JOURNAALNUMMER 9. Hebt u suggesties of voorbeelden voor een volgende aflevering? Stuur dan een naar

Elektronisch Cliënten Dossier

JOURNAAL

UM MM M EE RR 29 0 NU jAuPnRiI L2 0210 10 7

De brug tussen kwaliteit en kwantiteit

Mobiele ontsluiting maakt ECD gebruiksvriendelijk Veel zorginstellingen beschikken vandaag de dag over diverse grotere en kleinere locaties. Dat komt onder meer door de vele fusieorganisaties en samenwerkingsverbanden die de afgelopen jaren zijn ontstaan, maar ook nieuwe initiatieven als kleinschalig wonen dragen bij aan deze ontwikkeling. Zorgmedewerkers moeten daardoor steeds vaker op meerdere locaties hun werk doen. De zorg wordt dus decentraal geleverd, terwijl de administratie – inclusief het ECD – in veel gevallen centraal is ingericht. Dat lijkt niet bevorderlijk voor de toegankelijkheid van het ECD of een efficiënte registratie van gegevens. Mobiele ontsluiting van het ECD via internet, liefst in combinatie met tablet-pc’s of smartphones, kan daarvoor een goede oplossing bieden. Om flexibel en efficiënt te kunnen werken, zorgt een moderne organisatie ervoor dat het ECD via internet toegankelijk is. Dat betekent dat de gegevens op elke willekeurige locatie en op elk moment voor uw medewerkers beschikbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan de extramurale zorg, waarbij een verzorgende of behandelaar eenvoudig ’s avonds thuis even een cliëntbezoek kan voorbereiden dat voor de volgende ochtend gepland staat. Maar ook de cliënt wil graag zijn dossier rechtstreeks en op elk gewenst moment kunnen inzien – een recht dat is vastgelegd in de Wet Cliëntenrechten Zorg (WCZ). Door ontsluiting van het

ECD via internet en door de mogelijkheid van gerichte toegang tot functionaliteit en dossiers via autorisaties, kan dat veilig en goed geregeld worden.

Mobiliteit maakt werk makkelijker Met de steeds krachtiger wordende smartphones en de introductie van de tablets, waarvan de iPad het (vervolg op pagina 2)

Denk mee! Hebt u vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit ECD-journaal? Hebt u suggesties of voorbeelden voor een volgende aflevering? Stuur dan een e-mail naar [email protected]

Up-to date blijven Via [email protected] kunt u zich abonneren op het ECD-journaal. U wordt dan ook geïnformeerd over alle werksessies en bijeenkomsten rondom het ECD. Vergeet niet in de e-mail uw naam, functie en de naam van de zorginstelling/-organisatie te vermelden.

ECD op Internet Op de website www.actiz.nl staat informatie over het ECD-project die u kunt downloaden, inclusief alle afleveringen van het ECD-journaal.

JOURNAAL (vervolg van pagina 1)

Mobiele ontsluiting maakt ECD gebruiksvriendelijk

bekendste voorbeeld is, kunnen zorginstellingen een volgende stap zetten en gaan denken aan daadwerkelijk mobiele oplossingen. Door uw ECD geschikt te maken voor deze mobiele apparatuur, geeft u aan het begrip flexibiliteit een geheel nieuwe betekenis. Deze gebruiksvriendelijke apparaten zijn makkelijk tijdens het werk overal mee te nemen. Het wordt dan bijvoorbeeld mogelijk om gegevens ter plekke te registreren of samen met de klant te bespreken. Gegevens eerst opschrijven en daarna op een centrale plek invoeren behoort hiermee tot het verleden. De medewerker ervaart hierdoor minder administratieve werkdruk en door de toegenomen efficiëntie houdt hij of zij ook werkelijk meer tijd over voor andere taken. Bovendien is de bediening van deze apparatuur veel intuïtiever dan van een pc, waardoor nauwelijks training nodig is en de acceptatie op de werkvloer vlot verloopt.

