Jihoþeská univerzita v ýeských BudČjovicích PĜírodovČdecká fakulta
BakaláĜská práce
2012
Jakub Zimmel
Jihoþeská univerzita v ýeských BudČjovicích PĜírodovČdecká fakulta Ústav aplikované informatiky
Analýza produktĤ a výbČr Ĝešení pro správu a sdílení dokumentĤ v malé a stĜední organizaci
BakaláĜská práce
Jakub Zimmel Školitel: Ing. JiĜí Jelínek, CSc. ýeské BudČjovice 2012
Bibliografické údaje: Zimmel, J. 2012: Analýza produktĤ a výbČr Ĝešení pro správu a sdílení dokumentĤ v malé a stĜední organizaci. [Product analysis and selection of solutions for managing and sharing documents in small and medium-sized organization. Bc. Thesis, in Czech.] 71p – Faculty of Science, The University of South Bohemia, ýeské BudČjovice, Czech Republic.
Anotace: Cílem bakaláĜské práce je provést analýzu produktĤ pro správu a sdílení dokumentĤ pro vybranou organizaci. Tato organizace spadá do kategorie malé a stĜední organizace. Metodika výbČru produktĤ se bude odvíjet od požadavkĤ organizace, kdy budou jednotlivé požadavky organizace formulovány do porovnávacích kritérií metodiky. The purpose of this thesis is to analyze the products for managing and sharing documents for the organization. This organization falls into the category of small and medium organizations. Methodology for selection of products will depend on the requirements of the organization when the individual organization's requirements formulated in the comparative criteria methodology.
Prohlášení: Prohlašuji, že svoji bakaláĜskou práci jsem vypracoval samostatnČ pouze s použitím pramenĤ a literatury uvedených v seznamu citované literatury. Prohlašuji, že v souladu s § 47b zákona þ. 111/1998 Sb. v platném znČní souhlasím se zveĜejnČním své bakaláĜské práce, a to v nezkrácené podobČ elektronickou cestou ve veĜejnČ pĜístupné þásti databáze STAG provozované Jihoþeskou univerzitou v ýeských BudČjovicích na jejích internetových stránkách, a to se zachováním mého autorského práva k odevzdanému textu této kvalifikaþní práce. Souhlasím dále s tím, aby toutéž elektronickou cestou byly v souladu s uvedeným ustanovením zákona þ. 111/1998 Sb. zveĜejnČny posudky školitele a oponentĤ práce i záznam o prĤbČhu a výsledku obhajoby kvalifikaþní práce. RovnČž souhlasím s porovnáním textu mé kvalifikaþní práce s databází kvalifikaþních prací Theses.cz provozovanou Národním registrem vysokoškolských kvalifikaþních prací a systémem na odhalování plagiátĤ. V ýeských BudČjovicích, 31. ledna 2012 Jakub Zimmel
PodČkování:
DČkuji školiteli bakaláĜské práce panu Ing. JiĜímu Jelínkovi, CSc. za cenné rady, pĜipomínky a metodické vedení práce.
Obsah: 1.Úvod............................................................................................................................... ...................1 2.Systémprosprávuobsahu(CMS).....................................................................................................2 2.1ZákladnífunkceCMS...................................................................................................................3 3.ECM............................................................................................................................... ....................4 3.1RozdílmeziCMSaECM...............................................................................................................4 3.2.SložkyECMpodle[Kunstová,2009]...........................................................................................4 4.Shrnutírešeršníēásti....................................................................................................................... 16 5.Struēnýpopisacharakteristikaorganizace.....................................................................................17 6.AnalýzapotƎebpodniku..................................................................................................................18 6.1Etapyanalýzy............................................................................................................................. 18 6.2Kvalifikovanýodhadrozpoētu...................................................................................................22 6.3Stanoveníharmonogramu........................................................................................................23 6.4Definovánípožadavkƽuživatelƽ...............................................................................................25 7.NávrhmetodikyvýbĢrusystémƽkposouzení................................................................................27 7.1ZákladníkritériaproprovedenípƎedvýbĢru.............................................................................27 7.2VýbĢrposkytovatelƽdlezákladníchkritérií..............................................................................27 7.3Vybranésystémypodlezákladníchkritérií................................................................................32 8.MetodikaadefinovánívýbĢrovýchkritérií.....................................................................................33 9.PosouzenívybranýchsystémƽpodlevýbĢrovýchkritérií...............................................................44 9.1Demoverzeaprvotnípoznatkyzískanézdemoverzí................................................................44 9.2.Posouzenívybranýchsystémƽ.................................................................................................45 10.ZávĢr............................................................................................................................... ...............58 11.Literatura............................................................................................................................... ........63 Seznamtabulek............................................................................................................................... ....65 Seznamobrázkƽ............................................................................................................................... ...65
1. Úvod Cílem této bakaláĜské práce je výbČr nejvhodnČjšího softwarového Ĝešení pro sdílení a správu dokumentĤ pro malé a stĜední organizace. VýbČr nejvhodnČjšího softwarového Ĝešení se uskuteþní na základČ vypracování metodiky, která bude obsahovat vhodná výbČrová kritéria. Skupina organizací (malé a stĜední) vČtšinou nemá dostateþné prostĜedky k financování softwarových Ĝešení na míru. Poþty dokumentĤ a nároky na systém správy a obČhu dokumentĤ se však velmi pĜibližují velkým organizacím. Pro malé a stĜední organizace je v dnešní dobČ velmi komplikované udržet obČh všech dokumentĤ na požadované úrovni bez využití softwarového Ĝešení k tomu urþenému. Správa dokumentĤ v organizaci je z dĤvodu zvyšujících se poþtĤ dokumentĤ a nárokĤ na správu dokumentĤ, v souþasnosti velmi nároþná. I malé a stĜední organizace zavádČjí systém Ĝízení jakosti ISO, který má vysoké nároky na správu a obČh dokumentĤ. Musí být napĜíklad zamezeno pĜístupu neoprávnČných osob tak, aby nedocházelo k vynášení interních informací neoprávnČnými osobami mimo organizaci. Program by tedy mČl obsahovat urþitý systém pĜístupových hesel, který zajistí autorizaci pĜi každém spuštČní programu nebo pĜi otevĜení nové agendy. ěešením mĤže být podle [Koukolová 2009] možnost nastavení pĜístupových práv do jednotlivých modulĤ a k jednotlivým funkcím programu. Situaci komplikuje také neexistence IT oddČlení v malých a stĜedních organizacích. SamozĜejmČ je tu možnost najmout si na správu externí firmu, která se problematikou zabývá, ale vČtšinou to sebou nese vysoké náklady nebo špatnou podporu a jiné. Z tohoto dĤvodu musí být softwarové Ĝešení jednoduché na práci s ním, ale zároveĖ musí splĖovat veškeré nároky na správu a obČh dokumentĤ. Nabízená softwarová Ĝešení jsou þasto velmi složitá a pro bČžného uživatele je témČĜ nemožné zvolit to nejvhodnČjší. Poradenských firmy, zabývající se tímto oborem, se þasto snaží prodat pouze konkrétní jimi nabízený produkt, bez ohledu na to zda je pro zákazníka vhodný þi nikoliv. V souþasnosti poskytuje trh více než jedno softwarové Ĝešení na správu, sdílení a obČh dokumentĤ. AĢ už se jedná o sdílenou složku v síti anebo komplexní Ĝešení, jakým mĤže být napĜíklad Microsoft Share Point®1. VČtšina firem vytváĜejících tyto software má velmi komplikovaný popis, ve kterém se bČžný uživatel velmi obtížnČ orientuje. Proto je nutné provést prĤzkum trhu pro zjištČní, jaká softwarová Ĝešení se nabízejí. Dále je nutné zjistit, zda tato softwarová Ĝešení obsahují požadované funkce þi nikoliv. 1
MICROSOFT.SharePointDostupnéz:www.microsoft.cz/sharepoint
1
Aby bylo možné potĜebný software kvalifikovanČ vybrat, je nutné zanalyzovat potĜeby organizace a na základČ analýzy potĜeb organizace vypracovat kritéria výbČru. Metodika výbČru bude vypracována na základČ vhodných výbČrových kritérií. Jednotlivým kritériím bude pĜiĜazena váha podle významu pro konkrétní organizaci. Po provedení základního prozkoumání trhu a provedení pĜedvýbČru podle základních kritérií (napĜ. komplexní Ĝešení pro správu dokumentĤ, provoz na vlastním serveru, atd.), dojde k výbČru softwarových Ĝešení k provedení podrobnČjší analýzy vybraných Ĝešení nainstalováním volnČ dostupných demo nebo trial verzí. Na základČ seznámení se s produkty budou produkty vyhodnoceny podle vypracované metodiky. Tímto zpĤsobem by se mČlo být nalezeno nejvhodnČjší Ĝešení pro malé a stĜední organizace. Toto koresponduje se zadanými cíli práce, kterými jsou: 1. ZdĤvodnČní tématu práce, charakteristika tématu, požadavky na IT podporu práce s dokumenty v organizaci. 2. Popis systémĤ správy, sdílení a obČhu dokumentĤ - charakteristika, prĤzkum trhu, funkce. 3. Vypracování metodiky pro výbČr Ĝešení systému pro správu, sdílení a obČhu dokumentĤ založené na výbČru a váze kritérií. 4. Nastavení metodiky a výbČr Ĝešení pro konkrétní organizaci. 5. Shrnutí výsledkĤ. Výsledky shrnuty do pĜehledných tabulek, ze kterých bude patrné, jak si vedlo každé z porovnávaných softwarových Ĝešení a který ze softwarových Ĝešení nejlépe vyhovuje potĜebám konkrétní organizace.
2. Systém pro správu obsahu (CMS) V principu lze rozdČlit systémy pro správu podnikového obsahu na dvČ kategorie. První kategorií jsou a v souþasné dobČ nabývají na významu jednoduché systémy pro správu podnikových dokumentĤ umožĖující sdílení a nabízející používání software na aplikaþních serverech provozovatele. Tento zpĤsob sdílení podnikového obsahu zahrnuje obvykle elektronickou poštu, sdílené kalendáĜe, systém pro sdílení dokumentĤ, zjednodušené kanceláĜské aplikace pro vytváĜení a správu dokumentĤ, weby sloužící k vytváĜení firemního intranetu a extranetu, umožĖuje komunikaci formou chatu nebo hlasového hovoru, správu systému. PĜíkladem takového Ĝešení je tzv. Systém pro správu obsahu (CMS - Content Management System). CMS je software zajišĢující správu dokumentĤ, nejþastČji webového ob2
sahu, ale není to podmínkou. V dnešní dobČ se jako CMS zpravidla chápou webové aplikace, nČkdy s pĜípadným doplĖkovým programovým vybavením u klienta.
2.1 Základní funkce CMS Základní funkce CMS podle [CMS, 2012]: x
tvorba, modifikace a publikace dokumentĤ zpravidla prostĜednictvím webového rozhraní,
x
využití jednoduchého online WYSIWYG editoru nebo jednoduchého systému formátování textu, není nutná znalost HTML,
x
Ĝízení pĜístupu k dokumentĤm, zpravidla se správou uživatelĤ a pĜístupových práv, þasto s funkcemi workflow þi groupware,
x
správa diskusí þi komentáĜĤ, aĢ už k publikovaným dokumentĤm nebo obecných,
x
správa souborĤ,
x
správa obrázkĤ þi galerií,
x
kalendáĜní funkce,
x
statistika pĜístupĤ.
Nevýhodou jednoduchých systémĤ je znaþná závislost firmy na poskytovateli. Veškerý obsah je umístČn na datových serverech poskytovatele a podnik se tak na poskytovateli stává pĜímo závislým. Pokud dojde k nČjakým potížím poskytovatele (nejhorší možností je ukonþení þinnosti), dojde ke ztrátČ obsahu a k nenahraditelné ztrátČ vynaložené práce spojené s tvorbou intranetových a extranetových aplikací. Tyto problémy by mohlo odstranit umístČní dat na servery dvou poskytovatelĤ. To však zvyšuje náklady na provoz a vzhledem k tomu, že poskytovatelé vytváĜí rĤzná prostĜedí, je to v podstatČ nemožné. Diskutabilní je také bezpeþnost dokumentĤ, které jsou þasto dĤvČrné povahy, pĜi jejich umístČní v datových serverech externího poskytovatele. Nespornou výhodou jsou nízké náklady, které bývají hrazeny mČsíþnČ formou pĜijatelného poplatku. O veškerý chod systému, zabezpeþení a aktualizace se stará poskytovatel. Systémy jsou uživatelsky vstĜícné, jednoduché. UmožĖují snadné zaškolení pracovníkĤ firem na rĤzné uživatelské úrovni. Tyto jednoduché systémy pro sdílení podnikového obsahu však nelze považovat za plnohodnotný systém pro správu podnikového obsahu. 3
3. ECM Druhou kategorií sloužící ke správČ podnikového obsahu je plnohodnotný systém pro správu podnikového obsahu, tzv. ECM – Enterprise Content Management neboli správa podnikového obsahu. „ECM jsou strategie, metody a nástroje sloužící k získání, Ĝízení, uložení, zachování a doruþení obsahu a dokumentĤ vztahujících se k procesĤm organizace, jak uvádí [ECM, 2012].“ Popis þástí názvu podle Kunstové [Kunstová, 2009] x
Enterprise / podnikový – zdĤrazĖuje celosystémový charakter Ĝešení
x
Management / správa – apeluje na Ĝízení, evokuje snahu „mít pod kontrolou“
x
Content / obsah – zahrnuje všechny informaþní zdroje, které se v organizacích nacházejí
3.1 Rozdíl mezi CMS a ECM Systém pro správu obsahu (CMS) je obecný pojem. CMS mohou mít rĤzná zamČĜení a úþely, jedním z tČchto zamČĜení je ECM ( Enterprise Content Management) neboli Systém správy podnikového obsahu. „Jak je uvedeno v [SC, 2012], se pojmem ECM se vyznaþují CMS systémy, které v sobČ agregují (spojují) více nezávislých zdrojĤ dat, jež pak zobrazují.“
3.2. Složky ECM podle [Kunstová, 2009] x x x x x x x x x x x x
Archivace (Archiving) ěízení podnikových procesĤ – BMP (Business Process Management) VytČžování dat (Data Capture) Správa multimediálního obsahu – DAM (Digital Asset Management Systém pro správu dokumentĤ – DMS (Document Management Systém) Správa el. pošty (E-mail Management) Týmová spolupráce (Groupware) Digitalizace dokumentĤ (Imaging) Správa znalostí – KM (Knowledge Management) Správa záznamĤ – RMS (Records Management) Správa webového obsahu – WCM (Web Content Management) Automatizace procesĤ (Workflow)
4
Archivace „Komponenta je podle [Kunstová, 2009] pro archivaci elektronických dokumentĤ je programové vybavení, které zajišĢuje dĤvČryhodné uložení dokumentĤ, jejich ošetĜování, zpĜístupĖování a vyĜazování v souladu s platnými zákony.“ Firmami prochází velké množství dokumentĤ aĢ už v elektronické nebo papírové podobČ. Každý z tČchto dokumentĤ podle svého úþelu musí být archivován pro pozdČjší kontrolu, podle úþelu se také rozhoduje, jak dlouho se má dokument archivovat. Tuto problematiku Ĝeší legislativa ýR. NapĜíklad mzdové listy je nutné podle Zákona þ. 582/1991 Sb., Hlava druhá §35a skladovat 30 let. Dokumenty personalistiky jsou vČtšinou listinné dokumenty. Archivovat se ovšem musí i dokumenty, které organizace pĜijme v elektronické podobČ. U tČchto dokumentĤ platí jiná pravidla než u listin v papírové formČ. Zde záleží na typu dokumentu. NapĜíklad elektronická faktura musí obsahovat elektronický podpis a þasové razítko, aby bylo možné ovČĜit, kdo a kdy tuto fakturu vydal a zda je legitimní. Dalším problémem u elektronické archivace dokumentĤ velmi rychlé zastarávání softwaru i hardwaru. Z toho dĤvodu je potĜeba archivované dokumenty pĜevádČt mezi medii - napĜíklad z disket na CD, popĜípadČ DVD. Nutný je i pĜevod formátĤ do novČjší podoby vzhledem k tomu, že dochází k rychlému zastarávání formátĤ a mohlo by se stát, že formát archivovaného dokumentu již nebude podporován a dokument nebude možné otevĜít. Dalším problémem mĤže být trvanlivost dat na nosiþích, kdy skuteþnou životnost nosiþĤ dat zatím nikdo neurþil. Dokumenty je samozĜejmČ možné tisknout pro archivaci, to však zvyšuje nároky. Ne všechny dokumenty lze tisknout se všemi náležitostmi potĜebnými pro archivaci. Archivování dokumentĤ v papírové podobČ je historicky ovČĜeno, je známé, že dokumenty v papírové podobČ vydrží i stovky let - viz. dochované písemnosti. Nevýhodou je nesnadné dohledání dokumentu a nároky na prostory pro archiv, kdy musí být zajištČno kvalitní, stálé prostĜedí, ve kterém nedojde k poškození dokumentĤ.
ěízení podnikových procesĤ (Business Process Management) Business Process Management podle [Kunstová, 2009] je soubor nástrojĤ a služeb, jejichž prostĜednictvím je možné podnikové procesy modelovat, interpretovat, spustit a realizovat a rovnČž prĤbČh procesĤ monitorovat, analyzovat a vyhodnocovat.
