JOB ORIENTASI PADA DEPARTEMEN PERSONALIA DI HOTEL SHERATON SENGGIGI LOMBOK
OLEH HENDRI A0G010002
KONSENTRASI HOTEL DAN RESTORAN PROGRAM DIPLOMA III PARIWISATA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MATARAM 2012
i
Judul Laporan
:
JOB
ORIENTASI
PADA
DEPARTEMEN
PERSONALIA DI HOTEL SHERATON SENGGIGI LOMBOK Nama Mahasiswa
: HENDRI
Nomor Mahasiswa
: A0G010002
Program Studi
:
DIPLOMA
III
PARIWISATA
FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS MATARAM Konsentrasi
: HOTEL DAN RESTORAN
Mataram,
Desember 2012
Mengetahui, Dosen Pembimbing
Mahasiswa
Yoyo Wardoyo S. Pd
Hendri
NIP.
NIM. A0G01002 Ketua Program
Drs. Ahmad Jufri, Mp NIP. 196311061988031003
ii
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas Rahmat dan Hidayah – Nya penulis dapat menyelesaikan penulisan Laporan Job Orientasi dengan sebagaimana mestinya. Adapun penulisan Laporan ini merukan salah satu syarat untuk mencapai ketuntasan salah satu Mata Kuliah pada Program Diploma III Pariwisata Fakultas Ekonomi Universitas Mataram. Adapun judul yang penulis paparkan adalah “Job Orientasi Pada Departemen Personalia Di Hotel Sheraton Senggigi Lombok” Pada kesempatan ini tidak lupa penulis menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Prof. Drs. H. Thatok Asmony, MBA, DBA selaku dekan Fakultas Ekonomi Universitas Mataram. 2. Bapak Drs. Ahmad Jufri, Mp selaku Ketua Program Diploma III Pariwisata Fakultas Ekonomi Universitas Mataram. 3. Bapak Diswandi Selaku Sekertaris Program Diploma III Pariwisata Fakultas Ekonomi Unuversitas Mataram. 4. Bapak Yoyo Wardoyo S.Pd, selaku Dosen Pembimbing dalam penyusunan Laporan Job Orientasi. 5. Yang terhormat Ibu ( Sulhiyah dan Hultiah ), Ayah ( Salman ), beserta kakak dan adik-adikku, yang telah benyak memberikan dukungan dan motivasi.
iii
6. Buat orang yang tersayang yang selalu menemaniku dan membantu dalam pembutan Laporan Job Orientasi. 7. Rekan-rekan Anshor ( kos-kosan ku ) terimakasih atas semua motivasinya. 8. Teman-teman dan sahabat yang nggak bisa saya sebutkan satu-persatu terimakasih atas inspirasinya. 9. Sahabat, teman serta rekan Konsentrasi Hotel dan Restoran Fakultas Ekonomi Universitas Mataram. 10. Almamater ku terimakasih.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Karya Tulis Ilmiah ini mungkin terdapat kesalahan dan kekeliruan yang tidak disengaja, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun dari para pembaca demi kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah ini. Akhir kata penulis berharap semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dan penulis sendiri.
Mataram,
Desember 2012
Penulis
iv
DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul ...................................................................................................... i Halaman Persetujuan ........................................................................................... ii Kata Pengantar ..................................................................................................... ii Daftar Isi.............................................................................................................. v BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ............................................................................................... 1 1.2. Tujuan ........................................................................................................... 3 1.3. Manfaat ......................................................................................................... 4
BAB II TINJAUAN UMUM 2.1. Sejarah Singkat Hotel Sheraton Senggigi Lombok ............................... 5 2.2. Struktur Organisasi Hotel Sheraton Senggigi Lombok .......................... 8 2.3. Job Description Kepala Departemen..................................................... 9 2.4. Job Specification Kepala Departemen ................................................ 16 2.5. Hubungan Antar Bagian (Departemen)............................................... 18
v
BAB III LINGKUP ORIENTASI 3.1. Struktur Organisasi Human Resources ............................................... 21 3.2. Job Description Human Resources ..................................................... 22 3.3. Job Specification Human Resources ................................................... 28 3.4. Hubungan Antar Section .................................................................... 31 BAB IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan ........................................................................................ 34 4.2. Saran.................................................................................................. 34 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 36 LAMPIRAN ...................................................................................................... 37
vi
BAB I PENDAHULUAN 1.1.
Latar Belakang Perkembangan dunia pariwisata dewasa ini maju dengan pesat, terlebih lagi
pariwisata Indonesia yang sudah lama dikenal dimanca negara. Indonesia memiliki beribu-ribu pulau yang terdiri dari pulau-pulau kecil dan pulau besar, masing-masing pulau tersebut memiliki potensi pariwisata yang menarik untuk dikembangkan misalanya pulau lombok. Pulau lombok adalah salah satu tujuan wiata yang telah ditetapkan oleh pemerintah yang mengalami perkembangan cukup pesat, terbukti dengan adanya berbagai sarana penunjang pariwisata, seperti; Biro perjalanan ( Tours & Travel ), Hotel dan Restoran, Jasa Catering ( penyewaan ), dan lain sebagainya. Dengan demikian, pulau lombok merupakan salah satu daerah tujuan wisata. Perlu disadari bahwa faktor keunggulan pariwisata dimasing-masing daerah tentu berbeda-beda sifat dan karakternya. Oleh karena itu diperlukan berbagai metode dan strategi untuk pengembangannya, di Provinsi Nusa Tenggara Barat ( NTB ), karena memiliki berbagai kekayaan alam dan panorama yang indah, sumber daya hutan, perairan danau yang masih alami, atau berbagai keunikan dan keindahan berupa flora dan fauna yang beraneka ragam dan memiliki bebrapa pulau kecil yang ditengah lautan yang sangat indah.
