JARINGAN KOMUNIKASI ORGANISASI DI PERPUSTAKAAN INDONESIA RAYA DALAM RANGKA MEMBERIKAN LAYANAN INFORMASI Fariz Miharja*), Laksmi Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Depok, 16425, Indonesia *)
E-mail:
[email protected]
Abstrak Penelitian ini membahas mengenai jaringan komunikasi organisasi yang terdapat di Perpustakaan Indonesia Raya dalam rangka memberikan layanan informasi. Jaringan komunikasi organisasi tersebut terbentuk karena adanya pertukaran pesan antar peran atau posisi pegawai. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara, observasi, dan analisis dokumen. Perpustakaan Indonesia Raya, yang merupakan perpustakaan di bawah lembaga pemerintah dikelola oleh Sekretariat Jenderal Indonesia Raya. Temuan penelitian menunjukkan bahwa jaringan komunikasi muncul dalam bentuk tugas pembuatan kliping koran, rapat rabuan, dan kunjungan bawahan ke ruang atasan. Melalui proses sosial, jaringan komunikasi organisasi di Perpustakaan tersebut dibangun oleh nilai keterbukaan dan ketulusan. Nilai tersebut muncul berdasarkan kepentingan atasan yang ingin dihormati oleh bawahannya, dan bawahan yang memiliki kepentingan ingin dihargai oleh atasannya berdasarkan peran atau posisinya. Jaringan komunikasi organisasi di perpustakaan tersebut dalam rangka memberikan layanan informasi ditentukan oleh peran Susan sebagai pemimpin pendapat. Peran tersebut menyatukan simpulsimpul jaringan. Kesimpulannya adalah jaringan komunikasi organisasi di Perpustakaan Indonesia Raya dibangun oleh nilai keterbukaan dan ketulusan melalui komunikasi di antara atasan dan bawahan. Adapun saran yang diajukan adalah dengan meningkatkan interaksi di antara atasan maupun bawahan, meningkatan ketegasan atasan terhadap bawahan, dan membuat peninjauan ulang terhadap struktur organisasi perpustakaan. Kata Kunci: Jaringan Komunikasi Organisasi; Kepentingan; Nilai Keterbukaan dan Ketulusan; Proses Sosial. The Organization’s Communications Network Contained in The Library of Indonesia Raya In Order to Provide Information Services Abstract This thesis discusses the organization's communications network contained in the library of Indonesia Raya in order to provide information services. That organizational communication network is formed by the exchange of messages between role and position of employee. This study used a qualitative approach with case study method. Data collection methods that used in 1 Jaringan komunikasi ..., Fariz Miharja, FIB UI, 2013
this study were interviews, observations, and document analysis. Library of Indonesia Raya, which is a library under a government institution, is administered by the Secretariat General of Indonesia Raya. The research findings indicate that the communication network emerged in the form of newspaper clippings task, Wednesday’s meetings, and visits of subordinates to the superior. Through the social process, organizational communication networks in the library was built by the values of transparency and sincerity. Values are emerging based on the interests of superior who want to be respected by his subordinates, and subordinates who have interest to be appreciated by their superior based on the role or position. Organizational communication networks in the library in order to provide the information specified by Susan's role as an opinion leader. That role brings together the network nodes. The conclusion is an organizational communication network in the library of Indonesia Raya was built by the value of transparency and sincerity through communication between superior and subordinates. The suggestions that can be given are to enhance interaction between superior and subordinates, the assertiveness increased of superior to subordinates, and making a review of the organizational structure of the library. Keywords : Interest; Openness and Candor value; Organizational communicational network; Social Processes. 1.
Pendahuluan
Jaringan komunikasi organisasi merupakan salah satu kegiatan yang berperan penting dalam memberikan layanan informasi di perpustakaan khusus. Menurut Petter R Monge yang dikutip oleh Morrisan bahwa jaringan komunikasi organisasi adalah struktur sosial yang diciptakan melalui komunikasi di antara sejumlah individu dan kelompok. Artinya, ketika seseorang berkomunikasi dengan orang lain, maka terciptalah suatu hubungan (link) yang merupakan garisgaris komunikasi dalam organisasi. Kenyataannya adalah kegiatan pertukaran pesan yang terjadi di dalamnya menciptakan suatu proses sosial dan kepentingan yang belum berjalan sesuai dengan harapan sehingga terjadi kekacauan pada jaringan komunikasi organisasi tersebut. Mengacu pada pengertian mengenai jaringan komunikasi organisasi, maka usaha penelitian ini bertujuan untuk mengubah tingkah laku lama pegawai Perpustakaan Indonesia Raya (bukan nama sebenarnya) dalam memberikan layanan informasi. Sesuai dengan hakikat perpustakaan yang memiliki kegiatan pengadaan, pengolahan, dan pelayanan. Namun, ketiga kegiatan perpustakaan belum berjalan semestinya dan tidak sebanding dengan jumlah pegawai yang ada. Adapun Perpustakaan Indonesia Raya merupakan lembaga pemerintah yang berada di bawah naungan Sekretariat Jenderal Indonesia Raya. Perpustakaan ini dipilih sebagai lokasi penelitian karena merupakan perpustakaan milik pemerintah yang memiliki jaringan komunikasi organisasi kompleks yang dibentuk oleh peran atau posisi pegawai di dalamnya untuk mendukung tugas 2 Jaringan komunikasi ..., Fariz Miharja, FIB UI, 2013
menyediakan layanan informasi. Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan di atas, maka pertanyaan penelitian yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah : 1.
