[ISI KANDUNGAN] BUKU PANDUAN SETIAUSAHA

[ISI KANDUNGAN]

BUKU PANDUAN SETIAUSAHA

ISI KANDUNGAN

BIL

PERKARA

MUKA SURAT

1

Muqaddimah

1

2

Format Surat Rasmi

2

3

Format Minit Mesyuarat

11

4

Format Kertas Kerja

17

5

Format Laporan

26

6

Pengesahan Buku Panduan

39

[MUQADDIMAH]


MUQADDIMAH

‫بسم اهلل الرمحن الرحيم‬ Alhamdulillah, bersyukur ke hadrat Illahi kerana dengan limpah kurnia Nya, kami diberikan kekuatan untuk menyiapkan buku panduan setiausaha ini. Selawat dan salam kerinduan buat kekasih-Nya, Nabi Muhammad SAW, keluarga baginda, sahabat-sahabat dan para tabi’ tabi’in.

Penghargaan juga buat kedua ibu bapa kami, di atas pemberian semangat dan kekuatan sepanjang buku ini disiapkan. Sejuta penghargaan kepada barisan Suruhanjaya Setiausaha MPMKUIS sesi 2009/2010 (SSU) yang telah berjaya menghasilkan buku panduan ini. Barisan editor ini diketuai Saudari Afifah dan dibantu oleh Saudari Atikah, Saudari Nazriah serta Saudari Rafidah. Tidak lupa buat mereka yang terlibat secara langsung iaitu Setiausaha Agong MPMKUIS sesi 2009/2010 Saudara Rijaludeen dan semua barisan MPMKUIS sesi 2009/2010 di atas sokongan terutamanya Presiden, Saudara Wafi Zuhdi serta teman-teman seperjuangan yang terlibat secara tidak langsung.

Buku panduan setiausaha diwujudkan atas kesedaran kami tentang perlunya perkaraperkara teknikal diselaraskan di peringkat semua kelab dan persatuan KUIS. Malahan, dengan buku ini dapat memudahkan gerak kerja kelab dan persatuan dalam berprogram dan gerak kerja, khusus bagi mereka yang memegang jawatan setiausaha. Ini adalah kerana, masalah-masalah yang hanya melibatkan perkara teknikal kesetiausahaan seringkali timbul sekaligus mengganggu proses gerak kerja.

Maka, dengan terbitnya buku ini dapatlah kami membantu serba sedikit sebagai hadiah dan diharapkan menjadi satu amalan jariah kami kepada generasi kepimpinan akan datang. Semoga kemudahan yang diberikan buat mereka mampu mempermudahkan baki perjalanan kami di bumi ini sebagai khalifah Nya. Amin ya Rabbal Alamin. Mohon maaf sekiranya terdapat kekurangan dalam penyediaan buku ini. Wallahua’lam. Sekian, terima kasih.

1

[FORMAT SURAT RASMI]


PENDAHULUAN

1)

Terdapat dua jenis format penulisan bagi surat rasmi untuk pelajar-pelajar IPT.

2) Penggunaan font tulisan bagi persuratan adalah tertakluk kepada organisasi tersebut. Kebiasaanya font tulisan jenis Times New Roman, Arial, Arial Narrow atau Garamond digunakan dalam urusan rasmi organisasi. Kebiasaannya, tulisan bersaiz 12 digunakan dalam urusan rasmi organisasi. 3) Bagi surat yang menggunakan elemen “Melalui:”, sebelum salinan surat dibuat untuk dimasukkan ke dalam fail, hendaklah surat tersebut disahkan atau ditanda dengan sesuatu pengesahan (untuk menunjukkan bahawa surat tersebut sudah melalui pihak yang dinyatakan). Kemudian, salinan surat akan dimasukkan ke dalam fail dan ada surat yang akan diserahkan kepada pihak tertentu sebagai rujukan (salinan kepada = s.k). 4) Fail persuratan yang diperlukan dalam sesebuah organisasi bergantung kepada keperluan organisasi tersebut. Kebiasaannya, Persatuan Mahasiswa (PM) memerlukan dua buah fail untuk persuratan. Namun, untuk Majlis Perwakilan Mahasiswa (MPM) selalunya menggunakan tiga buah fail untuk urusan persuratan. Contoh fail adalah seperti berikut:   

Fail Surat Eksekutif (diuruskan oleh Presiden MPM) Fail Surat Masuk (diuruskan oleh Setiausaha) Fail Surat Keluar (diuruskan oleh Setiausaha)

2



HURAIAN CIRI-CIRI UMUM

1)

ALAMAT PENGIRIM perlulah lengkap. Contoh: Pejabat Urusan Majlis Perwakilan Mahasiswa, Aras 2, Blok Akademik 1, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor, Bandar Seri Putra, 43000 Kajang, Selangor, Malaysia.

2)

NOMBOR TELEFON dan NOMBOR FAKSIMILI. Hendaklah ditulis pada baris yang sama dengan baris akhir alamat pengirim bagi organisasi yang tiada kepala surat @ letterhead. Contoh: Persatuan Mahasiswa Akademi Islam, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor, Bandar Seri Putra, 43000 Kajang, Selangor, Malaysia.

3)

NAMA dan ALAMAT PENERIMA. Hendaklah ditulis dengan lengkap beserta gelaran dan pangkat. Jika penerima mempunyai lebih dari satu pangkat, maka dahulukan pangkat yang paling tinggi.         

