Jaarverslag 2012
Drs. Ing. R. Verhoeven Secretaris
D. Schuwer Voorzitter
Sportraad Valkenswaard © 2013, sportraadvalkenswaard.nl
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave .................................................................................................... 2 1. Jaarverslag 2012 ......................................................................................... 3 2. Inleiding .......................................................................................................... 4 Definiëren rol Sportraad ........................................................................................................................ 4 Convenant Sportraad Valkenswaard en gemeente Valkenswaard ............. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Inrichting Sportraad .................................................................................................................................. 4 Besluiten ............................................................................................................................................................. 6 Communicatie ................................................................................................................................................. 7 Balanced Scorecard ................................................................................................................................... 8
3. Werkprogramma 2012 ............................................................................. 8 Aktie werving leden ................................................................................................................................... 8 Bestuursvergaderingen 2012 ............................................................................................................. 9 Visie Eurocircuit ............................................................................................................................................ 9 Zelfwerkzaamheid ............................................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Aangepast sporten ...................................................................................................................................... 9
4. Algemene Ledenvergadering ............................................................... 10 Bestuursverkiezing ................................................................................................................................... 11 Benoeming financieel deskundige ................................................................................................ 11 Financieel jaarverslag ............................................................................................................................ 11
5. Begroting 2013 .......................................................................................... 11 Communicatie ............................................................................................................................................... 11 Jaarverslag 2012 ........................................................................................................................................ 12 Werkprogramma 2013 .......................................................................................................................... 12
Sportraad Valkenswaard Jaarverslag 2012
2
1. Jaarverslag 2012 De Sportraad Valkenswaard blikt terug op het jaar 2012 waarin het op de ingeplande weg een verdere en concrete invulling kon geven aan diverse vraagstukken zoals visieontwikkeling op sportgebied voor de gemeente Valkenswaard. Daarnaast heeft het in 2012 haar doelstellingen en rol verder aangescherpt om de betrokken verenigingen nog beter te kunnen bijstaan als centrale spreekbuis van de Valkenswaardse sport. Het bestuur van Sportraad Valkenswaard brengt met dit jaarverslag haar activiteiten van afgelopen jaar in beeld. Het bestuur van Sportraad Valkenswaard dankt haar leden alsmede de gemeente Valkenswaard voor de samenwerking in 2012. Namens het bestuur, Drs. Ing. R. Verhoeven Secretaris
D. Schuwer Voorzitter
Opgetekend per 1 februari 2013
Sportraad Valkenswaard Jaarverslag 2012
3
2. Inleiding De Sportraad Valkenswaard sinds haar oprichting op 26 februari 2008 gebouwd aan een adviesraad die als volwaardige partner wordt gezien binnen de gemeente Valkenswaard. In het voorbije jaar 2012 heeft de Sportraad getracht zo goed mogelijk gevraagde of ongevraagde adviezen naar de gemeente toe uit te brengen conform Convenant, artikel 4.a. Ook heeft de sportraad in de ALV een rooster van aftreden gepresenteerd. De sportraad bestaat per 1 januari 2013 uit de volgende personen: Danny Rob Jac Hans John Norman Vacant
Schuwer Verhoeven Dielis Bimmel Ooms Uhlenbush
Voorzitter Secretaris Penningmeester Vice-Voorzitter Lid Lid Lid
Definiëren rol Sportraad Sportraad Valkenswaard • •
•
• •
•
De Sportraad is een overkoepelend orgaan dat door de sportaanbieders zelf is opgericht. Zij fungeert als een belangenorganisatie voor alle sportaanbieders in de gemeente Valkenswaard. Waarbij opgemerkt dient te worden dat ze zeker geen ombudsfunctie vervuld en terughoudend om gaat met individuele belangenbehartiging. Wel zal de Sportraad een goede samenwerking opbouwen met verwante organisaties en instellingen om haar doelstellingen te realiseren. De Sportraad heeft een belangenbehartigende rol tussen enerzijds de sport(aanbieders) en anderzijds de lokale overheid(beleidsmakers). Daartoe heeft de Sportraad een periodiek overleg met de portefeuillehouder sportzaken van de gemeente Valkenswaard. Ze geeft algemene en specifieke informatie over het sportbeleid en/of de daaruit voorkomende acties. De Sportraad bevordert de totstandkoming en instandhouding van een samenhangend en gestructureerd sportoverleg tussen verenigingen en overige partijen in de sport. Ze geeft gevraagd en ongevraagd advies aan overheden en gevraagd advies aan verenigingen, organisaties, instellingen en instanties over diverse vraagstukken binnen het sportbeleid in onze gemeente.
