MATERI 2
PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH BAGIAN-1
PERATURAN PRESIDEN RI NOMOR 54 TAHUN 2010 beserta perubahannya
DAFTAR ISI TUJUAN PELATIHAN
PENDAHULUAN
PENGKAJIAN ULANG RENCANA UMUM PENGADAAN
SPESIFIKASI DAN HARGA PERKIRAAN SENDIRI
JENIS KONTRAK DAN BUKTI PERJANJIAN
JAMINAN PENGADAAN & SERTIFIKAT GARANSI
2
TUJUAN PELATIHAN SETELAH MATERI INI DISAMPAIKAN, DIHARAPKAN PESERTA MAMPU: • Memahami tahapan persiapan dalam pengadaan barang /jasa • Memahami proses kaji ulang RUP
• Memahami proses penyusunan spesifikasi dan HPS • Memahami pemilihan jenis kontrak • Memahami ketentuan jaminan pengadaan & sertifikat garansi
3
TAHAPAN PERSIAPAN PBJ
4
Rencana Umum Pengadaan • Identifikasi Kebutuhan, Anggaran, Cara Pengadaan, Pemaketan, Pengorganisasian PBJ, dan KAK
PA/ KPA
Penyusunan dan Penetapan Rencana Pelaksanaan Pengadaan yang terdiri dari: • Pengkajian ulang RUP • Spesifikasi Teknis, Penetapan HPS, dan Rancangan (Jenis) Kontrak, Tanda Bukti Perjanjian, Surat Pesanan
PPK
Perencanaan Pemilihan Penyedia B/J • Pengkajian ulang spesifikasi dan HPS • Pemilihan Sistem Pengadaan B/J o Penetapan metode pemilihan o Penetapan metode penyampaian dokumen o Penetapan Metode Evaluasi Penawaran • Pemilihan metode penilaian kualifikasi pengadaan • Penyusunan Tahapan dan Jadwal Pengadaan • Penyusunan Dokumen Pengadaan
ULP/ Pejabat Pengadaan
RENCANA UMUM PENGADAAN (RUP) Merupakan tahap awal dalam kegiatan pengadaan barang/ jasa pemerintah Peranannya sangat strategis dan menentukan dalam menjadi acuan kegiatan pengadaan Harus bisa memberikan informasi mengenai target, lingkup kerja, SDM, waktu, mutu, biaya dan manfaat pengadaan
Disusun oleh PA/KPA dan diumumkan oleh PA K/L/D/I
5
LANGKAH MENYUSUN RUP
Step 1
Step 2
Step 3
Identifikasi Kebutuhan Barang/Jasa yang diperlukan K/L/D/I
Menyusun dan menetapkan rencana penganggaran untuk kebutuhan barang/jasa yang sudah diidentifikasi
Menetapkan Kebijakan Umum Pengadaan ; Pemaketan, Cara Pengadaan, Pengorganisasian, Penetapan PPDN
Pasal 22 Angka 3
Step 4 Menyusun KAK, berisi : uraian Kegiatan, waktu pelaksanaan, spek teknis, total perkiraan biaya pekerjaan
6
LANGKAH PENGKAJIAN ULANG RUP 1
2
3
4
5
PPK dapat mengundang ULP/Pejabat Pengadaan dan tim teknis untuk melakukan pengkajian ulang (pembahasan) terhadap rencana umum pengadaan
Hal-hal yang dikaji ulang dan dibahas meliputi:
Penyusunan Berita Acara hasil rapat koordinasi tentang pengkajian ulang rencana umum pengadaan
PPK mengajukan usulan perubahan rencana umum pengadaan kepada PA/KPA berdasarkan berita acara pengkajian ulang rencana umum pengadaan
PA/KPA menetapkan Rencana Umum Pengadaan yang sudah dikaji ulang sesuai dengan kewenangan nya
• Pengkajian ulang kebijakan umum pengadaan • Pengkajian ulang rencana penganggara n biaya pengadaan • Pengkajian ulang KAK
7
KETENTUAN DALAM KAJI ULANG KEBIJAKAN UMUM PENGADAAN • Pada kebijakan umum, yang bisa dikaji hanya pemaketan saja • Tujuannya meneliti dan memastikan apakah pemaketan yang ditetapkan telah mendorong persaingan sehat, efisien, meningkatkan peran usaha kecil dan memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri • Hasil survei pasar dapat digunakan sebagai dasar pengkajian • Berdasarkan hasil pengkajian ulang, PPK dan/atau ULP/Pejabat Pengadaan dapat mengusulkan untuk menggabungkan atau memecah paket