Yang Maha Mulia (YMM) Tuan Yang Terutama (TYT) Yang Teramat Mulia (YTM) Yang Arif (YA) Yang Amat Berhormat (YAB) Yang Berhormat (YB) Yang Berhormat Mulia Sahibul Samahah Yang Berbahagia

: Raja yang memerintah : Duta Besar, Gabenor dan Yang Dipertua Negeri : Keluarga diraja : Hakim : Perdana Menteri dan Timbalan Perdana Menteri : Wakil rakyat : Wakil rakyat yang mempunyai Tengku atau Raja : Mufti dan pemimpin Agama Islam (dilantik) : Golongan bangsawan dan golongan berpengaruh

3



Pengurusan Tertinggi di KUIS menggunakan gelaran seperti contoh di bawah:  Y. Bhg. Prof. Dato‟ Dr. Aziuddin Bin Ahmad : Rektor KUIS  Y. Bhg. Dr. Nor „Adha Binti Abdul Hamid : Timbalan Rektor Pembangunan Mahasiswa dan Alumni KUIS  Y. Bhg. Dr. Zulkefli Bin Hj. Aini : Timbalan Rektor Akademik dan Penyelidikan KUIS Contoh Alamat Penerima: Kepada: Y. Bhg. Profesor Dato‟ Dr. Aziuddin Bin Ahmad, Rektor, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor, Bandar Seri Putra, 43000 Kajang, Selangor. 4)

KOD RUJUKAN SURAT. Bertujuan untuk melicinkan pengurusan terutama apabila untuk menjadi rujukan. Cara penulisan kod rujukan surat adalah ditetapkan sendiri oleh organisasi tersebut.

5)

TARIKH SURAT DIBUAT. Terdapat pelbagai jenis cara menulis tarikh dalam persuratan. Cara penulisan tarikh bergantung kepada organisasi tersebut. Antaranya:  31hb. Ogos 2010  31 Ogos 2010  31 OGOS 2010

6)

UNTUK PERHATIAN ditulis dengan (u.p) sebagai ringkasan. Ditulis selepas alamat penerima tanpa diselang baris. Ditulis nama pegawai atau jawatan yang bertanggungjawab terhadap sesuatu unit atau bahagian tertentu dalam sesebuah organisasi. Contohnya: Kepada: Majlis Perwakilan Mahasiswa, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor, Bandar Seri Putra, 43000 Kajang, Selangor. (u.p : Setiausaha Agong)

4


7)


KATA PENGHADAPAN. Hendaklah disesuaikan dengan pangkat, darjat dan jantina penerima. Letakkan tanda koma (,) selepas ditulis kata penghadapan. Contohnya: Tuan/Encik/Puan/Ustaz/Ustazah,

8)

TAJUK SURAT / PERKARA. Hendaklah ditulis dengan tepat, ringkas dan padat serta menggambarkan seluruh kandungan surat.

9)

COGAN KATA. Perlu ditulis jika surat rasmi itu atas urusan rasmi. Contohnya: “Mesra, Cepat dan Betul”

10)

TANDATANGAN dan NAMA PENGIRIM. Contohnya: Yang benar,

........................ (MOHD WAFI ZUHDI BIN AHAMAD) Presiden, Majlis Perwakilan Mahasiswa sesi 2009/2010, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor, Bandar Seri Putra, 43000 Kajang, Selangor. 11)

SALINAN KEPADA atau ditulis dengan (s.k). Sekiranya surat tersebut perlu diberi salinannya kepada pihak yang lain. Kebiasaannya, penggunaan (s.k) adalah perlu apabila surat tersebut melalui prosedur pengurusan yang lebih atas dalam sesebuah organisasi tersebut. Contohnya: s.k

: Rektor : Timbalan Rektor : Ketua BPM : Dekan Fakulti : Presiden MPM : Fail

5



CONTOH FORMAT 1 Afifah binti Abd Jalil (0818031), Diploma Syariah dan Perundangan Islam, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor, Bandar Seri Putra, 43000 Kajang, Selangor. _____________________________________________________________________________ Pensyarah, Jabatan Undang-undang, Akademi Islam, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor, Bandar Seri Putra, 43000 Kajang, Selangor.

12 Ogos 2010

Tuan/Puan/Ustaz/Ustazah, MAKLUMAN TIDAK HADIR KE KELAS Seperti yang tertera di atas, saya yang bernama Afifah Binti Abd Jalil, No Matrik 0818031, pelajar Diploma Syariah dan Perundangan Islam semester 6 dengan ini memaklumkan kepada pihak Tuan/Puan/Ustaz/Ustazah atas ketidakhadiran saya ke kelas bermula 13 Ogos 2010 sehingga 15 Ogos 2010 bersamaan hari Rabu sehingga Jumaat. 2. Untuk makluman pihak Tuan/Puan/Ustaz/Ustazah, ketidakhadiran saya adalah disebabkan saya terpaksa menghadiri temujanji doktor di Hospital Universiti Kebangsaan Malaysia (HUKM) dan menjalani perawatan khusus selama tiga hari di sana. 3. Bersama surat ini, saya melampirkan sekali surat kebenaran cuti daripada pihak hospital. Justeru itu, di pihak saya memohon kemaafan atas ketidakhadiran saya nanti. Kerjasama pihak Tuan/Puan/Ustaz/Ustazah saya dahulukan dengan ucapan ribuan terima kasih. Sekian.

Yang benar, ……………….. (20x) (AFIFAH BINTI ABD JALIL) Diploma Syariah dan Perundangan Islam, Semester 6, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor.

6



CONTOH FORMAT 2 Majlis Perwakilan Mahasiswa, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor, Bandar Seri Putra, 43000 Kajang, Selangor. _____________________________________________________________________________ Kepada: Jabatan Pembangunan dan Pengurusan Fasiliti, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor, Bandar Seri Putra, 43000 Kajang, Selangor.

Ruj Kami Ruj Tuan Tarikh

: 06/MPMKUIS/10/05/01 : : 4 November 2010 27 Zulkaedah 1431H

Melalui: Dekan, Bahagian Pembangunan Mahasiswa, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor, Bandar Seri Putra, 43000 Kajang, Selangor.

