Jasa Pemerintah. Untuk Pengguna Umum. Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP)

USER MANUAL Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP)

Untuk Pengguna Umum

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Dilarang memperbanyak, menggandakan, dan/ atau menyebarluaskan isi dokumen ini tanpa ijin tertulis dari Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

2016

User Manual Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) - Panduan Pengguna

PENGANTAR SIULP Merujuk pada Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Pasal 14 dan 130 ayat (1) bahwa ULP wajib dibentuk Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/institusi (K/L/Pemda/I) paling lambat pada Tahun Anggaran 2014. Sehingga sudah seharusnya semua K/L/Pemda/I sudah membentuk ULP pada TA 2014. Namun demikian, dikarenakan ULP adalah organisasi baru, bentuk kelembagaan serta tingkat kematangan masing-masing ULP berbeda satu sama lain. Menyikapi kondisi tersebut, sesuai dengan fungsi pengembangan organisasi pengadaan, Direktorat Pengembangan Profesi pada Tahun Anggaran 2014 telah menyusun kajian tentang tingkat kematangan organisasi layanan pengadaan (ULP). Tujuan dari kajian tersebut adalah untuk menyusun dan menghasilkan tools atau perangkat pengukuran yang dapat digunakan untuk menilai area/variabel yang menggambarkan kematangan organisasi ULP. Selanjutnya hasil dari pengukuran akan membantu ULP menemukan area/variabel yang perlu ditingkatkan dan menyusun roadmap dalam rangka pengembangan organisasinya. Sebagai tindak lanjut dari hasil penyusunan Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi ULP, Direktorat Pengembangan Profesi membuat sistem pengukuran tingkat kematangan organisasi ULP. Sistem dimaksud dibuat untuk menjadi tools yang dapat digunakan oleh seluruh ULP dalam memetakan kematangan organisasi dan menyusun roadmap pengembangan organisasi. Kematangan organisasi ULP dalam kajian ini dibagi menjadi 5 (lima) tingkat. Kelima tingkatan tersebut adalah: 1. Initial; 2. Repeatable; 3. Defined; 4. Managed; dan 5. Optimized Tingkatan-tingkatan yang ada disusun secara sekuensial, mulai dari tingkat inisial sampai pada tingkat akhir (tingkat terakhir merupakan tingkat kesempurnaan). Setiap tingkat kematangan organisasi ditandai dengan karakteristik proses yang terjadi pada suatu organisasi. Proses pencapaian setiap tingkat dilakukan secara berjenjang, artinya setiap tingkat akan dicapai apabila karakteristik proses organisasi tingkat di bawahnya sudah dilakukan. Selama pengembangan, sang entitas (ULP) bergerak naik dari satu tingkatan ke tingkatan berikutnya tanpa boleh melewati satu tingkatan, melainkan secara bertahap berurutan. Variabel yang diukur dalam pengukuran kematangan organisasi adalah area proses manajemen yang menjadi aktivitas dari organisasi tersebut. Pada organisasi ULP, teridentifikasi ada empat

2

Dilarang memperbanyak, menggandakan, dan/ atau menyebarluaskan isi dokumen ini tanpa ijin tertulis dari LKPP.


(4) area proses atau variabel dalam melaksanan tugas dan wewenangnya. Masing-masing variabel selanjutnya diuraikan menjadi beberapa sub variabel yang meliputi: Tabel 1 Variabel dan Sub Variabel Kematangan Organisasi Layanan Pengadaan/ULP No 1

2

Variabel Organisasi

Tata Laksana

1. 2. 3. 1. 2. 3. 4.

3

Sumber Daya Manusia

4

Manajemen

1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 5.

Sub Variabel Struktur Tugas dan Fungsi (Tusi) Budaya (nilai organisasi) Pemilihan Penyedia Penyimpanan Dokumen Asli Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Kepada Unit Satuan Kerja/SKPD Penyusunan Laporan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa. Status Kepegawaian Anggota ULP Pengembangan Kompetensi Kinerja Pegawai Kinerja Organisasi/ULP Manajemen Resiko Manajemen Informasi Perencanaan Kegiatan Pengawasan Kegiatan Sarana dan Prasarana

