JAARVERSLAG LEDENVERGADERING 16 december 2015
Fotografie: Wolter van Eeken en Eric Visch
INHOUD Agenda Verslag van het bestuur Technische commissie Jeugd Technische Commissie Zitvolleybal Wedstrijdsecretariaat Communicatie (financieel jaarverslag zal op de vergadering worden gepresenteerd)
2
Agenda 1. Opening
2. Ingekomen stukken en mededelingen 3. Notulen algemene ledenvergadering d.d. 9 december 2014 4. Bestuursmutaties. Aftredend: Kees de Haan (herkiesbaar) 5. Jaarverslagen bestuur en commissies 6. Financieel verslag 2014-2015 7. Décharge bestuur 8. Begroting en contributie 9. Stand van zaken Topsporthal 10. Rondvraag 11. Sluiting
3
Verslag van het bestuur In het seizoen 2014/2015 zijn in totaal 6 bestuursvergaderingen belegd. Vaste agendapunten waren: financiën, technische zaken en facilitaire zaken. Het bestuur bestond in het verslagjaar uit Olga van de Grift (secretariaat), Kees de Haan (penningmeester), Frank Lemstra (facilitaire zaken), Ineke Schouws (technische zaken), Mark Bos (algemeen), Wim van der Weide (vice-voorzitter) en Bert Sombroek (voorzitter). Het seizoen 2014/2015 was het derde seizoen waarin Heren 1 is ondergebracht in de Stichting Topvolleybal Zaanstad, met een eigen financiële huishouding. STZ heeft dankzij sponsorbijdragen en een beperkte bijdrage van de Stichting Volleyhal een sluitende exploitatie gekend. Dankzij de vaste bijdrage en een extra bijdrage van de Stichting Volleyhal en de inkomsten uit de Vriendenloterij is de vereniging op financieel gebied stabiel gebleven. De contributieinkomsten zijn nog steeds bij lange na niet voldoende om alle kosten te dekken, ook niet na de verhoging waartoe in 2014 besloten is. We hebben zoals bekend verhoudingsgewijs teveel “dure” topteams die divisie spelen ten opzichte van de breedtesport en jeugd. Door de economische recessie blijkt het vinden van nieuwe sponsoren nog immer zeer moeilijk. Ledenwerving is belangrijk. Door diverse acties bij de jeugd en een actieve Jeugdcommissie hebben we daar een behoorlijke groei kunnen noteren. In alle uitingen op de website en social media wordt benadrukt dat je ook voor de gezelligheid bij Zaanstad kunt volleyballen, om de breedtesport te promoten.Tevens is een afdeling Zitvolleybal opgericht, die in het seizoen 2015-2016 is gestart. Op sportief gebied is het een redelijk jaar geweest. De topteams D1, D2, H2 en H3 hebben zich gehandhaafd met hoge klasseringen. Helaas is Heren 1 gedegradeerd naar de Topdivisie. Zaanstad levert nog steeds voldoende regioscheidsrechters, waardoor dreigende boetes en terugtrekken teams niet aan de orde zijn. Oud Zaanstad-speler en regioscheidsrechter Jacob Kalter treedt nog steeds op als scheidsrechtercoördinator voor de vereniging. Er zijn een behoorlijk aantal jeugd-scheidsrechters en verenigingsscheidsrechters, maar er zullen op termijn wel een aantal moeten doorstromen tot regioscheidsrechter want we kunnen nog steeds fluitisten voor regiodivisie en promotieklasse gebruiken. Op het gebied van communicatie heeft VV Zaanstad grote stappen gemaakt. Onder de bezielende leiding van Eric Visch van Toewan Grafische Communicatie timmeren we 4
behoorlijk aan de weg in de pers en social media. Graag verwijzen wij naar het verslag van de commissie Communicatie voor nadere toelichting. De bouw van de Topsporthal is in volle gang. Maandelijks wordt er vergaderd over allerlei facilitaire zaken, roosters etc. etc. Zoals het er nu naar uitziet, zal aan de door ons gestelde eisen worden voldaan. De exploitatie van een kantine is aan ons c.q. de Stichting Volleyhal toegezegd. Tijdens de vergadering zal een update worden gepresenteerd. Voor het nieuwe, inmiddels al weer lopende seizoen heeft het Bestuur zich een aantal zaken voorgenomen: het presenteren van een vernieuwd beleidsplan voor de vereniging, maar ook specifiek voor jeugd en zitvolleybal, het uitbouwen van het vrijwilligersbestand op diverse gebieden, het behartigen van de belangen van de club bij de bouw van de Topsporthal, en het verstevigen van de financiële basis. Wij houden u op de hoogte!
