Jumbo. Februari

SV Blauw Geel ’38/Jumbo

Vrijwilligersbeleid Februari - 2012

Voorwoord Voor de buitenwacht en ook binnen onze vereniging heerst de algemene gedachte dat onze organisatie staat als een huis. s.v. Blauw-Geel38 beschikt immers over een prima geoutilleerde voetbalaccommodatie, veel leden, goede begeleiding en schenkt naast de voetbalactiviteiten ook veel aandacht aan sociaal-maatschappelijke aspecten zoals het organiseren van een jaarlijks kampweek voor jeugd van 8 tot 12 jaar. Ook voor de sponsoren worden met regelmaat activiteiten ontplooid en publicitair timmert s.v. Blauw-Geel’38 aan de weg. Dit alles leidt tot grote tevredenheid maar houdt niet in dat we achterover kunnen leunen. Immers, weten we wel of de tevredenheid ook bij onze vrijwilligers als zodanig wordt ervaren? De vrijwilligers die de basis vormen van ons succes, zijn voor ons een belangrijke groep met betrekking tot de vraag hoe tevreden men is met het reilen en zeilen van onze voetbalclub. Om deze reden hebben wij het bureau Movisie, kennis en advies voor maatschappelijke ontwikkeling, ingeschakeld om een Vrijwilliger Tevredenheids Onderzoek te verrichten. Zonder vooruit te lopen op de resultaten van het onderzoek die in hoofdstuk 2 zijn samengevat, kan men met de uitslag erg content zijn. Echter er zijn ook verbeterpunten aan het licht gekomen die allen onze aandacht gaan krijgen. Om hiervoor een plan van aanpak te maken en te zorgen dat uitvoering wordt gegeven aan de verbeteringen heeft het bestuur besloten om geen vrijwilligerscoördinator aan te stellen maar te opteren voor een Commissie Coördinatie Vrijwilligers. Deze commissie is uiteraard niet alleen nodig om de verbeterpunten aan te pakken maar krijgt ook een belangrijke rol in het ontwikkelen, aanpassen en bewaken van het vrijwilligersbeleid binnen s.v. Blauw-Geel’38. Tenslotte wil ik graag alle leden van onze vereniging die hebben meegewerkt aan het Vrijwilligers Tevredenheids Onderzoek hartelijk bedanken voor hun tijd en inzet. Frank Pulles, voorzitter.

Vrijwilligersbeleid SV Blauw Geel ‘38 / Jumbo

2

Inhoudsopgave Inleiding........................................................................................................................ 5 1.

Conclusie en aanbevelingen........................................................................................ 7

2.1 Samenvatting van de belangrijkste resultaten van het Vrijwilliger Tevredenheidsonderzoek............................................................................ 7 2.1.2 Tevredenheid over de verschillende thema’s............................................................... 7 2.1.3 Aanbevelingen.............................................................................................................. 8 2.2 Aanvullingen vanuit de organisatie.............................................................................. 9 2.3 Speerpunten van beleid............................................................................................. 10 3 Werving en selectie van vrijwilligers........................................................................... 10 3.1 Selectie van vrijwilligers.............................................................................................. 10 3.1.1 Informatie aan de vrijwilliger....................................................................................... 11 3.1.2 Het kennismakingsgesprek........................................................................................ 11 3.1.3 Introductie van nieuwe vrijwilligers............................................................................. 11 4. Begeleiden van vrijwilligers........................................................................................ 12 4.1 Begeleiding en vrijwilligers en voortgangsgesprek................................................... 12 4.1.1 Deskundigheidsbevordering...................................................................................... 12 4.1.2 Het attentiebeleid........................................................................................................ 12 5. De rechtspositie van vrijwilligers................................................................................ 13 5.1 Registratie van persoonlijke gegevens...................................................................... 13 5.2 Vrijwilligersovereenkomst/contract............................................................................ 13 5.3 Beëindiging samenwerking........................................................................................ 13 5.4 Inspraak en medezeggenschap................................................................................. 13 5.5 Informatievoorziening................................................................................................. 14

6. De Commissie Coördinatie Vrijwilligers..................................................................... 14 6.1 Algemeen.................................................................................................................... 14 6.2 Taakomschrijving Commissie Coördinatie Vrijwilligers.............................................. 14 7.

Vergroten betrokkenheid ouders............................................................................... 15

8 Maatschappelijke stage.............................................................................................. 16 8.1 Algemeen.................................................................................................................... 16 8.2 Vrijwilligerswerk.......................................................................................................... 16 8.3 Plan van aanpak......................................................................................................... 16


3

Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6

........................................................................................................................... 17 Functieprofiel..................................................................................................... 18 Vrijwilligersregeling........................................................................................... 18 Handreiking begeleiding................................................................................... 24 Overeenkomst ten behoeven van vrijwilligers.................................................. 32 Commissie Coördinatie Vrijwilligers (CCV)...................................................... 34 Collectieve aansprakelijkheidsverzekering....................................................... 35


4

Inleiding s.v. Blauw-Geel’38 is een voetbalvereniging met ruim 1500 leden en heeft als thuisbasis het Prins Willem-Alexander sportpark in Veghel. Naast s.v. Blauw-Geel’38 kent de gemeente Veghel nog 5 voetbalverenigingen die in de kerkdorpen Boerdonk, Erp, Mariaheide, Keldonk en Zijtaart hun domicilie hebben. s.v. Blauw-Geel’38 maakt al jaren een groei door met een ledenaanwas door hoofdzakelijk jeugdigen. Deze aanwas is enerzijds toe te schrijven aan de jaarlijkse open dagen die worden georganiseerd en anderzijds door aanmeldingen op basis van de goede naam die s.v. Blauw-Geel’38 heeft opgebouwd als het om vorming en begeleiding van jeugdige spelertjes gaat. Naast de jeugdafdeling met ca. 1000 leden, zijn er binnen de verenigingen –naast een senioren-,veteranen-, dames- en G-afdeling- nog diverse werkgroepen actief. De afdelingen en werkgroepen drijven hoofdzakelijk op vrijwilligers die in het seizoen wekelijks zorgdragen dat de vereniging ‘draait’. Niet alleen op het gebied van voetbalzaken zoals trainingen, wedstrijden en toernooien maar ook op tal van andere terreinen. Websitebeheer, uitgifte en beheer van materialen, het (schoonmaak)onderhoud van de kleedaccommodatie en clubgebouw, zijn activiteiten die door vrijwilligers worden verricht. Ook mag niet onvermeld blijven dat vele vrijwilligers zich inzetten voor de organisatie van kaartavonden, het vervoer van supporters van en naar wedstrijden van het 1e seniorenelftal en de zorg voor financiële middelen om de club extra mogelijkheden te bieden. Genoemde voorbeelden zijn slechts een fractie van vrijwilligersactiviteiten die binnen de club plaatsvinden. Uit bovenstaande informatie zou de conclusie kunnen worden getrokken dat met ca. 300 vrijwilligers er geen reden is om aan het huidige plan van aanpak rondom vrijwilligers te tornen. Het bestuur is echter van mening dat – mede met het oog de toekomst- een beleid moet worden ontwikkeld dat meer structuur en houvast geeft voor de vrijwilligers en duidelijkheid biedt wat van een vrijwilliger wordt verwacht. Ook moet een vrijwilliger op de hoogte zijn wat hij/zij van de vereniging i.c. Blauw-Geel’38 mag verwachten. Verder dienen maatschappelijke ontwikkelingen aan de orde te komen zoals vergrijzing binnen het bestaande vrijwilligersbestand, maatschappelijke stage binnen het vrijwilligerswerk en het vergroten van betrokkenheid bij de club. Dit geldt vooral voor allochtone ouders waarvan jeugdigen lid van s.v. Blauw-Geel’38 zijn. Ook de werving van vrijwilligers, het faciliteren en ondersteunen van deze personen moet gecoördineerd verlopen en handvatten worden aangereikt hoe een en ander vorm kan krijgen. Hierbij valt te denken aan een coördinator vrijwilligerswerk of een commissie bestaande uit 3 personen die verantwoordelijk is voor dit beleidsterrein. Om een en ander goed vast te leggen heeft het bestuur gekozen voor het opzetten van een nota vrijwilligersbeleid. Een nota die tot stand dient te komen met de organisatie en moet leiden tot een grote mate van draagvlak binnen de vereniging. Na een presentatie tijdens de Algemene Leden Vergadering in november 2010, zijn de voorbereidingen van start gegaan. Naast een gesprek met de gemeente Veghel over subsidiemogelijkheden voor het project, Vrijwilligersbeleid SV Blauw Geel ‘38 / Jumbo

5

is overleg gevoerd met Movisie voor het houden van een Vrijwilligers Tevredenheid Onderzoek (VTO) onder een 100-tal vrijwilligers en werd een klankbordgroep in het leven geroepen. Deze klankbordgroep, bestaande uit een vertegenwoordiging van s.v. Blauw-Geel’38, is vanaf het begin bij het proces betrokken en heeft gereageerd op voorliggende bescheiden en concept rapportages van de nota. De nota Vrijwilligersbeleid s.v. Blauw-Geel’38 –zoals die nu voorligt- moet niet worden gezien als een ‘dictaat’ maar is een leidraad om het vrijwilligerswerk nog beter te organiseren en meer duidelijkheid te verschaffen in taken en werkzaamheden. De conclusies en aanbevelingen van het door Movisie verrichte onderzoek vormen een belangrijke basis voor het beleidsplan en zijn –in verkorte vorm- in deze rapportage opgenomen.


