Jurnal Kompilasi Ilmu Ekonomi INDEKS DOW JONES INDUSTRIAL AVERAGE, INDEKS HANG SENG, TERHADAP INDEKS HARGA SAHAM GABUNGAN (IHSG) BURSA EFEK INDONESIA

JURNAL KOMPILEK Jurnal Kompilasi Ilmu Ekonomi Aris Sunandes/ KEPUTUSAN INVESTASI DI BEI DENGAN Septika Sari Indrawati PENILAIAN HARGA SAHAM (Studi Kasus Perusahaan Food and Beverages) Hanif Yusuf Seputro

PENGARUH TINGKAT SUKU BUNGA SBI, INDEKS DOW JONES INDUSTRIAL AVERAGE, INDEKS HANG SENG, TERHADAP INDEKS HARGA SAHAM GABUNGAN (IHSG) BURSA EFEK INDONESIA

Yuyung Rizka Aneswari

EVALUASI IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN (Studi Kasus pada Hotel Patria Palace Blitar)

Rumanintya Lisaria Putri

HUBUNGAN MODEL KEPEMIMPINAN MANAJER DAN MOTIVASI KARYAWAN TERHADAP PRESTASI KERJA KARYAWAN PT. KITA PRATAMA BLITAR

Dedis Eko Setiawan

ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TINGKAT PENDAPATAN PETANI JAGUNG DI KABUPATEN BLITAR (Studi Kasus Desa Wates Kecamatan Wates Kabupaten Blitar)

JURNAL KOMPILEK

Kukuh Suwandi Putro

ANALISIS HUBUNGAN ANTARA LABA AKUNTANSI DAN LABA TUNAI DENGAN DEVIDEN KAS PADA PERUSAHAAN PERBANKAN YANG TERDAFTAR DI BEI

Heru

PENERAPAN BALANCED SCORECARD SEBAGAI TOLOK UKUR PENGUKURAN KINERJA PADA BADAN USAHA BERBENTUK RUMAH SAKIT (Studi Kasus Pada RSD. Mardi Waluyo)

[Vol 4, No. 1]

Hal. 1 - 96

Juni 2012

ISSN 2088-6268

Diterbitkan oleh: LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT (LPPM) SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI KESUMA NEGARA BLITAR Jl. Mastrip 59 Blitar 66111, Telp./Fax : (0342) 802330/813788 Email : [email protected]

[STIE KESUMA NEGARA BLITAR]

1

Vol. 4, N0. 1, Juni 2012

ISSN 2088-6268

JURNAL KOMPILEK Jurnal Kompilasi Ilmu Ekonomi

Daftar Isi : Aris Sunandes/ KEPUTUSAN INVESTASI DI BEI DENGAN Septika Sari Indrawati PENILAIAN HARGA SAHAM (Studi Kasus Perusahaan Food and Beverages) (Hal 1-11) Hanif Yusuf Seputro

PENGARUH TINGKAT SUKU BUNGA SBI, INDEKS DOW JONES INDUSTRIAL AVERAGE, INDEKS HANG SENG, TERHADAP INDEKS HARGA SAHAM GABUNGAN (IHSG) BURSA EFEK INDONESIA (Hal 12-26)

Yuyung Rizka Aneswari

EVALUASI IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN (Studi Kasus pada Hotel Patria Palace Blitar) (Hal 27-52)

Rumanintya Lisaria Putri

HUBUNGAN MODEL KEPEMIMPINAN MANAJER DAN MOTIVASI KARYAWAN TERHADAP PRESTASI KERJA KARYAWAN PT. KITA PRATAMA BLITAR (Hal 53-62)

Dedis Eko Setiawan

ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TINGKAT PENDAPATAN PETANI JAGUNG DI KABUPATEN BLITAR (Studi Kasus Desa Wates Kecamatan Wates Kabupaten Blitar) (Hal 63-70)

Kukuh Suwandi Putro

ANALISIS HUBUNGAN ANTARA LABA AKUNTANSI DAN LABA TUNAI DENGAN DEVIDEN KAS PADA PERUSAHAAN PERBANKAN YANG TERDAFTAR DI BEI (Hal 71-83)

