Kajian Implementasi Sistem Informasi Pendukung Fungsi komersial di Bogasari Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Dosen:
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
Oleh: Kelompok Sawit/ E46 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Ade Zulhendry Arlinda Cosmas Wardojo Juniar Prayogi Maharshi Dwi Anggono Siti Nurlaela
Februari 2014
P056131922.46E P056131972.46E P056132002.46E P056132092.46E P056132122.46E P056132202.46E
i
DAFTAR ISI
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................................................... ii DAFTAR TABEL ............................................................................................................................ ii PENDAHULUAN........................................................................................................................... 1 Latar Belakang ........................................................................................................................ 1 Rumusan Masalah .................................................................................................................. 1 Tujuan ..................................................................................................................................... 1 TINJAUAN PUSTAKA.................................................................................................................... 2 Sistem Informasi ..................................................................................................................... 2 ERP (Enterprise Resource Planning) ....................................................................................... 3 SAP (System Application and Product in data processing) ............................................. 3 METODOLOGI ............................................................................................................................. 7 ANALISA KASUS DAN PEMBAHASAN .......................................................................................... 8 Implementasi SI Bogasari........................................................................................................ 8 Matriks Komponen ............................................................................................................... 15 KESIMPULAN............................................................................................................................. 16 DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................................... 17
ii
DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Jenis sistem Informasi (Riza, 2013) .............................................................. 2 Gambar 2 tipe sistem informasi berdasarkan kebutuhan manajemen (Prentice Hall, 2004) .............................................................................................................. 3 Gambar 3 Modul SAP (Iologic, 2014) ........................................................................... 4 Gambar 4 contoh proses outbound ................................................................................. 4 Gambar 5 contoh bisnis proses SAP FI (iologic, 2014) ................................................. 5 Gambar 6 Fitur modul SAP FSCM ................................................................................ 6 Gambar 7 contoh bisnis proses SAP CO........................................................................ 6 Gambar 8 Bisnis proses SAP SD ................................................................................... 7 Gambar 9 contoh aplikasi CMD .................................................................................... 9 Gambar 10 Tampilan accurate ..................................................................................... 10 Gambar 11 tampilan BiMA pada saat login ................................................................. 11 Gambar 12 Tampilan fitur dan menu BiMA ................................................................ 12 Gambar 13 Alur proses tanpa e-ordering ..................................................................... 13 Gambar 14 Alur proses e-ordering ............................................................................... 14
DAFTAR TABEL Tabel 1 Matriks komponen aplikasi CMD ................................................................... 15
1
PENDAHULUAN
