Jaarwerk FlexService 2006

Jaarwerk FlexService 2006 Uitvoeren van het jaarwerk 2006 in FlexService Document FS71115R101 - december 2006 © FlexService Solutions BV

Inhoud 1

2

3 4

Introductie .......................................................... 2 1.1 Dit document ............................................... 2 1.2 Het jaarwerk in zes fases............................... 2 Afsluiten van het loonjaar 2006........................... 3 2.1 De laatste verwerkingsweek van 2006............. 3 2.2 Opmerkingen ............................................... 3 Update FlexService voor het nieuwe jaar ............ 5 Openen van het nieuwe loonjaar ......................... 6 4.1 Verhogen weeknummer naar 2007-01............. 6 4.2 Overzetten reserveringen .............................. 7 4.3 Aanpassen van de componentmodellen ........... 8 4.3.1 Nieuwe versies aanmaken.................... 8 4.3.2 Wijzigingen in parameters.................... 9 4.4 Nieuwe componenten .................................... 9 4.5 Modellen doorvoeren in contracten................ 10 4.6 Risicopremiegroepen................................... 10

5

6

7 8 9

4.7 Perioden en Feestdagen............................... 11 4.8 Opmerkingen ............................................. 13 Berichten over het 'oude' loonjaar.....................14 5.1 Jaaropgaaf kandidaat .................................. 14 5.2 Loonaangifte en Weekaanlevering ................. 15 Voor de eerste verloning van 2007 ....................17 6.1 Vrijstelling basispremie WAO/WIA................. 17 6.2 Code reden geen bijtelling auto .................... 18 Checklist activiteiten .........................................19 Uitlevering versies 3.2.644.2 en 3.2.644.3 ........21 Bijlage nieuwe functionaliteit ............................22 9.1 Eindheffingen en afdrachtverminderingen (algemeen) .......................................................... 22 9.2 Afdrachtvermindering Onderwijs ................... 23 9.3 Arbeidsgehandicaptenkorting ....................... 24 9.4 Correctie op kandidaatgegevens ................... 24

Disclaimer De informatie in dit document is door FlexService Solutions met de grootste zorg samengesteld. De directie van FlexService Solutions is echter niet verantwoordelijk voor eventuele fouten, onjuistheden of omissies in deze informatie en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor mogelijke gevolgen van beslissingen die zijn genomen op grond van de in dit document aangeboden informatie. Op al onze transacties zijn onze algemene voorwaarden (Fenit) van toepassing. Op verzoek is een exemplaar van deze leveringsvoorwaarden beschikbaar.

1

Introductie Met de jaarovergang 2006-2007 staat ‘het jaarwerk’ weer voor de deur. Het jaarwerk is het afsluiten van het boekjaar voor zover het de verloning, de facturatie en de hiermee samenhangende procedures betreft. In deze periode wordt het pakket geschikt gemaakt om in het komende jaar met de nieuwe wet- en regelgeving te kunnen werken. Na de ingrijpende wijzigingen in de wetgeving bij de afgelopen jaarovergang is dit jaar het jaarwerk gelukkig weer beperkt tot de normale situatie. De acties die u hierin moet uitvoeren worden in dit document stapsgewijs beschreven.

1.1

Dit document In dit document worden de uit te voeren werkzaamheden ten behoeve van het jaarwerk 2006 beschreven. Deels gaat het om handmatige stappen - uit te voeren door u zelf óf door FlexService als u het beheer door FlexService laat uitvoeren - en deels om geautomatiseerde stappen. Dit document bevat uitsluitend de jaarwerkactiviteiten voor het jaar 2006 binnen FlexService. Het afsluiten van het boekjaar in uw financiële administratie wordt dus niet behandeld.

1.2

Het jaarwerk in zes fases We kunnen zes fases onderscheiden rondom het jaarwerk. Deze fases vormen tevens de indeling van dit document: 0. Installeren versie 3.2.644.2 Vóór de laatste verloning en het uitbetalen van reserveringen moet versie 3.2.644.2 bij u zijn geïnstalleerd. 1. Laatste verloning 2006 en afsluiten loonjaar 2006 (Hoofdstuk 2) Het verwerken (verlonen en factureren) van de laatste declaraties uit 2006. Dit gebeurt als in een 'normale' verwerkingsweek, maar met wat meer tijdsdruk. 2. Installeren van de nieuwe update op versie 3.2.644.2 van FlexService (Hoofdstuk 3) De jaarwerkversie 3.2.644.3 bestaat alleen uit een 'update' om de wijzigingen voor het nieuwe jaar te installeren. 3. Openen van het nieuwe loonjaar (Hoofdstuk 4) Starten met het nieuwe loonjaar, met zijn nieuwe lonen, fiscale regels, premiepercentages en kostprijzen. 4. Rapportage en berichten (Hoofdstuk 5) Aanmaken van de jaaropgaves voor de kandidaat, de laatste weekaanleveringen en loonaangiften 2006. 5. Voor de eerste verloning van 2007 (Hoofdstuk 6) Aangeven vrijstelling basispremie WAO/WIA/WGA bij kandidaten. Hoofdstuk 7 bevat een samenvattende checklist met deze fases en activiteiten.

FS71115R101 - Jaarwerk FlexService 2006

2

2

Afsluiten van het loonjaar 2006 In deze stap verwerken we de laatste declaraties. In de versie 3.2.644.2 van FlexService zijn de laatste aanpassingen verwerkt om de laatste verloning van urendeclaraties en het verlonen van reserveringen goed uit te kunnen voeren. Deze versie moet ook bij u zijn geïnstalleerd om de jaarwerk-update, versie 3.2.644.3, te kunnen verwerken.

