JUNE 2013 PRODUKT MANAGER

28-29-30 JUNE 2013 PRODUKT MANAGER ORGANISATOR

: LG : Circuit Zolder

Inhoudstafel 1. Koersorganisatie .............................................................................................................................. 2-3 2. Veiligheid ......................................................................................................................................... 4-6 3. Intern noodplan ................................................................................................................................ 7-8 4. Medische Dienst ............................................................................................................................ 9-11 5. Paddock ....................................................................................................................................... 11-12 6. Parkings .............................................................................................................................................13 7. Shuttledienst ......................................................................................................................................14 8. Verkoop .............................................................................................................................................14 9. Controle .............................................................................................................................................15 10. Federale / Lokale Politie – Brandweer .............................................................................................15 11. Signalisatie .......................................................................................................................................15 12. Sponsoring / Visibility .......................................................................................................................16 13. Hospitality .........................................................................................................................................16 14. Programmaboekje ............................................................................................................................17 15. Media Lane .......................................................................................................................................17 16. Speaker ............................................................................................................................................17 17. Protocol ............................................................................................................................................18 18. Animatie ...........................................................................................................................................18 19. Promotiecampagne ..........................................................................................................................18 20. Camping ..................................................................................................................................... 18-19 21. Uit te voeren werken.........................................................................................................................19 22. Concurrentie .....................................................................................................................................19 23. Racing Club Zolder ...........................................................................................................................19 24. RVB ..................................................................................................................................................19 25. Vergunningen ..................................................................................................................................20 26. Officieel documenten .......................................................................................................................20 27. Sanitaire voorzieningen ....................................................................................................................20 28. Wie contacteren voor oplossingen ............................................................................................. 20-21 29. Namen / Telefoonlijst ........................................................................................................................21 30. Varia .................................................................................................................................................22 30. Bijlagen : - timing - planogram - paddockplan - bezetting VKP

LG/HV-21.06.2013

Werkboek ZGP 50 YEARS - 1

1. Koersorganisatie Verantwoordelijke Koersorganisatie : Lucia Gallucci Verantwoordelijke Koersdirectie : Lode Kersten 1. Koersdirectie Race Director CZ Lode Kersten Verantwoordelijken per race BHC PCCB TC&BGT F3 DSSS

Urbain Vanduffel Walter Stalmans Lode Kersten Brian Poulter/Wim V.E. Lode Kersten

GP Y

Dirk Aerts

contact persoon Filip Mahieu (0477 22 24 48) Steven Stichelbout (0475 46 70 59) Christian Marx (+49 172 660 1900) David Scott (+44 1474 875 229) Joost Koenders (+31 651 504 336) (Christian Gaense +49 178 786 8230) Manfred John (+49 175 5688 557)

Adjunct Koersdirecteur Dirk Aerts Urbain Vanduffel Wim Van Emelen Relatie deelnemers Via de series Jean-Marie Jorissen Secretaris Koersdirectie Dirk Aerts 2. Koersdirectieploeg (vrijdag, zaterdag en zondag) Algemeen Verantwoordelijke (Coördinator) Dirk Van Clemen Verantwoordelijke Bretelle Koen Schepers Verantwoordelijke Gesloten Wagenpark Felicien Put Verantwoordelijke Vlaggenploeg Gunther Aerts Verantwoordelijke Speedgun Marc De Borger 3. Technische Controle Box 1- 2 Boxen kuisen tegen woensdag 26.06.2013 – 14.00 uur.

LG/HV-21.06.2013


4. Timing Draft als bijlage 1 Openingsuren secretariaten do 27.06.2013 vr 28.06.2013 za 29.06.2013 zo 30.06.2013

Welcome Center 08.30-20.00 08.30-18.00 07.30-14.00 08.30-14.00

Race Secr. / 14.00-19.00 08.00-19.00 08.30-19.00

Toren 08.30-20.30 08.30-19.00 08.00-19.00 09.00-19.00

5. Planogram Zie bijlage 2 6. Safetycar Post 17 7. Deelnemerslijsten HV 8. Bezoek Pitlane 9. Tijdwaarneming Tijdwaarneming dient te zorgen voor laptop (mededelingen op chronoschermen) in lokaal veiligheid. Indien mogelijk chronoscherm op afvlagpodium. Opbouw vanaf woensdag Generator voorzien aan chronolokaal 10. Indeling lokalen RCC Office 1 Office 2 Office 3 Office 4 Office 5 Office 6 Office 7

: Sportcommissie RACB : Technische Commissie RACB : : : : NKBK : Teams Relations

Briefingroom

: Briefings alle reeksen

11. Gesloten wagenpark Locatie : zone 1 Grootte : 500 m² Operationeel : vanaf zaterdagmorgen ? Toegang gesloten wagenpark vrijhouden -> melden aan paddockploeg 12. Varia - Speedgun RACB - tracklicentie - VIP parade : 2 sessies (zaterdag/zondag) - wagens die reeds in paddock staan - meeste wagens komen via Viverselpoort Na de parade keren de wagens terug naar parking. Voorrijden interventiewagens.