5
Obrázek 1 BPM Diagram 2 Analýza - Design Proces návrhu BPM zahrnuje identifikaci stávajících procesĤ a návrh "budoucích" procesĤ. Mezi oblasti na nČž se analýza zamČĜuje, patĜí zastoupení procesního toku, úþastníci procesu, upozornČní a oznámení na zmČnu procesu, standardní operaþní postupy, „smlouva o garantované úrovni služeb“3 a mechanismy pĜedávající úkoly. Pokud je návrh kvalitní snižuje poþet problémĤ, po dobu životnosti procesu Navrhovaná zlepšení vycházejí z potĜeb jednotlivcĤ, pĜecházejí s jednotlivcĤ na systém a ze systému na systémový workflow. Mohou se zamČĜit na regulaci trhu nebo konkurenþní výzvy. Optimalizace Optimalizace procesĤ zahrnuje získávání informací o výkonnosti procesĤ z návrhové nebo monitorovací fáze. Rozpoznává potenciální þi aktuální pĜíležitosti k úsporám nákladĤ þi jiným zlepšením a dále se tyto poznatky využívají v návrhu procesu. Pokud optimalizace nepĜinese kýžený výstup, pak je doporuþeno znovu konstruovat celý procesový cyklus. BPR (Business Process Reengineering4) stal se nedílná souþástí organizací k tomu, aby dosáhla správné pracovní efektivity a produktivity. Modelování Modelování vychází z teoretického návrhu a pĜedstavuje kombinaci promČnných (napĜ. zmČny nájmu, ceny surovin aj), které pĜedstavují, jak by mohl proces fungovat za jiných
2
zdrojhttp://leadit.ndata.cz/rizeniͲfiremnichͲprocesu.html vysvĢtlenípojmuSLAsmlouvadostupnézhttp://www.totalservice.cz 4 vysvĢtlenípojmudostupnénahttp://www.fi.muni.cz/~smid/misͲbpr.htm 3
6
okolností. To také zahrnuje spuštČní takzvané „what-if“ (co-když) analýzy na procesy, kterých se to týká, aby mohl být zjištČn pĜedpokládaný budoucí vývoj. Implementace Jedním ze zpĤsobĤ, jak automatizovat procesy je vyvinout nebo koupit aplikaci, která provede potĜebné kroky tohoto procesu. V praxi jen zĜídka tyto aplikace dokážou požadované kroky procesu pĜesnČ a úplnČ zpracovávat. Další možností je použít kombinaci softwaru a lidských zásahĤ, ale tento pĜístup je složitČjší. Také existuje možnost si potĜebnou aplikaci nechat vyrobit na míru, tento zpĤsob je velmi nákladný. Monitoring Monitorování zahrnuje sledování jednotlivých procesĤ, takže lze snadno získat informace o jejich stavu a dále poskytuje statistické údaje o výkonu jednoho nebo více procesĤ. KromČ toho lze tyto informace použít pro práci se zákazníky a dodavateli, aby se tak vylepšili sdílené procesy. PĜíkladem statistiky je, jak dlouho trvá zpracování objednávky, nebo kolik objednávek bylo zpracováno za poslední mČsíc. Tato data se Ĝadí do tĜí kategorií: doba cyklu, chybovost a produktivita. Míra monitorování závisí na tom, jaké informace chce firma analyzovat a vyhodnocovat a v jakém þasovém intervalu se mají sledovat: v reálném þase, témČĜ v reálném þase nebo adhoc. Zde se využívá nástroj BAM (Business Activity Monitoring5), který rozšiĜuje nástroje pro sledování obecnČ poskytované v rámci BPM.
VytČžování dat (Data Capture) Tato komponenta slouží pro extrahování dat z rĤzných dokumentĤ, nejedná se ovšem o digitalizaci. Digitalizace se zabývá pĜedevším pĜevedením dokumentu do elektronické podoby. VytČžování dat pracuje s takto digitalizovanými dokumenty. Data jsou vytČžovaná z rĤzných dokumentĤ, napĜíklad dotazníky, faktury, reklamace a další. Tyto dokumenty mohou mít stejný tvar, rĤzný tvar, ale podobný obsah a rĤzný tvar i rĤzný obsah. V závislosti na konkrétním typu dokumentu se používají rĤzné technologie pro jejich extrakci. Jak uvádí [Kunstová 2009], je proces vytČžování dat je velmi blízký digitalizaci, ovšem pĜi jeho provádČní se liší v tČchto krocích pĜíprava, zpracování, výstup.
5
vysvĢtlenípojmudostupnénahttp://searchcioͲmidmarket.techtarget.com/definition/businessͲactivityͲ monitoring
7
1. PĜíprava Nejlépe se data vytČžují s formuláĜĤ k tomu urþených. Rozlišují se tĜi typy:“ x
barevné drop out formuláĜe
x
þernobílé drop out formuláĜe
x
þernobílé non-drop out formuláĜe“ [Kunstová 2009]
Rozdíly mezi tČmito typy jsou v tom, která þást formuláĜe se odstraĖuje. Proto aby proces vytČžování dat fungoval plnČ automatizovanČ a spolehlivČ, je nutná pĜíprava. Pro plnČ automatizované zpracování je potĜeba, aby formuláĜe obsahovaly tak zvané referenþní znaþky, které jsou dĤležité pro identifikaci a zamČĜení polí. Toto ale nestaþí, dále je nutné vytvoĜit šablony pro odpovídající dokumenty, pokud se jedná o strukturovaný dokument se stále stejnou strukturou. Pokud se jedná o nestrukturovaný dokument nelze pro nČj vytvoĜit šablonu. Pro nestrukturovaný typ dokumentu je potĜeba vytvoĜit pravidla. NČkterá pravidla jsou již v programech obsažena jiná je zapotĜebí vytvoĜit manuálnČ. V tomto kroku platí, þím lepší pĜípravu provedeme, tím ménČ práce bude potĜeba pĜi pozdČjším zpracování dokumentĤ. 2. Zpracování PĜi zpracování zaþíná proces samotného zpracování dokumentĤ:
1. Skenování formuláĜe 2. Rozpoznání – zde se postup liší podle typu dokumentu, zda je využita šablona nebo je nutno rozpoznávat jednotlivé prvky podle pĜednastavených pravidel. 3. Verifikace – kontrola správnosti dat 4. Validace – vČtšina programĤ obsahuje nástroje na automatizovanou validaci (pouze u strukturovaných dokumentĤ) 5. Uložení – dokument se vČtšinou ukládá jako obrazový soubor a editovatelný soubor s vytČženými daty, toto ukládání je výhodné pro v pĜípadČ potĜeby dodateþné kontroly vytČžených dat. 3. Výstup Na výstupu se mimo vytČžených dat a obrazu formuláĜe mohou vyskytovat i statistická data - napĜíklad úspČšnost, chybovost a další. NejvČtším pĜínosem této komponenty je u strukturovaných dokumentĤ, které jsou oznaþené jednoznaþným identifikátorem, podle kterého daná aplikace vybere automaticky správ8
nou šablonu a také je zde nejvČtší úspČšnost správného zpracování a malá chybovost díky automatické validaci. Nejlépe zpracovatelné jsou formuláĜe v elektronické podobČ, kde díky validaci lze zamezit vpisování nesprávných hodnot do polí. Nestrukturované dokumenty jsou pro tuto komponentu hĤĜe rozpoznatelné a je potĜeba pro správnou funkci správnČ nadefinovat všechna pravidla pro rozpoznání jednotlivých þástí dokumentu.
Správa multimediálního obsahu – DAM (Digital Asset Management) Tato komponenta slouží pro správu multimediálního obsahu. Poskytuje kategorizaci, vyhledávání, pĜístup jen oprávnČným osobám, náhledy a další. Komponenta podporuje všechna multimediální data, aĢ už se jedná o fotografie nebo videozáznamy. Komponenta je navržena pro práci s velkými objemy dat, které tyto soubory obsahují. Ne pro všechny spoleþnosti je tato komponenta dĤležitá, vzhledem k faktu, že i multimediální obsah lze ukládat prostĜednictvím DMS, který ovšem nemá takovou podporu jako DAM. Dále je nutné pĜi implementaci dodržet zákony o ochranČ autorských práv.
Systém pro správu dokumentĤ – DMS (Document Management Systém) „Systém pro správu dokumentĤ poskytuje, jak uvádí [Kunstová 2009], integrované úložištČ dokumentĤ a s respektováním víceuživatelského prostĜedí sleduje a Ĝídí manipulaci s nimi.“ Systém pro správu dokumentĤ slouží, jak již název vypovídá pouze ke správČ dokumentĤ. K jejich vytváĜení þi zmČnČ se používá externí aplikace – napĜíklad MS Word, aplikace není souþástí DMS. PĜi práci s dokumenty bez Ĝádného systému na správu mĤže docházet, jak uvádí [Kunstová 2009] k chybným rozhodnutím na základČ neznalosti existence dokumentu, ztráta þasu pĜi hledání dokumentu, ztráta þasu v dĤsledku použití nesprávné verze dokumentu, nevysledovatelnost kopií dokumentu, nesplnČní zákonných požadavkĤ pro nakládání s písemnostmi. Systém správy dokumentĤ podporuje podle [BĜezina 2010] vČtšinou tyto operace: 1. Vkládání dokumentĤ – jedná se o vložení, požadovaného dokumentu do DMS, aĢ už je DMS integrovaný do programu ve kterém dokument vzniká nebo je dokument vkládán pĜes rozhraní DMS.
9
2. Správa verzí – DMS automaticky ukládá všechny verze dokumentu. Vždy je zobrazována aktuální verze dokumentu. Pokud chce uživatel pracovat s jinou než aktuální má možnost si vybrat požadovanou verzi ze seznamu, po jejím uložení se dokument zaĜadí na zaþátek jako nejaktuálnČjší nebo se vytvoĜí nový seznam zaþínající aktuálním dokumentem, který byl ovšem vytvoĜen upravení nČkteré z pĜedchozích vČtví. 3. Získávání dokumentĤ – je opaþný stav k vládání dokumentĤ. Dokument je možné získat rĤznými zpĤsoby. NapĜíklad se dokument dostane k uživateli za pomoci workflow, jelikož je jako další na ĜadČ v pracovním postupu. Dále je možné si dokument vytáhnout pĜímo z DMS pokud k tomu uživatel má potĜebná oprávnČní. Také je možnost, že autor dokumentu chce získat vyjádĜení nČkoho, kdo není v procesním workflow nebo nemá k dokumentu za normálních okolností pĜístup, mĤže mu dokument tzv. vyvČsit k nahlédnutí. 4. Vyhledávání – DMS by mČl obsahovat nástroj pro vyhledávání požadovaného dokument. Lze vyhledávat fulltextovČ (ne vždy plnČ podporováno), podle názvu souboru, nebo v informacích o souborech (metadatech), tedy napĜíklad podle autora. 5. PĜístupová práva – slouží k ovČĜení identity uživatele. Tím se zabrání neoprávnČnému þtení, úpravČ, vytváĜení nebo mazaní dokumentĤ. Systém mĤže využívat svých nástrojĤ na ovČĜení identity nebo pĜebírá údaje napĜíklad podle toho kdo je pĜihlášen v operaþním systému. 6. Archivování – viz. výše Archivace 7. Workflow - viz. výše Automatizace procesĤ (Workflow)
Správa el. pošty (E-mail Management) V organizaci neustále stoupá poþet pĜijímaných a odesílaných elektronických zpráv rĤzné velikosti a dĤležitosti. Z tohoto dĤvodu stoupá neustále nárok na výkon hardwaru a na prostor pro zprávy. Situace se zvyšujícím se objemem elektronický zpráv se Ĝeší následovnČ: x omezením velikosti e-mailové schránky – po zaplnČní, ale uživatel maže zprávy od nejvČtších bez rozmyšlení a zjišĢování zda je zpráva dĤležitá nebo ne x mazáním zpráv po uplynutí urþité doby – taktéž velmi riskantní mĤže dojít ke smazání dĤležitých dat, aĢ už pro uživatele nebo pro spoleþnost samotnou, napĜíklad dokumenty podléhající archivaci ze zákona 10
x neomezenou velikostí schránky a poctivým archivováním všech zpráv – tato metoda je velmi nároþná na velikost úložištČ a s ním spojené vysoké náklady. U tohoto Ĝešení je i velmi obtížné ve zprávách vyhledávat Systém pro správu el. pošty by mČl všechny výše uvedené problémy eliminovat. Email Management spojuje základní funkcionalitu archivace e-mailĤ a integruje sadu funkcionalit e-mail managementu. E-mail Management a jeho automatické a interaktivní funkce umožní uživatelĤm i vedení firmy prĤbČžné zprávy ukládat, a tak zpČtnČ zdokumentovat jednotlivé þinnosti. Do sady funkcionalit patĜí možnost definovat, zabezpeþit a kontrolovat procesy, u nichž má být e-mailový obsah striktnČ Ĝízen, dlouhodobČ zachován anebo kontrolovanČ zniþen (elektronická skartace). Vlastnosti Email Managementu, jak uvádí [IXTent 2012]: x definování doby archivace e-mailu pĜi využití Records Managementu a struktury evidence skartaþního plánu, x zachycení obsahu automaticky nebo interaktivnČ, x revize a kompletní sledování historie (audit) manipulace s e-mailovým obsahem, x full-textové vyhledávání nad archivovaným obsahem, x okamžitý pĜístup do archivovaných e-mailových položek, x rychlá implementace bez nutnosti instalace klientské aplikace.
Týmová spolupráce (Groupware) Groupware je podle [Kunstová 1999] „programové vybavení, které umožĖuje dvČma a více lidem navzájem komunikovat, kooperovat na spoleþném díle a koordinovat jejich aktivity“, pĜiþemž komunikace, kooperace a koordinace jsou tĜi formy spolupráce. Komunikací rozumíme výmČnu zpráv, požadavkĤ, instrukcí; kooperace je práce nad spoleþnými dokumenty, koordinace znamená vzájemné sladČní þinností. To také vyplívá z následující definice [Gála 2006]. „AĢ už je spoleþná úloha rozdČlena na dílþí nezávislé þásti, nebo ne, musí kooperující lidé koordinovat své aktivity. Musí Ĝídit závislost mezi tČmito aktivitami, aby bylo možné kompletovat výsledky do jednoho celku. Komunikace je pak nezbytnou souþástí koordinace“. PĜehled funkcí podporovaných Groupware podle [Kunstová 2009]: x
elektronická pošta,
x
osobní kalendáĜ, 11
x
skupinové plánování,
x
správa dokumentĤ,
x
workflow,
x
konference, nástČnka, diskusní fórum,
x
zadávání a sledování plnČní úkolĤ,
x
sdílený adresáĜ dokumentĤ,
x
podpora mobilních uživatelĤ,
x
pĜístup pĜes Internet.
Použití Groupware: Oblast uplatnČní nástrojĤ pro podporu spolupráce je velmi široká. Zdaleka nemusí jít jen o podnikové prostĜedí, kde pracují rozsáhlejší týmy. V omezené podobČ (jen þást funkcionality) je mohou využívat podle [Kunstová 1999] rĤzné skupiny uživatelĤ: x
pracovní týmy a skupiny pracující na jednom nebo více propojených projektĤ,
x
dálkovČ pracující skupiny,
x
virtuální týmy ve virtuálních organizacích,
x
studenti na školních projektech,
x
týmy v zájmové þinnosti, napĜ. rĤzné kluby apod.
Tento seznam samozĜejmČ neobsahuje všechny možnosti nasazení. NejvČtší pĜekážkou nasazení Groupware je neochota uživatelĤ spolupracovat, aĢ je to dáno jejich osobním profilem nebo to nebylo ve spoleþnosti zvykem. PĜekonání tohoto a úspČšné nasazení Groupware se sebou nese samozĜejmČ nespoþet výhod.
Digitalizace dokumentĤ (Imaging) PĜi digitalizaci dokumentĤ probíhá pĜevod listinných dokumentĤ do elektronické podoby. Pro tuto problematiku se využívá rĤzná kombinace hardwaru a softwaru. RĤzná mĤže být podle [Kunstové 2009] míra automatizace a míra zásahu uživatele. 1. Žádná integrace – dokumenty jsou ponechány v listinné podobČ. 2. Integrace na úrovni evidence dokumentĤ – dokumenty jsou také ponechány v listinné podobČ, ale je jim pĜiĜazen jednoznaþný identifikátor a do informaþního systému je tento identifikátor zaveden spolu se základními informacemi o dokumentu.
12
3. Integrace na úrovni dat obsažených v dokumentech – z dokumentĤ v listinné podobČ se pĜepisují požadovaná data do pĜedpĜipravených formuláĜĤ a ukládají se do informaþního systému. Stále þasovČ nároþné a dokumenty zĤstávají v listinné podobČ. 4. Úplná integrace dokumentĤ – listinné dokumenty jsou skenovány a vytČžovány. Tento zpĤsob je nejvyšší integrací dokumentĤ do informaþního systému a je podporován právČ komponentou pro digitalizaci dokumentĤ. Této Ĝešení je celkem nákladné vzhledem k požadavkĤm na hardware/software a pracovníky provádČjící tuto þinnost. Na druhou stranu se významnČ zrychlí pĜedávání dokumentĤ, dokumenty jsou pĜístupné jen oprávnČným osobám a jsou zabezpeþené proti ztrátČ. PĜi úplné integraci se používají rĤzné technologie na rozpoznávání obsahu: x
skenování jako obrázek – pro uživatele þitelné, pro automatické vytČžení dat nevhodné.
x
OCR – funguje na principu optického rozeznávání znakĤ tzn. vezme daný znak a porovná ho se znakem v pĜeddefinované znakové matici. Tato metoda se hodí pouze pro dobĜe vytištČné materiály, je nevhodná pro ruþnČ psaný text popĜípadČ špatnou kvalitu tisku napĜíklad jehliþkovou tiskárnou. [OCR 2012]
x
ICR – tento systém funguje na podobném principu jako OCR ovšem je více inteligentní a dokáže rozeznávat i ruþnČ psaný text. Tento systém funguje na principu neustále uþící se neuronové sítČ. [ICR 2012]
x
OMR – optické rozpoznávání znaþek se používá pro rozeznání znaþek. NapĜíklad odpovČdí v odpovČdním archu a jiných formuláĜích, kde se zaškrtává, popĜípadČ jinak oznaþuje vybraná možnost. [OMR 2012]
x
BCR – Bar Code Reading. Používá se pro rozpoznání þárových kódĤ.
