Jurnal FASILKOM Vol.2 No.2, 1 Oktober 2004

Jurnal FASILKOM Vol.2 No.2, 1 Oktober 2004

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Front Office Hotel, Dengan Menggunakan Metode Object Oriented ( Studi Kasaus Pada Hotel Classic, PT Buana Mitra Usaha) Ditdit N. Utama, Robert Djuardi, Handy Wijaya, Ravi [email protected] Abstrak Tujuan penelitian ialah menganalisis dan merancang system informasi untuk pengelolaan front office dengan pendekatan objek. Metode penelitian menggunakan buku sebagai studi pustaka, riset terhadap objek penelitian sebagai studi lapangan, dan menggunakan metode analisis dan perancangan dengan menggunakan pendekatan objek menurut Mathiassen sebagai metode analisis yang digunakan. Hasil yang dicapai pada penelitian ini adalah penyelesaian masalah pada operasional front office dengan analisis dan perancangan system yang baru. Simpulan dari penelitian ini adalah sistem informasi baru yang dirancang dengan pendekatan objek mampu menangani masalah pada operasional front office. Kata kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi, Front Office, Object Oriented. Latar Belakang Perkembangan sistem informasi telah mempengaruhi seluruh sektor industri. Bidang perhotelan sebagai bagian dari industri pariwisata, juga tidak luput dari perkembangan sistem informasi. Tetapi dalam kenyataannya, pengembangan sistem informasi bagi bidang perhotelan menemui banyak masalah.

Secara teknis, sistem informasi untuk bidang perhotelan dibagi menjadi dua, yaitu sistem informasi front office, dan sistem informasi back office. Sistem informasi front office menangani masalah operasional dari sebuah hotel, sedangkan sistem informasi back office menangani masalah manajerial secara umum.

Ruang Lingkup Ruang lingkup dari penelititan ini adalah sistem informasi pada operasional front office berikut permasalahan yang dihadapi, yaitu : 1. Reservasi kamar 2. Penerimaan tamu 3. Operasi telepon 4. Pembayaran tamu 5. Captain Order 6. Laporan harian

Tujuan dan Manfaat Tujuan –tujuan dari penelitian ini adalah untuk :. 1. Menganalisis, dan merancang sistem informasi untuk pengelolaan front office melalui pendekatan obyek. 2. Menganalisis sistem informasi yang ada. 3. Menganalisis masalah operasional front office.

1

Jurnal FASILKOM Vol.2 No.2, 1 Oktober 2004 Adapun manfaat –manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Membantu manajemen dalam rancang bangun sistem bagi dunia perhotelan 2. Terkumpulnya data yang akan digunakan sebagai bahan penelitian. 3. Sebagai referensi bagi mahasiswa lain dalam membuat karya tulis.

menurut Mathiassen, Madsen, dan Stage ( 2000, p15 ). Problem-Domain Analysis Problem domain analisis adalah aktivitas menganalisis proses bisnis perusahaan yang diadministrasi, diawasi dan dikontrol oleh sistem . (mathissen, madsen, nilsen, stage, 2000, p45). Kegiatan dalam Problem domain analisis adalah : 1. Menentukan Class 2. Menentukan Struktur 3. Menentukan Behaviour

Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan interaksi antar sistem informasi berbasis komputer yang menghasilkan informasi yang berhubungan satu sama lain untuk memberikan alternatif terbaik bagi manajemen dalam mengambil keputusan.

