Jurnal Sistem Komputer Vol- 4 Maret 2016
ISSN: 2406-7733
ANALISIS SISTEM BENGKEL DENGAN PENDEKATAN MANAJEMEN RISIKO DAN BALANCE SCORECARD UNTUK MENUNJANG PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN DATA BENGKEL MOTOR (STUDI KASUS : BENGKEL X KOTA SERANG - BANTEN) Anharudin Program Studi Sistem Komputer – Universitas Serang Raya
[email protected] Abstrak - Dewasa ini bisnis telah berkembang demikian pesat, di mana dulu bisnis hanya berpikir bagaimana mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya dari modal yang dikeluarkan. Selain itu bisnis bertujuan untuk membuat bagaimana konsumen dapat terpuaskan dengan barang atau jasa yang dihasilkan. Namun sekarang bisnis telah bergeser dari sekedar memberikan kepuasan kepada konsumen serta mendapatkan keuntungan ke sisi bagaimana kita sebagai pelaku bisnis mampu memberikan kesan yang mendalam kepada konsumen atas barang atau jasa yang kita tawarkan. Dari studi kasus yang penulis ambil yaitu dunia bisnis yang bergerak di bidang jasa khususnya bengkel, pergeseran itu juga berlaku. Dulu bengkel hanya dijadikan sebagai tempat untuk melakukan perbaikan kendaraan dan tempat untuk membeli kebutuhan spare-part. Namun sekarang bengkel selain fokus pada dua hal di atas juga berusaha untuk membuat konsumen terkesan atas jasa yang diberikan. Namun untuk mencapai hal tersebut tidak semudah yang dibayangkan. Banyak hal yang membuat pelayanan bengkel menjadi kurang optimal walapun pihak bengkel telah melengkapi fasilitas dengan teknologi. Berbagai masalah yang menjadi penghalang tersebut adalah (1) sering terjadi kelambatan dalam proses perbaikan kendaraan, (2) kelambatan dalam melayani penjualan suku cadang, (3) kesalahan dalam memberikan jenis suku cadang kepada para pembeli, (4) adanya perbedaan harga suku cadang, (5) tidak adanya penyimpanan data mengenai jenis kerusakan konsumen sebelumnya, (6) ketidak nyamanan konsumen dalam memperbaiki kendaraan, (7) perbedaaan pelayanan kepada konsumen, (8) kurang terpantaunya kinerja para montir, (10) banyak terjadi penyelewangan dalam hal keuangan, (11) kurangnya pelayanan kepada para konsumen, dalam hal melayani keingintahuan konsumen mengenai permasalahan kendaraan. Hampir di semua bengkel yang bukan bengkel resmi permasalahan tersebut selalu ada. Banyak yang telah menggunakan teknologi dalam operasionalnya, namun belum mampu untuk mendukung terhadap pencapaian keuntungan yang diharapkan. Oleh karena itu demi mendukung maksud tersebut perlu adanya suatu sistem pengolahan data bengkel yang mampu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan menggunakan manajemen risiko dan Balance Scorecard diharapkan mampu menentukan suatu strategi bisnis yang mampu memberikan gambaran dalam merancang suatu sistem pengolahan data dan menjawab permasalahan diatas. Sistem pengolahan data bengkel yang diharapkan mampu mencapai hal tersebut terdiri dari (1) aplikasi pengolahan data barang, (2) aplikasi transaksi penjualan barang, (3) aplikasi pembelian barang, dan (4) aplikasi pengeluaran non pembelian barang. Selain itu dari keempat aplikasi itu dibuat laporan yang menjelaskan semua aktifitas yang telah dilakukan baik itu secara per bulan mapun secara periodik. Hal yang tidak kalah pentingnya adalah kelancaran sistem sangat tergantung dari pengelolaanya, tetapi jarang sekali dilakukan dengan baik. Diharapkan dengan adanya sistem pengolahan data bengkel ini dapat membantu bengkel yang ingin mengembangkan usahanya telah mempunyai acuan awal dalam mengembangkan sistem yang lebih besar. Kata kunci : Sistem Informasi, Manajemen Risiko, Balance Scorecard memperoleh nilai, permasalahan apa saja yang dihadapi konsumen dalam memperoleh manfaat dari produk atau jasa yang kita hasilkan. Jadi dengan kata lain bisnis sekarang ditujukan untuk membuat bagaimana seorang konsumen merasa terpuaskan. Berdasarkan kenyataan dilapangan, bahwa penggunaan teknologi dalam operasional bengkel memunculkan beberapa hal : 1. Sering terjadi kelambatan dalam proses perbaikan kendaraan
I. PENDAHULUAN Pada saat ini bisnis tidak saja ditujukan untuk mendapatkan keuntungan semata. Akan tetapi bisnis sekarang ditujukan untuk mencapai tingkat kepuasan tertentu. Dulu pelaku bisnis hanya berpikir bagaimana caranya untuk mendapatkan keuntungan yang sebesarbesarmya dari usaha yang dijalankan. Akan tetapi, pada saat ini pemikiran tersebut telah bergeser kepada bagaimana kita sebagai pelaku bisnis mampu memberi kepuasan kepada konsumen, bagaimana konsumen