Latar Belakang Dalam PT. ISM Tbk Bogasari Flour Mills adalah perusahaan produsen tepung terigu terbesar di dunia dalam satu lokasi dan berskala internasional, dimana penjualan selain domestik, juga melayani ekspor ke Filipina, Korea Selatan, Jepang, Brunei, Hongkong, dan Timor Leste. Secara nasional, Bogasari mempunyai pangsa pasar penjualan tepung terigu sebesar + 54% dan memposisikan dirinya sebagai market leader. Selain tepung terigu, Bogasari juga menghasilkan produk sampingan (by product) seperti pollard, bran, pellet, dan tepung industri yang bisa dimanfaatkan sebagai bahan baku pakan ternak dan industri plywood. Di Era kemajuan informasi saat ini, Bogasari juga memanfaatkan kemajuan sistem informasi guna mendukung proses internal dan ekternalnya. Informasi adalah suatu hal yang sangat penting bagi manajemen untuk memutuskan kebijakan dan kontrol yang akan dilakukan guna mencapai keuntungan perusahaan. Pengolahan informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen memerlukan implementasi sistem informasi yang tepat. Salah satu penerapan sistem informasi yang dibutuhkan oleh Bogasari menggunakan SAP untuk mendukung proses Commercial. Rumusan Masalah Dari latar belakang yang dipaparkan di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana Bogasari mengimplementasikan SI untuk fungsi Commercial? 2. Contoh aplikasi apa saja yang digunakan dalam sistem informasi ini? 3. Apa saja keuntungan implementasi sistem informasi ini? Tujuan Tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Mencoba mengidentifikasi model sistem informasi Bogasari guna mendukung proses commercial 2. Mencoba mengidentifikasi aplikasi yang digunakan untuk proses commercial 3. Mencoba mengidentifikasi keuntungan implementasi sistem informasi ini bagi Bogasari dan stakeholdernya
2
TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Suatu sistem informasi merupakan paduan orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber data yang mengumpulkan, mengubah dan mendistribusikan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi (Obrien, 2003). Gambaran sistem informasi yang dapat diimplementasikan di perusahaan dapat dilihat pada gambar 1 berikut ini :
Gambar 1 Jenis sistem Informasi (Riza, 2013) Dari gambar 1 diatas dapat dilihat bahwa jenis sistem informasi dalam organisasi dapat dibagi menjadi 2 yaitu (Prentice hall, 2004): a. Operation support system (OSS) yang berfungsi dalam operasional bisnis dimana salah satu contohnya adalah TPS (Transaction Processing System) yang merupakan sistem yang melakukan dan menyimpan transaksi rutin harian yang dibutuhkan oleh organisasi b. Management support system (MSS) yang berfungsi mendukung proses pengambilan keputusan oleh manajemen dimana salah satu contohnya adalah MIS (management information system) yang contohnya dapat memberikan keluaran berupa anggaran durasi tertentu (summary report) berdsarkan input data dari TPS yang diproses menggunakan suatu model sederhana dan laporan ini dapat digunakan oleh tingkat manajer menengah. Beberapa jenis sistem informasi dalam perusahaan dapat dibedakan berdasarkan kebutuhan manajemen seperti terlihat pada gambar 2 berikut ini :
3
Gambar 2 tipe sistem informasi berdasarkan kebutuhan manajemen (Prentice Hall, 2004) ERP (Enterprise Resource Planning) ERP adalah suatu solusi yang dapat memadukan proses manajemen dan bisnis, informasi dan sutu fungsi organisasi (iologic, 2014). Solusi ini dapat memberikan informasi yang konsisten dan detail untuk berbagai macam bisnis proses yang diperlukan dalam operasional harian. Suatu organisasi memiliki berbagai fungsi yang berbeda yang menggunakan enterprise solution yang berbeda sesuai dengan kebutuhannya. Tiap solusi yang berda ini harus dapat diintegrasikan dan intelegence agar dapat saling berkomunikasi sehingga informasi dapat tersedia secara real time dan efisien. SAP (System Application and Product in data processing) SAP ditemukan oleh 5 pegawai IBM pada tahun 1972 di Jerman (Iologic, 2014). Visinya adalah mengembangkan aplikasi software standar yang dapat melakukan proses secara real time. SAP terdiri dari beberapa modul fungsional guna mendukung tiap transaksi bisnis proses yang dieksekusi. Beberapa contoh modul ini dapat dilihat pada gambar 3 berikut ini (iologic, 2014) :
4
Gambar 3 Modul SAP (Iologic, 2014) 1. SAP LE (Logistic execution) Modul ini melakukan manajemen gudang (warehouse), proses inbound receiving dan proses outbound shipping. Berikut ini adalah contoh proses outbound :
Gambar 4 contoh proses outbound 2. SAP FI (Financial Accounting) Modul ini dirancang untuk mengambil data transaksi bisnis organisasi yang akan digunakan dalam laporan eksternal. Contoh bisnis prosesnya dapat dilihat pada gambar 5 berikut ini :
5
Gambar 5 contoh bisnis proses SAP FI (iologic, 2014) 3. SAP FSCM (Financial supply chain management) Modul ini mampu memberikan sudut pandang yang lebih baik dan jelas terkait cash flow perusahaan, mengatur hubungan dengan konsumen dan menambah efisiensi proses billing.
6
Gambar 6 Fitur modul SAP FSCM 4. SAP CO (Controlling) Modul ini memungkinkan perusahaan mengolah informasi menjadi ukuran bisnis tertentu yang dibutuhkan.
Gambar 7 contoh bisnis proses SAP CO
7
5. SAP SD (Sales and Distribution) Modul ini berisi data master, konfigurasi sistem dan transaksi untuk melengkapi proses order hingga cash.
Gambar 8 Bisnis proses SAP SD
METODOLOGI Metode penyusunan makalah ini dilakukan dengan studi literatur dengan menggunakan data skunder dari berbagai sumber seperti karya tulis baik berupa artikel, jurnal, portal berita,maupun karya tulis ilmiah.