6

1.

Conclusies en aanbevelingen (Rapportage Movisie)

2.1 Samenvatting van de belangrijkste resultaten van het Vrijwilliger Tevredenheidsonderzoek

Thema (Vraagcluster)

Gemiddeld Rapportcijfer (1-10)

Tevredenheid over de werkzaamheden

7.8

Mate van motivatie van vrijwilligers

8.3

Tevredenheid over de begeleider

7.1

Tevredenheid over samenwerking

7.8

Tevredenheid over werkomgeving

7.5

Tevredenheid over mogelijkheden tot persoonlijke ontwikkeling

7.4

Gemiddelde algehele tevredenheid

7.7

Top 4 van verbeterpunten volgens vrijwilligers van s.v. Blauw-Geel’38 Begeleiding van vrijwilligers Informatievoorzieing voor vrijwilligers Mogelijkheden voor training en scholing van vrijwilligers Inspraak van vrijwilligers

40% 26% 26% 13%

2.1.2 Tevredenheid over de verschillende thema’s Vrijwilligers binnen s.v. Blauw-Geel’38 zijn zeer gemotiveerd en over het algemeen ook zeer tevreden over de inhoud van hun vrijwilligerswerk. Er lijkt een goede match te zijn tussen de aard van het werk en degenen die het uitvoeren. Op basis van de uitkomsten op de thema’s begeleiding en samenwerking valt op dat er vooral onbekendheid bestaat over de startfase waarin vrijwilligers worden ingewerkt. Ook de mate waarin vrijwilligers vanuit de organisatie reacties krijgen op hun werk kan worden verbeterd. De onderlinge sfeer en de manier waarop nieuwe vrijwilligers worden opgenomen worden erg positief gewaardeerd. Ook de onderlinge samenwerking en de deskundigheid van de andere vrijwilligers worden door het grootste deel als voldoende beoordeeld. Behoudens informatievoorziening en inspraak zijn de vrijwilligers tevreden over de randvoorwaarden/werkomgeving waarin zij hun werk moeten doen. Ook de mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling worden redelijk positief of neutraal beoordeeld. De vrijwilligers bij de Jeugdafdeling verschillen nauwelijks van het gemiddelde beeld bij de vrijwilligers van S.v. Blauw-Geel’38; de vrijwilligers van de afdeling Vereniging algemeen noemen vaker dan gemiddeld verbeterpunten als begeleiding, waardering, betere taken en taakverdeling, werksfeer en informatievoorziening. Verder valt uit de overige opmerkingen op te maken dat diverse vrijwilligers de club een zeer warm hart toedragen en expliciet hun tevredenheid uitspreken over bepaalde aspecten (waardering, ontvangst Vrijwilligersbeleid SV Blauw Geel ‘38 / Jumbo

7

als nieuwe vrijwilliger etc.). Ook worden er een aantal concrete wensen en suggesties voor verbeteringen geuit, waar de vereniging wat mee kan doen. 2.1.3 Aanbevelingen MOVISIE heeft op basis van de analyse van de uitkomsten een aantal aanbevelingen gedaan. De aanbevelingen die relevant zijn voor het toekomstig vrijwilligersbeleid zijn in deze nota opgenomen. In willekeurige volgorde staan onderstaand de aanbevelingen opgesomd: • G ebruik positieve resultaten uit het onderzoek in de communicatie naar derden: in de werving van nieuwe vrijwilligers maar ook naar de gemeente en andere financiers als aantoonbaar resultaat. • D e eenzijdige nadruk op vaders van voetballende kinderen is een risico voor de continuïteit van het vrijwilligerswerk van S.V. S.v. Blauw-Geel’38. Er moeten telkens nieuwe vrijwilligers geworven worden. Er zijn ook maar heel weinig vrijwilligers jonger dan 35 jaar. Het is de moeite waard te kijken naar een manier waarop het vrijwilligerswerk voor jongere vrijwilligers en vrouwelijke vrijwilligers aantrekkelijker gemaakt kan worden. Er zou kunnen worden gekeken naar de mogelijkheid om functies of taken te creëren die een jonger publiek aanspreken. Jonge leden in de leeftijd 13-18 jaar zouden via maatschappelijke stages op een laagdrempelige manier kunnen kennismaken met vrijwilligerswerk in hun eigen club. De iets oudere jeugd, in de leeftijd 16 – 25 zou je – voor zover dat al niet gebeurt – stages kunnen laten lopen als assistent trainer of elftalbegeleider van jeugdteams. Ook via meer projectmatig vrijwilligerswerk – organisatie van toernooien, evenementen etc. – kunnen jongere leden op een relatief laagdrempelige manier kennismaken met vrijwilligerswerk. Zie voor tips www.movisie. nl/jongerenparticipatie, onder ‘jongeren en vrijwillige inzet’. Voor vrouwelijke vrijwilligers kan de drempel om actief te worden, te maken hebben met de taken maar ook met het kleine aantal vrouwen dat actief is. Op beide aspecten kan wat gedaan worden. Ga in gesprek met moeders, (vrouwelijke leden als die er zijn) over wat zij leuk zouden vinden om binnen de club te doen. Ga niet per se uit van openstaande vacatures of bestaande functies maar biedt ruimte en ontdek samen welke bijdrage ze zouden willen leveren. (organiseren uitjes, bardienst, opzetten oppasdienst zodat ouders mee kunnen naar voetbalwedstrijden etc.). Vraag vrouwen om in duo’s of met een groepje actief te worden, dit verlaagd de drempel om actief te worden omdat ze dan niet de ‘enige’ zijn. • E en aantal vrijwilligers laat kritische geluiden horen over aspecten als belangstelling vanuit de organisatie en het inwerken in de startfase. Aanbeveling zou zijn om hier als organisatie een actieve rol te pakken, door te vragen hoe dit verbeterd zou kunnen worden en hierover afspraken te maken. Het is aan te bevelen om een inwerkprogramma te ontwikkelen voor nieuwe vrijwilligers. Maak gebruik van bestaande voorbeelden en houd het simpel. (kijk eens op vrijwilligerswerk.nl) Maak bij het ontwikkelen van nieuwe kennismaking- en inwerktrajecten gebruik van de ervaringen van de huidige vrijwilligers. Vraag hen om suggesties voor de inhoud van het programma of leg hen een conceptprogramma voor. Hiermee laat je zien dat je de signalen serieus neemt en je betrekt hen actief bij het maken van een passend programma. Vrijwilligersbeleid SV Blauw Geel ‘38 / Jumbo