LET OP: Instelling leidt tot een loontijdvak. In versie 3.2.644.2 is een wijziging toegevoegd met betrekking tot de verloning. Bij elk component moet worden aangegeven of het verlonen van dat component wel of niet tot een tijdvak leidt. Bij het component kan de instelling 'Leidt tot loontijdvak' worden aangevinkt (module Component, tabblad Instelling). In de migratie naar versie 3.2.644.2 wordt voor de standaardcomponenten aangegeven of het component leidt tot een loontijdvak of niet. Controleer of de vinkjes juist zijn gezet. Bij componenten die niet standaard zijn, moet u zelf aangeven of het verlonen van het component tot een tijdvak moet leiden. De instelling 'Leidt tot loontijdvak' moet aan staan voor alle uurvergoedingen uitgezonderd de onbetaalde uren en moet aan staan voor bijtelling auto van de zaak en eigen bijdrage auto van de zaak. Tevens moet de instelling aan staan bij de volgende opnames reserveringen: betaalde feesturen individueel, betaald kort verzuim individueel, betaalde vakantiedagen. Bij de overige componenten mag de instelling niet aan staan. Zorg dat u de controle en eventuele aanpassingen doet voor uw eerste verloning met versie 3.2.644.2! Neem contact op met Support als u zelf geen rechten heeft om de componenten aan te passen als dit nodig is.

2.1

De laatste verwerkingsweek van 2006 In FlexService kan tot en met (verwerkings)week 2006-52 worden ingevoerd. Zolang u de verwerkingsweek op 2006-52 laat staan, worden de declaraties in loonjaar 2006 verwerkt. Deze declaraties worden verwerkt met de feitelijke werkweek uit 2006, en ook financieel worden ze geheel geboekt in 2006 (in de week waarin ze worden verwerkt; de verwerkingsweek). De gevolgen van deze declaraties zullen dus in uw administratie ook in het boekjaar 2006 worden opgenomen. Omdat de meeste managementinformatierapportages ook werken met de verwerkingsweek zullen de in 2006 verwerkte declaraties ook in dat jaar in de overzichten verschijnen. De tijd die beschikbaar is om de laatste declaraties in 2006 te verwerken is beperkt: u zult aan het einde van kalenderweek 1 (of begin van kalenderweek 2) de verwerkingsweek moeten verzetten naar 2007-01 om de eerste verloningen in 2007 uit te kunnen voeren. Dat wil echter niet zeggen dat mutaties over 2006 na week 2006-52 niet meer kunnen worden verwerkt. In het nieuwe jaar kunnen nog steeds nieuwe declaraties ten bate van het vorige jaar worden ingevoerd. Deze declaraties worden in dat geval echter wel verwerkt met de (loon)parameters van 2007. Dit heeft gevolgen voor zowel het nettoloon als de marge. Ook financieel zullen deze declaraties in 2007 in uw administratie worden vastgelegd.

LET OP: Jaaroverstijgende correcties zijn niet mogelijk. U kunt een declaratie die verwerkt is in 2006 niet meer in 2007 corrigeren. Wilt u in jaar 2007 een declaratie uit jaar 2006 corrigeren, dan zal dat kunnen door verschilboekingen. Daarom is het verstandiger correcties over 2006 in 2007 zoveel mogelijk te beperken door extra aandacht te geven aan de correcte informatie op de declaraties.

2.2

Opmerkingen Vakantiedagen - Vooral in de laatste weken van 2006 zullen regelmatig vakantiedagen door kandidaten worden opgenomen. Denk er bij het invoeren van de uit te betalen vakantiedagen aan dat deze nog in het lopende jaar (2006) moeten passen. Dat wil zeggen dat wanneer er meer vakantiedagen worden aangevraagd dan er nog in het jaar zijn, deze dagen tegen het zogenaamde Bijzondere Tarief worden berekend. Dat zal meestal tot gevolg hebben dat er meer Loonheffing ingehouden zal worden.


3

Uitbetalen reserveringen voor de jaarovergang - Indien een kandidaat niet meer actief is, dienen alle reserveringen uitbetaald te worden. Het is mogelijk dat u afspraken met UWV en de Belastingdienst heeft gemaakt over het uitbetalen van reserveringen van kandidaten die in de laatste paar weken niet gewerkt hebben maar die redelijkerwijs in het nieuwe jaar weer verder gaan. In die gevallen is het mogelijk de reserveringen van alle kandidaten die x weken niet actief zijn geweest uit te betalen. Als u de reserveringen uitbetaalt via de module Proces, tabblad Reservering, maak dan gebruik van de optie ‘Selectie uitbetalen’. Selecteer de kandidaten waarvan u de reserveringen wilt uitbetalen en klik op de knop [Selectie uitbetalen]. LET OP: Versie voor laatste verloning en uitbetalen reserveringen. Voor de laatste verloning en het uitbetalen van de reserveringen moet bij u versie 3.2.644.2 van FlexService zijn geïnstalleerd. Deze versie is ook noodzakelijk voor de jaarwerk-update, versie 3.2.644.3.


4

3

Update FlexService voor het nieuwe jaar U kunt het nieuwe jaar in als u werkt met release 3.2.644.2 van FlexService. Werkt u nog met een eerdere versie van FlexService dan zult u eerst over moeten naar deze release. Voor bovengenoemde release wordt een update, release 3.2.644.3, uitgeleverd die alleen de noodzakelijke aanpassingen bevat voor 2007. Hierdoor is een hele migratie niet nodig. Dit scheelt tijd en vermindert het risico op verstoringen in het proces als gevolg van het implementeren van een hele nieuwe versie. U ontvangt bij het uitleveren van de update een beschrijving hoe deze snel is door te voeren op uw installatie. Zorg ervoor dat de nieuwe modelversies zijn aangemaakt voordat release 3.2.644.3 bij u wordt geïnstalleerd!

LET OP: Maak een backup van de database. Maak voordat u de update doorvoert een backup van de database. Deze backup is meteen de 'eindstand' van het jaar 2006.


