Jan Van Hee Studiedag Informatiemanagement 19 september Gent. Enkele willekeurige citaten... Uit het nieuws (december 2011)

wieBehoudtHetOverzicht


Information is not knowledge Knowledge is not wisdom Wisdom is not truth

Wie behoudt het overzicht?

Truth is not beauty

Met de informatiekaart loop je niet langer verloren in het kluwen van informatiebronnen, -systemen en -processen van uw organisatie

Beauty is not love Love is not music Music is THE BEST . . . Joe's Garage Acts I, II & III, Frank Zappa 1979 Too much information running through my brain

Jan Van Hee [email protected] Studiedag Informatiemanagement 19 september 2011 - Gent

Too much information driving me insane Too much information, The Police, 19 december 2011

Wie behoudt het overzicht / Jan Van Hee

3



Enkele willekeurige citaten ... “Wat is het moeilijkste aan uw job ?”

19 december 2011

●

Inleiding : een strategische visie op informatie

●

Informatie in organisaties : de uitdagingen ?

●

Analyse en strategie

●

Besluit


“Het zuiveren van informatie. Op informatie zit altijd ruis die storend werkt. Daar moet je je bewust van zijn, zodat je alleen de relevante informatie doorgeeft.” Geert Noels (Petercam) Knack, 12 maart 2008

“Oorlog is 90 % informatie.” Napoleon

4

19 december 2011


5



Informatie (en kennis) in de context van een organisatie

Uit het nieuws (december 2011)

Info van klanten en concurrenten

Telefoon en e-mail

vergaderingen

Informatiesystemen

Documentaire informatie

Kennis en ervaringen

Training en opleiding

patenten Dossiers Informatie in netwerken

Externe databanken 19 december 2011


6

19 december 2011


7


Waarom dit kader ? Belang van informatie voor innovatie en onzekerheidsreductie Informatie wordt steeds meer als een probleem ervaren Informatiemanagement is een fragmentarische discipline Begripsverwarring − − −

Informatie ??? Informatie vs kennis Informatie vs technologie

“De formele, betekenisvolle en (semi-)gestructureerde 19 december 2011 Wie behoudt het overzicht / Jan Van Hee input voor het versterken van onze kennis.”

9


De informatiepyramide Interpretatie

Reflectie

Kennis

Assimilatie

Informatie Betekenis Structuur Tekens Betekenisvolle data

Concreet

19 december 2011

Data


10


Groei van de informatie


En nog eentje ...

“De beschikbare informatie verdubbelt om de 72 dagen.” Guus Pijpers

19 december 2011


12

19 december 2011


13



Stijgend belang van het informatiepotentieel in de organisatiestrategie

En op microniveau ... Kennisintensieve organisatie : –

–

Factoren :

30-60 % van de tijd spenderen we aan informatie zoeken (kenniswerkers) 60 % van de tijd zijn we bezig met het behandelen van documenten (kantoorwerkers)

–

80 % van de informatie is niet gestructureerd

–

20 % van de informatie is opgeslagen in een informatiesysteem

–

3 uur/dag mailen we

–

1 000 000 woorden/week lezen we (managers)

–

Stijgend belang informatie in het arbeidsproces

–

Nieuwe technologische diensten

–

De toenemende complexiteit en onzekerheid in de dienstenmarkt

–

Adaptief vermogen is een cruciale factor voor het succes van de organisatie (Donald A. Marchand en Forest W. Horton)

(bron : Information Usage Behavior : theory and practice / Guus Pijpers. Academic service, 2006.) 19 december 2011


14

19 december 2011


15


Informatie in organisaties : waarom ? ●

●


Invloed op innovatie (Robbins en Coulter)

Beleidsniveau : –

Onzekerheidsreductie !

–

Omgevingsanalyse en marketing

–

Scenarioplanning

–

Beslissen

–

Innoveren

–

Ontwikkelen

Informatiestromen

Systemen

Structuur

innovatie

Technologie

Competenties

Operationeel niveau : –

Onzekerheidsreductie !

–

Sturen van processen

19 december 2011

Kennisdelen Cultuur


16

19 december 2011

Informatievaardigheden



17


Doelstellingen van strategisch IM ●

Performantie (3 E's) –

Effectiviteit !