Technische Commissie Afgelopen jaar is voor de TC een bewogen jaar geweest. Na jarenlange inzet hebben Ineke en Ernst afscheid genomen als TC lid, waren er op trainers- en coachgebied er aan het einde van het seizoen veel gaten te vullen, en was er ook een flink aantal teams met een dunne bezetting. Gelukkig wilde Ineke wel betrokken blijven en heeft ze een aantal taken die eerst door de TC werden uitgevoerd meegenomen naar haar nieuwe functie Wedstrijdzaken, die ze samen met Barry Sombroek voor haar rekening neemt. Aan het einde van het afgelopen seizoen hebben we ons gericht op de korte termijn en dan ook als doelstelling geformuleerd om alle gaten zo goed mogelijk in te vullen. We zijn er dan ook trots op dat we voor het start van het nieuwe seizoen de “steady state” hebben bereikt. Lisanne Adams en Fanny Wegman hebben de TC versterkt, en samen met een brede denktank aan zowel de dames- als herenkant zijn er voor alle teams goede trainers aangesteld.
5
Prestaties afgelopen seizoen Over het algemeen zijn er door de meeste teams goede klasseringen behaald. Helaas kwam dames 1, mede door blessures, net niet in aanmerking voor promotie, maar dit jaar zijn er weer nieuwe kansen. In de andere teams hebben de meeste talenten zich prima ontwikkeld, dat biedt veel perspectief voor de toekomst. Aan de mannenkant was er natuurlijk de teleurstelling bij heren 1 vanwege de degradatie. De overige team zijn echter allemaal op de bovenste plekken geëindigd. Een prima prestatie, en ook hierbij was wederom flinke progressie te zien bij de jonge talenten. Huidig seizoen Inmiddels zijn we alweer twee maanden onderweg in het nieuwe seizoen. De degradatie van heren 1 was natuurlijk teleurstellend, maar het biedt ook kansen om een vervolg te geven aan het beleid van de laatste jaren. Enkele jaren geleden hebben we veel talentvolle jongens ingepast bij de senioren, en met veel plezier konden we nu weer een aantal van deze talenten afleveren bij heren 1. We zijn blij dat we de extra gaten die daardoor ontstonden goed konden vullen. Voor flink wat teams zijn nieuwe leden geworven. Met name bij heren 2, 3, 4 en 5 zijn er behoorlijk wat spelers bijgekomen. Aan de dameskant hebben we enkele talentvolle jonge meiden mogen verwelkomen. Komende jaren Voor de top willen we de komende jaren aan de dameskant proberen hetzelfde te bereiken als wat er nu aan de herenkant staat. Een mooie opbouw qua niveau, waarbij talentvolle spelers en speelsters in een tweede en/of derde team door ervaren spelers en speelsters en goede trainers opgeleid worden voor het eerste team. Dit willen we bereiken met zo veel mogelijk volleyballers uit de eigen regio. O.a. de talententrainingen op zondag die door Vincent Pirovano zijn georganiseerd sluiten hier prima bij aan en hebben Zaanstad door de geweldige opkomst positieve PR op geleverd. Daarnaast vinden we dat er de laatste jaren te weinig aandacht is geweest voor de breedtesport. Hier willen we meer aandacht aan schenken, zodat we bijvoorbeeld minder talentvolle jeugd die naar de senioren doorstroomt niet teleur hoeven te stellen. Om dit te bereiken zijn we op zoek naar aanvulling! We zijn op zoek naar een voorzitter, iemand die als contactpersoon richting communicatie wil optreden, en daarnaast aanvulling die ons wil helpen meer aandacht aan de breedtesport te geven. Sportieve groeten, Lisanne, Fanny, Ronald, Cees en Mark
6