Správa znalostí – KM (Knowledge Management) „Definice, jenž je uvedena na [KM 2012], charakterizuje znalostní management jako disciplínu, která umožĖuje rozšíĜení individuálních znalostí skrze celou organizaci, þímž vytváĜí znalost vyšší úrovnČ – znalost organizace“. Knowledge Management se zabývá se navrhováním, implementací a provozem systémĤ správy znalostí, jež zahrnují procesy pro získávání, reprezentaci, zpracování, ukládání, vyhledávání a odvozování, sdílení a distribuce znalostí. Tato komponenta zajišĢuje jakousi optimalizaci firemních procesĤ. Je zamČĜena na zaznamenávání znalostí, jejich rozšiĜování a racionální využití. V spoleþnostech napomáhá 13
tomu, aby napĜíklad postupy, které byli již vymyšleny, nezĤstaly jen v mysli jednotlivce, ale mohl je využívat kolektiv a nemusel se zdržovat jejich pĜípadným opČtovným vymýšlením. Další vlastností této komponenty je zamezování úbytku znalostí z firemního prostĜedí s odchodem zamČstnancĤ. Komponenta obsahuje nástroje pro fulltextové vyhledávání, aby bylo možné potĜebné znalosti snadno vyhledávat. To sebou nese samozĜejmČ i jisté riziko jak uvádí [Kunstová 2009], „kritický faktorem úspČchu implementace aplikace pro správu znalostí je, aby poskytovala uživatelĤm znalosti podle jejich potĜeb a v okamžiku jejich požadavkĤ, anebo dokonce ještČ dĜíve, tj. ne když je požadují, ale kdy by je požadovat mohli.“
Správa záznamĤ – RMS (Records Management) Tato komponenta se zabývá správou záznamĤ. Funkce této komponenty je podobná jako funkce DMS, avšak s jistými rozdíly. NejvČtším rozdílem mezi tČmito komponentami je, s jakými daty pracují. Správa záznamĤ pracuje s tzv. „neživými daty“ tj. daty, která již nejsou dále upravována uživateli, na rozdíl od DMS který pracuje s živými daty, která se neustále pĜetváĜí, upravují atd. Data za použití této komponenty lze publikovat nebo archivovat. Uživatelé mohou k datĤm libovolnČ pĜistupovat, prohlížet je, zpracovávat data v nich obsažena do jiných dokumentĤ. Se záznamy ovšem již nelze nijak manipulovat, upravovat je, mazat. Tyto þinnosti se dČjí již automaticky na základČ nastavení systému a typu dokumentu. Systém sleduje, které dokumenty se mají archivovat, které nemusejí. Pokud jsou v archivu, zajišĢuje jejich neustálou kontrolu a taktéž upozorní, pokud již není ze zákona nutné tyto dokumenty archivovat. Ve spoleþnostech bez správy záznamĤ podle [Kunstové 2009] mohou vznikat tyto problémy: x
záznamy nejsou v organizaci identifikovány,
x
nejsou dodrženy legislativní požadavky,
x
jsou uchovány dokumenty, které již uchovány být nemusejí,
x
nejsou uchovávány záznamy, které by mČli být uchovávány,
x
záznamy jsou ukládány na nemoderních mediích v nestandardních formátech,
x
zákony nejsou skartovány v souladu se skartaþním Ĝádem.
Toto sebou samozĜejmČ pĜináší znaþná rizika legislativní, finanþní, bezpeþnostní a podnikatelská. 14
Hlavním kritériem pro úspČšné nasazení této komponenty je správné vytvoĜení smČrnic a pravidel popisujících manipulaci se záznamy a dĤkladné nastavení všech procesĤ, které s nimi pracují.
Správa webového obsahu – (Web Content Management) Dokumenty na webu mohou být sdíleny buć za pomoci redakþního systému, nebo právČ za pomoci komponenty pro správu webového obsahu. V prvním pĜípadČ je postup takový, že všechny informace vkládají administrátoĜi webové stránky, kteĜí ji také vytvoĜili a spravují. Proces pĜedávání dokumentu administrátorovy je však zdlouhavý. Toto Ĝešení, tak mĤže znamenat jisté zpoždČní a dokument ve chvíli, kdy je umístČn na web, již nemusí být aktuální. Využitím správy webové obsahu koncoví uživatelé, i neznalí spravování webu, na web umisĢují dokumenty. V praxi to znamená, že administrátor (popĜípadČ webový designér) vytvoĜí web, který je možné taktéž vytvoĜit za pomoci již pĜedpĜipravených šablon, a dále se o vkládání dokumentĤ nemusejí pĜíliš starat. Dokumenty na web pak vkládají koncoví uživatelé, kteĜí rozumí jejich obsahu. Toto Ĝešení má také výhodu v tom, že je spárováno s úložištČm dokumentĤ, které podle nastaveného intervalu dokument automaticky aktualizuje, takže se nemĤže stát, že by dokument sdílený na webu neaktuální. Dále správa webového obsahu obsahuje šablony pro koncová zaĜízení, aĢ už se jedná o verzi pro tisk nebo mobilní zaĜízení. Za obsah již nejsou odpovČdní administrátoĜi, ale koncoví uživatelé, kteĜí data na web nahráli, a je možné také zjistit, kdo daný dokument nahrál a kdy.
Automatizace procesĤ (Workflow) [Kunstová 2009] charakterizuje workflow následovnČ. „Workflow znamená automatizaci celého nebo þásti podnikového procesu, bČhem kterého jsou dokumenty, informace nebo úkoly pĜedávány od jednoho úþastníka procesu k druhému podle sady procedurálních pravidel.“ Z toho plyne, že workflow zajišĢuje, aby stejné procesy, probíhali jednotným postupem, prĤbČh procesu je Ĝízen aplikací, nikoliv uživatelem. Tento pĜístup šetĜí náklady spoleþnosti a optimalizuje chod procesĤ a þinností. Workflow [Carda 2001] dČlí na 4 základní typy: 1. Administrativní workflow – tento typ workflow se zabývá administrativními procesy. Typické znaky tČchto procesĤ jsou: práce se standardizovanými formuláĜi nebo do-
15
kumenty, prĤbČh procesĤ je pĜesnČ definován, jsou jednoduché, transparentní a s malým poþtem alternativních možností. 2. Produkþní workflow – pod produkþní workflow spadají procesy, které v organizaci vytváĜejí pĜidanou hodnotu. Procesy bývají složité a rozsáhlé s velkým množstvím pravidel a alternativních scénáĜĤ. ZamČstnanci jsou specializovaní na vykonávání þinností v urþitých krocích procesĤ. ZpĤsob práce je možné srovnat s analogií dČlníku v pásové výrobČ, odtud také název produkþní. 3. Ad hoc workflow – je urþeno pro velmi jednoduché procesy s malým poþtem pravidel. Nemá žádnou integraci s dalšími aplikacemi a nemá složitá pravidla. Je užíváno pro jedineþné procesy. Tento typ workflow se vČtšinou používá jako podpĤrný nástroj pro podporu týmové spolupráce. 4. Kolaborativní workflow – úþelem tohoto typu je Ĝízení spolupráce uživatelĤ, pĜi tvorbČ spoleþného dokumentu napĜ. návrh nové služby. Na výstupu je tedy dokument, který prošel nČkolika cykly pĜipomínkového a schvalovacího Ĝízení. Kolaborativní workflow bývá souþástí aplikací pro správu dokumentĤ a podporu týmové spolupráce. Workflow systém je složen z tČchto základních komponent: x
Nástroj pro definici procesĤ – slouží pro vymodelování procesu, urþení role vlastníkĤ jednotlivých krokĤ procesu.
x
Výkonné jádro workflow – jedná se o hlavní komponentu, která vše Ĝídí a spravuje.
x
Správce úkolĤ – jedná se o komponentu pro komunikaci mezi výkonným jádrem a uživatelským rozhraním, popĜípadČ pro spouštČní externích aplikací.
x
Uživatelské rozhraní – slouží pro pĜístup uživatelĤ.
Workflow tedy slouží k automatizaci procesĤ. Této automatizaci ovšem musí pĜedcházet dĤkladná analýza procesĤ, jejich monitorování a vyhodnocování pro neustálé zlepšování prĤbČhu procesĤ.
4. Shrnutí rešeršní þásti Jak z výše uvedeného popisu softwarového Ĝešení pro správu podnikového obsahu vyplývá, je nutné, aby systém pro správu podnikového obsahu zahrnoval všechny složky zajišĢující správnou funkþnost a urþitou komplexnost. Musí vyhovovat souþasným požadavkĤm, ale pĜedvídat i požadavky budoucí. SamozĜejmČ pokud by si byla organizace jista, že nevyužije nČkterou z komponent, je možné ji za tČchto okolností vynechat. To není však ideální 16
Ĝešení, protože danou komponentu mĤže potĜebovat v budoucnosti. V takovém pĜípadČ by byl nutný pĜechod na jiný ECM software, pokud by výrobce neposkytoval komponenty jako volitelné moduly. PĜi pĜechodu na komplexní ECM je zajištČné pokrytí velké þásti nebo dokonce všech situací, se kterými mĤže organizace pĜijít do styku, od digitalizace dokumentĤ pĜes Ĝízení procesĤ uvnitĜ organizace až po automatizaci procesĤ. Návrh komponent komplexního systému pro správu podnikového obsahu: x
Archivace (Archiving)
x
ěízení podnikových procesĤ – BMP (Business Process Management)
x
VytČžování dat (Data Capture)
x
Správa multimediálního obsahu – DAM (Digital Asset Management
x
Systém pro správu dokumentĤ – DMS (Document Management Systém)
x
Správa el. pošty (E-mail Management)
x
Týmová spolupráce (Groupware)
x
Digitalizace dokumentĤ (Imaging)
x
Správa znalostí – KM (Knowledge Management)
x
Správa záznamĤ – RMS (Records Management)
x
Správa webového obsahu – WCM (Web Content Management)
x
Automatizace procesĤ (Workflow)
5. Struþný popis a charakteristika organizace Podnik, na základČ jehož potĜeb byla vypracována tato bakaláĜská práce, je podle definice [CZECHINVESTU 2012] považován za malý podnik. Podnik v bakaláĜské práci není zámČrnČ jmenován. Toto opatĜení bylo provedeno na základČ žádosti vedení podniku, které tímto požadavkem podmínilo svoji souþinnost pĜi tvorbČ bakaláĜské práce. DĤvodem požadavku nejmenovat podnik, je fakt, že práce je veĜejnČ pĜístupná a pĜi provádČní analýz by mohla být zjištČna data, které si podnik nepĜeje zveĜejĖovat. Podnik je rozþlenČn do jednotlivých specializovaných týmĤ. Každý den je nutné zpracovávat velký objem informací, které musí být pĜesné, rychle dostupné, sdílené. Týmy pracující s informacemi jsou rozmístČny na rĤzných místech ýeské republiky, používat systém pro správu podnikového obsahu budou i zahraniþní uživatelé. Do budoucna podnik plánuje rozšíĜení. Je tedy tĜeba poþítat s tím, aby byl systém pro správu podnikového obsahu rozšiĜitelný na vyšší poþet uživatelĤ. 17
PĜi tvorbČ bakaláĜské práce bylo úzce spolupracováno s vedením podniku, které urþovalo své požadavky – napĜíklad požadavek na poskytnutí demo verze k vyzkoušení. Tento ponČkud omezující požadavek vyplývá ze zkušeností vedení podniku se zavádČním rĤzných softwarových Ĝešení do podniku. Poskytovatelé softwarových Ĝešení obvykle nabízí pĜedvedení a ukázku svých Ĝešení. PĜedvedení však bývá rozsahem velmi široké, þasovČ pomČrnČ nároþné. Pro þleny vedení, kteĜí nabízený systém vĤbec neznají, je pĜedvedení nedostateþné. Pokud si není možné vyzkoušet práci v systému se cviþnými daty, informace z pĜedvedení nepostaþují. Vedení podniku nemá o výše uvedený zpĤsob pĜedvedení systému zájem. RovnČž pro poskytovatele je tento zpĤsob pĜedvádČní software nároþnČjší a to jak þasovČ, tak finanþnČ. Pokud existují firmy, které demo verzi nabízí, upĜednostĖuje vedení podniku tyto poskytovatele. Alternativní možností by byla i možnost instalace referenþní verze software, ale oslovení poskytovatelé tuto možnost nenabízeli.
6. Analýza potĜeb podniku Základním prvkem pro výbČr Ĝešení pro správu podnikového obsahu je analýza potĜeb podniku. První etapou analýzy je, jak plyne z [Hradecká 2008], sbČr interních informací. V jeho prĤbČhu získáme informace potĜebné k stanovení požadavkĤ na poĜizovaný software - pomohou urþit vlastnosti, které podnik od software oþekává. Prvním krokem pĜi analýze podniku je specifikace softwarového a hardwarového vybavení. Dále je nutné urþit poþet uživatelĤ systému a jejich uživatelskou úroveĖ. Nedílnou souþástí analýzy je i zjištČní, zda je ve firmČ nČjaký druh systému pro správu podnikového obsahu používán. Aby bylo možné urþit vhodný systém pro správu obsahu, je nutné urþit pĜíþiny neúspČchu stávající ho Ĝešení. Pokud dojde ke zjištČní, že stávající nástroj nepokrývá aktuální potĜeby podniku - je zastaralý, jeho architektura nevyhovuje rostoucí spoleþnosti neumožĖuje rozšíĜení, apod. - pĜistoupíme k urþení výbČrových kritérií pro výbČr nového systému pro správu podnikového obsahu. Je nutné zjistit i budoucí uživatele systému. Nedílnou souþástí analýzy je stanovení pĜedpokládaného rozpoþtu, pokud má již podnik svoji pĜedstavu o prostĜedcích, které má v úmyslu do zavedení systému investovat.
6.1 Etapy analýzy Analýzu podniku je pro zpĜehlednČní celého procesu vhodné rozdČlit na jednotlivé etapy. 18
Analýza softwarového a hardwarového vybavení: Informace o souþasném hardwarovém a softwarovém vybavení podniku podle [Hradecká 2008] x
na kolika poþítaþích bude systém používán,
x
jaké je hardwarové a softwarové vybavení jednotlivých stanic,
x
jaké programy jsou ve firmČ využívány - stanovení navázání nového systému na stávající nástroje, komunikace, rozhraní, atd.
x
zda je zavedení nového systému pro správu podnikového obsahu spojeno se systémovou zmČnou hardwarového vybavení.
Analýza budoucích uživatelĤ: Informace o budoucích uživatelích podle [Hradecká 2008] x
poþet uživatelĤ, který bude systém používat,
x
úroveĖ využití jednotlivými uživateli - rozdČlení uživatelĤ do uživatelských skupin.
x
uživatelská úroveĖ jednotlivých skupin uživatelĤ,
x
definice potĜeb a oþekávání uživatelĤ,
x
dosavadní zkušenosti uživatelĤ s podobnými systémy
Stanovení harmonogramu a rozpoþtu zavedení systému: Informace o požadovaném nasazení celého systému x
stanovení harmonogramu - rozdČlení na jednotlivé etapy projektu a urþení závazných dat pro jednotlivé etapy zavádČní systému,
x
zjištČní pĜidČleného rozpoþtu pro projekt - pokud má podnik pĜedem plánovaný objem prostĜedkĤ pro zavedení systému.
Definování požadavkĤ uživatelĤ vycházející z [Hradecká 2008] x
vlastnosti systému - požadavky na funkþnost z pohledu uživatele,
x
komunikace a rozhraní - požadované vlastnosti vzhledem k podpoĜe pĜenositelnosti dat se zákazníky, exportu dat do jiných programĤ, provázání s již existujícími programy,
x
podpora - definice tzv. pĜidaných služeb - instalace, školení uživatelĤ, hotline, apod.
x
technické požadavky - požadovaný operaþní systém, zálohování, atd.
19
Analýza softwarového a hardwarového vybavení PĜedmČtem analýzy softwarového a hardwarového vybavení je pouze vybavení centrály podniku. Ostatní externí uživatelé budou využívat stávající vybavení, budou využívat systém pro správu podnikového obsahu jen v omezeném rozsahu, za použitím rozhraní obsahující systém pro správu dokumentĤ. V souþasné dobČ se v organizaci využívají pouze stolní a pĜenosné poþítaþe, rĤzného stáĜí a rĤzné hardwarové konfigurace. Jeden z poþítaþĤ je využíván pro provoz jediné síĢové aplikace, kterou organizace vlastní.
Tabulka 1 Hardwarové vybavení podniku Procesor AMD Athlon Dual – Core QL-60 1,9GHz Intel Core 2 Duo T5870 2,0GHz Intel Core i3 540 3,07GHz AMD Athlon II X2 250 3,0 GHz AMD Sempron 3200+ 1,8 GHz Intel Core i5 450M 2,4 GHz
Operaþní pamČĢ
Pevný disk
SíĢový standard
Typ
3 GB
250GB
Wifi b,g, GiB Ethernet
3GB
320GB
Wifi b,g, GiB Ethernet
Notebook
2GB
500GB
GiB Ethernet
Stolní poþítaþ
2GB
500GB
GiB Ethernet
Stolní poþítaþ
512MB
80GB
Wifi b,g, GiB Ethernet
Stolní poþítaþ
4GB
500GB
WiFi b/g/n, GiB Ethernet
Notebook
Notebook
OS Windows Vista Home Premium SP2 32-bit Windows 7 Home Premium SP1 32-bit Windows 7 Professional SP1 32-bit Windows 7 Professional SP1 32-bit Windows XP Home Edition SP3 32-bit Windows 7 Professional SP1 64-bit
ks
1
1
1
1
2
1
Propojení poþítaþĤ je Ĝešené z þásti kabelovými rozvody (UTP Cat. 5) a z þásti pĜipojením pomocí Wi-Fi, využívající standardu 802.11 g. Ve spoleþnosti je využíváno symetrické garantované pĜipojení k internetu s agregací 1:1. Softwarové vybavení je Ĝešeno nevyhovující formou, vychází z pĤvodní koncepce organizace, kdy nebyla nutná spolupráce na globální úrovni. Pro práci s dokumenty se využívají rĤzné verze kanceláĜských balíkĤ.
20
Tabulka 2 Softwarové vybavení podniku Výrobce
Produkt
Typ licence
ks
Microsoft
Office Bussiness 2007
Krabicová (FFP)
1
Microsoft
Office Professional 2003
OEM
1
Sun Microsystems (Oracle)
OpenOffice 2.0, 3.2, 3.3
Freeware
4
Microsoft
Works 5.0, 8.5, 9.0
Krabicová (FFP)
4
Situace spojená se softwarovým vybavením podniku zpĤsobuje nČkolik problémĤ s pĜedávanými dokumenty: 1. Dokument byl uložen v nepodporovaném formátu – dnes se již výrobci kanceláĜských balíkĤ snaží vytváĜet podporu i pro formáty ostatních výrobcĤ softwaru, ale ne vždy tato podpora existuje pro všechny formáty.
2. Dokument byl uložen v podporovaném formátu, ale nebylo zachováno formátování pokud byl tedy dokument uložen v podporovaném formátu, ale je otevĜen v programu jiného výrobce, než byl vytvoĜen, nezĜídka dochází k porušení pĜedchozího formátování a dokument je nutno pĜeformátovat. 3. Na každé stanici je nainstalována jiná verze software, pĜedávaný dokument pak þasto nemĤže pĜebírající otevĜít bez ztráty formátu. MĤže také docházet k situacím, kdy se dokument dostane k neoprávnČným osobám (aĢ již vČdomČ nebo nevČdomČ, napĜíklad vložením špatné e-mailové adresy pĜi pĜeposílání dokumentu). Na základČ výše uvedených výsledkĤ analýzy softwarového a hardwarového vybavení provedené v podniku bylo zjištČno, že souþasné vybavení již potĜebám podniku nevyhovuje. Bude tedy nutné, aby zavádČní systému pro správu podnikového obsahu probíhalo souþasnČ se zakoupením nového hardwarového vybavení. Tento stav je pro zavádČní nového systému pro správu podnikového obsahu výhodou, protože je nutné posoudit pouze pĜipravenost systému k práci s bČžnými kanceláĜskými systémy.