1
Kondisi alam tersebut diperkaya oleh beraneka ragam suku, yang memiliki budaya, adat istiadat, dan tradisi yang masih asli. Kekayaan sumber daya alam dan budaya tersebut sangat potensial bagi pengembangan pariwisata di NTB. Oleh karena itu pemerintah daerah harus terus dapat melaksanakan berbagai upaya dan kegiatan, baik melalui peningkatan sarana dan prasarana akomodasi dan penunjang lainnya. Salah satu program studi yang ada di Diploma III Pariwisata Fakultas Ekonomi Universitas Mataram adalah konsentrasi Hotel dan Restoran. Merupakan salah satu penunjang untuk tercapainya pengembangan pariwisata. Job Orientasi merupakan akitivitas wajib yang dilaksanakan oleh mahasiswa Program Diploma III Pariwisata Fakultas Ekonomi Universitas Mataram yang merupakan bentuk tinjauan langsung ke sebuah hotel serta mengamati langsung departemen yang diambil oleh mahasiswa dalam mata kuliah Job Orientasi. Sehingga dalam peyusunan laporan tidak mendapaatkan kesulitan baik dari informasi maupun data mengenai hotel. Tentunya mahasiswa wajib mengambil mata kuliah yaitu Job Orientasi yang mana mata kuliah tersebut terdiri dari 2 sks dan wajib didapatkan pada saat semester atas (Semester V). Dalam sebuah hotel terdiri dari bebrapa departemen dimana yang satu dengan yang lain saling menunjang dalam oprasionalnya, terlebih lagi dalam memberikan pelayanan yang memuskan. Kelancaran oprasional sebuah hotel tergantung kepada adanya kesatuan langkah dan kerjasama dalam hotel tersebut.
2
Untuk itulah penulis memilih salah satu departemen Human Resources yang ada di Hotel Sheraton Senggigi Beach Lombok. Pada Hotel Sheraton Lombok terdiri berbagai departemen diantaranya adalah : Front office departemen, House Keeping departemen, A and G Executive departemen, A and G Accounting departemen, Sales and Marketing departemen, Human Resources departemen, Executive Chef (F and B Service departemen, Food Production
Departemen,
Stewarding
departemen),
Engineering
departemen,
Landscaping departemen, Recreation and Spa departemen. Dalam setiap departemen memiliki Head dan supervisor masing-masing sehingga dapat memudahkan pengawasan kinerja dari karyawan-karyawan lainnya. Dalam Human Resources memiliki tugas dan tanggung jawab yang memberikan banyak pengaruh bagi kemajuan hotel serta kemajuan dari sistem kerja dari karyawan, terlebih pada job description dan job specification semua pegawai. Oleh sebab itu Human Resources merupakan departemen yang sangat penting dalam mengelola semua karyawan. 1.2.
Tujuan 1.2.1. Untuk mengetahui linkup pekerjaan pada setiap section, persyaratan karyawan, serta hubungan-hubungan yang harus terjalin antar bagian. 1.2.2. Mengetahui cara kerja Departemen Human Resources khususnya pada Hotel Sheraton Senggigi Beach Lombok
3
1.2.3. Sebagai tugas akhir dari mata kuliah Job Orientasi yang didapatkan pada semester atas ( Semester V ) di Diploma III Pariwisata Fakultas Ekonomi Universitas Mataram. 1.3.
Manfaat 1.3.1. Secara akademik merupakan salah satu syarat guna menyelesaikan salah satu mata kuliah ( Job Orientasi ) yang ada di Diploma III Pariwisata pada Konsentrasi Hotel dan Restoran Universitas Mataram. 1.3.2. Sebagai pengetahuan dan alat tambah bagi Human Resources dalam meningkatkan kualitas pegawai. 1.3.3. Memberikan informasi ilmu pengetahuan terhadap perkembangan pariwisata khususnya perkembanhan Hotel di daerah Nusa Tengara Barat ( NTB ). 1.3.4. Sebagai bahan bacaan bagi adek-adek mahasiswa dalam menambah pengetahuan di bidang kepariwisataan.
4
BAB II TINJAUAN UMUM 2.1.
