ISS INDONESIA KEBIJAKAN PERJALANAN MUTASI DINAS KARYAWAN
Menimbang : (1) Perusahaan perlu mengatur kebijakan atas perjalanan mutasi dinas karyawan untuk dijadikan pedoman oleh karyawan sehingga mereka mengetahui hak dan batas tanggung jawab karyawan serta peran perusahaan dalam kapasitasnya untuk memfasilitasi perjalanan mutasi dinas karyawan. Dalam hal ini fasilitas-fasilitas yang diperoleh selama perjalanan, jumlah biaya-biaya yang akan diganti perusahaan, tata tertib yang harus dipenuhi serta prosedur administratif yang harus ditempuh sebagai bagian dari perjalanan mutasi dinas karyawan.
Menetapkan : KEPUTUSAN
MANAJEMEN
TENTANG
KEBIJAKAN
PERJALANAN
MUTASI
DINAS
KARYAWAN
PASAL 1 DEFINISI
(1) Perjalanan Mutasi Dinas merupakan perjalanan persiapan atas perpindahan lokasi tugas / kerja karyawan sehari-hari yang berjarak lebih dari 100 km dari tempat kerja sebelumnya. (2) Karyawan adalah individu / subjek yang ditunjuk perusahaan untuk melakukan mutasi dinas (3) Periode transisi adalah satu kurun waktu selama 14 hari kalender dimana karyawan diberikan kesempatan untuk beradaptasi dan mempersiapkan mutasi dinas yang bersangkutan di kota tujuan baru. (4) Transition allowance merupakan sejumlah nilai uang yang diberikan secara cuma-cuma tanpa memerlukan pertanggung jawaban untuk memenuhi kebutuhan lain dalam satu periode transisi mutasi dinas. (5) Taxi Allowance merupakan sejumlah uang yang diberikan sebagai pengganti biaya transportasi dari titik berangkat karyawan ke bandara udara dengan nilai batas maksimal dan dianggap habis. (6) Akomodasi merupakan fasilitas yang diberikan kepada karyawan sebagai bagian dari perjalanan mutasi dinas. (7) Transportasi merupakan fasilitas perjalanan mutasi dinas yang diberikan kepada karyawan sebagai sarana penunjang perjalanan mutasi dinas. (8) Logistic claim merupakan fasilitas yang diberikan perusahaan untuk memindahkan barang-barang milik karyawan mutasi dari kota awal kepada kota tujuan dengan batasan biaya yang diatur.
(9) Housing Allowance adalah sejumlah biaya yang diberikan perusahaan kepada karyawan sebagai kompensasi akomodasi bulanan selama karyawan berada di kota tujuan mutasi dinas.
PASAL 2 BIAYA PERJALANAN MUTASI DINAS (1) Biaya transportasi Perusahaan memberikan penggantian penuh atas biaya transportasi karyawan yang melakukan perjalanan mutasi dinas, untuk: a. Transportasi antar kota, dari dan ke tempat tujuan baik pesawat kapal laut, travel maupun diberikan
bus dipesan/diatur
udara,
melalui Kantor
kereta api,
Pusat dan/atau
penggantian sesuai dengan biaya nyata yang telah dikeluarkan, disebut
sebagai Transportation b. Transportasi dari titik berangkat menuju bandar udara dan sebaliknya diberikan dalam bentuk uang tunai dengan jumlah sebesar Rp. 300.000,- (Tiga Ratus Ribu Rupiah) untuk daerah Jabodetabek, dan jumlah sebesar Rp. 200,000,- (Dua Ratus Ribu Rupiah) untuk cabang lain di luar Jakarta dan sekitarnya. Diberikan 1 (Satu) kali baik dalam perjalanan 1 arah tanpa kembali, atau perjalanan 2 (Dua) arah, disebut sebagai Taxi Allowance. c. Airport tax, asuransi wajib dan hal-hal lain yang diwajibkan dan berkaitan dengan transportasi perjalanan mutasi dinas. d. Dalam hal karyawan menunda atau membatalkan rencana penggunaan angkutan transportasi (bus/kereta api/pesawat) sebagaimana telah dijadwalkan yang bukan disebabkan oleh kepentingan atau keperluan Perusahaan, maka karyawan wajib mengganti seluruh biaya transportasi yang telah dikeluarkan oleh perusahaan. e. Bilamana dalam perjalanan mutasi dinas ini menggunakan kendaraan pribadi, maka biaya operasionalnya (terbatas kepada BBM, Parkir & Tol) akan ditanggung oleh Perusahaan sesuai dengan biaya nyata yang telah dikeluarkan. Penggantian biaya dalam pasal ini maka akan membatalkan fasilitas transportasi yang disediakan perusahaan. f.