Heru

PENERAPAN BALANCED SCORECARD SEBAGAI TOLOK UKUR PENGUKURAN KINERJA PADA BADAN USAHA BERBENTUK RUMAH SAKIT (Studi Kasus Pada RSD. Mardi Waluyo) (Hal 84-96)

iii

Jurnal Kompilek Vol. 4 No. 1 Juni 2012 Hal 27-52 Evaluasi Implementasi Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan (Studi Kasus pada Hotel Patria Palace Blitar) Yuyung Rizka Aneswari Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Kesuma Negara Blitar Abstract: The aim of implementation of good Accounting Information System (AIS) is to received good financial information for management necessary. AIS have a very close relationship with the organizational structure and company’s operational. This reserach have a goal to evaluate the implementation of AIS revenue cycle of the Hotel Patria Palace Blitar. This research is a descriptive studi. So this study focuses on the recent condition of the Hotel Patria Palace that obtained from interviewing, collecting the document and observing process. Then, this condition will be evaluated and analyzed give an alternative as solution for problem that exist. Based on the result of the research, the problem of revenue cycle at the hotel Patria Palace is the weakness of internal control. That weakness need to be fixed by new organization structure, management regulation, accounting regulation and procedure operational standart. The solution from the researcher can be implemented by front office of Hotel Patria Palace. Key word : Accounting Information System, Revenue Cycle, Organization Structure, Management Regulation, Accounting Regulation I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Perhotelan merupakan salah satu lini bisnis yang memiliki prospek bagus seiring perkembangan bisnis global disertai pula oleh perkembangan pariwisata tiap daerah. Hal ini ditandai dengan makin bertambah banyak jumlah hotel di tiap daerah. Diperkirakan persaingan bisnis hotel ini akan semakin ketat, oleh karena itu sebuah hotel harus memiliki sebuah sistem yang mampu untuk memberikan sebuah pelayanan yang terbaik kepada customer dan sistem yang mampu mengatur segala siklus transaksi yang ada di dalam sebuah hotel sehingga menghasilkan sebuah informasi keuangan yang informatif. Hotel tempat peneliti melakukan penelitian merupakan salah satu hotel yang terletak di kota Blitar. Sebuah usulan desain sistem operasional yang baru sangat diperlukan untuk mendukung proses akuntansi di dalam unit Front Office ini secara khusus dalam hal pencatatan, pertanggungjawaban, dan pelaporannya serta unit-unit yang lain yang ada di Hotel Patria Palace seperti siklus penggajian, manajemen aktiva tetap, logistik, manajemen kas dan general ledger (GL), sebab secara kolektif proses bisnis utama dan pendukung mencakup keseluruhan rantai nilai (value chain) kegiatan yang mana pada akhirnya rantai nilai tersebut merupakan cara pandang mengenai kegiatan perusahaan yang dimaksudkan untuk menganalisis keunggulan daya saing perusahaan. Oleh karena itu peneliti berusaha untuk melakukan evaluasi

terhadap sistem yang ada di Front Office Hotel Patria Palace saat ini untuk kemudian memberikan solusi dalam memperbaiki sistem yang ada pada Front Office Hotel Patria Palace. Hasil evaluasi pada siklus pendapatan Front Office Hotel Patria Palace ini kemudian ditulis dalam sebuah jurnal penelitian yang berjudul: “Evaluasi Implementasi Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan (Studi Kasus pada Hotel Patria Palace Blitar)” B. Rumusan Masalah 1. Bagaimana sistem yang sedang berjalan pada Siklus Pendapatan bagian Front Office (FO) yang di Hotel Patria Palace Blitar saat ini? 2. Apakah terdapat kelemahan dari sistem yang sedang berjalan tersebut? 3. Bagaimana usulan desain sistem manual untuk bagian Front Office (FO) yang sesuai bagi Hotel Patria Palace Blitar? C. Batasan Masalah Peneliti membatasi penelitian ini khusus pada Siklus Pendapatan yang berhubungan dengan pendapatan penyewaan kamar, ruang rapat/paket rapat. Dalam Hotel Patria Palace ini bagian yang bertanggungjawab dengan pendapatan yang berhubungan dengan penyewaan ruang adalah Front Office. D. Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah yang diajukan dalam penelitian, maka tujuan penelitian ini adalah :

27

Jurnal Kompilek Vol 4 No 1 Juni 2012

a. b. c.

Untuk memahami sistem yang sedang berjalan di Hotel Patria Palace saat ini. Untuk mengetahui apakah terdapat kelemahan dari sistem yang sedang berjalan di Hotel Patria Palace saat ini. Untuk memberikan usulan sebuah sistem manual yang baru yang sesuai dengan Hotel Patria Palace.