Sejarah Singkat Pada tahun 1937 yaitu hotel pertama Sheraton didirikan oleh Ernest
Henderson dan Robert Moore. Pada tahun 1947 merupakan hotel pertama yang masuk ke bursa saham New york. Pada tahun 1949 sheraton memasuki dunia internasional dengan pembelian 2 jaringan hotel utama di Canada. Tahun 1958 hotel yang pertama kali meluncurkan sistim reservasi elektronik . Tahun 1961 ekspansi internasional ke timur tengah di mulai dengan pembukaan sheraton Tel Aviv di Israel dan kini sheraton merupakan jaringan hotel terkemuka di Israel. Tahun 1963 ekspansi internasional ke internasional ke Amerika Latin dengan pembukaan Hotel Sheraton vacuto di venezuela. Tahun 1999,bussines traveler international memberikan penghargaan pada Sheraton sebagai “jaringan hotel terbaik di amerika latin”. Tahun 1965 jaringan hotel Sheraton merayakan hotel keseratusnya dengan pembukaan Sheraton Boston. Tahun 1970 merupakan jaringan hotel pertama yang mengembangkan nomor bebas pulsa . Sheraton menjadi jaringan hotel pertama yang mendirikan jaringan toll free 800 (bebas pulsa) untuk akses pelanggan langsung. Perluasan ke Eropa dan
5
Guetamala dengan hotel Sheraton Stockholm sebagai sebagai proyek hotel pertama di eropa dan Sheraton Conquis Tador di kota guetamala sebagai hotel pertama di Amerika Utara. Tahun 1985 merupakan hotel internasional pertama di Republik Rakyat China. Dan pada tahun 1986 Sheraton memberikan penghargaan kepada tamunya dengan meluncurkan Sheraton Club International (SCI) yaitu program kesetiaan yang paling mendunia . SCI menjadi dasar dari Starword Preferred Guest. Merek Merek Hotel yang tergabung dalam jaringan Starwood Hotel @ Resort, Inc yaitu: 1. Sheraton hotel & Resort 2. Westin Hotel & Resort 3. The St. Regis 4. The Luxury Collection 5. Four Foints 6. W Hotel 7. Le Meredien 8. A Loft 9. Element Lebih dari 836 hotel yang terdi lebih dari 95 negara,memiliki Sistim Francishe atau di kelola oleh Starwood. Sheraton Senggigi Beach Resort adalah hotel berbintang lima yang terletak di hamparan pantai senggigi dengan luas 4 hektar yang di kelilingi oleh taman yang di 6
tata dengan rapi Sheraton Senggigi hanya berjarak kurang lebih 20 km dan dapat di tempuh sekitar 20 menit dari Bandara Selaparang. Sheraton Senggigi di miliki oleh Bapak Peter Sondakh di bawah perusahaan PT Rajawali Adi Mandalika. Adapun Hotel facilities yaitu: 1. Swimming pool 2. 2 restaurant 3. 2 bar Outlets 4. In Room Dining 5. Laundry/dry Cleaning 6. Spa 7. Health Club (Gym, Sauna, Steam, Jacuzzi) 8. Water Sport (Diving Centre) 9. Drug Store Shopping Gallery 10. Meeting Room 11. Business Centre 12. Transport Service 13. Tour desk 14. Money changer front desk 15. Air port lounge
7
2.2. Struktur Organisasi Hotel Sheraton Senggigi Lombok
GM Exec. Secretary
HRD
Exec. HK
RDM
Sr.
Exec. Chef
Chief Eng
Reservation Spv. / MRM Controller
Asst. Chief
Asst Purch
Asst. F&B
M
M FO M
Security
Director of Sales Exec. Sous
Airport Rep
Chef
Spv.
Recreation Spv
Chief Steward
8
2.3.
Job Description
2.3.1. General Manager Tugas dan tanggung jawab, adapun tugas dan tanggung jawab general manager. 1. Mengobservasi
dan
memotonitor
penampilan
karyawan
untuk
memastikan bahwa aturan-aturan dan prosedur hotel telah dilaksanakan 2. Berkerjasama
dengan
manager-manager
departemen
lain
untuk
mengkordinasi aktivitas hotel 3. Membuat keputusan dan membuat rencana cara mengatur hotel 4. Memberi keterangan mengenai pelayanan yang baik yang ada di hotel 5. Mengatur dan menjawab telephon jika sangat di perlukan, mengirim surat, dan memberi keterangan kepada tamu tentang area hotel 6. Melakukan interview
mengenai kemampuan kerja
staff untuk
menduduki posisi yang tepat. 7. Menganalisa informasi keuangan 8. Melakukan komunikasi yang baik dengan manager-manager lainya serta departeman masing-masing bagian agar dapat bekerja sama dengan baik 9. Memonitor dan mengawasi hotel serta bertanggung jawab atas semua kelancaran operasional hotel. 2.3.2. Personal Asst. General Manager / Executive Secretary Tugas dan tanggung jawab: 9
1. Membantu GM dalam mengelola dan mengatur hotel management 2. Memberikan laporan dan bertangung jawab terhadap GM 3. Menerima laporan dari masing-masing department heads 4. Mengatur dan memonitor operasioanal pada aktivitas hotel 5. Pengganti GM sementara jka GM tidak ada di tempat 2.3.3. Human Resources Manager Tugas dan tanggung jawab: 1. Bertanggung jawab atas recruitmen yang dibutuhkan perusahaan dengan mengadakan seleksi interview 2. Mengontrol kebenaran data karyawan 3. Mengontrol kebenaran kesehatan, serta mengadakan placement sebelum calon karyawan di terima 4. Mengadakan manpower depolovement program bersama GM 5. Memiliki managenment dalam hal memecahkan masalah terutama dengan SPSI 6. Menyiapkan kontrak kerja dan membantu masalah yang timbul 7. Orientasi pengenalan hotel kepada karyawan 8. Melakukan control saleris over time, transportation, allowance medical dan insurance. 9. Mengusulkan pada atasan mengenai system penggajian, memberi motivasi pada karyawan menganai job, job evaluasi dan analisa tenaga kerja. 10