–

Voorwaarde tot deugdelijk bestuur

●

Innovatie en concurrentievoordeel

●

Informatie beschermen tegen allerlei bedreigingen en niet-functionele bedoelingen en onderhouden van de beschikbaarheid ;

●

De informatienoden, -stromen en -bronnen en het informatiegebruik in beeld brengen ;

●

De waarde van informatie kwantificeren ;

●

Voorspellen welke informatie in de toekomst nodig zal zijn om de organisatie verder uit te bouwen.

19 december 2011


18

19 december 2011

●


●


●


●

Besluit


19


Programma ●

Inleiding

●

Strategische visie op informatie

●

Informatie in organisaties : problemen ?

●

informatie audit : inleiding

●

Stappenplan

●

Modellen voor informatie audit en -strategie

●

De BSC en informatie

●

Het Maarifa-model (met checklists)

●

Besluit

19 december 2011


20


Uitdaging : organisatie ●

Hoe staat het informatiebeheer in het organogram ?

●

Zijn de informatieprocessen uitgetekend ?

●

Zijn de informatie – en kennisfuncties geclusterd ?

19 december 2011



Informatiestromen in een organisatie


Informatie en besluitvorming

Bron : The social psychology of organisations Katz, D. & Kahn, R.L

Strategisch management

Strategisch management

Middle-management

A

C

B

Operationele niveau


Algemeen Extern Ad-hoc

Middle management

Operationeel niveau

19 december 2011

23

24

Gespecificeerd Intern Gepland

Gebaseerd op : Bedrijfsinformatiesystemen / Kenneth C. Laudon en Jane P. Laudon. Wie behoudt het overzicht / Jan Van Hee 25 9de ed. - Amsterdam, Pearson Education Benelux, 2006. - 668, 26 p. - ISBN 978-90-4301169-3.

19 december 2011


Strategisch framework IM overheid (Australië)

19 december 2011


26



Wet van de verminderende meeropbrengst

Uitdaging : informatie-intrinsiek ●

–

incomplete informatie

–

asymmetrische informatie ●

●

Informatie-opbrengst

Cfr. : lemons and peaches (George A. Akerlof)

informatiekost

Bewust valse informatie : –

●

p

Informatie-imperfecties :

Hoaxen

Informatie-overload t

19 december 2011


28

19 december 2011


29


Uitdaging : cognitie ●

Informatie-competenties (maar meer dan dat !)

●

Informatie-overdaad

●

“Bounded rationality”

–

●

Informatie-moeheid

–

Intellectuele en mentale beperkingen om alle opties te bekijken.

–

Informatie-overdaad en informatie-moeheid

–

Usability verschil van gebruiker tot gebruiker

“Hidden flaws of strategy” –

Verwaandheid

–

Kuddegeest

–

...

19 december 2011

Voorbeelden : “technology bubble” en financiële crisis


31


De metafoor van de waterleiding “Men bouwt lustig aan de meest geavanceerde waterleidingen zonder stil te staan bij de vraag of er iemand dorst heeft op het einde van de leiding ? Of over de kwaliteit van het water ?” Vrij naar T.H. Davenport

19 december 2011




Uitdaging : technologie

Uitdagingen : technologie

“One of the most common misunderstandings on the subject is the confusion of information with its representation.”

●

Guus Pijpers “Technology is the campfire around which we tell our stories”.

Systeem-intrinsiek : –

Confectie of op maat

–

Kwetsbaarheid

–

Levenscyclus

–

Tijdsversnelling

–

Vendor-lock-in

Laurie Anderson “When a resource becomes essential to competition but inconsequential to strategy, the risks it creates become more important than the advantages it provides.” Nicholas G. Carr (“IT doesn't matter”) 19 december 2011

33


34

19 december 2011

●

ROI –

Overbudgetteren (te kleine ROI)

–

Productiviteits-paradox (geen relatie tussen ITinvesteringen en de performantie van de organisatie)

–

Wet van verminderde meeropbrengst

–

Niet aangepast aan de noden

–

Gadget-gehalte



Waarom is de invoering van het ITproject niet succesvol ?

35


Stelling

30%

Bron : ICT-Barometer, Ernst en Young www.ey.nl

25%

20%

15%

10%

“Onze IT systemen verwerken een enorme hoeveelheid gegevens, maar er wordt onvoldoende direct hanteerbare informatie aangereikt.”