Tuan/Puan, PER: MEMOHON TEMPAT DAN PERALATAN FASILITI UNTUK SESI FOTOGRAFI Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa Syarikat Elumination Photography melalui Majlis Perwakilan Mahasiswa sesi 2009/2010 akan mengadakan sesi fotografi seperti yang tertera di bawah: Tarikh Masa Tempat

: 8 hingga 12 November dan 22 hingga 26 November : 9 pagi hingga 5 petang : Taman Ilmu KUIS (hadapan Auditorium Pentadbiran)

3. Dengan ini, pihak pihak kami memohon jasa baik daripada pihak Tuan/Puan untuk menyediakan keperluan peralatan fasiliti seperti berikut: BIL 1 2

BARANG Kerusi Plastik Meja Lipat

KUANTITI 30 3

7



4. Untuk makluman pihak Tuan/Puan, sesi ini terbuka kepada semua mahasiswa dan warga KUIS serta bertujuan untuk membuka peluang merakamkan kenangan bersama rakan-rakan seperjuangan ketika berada di KUIS. 5. Justeru itu, pihak kami amat berharap agar pihak Tuan/Puan dapat mempertimbangkan permohonan ini sewajarnya. Segala permasalahan bolehlah hubungi saya di talian 013-6727509. 6. Segala kerjasama dan perhatian pihak Tuan/Puan kami dahulukan dengan ucapan Jazakumullahu khairan kathira. Sekian, terima kasih. “ISLAMISASI IDEALISME DAN PERUBAHAN”

Yang benar/Saya yang menurut perintah, ……………….. (20x) (NURUL AQILAH BINTI NORHUSAINI), Bendahari Kehormat, Majlis Perwakilan Mahasiswa sesi 2009/2010, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor.

s.k

: Ketua BPM : Presiden MPM : Fail

8



CADANGAN FORMAT PERSURATAN UNTUK KELAB DAN PERSATUAN DI KUIS SETELAH DIOLAH DARIPADA FORMAT 2 Ruj. Kami Ruj. Tuan

: 06/MPMKUIS/10/05/PERMOHONAN/01 :

4 November 2010 27 Zulkaedah 1431H Kepada: Jabatan Pembangunan dan Pengurusan Fasiliti, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor, Bandar Seri Putra, 43000 Kajang, Selangor. Melalui: Ketua, Bahagian Pembangunan Mahasiswa, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor, Bandar Seri Putra, 43000 Kajang, Selangor.

Assalamualaikum Wrt. Wbt. Tuan/Puan, MEMOHON TEMPAT DAN PERALATAN FASILITI UNTUK SESI FOTOGRAFI Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk. Sukacita dimaklumkan bahawa Syarikat Elumination Photography melalui Majlis Perwakilan Mahasiswa sesi 2009/2010 akan mengadakan sesi fotografi seperti yang tertera di bawah : Tarikh Masa Tempat

: 8 hingga 12 November dan 22 hingga 26 November : 9 pagi hingga 5 petang : Taman Ilmu KUIS (hadapan Auditorium Pentadbiran)

Sehubungan dengan itu, pihak pihak kami memohon jasa baik daripada pihak Tuan/Puan untuk menyediakan keperluan peralatan fasiliti seperti berikut : BIL 1 2

BARANG Kerusi Plastik Meja Lipat

KUANTITI 30 3

9



Untuk makluman pihak Tuan/Puan, sesi ini terbuka kepada semua mahasiswa dan warga KUIS serta bertujuan untuk membuka peluang merakamkan kenangan bersama rakan-rakan seperjuangan ketika berada di KUIS. Justeru itu, pihak kami amat berharap agar pihak Tuan/Puan dapat mempertimbangkan permohonan ini sewajarnya. Segala permasalahan bolehlah hubungi saya di talian 013-6727509. Segala kerjasama dan perhatian pihak Tuan/Puan kami dahulukan dengan ucapan Jazakumullahu khairan kathira. Sekian, terima kasih. “ISLAMISASI IDEALISME DAN PERUBAHAN”

Yang benar, ……………….. (20x) (NURUL AQILAH BINTI NORHUSAINI) Bendahari, Majlis Perwakilan Mahasiswa sesi 2009/2010, Kolej university Islam Antarabangsa Selangor,

s.k

: Ketua BPM : Presiden MPM : Fail

10

[FORMAT MINIT MESYUARAT]


PENDAHULUAN

1)

Tanggungjawab menulis dan merekodkan minit mesyuarat adalah penting untuk dijadikan

sumber kepada masa hadapan.

2)

Penulisan minit merupakan tanggungjawab Setiausaha Agong dibantu Timbalannya dalam

organisasi tersebut.

3)

Minit mesyuarat mempunyai dua kategori iaitu minit mesyuarat yang hanya dihadiri

Majlis Tertinggi organisasi dan minit mesyuarat yang dihadiri kesemua ahli. Biasanya minit majlis tertinggi adalah rahsia dan tidak boleh diketahui melainkan ahli majlis tertinggi tersebut. PANDUAN PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT

1)

Jenis font yang digunakan adalah tertakluk kepada kesesuaian organisasi tersebut dengan syarat mempunyai ciri profesional. Digalakkan menggunakan :  Tulisan : Times New Roman  Font : 12  Line spacing untuk kandungan : 1.0 (single)

2)

Perkara yang perlu ada di dalam penyediaan minit ialah : i. Butiran tentang mesyuarat: a. Nama mesyuarat b. Bilangan kali diadakan c. Tarikh d. Masa e. Tempat ii. Dokumen lampiran iaitu bahan bertulis untuk dibincangkan atau dijadikan sebagai bahan rujukan (jika ada). iii. Senarai kehadiran adalah sangat penting untuk merekodkan kehadiran. iv. Pengesahan minit mesyuarat akan dilakukan oleh ahli mesyuarat yang hadir pada mesyuarat tersebut sahaja. v. Senarai agenda.

11



3) Header minit adalah mengikut kehendak organisasi tersebut. Digalakkan untuk meletakkan senarai rujukan setiap minit (untuk keselamatan minit yang lebih kukuh dan hanya pihak setiausaha sahaja maklum setiap maksud senarai rujukan yang ditulis).