8
KETENTUAN UMUM PEMAKETAN
Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri
Menetapkan sebanyakbanyaknya paket yang bisa dilaksanakan untuk Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil dengan tetap memperhatikan prinsip efisiensi, persaingan sehat, kesatuan sistem, dan kualitas kemampuan teknis
Nilai paket pekerjaan sampai dengan Rp 2.500.000.000 (dua miliar lima ratus juta rupiah) diperuntukkan bagi Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil, dengan syarat kompetensi teknis yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dapat dipenuhi
9
PROSEDUR PEMAKETAN
Barang/PK/JL ≤ 2,5 Milyar
Menuntut kompetensi teknis yang hanya dimiliki oleh usaha non kecil dan/atau kesatuan sistem dan/atau kualitas
TIDAK
YA
Usaha Mikro/ Kecil/Koperasi kecil
Untuk Usaha Non-Kecil
10
LARANGAN PEMAKETAN Menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar di beberapa daerah/lokasi yang menurut sifat pekerjaan dan tingkat efisiensinya seharusnya dilakukan di daerah/lokasi masing-masing Menyatukan beberapa paket pengadaan yang menurut sifat dan jenis pekerjaannya bisa dipisahkan dan/atau besaran nilainya seharusnya dilakukan oleh Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil
Memecah pengadaan barang/jasa menjadi beberapa paket untuk menghindari pelelangan
Menentukan kriteria, persyaratan atau prosedur pengadaan yang diskriminatif dan/atau dengan pertimbangan yang tidak obyektif Pasal 24 Angka 3
11
KETENTUAN DALAM KAJI ULANG RAB PENGADAAN •
Materi yang dikaji: • •
•
•
Rencana biaya paket pekerjaan Rencana biaya pendukung pelaksanaan pengadaan
Pengkajian ulang rencana pembiayaan pengadaan dilakukan untuk memastikan: •
Kode akun yang tercantum dalam dokumen anggaran sesuai dengan peruntukan dan jenis pengeluaran;
•
Perkiraan jumlah anggaran yang tersedia untuk paket pekerjaan dalam dokumen anggaran mencukupi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan atau biaya paket pekerjaan;
•
Tersedia biaya pendukung pelaksanaan pekerjaan
Apabila kurang dianggarkan dan atau terdapat kesalahan administrasi dalam dokumen anggaran, maka PPK dan/atau ULP/Pejabat Pengadaan mengusulkan revisi dokumen anggaran, dokumen kaji ulang RUP ditanda tangani oleh pihak yang membahas.
12
KETENTUAN DALAM KAJI ULANG KAK Kerangka Acuan Kerja (KAK) merupakan dokumen yang memuat uraian tentang acuan-acuan yang harus menjadi pedoman dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa
Kerangka Acuan Kerja memuat 5W + 1H Latar belakang/tujuan kegiatan (Why?) Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan, Spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan diadakan, Besarnya total perkiraan biaya pekerjaan (What?) Waktu pelaksanaan yang diperlukan serinci mungkin dengan memperhatikan batas-batas tahun anggaran (When?) Siapa yang akan melaksanakan (Who?) Lokasi dilaksanakan pekerjaan (Where?) Tahapan/metodologi pelaksanaan pekerjaan (How?)