Jeugd Technische Commissie De Jeugd Technische Commissie heeft een druk 2015 achter de rug. De vele werkzaamheden normaal in een volleybalseizoen - werden in de eerste helft door 3 personen voor ABC en 1 voor CMV gedaan. Geen van de werkzaamheden staat op papier geschreven wat de procedures zijn en moet uit ervaring en opvragen bij voorgangers of andere functionarissen binnen vereniging gedaan worden. Dit kost veel verwarring en tijd. Van het scheidsrechter regelen voor de thuiswedstrijden tot aan de teamsamenstelling kunnen we wel schrijven dat het wel voor elkaar gekomen is. De resultaten waren en zijn wisselend, de MA en JA werden in 1e helft van seizoen 2014-2015 nog kampioen en kwamen daardoor in een hogere klasse nog betere tegenstanders tegen in 2e helft in 2015. De MC en de MA2 hebben doorgaans een moeilijke competitie met sterkere tegenstanders maar de inschrijving op minimaal 1e klasse willen we handhaven. Het mixteam in de B presteerde boven verwachting als team. 2e helft seizoen 2014-2015 •
•
•
•
Edwin Benne clinic met geen vaste onderwerpen maar a.h.v. aangeleverde casussen werd gesproken met trainers van ook andere clubs en belangstellende over hoe het op te lossen. Vele nuttige onderwerpen zijn hier aan de orde gekomen en ter afsluiting is er een training gegeven door dhr. Benne aan het MA NOJK team 2015 met aanvulling van jonge senioren. Aan jongens uit de omgeving is samen met Compaen en Croonenburg een aantal trainingen gegeven op zondag met assistenten van H1 van Zaanstad. Dit is als zeer positief ervaren waardoor in het volgende seizoen een groep talententraining voort zal komen (zie 2015-2016). Tijdens het NOJK kwamen er 4 teams van vv Zaanstad uit. De JA en MB halen de doelstelling van de 2e ronde niet. De MC strand in de halve finale ronde maar haalde hiermee de doelstelling wel. De MA dringt door tot de finale in Doetinchem en worden 4e van Nederland. Ze halen de finale niet omdat er net verloren werd van VC Sneek die uiteindelijk de titel pakte. Met dit laatste heeft vv Zaanstad positieve naam gemaakt in kranten en bij de omroep Zaanradio. De MC wordt 2e en MA 3e bij het Holland Top toernooi en MB en JA presteren naar behoren.
7
1e helft seizoen 2015-2016 We hebben voor alle groepen goede trainers weten vast te leggen. Marc Donker en Jary Kroon MC1, Ingerlise Kooijman en Erwin Bleeker MB1, Linda Wijering MB2, Frank van den Outenaar en Mirjam Schaap MA1 en Ruby Adel MA2. Bij de CMV zijn ouders maar ook speelsters en spelers van de senioren als trainer werkzaam. De teams zijn ingeschreven zoals hieronder waarbij de 2e teams en MC1 veel moeite hebben met het niveau in hun klasse. Toch wordt dezelfde klasse gehandhaafd in de 2e helft van het seizoen. • • • • • • • •
• • •
•
JA 1e klasse goed MA1 Hoofdklasse redelijk e MA2 1 klasse moeizaam MB1 Hoofdklasse goed en kan evt. promoveren e moeizaam MB2 1 klasse e MC1 1 klasse moeizaam CMV niveau 6 (2 teams), niveau 5 (2 teams), niveau 4 (3 teams). Er is een volleybalschool gestart met de naam Rabobank en wordt alleen door vv Zaanstad georganiseerd. Hier zijn alleen jeugdspelers geselecteerd en bevat talenten uit Zaanstad en omgeving. Hier wordt wel een bijdrage voor gegeven door de deelnemers. Er is veel positieve enthousiasme bij deze groep incl. trainers. De jeugd groeit en vooral bij de meiden jeugd maar bij het CMV ook meisjes maar vooral jongens. Er zijn bij een aantal teams wat niveauverschillen waardoor er wat strubbelingen zijn ontstaan. Deze zijn besproken en daar waar nodig zijn er handvaten uitgereikt Een aanmoediging, een compliment, een corrigerende opmerking: het is van grote invloed op de sporters. Namens de JTC en het bestuur van VV Zaanstad organiseren wij twee bijeenkomsten in het kader van het traject ‘Sportief Coachen’ – een initiatief van NOC NSF. Deze bijeenkomsten zijn speciaal bedoeld voor alle jeugdtrainers en jeugdcoaches van VV Zaanstad. De JTC werkt hard aan de organisatie binnen de commissie en wil een aantal zaken formaliseren. De behoeft is om volgens een beleidsplan te kunnen werken en zal aangeleverd worden door het hoofdbestuur. Eventueel volgt hierna een jeugdplan die daar op aansluit.