10. Mengkoordinir dan melaksanakan program seperti : rekreasi, olah raga, sembahyang bersama kantin dan sejenisnya 11. Bekerja sama denga seluruh staff departeman heads dalam memecahkan masalah terutama dalam peningkatan kerja disiplin dan P&P perusahaan 12. Mengatsi masalah yang berhubungan dengan pengadilan serta mengenai ketenagakerjaan 13. Mengontrol kontrak-kontrak, filling data semua karyawan serta perubahan yang terjadi agar tetap out date 14. Menjalin hubungan yang baik dengan pemerintah, mulai dari tingkat bawah sampai tingkat atas 15. Mengadakan survey 16. Industri relation, motivations dan moral 17. Mengusulkan pada GM mengenai security police 18. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan perintah atasan 2.3.4. Financial Controller Tugas dan Tanggung Jawab 1. Mendirikan dan menata system control internal aset hotel 2. Mengatur waktu dan data finansial dan laporan manajemen dari autoritas lokal dan basis hotel dan resort untuk membuat gugusan dan perencanaan pertemuan legal dan reguler. 3. Mengontrol biaya pada relasi untuk mencapai keuntungan yang maksimum 11
4. Mengembangkan dan menata buku dana tahunan untuk digunakan manajemen hotel, kantor wilayah dan pemilik 5. Merencanakan dan mengontrol pelaksanaan bisnis 6. Pelayanan konsultasi finansial kepada manajemen hotel untuk mengembangkan promosi. 2.3.5. Room Division Manager Tugas dan Tanggung Jawab 1. Bertanggung jawab untuk pemenuhan tugas departemen 2. Menginvestigasi dan mengembangkan strategi pemasaran lokal dengan DOSM 3. Menyiapkan ketepatan hasil perkiraan bulanan, tiga bulanan, enam bulanan 4. Koordinasi antara Housekeeping dan Front Office untuk perbaikan dan biaya perubahan kamar 5. Respon untuk penampilan dan produktifitas senior staff dan membangun karirnya. 6. Menyiapkan perkembangan rencana jangka pendek dan jangka panjang untuk kemajuan hotel. 2.3.6. Sales And Mareketing Manager Tugas dan Tanggung Jawab 1. Bertanggung jawab atas upaya promosi penjualan atau pemasaran guna meningkatkan tingkat hunian 12
2. Membawakan citra yang terbaik hotel di dalam kesempatan dan penampilan baik dalam negeri ataupun luar negeri. 3. Mempersiapkan data untuk pembuatan anggaran penjualan/pemasaran termasuk jadwal promosi dan jadwal sales. 4. Mengendalikan jalannya operasi bagiannya. 5. Memimpin, membimbing, melatih dan memberikan motivasi kepada anak buah khususnya staff dan sales. 6. Bertanggung jawab atas persamaan publik relation. 2.3.7. Excutive Chief Tugas dan Tanggung Jawab 1. Mengawasi serta mengecek stock bahan-bahan yang diperlukan di kitchen 2. Mengawasi food production sebelum disajikan ke tamu 3. Mengawasi mutu bahan yang akan dipakai 4. Menjaga standart mutu makanan 5. Menjaga kebersihan serta keselamatan di kitchen 6. Menjaga standar food coast 2.3.8. Chief Engineering Tugas dan Tanggung Jawab 1. Menyiapkan rencana dan pengontrolan terhadap air, listrik, gen set, perbaikan serta perawatan gedung beserta equipmentnya. 2. Menyiapkan laporan-laporan yang diperlukan 13
3. Mengevaluasi serta membuat laporan mengenai anak buahnya. 4. Mengawasi serta merencanakan proyek renovasi bila ada 5. Mengadakan training secara periodik serta pelatihan kebakaran. 6. Melatih dan mengawasi crew, repair dan maintenance agar bekerja efektif dalam memelihara seluruh bangunan yang ada. 2.3.9. Executive Housekeeper Tugas dan Tanggung Jawab 1. Menetapkan tugas-tugas atau memindahkan, membina/mengawasi seluruh aktivitas karyawan bawahannya agar tugas dan tanggung jawab mereka dapat berjalan dengan baik. 2. Mengadakan koordinasi dengan departemen head yang lain agar proses pelayanan bisa cepat dan efisien. 3. Memelihara dan mempertahankan serta mengontrol secara rutin service, standard, quality dari kamar dan area hotel. 4. Melaksanakan training prajuan secara rutin 5. Melaksanakan rapat intern mingguan/bulanan guna membahas masalahmasalah serta penyelesaiannya. 6. Mengadakan koordinasi dengan Personal Departement dalam hal interview karyawan baru, pembinaan, promotion, dan sebagiannya. 2.3.10. Food and Beverage Manager Tugas dan Tanggung Jawab
14
1. Menetapkan menu, sistem penyajian, strategi penjualan, mengarahkan pelaksanaan, menilai kebersihan. 2. Melakukan analisis evaluasi pemakaian commodities dan statistik penjualan. 3. Menyusun rencana anggaran-anggaran kitchen F & B service stewarding. 4. Merumuskan kebijaksanaan pengendalian biaya operasioal, menilai pelaksanaannya. 5. Memonitor penyelenggaraan pemeliharaan sanitasi. 6. Menyusun
laporan
dokumentasi,
melakukan
korespondensi,
menyelenggarakan briefing F & B Departement. 7. Mengusulkan kepada GM penyesuaian “Policies and Prosedure” uraian jabatan di lingkungan F & B Departemen” sesuai dengan tuntutan kegiatan. 2.3.11. Chief Scurity dan atau Assistant Chief Security Tugas dan Tanggung Jawab 1. Mengamankan dan meneruskan serta menjalankan kebijaksanaan managemen yang tercantum di dalam “tata tertib” Hotel kepada seluruh Scurity dan Karyawan Hotel agar dapat dilaksanakan semestinya. 2. Merencanakan, memimpin dan mengkoordinir tugas-tugas operasi dari staff Scurity Section.
15
3. Melaksanakan
penelitian
dan
pengembangan
terpadu
terhadap
Pembinaan Personel, Administrasi dan Operasionel Scurity. 4. Membuat
intruksi,
Perintah
Dinas
dan
prosedur
tugas
dan
kebijaksanaan-kebijaksanaan, serta petunjuk untuk melaksanakan terhadap tugas pengamanan di lingkungan hotel. 5. Meminta
pertanggung
jawaban
dari
tiap-tiap
pimpinan
seksi
bawahannya, atas segala sesuatu yang telah dilaksanakan ataupun tidak dilaksanakan. 6. Mengatasi secepatnya masalah/problem yang terjadi dan dihadapi dan menyampaikannya kepada General Manager tiap masalah yang tidak dapat diselesaikan. 2.4.