Analýza budoucích uživatelĤ Systém budou využívat níže uvedené uživatelské skupiny, které samozĜejmČ mají rĤzné nároky, rĤznou uživatelskou úroveĖ a rĤzné požadavky na systém: x
vedení – potĜebuje plný pĜístup ke všem funkcím, k nastavování práv, definování firemních procesĤ a také plný pĜístup ke všem dokumentĤm, aj., 21
x
kontrolní úsek – pĜístup ke všem funkcím kromČ nastavování práv, systému, apod.,
x
finanþní úsek – úþetní a finanþní agenda - potĜebuje pĜístup ke všem úþetním dokladĤ, jak aktuálním tak i k již archivovaným, dále pĜístup k interním dokumentĤm smlouvy, apod.,
x
personální úsek – personální agenda – potĜebuje pĜístup k dokumentĤm týkajícím se personalistiky – v této sekci je nutné archivovat i formáty obrázkového typu napĜ.jpg a soubory mediálního obsahu,
x
koordinátoĜi provozu – pĜístup k þásti interních dokumentĤ, skladové evidenci, agendČ potĜebné pro provoz,
x
sklady – pĜístup k þásti interních dokumentĤ, tyto budou moci pouze þíst, nikoli upravovat nebo mazat; dále potĜebují pĜístup k evidenci skladových zásob, tuto musí upravovat (vkládat data),
x
externí uživatelé - pracující na základČ outsourcingu – potĜebují pĜístup pouze k þásti dokumentĤ, oprávnČní pro úpravu nebo þtení je rĤzné podle typu dokumentĤ.
Jak je z výše uvedeného zĜejmé, jedná se o znaþnČ rĤznorodou skupinu uživatelĤ, jejichž uživatelská zdatnost je rovnČž na rĤzné úrovni, od velice základní uživatelské znalosti práce na poþítaþi pĜes pokroþilejší uživatele. Poþet uživatelĤ v jednotlivých skupinách kolísá podle potĜeb podniku, ale uživatelské skupiny jsou dány trvale.
6.2 Kvalifikovaný odhad rozpoþtu Vzhledem k tomu, že se jedná o podnik patĜící do kategorie malé a stĜední firmy, nemá vedení podniku zájem o finanþnČ velmi nároþná Ĝešení na míru. PĜesný rozpoþet bude stanoven po provedení výbČrového Ĝízení na dodavatele hardware a software. Z dĤvodu nedostateþného, zastaralého hardwarovému vybavení je nutné poĜídit nové vybavení centrály podniku. Rozpoþet byl stanoven na základČ nabídky spoleþnosti JH Soft s.r.o., která byla zaslána na základČ specifikace požadavkĤ.
22
Tabulka 3 Rozpoþet na hardwarové a softwarové vybavení Typ
Cena 37.000,- Kþ
Software
HP ProLiant ML330 G6 E5606 Microsoft Windows Small Business Server Premium 2008 SP2 CZ s licencí pro 5 uživatelĤ Microsoft Office Standart 2010 pro 10 uživatelĤ
100 000,-Kþ
UPS
APC Smart-UPS 1500VA
13.500,- Kþ
Záloha
Western Digital My Book Live 1000GB
Switch
D-Link DGS-1008D 8port
Server Software
Zavedení serveru
31.000,- Kþ
3.300,- Kþ 800,-Kþ
Práce
12.000,-Kþ
CELKEM:
197.600,- Kþ
Tento rozpoþet nezahrnuje síĢové kabely a práci na uživatelských PC. Rozsah tČchto prací není možné pĜedem kvalifikovanČ stanovit. Cena za kabeláž je 10,-Kþ/m a práce na uživatelských PC je 440,-Kþ/hodina.
6.3 Stanovení harmonogramu Provedené šetĜení v podniku prokázalo, že je nutné modernizovat hardwarové vybavení podniku, aby software pro správu podnikového obsahu mohl být použit. Dále bude nutné sjednotit používané kanceláĜské programy pro tvorbu a úpravy dokumentĤ, vybavit podnik síĢovými programy, aby byla zajištČna snadná výmČna informací. Vzhledem k nutnosti modernizace celého softwarového i hardwarového vybavení podniku se bude jednat o nároþnou, þasovČ rozsáhlejší inovaci. Bude nutné zaškolit do užívání nových programĤ i uživatele. Z tČchto dĤvodu je nutné vypracovat ve spolupráci s vedením spoleþnosti þasový harmonogram, který rozdČlí celý projekt na jednotlivé menší ucelené bloky. Harmonogram je dĤležitý pro urþení þasové nároþnosti realizace. RozdČlení na menší etapy umožní také snazší srovnávání nabídek dodavatelĤ hardware. PĜi sestavování harmonogramu musíme vzít v úvahu tĜi hlediska. Prvním je pĜedstava vedení spoleþnosti o nasazení celého funkþního projektu do ostrého provozu. Druhým je schopnost dodavatelĤ dodat jednotlivé komponenty. TĜetím hlediskem, které je nutné brát v úvahu, je schopnost týmu pracovníkĤ firmy podílejících se na zavádČní nového systému, posoudit a porovnat nabídky dodavatelĤ hardware a kanceláĜských software.
23
Návrh harmonogramu:
Obrázek 2 GanttĤv diagram: Návrh harmonogramu 1. fáze x sestavení realizaþního týmu, x specifikování potĜebného hardware, software, x
výbČrové Ĝízení na hardware, software – oslovení dodavatelĤ,
x seznámení všech uživatelĤ se zámČrem inovace procesĤ. 2. fáze x
výbČrové Ĝízení na hardware, software - vyhodnocení získaných nabídek,
x
výbČr dodavatelĤ.
3. fáze x
zkušební provoz nového hardware a software – pouze realizaþní tým.
4. fáze x
zaškolování uživatelĤ.
5. fáze x
zkušební provoz všichni uživatelé.
6. fáze x
ostrý provoz celého systému.
Dodací doby dodavatelĤ: x
Hardware – podle zvolené konfigurace se dodací doba pohybuje od dodání do druhého dne až po jeden týden. V pĜípadČ výbČru velmi specifického a neobvyklého Ĝešení se mĤžou dodací doby pohybovat až do jednoho mČsíce.
x
Software – standardní verze jsou k dodání vČtšinou do 3 dnĤ. V pĜípadČ specifických požadavkĤ je dodací doba velmi promČnlivá. 24
Urþení doby stanovené na provedení výbČrového Ĝízení na dodávku hardware x
vyhodnocování nabídek dodavatelĤ realizaþním týmem – max. 1 mČsíc.
6.4 Definování požadavkĤ uživatelĤ Základním požadavkem vedení podniku bylo poskytnutí demoverze k vyzkoušení. Dalším základním požadavkem byl provoz systému na vlastním serveru. Z hodnocení tak byly vyĜazeny systémy, které v podstatČ nejsou komplexním ECM systémem, napĜíklad tzv. cloudová Ĝešení.
Vedení podniku dále specifikovalo požadavky na funkþnost systému, které lze rozdČlit do následujících 5 skupin: 1) Ovládání a) jednoduchost, pĜehlednost pro uživatele (intuitivní ovládání, uživatelská vstĜícnost), b) možnost jednoduché instalace, c) možnost administrace proškolenými zamČstnanci firmy (nastavení pĜístupových práv, apod.) 2) Spolehlivost, ochrana dat a) pĜístupová práva ve stromové struktuĜe s þlenČním postihujícím všechny oblasti, b) provoz na vlastním serveru, c) automatické zálohování. 3) Podpora a) pravidelné aktualizace, b) hotline – kvalitní podpora, Ĝešení dotazĤ do 24 hodin, c) spolehlivost systému – garance opravy závady do tĜí dnĤ. 4) Náklady a) náklady na poĜízení, b) náklady na provoz, c) náklady na poĜízení hardware a software (systémové požadavky). 5) Ostatní a) záruka, b) doba dodání - tento požadavek nebyl do kritérií zaĜazen, není u zmČny podnikového systému podstatný.
25
Protože definování dalších požadavkĤ bylo pro management podniku nároþným úkolem vzhledem k nedostatku informovanosti o možnostech, které ECM systémy nabízejí, byla na základČ vypracované teoretické þásti této práce vytvoĜena pĜehledná tabulka se seznamem možností systémĤ pro správu podnikového obsahu. Ze seznamu získá vedení podniku pĜehled o možnostech poskytovaných systémem pro správu podnikového obsahu a bude si moci vybrat, které možnosti bude potĜebovat a které nikoliv. Níže v tabulce 4 uvádíme komponenty, o kterých se vedení podniku domnívá, že je bude potĜebovat. Pouze komponentu ěízení podnikových procesĤ zĜejmČ nevyužije.
Tabulka 4 Podnikem požadované komponenty systému pro správu podnikového obsahu Komponenta
Popis
Archivace
Slouží pro archivaci všech dat potĜebných k archivaci, k jejich organizaci pro snadné dohledání, napomáhá dodržování zákonných norem pro archivaci dokumentĤ v kooperaci se správou záznamĤ.
ěízení podnikových procesĤ
Slouží pro práci s firemními procesy, podporuje jejich analýzu, modelování, optimalizaci a další.
VytČžování dat Správa multimediálního obsahu
Systém pro správu dokumentĤ
Správa el. pošty
Týmová spolupráce Digitalizace dokumentĤ (Imaging)
Správa znalostí
Správa záznamĤ
Slouží k vytČžování dat z formuláĜĤ všech druhĤ, papírových i elektronických. Za pomoci šablon a pravidel umí napĜíklad automaticky získat data z faktury a uložit je do databáze. Slouží pro správu veškerého multimediálního obsahu, poskytuje nástroje na správu, vyhledávání a další. Je uzpĤsobena pro práci s velkými objemy dat, které tento typ obsahu vČtšinou obsahuje. Slouží ke správČ mČnících se dokumentĤ. Uchovává veškerá data o dokumentech (autor; kdy byl dokument vytvoĜen; atd.), podporuje verzování = poskytuje uživateli vždy nejaktuálnČjší verzi dokumentu s možností návratu na pĜedchozí verzi. SamozĜejmČ umožĖuje vyhledávání (podle názvu dokumentu, autora nebo i fulltextové vyhledávání slov obsažených uvnitĜ dokumentu, pokud je podporováno.) Slouží ke správČ elektronické pošty. K archivaci, ale i k automatické organizaci zpráv, vyhledávání v nich. Slouží pro podporu týmu pĜí Ĝešení týmových problémĤ, usnadĖuje komunikaci a výmČnu informací, obsahuje napĜíklad instant messeging (systémy pro komunikaci v reálném þase). Slouží k digitalizaci dokumentĤ. UmožĖuje dokumenty ukládat jako naskenované obrazy nebo za pomoci nástrojĤ jako napĜíklad OCR ukládat do souboru s podporou vyhledávání. Slouží k tomu, aby se zamezilo ztrátČ znalostí a pracovních postupĤ. Pokud byla þinnost již jednou vykonána, tato komponenta zaruþuje, že bude vykonána stejným zpĤsobem. Tak je zamezeno opakovanému vymýšlení již známých postupĤ. Úlohy jsou tak optimalizovány. Má podobnou funkci jako systém pro správu dokumentĤ s tím rozdílem, že pracuje s daty, která se již dále neupravují – napĜ. kontroluje archivované dokumenty, aby byly skladovány potĜebnou dobu. Po vypršení této doby dostane uživateli signál, že již není nutné tyto dokumenty dále uchovávat.
26
ANO
NE
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Správa webového obsahu
Automatizace procesĤ (Workflow)
Slouží k publikování dokumentĤ na webových stránkách i bez znalosti programovacího jazyka, to také díky úzké spolupráci se systémem po správu dokumentĤ. Slouží k automatizaci firemních procesĤ. Jakmile je jednou proces definován, již není nadále Ĝízen uživatelem, ale automaticky je Ĝízen za pomocí workflow. PĜíkladem využití jsou napĜíklad pĜijaté faktury – faktura je zadána do systému uživatelem, systém ji automaticky odešle uživateli, který je oprávnČn ke kontrole pĜijatých faktur ke schválení. Po schválení odesílá systém k zaúþtování na úþetní oddČlení.
X
X
7. Návrh metodiky výbČru systémĤ k posouzení ,,Metodika popisuje kroky, kterými je potĜeba postupovat pĜi výbČru nejvhodnČjšího nástroje pro unikátní potĜeby firmy, vþetnČ definic požadavkĤ a jejich vyhodnocení.“ [Hradecká 2008]
7.1 Základní kritéria pro provedení pĜedvýbČru VytvoĜení správné metodiky výbČru vhodného software a kvalitní urþení klíþových kritérií výbČru je základním pĜedpokladem správného výbČru Ĝešení, které bude splĖovat požadavky podniku. Nejprve je nutné urþit základní kritéria, tedy ty, které jsou pro podnik nejpodstatnČjší. Urþení tČchto kritérií nám umožní rozdČlit nabízená Ĝešení a hned v poþátku vyĜadit ta Ĝešení, které jsou zcela nevhodná, protože nevyhovují základním kritériím. Tímto zpĤsobem se zmenší skupina posuzovaných Ĝešení pouze na Ĝešení základnČ vyhovující a vypracování analýzy systémĤ pro správu podnikového obsahu bude jednodušší. Základní kritéria: x
þeská verze
x
demoverze k vyzkoušení
x
software pracující na platformČ operaþních programĤ Microsoft
x
spolupráce s kanceláĜskými balíky Microsoft
x
softwarové Ĝešení pro vlastní server
7.2 VýbČr poskytovatelĤ dle základních kritérií Základní kritéria byla zjištČna a specifikována pĜi pohovoru s vedením spoleþnosti. Po urþení základních kritérií byl zapoþat prĤzkum trhu. 27
Aby bylo možné posoudit systémy pro správu podnikového obsahu, bylo nutné nejprve vybrat vhodné poskytovatele. Pro vyhledání systémĤ pro správu podnikového obsahu k posouzení je možné využít napĜíklad fulltextový vyhledávaþ spoleþnosti Google, do kterého lze zadávat rĤzné výrazy obsahující slova jako ECM, správa podnikového obsahu, atd. Vybírané systémy pro správu podnikového obsahu by se však mČly umístit na prvních tĜech stranách vyhledávaþe, aby tak byla zajištČna dostateþná známost Ĝešení a z toho vyplývající dostatek klientĤ. Pokud software používá pĜíliš malý poþet klientĤ, nemusí být zajištČna dostateþnČ kvalitní technická podpora a další vývoj produktu. Pro výbČr poskytovatelĤ byla použita kombinace tĜí metod: 1.
výbČr poskytovatelĤ pomocí vyhledávaþe Google
2.
oslovení poskytovatelĤ uvedených v odborné literatuĜe
3.
oslovení poskytovatelĤ srovnávaných ve studii [BARC 2012].
1. VýbČr poskytovatelĤ pomocí vyhledávaþe Prvotní prĤzkum pomocí vyhledávaþe Google bohužel nepĜinesl požadované výsledky. NapĜíklad pĜi zadání slova ECM nebyly na prvních tĜech stranách vyhledávaþe Google nalezeny žádné firmy nabízející systém pro správu podnikového obsahu. Bylo tedy zadáno celé slovní spojení systém pro správu podnikového obsahu. Na základČ výsledkĤ vyhledávání byli oslovováni níže uvedení poskytovatelé softwaru pro správu podnikového obsahu. Oslovování byli zasláním e-mailu, vyplnČním formuláĜe na jejich internetových stránkách nebo telefonicky. Oslovené firmy musely mít internetové stránky v þeštinČ. V prĤbČhu oslovování bylo ovČĜováno, zda nabízená softwarová Ĝešení vyhovují základním kritériím. Pokud vyhovovala, postoupila k dalšímu výbČru podle výbČrových kritérií. Nalezeny byly firmy: x
Sefira – po prozkoumání webových stránek a následného oslovení firmy Sefira, bylo zjištČno, že není nabízena demo verze.
x
Microsoft – po prĤzkumu webových stránek byla nalezena demo (trial) verze ke stažení. U této demo verze není nijak omezená funkþnost, pouze þasové omezení použití na 120 dní.
x
Profinit – poskytuje Ĝešení od firmy Oracle, zabývá se také vytváĜením softwaru na míru, proto neposkytují demo.
28
x
AMI – jedná se pouze o zprostĜedkovatele produktĤ spoleþnosti Microsoft, Alfresco a Oracle.
x
IBM – po prozkoumání webových stránek a následného oslovení firmy IBM, bylo zjištČno, že není nabízena demo verze.
x
CCA – opČt se jedná o zprostĜedkovatele pro produkt Oracle UCM.
x
Algotech – zprostĜedkovatel technologií Oracle, neposkytuje demo svých produktĤ.
Oslovené firmy nabízely vypracování nabídky, þasto se jednalo o Ĝešení, která byla sestavována podniku na míru a nesplĖovala základní kritérium urþené podnikem – možnost vyzkoušet si software pomocí demoverze. Firmy také nabízely pĜedvedení systémĤ obchodním zástupcem, o tuto službu vedení podniku vzhledem k pĜedchozím zkušenostem nemá zájem. 2. VýbČr poskytovatelĤ podle odborné literatury Další možností výbČru systémĤ pro správu podnikového obsahu k posouzení, je kontaktovat poskytovatele uvedené [Kunstovou 2009]. Jsou to ECM Ĝešení: x
EMC Czech Republic s.r.o. – po oslovení spoleþnosti bylo zjištČno, že se spoleþnost zabývá pronájmem diskových polí, nabízí i ECM Ĝešení, ale pouze nákladná Ĝešení na míru pro velké organizace.
x
IBM FileNet P8 – výsledek oslovení viz. výše.
x
Microsoft SharePoint 2010 – výsledek oslovení viz. výše.
x
OpenText ECM Suite – po prozkoumání webových stránek a následného oslovení firmy IXTent, bylo zjištČno, že se nenabízí demo verze.
x
Oracle Enterprise Content Management Suite – po prozkoumání webových stránek a následného oslovení firmy Oracle, bylo zjištČno, že se nenabízí demo verze.
x
SEFIRA spol. s.r.o. – výsledek oslovení viz. výše.
x
abcSuite – po prozkoumání webových stránek a následného oslovení firmy Aplis, bylo zjištČno, že se nenabízí demo verze.
x
ELOOffice – po vyplnČní formuláĜe dostupného na webových stránkách poskytovatele a telefonickém dohovoru bylo zaslána demoverze na DVD poštou.
x
Systém M/Team Bridge – po prozkoumání webových stránek a následného oslovení firmy Kadel, bylo zjištČno, že se nenabízí demo verze.
