KARYA ILMIAH
SISTEM PENGOLAHAN DATA KEPENDUDUKAN KECAMATAN SELESAI PADA KANTOR BADAN PUSAT STATISTIK MENGGUNAKAN PEMROGRAMAN DELPHI 7
Oleh: AKIM MANAOR HARA PARDEDE, ST., M.Kom NIDN. 0124037904
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTERKAPUTAMA STMIK KAPUTAMA BINJAI 2013
ABSTRAK
Perusahan Badan Pusat Statistik (BPS) Stabat adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang hampir rata semua sistemnya menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi akan tetapi disini penulis menemukan sebuah permasalahan di Kantor Badan Pusat Statistik (BPS) Stabat, karena begitu banyaknya data yang diolah sehingga dibutuhkan sebuah aplikasi yang baru tentang pengolahan data kependudukan Kecamatan Selesai. Aplikasi ini diiharapkan bermanfaat sebagai aplikasi sistem informasi kepada pihak manajemen perusahaan dalam pengolahan data kependudukan Kecamatan Selesai. Kata Kunci : bps, statistik
i
ABSTRACT
Company Central Statistics Agency (BPS) is the Stabat State Owned Enterprises (SOEs) are almost flat all the system using a computerized system that already but here I found a problem in the Office of the Central Statistics Agency (BPS) Stabat, because so much data is processed so that required a new application of data processing Kecamatan Selesai population.. This application is useful as an application diiharapkan to the management information system in the enterprise data processing Kecamatan Selesai population. Keywords: bps, statistics
ii
KATA PENGANTAR
Puji Syukur Penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala limpahan dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Ilmiah ini dengan judul “Sistem Pengolahan Data Kependudukan Kecamatan Selesai Pada Kantor Badan Pusat Statistik Menggunakan Pemrograman Delphi 7” Adapun pihak-pihak yang banyak membantu penulis, dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak
Devi
Yendrianof,
S.Kom.,
M.Si.
selaku
Ketua
STMIK
KAPUTAMA Binjai. 2. Seluruh pimpinan dan staf/karyawan MATAHARI yang telah memberikan motivasi dan kerjasamanya yang baik terhadap penulis. 3. Teristimewa istri tercinta Yessika P L Tobing, SKM. Penulis menyadari bahwa Laporan Karya Ilmiah ini masih jauh dari kesempurnaan karena terbatasnya ilmu yang penulis miliki. Saran dan kritikan yang sifatnya membangun sangat diharapkan. Semoga Laporan Karya Ilmiah ini ada manfaatnya. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih.
Binjai, Februari 2013 Penulis
Akim Manaor Hara Pardede, ST NIDN. 0124037904
viii
DAFTAR ISI ABSTRAK............................................................................................................................. i KATA PENGATAR .............................................................................................................. iii DAFTAR ISI.......................................................................................................................... vi DAFTAR TABEL.................................................................................................................. viii DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................. ix DAFTAR LAMPIRAN.......................................................................................................... xi BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang ................................................................................... 1 1.2 Identifikasi Masalah........................................................................... 2 1.3 Batasan Masalah ................................................................................ 2 1.4 Rumusan Masalah.............................................................................. 3 1.5 Tujuan Penelitihan ............................................................................. 3 1.6 Manfaat penelitihan ........................................................................... 3 1.7 Sistematika Penulisan ........................................................................ 4 BAB II LANDASAN TEORI...................................................................................... 6 2.1 Pengertian Perancangan ..................................................................... 6 2.1.1 Bentuk Umum Sistem ............................................................... 6 2.1.2 Karakteristik Sistem.................................................................. 7 2.1.3 Perancangan Sistem .................................................................. 8 2.1.4 Implementasi Sistem................................................................. 9 2.2 Pengertian Informasi.......................................................................... 9 2.3 Pengertian Sistem Informasi .............................................................. 10 2.4 Pengertian Data Base ......................................................................... 11 2.5 Pengertian Flowchart ......................................................................... 14 2.6 Data Flow Diagram (DFD) ................................................................ 15 2.7 Relasi Data Atau ERD (Entity Relation Data)................................... 17 2.8 Pengertian Sensus Penduduk ............................................................. 19 2.9 Pengenalan dan Pengertian Delphi .................................................. 20 2.9.1 File-file Penyusun Project ................................................... 21 2.9.2 Tampilan Delphi................................................................... 24 2.9.3 IDE (Integrated Development Environment) ....................... 24 BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN .................................................................. 29 3.1 Tinjauan Perusahaan .......................................................................... 29 3.1.1 Sejarah Perusahaan............................................................... 29 3.1.2 Struktur Organisasi............................................................... 30 3.1.3 Tugas dan Tanggung Jawab ................................................. 32 3.2 Prosedur Sistem Berjalan................................................................... 34 3.3 Flowchart Sistem Berjalan................................................................. 35 3.4 Permasalahan ..................................................................................... 37 3.5 Alternatif Pemecahan Masalah .......................................................... 37 BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN .............................................................. 38 4.1 Prosedur Sistem Usulan ..................................................................... 38 4.2 Diagram Konteks Sistem Usulan ....................................................... 38 vi
4.2.1 Data Flow Diagram (DFD) .................................................... 4.2.2 DFD Level 0 .......................................................................... Kamus Data Sistem Usulan ............................................................... Spesifikasi Sistem Usulan.................................................................. 4.4.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ................................. 4.4.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ................................. 4.4.3 Spesifikasi File ...................................................................... 4.4.4 Relasi...................................................................................... 4.4.5 Struktur Kode......................................................................... 4.4.6 Spesifikasi Program ............................................................... 4.4.7 Spesifikasi Sistem Komputer................................................. 4.4.7.1 Spesifikasi Perangkat Keras ..................................... 4.4.7.2 Spesifikasi Perangkat Lunak .................................... 4.4.8 Jadwal Implementasi ..............................................................
39 39 40 41 41 45 46 48 48 51 51 55 56 56
KESIMPULAN DAN SARAN ...................................................................... 5.1 Kesimpulan ........................................................................................ 5.2 Saran ..................................................................................................
57 57 57
4.3 4.4
BAB V
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
vii
DAFTAR TABEL Tabel II.1 Simbol Flowchart ................................................................................................ Tabel II.2 Simbol – simbol Data Flow Diagram.................................................................. Tabel II.3 Simbol – Simbol ERD......................................................................................... Tabel IV.1 Tipe Data ............................................................................................................. Tabel IV.2 Tabel Keluarga .................................................................................................... Tabel IV.3 Tabel Data Desa................................................................................................... Tabel IV.4 Tabel Data Penduduk...........................................................................................
viii
14 17 18 45 45 46 46
DAFTAR GAMBAR Gambar II.1 Model Sistem..................................................................................................... Gambar II.2 Tampilan Delphi................................................................................................ Gambar II.3 Tampilan Keseluruhan Delphi........................................................................... Gambar II.4 Menubar & Toolbar Pemrograman Delphi ....................................................... Gambar II.5 Form Designer Program Delphi ........................................................................ Gambar II.6 Code Editor........................................................................................................ Gambar II.7 Object Inspector Pemrograman Delphi ............................................................. Gambar III.1 Struktur organisasi .......................................................................................... Gambar III.2 flowchart system berjalan kenaikkan pangkat ................................................ Gambar III.3 spesifikasi masukkan........................................................................................ Gambar III.4 spesifikasi keluaran .......................................................................................... Gambar IV.1 Rancangan Diagram Konteks .......................................................................... Gambar IV.2 DFD Level 1 Sistem yang diusulkan ............................................................... Gambar.IV.3Form Login Administrasi................................................................................. Gambar IV.4 Halaman Utama ............................................................................................... Gambar IV.5Rancangan Input data petugas .......................................................................... Gambar IV.6 Rancangan Input data Jabatan.......................................................................... Gambar. IV.7 Rancangan Input Data Pangkat....................................................................... Gambar. IV.8 Rancangan Input Data Penilaian..................................................................... Gambar. IV.9 Rancangan Input Data keputusan ................................................................... Gambar IV.10 Rancangan Laporan Data Pangkat ................................................................. Gambar IV.11 Rancangan Laporan Data Jabatan.................................................................. Gambar IV.12 Rancangan Laporan Data Pegawai ............................................................... Gambar IV.13 Rancangan Laporan Data Penilaian ............................................................... Gambar IV.14 Rancangan Laporan Data............................................................................... Gambar IV.15 Rancangan Laporan Data Keputusan............................................................. Gambar IV.16 Relationship ...................................................................................................