Sportraad Valkenswaard Jaarverslag 2012
4
Doelstellingen Sportraad • • •
promotie en bevordering van sport in de breedste zin van het woord. verbeterde samenwerking tussen alle sport actoren. initiatieven voor sport gerelateerde acties en/of beter afstemming tussen de acties.
Hoofdtaken van de Sportraad t.a.v. nieuwe initiatieven: • • •
het initiëren van thema’s en projecten. het benaderen van mensen voor thema- en projectgroepen. het herkennen en ordenen van dwarsverbanden tussen de thema- en projectgroepen.
Inrichting Sportraad organisatie De Sportraad Valkenswaard heeft de juridische structuur van een vereniging en is bij notariële akte opgericht. De Sportraad heeft twee organen: een Bestuur en een Algemene Ledenvergadering. Het bestuur is belast met de leiding van de vereniging. In de Algemene Ledenvergadering kunnen de leden hun stem doen gelden. Zij kunnen mede het beleid van de vereniging bepalen alsmede bestuursleden aanstellen en ontslaan. De Algemene Ledenvergadering is het belangrijkste orgaan, het bestuur moet aan haar verantwoording afleggen. het bestuur De Sportraad heeft een ‘vrijwilligers’ bestuur. Niet samengesteld op de benodigde kennis op juridisch, financieel, commercieel en natuurlijk sportief vlak maar vooral samengesteld op basis van ‘sportvertegenwoordiging’. financiën De leden van de Sportraad betalen elk jaar geen contributie. Daarnaast ontvangt de Sportraad subsidie van de gemeente Valkenswaard. medewerkers Er zijn geen medewerkers in dienst.
Sportraad Valkenswaard Jaarverslag 2012
5
Instrumenten Sportraad • het huidig geformuleerde en nog steeds als zodanig gebruikte sportbeleid uit de nu wel expirerende oude Sportnota. In de raadsvergadering van 24 november 2011 is de nieuwe “Sportnota” door de gemeenteraad vastgesteld. Deze “Sportnota” zal leidend worden; • het uitwerkingsprogramma bij deze oude Sportnota en de in 2012 op te stellen uitvoeringsprogramma`s op basis van de nieuwe “Sportnota”; • de in juni door de gemeenteraad vast te stellen Voorjaarsnota/Kaderbrief; • jaarlijkse Programmabegroting en dan met name die Programma’s waarin aandacht wordt besteed aan de Sport; • de ook jaarlijks door het college op te stellen Productenbegroting/-raming; • signalen vanuit de sport en/of de gemeente; • het inspelen op autonome landelijke en/of plaatselijke aan sport gerelateerde ontwikkelingen; • concept college- en/of raadsvoorstellen met aan sport gerelateerde onderwerpen: ook waakzaamheid op ambtelijke initiatieven (als voorbeeld de Zelfwerkzaamheid). Besluiten 1. Sportraad wil onder voorwaarden ( zie verder) unaniem oprekking van de ‘oorspronkelijke’ taak naar: > actievere rol naar leden door bestuur > actievere rol van leden naar bestuur > beter communiceren > mogelijk thema- / sportersgroepen/ clusters maken > op aanvraag van leden; adviseren / ondersteunen initiatieven, oplossen problemen Kortweg te noemen: Verenigingsondersteuning 2. Het huidige bestuur ziet deze oprekking qua inhoud, tijd, competenties en professionaliteit uitvoerbaar onder voorwaarden van: > ambtelijke ondersteuning > professionalisering: scherper functioneren, er aan gaan werken door studie / bijscholing / taak oppakken > splitsen van taken en clusteren > mogelijk een uitbreiding met experts / passende nieuwe bestuursleden
Sportraad Valkenswaard Jaarverslag 2012
6
3. Consequenties voor de bestuursleden: ieder bestuurslid trekt een thema-/ sportersgroep/ cluster en geeft Verenigingsondersteuning > dossier opmaken en bijhouden: volgens de gemeentelijke planning en controlecyclus zoals beschreven bij ‘Instrumenten Sportraad” en van de sportverenigingen > opstellen agenda bijeenkomst / overleg / contact thema/ sportersgroepen > concrete casus met leden behandelen, uitwerken en voorzien van advies / aanpak 4. Uitwerking per doelgroep/ cluster (trekker, secondant) Voorstel doelgroepen/ clusters en bijbehorende "trekkers": a. Gemeente Valkenswaard (Danny, Hans) b. Binnensporten (Hans, Norman) c. Buitensporten (John, Danny ) d. Natte sporten (Jac, Hans ) e. Gehandicapten sport (Norman, Rob) Secondanten worden per thema/discussie toegevoegd. Uitwerking voorwaarden: • ambtelijke ondersteuning; • professionalisering: scherper functioneren, er aan gaan werken door studie / bijscholing / taak oppakken; • mogelijk een uitbreiding met experts / passende nieuwe bestuursleden.
