Je gebruikersnaam is gelijk aan je BC-mailadres. Je wachtwoord wordt door ons gekozen, maar kan direct na aanmaak worden aangepast. Doe dit vooral!

Van: Onderwerp: Datum: Aan:

Wesley Poland - Bijlescontact [email protected] Belangrijk! Gebruik MijnBijlescontact portaal Docenten 20 augustus 2014 16:48 [email protected]

Beste allemaal, BEWAAR DEZE MAIL GOED (print hem bij voorkeur uit) en neem de tijd om onderstaande tot je te nemen. Mochten de afbeeldingen niet laden..in de bijlage heb ik de mail in PDF staan. Een deel van jullie heeft de afgelopen weken een mail ontvangen (op jullie bijlescontact-mailadres) met daarin de mededeling dat jullie zijn aangemeld in het online Mijn Bijlescontact portaal (via onze website of www.mijnbijlescontact.nl). We zijn het afgelopen jaar achter de schermen druk geweest om het portaal te realiseren. Begin van dit schooljaar starten we met het in gebruik nemen van dit systeem. Het systeem maakt een einde aan het retro werkbriefje, en is vanaf vandaag het portaal waarmee we binnen de organisatie werken (natuurlijk zul je ook gebruik blijven maken van je BC-mail en zullen we je loonstrookjes voorlopig nog niet via het portaal zichtbaar maken). Het betreft niet echt een testfase, maar er zullen wellicht hier en daar foutjes in het systeem zitten. Wees kritisch en breng ons van eventuele fouten op de hoogte. Er zullen ongetwijfeld ook dingen zijn die in de praktijk minder handig zijn, dan door aan de tekentafel door ons bedacht. Zijn er processen die anders moeten? Zijn er processen die jij als overbodig ziet? Let us know! Inloggen Je gebruikersnaam is gelijk aan je BC-mailadres. Je wachtwoord wordt door ons gekozen, maar kan direct na aanmaak worden aangepast. Doe dit vooral! Homescreen Hieronder een screendump van het Homescreen (ook wel de cockpit). Linksboven vind je handige informatie over de aan jou gekoppelde leerlingen. Door op de naam van de leerling te klikken, krijg je meer informatie over deze leerling. Linksonder vind je beknopte informatie over jezelf. Controleer deze informatie de eerste keer voordat je inlogt! Wijzigingen? Verzoek bewerking! Rechtsboven vind je een overzicht van alle aankomende afspraken. In dit geval: geen! Rechtonder vind je de laatste tien bijlesafspraken die je hebt gehad. Klik op het afspraaknummer om de info van een specifieke afspraak te verkrijgen.

Menu Het menu spreekt in principe voor zicht. Zie hieronder een screendump. Home --> Cockpit Verzoek bewerking --> Wijzigen van gegevens dienen eerst door ons te worden goedgekeurd. Wijzig wachtwoord --> Optie om je wachtwoord te wijzigen, doe dit zo regelmatig mogelijk! Het is (nog!) niet mogelijk om je wachtwoord opnieuw op te vragen. Wachtwoord toch vergeten? Bel of mail ons even. Verzoek uitschrijving --> Doe maar niet. Toon verwante gebruikers --> Alle informatie over al je leerlingen en hun ouders. Afsprakenoverzicht --> Veruit de belangrijkste pagina van het systeem Log uit --> En voorkom dat je jongere broertje je urenstaat verpest!