8
ANALISA KASUS DAN PEMBAHASAN Implementasi SI Bogasari Sistem informasi yang diimplementasikan oleh Bogasari mendukung OSS dan MSS. OSS yang diterapkan lebih kearah TPS (Transaction processing system) selain itu juga berfungsi sebagai MSS dimana informasi yang dihasilkan akan berperan dalam MIS (Management information system) dimana laporan yang dihasilkan akan digunakan oleh manajemen. Dalam makalah ini akan dibahas implementasi sistem informasi yang diterapkan Bogasari guna mendukung fungsi Commercial. Salah satu fungsi organisasi dalam Bogasari yang menjadi Admin untuk sistem informasi guna mendukung fungsi commercial ini dinamakan Commercial System Support (CSS). Fungsi ini memaintain aplikasi antara lain aplikasi Customer Master Data (CMD) yang terdapat dalam SAP dan system support BiMA, Accurate dan e-ordering . Tugas-tugas yang harus dilakukan oleh CSS, antara lain mengumpulkan database dari setiap distributor yang menggunakan Accurate, memonitor laporan distribusi atau penyebaran produk mingguan, dan menjadi help desk bagi para pengguna system support yang ada dengan menganalisa permasalahan yang mungkin muncul pada distributor . Selain maintenance sistem, CSS juga berperan sebagai jembatan antara pihak Commercial dengan pihak IT terkait dengan proses development program. Jika kendala yang dihadapi sudah berada di luar ranah CSS, maka CSS akan meneruskan kendala tersebut ke pihak IT SAS (IT Indofood Pusat). 1. SAP Sistem informasi yang digunakan untuk commercial function ini menggunakan platform SAP. SAP juga digunakan oleh Bogasari untuk mendukung fungsi-fungsi lain seperti Finance, Human Resources dan Manufacture. CSS berkonsentrasi pada 2 modul dalam SAP, yaitu Sales & Distribution dan Logistic Execution. Modul Sales & Distribution digunakan untuk proses input data sales, quotation dan pembuatan DO. Modul logistic execution digunakan untuk proses administrasi pengeluaran barang dan stok di gudang. SAP ini sudah dipakai di setiap Depo Bogasari untuk mempermudah proses administrasi dan kontrol. Input data sales yang dimaksud di atas hanya transaksi yang dilakukan oleh customer Bogasari yang sudah terdaftar dalam Customer Master Data (CMD). 2. CMD (Customer Master Data) CMD adalah database konsumen Bogasari. Untuk masuk ke dalam CMD diperlukan beberapa syarat dan ketentuan. Yang bertugas untuk mendaftarkan konsumen ke dalam CMD adalah tim CSS, termasuk konsumen export. Data-data konsumen tersebut bisa didapat dari tim CR maupun dari departemen Flour Export and By-Product Sales. Namun perlu digarisbawahi bahwa tim CSS hanya menerima data dari tim CR dan departemen FE-BP dan akan meneruskan data-data tersebut ke pihak IT SAS untuk di-input. Jadi tim CSS tidak mempunyai wewenang untuk menginput data customer tersebut ke dalam CMD, hanya meneruskan datanya ke pihak IT
9
SAS atau bisa dibilang hanya berperan sebagai pintu untuk permintaan konsumen baru. Di dalam CMD terdapat 4 kategori penting yang harus dipenuhi, antara lain: Sold to : Nama pembeli/buyer Ship to : Tempat tujuan dikirimkannya barang/produk Payer : Nama pihak yang melakukan pembayaran Bill to : Tempat tujuan dikirimkannya tagihan
Gambar 9 contoh aplikasi CMD 3. Accurate Accurate merupakan sebuah aplikasi software yang digunakan untuk mencatat seluruh transaksi yang terjadi dalam suatu instansi. Aplikasi ini digunakan oleh Bogasari untuk diterapkan pada distributor-distributornya. Dalam Accurate, distributor akan mencatat seluruh customer akhir yang membeli produk-produk Bogasari dari distributor tersebut. Setiap minggunya, distributor akan mengirimkannya pada CSS, sehingga Bogasari dapat mengetahui konsumen akhir yang menggunakan produkproduk Bogasari. Distributor yang mendapatkan fasilitas aplikasi Accurate ini harus memenuhi kriteria tertentu. Kriteria tersebut dilihat dari jumlah pengambilan produk Bogasari dari FPS, yaitu sebesar lebih dari 500 metric ton per bulan. Distributor dengan jumlah pengambilan produk Bogasari dari FPS sebesar 300 – 500 metric ton per bulan juga mempunyai kesempatan untuk menggunakan fasilitas Accurate, jika dilihat distributor tersebut mempunyai potensi yang bagus untuk terus berkembang.