Berdasarkan hasil pengukuran, ULP diharapkan dapat menyusun roadmap dan action plan untuk meningkatkan kematangan sub-sub variabel hingga mencapai level akhir. Aplikasi Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) dibangun untuk memudahkan Unit Layanan Pengadaan dalam mengukur tingkat kematangan organisasinya. Selain itu, SIULP juga memuat informasi tentang peta persebaran ULP seluruh Indonesia, sekaligus menjadi forum konsultasi dan diskusi antar ULP dan LKPP sebagai instansi pembina ULP. Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) merupakan aplikasi berbasis web, sehingga untuk mengakses aplikasi dapat menggunakan segala jenis browser. Namun tampilan dan fungsi terbaik dari Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) dapat ditampilkan dengan menggunakan Google Chrome atau Mozilla Firefox. Untuk dapat menggunakan Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) berikut dijelaskan mengenai beberapa elemen dasar jendela kerja Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP). Untuk masuk ke dalam Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP), buka terlebih dulu web browser kemudian ketik alamat berikut http://siulp.lkpp.go.id pada kolom web address seperti tampak pada gambar dibawah ini. Aplikasi juga dapat dikases melalui website LKPP pada alamat http://www.lkpp.go.id dengan mengakses icon gambar aplikasi SIULP pada halaman bagian bawah website.

3



4



DAFTAR MENU Aplikasi Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) terdiri dari beberapa menu yaitu menu utama, menu informasi serta menu bantuan yang berisi informasi terkait aplikasi SIULP.

1 MENU UTAMA 1.1

BERANDA

Menu Beranda merupakan menu yang menampilkan halaman awal aplikasi Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP). Pada menu Beranda terdapat informasi mengenai banner dan berita terkait Unit Layanan Pengadaan.

5



1.2

KEMATANGAN

Menu Kematangan merupakan menu utama pada aplikasi SIULP. Jika pengguna belum melakukan login ke aplikasi SIULP, maka sub menu yang tampil pada menu Kematangan adalah sub menu Indek Kematangan ULP dan Diagram Keberadaan.

6



1.2.1 INDEK KEMATANGAN

Indek Kematangan merupakan menu yang menampilkan data kematangan ULP di seluruh K/L/Pemda/I yang disajikan dalam tampilan data tabel, dimana tampilan data kematangan ULP dibedakan dalam 2 (dua) tabulasi berbeda, yaitu tab Kementerian/Lembaga/Instansi dan tab Provinsi/Kabupaten/Kota.

7



Pada kolom Detail terdapat icon tanda panah, dimana jika icon tersebut di klik maka menampilkan pengisian data self assessment di seluruh K/L/Pemda/I.

8



1.2.2 DIAGRAM KEMATANGAN

Menu Diagram Kematangan menampilkan data level kematangan ULP di seluruh K/L/Pemda/I yang disajikan dalam tampilan grafik data persentase per data pengisian level kematangan.

9



1.3 PETA PERSEBARAN

Menu Peta Persebaran merupakan menu yang menampilkan mengenai informasi data persebaran ULP di seluruh K/L/Pemda/I di seluruh Indonesia serta menampilkan Diagram Keberadaan ULP yang sudah terbentuk di seluruh K/L/Pemda/I.

1.3.1 LIHAT PETA PERSEBARAN

Menu Lihat Peta Persebaran merupakan menu yang menampilkan informasi mengenai data persebaran ULP yang terbentuk di seluruh K/L/Pemda/I. Informasi persebaran ULP disajikan dalam data peta dan tabel persebaran.

10



Data pada tabel peta persebaran dapat difilter berdasarkan bentuk kelembagaan, yaitu Adhoc, Permanen Melekat dan Permanen Berdiri Sendiri. Pengguna dapat meng-klik salah satu tombol bentu kemlembagaan yang berada di bawah peta untuk melihat ULP mana saja yang bentuk kelembagaannya sesuai dengan bentuk kelembagaan yang dipilih oleh pengguna.

11



Jika pengguna ingin melihat informasi detail dari masing-masing ULP, maka pengguna dapat meng-klik link Detail pada kolom Detail. Informasi detail akan ditampilkan pada koordinat ULP tersebut.

12



1.3.2 DIAGRAM KEBERADAAN ULP

Menu Diagram Keberadaan ULP adalah menu yang menampilkan data ULP yang terbentuk di seluruh K/L/Pemda/I yang disajikan dalam bentuk diagram persentase berdasarkan bentuk kelembagaan.

