PERSIAPAN PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.M.d) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
Oleh: Arifah Dwi Aryani D1507011
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010
i
PERSETUJUAN
PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/ JASA DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh : Arifah Dwi Aryani D1507011
Disetujui Untuk Dipertahankan di Hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 2010
Pembimbing Tugas Akhir,
Drs. Soeharsono, M.S. NIP. 195107011 97903 1001
ii
PENGESAHAN PROSEDUR PENGADAAN BARANG ATAU JASA DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA Disusun Oleh : Arifah Dwi Aryani D1507011
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
iii
PERNYATAAN
Nama : Arifah Dwi Aryani NIM
: D 1507011
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Persiapan Pengadaan Barang/ Jasa di Sekretariat DPRD Kota Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti bahwa pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Juni 2010
Yang Membuat Pernyataan
Arifah Dwi Aryani
iv
MOTTO “ Keikhlasan adalah gerbang keemasan yang memisahkan kehidupan yang bebannya harus kita pikul sendiri dan kehidupan yang bebannya dipukul bersama Tuhan ”. (Mario Teguh) “ Ketika kita terbawa dalam arus yang sangat deras, tetaplah ingat kepada Allah karena Dialalah yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang ”. (Penulis) “ Orang yang berakal adalah orang yang dapat menguasai dirinya ketika marah, ketika senang dan ketika takut ”. (Anonim)
v
PERSEMBAHAN
Teriring rasa syukur kepada Allah SWT. Kupersembahkan karya ini untuk : Ibu dan Ayah tercinta, Terima kasih atas kasih sayang, ketulusan, pengorbanan Dan segala doanya. Kakak dan Adikku Atas segala doa, semangat dan bantuannya. Teman- temanku Terima Kasih atas dukungannya selama ini Almamater Terima kasih atas Bekal ilmu yang kau berikan
vi
Kata Pengantar
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan terang berkatnya bagi penulis sehingga penulisan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik dan benar. Penulisan Tugas Akhir ini dengan judul Persiapan Pengadaan Barang/ Jasa di Sekretariat DPRD kota Surakarta ini dilakukan untuk memenuhi tugas dan melengkapi syarat guna memperoleh gelar profesi Ahli Madya di bidang Manajemen Administrasi. Di dalam penulisan Tugas Akhir ini banyak kesulitan yang penulis hadapi, namun berkat dukungan dan bantuan dari berbagai pihak, akhirnya ksulitan yang timbul dapat teratasi. Karena itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih dan penghargaan yang sebesar- besarnya kepada: 1. Bapak Drs. Soeharsono, M.S, yang telah membimbing penulis hingga terselesainya penulisan Tugas Akhir ini. 2. Bapak Drs. Okto Susanto, MM. selaku Kepala SubBagian Umum Sekretariat DPRD Kota Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk mengadakan pengamatan di instansi yang dipimpinnya. 3. Sekretariat DPRD Kota Surakarta dan segenap pegawai dalam membantu kelancaran selama proses magang yang penulis lakukan. Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya mngingat keterbatasan kemampuan penulis. Harapannya, karya sederhana ini dapat memberi manfaat bagi penulis sendiri secara pribadi dan pembaca atau pihakpihak pada umumnya.
Surakarta, Penulis
vii
Juni 2010
Arifah Dwi Aryani DAFTAR ISI
Halaman JUDUL ................................................................................................................ i PERSETUJUAN.................................................................................................. ii PENGESAHAN ................................................................................................. iii PERNYATAAN.................................................................................................. iv MOTTO.............................................................................................................. v PERSEMBAHAN............................................................................................... vi KATA PENGANTAR........................................................................................ vii DAFTAR ISI....................................................................................................... viii DAFTAR TABEL.............................................................................................. ix DAFTAR GAMBAR.......................................................................................... xi ABSTRAK......................................................................................................... xii BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah................................................................. 1 B. Perumusan Masalah. ...................................................................... 2 C. Tujuan Penulisan ............................................................................ 3 D. Metode Pengamatan ....................................................................... 3 1. Lokasi Pengamatan .................................................................... 3 2. Bentuk Pengamat ....................................................................... 3 3. Sumber Data ............................................................................... 4 4. Metode Pengumpulan Data ........................................................ 5 5. Analisis Data .............................................................................. 5
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Persiapan ....................................................................... 7 B. Pengertian Pengadaan Barang/ Jasa ................................................ 10 C. Persiapan Pengadaan Barang dan jasa............................................. 15
viii
BAB III. DISKRIPSI LEMBAGA A. DPRD Kota Surakarta .................................................................... 20 B. Dasar Hukum, Kedudukan DPRD Kota Surakarta ........................ 20 C. Sekretariat DPRD Kota Surakarta .................................................. 22 D. Kedudukan dan Tugas Pokok Sekretariat DPRD........................... 22 E. Struktur Organisasi dan Tata Kerja DPRD..................................... 24 F. Analisis Pekerjaan Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha) ........ 28
BAB IV. PEMBAHASAN A. Perencanaan Pengadaan Barang/ Jasa ............................................ 37 B. Pembentukan Panitia Pengadaan ................................................... 38 C. Penetapan Sistem Pengadaa ........................................................... 39 D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pengadaan ................................. 47 1. Pelelangan Umum ...................................................................... 47 2. Penunjukan Langsung ................................................................ 50 E. Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri ............................................. 51 F. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/ Jasa ............................ 52
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan .................................................................................... 53 B. Saran............................................................................................... 54
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 55 LAMPIRAN
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1
Bagan Organisasi Perangkat Daerah Kota Surakarta…………. 32
Gambar 3.2
Bagan Sekretaris Dewan Perwakilan Kota Surakata……. …... 33
Gambar 4.1
Bentuk Sampul Surat Penawaran Harga………………………. 40
x
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1
Rekapitulasi Pegawai Berdasarkan Golongan/ Ruang, Pendidikan dan Jenis Kelamin ………………………………… 31
Tabel 4.1
Bentuk Anggota Panitia/ Pejabat Pengadaan…..……………….. 39
Tabel 3.1
Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan ….……………...... 49
Tabel 3.2
Jadwal Pengadaan Mesin/ Kartu Absensi Sekretariat DPRD Kota Surakarta ……………………………… 51
xi
ABSTRAK Arifah Dwi Aryani, D1507011, PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/ JASA PEMERINTAH DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA, Program Studi Manajemen Administrasi, Progam Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2010, 55 halaman. Pengamatan ini dilakukan dengan tujuan untuk mendiskripsikan dan untuk mengetahui mengenai sistem ataupun prosedur yang diterapkan dalam proses persiapan pengadaan. Fokus pembicaraan dalam pngamatan ini adalah tentang persiapan pengadaan barang/ jasa di sekretariat DPRD kota Surakarta. Di dalam melakukan pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan kualitataf dengan analisis deskriptif, dimana setelah data tersebut diolah dalam bentuk penjelasan- penjelasan atau keterangan- keterangan yang merupakan suatu bentuk matematis dan tidak sepenuhnya hanya berbentuk penjelasan- penjelasan dan uraian panjang tetapi disertakan dengan tabel dan gmbar. Teknik pengumpulan data yang penulis gunakan adalah melalui observasi, wawancara, studi pustaka dan dokumentasi Dari hasil dari pengamatan yang diproleh bahwa dalam prsiapan pengadaan yang dilakukan di Sekretariat DPRD kota Surakarta dilakukan sesuai dengan Keputusan Presiden yang berlaku. Pengadaan barang/ jasa sangat penting untuk kelancaran proses pengadaan. Akan tetapi masih ada sedikit hambatan, yaitu p untuk proses persiapan. Dalam proses persiapan pengadaan, pada setiap pengumuman pengadaan kadang- kadang hanya ada 2 peserta yang mendaftar, dan proses pengadaan tidak dapat dilakukan. Untuk itu, harus ada pengulangan pengumuman. Saran yang dapat disampaikan bagi Sekretariat DPRD Kota Surakarta adalah dalam setiap pelaksanaan persiapan pengadaan harus lebih matang dan selektif dalam memilih panitia agar proses persiapan lebih matang dan dapat berjalan lancar.
xii
ABSTRACT
Dwi Arifah Aryani, D1507011, PREPARATION OF PROCUREMENT OF GOODS / SERVICES CITY GOVERNMENT IN THE DPRD SECRETARIAT OF SURAKARTA, Administrative Management Studies Program, the Diploma Program, Faculty of Social and Political Science, Sebelas Maret University of Surakarta, 2010, 80 pages. This observation is conducted with the aim to describe and to know about the system or procedures to be implemented in the proces of procurement. Focus of discussion in this observation is about the preparation of procurement of goods / services in the DPRD secretariat of Surakarta city . In doing this observation the authors use this type of observation qualitatif with descriptive analysis, where after the data is processed in the form of explanations or particulars which is a form of mathematical and do not fully shaped only explanations and lengthy but is supplied with tables and picture. Data collection techniques used by the writer is through observation, interviews, library research and documentation From the results of the observation that in preparation procurement obtained conducted in the DPRD Secretariat of Surakarta. conducted in accordance with Presidential Decree and regulations. Preparation of goods / services is essential for the smooth procurement process. Suggestions can be submitted to the Parliament Secretariat Surakarta is in every preparation for the implementation of procurement should be more mature and selective in choosing a committee to prepare a more mature process.
xiii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Secara umum perusahan mempunyai tujuan dan sasaran yang cenderung sama, antara lain mampu mendapatkan keuntungan/ laba maksimal supaya perusahaan dapat bertahan hidup, mampu berkembang mengikuti perkembangan pasar yang terjadi. Untuk mencapai semua tujuan tersebut perusahaan harus menetapkan suatu kebijakan yang tepat guna mengelola perusahaan. Untuk menunjang kelancaran proses produksi salah satu faktor penentunya adalah inventori atau persediaan, tanpa adanya persediaan para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu saat tidak dapat memenuhi keinginan para pelanggannya, karena tidak selamanya barang–barang atau jasa tersedia pada setiap saat, yang berarti pula para pengusaha akan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan yang seharusnya diperoleh. Jadi persedian sangat penting bagi setiap perusahaan, baik perusahaan yang menghasilkan suatu barang ataupun jasa. Pada perusahaan besar, perusahaan menengah maupun perusahaan kecil masing–masing mempunyai persediaan yang berbeda–beda baik berupa bahan baku, bahan penolong maupun persediaan barang jadi yang terdapat pada perusahaan manufaktur. Dalam suatu perusahaan pengadaan barang dan jasa sangat mempengaruhi proses jalannnya suatu peerusahaan dan keberhasilan suatu perusahaan. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal harus melalui pengadaan bahan baku terlebih dahulu. Keputusan presiden nomor 8 tahun 2006 tentang perubahan keempat atas keputusan presiden nomor 80 tahun 2003 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/ jasa pemerintah, yang diberlakukan sejak ditetapkan merupakan upaya untuk membangun kembali landasan implementasi kebijakan pengadaan barang/ jasa pemerintah sebagai rencana untuk meningkatkan efisiensi, semangat berkompetisi serta pemberdayaan masyarakat yang profesional.
