Jaarplan 2008–2009 Nederlandse Vereniging voor Ouders van Meerlingen
September 2008
Inhoudsopgave
1.
Inleiding
3
2.
Financiën
4
3.
Ledenadministratie
6
4.
Secretariaat
7
5.
Website
8
6.
Sponsoring
9
7.
Commissie Meerlingendag
10
8.
Meerlingen Magazine
11
9.
Commissie Werkgroepen
12
10.
Meerlingentelefoon
13
11.
Voorlichtingsmateriaal
14
2
1. Inleiding
Voor u ligt het jaarplan 2008–2009 van de NVOM. Het beschrijft onze strategie, ambities en doelen en de manier waarop we een en ander willen aanpakken. Het plan voor het komende verenigingsjaar bouwt voort op het plan en de uitvoering daarvan van vorig jaar. In de zomer van 2005 hebben we gekozen voor een strategie die gericht is op het vergroten van het aantal leden door het verder uitbouwen van lotgenotencontact in de groep ‘zwanger tot zes’, om in een later stadium vanuit een grotere kracht meer nadruk op de politieke lobby te kunnen leggen. Het komende jaar zetten we de gekozen strategie voort en kennen we vier speerpunten: Lotgenotencontact. De NVOM organiseert en faciliteert het contact tussen (aanstaande) ouders van meerlingen. We leggen de nadruk op de groep ‘zwanger tot zes’, en hebben daarnaast ook doelgroepgerichte acties voor drielingen, oudere meerlingen, etc. Naamsbekendheid vergroten. Via een gerichte actie of evenement wil de NVOM ook het komende jaar weer landelijke publiciteit bewerkstelligen. Het doel hierbij is onze standpunten breed over de bühne te krijgen en daarmee de naamsbekendheid verder te vergroten. Marktaandeel vergroten. Doel is om een zo groot mogelijk marktaandeel te bereiken in onze primaire doelgroep. We streven ernaar om uiteindelijk 50% van de (aanstaande) meerlingouders als lid te hebben. Momenteel is dit bijna 25%. Het doel is dan ook om per jaar rond de 1.500 nieuwe leden te werven (meerlinggeboorten ligt de laatste jaren net boven de 3.000). Met een groot marktaandeel staat de NVOM sterk. Professionalisering. Door verdere uitbesteding van administratieve, secretariële en ICT activiteiten wordt de kwaliteit van de dienstverlening geborgd en onze kwetsbaarheid als vrijwilligersorganisatie verkleind. Deze vier speerpunten zijn de leidraad voor onze activiteiten, die dan ook maximaal gericht zijn op het bijdragen aan deze doelen. Per activiteit geven wij in dit plan aan hoe aan de vier speerpunten wordt bijgedragen. Veel leesplezier! Namens het bestuur, Sep Visser Voorzitter
3
2. Financiën
In het jaarverslag 2007-2008 kunt u zien dat de financiële positie van de NVOM nog steeds zeer goed te noemen is. Dit willen we dit jaar dan ook zo houden. We zijn voor het komend jaar uitgegaan van een sluitende begroting. Lange termijn investeringen zullen bekostigd worden uit het in de afgelopen jaren opgebouwde eigen vermogen. De strategische speerpunten brengen kosten met zich mee, ongeveer 75% van de inkomsten vloeit naar directe activiteiten: Lotgenotencontact: deze kosten zijn met name terug te vinden bij de Commissie Werkgroepen en op indirecte wijze ook bij de Website vanwege het faciliteren van het forum en bij het Magazine met daarin de eigen verhalen. Daar waar de vragen het lotgenotencontact overstijgen, bestaat de mogelijkheid om de hulp van de Meerlingentelefoon in te roepen. Ook zal de NVOM weer op een aantal kleinere beurzen en informatie avonden in het land present zijn. Naamsbekendheid vergroten: de directe activiteiten zoals Meerlingen Magazine en Meerlingendag dragen bij aan de naamsbekendheid. Door middel van gerichte communicatie in de media (persbericht) zullen wij aandacht vragen en waarschijnlijk ook free publicity krijgen. Wij streven dit jaar naar nieuw informatiemateriaal gebundeld in een compact boekje ter vervanging van de huidige 5 brochures. Ook zal de website www.nvom.nl naar www.nvom.net aangeschaft worden nu deze recent vrij is gekomen. Marktaandeel vergroten: onder de ledenadministratie staan de kosten van de welkomstdoos die vanwege kwantumvoordeel in het groot is aangeschaft. Deze doos wordt gevuld met acties en aanbiedingen die gratis aan de NVOM worden verstrekt. De aanbieders dragen bij aan de portikosten van de welkomstdoos. Professionalisering: In de begroting is rekening gehouden met uitbestede administratieve, secretariële en ICT taken. Indien een grote investering nodig zal blijken te zijn (bijvoorbeeld in automatisering of eenmalige opzet kosten) dan zal dit uit het eigen vermogen worden gefinancierd. Op de volgende pagina treft u de begroting aan. Mocht u (voorafgaande aan de ALV) hierover nog vragen hebben, dan kunt u die altijd stellen aan de penningmeester
[email protected] of op de ALV van 12 oktober 2008.