8

• D e vrijwilligers van s.v. Blauw-Geel’38 hebben niet zo’n duidelijk oordeel over de begeleiding. De wensen over de begeleiding hangen niet alleen samen met hun taak, maar ook van de eigen (ontwikkelings)behoefte op een bepaald moment. Goed vrijwilligersmanagement is dan ook mensgericht vrijwilligersmanagement. Het kennen van individuele motieven en wensen is daarbij van groot belang. Deze motieven en wensen zijn veranderlijk. (half)jaarlijkse gesprekken met vrijwilligers kunnen er voor zorgen dat de organisatie de vinger aan de pols houdt en tijdig kan inspelen op de wensen en behoeften van vrijwilligers. • V rijwilligers bij s.v. Blauw-Geel’38 lijken, zeker ten opzichte van de organisaties uit het benchmarkbestand, wat terughoudend te antwoorden op de vragen uit het onderzoek. Op de vragen met vijfpuntschaal, zien we een relatief hoge score op het neutrale antwoord. Heel uitgesproken zijn zij dus niet. Dit gegeven gecombineerd met het verbeterpunt ‘informatievoorziening’, zou kunnen duiden op een relatief hoge mate van onbekendheid met of onwetendheid over bepaalde zaken. Dit kan verband houden met het nog niet bestaan van een gestructureerd vrijwilligersbeleid of omdat het mensen niet zoveel uitmaakt. Het is raadzaam de huidige vrijwilligers ook te betrekken bij de ontwikkeling van het nieuwe beleid. Deels door de signalen en input uit dit onderzoek daarin mee te nemen maar ook door bijv. enkele vrijwilligers te vragen om in een klankbord of meeleesgroep deel te nemen. • B ekijk met bestuursleden de (individuele) opmerkingen, wensen en suggesties voor verbetering en inventariseer eventueel of een bepaald punt breder leeft (ballen) en/of welke verandering wenselijk is. 2.2. Aanvullingen vanuit de organisatie Als aanvulling op de conclusies en aanbevelingen van Movisie is er aantal onderwerpen die ook de nodige aandacht dient te krijgen zoals het optimaliseren van het vrijwilligersbestand, het vergroten van betrokkenheid bij de vereniging van ouders en vooral ouders van allochtone jeugdleden, jongeren kennis laten maken met het vrijwilligerswerk (maatschappelijke stage) binnen s.v. Blauw-Geel’38 en het werven van vrijwilligers. De aanvullingen moeten niet worden gelezen alsof genoemde onderwerpen op dit moment niet in beeld zijn en/of geen aandacht krijgen. Dit is zeker niet het geval maar er zijn wel redenen om extra op onderwerpen in te zoomen. Zo is de registratie en actualisering van het totale vrijwilligersbestand middels een digitaal systeem erg belangrijk. Op dit moment worden er op diverse plaatsen binnen de organisatie bestanden bij gehouden maar er is nog geen sprake van een gecentraliseerde administratie. Door gebruik te maken van het K.N.V.B. programma ‘Sportlink vrijwilligersmodule’ kunnen onder meer: • een overzicht van alle vrijwilligers worden ingevoerd; • diverse vrijwilligerstaken worden vastgelegd; • per persoon de vrijwilligerstaak worden ingepland;


9

2.3. Speerpunten van beleid Op grond van de rapportage van Movisie en bevindingen vanuit de eigen organisatie staan onderstaand een aantal speerpunten opgesomd die in de periode van januari 2012 tot januari 2014 als beleidsvoornemens centraal moeten staan en uitvoering dienen te krijgen in de jaren 2012 en 2013. De speerpunten zijn: 1. Het aanstellen van een Commissie Coördinatie Vrijwilligerswerk. De Commissie stimuleert en motiveert de vrijwilliger, zodat hij/zij optimaal kan functioneren. -opm: Het aanstellen van een commissie is een bewuste keuze. De voordelen t.o.v. een coördinator Vrijwilligers zijn dat de taken en werkzaamheden over meerdere personen kunnen worden verdeeld waardoor ook de kwetsbaarheid wordt beperkt.

2. Het introduceren van een vrijwilligersregeling voor ‘nieuwe’ vrijwilligers. 3. Het vergroten van betrokkenheid van ouders (en vooral ouders van allochtone leden) bij de voetbalvereniging. 4. Vrijwilligers optimaal informeren over zaken/ontwikkelingen binnen de vereniging waar men direct of indirect mee te maken krijgen of kan krijgen en verwijzen naar de bronnen waar alle verenigingsgegevens zijn te raadplegen.

3.

Werving en selectie van vrijwilligers

s.v. Blauw-Geel’38 wil aantrekkelijk zijn voor vrijwilligers, leden, sponsoren en bezoekers. Om die kwaliteit te kunnen bieden zijn de vrijwilligers van onschatbare waarde. De vereniging moet over voldoende vrijwilligers kunnen beschikken en deze vrijwilligers moeten voldoende gekwalificeerd zijn om hun taken goed en adequaat te kunnen uitvoeren. Aan de binnenkomst van een vrijwilliger dient een wervings- en selectieprocedure* vooraf te gaan. Belangrijk is dat de werving en selectie systematisch wordt aangepakt. Het opstellen van een wervings- en selectieplan biedt garantie dat steeds volgens hetzelfde stappenplan vrijwilligers worden aangetrokken. *deze procedure moet worden gezien als een middel om duidelijkheid te verschaffen in taken en werkzaamheden van een vrijwilliger en na te gaan of een bepaalde taak/functie past bij een kandidaat-vrijwilliger. 3.1.

Selectie van vrijwilligers

Aan vrijwilligers kunnen bepaalde eisen worden gesteld. De kwaliteit van vrijwilligers wordt in belangrijke mate bepaald door opvattingen die de vrijwilliger zelf heeft over de vorm, inhoud van zijn/haar taak binnen de Blauw-Geel’38 organisatie waarin de vrijwilliger actief wil zijn. Een vrijwilliger die belangstelling heeft om als jeugdtrainer aan de slag te gaan dient –naast eigen voetbalvaardigheden- ook communicatief goed uit de voeten te kunnen. Vrijwilligersbeleid SV Blauw Geel ‘38 / Jumbo

10

Afhankelijk van de behoefte maakt de organisatie i.c. Blauw-Geel’38 keuzes voor vrijwilligers die beschikken over specifieke kennis, ervaring en vaardigheden. Ook kunnen afspraken worden gemaakt ten aanzien van te leveren tijdsinvestering. 3.1.1. Informatie aan de vrijwilliger Wanneer een vrijwilliger zich- spontaan of n.a.v. wervingsactiviteiten- aanmeldt, vinden kennismaking en selectie plaats. De kandidaat-vrijwilliger ontvangt tijdens het kennismakingsgesprek informatie over de organisatie en over het werken als vrijwilliger. Onderwerpen die tijdens het gesprek aan de orde komen zijn: • de doelstelling en activiteiten van s.v. Blauw-Geel’38 • de visie op het vrijwilligerswerk • de structuur van de organisatie • de werkwijze en sfeer • wat de vrijwilliger kan verwachten • begeleiding en deskundigheidsbevordering • rechten, plichten, aansprakelijkheid, verzekeringen en afspraken 3.1.2. Het kennismakingsgesprek Aan de hand van de ontvangen informatie over het vrijwilligerswerk binnen s.v. BlauwGeel’38 en de verstrekte gegevens over de activiteiten kan de vrijwilliger zich een beeld vormen over het werk. Tijdens het kennismakingsgesprek, dat met de Commissie Coördinatie Vrijwilligers of een lid van deze commissie en de betreffende begeleider wordt gevoerd, komen o.a. de volgende onderwerpen aan de orde: • de specifieke taken van de betrokken kandidaat* • de eisen die aan de vrijwilliger wordt gesteld • de gevraagde tijdsinvestering • de verantwoordelijkheden van de vrijwilliger • de relatie van de vrijwilliger met de coördinator en overige vrijwilligers *voor de vrijwilligerstaken worden t.z.t. functieprofielen opgesteld. 3.1.3. Introductie van nieuwe vrijwilligers Na de werving (en selectie) wordt een nieuwe vrijwilliger geïntroduceerd door: • een kennismaking met de organisatie • kennismaking met collega-vrijwilligers


11

4.

Begeleiden van vrijwilligers

4.1.

Begeleiding en vrijwilligers en voortgangsgesprek

De begeleiding spitst zich toe op het persoonlijk functioneren van de vrijwilliger in het vrijwilligerswerk. In de persoonsgerichte begeleiding komen aspecten ter sprake die te maken hebben met de doelen die een vrijwilliger voor zichzelf heeft gesteld en de relatie tot de collega-vrijwilligers. Na een periode van 1 maand wordt er met de vrijwilliger een voortgangsgesprek gevoerd. De voorbereiding en organisatie zijn in handen van de Commissie Coördinatie Vrijwilligers/ begeleider (bijv. groepsleider). De commissie legt de gemaakte afspraken vast en ziet toe op de naleving van die afspraken. 4.1.1. Deskundigheidsbevordering Onder deskundigheidsbevordering wordt de taakgerichte en persoonsgerichte begeleiding van vrijwilligers verstaan. Deze heeft tot doel om de kennis, vaardigheden of motivatie van vrijwilligers te vergroten. De deskundigheidsbevordering kan plaats vinden op verzoek van de betrokken vrijwilliger(s) of op initiatief van s.v. Blauw-Geel’38. In principe wordt elke vrijwilliger in de gelegenheid gesteld (en gestimuleerd) om deel te nemen aan instructie, training of scholing. De deskundigheidsbevordering moet aansluiten op de wensen en behoeften van de vrijwilligers (bijv. Jeugd Voetbal Trainer). Opleidingen met een beroepsmatig karakter kunnen in principe ook gevolgd worden maar wel onder nader te bepalen voorwaarden en condities. 4.1.2. Het attentiebeleid Om de betrokkenheid bij s.v. Blauw-Geel’38 te vergroten en om de waardering voor het vrijwilligerswerk te laten blijken kan er attentiebeleid worden gevoerd. Het attentiebeleid kan divers van opzet zijn met als voorbeelden: • Een vrijwilligersfeest: Speciaal voor de vrijwilligers wordt er jaarlijks een feestavond georganiseerd. • Geboorte en adoptie: Bij gezinsuitbreiding (bij de vereniging bekend) van vrijwillige medewerkers ontvangen de ouders een attentie. • Belangrijke religieuze feestdagen/Nieuwjaar: Ter gelegenheid van belangrijke religieuze feestdagen zoals kerstmis of het einde van de Ramadan, ontvangen de vrijwilligers gelukwensen. • • •