Application Domain Analysis Application domain analysis adalah aktifitas organisasi yang mengadministrasi, mengawasi dan mengontrol problem domain. ( Mathiassen, 2000, p.3). Kegiatan dalam Application domain analisis adalah : 1. Menganalisis Usage 2. Menentukan Function 3. Menentukan Pola User Interface

Object-Oriented Analysis and Design Object-Oriented Analysis and Design adalah metode untuk menganalisa dan merancang sistem dengan orientasi objek.(Mathiassen, Madsen, Stage, 2000, p.135). Menurut mathiassen empat aktivitas utama dalam Object Oriented Analsysis and Design, yaitu Problem-Domain Analysis, Application Domain Analysis, Architechture Design, dan System Design. Problem Domain Analysis

Model

Requirements for use

Achitectural Design Architectural design adalah merancang arsitektur sebuah sistem.Tujuan dari architectural design adalah untuk menyusun sebuah sistem yang terkomputerisasi. Kegiatan dalam Arcitectural Design adalah : 1. Merancang Criteria 2. Arsitektur Komponen 3. Arsitektur Proses

Applicaton Domain Analysis

Component Design Component Design adalah mendesain komponen-komponen yang diperlukan dalam sistem (Mathiassen, 2000, p231). Tujuan dari Component Design adalah untuk menentukan sebuah implementasi dari syarat dalam sebuah kerangka architechture.

Component Model Design Specifications of components

Specifications of architechture

Architechtural Design

Gambar 1. Empat kegiatan utama dalam Object-Oriented Analysis and Design 2


Sistem yang Berjalan

Lambatnya penyampaian room report membuat kesulitan menentukan kamar yang akan ditawarkan.

Banyak dokumen yang harus dikelola, ditambah harus mengkalkulasi tingkat hunian, dan pendapatan untuk membuat operational report, membuat keluar masuk data menjadi lambat.

Memesan kamar konfirmasi

membuat

Reservation Card

reservation

Diserahkan Membuat

mengecek

Tamu

FO Supervisor

Lambatnya penyampaian Guest History membuat pengecekan tamu yang telah memesanmelalui reservation menjadi lama, dan lambatnya penyampaian room report membuat kesulitan menentukan

Room Report

Operational Report

Diserahkan

kamar yang akan ditawarkan. menyusun Mendaftar, check-in dan memberikan downpayment

Penyerahan laporan lambat, sulit mengevaluasi kinerja Front Office Hotel,

Diserhakan berupa

mengecek Diserahkan

membuat

Arsip Front Office

Registration Card

Evaluasi kinerja

dan pengambilan keputusan

Diserahkan Diserahkan Permintaan sambungan telepon

Receptionist

Mengecek Telephone Bill

Menyerahkan ke dalam Diserahkan berupa Guest History

Operator Telepon Sulit menentukan tagihan yang akan digunakan dalam membuat Guest Bill, karena lambatnya penyampaian Guest History, dan Data Tagihan

Diserahkan berupa

Masukan ke dalam

Arsip Operasional : - Room Report -Minibar Bill - Laundry Bill

Membuat

Tagihan Membuat mengecek

y kerjasama

mengecek

Diserahkan

F&B Bill

FO Manager

Membuat

Penyambungan telepon

Check-out dan membayar sisa tagihan

Menyerahkan ke dalam

Diserahkan

Penghitungan waktu percakapan dan kalkulasi tarif secara manual membuat telephone bill menjadi sulit dibuat.

Membuat

Guest Bill

Diambil oleh

F&B Department Housekeeping Department

Mengisi FO Cashier

Minibar Bill

Meminta pelayanan Pelayanan Memesan makanan, dan minuman Makanan dan minuman

Gambar 2. Rich Picture Front Office Hotel Classic. 4. Banyak dokumen yang harus dikelola membuat keluar masuk Masalah yang dihadapi Didalam context, terdapat data menjadi lambat. beberapa masalah yang dihadapi oleh 5. Penyerahan laporan yang front office hotel classic. Masalahlambat, menyulitkan evaluasi masalah tersebut adalah : kinerja front office hotel, dan 1. Lambatnya penyampaian room pengambilan keputusan. report. Definisi Sistem 2. Lambatnya penyampaian guest Secara garis besar system yang history. akan dibuat dapat diterjemahkan 3. Kesulitan membuat tagihan. kedalam FACTOR criteria ,yaitu : FACTOR Function