Begroting Finaniële administratie De kosten van de financiële administratie bestaan voornamelijk uit het innen van de contributie, het verwerken van de financiële mutaties in de boekhouding en het opmaken van de jaarrekening.
4
BEGROTING 2008/2009 Begroot 2007/2008 €
Werkelijk 2007/2008 €
Begroot 2008/2009 €
160.000 4.000 0 10.000 1.000 3.000 2.000 __________
156.421 3.980 1.130 3.642 1.136 2.655 0 __________
150.000 4.000 0 3.000 2.000 3.000 2.000 __________
180.000
168.964
164.000
LASTEN Bestuur 11.000 Beleid 2.500 ICT/website 7.000 Secretariaat 16.000 Ledenadministratie 24.500 Financiële administratie 5.500 Meerlingendag 30.500 Magazine 64.000 Meerlingentelefoon 5.000 Informatiebrochure 6.000 Herziening informatiebrochures *) 0 Commissie Werkgroepen 10.500 9-Maandenbeurs 3.000 Diverse lasten 9.500 Afschrijvingen 0 Resultaat (15.000) __________
9.498 1.032 2.683 7.972 21.170 5.164 25.639 54.843 4.041 3.295 15.000 1.714 0 1.812 4.945 10.156 __________
11.000 2.500 7.000 7.000 24.500 5.500 25.000 58.000 5.000 0 voorziening 10.500 3.000 4.000 1.000 0 __________
180.000
168.964
164.000
BATEN Contributies Interesten Meerlingendag Magazine/website Informatiebrochure Welkomstpakketten Sponsoring
5
3. Ledenadministratie
De ledenadministratie vormt de basis van de vereniging en zorgt voor inschrijvingen, verzending welkomstdoos, uitschrijvingen, gegevensaanlevering voor de contributie-inning, actueel adressenbestand voor de collectieve verzending van de Magazines en op individuele basis verzenden van de aangevraagde informatiebrochures. Bijdrage doelstellingen 2008-2009 De aanmelding van leden zal verder geautomatiseerd worden. Nu is het nog een spreadsheet, maar wij zijn op zoek naar een (web)applicatie die zal zorgen voor een koppeling van de ledenadministratie aan de financiële contributie-inning en aan de ledeninformatie die wij nu nog ontvangen via een schriftelijke enquête. In de toekomst zou het mogelijk moeten zijn dat de leden hun eigen informatie bij aanmelding via het internet kunnen invoeren, inzien en aanpassen (adreswijzigingen, invoeren van de geboortegegevens zoals zwangerschapsduur, namen en gewicht). Hiervoor zal een investering nodig zijn, zodat de gegevens van onze leden op eenmalige, eenduidige, gestructureerde en goed beveiligde manier vastgelegd kunnen worden. Voor deze investering is niet apart begroot. Deze investering zal zo nodig ten laste komen van het eigen vermogen en in drie jaar worden afgeschreven. Begroting Ledenadministratie De kosten van de ledenadministratie bestaan voornamelijk uit het verwerken van de aanmeldingen en het versturen van de welkomstdozen, contributie-inning en administratie, briefpapier en enveloppen, welkomstdozen en opslag.