Nieuwjaarsreceptie: De vrijwilligers worden jaarlijks uitgenodigd om de nieuwjaarsreceptie te bezoeken. Ziekte, afscheid en jubilea: De vrijwilligers ontvangen een bloemetje of een attentie bij ziekte, afscheid en bij jubilea indien s.v. Blauw-Geel’38/Jumbo hiervan op de hoogte is gebracht. Verjaardagen


12

Genoemde voorbeelden zijn bij s.v. Blauw-Geel’38 al in grote mate geïntroduceerd. Overigens niet in alle gevallen formeel vastgelegd. Het gevaar hiervan is dat bij veranderingen in het bestuur en/of afdelingsverantwoordelijken informatie verloren kan gaan waardoor het attentiebeleid in gevaar kan komen. Het vastleggen van het attentiebeleid is om deze reden van belang.

5. De rechtspositie van vrijwilligers Onder de rechtspositie van vrijwilligers worden de rechten en plichten verstaan waartoe de vrijwilliger en de organisatie zich tegenover elkaar verbonden hebben. 5.1.

Registratie van persoonlijke gegevens

De organisatie moet kennis hebben van enige persoonlijke gegevens van de vrijwilligers. De Commissie Coördinatie Vrijwilligers houdt van alle vrijwilligers aantekeningen van: naam, voornaam, geboortedatum, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres evenals de tijdstippen waarop de vrijwilliger beschikbaar is voor het betreffende werk. Verder wordt van elke vrijwilliger geregistreerd wanneer deze is gestart, de datum waarop de samenwerking formeel wordt aangegaan en het moment waarop deze wordt beëindigd. De regels ten aanzien van het beschermen van de privacy van betrokkenen worden hierbij in acht genomen. In hoofdstuk 2 (2.2. Aanvullingen vanuit de organisatie) wordt verwezen naar de vrijwilligersmodule van de KNVB. Deze module biedt grote mogelijkheden voor een adequaat vrijwilligersbeheer. 5.2. Vrijwilligersovereenkomst/contract Elke vrijwilliger ontvangt bij aanname een vrijwilligersovereenkomst/contract. Hierin worden de samenwerking, de afspraken, rechten en plichten naar elkaar toe vastgelegd. 5.3.

Beëindiging samenwerking

Bij beëindiging van de samenwerking heeft de coördinator een exit gesprek met de vertrekkende vrijwilliger. Het beëindigen van de samenwerking wordt formeel bevestigd met een brief, waarin de inzet en de periode van de werkzaamheden van de betreffende vrijwiliger wordt vastgelegd. Deze brief wordt -ondertekend namens het bestuur door de CCV- en uitgereikt op het moment dat de vrijwilliger afscheid neemt. 5.4

Inspraak en medezeggenschap

De organisatie houdt al haar vrijwilligers op de hoogte van alle informatie die zij nodig hebben. Ook dienen de vrijwilligers te worden betrokken bij totstandkoming van beleid.


13

5.5 Informatievoorziening In de rapportage van Movisie wordt als een van de verbeterpunten de informatievoorziening aan vrijwilligers aangehaald. Dit vloeit ongetwijfeld voort uit de resultaten van het onderzoek maar moet worden herleid tot de (onvoldoende) bekendheid met de informatiebronnen die s.v. Blauw-Geel’38 hanteert. De volgende informatievoorzieningen zijn o.a. beschikbaar: • het informatieboekje met clubinformatie, dat jaarlijks verschijnt; • de website van s.v. Blauw-Geel’38; • de periodieke bijeenkomsten die onder andere de jeugdafdeling voor hun leiders/ trainers organiseert; • handboek begeleiding vrijwilligers; De opmerking dat de informatievoorziening verbeterd moet worden verdient een vertaling naar het op de hoogte brengen van de vrijwilligers waar men ‘alles’ over de voetbalclub te weten kan komen. Naast extra aandacht aan dit onderwerp via het clubblad is in de ‘vrijwilligersregeling s.v. Blauw-Geel’38’ (zie bijlage 2) de informatievoorziening in het inwerkprogramma voor vrijwilligers opgenomen.

6. De Commissie Coördinatie Vrijwilligers 6.1 Algemeen Om in de nabije toekomst een aantal knel- en aandachtspunten te kunnen aanpakken is het aanstellen van een Commissie Coördinatie Vrijwilligers noodzakelijk. Het is niet reëel en onverstandig om de huidige vrijwilligers binnen de diverse afdelingen van s.v. Blauw-Geel’38 met extra taken op te zadelen. Eerder in deze rapportage is de term Commissie Coördinatie Vrijwilligers al gevallen reden om duidelijk te maken welke taken aan een Commissie Coördinatie Vrijwilligers kunnen/ moeten worden toegeschreven 6.2

Taakomschrijving Commissie Coördinatie Vrijwilligers

Om een beeld te krijgen welke werkzaamheden/taken aan de functie van de Commissie Coördinatie Vrijwilliger de kunnen worden gekoppeld, staat onderstaand een aantal activiteiten vermeld. In het functieprofiel ‘Commissie Coördinatie Vrijwilligers’ (zie bijlage: 1) is een omschrijving opgenomen.


14

Taken/werkzaamheden: • het (verder) ontwikkelen en/of mogelijk aanpassen van het vrijwilligersbeleid • het bewaken en goed uitvoeren van het vrijwilligersbeleid • het werven, selecteren en aanname van vrijwilligers • het ondersteunen van bestuur en afdelingen bij de uitvoering van het vrijwilligersbeleid • verantwoordelijk voor het verschijnen van een nieuwsbrief (maximaal 3 keer per jaar) voor en door vrijwilligers • vrijwilligers schriftelijk informeren over zaken die belangrijk zijn voor hun werk (bijv. besluiten van het bestuur i.c. jeugdbestuur) • het fungeren als aanspreekpunt voor vrijwilligers en beroepskrachten die met vrijwilligers werken • het onderhouden van contacten, indien nodig, met vrijwilligersorganisaties • het organiseren van scholing voor vrijwilligers i.s.m. de JTC (Jeugdopleidingen/Technisch CCT) • het bemiddelen bij conflicten waarbij vrijwilligers zijn betrokken • het zorgdragen dat het vrijwilligersbestand up-to-date is Voornoemde taken/werkzaamheden worden in overleg met betrokkenen (bijv. jeugdafdeling, groepsleider of bestuur) uitgevoerd.

7.

Vergroten betrokkenheid ouders

Een van de problemen waarmee (sport)verenigingen te maken hebben is – naast de behoefte aan meer vrijwilligers- de betrokkenheid van ouders bij de activiteiten van hun kinderen en de vereniging waar deze kinderen lid van zijn. Bij de leeftijdscategorie vanaf 6 tot en met 12 jaar hebben de ouders een bepaalde affiniteit met de club en kan veelvuldig een beroep worden gedaan indien er bijvoorbeeld gezorgd moet worden voor het vervoer naar wedstrijden. Zeker na de periode van de basisschool neemt de belangstelling van ouders af en wordt het aantal personen waarop een beroep wordt gedaan steeds minder. In tegenstelling tot de algemene aanname dat vooral allochtone ouders het laten afweten, kan worden vastgesteld dat dit niet het geval is. Wel vereist het betrekken van deze ouders meer energie en een andere aanpak dan tot op heden is gebeurd. Op korte termijn dient een plan van aanpak worden uitgewerkt waarbij als belangrijke doelstelling het betrekken van meer ouders bij jeugdleden centraal staat. Zonder vooruit te lopen op ‘oplossingen’ kan worden gedacht aan:

• b ij het aanmelden van nieuwe jeugdleden de ouder(s) wijzen op hun verantwoordelijkheid die verder gaat dat het betalen van contributie. • een actie onder ouders van jeugdleden starten met als motto: ‘Vele handen maken licht werk’. • het vrijwilligerswerk binnen de vereniging onder de aandacht van allochtonen brengen met inbreng en medewerking van allochtone leden en gemeenteraadsleden die een gemakkelijke ingang hebben bij hun achterban. Vrijwilligersbeleid SV Blauw Geel ‘38 / Jumbo

