SISTEM INFORMASI POLIKLINIK PADA KLINIK CITO INDRAPASTA SEMARANG Ahmad Harun Arrosid Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro Jl. Nakula I No. 5-11 Semarang 50131 Telp : (024) 3517261, Fax : (024) 3520165 E-mail :
[email protected]
ABSTRAK
Perkembangan teknologi informasi yang terjadi begitu pesat dewasa ini membawa atmosfir baru bagi dunia usaha atau instansi. Pada saat ini pengelolaan sistem informasi menjadi bagian terpenting dalam kemajuan perusahaan yaitu dengan adanya transisi dari pengelolaan sistem informasi manual menjadi sistem informasi dengan memanfaatkan teknologi elektronik. Dengan terjadinya transisi tersebut, penulis menganalisis Klinik Cito yang bergerak dibidang kesehatan dan pelayanan masyarakat yang dijadikan untuk bahan Sistem Informasi Cito dalam pengelolaan datanya. Tujuan dari tugas akhir ini adalah membuat sebuah sistem informasi yang dapat digunakan oleh Klinik Cito dengan metode SDLC, Miscrosof Visual Basic sebagai programnya, MySQL sebagai database server sehingga dapat membantu pihak Klinik Cito dalam memberikan suatu pelayanan. Analisa dilakukan dengan survey lapangan serta menggunakan teknik wawancara untuk menganalisa sistem yang ada. Adapun, bahan analisis akan dijadikan sebuah pedoman untuk perancangan suatu sistem informasi secara digital. Dari situ dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Klinik Cito yang dibangun sebagai sistem pendukung dari sistem manual yang sedang berjalan saat ini, menjadi sarana untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas Klinik Cito bagi masa mendatang. Kata kunci:Sistem Informasi (SI), Metode SDLC, MySQL, Miscrosof Visual Basic
I.
PENDAHULUAN
Semarang masih menggunakan Microsoft
Semakin pesatnya perkembangan ilmu
Excel dalam pendataan data pasien, data
pengetahuan dan teknologi saat ini sangat
dokter,
berpengaruh terhadap kemajuan zaman,
Karenanya masih sering terjadi kesalahan,
baik secara individual, instansi pemerintah,
kurang ketelitian dan kurang pengawasan
dan
informasi
dalam pengecekan data, dokumen penting
mempunyai peranyang sangat penting
sering banyak yang hilang, pencarian data
dalam menciptakan kemajuan pada semua
memakan waktu lama.
bidang yang digunakan untuk kepentingan
Dengan menggunakan metode SDLC,
manusia pada umumnya.
penulis mengembangkan sistem lama ke
Sistem informasi adalah suatu sistem di
sistem yang baru. Sebab, dengan adanya
dalam
yang
sistem yang baru dengan metode SDLC
mempertemukan kebutuhan pengolahan
penulis ingin memudahkan pegawai untuk
transaksi harian, mendukung operasi, dan
mencari data yang diperlukan sewaktu-
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
waktu tanpa memerlukan banyak waktu
menyediakan pihak luar tertentu dengan
dan dapat menyimpan data dalam jumlah
laporan-laporan yang diperlukan. Sistem
yang banyak dan kapasitas yang besar.
swasta.
Perkembangan
suatu
organisasi
dan
hasil
pemeriksaannya.
informasi juga merupakan salah satu bagian
penting
bagi
instansi
dalam
meningkatkan produktifitas, baik dalam
II.
TINJAUAN PUSTAKA
1
Pengertian Administrasi Klinik
memperoleh informasi, mengolah, dan
Administrasi secara sempit
mengunakan informasi tersebut terutama
berasal dari kata “administratie”
untuk kepentingan intern instansi terutama
(bahasa Belanda) yaitu meliputi
adalah pelayanan terhadap masyarakat.
kegiatan
Klinik Cito Semarang merupakan salah
menyurat,
satu klinik ternama di Kota Semarang.
ketik-mengetik,
Dalam hal ini Klinik Cito Semarangdapat
sebagainya yang bersifat teknis
memberikan pelayanan dalam melayani
ketatausahaan.
