Jurnal Ekonomi Ekonom Muda Kreatif Volume 1 Nomor 1

Jurnal Ekonomi “Ekonom Muda Kreatif” Volume 1 Nomor 1

JURNAL EKONOM MUDA KREATIF

2302-1675


EVALUASI SISTEM PENJUALAN KREDIT TERHADAP PENGENDALIAN INTERN PADA PT MEGAFLEX PRATAMA SURABAYA Komarun Zaman

2302-1675 Jurnal Ekonomi “Ekonom Muda Kreatif” Volume 1 Nomor 1

JURNAL EKONOM MUDA KREATIF JURNAL ILMIAH SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PEMUDA Pelindung Yayasan Pelita Mulai Surabaya Ketua Penyunting Ketua STIE Pemuda Wakil Penyunting Wakil Ketua Penyunting Ahli Lis Setyowati, SE, MSA S. Nurnaningsih, S.Pd., SH L. Dyah Setyowati, SE Penyunting Pelaksana Saiful Hadi Arofat, A.Ma Yunike Sondha, A.Md Dhonny Indrianto, S.Sos M. Saiful Bahri, ST Mitra Bestari Dr. H. Slamet Riyadi, M.Si., Ak. Pelaksana Siswanto, S.Sos, MM Ade Dwi Rahmadi, SE., Ak. Zakaria Gianto, ST Farid Syaifurrijal, S.Sos Alamat Penerbit/Redaksi Kampus STIE Pemuda Jl. Bung Tomo kav. 8 no. 8 Surabaya

Terbit dua kali setahun bulan Agustus dan Pebruari. Berisi tulisan yang diangkat dari hasil penelitian dan kajian analitis-kritis di bidang Ekonomi baik Manajemen atau Akuntansi

2302-1675


DAFTAR ARTIKEL

EVALUASI SISTEM PENJUALAN KREDIT TERHADAP PENGENDALIAN INTERN PADA PT MEGAFLEX PRATAMA SURABAYA Komarun Zaman

JURNAL EKONOMI

VOL. 1

NOMOR 1

HAL. 1 - 90

AGUSTUS / FEBRUARI


KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah, sehingga Jurnal Ekonom Muda Kreatif bisa hadir di kalangan Pendidikan Tinggi. Jurnal Ekonom Muda Kreatif berisi tentang sejumlah artikel penelitian baik artikel bersifat empiris atau laporan penelitian maupun artikel yang bersifat kajian teori atau artikel konseptual. Penulis artikel berasal dari kalangan akademisi atau dosen di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Pemuda Surabaya baik dari Program Studi Manajemen maupun Program Studi Akuntansi, yang akan dipublish pada para pemangku pendidikan dan masyarakat luas khususnya para pemerhati ekonomi. Hal ini sesuai dengan misi utama keberadaan Jurnal Ekonom Muda Kreatif sebagai media komunikasi dan informasi yang bersifat ilmiah. Kami berharap partisipasi berbagai kalangan baik akademisi, praktisi, maupun birokrasi untuk menulis dalam jurnal ini, sehingga berbagai temuan, pemikiran dan ide serta gagasan dapat terkomunikasi dalam jurnal ini semoga terbitan pertama Jurnal Ekonom Muda Kreatif bermanfaat bagi kita semua.

Surabaya, Agustus 2012

Tim Redaksi


EVALUASI SISTEM PENJUALAN KREDIT TERHADAP PENGENDALIAN INTERN PADA PT MEGAFLEX PRATAMA

Komarun Zaman

Abstrak, Dalam Era globalisasi ini terjadi persaingan yang ketat antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Dalam memajukan suatu perusahaan dan mencapai tujuan yang diinginkan maka perusahaan memaksimalkan jumlah penjualan dengan cara melakukan penjualan kredit. Dengan adanya penjualan kredit maka akan menimbulkan piutang dagang, maka harus diperhitungan timbulnya kerugian piutang. Oleh sebab itu dalam suatu perusahaan perlu melakukan adanya suatu fungsi struktur pengendalian intern yang dapat membantu dalam melaksanakan fungsi–fungsi yang terkait dengan penjualan kredit misalnya pada fungsi kredit, fungsi pengiriman dan fungsi penagihan. Penelitian ini dilakukan pada PT Megafflex Pratama perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang eksterior yang interior rumah. Metode yang digunakan dalam pengumpulan data yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi. Jenis data yang digunakan yaitu data dokumenter, dan jenis penelitian menggunakan metode diskriptif analisis. Sistem yang digunakan dalam perusahaan masih sangat sederhana, karena masih adanya perangkapan fungsi misalnya kasir merangkap sebagai fungsi penjualan begitu pula sebaliknya, dan penagihan merangkap sebagai fungsi kredit, disini juga ditemukan adanya kucurangan dalam melakukan kegiatan penjualan maupun pembayaran. Dengan adanya perangkapan tugas tersebut maka terjadi hambatan-hambtan karena tidak bisa fokus dalam tugasnya masing-masing. Berdasarkan dari hasil penelitian maka penulis dapat mengambil kesimpulan yaitu masih ada perangkapan fungsi bagian yaitu fungsi kasir merangkap sebagai fungsi penjualan begitu pula sebaliknya, dan fungsi penagihan merangkap sebagai fungsi kredit. Penulis menyarankan sebaiknya dilakukan pemisahan fungsi agar tidak terjadi tindakan kecurangan atau tindakan yang dapat merugikan perusahaan, misalnya tidak tertagihnya piutang, dengan dipisah maka setiap bagian dapat fokus pada tugasnya masing-masing. Disamping itu juga perlunya pengendalian misalnya dengan cara pengawasan secara langsung oleh pimpinan terhadap karyawannya apakah kinerja mereka sudah sesuai dengan prosedur perusahaan, karena dengan pengendalian intern yang baik maka kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik pula. Dalam era globalisasi ini sumber daya manusia menjadi peranan penting dalam sarana tujuan pencapaian suatu perusahaan. Sukses atau tidaknya suatu