LG/HV-21.06.2013


2. Veiligheid Verantwoordelijke veiligheidscentrale : Tony Eyckmans 1. Veiligheidscentrale In charge:

Tony Eyckmans, Rik Luyckx, Johan Aerts, Pascal Vanhullebusch, Rudi Swinnen, Ronald Breugelmans, Stefan Bergen, Luc Demoitié

2. Interventievoertuigen – medical cars – 4*4 – manitou (zie ook pt 7) – takels (zie ook pt 6) In charge: Rik Luyckx, Pascal Vanhullebusch, Etienne Luyckx, Bob Vanbaelen Plaatsing der voertuigen en dit liefst vanaf vrijdagmiddag. Buiten de CZ-interventiewagens hebben wij een mix van voertuigen nodig waarvan min. 1 manitou. Rechts siflet post 1 4x4 ALFA Post 4 of 5 Links (afhankelijk vd beschikbare chauffeurs – ttz Michel, Julien = Manitou1 vnl links voor de zone 3/4/5 links Post 5/6 L BRAVO – onder vbh vnl op vrijdag. Blusvoertuig 50kg Post 8 links OSCAR met DOKTER (vrijdag onder voorbehoud - Erik?) Post 8L GOLF (4*4) = ook mini brandweerwagen – vnl links – rijdt uit, indien nodig, achter de vangrail door Poorten P8 en P18 vrij te houden als verbindingsweg (PB) Materiaaldienst “camionette” rechts op post 8 Post 10R LIMA = bevrijdingswagen Post 12 – CZ jeep met Robert en borstel – rijdt pas uit na opdracht veiligheidscentrale Post 15 Links KILO (4x4) = mini brandweerwagen 15. Post 15L TANGO met DOKTER Medical Center voertuig 1x Extrication Team (Erik ?) + Ambu’s (Erik?) Post 15L DELTA = Blusvoertuig 50kg – BK wagens in het bosje aub. Post 18R 2 TAKELS (ook dienstig via poorten P18 naar P8) 3. Baancommissarissen In charge: Johan Aerts, Georges Heynen Operationeel 15’ voor dagaanvang. Briefing zaterdag +/- 08u00. Bezetting 20 baanposten (bestaande nummering 1/19 + 6b). 4. Standcommissarissen In charge: NKSK – Marcel Van Lembergen Geen vreemden in pits (enkel officialkaarten 2013) 5. Materiaaldienst In charge:

Jos Van Buel Mario Vranken

6. Takeldienst (zie ook punt 2) In charge: Daniël Schoeters & Luc Cuypers Bob Vanbaelen 1 takel op vrijdag, 2 takels op zaterdag alsook zondag Paddockruimte achter metalen TRAP + poort einde boxen vrij te houden aub. PB

LG/HV-21.06.2013


7 Rode zones Pers/fotografen: Plannen te voorzien in het perscentrum

-

Thv post 1 in de siflet = zie rode driehoek (lijnen). Links vanaf start/finishlijn t/m de muur/rail thv post 1 gedurende de drie eerste ronden. Post 8 links achter de muur thv de grindbak. Andere gevaarlijke plaatsen zoals o.a. de muur rechts chicane post 8/9 – er zijn fotovensters voorzien – niemand tussen vangrail en FIA-draad. Thv post 15 – medical center. Vanaf vlaggenpost tot ± voordeur med center enkel doorgang toegelaten. Gedeelte achter de muur, thv MC en voor de poort MCZ richting post 16, is vrij alsook doorgang via achterkant vangrail kleine grindbak (niet stilstaan) naar cameratoren links van de piste. Achter de 1° vangrail ingang deceleratiepiste (post 18). Achter de tweede vangrail is OK.

8. Manitou 4*4 (zie ook punt 2) Levering vrijdag David? 1 Vorklift : op posten , 4L -> levering uiterlijk donderdagavond -> wie zet deze op zijn plaats? Michel, Julien? 9. Safety-car - Back-up SC Zolder standby te zetten. SC bij alle wedstrijden? Lode

LG/HV-21.06.2013


Locaties: - 5 minuten voor het veld en weg op bevel KD. - Bij de startronde op post 16 links om het veld op te vangen en indien nodig via de pitlane te rijden – dit kan alleen en uitsluitend op verzoek veiligheid. - links post 17 (naast delta) en oprijden via WK- wegje – einde = lichten uit P15 en links voorsorteren om veilig te kunnen stoppen op WK-weg waarna achteruit naar standplaats (op snelheid onmiddellijk achter de muur naar links en remmen op WK-wegje aandacht voor rode stapels). In charge: Eric Reynders & Rik Bogaerts + SC crew SC Procedure Lichten: o Lichten: MIN 2 gele zwaailampen. o Lichten: MIN 1 groen licht bij doorwuiven. Waar lichten uit? Post 15 Enkel FIA procedure Lode? 10. Toestand circuit Inspectie maandag 24 juni : 12.00 uur (DV of Mario) + elke morgen van het race-WE - Tony Rapport naar de voorzitter van de sportcommissie. Tony 11. Rampenplan Johan: briefing Bk’s 12. Rapporten BK’s – via Johan Ongevalsrapporten Gele vlag Andere 13. Varia -