masyarakat dengan baik. Klinik yang
tersebut
terletak di Jalan Indrapasta No. 81-83
administrasi
Semarang, proses administrasi pelayanan
merupakan kegiatan ketatausahaan
yang
yang
di
pendaftaran
lakukan pasien
adalah sampai
tentang pemberian
resep obat. Pada saat ini, Klinik Cito
catat-mencatat,
surat-
pembukuan
ringan,
Dari
dapat
dan
definisi
disimpulkan
dalam arti
meliputi
mencatat,
agenda
kegiatan
sempit
catat-
surat-menyurat,
pembukuan dan pengarsipan surat
serta
hal-hal
lainnya
yang
4
Sistem Informasi
dimaksudkan untuk menyediakan informasi
serta
suatu
mempermudah
Informasi
sistem
di
adalah
dalam
suatu
memperoleh informasi kembali jika
organisasi yang mempertemukan
dibutuhkan
kebutuhan pengolahan transaksi
[1].
Sedangkan tempat
harian yang mendukung fungsi
pelayanan pasien berobat rawat
organisasi yang bersifat manajerial
jalan sebagai pintu pertama untuk
dalam kegiatan strategi dari suatu
menentukan apakah pasien perlu
organisasi
dirawat inap atau tidak, perlu
menyediakan kepada pihak luar
dirujuk
tertentu dengan laporan–laporan
poliklinik
merupakan
ke
tempat
pelayanan 5
dari
Metode adalah kumpulan
elemen-elemen
dapat
Metode Pengembangan Sistem
Pengertian Sistem
Sistem
untuk
yang diperlukan [3].
kesehatan lain atau tidak.
2
Sistem
yang
yang
digunakan
dalam perancangan adalah SDLC (Systems Development Life Cycle,
berinteraksi untuk mencapai suatu
Siklus
tujuan
Sistem). Dalam rekayasa sistem
tertentu.
sistem
ini
Hidup
rekayasa
Pengembangan
menggambarkan suatu kejadian-
dan
perangkat
kejadian dan kesatuan yang nyata
adalah
adalah suatu objek nyata, seperti
pengubahan sistem serta model dan
tempat, benda, dan orang-orang
metodologi yang digunakan untuk
yang betul-betul ada dan terjadi [2].
mengembangkan
proses
pembuatan
lunak dan
sistem-sistem
tersebut. Konsep ini umumnya 3
merujuk pada sistem komputer atau
Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang
informasi. SDLC juga merupakan
telah diolah menjadi suatu bentuk
pola
yang penting bagi si penerima dan
mengembangkan sistem perangkat
mempunyai nilai yang nyata yang
lunak, yang terdiri dari tahap-
dapat dirasakan dalam keputusan-
tahap: rencana (planning), analisis
keputusan
atau
(analysis),
akan
implementasi (implementation), uji
yang
sekarang
keputusan-keputusan datang.
yang
yang
diambil
desain
untuk
(design),
coba (testing) dan pengelolaan (maintenance).
Dalam rekayasa
perangkat lunak, konsep SDLC mendasari
berbagai
metodologi
jenis
pengembangan
III.
Langkah-langkah
dalam
analisa sistem antara lain: 1. Identifikasi
Metodologi-
Mencari akar permasalahan
metodologi ini membentuk suatu
yang terdapat di Poliklinik Cito
kerangka kerja untuk perencanaan
Semarang, yang meliputi masalah-
perangkat
dan
lunak.
pengendalian
sistem
informasi,
pembuatan yaitu
proses
pengembangan perangkat lunak.
masalah yang ada pada Sistem Informasi Poliklinik.
2. Memahami Kinerja Sistem Mempelajari secara terinci
6
Analisis Sistem
bagaiamana
Analisa sistem merupakan
sistem
yang
ada
beroperasi dengan menggunakan
proses penguraian dari suatu sistem
teknik pengumpulan data untuk
informasi yang utuh ke dalam
mengumpulkan data secara detail,
bagian
sehingga
komponennya
yang
diperoleh
pemahaman
beryujuan untuk mengidentifikasi
keadaan sistem dan mengetahui
dan mengevaluasi permasalahan-
permasalahan-permasalahan,
dan
permasalahan,
hambatan
oleh
hambatan
yang
kesempatan, terjadi
kebutuhan-kebutuhan
dan yang
diharapkan maka dapat dilakukan perbaikan. prosedur
Menganalisa
dihadapi
Poliklinik Cito Semarang.