Agree Disagree

5%

Bron: Economist Intelligence Unit survey, juni 2005

0% Toepassing voldoet niet (volledig) aan verw achtingen

19 december 2011

Project is uitgelopen qua tijd

Toepassing w erkt niet door technische problemen

Toepassing w erkt niet door problemen in de organisatie


Project is uitgelopen qua kosten

Problemen met leverancier

36

19 december 2011


37



Obsessie voor IT en verwaarlozing van de informatie (gebaseerd op T.H. Davenport) 1. “Technological utopianism” : het idee dat technologie alles zal/kan oplossen ; 2. De overtuigingskracht van de IT-verkopers ; 3. Het verwaarlozen van de menselijke kant van informatie ; 4. Managers hebben geen enkel benul van informatiemanagement ;

De wetten van Nicholas G. Carr “IT doesn't matter” ●

Budget onder controle houden

●

Trends volgen, geen trends maken

●

Focussen op de risico's ipv opportuniteiten

“The key tot success, for the vast majority of companies, is no longer to seek advantage aggressively but to manage costs and risks meticulously.” Nicholas G. Carr

5. IT als statussymbool.

19 december 2011


38

19 december 2011



39


Informatie-audit : wat ●

●

●

●

Inleiding : een strategische visie op informatie Informatie in organisaties : de uitdagingen ?

●


●

Besluit ●

19 december 2011


40

Analyse van de huidige situatie in de globale informatiehuishouding van een organisatie. Inventarisatie van : –

Informatiebehoefte

–

Informatiecreatie

–

Informatiebronnen

–

Informatieprocessen

–

Informatieopslag

–

Informatiegebruik

–

Informatiekost

–

Informatierisico's

Beschrijving van de link tussen informatiemanagement en de organisatiestrategie

19 december 2011




Informatie audit : wat

Informatie audit : waarom

“The information audit is a process for discovering, monitoring and evaluating an organisation's information flows and resources in order to implement, maintain, or improve the organisation's management of information. The information audit should not be considered as an option, but as a necessary step towards determining the value, function, and utility of information resources in order to fully exploit their strategic potential.” S. Buchanan

19 december 2011


41

42

●

Cfr. : financiële audit, veiligheids-audit, ...

●

In kaart brengen van sterktes, zwaktes, risico's en opportuniteiten

●

Even stil staan om daarna sneller en doelgerichter vooruit te gaan

●

Op tijd beginnen is tijd winnen

●

Voor er nieuwe systemen geïmplementeerd worden (website, boekhoudpakket, CRM, ERP, ...)

19 december 2011


43



Informatie-audit : model

Analyse vertalen in strategie

Informatie-intrinsiek Interne bronnen

Cognitief

Beschikbare competenties

Staf, kennis en competenties

St ijl en cu ltu ur

19 december 2011

Strategie, regelgeving en financiën

Soc.- ec. veranderingen

Technologische ontwikkelingen

Systemen en technologie

S or tru ga ct ni uu sa r e tie n

regelgeving

Beleid

Informatie-technologie

Externe bronnen

Verandering in mandaat


44

19 december 2011



Strategische krachten van de informatiekaart

45


De informatiekaart

Wenselijk (willen)

Voor de evolutie van de organisatie Volgens de missie Voor de gebruikers

Voor het overleven van de organisatie Volgens de regels

Legitimiteit en mandaat Noodzakelijk

Schematische voorstelling van het optimale informatiemanagement

●

Strategische doelstellingen ifv de missie/visie van de organisatie

●

Aanzet tot uittekening van processen

●

Indicatoren voor performantiemeting

Haalbaar (kunnen)

(moeten)

19 december 2011

●

Volgens doelstellingen VolgensWie het budget, medewerkers en regels behoudt het overzicht / Jan Van Hee Volgens de technologische evolutie

46

19 december 2011




De informatiekaart als onderdeel van de globale strategische kaart : BSC

Negenvlak UvAmsterdam

Organisatie

47

Balanced Score Card (Norton en Kaplan)

Informatie Informatiesystemen communicatie technologie

●

Strategie richten

Structuur inrichten

Roadmap en een dash-board

●

Strategische informatie schematisch kaderen

●

Indicatoren bieden tot performantiemeting

Aangepaste versies voor IT (cfr. IT-scorecard)

Uitvoeren verrichten

19 december 2011


48

19 december 2011


49



BSC : perspectieven

BSC : voordelen ●

Houdt rekening met alle aspecten van de onderneming

●

Financieel (beleids-)perspectief : Welk niveau moeten we bereiken om financieel succesvol te zijn ? (kostenreductie, optimalisatie middelengebruik, ...)