Contoh : No. Rujukan

: MPMKUIS/01/01*

(No. Rujukan ini adalah hanya cadangan sahaja dan ianya mengikut kehendak orgamisasi tersebut) – Lihat Format Minit 2

4) Penyemakan perlu dibuat oleh ketua organisasi berkenaan sebelum dibentangkan kepada semua ahli pada sesi akan datang. 5) Segala pindaan minit perlulah dicatatkan di dalam minit seterusnya. 6) Pengesahan minit perlulah disahkan oleh ahli yang hadir sahaja pada sesi mesyuarat berkenaan. 7) Pada akhir/penutup mesyuarat, hendaklah dicatat nama dan jawatan orang yang akan mengesahkan minit itu, iaitu pengerusi dengan persetujuan ahi-ahli mesyuarat. Contoh:

Disediakan oleh,

Disahkan oleh,

…………………….

…………………….

(Nama Penuh Setiausaha)

(Nama Penuh Pengerusi)

12



FORMAT MINIT 1

NAMA MESYUARAT BILANGAN KEBERAPA

Tarikh

:

Masa

:

Hari

:

Tempat

:

Kehadiran: 1. Mohd Wafi Zuhdi bin Ahamad

Presiden

2. Mohamad Rijaludeen Bin Mohamad Anwar

Setiausaha Agong

(Bagi mesyuarat lebih besar hanya jumlah bilangan yang hadir sahaja dicatat)

Ketidakhadiran 1.

Muhamad Bukhari bin Mohamed Rafai

BIL 1

AGENDA 1.1 Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Al-Fatihah

Timb. Presiden 1

TINDAKAN Presiden

1.2 Ucapan terima kasih kepada semua ahli yang hadir

2

2.1 Perkembangan gerak kerja program 2.1.1 Pengesahan tempat program di dewan Banquasi

Setiausaha Agong

2.2 Perkembangan anggaran kewangan 2.2.1 3

3.1 Lain-lain hal 3.1.1 Cadangan penambahan ahli dalam setiap biro

Timbalan Presiden 1

untuk kelancaran gerak kerja.

13


4

4.1 Mesyuarat ditangguhkan dengan bacaan tasbih


Makluman

kifarah dan surah Al-Asr.

Disediakan oleh,

……………………. (25x) (MOHAMAD RIJALUDEEN BIN MOHAMAD ANWAR) Setiausaha Agong, Majlis Perwakilan Mahasiswa 2009/2010, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor.

Disahkan oleh,

…………………… (25x) (MOHD WAFI ZUHDI BIN AHAMAD) Presiden, Majlis Perwakilan Mahasiswa 2009/2010, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor.

14



FORMAT MINIT 2

NAMA MESYUARAT BILANGAN KEBERAPA

No. Rujukan :

Tarikh

:

Masa

:

Hari

:

Tempat

:

Kehadiran: 1. Nama

Jawatan di dalam organisasi

(Bagi mesyuarat lebih besar hanya jumlah bilangan yang hadir sahaja dicatat)

Ketidakhadiran 2. Nama

BIL 1

Jawatan di dalam organisasi

AGENDA 1.1 Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Al-Fatihah

TINDAKAN Presiden

1.2 Ucapan terima kasih kepada semua ahli yang hadir

2

2.1 Perkembangan gerak kerja program 2.1.1 Pengesahan tempat program di dewan Banquasi

Setiausaha Agong

2.2 Perkembangan anggaran kewangan 2.2.1

3

3.1 Lain-lain hal 3.1.1 Cadangan penambahan ahli dalam setiap biro

Timbalan Presiden 1

untuk kelancaran gerak kerja.

15


4

4.1 Mesyuarat ditangguhkan dengan bacaan tasbih


Makluman

kifarah dan surah Al-Asr.

Disediakan oleh,

……………………. (25x) (NAMA PENUH SETIAUSAHA) Jawatan , Organisasi, Kolej.

Disahkan oleh,

…………………… (25x) (NAMA PENUH PENGERUSI) Jawatan, Organisasi, Kolej.

16

[FORMAT KERTAS KERJA]


PENDAHULUAN

1)

Penyediaan kertas kerja hendaklah dalam Bahasa Melayu atau Bahasa Inggeris sahaja.

2)

Selepas kertas kerja diluluskan, maka buat dua salinan untuk simpanan fail setiausaha persatuan atau kelab dan satu lagi untuk simpanan fail pengerusi persatuan atau kelab.

3)

Segala kertas kerja hendaklah dihantar kepada Unit Aktiviti Mahasiswa, Jabatan

4)

Pembangunan Mahasiswa bersama Borang Kelulusan Program (Borang Am 02).

5)

Muka hadapan kertas kerja hendaklah dibuat dalam satu halaman sahaja. PANDUAN PENYEDIAAN KERTAS KERJA (MUKA HADAPAN)

1)

Jenis font yang digunakan adalah tertakluk kepada kesesuaian organisasi tersebut (hanya untuk penulisan muka hadapan kertas kerja).

2)

Disarankan untuk menggunakan line spacing 1.5 untuk muka hadapan kertas kerja sahaja.

3)

Disarankan juga untuk memastikan line spacing dalam elemen paragraph dalam keadaan remove space before paragraph dan remove space after paragraph.

4)

Hanya “elemen-elemen format muka hadapan” yang di bold kan dalam penulisan muka hadapan kertas kerja. ELEMEN-ELEMEN FORMAT MUKA HADAPAN KERTAS KERJA

1)

Logo Persatuan atau Kelab hendaklah berukuran (Height = 2 inci)

2)

Tajuk Kertas Kerja

3)

Tarikh (Masihi dan Hijrah)

4)

Tempat

5)

Anjuran (Penganjur Utama)

6)

Anjuran Bersama (Penganjur Sampingan atau Sponsor)

7)

Dengan Kerjasama (Pihak Pengurusan KUIS) PERHATIAN > Simbol “ | ” = enter sekali.