3. Analisa Sistem Menganalisa kelemahan
sistem
kelemahanyang
perlu
informasi
diperhati-kan untuk menentukan
yang ada didokumentasikan secara
jawaban dari kelemahan sistem
rinci. Tahap ini menjadi sangat
yang ada.
penting
pengolahan
sistem
yang
karena
jika
kesalahan pada bagian
terjadi ini juga
4. Melaporkan (Report) Analisa
yang
telah
akan meyebabkan kesalahan pada
dilaporkan
tahap selanjutnya.
meluruskan pengertian yang salah
hasil
yang
isinya
tentang apa yang ditemukan dalam analisa, tetapi tidak sesuai dengan manajemen.
Laporan
diberikan
kepada pihak yang membutuhkan.
IV. Perancangan
atau
Pembuatan
Sistem
1. Menyusun ERD ERD
dalam
model
konseptual yang mendeskripsikan hubungan
antara
penyimpanan
dalam DFD. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dari hubungan anntar data, karenahal ini relatif kompleks, di samping itu ERD
juga
digunakan
untuk
memudahkan pengertian hubungan antar file yang satu dengan yang lain.
2. Kamus Data Kamus data (Dictionary) berfungsi
sebagai
menjelaskan
lebih detail suatu kata maupun kalimat. Kamus data digunakan
4. Definisi Basis Data
Basis data adalah kumpulan
dalam analisis struktur dan desain sistem informasi juga merupakan
data
suatu katalog yang menjelaskan
berhubungan, dan deskripsi dari
lebih detail tentang data Flow of
data
Document yang mencakup proses,
memenuhi kebutuhan
data flow, dan data store.
dari
3. Alat Bantu Analisis Sistem
logikal
tersebut
suatu
dengan
Alat Analisis Sistem yang
pada
Fungsi
tersimpan
ini
untuk
mengidentifikasi hubungan antara bagian-bagian
(pelaku
proses,
proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data masukan dan keluaran) dalam bentuk dokumen [6].
saling
dirancang
untuk
informasi
organisasi.
Berbeda
sistemfile
yang
menyimpan data secara terpisah,
dipakai adalah Flow of Document. diagram
yang
basis
data
sebuah
secara
data
terintegrasi.
Secara umum, suatu 5. Sistem Manajemen Basis Data (DBMS) terdiri dari: 1. Suatu koleksi modul, program, dan tabel-tabel
2. Suatu metode akses dan sebuah
1. Kurva
metodologi akses 3. Sekumpulan
pembelajaran
dan
pengembangan yang lebih singkat
masukan
data,
dibandingkan
bahasa
manipulasi data, pelaporan, dan
pemrograman yang lain seperti
tool-tool retrieval.
C/C++,
4. Ketentuan built-in untuk keamanan dan integritas data 5. Sekumpulan
atau
2. Menghilangkan
file,
record,
bahkan
PowerBuilder sekalipun.
serta
kompleksitas
pemanggilan fungsi windows API, karena banyak fungsi – fungsi
uraian-uraian elemen
tersebut sudah di “embedded”
6. Peraturan tentang logika untuk mengonstruksi file dan menangani data
kedalam syntax visual basic. 3. Cocok
7. Spesifikasi untuk menyimpan data
digunakan
mengembangkan
untuk
aplikasi
/
program yang bersifat “Rapid
fisik
Application Development).
6. Mengenal Microsoft Visual Basic
4. Sangat cocok digunakan untuk
6.0 Microsoft yaitu
Delphi
aplikasi
Visual yang
menggunakan
operasi
windows hasil
bisnis.
dijalankan
dengan
merupakan
membuat program atau aplikasi
Basic,
system
yang
juga
karya
dari
5.
Digunakan oleh hampir microsoft office sebagai bahasa macro dan segera akan diikuti oleh yang lainnya.
perusahaan Microsoft corporatiaon.
6.
Aplikasi
memilki
7. Dapat menggunakan OCX atau
keunggulan antara lain visual basic
komponen yang disediakan oleh
memiliki
untuk
pihak ketiga (Third Party) sebagai
program
dalam
tools pengembang.
code,
yaitu
visual
kemampuan
mengkompilasi bentuk
Basic
native
optimisasi
pada
saat
prosesor
mengkompilasi dan menjalankan program,
sehingga
menjadikan
visual basic memiliki kemudahan dan kecepatan di dalam mengakses program [9]. Kelebihan dari microsoft visual basic 6.0 adalah :
Dapat membuat ActiveX Control.