Bagaimana peran atau posisi pegawai dalam organisasi Perpustakaan Indonesia Raya membangun jaringan komunikasi dalam rangka memberikan layanan informasi seperti yang diinginkan?
2.
Nilai apakah yang membangun jaringan komunikasi dalam rangka memberikan layanan informasi seperti yang diinginkan?
Tujuan dari penelitian ini adalah yakni sesuai dengan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, yaitu : 1.
Untuk memahami peran atau posisi komunikasi pegawai dalam membangun jaringan komunikasi pegawai Perpustakaan Indonesia Raya sehingga dapat memberikan layanan informasi seperti yang diinginkan.
2.
Untuk mengidentifikasi nilai yang membangun jaringan komunikasi organisasi dalam pemberian layanan informasi tersebut.
2.
Tinjauan Literatur
Sebagaimana telah diketahui bahwa pertukaran pesan yang terjadi diantara sejumlah individu dan kelompok terjadi ketika adanya komunikasi sehingga menimbulkan suatu keteraturan “siapa berbicara dengan siapa”. Menurut Danowski (1976) yang dikutip oleh R Wayne Pace (2006: 176) bahwa terdapat tujuh peranan jaringan komunikasi organisasi, yaitu : 1. Klik (Clique) Klik adalah sebuah kelompok individu yang paling sedikit separuh dari kontaknya merupakan hubungan dengan anggota-anggota lainnya. 2. Jembatan (Bridge) Jembatan adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. 3. Penghubung (Liaison) Penghubung merupakan seseorang di dalam klik yang berperan sebagai penghubung antara dua klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah satu kelompok tersebut. 4. Penjaga gawang (Gate keepers) 3 Jaringan komunikasi ..., Fariz Miharja, FIB UI, 2013
Di dalam sebuah anggota klik terdapat seseorang yang secara strategis ditempatkan di dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian atas pesan apa yang akan disebarkan melalui sistem tersebut. 5. Pemimpin pendapat (Opinion leader) Di dalam sebuah anggota klik, terdapat seseorang yang dibutuhkan karena memiliki pengaruh yang kuat dalam pembuatan keputusan. 6. Kosmopolit (Cosmopolit) Di dalam sebuah anggota klik, terdapat seseorang yang bertugas melakukan kontak dengan dunia luar yaitu dengan individu-individu di luar organisasi. 7. Penyendiri (Isolate) Penyendiri adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya.
Ketujuh peranan jaringan komunikasi tersebut saling mengisi satu sama lain membentuk suatu struktur hubungan antara satu individu dengan individu lain di dalam organisasi. Adapun gambaran yang menunjukkan ketujuh peranan jaringan komunikasi tersebut adalah sebagai berikut.
Bridge
Klik 4
Klik 1
Bridge
Bridge
Isolate
Gate keepers
Klik 3
Klik 2 Opinion leader
Gambar 1 Diagram jaringan kerja yang menunjukkan peran jaringan kerja komunikasi (Muhammad Arni : 2007)
4 Jaringan komunikasi ..., Fariz Miharja, FIB UI, 2013
Dari gambar tersebut, terlihat terdapat lingkaran dan arah panah ke kiri dan ke kanan yang menunjukkan kepentingan-kepentingan yang menunjukkan keteraturan siapa berbicara dengan siapa. Sedangkan lingkaran menunjukkan seseorang yang menempati peran atau posisi tertentu dalam jaringan komunikasi organisasi. Selain membentuk tujuh peranan, terdapat lima nilai yang terbentuk akibat arah komunikasi yang terbentuk. Menurut W Charles Redding (1972) yang dikutip dari Andre Harjana (2007: 202) bahwa terdapat lima faktor penting nilai yang membangun jaringan komunikasi organisasi, yaitu : 1. Keterbukaan dan ketulusan (Openness and candor) Nilai ini terjadi di antara atasan, bawahan, maupun sesama hirarki yang dapat menjadi kunci dalam pembuatan keputusan. Kurangnya sifat ini akan menyebabkan pembokan dalam penyampaian pesan. 2. Kepercayaan, keyakinan, dan kredibilitas (Trust, confidence, and creadibility) Nilai ini mengacu pada alat yang digunakan pegawai dalam berkomunikasi. Adapun alat berkomunikasi tersebut adalah tatap muka. 3.