II. TELAAH LITERATUR Data dan informasi memiliki hubungan yang sangat erat. Hoffer et al (2002 : 5) menghubungkan keeratan hubungan antara data dan informasi ke dalam sebuah definisi dari informasi, yaitu bahwa informasi berasal dari data yang telah diproses dengan suatu cara sehingga dapat meningkatkan pengetahuan bagi orang yang menggunakannya. Menurut Mulyadi (2001) sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahan. Sedangkan menurut Marshall B. Romney and Paul John Steinbart (2000 : 2) sebuah sistem adalah satu set yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang tidak terhubung yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Definisi sistem informasi menurut Wilkinson (1993) adalah suatu kerangka kerja di mana sumberdaya yang ada dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), untuk mencapai sasaran-sasaran perusahaan. Marshall B. Romney and Paul John Steinbart (2000 : 2) menyebutkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) terdiri dari manusia, prosedur dan teknologi informasi yang saling berelasi dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan, yang terdiri dari pelaku, serangkaian prosedur dan teknologi informasi. Tujuan SIA Siklus Pendapatan Hotel: 1. Mencatat pesanan penjualan secara tepat dan akurat. 2. Memverifiksi kelayakan konsumen untuk mendapatkan kredit. 3. Mengirimkan barang atau melakukan jasa sesuai dengan waktu yang telah disepakati. 4. Menagih biaya untuk barang dan jasa secara tepat waktu dan akurat. 5. Mencatat dan mengelompokkan kas yang diterima secara tepat dan akurat. 6. Memposting penjualan dan penerimaan kas ke dalam akun yang sesuai. 7. Menjaga produk dan kas sampai pertukaran selesai dilakukan. Dalam AICPA disebutkan bahwa pengendalian internal ini berperan sebagai sebuah pengawasan internal yang meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara

serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu. Pengendalian internal ini merupakan sebuah cara untuk menekan atau mengurangi terjadinya kesalahan, kecurangan atau moral hazard yang dapat dilakukan oleh karyawan maupun pimpinan di dalam suatu organisasi. Macam-macam risiko yang berhubungan dengan siklus di dalam suatu perusahaan yaitu (Wilkinson at al, 2000): 1. Kesalahan yang tidak disengaja. Kesalahan semacam ini timbul secara tidak sengaja dan acak. Kesalahan semacam ini biasanya timbul karena kurangnya pengetahuan karyawan sebagai akibat training yang diberikan kepadanya tidak memadai. Namun, kesalah ini bisa juga terjadi akibat kelelahan dan kurang hati-hati dalam bekerja. 2. Kesalahan yang disengaja. Kesalahan sengaja dilakukan salah satu pihak untuk mendapatkan keuntung pribadi. 3. Kehilangan aset secara tidak disengaja. Kehilangan semacam ini terjadi karena kecerobohan dalam meletakkan aset di tempat yang tidak semestinya. 4. Pencurian aset. Pencurian ini dapat dilakukan baik oleh pihak dari luar maupun dari dalam perusahaan. 5. Pelanggaran keamanan. Ada pihak yang sebenarnya tidak memiliki akses terhadap suatu file data dan laporan namun dapat mengaksesnya. 6. Aksi kekerasan atau bencana alam. Beberapa aksi kekerasan dan bencana alam dapat mengakibatkan kerusakan pada aset perusahaan termasuk data yang bisa berakibat pada terhentinya operasi bisnis dan bahkan membuat perusahaan jatuh bangkrut. Pengendalian dalam Siklus Pendapatan, meliputi: 1. Seluruh aktivitas penjualan telah dicatat secara lengkap dan akurat. 2. Semua retur penjualan dan potongannya telah dicatat secara akurat. 3. Semua kas yang diterima telah dicatat secara lengkap dan akurat. 4. Semua transaksi penjualan dan penerimaan kas telah diposting ke akun yang tepat. 5. Semua catatan akuntansi, persediaan barang dagang, dan kas dijaga dengan baik.

28


Laporan manajemen atau manajerial merupakan bentuk sistem pertanggungjawaban kepada manajemen tingkat atas yang memiliki pengaruh dalam menentukan keputusan. Informasi yang termasuk dalam laporan manajerial ini sangat bermanfaat dalam pengambilan keputusan yang penting bagi lajunya perusahaan. Sebagai contoh, informasi yang dapat diperoleh dari transaksi Siklus Pendapatan ini adalah digunakan untuk pengambilan keputusan mengenai pertimbangan penambahan kamar, pemberian diskon kamar atau pengadaan even yang dapat meningkatkan pendapatan perusahaan. III. METODE PENELITIAN Penelitian ini termasuk dalam penelitian kualitatif atau deskriptif yang dilaksanakan di sebuah entitas bisnis Hotel yang lokasinya di Kota Blitar akhir 2008 sampai dengan pertengahan 2009. Fokus penelitian ini lebih ditujukan pada usulan proses bisnis yang tepat guna bagi Hotel Patria Palace tujuannya untuk menghasilkan informasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan manajemen serta untuk menutup semua celah kemungkinan bagi seluruh bagian manajemen untuk bertindak curang. Penelitian ini dibatasi pada siklus penghasilan (bagian Front Office) saja yang berasal dari aktivitas penjualan kamar di Hotel X. Data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah data primer antara lain struktur organisasi, prosedur di dalam siklus Front Office, kebijakan manajemen dan akuntansi terkait dengan siklus Front Office, bukti transaksi di dalam siklus Front Office dan laporan manajemen yang dihasilkan dari siklus Front Office. Data dalam penelitian ini diperoleh melalui wawancara, oservasi pengamatan langsung. Seluruh informasi dan data yang telah diperoleh kemudian dianalisis dan dievaluasi. Selanjutnya dari hasil analisa dan evaluasi tersebut dibuat usulan struktur organisasi dan kebijakan manajemennya. Berdasarkan struktur organisasi dan kebijakan manajemen yang baru tersebut selanjutnya dibuat rancangan desain sistem manual dengan menggunakan bantuan Ms. Visio.