5

4

Openen van het nieuwe loonjaar In dit hoofdstuk wordt beschreven welke acties ondernomen moeten worden voordat met het werken in een nieuw loonjaar kan worden gestart. De meeste acties kunnen worden uitgevoerd in de module Proces, tabblad Jaarwerk. Het aanpassen van de componentmodellen vindt plaats in de module Model.

LET OP: Maak eerst een backup van de database voordat u aan deze verwerkingen begint.

4.1

Verhogen weeknummer naar 2007-01 Het weeknummer kan worden verhoogd in module Proces, tabblad Jaarwerk. Door op [Volgende] te klikken verhoogt u de verwerkingsweek naar week 2007-01. Hiermee 'opent' u het nieuwe loonjaar 2007 en sluit u het loonjaar 2006 af. Vanaf nu kan er niet meer worden verloond in (verwerking)jaar 2006. In het nieuwe jaar kunnen nog steeds nieuwe declaraties ten bate van het vorige jaar worden ingevoerd. Deze declaraties worden in dat geval echter wel verwerkt met de (loon)parameters van 2007. Eventuele correcties van declaraties uit 2006 vinden plaats met correctiecomponenten met de loonparameters van 2007.


6

4.2

Overzetten reserveringen De eerste stap na het openen van het nieuwe loonjaar is het overnemen van het saldo van de componenten waarvoor is ingesteld 'Verplaatsen bij jaarovergang'1 vanuit de looncumulatieven van 2006 naar 2007. Het gaat hier over het algemeen over het meenemen van het saldo van de individuele reserveringen naar het nieuwe jaar. Toelichting reserveringen De in FlexService opgebouwde reserveringen bestaan uit individuele en collectieve reserveringen. Individuele reserveringen zijn reserveringen die op 'de man' worden gereserveerd. Voorbeelden hiervan zijn vakantiedagen en vakantietoeslag. Deze reserveringen zijn strikt persoonlijk. De kandidaat bouwt de reservering zelf op en kan geheel zelf beschikken over deze reserveringen. Individuele reserveringen worden aan het einde van het jaar 'meegenomen' naar het volgende jaar: Voor elke kandidaat wordt de stand van de reservering in de looncumulatief aan het eind van het jaar overgezet naar het nieuwe looncumulatief voor het nieuwe jaar. Collectieve reserveringen zijn reserveringen die collectief worden gereserveerd. Deze reserveringen verschillen niet van de individuele reserveringen in de manier van uitrekenen (opbouwen), met dit verschil dat de opbouw in een collectief fonds wordt geboekt. Vanuit dit fonds wordt weer uitbetaald (opgenomen). Collectieve reserveringen worden aan het einde van het jaar afgeboekt in het grootboek. Dit gebeurt dus niet in FlexService.

Ook het overzetten van de componenten (de individuele reserveringen) wordt gedaan in de module Proces, tabblad Jaarwerk met de knop [Reserveringen overzetten]. Deze actie maakt voor alle kandidaten met individuele reserveringen een nieuw looncumulatief aan voor 2007 en schrijft het saldo van de reserveringen uit 2006 hierin weg.

1

Module Component, tabblad Instelling, instelling 'Verplaatsen bij jaarovergangen' is aangevinkt.


7

Deze verwerking kan enige tijd in beslag nemen. Gedurende de verwerking blijft de knop [Reserveringen overzetten] ingedrukt. Als de verwerking is afgerond wordt in het tabblad een logging van de verwerking getoond.

4.3

Aanpassen van de componentmodellen De componentmodellen spelen in FlexService een centrale rol bij contracten en bij de verloning en facturatie. De componentmodellen moeten worden aangepast aan de gewijzigde situatie in het nieuwe jaar vanwege wijzigingen in (premie)percentages, sv-parameters, kostprijzen et cetera. Dit zijn de gegevens die bij elke jaarovergang moeten worden aangepast. Door de aanpassingen uit te voeren in een nieuwe modelversie kunt u dit werk al voorbereiden vóór de jaarovergang. Dit heeft geen invloed op de lopende contracten totdat u de nieuwe versies doorvoert in de lopende contracten (zie de volgende paragraaf).

4.3.1

Nieuwe versies aanmaken Maak voor de componentmodellen waarin aanpassingen nodig zijn een nieuwe versie van het model in de module Model, menu Actie, actie 'Maak nieuwe versie van model'. Geef in de wizard aan wat de ingangsdatum van het model moet worden (week 1 van 2007 begint ditmaal precies op 1 januari). Maak de modellen aan vóórdat de jaarwerk-update (versie 3.2.644.3) bij u wordt geïnstalleerd en geef geen einddatum aan, zodat de nieuwe componenten automatisch kunnen worden toegevoegd aan de laatst geldende modellen.

Met deze actie wordt een nieuwe versie van het componentmodel aangemaakt die inhoudelijk gelijk is aan de vorige versie. In de nieuwe versie kunnen de aanpassingen worden uitgevoerd. LET OP: Er zijn in FlexService al snel veel modellen in meerdere versies. Werk nauwkeurig, zodat niet per ongeluk de aanpassingen worden gedaan in de huidige - nu geldende - versie. Dit kan leiden tot onjuiste loonberekeningen. Maak gebruik van de knop [Actief]. Is deze knop ingedrukt, dan worden alleen de modellen getoond met het veld 'In gebruik' aangevinkt. FS71115R101 - Jaarwerk FlexService 2006

8

4.3.2

Wijzigingen in parameters Zoals elk jaar moeten ook nu – waar nodig - de (premie)percentages, sv-parameters, kostprijzen et cetera worden aangepast in de in gebruik zijnde componentmodellen. De door u te gebruiken gegevens worden u ofwel toegezonden door de Belastingdienst of UWV, ofwel door uzelf voor uw situatie uitgerekend. De verhogingen van het minimumloon worden automatisch doorgevoerd bij de update. Ook de nieuwe fiscale constanten en rekenregels worden automatisch in het systeem gezet. De aanpassingen kunnen worden gedaan in de module Model, tabblad Componentmodel. Het is ook mogelijk dit te doen vanuit het gelijknamige tabblad in de module Proces. Hier kunnen de modellen en modelversies naast elkaar worden gezet, bijvoorbeeld gesorteerd/gegroepeerd op een bepaald component.

