JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-6
1
RANCANG BANGUN SISTEM PENILAIAN INDEX KEPUASAN PEGAWAI TERHADAP LINGKUNGAN KERJA MELALUI DASHBOARD TERINTEGRASI DENGAN MENGGUNAKAN METODE PROTOTIPE, STUDI KASUS PT. PLN (PERSERO) AREA BALI SELATAN Putu Sudharyana, Bekti Cahyo Hidayanto, Feby Artwodini Muqtadiroh Sistem Informasi – FakultasTeknik Informasi (FTIf) - ITS Kampus ITS Sukolilo, Surabaya 60111 Telpon: (031) 596 4965,592 2949, 593 9214 E-mail:
[email protected],
[email protected] U
Abstrak— Tingkat kepuasan pegawai terhadap lingkungan kerja sangat penting untuk menunjang kinerja dari pegawai itu sendiri. Dengan lingkungan kerja yang nyaman dan kondusif seorang pegawai dapat bekerja secara optimal. Oleh karena itu PT.PLN (PERSERO) memerlukan suatu aplikasi yang dapat mengetahui tingkat kepuasan seorang pegawai. Untuk analisis rasio kepuasan yang dilakukan dalam sistem penilaian index kepuasan pegawai ini menggunakan dashboard terintegrasi. Dalam proses pembangunan perangkat lunak, sistem ini dibangun menggunakan proses rekayasa perangkat lunak dengan metode prototipe. Dimana tahapan dalam metode prototipe meliputi, tahap awal berupa pengumpulan data, tahap analisis, tahap desain, tahap pengembangan sistem, dan tahap testing. Pada tahap awal, pengumpulan data dilakukan melalui EMI (Employee Mindset Index) survei secara online. Pada tahap analisis dilakukan indentifikasi kebutuhan yang akan menghasilkan dokumen SKPL (Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak). Pada tahap desain, developer melakukan desain sistem yang dapat dilihat pada dokumen DPPL (Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak). Pada tahap pengembangan dilakukan implementasi program sistem (coding) dan kemudian dilakukan pengujian dengan metode black box testing. Hasil EMI survei yang dilakukan oleh PT. PLN (PERSERO) ditampilkan dalam bentuk dashboard berupa grafik dan diagram yang dapat memberikan informasi mengenai tingkat kepuasan pegawai. Sehingga dengan adanya sistem ini, diharapkan dapat digunakan sebagai peringatan dini bagi perusahaan untuk dapat dengan cepat mengambil suatu tindakan/keputusan dan saran perbaikan.
Kata Kunci— Rancang Bangun, Dashboard, Prototipe, Index Kepuasan Pegawai. I. PENDAHULUAN emasuki era globalisasi yang berkembang dengan pesat seperti sekarang ini termasuk pada bidang Teknologi Informasi, sangat berpengaruh pada proses kerja pada sebuah perusahaan. Dengan teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan serta proses bisnis yang ada serta dapat terintegrasi dengan baik dapat meningkatkan performa kinerja sebuah perusahaan. Pekerjaan yang tadinya dikerjakan secara manual dan membutuhkan waktu yang lama dapat lebih praktis dan dapat lebih cepat diselesaikan dan diolah dengan bantuan teknologi yang sesuai. Tingkat kepuasan pegawai terhadap lingkungan kerja sangat penting untuk menunjang kinerja dari pegawai itu sendiri. Dengan lingkungan kerja yang nyaman dan kondusif seorang pegawai dapat bekerja secara optimal. Oleh karena itu
M
U
U
U