15

8. Maatschappelijke stage 8.1. Algemeen Om jongeren kennis te laten maken met vrijwilligerswerk is vanaf het schooljaar 2011-2012 de maatschappelijke stage een wettelijke verplichting binnen het voortgezet onderwijs. Voor de gemeente is dit een kans om de betrokkkenheid van jongeren bij vrijwilligerswerk te vergroten. De maatschappelijk stageleerling van vandaag is immers de vrijwilliger van morgen. Ook sluit de maatschappelijke stage goed aan op de Wmo-verantwoordelijkheid van gemeenten rond (jeugd)participatie. 8.2. Vrijwilligerswerk Maatschappelijke stage gaat om het doen van vrijwilligerswerk. Dit vindt vooral plaats in de non-profitsector: bij een vrijwilligersorganisatie, vereniging, instelling of maatschappelijke organisatie. In de pilotfase heeft s.v. Blauw-Geel’38 al geanticipeerd op de invoering van de maatschappelijke stage. Diverse leden van s.v. Blauw-Geel’38 zijn via de Vrijwilligerscentrale Uden-Veghel ingestroomd en hebben vrijwilligerswerk verricht door o.a. te assisteren bij de organisatie van de jaarlijkse voetbaldagen voor nieuwkomers. 8.2.1 Inbedding Maatschappelijke stage in het vrijwilligersbeleid Nu leerlingen in het Voortgezet onderwijs (praktijkonderwijs, vmbo, havo en vwo) met ingang van het schooljaar 2011-2012 verplicht zijn een maatschappelijke stage te doen, is het zaak dat s.v. Blauw-Geel’38 * structureel inzet op deze vorm van vrijwilligerswerk. 8.3

Plan van aanpak

In samenspraak met alle actoren binnen de voetbalvereniging die met vrijwilligerswerk te maken hebben dient een overzicht te worden samengesteld van activiteiten die binnen het project ‘maatschappelijke stage’ vallen. Het overzicht met de beschreven vrijwilligersactiviteiten dient te worden besproken met de ‘makelaar’ die namens de gemeente de nodige ondersteuning verleent.

* binnen s.v. Blauw-Geel’38 (jeugdafdeling) werkt men al met maatschappelijke stage plaatsen. Vrijwilligersbeleid SV Blauw Geel ‘38 / Jumbo

16

Bijlagen


17

Bijlage 1 Functieprofiel Commissie Coördinatie Vrijwilligers (CCV) Algemeen De Commissie Coördinatie Vrijwilligers stimuleert en motiveert de vrijwilliger, zodat hij/zij optimaal kan functioneren en zowel de organisatie als de vrijwilliger profijt van elkaar hebben. De Commissie Coördinatie Vrijwilligers is zichtbaar aanwezig voor de vrijwilligers, zowel op vergaderingen als tijdens de diverse activiteiten van de verschillende werkgroepen. Taakomschrijving Taken Commissie Coördinatie Vrijwilligers • houdt intake-, voortgang- en exitgesprekken met vrijwilligers. Verder inventariseert en organiseert de commissie scholing en training voor de diverse werkgroepen. • is het aanspreekpunt (voor vrijwilligers en bestuur) met betrekking tot de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid. Tevens signaleert en begeleidt de commissie conflictsituaties. • draagt zorg voor het actualiseren van het bestand van de vrijwilligers. • het periodiek bijwonen van bestuursvergaderingen. • Is verantwoordelijk voor cursussen en bijscholing (op gebied van communicatie, conflicthantering, teambuilding enz.) Generieke competenties (geldend voor elke vrijwilliger) • Integriteit • Samenwerken • Organisatie loyaliteit • Flexibele instelling Specifieke competenties • Organisatiesensitiviteit (houdt bij beslissingen en acties rekening met de effecten op andere delen van de organisatie) • Coachen • Luisteren • Overtuigingskracht • Aanpassingsvermogen

Bijlage 2 Vrijwilligersregeling s.v. Blauw-Geel’38 - Veghel De vrijwilligersregeling is een document dat aan ‘nieuwe’ vrijwilligers informatie verstrekt over de vereniging, het functioneren binnen deze organisatie en duidelijkheid geeft over rechten en plichten.


18

Inhoudsopgave 1.

Welkom als vrijwilliger bij s.v. Blauw-Geel’38........................................................ 20

2.

Wat we van vrijwilligers verwachten...................................................................... 20

2.1 2.2 Werktijden/verhindering......................................................................................... 20 2.3 Werkzaamheden van de vrijwilliger...................................................................... 21 2.4 Nevenfuncties........................................................................................................ 21 3. 3.1

Beginnen als vrijwilliger......................................................................................... 21 Inwerken van de vrijwilliger................................................................................... 21

4. Werken als vrijwilliger............................................................................................ 21 4.1 Begeleiding van de vrijwilliger............................................................................... 21 4.2 Evaluatiegesprek................................................................................................... 21 4.3 Onvoldoende functioneren.................................................................................... 22 5. 5.1

Persoonlijke ontwikkeling...................................................................................... 22 Cursussen en trainingen........................................................................................ 22

6. Financiële regelingen en verzekeringen............................................................... 22 6.1 Beloning................................................................................................................. 22 6.2 Verzekeringen........................................................................................................ 22 7. Stoppen als vrijwilliger........................................................................................... 23 7.1 Opzegtermijn......................................................................................................... 23 7.2 Exit interview.......................................................................................................... 23 7.3 Leeftijdsgrenzen..................................................................................................... 23


19

1. Welkom als vrijwilliger bij s.v. Blauw-Geel’38 S.v. Blauw-Geel’38 is blij dat je bereid bent om als vrijwilliger binnen onze organisatie aan de slag te gaan. Onze voetbalvereniging is een club met ruim 1500 leden en wordt in hoge mate gerund door vrijwilligers. Mensen die een gedeelte van hun vrije tijd beschikbaar stellen om te zorgen dat alles prima verloopt. Wij zijn de vrijwillige medewerkers dankbaar voor het leveren van dit belangrijk werk. Daarom willen wij nog meer aandacht besteden aan het werven, behouden en ontwikkelen van dit menselijk kapitaal. Ook proberen wij ervoor te zorgen dat het vrijwilligerswerk bij s.v. Blauw-Geel’38 de vrijwilliger weliswaar geen geld oplevert maar ook niets kost. Verder is het zo dat in tegenstelling tot betaalde medewerkers de werkverhouding tussen vrijwilligers en organisatie niet wettelijk is geregeld. Daarom hebben wij de rechten en plichten van de vrijwilligers en van de organisatie vastgelegd. Deze gedachten vormen de basis van deze vrijwilligersregeling. De vrijwilliger mag dus van de organisatie verwachten dat deze zich verplicht de rechten van de vrijwilliger zo goed mogelijk vorm te geven en de in de vrijwilligersregeling gemaakte afspraken na te komen. Dit laatste moet s.v. Blauw-Geel’38 omgekeerd ook kunnen verwachten van de vrijwilligers. Lees de vrijwilligersregeling dus goed door en als er zaken in staan die je niet duidelijk zijn, kom dan even bij de coördinator Vrijwilligersbeleid Overal waar in deze vrijwilligersregeling “hij” of “zijn” staat, wordt mede bedoeld “zij” of “haar”. Waar gesproken wordt over de organisatie wordt s.v. Blauw-Geel’38 bedoeld.

2. Wat we van vrijwilligers verwachten 2.1. Beschikbaarheid De organisatie vraagt de vrijwilliger om zich minimaal één jaar beschikbaar te stellen voor een bepaald aantal uren per week, tenzij er andere afspraken worden gemaakt. De vrijwilliger zegt toe dat hij met grote waarschijnlijkheid in staat zal zijn aan deze beschikbaarheid te kunnen voldoen zowel wat de lengte van de periode betreft als het aantal uren. 2.2. Tijden/verhindering De tijden worden in overleg met de coördinator vastgelegd. De vrijwilliger zegt toe op de afgesproken tijden aanwezig te zijn om de functie uit te oefenen. Bij verhindering als gevolg van ziekte of anderszins, informeert de vrijwilliger de verantwoordelijke functionaris waaronder hij/zij resulteert.


20

2.3. Werkzaamheden van de vrijwilliger Elke vrijwilliger vervult een functie in de organisatie volgens een bepaalde functieomschrijving. Elke functie in de organisatie is beschreven op het zogenaamde Vacature Informatie Papier (VIP). Op de VIP worden de taken beschreven, de functie-eisen, competenties en het aantal uren per week dat nodig is om de functie uit te oefenen. De vrijwilliger zegt toe de functie voor het afgesproken aantal uren uit te oefenen. 2.4. Nevenfuncties De vrijwilliger mag geen (al dan niet betaalde) nevenfuncties vervullen waarvan duidelijk is dat die onverenigbaar is met de belangen of het aanzien van de voetbalvereniging. (Bijvoorbeeld het lidmaatschap van een partij met een duidelijk racistische doelstelling).