13
KAJI ULANG RUP Hal yang harus dikaji dalam Kerangka Acuan Kerja • Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan sudah jelas • Jenis, isi dan jumlah laporan yang harus dibuat (apabila diperlukan) cukup jelas • Spesifikasi teknis barang/jasa • Total perkiraan biaya pekerjaan • Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan • Pencantuman syarat-syarat bahan yang dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan • Pencantuman kriteria kinerja produk yang diinginkan • Bila diperlukan dilengkapi dengan gambar-gambar brosur barang • Persyaratan penyedia dan kualifikasi tenaga ahli serta jumlah personil inti • Kejelasan analisa kebutuhan tenaga ahli. Pengecualian untuk pekerjaan yang bersifat rahasia, tidak perlu analisis tersebut • Dokumen-dokumen pendukung
14
PENETAPAN RUP SETELAH DI KAJI ULANG TAHAPAN
Apabila PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan sepakat untuk mengubah Rencana Umum Pengadaan
OUTPUT
Berita Acara rapat koordinasi antara PPK dengan ULP/Pejabat Pengadaan dalam rangka mengkaji ulang rencana umum pengadaan.
Apabila ada perbedaan pendapat antara PPK dengan ULP/Pejabat Pengadaan terkait Rencana Umum Pengadaan maka PPK mengajukan permasalahan ini kepada PA/KPA untuk diputuskan
Usulan PPK kepada PA/KPA tentang perubahan terhadap rencana umum pengadaan
Putusan PA/KPA bersifat final
Ketetapan PA/KPA terhadap usulan perubahan RUP
15
KETENTUAN PENGUMUMAN RUP MELALUI APBN/ABPD
APBN
Setelah Rencana Kerja dan anggaran K/L/D/I disetujui oleh DPR, kemudian PA mengumumkan RUP Barang/Jasa pada masing-masing K/L/D/I
APBD
Pada Pemerintah Daerah, setelah rancangan peraturan daerah tentang APBD dibahas dan disetujui bersama oleh Pemda dan DPRD, PA mengumumkan RUP Barang/Jasa
Bab IV Pasal 25
16
MEDIA PENGUMUMAN RUP
Tujuan di umumkan melalui media ini : Mewujudkan keterbukaan informasi publik dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, sesuai dengan prinsip-prinsip pengadaan
Bab IV Pasal 25
Diumumkan di masingmasing Website K/L/D/I Papan Pengumuman Resmi Portal Pengadaan Nasional (INAPROC)
17
MEDIA PENGUMUMAN - SIRUP
Bab IV Pasal 25
18
MEDIA PENGUMUMAN RUP
Pengumuman RUP melalui Website
Bab IV Pasal 25
19
CONTOH PENGUMUMAN RUP 2 1 3
4
Pengumuman, paling kurang berisi : 1. Nama dan Alamat PA 2. Paket Pekerjaan 3. Lokasi Pekerjaan 4. Perkiraan Besaran Biaya
20
21
Latihan 1 Pendahuluan dan Pengkajian Ulang RUP
PENYUSUNAN DOKUMEN SPESIFIKASI B/J – -22 DOK. SPESIFIKASI B/J Ketentuan Umum • Spesifikasi teknis benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir; • Tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang; • Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri;
• Memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI)
PENYUSUNAN DOKUMEN SPESIFIKASI B/J – 23 DOK. SPESIFIKASI Tujuan • Menyediakan informasi tentang barang/jasa yang dibutuhkan oleh pengguna barang/jasa • Spesifikasi ini digunakan oleh:
