JEGYZŐKÖNYV Készült: 1085 Budapest, Horánszky utca 20. szám alatt, a Viator Természetjáró és Kulturális Egyesület (a továbbiakban: Egyesület) 2016. július 4. napján 17:30 órától tartott elnökségi ülésén. A jelenlévők: dr. Molnár András József, elnök, valamint Ocsovai Mária, egyesületi tag.
Gadácsi
Péter,
alelnök,
Hartl
Mónika,
főtitkár,
A jelenlévők megállapítják, hogy az elnökségi ülésen a három fős elnökségből három fő jelen van, így az ülés határozatképes. Az elnök ismerteti a javasolt napirendi pontokat. Napirendi pontok: 1. Az Egyesület működésével kapcsolatos teendők a bejegyzést követően 2. A 2016. júl-dec. időszak tervezésének rendje és módja, különös tekintettel: 2.1. az Egyesület ügyvitelének, működési rendjének kialakítása, pontosítása, feltételeinek megteremtése; 2.2. középtávú stratégiai tervezéssel kapcsolatos előre lépés; 2.3. a tagi kezdeményezések befogadásának, kezelésének módja és formája; 2.4. a már futó programok és kezdeményezések Egyesülethez való kapcsolódásai 2.5. idei évi belső és külső programok és projektek, beleértve: közgyűlés, tagi jövőtervező workshop, kiemelt stratégiai programok, nyári és őszi túrák; 2.6. pénzügyek és gazdálkodás, beleértve az erőforrások és a költségvetés tervezését, a tagdíjak befizetését, a pénzkezelést, a munkaórák kimutatását; 2.7. kommunikáció, beleértve a belső és külső megjelenési felületeket, csatornákat, valamint a kapcsolódó adatkezelést; 2.8. az Egyesület tagságának bővítésére és más jogviszonyban kapcsolódó személyekre vonatkozó javaslatok előkészítése (beleértve tiszteletbeli, pártoló tagság, önkéntesség, megbízotti jogviszony) 2.9. egyéb, a tárgykörben felmerülő témák 3. Egyebek Az elnökség tagjai a fenti napirendi pontokat egyhangúlag elfogadják és egyhangúlag felkérik a jelenlévő Ocsovai Mária egyesületi tagot a jegyzőkönyv vezetésére, aki a felkérést elfogadja. 1. Az Egyesület működésével kapcsolatos teendők a bejegyzést követően Az elnökség tagjai megvitatják az Egyesület bejegyzését követően felmerülő teendőket. Gadácsi Péter alelnök ismertet több kereskedelmi bank által kínált számlavezetési lehetőséget. Ezzel kapcsolatban az elnökség a következő egyhangú határozatot hozza. 1/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: Az elnökség egyhangúlag úgy dönt, hogy az Egyesület az OTP Banknál nyisson bankszámlát. A számláról Alapszabály szerint jogosult önállóan, külön-külön is rendelkezni az Elnök és az Alelnök. A számlanyitással az elnökség Gadácsi Péter alelnököt bízza meg. Határidő: 2 héten belül. 2. A 2016. júl-dec. időszak tervezésének rendje és módja, különös tekintettel: 2.1. az Egyesület ügyvitelének, működési rendjének kialakítása, pontosítása, feltételeinek megteremtése; Az elnökség tagjai megvitatják az egyesületi tevékenységek dokumentálásának módját, melynek kapcsán az elnökség a következő egyhangú határozatot hozza.