Penentuan jenis moda transportasi tersebut dan penggolongannya mengikuti ketentuan Lampiran Perjalanan mutasi dinas
(2) Biaya Akomodasi a. Akomodasi selama periode transisi akan diatur oleh general affairs atau melalui penyedia jasa perjalanan yang ditunjuk.
b. Kelas dari akomodasi akan diatur berdasarkan tingkatan karyawan yang melakukan perjalanan mutasi dinas. c. Dalam kondisi tidak tersedianya akomodasi resmi atau yang memadai, atau atas pilihan karyawan yang bersangkutan, pengaturan akomodasi dapat dilakukan oleh karyawan sesuai dengan nilai yang ditetapkan. d. Nilai atau kelas akomodasi yang ditentukan perusahaan Lampiran Perjalanan mutasi dinas (3) Transition allowance a. Transition allowance diberikan sebagai biaya complimentary selama periode transisi b. Penggunaan Transition allowance adalah bebas dan tidak diatur sebagai pengeluaran operasional dalam perjalanan mutasi dinas c. Transition allowance dianggap habis dan tidak memerlukan pertanggung jawaban atas penggunaan. (4) Kelebihan Bagasi Biaya Kelebihan bagasi dapat ditanggung perusahaan apabila barang-barang tersebut adalah barang milik perusahaan atau untuk kepentingan perusahaan yang harus segera dibawa /diantar dalam kondisi tertentu dengan persetujuan dari atasan terkait dan bukan yang terjadi akibat barang bawaan pribadi karyawan. Karyawan yang tidak dapat melakukan verifikasi bahwa kelebihan bagasi adalah barang perusahaan, diwajibkan membayar kelebihan bagasi dengan cara langsung maupun pendebetan gaji. (5) Biaya-biaya Lain Biaya-biaya lain yang tidak tersebut diatas yang terpaksa harus dikeluarkan karena kepentingan perjalanan mutasi dinas dapat diajukan untuk mendapat penggantian dari Perusahaan dengan ketentuan pengeluaran tersebut dapat dipertanggung jawabkan dan mendapat persetujuan dari atasan yang berwenang.
PASAL 3 PENGAJUAN PERJALANAN MUTASI DINAS
(1) Pengajuan perjalanan mutasi dinas wajib dilakukan maksimal 14 hari kalender sebelum tanggal keberangkatan. (2) Pengajuan perjalanan mutasi dinas dilakukan dengan mengisi form pengajuan perjalanan dinas (Travel Application Form) dengan contoh dan panduan pengisian pada bagian lampiran
(3) Pengajuan perjalanan mutasi dinas diajukan oleh karyawan dan disetujui oleh Department Head dan CFO. Pengajuan Perjalanan mutasi dinas diajukan dengan melampirkan antara lain : - Form Travel Application - Rekomendasi email (apabila ada) - Dokumen pendukung berupa surat mutasi / surat penunjukan
PASAL 4 PEMBATALAN & PERUBAHAN JADWAL PERJALANAN MUTASI DINAS
(1) Dalam hal terjadi perubahan dan atau pembatalan perjalanan mutasi dinas, yang bukan disebabkan oleh perusahaan, maka biaya yang terjadi atas perubahan dan atau pembatalan Perjalanan mutasi dinas akan dibebankan kepada karyawan. Biaya yang dimaksud adalah dan tidak terbatas kepada : a. Biaya tiket perjalan dinas dan atau biaya lain yang terkait; b. Biaya akomodasi; c. Biaya lain yang sudah dibayarkan oleh perusahaan (2) Apabila pengajuan perjalanan mutasi dinas sudah disetujui dan dibayarkan, namun karyawan tidak melakukan perjalanan dinas yang sudah disiapkan, maka karyawan tersebut dianggap membatalkan perjalanan dinas dan akan dikenakan sanksi berupa penggantian biaya atas perjalanan mutasi dinas karyawan tersebut. (3) Biaya pembatalan / pengaturan ulang perjalanan dinas yang dapat ditanggung oleh perusahaan adalah pembatalan / pengaturan ulang perjalanan dinas dengan ketentuan sebagai berikut: a. Pemesanan tiket yang dilakukan maksimal 14 hari kalender sebelum keberangkatan untuk perjalanan dinas internasional dan 7 hari untuk perjalanan dinas domestik. b. Pembatalan / pengaturan ulang yang dilakukan maksimal 3 hari kalender sebelum keberangkatan c. Pembatalan / pengaturan ulang yang dilakukan atas instruksi dari manajemen setingkat CLT atau pembatalan / pengaturan ulang yang terjadi dikarenakan perubahan agenda dari Klien (harap disertai keterangan tertulis dari Klien), diketahui atasan setingkat CLT. d. Force Majeure (bencana alam, kerusuhan, revolusi, kebakaran dll) e. Force Minor (kecelakaan, sakit keras dll)
PASAL 5 PASCA PERJALANAN MUTASI DINAS
(1) Perjalanan mutasi dinas dianggap selesai apabila karyawan sudah tiba kembali ke kota tujuan. (2) Administrasi perjalanan mutasi dinas dianggap selesai apabila karyawan sudah melengkapi dokumen sesuai prosedur klaim berupa expense claim yang dilengkapi seluruh bukti pembayaran yang di butuhkan. (3) Karyawan diberikan waktu maksimal 30 (tiga puluh) hari kalender setelah tanggal ketibaan karyawan untuk menyelesaikan administrasi. (4) Apabila setelah 30 hari kalender karyawan belum bisa menyelesaikan administrasi perjalanan maka karyawan belum dapat mengajukan perjalanan dinas lainnya. (5) Apabila setelah 45 hari kalender karyawan belum dapat menyelesaikan administrasi perjalanan dinas tanpa alasan jelas, maka perusahaan dapat memberikan surat peringatan pertama sebagai bentuk hukuman atau pemberitahuan pemotongan gaji.