perusahaan tergantung pada kemampuan sumber daya manusia yang menjalankan tugas-tugasnya dalam perusahaan. Apalagi di masa sekarang ini dalam menjalankan


usaha terjadi persaingan yang ketat antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain. Disamping itu dalam era globalisasi ini kompetisi dunia bisnis yang semakin ketat telah menciptakan suatu lingkungan baru yang disebut dengan lingkungan industri maju (Advance Manufacturing Enviroment). Kemajuan ini perlu didukung dengan adanya kelengkapan sistem sebagai upaya pengendalian dan berbagai informasi yang berguna untuk kemajuan perusahaan terutama informasi keuangan. Dalam hal ini perusahaan juga berupaya untuk menciptakan laba, menciptakan pelanggan dan menjalankan upaya-upaya pengembangan dengan memusatkan perhatian pada kebutuhan masyarakat dalam hal produk yang diinginkan, kualitas, harga, kuantitas, waktu pelayanan, kegunaan produk dan lain - lain Sistem akuntansi sangat diperlukan dalam suatu perusahaan untuk memperoleh informasi akuntansi yang lebih akurat dan dapat dipercaya. Sistem akuntansi mencakup berbagai teknik, metode dan prosedur untuk mencatat dan mengolah data akuntansi guna menghasilkan data informasi yang dibutuhkan oleh manajemen untuk mempermudah pengolahan perusahaan tersebut. Sistem akuntansi dalam suatu perusahaan bertujuan untuk mengidentifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi-transaksi perusahaan dan memberikan pertanggungjawaban atas aktiva-aktiva yang tertera dalam laporan keuangan. Perusahaan yang ingin mencapai tujuan untuk memaksimalkan jumlah

penjualan adalah dengan cara melakukan penjualan secara kredit. Penjualan kredit akan menimbulkan piutang dagang, maka harus diperhitungkan timbulnya kerugian sebagai akibat tidak tertagihnya piutang karena tindak penyelewengan produk piutang. Sehingga keadaan ini akan mempengaruhi pendapatan perusahaan. Pendapatan yang diterima perusahaan dari kegiatan penjualan akan menentukan besarnya laba perusahaan sehingga pendapatan perusahaan tersebut harus diamankan dengan baik untuk menghindari kemungkinan terjadinya tindakan–tindakan yang dapat menimbulkan kerugian pada suatu perusahaan dalam melakukan kegiatan penjualannya, akan tetapi kemungkinan tersebut dapat ditekan seminimal mungkin dengan cara melakukan perencanaan, pengawasan dan fungsi pengendalian intern. Oleh sebab itu, dalam suatu perusahaan perlu melakukan adanya suatu fungsi struktur pengendalian intern yang dapat membantu dalam melaksanakan fungsi–fungsi yang terkait dengan penjualan kredit misalnya pada fungsi kredit, fungsi pengiriman dan fungsi penagihan. Penerapan struktur pengendalian intern dalam perusahaan bertujuan untuk menekan terjadinya kesalahan dan penyelewengan dalam batas-batas yang layak, serta menghindari terjadinya dampak yang negatif bagi perusahaan, seperti kesalahan pencatatan, kesalahan pengambilan keputusan, efisiensi biaya, kehilangan aset, maupun terhentinya kegiatan usaha.


PT Megaflex Pratama merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang interior dan eksterior rumah seperti penjualan korden-korden dan canopi. Dalam penjualannya perusahaan ini melakukan penjualan secara kredit baik kepada toko-toko kecil maupun pada konsumennya secara langsung. Agar tidak terjadi kesalahan dan penyelewengan dalam melaksanakan usahanya maka perusahaan ini diperlukan sistem pengendalian intern yang baik.

akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha, dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan. Variabel x dalah variabel bebas ( independent), sedangkan variabel y adalah variabel tidak bebas. Variabel x akan mempengaruhi variabel y, dimana kegiatan penjualan dapat dilaksanakan dengan baik jika di dukung oleh sistem penjualan yang memadai sehingga pengendalian intern dapat dicapai dengan baik. Jenis Penelitian