1
Jurnal Sistem Komputer Vol- 4 Maret 2016
ISSN: 2406-7733
2. Kelambatan dalam melayani penjualan suku cadang 3. Kesalahan dalam memberikan jenis suku cadang kepada para pembeli 4. Adanya perbedaan harga suku cadang 5. Tidak adanya penyimpanan data mengenai jenis kerusakan konsumen sebelumnya 6. Ketidak nyamanan konsumen dalam memperbaiki kendaraan 7. Perbedaaan pelayanan kepada konsumen 8. Kurang terpantaunya kinerja para montir 9. Banyak terjadi penyelewangan dalam hal keuangan 10. Kurangnya pelayanan kepada para konsumen, dalam hal melayani keingintahuan konsumen mengenai permasalahan kendaraan Pada saat ini sudah banyak ditemui bengkel yang menggunakan teknologi khususnya komputer dalam operasional sehari-hari. Namun demikian masih banyak pihak manajemen bengkel yang berpikir bahwa penggunaan komputer untuk kelengkapan dan mengikuti tren dalam perkembangan bisnis, maka hasil yang diperoleh juga tidak maksimal. Banyak benkel yang melakukan pengolahan data bengkel secara sistematis, dalam artian masih menggunakan cara lama. Sehingga dalam pengolahan data bengkel sering terjadi kesalahan yang berujung pada kurang optimalnya pelayanan yang diberikan. Selain itu dalam pengangkatan dan penempatan pegawai yang bertugas dalam menjalankan operasional bengkel menjadi tidak tepat. Akibat tidak optimalnya sumber daya manusia yang dimiliki bengkel menyebabkan: - penggunaan komputer hanya memperlambat pelayanan kepada konsumen - komputer hanya dijadikan sebagai pelengkap saja - komputer hanya dijadikan sebagai tempat menyimpan data - sistem menjadi tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan Dengan adanya kondisi-kondisi tersebut, maka hal itu akan menyebabkan kegagalan sistem dan kurang optimalnya pancapain tujuan yang ditetapkan dari suatu bisnis. Seyogyanya dengan adanya teknologi suatu bisnis mampu memberikan keuntungan lebih dari yang diharapkan. Untuk mencapai hal tersebut, maka dibutuhkan suatu pengembangan sistem informasi agar dapat meningkatkan kemampuan, kecepatan, kualitas, efektifitas efesiensi sumber daya manusia maupun sistem informasi.
berdasarkan literatur yang ada. Baik yang disebabkan oleh manusia atau control manusia maupun bencana alam. 4. Melakukan analisa terhadap sistem yang berjalan di bengkel X III. ANALISIS SISTEM Dalam penelitian ini penulis mengunakan pendekatan Manajemen Risiko dan Balance Scorecard. Yang meliputi beberapa tahapan sebagai berikut: 3.1 Analisis SWOT 1. Strength (Kekuatan) a. Kepercayaan konsumen b. Pertambahan laba 2. Weakness (Kelemahan) a. Karyawan Inefisien b. Pendanaan kurang c. Penambahan hutang 3. Opportunity (Peluang) a. Pengembangan pasar b. Melakukan promosi 4. Threat (Ancaman) a. Kemampuan pesaing dalam pengembangan pasar b. Kemampuan pesaing dalam mengusai jaringan pasar c. Kemampuan dan kompetensi SDM pesaing 3.2 Risk Management Step 1 : System Characterization 1. People: system dibuat oleh pendor guna mendukung operasional toko, dan dioperasikan oleh petugas toko yang direkrut dari luar dengan terlebih dahulu ditraining guna memahami tugas dan kewajibannya. Sedangkan pengguna data dan informasi yang dihasilkan adalah pihak yang berkepentingan diantaranya pemilik toko, auditor, dll. 2. System mission: a. Hanya petugas yang mempunyai akses yang dapat masuk kedalam system b. Petugas disertai dengan tanda pengenal dan password c. Daftar barang terdata dengan rapi d. Setiap transaksi yang dilakukan akan langsung berinteraksi dengan informasi yang berkaitan baik itu persediaan barang, keuangan, penjualan, pengeluaran e. Setiap akhir bulan harus ada laporan dari masing-masing petugas baik itu dalam bentuk file mapun dalam bentuk hard copy Information-Gathering Techniques Untuk mengumpulkan informasi yang relevant dari system IT dan lingkungan operasional mempergunakan teknik yang dinamakan dengan on-site Interview. Interview dilakukan untuk mengumpulan informasi yang berguna mengenai system IT. Dimana pertanyaan yang dilontarkan saat interview diantaranya: a. Siapa yang berhak sebagai pengguna? b. Apa yang menjadi misi dari pengguna? c. Bagaimana hal penting dari system dapat mendukung operasi perusahaan?