13



1.4

KONSULTASI

Menu Konsultasi adalah menu yang menampilkan informasi data konsultasi hanya antara satu ULP dengan LKPP tetapi anggota ULP lainnya dapat melihat hasil konsultasi tersebut. Untuk dapat mengirimkan konsultasi pada aplikasi SIULP, admin pengguna pada masing-masing ULP harus mendaftarkan anggota ULP terlebih dahulu pada menu Akun Anggota ULP yang dapat diakses dengan melakukan login terlebih dahulu ke aplikasi SIULP. Setelah akun pengguna ULP lainnya telah didaftarkan oleh admin pengguna, maka sudah dapat mengakses menu Konsultasi dengan mengirimkan dan menjawab pertanyaan pada menu Konsultasi dengan melakukan login terlebih dahulu ke aplikasi SIULP dengan akun yang sudah didaftarkan oleh admin pengguna pada masing-masing ULP.

Pengguna dapat mengirimkan subjek pertanyaan dan pertanyaan konsultasi kepada LKPP dengan meng-klik tombol Kirim Konsultasi. Isi Subjek Pertanyaan dan Isi Pertanyaan kemudian klik tombol Kirim Pertanyaan.

14



Setelah data pertanyaan dikirim maka akan muncul pada daftar Indek Konsultasi. Klik pada salah satu Subjek Pertanyaan untuk melihat detail pertanyaan serta memberi komentar pada pertanyaan tersebut.

Klik tombol Berikan Komentar untuk memberi komentar pada pertanyaan tersebut.

15



Isi komentar atau jawaban kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan data komentar.

Setelah data komentar disimpan maka komentar akan tampil pada detail subjek pertanyaan.

16



1.5

DISKUSI

Menu Diskusi adalah menu yang menampilkan informasi data diskusi antara semua anggota ULP dengan LKPP dan anggota ULP lainnya dapat melihat serta memberikan komentar pada semua topik diskusi. Untuk dapat mengirimkan topik dan pertanyaan diskusi pada aplikasi SIULP, admin pengguna pada masing-masing ULP harus mendaftarkan anggota ULP terlebih dahulu pada menu Akun Anggota ULP yang dapat diakses dengan melakukan login terlebih dahulu ke aplikasi SIULP. Setelah akun pengguna ULP lainnya telah didaftarkan oleh admin pengguna, maka sudah dapat mengakses menu Diskusi dengan mengirimkan dan menjawab pertanyaan pada menu Diskusi dengan melakukan login terlebih dahulu ke aplikasi SIULP dengan akun yang sudah didaftarkan oleh admin pengguna pada masing-masing ULP.

Pengguna dapat mengirimkan topik dan pertanyaan diskusi dengan meng-klik tombol Post Topik Baru. Isi Topik dan Isi pertanyaan diskusi kemudian klik tombol Simpan. 17



Setelah data diskusi dikirim maka akan muncul pada daftar Indek Diskusi. Klik pada salah satu Topik untuk melihat detail diskusi serta memberi komentar pada diskusi tersebut.

Klik tombol Berikan Komentar untuk memberi komentar pada pertanyaan tersebut.

18



Isi komentar atau jawaban kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan data komentar.

Setelah data komentar diskusi disimpan maka komentar akan tampil pada detail topik diskusi.

19



1.6 COE (CENTER OF EXCELLENT)

Menu Center of Excellent adalah menu yang menampilkan data dan informasi mengenai Computer Based Training dan Kriteria Center of Excellent.

1.7 BANTUAN

Menu bantuan berisi mengenai data Informasi Tingkat Kematangan, Materi Tingkat Kematangan serta Buku Panduan cara penggunaan aplikasi SIULP.

20



21



2 MENU HEADER 2.1

LKPP

Menu LKPP adalah menu navigasi yang mengarahkan ke website utama LKPP.

22



2.2

KONTAK KAMI

Menu Kontak Kami adalah menu yang berisi informasi mengenai kontak alamat dan nomor telepon serta email yang berkaitan dengan aplikasi SIULP.

2.3

FAQ

Menu FAQ adalah menu untuk menampilkan informasi pertanyaan serta jawaban yang umum ditanyakan oleh pengguna mengenai aplikasi SIULP.