METODE PENELITIAN Definisi Operasional Variabel Yang dimaksud operasional variabel adalah segala sesuatu yang menjadi objek pengamatan dalam penelitian yang didasarkan atas sifat-sifat yang diamati. Dalam penelitian ini yang diamati adalah: 1. Sistem penjualan kredit (x) Yang dimaksud sistem penjualan kredit adalah sub sistem informasi bisnis yang mencakup kumpulan prosedur yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manjemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya tagihan/piutang dagang. 2. Pengendalian Intern (y) Adalah sistem Pengendalian Intern meliputi organisasi serta semua metode dan ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya, mengecek kecermatan dan keandalan data

Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif analisis yaitu metode penelitian untuk mengungkapkan gambaran yang jelas mengenai keadaan perusahaan berdasarkan data yang diperoleh, dengan cara mengumpulkan dan menganalisis data tersebut dan mengubahnya menjadi informasi baru yang digunakan dalam menunjang pengambilan keputusan dalam perusahaan. Sumber Data Data Primer, adalah data yang dikumpulkan langsung dari objek yang diteliti kemudian di olah sendiri oleh suatu organisasi atau perusahaan. Contoh : dokumen perusahaan, misalnya Sales Invoice (SI), memo order, WO (Work Order), surat jalan, laporan penjualan. Data Sekunder, Data sekunder adalah data yang diperoleh suatu organisasi atau perusahaan dalam bentuk yang sudah jadi atau publikasi. Contoh : devinisi penjualan kredit, pengendalian intern, piutang


browsing dari internet, manfaat akuntansi dari buku. Jenis Data Dalam penelitian ini penulis menggunakan jenis data dokumenter yaitu jenis data penelitian yang antara lain faktur, jurnal, surat-surat, notulen hasil rapat, memo atau dalam bentuk laporan program. Data dokumenter memuat apa dan kapan suatu kejadian atau transaksi serta siapa yang terlibat dalam suatu kejadian. Teknik Pengumpulan Data Studi perpustakaan (library recearch), adalah penelitian guna memperoleh data dan informasi yang bersumber dari buku-buku literature yang berhubungan dengan pokok permasalahan dalam perusahaan. Sehingga dapat dijadikan bahan pertimbanagn dalam pengambilan keputusan. Studi lapangan (field research), adalah suatu penelitian dalam rangka pengumpulan data yang diperoleh dengan cara peninjauan langsung ke lapangan untuk melihat dan mengamati objek secara langsung untuk memperoleh informasi dan keterangan yang akurat, adapun dalam studi lapangan digunakan dalam berbagai macam cara yaitu sebagai berikut: 1. Observasi Merupakan teknik pengamatan secara langsung terhadap suatu kegiatan atau keadaan pada masalah-masalah yang sedang diteliti dan dilakukan secara langsung oleh peneliti. Jadi tujuan observasi dalam penelitian ini adalah

mengamati dan mencatat secara sistematis tentang lokasi penelitian, kegiatan penjualan di PT Megaflex Pratama. 2. Wawancara Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung pada pihak yang terkait untuk membahas masalah yang berkaitan dengan penelitian. Metode ini digunakan untuk memperoleh keterangan tentang sejarah berdirinya perusahaan dan proses kegiatan yang terjadi pada PT Megaflex Pratama. 3. Dokumentasi Yatu teknik pengumpulan data dengan cara mengambil langsung data berupa dokumen-dokumen pada perusahaan yang diteliti. Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang dilakukan penulis meliputi tahap pengindetifikasian data, pengklasifikasian data, penyajian data serta pengumpulan data. Tahap-tahap tersebut dijelaskan sebagai berikut: a. Pengidentifikasian data, yaitu mengidentifikasi seluruh data secara utuh dan menyeluruh sesuai dengan butir masalah, yaitu evaluasi penjualan kredit terhadap pengendalian intern dalam hal ini mengidentifikasi terhadap invoice kegiatan penjualannya serta kegiatan unit organisasi divisi pemasaran dan divisi penjualan. b. Pengklasifikasian data, dilakukan setelah seluruh data diidentifikasi berdasarkan rumusan masalah data tersebut diklasifikasikan berdasarkan


struktur penggendalian intern dalam hal ini kegiatan entry data invoie penjualan serta kegiatan divisi pemasaran dan kegiatan divisi penjualan yang berpengaruh terhadap sistem penjualan. c. Penyajian data, dilakukan setelah data diklasifikasikan tahap berikutnya adalah penyajian data. Penyajian data berupa hasil dari entry data invoice penjualan, kegiatan divisi pemasaran dan kegiatan organisasi divisi penjualan dalam perusahaan. d. Penyimpulan data, tahap terakhir adalah penyimpulan data, yaitu mengetahui analisis penjualan kredit terhadap pengendalian intern dalam hal ini dilihat dari entry invoice penjualan yang terjadi dalam perusahaan serta kegiatan divisi pemasaran dan kegiatan divisi penjualan. HASIL PENELITIAN Dalam suatu perusahaan, perlu diterapkan suatu struktur organisasi yang menetapkan bagian kerja penempatan karyawan pada posisi tertentu agar terjalin kerjasama yang baik sehingga tujuan perusahaan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian pada PT Megaflex Pratama sebagai berikut : 1. Direktur Merupakan pimpinan tertinggi dalam struktur organisasi PT Megaflex Pratama dan dalam tugas sehari-hari dibantu oleh para staf.