●

Zorgt voor evenwicht tussen deze aspecten

●

Zorgt voor doelgerichtheid van de strategie

●

Zorgt voor een bundeling van strategieën

●

Zorgt voor koppeling tussen prestatiemeting en strategie

●

Stakeholders / klantenperspectief Welk niveau moeten we bereiken voor onze klanten ? (service, aanbod, prijs, kwaliteit, imago, ...)

●

Interne processen Welk niveau moeten we bereiken bij het uitvoeren van onze taken ? (Efficiëntie en effectiviteit van operationele processen, ...)

●

Innovatie Welk niveau moeten we bereiken bij het permanente innoveren en leren ? (competenties, lerend vermogen, vormingsinitiatieven, ...)

19 december 2011


50

19 december 2011




Voorbeeld van uitgewerkte kaart (met kleurindicaties)

Op naar het Maarifa-model

19 december 2011

51


52

19 december 2011



53


Rij 1 : Algemeen beleid en de strategische opties

Kolom 1 : Organisatie van de informatie

1. Wat moet de organisatie weten om te slagen in wat ze probeert te bereiken ?

●

●

2. Welke informatiebronnen heeft een organisatie nodig om haar kennis up-to-date te houden? 3. Wat hebben de personen die voor de organisatie werken nodig om met elkaar te kunnen overleggen ?

Efficiëntie

●

●

●

Effectiviteit ●

4. Hoe overleggen ze met dat deel van de buitenwereld waarvan de organisatie afhankelijk is om haar doelstellingen te bereiken ?

●

Zijn de processen in de informatiehuishouding doelgericht ? Wordt er geen overbodige informatie doorgestuurd ? Komt de informatie bij de personen die het nodig hebben ?

Economy ●

5. Welke informatie is voor de organisatie overbodig geworden ?

Wat is de snelheid en vlotheid van de informatieprocessen (opslag, ontsluiting, doorstromen, ...) ? Zijn er uitgetekende informatieprocessen ? Is er een proces- of kwaliteitshandboek in functie van de informatieprocessen ? Is het duidelijk wie eigenaar is van elke informatieproces ?

Wordt om deze doelen te bereiken de zuinigste (in termen van middelen, mensen en tijd) oplossing gebruikt ?

Gebaseerd op E. Orna 19 december 2011


54

19 december 2011


55



Kolom 2 : Vereisten aan de systemen en informatiebronnen

Performantie : enkele aandachtspunten

Systemen : ●

●

Beschikbaarheid : aandacht voor de toegankelijkheid, bereikbaarheid en de uitwisselbaarheid Performantie : gebruiksvriendelijkheid, maakt geen fouten, vermijdt onnodige handelingen, ...

●

Capaciteit : kan het verwachte debiet aan

●

Veiligheid : bescherming tegen oneigenlijk gebruik, calamiteiten, veroudering van de drager, ...

19 december 2011


56

●

slechts één maal opslaan (dubbels en onnodige versies vermijden)

●

gestructureerd opslaan (terugvindbaarheid bevorderen)

●

centraal opslaan (informatie-eilanden vermijden)

●

Makkelijk doorstromen

●

Eindverantwoordelijke op technisch en inhoudelijk vlak

19 december 2011




IT-projecten : kritische succesfactoren

IT-projecten : kritische succesfactoren Technische factoren :

Menselijke factoren : ●

De betrokkenheid en invloed van de gebruiker

●

De ondersteuning van het management

●

De complexiteit en het risico van de implementatie

●

De begeleiding van de implementatie

19 december 2011

57


58


Kolom 3 : Kennis, vaardigheden en attitudes

●

Functionaliteit, vertrouwdheid, eenvoud, bedieningsgemak, inwerktijd, ...

●

Open standaard ?

●

Integreerbaar ?