Smartphone of tablet? Welk type apparaat u het beste voor uw medewerkers kunt aanschaffen, is sterk afhankelijk van de informatiebehoefte die bij verschillende functies hoort. Voor een zorgmedewerker worden op dit punt andere eisen gesteld dan voor een behandelaar. Als bijvoorbeeld alleen de begin- en eindtijd, en eventueel de route

moet worden doorgegeven, kan waarschijnlijk met een smartphone worden volstaan. Moet een medewerker het hele dossier kunnen inzien en bewerken, dan is een groter beeldscherm aan te bevelen en is een tablet-pc wenselijk. Op die manier kan voor elke afdeling of medewerker een oplossing op maat worden geboden. Zorg voor juiste randvoorwaarden Om succesvol te kunnen werken met mobiele apparatuur moet er eerst voor worden gezorgd dat de juiste randvoorwaarden aanwezig zijn. Zo is het uiteraard allereerst van belang dat uw ECD-software geschikt is voor de mobiele apparatuur die u wilt gaan gebruiken. Overleg daarom eerst met de leverancier van uw ECDsoftware om te zien welke mogelijkheden er zijn. Daarnaast is het essentieel dat er een mobiel netwerk van hoge kwaliteit in de gebouwen ligt. Zonder snelle toegang tot het ECD via uw netwerk zullen uw medewerkers niet het gewenste gemak van de mobiele oplossing kunnen ervaren. Naast de techniek zal natuurlijk ook het kostenplaatje moeten kloppen. Maar mits goed uitgevoerd kan een investering in mobiele technologie u helpen om het werken met uw ECD flexibeler, efficiënter en transparanter te maken.

AriënsZorgpalet gaat voluit voor mobiel ECD

“Iedereen wil met de iPad aan het werk” AriënsZorgpalet uit Enschede is na een succesvolle proef begonnen om alle afdelingen van de instelling uit te rusten met iPads. Dat vergde een flinke dosis pioniersgeest, want toen in 2009 de beslissing genomen werd voor mobiele werkplekken, was de iPad nog niet eens op de markt. De afgelopen paar jaar zijn de ontwikkelingen echter zo snel gegaan, dat ECD-leveranciers inmiddels bezig zijn hun software geschikt te maken voor de iPad en andere tablets, en daar in sommige gevallen al mee klaar zijn. Ook op de werkvloer is het enthousiasme van de medewerkers groot, merken ze bij AriënsZorgpalet.

Volgens Jan van der Linde, lid van de Raad van Bestuur, is vanaf het eerste moment resoluut gekozen voor mobiel werken: “Nadat we een ECD-systeem hadden geselecteerd, hebben we grondig onderzocht hoe we dat in de organisatie moesten uitrollen. We hebben een business case gemaakt voor vaste werkplekken en voor mobiele werkplekken. Op grond van toekomstbestendigheid en flexibiliteit hebben we gezegd: we kiezen voor draadloos.” Dat was in 2009 en hoewel dat nog niet zo lang geleden is, was er op dat gebied nog niet veel op de markt. Jan van der Linde: “We hebben ons eerst geconcentreerd op de (vervolg op pagina 3)

JOURNAAL (vervolg van pagina 2)

“Iedereen wil met de iPad aan het werk”

Computer on Wheels (COW), in feite een gewone computer op een karretje. Dat was niet alleen erg duur, maar ook de mobiliteit viel tegen, mede door de beperkte gebruiksduur waardoor je weer grote accu’s nodig had. We hebben er wel mee geëxperimenteerd, maar dat werd niks.” ECD-leverancier snel om “Tegen die tijd verscheen echter in de Verenigde Staten de iPad op de markt,” vervolgt Van der Linde, “en hoewel die hier nog niet te koop was, snelde de roem het apparaat vooruit. Toen dachten we: kunnen we dat hier niet gebruiken? We zijn toen met onze ECD-leverancier in conclaaf gegaan, maar hun applicatie werkte niet op Safari, het besturingssysteem van de iPad. Via een technische omweg lukte het ons echter toch om het ECD op de iPad te laten draaien. Gaandeweg dit traject zag de leverancier hoe het ging werken, en ze werden steeds enthousiaster. Mede gestimuleerd door de enorme opmars van de iPad hebben ze toen besloten om hun applicatie ook voor Safari geschikt te maken. Die is onlangs opgeleverd en het werkt geweldig.” Razend enthousiast AriënsZorgpalet heeft eerst een proef gedaan met twee iPads die drie weken getest werden op een van de afdelingen. De mensen die ermee werkten, waren razend enthousiast en lieten dat naar collega’s ook duidelijk merken. “Het is belangrijk dat je voor zo’n proef de juiste mensen kiest,” aldus Van der Linde. “Zij zijn de ambassadeurs voor de vernieuwing die je wil doorvoeren: van collega’s nemen mensen meer aan dan van de leiding van een organisatie. Ons uitgangspunt is ook steeds geweest dat een mobiel apparaat zich op dezelfde manier moest presenteren als een vaste werkplek. Als je het apparaat opstart, verschijnt meteen het startscherm van het ECD, je typt je toegangscode en je bent meteen waar je zijn moet. Dat scheelt allemaal handelingen en maakt het extra handig en snel in het gebruik. Dat is meteen vertrouwd en verlaagt daardoor de drempel voor de medewerkers, en zorgt ook dat je geen extra omscholingskosten hebt.” Elo Gramsbergen, eveneens lid van de