ix
8 25 26 27 28 29 29 33 38 40 41 45 46 49 50 50 51 52 53 54 55 55 56 56 57 57 58
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Proses pengolahan data di berbagai ruang lingkup perusahaan sangat di butuhkan untuk mengolah informasi yang akurat. Ketergantungan manusia akan informasi semakin bertambah maka kualitas informasi harus selalu ditingkatkan. Beberapa faktor penentu kualitas informasi adalah keakuratan, ketepatan waktu, relevansi dan kemudahan untuk mengolahnya. Untuk memenuhi beberapa faktor tersebut, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mengolah data lebih cepat dan akurat. Perusahan Badan Pusat Statistik (BPS) Stabat adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang hampir rata semua sistemnya menggunakan sistem yang sudah
terkomputerisasi
akan
tetapi
disini
penulis
menemukan
sebuah
permasalahan di Kantor Badan Pusat Statistik (BPS) Stabat, karena pada setiap pembuatan berbagai
macam surat keterangan sampai pada pembuatan
laporan kependudukan masih dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel. Permasalahan yang terkadang sering terjadi dalam kegiatan tersebut adalah tidak
efisiennya
kependudukan tertentu,
waktu
maka
kesulitan
yang
digunakan
untuk
memproses
pelayanan
dalam pencarian data kependudukan di folder-folder untuk
mendapatkan
laporan
kependudukan
yang
cepat dan akurat dalam waktu singkat, karena jika semua pengolahan dilakukan dengan Microsoft Excel maka proses pencarian akan semakin lambat. Dalam penulisan Tugas Akhir
ini penulis ingin mencoba membuat suatu program
1
2
aplikasi pada kantor Badan Pusat Statistik Stabat dengan menggunakan pemrograman Delphi 7 agar pengolahan data menjadi terintegrasi dan efisien dalam satu tempat penyimpanan sehingga memudahkan pihak Kantor BPS dalam pengoperasiannya dan memperkecil kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi serta memudahkan dalam pembuatan laporan kependudukan. Berdasarkan hasil penelitian diatas maka penulis mencoba untuk membuat rancangan
program
dengan
judul
yaitu
“Sistem
Pengolahan
Data
Kependudukan Kecamatan Selesai Pada Kantor Badan Pusat Statistik Menggunakan Pemrograman Delphi 7”. 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis melakukan identifikasi masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem
pengolahan data kependudukan Kecamatan Selesai
pada Kantor Badan Pusat Statistik (BPS) Stabat? 2. Bagaimana
cara
memperkecil
kesalahan-kesalahan
pada
sistem
pengolahan data kependudukan Kecamatan Selesai pada kantor Badan Pusat Statistik (BPS) Stabat?
1.3 BatasanMasalah Batasan-batasan masalah pada perancangan sistem yang dikembang kan ini adalah: 1. Masalah yang dibahas tentang informasi Pengolahan Data Kependudukan untuk Kecamatan Selesai Pada Kantor Badan Pusat Statistik (BPS) Stabat. 2. Data yang digunakan hanya data Nama Desa dan Jumlah Penduduk. 3. Pemrograman menggunakan sistem Off Line.
3
4. Sistem pengolahan data ini dibuat dengan menggunakan aplikasi Borland Delphi 7.
1.4 Rumusan Masalah Berdasarkan
latar
belakang
diatas,
maka
penulis
merumuskan
permasalahan sebagai berikut: 1. Apakah pengolahan data ini dapat menyajikan data yang lebih efisien pada Kantor Badan Pusat Statistik (BPS) Stabat? 2. Apakah pengolahan data ini dapat memberi kemudahan dalam mencari dan memproses data kependudukan Kecamatan Selesai pada Kantor Badan Pusat Statistik (BPS) Stabat?
1.5 Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian yang penulis lakukan sebagai berikut : 1. Membangun sebuah aplikasi yang baru tentang pengolahan data kependudukan Kecamatan Selesai. 2. Menghasilkan
aplikasi pengolahan data sehingga terdapat kemudahan
dalam proses pencarian, pengolahan dan pengoprasiannya. 1.6 Manfaat Penelitian Manfaat yang didapat dari hasil penelitian ini adalah : 1. Bagi Perusahaan
Diharapkan bermanfaat sebagai masukan kepada pihak manajemen perusahaan dalam pengolahan data kependudukan Kecamatan Selesai.
4
Sebagai masukan kepada pihak perusahaan untuk dapat diaplikasikan dalam perusahaan guna mempermudah didalam pengolahan data yang ada sebagai perbandingan dengan program sebelumnya.
2. Bagi Penulis
Dapat memberi peluang untuk menambah wawasan berfikir dan pengembangan pengetahuan bagi penulis mengenai pengolahan data kependudukan Kecamatan Selesai.
Sebagai aplikasi baru bagi penulis dalam pembuatan sistem pengolahan data.
3. Bagi Pembaca
Untuk Menjadi penambahan bahan informasi dan referensi untuk kegiatan yang sama dalam penelitian yang akan datang.
Untuk
menambah
pengetahuan
pembaca
mengenai
pemrograman Delphi 7, sehingga dapat digunakan oleh pembaca dikemudian hari.
1.7 Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari 5 (lima) bab dan mencakup beberapa sub didalamnya sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini menguraikan secara singkat mengenai Latar Belakang Masalah, Identifikasi Masalah, Batasan Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan
5
Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika Penulisan, Rencana Kegiatan.
BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini teori-teori yang ada atau mendukung mengenai masalah atau topik yang sedang penulis teliti. BAB 3 : ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini berisikan tentang sejarah ringkas, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab, dan mekanisme yang berjalan di BPS Stabat. BAB 4 : RANCANGAN SISTEM USULAN Bab ini berisikan tentang pembahasan rancangan yang akan dilakukan oleh penulis mengenai sistem pengolahan data kependudukan Kecamatan Selesai pada Kantor Badan Pusat Statistik (BPS) Stabat dengan menggunakan pemograman Delphi 7. BAB 5 : PENUTUP Bab ini penulis menguraikan tentang kesimpulan dari Tugas akhir yang dilakukan pada Kantor Badan Pusat Statistik (BPS) Stabat, dan saransaran untuk kemajuan atau pun pengembangan sistem dimasa akan datang.
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Menurut Diana dan Setiawati (2011, h. 3), “Sistem merupakan serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Secara sederhana Sistem dapat diartikan suatu kumpulan elemen-elemen yang saling berintegrasi untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Fatta (2007, h. 3), “Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsure atau variable-variabel yang saling teroganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain”. 2. 1. 1
Bentuk Umum Sistem Bentuk umum sistem dari suatu sistem terdiri atas masukan (Input),
pengolahan (processing) dan keluaran (Output), dalam bentuk umum sistem ini terdapat satu atau lebih masukan yang akan diproses dan akan menghasilkan suatu keluaran. Masukan (input)
Pengolahan (Processing)
Gambar II. 1 Model Sistem
6
Keluaran (output)
7
2.1.2 Karakteristik Sistem Menurut Diana dan Setiawati (2011, h. 3), Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentukya. Berikut adalah kerakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya : 1. Batasan (boundary) Penggambaran dari suatu elemen atau unsure mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem. 2. Lingkungan (environment) Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan (input) Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. 4. Keluaran (output) Sumber daya atau produk ( informasi, laporan, dokumen, tampilan layer computer dan barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen (component) Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentrasformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bias merupakan subsistem dari sebuah sistem.