4.4

Nieuwe componenten In de jaarwerk-update wordt een aantal nieuwe componenten aangemaakt. Deze componenten worden automatisch aan de laatste versie van de modellen toegevoegd. Zorg dat de nieuwe modelversies zijn aangemaakt voordat de jaarwerk-update wordt gedraaid. Voorziening sociaal fonds (ABU). Er zal 0,1% over de loonsom van uitzendkrachten fase A geheven worden ten behoeve van een paritair te besturen sociaal fonds. Dit fonds financiert op programmabasis activiteiten op het terrein van opleidingen (STOOF), naleving (SNCU) en arbo (voortzetting activiteiten Arboconvenant). Het component 'voorziening sociaal fonds' moet gebruikt worden voor kandidaten in Fase A met en zonder uitzendbeding. Dit betekent dat het component toegevoegd moet worden aan de modellen die hiervoor gebruikt worden. Het nieuwe component 'voorziening sociaal fonds' wordt na het jaarwerk middels een script toegevoegd aan de modellen die middels de ModelMatrix gekoppeld zijn aan Fase A en die geen einddatum hebben. Dit betekent in de praktijk dat, indien er voor Fase A zonder uitzendbeding gebruik gemaakt wordt van een Fase B/C model, er ook in dit model het nieuwe component opduikt. In dit geval dient er


9

een kopie van dit model gemaakt te worden, dat vervolgens uitsluitend voor Fase A zonder uitzendbeding gebruikt wordt. Het component 'voorziening sociaal fonds' dient vervolgens verwijderd te worden uit het Fase B/C model. Als u een nieuw model aanmaakt, dan zult u ook nieuwe contracten moeten aanmaken. Controleer na het draaien van de jaarwerk-update of in de modellen voor Fase A (met en zonder uitzendbeding) het percentage voor het component 'voorziening sociaal fonds' op 0,1% staat. Premieloon wao diff. Dit is een rekencomponent voor het premieloon WAO/WIA/WGA gedifferentieerd. U hoeft in dit component niets aan te passen. Svd wao diff. Dit is een rekencomponent voor de sv-dagen WAO/WIA/WGA gedifferentieerd. U hoeft in dit component niets aan te passen. Grondslag wao diff. Dit is een rekencomponent voor de grondslag WAO/WIA/WGA gedifferentieerd. U hoeft in dit component niets aan te passen. Kolom 19. Deze kolom wordt toegevoegd aan de loonstaat ten behoeve van het vastleggen van de levensloopverlofkorting. Dit is een rekencomponent. U hoeft in dit component niets aan te passen. WGA. Het is toegestaan maximaal 50% van de WGA premie door te belasten aan de kandidaat. Als u een deel wilt doorbelasten aan de kandidaat, geef dan in dit component aan welk percentage doorbelast wordt aan de kandidaat. Dit percentage wordt netto ingehouden. LET OP: Controleer voor iedere modelversie die in 2007 geldig is of deze componenten automatisch zijn toegevoegd na de jaarwerk-update. Als dit niet het geval is, kunt u de componenten handmatig toevoegen via de knop [Toevoegen] op tabblad Componentmodel in module Model.

4.5

Modellen doorvoeren in contracten Als de wijzigingen aan de componentmodellen zijn doorgevoerd, kunnen deze in één keer worden verwerkt in de contracten. Dit gaat met actie [Modellen doorvoeren] in module Proces, tabblad Jaarwerk. Bij het doorvoeren in de contracten wordt: 1. De nieuwe versie van het componentmodel weggeschreven in de contractgegevens zodat vanaf dit moment de verloningen op basis van het nieuwe model worden gedaan. 2. Kostprijsfactoren uit het model weggeschreven naar de contracten én de reeds aangemaakte declaraties (u hoeft dus geen nieuwe declaraties aan te maken). Er wordt geen nieuwe versie van het contract aangemaakt; de gegevens worden doorgevoerd in de huidige versie. U kunt in de module Contract zien dat het versienummer van het componentmodel is verhoogd, en dat de nieuwe kostprijsfactoren worden getoond in tabblad Loon/Tarief. De wijzigingen in de kostprijsfactoren leiden niet automatisch tot aanpassing van de tarieven. U zult dit zelf moeten doen door de contracten te wijzigen en tarieven aan te passen.

4.6

Risicopremiegroepen Als uw bedrijf in een andere risicopremiegroep is ingedeeld, bijvoorbeeld van middenklasse naar kortingsklasse dan moet de risicopremiegroep worden aangepast in de contracten. In module Bureau, tabblad Modelmatrix kunnen de nieuwe risicopremiegroepen worden aangegeven voor de nieuw aan te maken contracten. Als het nodig is dat de premiegroep moet worden aangepast in de huidige contracten, neem dan contact op met de helpdesk van FlexService. Tegen consultancy-


10

tarief kan de aanpassing worden gerealiseerd. De aanpassing in de bestaande contracten kan pas worden doorgevoerd op het moment dat de laatste loonaangiften over 2006 zijn gedaan.