Tugas dan Tanggung jawab dalam perusahaan : a. Menetapkan tujuan dan kebijaksanaan umum sebagai dasar kegiatan perusahaan. b. Mengawasi proses negosiasi dengan pihak luar. c. Menerima dan memperhatikan usulan yang bermanfaat demi terciptanya efektifitas perusahaan. d. Merencanakan, mengkoordinasi dan mengendalikan seluruh kegiatan operasional perusahaan. e. Bertanggung jawab atas kontinuitas perusahaan dan hasil kerja dari masing-masing bagian yang ada dibawahnya. f. Bertanggung jawab memelihara hubungan kerjasama yang baik dengan semua bagian yang ada dalam perusahaan. 2. Bagian pengelola Aset Mengawasi semua transaksi penjualan agar tidak sampai rugi sehingga laba perusahaan dapat meningkat. 3. Bagian manajemen dan keuangan a. Mengawasi dan merencanakan penggunaan dana perusahaan secara efektif dan efisien. b. Meneliti dan memeriksa buktibukti pengeluaran. c. Mengawasi kelancaran arus kas serta hasil operasi dan kelengkapan dokumen-dokumen keuangan. d. Mengawasi agar transaksi-transaksi keuangan telah dicatat dan dibukukan dengan benar.


4.

5.

6.

7.

e. Memeriksa ketetapan perhitungan harga pokok dimuka. Bagian Accounting a. Mencatat semua transaksi yang terjadi sampai membuat laporan keuangan. b. Melakukan perhitungan harga pokok produk atau pesanan dan membuat invoice yang digunakan untuk menagih pesanan. c. Bertugas mencatat semua uang yang masuk dan keluar dari staf. Sekretaris Membantu tugas-tugas direktur dengan membantu membuat dokumen, dan memberi tahu direktur apabila mempunyai janji dengan orang lain. Bagian Gudang a. Mengawasi karyawan dalam melaksanakan pekerjaan masingmasing sehingga pesanan dapat selesai tepat pada waktunya. b. Mengatur pengunaan bahan baku sehingga dapat dicapai tingkat efisiensi yang optimal. c. Membuat rencana produksi dan mengawasi jalannnya produksi agar dapat berjalan dengan lancar. d. Menjaga dan memeriksa kualitas dan kuantitas barang yang dihasilkan sesuai dengan yang direncanakan. Bagian Marketing a. Menerima dan memenuhi pesanan dari pelanggan b. Menyetujui dan menanda tangani persetujuan apabila memesan barang.

c. Meminta laporan kebagian produksi, apakah pesanan pelanggan dapat dipenuhi dalam waktu yang telah ditetapkan. d. Membuat laporan hasil penjualan. 8. Bagian Pemasaran Memasarkan produk yang dijual ke orang-orang agar pelanggan bisa mengenal produk interior. 9. Produksi Memproduksi barang yang dipesan sesuai dengan permintaan pelanggan. 10. Pengiriman Mengirimkan produk yang telah selesai ke showroom-showroom. 11. Devisi ukur Memastikan ukuran ke lokasi, agar ukuran yang dipesan sama dengan pelanggan. 12. Devisi pemasangan Memasangkan barang yang sudah selesai diproduksi. Peranan Sistem Penjualan bagi Manajemen dalam Perusahaan Sistem penjualan memiliki peranan penting dalam menunjang efektivitas penjualan bagi perusahaan karena penjualan itu sendiri merupakan salah satu aktivitas yang paling utama dan sumber utama dari pendapatan yang diperoleh perusahaan. Adapun tujuan dari sistem penjualan itu sendiri adalah sumber utama pendapatan perusahaan yang diperoleh dari hasil penjualan. Kurangnya pengendalian aktivitas penjualan dengan baik secara langsung akan merugikan bagi perusahaan disebabkan sasaran penjualan


yang diinginkan tidak tercapai dengan baik, dan pendapatan akan berkurang. Dengan demikian pentingnya aktivitas penjualan ini, diperlukan adanya suatu sistem pengendalian yang baik dan memadai untuk mengelolanya, agar aktivitas penjualan dapat berjalan dengan baik dan lancar, selain itu pendapatan yang dicapai sesuai dengan yang diharapkan. Dengan demikian pimpinan manajemen perusahaan akan mendapatkan informasi yang bermanfaat sebagai bahan pertimbangan yang dapat dipertanggungjawabkan dalam menentukan keputusan.

otorisasi kredit untuk mendapatkan persetujuan apakah permintaan barang bisa terpenuhi dilihat dari daftar riwayat piutang. Setelah mendapatkan otorisasi kredit, proses selanjutnya menanyakan stok pada gudang kecil dan jika stok ada maka orderan ditulis di memo order, adapun yang ditulis di memo order yaitu tanggal pesan, tanggal pasang atau kirim, nama customer, alamat customer, nama barang, kuantiti dan harga barang. Berikut rumus untuk menghitung harga barang :

Prosedur Bagian Order Penjualan

Setelah data ditulis di memo order oleh bagian penjualan, kemudian memo order diserahkan ke bagian cetak invoice. Setelah menulis memo order kemudian bagian penjualan ini menunggu hasil SO dari bagian cetak invoive untuk ditulis di surat jalan barang yang akan dikirim atau dipasang.

