ISBN: 978-602-72850-4-0
SNIPTEK 2013
SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA BEKASI MONTESSORI PRIVATE SCHOOL Andi Saryoko
Ari Sulis Setya Ningsih
Teni Agustina
STMIK Nusa Mandiri Jakarta Jl. Damai No. 8, Warung Jati Barat (Margasatwa), Jakarta Selatan
[email protected]
STMIK Nusa Mandiri Jakarta Jl. Damai No. 8, Warung Jati Barat (Margasatwa), Jakarta Selatan
[email protected]
AMIK BSI Jakarta Jl. RS. Fatmawati No.24, Pondok Labu, Jakarta Selatan
[email protected]
ABSTRAK — Pada perusahaan yang belum komputerisasi untuk proses kegiatan sehari-hari khususnya dalam membuat suatu laporan tentulah suatu cara yang kurang efisien dan cukup memakan waktu mengingat di zaman sekarang ini didalam aspek kehidupan sangat dibutuhkan hasil pengolahan data yang keakuratan datanya tidak diragukan lagi. Pada Bekasi Montessori Private School, masalah penggajian merupakan sesuatu yang sangat penting sehingga dibutuhkan suatu sistem informasi penggajian karyawan yang dapat meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam menyampaikan informasi. Dengan menggunakan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data penggajian, maka sistem informasi penggajian diharapkan dapat mengolah data gaji dengan tepat. Kata Kunci: Sistem, Informasi, Penggajian, karyawan Abstract - In companies that have not been computerized for the process of daily activities, especially in making a report would be a way that is less efficient and time consuming enough considering in this day and age in the aspects of life is needed the results of data processing the accuracy of the data no doubt. At Bekasi Montessori Private School, payroll is a very important issue so it needs an employee payroll information system that can improve the speed and accuracy in conveying information. By using computer technology as a payroll data processing tool, the payroll information system is expected to process salary data properly. Keywords: System, Information, Payroll, Employee
PENDAHULUAN Kemajuan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang selalu membawa perubahan di segala aspek kehidupan menuntut kita agar senantiasa turut serta dalam menerima perubahan-perubahan tersebut. Salah satunya adalah penggunaan komputer sebagai salah satu media bantu dalam penulisan dan pengolahan data pada suatu perusahaan sekarang ini. Pada perusahaan yang belum komputerisasi untuk proses kegiatan sehari-hari khususnya dalam membuat suatu laporan tentulah suatu cara yang kurang efisien dan cukup memakan waktu mengingat di zaman sekarang ini didalam aspek kehidupan sangat dibutuhkan hasil pengolahan data yang keakuratan datanya tidak diragukan lagi.
INF-26
Pada Bekasi Montessori Private School, masalah penggajian merupakan sesuatu yang sangat penting sehingga dibutuhkan suatu sistem informasi penggajian karyawan yang dapat meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam menyampaikan informasi. Dengan menggunakan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data penggajian, maka sistem informasi penggajian diharapkan dapat mengolah data gaji dengan tepat. Sistem informasi penggajian merupakan salah satu bentuk perangkat lunak yang dapat menyampaikan informasi tentang data gaji yang akan diterima setiap karyawan, tapi pada saat ini sistem penggajian yang diterapkan di Bekasi Montessori Private School belum terkomputerisasi, maka dari itu sering terjadi keterlambatan dalam penerimaan data yang berhubungan dengan data-data gaji dan mengakibatkan kinerja yang ada menjadi tidak efektif.
BAHAN DAN METODE Untuk bahan penulisan ini penulis mengumpulkan data-data yang diperlakukan dengan metode atau cara, yaitu : 1. Observasi Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap masalah yang akan dijadikan objek penelitian, pengamatan yang penulis lakukan antara lain tentang data absen, slip gaji, bentuk laporan dan semua hal yang menyangkut objek penelitian dalam penggajian pegawai. 2. Wawancara Penulis mengumpulkan data dengan melakukan proses tanya jawab kepada pihak yang bersangkutan. Cara ini dimaksudkan untuk melengkapi data-data yang belum tertulis dalam daftar pertanyaan. 3. Kepustakaan Penulis mencari informasi yang berkaitan dengan pokok pembahasab pada laporan ini, melalui buku, website, maupun catatan yang penulis peroleh pada saat kuliah sebagai bahan penunjang penulisan ini. Menurut Bodnar dan Hopwood dalam Kadir (2014:9) mengemukakan bahwa “sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna”.