29
3. VýbČr poskytovatelĤ uvedených ve studii [BARC 2012] PĜi výbČru systémĤ pro správu podnikového obsahu k posouzení je možné také vycházet z provedené studie [BARC 2012] – jedná se o studii provedenou vČdeckým a poradenským institutem pro podnikatelský software se zamČĜením na Business Intelligence a Enterprise Content Management (ECM). Tento institut provedl rozsáhlou srovnávací studii Ĝešení pro správu podnikového obsahu. Studie o 750 stranách bohužel není veĜejnČ dostupná, je dostupná pouze za poplatek 1059,30 EUR. VeĜejnČ pĜístupná je pouze þást obsahu. Z obsahu vyplývají studií srovnávané systémy a jejich poskytovatelé. MĤžeme tedy oslovit poskytovatele, kteĜí byly touto studií srovnáváni a pĤsobí v ýeské republice. Poskytovatelé a jejich produkty srovnávané ve studii [BARC 2012] pĤsobící v ýR: x IBM FileNet P8 – výsledek oslovení uveden výše, poskytovatele uvádí i [Kunstová 2009] x ELO – výsledek oslovení uveden výše, poskytovatele uvádí i [Kunstová 2009] x Alfresco – výrobce poskytuje na svých internetových stránkách online demo verzi k vyzkoušení, ale toto softwarové Ĝešení zatím nemá podporu þeského jazyka – jedná se o Open Source produkt – podle [Brychtové 2008] ze spoleþnosti Neopublic existují tĜi hlavní dĤvody, které odrazují od používání Open Source produktĤ: 1.
nedostateþná technická podpora (45 %)
2.
nedostateþné informace o dostupných softwarových Ĝešeních (29 %)
3.
bezpeþnost (26 %)
Produkty typu Open Source nebyly z tČchto dĤvodĤ do posuzování zahrnuty.
Obrázek 3 Systémy srovnávané ve studii [BARC 2012] 30
Studie [BARC 2012] poskytuje také srovnávací kritéria, kterými je možné se pĜi tvorbČ kritérií výbČru inspirovat. Tabulka 5 Kritéria podle [BARC 2012]
Velikost poskytovatele Jazykové varianty Platformy
Spoleþná kritéria
Cena Reference Podpora Koncept architektury Výkonové parametry PamČĢový koncept Správa systému
Kritéria vztahující se k architektuĜe
Vývojové nástroje Internet Integrace Napojení na SAP ZaþlenČní Indexace Rešerše Text Mining
Funkþní kritéria
Vyhledávací možnosti Groupware/Emailová integrace Workflow Web Content Management
PĜi výše uvedeném prĤzkumu trhu bylo zjištČno, že poskytovatelé ve vČtšinČ pĜípadĤ nenabízí demoverzi k vyzkoušení. Podle sdČlení poskytovatelĤ se vČtšinou jedná o velmi komplexní a složitý software, který není možné bez dĤkladného zaškolení ani vyzkoušet. Pro uživatele je však velmi dĤležité si práci v systému vyzkoušet ještČ pĜed zakoupením software. Nedojde tak k situaci, kdy budou vynaloženy znaþné prostĜedky na zakoupení software, který nakonec nebude potĜebám a požadavkĤm podniku vyhovovat. K posouzení budou vybráni na základČ jasnČ stanoveného požadavku vedení firmy pouze ti poskytovatelé, kteĜí nabízejí demoverzi k vyzkoušení.
31
7.3 Vybrané systémy podle základních kritérií Po provedení prĤzkumu trhu a oslovení dodavatelĤ softwaru pro správu podnikového obsahu bylo zjištČno, že základní kritéria splĖují z oslovených firem a produktĤ pouze dvČ Ĝešení: x Microsoft SharePoint 2010 x ELOoffice/ELOprofessional Microsoft SharePoint 2010 Tento produkt nabízí všechny komponenty potĜebné pro správu podnikového obsahu v jednom uceleném balíþku. Protože se jedná o produkt spoleþnosti Microsoft mČl by výbornČ podporovat operaþní systémy z dílny Microsoftu, kanceláĜské balíþky a dalšího software spoleþnosti Microsoft. Je možné, že pĜi nasazení tohoto produktu na operaþní systémy a kanceláĜské aplikace jiných výrobcĤ, by mohly vznikat urþité problémy. Podnik však pracuje v prostĜedí operaþních systémĤ firmy Microsoft a nebude toto mČnit. Velikost firmy Microsoft a jejich historie i poþet uživatelĤ by mČla zaruþovat kvalitní dobrá zákaznickou podporu a pravidelné aktualizace systémĤ. ELOoffice/ELOprofessional Produkty ELO dodává firma ELO Digital Office ýR s.r.o., která na trhu pĤsobí více než 17 let (dĜíve Cyberdyne s.r.o.). Za tuto dobu již firma získala mnoho klientĤ a také Ĝadu referencí na své produkty. Jedná se o produkt, který v základním provedení poskytuje pouze systém pro správu dokumentĤ, který lze rozšíĜit o požadované komponenty v podobČ dodateþných modulĤ. Toto Ĝešení mĤže být ideální právČ pro malé firmy. Mohou si pĜesnČ specifikovat Ĝešení na základČ svých potĜeb (není nutné kupovat moduly, které nejsou potĜebné). V pĜípadČ zmČny potĜeb je možné si potĜebné moduly dokoupit. Je však nutná urþitá znalost pro zorientování se v modulech. PravdČpodobnČ bude i vyšší cena, než pĜi zakoupení celého kompletu – to bude také pĜedmČtem našeho dalšího zkoumání podle výbČrových kritérií.
32
Tabulka 6 Posouzení ELO a SharePoint podle základních kritérií Operaþní proECM
ýeská verze
Demoverze
gram Microsoft
Spolupráce s kanceláĜskými produkty Microsoftu
Softwarové Ĝešení pro vlastní server
Microsoft SharePoint 2010
ANO
ANO
ANO
ANO
ANO
ANO
ANO
ANO
ANO
ANO
ELOoffice /ELOprofessional
8. Metodika a definování výbČrových kritérií Východiska pro tvorbu výbČrových kritérií Kritéria pro výbČr vhodného Ĝešení musí vycházet z provedení analýzy potĜeb podniku. Tato analýza pomĤže detailnČ urþit potĜeby, oþekávání a nároky zadavatele. PomĤže nám vyhodnotit úroveĖ hardwarového a softwarového vybavení podniku, úroveĖ uživatelĤ. Pro zvýšení pĜehlednosti procesu posouzení je velmi vhodné uspoĜádat výbČrová kritéria do jednotlivých skupin, které rozdČlí zanalyzovaná data do logických celkĤ. Definování kritérií – stanovení váhy Aby bylo možné jednotlivé systémy pro správu podnikového obsahu objektivnČ posoudit, bylo vytvoĜeno nČkolik skupin výbČrových kritérií. Souþet vah všech skupin þiní 100%. Váhy byly vytvoĜeny tak, že celá skupina mČla vždy 100%. Procentní hodnoty jednotlivých vah byly po konzultaci s vedením podniku rozdČleny mezi kritéria podle jejich dĤležitosti pro podnik. Odhad dĤležitosti provedlo vedení podniku. Skupiny výbČrových kritérií:
1. Kvalita poskytovatele...........................váha: 25 %. 2. Požadavky na funkþnost.......................váha: 30 %. 3. Složky systému.....................................váha: 15 %. 4. Náklady................................................váha: 20 %. 5. Technická kritéria.................................váha: 10 %.
33
Dále byla vytvoĜena výbČrová kritéria v každé skupinČ. Každému kritériu ve skupinČ byla pĜidČlena také samostatná váha. Souþet vah kritérií každé skupiny þiní také 100%. Definování kritérií – bodová hodnota Každé kritérium, které oznaþíme možností SplnČno, získá 2 body. Kritérium oznaþené možností ýásteþnČ splnČno získá 1 bod. Kritérium oznaþené možností NesplnČno získá 0 bodĤ. Body budou u každého kritéria vynásobeny váhou. Váhy kritérií ve skupinČ budou seþteny a hodnota dosazena do níže uvedených vzorcĤ. Pro vyhodnocení jednotlivých skupin kritérií systémĤ využijeme vzorce, které nám pomohou srovnat jednotlivé nabídky: a) u kritérií, jejichž výsledky se dají kvantifikovat (cena) a u kterých je nižší hodnota lepší použijeme podle [VZ 2012] následující vzorec: 100 *
x *z y
kdy x = nejvýhodnČjší nabídka (tzn. napĜ. nejnižší cena) y = hodnota hodnocené nabídky z = váha kritéria vyjádĜená v %, b) u kritérií, jejichž výsledky se dají kvantifikovat (výsledek bodových hodnocení jednotlivých skupin kritérií – viz. níže uvedený text) a u kterých je vyšší hodnota lepší, použijeme podle [VZ 2012] následující vzorec: 100 *
y *z x
kdy x = nejvýhodnČjší nabídka (tzn. napĜ. nejlepší hodnota) y = hodnota hodnocené nabídky z = váha kritéria vyjádĜená v %.
U kritérií, která se kvantifikovat nedají (napĜ. kvalita poskytovatele, požadavky na funkþnost), použijeme bodové hodnocení. Každé kvalitativní kritérium má v tabulkách kritérií pĜedem urþenou váhu. Bodové hodnocení vychází z výše uvedených údajĤ. Získaný poþet bodĤ vynásobíme váhou a souþet vah pak dosadíme do vzorce v bodČ b). Výpoþty budou provedeny v tabulkovém procesoru Microsoft Excel.
34
VytvoĜená výbČrová kritéria a definice intervalu hodnocení Tabulka 7 VZOR Kritéria 1 Kvalita poskytovatele SplnČno Skupina
Kritérium 2 bodĤ
Kvalita poskytovatele
ýásteþnČ splnČno 1 bodĤ
Certifikace ISO poskytovatele OcenČní Reference PĜípadové studie Doba pĤsobení Poþet zamČstnancĤ Záruka
Certifikace ISO poskytovatele: SplnČno – vlastní poskytovatel ýásteþnČ splnČno – vlastní distributor NesplnČno – není žádná certifikace OcenČní: SplnČno – vlastní poskytovatel ýásteþnČ splnČno – vlastní distributor NesplnČno – není žádná certifikace Reference: SplnČno – vlastní poskytovatel ýásteþnČ splnČno – vlastní distributor NesplnČno – není žádná certifikace PĜípadové studie: SplnČno – vlastní poskytovatel ýásteþnČ splnČno – vlastní distributor NesplnČno – není žádná certifikace Doba pĤsobení: SplnČno – více než pČt let ýásteþnČ splnČno – ménČ než 5 let, ale víc než tĜi roky NesplnČno – ménČ než tĜi roky
35
NesplnČno 0 bodĤ
Body celkem
Váha v%
Max. 2 Max. 2 Max. 2 Max. 2 Max. 2 Max. 2 Max. 2
16 16 13 13 14 12 16
Poþet zamČstnancĤ: SplnČno – více než dvacet ýásteþnČ splnČno – ménČ než dvacet, více než deset NesplnČno – ménČ než deset Záruka: SplnČno – dva roky a více ýásteþnČ splnČno – záruka ménČ než dva roky NesplnČno – záruka není poskytována
Tabulka 8 VZOR Kritéria 2 Požadavky na funkþnost
SplnČno Skupina
Požadavek 2 bodĤ
Ovládání
Spolehlivost, ochrana dat
Podpora
Jednoduchost, pĜehlednost pro uživatele Možnost jednoduché instalace Možnost administrace proškolenými zamČstnanci firmy PĜístupová práva ve stromové struktuĜe s þlenČním postihujícím všechny oblasti Automatické zálohování Pravidelné aktualizace Podpora PO-Pa v pracovní dobČ Podpora 24 hodin, So, Ne
ýásteþnČ splnČno 1 bodĤ
NesplnČno 0 bodĤ
Body celkem
Váha v%
10 8 9
10 8 9 10 7
Garance opravy závady (do 3 dnĤ)
Implementace
9
Instalace Školení administrátora Školení uživatelĤ Zavedení procesĤ organizace do systému
5 5 5 5
Jednoduchost, pĜehlednost pro uživatele: SplnČno – splĖuje poþet krokĤ ýásteþnČ splnČno – splĖuje poþet krokĤ, ale prvky se nacházejí v nelogické umístČní NesplnČno – naplĖuje poþet krokĤ 36
Možnost jednoduché instalace SplnČno – instalaci zvládne i bČžný uživatel ýásteþnČ splnČno – jsou nutné alespoĖ základní odborné znalosti NesplnČno – je nutné provést odbornou instalaci Možnost administrace proškolenými zamČstnanci firmy SplĖuje – postaþuje proškolení v ECM ýásteþnČ splnČno – nutné proškolení ECM a správy serveru NesplnČno – nutné speciální IT znalosti PĜístupová práva ve stromové struktuĜe s þlenČním postihujícím všechny oblasti SplĖuje – þlenČní postihuje všechny oblasti a je ve stromové struktuĜe ýásteþnČ splnČno – þlenČní postihuje všechny oblasti a není ve stromové struktuĜe NesplnČno – þlenČní nepostihuje všechny oblasti a nepostihuje všechny oblasti Automatické zálohování SplĖuje – plnČ automatické zálohování ýásteþnČ splnČno – manuální zálohování NesplnČno – není možnost zálohovat celý systém Pravidelné aktualizace SplĖuje – pravidelné aktualizaci reagují na legislativní zmČny, zmČny v oblasti IT ýásteþnČ splnČno – bezpeþnostní záplaty NesplnČno – nejsou poskytovány žádné aktualizace Podpora Po-Pa v pracovní dobČ SplĖuje – možnost Ĝešit problémy v reálném þase s fyzickou osobou (telefon, chat) ýásteþnČ splnČno – možnost pouze písemné komunikace NesplnČno – není poskytována podpora Podpora 24 hodin, So, Ne SplĖuje – poskytována v rámci produktu ýásteþnČ splnČno – poskytována pouze za poplatek NesplnČno – není poskytována Garance opravy závady (do 3 dnĤ) SplĖuje – zajištuje poskytovatel 37
ýásteþnČ splnČno – zajišĢuje partner NesplnČno – není poskytována Instalace SplĖuje – zajištuje poskytovatel ýásteþnČ splnČno – zajišĢuje partner NesplnČno – není poskytována Školení administrátora SplĖuje – zajištuje poskytovatel ýásteþnČ splnČno – zajišĢuje partner NesplnČno – není poskytováno Školení uživatelĤ SplĖuje – zajištuje poskytovatel ýásteþnČ splnČno – zajišĢuje partner NesplnČno – není poskytováno Zavedení procesĤ organizace do systému SplĖuje – zajištuje poskytovatel ýásteþnČ splnČno – zajišĢuje partner NesplnČno – není poskytováno
38
Tabulka 9 VZOR Kritéria 3 Složky systému
SplnČno Skupina
Komponenta 2 bodĤ
ýásteþnČ splnČno 1 bodĤ
NesplnČno 0 bodĤ
Body celkem
Archivace
8
ěízení podnikových procesĤ
8
VytČžování dat
8
Správa multimediálního obsahu
8
Systém pro správu dokumentĤ
8
Správa el. pošty
9
Týmová spolupráce
9
Digitalizace dokumentĤ (Imaging)
8
Správa znalostí
8
Správa záznamĤ
8
Správa webového obsahu
9
Složky systému
Automatizace procesĤ (Workflow)
Archivace SplĖuje – je obsaženo v softwaru ýásteþnČ splnČno – je nutné dokoupit NesplnČno – není obsažena v softwaru ani nelze dokoupit ěízení podnikových procesĤ SplĖuje – je obsaženo v softwaru ýásteþnČ splnČno – je nutné dokoupit NesplnČno – není obsažena v softwaru ani nelze dokoupit VytČžování dat SplĖuje – je obsaženo v softwaru ýásteþnČ splnČno – je nutné dokoupit NesplnČno – není obsažena v softwaru ani nelze dokoupit
39
9
Správa multimediálního obsahu SplĖuje – je obsaženo v softwaru ýásteþnČ splnČno – je nutné dokoupit NesplnČno – není obsažena v softwaru ani nelze dokoupit Systém pro správu dokumentĤ SplĖuje – je obsaženo v softwaru ýásteþnČ splnČno – je nutné dokoupit NesplnČno – není obsažena v softwaru ani nelze dokoupit Správa el. pošty SplĖuje – je obsaženo v softwaru ýásteþnČ splnČno – je nutné dokoupit NesplnČno – není obsažena v softwaru ani nelze dokoupit Týmová spolupráce SplĖuje – je obsaženo v softwaru ýásteþnČ splnČno – je nutné dokoupit NesplnČno – není obsažena v softwaru ani nelze dokoupit Digitalizace dokumentĤ (Imaging) SplĖuje – je obsaženo v softwaru ýásteþnČ splnČno – je nutné dokoupit NesplnČno – není obsažena v softwaru ani nelze dokoupit Správa znalostí SplĖuje – je obsaženo v softwaru ýásteþnČ splnČno – je nutné dokoupit NesplnČno – není obsažena v softwaru ani nelze dokoupit Správa záznamĤ SplĖuje – je obsaženo v softwaru ýásteþnČ splnČno – je nutné dokoupit NesplnČno – není obsažena v softwaru ani nelze dokoupit Správa webového obsahu SplĖuje – je obsaženo v softwaru 40
ýásteþnČ splnČno – je nutné dokoupit NesplnČno – není obsažena v softwaru ani nelze dokoupit Automatizace procesĤ (Workflow) SplĖuje – je obsaženo v softwaru ýásteþnČ splnČno – je nutné dokoupit NesplnČno – není obsažena v softwaru ani nelze dokoupit
Tabulka 10 VZOR Kritéria 4 Technická kritéria
SplnČno Skupina
Požadavek 2 bodĤ
Technická kritéria
ýásteþnČ splnČno 1 bodĤ
NesplnČno 0 bodĤ
Body celkem
OtevĜenost systému a napojení na externí aplikace (ERP, EDI apod.)