10
Gambar 100 Tampilan accurate 4. Aplikasi Customer Visit dan BiMA (Bogasari Mobile Application) Customer Visit adalah aplikasi berbasis web dengan Microsoft Access sebagai software utamanya, aplikasi ini digunakan oleh staf CR yang berada dilapangan yakni Sales Coordinator dan ASPR (Area Sales Promotion Representative) ketika melakukan kunjungan ke pelanggan. Customer Visit dikembangkan oleh IT Indofood dengan fungsi utamanya adalah untuk memantau keefektifan proses kerja ASPR dengan melihat aktivitas hariannya dari visit plan (rencana kunjungan) serta sejauh mana realisasinya. Visit Plan yang dibuat oleh ASPR (atau oleh Sales Coordinator) di suatu area sales tertentu (biasanya dibagi lagi ke dalam cluster-cluster) harus terlebih dahulu memperoleh persetujuan dari atasannya misal Asisten Manager atau Manager dari area sales tersebut. Form Visit plan sudah dibuat dalam aplikasi Customer Visit sehingga mempermudah ASPR dalam melengkapi data apa saja yang perlu dibuat dalam Visit Plan, kemudian setelah disetujui, visit plan dapat dibawa serta oleh ASPR sebagai list task (target) yang harus dicapai di hari tersebut. Dalam penerapannya, Customer Visit terintegrasi dengan aplikasi BiMA. Berbeda dengan aplikasi customer visit yang berbasis web, BiMA adalah aplikasi untuk mobile device (tablet) yang dipegang oleh rekan-rekan di lapangan sehingga ASPR bisa segera update hasil kunjungan mereka kedalam visit plan yang telah dibuat sebelumnya. Cara ini sangat membantu ASPR karena mereka tidak perlu lagi membuat rekapilatusi hasil kunjungan satu hari di malam harinya, sehingga bisa langsung istirahat dan membuat visit plan untuk esok harinya. Dalam aplikasi BiMA ini dapat dibuat status kunjungan, yakni apakah berupa kunjungan langsung, melalui telephone, atau tidak dilakukan kunjungan dengan alasan-alasan tertentu seperti pemilik UKM tidak berada di tempat, hujan sangat deras, kendaraan mogok, dsb. Masing-masing jenis alasan sudah terdapat dalam aplikasi BiMA berupa kode tertentu, sehingga pengguna (ASPR) tinggal memilih jenis alasannya. Pada mobile device tersebut juga terdapat GPS sehingga manajemen bisa mengetahui pergerakan rekan-rekan di lapangan, sekaligus untuk mengetahui titiktitik lokasi pelanggan di peta karena ASPR harus melakukan check in (membuat check point di GPS) ketika melakukan kunjungan.
11
Output laporan harian Customer Visit adalah berupa lokasi pelanggan (koordinat) waktu dan tanggal berkunjung, kondisi usaha pelanggan, jenis dan jumlah pembelian terakhir, serta data-data lainnya seperti jumlah dan jenis produk kompetitor yang juga dibeli oleh pelanggan. Produk kompetitor ini selanjutnya dilaporkan/didaftarkan kepada manajemen, apabila produk tersebut belum ada dalam daftar produk kompetitor di Bogasari, maka akan diuji coba (sample) di lab Bogasari untuk mengetahui spesifikasinya untuk keperluan strategi marketing Bogasari. Kendala yang biasa terjadi di lapangan adalah koneksi/ jaringan internet yang tidak stabil, sehingga check in lokasi-lokasi customer terkadang tidak dapat dilaksanakan. Bila hal ini terjadi, maka sistem yang terdapat dalam BiMA akan mendefault koordinat tersebut kepada koordinat Bogasari Plant (Jakarta/Surabaya, tergantung area salesnya). Selain kendala tersebut, aplikasi Bima dan tablet yang digunakan juga belum mempunyai kapasitas data yang besar sehingga saat ini hanya bisa dimanfaatkan oleh ASPR. Sales coordinator tidak dapat menggunakannya karena cakupan wilayahnya lebih luas daripada ASPR dan perangkat dan aplikasinya belum mampu mendukung. Akibatnya, sales coordinator yang melakukan kunjungan ke pelanggan harus melaporkan aktivitasnya melalui web.