Partisipasi dalam pembuatan keputusan (Participative decision making) Nilai ini terlihat apabila pegawai bertemu untuk membicarakan suatu keputusan yang
menyangkut organisasi, misalnya adalah melalui rapat. 4.
Dukungan (Supportiveness) Nilai ini sejalan dengan nilai partisipasi yang telah dibahas sebelumnya. Nilai ini diberikan
oleh sesama pegawai dalam menjalankan tugas. 5.
Tujuan kinerja tinggi (High performance goals) Nilai ini memperlihatkan kinerja pegawai di dalam suatu organisasi yang erat dengan
komunikasi atasan kepada bawahannya.
Setelah mengetahui jenis nilai yang terdapat di dalam jaringan komunikasi organisasi, maka setiap individu yang berperan di dalam organisasi tersebut diharapkan dapat mengetahui cara berkomunikasi yang baik pada kelompok tugas organsiasi dalam rangka memberikan layanan informasi untuk meningkatkan produktifitas organisasi.
3.
Metode Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan metode studi kasus. 5 Jaringan komunikasi ..., Fariz Miharja, FIB UI, 2013
Mengacu pada metode penelitian yang telah dijelaskan sebelumnya, jika dikaitkan dengan informan yang digunakan, maka dalam penelitian ini digunakan suatu cara pemilihan sampel bertujuan (purposive sampling). Kriteria pemilihan informan ditentukan berdasarkan lamanya pegawai menjabat dan kapabilitas pekerjaan yang diterima. Berikut merupakan informan yang identitasnya disamarkan. Nama
Jenis Kelamin
Pekerjaan
Puspa (bukan nama sebenarnya)
P
Kepala bidang perpustakaan
Susan (bukan nama sebenarnya)
P
Pegawai tata usaha
Dian (bukan nama sebenarnya)
P
Staf perpustakaan
Farhan (bukan nama sebenarnya)
L
Staf perpustakaan
Rosa (bukan nama sebenarnya)
P
Staf perpustakaan
Ratna (bukan nama sebenarnya)
P
Staf perpustakaan
Nabila (bukan nama sebenarnya)
P
Pustakawan
Narji (bukan nama sebenarnya)
L
Pustakawan
Metode pengumpulan data. Pada tahap ini peneliti melakukan tiga tahap di dalam pengumpulan data terkait dengan penelitian yang dilakukan, diantaranya adalah : 1.
Wawancara Pada tahap ini peneliti melakukan wawancara mendalam dengan tujuan menggali informasi
yang tersimpan pada informan terkait. Tentunya, pertanyaan wawancara yang dilakukan berhubungan dengan penelitian mengenai jaringan komunikasi organisasi. 2.
Obsevasi Selain melakukan wawancara, peneliti melakukan observasi partisipan dengan melihat
interaksi sesama pegawai guna memperkaya informasi yang tersembunyi dan tidak terungkap selama wawancara. 3.
Analisis dokumen Setelah data diperoleh melalui wawancara mendalam dan observasi partisipan, peneliti
melakukan pengecekan terhadap dokumen primer dan sekunder terkait dengan penelitian yang dilakukan.
Metode analisis data. Setelah mengumpulkan data yang berhubungan dengan penelitian jaringan 6 Jaringan komunikasi ..., Fariz Miharja, FIB UI, 2013
komunikasi organisasi, peneliti menganalisis data melalui tiga tahap, yaitu : 1.
Catatan lapangan (fieldnotes) Pada tahap ini peneliti menulis dan mencatat semua hal yang dilihat ketika berada di
lapangan. 2.
Koding Setelah membuat catatan lapangan, peneliti menganalisis dan mengkategorikan data-data
yang diperoleh di lapangan. 3.
Interpretasi Setelah data dikategorikan, peneliti menginterpretasi fenomena yang terjadi menggunakan
teknik thick description. Teknik ini merupakan cara menjelaskan perilaku manusia sekaligus konteks yang melingkupi suatu fenomena sehingga perilaku manusia dapat dimaknai.
4.