PT. PLN (PERSERO) memerlukan suatu aplikasi yang dapat mengetahui tingkat kepuasan seorang pegawai. Untuk analisis rasio kepuasan yang dilakukan dalam sistem penilaian index kepuasan pegawai ini menggunakan dashboard terintegrasi. Dalam proses pembangunan perangkat lunak, sistem ini dibangun menggunakan proses rekayasa perangkat lunak dengan metode prototipe. Dimana tahapan dalam metode prototipe meliputi, tahap awal berupa pengumpulan data, tahap analisis, tahap desain, tahap pengembangan sistem, dan tahap testing. Pada tahap awal, pengumpulan data dilakukan melalui EMI (Employee Mindset Index) survei secara online. Pada tahap analisis dilakukan indentifikasi kebutuhan yang akan menghasilkan dokumen SKPL (Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak). Pada tahap desain, developer melakukan desain sistem yang dapat dilihat pada dokumen DPPL (Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak). Pada tahap pengembangan dilakukan implementasi program sistem (coding) dan kemudian dilakukan pengujian dengan metode black box testing. PT. PLN, yang menjadi tempat studi kasus kali ini, tentu saja sangat membutuhkan teknologi informasi agar dapat terus bersaing dan terus dapat meningkatkan performa kerjanya. PLN sebagai Badan Usaha Milik Negara yang berbentuk Perusahaan Perseroan (Persero) berkewajiban untuk menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum dengan tetap memperhatikan tujuan perusahaan yaitu menghasilkan keuntungan sesuai dengan Undang-Undang No. 19/2000. PT. PLN bagian SDM (Sumber Daya Manusia) juga membutuhkan sebuah website untuk melakukan EMI survei bagi para karyawan untuk mengetahui tingkat kepuasan karyawan akan fasilitas dan sarana yang diberikan PT. PLN selama ini. Dimana hasil dari EMI survei tersebut ditampilkan dalam bentuk dashboard yang terintegrasi dengan website internal perusahaan. Dashboard akan menampilkan informasi secara interaktif berupa grafik dan diagram dalam bentuk laporan secara rinci (drill down report) yang menjelaskan faktor apa saja yang menyebabkan perubahan tingkat kepuasan pegawai terhadap lingkungan kerja di PT. PLN (PERSERO). Untuk itu diperlukan suatu sistem yang dapat memberikan informasi kepada supervisor bagian SDM mengenai tingkat kepuasan pegawai. Sehingga dengan adanya sistem ini tidak hanya dapat mengubah survei offline menjadi survei berbasis online, akan tetapi dengan sistem ini proses survei dapat dilakukan kapan saja sehingga diharapkan dapat digunakan sebagai peringatan dini bagi perusahaan agar dapat dengan cepat diambil keputusan dan saran perbaikan.
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-6 II. METODE A. Metode Pengerjaan aplikasi Metode Penelitihan atau yang biasa disebut dengan Metodologi merupakan sebuah tahapan pengerjaan tugas akhir. Bagian ini merupakan bagian yang penting, karena dapat digunakan sebagai panduan pengerjaan tugas akhir agar dapat diselesaikan secara terarah, teratur, dan sistematis. Metode yang digunakan dalam pembuatan tugas akhir ini terdiri dari beberapa tahap yaitu studi literatur, pengumpulan data, tahap analisis, tahap perancangan, tahap implementasi, tahap pengujian, dan laporan akhir. Agar lebih mudah dipahami, metode pengerjaan tugas akhir ini akan disajikan dalam bentuk bagan seperti yang digambarkan pada gambar 2.1
2 yang digunakan adalah untuk membantu pengguna dan developer mengerti kebutuhan sistem. Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan prototype antara lain: 1. Developer menjadi lebih memahami kebutuhan pengguna. 2. Kekurangan fitur – fitur dapat terdeteksi. 3. Sistem kerja tersedia lebih awal. 4. Fitur – fitur yang membingungkan dapat didiskusikan. 5. Prototype dapat bertindak sebagai dasar untuk membuat spesifikasi sistem. Dalam pengembangan software, prototype adalah proses untuk membuat versi awal untuk dievaluasi, sebelum menginvestasikan sumber daya lain. Proses pembuatan prototype dapat dibagi menjadi empat langkah, seperti yang terlihat pada gambar 2.2 (Kussmaul & Jack, 2008).
Gambar 2.2 Proses Pembuatan Prototipe
C.