6
4. Secretariaat
Korte omschrijving Het secretariaat vormt het hart van de vereniging door ondersteuning te bieden aan de leden, het bestuur, de commissies en de activiteiten van de NVOM en zorg te dragen voor een adequate onderlinge informatie-uitwisseling. Bijdrage doelstellingen 2008-2009 Afgelopen jaar is het secretariaat geprofessionaliseerd om de kwetsbaarheid te beperken en de mate van continuïteit te vergroten. Daarvoor zijn een aantal secretariaatstaken onder regie van de secretaris aan een persoonlijke assistent uitbesteed. Omdat dit goed is verlopen, is in de loop van het jaar een aantal extra taken, zoals het bijhouden van een aantal werkgroep mailboxen, toegevoegd aan die secretariaatstaken. Daarnaast heeft het secretariaat het afgelopen jaar de nieuwsbrieven nieuw leven ingeblazen. Met input van bestuursleden zijn het afgelopen jaar drie nieuwsbrieven verschenen voor de vrijwilligers. De doelstellingen voor komend verenigingsjaar liggen voornamelijk op het terrein van het uitbouwen en optimaliseren van bovengenoemde taken. De telefoon- en postafhandeling van het secretariaat worden ook komend jaar verzorgd door Bureau Hartveld beheer & secretariaat. De secretariaatstaken van de persoonlijk assistent van Moneypenny bestaan uit emailafhandeling, de voorbereiding en verslaglegging van de bestuursvergaderingen en de monitoring van de uitstaande acties voortvloeiend uit die vergaderingen. Daarnaast verzorgt de persoonlijk assistent de verslaglegging van de ALV en biedt zij ondersteuning bij het opstellen van het jaarverslag en jaarplan. Begroting Secretariaat De kosten van het secretariaat bestaan voornamelijk uit vergoedingen voor de secretariële ondersteuning ter waarborging van de continuïteit, bereikbaarheid en professionaliteit van de NVOM.
7
5. Website Korte omschrijving De Website heeft als doel ouders van meerlingen te informeren over alle mogelijke zaken aangaande meerlingen via de elektronische weg (internet). Ook kan de website een rol spelen bij het ontvangen van e-mail (op een veilige manier en zonder overlast van spam en virussen) door de verschillende commissies en vrijwilligers. Bijdrage aan doelstellingen 2008-2009 In het komende jaar zal gekeken worden hoe de website integraal verbeterd kan worden. Dit zal uitmonden in een website waar leden meer informatie kunnen krijgen dan niet-leden. Dit betekent dat er een basisgedeelte zal zijn. Wil men meer informatie, dan zal men zich moeten registreren of lid moeten zijn. Dit alles zal eerst uitgewerkt dienen te worden om een juiste basis te gaan vormen voor de toekomst. Binnen de website zal aan kennisopbouw worden gedaan om alle gepubliceerde informatie beschikbaar te krijgen. De huidige opzet om oude uitgaven van het Meerlingen Magazine op te kunnen vragen zal verder worden uitgebreid met een onderwerpregister van gepubliceerde artikelen. Inzake sponsoring zal bekeken worden of de linkjes uitgebreid kunnen worden met (binnen vooraf bepaalde kaders) betaalde advertenties op de website. Bij de plaatsing van advertenties zal onderscheid gemaakt worden naar bedrijven, verenigingen, instellingen, leden en niet leden. Ook zal de website www.nvom.nl aangekocht worden om meer bekendheid en bezoekers te creëren. Deze internetnaam was tot nu toe bezet maar zal spoedig aan ons overgedragen worden. Begroting Website De kosten van de website bestaan voornamelijk uit vergoedingen voor de ICT ondersteuning ter waarborging van de continuïteit, bereikbaarheid en professionaliteit van de NVOM. Een mogelijke investering in een nieuwe omgeving zal uit het eigen vermogen worden gefinancierd en in drie jaar worden afgeschreven.
8
6. Sponsoring Sponsoring concentreert zich op de volgende gebieden:
Adverteerders voor Meerlingen Magazine, website en meerlingendagboekje. Welkomstpakket voor nieuwe leden. Sponsoring in natura van de Meerlingendag. Fabrikantenlijst voor nieuwe leden.
Doelstellingen voor 2007-2008 • • •
Inkomsten Welkomstpakket verder verhogen door nieuwe bedrijven te contracteren. Niet alleen linkjes maar ook meer advertenties op de website. Entreekorting in een pretpark of museum, realiseerbaar via de Meerlingendag.
Begroting Sponsoring Veel sponsoring komt bij de vereniging binnen in de vorm van artikelen in natura. Zie verder de begroting onder het kopje inkomsten.