Raad van Bestuur, merkt op dat de zorg van oudsher een traditionele sector is en dat veel medewerkers niet echt op hun gemak zijn met computers. “Maar we zien nu dat de zogenaamde ‘digibeten’ blij zijn met deze oplossing, omdat het zo simpel en intuïtief werkt. Ze merken ook dat het tijd oplevert, echt directe cliënttijd. Ze kunnen bij de cliënt zitten en samen het dossier bijwerken, in plaats van eerst opschrijven en daarna terug naar de computer om het in te typen. We hebben ook besloten dat die extra tijd niet als besparing wordt geïncasseerd, maar gebruikt kan worden voor de cliënt. Dat levert weer extra motivatie op.” Kiezen voor kwaliteit Toen de deelnemers aan de proef duidelijk hadden aangegeven dat ze graag doorwilden met deze mobiele oplossing, werd op alle grote locaties van AriënsZorgpalet een draadloos netwerk aangelegd. Jan van der Linde: “Op het netwerk hebben we niet bezuinigd. We hebben gekozen voor een goed bedrijf en voor professionele apparatuur om zeker te zijn dat de infrastructuur de eerste jaren toekomstbestendig is. We hebben bovendien een apart bedrijf gevraagd om alle gebouwen door te meten, zodat op elke plek daadwerkelijk bereik is. Dat zijn dingen die je goed moet regelen, want als het niet overal werkt, raken de mensen hun enthousiasme snel kwijt.” Aan goede (vervolg op pagina 4)

JOURNAAL (vervolg van pagina 3)

“Iedereen wil met de iPad aan het werk”

kwaliteit hangt uiteraard een prijskaartje, maar het biedt volgens Van der Linde veel meerwaarde: “We gaan het netwerk bijvoorbeeld ook gebruiken voor een nieuw zusterroepsysteem, waarmee draadloze spreekluisterverbindingen mogelijk zijn.”

Financieel haalbaar Nu alle voorbereidingen zijn getroffen, wordt gestart met de introductie van de iPads op alle afdelingen. Jan van der Linde: “Het liefst hadden we iedereen die ermee moet werken er eentje gegeven. Dat geld hebben we niet. We hebben daarom gekeken wat we per dienst nodig hebben en zijn uitgekomen op zes apparaten per afdeling. Iedereen die zijn route loopt, heeft er een bij zich. In totaal hebben we er 120 gekocht. Die worden door de leverancier volledig ingericht en klaar voor gebruik afgeleverd.” Deze aanschaf past prima binnen het budget dat vooraf voor werkstations was vastgesteld. “In plaats van 20 COW’s kunnen we nu 120 iPads kopen. Je bent voor ruim vierhonderd euro per stuk klaar, want voor deze applicaties kun je prima toe met het goedkoopste model.” Meer mobiele mogelijkheden AriënsZorgpalet gaat de iPads en de nieuwe draadloze infrastructuur niet alleen inzetten voor het ECD. Jan van der Linde: “We introduceren binnenkort een nieuw zusterroepsysteem dat gebruikmaakt van het nieuwe

draadloze netwerk, zodat de medewerker op elk moment, vanaf elke plek kan reageren op een oproep. Op de iPad komt ook een koppeling naar het kwaliteitssysteem en we onderzoeken de mogelijkheid om suggesties van onze medewerkers over te nemen. Die zouden het bijvoorbeeld handig vinden om via iPad de medicatiegegevens van een cliënt te kunnen bekijken. En in de toekomst gaan we dit systeem ook zeker uitbreiden naar de extramurale zorg. Dan heb je wel weer een iets duurdere versie van de iPad nodig, die mobiel internet ondersteunt.” De invoering van al deze vernieuwingen moet wel gefaseerd plaatsvinden, waarschuwt Elo Gramsbergen: “We gaan het niet allemaal tegelijk doen, want als het dan ergens misgaat, is meteen het hele project mislukt als je niet uitkijkt. We starten met het ECD, daarna volgt het kwaliteitssysteem en vervolgens de andere wensen die mensen hebben neergelegd. Je moet eerst zorgen voor een stabiele basis, zowel qua techniek als bij de gebruikers, en daarop verder bouwen.” Aantrekkelijke werkgever Voor Jan van der Linde zijn de mogelijkheden van deze oplossing hiermee nog lang niet uitgeput: “We hebben in onze nieuwbouw elk appartement voorzien van zes data-aansluitingen. Je kunt daar allerlei apparatuur op aansluiten, bijvoorbeeld een camera die op de iPad registreert wat er met de cliënt aan de hand is als er een melding komt. Dat is voor de toekomst, maar daar moet je nu alvast op voorsorteren.” Elo Gramsbergen merkt op dat deze toekomstgerichtheid ook bijdraagt aan de bestrijding van het verwachte personeelstekort. “Nieuwe technieken kunnen helpen om efficiënter te werken en zo de werkdruk te verminderen. Maar we merken ook dat het ons richting de arbeidsmarkt een gunstig profiel geeft. Ik zie dat mensen het gewoon leuk vinden om bij een werkgever te werken die hiermee voorop loopt. We hebben op dit moment bijvoorbeeld een nieuwe lichting HBO-stagiaires, die vinden dat reuze interessant. Ze herkennen dat en kunnen er meteen mee uit de voeten. Je kunt je als werkgever hiermee dus ook onderscheiden, hebben we gemerkt.”