2/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: Az elnökség döntése értelmében minden egyesületi projekthez szükséges egy projektindító dokumentum elkészítése, és minden egyesületi projekt beszámolóval, projektzáró dokumentummal zárul. A projektindító és projektzáró sablonok előkészítése Hartl Mónika főtitkár feladata, azok tartalmát a főtitkár ajánlása alapján az elnökségnek kell elfogadnia. A projektzáró dokumentumban kötelező feltüntetni az egyesített munkaidő ráfordítást. A projektindító és projektzáró dokumentum elkészítése az adott projekt vezetőjének a feladata. A munkaidő ráfordítás mezőben a projektvezetőnek ismertetnie kell, hogy milyen tevékenységek merültek fel, és arra mennyi munkaidőt fordítottak összesen. Az elnökség operatív tevékenységéről szintén szükséges munkaidő ráfordítást is tartalmazó beszámoló készítése, melynek elkészítése Hartl Mónika főtitkár feladata. 2.2. középtávú stratégiai tervezéssel kapcsolatos előre lépés; A középtávú stratégia kiemelt része a területi alapon való megosztás, terjeszkedés is, vagyis, hogy ne országosan egy helyre koncentrálódjon az Egyesület tevékenysége, hanem határon innen és túl lehetősége legyen az embereknek a Programokban részt venni, és helyi munkacsoportokban és közösségekben tovább vinni, életet adni a kialakult élményeknek. Ennek részeként először Komárom-Esztergom megyében, majd későbbiekben esetleg máshol is ún. telephelyeket hoznánk létre a helyi projekteknek, munkacsoportoknak ill. a bázisul szolgáló közösségeknek belföldön, és később külföldön is, önálló tevékenységgel. 3/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: Az elnökség tagjai egyhangúlag megszavazzák, hogy a Közgyűlés felé indítványozzák, hogy az Egyesület létesítsen telephelyet a) Esztergomban és b) egy arra alkalmas másik vidéki helyszínen. Az ezzel kapcsolatos intézkedéssel az elnökség dr. Molnár András József elnököt és Hartl Mónika főtitkárt bízza meg. A konkrét szövegszerű előterjesztést az aláírt székhely befogadó nyilatkozattal a következő közgyűlési meghívó kiküldéséig szükséges előkészíteni és ahhoz becsatolni, legalább az a) pontra vonatkozólag. 2.3. a tagi kezdeményezések befogadásának, kezelésének módja és formája; Az elnökség tagjai megvitatják, hogy egy program/kezdeményezés milyen módon kerülhet az Egyesület programjai közé, és ezzel kapcsolatban az alábbi egyhangú határozatot hozzák. 4/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: Azon programok listája, melyek szervezésében az Egyesület részt vesz, mindig az egyesületi honlapon (vandorut.hu) található meg, a honlap jelenti a hiteles, aktuális forrást. a) Ezen lista aktualizálásáról mindig a főtitkár gondoskodik. A honlapra az elnökségi tagokkal egyeztetett, általuk jóváhagyott programok kerülhetnek fel. b) Az elnökség kéri a tagokat, hogy keressék meg az elnökséget ötleteikkel, programjavaslataikkal. Ezeket a Főtitkár koordinálja, az Elnök felügyelete és közreműködése mellett. 2.4. a már futó programok és kezdeményezések Egyesülethez való kapcsolódásai Az elnökség tagjai áttekintik a már futó, Egyesülethez kapcsolódó programokat: dr. Molnár András József elnök tájékoztatja az elnökséget, hogy az érintettekkel (elsősorban Kardos Ákos önkéntes és Szilvay Gyula egyesületi tag) való előzetes egyeztetés eredményeképp a ZarándokKör szervezője mostantól lehet az Egyesület, ezáltal az Egyesület tulajdonába kerülhet a ZarándokKör név és logó. A LélekTúrák név és logó dr. Molnár András József nevére bejegyzett védjegy marad, ennek kapcsán az Egyesület üzemeltetési, szervezési feladatokat vállalhat, melynek részleteit megállapodásban fogják a felek rögzíteni. A futó programok kapcsán az elnökség a következő egyhangú határozatot hozza.