Op dit moment wil één commissielid zich meer toeleggen op het trainen geven. Hierdoor zijn wij gericht op zoek naar aanvulling van 2 personen voor het team om zo de taken beter te kunnen verdelen en meer input te krijgen in het te verbeteren van een aantal zaken. Ons valt wel op dat het aanbod van kwalitatief goede volleyballers achter blijft t.o.v. een aantal voorgaande jaren. Doordat we goede trainers hebben en door heel hard werken van en met de beschikbare jeugd zullen we ons wel kunnen handhaven in de subtop van de jeugdcompetities. We willen naar de top. Door onze prestaties op de toernooien en 8
de Rabobank volleybalschool hopen we op een aantrekkingskracht van talentvolle leden van buitenaf naar onze vereniging. Hierbij blijven we wel alle aandacht houden aan onze huidige jeugdleden.
Zitvolleybal Op 8 mei 2014 werd de oprichting van de zitvolleybal afdeling bekend gemaakt met het geven van een clinic door het Nederlands Dames ZV team. Dames en heren van de eerste teams hebben hieraan meegedaan en het was een groot succes. De eerste doelstelling was naamsbekendheid creëren en het zitvolleybal bekend maken en laten integreren binnen de vereniging. De tweede doelstelling voor het eerste jaar was om met een volledig team deel te kunnen nemen aan de competitie (in toernooivorm) in de tweede divisie ( de competitie bestaat uit 3 divisies ; ere- 1e- en 2e divisie). We zijn van start gegaan met 4 spelende leden en al snel werd duidelijk dat de tweede doelstelling behaald was en zijn we in 2 maanden tijd gegroeid tot 8 spelende leden. Er zijn inmiddels 10 wedstrijden gespeeld in drie toernooien waarbij een duidelijk stijgende lijn zichtbaar is (laatste toernooi alle wedstrijden gewonnen). De interesse voor zitvolleybal groeit en de doelstelling is mede daarom wat aangepast. We hopen binnen twee jaar met twee teams, op sterkte ingedeeld, in de competitie te kunnen deelnemen. Vooralsnog ligt de focus op de (ex) volleyballer omdat zij makkelijker bereikbaar zijn. Wij hopen dat een aantal van hen zich aansluit waardoor het mogelijk wordt om op i.i.g twee niveaus zitvolleybal aan te bieden. Beginnende- of fysiek beperkte sporters kunnen dan ook makkelijker ingedeeld worden. Om zichtbaar te zijn voor de fysiek beperkte sporter zijn we opgenomen in het beperkt sporten aanbod van sportservice Noord Holland. Omliggende verenigingen zijn inmiddels aangeschreven en binnenkort worden de plaatselijke fysiotherapeuten benaderd. Inmiddels zijn we ook zichtbaar op de Zaanstad site, hebben we een eigen email adres, en een eigen facebook pagina waar we regelmatig berichten plaatsten uit de zitvolleybalwereld.