Gambar 111 tampilan BiMA pada saat login
12
Gambar 122 Tampilan fitur dan menu BiMA 5. E-Ordering E-ordering merupakan sistem yang dimiliki oleh Bogasari untuk memudahkan customer melakukan pemesanan produk secara online (melalui web). Sebelum diberlakukan e-ordering, customer yang melakukan pemesanan produk harus mengantri di loket Bogasari terlebih dahulu untuk mengambil DO yang dicetak oleh DO admin supaya dapat mengambil barang dari FPS. Namun hal itu dirasa masih kurang efisien, sehingga e-ordering diadakan untuk mengurangi jumlah antrian di loket Bogasari untuk mengambil DO. Dengan e-ordering, customer bisa mencetak DO-nya sendiri dan bisa langsung dibawa ke FPS untuk mengambil barang. Selain itu, keberadaan e-ordering ini dapat memudahkan customer melakukan status monitoring, sejauh mana Purchase Order (PO) yang diajukan sudah diproses. Sebelum diadakan e-ordering, proses order produk Bogasari masih dilakukan secara manual. Alur proses order barang oleh customer secara manual dapat dilihat pada diagram sebagai berikut:
13
Customers
PO + Bukti Transfer
CR Sales Admin
Terima PO + Bukti Transfer
DO Admin
Finance (CBC)
Bukti Transfer + Quotation
Approved
Check Funds Quotation dari SAP
Funded Bukti Transfer + Quotation
Create DO
Print DO
Create PR
DO + PR
Tanda Tangan DO + PR
Gambar 13 Alur proses tanpa e-ordering
Sales documents
14
Sedangkan proses e-ordering dapat dilihat pada diagram sebagai berikut:
Customers
CR Sales Admin
DO Admin
E-PO + lampiran bukti bayar / giro
Email notification
Bukti Bayar/ Giro + Quotation
Approve?
Check Funds
Status: Receipt
Finance (CBC)
Status: Pending Yes NO Status: Reject
Quotation dari SAP Status Monitoring
Funded
Status: In Progress
Bukti Transfer + Quotation
Create DO
Print Preview DO
Status: DO Ready
Print DO
Create PR
PR
Tanda Tangan PR
Gambar 144 Alur proses e-ordering
Sales documents (tanpa DO)
15
Matriks Komponen Untuk matriks komponen yang akan dijabarkan berikut ini adalah matriks untuk salah satu aplikasi yang digunakan oleh divisi commercial di Bogasari, yaitu aplikasi Customer Master Data (CMD). Tabel 1 Matriks komponen aplikasi CMD
Aktivitas\Sumberdaya
Hardware
Input
2 unit PC, 1 server MySQL
Processing
2 unit PC, 1 server MySQL 2 unit PC, 1 server MySQL Server pusat Indofood Server pusat Indofood
Output
Penyimpanan
Pengendalian
Software
SDM Specialis Staff CSS
Produk Informasi User -
Data pelanggan
Staff CSS
-
Data pelanggan
SAP
Staff CSS
Marketing, Manajemen
Data pelanggan
MySQL
IT SAS Indofood
Marketing, Manajemen
Data pelanggan
SAP
IT SAS Indofood
Marketing, Manajemen
Data pelanggan
Windows7, SAP, MsExcel, MsAccess SAP
16
KESIMPULAN Dari hasil dan pembahasan dalam makalah ini, dapat disimpulkan bahwa: 1. Sistem informasi yang diimplementasikan oleh Bogasari mendukung OSS dan MSS. OSS yang diterapkan lebih kearah TPS (Transaction processing system) selain itu juga berfungsi sebagai MSS dimana informasi yang dihasilkan akan berperan dalam MIS (Management information system) dimana laporan yang dihasilkan akan digunakan oleh manajemen. 2. Aplikasi yang digunakan untuk mendukung kegiatan fungsi commercial di Bogasari antara lain adalah Customer Master Data (CMD) untuk input data customer ke sistem SAP, Accurate untuk pencatatan transaksi harian di distributor, dan Bogasari Mobile Aplication (BiMA) untuk mempermudah pekerjaan salesman di lapangan., 3. Keuntungan implementasi sistem informasi bagi Bogasari dan stakeholdernya adalah mempermudah dan mempersingkat proses-proses transaksi mulai dari input data pelanggan (CMD dan Accurate), rekapitulasi dan rekap data (menggunakan SAP), serta pencatatan lokasi pelanggan (BiMA).
17
DAFTAR PUSTAKA