(vervolg op pagina 5)

JOURNAAL (vervolg van pagina 4)

“Iedereen wil met de iPad aan het werk”

Tips van AriënsZorgpalet: • De invoering van een mobiel ECD is in principe niet anders dan elk innovatietraject: zorg dat er een goede business case onder je beslissingen ligt. • Evalueer regelmatig tijdens de pilot, zodat je tijdig kunt bijsturen. Tijdens onze pilot ontstonden bijvoorbeeld problemen met de performance. Door snel upgraden naar de nieuwste netwerksoftware werd de pilot niet verstoord. • Zorg dat alles om het systeem klopt – infrastructuur, draadloos netwerk, etc. Het moet allemaal echt werken als je live gaat, anders haken mensen teleurgesteld af. • Kies de eerste testers zorgvuldig. Als zij enthousiast zijn, is het makkelijker de andere medewerkers mee te krijgen. • Bedenk dat je afhankelijkheid van techniek toeneemt. Laat daarom niets aan het toeval over. Zorg bijvoorbeeld behalve voor een noodstroomvoorziening ook voor een UPS (Uninterrupted Power Supply), zodat het netwerk bij een storing niet eerst opnieuw hoeft op te starten

NIEUWS Ook voor de 2e helft 2011 en 1e helft 2012 staan er weer nieuwe trainingen en workshops gepland voor instellingen in de ouderenzorg en de gehandicaptenzorg. De volgende trainingen en workshops zijn gepland:

• Training ‘Verbetering informatievoorziening in de zorg’: Is uw informatievoorziening voldoende op orde? Met een eenvoudige maar doeltreffende methode analyseert u de samenhang tussen ECD en de informatievoorziening en ziet u waar verbeteringen mogelijk zijn binnen uw eigen zorginstelling. Hoe omgaan met ICT innovatie in de zorg zoals IPAD’s en social media? De training duurt een dag. De training is bedoeld voor de portefeuille houders ICT binnen directie, (Informatie/ICT) managers en beleidsmedewerkers. • Workshop ‘ECD Beleidskeuzes’: Overweegt u met een ECD traject te starten? In deze workshop komen alle gebieden aan de orde waarop beleidskeuzes moeten worden gemaakt om een succesvol ECD traject te kunnen waarborgen. De workshop is een dagdeel (middag). De workshop is geschikt voor bestuurders en managementteamleden. • Training ‘ECD implementatie’:Gaat u een start maken met uw ECD traject? In deze 2-daagse training bespreken we in detail de belangrijkste inhoudelijke aspecten van een ECD voor een instelling (zorgplan, zorgzwaartebekostiging, kwaliteitskaders). Ook wordt de ECD projectopzet behandeld en de randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie. De training is bedoeld voor (beoogd) ECD projectleiders en ECD projectteam. Indien u meer wilt weten over de data en locaties van deze trainingen en workshops of u heeft specifieke vragen over de ECD journaals dan kunt u een email sturen naar: [email protected]

COLOFON

De nieuwsbrief ECD-journaal is een elektronische nieuwsbrief in PDFformaat en verschijnt regulier. Opdrachtgever Actiz, Zorg voor Beter Samenstelling Projectburo ECD-project, Utrecht Tekst en eindredactie .DOC, Den Haag Vormgeving Ton Wienbelt, Den Haag Contact [email protected]

Het ECD-project maakt onderdeel uit van Zorg voor Beter. Zorg voor Beter stimuleert organisaties in de langdurende zorg om te werken aan kwaliteitsverbetering en duurzaamheid van de zorg. Zorg voor Beter is een initiatief van het ministerie van VWS. ZonMw heeft de regie. Zie ook www.zorgvoorbeter.nl