1
DPRD kota Surakarta merupakan lembaga yang perannya sebagai lembaga legislatif, penampung dan penyalur aspirasi rakyat, serta merupakan mitra (partnership) bagi pemerintah kota Surakarta. Sesuai dengan keputusan presiden nomor 8 tahun 2006 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/ jasa pemerintah. Di Sekretariat DPRD kota Surakarta didalam proses pengadaan barang/ jasa pemerintah perlu adanya persiapan pengadaan terlebih dahulu. Pengadaan barang/ jasa pemerintah yang dibiayai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara/ Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBN/APBD) harus dapat dilaksanakan dengan efisien dengan prinsip persaingan sehat, transparan dan perlakuan yang adil bagi semua pihak. Sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan dalam semua aspek terutama aspek keuangan maupun aspek manfaaat bagi kelancaran tugas pemerintah. Dalam pelayanan masyarakat, untuk pengadaan barang/ jasa sebelumnya harus diperlukan persiapan pengadaan barang/ jasa dengan sebaik- baiknya oleh pegawai yang bertugas dan bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/ jasa. Untuk itu setiap instansi pemerintah wajib melaksanakan persiapan pengadaan barang/ jasa pemerintah sesuai dengan keputusan presiden dengan baik dan benar. Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka penulis mengambil judul : “ PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/ JASA PEMERINTAH DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA”
B. Perumusan Masalah
DPRD kota Surakarta merupakan lembaga yang memiliki peran menampung serta menyalurkan aspirasi rakyat. Dalam proses kerjanya di dalam persiapan pengadaan barang/ jasa melalui beberapa proses dan tahap untuk mendapatkan hasil yang baik sesuai dengan peraturan yang sudah berlaku sesuai dengan keppres nomor 8 tahun 2006. Dari latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis mengambil permasalahan yang akan dibahas dalam pengamatan ini adalah :
Bagaimana proses persiapan pengadaan barang/ jasa pemerintah di Sekretariat DPRD kota Surakarta? C. Tujuan Penulisan
Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan ini adalah : Untuk mengetahui proses pelaksanaan persiapan pengadaan barang/ jasa pemerintah di Sekretariat DPRD kota Surakarta. D. Metode Pengamatan Menentukan metode pengamatan merupakan langkah yang penting dalam suatu proses pengamatan, karena dengan metode pengamatan dapat diketahui bagaimana cara menguji kebenaran suatu ilmu atau teori. Metode pengamatan ini meliputi lokasi pengamatan, bentuk pengamatan, teknik pengumpulan data, teknik analisis. Penjelasan masing- masing adalah sebagai berikut : 1. Lokasi Pengamatan a. Tempat Pengamatan Penulis mengambil pengamatan pada instansi pemerintah, yaitu di Sekretariat DPRD kota Surakarta. b. Waktu Pengamatan Waktu pengamatan merupakan waktu yang diperlukan untuk melakukan pengamatan. Pengamatan ini dilaksanakan dalam waktu 1 (satu) bulan, terhitung dari awal bulan Maret 2010 sampai akhir Maret 2010. 2. Bentuk Pengamatan Pemilihan bentuk pengamatan yang tepat akan memudahkan penulis untuk memecahkan masalah yang dihadapi. Bentuk pengamatan secara umum yang
dapat digunakan adalah pengamatan kualitatif. Penulis menggunakan bentuk pengamatan yang berupa deskriptif kualitatif. Dengan bahan pertimbangannya adalah bahwa bentuk pengamatan kualitatif ini lebih peka dan lebih dapat menyesuaikan diri pada kenyataan ganda serta dapat menyajikan secara langsung hakikat hubungan antara peneliti dengan responden. Selain itu pengamatan kualitatif menghasilkan data deskriptif yang berupa kata-kata atau lisan dari orang dan perilaku yang diamati. . Metode kualitatif menurut Kirk dan Miller yang dikutip oleh Lexy J. Moleong (2001: 3) merupakan suatu tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental bergantung pada pengamatan manusia dalam kawasannya sendiri dan berhubungan dengan orang-orang tersebut dalam bahasanya dan dalam peristilahannya. Jenis pengamatan ini memaparkan polapola nilai yang dihadapi, yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan yang terkait dengan perilaku responden/informan yang diamati. 3. Sumber Data Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah : a. Wawancara Langsung Yaitu data yang diperoleh langsung dari narasumber (informan) di Sekretariat DPRD Kota Surakarta yang kemudian diolah oleh penulis. Dalam pengamatan ini yang menjadi narasumber (informan) adalah Bagian Rumah Tangga Sekretariat DPRD Kota Surakarta. b. Data melalui buku-buku Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung yang berhubungan dengan pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta dan buku-buku lainnya yang berhubungan dengan Sekretariat DPRD secara umum.
4. Metode Pengumpulan data Teknik pengumpulan data merupakan cara-cara yang ditempuh untuk memperoleh data yang diperlukan dalam suatu pengamatan. Pengumpulan data dimaksudkan untuk memperoleh informasi atau keterangan yang benar dan dapat dipercaya. Teknik pengumpulan data yang digunakan sebagai berikut : a. Observasi Yaitu metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung pada lokasi dan lingkungan Sekretariat DPRD kota Surakarta. b.Wawancara Yaitu pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung kepada pimpinan dan pegawai di Sekwan DPRD kota Surakarta. c. Studi Pustaka Teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data dan menbaca buku-buku yang ada kaitannya dengan pengadaan dan prosedurnya. d. Dokumentasi Teknik dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengklasifikasikan bahan-bahan tertulis yang berhubungan dengan masalah pengamatan. Dokumentasi
dalam pengamatan ini
digunakan untuk memperoleh data yang tidak didapatkan dari observasi dan wawancara. 4. Analisis Data Analisis data dalam pengamatan biasanya dilakukan bersamaan dengan proses pengumpulan data di lapangan. Analisis data dalam pengamatan ini adalah model interaktif. Dalam analisis interaktif, terdapat empat komponen yaitu pengumpulan data, reduksi data, peyajian data, dan penarikan kesimpulan/ verifikasi.
Setelah semua data terkumpul, tahap selanjutnya adalah analisis data. Analisis
data
adalah
mengelompokkan,
membuat
semacam
urutan,
memanipulasi serta menyingkatkan data sehingga mudah untuk dibaca. Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan teknik analisis data kualintatif. Analisis dalam pengamatan kualitatif menurut HB Sutopo ( 2002:94 ), terdiri dari tiga komponen utama yaitu reduksi data, sajian data, dan penarikan simpulan dengan vervikasinya. a. Reduksi Data Merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari pengumpulan data yang dilakukan dengan membuat ringkasan dari catatan yang diperoleh di lapangan. Proses reduksi data ini berlangsung terus-menerus sepanjang pelaksanaan penelitian sampai berakhirnya penyusunan Laporan Tugas Akhir ini. b. Sajian Data Sajian data mengacu pada rumusan masaalh, dengan melihat suatu penyajian data, penulis akan mengerti apa yang terjadi dan memungkinkan untuk mengerjakan sesuatu pada analisa data atau tindakan lain. b. Penarikan Simpulan Proses penarikan simpulan pada awalnya simpulan tersebut kurang jelas kemudian semakin jelas karena landasan yang kuat. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai proses pengumpulan data berakhir.
BAB II Tinjauan Pustaka
A. Pengertian Persiapan Masa persiapan adalah masa penting yang akan menentukan kesuksesan. Itu sebabnya segala sesuatu butuh masa persiapan. Pemerintah Indonesia tak akan asal saja mengutus prajuritnya untuk pergi ke medan perang, sebelum mempersiapkan mereka lebih dulu di sebuah latihan kemiliteran, seperti ABRI misalnya. Tanpa persiapan yang matang, bisa dipastikan bahwa mereka hanya akan kalah dan dipermalukan di medan peperangan. Seorang petinju profesional memerlukan persiapan berbulan-bulan lamanya untuk sebuah pertandingan. Ia setiap hari harus baku hantam dengan sparing partner agar kelak bisa menghadapi musuh yang sebenarnya. Persiapan adalah suatu kegiatan yang akan dipersiapkan sebelum melakukan sebuah kegiatan. Tanpa persiapan, kegiatan tidak akan terlaksanakan dengan baik atau pun susah untuk dilaksanakan.sebaliknya jika kita persiapan, maka kegiatan itu akan terlaksana dengan baik.hasil dari persiapan adalah sebuah kegiatan yang memuaskan. William Ury (1993) menyarankan untuk melakukan 5 langkah penting persiapan dalam menghasilkan peta perjalanan untuk tiba pada hasil keputusan yang memuaskan semua pihak, yaitu : 1. Pelajari minat dan kepentingan diri sendiri dan pihak yang terlibat dalamnegosiasi Mengapa kita bernegosiasi? karena seringkali ada kepentingan yang berbenturan dengan kepentingan pihak lain. Pada prakteknya, kita seringkali berpegang pada posisi dan melupakan minat/motivasi yang melatar belakangi posisi itu . - Posisi adalah hal konkrit, hal nyata yang ingin diperoleh, misalnya: hak penggunaan tanah gratis untuk membangun plot demonstrasi
- Minat adalah motivasi-motivasi yang tidak terlihat kasat mata yang mendorong timbulnya posisi, misalnya kekuatiran, hasrat, dan cita-cita. 2. Ciptakan pilihan-pilihan kemungkinan hasil keputusan yang kreatif Sebuah pilihan adalah sebuah kemungkinan keputusan atau bagian dari sebuah keputusan. Mengenali motivasi diri sendiri dan pihak lain, akan membantu untuk secara kreatif mencari berbagai pilihan dalam keputusan yang dapat diterima dengan penuh komitmen oleh pihak lain dan diri sendiri. Sebuah kekeliruan klasik dalam negosiasi adalah terfokus pada satu solusi yaitu solusi yang diinginkan oleh diri sendiri. Terbuka pada berbagai pilihan dapat membantu untuk menemukan solusi yang memuaskan bagi semua pihak yang terlibat. Negosiator yang ulung, akan memperbesar kue keputusan, dan bukan hanya sekedar membagi-bagi potongan kue nya. 3. Mengenali dan menggunakan kriteria/standar-standar yang umum berlaku Setelah 'kue keputusan' diperbesar tantangan berikutnya adalah bagaimana membaginya dengan efektif sehingga memenuhi kebutuhan dari semua pihak yang terlibat? Anda berharap anggota kelompok tani bersedia memberikan waktu dan tenaga untuk bekerja secara sukarela dan hanya menyediakan konsumsi, kelompok tani berharap mereka dibayar untuk melakukan pekerjaan tertentu. Lalu bagaimana jalan keluarnya? dalam keadaan seperti ini, biasanya orang akan berkeras pada posisinya atau malah menyalahkan pihak lain (misalnya lembaga lain yang telah memulai sistem pembayaran). Namun hal ini hanya akan mengakibatkan konflik ego tanpa keputusan yang dapat diterima baik oleh setiap pihak. Dalam hal ini, seorang negosiator yang strategis, akan mengubah proses seleksi ini ke dalam pencarian solusi bersama yang adil dan memenuhi kebutuhan setiap pihak. Negosiator ini akan mencari standar-standar independen yang adil dan berlaku di komunitas tersebut. Standar-standar umum ini bisa berupa kesetaraan dalam perlakuan, nilai pasar, peraturan,atau cara-cara lain yang pernah ditempuh dalam menghadapi masalah serupa. Dalam kasus ini,