II. METODOLOGI PENELITIAN Metodologi yang akan digunakan untuk perencanaan pengembangan sistem informasi bengkel menggunakan: 1. Kajian literatur yang berhubungan dengan perancangan sistem informasi untuk pengembangan sistem berbasis teknologi informasi, risk management Jasa (bengkel) 2. Melakukan analisa mengenai kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan dari bengkel (SWOT analisis) 3. Identifikasi peluang resiko yang mungkin terjadi pada penerapan teknologi informasi didunia bisnis,
2
Jurnal Sistem Komputer Vol- 4 Maret 2016
ISSN: 2406-7733
d. Informasi apa yang dibutuhkan oleh organisasi? e. Informasi apa yang dikumpulkan mengenai konsumen, proses, penyimpanan dan bagaimana memperolehnya kembali secara mudah? f. Hal penting apa dari informasi yang dapat mendukung misi organisasi? g. Tipe apa informasi yang disimpan? Output dari Step 1 : System IT yang diperlukan oleh Bengkel “X” adalah system informasi yang memuat data mengenai keuangan, persediaan barang, penjualan, pengeluaran. Dimana setiap pengguna yang akan memakai sistem harus mempunya akses terlebih dahulu guna menjamin kemana dan integritas data. Pihak yang berkepentingan dalam menggunakan informasi yang dihasilkan adalah pemilik, manajemen, akuntan. Step 2 : Threat Identification 1. Threat-Source Identification. Ancaman bisa datang dari pengguna yang tidak mempunyai akses untuk menggunakan system IT. 2. Motivation and Threat Actions. Mempergunakan ID sembarang guna mencari data yang berkaitan dengan informasi operasional organisasi. Dimana tujuannya untuk mendapatlkan informasi yang berguna bagi dirinya. Misalnya informasi daftar kode barang. Dengan adanya ID yang tidak dikenal melakukan akses berulang kali dapat menyebabkan kerusakan system. Output Step 2: Penilaian terhadap ancaman yang dapat mengganggu terhadap system kita. Dimana ancaman yang cukup potensial yang dapat menganggu system kita dianataranya adalah kejahatan computer, dan mata-mata yang dilakukan oleh para pesaing. Step 3 : Vulnerability Identificationn Analisa keamanan system IT, control keamanan, cara yang digunakan untuk melindungi system. System keamanan menggunakan password. Dengan menggunakan password/pin untuk mendapatkan akses dengan tingkat kesalahan password sampai 3 kali. Apabila telah melewati batas yang ditentukan maka system secara otomatis system memprotek sendiri. Maka apabila sudah memprotek, untuk mengaktifkan kembali system tersebut, maka ada system keamanan lain. Vulnerability Sources Hardware, software yang illegal, virus, dari manusia adalah karyawan dan pihak luar Output Step 3 : Daftar yang dapat menyebabkan suatu system mudah terkena resiko: 1. Hardware 2. Software illegal 3. Virus 4. Pihak luar Step 4 : Control Analysis 1. Control Methods. Metode teknis: menjalankan suatu software secara nonstop selama kurun waktu tertentu. Metode non tekns: penerpan
system operasional prosedur (SOP) penggunaan baik computer server maupun computer client 2. Control Categories. Preventive control: password/PIN dan ditetapkannya SOP Detective control: pengecekan secara berkala 3. Control Analysis Technique. Perubahan password secara berkala Output level 4: Daftar control: meliputi prosedur penggunaan system, password, SOP Step 5 : Likelihood Determination Motivasi: adanya keinginan dari pihak luar untuk mengetahui dan memanipulasi data perusahaan. Sifat alami : percobaan memasuki system secara berulang kali dapat menyebabkan kerusakan system itu sendiri Efektifitas control: control yang ada saat ini cukup mampu untuk melakukan perlindungan terhadap system Output level 5: Penilaian kemungkinan diperkirakan berada pada level medium, sebab diperkirakan dengan adanya perubahan password/PIN secara berkala maka proteksi data dapat selalu terjaga Step 6 : Impact Analysis Tingkat kerugian Integrity: apabila