Ongeval op post 11 wordt ondersteund door gele vlag van post 10 -> KD melden in de briefings Siflets toegankelijk houden – DV Toestand rails DV Wat bij zware railbeschadigingen – materiaalploeg : personeel + extra bandenmuren? Bandenmuren sixpacks: DV. Reserve sixpacks te voorzien + zorgen voor vlotte bereikbaarheid CZ aanhangwagen geladen + bandendruk plat wagentje nazien aub Voorraad strooikorrels = voorzien op voldoende voorraad. DV Toestand en aantal borstels + voorraad DV – Mario V – Jos VB Toestand mechanische borstels DV – Mario V Blussers nazien en lege tijdig hervullen. PB Brandblussers showroom ? Blusapparaten buiten doelgroep BK’sen stands : JA – Parc ferme – auto voorbereiden met blussers en sleutel naar KD – Mario Tankzone niet in gebruik 2* Radio met frequentie veiligheid ter beschikking stellen voor paddock + pitlane Ronald B Toestand trekhaken racewagens : KD (Lode) voldoende aandacht vragen aub bij TC zowel naar stevigheid als plaatsaanduiding.

LG/HV-21.06.2013


3. Intern Noodplan 1. Algemene leiding en coördinatie Hoofd veiligheid, bijgestaan door (vermelden of het een interne- of externe noodsituatie is) : Hoofd medische dienst Te volgen verwittigingsgraad : Hoofd veiligheid- - - → ---→ ---→

Medical Center

-> hoofd medische dienst -> aanwezige dokters -> rode kruis

Race Director Veiligheidcentrale - - - →112 - - - →PERMANENT SECRETARIAAT - - - → Dispatching VKP - - - → PETER BELIËN * - - - → DAVID VANDERBEEK * -> V. WILLEMS - - - → THIERRY DEFLANDRE * - - - → HUGO LEROI * - - - → LUCIA GALLUCCI * - - - → PETER STERKEN * - - - → PASCAL URSI * - - - → MARC MARTENS * - - - → EVRARD DE VILLENFAGNE* - - - → Speaker (communiceert alleen na overleg met staff CZ)

Bovenstaande personen (aangeduid met *) begeven zich naar het crisiscentrum (briefingroom Race Control Center, indien deze ruimte niet bereikbaar is wordt Magnum Lounge crisiscentrum). Taakomschrijving: • • • • • • • • •

Terreindeskundige cz naar coördinatiecentrum (brandweerkazerne) Peter Beliën (indien gemeentelijk interventieplan opstart) Terreindeskundige cz naar cp – ops (domein) David Vanderbeek Terreindeskundige cz naar plaats v/d ramp Tony Eyckmans Hoofd medische dienst cz naar plaats v/d ramp Erik Beuls Opvang familieleden Lucia Gallucci & Peter Sterken Communicatie huurders Evrard de Villenfagne Opvang pers Pascal Ursi (overleggen met Eddy Cuppers indien gemeentelijk interventieplan opstart) Communicatie controletoren Maria Baerts of Nele Wijnen Communicatie bewoners Marc Martens

LG/HV-21.06.2013


2. Wie waar te bereiken Naam

Functie

CIRCUIT ZOLDER Telefooncentrale Telefoon weekends

Telefoon Privé of GSM

Telefoon Circuit 011/85 88 88 011/85 88 89

AERTS Johan

Hoofd Baancommissarissen Maintenance & Operations Supervisor Diensthoofd VKP Hoofd Medische Dienst

BELIËN Peter Dr. BEULS Erik

0496/35 01 05 0475/38 28 03

011/85 88 72

0476/94 69 49

825

DEFLANDRE THIERRY

General Manager

0475/233 222

011/85 88 76

DE VILLENFAGNE EVRARD

Sales & Event Manager

0476/41 09 16

011/85 88 97

EYCKMANS Tony

Hoofd Veiligheid

823 of 866

GALLUCCI Lucia

Race Organisation Manager Voorzitter

011/53 65 53 0479/50 58 70 0475/38 28 04

LEROI Hugo

MARTENS Marc

ass.Veiligheid, Hoofd Interventieteam Sustainability Manager

MEUS Marina

Sales

0476/97 76 11

011/85 87 63

Race Director CZ

Hoofd Koersdirectie Lode Kersten

0478/79 03 59

845 of 832

STERKEN Peter

Head of Finance

0498/33 76 89

011/85 88 75

URSI Pascal

Marketing Manager

0492/58 89 25

011/85 87 66

VANDERBEEK David

Head of Maintenance & Logistic Onderhoud (elektriciteit)

0476/88 30 08

011/85 88 84

LUYCKX Rik

WILLEMS Valère

VKP SEC KD

LG/HV-21.06.2013

= = =

MD + SEC

SEC + KD

011/85 88 73

011/85 98 60 011/23 16 15 0475/28 19 22 014/63 36 43 0498/51 12 97 0476/29 75 74

*

Radionet

823 of 866

SEC

011/85 88 71

SEC + KD

0477/45.38.76

Verkoop - Controle - Parking - Paddock - Signalisatie Veiligheid Koersdirectie


4. Medische dienst Verantwoordelijk : Erik Beuls

Zolder Grand Prix Zolder 50 years - planning medical team (versie vrijdag 21 juni 2013)

Personeelsbezetting (zie taakverdeling)

Vaste locaties

Dokters

Erik Beuls [email protected]

Medical Center: - leiding. - bemanning REA 1-REA 2 - dispatching

Verpleging

Chris Dupont [email protected]

EHBO-lokaal Toren: - Module 1op vrijdag en zaterdag, module 2 op zondag. - ’s morgens de sleutel van het EHBO-lokaal ophalen in het secretariaat.