4.7

Perioden en Feestdagen U kunt de gegevens zien in de FlexAdministrator, module Periode. Controleer of vul in de verantwoordingperioden en de pensioenperioden. Hierbij geeft u aan welke (verwerkings)weken in welke verantwoordingperiode (perioden in de financiële administratie (in het grootboek)) en welke pensioenperiode horen. U vindt onderaan het scherm knoppen waarmee u dit snel kunt doen volgens een 4-4-5, 5-4-4 of 13x4 schema. In de module Periode vindt u ook een tabblad met de feestdagen. Deze feestdagen worden gebruikt in samenhang met de componentinstelling 'alleen invoeren op feestdagen'. De onderstaande lijst met feestdagen wordt in de jaarwerk-update automatisch toegevoegd. Deze lijst is niet geverifieerd bij ABU en NBBU, u moet zelf de gegevens controleren. Feestdag

Datum

Week

Werkdag?

Nieuwjaarsdag

01-01-2007

2007-01

Nee

Eerste paasdag

08-04-2007

2007-14

Nee

Tweede paasdag

09-04-2007

2007-15

Ja

Koninginnedag

30-04-2007

2007-18

Nee

Hemelvaartsdag

17-05-2007

2007-20

Ja

Eerste pinksterdag

27-05-2007

2007-21

Nee

Tweede pinksterdag

28-05-2007

2007-22

Ja

Eerste kerstdag

25-12-2007

2007-52

Ja

Tweede kerstdag

26-12-2007

2007-52

Ja


11

Voor de loonaangifte en weekaanlevering worden de datums van de Belastingdienst ook toegevoegd in uw database. De volgende datums zijn door de Belastingdienst doorgegeven voor 2007: Maanden #

Tijdvakcode

Datum ingang

Datum einde

Uiterste aangiftedatum

Uiterste betaaldatum

1

701

1-1-2007

31-1-2007

28-2-2007

28-2-2007

2

702

1-2-2007

28-2-2007

2-4-2007

31-3-2007

3

703

1-3-2007

31-3-2007

1-5-2007

30-4-2007

4

704

1-4-2007

30-4-2007

31-5-2007

31-5-2007

5

705

1-5-2007

31-5-2007

2-7-2007

30-6-2007

6

706

1-6-2007

30-6-2007

31-7-2007

31-7-2007

7

707

1-7-2007

31-7-2007

31-8-2007

31-8-2007

8

708

1-8-2007

31-8-2007

1-10-2007

30-9-2007

9

709

1-9-2007

30-9-2007

31-10-2007

31-10-2007

10

710

1-10-2007

31-10-2007

30-11-2007

30-11-2007

11

711

1-11-2007

30-11-2007

31-12-2007

31-12-2007

12

712

1-12-2007

31-12-2007

31-1-2008

31-1-2008

Vier-weken #

Tijdvakcode

Datum ingang

Datum einde

Uiterste aangiftedatum

Uiterste betaaldatum

1

771

1-1-2007

28-1-2007

28-2-2007

28-2-2007

2

772

29-1-2007

25-2-2007

26-3-2007

25-3-2007

3

773

26-2-2007

25-3-2007

25-4-2007

25-4-2007

4

774

26-3-2007

22-4-2007

22-5-2007

22-5-2007

5

775

23-4-2007

20-5-2007

20-6-2007

20-6-2007

6

776

21-5-2007

17-6-2007

17-7-2007

17-7-2007

7

777

18-6-2007

15-7-2007

15-8-2007

15-8-2007

8

778

16-7-2007

12-8-2007

12-9-2007

12-9-2007

9

779

13-8-2007

9-9-2007

9-10-2007

9-10-2007

10

780

10-9-2007

7-10-2007

9-11-2007

9-11-2007

11

781

8-10-2007

4-11-2007

4-12-2007

4-12-2007

12

782

5-11-2007

2-12-2007

2-1-2008

2-1-2008

13

783

3-12-2007

31-12-2007

31-1-2008

31-1-2008


12

4.8

Opmerkingen Minimumlonen De brutobedragen van het wettelijk minimumloon wijzigen per 1 januari 2007 volgens onderstaande tabel. Deze tabel wordt in de migratie automatisch aan FlexService toegevoegd. Leeftijd

Percentage van het minimum loon (staffelingspercentage)

23

Maand

Week

Dag

Uur

100% € 1.300,80

€ 300,20

€ 60,04

€ 7,51

22

85%

€ 1105,70

€ 255,15

€ 51,03

€ 6,38

21

72,5%

€ 943,10

€ 217,65

€ 43,53

€ 5,45

20

61,5%

€ 800,00

€ 184,60

€ 36,92

€ 4,62

19

52,5%

€ 682,90

€ 157,60

€ 31,52

€ 3,94

18

45,5%

€ 591,85

€ 136,60

€ 27,32

€ 3,42

17

39,5%

€ 513,80

€ 118,55

€ 23,71

€ 2,97

16

34,5%

€ 448,80

€ 103,55

€ 20,71

€ 2,59

15

30%

€ 390,25

€ 90,05

€ 18,01

€ 2,25

Loonbeslagen en voorschotten Loonbeslagen en voorschotten zijn niet bij het jaarwerk betrokken. Aan de gegevens van loonbeslagen en voorschotten wordt dus niets veranderd. Factuurnummering De factuurnummering is geen onderdeel van de jaarwerkpocedure. Als u het jaar wel onderdeel laat zijn van het factuurnummer, dan moet u zelf dit gegeven aanpassen in module Bureau, tabblad Instelling. Sofinummer en burgerservicenummer (BSN) Het BSN is hetzelfde nummer als het sofinummer. Alleen de naam verandert. In FlexService is vooralsnog de naamgeving in module Kandidaat, tabblad Stamgegeven ‘Sofinummer’. In de eerstvolgende versie in 2007 zal dit worden gewijzigd in BSN/sofinummer. Loonbelastingverklaring Vanaf 1 januari 2007 komt de loonbelastingverklaring te vervallen. Vanaf 1 januari 2007 moet een nieuwe werknemer zelf een schriftelijke verklaring aan u overhandigen. De werknemer dient ook een schriftelijke verklaring te overhandigen voor het wel of niet meer toepassen van de loonheffingskorting. Uw werknemer kan hiervoor het formulier Opgaaf gegevens voor de loonheffingen gebruiken dat momenteel ontwikkeld wordt door de Belastingdienst. In FlexService blijft vooralsnog de term loonbelastingverklaring gehandhaafd en ook de achterliggende functionaliteit. Dit houdt in dat indien geen datum is ingevuld bij het veld ontvangst LB-verklaring in de module Kandidaat, tabblad Verloning (FO/BO), het anoniementarief wordt toegepast. Naamgeving component WW WA De naamgeving voor de component WW WA wordt WW sectorfonds. In FlexService blijft de naamgeving voor deze jaarovergang nog WW WA. Deze naamgeving zal in een volgende versie van FlexService worden aangepast.