Job Spesificatiaon
2.4.1. General Manager 1. Menguasai minimal 3(tiga) bahasa asing 2. Mempunyai pendidikan minimal Diploma III Pariwisata 3. Memiliki pengetahuan yang luas dalam bidang Pariwisata 4. Memahami tentang Management Pariwisata 5. Mampu berdiplomasi terhadap semua pihak Hotel 2.4.2. Human Resources Manager 1. Pendidikan diploma personnel atau training atau industrial relation 2. Pengalaman 2 tahun dengan kualifikasi profesional 3. Pengalaman 5 tahun pada computerized personal dan payroll system 16
2.4.3. Financial Controller 1. Lulusan universitas/akademi jurusan akuntansi 2. Pengalaman 5 tahun dengan kualifikasi profesional 3. Memiliki pengetahuan komputer dan pajak 2.4.4. Sales and Marketing Manager 1. Lulusan universitas/akademi/sekolah perhotelan. Jurusan sales dan marketing dalam hotel management. 2. Pengalaman 2 tahun dengan kualifikasi profesional 3. Cakap berkomunikasi bahasa Inggris 2.4.5. Executive Chief 1. Lulusan sekolah pariwisata dan pernah training di hotel atau perusahaan 2. Pengalaman kerja minimal 6 tahun di hotel berbintang 3. Pengalaman minimal 3-5 tahun sebagai managerial di hotel berbintang dalam bidang food & beverage 4. Memiliki keterampilan dalam mengolah dan menyusun menu sesuai standard 2.4.6. Chief Engineer 1. Memiliki backround pendidikan dalam bidang teknisi 2. Dapat mengoperasikan peralatan-peralatan mekanik 3. Dapat memotivasi bawahan dengan baik. 2.4.7. Excutive Housekeeper
17
1. Memiliki sertifikat perhotelan dan pernah training atau magang dalam perusahaan/hotel. 2. Pengalaman kerja minimal 6 tahun di hotel berbintang 3. Pengalaman 3 – 5 tahun sebagai managerial di hotel berbintang 4. Dapat memimpin bawahan, untuk lebih berkembang 2.4.8. Food and Beverage Manager 1. Minimal lulus S1 Pariwisata 2. Dapat berkomunikasi menggunakan bahasa lainnya, seperti bahasa Inggris. 3. Memiliki pengalaman bekerja minimal 5 tahun dalam bidang kepariwisataan. 4. Memiliki skill tambahan sesuai dengan frofesinya selaku F&B Manager 5. Memiliki rasa tanggung jawab penuh pada bawahanya atau staff yang ada. 6. Berjiwa disiplin,ramah dan sabar. 2.5.
Hubungan Antar Bagian “Hubungan dari semua departemen pada inti pokoknya ialah merekrut karyawan dan memantau kinerja dari semua departemen serta memberikan pelatihan ke semua karyawan.”
18
2.5.1. Hubungan Human Resources dengan Front Office Hubungannya yaitu dalam memberikan informasi tentang jumlah tamu yang menginap , laporan ini sanngat penting sekali karena dengan memberikan laporan jumlah tamu yang menginap maka pihak HR department dapat mempersiapkan kemampuan pengamanan dan menjaga keamanan dan kenyamanan kondisi hotel serta tamu sendiri. Untuk tamu-tamu VIP dapat di berikan pengaman yang lebih sehingga tamu tersebut merasa dihargai dan dipentingkan. 2.5.2. Hubungan Human Resources dengan Engineering Hubungannya yaitu dalam kebutuhan dan pemeliharaan peralatan yang ada di HR department khususnya yang berhubungan dengan mesin dan bahan-bahan elektronik. 2.5.3. Hubungan Human Resources dengan Accounting 1. Accounting merupakan bagian yang membayar gaji karyawan. 2. Accounting yang akan mengeluarkan uang untuk pembelian segala kebutuhan peralatan dan barang-barang yang dibutuhkan oleh HRD 3. Accounting akan melakukan pemeriksaan terhadap susunan semua gaji karyawan baik yang permanen maupun masih kontarak, serta yang mendapatkan service.
19
2.5.4. Hubungan Human Resources dengan Marketing. Pada bagian ini marketing juga bertanggung jawab atas pemostingan lowongan kerja yang akan di butuhkan pada hotel tersebut, sehingga karyawan karyawan yang berkualitas bisa cepat didapatkan. 2.5.5. Hubungan Human Resources dengan F & B Service Hubungan yang sering muncul antara departemen ini ialah pada saat F & B mengadakan Event-event maka tim dari HRD ikut mengamankan kelangsungan acara tersebut. 2.5.6. Hubungan Human Resources dengan Housekeeping. 1. Mencuci dan membersihkan semua peralatan yang ada di HRD. 2. Membersihkan semua area ruangan yang ada di HRD. 3. Membuat dan memberikan ruanngan senantiasa harum.
20
BAB III LINGKUUP ORIENTASI 3.1.
Struktur Organisasi Human Resources Hotel Sheraton Senggigi Lombok
HR M
Asst. HR M Asst Treining Manager
Asst. Chief Security
Security Shift Leader Security Guard
21
3.2.