23



2.4

PENDAFTARAN

Menu Pendaftaran adalah menu untuk mendaftarkan pengguna yang ditunjuk sebagai Admin SIULP pada masing-masing ULP. Pengguna yang akan mendaftar dapat mengakses menu Pendaftaran pada menu header. Pengguna yang akan mendaftar sebagai admin SIULP pada masing-masing ULP wajib mengisi semua isian data pada form Pendaftaran. Setelah semua data terisi maka pengguna meng-klik tombol Daftar. Selanjutnya data pendaftaran admin SIULP pada masing-masing instansi akan diverifikasi oleh admin LKPP. Setelah pendaftaran diverifikasi oleh admin LKPP maka pengguna akan menerima email notifikasi dari aplikasi SIULP.

24



2.5

LOGIN

Akun pendaftaran pengguna yang sudah diverifikasi oleh admin LKPP dapat melakukan login ke dalam aplikasi SIULP.

2.6

DASHBOARD

Setelah pengguna berhasil melakukan login ke aplikasi SIULP, maka aplikasi akan mengarah pada halaman Dashboard. Pada halaman dashboard terdapat beberapa tambahan menu kematangan yaitu Pengisian Self Assessment, Hasil Pengisian Self Assessment, Pengisian Roadmap dan Hasil Pengisian Roadmap.

25



2.7

PENGISIAN SELF ASSESSMENT

Menu Pengisian Self Assessment merupakan menu untuk menampilkan status pengisian data self assessment semua variabel dan sub variabel pengisian. Jika pengguna akan melakukan pengisian data self assessment maka pengguna dapat meng-klik tombol Mulai Isi Data atau dapat langsung meng-klik tombol Isi pada di setiap sub variabel yang akan diisi. Jika pengguna belum melakukan pengisian data self assessment, maka pada status pengisian pada kolom status masih kosong dan tombol pada kolom aksi masih tersedia tombol Isi.

26



Pilih isian Kondisi Organisasi Saat Ini dan isi deskripsi pada isian Uraian Kondisi Saat Ini sesuai dengan kondisi yang sesuai pada saat pengisian data pada masing-masing instansi. Pengguna juga wajib melampirkan dokumen bukti dukung yang sesuai dengan level pengisian yang dipilih. Selanjutnya pilih isian Target Kondisi Tahun Depan dan isi deskripsi pada isian Uraian Kondisi Target Tahun Depan sesuai dengan kondisi yang ingin dicapai pada tahun depan. Setelah semua isian data terisi maka pengguna dapat meng-klik tombol Simpan untuk menyimpan data yang sudah diisi.

27



Jika pengguna sudah melakukan pengisian data self assessment maka isian status pada kolom Status berubah menjadi Terisi dan di kolom aksi tombol berubah menjadi tombol Edit dan Kirim. Jika pengisian data berhasil disimpan dan ternyata masih ada data yang ingin diperbaiki maka pengguna dapat meng-klik tombol Edit untuk melakukan perubahan data. Jika semua data yang diisi sudah benar maka pengguna dapat meng-klik tombol Kirim untuk mengirimkan data pengisian kepada aplikasi SIULP untuk diverifikasi oleh tim verifikator LKPP.

28



Jika pengguna sudah meng-klik tombol Kirim, maka isian status pada kolom Status berubah menjadi Terkirim dan isian pada kolom Aksi berubah menjadi Menunggu Verifikasi. Data yang sudah diisi dan dikirim oleh pengguna akan diverifikasi oleh tim verifikator LKPP. Jika tim verifikator sudah melakukan verifikasi data pengisian data self assessment yang diisi oleh pengguna maka pengguna akan mendapatkan email notifikasi dari email aplikasi SIULP. pengguna diharapkan aktif membuka email untuk dapat segera mengetahui status verifikasi data pengisian data self assessment.

29



Jika data pengisian yang diisi oleh pengguna ada yang salah atau tidak sesuai maka tim verifikator LKPP akan menolak atau merevisi data pengisian. Jika ada data yang direvisi maka isian status pada kolom Status berubah menjadi Revisi dan kolom Aksi akan tersedia tombol Edit agar pengguna dapat merevisi data yang salah atau tidak sesuai.