integritas data tidak terjaga dengan baik, maka kemungkinan besar terjadi manipulasi/penghancuran data perusahaan oleh pihak luar. Tingkat kerugian Avaibility: dengan adanya manipulasi data yang mungkin terjadi dapat berdampak terhadap kegagalam misi perusahaan, karena pihak manajemen akan melakukan kesalahan dalam menentukan langkah yang akan diambil. Tingkat kerugian Confidentiality: dengan adanya manipulasi data yang dilakukan oleh pihak luar dapat mendatangkan kerugian bagi kredibilitas perushaan. Dampak yang mungkin ditimbulkan dari analisis adalah berada pada tingkat medium, hal ini didasarkan pada kenyataan yang akan timbul yaitu kerugian nyata berupa asset dan sumber daya, dapat menggagalkan pencapain misi, merusak reputasi, menimbulkan dendam. Output level 6: analisis dampaknya berada pada tingkat medium Step 7 : Risk Determination 1. Risk-Level Matrix 2. Description of Risk Level Output level 7: Resiko berada pada level Medium Step 8 : Control Recommendation Rekomendasi Keperluan Sistem (System Requirement recomended) Sistem dapat berfungsi sebagai berikut: 1. Menyediakan hak untuk diakses secara komprehensif, sehingga karyawan, dapat mengakses dengan tingkat keamanan yang baik 2. Data dimasukan dan dimunculkan dapat dalam bentuk “hard copy”, melalui scanner yang disiapkan dalam bentuk file yang logis Risk Mitigation 1. Risk Mitigation Options. Pengurangan resiko yang dipilih adalah meted Risk Planning, dimana resiko dikelola dengan cara mengembangkan
3
Jurnal Sistem Komputer Vol- 4 Maret 2016
2.
3. 4. 5.
ISSN: 2406-7733
peringanan resiko melalui prioritas, menerapkan, dan memelihara kontrol Risk Mitigation Strategy. Resiko diidentifikasi untuk diklasifikasikan sesuia dengan tingkatan yang ada dengan tujuan untuk menentukan prioritas penanganan. Approach for Control Implementation Cost-Benefit Analysis Residual Risk
memudahkan bengkel dalam memenuhi kebutuhan akan spare-part maupun hal lain yang dianggap dapat mengganggu kualitas pelayanan kepada konsumen. Langkahdalam pengembangan ini adalah: a) Melakukan penjualan spare-part lebih murah dibandingkan dengan penjualan kepada konsumen b) Memberikan toleransi waktu dalam pembayaran pembelian spare-part c) Saling berbagi informasi mengenai harga spare-part terbaru dengan para pesaing 4.2 Faktor Perencanaan Yang temasuk ke dalam faktor perencanaan dalam rencana induk pengembangan adalah: 1. Bagian layanan konsumen 2. Kasir 3. Montir 4. Bagian gudang 5. Bagian administrasi 6. Sarana prasarana 4.3 Strategi Perencanaan Strategi perencanaan bersifat konsepsional dan disesuaikan dengan tujuan dari bengkel x. Strategi yang dibuat berkaitan dengan : 1. Membuat konsep yang ideal untuk dapat mewujudkan rencana yang ditetapkan 2. Penetapan rencana, kebijakan serta sasaran yang ditetapkan bersifat operasional 3. Penanaman kesadaran dan pengembangan sikap yang baik, dibangun dari seluruh personel bengkel yang dimulai dari pemilik, layanan konsumen, montir, bagian kasir, bagian gudang dan bagian administrasi. Balance score card dapat membantu memperjelas faktor-faktor yang dibutuhkan dalam membangundanmenetapkan rencana strategi. Berikut alur strategi yang mejelaskan strategi yang diusulkan untuk bengkel x:
IV. HASIL PENELITIAN Selama ini bengkel x berdasarkan hasil analisis belum mempunyai misi dan visi yang jelas dalam menjalankan usahanya. Untuk itu penulis mencoba untuk mengusulkan misi dan visi yang diharapkan dapat menjadi patokan bengkel x dalam menjalankan usahanya. MISI: 1. Memperluas jaringan pasar >75% 2. Memberikan pelayanan terbaik 3. Membuat pelanggan nyaman 4. Memberikan pelayanan jasa terbaik 5. Memudahkan pelanggan memperoleh sparepart VISI : ”Menjadi Bengkel Motor Dengan Pelayanan Terbaik di Kota Serang”. 