8
6. Penghubung (interface) Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. 7. Penyimpanan (storage) Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga di antara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. 2. 1. 3 Perancangan Sistem Menurut Diana dan Setiawati (2011, h. 48) “Perancangan sistem merupakan sekumpulan prosedur yang dilakukan untuk mengubah spesipikasi logis menjadi disain yang dapat di implementasikan ke sistem komputer organisasi. Disain tersebut meliputi disain laporan, formulir, data, dan proses informasi. Pada tahap ini dibuat rencana pengujian dan implementasi sistem yang baru serta pelatihan karyawan. Langkah-Langkah dalam perancangan sistem meliputi : 1. Mengubah spesifikasi yang telah di putuskan menjadi disain yang dapat diandalkan.
9
2. Mengembangkan rencana dan anggaran yang menjamin implementasi sistem baru yang urut dan terkendali. 3. Mengembangkan implementasi dan rencana pengujian implementasi yang menjamin bahwa sistem tersebut dapat diandalkan, lengkap dan akurat. 4. Menyusun manual bagi pemakai sistem sehingga mendukung pengguna sistem baru oleh staf operasi dan manajemen yang efisien dan efektif. Manual pada tahap ini di gunakan untuk memberikan briefing dan pelatihan kepada pemakai. 5. Menyusun program pelatihan. 6. Melengkapi dokumen disain sistem. 2. 1. 4 Implementasi Sistem Sistem implementasi merupakan sekumpulan prosedur yang dilakukan untuk mengembangkan aplikasi, menguji sistem / melatih pemakai, menginstal, dan mulai menggunakan sistem informasi yang baru atau yang di modifikasi. 2.2
Pengertian Informasi Menurut Nugroho (2011, h. 6), “informasi adalah data yang telah diolah
sedemikian rupa sehingga memiliki makna tertentu bagi pengguna”. Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Suatu organisasi tanpa adanya suatu informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beropersi. Dengan kata lain sumber informasi adalah data. Data menggambarkan suatu kejadian yang sedang terjadi, dimana data tersebut
10
akan diolah dan diterapkan didalam sistem menjadi input yang berguna dalam suatu sistem. Secara rinci definisi data adalah sebagai berikut: 1. Data adalah pengambaran dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. 2. Data adalah kenyataan yang mengambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. 2.3
Pengertian Sistem Informasi Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi
manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (Information system) atau disebut juga dengan processing system atau infornation-generating-systems. Menurut Diana dan Setiawati (2011, h. 4), “Sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan saling bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna”. Menurut Fatta (2007, h. 14), “sistem informasi merupakan sistem dengan komponen-komponen yang bekerja untuk mengolah data menjadi informasi”. 1.
Komponen-komponen Sistem Informasi terdiri dari: a. Hardware, yaitu : Monitor, CPU, Keyboard, Mouse, Printer. b. Software, merupakan kumpulan dari perintah atau fungsi yang ditulis dan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu.
Software
dapat
digolongkan
menjadi
sistem
operasi
11
(Windows’98, Windows XP) Program aplikasi seperti aplikasi Akuntansi, Aplikasi Pengolah Kata, Aplikasi Grafis, dan Utilitas (Anti virus). c. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. d. Manusia sebagai user, termasuk komponen dari operator, programming, analis (pimpinan) untuk menjalankan, mengontrol dan meminpin dalam pembuatan sebuah sistem informasi. e. Prosedur, merupakan dokumentasi atau proses sistem yang akan dibuat dan dipergunakan untuk menghasilkan sistem informasi. 2. Kegiatan Sistem Informasi : a. Input, menggambarkan suatu sistem kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses. b. Proses,
menggambarkan
bagaimana
suatu
data
diproses
untuk
menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah. c. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses. d. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan meyimpan data. e. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan diharapkan. 2.4
Pengertian Database Perangkat lunak yang mengelola database sistem manajemen database
(database management system) atau disingkat dengan DBMS. Semua DBMS memiliki suatu pengolah bahasa deskripsi data (data description language processor) yang digunakan untuk menciptakan database serta suatu pengelola
12
database yang menyediakan isi database bagi pemakai. Pemakai menggunakan manipulasi data dan query language. Orang yang bertanggung jawab atas database dan DBMS adalah pengelola database (database administrator) atau disingkat DBA. DBMS menyediakan keuntungan yang nyata bagi perusahaan yang menggunakan komputer mereka sebagai suatu sistem informasi. Mengetahui dengan jelas arti, batasan database dan sistem database adalah penting. Menurut Janner Simarmata (2007, h. 2), “Basis data adalah koleksi data yang bisa mencari secara menyeluruh dan secara sistematis memelihara dan meretrieve informasi.” Istilah basis data pada umumnya juga menyiratkan serangkaian sifat yang terkait yaitu: 1. Berbagi Sifat Data yang disimpan didalam basis data tidak secara umum dipegang semata-mata untuk digunakan oleh seseorang. Suatu basis data secara normal diharapkan bisa diakses oleh lebih dari satu orang dan munhkin pada waktu yang sama. 2. Integrasi Data Salah satu bentuk tanggung jawab pemakain basis data yang utama adalah memastikan bahwa basis data terintegrasi. Hal tersebut menyiratkan bahwa suatu basis data harus menjadi koleksi data yang sama, setidaknya secara ideal, tidak menjadi redudansi data (yang berlebihan).
13
3. Integritas Data Basis data perlu secara akurat mencerminkan seluruh bidang yang mencoba pada model. Artinya, jika hubungan antarobjek yang ada didalam dunia nyata mewakili oleh data didalam basis data, maka perubahan menjadi salah satu mitra pada suatu hubungan harus secara akurat perubahan yang terjadi didalam hubungan tersebut. 4. Keamanan Data Salah satu cara yang utama untuk memastikan integritas basis data adalah dengan melakukan pembatasan akses dengan kata lain, pengamanan basis data. 5. Abstraksi Data Suatu basis data dipandang sebagai model nyata. Informasi yang disimpan di dalam basis data pada umumnya merupakan suatu usaha untuk menyajikan sifat dari beberapa objek sesungguhnya. 6. Independensi Data Salah satu konsekuensi dari abstraksi adalah gagasan untuk buffering data dari proses yang menggunaka data. Sebagai contoh, suatu perubahan dibuat dalam beberapa bagian basis data dasar. Tidak program aplikasi yang menggunakan data yang perlu diubah. Dengan demikian, jika perubahan dibuat dalam beberapa bagian dari suatu sistem aplikasi, maka semestinya perubahan itu tidak mempengaruhi struktur data dasar yang digunakan oleh aplikasi.
14
2.5
Pengertian Flowchart Flowchart atau diagram alir adalah sekumpulan simbol-simbol atau skema
yang menggambarkan rangkaian kegiatan-kegiatan mulai dari awal (start) hingga akhir (stop). Pembuatan dari flowchart atau diagram alir ini adalah penggambaran dari urutan langkah-langkah pengerjaan dari suatu program. Menurut Budi Sutedjo dan Michael AN (2007, h. 24) menyatakan flowchart adalah diagram alir data yang menggambarkan urutan logika dari suatu prosedur pemecahan masalah. Adapun simbol yang digunakan pada Flowchart adalah sebagai berikut : Tabel II.1 Simbol Flowchart NO
NAMA
KETERAGAN
1
Terminal
Untuk memulai atau mengakhiri suatu program.
2
Proses
Simbol ini menunjukkan setiap pengolahan yang dilakukan oleh komputer.
Input-Output
Untuk memasukkan data atau menunjukkan hasil keluaran dari suatu proses.
3
4
SIMBOL
Decision
Suatu kondisi yang menghasilkan beberapa kemungkinan jawaban atau pilihan.
15
NO
SIMBOL
NAMA
KETERANGAN
5
Fredifine proces
Simbol ini menunjukan rincian operasi berada ditempat lain
6
Connector Off-Line
7 Connector
Suatu prosedur akan masuk atau keluar melalui simbol ini dalam lembaran yang sama. Simbol masuk atau keluaranya suatu prosedur pada lembaran kertas lainnya.
8
Arus/Flow
Dari prosedur yang dapat dilakukan dari atas kebawah, kiri kekanan atau sebaliknya.