5/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: A ZarándokKör és a LélekTúra programok egyesületi integrációjával az elnökség dr. Molnár András József elnököt bízza meg. Az Elnökség alapvetően egyetért Molnár András fenti javaslataival. a) Az Egyesület befogadja egyesületi programként a ZarándokKört. b) Az elnökség kéri, hogy a LélekTúrák ügyében kétoldalú megállapodás-tervezet szülessen az érintettek bevonásával. Utóbbival kapcsolatos megállapodást Egyesület részéről az alelnök és/vagy a főtitkár kell majd megkösse és a Közgyűlésnek is jóvá kell hagynia, tekintettel arra, hogy az Elnök személyesen érintett és aláíró a másik oldalon. A tervezet elkészítésének határideje: következő közgyűlési meghívó kiküldéséig, ahhoz csatolva. A Pálos70 program kapcsán az elnökség a következő egyhangú határozatot hozza. 6/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: a) Az Egyesület az idei Pálos70 program során a szobi, és márianosztrai ellenőrzőpont szervezésére 25 önkéntes (ill. közösségi szolgálatos) diákot kér fel. Ennek megvalósításával az elnökség Hartl Mónika főtitkárt bízza meg. b) Az Egyesület az idei Pálos70 program során a márianosztrai ellenőrzőpont szervezését egyesületi szinten vállalja. A megvalósítás koordinálásával az elnökség dr. Molnár András József elnököt bízza meg. c) Az elnökség a “Kaszap 20 - Jezsuita zarándoklat” résztávot befogadja az Egyesület tevékenységébe, a jezsuitákkal együttműködésben. A megvalósítással az elnökség megbízza dr. Molnár András József elnököt, aki már eddig is szervezőként működött közre ebben. d) Az Egyesület többi tagja segíti a Pálos70 program megvalósulását. Az a)-d) pontok előkészítésének határideje: október eleje, megvalósulása a 2016-os Pálos 70 időpontja. e) A következő évekre vonatkozóan a szervezésben való részvétel későbbi megbeszélés kérdése. 2.5. idei évi belső és külső programok és projektek, beleértve: közgyűlés, tagi jövőtervező workshop, kiemelt stratégiai programok, nyári és őszi túrák; Az idei évi egyesületi programok kapcsán az elnökség a következő egyhangú határozatot hozza. 7/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: a) Az elnökség döntése szerint a következő Közgyűlést október második felében tartja az Egyesület, melyen az addig történtek áttekintése mellett a következő évi programok tervezése lesz a fő feladat. A Közgyűlés összehívása az Alapszabály szerint a főtitkár feladata. Az időpont hivatalos kijelölésének határideje: 2016. szept. 1, melyet az egyesületi tagokkal és a leendő pártoló tagokkal lehetőség szerint ezt megelőzően egyeztetni kell. b) 2016. augusztus 29. napján lesz lehetőség az egyesületi tagoknak és az Egyesülettel kapcsolódni kívánó személyeknek találkozásra, közös tervezésre. A találkozó szervezésének koordinálása a ZarándokKör keretében dr. Molnár András József elnök feladata. Az ezzel kapcsolatos kommüniké legkésőbb 2016. aug. 15-ig nyilvánosságra kell kerüljön. 2.6. pénzügyek és gazdálkodás, beleértve az erőforrások és a költségvetés tervezését, a tagdíjak befizetését, a pénzkezelést, a munkaórák kimutatását; 8/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: a) Az alelnök a pénztárat az alábbiak szerint nyitja meg. b) A pénztárba Elnök az alábbi összegeket fizeti be, cél szerinti adomány jogcímén: ZarándokKör 2.000,- Ft LélekTúrák 4.000,- Ft c) Ezek a nevezett projektek saját költségkeretei maradnak, azaz efölött dr. Molnár András József jogosult rendelkezni mint projektvezető, a nevezett projektek javára mindaddig, amíg az Egyesület a vagyonfelhasználást részletesen szmsz-ben nem szabályozza.
