IS)

Plánování a řízení projektů BIVŠ LS16

Osnova: Úvod 2. Co ovlivňuje efektivnost projektů 1.

1. 2. 3. 4. 5.

Cíle projektu Náklady projektu Přínosy projektu Způsoby hodnocení a výběru investic Ceny projektů

1. Úvod (1)  Druhy

efektivnosti (ICT)

EFEKTIVNOST PROJEKTŮ IT/IS

HLEDISKO ŘEŠITELE

HLEDISKO UŢIVATELE

EFEKTIVNOST IT/IS EFEKTIVNOST PROVOZU IT/IS (ÚTVARŮ IT/IS)

Úvod (2)  Ekonomická

analýza jen jeden z aspektů

hodnocení  Ostatní druhy analýz:   

Finanční analýza Organizační analýza Technologická analýza

2.1 Cíle projektů (1)  

Efektivnost projektů se nezajistí pořízením nejlevnějšího produktu/sluţby Nejde jen o porovnání odhadovaných nebo skutečných nákladů a přínosů:  

vliv provozování starých systémů a nákladů na jejich úpravy pro hodnocení efektivnosti projektu jsou určující jeho cíle

Cíle projektů (2) 

Hledisko obecnosti (úrovně řízení):  

 





Strategické cíle (např. zvýšit objem výroby) Řídící (taktické) (např. zrychlit proces dodávky výrobků na trh) Projektové (např. zrychlit odezvu na zákazníka) Systémové/softwarové (např. zavést systém CRM a jeho funkce …) Metodologické (např. zpracovat koncepci nasazení CRM do ….) Vazba na BSC …..

Cíle projektů (3) 

Hledisko vazeb na business/technologii 





Fyzické cíle – JAK se problém bude řešit, vazba na technologii (např. sjednotit číselník zákazníků, zavést systém SCM…) Logické cíle – Co se má řešit, vazba na business (např. sníţit hodnotu zásob, sníţit pohledávky u zákazníků…) Jeden logický cíl je moţné řešit několika fyzickými cíli (např. sníţit pohledávky u zákazníků: • • • • •





Sjednotit číselníky zákazníků Vytvořit jednotnou DB zákazníků Určit vlastníka DB Evidovat údaje o platební morálce Definovat proces schvalování zakázky

Chybné cíle: např. implementace systému do prostředí uţivatele do 1.1. XXXX Povinné (nutné) a ţádoucí (volitelné) cíle, vazba na RFP

Cíle projektů (4) Funkční oblast

Finance

Zásobování

Obchod

Výroba

P

V

P

P

P

V

V

Cíle Strategické: 1. Stabilizovat stávající zákazníky 2. atd. Řídící: 1. Zlepšit kontrolu cash-flow 2. atd. Systémové: 1. denní kontrola účtů 2. více informací o zákazníkovi 3. atd. P – povinný cíl, V – volitelný cíl

P P

P P

Náklady projektů ERP systémů 

Různé statistiky: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Podle dodavatelů SW Podle počtu uţivatelů Podle velikosti firem Podle zlepšení Podle vyuţívané funkcionality Podle ţivotního cyklu nákladů Podle druhů nákladů (např. na SW, HW, údrţba, ..)

6. Podle etap ţivotního cyklu

7. Podle druhů nákladů   



Licence Upgrady HW Náklady na vnitřní personál Náklady na externí sluţby

17% 14% 23% 45%

Náklady 

Postup určování nákladů na projekt 1.

2. 3. 4.

5.

určení způsobu členění nákladů projektu (kalkulačního vzorce), plánování nákladů, sledování skutečných nákladů v průběhu projektu, analýza rozdílů mezi plánovanými a skutečnými náklady, definování a aktualizace standardů spojených s řízením nákladů projektu (vazba na plánování nákladů)

Členění nákladů (1) 

Náklady na pořízení a implementaci IT/IS: IT/IS:  

  





náklady na zakoupení licencí náklady na systémovou integraci, reengineering, pokud není součástí implementace náklady na implementaci náklady na síťovou infrastrukturu náklady na systémový software (databáze, operační, síťový software) náklady na technická zařízení (servery, pracovní stanice, tiskárny, firewally) náklady na vytvoření jednorázových i trvalých systémových rozhraní

Členění nákladů (2) 

Náklady na provoz a údrţbu systému: systému:  