Communicatie Om een goede communicatie op te zetten voor enerzijds onze leden en gemeente en anderzijds nieuwe te werven leden of inwoners van de gemeente Valkenswaard is E-mail en een Website gekozen als centraal communicatiemiddel. Uitnodigingen, brieven en andere gerelateerde artikelen worden via dit communicatiemiddel verzonden richting onze leden, niet-leden en gemeente. De website sportraadvalkenswaard.nl zorgt voor de centralisering van informatie betreffende sport en sportactiviteiten in en om de gemeente Valkenswaard. Op deze website vind men ook de laatste communicatie met deze doelgroepen alsmede ook de laatste stand van zaken van het werkprogramma. De website sportraadvalkenswaard.nl en bijbehorende E-mail faciliteiten zijn onder gebracht bij een derde partij. Sportraad Valkenswaard Jaarverslag 2012
7
Balanced Scorecard De Sportraad Valkenswaard heeft 2012 verder gebruikt om haar succes af te bakenen aan de hand van een vooraf opgestelde “balanced scorecard”. Deze “balanced scorecard” is aangezet om voor de Sportraad Valkenswaard zelf te bepalen of de raad wel of niet succesvol is geweest. Doelstelling van een dergelijke methode is om de scherpte in de Sportraad te behouden alsmede ook als volwaardig adviseur op te treden richting de gemeente Valkenswaard. Op basis van scores in de scorecard wordt bijgestuurd. De evaluatie heeft eind 2012 plaatsgevonden en mede door de leden positief bevonden. De evaluatie van deze Balanced Scorecard werd in het werkprogramma 2012 opgenomen.
3. Werkprogramma 2012 In navolging van 2011, is er door de Sportraad een werkprogramma 2012 vastgelegd, waarin beschreven staat welke onderwerpen opgepakt worden. Daarnaast is vastgelegd in welke processen de Sportraad haar aanbevelingen doet en hoe zij het werkprogramma tot uitvoer brengt. -
Actie werving leden 2012
-
Positioneren, taak en functie Sportraad Valkenswaard
-
Themabijeenkomst
-
Combifunctionaris
-
Herinrichting sportpark D’n Dries
-
Parkmanagement sportpark D'n Dries
-
Herinrichting Eurocircuit
-
Voorgenomen bezuinigingen
-
Impuls Brede Scholen, Sport en Cultuur (Combifuncties)
-
Voorgenomen Zelfwerkzaamheid
Aktie werving leden Invulling van de Balanced Scorecard heeft geresulteerd in een aantal acties op vooraf geselecteerde onderdelen. Een van deze onderdelen is het uitbouwen van het aantal leden die na de oprichtingsvergadering op 16 leden is vastgesteld. Een nabel-aktie door het bestuur van de Sportraad Valkenswaard heeft uiteindelijk geresulteerd in een dekkingsgraadgroei van ongeveer 65%. Het aantal leden is door fusies gedaald naar 25.
Sportraad Valkenswaard Jaarverslag 2012
8
Bestuursvergaderingen 2012 Om tot uitvoering van de geplande werkprogramma’s te komen moeten er bestuursvergaderingen worden gevoerd. Het bestuur heeft buiten de ALV om 15 keer fysiek vergaderd en diverse digitale discussies gevoerd. Op 29 maart 2012 heeft de Sportraad zijn ALV gehouden. Resultaten zijn terug te vinden op onze website sportraadvalkenswaard.nl. De vergaderingen vonden zoveel als mogelijk plaats op het zwembad De Wedert, locatie D'n Instroom. Incidenteel werd bij bestuursleden thuis vergaderd. Daarnaast heeft een afvaardiging van de sportraad 7 bestuurlijke en ambtelijke besprekingen met de gemeente gevoerd. Het belangrijkste item uit deze bijeenkomsten was de toekenning rol/taak van de Sportraad o.a. door het krijgen van een structurele rol in de gemeentelijke planning- en controlecyclus. Visie Den Dries Een van de onderwerpen waarin de Sportraad zich beweegt is de visieontwikkeling voor sportpark Den Dries. De Sportraad heeft op de vraag van gemeente Valkenswaard, om medewerking te verlenen voor de visieontwikkeling onderhoud gepleegd en adviezen gegeven hoe een dergelijke ontwikkeling vlot te trekken.