jasa perhotelan yang berada di kota Blitar, Jawa Timur. Posisi Hotel berada dekat dengan area kampus STIE Kesuma Negara Blitar dan kantor pemerintahan Blitar. Lokasinya tepat berada di pusat kota Blitar, sehingga pangsa pasarnya mayoritas adalah tamu pemerintah Blitar. 2. Gambaran Struktur Organisasi Hotel Patria Palace Struktur Organisasi (SO) adalah salah satu informasi penting dalam sebuah perusahaan, sebab struktur organisasi dapat digunakan untuk mengidentifikasikan beberapa hal, antara lain: 1. Skala perusahaan. 2. Profit center yang ada di perusahaan. 3. Karyawan yang dibutuhkan perusahaan 4. Job Description suatu bagian dan juga karyawan 5. Jenjang otoritas Sebelum membahas mengenai Bagan SO yang ada di Hotel Patria Palace saat ini, maka peneliti akan menunjukkan jumlah karyawan yang ada saat dilakukan penelitian, yaitu disajikan pada Tabel 1 berikut: Tabel 1. Data Karyawan Hotel Patria Palace Unit

∑

Status

Manajer

1

Karyawan

Supervisor

1

Karyawan

Sekretaris Manajer

1

Karyawan

Accounting Department

4

Karyawan

Front office Department

4

Karyawan

House Keeping

4

Karyawan

F&B Department

9

Karyawan

Engineering

2

Karyawan

Security and Bellman

3

Karyawan

Total Karyawan

29 Sumber: Wawancara yang sudah diolah dengan Supervisor Hotel Patria Palace

IV. HASIL DAN ANALISIS PENGUJIAN A. Gambaran Umum Hotel Patria Palace 1. Sejarah dan Latar Belakang Hotel Patria Palace Perusahaan yang dijadikan objek analisa oleh peneliti terletak di pusat Kota Blitar. Perusahaan tersebut adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang

29


B. Evaluasi terhadap Struktur Organisasi dan Deskripsi Kerja 1. Adanya Perangkapan Jabatan pada Fungsi yang Memiliki Tugas dan Wewenang Saling Mengontrol Dalam pelaksanaannya, di dalam Hotel Patria Palace terjadi beberapa perangkapan tanggungjawab karena keterbatasan jumlah sumber daya manusia Hotel Patria Palace. Perangkapan tanggungjawab tersebut antara lain: 1. Manajer sekaligus berperan melakukan fungsi pemasaran. 2. Supervisor sekaligus mengepalai Departemen Front office. 3. General Cashier sekaligus mengepalai HRD praktis juga melakukan pembayaran gaji kepada karyawan. 4. Income Audit dan Acount Receivable dilaksanakan oleh satu orang yang sama termasuk juga melakukan book keeper. 5. Cost Control berfungsi mencari vendor atau supplier sekaligus membuat kontrak harga, melakukan pemesanan barang, menerima barang, memeriksa barang yang telah diterima apakah telah sesuai dengan spesifikasi sekaligus melakukan manajemen terhadap seluruh persediaan. Perangkapan tanggungjawab seperti ini juga memiliki kelemahan dalam pengendalian internalnya, jika proses penetapan kontrak harga, pemesanan dan

penerimaan barang dilakukan oleh satu karyawan yang sama, maka sangat rawan dilakukan manipulasi atau mark up harga barang dan mark up jumlah pemesanan barang. Perangkapan tanggungjawab dalam kondisi tertentu tidak masalah dilakukan, asalkan perangkapan tersebut tetap memperhitungkan pengendalian internal agar tidak terjadi moral hazard oleh karyawan bersangkutan. 2. Adanya Ketidakjelasan Wewenang dan Tanggungjawab dalam Praktek operasional Hotel Patria Palace Berdasarkan observasi dan wawancara yang telah dilakukan, maka ditemui dua masalah utama yang berhubungan dengan lemahnya pengendalian internal dalam hal pengendalian terhadap penerimaan kas di Front office, permaslahn tersebut antara lain: 1. Tidak ada pelaporan jumlah kas pershift tiap terjadi pergantian shift. 2. Tidak ada penalti atau punishment jika ada selisih jumlah cash on hand dengan jumlah kas yang ada di laporan. 3. Jenjang otorisasi yang kurang memadai untuk pengendalian internal. Permasalahan lain yang terjadi adalah berkaitan dengan penyempurnaan di dalam proses bisnisnya agar lebih efektif, sehingga lebih memudahkan dalam segi pengendalian internalnya dan pelaporan keuangannya, misalnya mengenai jumlah formulir yang berlebihan atau kurang yang