Penyedia barang/jasa sebagai acuan dalam menyampaikan penawaran
ULP dalam menyusun dokumen pengadaan dan mengevaluasi penawaran
24
Penyusunan Dokumen Spesifikasi Barang/Jasa
Apa akibatnya bagi organisasi Anda, jika spesifikasi yang ditetapkan tidak sesuai
25
TAHAP DAN PIHAK TERKAIT– DOK. SPESIFIKASI
Tahapan dan Pihak Terkait Rencana Umum Pengadaan
PA
Kaji Ulang
Menetapkan Spesifikasi
Persyaratan Teknis
PPK Perubahan terhadap Spesifikasi harus dengan persetujuan PPK
Dokumen Pengadaan
ULP/PP
JENIS SPESIFIKASI BARANG/JASA – DOK. SPESIFIKASI
Kualitas Kuantitas/Jumlah Tempat
Harga Waktu
26
MODEL PENYUSUNAN SPESIFIKASI BARANG/JASA– DOK. SPESIFIKASI Teknikal
Conformance
Contoh/sample
Komposisi Merek Fungsi
Kinerja
Performance
27
KETENTUAN UMUM – HPS
Ketentuan Umum HPS
HPS ditetapkan oleh PPK, kecuali untuk kontes/sayembara dan pengadaan langsung yang menggunakan bukti pembelian ULP/Pejabat Pengadaan mengumumkan nilai total HPS Nilai HPS bersifat terbuka dan tidak rahasia, sedangkan rinciannya bersifat rahasia HPS disusun paling lama 28 hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran (untuk pasca kualifikasi) HPS bukan sebagai dasar untuk menentukan besaran kerugian negara
Riwayat HPS harus didokumentasikan
Pasal 66
28
TAHAP DAN PIHAK TERKAIT– HPS Penyusunan HPS Tahapan dan Pihak Terkait
Usulan Usulan Usulan Dokumen Dokumen Dokumen HPS HPS HPS
Diumumkan Nilai Total HPS
Ditetapkan
PPK
Dokumen Dokumen Dokumen HPS SAH HPS HPSSAH SAH
ULP/PP
SAH jika ditandatangani oleh PPK (sebagai yang menetapkan)
29
FUNGSI HPS • Alat untuk menilai kewajaran penawaran harga termasuk rinciannya • Dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah, kecuali dalam seleksi dengan evaluasi kualitas, kualitas dan biaya serta biaya terendah • Dasar untuk menetapkan besaran Jaminan Pelaksanaan bagi penawaran yang nilainya lebih rendah dari 80% nilai total HPS • Dasar menentukan harga timpang dan KD • Dasar melakukan negosiasi harga PPK Menetapkan HPS ULP/PP Mengumumkan Nilai Total HPS
Rp Penyedia Barang/ Jasa
Harga optimal/ wajar Memperhitungkan semua komponen biaya Perhitungkan keuntungan penyedia + overhead TIDAK “MARK-UP”
30
DATA DAN INFORMASI (1) – HPS a. Harga pasar setempat yaitu harga barang/jasa dilokasi barang/jasa diproduksi/diserahkan/ dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya Pengadaan Barang/Jasa; b. Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS); c. Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan; d. Daftar biaya/tarif Barang/Jasa yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor tunggal; e. Biaya Kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor perubahan biaya; f. Inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia;
31
DATA DAN INFORMASI (2) – HPS
g. Hasil perbandingan dengan Kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain; h. Perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana (engineer’s estimate);
i.
Norma indeks; dan/atau
j.
Informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan
HPS untuk pelelangan/seleksi internasional dapat menggunakan
informasi harga barang/jasa di luar negeri HPS telah memperhitungkan PPn (overhead + profit yang wajar) HPS TIDAK BOLEH memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lainlain dan PPh penyedia barang/jasa
32
PENGADAAN BARANG/JASA LAINNYA – PENYUSUNAN HPS Mengecek besarnya pagu dana dari DIPA/PO
Mempelajari Dokumen Perencanaan Umum (DIPA/DPA, KAK dan RAB)
Menghitung PPN
Menjumlahkan semua biaya untuk seluruh mata pembayaran
Menentukan besarnya HPS
Menghitung/ menetapkan harga satuan
Menghitung jumlah biaya untuk setiap mata pembayaran
Jika HPS lebih besar dari Pagu Dana, maka dapat dilakukan: 1. Perubahan spesifikasi teknis 2. Revisi PO/LK (jumlah atau biaya)
33
34
PENGADAAN KONSTRUKSI – PENYUSUNAN HPS Mengecek besarnya pagu dana dari DIPA/PO
Mempelajari Dokumen Perencanaan Umum
Hitung analisa harga untuk setiap mata pembayaran (pay-item)
Menjumlahkan semua biaya untuk seluruh mata pembayaran
Menjumlahkan jumlah biaya untuk setiap mata pembayaran
Menghitung/ menetapkan harga satuan
Menghitung PPN
Menentukan besarnya HPS
PENGADAAN JASA KONSULTANSI – PENYUSUNAN HPS Mengecek besarnya pagu dana dari DIPA/PO
Menghitung PPN
Menentukan besarnya HPS
Mempelajari Dokumen Perencanaan Umum antara lain: KAK dan RAB
Menjumlahkan semua biaya untuk seluruh item pembayaran
35
Menghitung Komponen Biaya (Biaya Langsung Personil/Remuneration) dan Biaya Langsung Non Personil (Direct Reimbursable Cost)
Menghitung jumlah biaya untuk setiap item pengeluaran
Biaya langsung non-personil tidak melebihi 40% dari biaya total, kecuali untuk pekerjaan yang bersifat khusus
36
Latihan 2
Spesifikasi dan HPS
PENYUSUNAN RANCANGAN KONTRAK/ BUKTI PERJANJIAN
37
Bukti Pembelian (s/d 10 juta)
• E-Purchasing • Pembelian secara online
Surat Pesanan
Kuitansi (s/d 50 juta)
Bukti Perjanjian • Jasa Konsultansi di atas Rp 50 juta • Barang/Pek. Konstruksi/Jasa Lainnya di atas Rp 200 juta
Pasal 55
Surat Perjanjian
Surat Perintah Kerja (SPK)
• Jasa Konsultansi s.d Rp 50 juta • Barang/Pek. Konstruksi/ Jasa Lainnya s.d Rp 200 juta
38 PERENCANAAN DAN PELAKSANAAN PENGADAAN B/J – PENYUSUNAN KONTRAK
Mengidentifikasikan barang/jasa yang akan diadakan
1
LANGKAHLANGKAH PEMILIHAN JENIS KONTRAK
3
Memilih dan menetapkan salah satu jenis kontrak
Mengenali masingmasing jenis kontrak
2
JENIS KONTRAK – PENYUSUNAN KONTRAK
Lump sum Harga satuan
CARA PEMBAYARAN
39
Tahun tunggal PEMBEBANAN TAHUN ANGGARAN
Tahun jamak
Gabungan lump sum dan harga satuan Terima jadi (turnkey) Kontrak pengadaan tunggal
Persentase
Pekerjaan tunggal
JENIS PEKERJAAN
Pasal 50
Pekerjaan terintegrasi
SUMBER PENDANAAN
Kontrak pengadaan bersama Kontrak payung
ISI MINIMAL – PENYUSUNAN KONTRAK Bukti Pembelian
• • • •
Kuitansi
• • • •
Surat Perintah Kerja (SPK)
• • • • •
Pasal 55
Identitas penyedia Nilai pembelian Jenis dan jumlah barang/jasa Tanda tangan PPK sebagai tanda mengetahui
Identitas para pihak Nilai pembelian Jenis dan jumlah barang/jasa Tanda tangan penyedia di atas materai sesuai ketentuan yang berlaku • Tanda tangan PPK sebagai tanda mengetahui
Identitas para pihak Nilai pembelian/nilai kontrak Jenis dan jumlah barang/jasa Hak dan kewajiban melekat dalam surat perjanjian Kata penutup dan ruang tanda tangan para pihak di atas materai sesuai ketentuan yang berlaku
40
ISI MINIMAL – PENYUSUNAN KONTRAK
Surat Perjanjian
Surat Pesanan
• • • •
Identitas para pihak Nilai pembelian/nilai kontrak Jenis dan jumlah barang/jasa Hak dan kewajiban menjadi lampiran dari surat perjanjian dalam bentuk yang lebih rinci (SSUK, SSKK, Spesifikasi, dan Dokumen lain) • Kata penutup dan ruang tanda tangan para pihak di atas materai sesuai ketentuan yang berlaku
• • • •
Identitas para pihak Nilai pembelian Jenis dan jumlah barang/jasa Hak dan kewajiban
41
42
Latihan 3
Penyusunan Rancangan Kontrak/Bukti Perjanjian
JAMINAN PENGADAAN DAN SERTIFIKAT GARANSI Ketentuan Umum
SURAT JAMINAN
Jaminan tertulis yang dikeluarkan bank umum/lembaga keuangan lainnya yang diberikan oleh penyedia barang/jasa kepada pengguna barang/jasa untuk menjamin terpenuhinya persyaratan/kewajiban penyedia barang/jasa.
