Het jaarwerk voor een yuki administratie
Voor veel accountants zal het boekjaar 2009 het eerste boekjaar zijn waarvoor ze het jaarwerk moeten verrichten gebruik makend van de data die in yuki zijn vastgelegd. Om dat jaarwerk efficiënt te kunnen doen heeft yuki voor de accountant de nodige overzichten, functies en gereedschappen ontwikkeld. Dit document is bedoeld om informatie te verstrekken om u op weg te helpen in deze misschien toch wel nieuwe omgeving van yuki. Voorgestelde werkwijze Yuki stelt voor om een zo groot mogelijk deel van de controle en correctie werkzaamheden in yuki te doen, voordat de data geëxporteerd worden voor het opmaken van de rapportage. De belangrijkste reden daarvoor is dat u in yuki direct het brondocument beschikbaar heeft. Ook trachten we het aantal correctieboekingen in de administratie te minimaliseren om zo de traceerbaarheid (herleiden van getallen naar brondocumenten) zo maximaal mogelijk te houden. Om tot een betrouwbare rapportage te komen is het gebruikelijk om de volgende stappen te doorlopen:
Controle op volledigheid Zijn alle data aangeleverd die nodig zijn om een compleet beeld te geven
Controle op juistheid Zijn de aangeleverde data juist verwerkt
Balanscorrecties en aanvullingen Denk hierbij aan afschrijvingen, voorzieningen, afwaarderingen etc.
Exporteren data voor verdere verwerking buiten yuki Bijvoorbeeld naar rapportagetool of spreadsheet
Aansluiten van yuki administratie op definitieve jaarcijfers Mochten er nog buiten yuki om correcties in de jaarrekening zijn gemaakt
1
Hoe komt u in een specifiek yuki domein en administratie? Er zijn diverse manieren om een administratie van een cliënt te openen. Dit zijn de meest voor de hand liggende manieren: U hebt één cliënt die met yuki werkt In dat geval is direct inloggen de makkelijkste weg. Uw cliënt moet u al aangemaakt hebben als gebruiker in het domein. Zorg ervoor dat uw cliënt u de rechten geeft van een “extern accountant”. U gaat naar www.yuki.nl en kiest daar voor Inloggen. Geef de gebruikersnaam in (dat is een email adres) en geef het wachtwoord in dat u in een email van yuki heeft gekregen. U komt dan automatisch in het domein terecht van uw cliënt. U hebt meerdere cliënten met yuki administraties Nu heeft u twee keuzes: Ga te werk zoals hierboven beschreven. U komt dan terecht in het domein dat u het laatst bezocht heeft. In de rechterbovenhoek van uw yuki scherm is nu een selectie mogelijk om te switchen van domein.
Het alternatief is werken via een eigen accountantsportaal. Dit portaal kunt u gratis aanvragen bij yuki. U krijgt dan van yuki op naam van uw kantoor een speciale webtoepassing waarin al uw cliënten geregistreerd zijn. U kunt daar zelf gebruikers (uw medewerkers) aanmaken en rechten toekennen aan gebruikers. Van daaruit kunt u direct de administraties van uw cliënten openen, zonder steeds opnieuw te hoeven inloggen. Lees meer over de portal in wiki.yuki.nl.
2
Navigatie, menu en toolbar Op deze pagina wordt kort uitgelegd hoe u bij bepaalde functies komt. De eerste keuze is de navigatie naar het onderdeel binnen yuki:
Agenda
Mail
Dossiers / projecten
Adresboek / crm
Boekhouding
Archiefkast
yuki communicatie
Accounting portal
Startpagina
Menu Elk onderdeel heeft een menu aan de linkerzijkant, hierna te noemen het menu. Het menu kan variëren afhankelijk van de toepassing die u kiest. Om bijvoorbeeld naar de verkoopmodule te gaan kiest u eerst Boekhouding in de navigatie om vervolgens Verkoop in het menu te kiezen. In het vervolg verwijzen we hiernaar door de aanduiding [Boekhouding | Verkoop] te gebruiken.
Toolbar Elke applicatie heeft zijn eigen toolbar (knoppenbalk)
Periode selector In de toolbar wordt regelmatig een periode selector getoond. Klik op het icoon: en selecteer het jaar, semester, kwartaal of maand.
Administratie kiezen Als een domein meerdere administraties bevat krijgt de toolbar aan de rechterzijde een keuze om de administratie te selecteren.