9
Documen
Merupakan simbol dari data yang berbentuk kertas maupun informasi.
10
Database
11
Persediaan
12
Archives
2. 6
Menyediakan tempat pengolahan data serta penyimpanan dalam stroge. Simbol untuk output, yang ditunjukkan kesuatu device, seperti primer, plotters, dan lain-lain Arsip berisi huruf A atau N atau D A=alphabet, N=numeric, D=date
Data Flow Diagram (DFD) Menurut Diana dan Setiawati (2011, h.40), “Data Flow Diagram (DFD)
menggambarkan komponen sistem, aliran data diantara komponen sistem tersebut, sumber data, tujuan dan penyimpanan data ”.
16
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika atau proses yang digunakan untuk menggambarkan atau membuat model dari asal dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem yang dibuat, dimana data yang disimpan, proses apa yang dihasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. Dengan menggunakan DFD sistem dapat digambarkan mulai dari level yang paling tinggi hingga diuraikan sampai ke level yang lebih rendah. Diagram alir data dapat digunakan untuk mempresentasekan sistem otomatis maupun manual melalui simbol-simbol atau bagan yang berhubungan. Terdapat dua bentuk diagram alir data, yaitu : 1. Diagram Alir Data Fisik (Physical DFD), lebih menekankan pada penggambaran bagaimana proses-proses sistem diterapkan, termasuk prosesproses manual sehinngga lebih banyak memakan waktu. 2. Diagram Alir Data Logika (Logical DFD), lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem baru). Penekanannya hanya logika dari kebutuhan-kebutuhan sistem, yaitu proses-proses apa yang secara logika dibutuhkan oleh sistem. Ada 4 bentuk simbol yang digunakan dalam pembuatan sistem dengan menggunakan DFD diantaranya yaitu :
17
Tabel II.2 Simbol-Simbol DFD
2.7
Relasi Data atau ERD (Entity Relation data) ERD merupakan peralatan pembuatan model data yang paling fleksibel dan
dapat diadaptasi untuk berbagai pendekatan yang mungkin diikuti perusahaan dalam pemgembangam sistem. ERD ini menggambarkan relasi atau hubunganan. Menurut Adi Nugroho (2011, h. 53), “Entitiy Relation Diagram menjadi salah satu pemodelan data konseptual yang paling sering digunakan dalam proses pengembangan basis data bertipe relasional”. Diagram E-R memuat 3 tipe objek yaitu: 1. Entitas Sesuatu atau objek didunia nyata yang dapat dibedakan dengan sesuatu atau objek lainnya.
18
2. Atribut Properti deskripsi yang dimiliki oleh setiap anggota dari himpunan entitas dimana properti atau karakteristik itu bermakna/berarti bagi organisasi/ perusahaan.Himpunan entitas adalah himpunan dari entitas-entitas dengan tipe yang sama yang berbagi properti-properti yang sama, misalnya himpunan dari semua nasabah bank. 3. Relasi Hubungan antara suatu himpunan entitas dengan himpunan entitas yang lainnya. Entitas juga merupakan hubungan yang berarti antara suatu entitas dengan entitas lainnya. Tabel II. 3 Simbol – simbol pada ERD NO 1
2
3
4
SIMBOL
NAMA
Entitas
Relasi Atribut
Garis
KETERANGAN Adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai. Menunjukkan adanya hubungan di antara sejumlah entitas yang berbeda. Berfungsi mendeskripsikan karakterentitas (atribut yang berfungsi sebagai key diberi garis bawah). Sebagai penghubung antara relasi dengan entitas, relasi dan entitas dengan atribut.
19
2.8
Pengertian Sensus Penduduk Sensus Penduduk adalah penghitugan prosedur sistematis untuk
memperoleh merekam / mencatat data penduduk yang berdomisili pada susatu tempat yang bertujuan sementara atau untuk menetap. Dalam sensus ini akan diajukan 43 pertanyaan mengenai kondisi dan fasilitas perumahan dan bangunan tempat tinggal,
karakteristik rumah tangga dan keterangan individu anggota
rumah tangga. 2. 8. 1 Pengertian Sensus Sensus adalah prosedur sistematis memperoleh dan merekam / mencatat informasi tentang populasi tertentu. Sensus merupakan penghitungan secara teratur terjadi dan resmi dari populasi tertentu oleh pemerintah. Istilah ini digunakan terutama dalam kaitannya dengan populasi nasional dan sensus perumahan. Sensus umum lainnya mencakup pertanian, bisnis, dan sensus lalu lintas. Dalam kasus yang terakhir unsur-unsur dari 'penduduk' adalah peternakan, bisnis, dan sebagainya, ketimbang orang. PBB mendefinisikan fitur penting dari sensus penduduk dan perumahan sebagai "pencacahan individu, universalitas dalam wilayah
tertentu,
merekomendasikan setiap 10
simultanitas dan
periodisitas didefinisikan",
dan
bahwa sebenarnya sensus penduduk diambil setidaknya
tahun.
Sensus dapat dibandingkan dengan pengambilan sampel di mana informasi diperoleh hanya dari subset dari populasi, kadang-kadang sebagai estimasi Antar. Data sensus umumnya
digunakan untuk penelitian,
perencanaan, serta sebagai dasar untuk survei sampling.
pemasaran bisnis,
dan
20
Sensus penduduk di Indonesia pertama dilakukan selama era kolonial, 1930. Sebelum itu, sebuah sensus non-keseluruhan sudah dilakukan pada tahun 1920. Setelah sensus yang dilakukan secara tidak teratur. Sensus pertama setelah kemerdekaan tahun 1961, diikuti oleh 1971. Sejak tahun 1980 itu dilakukan secara teratur setiap 10 tahun. Di antara, ada juga sensus ekonomi (setiap 10 tahun, lima tahun setelah sensus penduduk) dan sensus pertanian (tiga tahun setelah sensus penduduk). 2. 8. 2 Pengertian Penduduk Penduduk adalah semua orang yang berdomisili di wilayah geografis Indonesia selama enam bulan atau lebih dan atau mereka yang berdomisili kurang dari enam bulan tetapi bertujuan menetap. 2. 9
Pengenalan dan Pengertian Delphi Menurut Wahana Komputer (2009, h.2), “Delphi adalah suatu bahasa
pemrograman pengambangan (development language) yang digunakan
untuk
merancang suatu aplikasi program”. Delphi termasuk dalam pemrograman bahasa tingkat tinggi (high level lenguage). Maksud dari bahasa tingkat tinggi yaitu perintah-perintah programnya menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh manusia. Delphi disebut bahasa prosedural artinya mengikuti urutan tertentu.Dalam membuat
aplikasi
perintah-perintah,
Delphi
menggunakan
lingkungan
pemrograman visual delphi merupakan generasi penerus dari Turbo Pascal. Pemrograman delphi dirancang untuk beroperasi dibawah sistem operasi Windows.
21
Program ini mempunyai beberapa keunggulan, yaitu produktivitas, kualitas, pengembangan perangkat lunak, kecepatan kompiler, pola desain yang menarik serta diperkuat dengan bahasa perograman yang terstruktur dalam struktur bahasa perograman Object Pascal. Sebagaian besar pengemban g Delphi menuliskan dan mengkompilasi kode program di dalam lingkungan pengembang aplikasi atau Integrated Development Environment (IDE).Lingkungan kerja IDE ini menyediakan sarana yang diperlukan untuk merancang, membangun, mencoba, mencari atau melacak kesalahan,
serta
mendistribusikan
aplikasi.
Sarana-sarana
inilah
yang
memungkinkan pembuatan prototipe aplikasi menjadi lebih mudah dan waktu yang diperlukan untuk mengembangkan aplikasi menjadi lebih singkat.
2. 9. 1 File – file Penyusun Project Sepintas sebuah program aplikasi yang dapat dibuat dengan menggunakan Delphi hanya terdiri dari file project dan sebuah unit.
Namun kenyataannya
terdapat beberapa file yang dibentuk pada saat membangun sebuah program aplikasi. Berikut ini merupakan file-file penyusun projek yang terdapat pada program Delphi, yaitu : 1.