Application Domain Condition

Deskripsi Otomatisasi reservasi, dan registrasi, otomatisasi pembuatan telephone bill, dan guest bill, membantu penyusunan dokumen menjadi data Front Office, mempercepat penyaluran data, membantu kalkulasi data, dan membantu penyusunan operational report pada front office manager. FO Manager, FO Supervisor, staff reservation, receptionist, Telephone Operator, dan FO Cashier. Sistem harus dapat menangani : 1. Pengelolaan, dan pendistribusian data. 2. Kalkulasi data yang dibutuhkan. 3. Pemilihan data yang akan digunakan.

3


Technology

Beberapa komputer biasa yang terhubung didalam local area network, dan sebuah server.

Object Responsibility

Dokumen, arsip Front Office, dan operational report. Alat pengolahan, dan alat administrasi.

Tabel 1. System Definition dengan FACTOR Criteria pada hotel Classic.

Use Case Diagram Front Office System

Class Diagram Tamu -No_Tamu : Integer -Kewarganegaraan : Boolean -No_ID : Char -Nama : String -Alamat : String -No_Telp : Char -Tgl_Lahir : Date -Pekerjaan : String -Perusahaan : String +Memesan() +Mendaftar() +Mengisi() +Membayar()

1*

1

*

F&B Bill -No_Tagihan : Integer -Tipe_Tagihan : String -Room_No : Char -Tanggal : Date -Deskripsi : String -Jumlah : Integer -Harga : Long -Total : Long

*1 Tipe Tamu -No_Tipe : Integer -Tipe_Tamu : String -Discount : Decimal +Didiscount()

1

Biaya Telepon

1*

-No_Biaya : Integer -Kode_Area : Char -Tujuan : String -Tarif : Long +Diupdate()

Pembayaran FO Manager

-No_Tagihan : Integer -Tipe_Tagihan : String -Room_No : Char -Tanggal : Date -Deskripsi : String -Jumlah : Integer -Harga : Long -Total : Long

Room -Room_No : Char -Room_Type : String -Status : Boolean +Dihuni()

FO_Supervisor Laundry Bill

*

Reservation

Gambar 5. Use Cases Diagram Sequence Diagram 1. Sequence Diagram Administrasi data room dan tagihan

* Extrabed Room_Type

*

*

Administrasi_Room_& _Tagihan

FO_Cashier


1

-No_Resrv : Integer -Nama_Tamu : String -Alamat : String -No_Telp : Char -Tipe_Pemesanan : String -Contact_Person : String -Tanggal : Date -Check_In : Date -Check_Out : Date -Tipe_Kamar : String -Jumlah : String +Dibuat() +Dibatalkan() +Diupdate()

Receptionist

Laporan

Minibar Bill

*

*

Registrasi Reservation

Telephone Bill -No_Tagihan : Integer -Tipe_Tagihan : String -Room_No : Char -Tanggal : Date -Tujuan : String -Lama_Bicara : Integer -Tarif : Long -Total : Long

1

*

Reservasi_Kamar

Tagihan -No_Tagihan : Integer -Nama : String -No_Kamar : Char -Check_In : Date -Check_Out : Date -Room_Rate : Long -Discount : Long -Deposit : Long -Tagihan_Lain : Long -Tax : Long -Total : Long -Sisa/Kekurangan : Long +Dibuat() +Dihapus() +Diupdate()


-No_Type : Integer -Type : String -Facilities : String -Room_Price : Long +Dipesan()

Gambar 3. Class Diagram Front Office Hotel Classic.

reservasi()

tamu()

room()

tagihan()

Top Package::FO_Supervisor activate() critical() result() critical() result() signal()

update()

Behaviour Patern dari setiap kelas yang ada diatas adalah sebagai berikut :

update_success() update_failed() update() update_success() update_failed()

Kelas Tamu reservasi

Kelas Minibar Bill

Check-in

daftar

Gambar 6. Sequence Diagram Administrasi data room dan tagihan Dibayar

bayar

batal

Terdaftar

Stayed

Dihapus

Dibuat

Check-out Registrasi services

Kelas Tipe Tamu

Sequence Diagram Laporan

Dibayar

Dibuat

D ih a p u s

T erbuat

Dihapus

Kelas Laundry Bill

2.