4.1 Rencana Pengembangan Strategi perencanaan yang dibuat harus dilakukan secara akurat dan berwawasan kedepan dalam mengantisipasi pergerakan para pesaing, perencanaan yang dibuat: 1. Penyempurnaan pelayanan. Langkah yang ditempuh untuk penyempurnaan pelayanan: a) Memberikan perhatian kepada para konsumen tanpa melihat latar belakang konsumen b) Pelayanan yang diberikan sesuai dengan kebutuhan konsumen c) Informasi yang jelas mengenai kerusakan dari kendaraan yang sedang diperbaiki d) Informasi harga spare-part sesuai dengan jenis dan tingkatannya 2. Penyempurnaan perbaikan. Langkah yang ditempuh untuk penyempurnaan perbaikan kendaraan: a) Montir dituntut untuk melakukan diagnosa kendaraan secara akurat b) Montir dituntut untuk memberikan penjelasan yang sebaik-baiknya kepada konsumen mengenai kondisi kendaraan c) Melakukan perbaikan kendaraan sebagus mungkin d) Memberikan pelatihan para montir dengan menyekolahkan kepada bengkel-bengkel resmi 3. Pengembangan pengabdian kepada lingkungan. Tujuan pengembangan ini adalah untuk memberikan rasa nyaman dan saling memahami kepada masyarakat sekitar akibat dari gangguan yang ditimbulkan oleh bengkel. Pengembangan ini meliputi: a) Penataan dan perbaikan lingkungan sekitar b) Peningkatan program pengabdian dalam arti kualitas maupun kuantitas 4. Pengembangan kerjasama dengan bengkel lain. Tujuan dari pengembangan ini adalah untuk
Penyusunan Strategy Map
4
Jurnal Sistem Komputer Vol- 4 Maret 2016
ISSN: 2406-7733
V. KESIMPULAN Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan penulis dapat menarik kesimpulan: 1. Bengkel x belum mempunyai standar operasional yang jelas dalam melayani konsumen yang memperbaiki kerusakan kendaraannya. Sehingga konsumen sering merasa tidak nyaman ketika datang ke bengkel x. 2. Bengkel x selama ini belum mempunyai strategi bisnis dalam menjalankan usahanya, sehingga tidak mempunyai patokan yang jelas dalam menjalankan operasional sehari-hari. 3. Belum adanya sistem pengolahan data bengkel yang memiliki pengaruh dan kontribusi yang besar yang mampu memberikan pola / acuan apabila pihak bengkel ingin mengembangkan usahanya. VI. DAFTAR PUSTAKA [1] Biromo, Prima A., (2009), Managing Initiatives and Risk, Certified Strategy Execution Professional Seminar, Surabaya [2] Diah, Anie Wahyuning, (2003), Perancangan Sistem Kinerja pada Bank X dengan Balanced Scorecard. Tugas Akhir, Teknik Industri ITS Surabaya. [3] Jogiyanto, HM. (2005). Sistem Teknologi Informasi. Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Edisi II, Penerbit Andi, Yogyakarta. [4] Kaplan. Robert. Norton. David. (2001). Strategy Maps – Converting Intangible Assets into Tangible Outcomes [5] Maharani, Ucik (2007). Manajemen Risiko di Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya. Tesis, Teknik Industri ITS, Surabaya [6] McLean, Turban, Wetherbe. (1996). Information Technology for Management Improving Quality and Productivity, John Wiley & Sons, LTD New York. [7] Moleong, Lexy J., (2007). Metodologi Penelitian Kualitatif. Remaja Rosadakarya. Bandung. [8] Rangkuti, Freddy. 2000. Analisis Swot Teknik Membedah Kasus Bisnis. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. [9] Sugiyono, Prof, Dr. (2008). Metode Penelitian Kualitatif kuantitatif dan R&D. Alfabeta. Bandung.
5
Jurnal Sistem Komputer Vol- 4 Maret 2016
ISSN: 2406-7733
[10] Ward, John , Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning for Information systems, 3rd Edition, John Wiley & Sons, LTD England. [11] Woods, Margaret, (2009), A Contigency Theory Perspective on The Risk Management Control System Birmingham City Council, Nottingham University Business School, England.
[12] Yuwono, Sony, Edy Sukarno dan Muhammad Ichsan, (2007). Petunjuk Praktis Penyusunan Balanced Scorecard . Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama [13] Zein, Hongky, (2009), Performance management and change management PT. Ciputra Surya Tbk
6