3
Veel gebruikte iconen in de toolbar Nieuw document / transactie
Document of transactie wijzigen
Document uploaden
Document of transactie verwijderen
Document scannen
Document of overzicht exporteren
Ga naar vorige in de lijst
Ga naar volgende in de lijst
Matchen of alloceren
Facturen bewerken
Help functie oproepen
Toepassing sluiten en terug naar vorige
Als u een icoon ziet dat u niet kent en niet begrijpt kunt u er even met de muis naar wijzen om een korte toelichting te tonen.
Zoeken door de administratie Yuki heeft een centrale zoekfunctie en zoekfuncties per overzicht. De centrale zoekfunctie bevindt zich in de navigatie balk bovenin het yuki scherm. Deze functie zoekt dwars door alle gegevens o.a. naar:
Relaties (klanten, leveranciers, medewerkers etc.) Documenten (facturen, afschriften, algemene documenten. mbv. bedrag of nummer of tekst) Banktransacties (o.b.v. bedragen of nummers of tekst) Grootboekrekeningen (nummer of omschrijving)
U zoekt bijvoorbeeld alle transacties met het bedrag 125,00 (type ook de decimalen in met een komma om aan te geven dat u een bedrag zoekt). U krijgt dan terug, alle documenten en alle (bank) transacties met een bedrag van 125,00 euro.
Meer informatie in de wiki van yuki. Yuki heeft haar eigen wiki waarin allerlei functies, formaten en procedures beschreven zijn. Ga naar http://wiki.yuki.nl voor extra informatie.
4
Controle op volledigheid Bank Om snel te controleren of de klant alle data heeft aangeleverd kan men het beste beginnen bij de bank [Boekhouding | Bank]. Het overzicht geeft alle bankrekeningen met hun saldo en de datum van de jongste transactie. U kunt zo snel zien tot wanneer de bankrekeningen zijn bijgewerkt.
Automatische controle op volledigheid yuki controleert, daar waar dat kan al automatisch op volledigheid. Diverse banken w.o. ABN, RABO, Fortis, leveren in hun elektronische exportbestanden saldo-informatie mee. Yuki controleert voortdurend of het saldo volgens de bank aansluit op het totaal van alle transacties van die bankrekening. Komt yuki tot de conclusie dat dit niet zo is dan wordt die rekening gemarkeerd met een . Er ontbreekt dan veelal 1 of meerdere afschriften, of het beginsaldo (op de openingsbalans) is nog niet geboekt. Om te controleren wat ontbreekt opent u de bankrekening door op het nummer te klikken. U kiest vervolgens rechts in de toolbaar voor Afschriften. De afschriften die in rood worden getoond geven aan dat er voor dat afschrift 1 of meerdere transacties ontbreken. Handmatige controle op volledigheid Helaas leveren niet alle banken deze saldo-informatie mee (w.o. Postbank, ING en sommige RABO formaten) . Het is dan voor yuki niet automatisch te controleren of alle transacties aangeleverd zijn. Zo’n rekening zal gecontroleerd moeten worden aan de hand van een kopie van het laatste afschrift. Als een rekening niet automatisch gecontroleerd kan worden toont yuki een
.
Inkoopfacturen en verkoopfacturen Als de bank helemaal bij is kunt u de volledigheid van verkoop- en inkoopfacturen het beste controleren aan de hand van de debiteuren en crediteurenlijsten [Boekhouding | Debiteuren] en [Boekhouding | Crediteuren].
5
Controle op juistheid Yuki doet er uiteraard alles aan om alle documenten en banktransacties correct te verwerken. Het is echter onvermijdelijk dat de standaard verwerking van yuki in bepaalde gevallen nog gecorrigeerd moet worden. Denk hierbij aan kosten in een andere rubriek plaatsen, kosten spreiden, omzet toewijzen aan een andere maand of jaar etc.
Een administratie bevriezen Als u wilt voorkomen dat er nog gegevens worden gewijzigd of toegevoegd in of voor het boekjaar dat u gaat controleren is het raadzaam de administratie te bevriezen. Dit voorkomt dat yuki medewerkers nog documenten of transacties kunnen verwerken of wijzigen die consequenties hebben in die periode. U kunt als extern accountant wel zaken wijzigen en toevoegen. Om een administratie te bevriezen, ga naar [Accounting portal | Bevriezen] en geef daar de laatste dag in van de periode die u gaat controleren, bijvoorbeeld 31-12-2009 voor boekjaar 2009.