D id isco u n t

D ib u a t

Terbuat

Terbuat

Dihapus

reservasi

tamu

room

tagihan

Top Package::FO Manager

Kelas Telephone Bill

Kelas Reservasi U p d a te D ib u a t

activate()

D ib a y a r critical()

D ib a ta lka n D ib u a t

D ih a p u s

T erbuat

T erbuat

result()

D ih a p u s

critical() result() critical()

Kelas Tagihan Dibayar Dibuat

Kelas Biaya Telepon

Update

Terbuat

Diserahkan

D ib u a t

T e r u p d a te

result() signal()

D ir u b a h

D im a su ka n

Hapus

Kelas Room

Kelas F&B Bill D ib a y a r

D ih u n i D ib u a t

Ada

Kelas Room Type Ada

T erbuat

D ibayar

D ip e s a n D ib u a t

D ih a p u s

Gambar 7. Sequence Diagram Kelas Extrabed Laporan D ib u a t

D ih a p u s

D ibuat

D ih a p u s

Gambar 4. Behaviour Patern. 4

Terbuat

D ihapus


Navigation Diagram Reservasi

Room

Login Masukan username & password

Pilih menu reservasi

Pilih menu room

Masuk ke menu utama Kembali ke main menu untuk keluar dari sistem

Main

Keluar dari sistem dengan menekan tombol close

Tamu

Pilih menu admin room

Pilih menu tamu

Pilih menu tagihan

Registrasi

Pilih menu tamu

Admin Room Pilih menu room

Lap Room Laporan Room Zoom 100%

Pilih menu Laporan room

Hotel Classic Front Office

Laporan Room Tanggal 02/06/2005 Room No 101 102 103 Pages : |<

Tagihan

Pilih menu registrasi

<

1

Tagihan Lain

>

Room Type

Status

Standard 1

Terisi

Standard 1

Kosong

Standard 1

Kosong

>|

Lap Tamu Pilih menu Laporan tamu

Pilih menu tagihan lain

Lap Reserv Laporan Reservasi Zoom 100%

Kembali ke main menu untuk keluar dari sistem

Pilih menu Laporan Reservasi


Laporan Reservasi Tanggal 02/06/2005

No_resrv

Nama Tamu

1 2 3 Pages : |<

<

Kembali ke main menu untuk keluar dari sistem

Alamat

No Telp

Tipe Pemesanan

Contact Person Check In

Henry Aloysius

Jl. Kuning langsat 41

0214502127

Personal

Henry

05/06/2005

Barry Van Men

Jl. Mangga 12

0215648973

Personal

Barry

12/06/2005

PT Adiraja

Jl. Sukabumi 11

0213652315

Company

Tutik

11/06/2005

1

>

>|

Lap Registr Laporan Registrasi Zoom 100%

Pilih menu Laporan Registrasi Pilih menu F&B Bill

Adm F&B

Pilih menu Minibar Bill

Adm Minibar

Pilih menu Laundry Bill

Adm Laundry

Pilih menu Extrabed

Adm Extrabed

Pilih menu Telepon Bill

Adm telp bill


Laporan Registrasi Tanggal 02/06/2005 No_Registrasi 1

Pilih menu Biaya Telepon

2 3 Pages : |<

Adm B telp

<

1

Nama

Alamat

Tipe Reservasi

Pekerjaan

Perusahaan

Nazarudin

Jl. Pasir Putih 12

Personal

Wiraswasta

CV Adi Karya

Angela Maya

Jl. Kayu Manis 45

Personal

Sekertaris

PT Dunia Terang

Budi Utomo

Jl. Berdikari 15

Personal Spesial

Bankir

Bank Jaya

>

>|

Lap Tagihan Laporan Tagihan Zoom 100%

Pilih menu Laporan tagihan


Laporan Tagihan Tanggal 02/06/2005 No_Tagihan 1 2 3 Pages : |<