Peranan Jaringan Komunikasi Organisasi di Perpustakaan Indonesia Raya Dalam Rangka Memberikan Layanan Informasi Berdasarkan tinjauan literatur yang telah dibahas sebelumnya bahwa pertkaran pesan
yang terjadi di antara individu atau kelompok menimbulkan suatu keteraturan “siapa berbicara dengan siapa”. Terkait dengan hal tersebut, maka setiap individu di Perpustakaan Indonesia Raya menempati peranan masing-masing di dalam sistem jaringan komunikasi organisasi. Adapun peranan yang dimaksud adalah sebagai berikut. 1. Klik (Clique) Menurut hasil penelitian di lapangan, pegawai Perpustakaan Indonesia Raya yang berperan sebagai klik dapat melakukan suatu hubungan sosial. Di dalam proses sosial jika dilihat dari proses sosial dan kepentingan yang mereka miliki, mereka mampu melakukan kontak sosial dan komunikasi dengan cara tatap muka secara terbiasa dan melembaga dibandingkan melalui media. Dengan cara tersebut, mereka dapat menciptakan suatu keakraban satu sama lain. Menurut hasil penelitian di lapangan pula, terdapat enam klik yang terbentuk. Klik tersebut adalah klik satu yang terdiri dari Susan dan Nabila, klik dua yang terdiri dari Rosa dan Ratna, klik tiga terdiri dari Farhan dan Rizal, klik empat terdiri dari Rina, Fira, dan Ranti, klik lima terdiri dari Ririn dan Widyawati, klik enam terdiri dari Deni, Ari, Hengki, dan Narji. 2. Jembatan (Bridge) Setelah mengetahui siapa saja pegawai yang berperan sebagai klik, maka kali ini akan 7 Jaringan komunikasi ..., Fariz Miharja, FIB UI, 2013
dibahas mengenai siapa saja pegawai yang berperan sebagai jembatan. Sebagaimana telah diketahui bahwa jembatan merupakan seseorang yang menonjol di dalam sebuah klik yang menggabungkan antara satu anggota klik dengan klik lain (R Wayne Pace,2006: 179). Berdasarkan hasil penelitian di lapangan, pegawai yang berperan sebagai jembatan adalah Rosa, Susan, Farhan, Ranti, Nabila, Widyawati, Ratna, dan Narji. 3. Penghubung (Liaison) Selain berperan sebagai jembatan, terdapat pegawai yang berperan sebagai penghubung. Seperti yang telah diketahui bahwa penghubung berperan sebagai penghubung antara dua klik atau lebih, tetapi ia bukan salah satu anggota klik tersebut (R Wayne Pace, 2006: 179). Berdasarkan hasil penelitian, pegawai yang berperan sebagai penghubung adalah kepala bidang perpustakaan yaitu Puspa. Ia melakukan perannya ketika terdapat pegawai atau bawahan yang sedang menyampaikan aspirasinya. Bentuk nyatanya adalah ketika mereka sedang melaksanakan “rapat rabuan” dan ketika bawahan sedang menemui Puspa di ruangannya. 4. Penjaga gawang (Gate keepers) Selain mengetahui peran pegawai sebagai penghubung, di dalam jaringan komunikasi organisasi pula terdapat peranan penjaga gawang. Berdasarkan hasil penelitian, pegawai yang berperan sebagai penjaga gawang adalah Susan. Ia melakukan perannya sebagai pengendali pesan yang masuk dari dan ke dalam Perpustakaan Indonesia Raya. 5. Pemimpin pendapat (Opinion leader) Di dalam jaringan komunikasi organisasi, terdapat pegawai yang menempai peranan pemimpin pendapat. Pegawai yang dimaksud tersebut adalah Susan. Ia memiliki pengaruh besar di dalam pembuatan keputusan yang menyangkut Perpustakaan Indonesia Raya. Pendapat yang diajukannya selalu diikuti oleh atasannya yaitu Puspa. 6. Kosmopolit (Cosmopolit) Selain memiliki peranan sebagai pemimpin pendapat, di Perpustakaan Indonesia Raya pula memiliki pegawai yang berperan sebagai kosmopolit. Berdasarkan hasil penelitian di lapangan, pegawai tersebut adalah Nabila, Rosa, Susan, dan Farhan. Mereka sering berhubungan kerja dengan orang-orang yang berada di luar perpustakaan sesuai dengan job description yang mereka lakukan. 7. Penyendiri (Isolate) Selain keenam peranan jaringan komunikasi organisasi yang telah disebutkan, terdapat 8 Jaringan komunikasi ..., Fariz Miharja, FIB UI, 2013
satu peranan di luar klik yang ditempati oleh seorang pegawai Perpustakaan Indonesia Raya yaitu Dian. Ia berperan sebagai penyendiri karena sedikit melakukan kontak atau tidak sama sekali mengadakan kontak dengan kelompok lainnya. Hal ini terjadi karena ruangan kerja dirinya yang terpisah sehingga sistem komunikasi tertutup baginya. Terkait dengan tujuh peranan jaringan komunikasi yang telah dijelaskan sebelumnya di bawah ini merupakan gambaran yang menunjukan peranan jaringan komunikasi organisasi di Perpustakaan Indonesia Raya. Dian Kosmopolit