9
7. Commissie Meerlingendag
Het succes van de Meerlingendag 2008 gaan we zeker weer voortzetten in 2009. De Meerlingendag is altijd een van de hoogtepunten van het verenigingsjaar. Het in 2008 gestarte alternatief is een succesvolle formule gebleken. Wij zijn momenteel op zoek naar geschikte locaties, voor elk wat wils, voor jong en oud. Gezien de planning en de onderhandelingen over een locatie zal hierover pas eind 2008 een besluit genomen worden. Doel van deze dag is vooral een gezellige dag en waar mogelijk informatie verzamelen. En dit kun je natuurlijk het beste doen met andere ervaringsdeskundigen op dit gebied. Het verbinden van gezinnen met elkaar om zo ervaringen uit te wisselen blijkt elk jaar weer een groot succes. Ook de bedrijven en organisaties en lezingen van deskundigen dragen daar hun steentje natuurlijk aan bij. Begroting Meerlingendag De kosten van de Meerlingendag bestaan voornamelijk uit de bijdrage aan de locatie voor de entree en eventueel de huur van kleinere locaties voor lezingen en stands.
10
8. Meerlingen Magazine
Korte omschrijving Het Meerlingen Magazine heeft als doel ouders van meerlingen te informeren over alle mogelijke zaken over meerlingen. Hierbij gaat het over onderwerpen als de zwangerschap, de bevalling, borstvoeding en opvoeding. Dit gebeurt enerzijds door ouders zelf, die hun ervaringen willen delen, anderzijds vanuit een meer professionele invalshoek, o.a. door aandacht te geven aan wetenschappelijk onderzoek en de laatste inzichten wat betreft verzorging en opvoeding. Het blad is verder de spreekbuis voor het bestuur van de NVOM en bevat veel praktische tips, adviezen en anekdotes. Er zijn vele deskundigen aan het Meerlingenmagazine verbonden. Bijdrage aan doelstellingen 2008-2009 In het komende jaar zal gekeken worden hoe de combinatie van het Meerlingen Magazine met de Website versterkt kan worden. Er zullen keuzes gemaakt moeten worden om de toekomst van het Magazine zeker te stellen als wenselijke informatie aan de leden. Er zal ook worden gezocht naar aanvulling of vervanging van commissieleden die hebben aangegeven om te stoppen met activiteiten binnen de commissie. Tevens zal er door de nieuwe redactie gewerkt gaan worden met meer themanummers om zo bepaalde onderwerpen beter te kunnen uitlichten. Begroting Meerlingen Magazine De voornaamste post betreft het vier keer per jaar drukken en distribueren van het Meerlingen Magazine. Een eventuele uitbreiding van het aantal kleurenpagina’s zal worden bekostigd uit extra advertentie inkomsten.
11
9. Commissie Werkgroepen
Korte beschrijving Omdat de commissie contactpersonen is komen te vervallen, zijn de diverse werkgroepen verdeeld onder een aantal andere commissies binnen de NVOM. Hieronder de plannen voor de diverse commissies en werkgroepen. Doelstellingen 2008-2009 1. Commissie contactpersonen: Informatieavonden & beurzen 2. Commissie 3. Folderverspreiding 4. Overleden meerlingkind(eren) 5. Oudere meerling 6. Drielingen 7. Forum Werkgroep informatieavonden & beurzen De informatieavonden en beurzen worden naast de coördinator contactpersonen mede gecoördineerd door de persoonlijke assistent van de secretaris. Hierdoor is een betere continuïteit gewaarborgd. De aandacht zal hierbij uitgaan naar het werven en behouden van actieve vrijwilligers en dan voornamelijk in de regio noord en zuid. De contactpersonen informatieavonden worden gestimuleerd om naast de verzorging van avonden bij zorgcentra & consultatiebureaus ook informatie avonden op scholen en wijkcentra te organiseren. Het informatiemateriaal ten behoeve van de contactpersonen zal dit jaar ge-update en zoveel mogelijk gedigitaliseerd worden. Voor deze werkgroep blijft de belangrijkste doelstelling het lotgenotencontact en informatieverstrekking aan (nieuwe) leden. Door het wegvallen van de tweedehandsmarkt op de Meerlingendag zal de werkgroep, met als voorbeeld de Meerlingenbeurs Noord Nederland, actief op zoek gaan naar samenwerking met meer lokale meerling tweedehands beurzen. Daardoor kunnen leden entree- of standhuur korting verkrijgen waardoor niet alleen de naamsbekendheid wordt vergroot, maar ook de waarde van het lidmaatschap. Begroting Commissie Werkgroepen Om de continuïteit van de NVOM in deze activiteiten te waarborgen is het, gezien de bezettingsproblematiek van sommige commissies, mogelijk dat een aantal van de activiteiten door ingehuurde krachten wordt uitgevoerd. De uitbesteding vanuit de NVOM zal ook komend jaar geleid worden door de secretaris, Mark Cartigny.