Bagian penjualan ini merupakan bagian yang sangat penting dalam perusahaan, karena bagian penjualan memiliki tugas mencari omset dari orderan yang merupakan pendapatan utama bagi perusahaan tersebut. Bagian penjualan biasanya menerima order dari pelanggan memalui telpon, fax, PO ( Purchase Order ) atau secara langsung dari pelanggan itu sendiri. Tapi terkadang ada pelanggan yang malas untuk datang langsung ke showroom dan meminta tukang ukur dari showroom untuk mengukur langsung di lokasi. Setelah itu bagian penjualan membuat penawaran harga berdasarkan hasil ukuran untuk diajukan pada customer, apabila customer tersebut setuju maka penawaran harga difax balik ke showroom oleh customer untuk dilakukan proses pengerjaan.. Setelah menerima orderan kemudian bagian penjualan mengajukan persetujuan

Lebar x Tinggi x Harga Price List x Discount toko / end user

Nb : discount penjualan antara toko dan end user berbeda

Prosedur Bagian Cetak Invoice Bagian invoice ini memiliki tugas yaitu menginput data berdasarkan memo order yang diterima dari bagian penjualan. Setelah memo diterima kemudian data diinput berdasarkan memo tersebut. Data yang telah diinput dicocokan dengan material-material bahan yang akan digunakan. Setelah dilakukan pencocokan, memo order diserahkan ke bagian gudang untuk diinput dan dicetak WO (Work Order). Bagian invoice penjualan menunggu konfirm dari bagian gudang atas barang-


barang yang hampir jadi untuk dicetak SI (Sales Invoice) rangkap 3 dan akan diberikan pada masing-masing fungsi bagian untuk dilakukan pengecekan, ketiga fungsi tersebut yaitu:  Lembar ke 1 ( putih ) : untuk pembeli  Lembar ke 2 ( merah ) : untuk dealer/penjualan  Lembar ke 3 ( kuning ) : untuk arsip pembukuan/keuangan Pada SI (Sales Invoice) lembar ke 3 dicantumkan harga produksi untuk dimasukkan ke laporan penjualan oleh bagian pembukuan. Adapun rumus harga produksi yaitu : Lebar x Tinggi x Harga Price List x Discount produksi

Nb : discount produksi toko dan end user sama

Prosedur Bagian Gudang Bagian gudang menerima memo order dari bagian cetak invoive kemudian dilakukan penginputan data oleh ppic gudang untuk dicetak WO (Work Order) rangkap 3 dan diberikan pada masingmasing fungsi antara lain:  Lembar ke 1 (putih), dan 2 (merah) untuk produksi  Lembar ke 3 (kuning) untuk pengambilan sparepart dan untuk mengkonfirmasi invoice WO lembar ke 1 dan 2, serta memo order diberikan pada bagian produksi untuk dilakukan proses pengerjaan. Kemudian setelah barang jadi bagian produksi menurunkan barang beserta WO lembar ke 1 (untuk arsip bagian barang jadi) dan lembar ke 2 (diselipkan pada barang) beserta memo order ke bagian penerimaan barang jadi.

Bagian ini juga membuat packing list atau daftar material bahan yang akan diberikan pada gudang besar untuk pengambilan bahan baku yang akan digunakan, packing list ini ada 3 rangkap fungsinya yaitu :  Lembar ke 1 ( putih ) dan 2 ( merah ) untuk arsip gudang kecil  Lembar ke 3 ( kuning ) untuk arsip gudang besar. Bagian gudang juga melakukan pencatatan keluar masuknya barang pada kartu stok, dengan adanya kartu stok ini maka akan diketahui jumlah barang yang masuk dan brang yang keluar, sehingga tidak ada kecurangan. Prosedur Bagian Penerimaan Barang Jadi Bagian ini menerima barang jadi , WO (Work Order) lembar ke 1 dan 2, beserta memo order dari bagian produksi. Bagian ini juga menyiapkan barang beserta surat jalan untuk diberikan pada bagian pengiriman. Apabila barang dikirim atau pasang dalam kota maka barang beserta nota lembar 1 dan 2 akan dikirim ke dealer nantinya dari dealer yang akan mengirim ke alamat masing-masing, sedangkan jika barang kirim ke luar kota atau luar pulau maka barang dan surat jalan akan dikirim ke ekspedisi Bagian ini juga memliki tugas mencatat setiap nota beserta barang yang diterima dari produksi, adapun yang dicatat yaitu nomor SO (Sales Order), nama customer, nama barang, kuantity, barang tersebut pasang atau kirim. Tujuan pencatatan tersebut yaitu mempermudahkan bagian ini untuk