Gambar 2-1 Flowchart Pengerjaan Penelitian
Penelitian diawali dengan melakukan studi literatur, kemudian dilanjutkan dengan tahap diskusi dan wawancara yang dilakukan dengan pihak perusahaan untuk mengetahui keadaan terkini dari perusahaan. Tahap selanjutnya adalah tahap analisis mengenai kebutuhan sistem. Setelah tahap analisis selesai, dilanjutkan dengan tahap perancangan sistem. Perancangan disini meliputi spesifikasi kebutuhan user, design sistem, pembuatan use case, sequence diagram sesuai dengan UML (Unified Modelling Language). Tahap selanjutnya adalah tahap implementasi sistem, yaitu tahapan dimana dilakukan penerapan rancangan dan analisis berupa penulisan kode program sehingga menjadi suatu aplikasi yang sesuai. Tahap berikutnya yaitu tahap pengujian dan testing sistem, dimana pada tahapan ini dilakukan pengujian dan evaluasi terhadap prototipe aplikasi yang telah dikerjakan.
B.
Prototipe Prototype sering disebut Rapid Application Design (RAD), karena pembuatan aplikasi dengan menggunakan metode ini menyederhanakan dan mempercepat desain perancangan sistem. Menurut Ian Sommerville (1995), prinsip
Index Kepuasan Pegawai Katzell (1964) berpendapat bahwa jika ada konsensus tentang kepuasan kerja, itu adalah ekspresi verbal dari evaluasi pekerjaannya. Locke (1976) mendefinisikan kepuasan kerja sebagai keadaan emosional yang menyenangkan atau positif yang dihasilkan dari penilaian pekerjaan atau pengalaman kerja. Robbin dan Coulter (1996) menyatakan bahwa kepuasan kerja adalah sikap umum seorang pegawai terhadap pekerjaannya. Jika berbicara mengenai sikap dan tingkah laku pegawai akan mengacu pada bagaimana tingkat kepuasan pegawai tersebut terhadap pekerjaannya. Mobley dan Locke (1970) telah melakukan lima penelitian untuk mengeksplorasi hubungan antara pentingnya aspek pekerjaan dan tingkat kepuasan terhadap pekerjaan itu sendiri. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pencapaian suatu hasil/ nilai juga menghasilkan tingkat frustasi terhadap pegawai yang signifikan juga. Untuk itu diperlukan index kepuasan pegawai yang dapat memberikan informasi mengenai apa yang diinginkan oleh pegawai sehingga pihak SDM dapat menentukan langkah apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kepuasan pegawai terhadap lingkungan kerjanya. Untuk dapat mempertahankan kepuasan pegawai diperlukan suatu pengukuran sehingga nantinya dari pengukuran tersebut diperoleh suatu index terhadap kepuasan pegawai. Index kepuasan pegawai tersebut nanti akan digunakan sebagai pedoman dan informasi terhadap kepuasan
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-6 pegawai terhadap lingkungan kerja di PT. PLN. Berikut adalah aturan yang digunakan oleh PT. PLN dalam mencari nilai index kepuasan pegawai pada perusahaan: 𝑰𝒏𝒅𝒆𝒙 𝑲𝒆𝒑𝒖𝒂𝒔𝒂𝒏 𝑷𝒆𝒈𝒂𝒘𝒂𝒊 =
𝚺 𝒏𝒊𝒍𝒂𝒊 𝒋𝒂𝒘𝒂𝒃𝒂𝒏 𝒅𝒂𝒓𝒊 𝒕𝒊𝒂𝒑 𝒑𝒆𝒓𝒕𝒂𝒏𝒚𝒂𝒂𝒏 𝒋𝒖𝒎𝒍𝒂𝒉 𝒓𝒆𝒔𝒑𝒐𝒏𝒅𝒆𝒏
Nilai pertanyaan berdasarkan skala berikut: - Sangat tidak setuju =1 - Tidak setuju =2 - Cenderung tidak setuju =3 - Cenderung setuju =4 - Setuju =5 - Sangat setuju =6 Jadi berdasarkan aturan/ rumus dan skala dari pertanyaan, diperoleh jika nilai index kepuasan pegawai antara 1 s/d 2 maka pegawai dikatakan belum puas terhadap lingkungan kerja. Jika nilai index kepuasan pegawai antara 2,1 s/d 4 maka pegawai dianggap sudah cukup puas dengan lingkungan kerja mereka. Kemudian jika nilai index kepuasan pegawai antara 4,1 s/d 6 maka pegawai dapat dikatakan sudah puas terhadap lingkungan kerja mereka.