Isolate
Nabila
Ranti
Rina
Bridge Klik 1
Klik 4
Susan
Pemimpin pendapat
Kosmopolit
Bridge Puspa
liaison
Klik 5
Bridge
Klik 2
Fira
Klik 3
Rosa
Widyawati
Ririn
Farhan Ratna
Kosmopolit
Rizal
Ari
Narji Klik 6
Hengki
Deni
Diagram 3 Diagram jaringan kerja yang menunjukkan peranan jaringan kerja komunikasi di Perputakaan Indonesia Raya
Dari gambar di atas, terlihat bahwa terdapat tujuh peranan jaringan komunikasi organisasi. Sistem jaringan komunikasi organisasi tersebut terjadi karena adanya proses sosial dan kepentingan yang dimiliki oleh individu atau kelompok. Adapun di dalam proses sosial dan kepentingan tersebut, proses pembentukan jaringan komunikasi organisasi digambarkan dengan adanya bentuk lingkaran dan anak panah yang menunjukan panah searah dan dua arah, baik yang ke kanan maupun yang ke kiri. Mengacu pada gambar di atas juga terdapat berbagai macam warna lingkaran oval yang menunjukan kedudukan pegawai di dalam klik suatu jaringan komunikasi organisasi. Klik pertama yang terdiri dari Susan dan Nabila ditandai dengan latar belakang bentuk lingkaran oval 9 Jaringan komunikasi ..., Fariz Miharja, FIB UI, 2013
berwarna merah muda, klik kedua yang terdiri dari Rosa dan Ratna ditandai dengan latar belakang lingkaran oval berwarna biru laut, klik ketiga yang terdiri dari Farhan dan Rizal ditandai dengan latar belakang lingkaran oval berwarna hijau lumut, klik keempat yang terdiri dari Ranti, Rina, dan Fira ditandai dengan latar belakang lingkaran oval berwarna jingga, klik kelima yang terdiri dari Widyawati dan Ririn ditandai dengan latar belakang lingkaran oval berwarna ungu, dan klik yang terakhir yaitu klik enam yang terdiri dari Narji, Hengki, Ari, dan Deni ditandai dengan latar belakang lingkaran oval berwarna biru muda dengan garis merah disisinya. Selain itu, lingkaran kecil berwarna merupakan gambaran peranan jaringan komunikasi organisasi selain klik. Jika diperinci lagi menjadi beberapa bagian, maka dapat dilihat pegawai yang berperan sebagai jembatan dan kosmopolit yang dianalogikan dengan bentuk lingkaran kecil berwarna biru. Pegawai tersebut adalah Rosa, Farhan, dan Nabila. Sedangkan untuk pegawai yang berperan sebagai jembatan saja dapat dianalogikan dengan lingkaran kecil yang berwarna merah. Pegawai tersebut adalah Ranti, Widyawati, Ratna, dan Narji. Adapun terdapat pegawai yang berperan sebagai penyendiri yang dianalogikan dengan bentuk lingkaran kecil yang berwarna kuning. Pegawai yang dimaksud adalah Dian. Sedangkan untuk pegawai yang berperan sebagai penghubung dapat dianalogikan dengan bentuk lingkaran kecil berwarna hijau lumut. Pegawai tersebut yaitu Puspa sebagai kepala bidang perpustakaan. Sementara itu, untuk pegawai yang menempati posisi sebagai jembatan, penjaga gawang, pemimpin pendapat, dan kosmopolit dapat dianalogikan dengan bentuk lingkaran berwarna hitam. Selain klik yang memiliki warna cerah, jika dilihat dari gambar di atas terdapat klik yang memiliki warna polos atau putih. Klik ini menunjukan minimnya kontribusi kinerja yang diberikan oleh pegawai perpustakaan terkait. Jika dikaitkan dengan gambar di atas pula, maka terbentuknya suatu jaringan komunikasi organisasi tidak terlepas dari peran Susan. Susan memiliki lima peranan jaringan komunikasi organisasi sekaligus. Namun, diantara kelima peranan yang dimilikinya terdapat satu peranan jaringan komunikasi organisasi yang menonjol dan dapat menjadi satu peranan tersendiri pembentuk jaringan komunikasi organisasi. Hal ini karena dirinya merupakan seseorang yang dipercaya oleh atasannya yaitu Puspa dan rekan-rekannya di Perpustakaan Indonesia Raya. Di dalam memberikan suatu layanan informasi, jaringan komunikasi organisasi seperti yang terdapat pada gambar di atas menunjukkan adanya suatu keterkaitan peranan yang diduduki oleh setiap pegawai. 10 Jaringan komunikasi ..., Fariz Miharja, FIB UI, 2013
5.