8. Menyediakan wizard yang sangat berguna
untuk
atau
mempersingkat mempermudah
pengembangan aplikasi. 9. Mendekati
Object
Oriented
Programming. 10. Dapat
diintegrasikan
dengan
internet, baik itu pada sisi Client maupun pada sisi Server.
11. Dapat
membuat
ActiveX
perlu membayar setelah melakukan
Automation Server. 12. Integrasi
evaluasi dan memutuskan untuk
dengan
Microsoft
digunakan
Transaction Server.
pada
keperluan
produksi). MySQL termasuk jenis
13. Dapat menjalankan server tersebut
RDBMS
dari mesin yang sama atau bahkan
(Relational
Database
Management System). Itu sebabnya
dari mesin atau komputer yang
istilah seperti tabel, baris dan
lain.
kolom digunakan pada MySQL. Kekurangan dari Microsoft Visual Basic 6.0 :
IIII. METODE PENELITIAN
Keterbatasan visual basic
1.
Objek Penelitian
dalam mengambil fungsi–fungsi yang
bersifat
low-level
yang
yaitu
metode
pengumpulan
data
hardware
dengan mengambil beberapa elemen
maupun operating system windows
dan kemudian masing-masing elemen
berhubungan
itu
sendiri,
dengan
kekurangan
dalam
visual basic antara lain (1) File Distribusi Runtime lebih besar dari C/C++, dan (2) tidak mempunyai fungsi–fungsi
7.
Penelitian berupa studi kasus,
untuk
mengambil
tersebut
diteliti,
kesimpulan
ditarik hanya berlaku untuk data-data yang diteliti saja. Penelitian dilakukan pada Klinik Cito Semarangdengan berupa data-data yang menjadi tolak pengembangannya
yang
fitur–fitur dari operating system
dilakukan
sebanyak C/C++.
Administrasi Klinik Cito.
Pengertian Mysql
yang
pada
Sistem
akan Informasi
2. Sumber Data
MySQL adalah salah satu
Sumber data yang digunakan
jenis database server yang sangat
oleh
terkenal.
penelitian adalah:
Kepopulerannya
disebabkan MySQL menggunakan
penulis
dalam
penyusun-an
A. Data Primer
SQL sebagai bahasa dasar untuk
Data primer adalah data
mengakses databasenya. Selain itu,
yang diperoleh penulis dari
ia
perlu
sumber secara langsung. Data
untuk
tersebut mengenai system yang
menggunakannya) pada berbagai
berlangsung serta keterangan-
platform (kecuali pada Windows,
keterangan
yang bersifat shareware atau anda
diperlukan. Sumber data yang
bersifat
membayar
free
(tidak
lain
36
yang
diperoleh dari petugas Klinik
petugas
Cito Semarang, yaitu Arif Nur
mengenai data apa saja yang
Effendi. Data yang diperoleh
disiapkan
antara lain struktur organisasi
sistem informasi klinik.
serta job diskripsi.
6.
sekunder
adalah
merupakan
pengumpulan
data
melalui
pengamatan dan pencatatan oleh
tidak langsung terhadap sumber
penulis
informasi
melalui
peristiwa
literatur
dan
literatur-
terhadap yang
gejala
atau
diselidiki
pada
informasi-
objek penelitian. Untuk itu penulis
informasi yang bersumber dari
langsung mengamati objek yang
luar klinik Cito Semarang, yang
akan diteliti yaitu di Poliklinik Cito
berkaitan
Semarang.
dengan
Sistem 7.
Implementasi Sistem Kegiatan
Metode Pengumpulan Data
yang
dialakukan
Untuk mendapatkan data yang
untuk menerapkan sistem informasi
diperlukan dalam membangun sistem
yang sudah jadi. Kegiatan-kegiatan
informasi poliklinik pada Klinik Cito
yang dapat dilakukan dalam tahap
Semarang,
implementasi adalah sebagai berikut :
penulis
menggunakan
antara lain:
A. Pelatihan dan Pemilihan Personil Operasional
Studi Pustaka
Pemillhan tempat untuk
Mengumpulkan data yang
5.
membangun
data yang diperoleh secara
beberapa teknik pengumpulan data
4.
untuk
Observasi
Informasi Poliklinik. 3.