D.
Black Box Testing Black box testing adalah metode pengujian perangkat lunak yang tes fungsionalitas dari aplikasi yang bertentangan dengan struktur internal atau kerja (lihat pengujian whitebox). Pengetahuan khusus dari kode aplikasi/ struktur internal dan pengetahuan pemrograman pada umumnya tidak diperlukan. Uji kasus dibangun di sekitar spesifikasi dan persyaratan, yakni, aplikasi apa yang seharusnya dilakukan. Ujicoba blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: 1. Fungsi-fungsi yang salah atau hilang 2. Kesalahan interface 3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal 4. Kesalahan performa 5. Kesalahan inisialisasi dan terminasi Black Box Testing terfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak. Unified Modelling Language (UML) Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa spesifikasi standar untuk mendokumentasikan, menspesifikasikan, dan membangun sistem perangkat lunak. Karena tergolong bahasa visual, UML lebih mengedepankan penggunaan diagram untuk menggambarkan aspek dari sistem yang sedang dimodelkan (Dennis, Wixom, & Tegarden, 2005). UML tidak berdasarkan pada bahasa pemrograman tertentu. Standar spesifikasi UML dijadikan standar defacto oleh OMG (Object Management Group) pada tahun 1997. UML yang berorientasikan object mempunyai beberapa notasi standar. UML didefinisikan sebagai bahasa visual untuk menjelaskan, memberikan spesifikasi, merancang, membuat
3 model, dan mendokumentasikan aspek-aspek dari sebuah sistem. Oleh karena itu, UML lebih mengedepankan penggunaan diagram untuk menggambarkan aspek dari sistem yang sedang dimodelkan. UML mendeskripsikan beberapa diagram, diantaranya adalah: Diagram Struktur (meliputi Class diagram), dan Diagram Perilaku (meliputi Use-case diagram, Sequence diagram, Robustness diagram).
III. ANALISIS KEBUTUHAN, PERANCANGAN, DAN PEMBUATAN PROTOTIPE APLIKASI A.
Analisis Kebutuhan Dari hasil survei dan wawancara dapat ditentukan analisis kebutuhan adalah sebagai berikut: 1.
2.
Pengguna
Pengguna sistem ditentukan oleh departemen yang pada PT.PLN (PERSERO). Dalam hal ini departemen yang memegang peranan penting adalah Departemen Sumber Daya Manusia (SDM). Beberapa pengguna yang terlibat dalam penggunaan aplikasi ini adalah manager, supervisor SDM, administrator, dan pegawai. Teknologi Beberapa teknologi yang digunakan dipilih berdasarkan kebutuhan perusahaan dan beberapa teknologi dipilih karena kesesuaian dengan aplikasi yang dikembangkan.
PHP PHP digunakan sebagai teknologi utama yang digunakan dalam proses pengembangan aplikasi ini. Tidak ada kebutuhan khusus dari perusahaan atas penggunaan teknologi lain seperti java atau c++. Pengembangan juga tidak menggunakan framework khusus, karena aplikasi ini akan diintegrasikan dengan website internal dari PT.PLN (PERSERO).
MySQL Sebagai suatu aplikasi kuisioner, sistem dituntut untuk dapat menyimpan data kuisioner dari EMI Survei yang dilakukan PT.PLN (PERSERO) secara aman, efektif dan efisien tetapi tidak memerlukan suatu lisensi tambahan. Pemilihan penggunaan MySQL sebagai database didasarkan pada kebutuhan tersebut. Web-Based Alasan penggunaan teknologi web adalah agar aplikasi ini dapat diintegrasikan dengan sistem pada website internal dari perusahaan. Dari kebutuhan ini, perusahaan dapat langsung mengintegrasikan aplikasi dengan sistem yang telah ada.