9
SSL šifrování pro komunikaci klient-server
10
On-line/off-line client, synchronizace
10
Fulltextové vyhledávání
10
Fulltextové vyhledávání i v dĜívČjších verzích Spolupráce týmĤ v reálném þase (protikolizní systém)
9 10
VytváĜení formuláĜĤ a pĜedloh dokumentĤ
8
Detailní sledování zmČn
10
Import (*.pdf,*.doc,*.docx, *.odt, *.html, *.xml) Export (*.pdf,*.doc,*.docx, *.odt, *.html, *.xml) Hromadný import dokumentĤ
8 8 8
OtevĜenost systému a napojení na externí aplikace (ERP, EDI apod.) SplĖuje – je v základní verzi softwaru obsažena ýásteþnČ splnČno – lze provést úpravy na zakázku NesplnČno – systém neumožĖuje napojení
41
SSL šifrování pro komunikaci klient-server SplĖuje – je v základní verzi softwaru obsažena ýásteþnČ splnČno – lze provést úpravy na zakázku NesplnČno – systém nepodporuje šifrování komunikace On-line/off-line client, synchronizace SplĖuje – je v základní verzi softwaru obsažena ýásteþnČ splnČno – lze provést úpravy na zakázku NesplnČno – systém nepodporuje synchronizaci Fulltextové vyhledávání SplĖuje – vyhledávání v celém systému (v názvech, textu dokumentu a metadatech). ýásteþnČ splnČno – vyhledává pouze v názvech dokumentĤ NesplnČno – systém nemá fulltextové vyhledávání Fulltextové vyhledávání i v dĜívČjších verzích SplĖuje – vyhledávání v celém systému (v názvech, textu dokumentu a metadatech), v dĜívČjších verzích ýásteþnČ splnČno – vyhledává pouze v názvech dokumentĤ v dĜívČjších verzích NesplnČno – systém nemá fulltextové vyhledávání v dĜívČjších verzích Spolupráce týmĤ v reálném þase (protikolizní systém) SplĖuje – je v základní verzi softwaru obsažena ýásteþnČ splnČno – lze provést úpravy na zakázku NesplnČno – systém nepodporuje spolupráci týmĤ VytváĜení formuláĜĤ a pĜedloh dokumentĤ SplĖuje – je v základní verzi softwaru obsažena ýásteþnČ splnČno – lze provést úpravy na zakázku NesplnČno – systém nepodporuje vytváĜení formuláĜĤ a pĜedloh dokumentĤ Detailní sledování zmČn SplĖuje – je v základní verzi softwaru obsažena ýásteþnČ splnČno – lze provést úpravy na zakázku NesplnČno – systém nepodporuje detailní sledování zmČn
42
Import (*.pdf,*.doc,*.docx, *.odt, *.html, *.xml) SplĖuje – podporuje import všech výše jmenovaných formátĤ ýásteþnČ splnČno – podporuje import jen nČkterých formátĤ NesplnČno – import není podporován Export (*.pdf,*.doc,*.docx, *.odt, *.html, *.xml) SplĖuje – podporuje export všech výše jmenovaných formátĤ ýásteþnČ splnČno – podporuje export jen nČkterých formátĤ NesplnČno – export není podporován Hromadný import dokumentĤ SplĖuje – poskytuje hromadný import ýásteþnČ splnČno – lze vytvoĜit na zakázku NesplnČno – dokumenty je možné importovat pouze jednotlivČ
Tabulka 11 VZOR Kritéria 5 Náklady Hodnota Skupina
Požadavek
Náklady na poĜízení software systému pro správu podnikového obsahu Náklady na poĜízení hardware a software (vyplývají ze systémových požadavkĤ produktu) Náklady
(zjištČná pĜi posouzení)
Váha v% 25 25
Náklady na implementaci
15
Náklady na školení administrátora
10
Náklady na školení uživatelĤ
10
Náklady na provoz (aktualizace, mČsíþní poplatky, apod.)
15
43
9. Posouzení vybraných systémĤ podle výbČrových kritérií 9.1 Demoverze a prvotní poznatky získané z demoverzí Jedním ze základních kritérií bylo dostupná demoverze produktu. Tomuto kritériu vyhovČly pouze dva produkty. Prvním produktem je Microsoft SharePoint Server 2010, který poskytuje demo verzi pĜímo na stránkách produktu6, je pouze nutné se pĜihlásit prostĜednictvím úþtu Windows Live. Pokud úþet nemáte zaregistrován, je nutné se registrovat. Registrace i trial verze (ke stažení platná na 120 dní) je zdarma. Druhým vybraným produktem podle základních kritérií je ELOprofessional. U tohoto produktu je zaslána demoverze poštou po vyplnČní jednoduchého formuláĜe na stránkách výrobce.7 Výrobce bohužel poskytuje demo verzi s omezenou funkþností – tzn. demo verze neobsahuje všechny komponenty nabízené v „ostré“ verzi. Instalace demoverzí Instalace obou produktĤ byla provedena na operaþní systém Microsoft Windows Server 2008 R2 Enterprise 64-bit, který byl nainstalován na virtuální stroj za pomoci Oracle VirtualBoxu ve verzi 4.1.8., hardwarová konfigurace virtuálního stroje byla následující: dvou jádrový procesor Intel taktovaný na 3GHz, 1,95GB operaþní pamČti a 30GB disk. Instalace produktu Microsoft SharePoint Server 2010 byla pĜehledná. Všechny kroky bylo možné provést s minimální uživatelskou interakcí, byly dobĜe popsané. Bylo nutné provést tyto kroky: 1. zkontrolovat požadavky na hardware a software, 2. nainstalovat Nezbytný software (je souþástí instalace, tento krok se jmenuje Nezbytný software), 3. samotná instalace SharePoint Serveru. Instalace ELOprofessional byla také velmi jednoduchá, staþilo vložit zaslané medium do mechaniky a poté kliknout na Start.exe. Instalace opČt probČhla za minimálních uživatelských interakcí. Po dokonþení instalace jsou ještČ nabídnuty rĤzné moduly k instalaci, napĜíklad propojení s kanceláĜským balíkem Microsoft Office. Toto propojení slouží k tomu, aby bylo možné dokumenty zaþleĖovat do ELOprofessional pĜímo pĜes Microsoft Office. 6 7
http://technet.microsoft.com/enͲus/evalcenter/ee388573.aspx http://download.eloͲdigital.cz/download3/Formulare/get_demo.htm
44
Po nainstalování demo verzí bylo nutné se s prací v demoverzích seznámit, aby bylo možné softwarová Ĝešení posoudit podle výbČrových kritérií. Prvotní poznatky Microsoft SharePoint Server 2010 Po nainstalování produkt neobsahuje žádná data, obsahuje pouze základní konfiguraci pro funkþnost produktu. PĜi seznamování se s Microsoft SharePoint Server 2010 bylo zjištČno, že obsahuje dvČ rozdílná rozhraní, na která je nutné se pĜihlásit prostĜednictvím jména a hesla. Prvním rozhraním je centrální správa urþená pro správu, do které nemají bČžní uživatelé pĜístup. Druhým rozhraním je uživatelské rozhraní pro ostatní uživatele. ObČ tato rozhraní se zobrazují prostĜednictvím webového prohlížeþe. Centrální správa obsahuje nepĜeberné množství možných konfigurací a nastavení. V prĤbČhu testování trial verze bylo zjišĢováno, jakým zpĤsobem je možno vytváĜet, organizovat uživatelské úþty a jaká oprávnČní je možné jim udČlovat. V uživatelské þásti bylo otestováno, zda je zde obsažena funkcionalita vyhovující stanoveným kritériím. Dále bylo zjišĢováno, jakým zpĤsobem je možno sdílet dokumenty, upravovat weby atd. Prvotní poznatky ELOoffice/ ELOprofessional Do produktu ELOoffice/ ELOprofessional se také pĜihlašuje pomocí jména a hesla. Je možné si zvolit, jaký archiv chceme používat. Tento produkt používá spoleþné prostĜedí pro nastavování aplikace i pro správu obsahu. Jedná se o prostĜedí velmi podobné prostĜedí Microsoft Office. Program je spouštČn pomocí vlastního prostĜedí, nikoliv pomocí internetového prohlížeþe jako je tomu u Microsoft SharePoint. Bohužel zaslaná demoverze neobsahuje všechny dostupné funkþní komponenty, není tedy možné si vše vyzkoušet.
9.2. Posouzení vybraných systémĤ Microsoft SharePoint Server 2010 Úvodem vyhodnocení je tĜeba se zmínit, že spoleþnost Microsoft neprodává své produkty pĜímo, ale prostĜednictvím sítČ distributorĤ s rĤznou mírou certifikace. Protože však pĜi posuzování systému pro správu podnikového obsahu bylo hodnoceno Ĝešení a služby poskytovatele-výrobce mohou být nČkterá kritéria vyhodnocena negativnČ. NapĜíklad garanci opravy závady neposkytuje Microsoft pĜímo, ale je zajišĢováno jeho partnery.
45
KRITÉRIA 1 Kvalita poskytovatele Certifikace ISO – Microsoft vlastní množství rĤzných certifikací na své produkty, napĜíklad ISO 27001 pro služby Microsoft Online Services, vydaný Britským institutem pro standardizaci (BSI). OcenČní – spoleþnost Microsoft získala Ĝadu ocenČní za své produkty, je jednou z nejvýznamnČjších firem z oblasti IT na svČtČ.8 Reference a pĜípadové studie – jedním z projektĤ ve spolupráci s Microsoftem byla napĜíklad implementace Office 365 na univerzitČ v Hradci Králové, dalším pĜíkladem je spolupráce s firmou Eurovia na zavedení privátního cloudu.9 Doba pĤsobení – firma Microsoft byla založena roku 1975, od roku 1984 zaþala vyvíjet kanceláĜské balíky Office a operaþní systémy Windows. První SharePoint Server byl na trh uveden až v roce 2007 spolu s Office 2007. Poþet zamČstnancĤ – v roce 2010 podle oficiálních informací zamČstnávala firma Microsoft 89 000 zamČstnancĤ. Záruka – jak vyplývá z licenþních podmínek SharePoint Server, spoleþnost Microsoft bohužel neposkytuje žádnou záruku na své produkty ani na pĜípadné ztráty spojené s užíváním produktu a pĜípadnou poruchou a ztrátou dat. VýĖatek z podmínek [Microsoft 2012]: ěešení je licencováno „Tak jak je“, „se všemi chybami“ a „Jak je k dispozici“. Používáte jej na vlastní nebezpeþí. Dodací doba – obvyklá dodací doba produktĤ Microsoft bývá do 3 dnĤ od pĜijetí objednávky. Tabulka 12 Kvalita poskytovatele Skupina
Kvalita poskytovatele
ýásteþnČ splnČno
Body
Váha v %
Výpoþet
x
2
16
0,32
OcenČní
x
2
16
0,32
Reference
x
2
13
0,26
PĜípadové studie
x
2
13
0,26
x
2
14
0,28
x
2
12
0,24
1
16
0,16
100
1,84
Kritérium
SplnČno
Certifikace ISO poskytovatele
Doba pĤsobení Poþet zamČstnancĤ
x
Záruka Celkem:
8 9
NesplnČno
ocenĢnídostupnázde:http://www.microsoft.com/cze/presspass/oceneni/default.mspx dalšípƎípadovéstudiedostupnéz:http://www.microsoft.com/cze/studie/
46
KRITÉRIA 2 POŽADAVKY NA FUNKýNOST Jednoduchost, pĜehlednost pro uživatele – pro zjištČní jednoduchosti byl zjišĢován poþet klikĤ potĜebných k provedení urþité akce. Byly zvoleny tyto akce: x
poþet krokĤ pro vytvoĜení nového uživatele,
x
pĜidání dokumentu,
x
zmČna oprávnČní pro dokument.
PĜidání nového uživatele je ponČkud problematické, protože je nutné nejdĜíve pĜidat nového uživatele do seznamu uživatelĤ na serveru (nebo v doménové politice). Systém je provázán s operaþním systémem a vytvoĜení uživatele pouze v systému pro správu dokumentĤ není možné. Pokud je uživatele v serveru zaveden, je samotné pĜidání uživatele v SharePoint dosažitelné na þtyĜi kliknutí. PĜidání dokumentu a zmČna oprávnČní je velmi jednoduché. Pro pĜidání dokumentĤ jsou nutná pouze þtyĜi kliknutí (podle nastavení domovské stránky je možno i na tĜi kliknutí). ZmČna oprávnČní pro daný dokument má dvČ rĤzné možnosti, jednou možností je dČdČní oprávnČní z nadĜazeného objektu nebo je možné dČdiþnost vypnout a nastavit pro dokument oprávnČní jedineþné.
ObČ tyto možnosti jsou dosažené na dvČ kliknutí, samozĜejmČ
k nastavení samotnému je již potĜeba více klikĤ. Systém se celkovČ jeví jako uživatelsky jednoduchý. Ovládání je intuitivní. Možnost jednoduché instalace – instalace probíhá plnČ automaticky s minimální uživatelskou interakcí. Je však nutné dodržet kroky podle manuálu na obrazovce (nainstalovat Nezbytný software - ten lze nainstalovat pomocí stejnojmenného tlaþítka v instalaþním menu). Možnost administrace proškolenými zamČstnanci firmy - toto je možné, jen pokud se zamČĜíme na program jako takový. Administraþní þást je pĜehledná a jedná se o „klikací“ prostĜedí. Ke správČ nČkterých úkonĤ v aplikaci SharePoint jsou ale nutné i zásahy v operaþním systému – napĜ. pĜi pĜidání nového uživatele (viz. výše), nastavení šifrování SSL (provádí se v SQL serveru nikoliv v samotném SharePoint). Pro celkovou administraci celého serveru by školení zamČstnance bylo nároþné. Musel by být proškolen nejen v aplikaci SharePoint, ale i v základní administraci serveru. PĜístupová práva ve stromové struktuĜe s þlenČním postihujícím všechny oblasti - oblasti, Ĝešené pĜístupovými právy by mČly být rozdČleny do nČkolika úrovní, které se dají pĜizpĤsobit potĜebám organizaþní struktury podniku; pĜístupová práva by mČla zasahovat až do zá47
kladní úrovnČ, kdy je napĜíklad možné udČlit právo pro zadávání dokladĤ, mazání, editaci Ĝad dokladĤ, tisk a podobnČ. OprávnČní jsou v základní konfiguraci rozdČlena na tyto úrovnČ, které mají již pĜednastavené sady oprávnČní: x
úplné Ĝízení,
x
návrh,
x
pĜispívání,
x
þtení,
x
omezený pĜístup,
x
pouze prohlížet.
Tyto úrovnČ lze pĜiĜazovat k jednotlivým webĤm, knihovnám, seznamĤm a dalším. Objekty jsou seĜazeny do stromové struktury – pokud tedy bylo nČkomu pĜidČleno oprávnČní k objektu na vyšší úrovni, lze využít funkci dČdiþnost oprávnČní a oprávnČní urþené objektu na nejvyšší úrovni, budou mít i podĜízené objekty v podúrovních. DČdiþnost lze u jednotlivých dokumentĤ zrušit, vytváĜet nové úrovnČ a v nich nastavovat velmi detailní možnosti oprávnČní. Nebo je možné nastavit oprávnČní jen u jednotlivých objektĤ (napĜ. dokumentĤ). Automatické zálohování – Ĝešení spoleþnosti Microsoft nabízí rĤzné možnosti zálohování. Je možné zálohovat napĜíklad pouze dokumenty, pouze weby, ale také je možné provést kompletní zálohu vþetnČ všech dat, nastavení a konfigurací. Pravidelné aktualizace – Microsoft poskytuje pravidelné aktualizace (,,bezpeþnostní záplaty“), poskytuje upgrade na novou verzi. V rámci licenþních podmínek mĤže být tento upgrade zdarma nebo za poplatek. Hotline – kvalitní podpora, Ĝešení dotazĤ do 24 hodin – spoleþnost Microsoft nabízí telefonickou podporu, dotazy pĜes chat, písemnou podporu formu e-mailu, podporu tzv. webové fórum, kde se je možné nalézt již Ĝešené problémy. Podpora 24 hodin, So, Ne – tento typ podpory není standardnČ poskytován, lze si ho zakoupit v rámci balíþku Premier Support. Garance opravy závady – v pĜípadČ tohoto kritéria je rozhodující, zda bylo softwarové Ĝešení zakoupenou pĜímo od Microsoftu nebo u jednoho z partnerĤ. PĜi zakoupení softwaru pĜímo od Microsoftu je závadu možné opravit pouze za asistence zákaznické podpory (telefonické, e-mailové). Distributor obvykle poskytuje za poplatek nebo v rámci ceny Ĝešení urþité služby – správu sítČ nebo napĜíklad odstranČní závady. DĤležitý však je výbČr distributora, pro48
tože v pĜípadČ, že tento distributor ukonþí svoji þinnost, skonþí tím také jeho podpora a podnik tak mĤže být odkázán pouze na podporu poskytovanou Microsoftem. Instalace, Školení administrátora, Školení uživatelĤ, Zavedení procesĤ organizace do systému – tato kritéria Microsoft nesplĖuje, je nutné se obrátit na certifikovaného partnera, který tyto þinnosti provede, pokud je poskytuje. Microsoft poskytuje školení pouze svým partnerĤm – distribuþním spoleþnostem.
Tabulka 13 Požadavky na funkþnost Skupina
Ovládání
Spolehlivost, ochrana dat
Podpora
Implementace
Požadavek Jednoduchost, pĜehlednost pro uživatele Možnost jednoduché instalace Možnost administrace proškolenými zamČstnanci firmy PĜístupová práva ve stromové struktuĜe s þlenČním postihujícím všechny oblasti
SplnČno
ýásteþnČ splnČno
NesplnČno Body
Váha v Výpoþet %
x
2
10
0,2
x
2
8
0,16
x
2
9
0,18
x
2
10
0,2
Automatické zálohování
x
2
8
0,16
Pravidelné aktualizace
x
2
9
0,18
Hotline – kvalitní podpora, Ĝešení dotazĤ do 24 hodin
x
2
10
0,2
Podpora 24 hodin, So, Ne
x
1
7
0,07
Garance opravy závady
x
1
9
0,09
Instalace
x
1
5
0,05
Školení administrátora
x
1
5
0,05
Školení uživatelĤ
x
1
5
0,05
x
1
5
0,05
100
1,64
Zavedení procesĤ organizace do systému Celkem:
KRITÉRIA 3 SLOŽKY SYSTÉMU Vzhledem k tomu, že je Microsoft SharePoint Server 2010 nabízen jako trial verze, mČla by tato verze obsahovat veškeré funkþní komponenty softwaru. Složky systému byly zjišĢovány dvČma zpĤsoby, prozkoumáním internetových zdrojĤ a na základČ vlastního prozkoumávání trial verze softwaru. U položek, které nejsou implicitnČ v aplikaci obsaženy, bylo zjišĢováno, zda se dají nČjakým zpĤsobem doplnit þi nikoliv. Na základČ prĤzkumu internetových zdrojĤ 49
bylo zjištČno, že existují specializované spoleþnosti, které vyvinuly chybČjící moduly a umožĖují propojení s SharePoint Serverem. PĜíkladem je produkt Tree Info10 od spoleþnosti Sabris s.r.o., který doplĖuje archivaci, digitalizaci s vytČžováním dat a pĜidává vizualizaþní nástroj pro rozšíĜení workflow. Dále je v tomto Ĝešení také zahrnuto propojení na nČkteré externí systémy, napĜíklad SAP.