Het grootboek controleren Enkele tips om in yuki snel het grootboek te controleren. Bedenk hierbij dat elke boeking in yuki direct afkomstig is en gekoppeld is aan het brondocument. Dat document kunt u dus altijd direct op het scherm raadplegen. Mocht u beschikken over een groot scherm (met resolutie 1600x 1200 of 1900 x 1280) dan is het raadzaam deze controle op zo’n scherm uit te voeren. U ziet dan de documenten op ware grootte op uw scherm terwijl u door de grootboekkaarten bladert. Ga als volgt te werk:
Start de proef- en saldibalans op [Boekhouding | Proef- en saldibalans]. Kies de administratie en het boekjaar dat u gaat controleren. Toon of verberg rekeningen met een 0,00 saldo
U krijgt nu de proef- en saldibalans van dat jaar op uw scherm. Om een grootboekrekening te controleren klikt u op het nummer of de omschrijving van de rekening. U komt dan in de grootboekkaart met preview van de brondocumenten. Aan de rechterkant wordt het document getoond, aan de linkerkant tonen we de transacties van die kaart:
In de eerste kolom wordt het type document aangeduid met een icon. Beweeg met de muis over het icon om te zien om welk type het gaat. Meest voorkomende types: 6
Inkoopfactuur Verkoopfactuur Banktransactie Memoriaal
In de BTW kolom ziet u een symbool: BTW hoog BTW laag BTW gemengd (voorbelasting)
De transactie waarvan aan de rechterzijde het document wordt getoond heeft een donkergrijze achtergrond. Met de pijltjestoets kunt u door de transacties lopen, of u kunt uw muis gebruiken om 1 transactie te selecteren. In de laatste kolom van de geselecteerde regel staat een icon om extra informatie op te vragen of bewerkingen door te voeren:
Details Toont de journaalpost achter deze transactie Naar voorgaand jaar verplaatsen Boekt de kosten of omzet via een transitorische rekening over naar het vorig boekjaar Naar voorgaand jaar verplaatsen Idem maar naar volgend boekjaar
7
Verspreiden over periodes Spreid de kosten over maanden, kwartalen of semesters Naar andere rekening verplaatsen Verandert de grootboekrekening van deze regel BTW wijzigen Wijzigt de BTW afhandeling, bijvoorbeeld naar “niet-aftrekbaar” Wijzig factuurnummer Verander het factuurnummer van deze factuur Behalve wijzigingen op regelniveau kunt u ook op kaartniveau wijzigingen doorvoeren: Klik daarvoor op het icon op de saldo regel van de kaart. U kunt daar: Boeking toevoegen Snelle methode om een boeking aan te maken met 1 tegenrekening. Saldo overboeken Boek het totaalsaldo van de rekening over naar een andere rekening, zodat deze rekening op 0,00 eindigt.
Bladeren door grootboekkaarten Als u een grootboekkaart heeft gecontroleerd kunt u met grootboekkaart in de proef- saldibalans. Of u kunt met de lijst.
bladeren naar de volgende de kaart afsluiten en teruggaan naar
Debiteuren- of crediteurenlijsten controleren Om debiteuren en crediteurenlijsten te controleren gaat u weer naar [Boekhouding | Debiteuren] of [Boekhouding | Crediteuren]. Ook hier ziet u aan het einde van de regel een icon . Door hierop te klikken verschijnt er een klein menuscherm waarin, afhankelijk van de type transactie de volgende functies of bewerkingen beschikbaar zijn: Details tonen Bekijk het document en de journaalpost van het document en eventueel gekoppelde betalingen Matchen Match de transactie met een andere transactie van dezelfde relatie. Saldo naar betalingsverschillen Schrijf het openstaande saldo van een transactie af naar betalingsverschillen. Saldo overboeken Boek het saldo van de transactie over naar een andere rekening. Wijzig de betaalmethode Markeer bijvoorbeeld een inkoopfactuur als privé betaald. 8
Betalingen onderweg controleren De rekening betalingen onderweg wordt in yuki gebruikt om betalingen die van de ene bankrekening binnen de administratie naar een ander bankrekening binnen de administratie gaan te parkeren. Dit komt in de volgende situaties voor:
Van bankrekening naar bankrekening Van credit card naar bankrekening Van kasboek naar bankrekening Van kasboek naar kasboek
De openstaande betalingen onderweg transacties zijn te vinden onderaan in het bankoverzicht: [Boekhouding | Bank]. Indien er op betalingen onderweg nog een ouder saldo openstaat duidt dat meestal op ontbrekende transacties of foutieve boekingen. Deze zijn het makkelijkst op te sporen door het bedrag van de openstaande transactie op te zoeken in de yuki zoekfunctie (rechts bovenin het scherm).