30


mana formulir tersebut penting keperluan arsip dan pelaporan.

untuk

3. Evaluasi terhadap Operasional Siklus Pendapatan Hotel Patria Palace a. Evaluasi terhadap standar operasional prosedur Reservasi kamar dan ruang rapat (Member/Non Member) Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, maka peneliti melakukan evaluasi atas prosedur manual yang sedang berjalan saat ini di Hotel Patria Palace. Terjadi beberapa kelemahan dan kekurangan dari prosedur manual yang terdapat di Hotel Patria Palace yaitu antara lain : a) Pembayaran deposit tidak perlu dicatat di form tertentu berupa Cash Receipt, tetapi langsung saja dicantumkan di Reservation form. b) Bagi calon tamu NON-MEMBER yang melakukan reservasi kamar tidak perlu ditanyakan apakah ingin membayar deposit atau tidak, tetapi langsung diminta untuk membayar deposit. c) Reservasi ruang rapat maupun paket rapat meskipun MEMBER harus diminta deposit, sebab menyangkut acara yang melibatkan banyak orang dan ada tanggungjawab untuk menyediakan makanan dan minuman sehingga risikonya lebih besar. b. Evaluasi terhadap standar operasional prosedur Pembatalan reservasi Di dalam prosedur manual pembatalan reservasi harus mengakomodasi untuk pembatalan yang hanya melalui telepon, sehingga pihak hotel juga harus bisa melakukan pengembalian deposit secara transfer untuk pembatalan reservasi sebelum hari H. Pembatalan reservasi untuk ruang rapat atau paket rapat, meskipun pembatalan dilakukan sebelum hari H, akan tetap diberlakukan tidak ada pengembalian deposit atas pemesanan makanan. c. Evaluasi terhadap standar operasional prosedur Check In Kamar dan Ruang Rapat Check In kamar tanpa reservasi yang dilakukan oleh pelanggan yang NonMember maka petugas Front office meminta sejumlah deposit. Pembayaran sejumlah deposit tidak perlu ditulis di Cash Receipt, tetapi langsung dimasukkan pencatatannya di Registration form.

d. Evaluasi terhadap Kemungkinan Tamu Pindah Kamar Dari hasil observasi, maka peneliti merasa bahwa perlu dibuat prosedur manual baru untuk mengakomodasi tamu yang berkeinginan pindah kamar. C. Solusi atas permasalahan sistem Dari permasalahan yang ada di lapangan, maka peneliti menawarkan solusi untuk Hotel Patria Palace dengan membuat usulan SO (Struktur Organisasi), usulan SOP (Standar Operasional Prosedur), usulan kebijakan akuntansi yang baru, membuat usulan kebijakan manajemen baru untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pada jalannya proses bisnis di Front office Hotel Patria Palace. 1. Kebijakan Manajemen Usulan a. Kebijakan Umum Manajemen 1. Semua formulir sudah pre-numbered tercetak dengan ketentuan sebagai berikut : [Tahun – 2 Digit] – [Inisial nama form] – [No Urut 6 Digit], Contoh: 09 – BKK – 000001 Ket: Untuk 6 digit terakhir setiap pergantian tahun, harus dimulai dari nomor urut 1 2. Untuk tamu yang ingin pindah kamar, maka prosedurnya adalah dimulai dari tamu tersebut Check In tanpa Reservasi dengan kamar yang baru. 3. Jumlah kas house bank adalah yang harus ada di kasir Front office adalah Rp.300.000 4. Tawarkan lebih dahulu jenis kamar yang termahal beserta kelebihannya, kemudian kamar superior dan kamar standar. 5. Semua incoming call ditangani oleh Front office. 6. Tingkat deposit berlaku sama untuk seluruh tamu yang ccorporate maupun yang non-corporate perbedaannya hanya yang cororate boleh menunda pelunasan sewa kamar atau ruang rapat. b. Kebijakan Manajemen Reservasi 1. Meng-update reservasi setiap harinya oleh shift pertama. 2. Harga kamar sudah termasuk pajak (nett). 3. Untuk reservasi yang belum membayar deposit, pihak hotel berhak menjual kamar pada pihak lain yang telah membayar deposit jika ketika dikonfirmasi tamu yang sebelumnya telah reservasi tidak memberi tanggapan positif (kecuali lembaga yang memiliki kerja sama).