Nilai Yang Membangun Jaringan Komunikasi Organisasi di Perpustakaan Indonesia Raya Selain mengetahui peranan yang terdapat di dalam jaringan komunikasi organisasi, maka
kali ini akan dibahas mengenai nilai-nilai yang membangun jaringan komunikasi organisasi di dalam Perpustakaan Indonesia Raya. Terbentuknya nilai-nilai ini jika dilihat dari empat jenis arah komunikasi yang terbentuk di dalamnya yaitu komunikasi atasan kepada bawahan (downward communication), komunikasi bawahan kepada atasan (upward communication), komunikasi di antara individu yang memiliki hirarki yang sama (horizontal communication), dan komunikasi di antara individu yang memiliki hirarki yang berbeda (diagonal communication). Dengan melihat kontak sosial dan menentukan makna interaksi yang terjadi di antara pegawai yang membentuk jaringan komunikasi organisasi di Perpustakaan Indonesia Raya, maka dapat terlihat suasana dan moral organisasi yang melingkupi. Sesuai dengan pendapat yang dikemukakan oleh R Wayne Pace (2006: 179) bahwa terdapat lima nilai penting yang membangun jaringan komunikasi organisasi dalam menentukan suasana dan moral tersebut. Dalam hal ini nilai tersebut adalah nilai keterbukaan dan ketulusan (openness and candor), nilai kepercayaan, keyakinan, dan kredibilitas (trust, confidence, and creadibility), partisipasi dalam pembuatan keputusan (participative decision making), dukungan (supportiveness), dan tujuan kinerja tinggi (high performance goals). Nilai-nilai ini akan dijelaskan sebagai berikut.
1. Nilai keterbukaan dan ketulusan (openness and candor) Berdasarkan hasil penelitian didapatkan bahwa nilai keterbukaan dan ketulusan diperoleh melalui komunikasi dari bawahan kepada atasan. Menurut R Wayne Pace (2006: 189) menyebutkan bahwa komunikasi dari bawahan kepada atasan memiliki arti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (atasan). Terbentuknya jaringan komunikasi organisasi dilihat dari adanya interaksi sosial yang terjadi di antara mereka. Dari sini terlihat bahwa terdapat masalah keterbukaan terhadap atasan yaitu keterbatasan berbicara terhadap atasan karena rasa takut menyinggung perasaan atasan. Ternyata, setelah ditelisik lebih mendalam terdapat kesenjangan diantara atasan dengan bawahan. Jika dikaitkan dengan hal tersebut terdapat kesenjangan antara pegawai yang “diperhatikan” dengan pegawai yang “diabaikan”. Mereka terlihat belum bersinergi dalam hal cara berkomunikasi. Hal ini dapat dilihat ketika bawahan yang memiliki keluhan mengenai 11 Jaringan komunikasi ..., Fariz Miharja, FIB UI, 2013
permasalahan yang tidak dapat diselesaikan apabila ia berkonsultasi dengan atasan. Berdasarkan hasil penelitian di lapangan pula menunjukkan bahwa kesenjangan tersebut dapat terjadi karena intensitas volume yang berbeda antara atasan dengan bawahan. Akibat yang ditimbulkan dari hal ini adalah adanya rasa kekecewaan yang ditimbulkan dan bawahan hanya ingin bekerja apabila mendapatkan tugas saja. Selain itu, bagi pegawai yang merasa diperhatikan, bahwa ia merasakan kedekatan antara dirinya dengan atasannya. Atasan memberikan masukan terhadapnya apabila menemui kesulitan, berbeda dengan perlakuan yang diberikan kepada pegawai yang tidak diperhatikan oleh atasan.
2. Nilai kepercayaan, keyakinan, dan kredibilitas (Trust, confidence, and creadibility) Selain memiliki nilai keterbukaan dan ketulusan, terdapat nilai kepercayaan, keyakinan, dan kredibilitas yang diberikan oleh atasan terhadap bawahannya dalam membangun jaringan komunikasi organisasi di Perpustakaan Indonesia Raya. Nilai ini diberikan oleh atasan kepada bawahannya karena adanya suatu kedekatan yang menyebabkan adanya perbedaan dalam intensitas berkomunikasi yang dilakukan. Cara penyampaian pesan yang dilakukan baim atasan maupun bawahan ini dilakukan dengan cara tatap muka. Hal ini sejalan dengan pikiran Dahle (1981) yang dikutip dari Universitas Kristen Petra (2009: 13) bahwa pesan itu akan lebih efektif bila dikirimkan dalam bentuk lisan dan tulisan. Jika dikaitkan dengan media penyampaian tersebut, maka nilai kepercayaan pun timbul ketika seorang bawahan mulai dipercaya oleh atasannya serta adanya sifat respect yang ditunjukkan oleh yang ditunjukkan oleh atasan kepada bawahannya sebagai reaksi timbulnya kepercayaan tersebut. Berdasarkan hasil penelitian pula akibat adanya nilai kepercayaan, keytakinan, dan kredibilitas ini adalah apabila bawahan sudah dipercaya oleh atasannya maka ia akan menunjuk secara terus menerus kepada pegawai tersebut.