3.

Beginnen als vrijwilliger bij s.v. Blauw-Geel’38

3.1. Inwerken van de vrijwilliger Iedere vrijwilliger krijgt op de dag waarop hij met zijn werkzaamheden begint een informatiepakket waarin de huisregels en organisatiestructuur zijn opgenomen evenals de vrijwilligersregeling. Elke vrijwilliger krijgt een inwerkprogramma en begeleiding tijdens de inwerkperiode op grond waarvan de vrijwilliger afhankelijk van de functie na 6 à 8 weken kan worden geacht voldoende op zijn functie te zijn ingewerkt. In het inwerkprogramma wordt in ieder geval opgenomen: • een literatuurlijst met voor de functie relevante informatie; • gesprekken met die personen waar de vrijwilliger in zijn functie mee te maken krijgt; • een overzicht met vermelding van alle informatiebronnen met gegevens van s.v. Blauw-Geel’38; • een lijst met onderwerpen die besproken moeten worden; • stapsgewijze opzet van werkzaamheden van de vrijwilliger gedurende de eerste weken.

4. Werken als vrijwilliger 4.1. Begeleiding van de vrijwilliger De vrijwilliger heeft recht op begeleiding. De coördinator vrijwilligersbeleid is hiervoor verantwoordelijk. Periodiek wordt met de vrijwilliger overleg gevoerd over de voortgang van het werk, zijn persoonlijke invulling en aanpak van het werk en eventuele knelpunten. 4.2. Evaluatiegesprek Met de vrijwilliger wordt na de inwerkperiode van 6 à 8 weken een evaluatiegesprek gehouden. Het doel van dit gesprek is vast te stellen of de vrijwilliger en s.v. Blauw-Geel’38 de intentie hebben het toegezegde jaar vol te maken. De coördinator vrijwilligersbeleid neemt het initiatief tot het houden van een evaluatiegesprek. Bij dit gesprek is tevens de eindverantwoordelijke aanwezig. Van het gesprek wordt een kort verslag gemaakt en vervolgafspraken vastgelegd.


21

4.3. Onvoldoende functioneren Wanneer een vrijwillige medewerker naar de mening van de direct verantwoordelijke (bijvoorbeeld een groepsleider) onvoldoende functioneert, vindt er een gesprek plaats waarin de kritiek op het functioneren van de vrijwilliger medegedeeld en concreet wordt gemaakt. Dit wordt op schrift gesteld. Er worden concrete afspraken gemaakt over verbetering van het functioneren van de vrijwilliger. Wanneer dit niet leidt tot verbetering is het gevolg beëindiging van de werkzaamheden.

5. Persoonlijke ontwikkeling 5.1. Cursussen en trainingen De vrijwilliger wordt gestimuleerd om cursussen of trainingen te volgen die zowel intern en extern worden aangeboden, indien dit voor de uitoefening van zijn functie noodzakelijk is en/of dit in het belang is voor de ontwikke¬ling van de vrijwilliger. De coördinator vrijwilligersbeleid beoordeelt- in overleg met de direct verantwoordelijke - de deelna¬me.

6. Financiële regelingen en verzekering 6.1. Beloning De vrijwilliger ontvangt geen beloning of vergoeding voor de door hem verrichte werk¬zaamheden. In voorkomende gevallen vergoedt s.v. Blauw-Geel’38 gemaakte onkosten die door de vrijwilliger in het kader van werkzaamheden worden gemaakt op basis van vooraf gemaakte afspraken. 6.2. Verzekeringen s.v. Blauw-Geel heeft een collectieve W.A.-en ongevallenverzekering t.b.v. vrijwilligers afgesloten via de K.N.V.B. 1. De ongevallenverzekering dekt het risico van blijvend lichamelijk letsel of dood ten gevolge van een ongeval dat de vrijwilliger tijdens de uitoefening van zijn werkzaamheden, of op weg naar deze werkzaamheden (en vice versa) is overkomen. Uitbetaling geschiedt slechts na een beoordeling door de verzekeraar. 2. Indien de vrijwilliger aansprakelijk wordt gesteld voor de schade aan derden welke, anders dan door grove schuld of opzet, door hem in de uitoefening van zijn functie is veroorzaakt, zal s.v. Blauw-Geel’38 de te vergoeden schade namens de vrijwilliger voldoen, mits de vrijwilliger s.v. Blauw-Geel’38 terstond na de schade heeft ingelicht, de aansprakelijkheid voor de schade niet heeft erkend en de afhandeling van de schadeclaim aan s.v. BlauwGeel’38 overlaat. Hiervoor is de W.A.-verzekering afgesloten. 3. s.v. Blauw-Geel’38 zal de vrijwilliger niet aanspreken voor de schade welke door de vrijwilliger in de uitoefening van zijn werkzaamheden aan S.v. Blauw-Geel’38 is toegebracht, tenzij sprake is van grove schuld of opzet van de vrijwilliger, in welk geval S.v. Blauw-Geel’38 van haar recht op schadevergoeding slechts gebruik maakt, indien zij uiterlijk binnen één maand nadat de schade is geconstateerd, de vrijwilliger schriftelijk mededeling heeft gedaan van het voornemen tot verhaal te zullen overgaan Vrijwilligersbeleid SV Blauw Geel ‘38 / Jumbo

22

Een exemplaar van de verzekeringsvoorwaarden wordt op verzoek van de vrijwilliger ter inzage gegeven. Voor een beknopte omschrijving van de voorwaarden van genoemde verzekeringen

7.

Stoppen als vrijwilliger

7.1. Opzegtermijn In verband met de continuïteit van het werk, wordt van de vrijwilliger gevraagd om een maand van te voren aan te kondigen dat hij zijn werkzaamheden zal beëindigen. 7.2. Exitinterview Bij vertrek wordt met de vrijwilliger een exitgesprek gevoerd. De Commissie Coördinatie Vrijwilligers neemt het initiatief tot een dergelijk gesprek. Doel van dit gesprek is zicht te krijgen op hoe men de functie, de samenwerking en de (bege)leiding heeft ervaren, de reden van vertrek en eventuele knelpunten. Een exitgesprek is vertrouwelijk d.w.z. er worden geen gegevens naar buiten gebracht die herleidbaar zijn tot individuen. 7.3. Leeftijdsgrenzen s.v. Blauw-Geel’38 hanteert voor de vrijwilliger een minimum leeftijdsgrens van 14 jaar* Er is geen maximum leeftijdsgrens bepaald maar –afhankelijk van de aard van de werkzaamheden en in goed overleg- kan een andere functie worden aangeboden.

*deze leeftijd is gekoppeld aan de inzetbaarheid van maatschappelijke stages Vrijwilligersbeleid SV Blauw Geel ‘38 / Jumbo

23

Bijlage 3 Handreiking begeleiding S.V. Blauw Geel ’38/Jumbo


24

Aan het begin van elk voetbalseizoen organiseert onze vereniging de zgn. “Open Dagen” Dit houdt in dat alle kinderen tot 11 jaar gedurende 6 weken naar het sportpark kunnen komen om daar met de voetbalsport en onze vereniging kennis te maken. Onder deskundige leiding worden allerlei voetbalspelen uitgezet en natuurlijk worden er ook al wedstrijdjes gespeeld. Na afloop van deze zes weken kunnen kinderen lid van onze vereniging worden en van alle nieuwe aanmeldingen worden dan nieuwe teams geformeerd. Om deze kinderen te begeleiden zijn we in deze periode naarstig op zoek naar nieuwe leiders en trainers. Deze handreiking is een leidraad voor alle nieuwe leiders en trainers. Allerlei zaken die organisatorisch en voetbaltechnisch spelen, worden hier beschreven. Voor vragen en of opmerkingen kunt u natuurlijk ook bij het jeugdbestuur van onze vereniging terecht.