17



| TAJUK KERTAS KERJA JEJAK ASHABUL UKHDUD DI ERA MODENISASI | TARIKH 11 OGOS 2010 bersamaan 1 RAMADHAN 1431H | TEMPAT KEM BINA INSAN, SEPANG | ANJURAN EXCO AKADEMIK DAN SAHSIAH & EXCO KELAB DAN PERSATUAN MAJLIS PERWAKILAN MAHASISWA SESI 2009/2010 (MPMKUIS) | ANJURAN BERSAMA MAJLIS PERMUAFAKATAN MAHASISWA SELANGOR (MPMS) | DENGAN KERJASAMA JABATAN PEMBANGUNAN MAHASISWA (JPM) KOLEJ UNIVERSITI ISLAM ANTARABANGSA SELANGOR (KUIS)

18



| TAJUK KERTAS KERJA MALAM UKHUWAH AL-QUDS | TARIKH 19 JULAI 2010 bersamaan 7 SYA’BAN 1431H | TEMPAT DEWAN KULIAH PENTADBIRAN, KUIS | ANJURAN PERSATUAN MAHASISWA AL-QURAN DAN AS-SUNNAH (AL-QUDS) | DENGAN KERJASAMA JABATAN PEMBANGUNAN MAHASISWA (JPM) KOLEJ UNIVERSITI ISLAM ANTARABANGSA SELANGOR (KUIS)

19



PANDUAN PENYEDIAAN KERTAS KERJA (KANDUNGAN) HEADER dan FOOTER 1)

Pergi ke Insert. Klik Header. Pilih Cubicles (Odd Page). Kemudian, tekan [Ctrl] + [A].

2)

Ubah font tulisan Header kepada Times New Roman dan bersaiz 8 serta di “bold” kan.

3)

Ubah line spacing menjadi 1.5 inci. Digalakkan juga untuk remove space before paragraph dan remove space after paragraph. Tekan [Ctrl] + [R] untuk ubah alignment header ke kanan.

4)

Masukkan butiran seperti yang tertulis di bawah dan sila rujuk contoh tersebut:  Nama Program  Tarikh Mula hingga Akhir Program  Nama Persatuan atau Organisasi Yang Diwakili = Penganjur MINGGU KESYUMULAN ISLAM 12 JULAI 2010 - 19 JULAI 2010 MPMKUIS

5)

Setelah itu, pergi ke Design, pastikan header from top dan footer from bottom berukuran 0.5 inci.

6)

Sebarang perubahan format untuk header adalah tertakluk kepada kehendak dan kesesuaian organisasi tersebut. BAHAGIAN KANDUNGAN

1)

Hendaklah menggunakan font Times New Roman dan bersaiz 12 (bermula dari Isi Kandungan sehingga Belanjawan Program).

2)

Disarankan untuk menggunakan line spacing 1.0 sahaja.

3)

Disarankan juga untuk memastikan line spacing dalam elemen paragraph dalam keadaan remove space before paragraph dan remove space after paragraph.

4)

Bahagian PENDAHULUAN hendaklah ditulis dalam bentuk karangan berperenggan. Namun begitu, tidak perlu dijarakkan permulaan perenggan dengan ruangan sebelah kiri. Hendaklah diletakkan ruang antara perenggan dengan perenggan sebanyak satu baris kosong sahaja. PERHATIAN > Simbol “ | ” = enter sekali 20



ELEMEN-ELEMEN FORMAT KANDUNGAN KERTAS KERJA

1.0 | 2.0 | 3.0 |

NAMA PROGRAM (Tujuan hendaklah jelas dan menggambarkan matlamat / objektif program) PENDAHULUAN (Ringkasan dan mudah difahami serta mengandungi huraian ringkas mengenai program) OBJEKTIF 3.1 | | 3.2 | |

| 4.0 | 5.0 | 6.0 | 7.0 | 8.0 | 9.0 | 10.0

TARIKH PROGRAM | TEMPAT | ANJURAN | ANJURAN BERSAMA | KERJASAMA | SASARAN PESERTA | AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA Sila Rujuk Lampiran 1.

| 11.0 | 12.0

TENTATIF PROGRAM Sila Rujuk Lampiran 2. ANGGARAN BELANJAWAN Sila Rujuk Lampiran 3 21


| 13.0 | 14.0


KESIMPULAN (Dibuat dalam satu perenggan) PENGESAHAN KERTAS KERJA | Disediakan oleh, | | ……………………. ( 25 titik ) Nama, Pengarah Program, | | Disemak oleh, | | ……………………. ( 25 titik ) Mohd Wafi Zuhdi bin Ahamad, Presiden, Majlis Perwakilan Mahasiswa sesi 2009/2010, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor. | | Disokong oleh, (Pensyarah sepenuh masa KUIS @ Penasihat Organisasi) | | ……………………. ( 25 titik ) Nama, Penasihat Program, | | Diluluskan oleh, | | ……………………. ( 25 titik ) Ustaz Imran bin Kamal Basah, Ketua, Bahagian Pembangunan Mahasiswa, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor.