31


4. Semua incoming call yang berhubungan dengan pemesanan kamar ditangani oleh Front office. 5. Untuk tamu personal dan lembaga yang tidak memiliki kerjasama dengan Hotel Patria Palace dimintakan deposit 100% selama rencana menginap. 6. Untuk lembaga yang memiliki kerja sama dengan Hotel Patria Palace bisa tanpa deposit. 7. Khusus untuk Reservasi Ruang Rapat dan Paket Rapat baik Member maupun Non-Member harus membayar sejumlah deposit. c. Kebijakan Manajemen Pembatalan Reservasi Pembatalan kamar max H-1 tidak terkena charge biaya, tapi kalau saat hari H terkena charge biaya 100% d. Kebijakan Manajemen Check in 1. Resepsionis harus mengkonfirmasi kedatangan tamu H-1 2. Untuk Check In Lembaga yang memiliki kerjasama dengan Hotel Patria Palace maka diusahakan meminta tanda bukti dari lembaga bersangkutan (surat tugas dan sebagainya). 3. Untuk lembaga bisa check in tanpa deposit. 4. Jika tamu check in kurang dari batas jam check in maka dianggap check in satu hari. 5. Jika tamu telat check in dari tanggal yang dipesan maka perhitungan tergantung dari batas check in perhari. Jika kurang dari batas jam check in maka dianggap telah menginap 1 hari, jika lewat dari batas jam check in, maka dianggap baru menginap pada saat itu.

tersedia namun harus reservasi kembali. Jika sudah bayar overtime maka pada saat guest bill akan didiskon sebesar tagihan overtime yang telah diminta. f. Kebijakan Manajemen Penagihan Piutang Penagihan piutang kamar ke lembaga maksimal 7 hari, jika lebih dari 7 hari maka dikenai denda sebesar 0,1 % per hari g. Kebijakan Manajemen Pergantian Shift 1. Ketetapan shift di Front office : Shift I : jam 06.00-14.00 Shift II : jam 14.00-22.00 Shift III : jam 22.00-06.00 2. Tiap pergantian shift, shift yang bertugas sebelumnya harus menulis memo mengenai hal-hal yang perlu dilakukan atau pesan lainnya di Log Book 3. Jika ada selisih Cash on Hand dengan kas di catatan maka shift yang bersangkutan harus menghitung dan meneliti ulang letak selisihnya, akan tetapi jika tetap terjadi selisih maka shift yang bersangkutan harus mengganti saat itu juga. Jika tidak memiliki uang untuk mengganti maka akan dipotong gaji pada bulan bersangkutan 4. Jika shift selanjutnya tidak datang tepat waktu, maka shift sebelumnya harus menunggu sampai shift penggantinya datang 5. Jika salah satu shift tidak masuk, maka dua shift yang masuk harus bernegoisasi untuk melakukan tugas 3 shift

e. Kebijakan Manajemen Check out 1. Check out maksimal jam 12.00 WIB 2. Persiapan Guest Invoice customer waktu check out harus selesai dalam waktu 5-10 menit 3. Setelah tamu check out, Front office menghubungi housekeeping agar segera membersihkan kamar tersebut untuk bisa disewakan 4. Reservation Front office mengambil tanda di nomor kamar yang ada di Guest Bill Rack yang sudah dibersihkan housekeeper. 5. Jika tamu check out lebih dari batas check out maka akan dikenakan tarif overtime. 6. Jika tamu yang check out melebihi batas overtime maka bisa tetap menginap selama kamar masih

32


h. Kebijakan Manajemen Reimburesement House Bank Untuk kasus kas di Front office benarbenar kurang dan harus segera melakukan Refund, maka prosedur Reimburesement saat itu bisa dengan langsung meminta uang di GC, dan prosedur Reimburesement yang benar dilakukan setelahnya i. Kebijakan Manajemen Pelaporan 1. Pengerjaan NAW mengenai rekapan kas, active bill dsb diharuskan benar dalam satu hari tersebut. Bila ada kesalahan dalam hal pengerjaan maka NAW maka shift yang bertugas wajib membenarkannya sebelum pulang. Jika waktu yang dipergunakan lebih dari jam kerja yang sudah ditetapkan maka terhitung dalam overtime 2. Penyetoran uang dilakukan oleh shift 3 di akhir jam kerja 3. Jumlah uang yang harus disetorkan ke GC adalah total transaksi, yang dimaksud total transaksi adalah income dikurangi paid out. 4. House bank tidak ikut dilaporkan dan diserahkan ke GC

j. Struktur Organisasi Usulan Gambar Struktur Organisasi Usulan dapat dilihat pada gambar 2 pada Struktur Organisasi baru yang telah dibuat tersebut ada banyak hal yang diubah dari Struktur Organisasi yang lama, antara lain adalah : 1) Penambahan grade salary di dalam SO untuk dasar penghitungan service charge. 2) Supervisor yang sebelumnya ada di bawah posisi Manajer dihilangkan, karena pada praktiknya fungsi Supervisor adalah menjalankan fungsinya khusus di Front office maka berdasarkan beberapa pertimbangan Supervisor tersebut lebih baik sekalian saja ditiadakan. 3) Dalam SO baru, kami membagi ada empat divisi utama, yaitu : Room Division, F&B Division, Marketing, dan Accounting, Logistic,&HRD Division. 4) Marketing dan Accounting, Logistic,&HRD Division langsung dipimpin oleh General Manajer.