30



Jika pengguna meng-klik tombol Edit pada sub variabel yang bersatus Revisi maka pada halaman revisi pengisian data self assessment akan muncul pesan informasi mengenai kesalahan pengisian data yang dikirimkan oleh tim verifikator LKPP. Pengguna wajib merevisi atau memperbaiki data isian yang tidak sesuai, dan setelah data diperbaiki maka pengguna meng-klik tombol Simpan untuk menyimpan data. Setelah itu pengguna meng-klik tombol Kirim pada kolom Aksi untuk mengirimkan kembali data pengisian yang sudah diperbaiki kepada tim verifikator LKPP untuk diverifikasi kembali.

2.8

HASIL PENGISIAN SELF ASSESSMENT

Jika pengisian data self assessment pada semua sub variabel sudah terisi dan status pengisian pada kolom Status sudah Terikirim semua, maka pengguna dapat melihat hasil pengisian self assessment pada menu Hasil Pengisian Self Assessment. Pada halaman ini, pengguna dapat melihat dan memantau status pengisian terkini mengenai data yang sudah dikirimkan kepada tim verifikator LKPP.

31



2.7

PENGISIAN ROADMAP

Menu Pengisian Roadmap merupakan menu untuk menampilkan status pengisian data roadmap semua variabel dan sub variabel pengisian. Jika pengguna akan melakukan pengisian data roadmap maka pengguna dapat meng-klik tombol Mulai Isi Data atau dapat langsung meng-klik tombol Isi pada di setiap sub variabel yang akan diisi. Jika pengguna belum melakukan pengisian data roadmap, maka status pengisian pada kolom status masih Belum Terisi dan tombol pada kolom aksi masih tersedia tombol Isi.

32



Isi data pengisian rencana atay target level kematangan dari Triwulan I sampai IV selama 5 tahun dengan kondisi pengisian level selanjutnya pada Triwulan berikutnya dan di setiap tahun hanya boleh diisi sama dengan atau lebih besar satu tingkat dari level sebelumnya. Selanjutnya pengguna mengisi data uraian Kegiatan, Rencana Anggaran, Kriteria Keberhasilan, Penanggung Jawab/Pelaksana serta Pihak Terkait yang sudah direncanakan.

33



Setelah semua isian data terisi maka pengguna dapat meng-klik tombol Next untuk melakukan pengisian data roadmap pada sub variabel selanjutnya atau klik tombol Close untuk kembali ke halaman status pengisian roadmap. Isian status pada kolom Status berubah menjadi Terisi dan pada kolom Aksi tersedia tombol Edit sehingga pengguna dapat mengubah data yang masih kurang sesuai dengan target yang sudah direncanakan.

34



2.8

HASIL PENGISIAN ROADMAP

Jika pengisian data roadmap pada semua sub variabel sudah terisi, maka pengguna dapat melihat hasil pengisian roadmap pada menu Hasil Pengisian Roadmap.

2.9

AKUN

Menu Akun adalah menu yang terdiri dari menu Profil ULP dan Akun Anggota ULP.

2.9.1 PROFIL ULP

Menu Profil ULP adalah menu untuk mengisi dan mengubah data Profil ULP pada masingmasing ULP. Pengguna wajib mengisi semua data pengisian pada menu Profil ULP. 35



Setelah semua data terisi maka pengguna meng-klik tombil Simpan untuk menyimpan data.

2.9.2 AKUN ANGGOTA ULP

Menu Akun Anggota ULP merupakan menu untuk menambahkan akun pengguna ULP sehingga dapat megakses menu Konsultasi dan Diskusi. Admin pengguna dapat menambahkan atau mengubah akun anggota ULP lainnya dengan meng-klik tombol icon pensil. Admin pengguna juga dapat menghapus akun anggota dengan meng-klik tombol icon Hapus.

36



Isi semua isian data anggota ULP dan klik tombol Simpan untuk menyimpan data.

37



3 3.9

MENU SIDEBAR BERITA

Menu Berita adalah menu yang menampilkan informasi pengumuman atau berita mengenai ULP.

3.10 UNDUH

Menu Unduh adalah menu yang menyajikan dokumen yang berkaitan dengan ULP. Dokumen yang ada pada menu Unduh dapat diunduh oleh setiap pengguna aplikasi.

38



3.11 GALERI

Menu Galeri adalah menu yang menampilkan gambar atau foto yang tekait dengan kegiatan yang berhubungan dengan ULP.

39



40


Jasa Pemerintah. Untuk Pengguna Umum. Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP)

Recommend Documents