negosiator bisa mencari kebiasaan yang berlaku dalam kerja di pesta adat untuk mendapatkan ide solusi balas jasa/penghargaan terhadap pekerjaan yang dilakukan untuk memberi manfaat pada kelompok itu sendiri. 4. Kenali dan kembangkan alternatif yang mungkin terjadi, jika keputusan tidak dihasilkan melalui negosiasi Tujuan dari negosiasi bukan semata-mata untuk mendapatkan solusi, namun untuk menghasilkan solusi terbaik, dibandingkan jika negosiasi tidak dilakukan. Dalam hal ini, kebiasaan yang seringkali kita lakukan adalah baru mengevaluasi berbagai alternatif yang tersedia setelah gagal menghasilkan keputusan dalam negosiasi, dan ini adalah kebiasaan yang memberikan hasil yang tidak efektif. Untuk menentukan apakah negosiasi harus dilakukan dan mendapatkan keyakinan kuat maka kita harus mengembangkan kebiasaaan baru, yaitu: mengenali dan mengembangkan berbagai alternatif keputusan jika kesepakatan tidak tercapai sebelum terlibat dalam negosiasi atau dikenal dengan istilah BATNA (best alternative to a negotiated agreement). 5. Kembangkan proposal yang kuat, pilihan keputusan yang dapat diterima baik dan menghasilkan komitmen oleh pihak yang terlibat
Mengambil beberapa waktu untuk mempelajari minat dan motivasi diri sendiri dan pihak lain serta berbagai pilihan solusi yang tersedia membuka pintu untuk mendapatkan solusi yang kreatif. Didapatkannya standar-standar umum dan alternatif-alternatif jika kesepakatan tidak berhasil didapatkan membantu dalam memilih opsi-opsi yang tepat untuk dikembangkan menjadi proposal yang kuat. Yang membedakan dari sebuah pilihan solusi dan proposal adalah tercapainya komitmen dari pihak-pihak yang terlibat dalam negosiasi. Idealnya, proposal yang kuat dibangun berdasarkan pilihan yang memenuhi minat dan motivasi dari kedua belah pihak; pilihan itu tentunya harus lebih baik daripada jika negosiasi tidak dilakukan; dan jika
memungkinkan, pilihan solusi ini telah didasarkan pada standar-standar umum yang adil. B. Pengadaan Barang/ Jasa Pengadaan barang-barang materiil (bahan baku) merupakan standarisasi mutlak yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan pekerjaaan, juga dalam rangka penghematan pengeluaran dana pada suatu perusahaaan khususnya untuk pembelian bahan baku, oleh karena itu hendaknya setiap kegiatan pengadaan dilakukan secara sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang ingin dicapai. Dalam proses pengadaan tujuan yang ditetapkan oleh organisasi, penting sekali alat dukung. Sehingga apabila terpenuhinya alat dukung tersebut dipastikan pekerjaan akan berjalan lancar. Instansi pemerintah (DPRD Kota Surakarta) dalam rangka pengadaan barang/jasa sangat diperhatikan
karena
proses
pendanaannya
menggunakan
Anggaran
Pendapatan Belanja Negara. Sesuai Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 18 Tahun 2000, dikemukakan bahwa pengadaan adalah usaha atau kegiatan pengadaan barang/ jasa yang diperlukan oleh instansi pemerintah yang meliputi : jasa pemborongan, jasa konsultasi, dan jasa lainnya untuk memenuhi kebutuhan barang. Menurut Muhammad Ichcram Mukmin, SH (1992: 68) dalam bukunya Pengadaan Barang dan Jasa, Mendefinisikan pengadaan adalah sebagai berikut: “Pengadaan adalah segala usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan terhadap barang dan jasa dalam batas peraturan perundangundangan yang berlaku”. Dalam proses pengadaan tujuan yang ditetapkan oleh organisasi, penting sekali alat dukung. Sehingga apabila terpenuhinya alat dukung tersebut dipastikan pekerjaan akan berjalan lancar. Instansi pemerintah (DPRD Kota Surakarta) dalam rangka pengadaan barang/jasa sangat
diperhatikan
karena
proses
pendanaannya
menggunakan
Anggaran
Pendapatan Belanja Negara. Muhammad Ichram Mukmin, SH (1992: 72) juga mengemukakan cara dalam pengadaan barang antara lain dengan cara : 1. Pembelian 2. Penyewaan 3. Peminjaman 4. Pemberian/ Hibah 5. Penukaran/ Barter 6. Pembuatan 7. Sewa- Beli 8. Leasing Masalah- maslah pokok peerencanaan pengadaan menurut Muhammad Ichram Mukmin, SH (1992: 78) masih dalam buku yang sama yaitu : 1. Apa yang dibutuhkan (WHAT) 2. Berapa yang dibutuhkan, berapa harga yang dibutuhkan (HOW MANY, HOW MUCH) 3. Kapan dibtuhkan (WHEN) 4. Dimana dibutuhkan (WHERE) 5. Siapa yang mengadakan dan siapa yang menggunakan (WHO) 6. Bagaimana cara pengadaan (WHY) Untuk dapat dilaksanakan fungsi pembelian (pengadaan bahan baku) ini dengan efektif dan efisien, dibutuhkan adanya kemampuan dari para petugas pengadaan barang. Hal ini karena tidaklah tepat apa yang dikatakan orang, bahwa
efektifnya
pembelian
dilakukan
apabila
bahan-
bahan
dan
perlengkapan yang dibeli pada harga yang berada dibawah harga yang telah ditentukan. Di dalam hal mungkin sebaliknya, karena faktor- faktor lain disamping harga, seperti kualitas, tanggal penyerahan yang dijanjikan, dan
nama supplier barang- barang tersebut. Jadi
kuranglah tepat apabila kita
menginginkan pembelian dengan harga yang murah saja, karena bahan atau barang yang dibeli kurang memenuhi syarat hingga dapat merugikan perusahaan itu sendiri. Berdasarkan pengertian tersebut diatas, maka dapat dirangkum pengertian pengadan barang/jasa yaitu aktivitas untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa dengan berdasarkan peraturan yang berlaku, jumlah, dan kualitas yang tepat dengan harga yang menguntungkan termasuk didalamnya usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisien dan efektif. Pada hal lain yang dimaksud dengan pengadaan perlengkapan material instansi pemerintah adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi pembelian, penyewaaan, pembikinan, peminjaman, tukar tambah yang mengakibatkan pembebanan pada APBD/APBN dan pemberian dari lembaga lainnya. Dengan demikian pengertian “pengadaan” itu lebih luas dari daripada “pembelian”, meskipun dalam kenyataannya bahwa sebagian besar dari pengadaan perlengkapan material itu dilakukan dengan jalan membeli. Adapun fungsi pengadaan itu adalah mengatur dan menyelenggarakan terpenuhinya perlengkapan yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah kualitas, tempat, maupan waktu yang dikehendakinya dengan efektif dan efisien. Aktivitas untuk memenuhi kebutuhan barang meliputi : 1. Penentuan atau penelitian barang yang diperlukan Pimpinan
yang
bertugas
dalam
pengadaaan
barang-barang
berkewajiban mengadakan penelitian terhadap barang yang dibutuhkan baik mengenai jenis, jumlah, biaya maupun mutunya. Kegiatan yang dilakukan penelitian atau penentuan barang untuk mengumpulkan data dan informasi dalam penyusunan rencana kerja pengadaan. Data informasi yang dikumpulkan antara lain : a. Mencari keterangan-keterangan yang terbaru mengenai keadaan barang. b. Mempertimbangkan kegunaaan akan barang yang akan diadakan.
c. Menyeleksi instansi yang mengikuti kegiatan pengadaan. 2. Perencanaan kebutuhan Apabila penelitian mengenai barang yang telah diselesaikan, maka dibuat daftar rencana kebutuhan barang untuk melakukan pengadaan barang-barang.
Perencanaan
mempertimbangkan
kebutuhan
syarat-syarat
bahwa
harus
disusun
crencana
harus
dengan mudah
dilaksanakan, harus dibuat oleh ahli, harus mempunyai perincian yang teliti, luwes atau fleksibel. Dengan adanya perencanaan yang tepat dan jelas serta didukung dengan tenaga kerja atau pelaksana yang tangguh maka tujuan organisasi akan dapat dicapai dengan tepat, dan yang menjadi tujuan organisasi akan terwujud. Dalam mengadakan materiil secara terinci dan terarah, maka unsur perencanaan memegang peranan penting. Oleh karena itu perencanaan mengandung kemungkinan-kemungkinan pilihan yang dapat dirumuskan dengan jelas kepada pilihan yang kongkrit. Beberapa segi yang harus diperhatikan dalam perencanaan kebutuhan materiil, yaitu : 1. Barang apa yang dibutuhkan; 2. Berapa jumlah yang dibutuhkan; 3. Bilamana atau kapan dibutuhkan; 4. Siapa yang membutuhkan dan siapa yang mengurus; 5. Dimana dibutuhkan; 6. Mengapa barang tersebut dibutuhkan (Sukadanto, 2001:5).
Hal tersebut dapat dimengerti karena hakekat dari perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan dengan sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang sistematis dan rasional, sehingga mendapat perhitunganperhitungan yang diperlukan sesuai dengan usaha dan tujuan. Akan tetapi tidak lepas juga dari anggaran dana yang tersedia. Adapun tujuan pengadaan barang/jasa dalam instansi pemerintah yaitu untuk memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan instansi pemerintah dalam jumlah, sesuai
dengan kualitas dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien. Di dalam instansi pemerintah, pengadaan barang dan jasa harus sesuai dengan keputusan presiden yang berlaku yaitu no 8 tahun 2006 yaitu tentang pengadaan barang/ jasa pemerintah. Sistem Pengadaan : 1. Dengan menggunakan penyedia barang/ jasa 2. Dengan cara swakelola Untuk menentukan system pengadaan yang menggunakan penyedia barang/ jasa, meliputi : 1. Metode pemilihan barang/ jasa 2. Metode penyampaian dokumen penawaran 3. Metode evaluasi penawaran 4. Jenis kontrak Dan perlu juga mempertimbangkan : 1. Jenis, sifat dan nilai barang/ jasa 2. Kondisi lokasi 3. Kepentingan masyarakat 4. Jumlah penyedia barang/ jasa yang ada Dalam menentukan system pengadaan ini, berkaitan dengan menyusun rencana pengadaan dan menentukan paket pengadaan , pengguna barang/ jasa bersam panitia/ pejabat pengadaan wajib memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri dan perluasan kesempatan bagi usaha kecil, koperasi kecil dan masyarakat.