●

Mogelijkheid tot kwaliteitscontrole op de content

●

Dekt het een reële behoefte, wat is de intrinsieke meerwaarde : gadgetgehalte vs. problemsolvend

●

Trendgevoelig of tijdloos

19 december 2011


59


Kolom 3 : Kennis, vaardigheden en attitudes Informatie-vaardigheden :

“Informatie”-kennis : ●

Bronnenkennis

●

Kennis van de organisatie en de organisatieprocessen

●

(Gebaseerd op de 3 dimensies van Marchand, Kettinger en Rollins) ●

Aanvoelen, opsporen en vaststellen van informatie over : – –

Sectoriële kennis – – ●

Verwerking, toegang en analyse : –

19 december 2011


60

economische, social en politieke veranderingen innovaties van concurrenten met potentiële gevolgen voor de organisatie marktverschuivingen en klantverwachtingen verwachte problemen met leveranciers en partners

19 december 2011

inhuren, trainen, evalueren en belonen van mensen met analytische eigenschappen


61



Kolom 3 : Kennis, vaardigheden en attitudes ●

Organisatie : –

–

●

Kolom 3 : Kennis, vaardigheden en attitudes ●

Verzamelen

ontsluiten en koppelen van organisatiewijde informatie (databestanden) trainen en belonen van medewerkers voor het organiseren van de informatie waarvoor zij de verantwoordelijkheid hebben

– – – –

Onderhoud : – – –

hergebruik en vermijden van informatie-eilanden up-to-date houden vernieuwen van gegevens

19 december 2011


62

19 december 2011


●

Beheer –

(Gebaseerd op de 3 dimensies van Marchand, Kettinger en Rollins)

Proactiviteit –

●

– – ●

reageren op verandering informatie gebruiken voor aanpassingen

Formaliteit

●

Integriteit –

tussen individuen tussen afdelingen over de organisatiegrenzen

– –

Transparantie –

19 december 2011

–

mogelijkheid tot bespreking van eigen fouten en mislukkingen Wie behoudt het overzicht / Jan Van Hee

–

64

meten en bekend maken van organisatie-prestatie om de individuele prestaties van het personeel te sturden

●

–

Delen –

63


Informatie-attitudes :

–




●

opstellen van informatieprofielen van de medewerkers filtermechanismen (informatie-inflatie) toegang tot collectieve kennis trainen en belonen van medewerkers voor het organiseren van de informatie waarvoor zij de verantwoordelijkheid hebben

het gebruik van en vertrouwen in formele informatiebronnen afwezigheid van het manipuleren van informatie voor persoonlijk gewin : verspreiden van onjuiste informatie verspreiden van informatie om beslissingen achteraf te rechtvaardigen informatie achterhouden delen van gevoelige informatie (zie ook delen)

19 december 2011



65


Conclusies en tips 1 : organisatie ●

19 december 2011

●


●


●


●

Besluit


Plan je een ingrijpende wijziging in je informatiesystemen ? –

●

Een informatiescan is ruimer dan de IT

●

Teken de informatieprocessen uit

–

–

66

Neem de hele informatiehuishouding onder de loep Vergeet de fysieke actoren niet Betrek informatiemanagement bij kwaliteitsmanagement

19 december 2011


67



Conclusies en tips 2 : systemen

Conclusies en tips 3 : de mensen ●

●

U wilt binnen aanzienlijke tijd ongetwijfeld opnieuw van informatiesysteem veranderen –

●

●

–

Hoed u voor vendor lock-in

U wilt ongetwijfeld je systemen laten meegroeien –

Zorg voor moduleerbaarheid

Hou rekening met de verminderde meeropbrengst –

Niet overbudgetteren

Iedereen is verschillend : ook in zijn 19 december 2011 Wie behoudt het overzicht / Jan Van Hee informatiegebruik

Mensen zijn meer dan een verzameling competenties Hou rekening met bounded rationality en hidden flaws

●

Technologie outsourcen / competenties insourcen

●

Maak van informatie-eilanden informatie-atollen

●

Koester het moederbestand (lang leve het wiki-werken)

●

Informatie delen is de eerste stap naar kennis delen

●

Informatiemanagers moeten strategischer denken en strategische managers moeten meer rekening houden met de factor informatie

●

–

68

Zorg voor de nodige flexibiliteit in gebruik


Tot slot : 4 E's Efficiëntie (meer effect met minder middelen)

Informatiemanagent

Effectiviteit (beantwoorden aan de (nieuwe) rollen van de overheid)

Economy (zuinigheid) Enthousiasme 19 december 2011


Nog vragen ? Contact : 70 [email protected]

19 december 2011


69

Jan Van Hee Studiedag Informatiemanagement 19 september Gent. Enkele willekeurige citaten... Uit het nieuws (december 2011)

Recommend Documents