KAJIAN KEMAMPUAN SISTEM INFORMASI BERADAPTASI TERHADAP PERUBAHAN STRATEGI BISNIS ORGANISASI STUDI KASUS: PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS KRISTEN PETRA TESIS Karya tulis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister dari Institut Teknologi Bandung
Oleh:
ADI WIBOWO NIM : 23505020 Program Studi Magister Informatika
SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2007
i HALAMAN PENGESAHAN
KAJIAN KEMAMPUAN SISTEM INFORMASI BERADAPTASI TERHADAP PERUBAHAN STRATEGI BISNIS ORGANISASI STUDI KASUS: PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS KRISTEN PETRA
Oleh:
Adi Wibowo NIM : 23505020
Program Studi Magister Informatika Sekolah Teknik Elektro dan Informatika Institut Teknologi Bandung
Menyetujui Pembimbing Tanggal 25 Juni 2007
(Dr. Ir. Husni S. Sastramihardja, M.T.) NIP: 130675823
ii
ABSTRAK KAJIAN KEMAMPUAN SISTEM INFORMASI BERADAPTASI TERHADAP PERUBAHAN STRATEGI BISNIS ORGANISASI STUDI KASUS: PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS KRISTEN PETRA Oleh: Adi Wibowo NIM : 23505020 Lingkungan bisnis di sekitar organisasi selalu berubah. Hal ini adalah sifat alami dari lingkungan bisnis. Organisasi harus selalu menyesuaikan strateginya untuk beradaptasi dengan lingkungan bisnis tersebut untuk mempertahankan keunggulan kompetitif, atau bahkan untuk mempertahankan hidupnya. Sistem informasi saat ini digunakan sebagai driver atau enabler bagi strategi bisnis organisasi. Hal ini menyebabkan bila strategi bisnis diubah, maka sistem informasi juga perlu diubah untuk mendukung strategi bisnis tersebut. Fenomena ini menunjukkan perlunya sistem informasi memiliki sifat adaptif. Untuk membangun sistem informasi yang adaptif tidak cukup hanya dengan menggunakan teknologi modular atau fleksibel, atau perancangan portofolio aplikasi yang tepat. Terdapat beberapa aspek dalam organisasi yang dapat mempengaruhi kemampuan sistem informasi beradaptasi terhadap tuntutan dari strategi bisnis. Penelitian ini memiliki dua tujuan. Tujuan pertama adalah untuk menemukan faktor-faktor yang perlu diperhatikan yang mempengaruhi kemampuan sistem informasi beradaptasi terhadap tuntutan perubahan dari strategi bisnis. Tujuan kedua adalah membuat usulan daur hidup sistem informasi untuk menjawab faktor-faktor yang ditemukan pada tujuan pertama. Tujuan pertama akan dijawab melalui proses analisis yang menggunakan metodologi penelitian kualitatif dengan filosofi post-positivism, dan interpretif. Tujuan kedua akan dijawab melalui proses sintesis dengan menggunakan metodologi design science research. Studi ini menemukan bahwa faktor kunci yang menyebabkan ketidakmampuan sistem informasi beradaptasi adalah kesalahan dalam pembentukan strategi bisnis. Faktor-faktor lainnya adalah kurangnya jumlah staf yang terlibat dalam proyekproyek pengembangan, dokumen pengembangan yang tidak lengkap, manajemen proyek pengembangan yang tidak memadai, interupsi eksternal dan internal pada proyek yang sedang berjalan, dan masalah dalam penanganan bug.