SNIPTEK 2013 Menurut Gelinas dkk dalam Kadir (2014:9) mengemukakan bahwa “sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai”. Menurut Hall dalam Kadir (2014:9) mengemukakan bahwa “Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai”.
ISBN: 978-602-72850-4-0
2.
3.
HASIL DAN PEMBAHASAN A. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan Sistem yang ada di Bekasi Montessori Private School dalam hal ini dikhususkan tentang penggajian karyawan, diawali dengan proses sebagai berikut : 1. Prosedur penyerahan absen Karyawan yang masuk dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan kartu absen. Kartu absen tersebut dikumpulkan setiap akhir bulan oleh karyawan ke bagian tata usaha untuk di rekap. Setelah direkapitulasi, absen karyawan dan rekapitulasi absensi tersebut diarsipkan. 2. Prosedur penghitungan gaji Penghitungan gaji bruto karyawan dilakukan oleh bagian tata usaha dengan membaca atau melihat arsip rekapitulasi absensi karyawan dan arsip Over Time. Setelah gaji bruto dihitung, bagian tata usaha melihat ke arsip kasbon karyawan untuk menghitung gaji neto sehingga didapatkan take home pay. Kemudian gaji total dibuat rekapitulasinya oleh bagian tata usaha dan selanjutnya meminta persetujuan ke yayasan. Dari persetujuan yayasan, rekapitulasi dikembalikan ke bagian tata usaha untuk diarsipkan, begitu dengan data-data gaji karyawan juga disimpan dalam arsip gaji karyawan. 3. Prosedur pembayaran gaji Berdasarkan arsip rekapitulasi gaji yang telah disetujui oleh yayasan dan arsip gaji karyawan, bagian tata usaha membayar gaji kepada karyawan dengan memberikan slip gaji karyawan. Slip gaji tersebut berisi rincian detail yang diterima karyawan untuk ditanda tangani sebagai bukti pembayaran dan setelah ditanda tangani, tanda terima resebut diarsipkan. 4. Prosedur laporan gaji Selanjutnya setelah semua prosedur selesai, maka bagian tata usaha membuat laporan gaji dengan melihat ke arsip gaji dan arsip tanda terima yang sudah ditanda tangani oleh karyawan dan ditujukan kepada yayasan sedangkan copy-nya diarsipkan.
4.
5.
diinput menggunakan barcode kedalam absen yang telah disediakan oleh pihak sekolah dan secara otomatis. Data absen karyawan tersimpan kedalam file absen yang sudah dihubungkan denga file karyawan. Prosedur Penghitungan Gaji Penghitungan gaji karyawan dilakukan oleh bagian tata usaha dengan membaca atau melihat file absen, file transaksi gaji, file jabatan, dan file pinjaman serta file karyawan. Setelah dihitung total gaji keseluruhan selanjutnya disimpan dalam file gaji. Prosedur Pembayaran Gaji Bagian tata usaha memberikan gaji dan slip gaji kepada karyawan setelah seluruh proses perhitungan gaji selesai. Prosedur Jurnal Untuk prosedur jurnal, file yang terbentuk dapat dibedakan menjadi file jurnal dan file detail jurnal sehingga akan mempermudah dalam pembuatan laporan pengeluaran kas. Prosedur Laporan Gaji Setelah semua prosedur selesai, maka bagian tata usaha mencetak laporan gaji dan laporan pengeluaran kas, dimana data-data laporan tersebut diambil dari file karyawan, file pinjaman, file jabatan, file transaksi gaji, file jurnal, dan file detail jurnal. Dan laporan tersebut diserahkan kepada yayasan.
C. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Usulan Adapun diagram alir data (data flow diagram) sistem akuntansi usulan dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Usulan
B. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan 1. Prosedur Absensi Setiap karyawan yang datang dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan Id Card. Id Card tersebut
INF-27
ISBN: 978-602-72850-4-0
SNIPTEK 2013 Fungsi File : Untuk menyimpan data pengguna Tipe file : File Pengguna Akses File : Harian Media : Software Kunci File : Primary Key Record Size : 58 Software : Visual basic 6.0 Tabel 1 Spesifikasi File Pengguna No 1. 2. 3. 4.
Elemen Data UserId PassId Nama Status
Akronim User Pswd Nm Stat
Type Text Text Text Text
Panjang 8 15 20 15
Index Primary Key
b. Nama File : File Jabatan Akronim : Tabel Jabatan Fungsi File : Untuk menyimpan akun-akun jabatan yang akan di input Tipe file : File Master Akses File : Setiap Hari Media : Software Kunci File : Primary Key Record Size : 20 Software : Visual Basic 6.0 Tabel 2 Spesifikasi File Jabatan No 1. 2.
Gambar 2. Diagram Nol Sistem Usulan
Elemen Data Kode_Jabatan Nama_Jabatan
Akronim Kd_Jabatan Nm_Jabatan
Type Text Text
Panjang 5 15
Index Primary Key
c. Nama File : File Karyawan Akronim : Tabel Karyawan Fungsi File : Untuk menyimpan file karyawan Tipe file : File Master Akses File : Setiap Hari Media : Software Kunci File : Primary Key Record Size : 40 Software : Visual Basic 6.0 Tabel 3 Spesifikasi File Karyawan No
Gambar 3. Diagram Detail Sistem Usulan D. Spesifikasi File Spesifikasi file menjelaskan tentang file-file akan digunakan dalam pengolahan database yang diusulkan. Maka dibuatlah database db_ gaji.mdb dibuat dalam perancangan program. Spesifikasi diantaranya adalah : a. Nama File : File Pengguna Akronim : Tabel Pengguna
INF-28
yang akan yang File
Elemen Data
1.
NIP
2. 3. 6. 7.
Nm_Karyawan Gaji_Pokok Alamat Telepon
Akronim
Type
Panjang
NIP
Text
5
Nm_Karyawan ga_pok almt Tlp
Text Number Text Number
20
Index Primary Key
15
d. Nama File : File Transaksi Akronim : Tabel Transaksi Fungsi File : Untuk menginput transaksi penggajian Tipe file : File Transaksi Akses File : Setiap ada penggajian Media : Software Kunci File : Primary Key Record Size : 6 Software : Visual Basic 6.0 Tabel 4 Spesifikasi File Transaksi No
Elemen Data
Akronim
Type
Panjang 6
1.
No_Slip
No_Slip
Text
2.
Tanggal_Transaksi
Tgl_tran
Date/time
Index Primary Key
SNIPTEK 2013 3. 4. 5.
Sub_Total Total_Gaji Jumlah
ISBN: 978-602-72850-4-0 Sub_Tot Tot_Gj jml
Number Number Number
an
i. Nama File : File Perkiraan Fungsi File : Untuk memperkirakan gaji pokok Akses File : Harian Media : Software Record Size : 30 Software : Visual basic 6.0 Tabel 8 Spesifikasi File Perkiraan
e. Nama File : File Pinjaman Akronim : Tabel Pinjaman Fungsi File : Untuk menginput potongan Tipe file : File Transaksi Akses File : Setiap Ada Potongan Pinjaman Media : Software Kunci File : Primary Key Record Size : 20 Software : Visual Basic 6.0 Tabel 5 Spesifikasi File Pinjaman No 1. 2. 3. 4.
Elemen Data No_poto ngan Keterang an Debet Kredit
Akronim
Type
No_pot
Number
Ket
text
Deb Kre
Number Number
Panjan g
No 1. 2.
Index Primary Key
20
f. Nama File : File Absensi Akronim : Tabel Absensi Fungsi File : Untuk rekapan absensi karyawan. Tipe file : File Transaksi Akses File : Setiap terjadi absensi Media : Software Kunci File : Primary Key Record Size : 5 Software : Visual Basic 6.0 Tabel 6 Spesifikasi File Absensi No
Elemen Data
Akronim
Type
Panjang
Index
1.
No_absensi
No_absen
Text
5
Primary Key
2. 3. 4.