Job Description 3.2.1. Human Resources Manager Tugas dan tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab kepada general meneger 2. Tugas pokok, merupakan tanggung jawab dalam pengelolaan dan pengembangan SDM di lingkungan hotel. 3. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan pembinaan government dan industrial serta mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga citra perusahaan. 4. Bertanggung jawab atas recruitmen yang dibutuhkan perusahaan dengan mengadakan seleksi interview 5. Mengontrol kebenaran data karyawan 6. Mengontrol kebenaran kesehatan, serta mengadakan placement sebelum calon karyawan di terima 7. Mengadakan manpower depolovement program bersama GM 8. Memiliki managenment dalam hal memecahkan masalah terutama dengan SPSI 9. Menyiapkan kontrak kerja dan membantu masalah yang timbul 10. Orientasi pengenalan hotel kepada karyawan 11. Melakukan control saleris over time, transportation, allowance medical dan insurance. 12. Mengusulkan pada atasan mengenai system penggajian, memberi motivasi pada karyawan menganai job, job evaluasi dan analisa tenaga kerja. 13. Mengkoordinir dan melaksanakan program seperti : rekreasi, olah raga, sembahyang bersama kantin dan sejenisnya 14. Bekerja sama denga seluruh staff departeman heads dalam memecahkan masalah terutama dalam peningkatan kerja disiplin dan P&P perusahaan 22
15. Mengatsi masalah yang berhubungan dengan pengadilan serta mengenai ketenagakerjaan 16. Mengontrol kontrak-kontrak, filling data semua karyawan serta perubahan yang terjadi agar tetap out date 17. Menjalin hubungan yang baik dengan pemerintah, mulai dari tingkat bawah sampai tingkat atas 18. Mengadakan survey 19. Industri relation, motivations dan moral 20. Mengusulkan pada GM mengenai security police 21. Pengembangan dan evaluasi karyawan. 22. Memberikan konpensasi dan proteksi pada pegawai. 23. Pengelolaan hubungan antara management. 24. Mengurusi General Affairs (mengurusi hal-hal umum yang ada di perusahaan). 3.2.2. Assistant Human Resources Manager Tugas dan tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab kepada HRD Manager. 2. Pelayanan kepada karyawan 3. Bertanggung jawab terhadap peralatan dan mesin di area HRD 4. Bertanggung
jawab
terhadap
kelancaran
oprasional
dan
administrasi. 5. Bertanggung jawab menekan dan mengontrol labour cost agar tetap sesuai dengan ketentuan perusahaan. 6. Membantu HR Manager dalam bidang administrasi, peraturan dan tata terib serta mengawasi time keeping. 7. Menerima laporan serta melaporkan laporan ke HR manager. 8. Bertindak sebagai role model perusahaan dan wakil perusahaan secara umum dalam hubungannya dengan pihak luar.
23
9. Mengganti HR Manager bila mana Manager sedang tidak ada di tempat. 10. Menyiapkan semua dokumen administrasi dan dokumen fasilitas kantor yang dibutuhkan agar proses rekrutmen dapat berjalan dengan baik. 11. Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta meng – update masa berlakunya kontrak kerja. 12. Membuat laporan jamsostek dan melakukan pembayarannya. 13. Menghitung jumlah absen dan hak cuti karyawan. 14. Menginformasikan kepada departemen lain atas program terbaru dan berita terbaru terkait dengan hotel. 15. Mengatur semua General Affairs. 16. Melakukan penilaian terhadap tes dan interview kepada calon karyawan. 17. Mengarsip berbagai peraturan yang berhubungan dengan ketenaga kerjaan. 18. Menyiapkan surat pengantar untuk melaksankan chek – up bagi karyawan baru. 19. Membuat surat pengantar riwayat inap bagi karyawan yang memerlukan. 20. Mengarsip data-data untuk setiap karyawan. 21. Menyusun daftar gaji dan daftar karyawan yang berhak mendapat service. 22. Menyusun laporan iuran pension / ASTEK, jamsostek, dan pajak penghasilan. 23. Membuat laporan yang berkaitan dengan laporan rekapitulasi karyawan bulanan, rekapitulasi makan kaeryawan, rekapitulasi perencanaan dan pelaksanaan training, rekapitulasi promosi mutasi dan status karyawan. 24
3.2.3. Assistant Training Manager Tugas dan tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab terhadap Assistant dan Manager HRD 2. Memasang iklan lowongan kerja, menyeleksi lamaran, melakukkan tes psikologi, dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai. 3. Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview, serta mengatur jadwal interview lanjutan, agar proses rekrutmen dapat berjalan dengan sesuai rencana. 4. Membantu menghitug jumlah absen dan hak cuti karyawan kepada assistant HR Manager. 5. Melakukan serta menjalankan training kepada karyawan tentang informasi terbaru dan mekanisme kerja. 6. Memperkenalkan lingkungan hotel dan fasilitas yang ada di hotel bersangkutan kepada calon karyawan serta para calon treining. 7. Membuat dan mengamankan kerja loker karyawan. 8. Mengajukan dan menyampaikan saran yang dia ajukan oleh para karyawan. 9. Mentreining kemampuan berbahasa karyawan baik bahasa internasional maupun bahasa nasional. 3.2.4. Assistant Chief Security Tugas dan tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab kepada HRD Manager. 2. Menjaga keamanan, kenyamanan, dan keselamatan tamu serta aset perusahaan. 3. Memimpin dan mengatur seluruh kegiatan anggota keamanan yang berhubungan dengan prosedur keamanan dan perlindungan hotel. 4. Mengembangkan
dan
memberitahu
manajemen
untuk
perlindungan kemanan bagi, tamu VIP, acara khusus di hotel 25
barang-barang hotel dan karyawan, daerah-daerah tamu, kendaraan tamu, karyawan dan tempat parkirnya. 5. Mengamankan dan meneruskan serta menjalankan kebijaksanaan managemen yang tercantum di dalam “tata tertib” Hotel kepada seluruh Scurity dan Karyawan Hotel agar dapat dilaksanakan semestinya. 6. Merencanakan, memimpin dan mengkoordinir tugas-tugas operasi dari staff Scurity Section. 7. Melaksanakan penelitian dan pengembangan terpadu terhadap Pembinaan Personel, Administrasi dan Operasionel Scurity. 8. Membuat intruksi, Perintah Dinas dan prosedur tugas dan kebijaksanaan-kebijaksanaan, serta petunjuk untuk melaksanakan terhadap tugas pengamanan di lingkungan hotel. 9. Meminta pertanggung jawaban dari tiap-tiap pimpinan seksi bawahannya, atas segala sesuatu yang telah dilaksanakan ataupun tidak dilaksanakan. 10. Mengatasi secepatnya masalah/problem yang terjadi dan dihadapi dan menyampaikannya kepada General Manager
tiap masalah
yang tidak dapat diselesaikan. 11. Mengkoordinir mengawasi kelancaran tugas coordinator keamanan dan anggota. 12. Memelihara dan melaksanakan koordinasi baik secara lisan maupun tulisan.