mengecek apabila dealer-dealer bertanya apakah barangnya sudah jadi atau belum. Prosedur Bagian Pengiriman Bagian pengiriman ini bertugas untuk mengirimkan barang sesuai dengan alamat yang tertera pada surat jalan yang dibuat oleh bagian penjualan. Bagian pengiriman ini membawa surat jalan lembar ke 1 dan 2 beserta barang, setelah sampai di alamat yang dituju kemudian bagian pengiriman minta tanda tangan pada customer di surat jalannya, lembar ke 2 untuk customer sedangkan lembar ke 1 dikembalikan kepada bagian penjualan, kemudian oleh bagian penjualan akan diserahkan pada bagian keuangan. Sebelum barang dikirim bagian ini bertanggung jawab mengecek barang yang sudah disiapkan oleh bagian barang jadi. Prosedur Bagian Keuangan Bagian keuangan ini bertanggung jawab atas keuangan perusahaan, bagian ini menerima invoice asli dan surat jalan jika penjualan dilakukan secara kredit. Kemudian invoice dan surat jalan ini disimpan dalam file piutang sampai tanggal penagihan jatuh tempo oleh bagian penagihan. Pada saat tanggal jatuh tempo bagian penagihan menagih piutang dan setelah ditagih maka bagian penagihan ini menerima pelunasan piutang yang akan diserahkan ke bagian kasir untuk dilakukan pembukuan. Setiap akhir bulan bagian keuangan menyusun laporan keuangan dan laporan penjualan untuk diserahkan kepada pimpinan.

Pembahasan Dari hasil penelitian tersebut struktur pengendalian intern pada PT Megaflex Pratama kurang maksimal hal itu terjadi karena ada bagian yang merangkap beberapa fungsi. Sedangkan dalam teori menjelaskan bahwa suatu perusahaan itu dapat berjalan dengan baik dan lancar apabila adanya sistem pengendalian intern yang baik dan benar. Evaluasi

dan

penilaian

Terhadap

Prosedur order penjualan Prosedur penjualan pada PT Megaflex Pratama ini sebenarnya sudah cukup baik yaitu menerima orderan dari customer, membuat penawaran harga, menulis orderan pada memo order, mengajukan otorisasi kredit, menetapkan tanggal pengiriman barang, membuat surat jalan, dan hal itu sudah cukup sesuai dengan teori yang telah dijelaskan sebelumnya. Tetapi pada divisi penjualan ini pengendalian internnya kurang baik hal itu disebabkan karena adanya perangkapan fungsi penjualan merangkap sebagai kasir begitu juga sebaliknya. Hal ini akan menyebabkan timbulnya kecurangan misalnya kecuranagn dalam pelunasan ataupun orderan yang dapat merugikan perusahaan, dan juga tidak fokus terhadap tugasnya masing-masing. Disini penulis menemukan beberapa kasus yang dapat merugikan perusahaan diantaranya : 1. Bagian penjualan melakukan pengambilan stok sparepart yang dijual ke customer tetapi tidak buka nota. Dengan cara pengambilan stok sparepart yang ada di dealer atau


showroom, tanpa diketahui oleh bagian gudang ataupun bagian keuangan. Masalah tersebut terungkap setelah customer melakukan pembayaran tetapi invoivenya tidak ada, sehingga dilakukan pengecekan langsung ke dealer dan di dapatkan hasil ternyata stok sparepart yanh ada di dealer ternyata berkurang. 2. Adanya kesalahan tukang ukur kepada customer sehingga barang yang dibelinya minta diganti dengan barang baru, dan untuk menutupi kesalahan itu bagian penjualan membuka nota baru dengan discount toko yang jauh lebih murah sehingga menyebabkan kerugian pada perusahaan. 3. Adanya kesalahan pencatatan penerimaan pelunasan yang dilakukan oleh kasir, jadi antara uang yang diterima dan kekurangan pembayaran yang ada di invoice tidak sesuai. Bisa saja bagian kasir mengambil uang tersebut untuk keperluan pribadinya. Untuk mengatasi hal tersebut seharusnya fungsi kasir dan penjualan dipisahkan hal ini untuk menghindari adanya tindakan yang tidak diinginkan perusahaan, dengan dipisahkannya fungsi kasir dan penjualan diharapkan setiap bagian tersebut bisa fokus terhadap fungsi masing-masing dan pekerjaan yang dilakukan akan lebih efektif dan efisien, seharusnya pada bagian penjualan juga dilakukan pengawasan intern yang merupakan salah satu unsur pengendalian intern untuk mengendalikan masingmasing fungsi dan kinerja karyawan oleh pihak manajemen atau pimpinan agar tidak