 





náklady na údrţbu ERP systému náklady na údrţbu, pojištění a další platby spojené s provozem technických a dalších zařízení náklady mzdové pracovníků útvaru IT/IS náklady na pronájem zařízení, leasing (například pronájem stoţárů pro mikrovlnné vysílače) reţijní náklady (kancelářské potřeby, cestovné, tiskoviny, vzdělání apod.) náklady na externí sluţby ( programování na zakázku, konzultace)

Skryté náklady        

Na školení Na integraci se stávajícími systémy a testování Na změny provedené při customizaci, které se budou přenášet při upgradech Na datové analýzy a konverze Na konzultanty (pokud nejsou stanovena pravidla) Ztráta kvalitních zaměstnanců po vyškolení Na údrţbu procesů Post--implementační deprese Post

Odhady nákladů  Zdola

nahoru  Shora dolů (TCO indexy)

Sledování nákladů   



předem v určeném členění (vytváření rozpočtů projektu) řízení změn projektu - dopad změny na plánované náklady projektu sledování skutečných nákladů se váţe na sledování postupu prací na projektu a musí být vedeno formalizovaným způsobem ( způsob evidence a hlášení, pravidelný charakter (např. jedenkrát týdně) jasný obsah (identifikace projektu, identifikace člena týmu projektu, časové období, za které se formulář vyplňuje, identifikace činnosti, etapy, části projektu, které se evidence týká, počet hodin vynaloţených na plnění úkolu, označení jiných zdrojů, které byly při plnění pouţity).

2.3 Přínosy projektů  Vyčíslitelné

– nevyčíslitelné  Přímé – nepřímé  Druhy:   

Zvýšení trţeb Sníţení nákladů Zlepšení sluţeb

 Ţivotní

cyklus přínosů

10 hlavních přínosů: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7. 8. 9. 10.

Lepší rozhodovací procesy Lepší finanční řízení Zlepšení sluţeb zákazníkům Snadnější růst podniku a flexibilita Rychlejší a přesnější transakce Sníţení počtu zaměstnanců Sníţení doby cyklu výroby Lepší řízení zásob/aktiv Lepší logistika Vyšší trţby

Přínosy      

zrychlení cyklu zakázky a sníţení nákladů o 20 – 40 %, zrychlení času pro dodávku na trh o 15 – 30 %, sníţeníí nákladů spojených s nákupem o sníţen 5 – 15 %, sníţení stavu zásob o 20 – 40 %, zvýšená ziskovost o 5 – 15 %, sníţení výrobních nákladů o 10 –15 %.

Přínosy (zdroj Aberdeen Group, červenec, 2011 Druh přínosů

Organizace Best-in-class

Průměr

Zaostávající

Redukce provozních nákladů

20%

13%

5%

Redukce administrativních nákladů

18%

10%

4%

Sníţení zásob

22%

11%

3%

Zlepšení v dodrţování plánů

18%

12%

7%

Zlepšení v kvalitě a včasnosti dodávek

17%

13%

5%

2.4 Způsoby hodnocení investic (1)  Kvantitativní

metody  Kvalitativní (např. vycházející z informační potřeby)

Kvantitativní metody  CBA

techniky  Výnosnost/rentabilita investice (ROI – Return on Investment Investment))  Doba ná náv vratnosti (Payback Period)  Současná hodnota (Present (Present Value Value))  Čistá současná hodnota (NPV – Net Present Value Value))  Vnitřní výnosové procento (IRR - Internal Rate of Return)

Doba návratnosti  znamená

dobu pot potřřebnou pro získání čistého přínosu pokrývajícího náklady na projekt  Příklad 

 

Do projektu bylo vloţeno 12 mil. Kč, přínosy ukazujte tabulka

Doba návratnosti? 3 roky přesně (12 = 3+ 3+4+4)

Rentabilita projektu (nediskontovaná) (Return on Investment Investment,, RO ROI) I)  

   

 

nejpouţívanější metod nejpouţívanější metoda a v projektech IS znamená pom pomě ěr zisku z projektu k vloţeným investicím pomě pom ěr ur urč čený v procentech by měl být vyšší vyšší,, neţ je střředn st edně ědobý úrok z vklad vkladů ů neříká nic o velikosti přínosů, vhodné pro porovnání dvou řešení jednoho problému Příklad: Při celkové investici 3 600 000 přinesl projekt v rozhodujících 3 letech výnosy dle následující tabulky

ROI??? ROI = ((1000+2000+3000)/3600) – 1 = 0,67.

Příklad: Rok 0 Počáteční náklady



Rok 2

Rok 3

5 000

5 000

5 000

10 000

Čisté přínosy

 Doba

Rok1

návratnosti?