13

5

Berichten over het 'oude' loonjaar Met het openen van het nieuwe loonjaar 2007 is 2006 het 'oude' loonjaar geworden. Hierover moeten we nog rapporteren (berichten) aan de kandidaat. Tevens moeten de laatste loonaangiften en weekaanleveringen worden verzonden.

LET OP: Het aanmaken van de jaaropgaven is pas mogelijk als het loonjaar 2006 is afgesloten, dus als de verwerkingsweek is verhoogd naar 2007-01.

5.1

Jaaropgaaf kandidaat U bent verplicht na afloop van het kalenderjaar aan de werknemer een jaaropgaaf te verstrekken, ook als de werknemer (kandidaat) er zelf niet om vraagt. Zowel op de jaaropgaaf van de Belastingdienst als op een door uzelf ontwikkelde jaaropgaaf, moeten alle gegevens worden vermeld die van belang zijn voor de heffing van inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen. U maakt de jaaropgaven voor de kandidaten aan in module Proces, tabblad Jaarwerk met de knop [Jaaropgaven aanmaken]. In deze verwerking worden de gegevens voor de jaaropgaaf werknemer verzameld en klaargezet voor het afdrukken van de jaaropgaven. Per werkgever (loonbelastingnummer) wordt een aparte jaaropgaaf aangemaakt.

Volgens de eisen van de Belastingdienst moeten op de jaaropgaaf 2006 in ieder geval de volgende gegevens worden vermeld: •

Het loon dat de werknemer in 2006 heeft ontvangen (kolom 14 van de loonstaat).

•

De ingehouden loonheffing (kolom 15 van de loonstaat). Voor gemoedsbezwaarde werknemers vermeldt u de loonbelasting/premievervangende loonbelasting.

•

Het sofi-nummer.


14

•

Het loon voor de Zvw (kolom 12 van de loonstaat) en de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw (kolom 16 van de loonstaat). Dit is van belang voor de buitengewone uitgaven.

•

De code of bij de bepaling van de loonheffing geen (code 0) of wel (code 1) rekening is gehouden met de loonheffingskorting.

•

Het totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting.

De jaaropgaaf in FlexService, rapport 1140 Jaaropgaaf werknemer 2006 is een jaaropgaaf op A4 formaat die alle bovengenoemde gegevens bevat. Ook de lay-out van de jaaropgaaf is gelijk aan het formulier van de Belastingdienst. U kunt rapport 1140 starten vanuit module Kandidaat. Dit kan voor iedereen tegelijkertijd of per kandidaat afzonderlijk. Het rapport is gesorteerd op naam van het bureau (werkgever) en daarna op achternaam van de kandidaat (werknemer). U kunt de jaaropgaaf zo vaak afdrukken als nodig.

5.2

Loonaangifte en Weekaanlevering In de loonaangifte en weekaanlevering wordt een aantal wijzigingen aangebracht. Voor zowel de Loonaangifte als de Weekaanlevering geldt dat berichten over 2006 met de berichtspecificatie van 2006 moeten worden ingestuurd en berichten voor 2007 met de berichtspecificatie van 2007 moeten worden ingestuurd. Voor de loonaangifte gelden de einddata van aangifte zoals die door de Belastingdienst zijn gecommuniceerd. Voor vierwekenaangifte periode 13 is de uiterste aangiftedatum 31-01-2007. Voor de maandaangifte periode 12 is de uiterste aangiftedatum eveneens 31-01-2007. Correcties over 2006, die worden aangegeven na de laatste aangifte over 2006 moeten in een apart bericht worden opgenomen en mogen niet in eenzelfde bericht met een aangiftetijdvak van 2007 worden aangeleverd. De losse correctieberichten 2006 worden


15

automatisch aangemaakt als u een tijdvakaangifte doet over 2007 en er staan correcties over 2006 klaar om te verwerken. Voor de weekaanlevering geldt dat tot 16 januari 2007, 18:00 uur weekaanleveringberichten 2006 kunnen worden ingestuurd en dat vanaf 16 januari 2007, 18:00 uur weekaanleveringberichten 2007 kunnen worden ingestuurd. In de versie 3.2.644.2 is nieuwe functionaliteit met betrekking tot loonaangifte ondergebracht. Dit betreft het aangeven van eindheffingen en afdrachtverminderingen en het doen van correcties. Mogelijk wilt u hier in uw laatste loonaangiften gebruik van maken. Zie voor een korte beschrijving de bijlage ‘Nieuwe functionaliteit’ die in dit jaarwerkdocument is opgenomen.


16

6

Voor de eerste verloning van 2007 Voordat u daadwerkelijk tot verloningen van 2007 over kunt gaan, moet u een aantal zaken controleren of invoeren.