Ambulanciers

Chris Van Hecke [email protected]

Hulppost zone 5 - Module 1 op zaterdag, Module 2 op zondag. Hulppost zone O - Module 2 enkel op zondag De hulppost moet goed zichtbaar zijn !!! Met vlaggen gemarkeerd.

Piloten

Martin Lodewijckx [email protected]

Rode Kruis

Benny Bosloirs

Pitlane-ploeg : - Niet voorzien.

Voertuigen (met medisch personeel) MC “Tango”

post 15 (Medical Center)

Ziekenhuizen

Jessa Ziekenhuis Hasselt

+32 11 30 99 72

MC “Oscar”

post 8

Sint-Franciscus Heusden

+32 11 71 55 04

AMB “Mike-1”


ZOL Sint-Jan Genk

+32 89 32 51 80

AMB “Mike-2”


AMB-Toren (RK)

De ZW van het RK komt naar het medical center en gaat van daaruit naar hun standplaats Extra ziekenwagen voor race – staat op post 15 Enkel zaterdag en zondag Post 15 (Medical Center)

AMB-REA (RK) Extrication team 1

Bijzonderheden tijdens de Zolder Grand Prix 50 years Vrijdag Zaterdag zondag

Extrication team 2

Niet voorzien.

Medische helicopter

Niet voorzien.

LG/HV-21.06.2013

aanwezig 13.00-18.00 07:45-18:00 08:45-18:30

briefing / 08:15 09:15

Medical check / / /


Toegang

Dopingcontrole

Kledij

Maaltijden

De permanente kaarten en wagendoorlaten van Circuit Zolder zijn voor dit weekend geldig.

Zo veel mogelijk overalls Circuit Zolder of persoonlijke overalls. Bij slecht weer: geelgroene fluo-jassen Circuit Zolder of persoonlijke jassen. Indien geen overall: bij voorkeur nieuwe T-shirt en grijze pet van Circuit Zolder.

Communicatie

Niet aangemeld.

lunchpakketten en drank worden voorzien

Legende

DOC = dokter

ZW = ziekenwagen

binnenlijn 790

VP = verpleging

RK = Rode Kruis

Buitenlijn/fax

(011) 85 88 86

AMB = ambulancier

HP = hulppost Rode Kruis

Radio

Medische frequentie

EXT = Extricationteam

MC = medical car

e-mail

[email protected]

SC = Security car

Medical Center

binnenlijn 825

EHBO-lokaal

Varia: - Op donderdag 27/06 wordt een beperkte medische equipe voorzien: ambulance Mike 1 met bemanning aangevuld met één arts.

- Op vrijdag 28/06 wordt er vanaf ’s middags op race bezetting gewerkt. - Op zaterdag en zondag race bezetting tijdens de volledige dag. - Hulppost Rode Kruis in zone 0 heeft geen lokaal meer ter beschikking: doorgeven dat zij zelf een tent dienen te voorzien!

Zolder Grand Prix 50y 28-29-30/06/2013 laatste aanpassing : 21/06/2013

Personeel Vrijdag 08.00 – 12.00

Vrijdag 12.00 – 18.00

Zaterdag 08.00 – 12.00

Zaterdag 12.00 – 18.00

Zondag 9.00 – 12.00

Zondag 12.00 – 18.30

Beuls

Beuls

Beuls

Beuls

Beuls

Geybels

Darcis

Verdonschot

Geybels

Geybels

Beuls

Beuls

Lobbes

Lobbes

Beuls

Darcis

Verdonschot

Ramaekers

Beuls

Ramaekers

Verdonschot

Darcis

Beuls

Ramaekers

Leiding

REA 1

REA 2

TANGO

OSCAR

Mike 1

LG/HV-21.06.2013


Mike 2

Extricationteam Beuls

Beuls

Beuls

Lobbes

Lobbes

Module ZW Module ZW Module 2 Module 2 Module 2

Module ZW Module ZW Module 2 Module 2 Module 2

donkere vakken = geen personeel voorzien Rode Kruis ZW Toren Module ZW ZW REA HP Toren Module1 HP zone 5 HP zone 0

Module ZW Module 1

Module ZW Module ZW Module 1 Module 1

Module ZW Module ZW Module 1 Module 1

5. Paddock Verantwoordelijke : Peter Beliën + Cor Snoekx 1. Openingsuren paddock Opbouw hospitality start op dinsdag 25.06.2013 Teams mogen binnen vanaf donderdag 27.06.2013 – 08.30 uur. Teams in box 34-40 vanaf 17.00 uur Uurregeling : Do 27.06.2013 Vr 28.06.2013 Za 29.06.2013 Zo 30.06.2013