File Project (.Dpr) dan file Unit (.Pas) Sebuah program Delphi terbangun dari modul-modul source code yang
disebut unit. Delphi menggunakan sebuah file projek (.Dpr) untuk menyimpan program utama. File Sumber untuk unit biasanya berisi sebagian besar kode di
22
dalam aplikasi, file ini ditandai Dengan ekstensi (.Pas). Setiap aplikasi atau projek terdiri atas file projek tunggal atau lebih dalam file unit. 2.
File Form (.Dfm) File form adalah file biner yang dibuat oleh Delphi untuk menyimpan
informasi yang berkaitan dengan form. 3.
File Resource (.Res) File resource merupakan file biner yang berisi sebuah ikon yang digunakan
oleh project. File ini secara terus menerus di-update atau diubah oleh Delphi sehingga file ini tidak bisa diubah oleh pemakai. Dengan menambahkan file resource pada aplikasi dan menghubungkan dengan file project dapat menggunakan editor resource, misalnya editor untuk membuat file resource. 4.
File Project Options (.Dof ) dan File Desktop Settings (.Dsk) File project options merupakan file yang berisi options-options dari suatu
project yang dinyatakan melalui perintah Options dari menu Project. Sedang file desktop setting berisi
option-option
yang dinyatakan melalui
perintah
Environment Options dari menu Tools. Perbedaan di antara kedua jenis file tersebut adalah bahwa file project options dimiliki oleh setiap project sedangkan file desktop setting dipakai untuk lingkungan Delphi. Apabila terjadi kerusakan pada kedua jenis file tersebut dapat mengganggu proses kompilasi. Prosedur yang dapat kita tempuh untuk menangani gangguan tersebut adalah dengan menghapus kedua jenis file tersebut yaitu .Dof dan .Dsk karena kedua file tersebut akan berbentuk secara otomatis pada saat menyimpan project.
23
File jenis lain File-file dengan ekstensi lain yang dapat ditemukan dalam folder tempat penyimpanan program aplikasi selain yang memiliki ekstensi yang telah disebutkan pada umumnya adalah file-file yang dibentuk oleh compiler dan beberapa file Windows yang digunakan Delphi. File-file tersebut : a)
File Executable (.Exe ). File ini dibentuk oleh compiler dan meruakan file esekusi (executable) dari program aplikasi. File ini berdiri sendiri dan hanya memerlukan file library di DLL , VBX dan lain-lain.
b) File unit Object (.Dcu). File ini merupakan file unit (.Pas) yang telah dikompilasi oleh compiler yang akan dihubungkan dengan file esekusi. c)
File Dinamic Link Library (.Dll). File ini dibentuk oleh compiler apabila kita merancang. DLL sendiri.
d) File Help. File ini merupakan file Windows dan merupakan file help standar yang dapat dipakai diprogram aplikasi Delphi. e)
File Image (.Wmf, . Bmp , .Ico ). File-file ini merupakan file Windows dari aplikasi selain Delphi yang dapat digunakan untuk mendukung program aplikasi yang kita rancang tampak lebih menarik.
2. 9. 2 Tampilan Delphi Berikut adalah gambar dari keseluruhan tampilan Delphi
24
Gambar II. 2 Tampilan Delphi 2. 9. 3 IDE (Integrated Development Environment) Kemudian, hal yang paling pertama dalam mengenal Delphi adalah harus mengetahui IDE. IDE (Integrated Development Environment) merupakan lingkungan/wilayah dimana seluruh tools atau komponen-komponen yang akan dibutuhkan untuk merancang atau membangun aplikasi program. Secara umum IDE Delphi di kelompokkan kepada 8 bagian yaitu 1.
Tampilan Keseluruhan Delphi
Merupakan penunjuk ke seluruh fasilitas yang disediakan aplikasi Delphi.
25
Gambar II. 3 Tampilan Keseluruhan Delphi 2. Menubar & Toolbar Merupakan Icon (Sortcut)yang dirancang untuk lebih memudahkan menjangkau fasilitas yang ada pada Delphi.
Menubar
Toolbar
Gambar II. 4 Menubar & Toolbar Pemrograman Delphi
26
3.Form Designer Merupakan interface (antar muka) apalikasi yang akan dibangun, Form akan menampung seluruh komponen
yang
akan digunakan
dala
proses
perancangan sebuah aplikasi dengan Delphi.
Gambar II. 5 Form Designer Pemrograman Delphi 4.Code Editor Code editor merupakan tempat untuk menuliskan kode program menggunakan bahasa object Pascal. Kode program tidak perlu di tulis secara keseluruhan karena Delphi sudah menyediakan blok atau kerangka untuk menulis kode program.
27
Gambar II. 6 Code Editor Pemrograman Delphi 5.
Object inspector Object inspector digunakan untuk mengubah properti
atau karakteristik dari suatu komponen. Terdiri dari 2 tab yaitu : a.
Properties Digunakan
untuk
menentukan
seting
suatu
objek. Satu objek
memiliki beberapa properti yang dapat diatur langsung dari object inspector maupun melalui kode program. Seting ini mempengaruhi cara kerja objek tersebut saat aplikasi dijalankan. b.
Event Merupakan bagian yang dapat diisi dengan kode program tertentu yang
berfungsi untuk menangani event-event (berupa sebuah procedure) yang dapat direspon oleh sebuah komponen. Event adalah peristiwa atau kejadian yang diterima oleh suatu objek, misal : klik, drag, dan lain-lain. Event yang diterima objek akan memicu Delphi menjalankan kode program yang ada didalamnya.
28
Gambar II. 7 Object Inspector Pemrograman Delphi
BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1
Tinjauan Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat Badan Pusat Statistik Kabupaten Langkat Badan Pusat Statistik Kabupaten Langkat yang beralamat di jalan T. Putra Aziz No.1 Stabat yang pada saat ini dikepalai oleh Ir. Sawaluddin Naibaho, M.Si., mempunyai staf sebanyak 8 orang yang terdiri dari 1 orang bendaharawan dan 7 orang staf administrasi dan teknis. Dengan Koordinator Kecamatan (KSK) sebanyak 17 orang dan 8 orang diantaranya merupakan pejabat fungsional statistik. Wilayah administrasi kerja BPS Kabupaten Langkat yang menjadi tanggung jawab pengawasan dan pembinaan dalam penyelenggaraan kegiatan statistik sebanyak 23 kecamatan dan 240 desa serta 37 kelurahan. Dalam menyelenggarakan pelaksanaan tugasnya dan fungsinya, Badan Pusat Statistik Kabupaten Langkat dilindungi oleh perangkat hokum yaitu : 1. Undang – undang No. 16 Tahun 1997 tentang Statistik menjamin kepastian hukum bagi penyelenggara dan pengguna statistic baik pemerintah maupun masyarakat. Dengan adanya undang – undang statistik maka kepentingan masyarakat pengguna statistik akan menjamin terutama atas nilai informasi yang diperolehnya.