BTW controleren Om de BTW te controleren heeft yuki een controle rapport gemaakt. U start dit op via [Accounting portal | BTW controle] of via [Boekhouding | Omzetbelasting]. U kiest in de Toolbar voor het rapport BTW Controle, kiest het jaar (of de periode) en (indien nodig) de administratie. Het rapport vergelijkt BTW en grondslagen in brondocumenten met gegevens in Balans en W&V rekening en met reeds gedane aangiftes en BTW afdrachten/vorderingen. Lees meer over de BTW controle in de wiki.yuki.nl.
9
Boekingen toevoegen Yuki boekt enkel de documenten en transacties die het krijgt aangeleverd. Om die reden kunnen er een aantal zaken in een administratie missen:
Afschrijvingen Voorzieningen Nog te ontvangen facturen Rente op leningen of RC
U kunt op de volgende drie manieren boekingen toevoegen: 1. Handmatig invoeren via memoriaalposten 2. Importeren als memoriaalposten 3. Op papier aanleveren aan yuki
Handmatig invoeren memoriaal U kunt in yuki met de rol van extern accountant zelf memoriaalboekingen invoeren. Ga daarvoor naar [Boekhouding | Memoriaal] en klik in de toolbar op Handmatige invoer. Er wordt u dan eerst gevraagd of u een document wenst te uploaden of scannen. U kunt ook kiezen om zelf wat tekst in te typen (als brondocument). Daarna krijgt u het invoerscherm te zien:
De eerste regel is de kopregel van de boeking. De volgende twee regels vormen de boekingsregel. Na Bewaren wordt de regel onderin het scherm getoond en kunt u een volgende regel inboeken.
Boekingen importeren Als u regelmatig boekingen in yuki moet maken is het soms eenvoudiger om boekingen te importeren. U kunt daarvoor een template Excel sheet gebruiken die u in de wiki.yuki.nl kunt downloaden. Om een boeking te importeren gaat u naar [Boekhouding | Memoriaal] en klik in de toolbar op Importeren.
10
Gegevens exporteren voor rapportage, bewerking of documentatie Als de cijfers in yuki compleet en juist zijn kunnen de gegevens naar diverse formaten geëxporteerd worden voor verdere bewerking of voor het maken van rapportage:
Export van grootboekkaarten U kunt grootboekkaarten naar Excel of CSV formaat exporteren. Dit kan handig zijn voor verdere analyse of voor het maken van bijvoorbeeld renteberekeningen.
Ga naar [Boekhouding | Exporteren] Kies het gewenste formaat (Excel of CSV) Kies indien nodig de administratie Kies het gewenste boekjaar Kies 1 rekening of een reeks van rekeningen (reeks op nummer)
Exporteren van proef- en saldibalans Als u de proef- en saldibalans wilt gebruiken voor uw rapportage, ga dan als volgt te werk:
Ga naar [Boekhouding | Proef- en saldibalans] Selecteer het jaar en (indien nodig) de administratie Kies voor een lijst van rekeningen of voor een indeling in balans of w&v rekeningen. Klik in de Toolbar op om de gegevens naar Excel te exporteren
Exporteren van transacties voor rapportage Om alle transacties van een jaar te exporteren (bijvoorbeeld voor gebruik in een rapport generator) heeft u drie opties: 1. Export naar XML audit file (XML Clair 2.0) 2. Export naar ASCII (Clair 1.0) . Dit is een lijst met vaste lengte per veld 3. Export naar CSV. Dit is een lijst met velden gescheiden door een komma. Ga als volgt te werk:
Ga naar [Boekhouding | Exporteren] Kies het gewenste formaat (ASCII, CSV of XML) Kies indien nodig de administratie Kies het gewenste boekjaar Kies de gewenste einddatum (als u slechts een deel van het jaar wenst te exporteren).
Exporteren ten behoeve van dossier Denk aan het milieu voordat u gegevens print. U kunt de dossiers ook elektronisch bewaren. Om uw dossier te completeren met dat uit yuki heeft u de volgende mogelijkheden.
Exporteren van grootboekkaarten naar PDF. [Boekhouding | Exporteren] Exporteren van saldilijst debiteuren- en crediteuren naar PDF. [Boekhouding | Debiteuren] Exporteren van brondocumenten. [Archief | Exporteren] Let op, dit kan een groot bestand zijn.
11