Tanggal Jam_Masuk Jam_Pulang Jam_Hari_K erja Sakit Ijin Alpha Cuti
Tgl Jm_Msk Jm_Plg
Date Time Time
JHK
number
Skt Ijn Alp cuti
Number Number Number Number
6. 7. 8. 9. 10.
h. Nama File Akronim Fungsi File Tipe file Akses File Media Kunci File Record Size Software No 1. 2. 3. 6.
Elemen Data No_Jurna l Debet Kredit Keterang
Akronim
Type
No_Jrnl
Number
Deb Kre Ket
Number Number Text
Nama_Ak un
Type
No_Akun
Number
Nm_Akun
Text
N o
Elemen Data
Akronim
Type
1.
No_Detail_Ju rnal Debet Kredit
No_dj
Number
Deb Kre
Number Number
2. 3.
Panjan g
Index Primary Key
10
Panj ang
Index Primary Key
l. Nama File : File Ganti Password Fungsi File : Untuk mengganti password Tipe file : File Utility Akses File : Harian Media : Software Record Size : 25 Software : Visual basic 6.0 Tabel 10 Spesifikasi File Ganti Password 1. 2.
Panjang
No_Akun
Akronim
k. Nama File : File Detail Jurnal Fungsi File : Untuk melihat isi detail jurnal. Tipe file : File Jurnal Akses File : Harian Media : Software Record Size : Software : Visual basic 6.0 Tabel 9 Spesifikasi File Detail Jurnal
No
: File Jurnal : Tabel Jurnal : Output dan input penggajian : File Transaksi : Setiap ada penggajian : Software : Primary Key : 20 : Visual Basic 6.0 Tabel 7 Spesifikasi File Jurnal
Elemen Data
3. 6.
Elemen Data
Akronim
Type
Panja ng
Index Primar y Key
User_Id
User
text
10
Nama_Peng guna Password_ Lama Password_ Baru
Nm_penggu na
text
15
Pswd_lm
Number
Pswd_br
Number
KESIMPULAN
Index Primary Key
Pada akhir pembahasan penulisan dapat menyimpulkan sebagai berikut: 1. Perlu adanya pengoptimalan dalam pengadaan dan penggunaan perangkat komputer pada sekolah dengan meningkatkan akan pengetahuan dan pengoperasian oleh personil / staff terkait akan pentingnya duplikat file yang telah dibuat. 2. Dalam penggunaan file yang tidak terlalu banyak dalam sistem pengolahan data dapat menghemat
20
INF-29
ISBN: 978-602-72850-4-0
3.
4.
5.
waktu dalam memasukan data dan proses pembuatan laporan yang diperlukan. Pengolahan data mengunakan komputer yang mempunyai kecepatan tinggi dapat meningkatkan proses pengolahan data dan pembuatan laporan dapat di kerjakan dengan cepat, tepat dan akurat. Proses secara komputerisasi dalam kondisi yang baik akan menghasilkan informasi dengan kemungkinan kesalahan sekecil mungkin yang sangat membantu dalam proses pengambilan keputusan bagi pemilik perusahaan. Dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan, sebab dengan sistem penggajian ini, kinerja karyawan pada Bekasi Monteesori Private School akan menjadi semakin cepat.
UCAPAN TERIMA KASIH Penulis mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihakpihak terkait yang sudah membantu dalam menyelesaikan makalah ini yang tak dapat kami sebutkan satu persatu.
INF-30
SNIPTEK 2013 REFERENSI Irawan. (2011). Panduan Berinternet Untuk Orang Awam. Palembang: Maxikom. Kadir, Abdul. (2013). Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta: Andi Offset. Larry, Roy. (2012). Jurus Kilat Mahir HTML & CSS. Jakarta Timur: Dunia Komputer. Nilasari, Senja. (2013). Jago Membuat Website Gratis & Cepat Secara Otodidak. Jakarta Timur: Dunia Komputer. S, Rosa. A dan Shalahuddin. (2013). Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Informatika. Sadeli, Muhammad. (2013). Toko Baju Online Dengan php dan MySQL. Palembang: Maxikom. Yasin,
Verdi. (2012). Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek. Jakarta: Mitra Wacana Media.