2 roky

 Rentabilita?  

ROI = 15 000/ 10000 – 1 = 0,5 Nebo ROI = 15 000/10 000 = 1,5 * 100 = 150%

Kvantitativní metody Rok 0 Počáteční náklady

Rok1

Rok 2

Rok 3

5 000

5 000

5 000

10 000

Čisté přínosy Úroková míra: 10%

Současná hodnota (Present (Present Value Value)) Současná hodnota čistého přínosu na konci 1. roku je 5 000/ (1 + 0,1) = 4 545 Interpretace:: 4 500 je nyní totéţ, jako 5 000 za rok (pokud investuje dnes 4 500, je Interpretace to totéţ jako bych investoval 5 000 za rok Diskontovaná Výnosnost / rentabilita projektu (ROI) ROI = (5 000/ (1 + 0,1) + 5 000/ (1 + 0,1)2 + 5 000/ (1+0,1)3 )/ 10 000 - 1 = 0,24 Nebo 124% Interpretace:: Výnosnost je 124%, neříká nic o velikosti přínosů, vhodné pro Interpretace porovnání dvou řešení jednoho problému

Kvantitativní metody 

Čistá současná hodnota (NPV) NPV = 5 000/ (1 + 0,1) + 5 000/ (1 + 0,1)2 + 5 000/ (1+0,1)3 – 10 000 = 2 434 Interpretace:: NPV vyčísluje hodnotu úspor, ale neříká nic o tom, Interpretace kdy se této úspory dosáhne



Vnitřní výnosové procento (IRR) 10 000 = 5 000/ (1 + IRR) + 5 000/ ( 1+ IRR) 2 + 5 000/ (1 + IRR) 3 IRR = 23% Interpretace:: IRR je výše úrokové míry, kterou by se diskontovaly Interpretace přínosy investice po dobu ţivotnosti IT tak, aby se vyrovnaly počátečním nákladům

Kvantitativní metody (4) 

EVA – Economic Value Added , ekonomická přidaná hodnota  

vychází z ekonomického zisku namísto účetního EVA = NOPAT – (WACC x C), kde NOPAT (Net Operating Profit After Tax) – provozní hospodářský výsledek po zdanění WACC –(Weighted Average Cost of Capital) – vážené průměrné náklady kapitálu, C (Capital) – velikost investovaného kapitálu v účetním vyjádření Příklad: Náklady – 50 000, čistý zisk – 8000 ROI= 8000/50000 = 16% Náklady na potřebnou investici 12%: EVA= 8000 – (50 000 x 0,12) = 2000 nebo 16% - 12% = 4% x 50 000 = 2 000



Hodnocení: vhodné pro hodnocení velkých investic, ovlivňujících podnikání, obtížné použít pro menší investice (nákup serveru)

Kvantitativní metody 

TCO – Total Cost of Ownership – bere v úvahu celkové náklady řešení po celou dobu jeho životnosti řešení. Hodnocení: poskytuje návod pro hodnocení a kontrolu nákladů, TCO indexy pomáhají při plánování investic, neumožňuje propojení s podnikatelskými aktivitami nebo nebere v úvahu rizika. Vhodné propojit s BSC

Příklady aplikace TCO pro ERP systémy (1)  





SAP TCO http://scn.sap.com/people/ajay.pasuvula4/blog/2 007/02/09/calculate--the 007/02/09/calculate the--tco tco--using using--tco tco-framework--and framework and--model http://www.sap.com/bin/sapcom/en_us/downloa dasset.2014--07 dasset.2014 07--jul jul--10 10--08.a 08.a--total total--cost cost--of of-ownership--analysis ownership analysis--of of--sap sap--s-contact contact--center center-solution--pdf.html solution http://media.amazonwebservices.com/vms_en_t co_study_aws_205.pdf

Vycházející z Informační potřeby podniku CVIS – metodický rámec pro implementaci ERP http://www.cvis.cz http://www. cvis.cz

Informační potřeba podniku CVIS – metodický rámec pro implementaci ERP http://www.cvis.cz http://www. cvis.cz 

stav pokrytí evidovaného procesu v prostředí podniku při vyuţití IT/IS



pro kaţdý proces kvantifikovaná informační potřeba vztaţena k funkcionalitě ERP

Kvantifikace informační potřeby Časová náročnost procesu  Míra vlivu lidského faktoru  Důleţitost procesu pro podnik  Stav pokrytí informační potřeby podniku 