C. Persiapan Pengadaan barang/ jasa Dalam proses pengadaan barang/ jasa pemerintah diperlukan persiapan terlebih dahulu. Persiapan pengadaan barang/ jasa dilakukan untuk mendapatkan proses pengadaan yang lebih matang dan dapat berjalan lancer. Pegawai instansi harus memahami dan menguasai dalam persiapan pengadaan barang/ jasa. Persiapan barang/ jasa di instansi pemerintah dilakukan untuk meningkatkan kompetensi yang dapat mempengaruhi sikap dan perilaku aparatur pengadaan barang/ jasa dengan efektif/ efisien, adil tidak diskriminatif dan terbuka yang mencerminkan aparatur penyelenggara yang bersih dan berwibawa. Penyelenggaraan pengadaan barang dan jasa yang tidak sehat berdampak pada kerugian yang akan ditanggung oleh masyarakat, termasuk rendahnya kualitas pelayanan yang diterima dari pemerintah. Untuk itu adanya persiapan pengadaan barang/ jasa sangat berpengaruh dalam hal ini. Menurut Adrian Sutedi, S.H., M.H. (2008: 46) dalam bukunya “Aspek Hukum Pengadaan Barang dan Jasa dan Berbagai Permasalahannya” menjelaskan beberapa langkah yang dilakukan dalam rangka menyehatkan praktik pengadaan barang dan jasa, baik oleh pihak pemerintah maupun masyarakat sipil. Pertama, memperkuat dasar hukum pengadaan barang dan jasa, status hukum pengadaan barang dan jasa dalam bentuk Keputusan Presiden nomor 80 tahun 2003 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa, yang kemudian disempurnakan lewat Peraturan Presiden nomor 8 tahun 2006 tentang perubahan keempat Keputusan Presiden nomor 80 tahun 2003. Kedua, peningkatan kapasitas (capacity building) bagi para kontraktor lokal. Peran ini dapat diemban oleh pemerintah dan asosiasi perusahaan pengadaan barang/ jasalewat berbagai program pelatihan dan sosialisasi mengenai kompetensi teknis dan manajemen. Selama ini asosiasi hanya berfungsi sebagai tempat bagi para pengusaha barang dan jasa untuk berbagai-
bagi proyek, kepedulian asosiasi dalam meningkatkan kapasitas anggota merupakan keberpihakan yang nyata dalam rangka mempertahankan eksistensi perusahaan barang dan jasa dalam jangka waktu yang panjang. Ketiga, Proses perencanaan pengadaan dilakukan secara profesiona, dan sesuai dengan rencana strategis darti dokumen perencanaan pembangunan yang ditetapkan. Proses perencanaan kadang- kadang telah menjadi permulaan dari tidak sehatnya proses pengadaan barang dan jasa. Yang terjadi selama ini perencanaan dilakukan secara eksekutif, setelah tiba di legislatif dimulailah deal- deal terbatas, terutama pada panitia anggaran dan seluruh seluruh rencana bias berubah. Keempat, Masyarakat menggiatkan diri pada aksi peniup pluit (whistle blower) atau watchdog. Karena masyarakatlah yang akan menjadi user dari hasil pekerjaan yang dilaksanakan, maka secara moral masyarakat dituntut kepeduliannya untuk meakukan pengawasan. Pemerintah dituntut memiliki akses yang luas kepada masyarakat dalam memperolehinformasi mengenai proyek. Bahkan sebelum proyek dilaksanakan sebaiknya pemerintah memberi sosialisasi kepada masyarakat mengenai proyek yang akan dilaksanakan. Sehingga masyarakat sendiri menjadi safeguarding bagi keberhasilan proyek pengadaan barang dan jasa. Pendekatan lainnya adalah adanya lembaga- lembaga pemantau yang diinisiasi masyarakat sipil. Lembaga pemantau pengadaan barang dan jasa yang telah berdiri pada level nasional (Indonesia Procurement Wacth) sebaiknya diikuti inisiasinya pada level provinsi maupun kabupaten. Lembaga ini haruslah terdiri dari pribadi- pribadi yang memiliki kompetensi, integritas dan track record yang memadahi, karena jika tidak lembaga ini akan terbeli pihak- pihak tertentu yang mempunyai kepentingan pada proses pengadaan barang dan jasa, baik itu dari pemerintah, DPRD, maupun pihak pengusaha.
Tujuan persiapan pengadaan barang/jasa adalah : a. Diperolehnya barang/jasa dengan kualitas yang diharapkan/ditetapkan b. Terjaminnya kelancaran dari proses pengadaan itu sendiri. Tiga Batasan (Triple Constrant) dalam persiapan pengadaan barang/ jasa : a. Besarnya
biaya
(anggaran)
yang
dialokasikan,
yang
tidak
diperkenankan dilampaui jumlah pengeluarannya b. Jadual kegiatan/proyek dalam kaitan dengan kurun waktu (lamanya) dan tanggal akhir yang telah ditentukan c. Mutu produk atau hasil kegiatan/proyek yang harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan dan dapat dipertanggungjawabkan Butir- butir pokok dalam rangka persiapan pengadaan : 1. Prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa yaitu : a. Efisien, ini berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggung jawabkan. b. Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan. c. Terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/criteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas. d. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi
pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetaapn calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya. e. Adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun. f. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum permerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsipprinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa dan dapat dipertanggung jawabkan (tidak ada komplain) 2. Kebijakan Umum Pengadaan 3. Etika Pengadaan : melaksanakan secara tertib, profesional, hindari persaingan tak sehat, menerima keputusan, mencegah conflict of interest &
penyalahgunaan
wewenang,
tidak
menerima
hadiah,
Pakta Integritas 4. Perlu diketahui secara pasti sumber pendanaan untuk pengadaan barang/jasa 5. Perlu didefinisikan sejak awal bahwa pengadaan barang/jasa yang akan dilakukan apakah memerlukan penyedia barang/jasa atau akan dilaksanakan sendiri 6. Perlu diketahui secara jelas pengadaan jenis apa yang akan dilakukan Sebagai komitmen menuju tata pemerintahan yang baik, menyehatkan sistem pengadaan barang dan jasa adalah tawaran yang mutlak, tidak ada kata wait and see dan kita harus meniupkan perubahan pada sektor pengadaan barang dan jasa.
Persiapan pengadaan barang/ jasa pemerintah meliputi : 1. Perencanaan pengadaan barang/ jasa pemerintah 2. Pembentukan panitia pengadaan/ penunjukan pejabat pengadaan 3. Penetapan sistem pengadaan yang dilaksanakan penyedia penyedia barang/ jasa 4. Penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan 5. Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri (HPS) 6. Penyusunan dokumen pengadaan barang/ jasa Saat ini pengadaan barang tidak terbatas pada barang yag berwujud, tetapi juga barang yang tidak berwujud. Barang tidak berwujud umumnya adalah jasa, misalnya jasa pelayanan jasa kesehatan, jasa pelayanan pendidikan, jasa pelayanan konsultasi, jasa supervisi, jasa manajemen, dan lain- lain. Pengadaan barang tak berwujud umumnya berupa jasa tersebut merupakan asal usul pengadaan jasa konsultasi dan jasa lainnya. Adanya persiapan pengadaan barang dan jasa sangatlah penting untuk menunjang kelancaran proses pengadaan barang dan jasa. Selain itu proses persiapan pengadaan juga akan mempengaruhi hasil dari pengadaan barang dan jasa tersebut secara optimal sesuai dengan aturan yang ada. Pengadaan barang/ jasa pada hakikatnya merupakan upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang/ jasa yang diinginkannya, dengan menggunakan waktu dan proses tertentu dicapai kesepakatan harga, waktu, dan kesepakatan lainnya. Agar dapat dilaksanakan dengan sebaik- baiknya, maka kedua belah pihak yaitu pihak pengguna dan penyedia haruslah berpatokan pada filosofi pengadaan baarang/ jasa, tunduk kepada etika dan norma pengadaan barang/ jasa yang berlaku, mengikuti prinsip- prinsip, metode, dan proses pengadaan barang/ jasa yang ada. Pengadaan barang/ jasa melibatkan beberapa pihak, yaitu pengguna, penyedia barang/ jasa dan panitia pengadaan.
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA /INSTANSI
A. 1. DPRD Kota Surakarta Reformasi yang bergulir mendorong terjadinya perubahan paradigma penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan menuju lebih baik, dengan membuka babak baru dalam kehidupan berbangsa dan bernegara, khususnya dalam penyelenggaraan pemerintahan di Daerah. DPRD Kota Surakarta berdiri semenjak berdirinya pemerintah kota Surakarta yakni disebutkan bahwa undang-undang nomor 16 Tahun 1950 tentang pembentukan daerah-daerah kota besar dalam lingkungan propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta, maka dibentuklah Dewan Perwakilan Rakyat Surakarta (DPRD) Kota Surakarta. DPRD Kota Surakarta merupakan unsur penyelenggaraan pemerintahan Daerah. Sebagaimana diketahui bahwa secara umum terdapat tiga fungsi dari lembaga legislatif, yaitu: -
fungsi penganggaran
-
fungsi perundangan
-
fungsi pengawasan
Dengan demikian kinerja lembaga ini harus dikembalikan pengukuran dan penilaiannya kepada pelaksanaan tugas-tugas pokok yang bersifat umum tersebut.
2. Dasar Hukum, Kedudukan DPRD Kota Surakarta Kinerja sebuah lembaga legislatif, dapat diukur dan dinilai dengan mendasarkan kepada pencapaian tujuannya. Sementara keberadaan lembaga legislatif adalah sebagai lembaga yang diharapkan mampu menjadi kekuatan pengawas dan penyeimbang (check and balance) atas penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan daerah oleh badan eksekutif daerah (pemerintah kota). Tujuan yang dimaksud adalah penyelenggaraan pemerintah
dan pembangunan menuju terwujudnya masyarakat yang sejahtera dalam dimensi luas. Sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dibagi atas daerah provinsi dan daerah provinsi dibagi lagi atas daerah kabupaten dan kota, yang masing-masing sebagai daerah otonom. Sebagai daerah otonom, daerah provinsi dan kabupaten/kota memiliki pemerintahan daerah yang melaksanakan fungsi-fungsi pemerintahan daerah, yakni Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD). Kepala Daerah adalah Kepala Pemerintah Daerah baik di daerah provinsi maupun kabupaten/kota, yang merupakan eksekutif di daerah, sedangkan DPRD baik di daerah provinsi maupun daerah kabupaten/kota merupakan lembaga legislatif daerah. Dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan daerah diterapkan prinsip demokrasi. Dalam Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, diatur mengenai pemilihan kepala daerah dan wakil kepala daerah yang dipilih secara langsung oleh rakyat yang diajukan oleh partai politik atau gabungan partai politik yang kemudian ada perubahan yaitu undang- undang nomor 12 tahun 2008 tentang perubahaan atas undang- undang nomor 32 tahun 2004 tentang pemerintahan daerah. Visi dan misi DPRD Kota Surakarta tertuang dalam Rencana Kerja DPRD pada tiap Masa Bhakti 5 tahun sekali adalah sebagai berikut: ·
Visi DPRD Kota Surakarta 1. Aspiratif, adalah keberpihakan kepada masyarakat, mengutamakan dan memperjuangkan kepentingan masyarakat Kota Surakarta. 2
Responsif, adalah cepat dan tanggap dalam menjawab permasalahanpermasalahan yang terjadi di masyarakat.
3
Profesional, adalah dalam melaksanakan tugas dan fungsi sesuai dengan keahlian dan kewenangan yang dimiliki.