26
13. Mengawasi pelaksanaan dan menyerahkan administrasi, seperti jadwal penjagaan, rekapitulasi tugas anggota. 14. Bertanggung
jawab
terhadap
pelaporan,
baik,
pelaoran
kejadian/insiden, serta laporan bulanan. 15. Membuaat atau mengawasi SOP. 16. Memberikan treining kepada karyawan ataupun bawahan tentang tata cara keselamatan dasar. 17. Memriksa dan mencatat data hasil pekerjaan, time card, dan lainlain. 18. Membuat perencanaan, pengarahan kerja, mengevaluasi pekerjaan bawahan, menegakkan disiplin kerja. 19. Mengadakan kerjasama dengan pihak kepolisian. 3.2.5. Security Shift Leader Tugas dan tanggung jawab : 1. Menyelenggarakan keamanan dan ketertiban dalam area penjagaan yang ditugaskan kepadanya. 2. Melakukan apel beregu sebelum melakukan tugas. 3. Memriksa kelengkapan dan kerapian seragam sserta memberikan pengarahan kepada setiap anggotanya. 4. Mengatur tugas-tugas penjagaan kepada anggotanya. 5. Mengisi buku mutasi dengan kegiatan tugas-tugas pengamanan secara rutin dan kejadian menonjol yang terjadi. 6. Melakukan pengawasan, pengontrolan terhadap pelaksanaan tugas anggota dan obyek-obyek pengamanan. 7. Melaporkann kepada atasan langsung apabila ada anggota yang melanggar tata tertib atau peraturan perusahaan. 8. Membikan
bantuan
terhadap
tamu
atau
karyawan
yang
memerlukan informasi atau bentuan keamanan.
27
9. Memastikan setiap barang-barang yang akan keluar sesuai dengan surat
jalan
yang
sah,
serta
menginformasikan
kepada
penandatanganan surat ijin keluar barang. 10. Menanggulangi dan mengatasi setiap kejadian-kejadian di dalam lingkungan jaga. 11. Bertanggung jawab terhadap barang-barang infentaris security. 12. Mengawasi absensi anggotanya. 3.2.6. Security Guard Tugas dan tanggung jawab : 1. Memback – Up dan menjadi leader apabila leader sedang tidak ada di tempat. 2. Memeriksa keluar
masuk kendaraan serta meminta kartu
pengenalnya. 3. Menjalankan semua jenis pekerjaan yang diberikan atasan. 4. Memeriksa (body checking) semua karyawan dari masuk hingga pada saat keluar karyawan. 5. Mematuhi semua peraturan yang telah disepakati. 6. Membantu atasan dalam membuat laporan. 7. Memberikan treining kepada karyawan yang baru pada security guard. 8. Mengatur kendaraan pada saat pemarkiran. 3.3.
Job Specification
3.3.1. Human Resources Manager 1. S1 Hukum, S1 Psikologi, Pendidikan diploma personnel atau training atau industrial relation. 2. Pengalaman 2 tahun dengan kualifikasi profesional. 3. Pengalaman 5 tahun pada computerized personal dan payroll system. 4. Fasih berbahasa internasional dan nasional.
28
5. Usia 27 – 33 tahun. 6. Tegas dan berwibawa. 7. Tekun, teliti, ulet, rapih, dan supel. 8. Memiliki kepribadian yang menarik, dapat memimpin serta membuat keputusan yang bijaksana. 3.3.2. Assistant Human Resources Manager 1. Pendidikan Diploma III Ekonomi atau Hukum atau yang setara pendidikan personnel atau pernah treining di bagian yang sama. 2. Pengalaman dalam membantu mengelola dan perekrutan karyawan. 3. Mampu dan menguasai computerzed system, serta program-program di dalamnya. 4. Mempunyai kemampuan bernegosiasi. 5. Mempunyai pengalaman 2 tahun dalam menjabat sebagi assistant Manager lain. 6. Mampu berbahasa dengan baik. 7. Sehat jasmani serta rohani. 8. Siap bekerja dalam tim. 3.3.3. Assistant Treining Manager 1. Mempunyai pendidikan atau latar belakan hotel dan human resources. 2. Berpenglaman minimal 1 tahun dalam dunia kerja. 3. Mampu berbahasa inggris dengan baik. 4. Memiliki sifat dan karakter siap kerja dalam tim dan ulet. 29
5. Berkemampuan dalam merekrut karyawan. 6. Berpengalaman dalam computerized dan system. 7. Tegas. 3.3.4. Assistant Chief Security 1. Mempuyai latar pendidikan satpam. 2. Mampu berbahasa inggris dengan baik. 3. Tegas dan disiplin. 4. Mempunyai sifat dan tanggung jawab yang tinggi. 5. Mampu dan menguasai computerized. 6. Usia diatas 22 tahun. 3.3.5. Security Shift Leader 1. Mempunyai latar belakang pendidikan satpam. 2. Mampu memimpin dan mengorganisasikan tim kerja. 3. Tegas dan disiplin. 4. Menguasai dan mampu mengoprasikan computerized. 5. Mampu menguasai bahasa inggris dengan baik. 6. Siap kerja dalam tim. 3.3.6. Security Guard 1. Mempunyai latar belakan pendidikan satpam. 2. Tegas dan didiplin. 3. Mampu berbahasa dengan baik. 4. Mampu bekerja keras dan kerja dalam tim. 30
3.4.