29
30
2. Peraturan pemerintah Republik Indonesia No.51 Tahun 1999 tentang penyelenggaraan
Statistik
yang
mengamatkan
bahwa
BPS
berkewajiban menyelenggarakan kegiatan statistic dasar. 3. Keputusan Presiden Republik Indonesia No.103 Tahun 2001 tentang kependudukan, tugas, kewenagan, susunan organisasi dan tata cara kerja lembaga pemerintah non Departemen yang menetapkan kependudukan BPS sebagi lembaga pemerintah non departemen yang mempunyai tugas menyelenggarakan kegiatan statistik dasar. 4. Keputusan kepala Badan Pusat Statistik No.121 Tahun 2001 tentang organisasi dan tata cara kerja perwakilan BPS di daerah. 3.1.2 Struktur Organisasi Badan Pusat Statistik Kabupaten Langkat Struktur organisasi menunjukkan bahwa kerangka dan susunan perusahaan memiliki hubungan diantara bagian-bagian dalam struktur perusahaan. Suatu perusahaan akan dapat melaksanakan kegiatannya dengan lancar apabila adanya sarana manajemen berupa struktur organisasi yang merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan dengan tepat,
sehingga nantinya bagian
jabatan akan mengetahui dengan jelas tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing unit kerja. Dengan adanya struktur organisasi maka secara keseluruhan akan dapat dilihat dengan jelas arah garis setiap jabatan yang ada dalam perusahaan. Struktur organisasi yang baik dan benar akan dapat mempermudah koordinasi unit-unit kegiatan di dalam perusahaan, dimana setiap anggota dari departemen dapat
31
mengetahui tugas dan pembagian kerja lebih mudah untuk melakukan pengawasan secara langsung kepada tiap-tiap bagian pimpinan perusahaan. Tugas dari setiap unit kerja selalu dihubungkan dengan sistem yang berjalan dalam organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian organisasi bukan hanya kerangka bagian tugas melainkan juga seluruh bagian serta fungsi - fungsi yang saling berkaitan satu dengan yang lain. Adanya struktur organisasi ini merupakan pencerminan lalu lintas, wewenang dan tanggung jawab dalam suatu bagian organisasi. Kepala BPS Ir.Sawaluddin Naibaho,M.Si Kasubag Tata Usaha
Kasi Stat. Produksi
Kasi Stat. Sosial
Kasi Stat. Distribusi
Kasi Stat. Nerwilis
Kasi IPDS
Fungsional
Gambar III.1 Struktur organisasi Badan Pusat Statistik Kabupaten Langkat Sumber : Badan Pusat Statistik Kabupaten Langkat
32
3.1.3 Tugas dan Tanggung Jawab 1.
Kepala BPS a. Kepala Dinas Badan Statistik Kabupaten Langkat bertanggung jawab langsung kepada BPS dan melaksanakan dengan Bupati sebagai Kepala daerah setempat. b. Kepala Dinas Badan Statistik Kabupaten Langkat wajib mengikuti dan mematuhi
peraturan
perundang–undangan
yang
berlaku
serta
berkewajiban kepada bawahannya. c. Kepala Dinas Badan Statistik Kabupaten Langkat mengontrol serta mengkoordinir kegiatan bawahannya. d. Bawahannya berkewajiban mengikuti petunjuk dan kinerja kerja yang telah ditetapkan. 2.
Bagian Tata Usaha a. Melakukan penyelenggaraan operasional dan pemeliharaan perkantoran seperti pembayaran gaji, lembur, honorarium, vakasi, pengadaan pakaian dinas pegawai, pengajuan baju pakaian kerja pesuruh dan tenaga teknis lainnya. b. Pembinaan administrasi dan pengelolah keuangan. c. Pengkaji dan pengembangan system informasi. d. Pengkaji/pembuatan/pengembangan
sistem,
data,
informasi. 3.
Bagian Statistik Produksi a. Melakukan survei Industri B/S tahunan dan bulanan.
statistik
dan
33
b. Melakukan survei tanaman pangan/ubian dan luas tanah. c. Melakukan survei perusahaan holtikultura dan indicator pertanian . d. Melakukan survei perternakan, perikanan, RPH dan TPI. e. Melakukan survei pertambangan . 4.
Bagian Statistik Sosial a. Melakukan survei Sosial Ekonomi (SUSENAS) modul konsumsi. b. Melakukan survei Angkatan Kerja Nasional (SAKERNAS). c. Melakukan survei Sosial Ekonomi Nasional Panel (SUSENAS PANEL). d. Melakukan survei Angkatan Ekonomi Nasional Panel (SAKERNAS PANEL).
5.
Bagian Statistik Distribusi a. Melakukan statistik harga produsen dan konsumen pedesaan. b. Melakukan pengumpulan data statistik keuangan daerah dan keuangan BUMD. c. Melakukan survei transportasi. d. Melakukan survei bidang jasa dan pariwisata.
6.
Bagian Seksi Nerwilis Melakukan penyusunan PDBR Kabupaten Langkat menurut bidang usaha.
7.
Bagian Seksi IPDS Melakukan pemetaan wilayah tahap II.
34
3.2
Prosedur Sistem Yang Berjalan Mekanisme sistem yang sedang berjalan saat ini dalam melakukan
perhitungan penduduk miskin dilakukan dalam tingkat RT (Rumah Tangga). Petugas pendata datang kerumah warga. Berikut gambaran proses perhitungan penduduk Kecamatan Selesai : 1. Pendata bersama ketua RT mengidentifikasi/mencatat Penduduk Kecamatan Selesai. Dijaring dengan menggunakan daftar. Selanjutnya daftar ditanda diserahkan kepada ketua RT. 2. Pendata dilakukan secara bergilir dari rumah kerumah yang berada pada wilayah Kecamatan Selesai. 3. Pendata melakukan pendataan jumlah kepala keluarga pada wilayah Kecamatan Selesai. Pendataan menggunakan kuesioner/daftar formulir. 4. Selesai pendataan per rumah, dokumen daftar tersebut dientri di BPS Kabupaten Langkat. 5. Hasil data entri jumlah kepala keluarga yang berada pada wilayah Kecamatan Selesai dikirim ke BPS Provinsi Sumatera Utara dan BPS Pusat. 6. BPS pusat mengolah dan menetukan jumlah kepala keluarga pada wilayah Kecamatan selesai. 7. Daftar/direktori kepala keluarga yang telah ditentukan dilakukan pencocokan dan penelitian dilapangan. 8. Apabila dari hasil pencocokan dan penelitian dilapangan ada yang tidak layak, kepala keluraga tersebut akan dicoret dari daftar.
35
3.3
Flowchart Data Sistem Berjalan Dari semua tindakan kegiatan diatas, sifatnya masih manual dimana
petugas mencatat hasil identifikasi dalam lembar kertas dengan format yang telah disediakan, lalu mengirimkannya ke BPS Kabupaten Langkat. Berikut gambar flowchart dari proses kegiatan perhitungan penduduk Kecamatan Selesai seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
T
Y
Gambar III.2 Flowchart Sistem Pengolahan Penduduk Kecamatan Selesai Yang Sedang Berjalan
36 Petugas Survey
Subag BPS
BPS Langkat
Data Penduduk
Mulai
Menerima data Penduduk Data Penduduk Verifikasi data Penduduk
Kelengkapan Data
T
Verifikasi data belum lengkap
Y
Laporan Penduduk Kec.Selesai
Data Penduduk
Data Penduduk Sudah lengkap
Input Data
Pengar sipan
Membuat laporan
Laporan Penduduk Kec.Selesai
Selesai
Gambar III.3 Flowmap Sistem Pengolahan Penduduk Kecamatan Selesai Yang Sedang Berjalan
37
3.5
Permasalahan Pada Badan Pusat Statistik Kabupaten Langkat Dari hasil analisis yang dilakukan penulis terdapat kelemahan sistem
yang sedang berjalan pada BPS Kabupaten Langkat. Berikut adalah kekurangan yang ada pada BPS Kabupaten Langkat. 1. Tidak adanya sistem yang dapat mengurangi beban kerja pegawai dalam membuatan dan meyimpan arsip kependudukan. 2. Pencatatan data penduduk Kecamatan Selesai pada BPS Kabupaten Langkat masih dilakukan secara manual sehingga banyak memakan waktu untuk perhitungan jumlah penduduk Kecamatan Selesai 3.6
Alternatif Pemecahan Masalah Sistem yang berjalan pada BPS Kabupaten Langkat masih perlu dilakukan
perubahan yaitu dengan cara membuat sistem perhitungan penduduk Kecamatan Selesai dengan menggunakan pemrograman Delphi 7, sehingga dengan dukungan sistem yang terkomputerisasi.cara kerja suatu sistem yang sebelumnya manual dapat mengubah cara kerja yang lebih efisien, tepat guna dan berdaya guna serta terjamin mutu dan kualitas prosedur kerja juga dapat memudahkan kerja pegawai dalam pembuatan dan penyimpanan arsip kependudukan.
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1
Prosedur Sistem Usulan Setelah melihat sistem yang sedang berjalan serta mengevaluasinya, maka
prosedur sistem pengolahan penduduk yang diusulkan dengan menggunakan pemrograman Delphi ini adalah sebagai berikut: a.