E.
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-6
4
B.
Deskripsi Umum Aplikasi Aplikasi yang dibangun dalam tugas akhir ini adalah sistem penilaian index kepuasan pegawai pada PT. PLN (PERSERO) yang berfungsi sebagai rekapitulasi dan dasar penilaian kepuasan pegawai. Rekapitulasi data berupa hasil kuisioner Employee Mindset Index (EMI) survei yang dilakukan PT. PLN (PERSERO). Kemudian hasil survei ditampilkan dalam bentuk dashboard yang diintegrasikan dengan website internal PT. PLN (PERSERO), untuk selanjutnya digunakan sebagai dasar acuan penilaian dan pengambilan keputusan.
E.
Activity Diagram Berikut merupakan diagram aktifitas yang menjelaskan alur aktifitas dari masing – masing use case yang telah didefinisikan sebelumnya. Salah satu contoh dari activity diagram dapat dilihat pada gambar 4.3 act login pengguna
sistem
ActivityInitial
masukan username dan passw ord
autentifikasi pengguna
[username atau password salah] [username atau password benar]
menampilkan pesan erorr bahw a autentifikasi gagal
menampilkan pesan bahw a autentifikasi berhasil
C.
Domain Model Pada aktivitas ini, akan dilakukan pembuatan domain model yang akan dijadikan pedoman dalam pembuatan aplikasi. Gambar dari domain model dapat dilihat pada gambar 4.1
ActivityFinal
Gambar 4.3 Activity Diagram
F.
Antarmuka Aplikasi
Menjelaskan tentang gambaran mengenai isi dari dokumen user interface. Berikut adalah salah satu contoh antarmuka aplikasi pada halaman login beserta komponennya yang dapat dilihat pada gambar 4.4.
Gaar 4.1 Domain Model
D.
Use Case Diagram Perancangan diagram use case didasarkan pada fungsi – fungsi utama yang tersedia untuk mengelola dan menampilkan informasi mengenai index kepuasan pegawai terhadap lingkungan kerja PT.PLN (PERSERO). Gambar use case diagram secara umum dapat dilihat pada gambar 4.2
Gambar 4.4 Antarmuka Aplikasi Login
uc use case
menambahkan akun pengguna
administrator
mengunggah dashboard
«extend»
melihat akun pengguna menghapus akun pengguna
menampilkan v isualisasi data hasil rekapitulasi
«extend»
superv isor
«include» menambahkan informasi pada w ebsite
«include» «include» menampilkan dashboard
«include»
mengupdate informasi hasil rekapitulasi hasil kuisioner
«include»
«include»
login
«include» «include» «include»
memasukkan data kuisioner
logout
manager
melihat v isualisasi hasil kuisioner
Gambar 4.2 Use Case Diagram
pegaw ai
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-6
5
Tabel 1 Komponen Halaman Login
Komponen Antarmuka Logo
Username
Password
Tombol Login
Tombol Reset
Tujuan Untuk menampilkan informasi identitas aplikasi Untuk mengisikan username dari pengguna Untuk mengisikan password dari pengguna Untuk masuk ke dalam aplikasi Untuk mengosongkan field username dan password
Isi / Batasan / Tingkah Laku Gambar 4.6 Peringatan Error
Wajib diisi
Wajib diisi
Tekan jika ingin masuk ke dalam aplikasi Tekan jika ingin mengosongkan field username dan password.