Az elnökség tagjai áttekintik a lehetséges erőforrásokat és felmerülő költségeket. A tagdíjak kapcsán az elnökség a következő egyhangú határozatot hozza. 9/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: a) Az elnökség az Alapszabály V./2. pontja értelmében, valamint az Egyesület április végi indulására való tekintettel az ez évi tagdíjat időarányosan 4.000,- Ft/fő összegben állapítja meg. b) A tagdíjat a bankszámlanyitást követően, várhatóan szeptember 10-ig kell megfizetni a tagoknak, az Alapszabály szerint: "készpénzben a pénztárosnak átadva, vagy közvetlenül az Egyesület bankszámlájára történő átutalással". c) A tagdíjfizetés végleges határidejéről legkésőbb a határidő előtt 3 héttel a tagokat tájékoztatni kell, és a határidő közeledtével a még nem fizető tagokat külön, diszkréció mellett értesíteni kell, megadva a lehetőséget a tagdíj mérséklésének szükség esetén való kérésére is. d) Egyúttal fenti értesítőben kérjük fel a tagokat arra is, hogy a működés biztosítására a tagdíj jelen mértéke még minimálisan sem nyújt fedezetet, és működjenek közre a hiányzó pénzeszközök biztosításában (tagi többletbefizetések, támogatók és pártoló tagok toborzása, stb). e) A fentieken túl az elnökség az egyesületi ügyekkel kapcsolatos könyvvezetési, és kapcsolódó gazdasági feladatok ellátására, illetve operatív kialakítására felkéri Gadácsi Péter alelnököt. Az ezzel kapcsolatos eljárásrend kidolgozásának és elnökség általi elfogadásának határideje: a következő közgyűlési meghívó kiküldésének időpontja. Az eljárásrendről a tagokat tájékoztatni szükséges. Az elnökség a lehetséges erőforrások áttekintése alapján a következő egyhangú határozatot hozza. 10/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: a) Az elnökség döntése alapján az egyesületi programokon az Egyesület részére adományokat gyűjt, illetve b) kialakítja a pártoló tagságot (utóbbit későbbi határozatban szabályozza részletesebben). Ennek felelőse Hartl Mónika főtitkár, dr. Molnár András József elnök közreműködésével. c) Az adományok felhasználásáról a szervezeti és működési szabályzat kialakításáig az elnökség dönt, az adott program ill. projekt vezetőjével egyeztetve, az alábbi felhasználási célokra: a program ill. projekt kapcsán felmerült jogos és elszámolható költségek megtérítése, az egyesület napi működésének biztosítása, valamint hosszabb távú ill. ismétlődő program/projekt esetén annak javára külön nyilvántartott céltartalék képzésére, későbbi felhasználásra. A rendszer kialakításának határideje 2016. augusztus 15., működtetése folyamatos. Az elnökség a költségvetés tervezése kapcsán a következő szempontot fogalmazza meg ajánlásként: A költségvetés keretrendszerébe szükséges beintegrálni a tagok és önkéntesek tervezett önkéntes, térítésmentes munkájának értékét is forintosítva, amely nem része a könyvviteli beszámolónak, azonban fontos, és szükséges kiindulási alap a megfelelő költségvetés ill. erőforrás tervezéséhez és támpontot ad arra az esetre is, ha úgy alakulna, hogy a tervezett feladatok mégis csak térítéses alapon lennének elláthatók. Fentiek kapcsán az elnökség a következő egyhangú határozatot hozza. 11/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: Az elnökség az idei évi költségvetés tervezetének előkészítésével, valamint a költségvetési keretrendszer kialakításával Gadácsi Péter alelnököt bízza meg. A költségvetés tervezetét a Közgyűlés fogadja el, határidő (elnökség általi jóváhagyást is beleértve már) a következő közgyűlés meghívójának kiküldési időpontja. 12/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: Az elnökség az egyesületi könyvelő megbízására Gadácsi Péter alelnököt kéri fel összhangban a 9/2016. VII. 04. számú elnökségi határozattal.