Prosedur yang dapat dilakukan Petugas :
1.
Sebelum masuk form Menu Utama, seorang petugas diharuskan memasukan User Name dan Password, jika benar maka dilanjutkan form utama.
2.
Seorang Petugas jika sudah masuk halaman utama dapat melakukan kegiatan sebagai berikut : a. Edit, Hapus, Simpan, Cari dan Tambah data keluarga b. Edit, Hapus, Simpan, Cari dan Tambah data desa c. Edit, Hapus, Simpan, Cari dan Tambah data penduduk
4.2
Diagram Konteks Sistem Usulan Pembuatan suatu diagram konteks dari sistem pendekatan struktur ini
menggambarkan sistem secara garis besar yang kemudian akan dipecah menjadi bagian-bagian lebih terperinci. Gambar berikut adalah diagram konteks dari Sistem
Pengolahan Data Penduduk Kecamatan Selesai Pada Kantor
BPS
menggunakan Pemrograman Delphi 7 (Badan Pusat Statistik) Di Kabupaten Langkat.
38
39
Data formulir penduduk valid
Petugas
Data formulir penduduk
Sistem pengolahan data penduduk Kec.Selesai Data formulir penduduk valid
Subag BPS
Data formulir penduduk
Laporan BPS
Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan
4.2.1 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan proses yang menggambarkan suatu alir informasi yang lebih detail dan terperinci yang merupakan pengembangan dari diagram konteks. Sistem usulan yang dirancang dapat digambar dengan mengunakan Data Flow Diagram untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram alir data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan. Berikut ini adalah hasil rancangan DFD Sistem Pengolahan Data Penduduk Kecamatan Selesai Pada Kantor BPS (Badan Pusat Statistik) Di Kabupaten Langkat..
40
4.2.2 DFD Level 0 Untuk lebih memperjelas alur dari sistem yang akan dibangun, dibawah ini digambarkan diagram yang lebih terinci. Diagram ini menggambarkan tabel-tabel yang akan digunakan sistem. Formulir pendataan penduduk valid
Petugas
Formulir Data Penduduk
Tbl Desa Tbl Keluarga
Data Formulir Penduduk 1.0 Proses penginputan data
Subag BPS
Formulir penginputan Validasi data
Tbl Penduduk
2.0 Laporan
BPS
Gambar IV.2 DFD Level 0
4.3
Kamus Data Sistem Usulan Kamus data merupakan uraian yang menjelaskan tentang table data atau
entitas serta field-field yang terdapat pada entitas yang ada kamus data digunakan sebagai acuan dalam pengembangan suatu database dan sebagai panduan bagi
41
pemakai sistem maupun untuk pengembangan sistem database. Adapun tabel data yang dibentuk adalah sebagai berikut : 1.
Data Keluarga T_Keluarga : @NKK + Nama Desa +Nama Kepala Keluarga + Jumlah Keluarga + Jumlah Anak
2.
Data Desa T_Desa : @Kode Desa + Nama Desa + Kabupaten + Provinsi + Kode Pos
3.
Data Penduduk T_penduduk : @Nik/Noktp + Nama lengkap + Alamat + Jenis Kelamin + Tempat Lahir + Tgl lahir + Agama + Status Perkawinan + Pendidikan + Pekerjaan
4.4 Spesifikasi Sistem Usulan Terdapat beberapa spesifikasi sistem yang diusulkan yaitu sebagai berikut: 4.4.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Bentuk dokumen masukan dari sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut : 1. Rancangan Form Login Adapun rancangan untuk form login dari Sistem Pengolahan Data Penduduk Kecamatan Selesai Menggunakan Pemrograman Delphi 7 Pada Kantor BPS (Badan Pusat Statistik) Langkat adalah sebagai berikut :
42
LOGIN SISTEM User Name
XXX
Password
9999 LOGIN
CLOSE
Gambar IV.3 Rancangan Form Login
2. Rancangan Form Menu Utama Adapun rancangan untuk form Utama dari Sistem Pengolahan Data Penduduk Kecamatan Selesai Menggunakan Pemrograman Delphi 7 Pada Kantor BPS (Badan Pusat Statistik) Langkat adalah sebagai berikut : BADAN PUSAT STATISTIK (BPS) LANGKAT File
Laporan
About me
Gambar IV.4 Rancangan Form Utama
43
3. Rancangan Form Input Data Keluarga Adapun rancangan untuk form Input Data Keluarga dari Sistem Pengolahan Data Penduduk Kecamatan Selesai Menggunakan Pemrograman Delphi 7 Pada Kantor BPS (Badan Pusat Statistik) Langkat adalah sebagai berikut : INPUT DATA KELUARGA NKK
9999
Nama Desa
XXXX
Nama Kepala Keluarga
XXXX
Jumlah Keluarga
9999
Jumlah anak
9999
SAVE
EDIT
TAMBAH
SEARCH
-masukan NKK-
CANCEL
CLOSE
DELETE
Gambar IV.5 Rancangan Form Data Keluarga
4. Rancangan Form Input Data Desa Adapun rancangan untuk form Input Data Desa dari Sistem Pengolahan Data Penduduk Kecamatan Selesai Pada Kantor BPS (Badan Pusat Statistik) Langkat adalah sebagai berikut :
44
INPUT DATA DESA Kode Desa
9999
Nama Desa
XXXX
Kabupaten
XXXX
Provinsi
XXXX
Kode Pos
9999
TAMBAH
SAVE
EDIT
SEARCH
-masukan kode desa-
CANCEL
CLOSE
DELETE
Gambar IV.6 Rancangan Form Data Desa
5. Rancangan Form Input Data Penduduk Adapun rancangan untuk form Input Data Penduduk dari Sistem Pengolahan Data Penduduk Kecamatan Selesai Pada Kantor Dinas BPS (Badan Pusat Statistik) Langkat adalah sebagai berikut INPUT DATA PENDUDUK NIK/No.KTP
Agama
XXXX
Nama Lengkap
999999999999999 9 XXXX
Status Perkawinan
XXXX
Alamat
XXXX
Pendidikan
XXXX
Jenis Kelamin
XXXX
Pekerjaan
XXXX
Tempat Lahir
XXX
SAVE
CANCEL
999999 TGL Lahir 4.4.2 Spesifikasi Bentuk DokumenSEARCH Keluaran DELETE
EDIT
Gambar IV.7 Rancangan Form Data Lingkunga
-masukan NIK/No.KTP-
TAMBAH
Gambar IV.7 Rancangan Form Data Penduduk
CLOSE
45
4.4.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Bentuk dokumen keluaran sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut : 1 Rancangan Laporan Data Keluarga Tampilan daftar laporan data keluarga yang berhasil dimasukan kedalam database keluarga.
Gambar IV.8 Rancangan Laporan Data Keluarga
2 Rancangan Laporan Data Desa Tampilan daftar laporan data seluruh Desa yang berhasil dimasukan kedalam database desa.
Gambar IV.9 Rancangan Laporan Data Desa
46
3 Rancangan Laporan Data Penduduk Tampilan daftar laporan data seluruh Desa yang berhasil dimasukan kedalam database desa.