Hubungan Antar Bagian
3.4.1. Human Resources dengan Assistant Human Resources Manager Human Resources Manager (HRM), membutuhkan dalam hal pelaporan dari hasil survey dan hasil dari pemeriksaan yang dilakukan bawahan ke masing outlet lain, assistant juga bertanggung jawab kepada manager HRD yang memberikan informasi dari atas ke bawah maupun informasi dari bawah ke atas. Assistant tidak dapat di pisahkan, karena Assistant merupakan jalan penghubung anatara atasan dan bawahan. Assistant berhubungan baik dengan manager pada saat pengambilan keputusan dalam suatu perencanaan. Tanpa adanya soaring assistant yang memberikan pendapat mengenai suatu pengambilan keputusan maka terjadilah suatu kesalah pahaman anatara atasan dan bawahan. 3.4.2. Human Resources dengan Assistant Treining Manager Assistant Treining Manager (ATM), berhubungan baik dengan Human Resources pada saat mencari karyawan atau perekrutan tenaga kerja. Seorang manager harus bisa memberikan kewenangan kepada ATM untuk bisa merekrut tenaga kerja sebaik mungkin dengan perencanaan yang sudah di tetapkan namun perlu disadari bahwa pentingnya hubungan yang baik antara pimpinan-pimpinan departemen lain, sehingga dengan mudah kepala departemen HRD menentukan tenaga kerja yang dapat di pekerjakan.
31
Human Resources Departemen memiliki kewenangan kepada semua karyawan baik GM maupun pekerja paling bawah dalam hal penentuan kelangsuangan hidup suatu perusahaan dalam hal pengelolaan sumber daya manusia tersebuut, sehingga perlu memiliki seorang yang bisa bekerja pada bagian treining manager. Menjadikan seorang ATM untuk bisa memantau semua kegiatan karyawan sehingga dalam pengambilan keputusan tidak saling berselisih, serta kewenangan yang di berikan sangatlah potensial dan berhati-hati dalam hal memebrikan pendapat mengenai kinerja dari seorang karyawan. 3.4.3. Human Resources dengan Assistant Chief Security Menjaga keamanan, kenyamanan, dan keselamatan tamu serta aset perusahaan, merupakan tugas pokok dari seorang security maka hubungan yang baik dilakukan dengan HRD misalnya, dalam hal mengetahui seorang karyawan dan kepribadian karyawan maka langsung berhubungan dengan HRD. Misalnya juga dalam hal terjadi kecelakaan pada sekitar lingkungan hotel, yang menyebabkan semua staff, tamu maupun masyarakat di sekitar hotel harus di ungsikan maka berhubungan langsung dengan pihak HRD untuk mengetahui namanama dari setiap karyawan, baik yang selamat maupun yang ndk bisa di selamatkan. 3.4.4. Human Resources dengan Security Shift Leader
32
Membutuhkan tim yang bisa menjaga keamanan dan kenyamanan semua hotel maka tim shift leader yang dibutuhkan untuk menjaga hotel. Sehingga dalam penjagaan hotel yang aman dan kondusif. 3.4.5. Human Resources dengan Security Guard Kebutuhan akan seseorang dalam pemeriksaan staff dan pekerja-pekerja yang menopang kelancaran dari hotel, merupakan salah satu hubungan yang dilakukan untuk memperlancar suasana kerja hotel. Ini tercermin dari setiap tindakan yang di lakukan oleh setiap petugas penjagaan tidak lepas dari penjagaan dan pengecekan dari satpam ini.
33
BAB IV PENUTUP 4.1.
Kesimpulan Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukan maka dapat di simpulkan
bahwa suatu rangkaian perekrutan karyawan yang dilakukan oleh seorang HRD melalui suatu perencanan yang matang dan pengambilan keputusan yang begitu panjang. Dalam sebuah susunan kepemimpinan dapat ditarik kesimpulan bahwa seorang manager tidak bisa bekerja secara sendiri perlu ada kesesuaian dan pembagian pekerjaan antara atasan dan bawahan sehingga bekerja bisa dinikmati dan dimengeri, ini terlihat dari susunan kepemimpinan yang ada pada departemen ini. Untuk menunjang kelancaran dan keselamatan bekerja diberikan treining dan pengenalan-pengenalan suatu tehnik terbaru, serta pengamanan dalam sistem tatanan kerja yang kondusif di berikan peyuluhann tentang standar keamanan untuk menjaga diri sendiri, maupun orang lain. Keamanan yang di ciptakan akan meemberikan dampak yang positif bagi kelancaran dan kelangsungan hidupnya suatu perusahaan. 4.2.
Saran 1. Mengembangkan dan memperbesar susunan struktur organisasi, demi kelancaran perusahaan yang semakin membesar.
34
2. Memperluas wilayah treining bagi pekerja pemula demi tumbuhnya tenaga-tenaga baru. 3. Mengganti dan menggunakan alat-alat dalam hal pemeriksaan kemanan, dan pengecekan. 4. Memperluas jaringan dengan masyarakat sekitar agar manfaat hotel di wilayah tersebut bisa dirasakan oleh semua masyarakat.
35
DAFTAR PUSTAKA Suwithi, Ni Wayan; Cecil Erwin jr. Boham, 2008, Akomodasi Perhotelan Jilid 3, Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan, Jakarta. file:///D:/college%20study/kuliah%20%20file/semester%2056/laporan%20job%20ori entasi/download/Manajemen%20Personalia%20%28Manajemen%20Sumber %20Daya%20Manusia%29.htm file:///D:/college%20study/kuliah%20%20file/semester%2056/laporan%20job%20ori entasi/download/41-security-management.htm
36
37
a. Office Assistant Chief Security
b. Office Security Shift leader dan Security Guard
38
39