4. Bertanggung Jawab, adalah berani dan konsekuen melaksanakan fungsi yang diemban sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
5. Berwawasan Budaya, adalah mendasar pada cipta, rasa, etika, dan estetika ·
MISI DPRD Kota Surakarta 1. Memperjuangkan Keadilan dan Kesejahteraan masyarakat Kota Surakarta dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan. 2. Meningkatkan kepekaan dan kepedulian dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi di masyarakat kota Surakarta 3. Meningkatkan profesionalisme DPRD Kota Surakarta sesuai tugas dan fungsi. 4. Membangun Komunikasi dan Kemitraan DPRD dengan pemerintah Kota Surakarta, Masyarakat, akademisi, pers dan lembaga lainnya. 5. Meningkatkan daya pikir, nilai rasa, perilaku yang bermartabat dan hasil karya yang berguna untuk Kesejahteraan masyarakat Kota Surakarta
B. 1. Sekretariat DPRD Kota Surakarta Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Surakarta berlokasi di Jl. Adi Cucipto No. 143 A Jajar, kecamatan Laweyan, kota Surakarta. Sekretariat DPRD Kota Surakarta merupakan pembangunan kedua setelah Balaikota Surakarta mengalami kebakaran. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta adalah unsur staf yang membantu Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta dalam menyelenggarakan tugas dan kewajibannya. Untuk membantu kelancaran tugas-tugas tersebut Sekretariat DPRD dibantu oleh Staf DPRD dari Pegawai Negeri Sipil.
2. Kedudukan dan Tugas Pokok Sekretariat DPRD Perubahan yang sangat mendasar dengan telah berlakunya UndangUndang Nomor 12 Tahun 2008 adalah terjadinya perubahan kedudukan Badan Legislatif sebagai mitra kerja yang sejajar dengan Badan Eksekutif. Dengan demikian telah terjadi perubahan yang signifikan dengan peran dan fungsi
DPRD, dengan adanya perubahahan tersebut proses kegiatan Kesekretariatan Dewan mengharuskan adanya mekanisme yang sangat intens agar senantiasa tercipta kesatuan gerak dan langkah dalam mata rantai kerja yang harmonis. Dengan demikian kegiatan pelayanan yang menjadi tugas pokok dari Sekretariat Dewan dapat dilaksanakan dengan optimal. Sekretariat DPRD Kota Surakarta mempunyai kedudukan, tugas pokok dan fungsi yang diatur dalam Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2008 pasal 5. Dalam peraturan tersebut dijelaskan bahwa, Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD yang dipimpin oleh seorang Sekretaris DPRD yang berkedudukan secara teknis operasional berada dibawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Tugas-tugas pokok dari Sekretariat DPRD adalah: a) Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan b) Menyelenggarakan administrasi keuangan c) Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD d) Dan menyediakan serta mengoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan DPRD sesui dengan kemampuan keuangan daerah. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana hal tersebut diatas, Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi : 1. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD 2. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD 3. Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD dan 4. Penyediaan dan pengoordinasi tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD Dalam upaya meningkatkan kinerja DPRD sebagai unsur perwakilan rakyat daerah dalam menjalankan fungsi penganggaran, fungsi perundangan, fungsi pengawasan dan fungsi keterwakilannya. Sekretariat DPRD dituntut untuk mampu berperan sebagai Fasilitator dan mediator. Untuk itu Sekretariat DPRD harus mampu dan harus profesional dalam menjalankan tugas dan fungsinya serta mampu memberikan dukungan yang optimal kepada DPRD agar dalam menjalankan tugas dan wewenangnya
dapat melaksanakannya
secara efektif dan efisien. Sehingga Sekretariat DPRD Kota Surakarta mempunyai visi dan misi dalam mengemban tugasnya, yaitu: · Visi
: Terwujudnya pelayanan prima bagi DPRD dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya
· Misi
: 1) Meningkatkan profesionalisme pejabat dan staf sekretariat DPRD 2) Meningkatkan prasarana dan sarana kerja 3) Meningkatkan pelayanan kepada anggota DPRD dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya.
3. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD Sekretariat DPRD terdiri dari 4 sub bagian, dan tiap-tiap Sub bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian. Struktur Organisasi DPRD Surakarta berdasarkan Peraturan Walikota Surakarta Nomor 19-A Tahun 2009 tentang Pedoman Uraian Jabatan Struktural Pada Sekretariat DPRD adalah sebagai berikut : a. Sekretaris DPRD b. Bagian Legislasi, membawahkan : 1. Subbagian Rapat dan Risalah 2. Subbagian Penyusunan Peraturan 3. Subbagian Evaluasi dan Pelaporan c. Bagian Keuangan, membawahi: 1. Subbagian Anggaran 2. Subbagian Perbendaharaan 3. Subbagian Akuntansi d. Bagian Humas dan Protokol, membawahkan : 1. Subbagian Humas dan Dokumentasi 2. Subbagian Protokol e. Bagian Umum, membawahi: 1. Subbagian Tata Usaha 2. Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan
f. Kelompok Jabatan Fungsional
Uraian tugas-tugas jabatan struktural di Sekretariat DPRD Kota Surakarta : a. Sekretaris DPRD Mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Dengan beberapa uraian sebagai berikut : 1. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja Sekretariat DPRD. 2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. 3. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Badan sesuai dengan bidang tugas. 4. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturanpeerunddaangan yang berlaku. 5. Menerapkan Standar Pelayanan Prima 6. Melaksanakan pengelolaan Kesekretariatan, meliputi : Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan, Keuangan, Umum dan Kepegawaian. 7. Menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis, rencana kerja, LAKIP, LKPJ dan EKPPD Sekretariat DPRD. 8. Menyusun kebijaksanaan teknis di bidang Legislasi, keuangan, Humas dan Protokol dan Umum. 9. Menyusun rencana, penelaah dan pengkoordinasi perumusan kebijakan Pimpinan DPRD. 10. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian teknis urusan kesekretariatan DPRD.
b. Bagian Legislasi Mempunyai
tugas
melaksanakan
penyiapan
pelaksanaan
dan
pelayanan administrasi dibidang Rapat dan Risalah, Penyusunan peraturan, dan evaluasi dan pelaporan peraturan. §
Subbagian Rapat dan Risalah Mempunyai tugas penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Rapat dan Risalah, meliputi: pelaksanaan persipan rapatrapat dan penyusunan risalah guna mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD.
§
Subbagian Penyusunan Peraturan Mempunyai tugas melakukan penyiapan konsep pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang penyusunan perundang-undangan, meliputi : menyiapkan bahan peraaturan per-undang-undangan, menyusun rancangan keputusan pimpinan DPRS dan keputusan DPRD serta rancangan peraturan daerah inisiatif DPRD dan pengelolaan sistem jaringan dokumentasi dan informasi hukum.
§
Subbagian Evaluasi dan Pelaporan Mempunyai tugas melakukan penyiapan penyusunan konsep rencana kerja dan penyusunan evaluasi dan pelaporan peraturan, meliputi : menyiapkan bahan-bahan raperda yang akan dilakukan pembahasan dan pelaksanaan pengkajian terhadap produk hukum dan pelaporan perda-perda yang sudah ditetapkan.
c. Bagian Keuangan Mempunyai
tugas
melaksanakan
penyiapan
pelaksanaan
dan
pelayanan administrasi dibidang perencanaan dan anggaran, akuntansi, dan perbendaharaan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD. ·
Subbagian Anggaran Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang perencanaan dan anggaran, meliputi:
penyusunan program
kerja, penyusunan anggaran dan penyusunan
LAKIP. ·
Subbagian Perbendaharaan Mempunyai tugas pelayanan
melakukan penyiapan bahan pelaksanaan
administrasi
di
bidang Perbendaharaan
dan
Meliputi
:
pembayaran keuangan pegawai, Pimpinan dan Anggota DPRD, dan kegiatan
operasional
sekretarit
Dewan
serta
verifikasi
atas
Pertanggung jawaban keuangan ·
Subbagian Akuntansi Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelaksanaan administrasi di bidang Akuntansi, meliputi : pengendalian keuangan, dan Pembukuan Keuangan
d. Bagian Humas dan Protokol Mempunyai
tugas
melaksanakan
penyiapan
pelaksanaan
dan
pelayanan administrasi di bidang Humas, Dokumentasi dan Protokol, penyerapan aspirasi masyarakat dan perjalanan dinas ·
Subbagian Humas dan Dokumentasi Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Humas dan Dokumentasi, meliputi : pelaksanaan
kegiatan
Kehumasan,
hubungan
antar
lembaga,
penyerapan aspirasi masyrakat, dokumentasi dan Perjalanan Dinas. ·
Subbagian Protokol Mempunyai tugas melakukan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang protokol meliputi: menyiapkan pelayanan kegiatan keprotokolan dan, penerimaan tamu dan penyiapan sambutansambutan
e. Bagian Umum Mempunyai
tugas
melaksanakan
penyiapan
pelaksanaan
dan
pelayanan administrasi di bidang tata usaha, kepegawaian, RumahTangga, dan perlengkapan di lingkungan Sekretariat DPRD
·
Subbagian Tata Usaha Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Tata Usaha, meliputi : Organisasi dan Tatalaksana, ketatausahaan, kearsipan dan kepegawaian.
·
Subbagian RumahTangga dan Perlengkapan Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Rumah Tangga dan perlengkapan, meliputi : pelaksanaan dan pelayanan Teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan, perawatan gedung dan kantor, kesehatan dan olahraga, dan keamanan lingkungan gedung dan kantor dan analisis kebutuhan dan pengadaan, Inventarisasi, perlengkapan, pemeliharaan dinas.
f. Kelompok Jabatan Fungsional
4. Analisis Pekerjaan Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha) a. Bagian Umum Sebagaimana dimaksud di atas bahwa tugas dari Bagian Umum adalah melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang tata usaha, kepegawaian, Rumah Tangga, dan perlengkapan di lingkungan Sekretariat DPRD. Bagian Umum dipimpin oleh seorang Kepala Bagian dengan uraian jabatan adalah sebagai berikut: 1. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja bagian. 2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. 3. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan , keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Bagian sesuai dengan bidang tugasnya. 4. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku. 5. Menyusun kebijaksanaan teknis di bidang Tata Usaha. 6. Menyusun kebijaksanaan teknis di bidang Rumah Tangga dan Perlengkapan.
7. Menyusun indikator dan pengukuran kinerja di bidang Umum. 8. Melaksanakan sosialisasi di bidang umum. 9. Menerapkan Standar Pelayanan Minimal. 10. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait. 11. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. 12. Memberikan usul dan saran kepada atasan. 13. Melaporkan
hasil
pelaksanaan
tugas
kepada
atasan
sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. 14. Melaksanaka tugas lain yang diberikan oleh atasan. b. Sub Bagian Tata Usaha Seperti yang telah diuraikan di atas bahwa Sub bagian Tata Usaha mempunyai
tugas
melaksanakan
urusan
surat
menyurat,
kearsipan,
penggandaan, kepegawaian dan perjalanan dinas. Sub Bagian Tata usaha dipimpin oleh
seorang Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Adapun uraian
tugasnya adalah sebagai berikut : 1. Melakukan penyusunan rencana kerja subbagian Tata Usaha berdasarkan rencana kerja Bagian. 2. Memberi petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. 3. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan , keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Bagian sesuai dengan bidang tugasnya 4. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijaksanaan di bidang ketatausahaan. 5. Mengelola administrasi surat menyurat, peralatan dan perlengkapan kantor, dan rumah tangga. 6. Menyiapkan dan mengolah bahan penyusunan rencana kebutuhan pegawai. 7. Menyiapkan dan mengolah bahan usulan yang meliputi pengangkatan, kenaikan pangkat, perpindahan, pemberhentian, pensiun, kenaikan gaji berkala dan tunjangan.