33


2. Usulan Prosedur Manual Siklus Penghasilan a. Bagian-Bagian yang terkait Bagian-bagian yang terkait dengan prosedur penghasilan (Front office) adalah sebagai berikut: 1) Resepsionis, melayani Check in dan check out baik room maupun meeting room, bertugas melakukan konfirmasi kepada Bellman untuk segera menyiapkan kamar jika ada tamu yang akan check in. 2) Reservation, melayani Reservasi walk in baik room maupun meeting room. 3) Telephone Operator, menerima seluruh panggilan telepon yang masuk di Front office, melayani Reservasi by phone baik room maupun meeting room. 4) Cashier Front office, bertugas menyiapkan dan menjumlah seluruh tagihan tamu, menerima seluruh pembayaran dari tamu, melakukan paid out/refund, membuat laporan NAW (Night Audit Worksheet), SCR (Shift Cash Report), MCR (Month Cash Report) dan laporan-laporan lain yang berhubungan dengan keuangan internal Front office. 5) Room Captain, mengawasi kinerja karyawan Front office (khususnya yang berhubungan dengan pelayanan tamu), melakukan otorisasi terhadap jumlah kas yang tertera di Shift Cash report, membuat laporan manajemen yang berhubungan dengan kinerja Front office untuk dilaporkan ke General Manajer. 6) General Cashier, menerima uang dari Front office dan uang dari F&B, Laundry, dan Drugstore yang masuk melalui Front office, menerima laporan keuangan dalam bentuk NAW dan seluruh bukti transaksi, melakukan otorisasi terhadap NAW dan RoF. 7) Accounting, membuat bukti penagihan yang disebut Invoice yang digunakan oleh AR untuk menagih piutang ke Customer, menerima seluruh bukti transaksi Front office dari General Cashier. 8) Account Receivable (AR), melakukan penagihan piutang kamar, menyerahkan uang hasil penagihan ke Front office.

34


b. Reservasi Sewa Kamar Non Member

35


36


c. Reservasi Sewa Kamar (Member)

37


38


d. Reservasi Sewa Ruang Rapat atau Paket Rapat

39


40


e. Pembatalan Reservasi Kamar

41


42


f. Pembatalan Reservasi Ruang Rapat atau Paket Rapat

43


44


g. Check in Reservasi Member)

Sewa Kamar (Member dan

Tanpa Non-

45


46


47


h. Check in Reservasi Member)

Sewa Kamar dengan (Member dan Non

48


49


50


i. Tamu Pindah Kamar

V. KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN 1. Struktur organisasi yang ada saat ini memiliki banyak kelemahan, yakni akibat dari terbatasnya jumlah karyawan sehingga perangkapan jabatan untuk posisi-posisi yang rawan terjadi kecurangan serta jenjang otorisasi yang kurang memadai. 2. Terdapat beberapa kelemahan dari prosedur manual yang ada saat ini di Hotel Patria Palace, yakni: a. Tamu yang bukan member diperkenankan melakukan reservasi tanpa membayar deposit. b. Pada prosedur pembatalan reservasi, tidak mengakomodasi terhadap tamu yang melakukan pembatalan melalui telepon. c. Penggunaan formulir yang tidak perlu yaitu Cash Receipt, yaitu formulir yang dipakai petugas FO saat ini untuk mencatat penerimaan uang deposit dari tamu. Padahal setelah ditulis di formulir Cash Receipt, selanjutnya ditulis lagi di Formulir Reservation Form atau Registration Form. d. Jika terjadi perbedaan jumlah kas saat pergantian shift (jumlah kas kurang) tidak ada punishment atau

e. penalti yang bisa membuat jera petugas kasir Front Office. f. Uang hasil penjualan kamar atau ruang rapat tertahan selama 24 jam di kasir Front Office sebelum dilaporkan. 3. Hotel Patria Palace ini tidak memiliki kebijakan akuntansi dan jurnal standar tertulis yang bisa dijadikan dasar dalam transaksi operasional sehari-hari. Kebijakan akuntansi selama ini hanya merupakan suatu kebiasaan sehari-hari yang terus-menerus dipraktekkan dalam operasional Hotel Patria Palace. 4. Pendokumentasian arsip-arsip yang kurang memadai karena tidak tersimpan rapi dalam filing cabinet. B. SARAN Saran dari penulis berdasarkan karya tulis ini adalah : 1. Bahwa struktur organisasi, kebijakan manajemen dan proses bisnis manual usulan yang dibuat oleh penulis sebaiknya digunakan oleh Hotel Patria Palace untuk meningkatkan efektifitas perusahaan dalam kegiatan operasionalnya sehari-hari. 2. Usulan struktur organisasi, kebijakan manajemen dan proses bisnis manual yang dibuat oleh penulis dapat digunakan oleh penulis selanjutnya yang ingin mengembangkan penelitian ini menjadi sebuah software yang