3. Nilai partisipasi dalam pembuatan keputusan (Participative decision making) Berdasarkan hasil penelitian di lapangan didapatkan bahwa terdapat nilai partisipasi dalam pembuatan keputusan. Perpustakaan Indonesia Raya sebagai suatu organisasi di bawah lembaga pemerintah tentunya memerlukan kebijakan-kebijakan yang perlu diperbaharui dari masa ke masa. Tentunya, untuk menunjang hal tersebut diperlukan suatu diskusi antar pegawai di dalamnya. 12 Jaringan komunikasi ..., Fariz Miharja, FIB UI, 2013
Jika dikaitkan dengan nilai partisipasi dalam pembuatan keputusan ini, maka keputusan untuk membuat kebijakan tersebut perlu dirundingkan oleh antar pegawai di dalamnya. Hal ini di Perpustakaan Indonesia Raya biasa dilakukan di dalam suatu rapat rabuan. Di dalam rapat rabuan tersebut, atasan memberikan kesempatan kepada bawahan untuk menyampaikan aspirasi, ide, gagasan, kegiatan maupun masalah terkait dengan Perpustakaan Indonesia Raya. Sependapat dengan yang diungkapkan oleh Khomsarial Ramli (2011: 176) bahwa bawahan diharapkan dapat memberikan informasi tentang prestasinya, praktik serta kebijakan organisasi. Mengacu pada peryataan tersebut, maka pegawai Perpustakaan Indonesia Raya dituntut untuk bersikap proaktif saat diadakan rapat rabuan. Tetapi pada kenyataannya, pegawaipegawai tertentu saja yang bersikap proaktif, sementara pegawai lainnya tidak. Hal ini dipengaruhi oleh nilai yang ada sebelumnya yaitu nilai keterbukaan dan ketulusan yang mempengaruhi nilai partisipasi dalam pembuatan keputusan ini. Nilai ini pula terbentuk ketika bawahan sedang menemui atasan di ruangannya.
4. Nilai dukungan (sense of mission) Selain nilai partisipasi dalam pembuatan keputusan, terdapat nilai dukungan yang membangun di dalam jaringan komunikasi organisasi. Nilai dukungan terlihat pada komunikasi yang dibangun oleh atasan dengan bawahannya. Hal ini sesuai dengan pernyataan yang dikemukakan oleh R Wayne Pace (2006: 185) bahwa informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan yang salah satunya adalah informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission). Berdasarkan pendapat tersebut, sesuai dengan penemuan di lapangan terkait di dalam membangun jaringan komunikasi organisasi bahwa atasan yaitu Puspa sebagai seorang kepala bidang Perpustakaan Indonesia Raya memberikan suatu dukungan dan kepercayaan terhadap apa yang dilakukan oleh bawahannya dan yakin bahwa bawhan dapat melakukan pekerjaan tersebut dengan baik. Atasan mengetahui dan menyadari siapa saja bawahannya yang memiliki tugas mengerjakan suatu pekerjaan. Berdasarkan hasil penelitian di lapangan pula didapatkan bahwa porsi dukungan yang diberikan oleh atasan terhadap bawahannya ditentukan oleh faktor kedekatan seperti yang terdapat pada nilai partisipasi dalam pembuatan keputusan.
5. Nilai tujuan kinerja tinggi (high performance goals) 13 Jaringan komunikasi ..., Fariz Miharja, FIB UI, 2013
Selain membutuhkan dukungan dari atasan kepada bawahan, Perpustakaan Indonesia Raya juga harus mampu bekerja dan mempertunjukkan kinerjanya yang telah dikomunikasikan sebelumnya oleh atasan. Bentuk komunikasi ini terlihat dari adanya job description yang jelas yang didapatkan kepada setiap bawahan termasuk atasan. Hal ini terkait dengan pencapaian tujuan kinerja yang diharapkan. Oleh karena itu, dibutuhkan adanya komunikasi yang efektif dari bawahan maupun atasan. Selain itu, dibutuhkan pula suatu pemahaman oleh pegawai yang menempati peran atau posisi di dalamnya untuk mencapai suatu kinerja yang maksimal. Jika dikaitkan dengan nilai tujuan kinerja tinggi yang membangun jaringan komunikasi organisasi di Perpustakaan Indonesia Raya erat kaitannya dengan motivasi kerja yang dilakukan oleh pegawai di dalamnya. Menurut hasil penelitian di lapangan motivasi kerja yang dilakukan oleh pegawai tersebut terbagi menjadi dua yaitu motivasi kerja yang kurang dan motivasi kerja yang tinggi. Bagi sebagian pegawai yang memiliki motivasi kerja yang kurang beranggapan bahwa mereka kurang memahami Standar Operasional Prosedur (SOP), konsistensi job description yang kurang, serta kurangnya perhatian atasan terhadap dirinya. Hal ini bertolak belakang dengan pegawai yang memiliki motivasi kerja yang tinggi, mereka mengetahui segala apa saja yang harus mereka lakukan sesuai dengan job description nya masing-masing. Hal ini pula dipengaruhi oleh perhatian yang diberikan oleh atasan terhadapnya. Berdasarkan hal-hal tersebut maka dapat disinyalir adanya pemahaman yang efektif di antara keseluruhan pegawai Perpustakaan Indonesia Raya terhadap interaksi yang terjadi di dalam jaringan komunikasi organisasi tersebut.