<

1

Nama

No_Kamar

Check In

Handoyo Mulyo

Check Out

Room Rate

02/06/2005

Rp. 263.700,00

Agus Surya Putera 205

30/05/2005

02/06/2005

Rp. 761.100,00

Mulyono

115

01/06/2005

28/05/2005

02/06/2005

Rp. 1.318.500,00

>

330

>|

Gambar 8. Navigation Diagram

Component Architecture <> Reservasi

<> Registrasi

<> Pembayaran

Model Komponen Pada gambar 4.4.2 ditampilkan class diagram yang telah direvise adalah: 1. Class pembatalan 2. Class hunian 3. Class Registrasi

<> Administrasi

<> User Interface

<> User Interface

<> User Interface

<> User Interface

<> Function

<> Function

<> Function

<> Function

<> Server

<> Model

Rivised Class Diagram

<> Function

Tagihan Tamu

Gambar 9. Component Diagram

1 -_1

1

Proses Architecture

-No_Tamu : Integer -Kewarganegaraan : Boolean -No_ID : Char -Nama : String -Alamat : String -No_Telp : Char -Tgl_Lahir : Date -Pekerjaan : String -Perusahaan : String +Memesan() +Mendaftar() +Mengisi() +Membayar() 1

*

*

Printer

Function

Print control

Room

Hunian

* * *

-Jumlah_Kamar : Integer -Kamar_Terhuni : Integer -Kamar_Kosong : Integer +Dihitung()

-_1

function

-No_Resrv : Integer -Nama_Tamu : String -Alamat : String -No_Telp : Char -Tipe_Pemesanan : String -Contact_Person : String -Tanggal : Date -Check_In : Date -Check_Out : Date -Tipe_Kamar : String -Jumlah : String +Dibuat() +Dibatalkan() +Diupdate()

*

*

*

1 * function

user_interface

Printer Print control

Extrabed -No_Tagihan : Integer -Tipe_Tagihan : String -Room_No : Char -Tanggal : Date -Deskripsi : String -Jumlah : Integer -Harga : Long -Total : Long

1 *

pembayaran

function

*

-No_Type : Integer -Type : String -Facilities : String -Room_Price : Long +Dipesan()

Registrasi

1 reservasi

*

Room_Type

*

*

Minibar Bill -No_Tagihan : Integer -Tipe_Tagihan : String -Room_No : Char -Tanggal : Date -Deskripsi : String -Jumlah : Integer -Harga : Long -Total : Long

*

1*

*

Reservation

model

User Interface

*

-Room_No : Char -Room_Type : String -Status : Boolean +Dihuni()

*

function

server

Laundry Bill -No_Tagihan : Integer -Tipe_Tagihan : String -Room_No : Char -Tanggal : Date -Deskripsi : String -Jumlah : Integer -Harga : Long -Total : Long

1

Pembatalan -Nama_Tamu : String -Tgl_Reservasi : Date -Tgl_Pembatalan : Date -Nama_Staff : String +Dibatalkan()

user_interface

1

*1

-No_Tipe : Integer -Tipe_Tamu : String -Discount : Decimal +Didiscount()

*

registrasi user_Interface

Print control

*


1 Tipe Tamu

Administrasi

Printer

1

F&B Bill

-No_Tagihan : Integer -Nama : String -No_Kamar : Char -Check_In : Date -Check_Out : Date -Room_Rate : Long -Discount : Long -Deposit : Long -Tagihan_Lain : Long -Tax : Long -Total : Long -Sisa/Kekurangan : Long +Dibuat() +Dihapus() +Diupdate()