9
Contacten met de gemeente zijn gelegd om de mogelijkheden voor subsidie (aangepast sporten) te onderzoeken. De zitvolleybal afdeling is op zoek naar sponsoren en daarvoor wordt een aantal fondsen in de Zaanstreek benaderd. Wij zijn, door donatie, al in het bezit van een officieel zitvolleybal net en twee douchestoelen. Op de planning voor 2016 staat een open training organiseren en op 13 februari wordt het thuistoernooi van zitvolleybal Zaanstad gehouden. Hierbij proberen we een gelegenheidspoule te maken waarvoor een open inschrijving mogelijk is. Ook wordt gekeken naar mogelijkheden voor deelname aan het oliebollen toernooi. Na afloop van de officiële competitie zullen we in 2016 waarschijnlijk ook weer aan een aantal beachtoernooien gaan deelnemen. Hier is nog geen officiële competitie/ toernooideelname voor bekend. Voor een eventuele trainingsmogelijkheid willen wij contact gaan leggen met Silicium om te kijken of er een samenwerking mogelijk is. Zitvolleybal Zaanstad heeft 1 afgevaardigde in de Verenigingsraad zitvolleybal waarbij jaarlijks o.a. het beleid t.a.v. zitvolleybal wordt besproken. De zitvolleybal aangaande zaken die voor vereniging van belang kunnen zijn worden door de contactpersoon aan het bestuur voorgelegd. Angelique Kreulen - zitvolleybal
Wedstrijdsecretariaat Dit is het allereerste jaarverslag van het wedstrijdsecretariaat. Ik verzorg al jaren in samenwerking met de TC/JTC werkzaamheden voor het wedstrijdsecretariaat. Het is daarom goed om een overzicht te geven welke zaken er zoal geregeld worden. De werkzaamheden van het wedstrijdsecretariaat gaan eigenlijk het hele jaar door. Zodra het volleybalseizoen ten einde loopt, begint voor mij het nieuwe seizoen. Eind april/begin mei wordt in nauw overleg met de TC/JTC het aantal teams, indelingsletters, divisies, klasse, aanvangstijd en zaal inhuur opgegeven. Voor de divisieteams en regioteams vragen wij om dezelfde indelingsletter zodat het wedstrijdprogramma voor de vrijdag en zaterdag kloppend is. Eind mei maakt de NeVoBo de indeling van de divisieteams bekend, daarna volgt in juni de pouleindeling van de regioteams. Aan deze voorlopige poule-indeling kan weinig veranderd worden en is vooral ter controle. Het gebeurt weleens dat (regio)teams ontbreken. Hierna volgt half juni het concept wedstrijdprogramma. Helaas krijgen wij zeer regelmatig wisselende indelingsletters en kloppen de wedstrijddagen niet. Vooral bij de regioteams gaat het vaak fout. Wedstrijden worden dan verplaatst om het programma in Zaanlands West kloppend te krijgen. Dit is een heel gepuzzel en kost veel tijd. Wedstrijdwijzigingen doorvoeren is mogelijk tot 1 september. Vanaf 1 september is het
10
wedstrijdprogramma definitief en kan er zonder overleg met de tegenstander geen wijziging meer worden doorgevoerd. De mogelijkheid om in overleg met tegenstanders een wedstrijd te wijzigen werkt ook het aantal aanvragen om verplaatsing in de hand. Waar vroeger een reservespeler werd gevraagd, wordt nu direct een wedstrijdverplaatsing aangevraagd. Een aanvraag is een hoop werk. Het is zoeken naar een alternatieve datum, zaalbeschikbaarheid checken, kijken of de tegenstander kan, aanvraag indienen bij de tegenstander, daarna toestemming vragen bij de NeVoBo maar ook er voor zorgen dat de randvoorwaarden voor een wedstrijd zoals scheidsrechter, formulierenteller, lijnrechter, bordjesteller weer geregeld zijn. Ook van andere verenigingen ontvang ik veel aanvragen voor wedstrijdwijzigingen. Als er een datumwijziging wordt voorgesteld dan wordt dit met het betreffende team besproken. Gaat het om een tijdswijziging van 1 uur of minder op dezelfde dag