22



LAMPIRAN 1 > AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA 1) 2) 3) 4) 5)

Sertakan senarai bidang tugas jawatan yang disandang dalam program sekiranya ada. Lampirkan bersama senarai nama penuh, nombor matrik dan jawatan bagi seluruh komiti program (bermula dari pengarah hingga kepada ahli di bawah biro) sekiranya ada. Kebiasaannya, penulisan ahli jawatankuasa pelaksana dalam program dibahagikan kepada dua iaitu majlis tertinggi dan biro-biro. Kebiasaannya juga, nama Penasihat dan Ex-Officio program ditulis bersama jawatan rasmi dalam organisasi tersebut. Contoh penulisan senarai ahli jawatankuasa pelaksana dalam kertas kerja adalah seperti berikut: LAMPIRAN 1 | | MAJLIS TERTINGGI | PENASIHAT Ustaz Ikmal Zaidi bin Hashim Timbalan Ketua Jabatan Al-Quran dan As-Sunnah | EX-OFFICIO Mohd Wafi Zuhdi bin Ahamad Presiden MPMKUIS sesi 2009/2010 | PENGARAH Mohd Sodri bin Sheh Yusuff | DAN SETERUSNYA | | BIRO-BIRO | BIRO TEKNIKAL DAN PERSIAPAN Mohamed Bukhari bin Mohamed Rafai Nur Faeiza bin Mohd Nasir | BIRO PEMBANGUNAN INSAN Mohd Az Zahir bin Shadan Siti Khadijah binti Asamsul | DAN SETERUSNYA

23



LAMPIRAN 2 > TENTATIF PROGRAM 1) 2) 3) 4) 5)

Sediakan tentatif program yang lengkap bermula dari gerak kerja waktu kejadian program hingga ke majlis penutup atau bersurai. Sekiranya terdapat slot kuliah atau ucapan dan sebagainya, maka hendaklah dinyatakan nama penceramah dan jawatannya serta tajuk kuliah yang disampaikan. Kebiasaannya, penulisan tentatif program adalah berkala, ringkas dan padat. Nama bagi setiap aktiviti atau slot adalah tertakluk kepada kesesuaian program. Contoh penulisan tentatif program dalam kertas kerja adalah seperti berikut:

LAMPIRAN 2 | | TENTATIF PROGRAM | Hari Pertama 23 JULAI 2010 (JUMAAT) | 2.30ptg – 3.00ptg Pendaftaran Peserta 3.00ptg – 3.30ptg Taklimat Pengarah Program dan Disiplin 3.30ptg – 4.20ptg “Break the Ice” 4.20ptg – 5.00ptg Solat Asar / Minum Petang 5.00ptg – 6.00ptg Riadah: Serasi dalam Berbeza 6.00ptg – 7.00ptg Persiapan diri / Makan malam 7.00ptg – 9.00mlm Solat Maghrib / Tazkirah / Solat Isyak 9.00mlm –10.30mlm Slot Motivasi 1 Tajuk : “Kejahilan Dalam Diri Manusia Pandai” Penceramah : Ustaz Hamid bin Isa (Motivator) 10.30mlm – 11.00mlm Taklimat Disiplin / Tidur

24



LAMPIRAN 3 | Anggaran Pendapatan | Perkara

Bil.

Jumlah (RM)

1.

Yuran peserta : 100 orang x RM 10

1000.00

2.

Jabatan Pembangunan Mahasiswa (JPM)

3997.00

Jumlah

4997.00

Bil

Perkara

1.

Bas

2.

| | Anggaran Belanjawan | Harga Seunit (RM)

Kuantiti

Jumlah (RM)

800.00

3

2400.00

Banner

100.00

2

200.00

3.

Memo

0.10

20

2.00

4.

Bayaran Penceramah

300.00

2

600.00

5.

Tag Urusetia

2.00

20

40.00

6.

Tag Peserta

0.50

120

60.00

7.

Fail

1.00

120

120.00

8.

Kertas Mahjong

5.00

3

15.00

9.

Fotostat

10.

Hamper Peserta

11. 12.

100.00 30.00

2

60.00

Cenderamata Penceramah 50.00 Lain – lain (First-aid, Petrol dan Kecemasan) JUMLAH (RM)

2

100.00 300.00 3997.00

# Untuk menjelaskan sesuatu belanjawan secara terperinci: Penginapan, Makanan, dan lain-lain perkhidmatan serta kemudahan program adalah di bawah sumbangan Majlis Permuafakatan Mahasiswa Selangor (MPMS).

25

[FORMAT LAPORAN]


PENDAHULUAN

Terdapat pelbagai jenis laporan yang mempunyai format yang berbeza. Kebiasaannya, semua Persatuan Mahasiswa (PM) di KUIS dikehendaki membuat laporan program atau gerak kerja dan laporan aktiviti persatuan dalam setahun. Format laporan adalah subjektif (berubah-ubah dan fleksibel) bergantung kepada jenis program dan ketetapan dari pihak persatuan serta pihak pengurusan.

PANDUAN PENYEDIAAN LAPORAN

1) Jenis font yang digunakan adalah tertakluk kepada kesesuaian organisasi tersebut. 2) Disarankan untuk menggunakan line spacing 1.5. 3) Disarankan juga untuk memastikan line spacing dalam elemen paragraph dalam keadaan remove space before paragraph dan remove space after paragraph. 4) Setiap laporan perlulah dilengkapi dengan elemen-elemen utama laporan kecuali jika elemen tersebut tidak ada dalam program.

ELEMEN-ELEMEN UTAMA LAPORAN PROGRAM

1)

Nama Program

2)

Tarikh (Hari)

3)

Tempat Program

4)

Objektif Program

5)

Sinergi Program dengan Dasar Organisasi

6)

Nama Ahli Jawatan Kuasa

7)

Tentatif Program / Perjalanan Program

8)

Catatan (Modul / Modus Operandi)

9)

Pencapaian Program

10)

Permasalahan Program

11)

Belanjawan Program

12)

Kesimpulan

26

[FORMAT LAPORAN]


ELEMEN-ELEMEN UTAMA LAPORAN GERAK KERJA

1)

Nama Gerak Kerja (GK)

2)

Tarikh (Hari) GK

3)

Tempat GK

4)

Matlamat GK

5)

Sinergi GK dengan Dasar Organisasi

6)

Keterlibatan

7)

Fasa GK / Modus Operandi

8)

Pencapaian GK

9)

Permasalahan GK

10)

Belanjawan GK

11)

Kesimpulan

PERINGATAN KEPADA PEMEGANG TAKLIFAN SETIAUSAHA

1) Semua contoh-contoh di bawah adalah sebagai rujukan sahaja. 2) Sekiranya terdapat beberapa lampiran yang diminta oleh pihak pengurusan atau orang yang bertanggungjawab dalam proses perfailan, maka lampiran tersebut perlulah dibuat salinan. Contohnya seperti resit atau surat pengesahan atau surat sokongan. 3) Bagi laporan untuk program-program yang lebih besar seperti Induksi dan Taaruf atau Ekspo dan Festival, format laporan yang lebih khusus perlu disediakan.