6.1

Vrijstelling basispremie WAO/WIA Vanaf 2007 wordt in de verloning rekening gehouden met de vrijstelling voor de WAO/WIAbasispremie. Hiervoor moet bij de kandidaat worden aangeven of voor de kandidaat deze vrijstelling van toepassing is. Dit kan worden aangegeven in module Kandidaat op tabblad Verloning (BO). Standaard staat er geen vinkje in het veld voor de vrijstelling basispremie WAO/WIA. Vink het veld aan als de vrijstelling basispremie WAO/WIA van toepassing is en geef een begindatum aan. Bij Release 3.2


17

Bij Release 3.3

6.2

Code reden geen bijtelling auto Code 4 is komen te vervallen. Nieuw is code 5 met de omschrijving ‘doorlopend afwisselend gebruik bestelauto’. Pas indien nodig de code ‘reden geen bijtelling auto’ aan. Dit geeft u aan in de module Kandidaat, tabblad Verloning (BO) bij Auto van de zaak. In versie 3.3. staat dit op een apart subtabblad ‘Afdrachtvermindering / Auto van de zaak’.


18

7

Checklist activiteiten Checklist activiteiten

Stap

Wat

Wanneer

0

Release 3.2.644.2 moet zijn geïnstalleerd

0.1

Maak een backup van de database

0.2

Migreer de database naar de nieuwe release met het programma FlexServiceMigratieCMS.exe Vanaf 20-12-2006 Dit programma kan worden gevonden in de FlexService\Bin folder

0.3


Als de migratie naar 3.2.644.2 is afgerond

0.4

Controleer de instelling: ‘Leidt tot loontijdvak’: FlexService > Component > tabblad Instelling


1

Laatste verloning 2006 en afsluiten loonjaar 2006 (Hoofdstuk 2)

1.1

Laatste invoer van declaraties voor 2006

Week 2007-01

1.2

Voer een reserveringsrun uit voor de kandidaten waarvan reserveringen moeten worden uitbetaald

Week 2007-01

1.3

Verlonen, factureren, betalen en verantwoorden van de declaraties in de 3.2.644.2 versie van Week 2007-01 FlexService

1.4


Als 2006 geheel is afgerond

1.5

Zorg ervoor dat de stappen 3.3a en 3.3.b van deze checklist zijn uitgevoerd (zie onder hoofdstuk 4)

Vóór migratie naar 3.2.644.3

2

Update Flexservice voor het nieuwe jaar, release 3.2.644.3 (Hoofdstuk 3)

Als 2006 geheel is afgerond

2.1

Migreer de database naar de nieuwe release met het programma FlexServiceMigratieCMS.exe Dit programma kan worden gevonden in de FlexService\Bin folder

2.2


3

Openen nieuwe loonjaar (Hoofdstuk 4)

3.1

Verhogen weeknummer naar 2007-01 FlexService > Proces > tabblad Jaarwerk > [Volgende]

Na laatste verloning

3.2

Overzetten (individuele) reserveringen van de cumulatieven 2006 naar 2007 FlexService > Proces > tabblad Jaarwerk > [Reserveringen overzetten]

Na laatste verloning, migratie, en na stap 2.2

Vanaf 20-12-2006


3.3 a) Nieuwe versies van de componentmodellen aanmaken FlexService > Model > Actie 'Nieuwe versie van model'

Vanaf nu, vóór migratie naar 3.2.644.3

3.3 b) Aanpassen van de componentmodellen aan de gewijzigde parameters voor het nieuwe jaar

Vanaf nu, vóór migratie naar 3.2.644.3

3.3 c) Controle nieuwe componenten voor de nieuwe wet- en regelgeving

Na migratie naar 3.2.644.3

3.4

Doorvoeren nieuwe modelversies in contracten FlexService > Proces > tabblad Jaarwerk > [Modellen doorvoeren]


3.5

Aanpassen premiegroepen in de Modelmatrix (alleen als er een premiegroep is gewijzigd!) FlexService > Bureau > tabblad Modelmatrix


3.6

Invullen verantwoording- en pensioenperioden bij de verwerkingweken FlexAdministrator > Periode en controle van de feestdagen


4

Rapportage en berichten (Hoofdstuk 5)

4.1

Jaaropgaven voor de kandidaat aanmaken FlexService > Proces > tabblad Jaarwerk > [Jaaropgaven aanmaken] De jaaropgaven kunnen daarna afgedrukt worden vanuit module Kandidaat

Later

4.2

Weekaanleveringbericht 2006

Later, maar vóór 16/01/2007


19

4.3

Loonaangiften laatste periode 2006

5

Voor de eerste verloning 2007 (Hoofdstuk 6)

5.1

Aangeven vrijstelling WAO/WIA basispremie

Later, maar vóór eerste verloning 2007

5.2

Aangeven code reden geen bijtelling auto

Later, maar vóór eerste verloning 2007


Later, maar vóór 31/01/2007

20

8

Uitlevering versies 3.2.644.2 en 3.2.644.3 De versie 3.2.644.2 wordt woensdag 20 december 2006 (week 51) opgeleverd. De jaarwerk-update, versie 3.2.644.3 wordt 3 januari 2007 (week 1) opgeleverd.


21

9

Bijlage: nieuwe functionaliteit In versie 3.2.644.2 is nieuwe functionaliteit opgenomen. Deze functionaliteit betreft het aangeven van eindheffingen en afdrachtverminderingen (algemeen), de afdrachtvermindering onderwijs, de arbeidsgehandicaptenkorting en het aangeven van correcties.

9.1

Eindheffingen en afdrachtverminderingen (algemeen) In module Bericht, tabblad Loonaangifte is de knop [Eindheffing] toegevoegd. Met de knop [Eindheffing] wordt het scherm ‘Eigenschappen Eindheffing en Afdrachtvermindering’ geopend. Hier worden de gegevens van het aangiftetijdvak en het loonheffingennummer getoond die u heeft geselecteerd in het bovenste deel van tabblad loonaangifte.