iii Untuk menjawab masalah tersebut diusulkan sebuah solusi yang memperhatikan daur hidup sistem informasi. Dengan menggunakan prinsip-prinsip manajemen proses yang diusulkan oleh Roger T. Burlton, dan data-data empiris yang dikumpulkan selama fase analisis, lima prinsip diusulkan untuk mendukung kemampuan adaptasi sistem informasi. Lima prinsip tersebut adalah: 1. Baik proses pembentukan strategi bisnis, maupun proses perencanaan, dan proses pengembangan sistem informasi harus dibagi ke dalam beberapa level tertentu. 2. Setiap level akan dilakukan pada iterasi terpisah, dan iterasi sebelumnya adalah proses analisis atau pengembangan dari level yang lebih tinggi (proses dekomposisi). 3. Setiap pengetahuan dari iterasi sebelumnya digunakan untuk mengerjakan tujuan iterasi saat itu (incremental finding and execution). 4. Setiap iterasi dilakukan dalam waktu yang singkat (time-boxed) dan dilakukan evaluasi di akhir setiap iterasi (periodic evaluation). 5. Setiap pengetahuan yang didapatkan dalam iterasi harus disimpan agar dapat dimanfaatkan pada iterasi berikutnya (knowledge management). Sebagai bagian dari hasil studi, daur hidup sistem informasi (DHSI) yang terdiri dari sebelas fase, dan satu aktifitas khusus, dibentuk dengan menggunakan lima prinsip di atas. DHSI dimulai dengan mengumpulkan informasi mengenai lingkungan bisnis dan sistem informasi internal. Setelah pemahaman mengenai lingkungan bisnis internal didapatkan pada fase pertama dan kedua, fase ketiga berusaha memahami lingkungan bisnis eksternal, dan posisi organisasi terhadap lingkungan bisnis tersebut. Fase keempat dan kelima dilaksanakan untuk mendapatkan pengetahuan mengenai peluang-peluang bisnis melalui analisis pada sasaran-sasaran bisnis, dan aliran informasi dan aset organisasi. Fase keempat dan kelima menghasilkan usulan informasi dan aplikasi-aplikasi yang dapat diimplementasikan untuk mendapatkan peluang-peluang tersebut. Fase keenam dan ketujuh bertujuan untuk membentuk strategi bisnis dan strategi sistem informasi melalui proses identifikasi business scenario, dan pembentukan business architecture. Pada akhir fase ketujuh beberapa architecture building block (data, dan aplikasi) akan teridentifikasi dan terklasifikasi. Fase kedelapan memulai proses pengembangan setiap architecture building block dengan menentukan peta migrasi. Setiap building block akan dikembangkan pada fase kesembilan sesuai urutan yang telah ditetapkan dalam peta migrasi. Setiap saat fase kesembilan selesai dilakukan, peta migrasi akan direvisi untuk mengakomodasi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi selama proses eksekusi fase kesembilan. Setelah beberapa building block diselesaikan yang memungkinkan adanya implementasi, maka fase kesepuluh dilaksanakan. Fase kesebelas adalah proses perawatan sistem informasi yang telah diimplementasi pada fase kesepuluh. Satu aktifitas khusus yang dilaksanakan di setiap fase adalah knowledge management. Knowledge management memiliki tujuan untuk mengumpulkan explicit knowledge, mengubah tacit knowledge menjadi explicit knowledge, dan menyimpannya ke dalam knowledge base. Seluruh tugas tersebut dilakukan oleh knowledge expert.
iv Dengan memahami faktor-faktor yang mempengaruhi kemampuan beradaptasi, lima prinsip yang mendukung kemampuan adaptasi sistem, dan daur hidup sistem informasi yang telah diusulkan, diharapkan sistem informasi dapat memiliki kemampuan untuk beradaptasi terhadap perubahan strategi bisnis.