12
10. Meerlingentelefoon
Korte beschrijving De Meerlingentelefoon 0900-MEERLING is al jaren een van de meest bekende en belangrijke activiteiten van de NVOM. Ons panel van deskundigen beantwoordt en bespreekt voor de betrokkenen vaak complexe en lastige problemen op het gebied van opvoeding, verzorging, school en de positie van de ouders. Het aantal telefoontjes is de afgelopen jaren afgenomen, ondanks de aandacht die we de Meerlingentelefoon hebben gegeven in het Magazine, op de site en in de media. Daarbij nam de complexiteit van de problematiek toe en duurden de gesprekken langer. Ons vermoeden is dat een belangrijk deel van de (vaak praktische) informatiebehoefte wordt ingevuld door internettoepassingen, waaronder de site van de NVOM en met name het forum, dat zeer druk bezocht is. Bijdrage doelstellingen 2008-2009 De Meerlingentelefoon draagt als volgt bij aan de speerpunten van de NVOM: Lotgenotencontact De Meerlingentelefoon is in eerste instantie gericht op 1 op 1 contact met een deskundige. Daarnaast verzorgt de Meerlingentelefoon indirect voor lotgenotencontact door bespreking van representatieve cases in het Magazine en op de FAQs op de website. Naamsbekendheid vergroten Het uitdragen van onze deskundige hulp op het gebied van meerlingen brengt de NVOM media-aandacht en zal onze naamsbekendheid vergroten. Marktaandeel vergroten Wanneer (een deel van) de functie van de Meerlingentelefoon slechts voor leden toegankelijk zal zijn, zou dit kunnen leiden tot een toename van het aantal leden. Het is echter de vraag of dit opweegt tegen de bereikbaarheid voor het brede publiek waaronder bijvoorbeeld ook scholen. Professionalisering Het opzetten van een internetvariant van de Meerlingentelefoon zal voor een professionalisering zorgen. De Meerlingentelefoon is beperkt bereikbaar (enkele uren per week met 1 lijn), de internettoepassing is altijd bereikbaar, is vele malen flexibeler, maakt vragen en antwoorden multipliceerbaar en archiveerbaar. Begroting Meerlingentelefoon De kosten bestaan voornamelijk uit vergoedingen aan het telefoonpanel voor het houden van de spreekuren en tevens de kosten van het nummer 0900-MEERLING. De kosten voor de beller bedragen € 0,10 per minuut en die krijgen we deels doorvergoed.
13
11. Voorlichtingsmateriaal
Jaarplan voorlichtingsmateriaal 2007-2008 In het jaarplan van vorig jaar was besloten dat de brochures op internet gezet zouden worden, achter een gesloten en alleen voor leden zichtbaar gedeelte. Omdat dit technisch nog niet haalbaar is, zijn we over gegaan op een leuk en hip alternatief. De huidige brochures worden namelijk herschreven en gebundeld tot één tijdloos en leesbaar NVOM boek. Het afgelopen jaar heeft daarom in het teken gestaan van offertes en stappenplannen maken. Er is gezocht naar professionele ondersteuning. De vereniging borstvoeding natuurlijk heeft toegezegd sommige stukken van de brochures te lezen en herschrijven. Dit alles vergt veel tijd, omdat het door vrijwilligers gedaan wordt. De planning is om alles begin 2009 af te hebben. Verder wordt de algemene informatie-flyer vernieuwd. Er verschijnt zeer binnenkort een full-colour A5 flyer met leuke foto’s en een opsomming van wat wij als NVOM kunnen en ook doen. Door middel van deze flyer willen wij de meerlingouders nieuwsgierig maken naar de internetsite, om vandaar uit lid te worden. Ook zal er de komende tijd een banier gemaakt worden, die gebruikt kan worden op beurzen en dergelijke. De banier wordt bedrukt met mooie foto’s van meerlingen en natuurlijk met het logo van de NVOM. De banier zorgt zo voor herkenbaarheid op beurzen en trekt op die manier waarschijnlijk meer mensen naar de stand van de NVOM.
Bijdrage doelstelling 2008-2009
Definitief besluit voorlichtingsbrochures en uitvoering hiervan. Het welkomstpakket meer promoten in samenwerking met de commissie voorlichtingsmateriaal.
Begroting Voorlichtingsmateriaal
Opmaak- en drukkosten NVOM boek zijn reeds in een voorziening van € 15.000,- opgenomen. Deze kosten kunnen gedrukt worden door eventuele advertentieverkoop.
Nieuwe flyer 10.000 stuks € 600,-
14