Op dit tabblad kunnen alle eindheffingen en afdrachtverminderingen worden aangegeven die niet in verloning worden berekend. De eindheffing spaarloon en de afdrachtvermindering onderwijs (zie voor dit laatste paragraaf 9.2) moeten dan ook niet op dit tabblad worden ingevuld. De bedragen die u op dit tabblad ingeeft zult u zelf moeten berekenen volgens de informatie van de Belastingdienst over eindheffingen en afdrachtverminderingen. Als u een bedrag invoert in een periode die nog niet is aangegeven, dan gaat het bedrag mee in de normale tijdvakaangifte. Geeft u een bedrag in voor een periode die al is aangegeven, dan zal het bedrag als een correctie worden opgenomen in het eerste loonaangiftebericht dat u maakt voor het betreffende loonheffingennummer. Het is eveneens mogelijk om een correctie te doen op een foutief aangegeven eindheffing of afdrachtvermindering. Door middel van de knop correctie en het invoeren van het nieuwe juiste bedrag wordt een correctie klaargezet, die wordt opgepakt op het moment dat een nieuw loonaangiftebericht wordt gemaakt. Op het rapport 1500 is te zien wat moet worden betaald inclusief de correcties op andere perioden. Dit staat in het veld Totaal Generaal. Het rapport zal worden uitgebreid, zodat ook correctiebedragen te zien zijn.


22

9.2

Afdrachtvermindering Onderwijs Voor verschillende groepen werknemers die onderwijs genieten mag een afdrachtvermindering onderwijs worden toegepast. Er hoeft dan minder loonbelasting/premies volksverzekeringen te worden afgedragen dan is aangegeven. Geef bij de kandidaat waarvoor afdrachtvermindering onderwijs geldt in de module Kandidaat, tabblad Verloning (BO) aan welke categorie van toepassing is wat de ingangs- en einddatum van de afdrachtvermindering onderwijs is.

Bovenstaande is een schermprint van de 3.2.644.2 versie. In 3.3 is de afdrachtvermindering onderwijs terug te vinden op subtabblad Afdrachtvermindering/Auto van de zaak in tabblad Verloning (BO). De volgende categorieën kunnen worden gekozen: 1. Een werknemer die de beroepspraktijkvorming volgt van de beroepsbegeleidende leerweg op grond van een leer-werkovereenkomst tussen werkgever, de werknemer een de onderwijsinstelling. 2. Een werknemer die is aangesteld als assistent in opleiding (AIO) of is aangesteld als onderzoeker in opleiding (OIO). 3. Een werknemer die is aangesteld bij een privaatrechtelijke rechtspersoon of bij TNO en loon geniet overeenkomstig het loon van een AIO en promotieonderzoek verricht. 4. Een werknemer die arbeid verricht in het kader van een initiële opleiding in het hoger beroepsonderwijs (hbo) op grond van een onderwijsovereenkomst tussen de werkgever, de werknemer en de hogeschool. 5. Een voormalige werkloze. 6. Een leerling die een VMBO leer-werktraject volgt. 7. Een stagiair van een beroepsopleiding in de beroepsopleidende leerweg op mbo-niveau 1 of 2. FS71115R101 - Jaarwerk FlexService 2006

23

Naast bovenstaande categorieën is het mogelijk om een combinatie van categorie 1 en 5 te gebruiken. Kies bij toepassing van de combinatie voor categorie 15. In de verloning wordt rekening gehouden met de afdrachtvermindering onderwijs. In de declaratie is dit terug te zien op tabblad Verloning, onder de categorie afdrachtvermindering. De afdrachtvermindering onderwijs wordt automatisch opgenomen in de loonaangifteberichten. Het is vanaf versie 3.2.644.3 (jaarwerk-update) mogelijk de afdrachtvermindering onderwijs met terugwerkende kracht toe te passen: Module verloning > Actie Herberekening WVA-O. Deze actie kan bijvoorbeeld worden gebruikt in het geval dat een beschikking van de Belastingdienst lang op zich laat wachten. Met de actie 'Herberekening WVA-O' wordt de afdrachtvermindering onderwijs berekend voor declaraties die al verloond zijn. In de loonaangifte komt deze herrekening terug door middel van een correctie indien de herrekening perioden betreft die al zijn aangegeven. Betreft de herrekening nog de huidige periode, dan wordt dit opgenomen in de tijdvakaangifte.

9.3

Arbeidsgehandicaptenkorting Via het scherm ‘Eigenschappen Eindheffing en Afdrachtvermindering’ kan op dezelfde wijze als is beschreven in paragraaf 9.1 de arbeidsgehandicaptenkorting worden aangegeven. Naast het aangeven van een bedrag voor de arbeidsgehandicaptenkorting, moet bij de kandidaat die arbeidsgehandicapt is ook een code worden doorgegeven in de loonaangifte. Standaard staat deze code op 0 (geen arbeidsgehandicaptenkorting) en is dit ook zo gedefinieerd bij de administratieve eenheid. Om voor een kandidaat een afwijkende code door te geven moet een nieuwe uitzendingwijze worden toegevoegd. Door een nieuwe uitzendingwijze te definiëren voor arbeidsgehandicapten in FlexAdministrator > Domein > Uitzendingwijze > [Toevoegen] kan in de modelmatrix een combinatie worden gemaakt voor de arbeidsgehandicapte. Bij het aanmaken van een contract voor de arbeidsgehandicapte moet deze combinatie (met de nieuwe uitzendingwijze) worden gekozen in de wizard ‘Contract aanmaken’, waarna dit wordt doorgezet naar een nieuw contract voor de arbeidsgehandicapte.

9.4

Correctie op kandidaatgegevens Als een wijziging wordt aangebracht in sofinummer, geboortedatum, achternaam of geslacht dan wordt automatisch een correctie aangemaakt voor de loonaangifte. Deze correctie gaat mee in de eerstvolgende loonaangifte die wordt aangemaakt. Aan deze correcties zijn geen wijzigingen in bedragen verbonden.


24

Jaarwerk FlexService 2006

Recommend Documents