v
ABSTRACT STUDY OF THE INFORMATION SYSTEM ABILITY TO ADAPT TO CHANGES OF ORGANIZATION’S BUSINESS STRATEGY CASE STUDY: PETRA CHRISTIAN UNIVERSITY LIBRARY By: Adi Wibowo NIM : 23505020 Business environment surrounding an organization is always changing. This is the nature of business environment. An organization should always adjust its strategy to adapt to surrounding environment to maintain competitive advantage, or even just to sustain its life. Information system now used as a driver or enabler for organization’s business strategy. Consequently if business strategy is changed then information system should also be changed to support business strategy. This fenomena necessitate information system to be adaptive. To construct adaptive information system it is not sufficient to consider merely about modular or flexible technology, or about designing a correct application portfolio. There are numerous aspects of organization that possibly will influence the ability of information system to adapt to the demands from business strategy. This study has two objectives. First, to discover factors that need to be apprehend that influence the ability of information system to adapt to demands of business strategy. Second objective is to propose information system life cycle to resolve factors that discovered at the first objective. First objective will be fulfiled using analysis process that utilize qualitative methodology based on post-positivism and interpretive philosophy. Second objective will be fulfiled using synthesis process that utilize design science research methodology. This study discover the key factor that caused the inability of information system to adapt is improper business strategy formulation. Other factors are few staffs involved in the development projects, inadequate system development documents, inadequate development project management, inability of IT staffs to manage development project management, external and internal interruptions to on going project, and problems at bug handling processes. To solve these problems a solution concerning information system life cycle is proposed. By using process management principles proposed by Roger T. Burlton and empirical data collected during analysis phase, five principles are proposed to
vi support the ability of information system adaptability. Five principles proposed are: 1. All process of business strategy (including information system strategy) formulation, and designing and development of information system should be divided into several level of detail. 2. Each level of detail should be performed at different iterations. Previous iteration is a process of analysis or development of higher level of detail (decomposition process). 3. Every knowledge gained from previous iterations can be used to achieve current iteration’s objectives (incremental finding and execution). 4. Each iteration should be performed in a short time (time-boxed), and should be evaluated at the end of each iteration (periodic evaluation). 5. Every knowledge gained from previous iterations should be stored therefore can be used at next iterations (knowledge management). As part of results of study, an information system life cycle (ISLC) consists of eleven phases, and one specific activity, formulated to use these five principles. ISLC is initiated by collecting information about internal business and information system environment. Second phase has an objective to identify organization’s business model. After an understanding about internal business environment attained at phase one and two, third phase attempt to understand external business environment and organization position to the environment. Fourth and fifth phases are carried out to gain knowledge about business opportunities using analysis to business objectives, and flow of information and assets. These phases propose information and applications that should be implemented to gain that opportunities. Sixth and seventh phases have objectives to formulate business and information system strategy by using identification of business scenarios and formulation of business architecture. At the end of seventh phase several architecture building block (data, and application) have been identified and classified. Eighth phase start the process of development of each architecture building block by determining migration map. Each building block is developed at ninth phase according to the order established at migration map. Each time ninth phase completed the development of one building block, migration map revised to accommodate changes that might occur during execution of ninth phase. After several building block completed that allow for implementation, tenth phase is carried out. The last (eleventh) phase is a maintenance process of information system implemented at tenth phase. One specific activity is always executed during each phase execution, that is knowledge management. Knowledge management has an objectives to collect explicit knowledge, and transform tacit knowledge to explicit knowledge, and store them in a knowledge base. These tasks are carried out by a knowledge expert. By understanding factors that affect adaptability, five principles to support information system adaptability, and a proposed information system life cycle, there is an expectation that information system will have an ability to adapt to changes of business strategy.
vii
PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS Tesis S2 yang tidak dipublikasikan terdaftar dan tersedia di Perpustakaan Institut Teknologi Bandung, dan terbuka untuk umum dengan ketentuan bahwa hak cipta ada pada pengarang dengan mengikuti aturan HaKI yang berlaku di Institut Teknologi Bandung. Referensi kepustakaan diperkenankan dicatat, tetapi pengutipan atau peringkasan hanya dapat dilakukan seizin pengarang dan harus disertai dengan kebiasaan ilmiah untuk menyebutkan sumbernya. Memperbanyak atau menerbitkan sebagian atau seluruh tesis haruslah seizin Direktur Program Pascasarjana, Institut Teknologi Bandung.