27

[FORMAT LAPORAN]


CONTOH LAPORAN PROGRAM

NAMA Bedah Buku : Maqasid Al-Syariah

TARIKH 20 Ogos 2009 (Khamis)

TEMPAT Auditorium Akademi Islam

MATLAMAT Matlamat program ini dianjurkan adalah antaranya ingin menyemai sifat suka mambaca dalam kalangan mahasiswa KUIS. Seiring juga dengan matlamat kerajaan negeri Selangor iaitu menjadikan Selangor sebagai ‘Pusat Ilmu’, kami berusaha merealisasikan hasrat tersebut dengan menganjurkan program-program berbentuk ilmiah seperti program ini.

SINERGI 1) Intelektual 2) Kesatuan

KETERLIBATAN Sasaran peserta bagi program ini adalah keseluruhan mahasiswa KUIS terutamanya pelajarpelajar yang mengambil jurusan Syariah dan Syariah Perundangan. Bagi senarai AJK Pelaksana, sila rujuk Lampiran 1.

PERJALANAN PROGRAM Program dijalankan secara forum dimana terdapat seorang moderator dan tiga orang ahli panel. Ahli panel utama ialah penulis buku Maqasid Al-Syariah sendiri iaitu Ustaz Rosli bin Mokhtar. Manakala dua orang lagi ahli panel jemputan adalah terdiri daripada mahasiswa Jabatan Syariah iaitu saudara Ahmad Khairi bin Abdul Rahim dan saudari Sri Wahyu binte Ahmad.

28

[FORMAT LAPORAN]


Moderator bagi program ini ialah Nazirul Fathi Bin Khalid mahasiswa Syariah semester 3. Program bedah buku ini telah mengambil masa selama dua jam bermula pada jam 9 malam dan berakhir pada jam 11 malam.

PENCAPAIAN PROGRAM Hasil daripada program ini secara keseluruhannya kami melihat pemahaman mahasiswa KUIS terhadap masalah pensyariatan telah bertambah jelas. Banyak soalan telah dikemukakan kepada ahli panel dan telah dijawab oleh ahli panel dengan jelas.

PERMASALAHAN Terdapat beberapa masalah yang timbul sepanjang program ini dijalankan. Antara masalah yang utama adalah sambutan yang tidak memberangsangkan dari mahasiswa KUIS dan beberapa masalah teknikal seperti mikrofon dan LCD yang tidak berfungsi.

BELANJAWAN Sila rujuk Lampiran 2.

KESIMPULAN Alhamdulillah akhirnya program ini berjaya dilaksanakan dengan jayanya hasil daripada komitmen yang diberikan oleh seluruh ahli jawatankuasa pelaksana program. Walaupun bilangan peserta yang hadir tidak seramai yang dijangka tetapi program ini tetap berjalan lancar dengan izin Yang Maha Kuasa. Resolusi daripada program ini kami berharap pada kepimpinan akan datang agar dapat memperkasakan lagi program-program berbentuk ilmiah seperti ini.

29

[FORMAT LAPORAN]


CONTOH LAPORAN GERAK KERJA (CONTOH A)

NAMA Operasi Gempur Aurat

TARIKH 3 Jun 2010 hingga 18 Julai 2010

TEMPAT Sekitar Kafetaria di KUIS.

MATLAMAT Mencegah berlakunya pergaulan bebas dalam kalangan masyarakat kampus.

SINERGI DENGAN DASAR Bi’ah Solehah

KETERLIBATAN Ahli Unit Khas AMAR yang berdaftar (Rujuk Lampiran).

FASA GERAK KERJA GK : Pengenalan dan pemahaman kepada masyarakat kampus tentang Aurat. Jangka Masa : 3 Jun 2010 hingga 15 Jun 2010 Metodologi : Edaran risalah, Banner peringatan.

GK : Pencegahan secara hikmah. Jangka Masa : 16 Jun 2010 hingga 30 Jun 2010 Metodologi : Bergerak secara berkumpulan untuk menegur, Membuat sekatan di pondok pengawal.

GK : Gerak Gempur besar-besaran. Jangka Masa : 30 Jun 2010 hingga 18 Jun 2010 Metodologi : Memohon bantuan pegawai agama dari JAIS.

30

[FORMAT LAPORAN]


PENCAPAIAN PROGRAM Kegiatan pergaulan masyarakat KUIS di kafetaria dapat dibendung.

PERMASALAHAN Terdapat tentangan dari beberapa pelajar senior dan orang luar dari kampus.

BELANJAWAN Tidak menggunakan kewangan secara khusus.

KESIMPULAN Kegiatan dakwah mencegah kemungkaran perlu diteruskan untuk menjaga Bi’ah Solehah di bumi KUIS.

31

[FORMAT LAPORAN]


CONTOH LAPORAN GERAK KERJA (CONTOH B)

NAMA Kempen Membaca

TARIKH 6 Ogos 2010 hingga 13 Ogos 2010

TEMPAT Seluruh pusat pendidikan dan pengajian tinggi di Bandar Seri Putra.

MATLAMAT Mewujudkan budaya mencintai ilmu dalam kalangan mahasiswa KUIS.

SINERGI DENGAN DASAR Intelektual

KETERLIBATAN Semua pelajar sekolah rendah dan menengah serta mahasiswa dan mahasiswi KUIS.

FASA GERAK KERJA GK : Mempublisitikan kepentingan membaca. Jangka Masa : 2 Ogos 2010 hingga 5 Ogos 2010 Metodologi : Edaran memo promosi, hebahan media laman sesawang.