dan keur ik dit zonder overleg met het team goed. Het team krijgt altijd bericht over een wijziging. In september beginnen de wedstrijden en dan is er al een hoop werk verricht. Na pouleindeling en wedstrijdprogramma moet er vlak voor de competitie een teamopgave aan de NeVoBo worden aangeleverd. De TC/JTC beslist over de inhoud van de teams en dit wordt door mij in een teamopgave verwerkt. Vlak voor de 1e wedstrijd krijgt elk team een blauwe map met daarin het wedstrijdprogramma, de spelerskaarten en consumptiebonnen en kan de competitie starten. Na elke gespeelde wedstrijd moet de uitslag ingevoerd worden en de formulieren verstuurd. Het zou heel fijn zijn als meer teams overgaan op het gebruik van DWF. Met dit Digitale Wedstrijd Formulier kun je de gegevens van je eigen team ophalen. Ook van je tegenstander kun je ophalen. Dit betekent geen geschrijf voor de wedstrijd, geen schrijffouten op het wedstrijdformulier dus geen boetes en je kunt na de wedstrijd de uitslag invoeren en direct versturen. Uitslagen van de divisieteams moeten binnen 1 uur na de wedstrijd ingevoerd worden omdat er anders een boete wordt berekend. De wedstrijdformulieren worden naar het regio- of hoofdkantoor gestuurd. In de tussentijd zijn vanaf juni leden afgemeld als spelend lid maar ook weer nieuwe leden aangemeld. Ledenadministratie en wedstrijdsecretariaat houden elkaar op de hoogte van de af- en aanmeldingen. Zodra het wedstrijdprogramma definitief is wordt er een rooster gemaakt met aanwijzingen voor scheidsrechters, formulierentellers, lijnrechters en bordjestellers. Dit schema wordt halfjaarlijks, maandelijks en soms wekelijks verstuurd naar de spelende leden. De NeVoBo deelt boetes uit als wij in gebreke blijven bij een wedstrijd. Ik hoop dat iedereen beseft dat wij elkaar nodig hebben om te kunnen spelen ongeacht in welke klasse je speelt.
11
En dan beginnen, aan het einde van de competitie in april, de werkzaamheden weer voor het nieuwe seizoen. Barry Sombroek - Wedstrijdsecretariaat
Communicatie Zoveel mogelijk zichtbaar maken van onze vereniging zowel naar de leden als naar de buitenwereld, dat is waar communicatie voor staat. Centrale plek hierin de website waar alle informatie is terug vinden over de vereniging, de teams en de actuele berichtgeving zoals wedstrijdverslagen. Telkens als er wat nieuws is wordt dit ook vermeld op facebook. Naar buiten toe worden er met grote regelmaat persberichten verstuurd. Dat levert PR op die terug te vinden is op online platforms als www.volleybalkrant.nl, www.vizieropvolleybal.nl en www.zaansesportkrant.nl als ook in de regionale media (zie voor een overzicht www.vvzaanstad.nl/nieuws/in-de-media). Naast de regelmatig terugkerende activiteiten, ook ‘special projects’ zoals de zondagtrainingen/volleybalschool, zitvolleybal en binnenkort het traject voor het jeugdkader ‘sportief coachen’. Tot slot regelmatig aandacht voor de sponsors, vorig seizoen via de ‘sponsor van de maand’ dit seizoen voortgezet als ‘sponsor van de wedstrijd’ gekoppeld aan de wedstrijden van heren-1. De communicatie wordt gedragen door ondergetekende als communicatie-adviseur, ondersteunt door het webteam bestaande uit Annelies Lassooy, Wim van der Weide en Tjitske Lemstra. Afgelopen seizoen was ook Marc van der Hurk actief in het webteam, met dank voor zijn bijdrage. Daarbij is er heel veel beeldmateriaal gemaakt door Wolter van Eeken. Belangrijkste uitdagingen zijn om ‘communicatie’ op het zelfde niveau te handhaven, in te bedden binnen de vereniging en het helpen benutten van de kansen die de nieuwe topsporthal zal gaan bieden. Eric Visch, communicatie-adviseur VV Zaanstad
12
