mungkin sama satu komputer dengan komputer lainnya.

4. Setelah di dapat IP tersebut, kita Ketikan di browser windows anda

http://192.168.56.101/letodms Masukkan User ID Password Klik Sign in

: admin : kemsos

C. Membuat User baru pada LetoDMS (Misalnya, Buatkan User sampai 4 Orang) 1. Setelah login sebagai admin pada LetoDMS

2. Klik Menu Admin-Tools > User Management > Pilih Add new user 21 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r

3. Masukan Nama, Password, dan email dan Comment > Klik Add new user untuk menambahkan D. Membuat Group baru pada LetoDMS (Misalnya, Buatkan User sampai 2 Group) 1. Masih di login Admin LetoDMS

2. Klik Menu Admin-Tools > Group Management > Pilih Add new Group > Masukan Name dan Comment > Klik Add New Group untuk menambahkan

3. Tambahkan di masing-masing Group membernya seperti gambar di atas


E. Edit Acces Folder Untuk Masing-Masing Group Tujuannya adalah bahwa User dan Group tadi yang telah kita buat bisa mengupload sebuah dokumen, berikut langkahnya : 1. Masih pada menu Admin 2. Klik Content > Klik Edit Access >

3. Untuk Default Acces Mode => Pilih Read-Write permission > Klik Save Untuk Edit Acces List => Tambahkan Group Badiklit dan Pusdatin > Klik Save, seperti Contoh gambar di atas 4. Klik Sign out untuk keluar dari modul Admin F. Membuat Folder dan Mengaupload Dokumen dengan login sebagai User 1. Masukkan User ID dan Password anda > Klik Sign in / Enter

2. Klik Menu Add SubFolder


3. Masukkan Name dan Comment > Klik Add SubFolder untuk Membuatnya

4. Maka akan tampil gambar sebagai berikut

5. Langkah selanjunya kita akan mengaupload File Word ke dalam Folder Word tadi yang kita buat 6. Klik Add Document > Klik Browse untuk mengupload file word yang kita inginkan > Masukkan Isian-isian yang di perlukan seperti tertera pada gambar di bawah ini


7. Klik Add Document untuk mengupload, maka akan tampil sebagaimana tertera pada gambar dibawah ini

8. Langkah-langkah selanjutnya bisa di ekplorasi sendiri untuk memperkaya pengetahuan kita dalam mempelajari LetoDMS ini.

Terima Kasih !


Sumber Referensi 1. Document Management System, http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system (diakses tanggal 18 Maret 2012) 2. Sistem Manajemen Dokumen, http://www.ims.web.id/sistem_kearsipan_dms.htm (diakses tanggal 18 Maret 2012) 3. Wikipedia Indonesia “Oracle VM VirtualBox”, http://id.wikipedia.org/wiki/VirtualBox (diakses tanggal 18 Maret 2012) 4. Wikipedia Indonesia “Ubuntu”, http://id.wikipedia.org/wiki/Ubuntu (diakses tanggal 18 Maret 2012) 5. User Guide “LetoDMS”, http://www.letodms.com/doc/doku.php?id=manuals:userguide (diakses tanggal 18 Maret 2012)

iii | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r

Kata Pengantar. Jakarta, Maret Tim Penyusun. i B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r

Recommend Documents