51


sesuai dengan Hotel Patria terutama bagian Front Office.

Palace

VI. DAFTAR REFERENSI Bentley, Lonnei D. et.a. 2007. System Analysis and Design for the Global Enterprise. New York : The McGraw-Hill Companies. Inc. Bodnar, George H. and William S. Hopwood. 2003. Accounting Information Systems Ninth Edition. New Jersey : Pearson Education, Inc. Bodnar, George H. and William S. Hopwood. 2004. Accounting Information Systems Ninth Edition. New Jersey : Pearson Education, Inc. Buku Pedoman Karyawan Hotel Patria Palace (Hotel tempat penelitian) Fenni. 2009. Modul 6 Flowchart. (online), fenni.staf.gunadarma.ac.id/Downloads/ files/7726/flowchart.pdf diakses 15 Februari 2012) Firmansyah, Fajri. 2009. _____.(online),(www. ijobraya.com.wordpress.com diakses 28 April 2009 ) Firmanto, Yuki. 2008. Evaluasi Siklus Penghasilan dan Perancangan Software Database Management System Menggunakan Database Ms SQL Server 2000 dan Bahasa Pemrograman Ms Visual Fox Pro 9.0. (STUDI KASUS PADA HOTEL Patria Palace) (Skripsi Mahasiswa Fakultas Ekonomi Jurusan Akutansi Universitas Brawijaya Blitar). Gelinas Jr., Ulric J., Steve G.Sutton and James E. Hunton. 2005. Accounting Information Sistem 6th Edition. USA : Thomson – South Western Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ketiga. Jakarta : Salemba Empat. Hoffer, Jeffrey A. et.al. 2002. Modern Database Management 6th Edition. New Jersey : Prentice Hall. Ikhsan, Arfan dan Ida Bagus Teddy Prianthara. 2008. Sistem Akuntansi Perhotelan. Yogyakarta: Graha Ilmu. Indriantoro, Dr. Nur, M.Sc, Ak, Bambang Supomo, M.Si. Ak. 2002. Metodologi Penelitian Bisnis untuk Akuntansi dan Manajemen. Yogyakarta : BPFE-Yogyakarta ITJEN HUKUM. 2000. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 2000 tentang Perubahan atas Undangundang Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 1997 tentang Pajak dan Retribusi Daerah. (online), (http://www.pu.go.id/ITJEN/HUKUM/uu 34-00.htm diakses 8 April 2009) Laudon, Kenneth C. and Jane P. Laudon. 2000. Management

Information System 6th Edition. New Jersey : Prentice Hall. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Yogyakarta Pandiangan, Liberty. 2002. Pemahaman Praktis Undang-Undang Perpajakan Indonesia. Jakarta : Penerbit Erlangga. Rob, Peter and Carlos Coronel. 2009. Database System: Design, Implementation and Management 8th Edition. US : Thomson. Romney, Marshall and Paul John Steinbard. 2000. Accounting Information System 8th Edition. New Jersey : Prentice Hall, Inc. Silberschatz, Abraham et.al. 2002. Database System Concepts 4th Edition. New York : The McGraw-Hill Companies, Inc. Sulistiyono, Agus. Drs, M.Si. 2007. Teknik dan Prosedur Divisi Kamar pada Bidang Hotel. Bandung: CV. Alfabeta. Wilkinson, Joseph et.al. 2000. Accounting Information System 4th Edition. Hoboken, US: John Wiley & Sons. Inc. Wilkinson, Joseph W. 1993. Sistem Akuntansi dan Informasi jilid 1. Jakarta: Binarupa Aksara. Wilkinson, Joseph W. 1993. Sistem Akuntansi dan Informasi jilid 2. Jakarta: Binarupa Aksara. Wilkinson, Joseph W. 1993. Sistem Akuntansi dan Informasi jilid 3. Jakarta: Binarupa Aksara.

52

Jurnal Kompilasi Ilmu Ekonomi INDEKS DOW JONES INDUSTRIAL AVERAGE, INDEKS HANG SENG, TERHADAP INDEKS HARGA SAHAM GABUNGAN (IHSG) BURSA EFEK INDONESIA

Recommend Documents