8. Mengelola data dan dokumentasi pegawai serta anggota DPRD. 9. Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan jenis pendidikan dan pelatihan, calon peserta pendidikan dan pelatihan serta calon peserta ujian dinas pegawai. 10. Mengusulkan permohonan izin dan tugas belajar. 11. Menyusun Daftar Urut Kepangkatan (DUK). 12. Memproses permohonan
cuti, mengusulkan permohonan kartu
pegawai, kartu isteri/suami, kartu tabungan asuransi pensiun, kartu asuransi kesehatan dan tabungan perumahan (BAPERTATUM). 13. Menyiapkan dan memproses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Pegawai dan Laporan Pajak-Pajak Pribadi (LP2P). 14. Memproses laporan perkawinan, izin perkawinan dan perceraian. 15. Menyiapkan bahan usulan pemberian tanda penghaargaan/tanda jasa dan sanksi. Menyiapkan bahan sumpah/janji Pegawai Negeri Sipil. 16. Mengelola presensi atau daftar hadir pegawai. 17. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indicator dan pengukuran kinerja di bidang ketatausahaan. 18. Melakukan penyiapan bahan soosialisasi di bidang ketatausahaan. 15. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. 16. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas 17. Melaporkan
hasil
pelaksanaan
tugas
kepada
atasan
sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. 19. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Pegawai yang bekerja di Sekretariat DPRD Kota Surakarta terdiri dari 59 orang dengan rincian sebagai berikut: -
Pegawai Negeri Sipil sejumlah 44 orang
-
Pegawai Honorer/administrasi sejumlah 9 orang
-
Calon Pegawai Negeri Sipil sejumlah 6 orang
BAB IV PEMBAHASAN
Kinerja sebuah lembaga termasuk lembaga legislatif, dapat diukur dan dinilai dengan mendasarkan kepada pencapaian tujuannya. Sementara keberadaan lembaga legislatif adalah sebagai lembaga yang diharapkan mampu menjadi kekuatan pengawas dan penyeimbang (chek and balances) atas penyelenggaraan pemerintah dan pembanugnan daerah oleh badan eksekutif daerah (Pemerintah daerah). Tujuan yang dimaksud adalah penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan menuju terwujudnya masyarakat yang sejahtera dalam dimensi yang luas. Secara umum terdapat faktor- faktor yang ikut berpengaruh atas kinerja lembaga ini, yaitu yang bersifat internal dan eksternal. Faktor- internal antara lain : regulasi DPRD yang mengatur mekanisme tata ekrja, kualitas anggota DPRD, anggaran dan fasilitas, informasi yang dimiliki/ diakses DPRD, dukungan sekretariat DPRD, tradisi dan sejarah. Kemudian untuk faktor eksternal antara lain : Sistem politik yang berlaku, rekruitmen anggota DPRD, dukungan masyarakat (konstituen), dukungan media masa. Di dalam Sekretariat DPRD Surakarta, pada bagian umum mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang taata usaha, kepegawaian, rumah tangga dan perlengkapan di lingkungan di Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, bagian umum mempunyai tugas : a. Penyiapan bahan pelaksanaan dan administrasi di bidang tata usaha dan kepegawaian. b. Penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang rumah tangga dan perlengkapan. c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sektretris DPRD sesuai tugas dan fungsinya.
Bagian Umum membawahi : a. Subbagian tata usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang tata usaha meliputi : organisasi dan tatalaksana, ketatausahaan, kearsipan, dan kepegawaian. b. Subbagian rumah tangga dan perlengkapan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang rumah tangga dan perlengkapan, meliputi : pelaksanaan dan pelayanan teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan, perawatan gedung dan kantor, kesehatan dan olahraga dan keamanan lingkungan gedung dan kantor dan analisis kebutuhan pengadaan, inventarisasi, perlengkapan, pemeliharaan kendaraan dinas. Dalam pengamatan ini, penulis akan membahas mengenai persiapan pengadaan barang/ jasa yang dilakukan di Sekretariat DPRD kota Surakarta. Pengadaan barang dan jasa dimulai dari adanya transaksi pembelian/ penjualan barang di pasar secara langsung (tunai), kemudian berkembang ke arah pembayaran
berjangka
waktu
pembayaran,
dengan
membuat
dokumen
pertanggungjawaban (pembeli dan pejual), dan pada akhirnya melalui pengadaan yang melalui proses pelelangan. Dalam prosesnya, pengadaan barang dan jasa melibatkan beberapa pihak terkait sehingga perlu ada etika, norma, dan prinsip pengadaan barang dan jasa untuk dapat mengatur atau yang dijadikan dasar penetapan kebijakan pengadaan barang dan jasa. Proses persiapan pengadaan barang/ jasa pemerintah di lakukan sesuai dengan keppres no 80 tahun 2003 yang telah disempurnakan melalui keputusan presiden no 8 tahun 2006. Menurut keputusan presiden Republik Indonesia no 8 tahun 2006, dalam persiapan pengadaan barang/ jasa pemerintah, meliputi : a. Perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah b. Pembentukan panitia pengadaan/penunjukan pejabat pengadaan. c. Penetapan sistem pengadaan barang/jasa d. Penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan
e. Penyusunan HPS f. Penyusunan dokumen pengadaan barang/ jasa Tujuan dan tiga batasan dalam persiapan pengadaan barang/ jasa pemerintah : 1. Tujuan Persiapan Pengadaan Barang/ jasa : a. Diperolehnya barang/ jasa dengan kualitas yang diharapkan b. Terjaminnya kelancaran dari proses pengadaan itu sendiri 2. Tiga Batasan Dalam Pengadaan Barng/ Jasa : a. Besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, yang tidak diperkanankan dilampaui jumlah pengeluarannya b. Jadual kegiatan/proyek dalam kaitan dengan kurun waktu (lamanya) dan tanggal akhir yang telah ditentukan c. Mutu produk atau hasil kegiatan/proyek yang harus memenuhi spesifikasi
dan
kriteria
yang
dipersyaratkan
dan
dapat
dipertanggung-jawabkan Pengadaan barang/ jasa pada dasarnya melibatkan pihak pengguna barang/ jasa dan pihak penyedia barang/ jasa dengan keinginan atau kemauan yang berbeda. Pihak pengguna barang/ jasa menghendaki memperoleh barang/ jasa dengan harga semurah- murahny, sedang pihak penyedia barang/ jasa dalam menyediakan barang/ jasa sesuai kepentingan pengguna barang/ jasa ingin mendapatkan keuntungan setinggi- tingginya. Dua keinginan/ kepentingan ini akan sulit dipertemukan kalau tidak ada saling pengertian dan kemauan untuk mencapai kesepakatan. Untuk itu perlu adanya etika dan norma yang harus disepakati dan dipatuhi bersama. Dalam Kepres No. 8 Tahun 2006 menyebutkan metode pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah : 1.
Pelelangan Umum
: Rp 100.000.000,00
2.
Pemilihan Langsung
: s/d Rp 100.000.000,00
3.
Penunjukan Langsung : max Rp 50.000.000,00 Dalam pengamatan ini, penulis hanya memfokuskan proses persiapan
pengadaan barang/ jasa yang hanya dilakukan di Sekretariat DPRD kota
Surakarta yaitu untuk proses pengadaan dengan sistem pengadaan penunjukan langsung dan pelelangan. Proses pengadaan barang/ jasa di Sekretariat DPRD kota Surakarta dilakukan setiap satu tahun sekali. Selama ini dalam proses persiapan pengadaan tidak terlalu banyak mengalami hambatan. Hal ini dikemukakan oleh bapak Drs. Okto Susanto, MM , ( 23 maret 2010) beliau mengatakan : “ Selama ini dalam persiapan pengadaan barang/ jasa tidak terlalu banyak mengalami hambatan. Panitia hanya mengalami hambatan pada saat pengumuman pengadaan tetapi hanya ada 1, 2 pendaftar, sedangkan dalam pengadaan minimal harus ada 3 peserta. Untuk itu, panitia harus kembali mengadaan pengumumam ulang. Tetapi jika peserta masih tetap di bawah 3, pengadaan akan tetap dilaksanakan ” Selama ini proses pengadaan yang dilakukan di Sekretariat DPRD kota Surakarta hanya melakukan 2 pengadaan yaitu melalui penunjukan langsung dan pelelangan. Dalam persiapan pengadaan barang/ jasa yang penulis amati di Sekretariat DPRD kota Surakarta, penulis mengambil salah satu contoh pengadaan yaitu Contoh pengadaan barang yang pertama menggunakan metode penunjukan langsung adalah mesin/ kartu absensi dimana total harga Rp. 9.375.000,00 dengan menunjuk CV. Victory Prima Nusa sebagai rekanan yang dipilih atau ditunjuk. Dan yang kedua menggunakan metode pelelangan adalah Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan Pimpinan Dinas dan Anggota DPRD Kota Surakarta dimana total harga Rp 298.000.000,00. A. Perencanaan Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah Perencanaan pengadaan barang/ jasa pemerintah sangat diperlukan sebelum proses pengadaan. Di Sekretariat DPRD kota Surakarta, perencanaan pengadaan barang/ jasa tidak dilakasanakan dengan swakelola, melainkan dilaksanakan oleh penyedia barang/ jasa. Perencanaan yang dilaksanakan penyedia barang/ jasa tersebut meliputi : 1. Pemaketan pekerjaan Dalam penentuan paket pengadaan, pengguna barang / jasa bersama dengan panitia,wajib memaksimalkan penggunaan produksi
dalam negeri dan perluasan kesempatan bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil. Dalam proses persiapan ini pengguna barang/ jasa diwajibkan untuk menetapkan sebanyak- banyaknya paket pengadaan untuk usaha kecil termasuk koperasi kecil tanpa mengabaikan prinsip efisiensi, kesatuan sistem barang/ jasa, kualitas dan kemampuan teknis usaha kecil termasuk koperasi kecil dan mengumumkan secara luas paket- paket pekerjaan dan rencana pelaksanaan pengadaan sebelum proses pemilihan penyedia barang/ jasa dimulai. 2. Jadwal pelaksanaan pekerjaan Penyedia barang/ jasa dalam perencanaan pengadaan barang/ jasa pemerintah wajib membuat jadwal pelaksanaan pekerjaan, yang meliputi pemilihan penyedia barang/ jasa, waktu mulai dan berakhirnya pelaksanaan pekerjaan dan waktu serah terima hasil akhir pekerjaan. 3. Biaya pengadaan Biaya untuk proses pengadaan barang/ jasa sangat diperlukan untuk memulai suatu adanya suatu pengadaan . Untuk itu pengguna barang/ jasa wajib menyediakan biaya yang diperlukan untuk proses pengadaan. 4. Pelaksanaan pengadaan Untuk melaksanakan pengadaan, pengguna barang/ jasa wajib membentuk panitia atau menunjuk pejabat pengadaan. B. Pembentukan Panitia Pengadaan Sebelum proses pengadaan barang/ jasa, pembentukan anggota panitia sangat penting untuk memperlancar jalannya proses pengadaan. Panitia pengadaan dibentuk sesuai dengan sistem pengadaan yang akan dilakukan. Anggota panitia harus berjumlah gasal/ ganjil sesuai dengan nilai pengadaan barang/ jasa tesebut. Anggota panitia pengadaan yang telah dibentuk harus memahami tata cara pengadaan, substansi pekerjaan/ kegiatan yang bersangkutan dan hukum- hukum perjanjian/ kontrak.