Toon verwante gebruikers

Spreekt in feite voor zich: voor iedere soort gebruiker zie je alle gebruikers die aan jouw account gekoppeld zijn. Afsprakenoverzicht

Veruit de belangrijkste pagina van het portaal. De pagina waarop je aankomende afspraken, afgelopen afspraken en gecancelde afspraken kunt zien. In de volgende stappen leggen we uit hoe je deze functionaliteit hoort te gebruiken. Situatieschets Leerling Leerling meldt zich aan bij BC. Na een aantal telefoontjes ben jij, docent, degene die leerling Geschiedenis gaat geven. Wij melden Leerling aan in systeem en we koppelen de leerling aan zijn ouder en uiteindelijk aan jou. Je ontvangt hierover een mail. Leerling en ouder zijn zichtbaar bij verwante gebruikers en de basisinfo van de leerling vind je in de cockpit. Je neemt zoals altijd telefonisch contact met leerling (of ouder) op en maakt een eerste afspraak. Je zet deze afspraak DIRECT en VOOR aanvang van de afspraak in het systeem. Dit doe je door in het Afsprakenoverzicht Leerling Leerling, Geschiedenis te selecteren en te klikken op 'Maak Afspraak'. Je vult alle overeengekomen gegevens in en klikt op 'Sla afspraak op'.

Over de Tijd. Je zet deze standaard op 1,5 uur. Immers, dat raden we je aan! Tenzij je natuurlijk alvorens de afspraak anders met de ouders bent overeengekomen. Het is hierbij mogelijk om bestanden te uploaden (en dus digitale opgaven/screenshots etc. met de leerling te delen). Ter bevestiging ontvang je (net als de leerling) een mail. Het afsprakenoverzicht ziet er nu als volgt uit. Let er daarbij op dat de leerling nog niet heeft aangegeven aanwezig te zijn op afspraak ID 58. Als de leerling dit wel heeft gedaan, zie je een vinkje in je overzicht

aanwezig te zijn op afspraak ID 58. Als de leerling dit wel heeft gedaan, zie je een vinkje in je overzicht staan.

De leerling ziet de afspraak ook in zijn/haar overzicht, en kan ter bevestiging voor jou aangeven dat hij/zij aanwezig zal zijn. Zie erop toe dat leerlingen dit telkens doen, zodat ze regelmatig in het systeem zijn...uiteindelijk moeten zij namelijk hun goedkeuring geven. Je geeft een bijles van hoogstaand niveau, maakt mondeling een nieuwe afspraak en gaat naar huis. Eenmaal thuis (of onderweg) pas je de geschatte eindtijd aan naar de werkelijke eindtijd door naar het afsprakenoverzicht te gaan. Direct zet je de nieuwe afspraak in het systeem. Het is belangrijk (maar dan ook echt belangrijk!) dat de leerling ná afloop van de les (met eventuele aanpassing van de eindtijd van jou) akkoord geeft. Een afspraak die is bevestigd zie je in je overzicht als een vinkje onder het kopje 'Bevestigd door leerling'. Let op! Dit is dus iets anders dan dat de leerling heeft gezegd aanwezig te zijn. De definitieve bevestiging (ik benadruk het nogmaals) is cruciaal! Zie hierop toe en neem na uiterlijk 2 dagen na afloop van de les contact met de leerling (of ouders) op om te verzoeken de afspraak te bevestigen. Voor leerlingen is het in dit proces geen moeite om tegelijk aan te geven of de nieuwe afspraak goed in het systeem staat. ADVIES: Na afloop van de les kun je prima 5 minuten de tijd nemen om de eindtijd aan te passen, en de leerling vervolgens akkoord te laten geven, een nieuwe afspraak in het systeem te zetten en tegelijkertijd de leerling te laten aangeven dat hij/zij aanwezig is. Inloggen kan ook met je smartphone, iPad, tablet enz enz enz namelijk! Worden je afspraken niet bevestigd? Neem dan óf tijdig contact met ons op, óf de uitbetaling laat op zich wachten. We wensen je heel veel succes met het gebruiken van het systeem en hopen dat je er minstens zo enthousiast over bent als wij! Deze e-mail rustig afgelezen? Vragen? Bij voorkeur even bevestigen dat je alles hebt begrepen.

Groet, -Wesley Poland +(31) 085 0020 558 || +(31) 06 2789 4353 www.bijlescontact.nl || [email protected]

KvK: 58391940 IBAN: NL22 RABO 0103 9570 81