Tabulka 14 Složky systému Skupina
Komponenta
SplnČno
ýásteþnČ splnČno
x
Body
8
0,08
2
8
0,16
1
8
0,08
x
2
8
0,16
x
2
8
0,16
Správa el. pošty
x
2
9
0,18
Týmová spolupráce
x
2
9
0,18
1
8
0,08
ěízení podnikových procesĤ Správa multimediálního obsahu Systém pro správu dokumentĤ
x x
VytČžování dat
Digitalizace dokumentĤ (Imaging)
x
Správa znalostí
x
2
8
0,16
Správa záznamĤ
x
2
8
0,16
Správa webového obsahu
x
2
9
0,18
Automatizace procesĤ (Workflow)
x
2
9
0,18
100
1,76
Celkem:
Váha v Výpoþet %
1
Archivace
Složky systému
NesplnČno
KRITÉRIA 4 TECHNICKÁ KRITÉRIA OtevĜenost systému a napojení na externí aplikace (ERP, EDI apod.) – v systému Microsoft SharePoint Server 2010 existují prostĜedky pro napojení externích aplikací, je k tomu využíván jazyk XML. Pro pĜímé napojení je ovšem nutné použít specializované moduly vyvinuté pĜímo na míru, které Microsoft pĜímo nenabízí, jsou nabízené specializovanými firmami. SSL šifrování pro komunikaci klient-server – šifrování není umístČno pĜímo v aplikaci SharePoint, ale je nutné nastavení v SQL serveru, který SharePoint využívá. Je samozĜejmČ možné využívat i možnosti šifrování nabízené operaþním systémem Windows Server.
10
víceinformacíhttp://www.sharepointecm.cz/cz/konceptͲtreeinfoͲproͲsharepoint
50
On-line/off-line klient, synchronizace – Synchronizace podle [Microsoft 2012] struþnČ Ĝeþeno znamená, že jakékoli zmČny provedené v poþítaþi nebo na serveru SharePoint jsou neustále aplikovány tak, aby byl obsah v obou poþítaþích stejný. Synchronizace je obousmČrná. ZmČny provedené v poþítaþi jsou nahrány na server a zmČny provedené na serveru jsou staženy do poþítaþe. V pĜípadČ, že klient není pĜipojen k serveru, je možné synchronizovat obsah pomocí Ĝešení SharePoint Workspace, které je souþástí balíku Office od verze 2010. K SharePoint je možné pĜistupovat i pomocí mobilního telefonu.
Tabulka 15 Technická kritéria Skupina
Požadavek OtevĜenost systému a napojení na externí aplikace (SAP, ERP, EDI apod.) SSL šifrování pro komunikaci klient-server On-line/off-line client, synchronizace Fulltextové vyhledávání
Technická kritéria
Fulltextové vyhledávání i v dĜívČjších verzích Spolupráce týmĤ v reálném þase (proti kolizní systém) VytváĜení formuláĜĤ a pĜedloh dokumentĤ Detailní sledování zmČn Import (*.pdf,*.doc,*.docx, *.odt, *.html, *.xml) Export (*.pdf,*.doc,*.docx, *.odt, *.html, *. xml) Hromadný import dokumentĤ
ýásteþnČ splnČno
Body
Váha v%
Výpoþet
1
9
0,09
x
2
10
0,2
x
2
10
0,2
x
2
10
0,2
x
2
9
0,18
x
2
10
0,2
x
2
8
0,16
x
2
10
0,2
x
2
8
0,16
x
2
8
0,16
x
2
8
0,16
100
1,91
SplnČno
NesplnČno
x
Celkem:
KRITÉRIA 5 NÁKLADY Náklady na poĜízení software systému pro správu podnikového obsahu – cena byla získána na základČ licenþního prĤvodce produkty Microsoft11. Jedná se o cenu orientaþní a u distributorĤ se mĤže lišit, ale tento rozdíl by mČl být pouze v Ĝádech procent. Byla zvolena licence v rámci které je produkt zakoupen a již nejsou placeny další poplatky.
11
http://www.microsoft.com/licensing/mla/default.aspx
51
Náklady na poĜízení hardware a software – byly stanoveny na základČ požadavku na systémové prostĜedí uvedené u produktu Microsoft SharePoint Server 2010. Cena zahrnuje kompletní implementaci. Náklady na školení administrátora a náklady na školení uživatelĤ – informace vycházely z ceníku spoleþnosti OK Systems s.r.o.12 Náklady na implementaci – existují dvČ možnosti – nechat si systém zavést distributorem nebo je možné jej zavést na základČ školení, pĜi kterém je osoba proškolena i v oblastech nutných pro správnou funkþnost (napĜíklad nastavení SQL Server). Je možné využít školení pouze pro implementaci nebo školení pro administrátory, které zahrnuje i školení pro implementaci. CenovČ výhodnČjším je proškolení uživatele jako administrátora. Náklady na provoz (aktualizace, mČsíþní poplatky, apod.) – pĜi zakoupení jednorázové licence není potĜeba platit další poplatky spoleþnosti Microsoft.
Tabulka 16 Náklady Požadavek
Hodnota
Váha v %
Výpoþet
Náklady na poĜízení software
197 000 Kþ
25
49250
Náklady na poĜízení hardware a software (vyplývají ze systémových požadavkĤ produktu)
197 600 Kþ
25
49400
Náklady na implementaci
10 600 Kþ
15
1590
Náklady na školení administrátora
25 140 Kþ
10
2514
Náklady na školení uživatelĤ
2 600 Kþ
10
260
Náklady na provoz (aktualizace, mČsíþní poplatky, apod.)
0 Kþ
15
0
Skupina
Náklady
Celkem:
432 940 Kþ
103014
ELOproffesional KRITÉRIA 1 KVALITA POSKYTOVATELE Certifikace ISO poskytovatele – ELO Digital Office vlastní ISO certifikace na své produkty, napĜíklad ISO 15489 pro certifikaci records managementu.13 OcenČní – dle informací uvedených na internetových stránkách firmy ELO, vyhrálo ELO první místo v porovnávací studii PENTADOC Radar v kategorii "Správa e-mailĤ" pro rok
12 13
víceinformacízdehttp://www.oksystem.cz/skoleniͲaͲtestovani/microsoft/sharepoint/ vícecertifikacínahttp://elo.com/wcm/eloimages/elonormenundgesetzeenweb.13166.pdf
52
2010/2011. MateĜská spoleþnost ELO Digital Office GmbH podle [ELO 2012] získala také ocenČní Most innovative partner na konferenci Fujitsu Imaging Channel Conference. Reference, pĜípadové studie – jedním z projektĤ ve spolupráci s ELO Digital Office byla napĜíklad implementace ELOenterprise pro firmu Carglass-Autoglass a.s., dále napĜíklad tvorba Ĝešení pro firmu MAN - Engineering the Future a další14. Doba pĤsobení (více než 5 let) – firma ELO Digital Office ýR s.r.o. je na trhu již od roku 1995 (pĤvodnČ pod názvem Cyberdyne s.r.o.), v roce 1999 byla pĜevzata spoleþností ELO Digital Office GmbH a stala se jednou z jejích poboþek. Poþet zamČstnancĤ – pĜesný poþet zamČstnancĤ není uvádČn, ale podle statistických údajĤ [ARES 2012] má firma ELO Digital Office ýR 1-5 zamČstnancĤ. Je þlenem skupiny ELO Digital Office GmbH. Produkty jsou lokalizovány do více než 10 jazykĤ vþetnČ þeštiny. Spoleþnost má zastoupení po celé EvropČ, v Asii, Austrálii a na Novém Zélandu. PĜedpokládáme tedy, že spoleþnost má více než 20 zamČstnancĤ. MateĜské spoleþnosti ELO Digital Office GmbH byl zaslán dotaz na poþet zamČstnancĤ, nebylo bohužel odpovČzeno. Záruka – z licenþních podmínek vyplývá, že pokud je software zakoupen pĜímo, nikoliv od distributorĤ, je záruka dva roky na funkþnost softwaru, za pĜedpokladu, že není zanedbána péþe o hardware a software a nejsou podnikány zásahy do softwaru. SamozĜejmostí je zaslání nového instalaþního media v pĜípadČ jeho poškození v prĤbČhu transportu nebo výrobní vadou. Dodací doba – obvykle je software vyexpedován do dvou dnĤ od uhrazení faktury, v pĜípadČ nestandardních požadavkĤ se tato doba mĤže protáhnout úmČrnČ složitosti požadavku.
Tabulka 17 Kvalita poskytovatele Skupina
Kvalita poskytovatele
ýásteþnČ splnČno
Body
Váha v%
Výpoþet
x
2
16
0,32
OcenČní
x
2
16
0,32
Reference
x
2
13
0,26
PĜípadové studie
x
2
13
0,26
Doba pĤsobení
x
2
14
0,28
1
12
0,12
2
16
0,32
100
1,88
Kritérium
SplnČno
Certifikace ISO poskytovatele
x
Poþet zamČstnancĤ Záruka
x
Celkem:
14
NesplnČno
seznamocenĢnídostupnázhttp://www.eloͲdigital.cz/cz/root/obchod/referenceͲzakazniku/c183
53
KRITÉRIA 2 POŽADAVKY NA FUNKýNOST Jednoduchost, pĜehlednost pro uživatele – pro zjištČní jednoduchosti byl nejprve zjišĢován poþet klikĤ potĜebných k provedení jednotlivých akcí. Pro posouzení jednoduchosti byly zvoleny tyto akce: x
poþet krokĤ pro vytvoĜení nového uživatele,
x
poþet krokĤ pro pĜidání dokumentu,
x
zmČna oprávnČní pro dokument.
PĜidání uživatele je dosažitelné na dvČ kliknutí. PĜidání dokumentu není možné pĜímo z programu ELO. Soubor je nutné do aplikace odeslat (po instalaci se do nabídky souboru pĜidá položka: zaĜazení do archivu ELO) nebo lze dokument uložit do archivu pĜímo z balíku Office. Tímto zpĤsobem je odeslání dosažitelné na dvČ až tĜi kliknutí. ZmČna oprávnČní pro uživatele je dosažitelná na dvČ až tĜi kliknutí, podle toho kde se dokument nachází. Bohužel i pĜes velmi podobnou dosažitelnost jednotlivých funkcí s Microsoft SharePoint Server 2010, v programu ELO bylo nutné dané položky obtížnČ hledat. Ovládání nebylo intuitivní, z toho dĤvodu bylo nakonec vyhodnoceno toto kritérium negativnČ. Možnost jednoduché instalace – instalace probíhá plnČ automaticky s minimální uživatelskou interakcí. Po instalaci je nutné vytvoĜit fulltextovou databázi, aby bylo možné v dokumentech vyhledávat. Možnost administrace proškolenými zamČstnanci firmy – na základČ prĤzkumu produktu byla zjištČna, že administrace proškoleným zamČstnancem by nemČla být problematická. Pro administraci programu není nutné na rozdíl od SharePoint mít znalosti Windows Server, všechna nastavení se provádí pouze pĜímo v aplikaci. PĜístupová práva ve stromové struktuĜe s þlenČním postihujícím všechny oblasti – pĜi vytváĜení uživatele je možné velmi detailní nastavení práv. Práva se nastavují pro práci s dokumenty, práci se složkami, na práci s uživatelskými úþty atd. Automatické zálohování – protože byla zaslána demo verze se znaþnČ omezenou funkþností, nebylo možné tuto funkci vyzkoušet, z materiálĤ uveĜejnČných poskytovatelem však vyplý54
vá, že funkce zálohování je v plné verzi obsažena s možností zálohovat jak celý archiv, tak i jeho þásti. Pravidelné aktualizace – spoleþnost ELO vydává aktualizace, jejich dostupnost se kontroluje v menu programu pod položkou „Zkontrolovat aktualizace“. Hotline – kvalitní podpora, Ĝešení dotazĤ do 24 hodin – podporu je možné kontaktovat telefonicky a prostĜednictví e-mailu. Na internetových stránkách také nalezneme technické fórum, kde lze vyhledat, zda již daný problém nebyl Ĝešen. Podpora 24 hodin, So, Ne – tento typ podpory spoleþnost ELO neposkytuje, ale i v tuto dobu je možné problém zkusit Ĝešit za pomoci technického fóra, kde lze nalézt Ĝešení, pokud se již problém vyskytoval. Garance opravy závady – opravy provádí pouze distributor, který provádČl integraci a realizaci systému do organizace. Instalace, školení administrátora, školení uživatelĤ, zavedení procesĤ organizace do systému – tato služba je poskytována, buć pĜímo poboþkou ELO Digital Office ýR s.r.o. nebo nČkterým z certifikovaných distributorĤ.
Tabulka 18 Požadavky na funkþnost Skupina
Ovládání
Spolehlivost, ochrana dat
Požadavek Jednoduchost, pĜehlednost pro uživatele Možnost jednoduché instalace Možnost administrace proškolenými zamČstnanci firmy PĜístupová práva ve stromové struktuĜe s þlenČním postihujícím všechny oblasti Automatické zálohování
ýásteþnČ splnČno
Body
Váha v%
Výpoþet
1
10
0,1
x
2
8
0,16
x
2
9
0,18
x
2
10
0,2
x
2
8
0,16
1
9
0,09
2
10
0,2
0
7
0
SplnČno
x
x
Pravidelné aktualizace Podpora
Hotline – kvalitní podpora, Ĝešení dotazĤ do 24 hodin
x
Podpora 24 hodin, So, Ne
Implementace
NesplnČno
x
Garance opravy závady
x
1
9
0,09
Instalace
x
1
5
0,05
Školení administrátora
x
1
5
0,05
Školení uživatelĤ
x
1
5
0,05
55
Zavedení procesĤ organizace do systému
x
1
Celkem:
5
0,05
100
1,38
KRITÉRIA 3 SLOŽKY SYSTÉMU Poskytnutá demoverze bohužel obsahuje pouze DMS systém. Pro vyhodnocení tČchto kritérií bylo nutné vycházet z materiálĤ publikovaných na oficiálním webu poskytovatele a z informací získaných od obchodního zástupce spoleþnosti. Komponenty, které nejsou nabízeny, nelze ani dokoupit – napĜíklad komponentu pro týmovou spolupráci (Groupeware).
Tabulka 19 Složky systému Skupina
Složky systému
Komponenta
SplnČno
Archivace
x
ýásteþnČ splnČno
NesplnČno
Body
Váha v Výpoþet %
2
8
0,16
ěízení podnikových procesĤ
x
0
8
0
VytČžování dat
x
0
8
0
Správa multimediálního obsahu
x
2
8
0,16
Systém pro správu dokumentĤ
x
2
8
0,16
Správa el. pošty
x
2
9
0,18
0
9
0
2
8
0,16
x
Týmová spolupráce Digitalizace dokumentĤ (Imaging)
x
Správa znalostí
x
0
8
0
Správa záznamĤ
x
0
8
0
Správa webového obsahu
x
2
9
0,18
Automatizace procesĤ (Workflow)
x
2
9
0,18
100
1,18
Celkem:
KRITÉRIA 4 TECHNICKÁ KRITÉRIA OtevĜenost systému a napojení na externí aplikace (ERP, EDI apod.) – systém otevĜený je, propojení je možné pomocí jednoho z nabízených modulĤ, popĜípadČ je možné nechat si modul vytvoĜit na míru. SSL šifrování pro komunikaci klient-server, on-line/off-line client, synchronizace, Spolupráce týmĤ v reálném þase (protikolizní systém) – bohužel tuto funkcionalitu nebylo možné 56
z demo verze ovČĜit a ani v materiálech poskytovaných na webových stránkách nebylo možné tuto funkcionalitu nalézt. Po kontaktování spoleþnosti telefonicky, nebyl obchodní zástupce schopen Ĝíct, zda systém tyto funkcionality obsahuje þi nikoliv.
Tabulka 20 Technická kritéria Skupina
Požadavek
SplnČno
ýásteþnČ splnČno
OtevĜenost systému a napojení na externí aplikace (SAP, ERP, EDI apod.) SSL šifrování pro komunikaci klient-server On-line/off-line client, synchronizace Fulltextové vyhledávání Technická kritéria
Fulltextové vyhledávání i v dĜívČjších verzích Spolupráce týmĤ v reálném þase (proti kolizní systém) VytváĜení formuláĜĤ a pĜedloh dokumentĤ Detailní sledování zmČn Import (*.pdf,*.doc,*.docx, *.odt, *.html, *.xml) Export (*.pdf,*.doc,*.docx, *.odt, *.html, *. xml) Hromadný import dokumentĤ
NesplnČno
Body
Váha Výpoþet v%
x
1
9
0,09
x
1
10
0,1
x
1
10
0,1
x
2
10
0,2
x
2
9
0,18
0
10
0
x
2
8
0,16
x
2
10
0,2
x
2
8
0,16
x
2
8
0,16
x
2
8
0,16
100
1,51
x
Celkem:
KRITÉRIA 5 NÁKLADY Náklady na poĜízení software systému pro správu podnikového obsahu – od spoleþnosti byla poskytnuta pouze orientaþní cena. Náklady na implementaci, Náklady na školení administrátora, Náklady na školení uživatelĤ – tyto náklady nebyly poskytovatelem sdČleny, lze však vycházet z toho, že vzhledem k obdobnému nutnému rozsahu prací, budou obdobné jako u Microsoft SharePoint. Náklady na provoz – byly poskytovatelem stanoveny na jednorázový poplatek (tento poplatek je za maintenance).
57
Tabulka 21 Náklady Skupina
Náklady
Požadavek
Hodnota
Váha v %
Výpoþet
Náklady na poĜízení software
147 000 Kþ
25
36750,00
Náklady na poĜízení hardware a software (vyplývají ze systémových požadavkĤ produktu)
197 600 Kþ
25
49400,00
Náklady na implementaci
10 600 Kþ
15
1590,00
Náklady na školení administrátora
25 140 Kþ
10
2514,00
Náklady na školení uživatelĤ
2 600 Kþ
10
260,00
Náklady na provoz (aktualizace, mČsíþní poplatky, apod.)