Anggota panitia/ pejabat pengadaan harus pegawai negeri dan dapat diangkat dari unit kerja/ instansi/ departemen/ lembaga lain. Masa kerja panitia/ pejabat pengadaan yaitu dimulai persiapan sampai dengan dokumen kontrak siap ditandatangani (secara formal) bahkan sampai dengan pelaksanaan audit oleh unit pemeriksa internal/ eksternal (informal).
Jenis Pengaadaan
Panitia / Pejabat Pengadaan
B/ JP/ JL
JK
Pejabat
0- 50 Juta
1- 50 Juta
Panitia Min 3 Orang
Tak Terbatas
Tak Terbatas
Unit Pelayanan Pengadaan
Tak Terbatas
Tak Terbatas
Persiapan pengadaan melalui penunjukan langsung yaitu untuk pengadaan mesin/ kartu absensi di tahun 2008 hanya dilakukan oleh pejabat pengadaan yaitu bapak Gunawan Yulianto dan bapak Edhi Warsito sebagai PPTK. Sebelum proses pengadaan berlangsung, panitia mengadakan rapat koordinasi untuk persiapan pengadaan yang dilakukan di ruang rapat Sekretariat DPRD kota Surakarta. Sedangkan untuk pengadaan melalui lelang yaitu pengadaan jasa asuransi kesehatan dilakukan oleh 5 panitia yaitu Bapak Sumartono sebagai ketua, bapak Gunawan sebagai sekretaris, bapak Sudarmasto, Ibu Indah Warniati dan Bapak Gatot sebagai anggota. Penunjukan anggota panitia idealnya harus harus berlandaskan kepada kriteria profesionalisme, sehingga panitia yang yang terbentuk dapat bekerja secara profesional. Hal tersebut sangat penting, karena kedudukan panitia akan sangat menentukan keberhasilan dan bersih tidaknya suatu pengadaan, dan akibatnya hasil kerja dari panitia menjadi maksimal. C. Penetapan Sistem Pengadaan Proses penetapan sistem pengadaan di Sekretariat DPRD kota Surakarta hanya menggunakan sistem dengan penetapan metode penyampaian dokumen penawaran dengan metode satu sampul.
Penyampaian dokumen penawaran dengan menggunakan metode satu sampul lebih tepat digunakan untuk pengadaan barang/ jasa yang bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya jelas atau pengadaan dengan standar harga yang telah ditetapkan pemerintah atau pengadaan barang/ jasa yang spesifikasi teknis atau volumenya dapat dinyatakan secara jelas dalam dokumen pengadaan. Surat penawaran harga dibuat oleh penyedia barang/ jasa dan perusahaan penawar hanya mengisi saja. Penyampaian dokumen penawaran menggunakan metode satu sampul yaitu : 1. Keseluruhan dokumen penawaran beserta lampiran- lampirannya dijilid rapi dalam 3 (tiga) rangkap. 2. Dimasukkan ke dalam sampul tertutup (tidak tembus baca), berwarna coklat, berukuran menimal 25cm x 40 cm 3. Bagian belakang sampul dilem dan di lakban di lima tempat, sehingga apabila ditarik garis diagonal akan membentuk huruf “X” 4. Bagian depan sampul pada sudut kiri atas diberi tulisan dengan ketik atau
spidol
hitam
“PENAWARAN
HARGA
PEKERJAAN
PENGADAAN MESIN / KARTU ABSENSI”. Contoh bentuk sampul surat penawaran harga yang dibuat panitia di Sekretariat DPRD kota Surakarta: Bagian depan :
‘PENAWARAN HARGA PEKERJAAN... “ Hari, tanggal Tempat Kepada Yth:
Bagian Belakang :
Panitia Pengadaan Barang/ Jasa Sekretariat DPRD Kota Surakarta Jl. Adisucipto No.143 A Serakarta Di SURAKARTA
: Tanda Lak
Contoh kerangka bentuk surat penawaran :
KOP PERUSAHAAN
Kepada Yth. : Sekretariat DPRD selaku Pejabat Pembuat Komitmen Asuransi Kesehatan Pimpinan dan Aanggota DPRD Kota Surakarta di- SURAKARTA
SURAT PENAWARAN No. :............................... Untuk penawarn pengadaan jasa Asuransi Kesehatan bagi Pimmpinan dan Anggota DPRD Kota Surakarta, kami yang bertanda tangan di bawah ini : Nama
: .................................
Jabatan
: .................................
Alamat
: .................................
NPWP
: .................................
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT/ CV ............................................. setelah mempelajari Dokumen Lelang dan mendapatkan penjelasan (aanwijzing) yang diberikan oleh Panitia Pengadaan Barang/ Jasa AsuransiKesehatan pada hari .............., tanggal........ 2009, dengan ini bersedia untuk melaksanakan pekerjaan tersebut di atas sesuai dengan syarat- syarat yang telah ditetapkan (bila perusahaan kami
terpilih
sebagai
pemenang),
dengan
harga
penawaran
sebesar
Rp..............(................) dengan jangka waktu pelaksanaan selama 1 (satu) tahun. Biaya tersebut sudah termasuk keuntungan perusahaan dan pajak- pajak yang dibebankan atas pelaksanaan kegiatan pekerjaan tersebut. Masa berlakunya penawaran ini selama 45 (empat puluh lima) hari kalender sejak pemasukan surat penawaran.
Bersama ini kami lampirkan : 1. Copy undangan 2. Surat pernyataan minat 3.Pakta Integritas 4. Formulir isian kualifikasi 5. Copy akte pendirian perusahaan 6. Rekaman surat ijin usaha 7. Rekaman surat ketetapan nomor pokok wajib pajak (NPWP) dan pengusaha kena pajak 8. Surat pernyataan bukan pegawai negeri sipil/ TNI/ POLRI 9. Surat pernyataan tunduk pada peraturan yang berlaku
Demikian penawaran dari kami, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
....................... 2009 CV/ PT................................... Materai Rp. 6000
Tanda Tangan Dan Cap Perusahaan
(............Nama....................) Jabatan
Ctt : Harus dilampirkan surat kuasa apabila yang menandatangani bukan pemimpin perusahaan
Lampiran- Lampiran : 1. Contoh Kerangka Surat Pernyatan Minat : KOP PERUSAHAAN
SURAT PERNYATAAN MINAT UNTUK MENGIKUTI PENGADAAN ASURANSI PIMPINAN DAN ANGGOTA DPRD KOTA SURAKARTA
Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama
: ...................................
Jabatan
: ...................................
Bertindak untuk
: PT/ CV/ FIRMA/ Koperasi............
Dan atas nama
: ...................................
Alamat
: ...................................
Telepon/ Fax
: ...................................
E-mail
: ..................................
Menyatakan dengan sebenarnya bahwa setelah mengetahui rencana pengadaan jasa yang akan dilaksanakan oleh sekretariat DPRD Kota Surakarta Tahun Anggaran 2009, maka dengan ini saya menyatakan berminat untuk mengikuti proses pengadaan Asuransi Kesehatan Pimpinan dan Anggota DPRD kota Surakarta Tahun Anggaran 2009. Demikian pernyataan ini kami buat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab. ......................20 09 PT/ CV/ Firma/ Koperasi...................... . Materai Rp. 6000, Tanggal dan Cap Perusahaan
(..................Nama Jelas........................) Jabatan
2. Pakta Integritas : Pakta Integritas merupakan suatu bentuk kesepakatan tertulis mengenai transpanransi dan pemberantasan korupsi dalam pengadaan barang dan jasa barang publik melalui dokumen- dokumen yang terkait, yang ditandatangani kedua belah pihak, baik sektor publik maupun dari pihak swasta. Contoh :
PAKTA INTEGRITAS
Saya yang bertanda tangan dibawah ini, dalam rangka pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan Pimpinan dan Anggota DPRD Kota Surakarta pada Sekretariat DPRD Kota Surakarta, dengan ini saya menyatakan bahwa saya : 1. Tidak akan melakukan praktek KKN 2. Akan melaporkan kepada pihak yang berwajib/ berwenang apabila mengetahui ada indikasi KKN di dalam proses pengadaan ini 3. Dalam proses pengadaan ini, berjanji akan melaksanakan tugas secara bersih, transparan, dan profesional dalam arti mengerahkan segala kemampuan dan sumber daya secara optimal untuk memberikan hasil kerja terbaik mulai dari penyiapan penawaran, pelaksanaan, dan penyeleseian pekerjaan/ kegiatan ini 4. Apabila saya melanggar hal- hal yang telah saya nyatakan dalam PAKTA INTEGRITAS ini, saya bersedia dikenakan sanksi moral, sanksi administrasi serta dituntut ganti rugi dan pidana sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku.
.....................................2009
PT/ CV/ ...................... .........................................
Nama Jelas Jabatan
Nama
Tanda Tangan
1. Pengguna anggaran
PUJA HARIYANTO, SH ,MM.
.....................
2. Ketua Panitia
dr. SUMARTONO KARDJO, M.Kes.
.....................
3. Sekretaris
GUNAWAN YULIANTO, Amd
.....................
4. Anggota
Drs. SUDARMASTO MOELYADI
.....................
5. Anggota
Ir. INDAH WARNIATI, M.Si
.....................
6. Anggota
GATOT TRI WIDODO, ST
.....................
3. Contoh Kerangka Surat Pernyataan Kesanggupan :
KOP PERUSAHAAN SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN
Yang bertndatangan dibawah ini :
Nama
: ............................................
Jabatan
: ............................................
Alamat
: ............................................
Dalam hal ini bertindak atas nama perusahaan PT/CV ....................... dengan menyatakan dengan sesungguhnya bahwa kami sanggup untuk menyelesaikan administrasi keanggotaan peserta asuransi berkaitan dengan pergantian pimpinan dan anggota DPRD periode 2009 – 2010 (Pertengahan Agustus 2009)
Demikian surat pernyataan ini kami buat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab.
.........................,........................................2009
PT/CV/Firma/Koperasi................................
Materai Rp. 6000 Tanggal dan Cap Perusahaan
(........................Nama Jelas.................) Jabatan
D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan pengadaan Penyusunan jadwal pengadaan dibuat oleh panitia pengadaan. Jadwal menyangkut uraian kegiatan, hari, tanggal, tempat. Jadwal pengadaan penting untuk dasar dan acuan panitia dalam melaksanakan pengadaan. Selain itu jadwal pengadaan juga sebagai alat bagi pengguna dalam memonitor dan mengevaluasi dalam pelaksanaan pengadaan. Penyusunan jadwal pelaksanaan harus memberikan alokasi waktu yang cukup untuk semua tahapan proses pengadaan. Jadwal pelaksanakan pengadaan disusun sesuai dengan sistem pengadaan barang/ jasa yang dilakukan di Sekretariat DPRD kota Surakarta, yaitu : 1. Pelelangan umum Ketentuan alokasi waktu dalam penyusunan jadwal ini adalah sebagai berikut : a. Penayangan pengumuman prakualifikasi sekurang- kurangnya dilaksanakan selama 7 (tujuh) hari kerja. Dalam hal pengumuman dilakukan di papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan internet. Penayangan pengumuman prakualifikasi yang
dilaksanakan melalui media cetak, radio atau televisi minimal dilakukan satu kali, di awal masa pengumuman. b. Pengambilan dokumen prakualifikasi dimulai sejak tanggal pengumuman sampai dengan satu hari sebelum batas akhir pemasukan prakualifikasi. c. Batas
akhir
pemasukan
dokumen
prakualifikasi
sekurang-
kurangnya 3 (tiga) hari kerja setelah berakhirnya penayangan pengumuman prakualifikasi. d. Tenggang waktu antara hari pengumuman dengan batas akhir hari pengambilan dokumen prakualifikasi sekurang- kurangnya 7 (tujuh) hari kerja. e. Pengambilan dokumen penawaran dilakukan satu hari setelah dikeluarkannya undangan lelang sampai dengan satu hari sebelum pemasukan dokumen penawaran. f. Penjelasan (aanwijzing) dilaksanakan paling cepat 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggal pengumuman. g. Pemasukan penjelasan
dokumenpenawaran (aanwijzing).
dimulaisatu
Batas
akhir
hari
setelah
pemasukan
dokumenpenawaran sekurang- kurangnya 7 (tujuh) hari kerja setelah penjelasan. Pengalokasian waktu diluar proses diatas, diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang/ jasa. Di Sekretariat DPRD kota Surakarta untuk contoh pengadaan barang/ jasa melalui lelang, adalah pengadaan jasa asuransi kesehatan. Sebelum mengadakan pengadaan, panitia harus mempersiapkan jadwal pengadaan terlebih dahulu.