 





Aktuální Reálný (výsledek zavádění systému) Maximální (nice to have have))

Ukazatel přínosu

Ukazatel přínosu

Postup  

Sestavení týmu pro kvantifikaci informační potřeby pro jednotlivé procesy Implementační studie:    





Popis aktuálního stavu pokrytí informační potřeby podniku Popis poţadovaného reálného stavu informační potřeby podniku Popis maximálního dosaţitelného stavu pokrytí potřeby podniku Kvantifikace jednotlivých stavů informačních potřeb členy týmu ze strany zaměstnanců podniku, obvykle v procentním vyjádření Výpočet aritmetických průměrů hodnot kvantifikace stavů informačních potřeb jednotlivými pracovníky týmu

Odsouhlasení získaných hodnot týmem pracovníků podniku

5. Cena 

Nákladová cena cena:: 



Pevná cena : 



zhotovitel a objednatel se dělí o zisky zisky,, které jsou výsledkem projektu (na základě %, např např.. 50:50)

Sdílení rizika / výdělku výdělku:: 



platba probíhá podle určených jednotek ( u smluv za údrţbu údrţbu,, např např.. provedení testů,, hodina konzultace testů konzultace,, dotaz na Help desk apod apod.) .)

Sdílení přínosů přínosů:: 



zhotovitel se platí podle předem dohodnutých sazeb za hodinu (měsíc měsíc)) a na základě předem stanovených dodávek dodávek//termínů termínů,, má hrazené náklady materiálu i další náklady (cestovné cestovné). ).

Cena služeb služeb:: 



zahrnuje všechny výdaje spojené se splněním dodávky dodávky,, platby se provádějí v pravidelných intervalech nebo na základě odvedení části díla díla,, pevný čas

Cena určená výčtem času a dodávek dodávek:: 



hrazené náklady plus pevný zisk nebo pobídkový zisk (závisí na splnění zvláštní hodnoty,, např hodnoty např.. projekt je ukončen dříve dříve))

zhotovitel a objednatel se dělí o náklady i přínosy projektu

Cena určená přínosem v podnikání podnikání:: 

zhotovitel se platí úměrně podle přínosu dosaţeného zavedením ERP v podnikání (např např.. procentem ze zvýšení zisku nebo sníţení nákladů nákladů))

UŢIVATEL VÝHODY

NEVÝHODY

ŘEŠITEL VÝHODY

NEVÝHODY

SMLUVNÍ CENA NÁKLADOVÁ CENA

nemusí podrobně sledovat vývoj nákladů

řešitel zvyšuje zisk sniţováním nákladů, coţ můţe vést k nekvalitnímu výsledku časté změny v poţadavcích na projekt dávají řešiteli moţnost měnit podmínky dodávky

v určitých případech umoţňuje získat značný zisk dodatečné změny ze strany uţivatele mohou být zdrojem dalších zisků

větší důraz na sledování nákladů časové prodlouţení doby projektu (počátečních etap)

pruţnější reakce na změny

je třeba podrobná kontrola vývoje nákladů

malé riziko některé činnosti se mohou rozběhnout ještě před úplnou specifikací projektu (úspora času)

omezený zisk pokud malí konkurence, slabá motivace pro úsporu nákladů

TYP CENY

VÝHODY

RIZIKO NA STRANĚ OBJEDNATELE

RIZIKO NA STRANĚ ZHOTOVITELE

Nákladová

Přehled o skutečných nákladech; dostupnost potřebných zdrojů

Střední

nízké

Výčet času a dodávek

Odhad nákladů; Dostupnost potřebných zdrojů

střední

nízké

Cena služeb

Stabilizované náklady; Dostupnost potřebných zdrojů

střední

střední

Pevná cena

Kontrola nákladů a času

nízké

vysoké

Sdílení přínosů

Niţší náklady a doba; Motivující pro zhotovitele

střední

střední

Sdílení rizika/výdělku

Niţší náklady; Generování přínosů

vysoké

vysoké

Přínos v podnikání

Ţádné náklady; Platí se pouze za dosaţené výsledky

nízké

vysoké

Otázky pro opakování  Jaké

existují pohledy na ekonomické analýzy IT/IS? Jaké další druhy analýz (kromě ekonomické) jsou pro hodnocení důleţité?  Diskutujte vliv cílů projektů, nákladů, přínosů a cen na efektivnost projektů  Vyjmenujte příklady kvantitativních a kvalitativních metod pro hodnocení efektivnosti projektů