: 08.00 – 22.00 uur : 08.00 – 22.00 uur : 08.00 – 22.00 uur : 08.00 – 22.00 uur

2. Bemanning paddock Zie bijlage 4 3. Overzicht zones (onder voorbehoud van wijzigingen) zone 0 : BHC zone 1 : GP Y + TC & BGT zone 2 : GP Welcome Village box 1 – 8 + RACB TC box 09 – 10 + F3 box 11 – 25 + DSSS box 26 – 40 zone T2 : Showroom zone 3 : Showroom zone 4 : Showroom zone 5 : Karting + PCCB zone 6 : Showroom Donderdag tot 17.00 uur worden box 34 tot 40 gebruikt voor Trackday. 4. Tribunes 5. Controle Pitlane Minimum leeftijd : 16 jaar (uitgezonderd piloten). Controle te voorzien vanaf vrijdag 14.00 uur -> slagboomtoren

LG/HV-21.06.2013


-> trap koersdirectie -> poort einde stands -> pitlane clean houden Pitlane controleurs: op vrijdag 3, op zaterdag en zondag 6. 6. Verkoopstanden Verantwoordelijke paddock : Cor Snoekx Verantwoordelijke : Harold Kindt Plan aan Peter Beliën, graag ten laatste per 24.06.2013. 7. Verkoopsketen Bevers Verantwoordelijke Bevers

: Peter Gilis

8. Vuilophaling Verantwoordelijke : Peter Beliën Maandag 24.06.2013 na 16.00 uur Vrijdag 28.06.2013 na 18.00 uur Zaterdag 29.06.2013 na 18.00 uur paddock, achter tribune, pitlane. -> Een volledige rondrit in de paddockzones en in de pitlane (boxen) + esplanadedak -> Dozen en plastic zakken naast de containers dienen ook meegenomen te worden. -> Teams melden om de vuilbakken zichtbaar te plaatsen aan straatkant. 9. Stroom 10. Benzine 11. Bewaking paddock : toezicht op motorstilte -> Cor Snoekx -> Paddock 0 tot 6 - dinsdag en woensdag geen controle in de paddock - 2 personen van 08.00 – 22.00 uur op do + vr - 5 personen van 08.00 – 19.00 uur + 2 personen van 18.00 – 22.00 uur 22.00 uur op za - 5 personen van 08.00 – 19.00 uur op zon -> teams + promotoren motorstilte melden, vr + za na 18.00 uur + zo na 18.30 uur OOK in de tenten !!! -> Geen bromfietsen en scooters op circuit. 12. Gebruik circuit in de voordagen - 24.06.2013 : voorbereiding ZGP 50Y / afbouw Superstars in paddock - 25.06.2013 : Federale / Prio - 26.06.2013 : Landespolizei / voorbereiding ZGP 50Y - 27.06.2013 : ZGP 50Y - 28.06.2013 : ZGP 50Y 13. Avondfietsen 25-26-27.06.2013 avondfietsen Paddock is niet beschikbaar 14. Briefing vr + za + zo 08.00 uur in paddocklokaal zone 5 15. Verlichting Laten branden vanaf woensdag t/m zondag (DV)

LG/HV-21.06.2013


6. Parkings Verantwoordelijke : Peter Beliën + Rudi Ramaekers 1. Openingsuren parkings Vrijdag en zaterdag Vrijdag t.e.m. zondag Vrijdag Zaterdag Zondag

: 08.00 – 22.00 uur begeleiden op de camping : permanentie op VIP A (dag en nacht) : VIP B : 07.30 – 16.00 uur : 07.30 – 16.00 uur – VIP A + VIP B + P Zwembad : 07.30 – 16.00 uur – VIP A + VIP B + Public -> P zwembad -> P 32 / P 31 / P 14/15 Parking RvB afzetten vanaf zaterdag.

2. Bezetting Zie bijlage 4 3. Overzicht parkings (d.d.

/2013)

Parking

Capaciteit

VIP A ( 9 ) VIP A ( 10 )

200 400

VIP B ( 15 ) VIP B ( 38 ) VIP B ( 39 )

1.000 800 200

VIP C ( 31 ) VIP C ( 32 )

1.000 250

VIP D ( 11 ) VIP D ( 12 )

150 200

Media ( 13 ) Public (zwembad) Public ( 14 ) Public ( 29 ) Public ( 30 ) Public ( 40 ) Motorparking = ???

Uitgegeven Bestemming Verantwoordelijk

LG/HV

VIP Team P

300

PU/AC

Media

200 1.900 900 600 460

Verkoop Verkoop Verkoop Verkoop

Public Public Public Public

4. Radio’s Frequenties: drie frequenties: eigen radio’s. -> donderdag opladen -> vrijdag + zaterdag + zondag : verdeling volgens lijst medewerkers 5. Briefing Zaterdag om 07.00 uur : VKP/Logistieke dienst. Zondag om 07.00 uur : VKP/Logistieke dienst.