viii
Dipersembahkan kepada mendiang istriku Veera Grace Ribkah
ix
UCAPAN TERIMA KASIH Penulis menaikan puji syukur kepada Tuhan Yesus Kristus yang telah memberikan anugerah sehingga karya tulis ini dapat diselesaikan tepat waktu. Penulis sangat berterima kasih kepada Dr. Ir. Husni S. Sastramihardja, M.T. sebagai Pembimbing atas segala saran, dorongan, bimbingan, dan nasehat beliau selama penelitian berlangsung, dan selama penulisan tesis ini. Penulis juga sangat berterima kasih kepada Dr. Ing. M. Sukrisno Mardiyanto, Ir. Kridanto Surendro, Phd., Dra. Harlili, M.Sc. yang telah memberikan masukanmasukan yang berharga dalam memperbaiki tesis ini. Penulis juga berterima kasih kepada kepala dan seluruh staf Perpustakaan Universitas Kristen Petra yang telah terlibat sebagai partisipan dalam wawancara, dan menyediakan data-data yang diperlukan dalam penelitian ini. Terima kasih juga disampaikan pada teman-teman di program studi Sistem Informasi angkatan 2005 yang selalu memberikan dorongan dan semangat sehingga proses pengerjaan tesis ini terasa menyenangkan.
x DAFTAR ISI
HALAMAN PENGESAHAN.................................................................................. i ABSTRAK .............................................................................................................. ii ABSTRACT............................................................................................................ v PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS .................................................................. vii UCAPAN TERIMA KASIH.................................................................................. ix DAFTAR ISI........................................................................................................... x DAFTAR LAMPIRAN........................................................................................ xiii DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiv DAFTAR TABEL................................................................................................. xv DAFTAR ISTILAH ............................................................................................. xvi Bab I Pendahuluan ................................................................................................. 1 I.1 Latar Belakang Penelitian .......................................................................... 1 I.2 Perumusan Masalah ................................................................................... 2 I.2 Tujuan Penelitian ....................................................................................... 2 I.3 Metodologi Penelitian ................................................................................ 2 I.4. Metodologi Tahap Analisis ....................................................................... 3 I.4.1 Alasan Penggunaan Metode Kualitatif ............................................ 3 I.4.2 Jenis Metode Analisis yang Digunakan........................................... 4 I.4.3 Metode Analisis............................................................................... 6 I.4.4 Konteks Analisis............................................................................ 10 I.4.4.1 Setting................................................................................. 10 I.4.4.2 Actors ................................................................................. 10 I.4.4.3 Events ................................................................................. 10 I.4.4.4 Processes............................................................................ 11 I.4.4.5 Questions............................................................................ 11 I.4.5 Verifikasi Hasil Analisis................................................................ 11
xi I.4.5.1 Validasi Internal ................................................................. 11 I.4.5.2 Validasi Eksternal .............................................................. 12 I.4.6 Pelaporan Hasil Analisis................................................................ 12 1.5 Metodologi Tahap Sintesis ...................................................................... 12 1.6 Hasil Penelitian........................................................................................ 13 Bab II Tinjauan Pustaka ....................................................................................... 14 II.1 Adaptasi .................................................................................................. 14 II.2 Strategi Bisnis Organisasi ....................................................................... 14 II.2.1 Model Bisnis Organisasi .............................................................. 14 II.2.2 Strategi Bisnis Organisasi ............................................................ 14 II.2.3 Strategi Sistem Informasi ............................................................. 16 II.3 Sistem Informasi ..................................................................................... 16 II.4 System Development Life Cycle .............................................................. 17 II.5 Manajemen Proyek ................................................................................. 20 II.6 Manajemen Proses .................................................................................. 22 Bab III Perpustakaan Universitas Kristen Petra dan Sejarah Sistem Informasi di Perpustakaan ......................................................................................................... 