2.7. kommunikáció, beleértve a belső és külső megjelenési felületeket, csatornákat, valamint a kapcsolódó adatkezelést;
13/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: Az elnökség e napirendi pont megvitatását a kérdéskör komplexitására és az idő szűkére való tekintettel a következő elnökségi ülésre halasztja. 2.8. az Egyesület tagságának bővítésére és más jogviszonyban kapcsolódó személyekre vonatkozó javaslatok előkészítése (beleértve tiszteletbeli, pártoló tagság, önkéntesség, megbízotti jogviszony) Hartl Mónika főtitkár javasolja, hogy az Egyesület munkájának segítésére iskolai közösségi szolgálat keretében, tanulók bevonásával is legyen lehetőség, például a Pálos70 program során valamely ponton iskolás önkéntesek segítsék a zarándokfogadást. Az Egyesülethez különböző jogviszonyok alapján kapcsolódó személyekre vonatkozóan az elnökség a következő egyhangú határozatokat hozza. 14/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: Az elnökség egyhangúlag úgy dönt, hogy az Egyesület jelentkezzen az Iskolai Közösségi Szolgálatban részt vevő fogadó intézmények közé. Az elnökség a fogadó intézmények közé való regisztrálással Hartl Mónika főtitkárt bízza meg. 15/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: Az elnökség egyhangúlag úgy dönt, hogy az Egyesület regisztráltassa magát a közérdekű önkéntes fogadó szervezetek közé. Ennek intézésével az elnökség Hartl Mónika főtitkárt bízza meg, 2016. szeptember 30. határidővel. 16/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: a) Az elnökség tagjai a (leendő) pártoló tagok őszi közgyűlésre való meghívásáról döntenek. b) A pártoló tagsági jogviszonnyal kapcsolatos további kérdéseket későbbi elnökségi ülés hatályába helyezik, azzal, hogy c) a Főtitkár addig is készítse elő a pártoló tagok regisztrációjának, beléptetésének és nyilvántartásának kereteit. d) Az elnökség fontos feladatnak tekinti a pártoló tagokkal való kapcsolattartást, illetve a következő években egy kimondottan a pártoló tagoknak szóló program megszervezését. e) dr. Molnár András József elnök felkéri a tagokat pártoló tagok toborzására. 2.9. egyéb, a tárgykörben felmerülő témák Az elnökség tagjai felvetnek néhány lehetőséget természetjáró illetve zarándok gyűjtőszervezetekhez való csatlakozásra. Az elnökség e kérdés kapcsán a következő egyhangú határozatot hozza. 17/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: A szövetségi tagsági jogviszonyok kérdését az Elnökség az októberi Közgyűlés elé terjeszti. Előkészítésének határideje: a következő közgyűlési meghívó kiküldésének időpontja. Felelős: dr. Molnár András József elnök, az elnökség tagjainak közreműködésével. 3. Egyebek 18/2016. VII. 04. számú elnökségi határozat: Az elnökség felkéri az Alapszabály szerint Hartl Mónika főtitkárt az archiválásra és az iktatási rendszer kialakítására papíron és elektronikusan egyaránt. Határidő: két héten belül, működtetése folyamatos.
19/2016.VII.04. számú elnökségi határozat: Az elnökég a következő elnökségi ülésnek 2016. július 27-e, 17h-t jelöli meg az Egyesület székhelyén. Napirendi pontok: 1. Az egyesületi működéshez szükséges további teendők és szabályok egyeztetése, tagok bevonása az elnökségi munka segítésébe 2. Stratégiai prioritások tervezése 3. Az egyesület PR-ja, kommunikációs felületei, hozzáférések és adatkezelés kérdései 4. Az alakuló közgyűlésen felvetett témák áttekintése, szmsz és spirituális tanács kérdései 5. Egyebek Jelen határozat megjelenése a jegyzőkönyvben a következő Elnökségi ülés hivatalos, nyilvános meghívója is egyben. További napirendi pont és hozzászólás hiányában az elnökségi ülést dr. Molnár András József elnök berekeszti. Kelt: Budapest, 2016. július 4.
dr. Molnár András József s.k. elnök
Gadácsi Péter s.k. alelnök
Hartl Mónika s.k. főtitkár
Ocsovai Mária s.k. egyesületi tag