LG/HV-21.06.2013


7. Shuttledienst Verantwoordelijke : Peter Beliën + Willy Neuteleers Voertuigen :2 stuks via Delorge Vervoer VIP B (P 15) -> Gate 4 -> VIP B (P 15) zaterdag : 2 voertuigen van 09.00 tot 20.00 uur zondag : 2 voertuigen van za 09.00 tot zo 20.00 uur

8. Verkoop Verantwoordelijke : Peter Beliën – Stefan Swijsen 1. Uurregeling Zie bijlage 4 2. Overzicht te verkopen tickets Basistickets : Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag Weekend Don – Zon

Grand Prix ticket: VVK € 20,00 € 20,00 € 30,00 € 50,00

Kassa € 10,00 € 10,00 € 25,00 € 25,00 € 35,00 € 75,00

VVK

Kassa

€ 40 € 40 € 70

€ 50 € 50 € 80

Donderdag en vrijdag verkoop aan Gate 4. Parking ticket publiek: € 10 Voorverkoop via www.circuit-zolder.be Specimens -> AC bezorgt overzicht aan PB 3. Kortingsbonnen 4. Inruilbonnen Burenbrief Rally plaat zondag ? 5. Gratis toegang ZAC ! Kinderen geboren op of na 1 januari 2001. 6. Briefing Zaterdag om 7.00 uur VKP/Logistieke dienst. Zondag om 7.00 uur VKP/Logistieke dienst. 7. Camping Vrijdag en zaterdag van 08.00-22.00 uur begeleiding op de camping. 8. Varia Tickets: leeftijdsgrens = 12 jaar toegang pitlane = 16 jaar toegang piste = 18 jaar, uitgezonderd piloten * ook van toepassing voor Zolder Autosport Cards

LG/HV-21.06.2013


9. Controle Verantwoordelijke : Peter Beliën + Jos Lenaers Controle Gate 1 vanaf woensdag 18u 1. Controle inkom Uurregeling posten zie bijlage 4 Slagbomen VKP-lokaal Slagbomen tunnel

: van woensdag 18.00 uur tot zaterdag 08.00 uur : vanaf zaterdag 08.00 uur tot zondag 18.00 uur

dagdienst -> 08.00 – 18.00 uur nachtdienst -> 18.00 – 08.00 uur Wachtzone -> geen 2. Overzicht doorlaten Specimen + verspreidingslijst inclusief internet verkoop (AC)

aan JL.

3. Dispatching + verdeling radio’s Verantwoordelijke : Nathalie Hody 4. Briefing Er mag GEEN ENKEL TEAM binnen vóór donderdag 27.06.2013 - 08.30 uur, 5. Nachtbewaking tunnel Opstelling slagboom VKP-lokaal – elke nacht, dus ook van zaterdag op zondag

10. Federale / lokale Politie – Brandweer Verantwoordelijke : David Vanderbeek 1. Federale / lokale Politie - vrijdag & zaterdag op afroep (011/450 111 of 101) - zondag permanentie, bereikbaar via dispatching VKP (011/85 88 98) - bijstand rally ? -> DV checkt bij politie 2. Brandweer - intern aanwezig tijdens piste activiteiten - extern enkel op afroep (011/450 170 of 112) 3. Verkeersplan - groot verkeersplan is van toepassing 4. Voorbereidende meetings 5. Technische hulp Gemeente nvt

11. Signalisatie Verantwoordelijke : Claudio Bedin + David Vanderbeek Standaard signalisatie

LG/HV-21.06.2013


12. Sponsoring / Visibility Verantwoordelijke : CZ : Evrard de Villenfagne, promotor : Harold Kindt Lebeau-Courally op Fleet TV-brug

13. Hospitality Verantwoordelijke hospitality : geen hospitality CZ ! Promotor : Harold Kindt Verantwoordelijke catering : Promotor : Harold Kindt Verantwoordelijke BC : Porsche ? 1. Business Club -> Porsche 2. Verhuurde ruimtes Ruimte

Huurder

1 2 3 4 5

Start/Finish Loge VIP Loge 1 VIP Loge 2 VIP Loge 3 VIP Loge 4

Skylimit Events MSZ Promove Vitaemobility Nationale Loterij

7 8 9

MVC Mezz 1 Mezz 2

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Mezz 3 Mezz 4 Mezz 5

CERA Promotor Van Dessel Verzekeringen AG Metals MM.Com.V Racing Stars

Mezz 7 Mezz 8 Mezz 9 Mezz 10 Mezz 11 Mezz 12 Mezz 14 Briefingroom Business Center

Racing Friends Racing Friends Promotor Promotor Promotor Pers Pers Organisator Porsche

Contactpersoon

jaarcontract Andy Jaenen Ja Hans Van de Ven Ja Chris Vanhee Ja Gunther De Pooter Ja Arnaud Hermesse Ja

poetsen Huurder Huurder Huurder Huurder CZ

Neen Neen Ja

Huurder Huurder Huurder

Bart Van Samang Micheline Mathot Jan Wauters

Ja Ja

Huurder Huurder

Pascal Ursi Pascal Ursi Harold Kindt Harold Kindt Harold Kindt

Ja Ja Neen Neen Neen

???