PENERBIT SURAT JAMINAN
Bank Umum/ Perusahaan Penjaminan/ Perusahaan Asuransi (yang memiliki produk jaminan/ suretyship)
43
JENIS JAMINAN ATAS PENGADAAN BARANG/JASA Jaminan Pelaksanaan
Jaminan Pemeliharaan
Jaminan Uang Muka
Pasal 67
44
JAMINAN DAN PENGEMBALIAN JAMINAN PELAKSANAAN Jaminan Pelaksanaan Surat Jaminan Pelaksanaan harus diberikan setelah SPPBJ dan sebelum kontrak ditandatangani Nilainya 5% dari kontrak atau 5% x HPS jika kontrak dibawah 80% HPS Masa berlaku s.d. tanggal serah terima Barang/Jasa Lainnya atau serah terima pertama Pekerjaan Konstruksi Untuk kontrak diatas 200 juta, kecuali untuk Pekerjaan Tertentu Untuk menjamin pelaksanaan pekerjaan
Pengembalian Jaminan Pelaksanaan • Penyerahan Barang/Jasa Lainnya dan Sertifikat Garansi; atau • Penyerahan Jaminan Pemeliharaan sebesar 5% (lima perseratus) dari nilai kontrak khusus bagi Penyedia Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya Pasal 70
45
HAL YANG TIDAK PERLU DALAM JAMINAN PELAKSANAAN a. Pengadaan Barang/ Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang dilaksanakan dengan metode Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung Untuk Penanganan Darurat, Kontes, atau Sayembara; b. Pengadaan Jasa Lainnya, dimana aset Penyedia sudah dikuasai oleh Pengguna; atau c. Pengadaan Barang/Jasa dalam Katalog Elektronik melalui E-Purchasing.
46
JAMINAN UANG MUKA (JUM)
JUM harus diberikan sebesar uang muka yang disetujui : Pengembalian uang muka diperhitungkan secara proporsional pada setiap tahapan pembayaran Diberikan bila dicantumkan di kontrak
Pasal 69
47
JAMINAN PEMELIHARAAN
Jaminan Pemeliharaan dibutuhkan untuk: a. Pekerjaan Konstruksi b. Pengadaan Jasa Lainnya yang membutuhkan masa pemeliharaan Diberikan dalam meminta pembayaran 100% karena ada pekerjaan pemeliharaan Nilainya 5% dari kontrak Dapat berbentuk Jaminan pemeliharaan atau retensi pembayaran
Pasal 71
48
SERTIFIKAT GARANSI
Dalam pengadaan barang, penyedia barang menyerahkan Sertifikat Garansi
Sertifikat Garansi diberikan terhadap kelaikan penggunaan barang hingga jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan dalam kontrak
Sertifikat Garansi diterbitkan oleh produsen atau pihak yang ditunjuk secara sah oleh produsen
49