Visie Eurocircuit De Sportraad Valkenswaard is alleen informatief op de hoogte gebracht omtrent de vorderingen op dit gebied. De Sportraad heeft geen oordeel of advies uitgebracht over dit visie project. Op 14 december 2011 is de sportraad actief deelgenomen aan een bijeenkomst tussen de gemeente Valkenswaard en de gebruikers van het eurocircuit. Aangepast sporten Tijdens de wervingsactie medio 2010 is aangepast sporten een thema geweest dat zowel door de gemeente Valkenswaard als door de Sportraad als belangrijk betiteld. Mede daardoor is de raad voor aangepast sport uitgenodigd om aanwezig te zijn op de algemene ledenvergadering. Tijdens de algemene ledenvergadering is besloten de leden van de raad voor aangepast sporten aan te schrijven als mogelijk lid van de Sportraad zodat deze belangen daarin worden meegenomen. In 2011 hebben we dit doorgetrokken.
Sportraad Valkenswaard Jaarverslag 2012
9
Convenant met Gemeente Valkenswaard In het convenant is bij intreding in 2010 afgesproken dat het advies van de Sportraad richtinggevend is, maar niet bindend. Het college kan dus van het advies afwijken. Ze moet de Sportraad dan wel aangeven waarom ze dat doet. De Sportraad en het college hebben de overeenkomst afgesloten, omdat beide partijen het belangrijk vinden dat kennis, ervaringen en standpunten van de Sportraad en haar deelnemers vroegtijdig betrokken worden in het sportbeleid. Daarnaast streeft de Sportraad ernaar dat sportverenigingen actief betrokken worden in het mede inhoud en vorm geven aan de ontwikkeling en uitvoering van het lokale sportstimuleringsbeleid. De overeenkomst legt de manier van overleg en samenwerking tussen college en Sportraad vast.
Thema bijeenkomst Op 28 november is er een thema avond geweest met als onderwerpen: - Combifunctionaris - Parkmanagement Er was een grote opkomst. Ook vertegenwoordigers van de Valkenswaardse politiek waren hierbij aanwezig. Gecontateerd werd dat de gemeente op allerlei fronten met betrekking tot de sport achter de feiten aan loopt, dat is de conclusie van de sportraad. Ook werd er opgemerkt dat de gemeente geen gevoel heeft voor urgentie naar de sportraad toe. De vraag luidt wat wil de gemeente weten van de sportraad? De sportraad brengt een advies uit over het parkmanagement. Er wordt een bezoek gebracht Maastricht door leden van de sportraad aangevuld met Hans van Bokhoven en Hans Baijens. Daarna wordt er een advies uitgebracht. Deze werkgroep gaat onder andere op excursie naar Maastricht om daar een eerste indruk te krijgen hoe men daar het parkmanagement heeft opgezet.
4. Algemene Ledenvergadering Op 29 maart 2012 heeft de Algemene Ledenvergadering (ALV) van de Sportraad Valkenswaard plaatsgevonden. De belangrijkste onderwerpen op rij:
Sportraad Valkenswaard Jaarverslag 2012
10
Bestuursverkiezing Er is een rooster van aftreden opgesteld door het bestuur dat er als volgt uit ziet: Naam
Functie
Jaar van aftreden
Willem van Montfort Hans Bimmel Rob Verhoeven Jac Dielis John Ooms Petra Meurs
Voorzitter Vice-voorzitter Secretaris Penningmeester Bestuurslid Bestuurslid
2011 2014 2013 2015 2015 2011
Zowel Petra Meurs als Willem van Montfort waren aftredend en niet herkiesbaar. Norman Uhlenbush is toegetreden als lid van de Sportraad. Danny Schuwer is toegetreden als voorzitter van de Sportraad.