Gambar IV.10 Rancangan Laporan Data Penduduk
4.4.3 Spesifikasi File Struktur file yang akan digunakan didalam perancangan sistem ini akan menentukan struktur file database yang menunjukan struktur dari elemen-elemen yang menyatakan panjang tipe datanya. Pengembangan struktur file yang akan diuraikan sebagai berikut : 1. Tipe Data Tabel IV. 1 Tipe Data Tipe Data
Simbol
Alpha
A
Number
N
Date
D
Time
T
Keterangan Dapat berupa karakter apa saja. Panjang maksimal 225 karakter. Dapat berupa bilanga positif atau negatif dengan jangkauan –10307 sampai 10308 Untuk menyimpan data tanggal Untuk menyimpan data waktu dimulai dari tengah malam. Satuan milidetik. Terbatatas sampai 24 jam
47
2 Tabel Keluarga Tabel IV.2 Tabel Keluarga No 1 2 3 4 5 6
Nama Filed NKK Nama Desa NIK/No.Ktp Nama Kepala Keluarga Jumlah Keluarga Jumlah Anak
Type A A A A N N
Size 16 25 16 25
Key *
3 Tabel Data Desa Tabel IV.3 Tabel Data Desa No 1 2 3 4 5
Nama Filed Kode Desa Nama Desa Kabupaten Provinsi Kode Pos
Type A A A A A
Size 10 25 20 20 7
Key *
4 Tabel Data Penduduk Tabel IV.4 Tabel Data Penduduk No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Nama Filed NIK/Noktp Nama lengkap Alamat Jenis Kelamin Tempat Lahir Tgl lahir Agama Status Perkawinan Pendidikan Pekerjaan
Type A A A A A D A A A A
Size 16 20 25 10 25 10 15 20 20
Key *
48
4.4.4 Relasi Pada umumnya relasi data digunakan untuk menghubungkan atau megkoneksikan dari suatu tabel ke tabel yang lain.
Tabel Desa *Kode Desa Nama Desa Kabupaten Provinsi Kode Pos
Tabel Keluarga *NKK Nama Desa NIK/No.KTP Nama Kepala Rumah Tangga Jumlah Keluarga
Tabel Penduduk
Jumlah Anak
*NIK/No.KTP Nama Lengkap Alamat Jenis Kelamin Tempat Lahir TGL Lahir Agama Status Perkawinan Pendidikan Pekerjaan
Gambar IV.11 Relasi Data
Gambar IV.11 Form Login 4.4.5 Struktur Kode Pada
dasarnya
kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, Gambar IV.11 Form Login memasukkan data kedalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam
49
informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat berupa kumpulan angka, huruf dan karakter khusus.
1. Petunjuk Pembuatan Kode a. Harus mudah diingat Agar mudah diingat, dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan objek yang mewakilinya. Atau dengan cara memecahkan kode yang panjang menjadi bagian-bagian yag lebih pendek. b. Harus Unik Penggunaan kode harus unik untuk masing-masing item yang mewakilinya. Unik berarti tidak ada terdapat dua buah kode yang sama. c. Harus Fleksibel Penggunaan kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode. d. Harus Efisien Penggunaan kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam disimpanan luar komputer. Misalnya dari panjang kode cukup empat digit saja dan tidak akan efisien bila digunakan kode yang lebih dari empat digit. e. Harus Konsisten
50
Bilamana mungkin harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan, misalnya perusahaan hanya membeli sepeda motor dari seorang penjual saja, maka dapat dipergunakan kode-kode barang yang sudah dipergunakan oleh penjual. f. Harus Distandardisasi Kode
harus
distandardisasi
untuk
seluruh
tingkatan
dan
departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan melibatkan kebingungan, salah pengertian dan dapat cenderung tterjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut. Misalnya kode untuk tanggal harus standar, yaitu tanggal, bula, tahun atau bulan, tanggal, tahun. 2. Tipe Dari Kode Tipe dari kode digunakan pada sistem usulan ini adalah gabungan antara tipe kode dan kode urut. Dengan kelebihan antara lain sebagai berikut : a. Mudah diingat b. Sangat sederhana c. Mudah diterapkan d. Mudah dicari bila kodenya diketahui e. Baik untuk pengendalian, karena kode yang hilang dapat diketahui.
51
4.4.6 Spesifikasi Program Pada Sistem Pengolahan Data Penduduk Kecamatan Selesai Menggunakan Pemrograman Dephi 7 Pada Kantor Dinas BPS (Badan Pusat Statistik) Langkat ini terdiri dari form login, from utama, form desa, form keluarga, form penduduk untuk melakukan penginputan data penduduk Kecamatan Selesai. 1 Form Login Pada form ini user diwajibkan memasukan password = `12345` dan user name = `bps` name agar dapat masuk ke form utama.
Gambar IV.12 Form Login 2 Form Utama Pada form ini user bisa memilih data yang ingin di input dan melihat laporan data yang sudah diinput.
Gambar IV.13 Form Utama
52
3 Form Input Data Keluarga Pada form ini user bisa menginput data keluarga yang berada di Kecamatan Selesai.
Gambar IV.14 Form Keluarga
4 Form Input Data Desa Pada form ini user bisa menginput data Desa yang berada di Kecamatan Selesai.
53
Gambar IV.15 Form Data Desa 5 Form Input Data Penduduk Pada Form ini user bisa menginput data Desa yang berada di Kecamatan Selesai.
Gambar IV.16 Form Data Penduduk
54
6 Laporan Data Keluarga Pada Form ini untuk menampilkan data Keluarga di Kecamatan Selesai.
Gambar IV.17 Laporan Data Keluarga
7 Laporan Data Desa Pada Form ini untuk menampilkan data Desa pada Kecamatan Selesai.
Gambar IV.18 Laporan Data Desa
55
8 Laporan Data Penduduk Pada form ini untuk menampilkan data penduduk pada Kecamatan Selesai .
Gambar IV.19 Laporan Data Penduduk 4.4.7 Spesifikasi Sistem Program Dalam penerapan sistem yang dibuat tidak terlepas dari perangkat keras dan perangkat lunak. Untuk menguji program atau sistem pengolahan, penulis menggunakan komputer dengan spesifikasi sebagai berikut : 4.4.7.1 Perangkat Keras (Hardware) Spesifikasi perangkat keras yang digunakan dalam pembuatan sistem yang diusulkan adalah : 1. Intel(R) Core(TM) i3-2330M 2. RAM 2048 MB 3. Hardisk Minimal 20 Gbs 4. USB 5. Mouse 6. Keyboard 102 Key
56
7. Monitor 8. Printer Cannon PIXMA ip 1000 4.4.7.2 Perangkat Lunak (Software) Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan sistem yang diusulkan adalah. 1.
Sistem Operasi Microsoft Windows 7
2.
Microsoft Office 2007
3.
Visual Delphi 7
4.
Database Desktop
5.
BDE Administrator
4.4.8 Implementasi Sistem Implementasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui dan menguji, menginstal, uji coba serta menggunakan sistem yang baru atau sistem yang diperbaharui dan mudah dalam pemeliharaannya. .
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian pada bab – bab sebelumnya maka penulis menyimpulkan sebagai berikut : 1.
Dengan adanya sistem pengolahan data penduduk ini, maka pegawai pada Kantor Badan Pusat Statistik (BPS) Langkat dapat dapat mengolah data dengan baik dan dapat menghindari kesalahan pada penginputan dan pencarian data penduduk.
2.
Pada rancangan sistem pengolahan data penduduk yang baru ini memiliki keunggulan dalam proses pencarian, pengolahan, dan pengoprasiannya yang langsung diproses dalam bentuk file database, serta dapat langsung dicetak dalam laporan informasi.
3.
Rancangan sistem pengolahan data penduduk pada Kantor Badan Pusat Statistik (BPS) Langkat ini banyak memberi kemudahan dalam proses pengolahan data sehingga dapat menghasilkan kinerja yang efektif dan efisien.
5.2 Saran Dari kesimpulan di atas maka penulis menyarankan sebagai berikut : 1.
Sebaiknya Kantor Badan Pusat Statistik (BPS) Langkat mengganti sistem informasi yang menggunakan Microsoft Exel menjadi sistem pengolahan data penduduk dengan menggunakan pemrograman Visual Delphi 7.
57
58
2.
Program sistem pengolahan data yang dirancang ini kiranya dapat dijadikan sebagai program komputerisasi pada Kantor Badan Pusat Statistik (BPS) Langkat dalam mengolah, mencari dan memproses data penduduk baik keluarga maupun desa pada Kecamatan Selesai.
3.
Perlu diketahui bahwa penggunaan pemrograman Visual Delphi 7 sebagai aplikasi bantu pengolahan data penduduk merupakan sebuah aplikasi baru yang dapat membantu mengolah data penduduk Kecamatan Selesai pada Kantor Badan Pusat Statistik (BPS) Langkat agar lebih efisien.