26 400 Kþ
15
3960,00
Celkem:
409 340 Kþ
100
94474,00
10. ZávČr Tématem této bakaláĜské práce bylo provést analýzu produktĤ pro správu a sdílení dokumentĤ pro vybraný podnik. Vybraný podnik spadá do kategorie malé a stĜední organizace. Cíle práce se podaĜilo naplnit, i když z dĤvodĤ požadavkĤ stanovených vedením podniku, bylo možné posoudit pouze dva systémy pro správu podnikového obsahu. Vedení podniku požadovalo možnost vyzkoušet si práci v systému v demoverzi produktu. Tento požadavek velmi zúžil poþet Ĝešení, které bylo možné vybrat k posouzení. ěešení, která nenabízí demoverzi mohla být velmi úspČšná v dalším hodnocení, vedení podniku však na požadavku demoverze trvalo. Vyzkoušení si práce v systému formou demoverze je pro podnik velmi dĤležité z dĤvodu snazšího pĜijetí nového software zamČstnanci, kteĜí se spolupodílí na výbČru Ĝešení. VýbČr Ĝešení v podniku bude proveden i na základČ zkušeností jednotlivých zamČstnancĤ podniku s prací v demoverzi. Jedná se o princip vedení projektĤ uplatĖovaný napĜíklad Evropskou radou pro výzkum [ERV 2012], která prosazuje organizaci Ĝízení zdola nahoru, kdy pracovníci sami pĜicházejí s novými námČty a spolurozhodují. K posouzení systému pro správu podnikového obsahu je možné využít i referenþní instalace software, ale tuto možnost bohužel oslovení poskytovatelé nenabízeli. ZdĤvodnČní tématu práce, popis systémĤ správy, sdílení a obČhu dokumentĤ V úvodních kapitolách práce bylo zdĤvodnČno téma práce, byla popsána problematika týkající se systémĤ pro správu dokumentĤ a problematika sdílení, správy, archivování dokumentĤ v organizacích. Byly popsány jednotlivé složky systémĤ pro správu podnikového obsahu a jejich funkþnost. Teoretická þást práce shrnuje, jaké oblasti dokumentĤ jsou jednot58
livými komponentami podporovány, jaké lze za pomoci jednotlivých komponent provádČt kroky, ale také jsou v úvodních kapitolách práce popsány komponenty poskytující nástroje na vytváĜení webĤ, modelování pracovních postupĤ a další. Teoretická þást práce pĜinesla pĜehled problematiky a vysvČtlila pojmy týkající se systémĤ správy, sdílení a obČhu dokumentĤ. Vypracování metodiky pro výbČr Ĝešení systému pro správu, sdílení a obČhu dokumentĤ založené na výbČru a váze kritérií Po vypracování teoretické þásti práce Ĝeší praktická þást práce analýzu potĜeb podniku, navrhuje metodiku pro výbČr systémĤ k posouzení, ve spolupráci s vedením podniku definuje výbČrová kritéria a podle nadefinovaných kritérií hodnotí jednotlivé systémy. Aby bylo možné výbČrová kritéria vytvoĜit, bylo nutné provést Ĝadu krokĤ vedoucích k jejich vytvoĜení. Prvním krokem byla konzultace s vedením spoleþnosti, které mČlo pouze základní pĜedstavu o systémech pro správu podnikového obsahu. Na základČ požadavkĤ vedení podniku bylo možné vytvoĜit základní kritéria (viz Tabulka 3: Základní kritéria), která urþila, jaké programy bude vhodné zaĜadit do dalšího posuzování podle výbČrových kritérií. Vedení nebylo informováno o tom, jaké složky systémy pro správu podnikového obsahu zahrnují a jakou funkcionalitu je možné od takových produktĤ þekat. Po tomto zjištČní byla pro spoleþnost vytvoĜena tabulka vycházející z teoretické þásti, kde bylo struþnČ shrnuto, jaké složky by mČlo kvalitní softwarové Ĝešení pro správu podnikového obsahu mít. Vedení byly jednotlivé složky systémĤ a jejich funkcionalita vysvČtleny. Pak bylo možné urþit, jaké složky systému pro správu podnikového obsahu bude vedení požadovat. V další fázi byla provedena analýza podniku, pĜi které byl zjišĢován stávající stav hardwaru a softwaru v podniku. Byla provedena analýza budoucích uživatelĤ a definovány požadavky uživatelĤ. Byl vypracován rámcový harmonogram zavedení systému v podniku a stanoven orientaþní rozpoþet. S harmonogramem a rozpoþtem bylo vedení podniku seznámeno. S pĜihlédnutím k základním kritériím byl zahájen prĤzkum trhu. PĜi jeho provádČní byli oslovováni jednotliví poskytovatelé nalezených softwarových Ĝešení. Bohužel bylo zjištČno, že je u vČtšiny poskytovatelĤ software velmi složité získat jakoukoliv zkušební verzi produktu. Poskytovatelé ve vČtšinČ pĜípadĤ tuto skuteþnost okomentovali slovy, že dané softwarové Ĝešení je pĜíliš nároþné na pochopení, pĜíliš složité a z toho dĤvodu neposkytují zkušební verze. Požadavek získat zkušební verzi systému k vyzkoušení byl však základním požadavkem podniku. PodaĜilo se nalézt dvČ spoleþnosti, které zkušební verze nabízí. Jsou to spoleþnost Microsoft s produktem SharePoint Server 2010 a spoleþnost ELO Digital Office s jejich 59
produktem ELOprofessional. Nedostatky omezeného výbČru produktĤ vyvážila možnost velmi dĤkladnČ si demoverze vyzkoušet. Nevýhodou vČtšího poþtu posuzovaných Ĝešení by byl znaþný rozsah a nároþnost posouzení, kdy napĜíklad ve studii [BARC 2012] bylo posuzováno jedenáct Ĝešení pro správu podnikového obsahu a rozsah této studie þiní 750 stran, což znaþnČ pĜevyšuje stanovený požadovaný rozsah bakaláĜské práce. Nastavení metodiky a výbČr Ĝešení pro konkrétní organizaci Po provedení prĤzkumu trhu byla vytvoĜena výbČrová kritéria. Pro vytvoĜení výbČrových kritérií bylo nutné zjistit, jaké funkþní požadavky na systém vedení podniku má. VýbČrová kritéria byla vytvoĜena na základČ analýzy podniku, požadavkĤ vedení. Inspiraci poskytla také studie [BARC 2012] a kritéria podle [Hradecké 2008]. Na základČ získaných poznatkĤ byly vytvoĜeny jednotlivé skupiny kritérií. TČmto skupinám pak byla pĜiĜazena ve spolupráci s vedením váha podle jejich dĤležitosti pro podnik. Každá skupina kritérií obsahovala další þlenČní na další dílþí kritéria. I tČmto kritériím byla pĜiĜazena pĜíslušná váha podle dĤležitosti kritéria pro podnik – váha všech kritérií byla stanovena na základČ konzultace s vedením podniku. V další fázi bylo nutné nainstalovat poskytnuté demo verze systémĤ. Jednotlivá kritéria byla ovČĜována buć v demo verzi nebo vyhledávána na internetových stránkách poskytovatelĤ Ĝešení. Pokud nebyla v tČchto zdrojích nalezena, byl kontaktován poskytovatel formou emailu nebo telefonicky. Byl proveden prĤzkum, zda je možné v pĜípadČ, že produkt nČjakou složku neobsahuje, tyto složky dokoupit. Také bylo zjišĢováno, zda poskytovatel zajišĢuje implementaci, opravy systému, záruku apod. PĜi zjišĢování údajĤ nutných pro vyplnČní kritérií nastal problém s firmou ELO Digital Office pĜi zjišĢování nákladĤ. Byla poskytnuta pouze cena základního balíþku, pĜesto, že byla zaslána emailem pĜesná specifikace, jaké náklady je potĜebné zjistit. KromČ nákladĤ na poĜízení samotného softwarového Ĝešení, neuvedla firma ochotna ceny za školení uživatelĤ, za školení administrátora, za implementaci a ani hardwarové požadavky jejich systému. Po telefonickém dotazu bylo pouze konstatováno, že po telefonu není možné ceny sdČlit, protože je potĜebné, aby si poskytovatel provedl osobní analýzu podniku. Bylo sdČleno, že se cena mĤže pohybovat od desetitisíc korun do nČkolika milionĤ korun. Po opakované prosbČ o zaslání, byla orientaþní cenová nabídka zaslána. Firma Microsoft poskytuje Ĝešení, kdy je možné náklady pĜedem stanovit, pro podnik je tento zpĤsob výhodnČjší. Nevýhodou Ĝešení Microsoftu je absence záruky a nutnost poĜizovat si služby (školení, opravy systému, apod.) u jiných poskytovatelĤ. Vzhledem ke znaþné60
mu poþtu poskytovatelĤ navazujících své služby na produkty Microsoftu by však nemČly vznikat výraznČjší problémy a to ani tehdy, pokud by poskytovatel, který systém v podniku zavedl, ukonþil þinnost. Shrnutí výsledkĤ Z provedeného srovnání systémĤ pro správu podnikového obsahu vyplývá, že Ĝešení firmy Microsoft získalo celkem 79,47 bodĤ za skupiny kritérií Kvalita poskytovatele, Požadavky na funkþnost, Složky systému, Technická kritéria. Za skupinu výbČrových kritérií Náklady získalo 18,34 bodĤ. ěešení firmy ELO získalo 68,21 bodĤ za skupiny kritérií Kvalita poskytovatele, Požadavky na funkþnost, Složky systému, Technická kritéria. Za skupinu výbČrových kritérií Náklady získalo 20,00 bodĤ.
Tabulka 22 ZávČreþné porovnání systémĤ Skupiny výbČrových kritérií: Kvalita poskytovatele
Share Point*
Koneþné hodnoty**
ELO*
Koneþné hodnoty**
Váha
1,84
24,47
1,88
25,00
0,25
Požadavky na funkþnost
1,64
30,00
1,38
25,24
0,3
Složky systému
1,76
15,00
1,18
10,06
0,15
Technická kritéria
1,91
10,00
1,51
7,91
0,1
Celkem Náklady
79,47 103014
18,34
* hodnoty získané z dílþích kritérií ** hodnoty získané po dosazení do vzorce v kapitole 8
68,21 94474
20,00
0,2
Z výsledkĤ bakaláĜské práce a z šetĜení provádČného pĜi vypracování bakaláĜské práce vyplývá, že je skuteþnČ pro malé a stĜední organizace velmi obtížné zorientovat se na trhu systémĤ pro správu podnikového obsahu a vybrat nejvhodnČjší Ĝešení, které bude vyhovovat všem požadavkĤm podniku. Produkty þasto vzhledem k jejich složitosti není možné pĜedem vyzkoušet a posoudit tak, zda systém bude podniku vyhovovat. Podnik se tak snadno mĤže dostat do situace, kdy Ĝešení nebude vyhovovat potĜebám uživatelĤ a systém tak nesplní svĤj úþel – zefektivnit práci podniku. Systémy pro správu podnikového obsahu pĜedstavují velmi propracované systémy pro zvýšení efektivity práce podniku. UmožĖují napĜíklad bezproblémovou spolupráci týmĤ, možnost navolit si automatické procesy ve workflow, apod.
61
Na základČ posouzení systémĤ lze doporuþit systém Microsoft SharePoint. Nevýhodou však mĤže být problematická záruka vyplývající z licenþních podmínek. V pĜípadČ závady systému mĤže tak být ohrožen celý provoz podniku a dojít k velkým provozním ztrátám.
62
11. Literatura
[Koukolová 2009]
[CMS 2012]
[ECM 2012]
[Kunstová 2009]
[SC 2012]
[BĜezina 2010]
[IXTent 2012]
[Kunstová 1999]
[Gála 2006]
KOUKOLOVÁ, Bc. Pavlína. VýbČr úþetního softwaru pro firmu: diplomová práce. Brno: Masarykova univerzita. Vedoucí práce Ing. Zuzana KĜížová, Ph.D. Také dostupné z http://is.muni.cz/th/81420/esf_m/Diplomova_prace_ Vyber_ucetniho_software_pro_firmu.pdf What is web CMS?. Aiim [online]. 2012 [cit. 2012-03-29]. Dostupné z: http://www.aiim.org/What-is-Web-CMS-WCM-System-ContentManagement What is ECM Enterprise Content Management?. Aiim [online]. 2012 [cit. 2012-03-29]. Dostupné z: http://www.aiim.org/What-is-ECMEnterprise-Content-Management KUNSTOVÁ, Renata. Efektivní správa dokumentĤ: co nabízí Enterprise Content Management. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2009, 204 s. ISBN 978-802-4732-572 ECM. Shop Centrik [online]. 2012 [cit. 2012-03-29]. Dostupné z: http://www.shopcentrik.cz/slovnik/ecm.aspx BěEZINA, JindĜich. Integrace nástrojĤ pro Document Management System (DMS) do podnikových informaþních systémĤ (ERP): Diplomová práce. Brno: Masarykova univerzita. Vedoucí práce: RNDr. Pavel Hajn. Také dostupné z http://is.muni.cz/th/99218/fi_m/99218.pdf Email Management. IXTent [online]. 2012 [cit. 2012-03-29]. Dostupné z: http://www.ixtent.com/cs/produkty-a-reseni/spisova-sluzba-acompliance/email-management.html KUNSTOVÁ, Renata. Skupinová spolupráce, správa a Ĝízení obČhu dokumentĤ. Vyd. 1. Praha: Vysoká škola ekonomická, Fakulta informatiky a statistiky, 1999, 80 s. ISBN 80-707-9647-2. GÁLA, Libor. Podniková informatika: poþítaþové aplikace v podnikové a mezipodnikové praxi, technologie informaþních systémĤ, Ĝízení a rozvoj podnikové informatiky. 1. vyd. Praha: Grada, 2006, 482 s. ISBN 80-247-1278-4.
[OCR 2012]
OCR, optické rozpoznávání písma. Objevy a vynálezy [online]. 2012 [cit. 2012-03-29]. Dostupné z: http://www.quido.cz/objevy/ocr.htm
[ICR 2012]
VytČžování dat - ICR. Nupseso Group [online]. 2012 [cit. 2012-0329]. Dostupné z: http://nupseso.cz/sluzby/vytezovani-dat-icr
63
[OMR 2012]
[KM 2012]
[Carda 2001]
[Hradecká 2008]
[VZ 2012]
Contact Simple Checkbox Recognition. SimpleSoftware [online]. 2012 [cit. 2012-03-29]. Dostupné z: http://www.simpleindex.com/Features/optical_mark_recognition_omr. asp Knowledge Management jako nový zpĤsob využití znalostí v obchodních procesech. CIO Business World [online]. 2012 [cit. 2012-03-29]. Dostupné z: http://businessworld.cz/aktuality/knowledgemanagement-jako-novy-zpusob-vyuziti-znalosti-v-obchodnichprocesech-2935 CARDA, Antonín; KUNSTOVÁ, Renata. Workflow: ěízení firemních procesĤ. Vyd. 1. Praha: Grada, 2001, 136s. ISBN 80-247-0200-2 HRADECKÁ, Petra Bc. Metodika pro výbČr a nasazení CASE nástrojĤ:diplomová práce. Praha: Vysoká škola ekonomická v Praze. Vedoucí práce: Prof. Ing. Václav Repa, CSc. Dostupné také z http://www.schola.cz/materialy/case.pdf Zadávací dokumentace [online]. 2012 [cit. 2012 -04-05]. Dostupné z http://www.czechinvest.org/data/files/priloha-c-3-zadavacidokumentace-1462-cz.pdf
[BARC 2012]
BÖHN, Martin, Michael SCHIKLANG a Maximilian Gantner. BARC. EINE STUDIE DES BUSINESS APPLICATION RESEARCH CENTER. Enterprise-content-Management Systeme für Dokumentenmanagement und Archivierung. 5. Aufl. München: Oxygon-Verl, 2008. ISBN 978-394-2201-025. Také dostupné z http://www.barc.de/fileadmin/productreviews/se_ecm/Leseprobe_SE_ ECM.pdf
[Brychtová 2008]
Spoleþnost ABRA Software a.s. podporuje open source [online]. 2012 [cit. 2012 -04-13]. Dostupné z http://www.abra.eu/aktuality/spolecnost-abra-software-a-s-podporujeopen-source
[Microsoft 2012]
Synchronizace obsahu služby SharePoint s aplikací SharePoint Workspace [online]. 2012 [cit. 2012-04-16]. Dostupné z http://office.microsoft.com/cs-cz/sharepoint-online-enterprisehelp/synchronizace-obsahu-sluzby-sharepoint-s-aplikaci-sharepointworkspace-HA101967275.aspx#_Toc263166752
[ELO 2012]
Awards and studies [online]. 2012 [cit. 2012-04-17]. Dostupné z http://elo.com/wcm/en/company/awards-and-studies
[Ares 2012]
ARES - Administrativní registr ekonomických subjektĤ [online]. 2012 [cit. 2012-04-19]. Dostupné z http://wwwinfo.mfcr.cz/cgibin/ares/darv_res.cgi?ico=64574636&jazy k=cz&xml=1 64
[CZECHINVEST 2012] [ERV 2012]
Definice malého a stĜedního podnikatele [online]. 2012 [cit. 2012-0424]. Dostupné z http://www.czechinvest.org/definice-msp Výzkum a inovace [online]. 2012 [cit. 2012-04-24]. Dostupné z http://europa.eu/pol/rd/index_cs.htm
Seznam tabulek Tabulka 1 Hardwarové vybavení podniku ............................................................................. 20 Tabulka 2 Softwarové vybavení podniku ............................................................................... 21 Tabulka 3 Rozpoþet na hardwarové a softwarové vybavení .................................................. 23 Tabulka 4 Podnikem požadované komponenty systému pro správu podnikového obsahu ... 26 Tabulka 5 Kritéria podle [BARC 2012] ................................................................................. 31 Tabulka 6 Posouzení ELO a SharePoint podle základních kritérií ........................................ 33 Tabulka 7 VZOR Kritéria 1 Kvalita poskytovatele ................................................................ 35 Tabulka 8 VZOR Kritéria 2 Požadavky na funkþnost............................................................ 36 Tabulka 9 VZOR Kritéria 3 Složky systému ......................................................................... 39 Tabulka 10 VZOR Kritéria 4 Technická kritéria.................................................................... 41 Tabulka 11 VZOR Kritéria 5 Náklady ................................................................................... 43 Tabulka 12 Kvalita poskytovatele .......................................................................................... 46 Tabulka 13 Požadavky na funkþnost ...................................................................................... 49 Tabulka 14 Složky systému .................................................................................................... 50 Tabulka 15 Technická kritéria ................................................................................................ 51 Tabulka 16 Náklady ............................................................................................................... 52 Tabulka 17 Kvalita poskytovatele .......................................................................................... 53 Tabulka 18 Požadavky na funkþnost ...................................................................................... 55 Tabulka 19 Složky systému .................................................................................................... 56 Tabulka 20 Technická kritéria ................................................................................................ 57 Tabulka 21 Náklady ............................................................................................................... 58 Tabulka 22 ZávČreþné porovnání systémĤ ............................................................................. 61
Seznam obrázkĤ Obrázek 1 BPM Diagram ........................................................................................................ 6 Obrázek 2 GanttĤv diagram: Návrh harmonogramu .............................................................. 24 Obrázek 3 Systémy srovnávané ve studii [BARC 2012] ....................................................... 30 65