Neen

CZ CZ Huurder Huurder Huurder CZ CZ CZ Huurder

Harold Kindt Patrick Verlinden

23 Magnum Lounge Promotor Harold Kindt Neen Huurder 24 Congress Room 1 Promotor Harold Kindt Neen Huurder 25 Congress Room 2 Promotor Harold Kindt Neen Huurder 26 Congress Room 3 Promotor Harold Kindt Neen Huurder 27 Congress Room 4 Promotor Harold Kindt Neen Huurder 28 Congress Room 5 Promotor Harold Kindt Neen Huurder 29 CT3 Ridley Anthony Kumpen Ja Huurder Micro Business Center nakijken (DV -> VW) * Geen privéwagens van huurders aan de kaaimuur (melden aan huurders Mme) * Open ruimte voorzien voor traiteur Congress Center aan groene trap, enkel koelwagen en geen privéwagens traiteur en/of personeel catering 3. Controle infrastructuur (o.a. mezzanines, loges, …) - Controle aan groene trap van het Congress Center ? LG/HV-21.06.2013


14. Programmaboekje Verantwoordelijke: Harold Kindt 1. 2. 3. 4. 5.

Prijs: Gratis Oplage: 2500 Inhoud: Programma Verdeling: Enkel voor Grand Prix Niveau Target verkoop:

Verdeling en opslagplaats: Grand Prix Village - balie

15. Media Lane (ex-loge 12/14 Media Accreditation Centre) Verantwoordelijke algemeen: National Press Officer: Verantwoordelijke medialane:

Pascal Ursi Annemie Claesen Guy Geurts

1. Medialane Structuur voor 111 personen. (Brandveiligheid) Openingsuren Media Centre: - vrijdag van 12.00 uur - 19.00 uur - zaterdag van 08.00 uur - 19.00 uur - zondag van 08.30 uur tot de laatste journalist het pand verlaat 2. Persberichten (PU) − 4 persberichten via CZ − 1 persbericht via Harold Kindt 3. Persconferentie − Voorafgegaan aan het event: 3 persconferenties (Autosalon - januari, Seizoensopener - april, Autoworld Brussels, juni) 4. Persfoto’s nvt 5. Controle Het media Centre en zijn faciliteiten moeten gedurende het gehele event onder toezicht staan. De controle wordt voorzien door iemand van ons media center. Verantwoordelijke Guy Geurts Vrijdag : 12.00 – 19.00 uur Zaterdag : 08.00 – 19.00 uur Zondag : 08.30 – tot de laatste journalist het pand verlaat

16. Speaker Verantwoordelijke : Guy Geurts 1. Openingsuren zaterdag 09.00 – 12.00 uur // 13.00 – 18.00 uur zondag 10.00 – 18.30 uur 2. Bemanning Guy Geurts, Daniël De Schrijver (tbc), Sven Pirens (tbc) 3. Muziek

LG/HV-21.06.2013


17. Protocol Verantwoordelijke Circuit Zolder : Guy Geurts 1. Podium - Lijst aantal bekers, champagne en bloemen per serie en wie wat zorgt en wie wat krijgt (HV) - Backdrop podium is voorzien. (tbc plaatsing) 2. Rondgang sponsors + seriepromotoren (LG) 3. Bekers en bloemen -> handdoekjes en genoeg flesjes water voorzien bureel MB/NW (DV) 4. Vlaggen podium Nationaliteiten nakijken aan de hand van de deelnemerslijst. (MB/NW) 5. Champagne HV aantal flessen doorgeven aan Mme.

18. Animatie (bestemd voor het grote publiek) Verantwoordelijke : Harold Kindt - Showrooms +10 automerken (Hyundai, BMW, Porsche, Lamborghini, McLaren, Abarth, Alfa Romeo, Volvo, Renault, Tesla) - Slalomproef paddock 6 - Karting en kinderanimatie paddock 5 (springkasteel) - TBC Legends treffen Paddock 0 of 1 - Fototentoonstelling Johan Vandenbergh - Tentoonstelling Lebeau-courally - Tentoonstelling State of Art - verkoop van “CZ Dog” ten voordele van goed doel - vernissage fluo beelden (paddock 3-4) showroom

19. Promotiecampagne Verantwoordelijke : Harold Kindt - Website zoldergrandprix.be - Persberichten en conferenties - One to one approach van partners - Partnership Produpress Autogids / Autowereld / Moniteur - Radio 1: Aflevering Joos (reportage) - Radio 2 Limburg: Reportage

20. Camping Verantwoordelijke : Peter Beliën 1. Camping Circuit Zolder Prijzen (tarieven van kracht tijdens raceweekends = do->zo) Toeristische plaats (max. 25 m² - ongeacht aantal personen): € 30,00 per nacht (incl. elektriciteit, douches en toiletten) Begeleiding: - plaatsing : 1 persoon vrijdag en zaterdag van 08.00-22.00 uur - verkoop : 1 persoon vrijdag en zaterdag van 08.00-22.00 uur

LG/HV-21.06.2013


2. Andere campings Geen 3. Varia Bandjes voorzien voor gebruik toiletten/douches.

21. Uit te voeren werken Verantwoordelijke : David Vanderbeek in afwachting van gevraagde input promotor 22. Concurrentie 1. Regionaal Genk on Stage 2. Nationaal 24 Uren van Ieper (rally) Historic in Rochefort 3. Internationaal F1 Silverstone WTCC Boavista Blancpain Endurance Paul Ricard TT Assen (27-29 juni) Ronde van Frankrijk