IV. EVALUASI DAN PENGUJIAN PROTOTIPE A.
Pengujian Prototipe Aplikasi Pengujian dilakukan untuk mengetahui apakah semua fungsi yang terdapat dalam kebutuhan telah dipenuhi oleh sistem. Pedoman yang digunakan yaitu apabila fungsi-fungsi yang terdapat pada kebutuhan pengguna telah dipenuhi oleh perangkat lunak ini. Berikut adalah salah satu contoh pengujian prototipe aplikasi dalam hal login ke dalam aplikasi. 1. Pengguna masuk ke halaman login. Dan dalam halaman login, pengguna memasukkan user dan password untuk masuk ke halaman awal.
Gambar 4.7 Halaman Awal Aplikasi
B.
Evaluasi Prototipe Pada tahap ini proses evaluasi dalam kasus ini dilakukan sebanyak 2 kali, sesuai dengan batasan yang telah ditetapkan.
Evaluasi Tahap 1 Pada proses evaluasi tahap 1, perubahan tampilan beberapa halaman dari website sistem penilaian index kepuasan pegawai terhadap lingkungan ini. Berikut beberapa halaman yang mengalami perubahan.
Gambar 4.8 Halaman Awal sebelum mengalami perubahan Gambar 4.5 Proses Login
2.
Jika username dan password salah, maka akan muncul peringatan error. Jika username dan password benar maka sistem akan menampilkan halaman awal aplikasi.
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-6
6 G. Tate (1990). Prototyping: helping to build the right software. Computer Science Department, Massey University, New Zealand. Jacobson, I. (1999). Applying UML in the Unified Process. UML World Conferrence (Presentation), New York. J. Livari (1990). Hirarchical spiral model for information system and software development. Part 1 : teoretical background. Department of Information Processing Science, University of Oulu, Finland.
Gambar 4.9 Halaman Awal setelah mengalami perubahan
Evaluasi Tahap 2 Pada tahapan ini terdapat perubahan tampilan dari halaman administrator dan beberapa penambahan fitur. Beikut merupakan penambahan fitur pengelolaan akun pengguna pada aplikasi ini.
Katzell (1975). Improving productivity and job satisfaction. Noferianto, Tri, (2010). Dashboard BI, The Powerfull Data Visualization. Diakses tanggal 05-12-2011. Diambil dari http://teknologi.kompasiana.com/terapan/2010/06/03/d ashboard-bi-the-powerfull-data-visualization-inbusiness/ Rachel W.Y, Yee, Andy C.L, Yeung, T.C. Edwin Cheng (2008). The impact of employee satisfaction on quality and profitability in high-contact service industries. Journal of Operation Management. Hongkong. U
U
Rachel W.Y, Yee, Andy C.L, Yeung, T.C. Edwin Cheng (2010). An empirical study of employee loyalty, service quality and firm performance in the service industry. Hongkong.
Gambar 10 Penambahan fitur pengelolaan akun pengguna
V. KESIMPULAN Bedasarkan hasil penelitian makalah ini, maka dapat disimpulkan beberapa hal berikut: 1.
2.
Spesifikasi kebutuhan yang diperlukan untuk pembuatan sistem penilaian index kepuasan pegawai antara lain, ruang lingkup perangkat lunak, target audience, lingkungan operasi, kebutuhan fungsional, dan kebutuhan non fungsional yang mendukung fitur – fitur dari perangkat lunak ini. (terlampir dalam SKPL) Rancangan sistem yang sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan dan dapat digunakan menjalankan proses Employee Mindset Index (EMI) Survey.
DAFTAR PUSTAKA Bryon Langenfeld (2011). “Scales and Indexes,‖Rare is the person who can keep from putting his thumb on the scale.
Stephen Viller, Ian Sommerville (2000). “Etnoghraphically Informed Analysis for Software Engineers‖. Computing Department, Lancaster University, Lancaster LA1 4YR, UK. Terry Lam, Hanqin Zhang, Tom Baum (2001). An investigation of employees' job satisfaction: the case of hotels in Hong Kong. Hongkong. William H. Mobley, Edwin A. Locke. The Relationship of Value to Satisfaction. Yasin, Moch (2007). ―Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik dengan Metode Prototipe di MA PONPES Amanatul Ummah‖. Laporan Tugas Akhir. Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya.