GK : Mewujudkan budaya membaca secara zahiriyah dan lahiriah. Jangka Masa : 6 Ogos 2010 hingga 13 Ogos 2010 Metodologi : Bacaan ringkas padat dan percuma, diskusi gabungan ilmu.

PENCAPAIAN PROGRAM Dapat membantu pelajar-pelajar di semua peringkat untuk menguasai sumber ilmu dengan lebih mendalam.

32

[FORMAT LAPORAN]


PERMASALAHAN Kekurangan sumber bahan bacaan pada awalnya. Namun, telah berjaya diatasi masalah berikut dengan bantuan Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor.

BELANJAWAN Semua perbelanjaan ditanggung oleh PPAS.

KESIMPULAN Budaya membaca melahirkan generasi intelek yang tidak mudah taksub dan taqlid terhadap sesuatu perkara atau isu.

33

[FORMAT LAPORAN]


CONTOH LAPORAN GERAK KERJA (CONTOH C)

NAMA Gotong-Royong Perdana

TARIKH 5 Oktober 2010 (Sabtu)

TEMPAT Kampung Tersusun, Bukit Fraser.

MATLAMAT Melahirkan sikap cakna terhadap keadaan persekitaran dan menyemai salah satu elemen iman iaitu menjaga kebersihan.

SINERGI DENGAN DASAR Kesatuan

KETERLIBATAN Pelajar semester empat Fakulti Pendidikan dan Fakulti Pengurusan dan Muamalah. (Rujuk Lampiran).

FASA GERAK KERJA GK : Mengumpul nama peserta. Jangka masa : 3 Oktober 2010 hingga 4 Oktober 2010 Metodologi : Perbincangan

PENCAPAIAN PROGRAM/HASIL Mengeratkan hubungan silaturrahim dan menjalin kerjasama yang lebih erat antara dua fakulti.

PERMASALAHAN Kekurangan peralatan gotong-royong kerana peralatan yang disediakan banyak yang rosak atas sebab sudah lama tidak digunakan.

34

[FORMAT LAPORAN]


BELANJAWAN (Rujuk Lampiran).

KESIMPULAN/RESOLUSI Membuktikan peranan mahasiswa dalam membantu masyarakat dalam pelbagai sudut serta bidang terutamanya dakwah.

35

[FORMAT LAPORAN]


CONTOH LAMPIRAN AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA

PENAUNG Puan Nora’inan binti Bahari Pengarah Akademi Islam.

PENASIHAT Ustaz Mohd Kamarul Khaidzir bin Saadan Ustaz Muhamad Ismail bin Abdullah

EX-OFFICIO Ahmad Syafiq Akmal Bin Ahmad Kamil

PENGARAH Rashidah binti Mohamed Jamil

TIMBALAN PENGARAH Nik Syifa’ binti Nik Mohd Rosdi

SETIAUSAHA Noor Fiezwanie binti Mohd Yazid

BENDAHARI Muhammad Akmal bin Yaacob

36

[FORMAT LAPORAN]


CONTOH LAMPIRAN BELANJAWAN (A)

PENDAPATAN DIPEROLEH YURAN (400 х RM 2)

RM 800 JUMLAH

RM 800

PERBELANJAAN DIGUNAKAN

JAMUAN (VIP)

RM 25

MINUMAN

RM 400

BAHAN UNTUK PESERTA

RM 120

CENDERAHATI

RM 50 JUMLAH

RM 595

LEBIHAN PENGGUNAAN PENDAPATAN DIPEROLEH – PERBELANJAAN DIGUNAKAN RM 800.00 – RM 595.00

SIMPANAN

RM205

37

[FORMAT LAPORAN]


CONTOH LAMPIRAN BELANJAWAN (B)

ANGGARAN PENDAPATAN

BIL 1

PERKARA

JUMLAH (RM)

Bahagian Pembangunan Mahasiswa (BPM)

655.00

JUMLAH

655.00

ANGGARAN PERBELANJAAN

BIL

PERKARA

HARGA

KUANTITI

JUMLAH (RM)

200.00

2

400.00

2.1 Cenderahati

30.00

2

60.00

2.2 Sijil Ahli Jawatankuasa Program

2.00

15

30.00

SEUNIT (RM) 1

Bayaran Ahli Panel

2

Biro Protokol

90.00 3

Biro Publisiti 3.1 Banner

100.00

1

100.00

3.2 Poster

2.00

10

20.00 120.00

4

Biro Makanan 4.1 Bihun Goreng Singapore

3.00

4

12.00

4.2 Kuih Karipap & Seri Muka

1.00

15

15.00

4.3 Air Mineral

1.00

18

18.00 45.00

JUMLAH KESELURUHAN

655.00

38

[PENGESAHAN DOKUMEN]


PENGESAHAN BUKU PANDUAN SETIAUSAHA

Disediakan oleh,

.......................... Afifah Binti Abd Jalil, Timbalan Setiausaha Agong, Majlis Perwakilan Mahasiswa sesi 2009/2010, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor.

Disemak oleh,

......................... Mohamad Rijaludeen Bin Mohamad Anwar, Setiausaha Agong, Majlis Perwakilan Mahasiswa sesi 2009/2010, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor.

Disahkan oleh,

......................... Mohd Wafi Zuhdi bin Ahamad, Presiden, Majlis Perwakilan Mahasiswa sesi 2009/2010, Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor.

Dibantu oleh: 1) 2) 3) 4) 5)

Rafidah Binti Othman (Suruhanjaya Setiausaha MPM sesi 2009/2010) Nur Atikah Binti Abu Bakar (Suruhanjaya Setiausaha MPM sesi 2009/2010) Nazriah Binti Jaini (Suruhanjaya Setiausaha MPM sesi 2009/2010) Barisan Exco MPMKUIS sesi 2009/2010 Barisan Senator MPMKUIS sesi 2009/2010

39

[ISI KANDUNGAN] BUKU PANDUAN SETIAUSAHA

Recommend Documents