23. Racing Club Zolder Verantwoordelijke : Pascal Ursi / Annemie Claesen − − −

De Racing Club Zolder loge zal worden geopend naar analogie met ander races, op zaterdag en zondag. Racing Friends parking zone 7 blijft naar analogie met andere races De ander Racing Friends parkeren op VIP D

24. RVB Verantwoordelijke : Thierry Deflandre / Lydia Peeters 1. Informatie Zaterdag receptie in Congress Center van 18.00-20.00 uur Zaterdag : 2 hostessen via Harold Kindt voor opvang genodigden. Komen via Gate 4 en door paddock terug naar groene trap. 2. Tickets ZAC 3. Organisatie 4. Opvang : RCZ Marina Meus en Valerie Deflandre (receptie) 5. Parking : zondag -> 1 persoon (vanaf zaterdag afzetten)

LG/HV-21.06.2013


25. Vergunningen Verantwoordelijke : Marc Martens 1. Motorstilte zie timing 2. Vergunningen (brandweer, tenten,…) MM 3. BIPT (PB) Vergunning op jaarbasis ok 4. Varia Aandacht clubs/series : geen geluid na 18.00 uur

26. Officieel documenten IJkingen, …

27. Sanitaire voorzieningen Verantwoordelijke : Peter Beliën juni 2013 CIRCUIT

25 26 27 28 29 30

di wo do vr za zo

O X

geopend zonder bemanning geopend

Landesp / Opbouw HGP HGP "50 y CZ" HGP "50 j CZ" (2,5d) HGP "50 j CZ" HGP "50 j CZ"

Geopende toiletten Z0 Z2 CT Z5 Z6 TR

O O X O O X X X X X X X

O O X X

O O X X X

Mez + BC en MC vliegende ploeg

28. Wie contacteren voor oplossingen Voor oplossingen i.v.m. bellen naar : -> -> -> -> -> -> -> -> ->

Tekort aan tickets, parking Promotie, marketing Animatie Pers Sales (sponsoring, standplaatsen, … ) Hospitality Catering Magnum Lounge Shuttles

LG/HV-21.06.2013

: Pascal Ursi : Pascal Ursi : Pascal Ursi : Pascal Ursi : Harold Kindt : Harold Kindt : Harold Kindt : Harold Kindt : Peter Beliën


-> -> -> -> -> -> -> -> -> ->

Camping Parking Controle Verkoop Paddock teams Logistiek Signalisatie Races, teams, officials Medische interventies Schade, verzekering

: Peter Beliën : Peter Beliën : Peter Beliën : Peter Beliën : Peter Beliën : David Vanderbeek : David Vanderbeek : Lucia Gallucci : Erik Beuls : Peter Sterken

29. Namen / telefoonlijst 1. Vaste Organisatie Beliën Peter Deflandre Thierry de Villenfagne Evrard Gallucci Lucia Maris Pierre Martens Marc Meus Marina Peeters Lydia Sterken Peter Ursi Pascal Vanderbeek David Willems Valère

0475/38.28.03 0475/23.32.22 0476/41.09.16 0475/38.28.04 0477/45.38.78 0476/29.75.74 0476/97.76.11 0498/35.63.76 0498/33.76.89 0492/58.89.25 0476/88.30.08 0477/45.38.76

Promotor Harold Kindt 2. Medewerkers Beuls Erik Eyckmans Tony Kersten Lode Neuteleers Willy Snoekx Cor 3. Officiële instanties RACB Sport 4. Contactpersonen races BHC PCCB TC&BGT F3 DSSS GP Y

011/85.88.72 011/85.88.76 011/85.88.97 011/85.88.73 011/85.88.71 011/85.87.63 011/85.88.92 011/85.88.75 011/85.87.66 011/85.88.84

verkorte GSM nrs 572 576 597 573 553 571 563 592 575 566 584 552

0478/28 02 02

0476/94.69.49 0479/50.58.70 0478/79.03.59 0477/45.38.84 0477/45.38.81

825 866 + 823 845

556 559 557 555

Tel.: 02/675.60.50 Fax: 02/675.61.19 Filip Mahieu (0477 22 24 48) Steven Stichelbout (0475 46 70 59) Christian Marx (+49 172 660 1900) David Scott (+44 1474 875 229) Joost Koenders (+31 651 504 336) (Christian Gaense +49 178 786 8230) Manfred John (+49 175 5688 557)

5. Sponsors – huurders 6. Brandweer Politie

LG/HV-21.06.2013

011/45.01.70 011/45.01.11


30. Varia 1. Dress code : vrijdag : wit T-shirt of hemd Circuit Zolder zaterdag : wit T-shirt of hemd Circuit Zolder zondag : wit T-shirt of hemd Circuit Zolder 2. Licht in de paddock ’s avonds (DV-> PM) : Alle verlichting laten branden ! 3. Lijst van leveranciers/afspraken (per dag) aan MB/NW doorgeven. 4. Stickers 50 Y -> op wagens Superstars Int. Series 5. Set van alles over 50Y voor museum.

LG/HV-21.06.2013


JUNE 2013 PRODUKT MANAGER

Recommend Documents