Tabel 1.3 Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan No
Uraian Kegiatan
Tanggal
Hari
Tempat
1
Pengumuman ( Koran dan
25/05/09
Senin
Harian Wawasan &
Papan Pengumuman Resmi )
Papan Pengumuman Resmi
Pemerintah
Kota Surakarta 2
3
Pendaftaran&Pengambilan
26 Mei -
Selasa –
Sekretariat
dokumen lelang
8 Juni 09
Senin
Kota Surakarta
PenjelasanPekerjaan
04/06/09
Kamis
Sekretariat
(Aanwijzing) 4
Pemasukan&Pembukaan Evaluasi
09/06/09
Selasa
Sekretariat
DPRD
Kota Surakarta Penawaran
dan
9-11/06/09
Penilaian Kualifikasi 6
DPRD
Kota Surakarta
Penawaran 5
DPRD
Usulan Calon Pemenang
12/06/09
Selasa –
Sekretariat
DPRD
Kamis
Kota Surakarta
Jum’at
Sekretariat
DPRD
Kota Surakarta 7
Surat Keputusan Penetapan
15/06/09
Senin
Calon Pemenang 8
Pengumuman Pemenang
Sekretariat
DPRD
Kota Surakarta 16/06/09
Selasa
Sekretariat
DPRD
Kota Surakarta 9 10
Masa Sanggah Surat Keputusan Penunjukan
17-23/06/09 24/06/09
Selasa -
Sekretariat
Rabu
Kota Surakarta
Rabu
Sekretariat
Penyedia Jasa Asuransi 11
Penandatanganan Kontrak
DPRD DPRD
Kota Surakarta 29/06/09
Senin
Sekretariat
DPRD
Kota Surakarta 12
Surat Perintah Melaksanakan Kerja
30/06/09
Selasa
Sekretariat
DPRD
Kota Surakarta
( SPMK )
Sumber : Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta
Setelah melalui berbagai tahapan yang tercantum pada jadwal jasa asuransi kesehatan bagi pimpinan dan anggota DPRD Kota Surakarta, dan berdasarkan Surat dari Kepala Sekretariat DPRD telah menetapkan pemenang lelang Rekanan tersebut diatas : 1. SEBAGAI PEMENANG I Nama Perusahaan
: PT. ASURANSI UMUM BUMIDA 1067
Alamat
: Jl. Letjen Suprapto No. 15 Sumber, Solo
2. SEBAGAI PEMENANG II ( CADANGAN I ) Nama Perusahaan
: PT. AJ. BUMI ASIH JAYA
Alamat
: Jl. Gajah Mada 132 D, Solo
3. SEBAGAI PEMENANG III ( CADANGAN II ) Nama Perusahaan
: PT. ASURANSI SYARIAH
Alamat
: Jl. Slamet Riyadi No. 610 A, Solo
2. Penunjukan langsung Dalam penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan dengan penunjukan langsung yang melalui prakualifikasi harus mengalokasikan waktu untuk proses
:
undangan
prakuallifikasi
dan
kepada
peserta
dokumen
terpilih
pengadaan
dilampiri
dokumen
pemasukan
dokumen
prakualifikasi, penilaian kualifikasi dan penjualan, pemasukan penawaran, evaluasi penawaran negosiasi baik teknis maupun harga penetapan/ penunjukan
penyedia
barang/
jasa,
penandatanganan
kontrak.
Pengalokasian waktu dalam proses pemilihan langsung diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang/ jasa. Di Sekretariat DPRD kota Surakarta pada pengadaan barng/ jasa yang dilakukan melalui penunjukan langsung salah satu contohnya adalah pengadaan mesin/ kartu absensi Sekretariat DPRD kota Surakarta. Jadwal pengadaan yang telah dibuat adalah sebagai berikut :
Tabel 1.2 Jadwal Pengadaan Mesin/ Kartu Absensi Sekretariat DPRD Kota Surakarta No
URAIAN KEGIATAN
HARI
TANGGAL
1
Rapat Persiapan
Jum’at
04 Juli 2008
2
Undangan dan Pengambilan Dokumen
Senin
07 Juli 2008
3
Pemasukan
Dokumen Rabu
09 Juli 2008
dan
Evaluasi
Prakualifikasi 4
Penjelasan Pekerjaan/Aanwijzing
Kamis
10 Juli 2008
5
Pemasukan dan Pembukaan Penawaran
Jum’at
11 Juli 2008
6
Evaluasi Penawaran dan Negoisasi
Senin
14 Juli 2008
7
Usulan Penetapan Rekanan
Rabu
16 Juli 2008
8
Penetapan Rekanan
Kamis
17 Juli 2008
9
Surat Keputusan Penunjukan Rekanan
Jum’at
18 Juli 2008
10
Kontrak Verja
Senin
21 Juli 2008
11
Surat Perintah Verja
Rabu
23 Juli 2008
Sumber okumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta E. Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri Dalam proses persiapan pengadaan barang/ jasa, HPS sangat diperlukan untuk persiapan proses pengadaan barang/ jasa. HPS perlu dalam penyusunan anggaran, proses pengadaan, dan pelaksanaan. HPS berperan dalam penentuan pemenang, setiap peserta lelang memperoleh akses untuk mengetahui HPS. Dari hasil wawancara dengan ibu Liestiawati (10 maret 2010), adalah sebagai berikut :
“ Dalam setiap pengadaan barang, apabila harga yang
ditawarkan tidak sesuai, maka harga akan ditawar lebih rendah dengan penyusunan HPS brdasarkan standar harga standar barang tersebut “. Manfaat dari Harga Perhitungan Sendiri (HPS) antara lain : a. Untuk menilai kewajaran harga penawaran yang disampaikan pihak penyedia (evaluasi harga) tetapi tidak tidak dapat ddijadikan dasar untuk menggugurkan penawaran b. Sebagai dasar bagi penetapan nilai jaminan penawaran (1-3% dari HPS)
c. Sebagai acuan bila ada indikasi KKN d. Sebagai bahan perhitungan penyesuaian harga e. Sebagai acuan dalam negoisasi hargapada proses penunjukan/ pemilihan langsung/ pengadaan jasa konsultasi. F. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/ Jasa Dokumen pengadaan adalah dokumen yang disiapkan panitia/ pejabat pengadaan sebagai pedoman dalam proses pembuatan dan penyampaian penawaran oleh calon penyedia barang/ jasa serta evaluasi penawaran oleh panitia/ pejabat pengadaan. Dokumen tersebut menjadi dasar untuk melaksanakan proses pengadaan. Seluruh dokumen pengadaan barang dan jasa di siapkan oleh panitia pengadaan. Di Sekretariat DPRD kota Surakarta, untuk dokumen pelelangan umum penyusunan dokumen lelang disusun oleh panitia pengadaan dan disampaikan kepada calon penyedia yang ditunjuk. Isi dokumen lelang pada terdiri dari : surat undangan, instruksi umum, instruksi khusus, syarat- syarat umum kontrak, syarat- syarat khusus kontrak, daftar kuantitas dan harga, rekapitulasi daftar kuantitas dan harga, spesifikasi dan gambar rencana, format penawaran, jaminan uang muka dan pelaksanaan, naskah draft kontrak.
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan Dari proses pengamatan tentang Persiapan Pengadaan Barang/ Jasa yang dilakukan oleh penulis di Sekretariat DPRD kota Surakarta, maka penulis menyimpulkan : 1. Pada dasarnya Sekretariat DPRD Kota Surakarta sebagai instansi pemerintah, oleh karena itu proses persiapan pengadaan diatur oleh pemerintah melalui Keputusan Presiden dan Pihak Sekretariat DPRD telah melaksanakan proyek tersebut sesuai prosedur yang berlaku. 2. Proses persiapan pengadaan barang/ jasa dilakukan sesuai keppres no 80 tahun 2003 yang disempurnakan melalui keppres no 8 tahun 2006, yaitu Perencanaan pengadaan barang/ jasa pemerintah, Pembentukan panitia pengadaan/ penunjukan pejabat pengadaan, Penetapan sistem pengadaan yang dilaksanakan penyedia penyedia barang/ jasa, Penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan, Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri (HPS), Penyusunan dokumen pengadaan barang/ jasa. 3. Persiapan pengadaan barang/ jasa dilakukan sesuai pangadaan yang dilakukan di Sekwan DPRD kota Surakarta yaitu penunjukan langsung dan pelelangan. 4. Proses persiapan pengadaan barang/ jasa di Sekretariat DPRD kota Surakarta dilakukan sebelum pengadaan barang/ jasa, yang dilakukan dengan melibatkan panitia pengadaan barang/ jasa. B. Saran Berdasarkan kesimpulan tersebut, maka penulisakan memberikan saran sebagai berkut : 1. Dalam pengadaan barang/ jasa, persiapan pengadaan sangat penting untuk kelancaran jalannya pengadaan. Untuk itu haruslah dilakukan persiapan dengan lebih matang, agar proses pengadaan berjalan lebih lancar.
2. Dalam proses persiapan pengadaan, harus lebih selektif dalam memilih panitia pengadaan. 3. Dalam setiap pengadaan barang atau jasa sebagian atau seluruhnya dibiayai oleh pemerintah melalui APBN ataupun APBD, sehingga harus dilakukan secara efisien, efektif, terbuka, bersaing, transparan, adil dan akuntabel.
DAFTAR PUSTAKA
H.B Sutopo. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta : UNS Press.
Lexy J. Moleong. 2000. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung : Remaja Rosdakarya.
Mukmin, Muhammad Ichram. 1992. Pengadaan Barang dan Jasa. Jakarta : Pusat Pendidikan dan Latihan Anggaran.
Sukadanto. 2001. Manajemen Materiil. Lembaga Administrasi Negara.
Sutedi, Adrian. 2008. Aspek- aspek Hukum Pengadaan Barang dan Jasa dan Berbagai Permasalahannya. Jakarta : Sinar Grafika.
Sumber Lain : · · ·
Keppres No 8 th 2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa. Keppres No 17 th 2000 tentang APBN. Ury, William. 1993. Getting Past No: Negotiating in Difficult Situations. Bantam Books: New York.