terjadi tindakan yang tidak diinginkan dan merugikan perusahaan perusahaan. Evaluasi dan penilaian Terhadap prosedur Bagian Cetak Invoice Di sini prosedur bagian invoive sudah cukup baik yaitu melakukan tugasnya input data sesuai dengan memo order dari penjualan, mencocokan antara material dan barang, serta mencetak SI (Sales Invoice) jika barang sudah jadi atau hampir jadi, disisi lain untuk pengendaliannya kurang hal ini disebabkan karena kurangnya komunikasi dengan bagian gudang atas barang yang sudah jadi sehingga terjadi keterlambatan untuk pencetakan invoive. Komunikasi itu merupakan salah satu unsur penting dalam pengendalian intern, karena tanpa adanya komunikasi yang baik maka kegiatan atau aktivitas perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik pula. Sebaiknya bagian ini juga harus aktiv untuk menanyakan pada gudang barang yang sudah jadi, apabila gudang telat memberikan informasi barang yang sudah jadi atau saling mengingatkan, sehingga bagian ini tidak telat dalam mencetak invoice dan pengiriman atau pemasangannya pun tidak telat. Evaluasi dan Penilaian Terhadap Prosedur bagian Gudang Pada bagian ini pengendalian internnya kurang baik, setelah diteliti disini penulis menemukan adanya ketidakcocokan antara jumlah keluar masuknya sparepart yang ada di gudang tidak sesuai dengan laporannya mulai dari


bulan maret sampai sekarang, hal tersebut karena kurangnya pengendalian intern dengan cara pengawasan atau pengontrolan oleh pimpinan setiap bulan. Disamping itu kurangnya komunikasi antara gudang dengan bagian cetak invoice atas barang yang sudah jadi, terkadang gudang telat untuk mengkonfirmasi bagian cetak invoive atas barang yang sudah jadi sehingga terjadi keterlambatan pencetakan invoice sedangkan barangnya sudah jadi hal ini menyebabkan pengiriman barang menjadi terlambat. Sebaiknya bagian gudang lebih memperhatikan terhadap barang yang sudah jadi agar tidak terjadi keterlambatan untuk mengkonfirmasi bagian cetak invoice. Evaluasi dan Penilaian Terhadap Bagian Penerimaan Barang Jadi dan Pengiriman. Sebenarnya pada bagian ini prosedurnya sudah cukup baik, bagian ini mencatat setiap barang jadi yang diterimanya dari produksi, berdasarkan SI (Sales Invoice) yang dicetak oleh bagian cetak invoice, akan tetapi bagian ini sering mendapatkan komplain dari dealer-dealer karena pengiriman barang terlambat, hal itu disebabkan karena terlambatnya cetak invoice sedangkan barang sudah jadi, dan bagian penerimaan barang tidak berani memberikan barang pada bagian pengiriman tanpa adanya invoice dan surat jalan. Jika barang dikirim maka invoice, surat jalan dan barang diberikan ke bagian pengiriman, sedangkan jika barang

tersebut diambil sendiri oleh customer invoice dan surat jalan diberikan pada dealer. Sebaiknya bagian penerimaan barang jadi selalu mengkonfirmasi bagian cetak invoice untuk menanyakan invoice yang nomor SO nya sudah tercetak dan barang jadi yang diterimanya sudah dicetak invoice apa belum, jadi bagian ini tidak hanya menunggu invoice yang dicetak sedangkan barangnya sudah jadi. Evaluasi dan Penilaian Prosedur Bagian Keuangan

Terhadap

Dalam teori disebutkan bahwa bagian keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Tapi dalam PT Megaflex Pratama ini dalam bagian keuangan terdapat fungsi penagihan yang merangkap menjadi fungsi kredit, seperti yang dijelaskan dalam teori bahwa fungsi kredit ini memberikan otorisasi kredit dan memeriksa status kredit. Tapi dalam PT Megaflex ini fungsi penagihan selain menagih juga memeriksa status kredit dan yang bertugas membuka atau menutup orderan berdasarkan piutang customer yang belum tertagih. Dengan merangkapnya fungsi seperti itu bagian penagihan tidak bisa fokus terhadap tugas dan fungsinya, hal ini juga bisa menjadi salah satu sebab tidak tertagihnya piutang. Disini penulis menemukan adanya piutang tahun 2010 yang tidak tertagih.


Untuk mengatasi kelemahan tersebut sebaiknya perlu adanya pemisahan tugas sesuai dengan prosedur perusahaan yang baik. Dengan adanya pemisahan ini diharapkan setiap bagian bisa fokus pada tugasnya masing-masing sehingga pekerjaan yang dilakukan bisa efektif dan efisien. Disisi lain pimpinan juga harus mengontrol secara langsung pada bagian ini. Pengawasan Intern yang Diharapkan Dari gambar flowchart usulan di atas bahwasannya pengawasan intern yang diharapkan penulis yaitu : 1. Dilakukan pengawasan dengan baik, di sini pemimpin mengawasi kinerja setiap bagian apakah sudah sesuai dengan prosedur perusahaan atau belum. 2. Menciptakan komunikasi yang baik antara pimpinan dengan karyawan, atau sesama karyawan agar kegiatan perusahaan yang dilakukan dapat berjalan dengan lancar dan tidak ada kendala. Di sini diharapkan pihak pimpinan melakukan pengendalian intern terhadap persahaannya dengan baik, misalnya yaitu pengendalian pada setiap divisi. Di sini penulis mengambil contoh divisi penagihan yang melakuakan tugas sebagai fungsi kredit juga, apabila fungsi ini tidak dikendalikan dengan baik bisa menyebabkan adanya piutang yang tidak tertagih, hal itu terbukti dengan adanya piutang 2010 yang tidak tertagih sampai sekarang, mengapa hal itu terjadi mungkin saja bisa karena keteledoran bagian