26 Bab IV Analisis Terhadap Data Empiris.............................................................. 29 IV.1 Pendekatan Analisis yang Digunakan ................................................... 29 IV.2 Konteks Adaptasi Sistem Informasi pada Penelitian Ini ....................... 30 IV.3 Iterasi dalam Penelitian ......................................................................... 30 IV.4 Iterasi Tahap ke-4.................................................................................. 32 IV.4.1 Open Coding (Substantive Coding) ............................................ 34 IV.4.1.1 Pencarian Kode dari Data Empiris .................................. 34 IV.4.1.2 Pembentukan Konsep...................................................... 40 IV.4.1.3
Pembentukan
Kategori
dari
Konsep-konsep
yang
Ditemukan. .................................................................................... 43 IV.4.2 Axial Coding (Theoretical Coding)............................................ 44 IV.4.3 Selective Coding ......................................................................... 48 IV.5 Iterasi Tahap ke-5.................................................................................. 49 IV.6 Hasil Analisis (Pembentukan Substantive Theory) ............................... 51
xii IV.7 Pembentukan Pola atas Faktor-faktor yang Ditemukan ........................ 59 IV.8 Validasi Hasil Analisis .......................................................................... 60 IV.8.1 Validasi Internal.......................................................................... 61 IV.8.2 Validasi Eksternal ....................................................................... 62 BAB V Sintesis Usulan Daur Hidup Sistem Informasi ....................................... 64 V.1 Usulan Daur Hidup ................................................................................. 66 V.2 Tahap 1: Project Initiation ...................................................................... 70 V.3 Tahap 2: Pengumpulan Data Bisnis dan Sistem Informasi Saat Ini ....... 70 V.4 Tahap 3: Identifikasi Model Bisnis......................................................... 72 V.5 Tahap 4: Pahami Kondisi Bisnis dan Lingkungan Bisnis ...................... 72 V.6 Tahap 5 dan 6: Analisis Peluang Bisnis ................................................. 73 V.7 Tahap 7 dan 8: Pembentukan Strategi Bisnis dan Strategi Sistem Informasi........................................................................................................ 75 V.8 Tahap 9: Migration Planning ................................................................. 80 V.9 Tahap 10: Proses Pengembangan Blok Arsitektur ................................. 81 V.10 Tahap 11: Implementasi ....................................................................... 88 V.11 Tahap 12: Operation dan Post Audit .................................................... 88 V.12 Tahap 13: Proses Perawatan Sistem Informasi..................................... 89 V.13 Aktifitas Khusus (Knowledge Management)........................................ 90 V.14 Penutup Sintesis.................................................................................... 96 Bab VI Penutup .................................................................................................... 97 DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 100
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A Studi Kualitatif................................................................................ 103 A.1 Filosofi Pengetahuan (Epistemologi) ................................................... 103 A.2 Studi Kuantitatif dan Kualitatif ............................................................ 106 A.2.1 Penggunaan Literatur dalam Studi Kuantitatif dan Kualitatif.... 107 A.2.2 Pertanyaan, dan Hipotesa Studi.................................................. 110 A.2.3 Verifikasi, Validasi dan Reliabilitas Studi ................................. 111 A.2.3.1 Validasi Internal ............................................................. 111 A.2.3.2 Validasi Eksternal........................................................... 113 A.3 Metode-metode Studi Kualitatif ........................................................... 114 Lampiran B Grounded Theory ............................................................................ 118 Lampiran C Metodologi Analisis Data ............................................................... 123 C.1 Pendekatan Glaser................................................................................. 124 C.2 Pendekatan Strauss ............................................................................... 125 C.3 Hypothetical Reasoning / Retroductive Inference ................................ 126 Lampiran D Indikator, Konsep, dan Kategori Lengkap...................................... 128 D.1 Indikator dan Kode ............................................................................... 128 D.2 Konsep yang Ditemukan dari Indikator................................................ 134 D.3 Kategori dari Konsep............................................................................ 137
xiv
DAFTAR GAMBAR Gambar I.1
Metode analisis ..............................................................................6
Gambar I.2
Metode sintesis.............................................................................13
Gambar II.1.