25

Het begin Na de “Open Dagen” worden aan de hand van de aanmeldingen en de individuele wensen van de kinderen nieuwe teams samengesteld. Bepalend voor de nieuwe teamindeling is de leeftijd van de kinderen, deze bepaalt in welke afdeling men komt te spelen. Ook met de individuele wensen van de kinderen (vriendjes, klasgenootjes) houden we zoveel mogelijk rekening. Zijn de teams gemaakt en de leiders/trainers bij de diverse teams bekend, dan spelen de teams tot begin december onderlinge wedstrijdjes (liefst 4x4 of 5x5) en ook kan er, wanneer een leider/trainer dit wil, getraind worden. Ook zal worden getracht om in de periode oktober – december wedstrijdjes tegen andere verenigingen te spelen. t

Pupillen-veldjes S.V. Blauw Geel’ 38/Jumbo Open dagen

Ingang Sportpark


26

Globale seizoensplanning. • September – eind oktober • November • December • Januari • Februari – eind april

Open Dagen Onderlinge wedstrijden/trainingen Zaalvoetbal Zaalvoetbal of wedstrijden Competitie of onderling

Bovenstaande planning is afhankelijk van de leeftijd van de kinderen. Kinderen van 5 en 6 jaar spelen het eerste seizoen geen competitie. Voor hen wordt een onderlinge competitie opgezet. Kinderen van 7 en 8 jaar gaan vanaf februari competitie spelen. Dit houdt in dat men zowel uit als thuiswedstrijden speelt. Kinderen ouder dan 8 jaar gaan vanaf februari ook competitiewedstrijden spelen. Trainingen. Wanneer de trainer van een team bekend is, gaan de nieuwe teams ook één keer per week trainen. De trainingsdag en tijd is afhankelijk van de beschikbaarheid van de trainer. Er wordt in de vroege avonduren (tussen 16.30 uur en 20.00 uur) getraind. Een training eindigd ALTIJD op het hele uur. Je begint bijv. om 18.15 uur en eindigt dan om 19.00 uur. Afmelden voor een training dient bij de trainer te gebeuren. De kleedkamerindeling hangt in het publicatiebord bij de ingang van de kleedaccommodatie. Ook staat hier aangegeven op welk veld een team traint. Materialen (ballen, hestjes, pilonnen) zijn bij de materiaalbeheerder verkrijgbaar. De indeling is ook te zien op de website van Blauw Geel bij links/indeling trainingen. Na afloop worden alle materialen ook weer bij de materiaalbeheerder ingeleverd. Een taak van elke trainer is om er op toe te zien dat de kleedlokalen in nette staat worden achtergelaten. Ook is het af te raden om waardevolle spullen mee naar het sportpark te nemen. Tijdens de schoolvakanties wordt er niet getraind. Ook zijn er voor de keepers aparte keeperstrainingen. Veelal op de woensdagavond.


27

Wedstrijden. Deze kunnen zowel uit als thuis gespeeld worden. Op de website wordt in de pupillenrubriek vermeld waar een team die week speelt. Ook de tijden (aanvangs-en vertrektijd) staan vermeld. Bij een thuiswedstrijd dient men 30 minuten voor de aanvangstijd aanwezig te zijn. Bij een uitwedstrijd dient men 10 minuten voor de vertrektijd aanwezig te zijn. Men vertrekt altijd vanaf de grote parkeerplaats bij de ingang van het sportpark.

De leider van het team regelt ruim van te voren het vervoer bij uitwedstrijden. Hij/zij benadert diverse ouders om mee te rijden. De indeling van de kleedlokalen bij thuiswedstrijden hangt op het publicatiebord.

Tegenstander F10 F11 F12 F13

Rhode E2 Avanti’31 E2 Venhorst E1 Sparta’25

Tijd

Lokaal Thuisclub

Lokaal Bezoekers

Veld

9:15 9:15 9:15 9:15

4 4 6 6

3 3 5 5

2A 2B 3A 3B

Ook is hier vermeld op welk velden de wedstrijden gespeeld worden. De thuisclub zorgt voor de scheidsrechter. Duur wedstrijden

F-teams 6 tot 8 jarigen E-teams 8 tot 10 jarigen

2 x 20 minuten 2 x 25 minuten

De leider meldt zich voor de wedstrijd bij zijn groepsleider. De groepsleider weet welke kinderen zich hebben afgemeld. Na afloop van de wedstrijd nodigt de leider de begeleiding van de tegenpartij uit om op het secretariaat een kop koffie/thee te drinken en ook dient dan en klein verslag van de gespeelde wedstrijd te worden gemaakt voor op de website. In principe wordt er 7 tegen 7 gespeeld, mochten beide teams meer spelers tot hun beschikking hebben dan kan in overleg worden besloten om bv 8 tegen 8 te spelen. Na elke periode van 5 wedstrijden wordt per afdeling bekeken welk team de meeste punten heeft behaald, Dit team mag zich periodekampioen noemen en wordt in het zonnetje gezet. Vrijwilligersbeleid SV Blauw Geel ‘38 / Jumbo

28

Afmelden. Kinderen die op zaterdag niet aanwezig kunnen zijn, dienen zich bij hun leider af te melden. Afmelden voor donderdagavond 20.00 uur. Niet afmelden betekent automatisch een extra reservebeurt. Voetbal is een teamsport en we accepteren niet dat kinderen, zonder zich af te melden, wegblijven. Blijkt op vrijdagavond dat een team te weinig spelers heeft, dan kan neemt de leider contact op met de groepsleider welke kinderen uit andere (vrije) teams kan benaderen om met dit team mee te spelen. Blijft een speler zonder afmelden weg, dan kan krijgt hij/zij de volgende wedstrijd een extra reservebeurt. Gebeurt dit de 2e keer dan volgt een schorsing van 2 wedstrijden. Leiders ook graag tijdig afmelden bij de groepsleider. Afgelastingen. Onze jeugdafdeling behoort tot het district ZUID II van de KNVB. Zijn de weersomstandigheden slecht en de KNVB vermeldt voor bovenstaand district geen afgelastingen op de Nederlandse teletekst pagina 603, bel dan het telefoonnummer “afgelastingen” voor informatie. Bij afgelastingen wordt op een bandje ingesproken welke wedstrijden niet doorgaan. Twijfel je of de trainingen doorgaan, dan kun je ook het telefoonnummer “afgelastingen” bellen. Een uur voor de eerste training van elke dag wordt het bandje ingesproken. Bij geen gehoor gaan de trainingen gewoon door. Telefoonnummer afgelastingen 0413 354657. Wanneer de trainer zelf de training afgelast, dan krijg je via hem/haar te horen dat de training niet doorgaat. Ook kun je op de website kijken of je wedstrijd/training is afgelast. Wanneer bij ons tijdig bekend is dat er wedstrijden zijn afgelast, vermelden we dit ook op de website. Toernooien. Op het einde van het voetbalseizoen (mei) worden door onze vereniging en onze zusterverenigingen toernooien georganiseerd. Elk team neemt minimaal deel aan één uittoernooi, natuurlijk doet ook elk team mee aan ons eigen “Taartentoernooi”. Tijdens ons F-toernooi worden ook de finales om de “Ben Evers”penaltybokaal gehouden. Alle kinderen hebben via voorrondes de kans gekregen om zich voor deze finales te plaatsen. Per afdeling wordt gestreden om deze prachtige bokalen. Algemene Clubinfo. Eens per jaar komt er een boekje uit met algemene clubinfo met als functie de jaarinformatie van de club. Cursussen/Voorlichting. Blauw geel “38/Jumbo geeft leiders/trainers voldoende mogelijkheden om cursussen te volgen. Ook worden door “eigen” Blauw Gelers bijeenkomsten georganiseerd om nieuw kader nog meer wegwijs te maken in het begeleiden/trainen van kinderen in diverse leeftijdsgroepen.


29

Nevenactiviteiten. Naast het voetbal worden er ook andere activiteiten georganiseerd: • • • • • • • •

Zomerkamp, 1e week van de zomervakantie voor D en E-spelers. Sinterklaasactiviteit, voor alle kinderen van de F-afdeling. Zaalvoetbaltoernooi ZVV Veghel, in de Kerstvakantie. Wedstrijden ouders tegen kinderen aan het einde van seizoen. Feestavond voor alle leiders/trainers, in de maand januari. Activiteitendag, in de Herfstvakantie. Pupil van de week. Kampioenenreceptie.


30

Handige weetjes. Diverse telefoonnummers/emailadressen 1.1.1 Functie Naam

tel.nr

e-mailadres

Voorzitter Nieuw seizoen ‘12-‘13 Coen van Dijk 0413 341045 [email protected] Voorzitter (Officeel tot de ALV)

Joost Vlassak 0413 350374 [email protected]

Secretaris / Activiteitencom.