Cito Semarang
Observasi
B. Data Sekunder Data
Klinik
proses instalasi perangkat keras
diperoleh dari dokumen-dokumen
dan
dan konsep yang relevan dengan
pelatihan personil yang berasal
masalah yang telah diuraikan pada
dari
bab sebelumnya, di mana informasi
diperlukan
yang diperoleh penulis dengan
dapat
membaca dan mempelajari dari
lunak dan perangkat keras yang
berbagai sumber yang ada.
dapat
Wawancara Hasil dilakukan
perangkat
lunak
karyawan,
sehingga
karyawan
memelihara
serta
yang
perangkat
dimaksimalkan
pengunaannya. wawancara dengan
ini
narasumber
B. Pemrograman dan Pengetesan Program
Kode
program
yang
ditulis oleh seorang programer harus
berdasarkan
pada
dokumentasi yang disediakan oleh analis sistem hasil dari desain sistem secara terinci. Hasil program dengan
yang sesuai
desainnya
akan
menghasilkan program yang sesuai
dengan
kebutuhan
pemakai sistem.
C. Pengetesan Sistem Pengetesan
sistem
dilakukan
setelah
Pengetesan
dialakukan
program. untuk
memeriksa komponen sistem yang diimplementasi-kan. Tujuan utama dari
pengetesan
sistem
adalah
untuk memastikan bahwaapakah elemen-elemen atau komponen dari sistem berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan dengan tujuan untuk mencari kesalahan-kesalahan atau kelemahan-kelemahan yang masih mungkin terjadi. Pengetesan sistem dilakukan terhadap program secara menyeluruh.
IV. ANALISA DAN PEMBAHASAN A. Perancangan Sistem
4. DFD Level 1 Pendaftaran Desain Sistem 1. Context Diagram
5.DFD Level 1 Proses laporan
2. Dekomposisi Diagram
5. ERD
3. DFD Level 0
6. Tabel Relationship 4. Tampilan Input Periksa
Desain output 1. Tampilan Menu Utama
V. KESIMPULAN Berdasarkanhasil
2. Tampilan Input Pasien
analisis
dan
pembahasan penelitian ini, penulis dapat menyimpulkan bahwa: 1. Sistem yang selama ini digunakan Klinik Cito Semarang pada dasarnya belum
memberikan
informasi
mengenai data pasien dan riwayat pasien, sehingga diperlukan sebuah sistem 3. Tampilan Input Petugas
yang
dapat
memberikan
kemudahan dalam mengetahui riwayat pasien. 2. Dengan
adanya
aplikasi
ini,
diharapkan dapat membantu petugas di
Klinik
Cito
terutama
dalam
mengolah data sehingga hasil (output) yang
dihasilkan
bisa
akurat
dibandingkan dengan pengelolahan data
secara
menggunakan
manual
yang
masih
berkas
atau
arsip.
Mempermudah
petugas
dalam
mencetak
berobat,
identitas
kunjungan
pasien.
pasien
kartu dan
[8]
Pressman, Roger, S, 1997, Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi. (Edisi Satu), Penerbit: Andi, Yogyakarta
[9]
Nursa. 2006. Buku Panduan Visual Basic 1. Jakarta: Dinamika Ilmu.
Mendapatkan informasi laporan harian dan bulanan secara cepat serta jenis laporannya dapat bervariasi sesuai dengan yang diperlukan. Selain itu juga dapat menghemat waktu dan tenaga
dari
petugas
pendaftaran
pasien.
DAFTAR PUSTAKA
[1]
Handayaningrat, Soewarno. 1988. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen/ HAJ. Jakarta: Penerbit Gunung Agung
[2]
Jogiyanto H.M. 2005.Analisis dan Desain Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi
[3]
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset
[4]
Sutabri Tata, 2004, Analisa Sistem Informasi., Yogyakarta: penerbit Andi
[5]
Jogiyanto. 2001. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi
[6]
Fatansyah. 2004. Basis Informatika, Bandung
[7]
Madcoms. 2002. Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Reports, Yogyakarta: Penerbit Andi
Data,