6.
Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian di lapangan mengenai jaringan komunikasi organisasi di
Perpustakaan Indonesia Raya dalam rangka memberikan layanan informasi, maka dapat dibuat suatu kesimpulan bahwa bahwa jaringan komunikasi organisasi di Perpustakaan Indonesia Raya dibangun oleh nilai keterbukaan dan ketulusan. Nilai keterbukaan dan ketulusan ini digambarkan dengan adanya bentuk komunikasi dari bawahan kepada atasan maupun sebaliknya. Hal ini tidak terlepas dari adanya peran atau posisi seorang pegawai dalam menjalankan pekerjaannya seharihari. Terkait dengan adanya peran atau posisi pegawai dan nilai yang membangun jaringan komunikasi organisasi di Perpustakaan Indonesia Raya dalam rangka memberikan layanan 14 Jaringan komunikasi ..., Fariz Miharja, FIB UI, 2013
informasi tersebut, maka nilai keterbukaan dan ketulusan ini terlihat ketika pegawai bertemu di ruang atasan. Sikap atasan menunjukkan keterbukaan dengan mendengarkan bawahan ketika sedang berbicara. Hal ini ditunjang pula oleh pintu ruangan atasan yang selalu terbuka. Sehingga bawahan dapat mengungkapkan keluhan yang dirasakan dirinya terhadap atasan dengan leluasa. Meskipun tidak semuanya, kebanyakan dari mereka merasa senang ketika pendapatnya di dengar melalui pemberian masukan terhadap dirinya dan atasan terlihat respect terhadap diri mereka. Bukti tersebut menunjukkan adanya dialog antara kedua pihak, di mana lancer tidaknya sebuah dialog selalu didukung oleh rasa tulus dan saling terbuka. Selain itu, nilai keterbukaan dan ketulusan terlihat ketika adanya suatu penghargaan (reward) yang diberikan atasan kepada pegawai yang memiliki kinerja yang baik. Atasan mengkomunikasikan kepada bawahan mengenai hal tersebut. Mengacu pada peran atau posisi pegawai dalam proses terbentuknya jaringan komunikasi organisasi diarahkan oleh peran Susan. Ia menjadi seseorang yang dipercaya oleh atasannya, Puspa, dan menjadi salah seorang yang dihormati oleh rekan-rekan kerjanya. Berdasarkan hasil penelitian yang terlah dilakukan terhadap Susan, maka ia memiliki lima peranan jaringan komunikasi organisasi di dalam Perpustakaan Indonesia Raya. Adapun peranan yang dimiliki Susan yaitu sebagai klik (clique), kosmopolit (cosmopolit), penjaga gawang (gate keepers), jembatan (bridge), dan pemimpin pendapat (opinion leader). Di antara kelima peranan jaringan komunikasi organisasi tersebut, berdasarkan hasil penelitian di lapangan pula terdapat peranan yang paling menonjol bagi Susan yaitu pemimpin pendapat (opinion leader) yang dapat dilihat ketika pegawai sedang melakukan suatu pertemuan formal maupun tidak. Selain pandai bergaul, peran tersebut ditunjang dengan posisi ruangannya yang berdekatan dengan banyak pegawai lainnya. Jika dikaitkan dengan peran atau posisi pegawai dan nilai yang membangun jaringan komunikasi organisasi di Perpustakaan Indonesia Raya, maka dalam hal pemberian layanan informasi, nilai keterbukaan dan ketulusan merupakan awal dari proses terbangunnya suatu jaringan komunikasi organisasi. Akibat adanya proses pendekatan diri di antara atasan dan bawahan. Selain itu, adanya kepentingan penghargaan berupa keinginan pegawai yang dihargai oleh sesama teman, pegawai yang menduduki suatu peranan di dalam jaringan komunikasi organisasi memperngaruhi proses terbentuknya jaringan komunikasi dalam pemberian layanan informasi tersebut. 15 Jaringan komunikasi ..., Fariz Miharja, FIB UI, 2013
Daftar acuan
Harjana, Andrea A. (2007). Iklim Komunikasi Keorganisasian. Iklim Organisasi (Vol. 4, pp. 179231). Pace, Wayne R. (2006). Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: Grafindo Media Pratama. Petra Christian University Library. “Komunikasi Atasan Kepada Bawahan. http://digilib.petra.ac.id/viewer.php?submit.x=27&submit.y=21&submit=prev&page=8&qual =high&submitval=prev&fname=%2Fjiunkpe%2Fs1%2Fikom%2F2009%2Fjiunkpe-ns-s12009-51405005-11601-grand_satelit-chapter2.pdf. (2 Januari 2013). Romli, Khomsahrial. (2011). Komunikasi Organisasi Lengkap. Jakarta: Grasindo.
16 Jaringan komunikasi ..., Fariz Miharja, FIB UI, 2013