Eight-Stage System Development Life Cycle ...............................18
Gambar II.2.
Kerangka kerja manajemen proyek..............................................21
Gambar IV.1. Kategori dan konsep hasil dari open coding ................................46 Gambar IV.2. Penggabungan konsep ke dalam sub kategori “Manajemen Proyek” ........................................................................................51 Gambar IV.3. Aspek-aspek yang mempengaruhi kemampuan sistem informasi beradaptasi pada strategi perpustakaan ........................................59 Gambar IV.4. Faktor-faktor yang mempengaruhi kemampuan adaptasi sistem informasi ......................................................................................55 Gambar V.1.
Pemetaan usulan daur hidup adaptif ke eight stage SDLC ..........68
Gambar V.2.
Pendekatan daur hidup sistem informasi yang diusulkan ............69
Gambar V.3.
Proses perawatan dari IEEE .........................................................89
Gambar V.4.
Rantai pengetahuan antara strategi bisnis pada iterasi yang berbeda .........................................................................................93
Gambar V.5
Keterlibatan knowledge expert dalam setiap tahap daur hidup sistem informasi ...........................................................................95
Gambar A.1.
Pendekatan deduktif ...................................................................104
Gambar A.2.
Pendekatan induktif dalam studi kualitatif.................................110
Gambar A.3.
Construct validity.......................................................................112
Gambar B.1.
Tahapan grounded theory ..........................................................119
Gambar C.1
Pendekatan untuk menghasilkan teori........................................123
Gambar C.2
Pendekatan untuk mengatasi masalah bias peneliti ...................123
Gambar C.3
Coding paradigm .......................................................................126
xv DAFTAR TABEL Tabel II.1.
Sembilan blok pembangun model bisnis ..........................................15
Tabel IV.1. Indikator dan kode ............................................................................35 Tabel IV.2. Konsep yang ditemukan dari indikator .............................................41 Tabel IV.3. Kategori yang ditemukan dari konsep ..............................................43 Tabel IV.4. Pemetaan konsep pada coding paradigm..........................................47 Tabel IV.5. Indikator yang dihasilkan dari iterasi ke-5 .......................................49 Tabel IV.6. Penambahan konsep baru pada iterasi ke-5 ......................................50 Tabel IV.7. Perubahan kategori ...........................................................................50 Tabel V.1.
Produk yang dihasilkan dalam DSDM .............................................83
Tabel A.1.
Perbandingan paradigma studi kuantitatif dan kualitatif ................106
Tabel A.2.
Alasan pemilihan paradigma ..........................................................107
Tabel D.1.
Indikator dan kode ..........................................................................128
Tabel D.2.
Konsep yang ditemukan dari indikator ...........................................134
Tabel D.3.
Kategori dari konsep.......................................................................137
xvi
DAFTAR ISTILAH
Istilah
Makna
Pemakaian pertama kali pada halaman
Data empiris
Data yang didasarkan pada observasi,
5
pengalaman, atau pengujian, bukan pada teori Fenomena
Fakta atau kejadian yang muncul atau dipersepsi, 3 terutama dimana penyebabnya masih belum diketahui
Kategori
Kelas atau pembagian benda atau ide
3
Konsep
Ide umum yang diturunkan atau disimpulkan
3
dari kasus atau kejadian tertentu Konteks
Sekumpulan fakta atau kondisi yang melingkupi
2
sebuah situasi atau kejadian; kondisi dimana sebuah peristiwa terjadi Teori
Sekumpulan pernyataan, atau prinsip yang ditemukan atau ditentukan untuk menjelaskan sekumpulan fakta, atau fenomena
4