-No_Registrasi : Integer -Nama : String -Alamat : String -Tipe_Reservasi : String -Pekerjaan : String -Perusahaan : String -ID_Tamu : Char -Kewarganegaraan : String -Tgl_Lahir : Date -Check_In : Date -Check_Out : Date -Room_Type : String -Room_No : Char -Room_Rate : Long -Deposit : Long +Dibuat()

Telephone Bill 1

1

-No_Tagihan : Integer -Tipe_Tagihan : String -Room_No : Char -Tanggal : Date -Tujuan : String -Lama_Bicara : Integer -Tarif : Long -Total : Long

Gambar 11. Revisi Class Diagram

Gambar 10. Deployment Diagram 5

Biaya Telepon

*1

-No_Biaya : Integer -Kode_Area : Char -Tujuan : String -Tarif : Long +Diupdate()


1. Pada sistem yang berjalan ditemukan lima masalah yang teridentifikasi. 2. Pada class diagram terdapat dua belas class yang teridentifikasi, serta tiga kelas tambahan pada revisi. 3. Pada Usage terdapat lima actor yang teridentifikasi, serta lima Use Case. 4. Pada navigation diagram front office terdapat dua puluh windows yang dirancang. 5. Component architecture dirancang menggunakan topologi star dengan centralized data. 6. Process architecture dirancang dengan centralized pattern. 7. Total anggaran Rp 30.000.000,00, dengan lama pengerjaan dua sampai empat bulan dengan menggunakan dua atau tiga orang tenaga kerja.

Operation Spesification Analisis Tingkat Hunian Functions:Analisis_Tingkat_Hun ian compute()

Object1:Reservasi

Object2:Room

read() not_found() result() read() not_found() result()

result()

Gambar 12. Sequence Spesifikasi Operasi Analisis Tingkat Hunian. Analisis Pembatalan Functions:Analisis_Pembatalan compute()

Object1:Reservasi

Object2:Room

read() not_found() result() read() not_found() result()

result()

Gambar 13. Sequence Spesifikasi Operasi Analisis Pembatalan.

DAFTAR PUSTAKA Bennett, S., McRobb, S., and Farmer, R.(2002). Object-Oriented Systems Analysis And Design Using UML. McGraw-Hill, Maidenhead. Checkland, P., and Holwell, S.(1998). Information, Systems, and Information Systems: Making Sense Of The Field. John Wiley, Chichester. Darsono, A.(2001). Kantor Depan Hotel (Hotel Front Office). Grasindo, Jakarta. Larman, C.(1998). Applying UML Patterns: An Introduction to Object-Oriented Analysis and Design. Prentice-Hall, New Jersey. Mathiassen, L., Madsen, A. M., Nielsen, P. A., and Stage, J.(2000).

User Interface Component <> User Interface

Control

<> Windows

<> Print

Login Window

Reservation Window

Tamu

Room

Registration Window

Payment Window

Bill

Reservation

Guest Window

Room Window

Registration

Statistic

TelehponeBill Window

Report Window

Forecasting

Admin Window

<> User Interface Lybrary

Window

Visual C++

Print

Gambar 14. User Interface Component.

KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Setelah melakukan analisis dan perancangan sistem informasi pada front office Hotel Classic, maka diperoleh simpulan sebagai berikut :

6


Object-Oriented Analysis and Design. Marko Publishing, . McLeod, R. Jr(2001). Sistem Informasi Manajemen, edisi ke-7. Terjemahan Teguh, H. Prenhallindo, Jakarta. O’Brien, J. A.(2004). Management Information System Sixth

Edition: Managing IT in The Bussiness Enterprise. McGrawHill, Maidenhead. Sulastiyono, A.(1999). Seri Manajemen Usaha Jasa Sarana Pariwisata dan Akomodasi: Manajemen Penyelenggaraan Hotel. Alfabeta, Bandung.

7

Jurnal FASILKOM Vol.2 No.2, 1 Oktober 2004

Recommend Documents