PASAL 6 KETENTUAN-KETENTUAN
Dalam halnya dilakukan perpindahan sementara atau mutasi karyawan dari 1 kota ke kota lainnya, maka perusahaan bertanggung jawab untuk menyesuaikan komponen perjalan dinas sebagaimana dijelaskan diatas dengan:
(1) Biaya akomodasi a. Biaya akomodasi yang diberikan pada masa transisi atau awal perpindahan adalah biaya penginapan selama 14 hari sesuai ketentuan yang berlaku b. Setelah 14 hari pertama, biaya akomodasi yang diberikan adalah biaya housing allowance yang besaran biayanya sudah ditentukan oleh perusahaan c. Dalam hal terjadi mutasi dinas karyawan, maka, atas persetujuan dari perusahaan, apabila keluarga karyawan ikut serta, akomodasi yang disediakan adalah mencakup akomodasi untuk keluarga inti karyawan. d. Perusahaan memberikan fasilitas akomodasi / perhitungan nilai akomodasi terbatas kepada biaya sewa. Untuk biaya-biaya tersebut dibawah adalah menjadi tanggung jawab karyawan : -
Biaya listrik bulanan
-
Biaya air bulanan
-
Iuran-iuran
-
Biaya perawatan / rutin lainnya
(2) Biaya transportasi a. Perusahaan akan menanggung transportasi mutasi dinas karyawan dari titik asal ke titik tujuan. b. Dalam hal terjadi mutasi dinas karyawan, maka, atas persetujuan dari perusahaan, apabila keluarga karyawan ikut serta, transportasi yang disediakan adalah mencakup akomodasi untuk keluarga inti karyawan. c. Biaya transportasi yang ditanggung oleh perusahaan dalam hal pelaksanaan perjalanan mutasi dinas karyawan, termasuk di dalamnya : -
Biaya transportasi dari rumah karyawan menuju bandara sesuai ketentuan yang diatur dalam Perjalanan mutasi dinas pasal 3 ayat 1
-
Biaya airport tax, ataupun dokumen-dokumen transportasi lainnya
-
Biaya taxi ataupun biaya transportasi dari bandara tujuan menuju akomodasi sementara dengan nilai maksimal sebagaimana diatur.
d. Biaya transportasi yang ditanggung perusahaan dalam hal pengembalian mutasi dinas karyawan kembali ke kota asal, termasuk di dalamnya : -
Biaya transportasi dari akomodasi karyawan menuju bandara sesuai ketentuan yang diatur dalam Perjalanan mutasi dinas pasal 3 ayat 1
-
Biaya airport tax, ataupun dokumen-dokumen transportasi lainnya
-
Biaya taxi ataupun biaya transportasi dari bandara tujuan menuju rumah karyawan dengan nilai maksimal sebagaimana diatur.
e. Selain dari biaya transportasi karyawan, perusahaan memberikan fasilitas ekspedisi / pengiriman barang-barang milik karyawan dengan batas nilai yang ditentukan oleh perusahaan. f.
Biaya pengiriman 1 (satu) unit kendaraan bermotor (mobil atau motor) sebagai bagian dari mutasi dinas karyawan akan dibebankan kepada perusahaan.
PASAL 7 PENUTUP
(1) Peraturan ini akan menjadi pedoman standar bagi Seluruh Karyawan PT ISS Indonesia. (2) Hal-hal yang berhubungan dengan perjalanan mutasi dinas yang belum tercakup dalam peraturan ini akan ditanggulangi secara khusus untuk fleksibilitas atas dasar pertimbangan dan kebijaksanaan manajemen.
(3) Peraturan perjalanan mutasi dinas ini sewaktu-waktu akan ditinjau kembali dan disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan. (4) Hal – hal lain akan diatur dan diputuskan oleh General Affairs sebagai divisi yang ditunjuk manajemen untuk melakukan supervisi perjalanan mutasi dinas.
PASAL 8 PENGESAHAN (1) Direksi melalui surat keputusan ini mengesahkan dan memberlakukan kebijakan mengenai pengaturan perjalanan mutasi dinas karyawan. (2) Ketentuan ini berlaku bagi seluruh karyawan PT. ISS Indonesia, PT. ISS Facility Services, PT. ISS Parking Management, PT. ISS Jasa Fasilitas.
Ditetapkan
: Bintaro
Bulan
: Mei 2016
Dibuat Oleh,
Disetujui Oleh,
Johannes Napitupulu Sr. GA Manager
Harinuan Dongoran EVP – Head of People & Culture