Benoeming financieel deskundige
Voor het controleren van de jaarstukken heeft zich, evenals vorig jaar, beschikbaar gesteld als financieel deskundige Maarten van Gerven (Watervrienden Valkenswaard)
Financieel jaarverslag
Het financieel jaarverslag is gepresenteerd met een nagatief saldo. De oorzaak hiervan is gerelateerd aan: -
Sportgala 2012 Combifunctionaris
5. Begroting 2013 Zoals het er nu uitziet heeft de sportraad een negatieve begroting van € 3000,- voor het jaar 2013. Dit komt door het mee financieren van de Combifunctionaris voor dit jaar een bedrag van € 2500,- Ook het financieren van het sportgala draagt hieraan bij.
Communicatie Uitgebreid is met de aanwezige vertegenwoordigers van de aangesloten verenigingen van gedachten gewisseld over de wijze waarop en de wegen waarlangs de sportraad haar in- en externe communicatie zou kunnen vormgeven. Ook is er gesproken over het organiseren van thema avonden over diverse onderwerpen. Vandaar ook dat de begrote bedragen hiervoor gehandhaafd blijven. Sportraad Valkenswaard Jaarverslag 2012
11
Jaarverslag 2012 Met betrekking tot het werkprogramma 2012 is tijdens de ALV onder andere gesproken over de (procedure inzake de) herinrichting van het Eurocircuit, Zelfwerkzaamheid, Bezuinigingen, Rol Sportraad, Sportnota, herinrichting sportpark Den Dries en het accommodatie beleid. In 2013 zal de sportraad andermaal acties ondernemen om meer verenigingen aan zich te binden. Als doel wordt gesteld om (direct) 65% van alle sportverenigingen en (indirect) 80% van alle sporters bij de sportraad aangesloten te krijgen. Werkprogramma 2013 In het kader van het programma 2013 is de suggestie gedaan om in dat jaar een aantal thema-bijeenkomsten te organiseren over o.a. ‘innovatie’, ‘scheidsrechters’ en ‘sponsorwerving’. Daarnaast hebben de leden een aantal onderwerpen ingebracht waarover het bestuur zich nog gaat buigen.
Werkprogramma 2013 Taak opbouwen en onderhouden relatie met leden
herinrichten organisatie Sportraad Valkenswaard
Sportraad Valkenswaard
activiteiten Ø briefings Ø website Ø representatie op uitnodiging bij activiteiten leden Ø ingaan op inhoudelijke verzoeken van leden Ø businesscase aangaande zwembad De Wedert en Multifunctionele sporthal . Ø uitvoering clustering uitwerking per doelgroep/ cluster (trekker, secondant) Voorstel doelgroepen/ clusters en bijbehorende "trekkers": a. Binnensporten b. Buitensporten c. Natte sporten d. Gehandicapten sport Secondanten worden per thema/discussie toegevoegd.
Periode hele jaar
Ø uitwerken nieuwe rol/taak Ø verder invullen taakverdeling bestuursleden Ø benoemen permanente vertegenwoordiging naar gemeente
voorjaar
Sportraad Valkenswaard Jaarverslag 2012
voorjaar
12
Ø uitbreiden bestuur Ø evalueren beslissingsboom BOS Programma
Ø deelnemer Werkgroep Ø meewerken aan evaluatie
hele jaar
Impuls Brede Scholen-SportCultuur (Combinatiefuncties)
Ø uitwerken projectplan gemeente Ø actieve betrokkenheid bij Uitvoering Ø meewerken aan begeleiding en monitoring
hele jaar
Overleg met gemeente
Ø structureel inbedden in gemeentelijke beleidscyclus Ø aanwijzen permanente bestuursvertegenwoordiging Ø
voorjaar
Uitvoering combinatiefunctionaris in organisatie Sportraad
Opstellen Werkprogramma 2012
voorbereiding Jaarvergadering november
Combinatiefunctionaris: Ø Werkorganisatie; Sportraad Valkenswaard Ø Functie; Sportconsulent / adviseur Ø Omvang; 0,5 fte Ø uren/wk; 20 uur plan van aanpak: > opzetten o.a. concrete werkzaamheden, verantwoording, werkplek > begeleiding door bestuur opzetten > inventarisatie ‘vragen van leden’ > introductie bij leden Ø ontwerp Ø voortstel aan leden Ø vaststellen definitief Ø ontwerp Ø briefing
Sportraad Valkenswaard Jaarverslag 2012
januari 2013
okt. / nov.
sept. / okt.
13