Suzanne Kemps

Coördinator Junioren

Stephan Kouwenberg 0413 310150

Coördinator Pupillen

Herman de Wilde 0413 366988 [email protected]

Groepsleider A/B-afdeling

Peter van Zoggel 0413 354278

Groepsleider A/B-afdeling

Wilco Laurijssen 0413 367474

Groepsleider C-afdeling

Rob Heijneman 0413 341704

Groepsleider D-afdeling

Bas Hoefs 0413 342113

Groepsleider D-afdeling

Aniel Gajadhar

Groepsleider E-afdeling

Bert Ravesteijn 0413 352284

Groepsleider E-afdeling

Rene Derksen 0413 354887

Groepsleider F-afdeling

Cor Pauli 0413 340395

Groepsleider F-afdeling

Eric Vlassak 0413 363862

Meisjes-afdeling

Leo Kats 0413 351656

G-afdeling

Piet van Alst 0413 364839

Jeugdopleidingen/ techn. Co

Rob van de Heuvel

Jeugdopleidingen/ techn. Co

Jack de Laat 0413 342487

06-23909057

06-22682331

06-52501620

Kantine

0413 365704

Telefoon afgelastingen

0413 354657

Ledenadministratie

Peter van Ravenstein 06 13900443 [email protected]


31

Bijlage 4 OVEREENKOMST TEN BEHOEVE VAN VRIJWILLIGERS, ACTIEF BIJ S.V. BLAUWGEEL’38 IN VEGHEL. s.v. Blauw-Geel’38, vertegenwoordigd door............................................................................... en (de vrijwilliger).................................................................................spreken het volgende af: Artikel 1 De vrijwilliger zal ten behoeve van s.v. Blauw-Geel’38 met ingang van..................................... (datum ingang overeenkomst) activiteiten verrichten. De activiteiten zullen bestaan uit: .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... Artikel 2 De vrijwilliger is bereid voor het verrichten van de in artikel 1 genoemde activiteiten minimaal .....uren per week beschikbaar te zijn. Artikel 3 In geval van verhindering (ziekte, vakantie) van de vrijwilliger zal deze tijdig ........................... (verantwoordelijk groepsleider) op de hoogte brengen. Artikel 4 De vrijwilliger bepaalt in overleg met de groepsleider/werkgroep/commissie de inhoud van de activiteiten. Binnen het vastgestelde beleid kan de vrijwilliger eigen initiatief ontplooien. Artikel 5 De vrijwilliger wordt begeleid door een lid van de commissie coördinatie vrijwilligers in samenwerking met de verantwoordelijke groepsleider. Artikel 6 De vrijwilliger is verantwoordelijk voor de taken die hij/zij op zich heeft genomen. Artikel 7 In het geval van geschillen tussen de vrijwilliger en de groepsleider/werkgroep/commissie wordt de kwestie voorgelegd aan het bestuur. Vrijwilligers hebben de mogelijkheid tegen een beslissing in beroep te gaan. Een beroepscommissie van drie personen zal dan een bindende uitspraak doen. Artikel 8 s.v. Blauw-Geel’38 heeft een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Voor de vrijwilligers is een collectieve ongevallenverzekering afgesloten.


32

Artikel 9 De vrijwilliger neemt bij het beëindigen van deze overeenkomst in principe een termijn van 3 maanden in acht. Namens s.v. Blauw-Geel’38 De Vrijwilliger (naam) (naam)

______________________ ____________________ Datum:..........................


33

Bijlage 5 Commissie Coördinatie Vrijwilligers (CCV) De CCV bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 personen die allen lid van s.v. Blauw-Geel’38 zijn en binnen de voetbalclub in principe geen andere taken en werkzaamheden verrichten. De kandidaat-leden worden voorgedragen aan het algemeen bestuur van s.v. Blauw-Geel’38 en door dit orgaan wel/niet benoemd. Samenstelling commissie: De commissie bestaat uit de volgende personen: John Keunings, Harrie Lunenburg en Joost Vlassak. Werkwijze CCV: a) Vergaderfrequentie b) Communicatie c) Terugkoppeling in de bestuursvergadering d) Planning van werkzaamheden/activiteiten Ad a) De CCV vergadert 1x per maand. Afhankelijk van de noodzaak/wens kunnen extra bijeenkomsten worden gepland. Ad b) Om draagvlak te creëren voor het vrijwilligersbeleid is het van groot belang dat met ‘de achterban’ goed wordt overlegd. Verder zullen alle vrijwilligers bijv. via een nieuwsbrief met regelmaat van informatie worden voorzien. Ad c) In overleg met het bestuur moet worden afgesproken met welke frequentie de bestuursvergaderingen worden bezocht om verslag uit te brengen over de stand van zaken i.c. de voortgang van de diverse verbeterpunten. Ad d) De nota Vrijwilligersbeleid s.v. Blauw-Geel’38 dient als leidraad voor de commissie en de speer- en aanbevelingspunten zijn uitvoeringstaken die op basis van een actieplan met een tijdpad moeten worden uitgezet. Onderstaand een opsomming van deze uitvoeringstaken: 1. Het opstellen van een centraal vrijwilligersbestand 2. Het introduceren van een vrijwilligersregeling voor ‘nieuwe’ vrijwilligers 3. Het vergroten van betrokkenheid van ouders (en vooral ouders van allochtone leden) bij de voetbalvereniging Planning met tijdpad: 1. In bestuursvergadering van november a.s. de vrijwilligersnota laten vaststellen; 2. In een bijeenkomst met alle vrijwilligers uitleg geven over het vrijwilligersbeleid, de Commissie Coördinatie Vrijwilligers en de werkwijze van deze commissie; 3. Start uitvoeringsactiviteiten: januari 2012;


34

Bijlage 6 Collectieve aansprakelijkheidsverzekering Ten behoeven van de KNVB en de aangesloten leden Beknopt dekkingsoverzicht vanaf 01-07-2005 Aansprakelijkheid • De verzekering dekt de aansprakelijkheid van de verzekerden voor schde (letsel- en zaakschade, inclusief gevolgschade), waar ook ter wereld toegebracht aan derden. Wij zijn verzekerd • Door de KNVB met zijn districten. • Het bestuur van de KNVB en de besturen van de districten. • De door de KNVB toegelaten verenigingen. • Personen die bij de KNVB als leden zijn geregistreerd en waarvoor premie wordt betaald. • Vrijwilligers (niet-leden), gedurende de tijd dat zij werkzaamheden verrichten ten behoeve van verzekerden. • Personen die deelnemen aan door de KNVB georganiseerde schoolvoetbalwedstrijden, bedrijfs- en zomeravondwedstrijden e.d. • Functionarissen in dienst van de KNVB, zijn districten en/of de door de KNVB toegelaten verenigingen/stichtingen, zoals consuls, (assistent)scheidsrechters en dergelijke. Verzekerd bedrag • Voor aansprakelijkheid van de genoemde verzekerden geldt een verzekerd bedrag van <euro> 12.500.0000,00 per gebeurtenis Eigen risico • Op uitkeringen voor schade aan zaken wordt per gebeurtenis een eigen risico in mindering gebracht van <euro> 500,00 • Bij aansprakelijkheid voor schades lager dan <euro> 500,00 behoeft derhalve geen melding te worden gedaan bij de verzekeraar Wanneer geldig • Tijdens alle (club)activiteiten, dus niet alleen de deelname aan trainingen of wedstrijden, maar ook alle overige activiteiten die het algemeen belang van de vereninging dienen, zoals bezoek aan vergaderingen en cursussen, als toeschouwer bij thuis- en uitwedstrijden enzovoort. • Tijdens trainingen en/of wedstrijden in vertegenwoordigende elftallen van de KNVB. • Tijdens de reis naar of van dergelijke activiteiten, mits gereisd wordt via de kortste weg en zonder onderbrekingen.


35

Uitsluitingen • Opzet; de aansprakelijkheid voor een schade die opzettelijk of met goedvinden van een verzekerde is toegebracht. • Motorrijtuigen; de aansprakelijkheid voor schade veroorzaakt met of door motorrijtuigen en luchtvaartuigen; wel gedekt is echter de aansprakelijkheid voor schade door of met niet-gekentekende motorrijtuigen, zoals grasmaaiers, die gebruikt worden door de aanleg of het onderhoud van de sportterreinen. • Opzicht; de aansprakelijkheid voor schade aan zaken van derden die een verzekerde, of iemand namens hem, ten vervoer of ter bewaring zijn toevertrouwd, of die hij krachtens enige overeenkomst onder zich heeft; voor het amateurvoetbal is echter wel een beperkte dekking van kracht, ondermeer voor gehuurde zaken. • Diefstal/vermidding; de aansprakelijkheid voor schade verbandhoudend met diefstal, verduistering, vermissing en verwisseling van zaken. • Aansprakelijkheid voor schade als gevolg van een legionellabesmitting. • Asbest; niet verzekerd is de aansprakelijkheid voor de schade als gevolg voor schade veroorzaakt door, voortgevloeid uit of verhandhoudend met asbest of asbesthoudende zaken. Toerekenbaarheid • Voor een geldig beroep op deze verzekering is in ieder geval vereist dat een verzekerde voor de toegebrachte schade aansprakelijk is, dat er een zogenaamde toerekenbare


36


37

Jumbo. Februari

Recommend Documents