penagihan ataupun kurangnya pengawasan intern oleh pimpinan, dimana pengawsan itu merupakan unsur penting dalam pengendalian intern. Oleh sebab itu dengan dipisahkannya kedua fungsi tersebut diharapkan kinerja dan pengendalian masing-masing dapat dikontrol dengan baik. PENUTUP Kesimpulan Dalam bab terakhir ini penulis mencoba memberikan kesimpulan dari hasil penelitian dan pembahasan hasil evaluasi penjualan kredit terhadap pengendalian intern pada PT Megaflex Pratama yang tertulis pada bab sebelumnya serta memberikan saran-saran yang mungkin dapat dijadikan masukan atau pertimbangan untuk membantu menyelesaikan masalah yang terdapat pada PT Megaflex Pratama tempat penulis mengadakan penelitian. Adapun beberapa kesimpulan yang dapat yang dapat disampaikan oleh penulis adalah sebagai berikut : 1. Sistem penjualan yang digunakan dalam perusahaan masih sederhana, mulai dari menerima orderan sampai pembukuannya pun masih manual. 2. Prosedur bagian yang digunakan masih kurang baik karena masih ada perangkapan fungsi yaitu fungsi kasir merangkap sebagai fungsi penjualan begitu pula sebaliknya, dan fungsi penagihan merangkap sebagai fungsi kredit.


3. Belum adanya fungsi kredit dengan jelas karena fungsi kredit juga dilakukan oleh bagian penagihan. 4. Kurangnya pengawasan intern yang baik sehingga kinerja masing-masing karyawan tidak terkontrol dengan baik, dan mereka bisa saja bekerja tidak sesuai prosedur perusahaan. 5. Tidak adanya pengontrolan pada laporan sparepart sehingga terjadi ketidacocokan laporan sparepart. 6. Kurangnya pengawasan dari pimpinan terhadap penagihan sehingga adanya piutang yang lama tidak tertagih.

3.

4.

Saran Dalam hasil penelitian, pengamatan dan analisa permasalahan yang penulis lakukan pada PT Megaflex Pratama, maka penulisa akan mengemukakan saran-sran yang kiranya dapat memberikan solusi yang baik dan berguna sebagai pedoman dan bahan pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan operasional perusahaan. Adapun saran-saran yang dapat penulis sampaikan adalah sebagai berikut : 1. Dengan sistem yang masih manual di sini penulis menyarankan agar dalam melakukan atau melaksanakan aktivitasnya dibutuhkan ketelitian dan kesabaran dalam menulis orderan, memasukkan invoice pada penjualan atupun memasukkan pelunasannya. 2. Sebaiknya dilakukan pemisahan fungsi pada setiap bagian yaitu bagian kasir, penjualan, penagihan, dan kredit. Dengan adanya pemisahaan setiap fungsi tersebut diharapkan setiap bagian dapat bekerja dengan fokus

5.

6.

sesuai dengan tugasnya masingmasing. Menambahkan satu bagian yaitu bagian kredit, sehingga bagian penagihan dapat bekerja dengan fokus pada penagihanya. Dan bagian kredit juga dapat bekerja dengan maksimal. Sebaiknya perlu diadakannya pengawasan secara langsung oleh pimpinan pada setiap divisi baik karyawan staf maupuan karyawan produksi terhadap kinerja mereka masing-masing apakah sudah sesuai dengan prosedur perusahaan, misalnya apabila belum sesuai maka pimpinan berhak untuk menegurnya secara langsung. Perlu adanya pengontrolan setiap bulan pada laporan sparepart sehingga agar tidak terjadi ketidakkecocokan pada hasil laporannya. Sebaiknya pimpinan perusahaan mengontrol secara langsung pada bagian penagihan dan membantu mencarikan solusinya pada piutang lama yang belum tertagih.

DAFTAR PUSTAKA http://id.wikipedia.org/wiki/Pengendalian_ intern http://organisasi.org/ilmu_pengetahuhan/a kuntansi http://sanoesi.wordpress.com/2008/10/15/ti njauan-sistem-akuntansipenjualan-kredit/ http://syafrizalhelmi.blogspot.com/2008/06 /kebijakan-piutang.html http://zulidamel.wordpress.com/2007/12/1 8/piutang


Mulyadi.2001.Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat Na’im, Ainun, 1992. Akuntansi Keuangan II, BPFE UGM. Yogyakarta. Simamora, Henry.2000. Sistem Informasi Akuntansi Piutang, Salemba Empat, Jakarta Sugiarto, Pengantar Akuntansi, Pusat Penerbitan Universitas Terbuka, Jakarta, 2002. Vangaliputra.blogspot.com/2011/05/defini si-piutang.html www.oppapers.com › ... › Accounting Research Papers Yendrawati,Reni.2005. Akuntansi Keuangan Lanjutan I, Penerbit Ekonisia, Fakultas Ekonomi UII,Yogyakarta


20

Jurnal Ekonomi Ekonom Muda Kreatif Volume 1 Nomor 1

Recommend Documents